Manual för samverkansmöten SIP. Att leda och delta för att nå gemensamma mål

Transkript

1 Manual för samverkansmöten SIP Att leda och delta för att nå gemensamma mål

2 Inledning Samarbete över professions- och verksamhetsgränser är mer regel än undantag kring barn och vuxna i behov av sammansatt stöd. Det kan till exempel handla om barn och vuxna med omfattande funktionsnedsättning, kroniska sjukdomar eller psykisk ohälsa. Det kan också vara personer med en svår social situation som påverkar hälsan t ex missbruk eller våld i nära relationer. Sen 2010 finns ett tilllägg i såväl socialtjänstlagen (SoL) som hälso- och sjukvårdslagen (HSL) om samordnad individuell plan SIP (Socialstyrelsen, 2013). SIP är ett verktyg för samordning av insatser från socialtjänsten och hälso- och sjukvården kring brukaren. Samordnad individuell plan SIP omfattar personer i behov av sammansatt stöd i alla åldrar men fokus för det här arbetet är vuxna personer och deras anhöriga. För unga vuxna år är förutom socialtjänst och hälso- och sjukvård även skolan central och Gotland har sedan 2013 en politisk överenskommelse om samverkan kring unga vuxna (SUV) där även skola och fritidsverksamheter ingår i SIP arbetet. SIP används även i samarbetet inom FINSAM Gotland och då kan försäkringskassan och arbetsförmedlingen vara parter förutom socialtjänst och hälso- och sjukvård. SIP (SoL, HSL) Överenskommelse Önskemål, synpunkter och erfarenheter Rutiner Praxis Från lagstiftning om samverkan mellan huvudmän via antagna lokala överenskommelser till rutiner för hur arbetet ska gå till i olika verksamheter är stegen ibland ganska långa. Politiskt antagna överenskommelser räcker inte hela vägen ut i verkligheten där det goda samarbetet ska äga rum. Det behövs minst tre övergripande förutsättningar. För det första behövs en samordnad styrning- och ledning, för det andra gemensamma rutiner, material och en gemensam praxis en gemensam karta. Dessa två förutsättningar formar över tid den tredje, en gemensam samverkanskultur som sträcker sig över professions-, verksamhets- och huvudmansgränser. I det följande presenteras först Gotlands samverkansorganisation och sedan en praxis/en manual som arbetats fram tillsammans med medarbetare i hälso- och sjukvård, socialtjänst och skola i halvdagsseminarier. Det gemensamma arbetet kring SIP startade 2013 och har lagt grunden för en samverkanskultur inom vilken verksamhets särskilda uppdrag respekteras. 2

3 Lagar: Förvaltningslagen, Hälso- och sjukvårdslagen, Socialtjänstlagen, Skollagen, Lag om psykiatrisk tvångsvård, Lag om vård av unga, Lag om sluten ungdomsvård, Lag om rättspsykiatrisk vård, Lag om vård av missbrukare i vissa fall, Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, Patientsäkerhetslagen, Offentlighets- och sekretesslag, Personuppgiftslagen Plattform för kunskapsutveckling avdelningschefer/verksamhetschefer från Socialförvaltning (SOF), Hälso- och sjukvårdsförvaltning (HSF) och ledningskontorets folkhälsoenhet Styrning och ledning i samverkan Medarbetare i förvaltningar inom välfärdsområdet i Region Gotland möter dagligen person i behov av stöd i sitt arbete. Oftast löser man frågor runt personen inom sin egen verksamhet, men det finns frågor och situationer när man behöver hjälpas åt från flera håll för att det ska bli bra. Ibland behöver frågor samordnas även på ledningsnivå. På Gotland finns ett chefsnätverk för SIP vuxna med chefer från de berörda förvaltningarna socialförvaltning, hälso- och sjukvårdsförvaltning, gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltning som tillsammans med nyckelmedarbetare samordnar frågor kring SIP för vuxna personer på Gotland. Uppdragsgivare: Regionfullmäktige/Regionstyrelse via Koncernledningsgruppen SIP Medarbetare Chefsnätverk SIP vuxna: operativa chefer i berörda verksamheter i Socialförvaltning (SOF), Hälso- och sjukvårdsförvaltning (HSF) och gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltning (GVF) 3

4 En gemensam karta SIP processen Syftet med samordnad individuell plan SIP är att samordna pågående kontakter, stöd och insatser från socialtjänst, hälso- och sjukvård och i förekommande fall andra parter såsom skola, arbetsgivare, arbetsförmedling, försäkringskassa. Nedan åskådliggörs SIP processen. Startpunkt Person med pågående kontakter, stöd eller insatser från hälso- och sjukvård, socialtjänst och i förekommande fall andra parter där behov av samordning finns. Samtycke inhämtas Informera personen om SIP möjligheter och begränsningar. Formulera syfte med SIP mötet tillsammans med personen. Få skriftligt samtycke till SIP möte. Kallelse Skicka kallelse om tid via mail och brevkallelse med deltagare och syfte. Eventuellt förmöte med professionella eller personen Om samtycke finns kan ibland ett arbetsmöte behövas med professionella Ibland behöver personen och eventuella anhöriga ett förmöte för att sortera och formulera Broschyr Samverkan kring personer i behov av särskilt stöd Broschyr Samverkan kring personer i behov av särskilt stöd SIP rutin SIP rutin Samtyckesblankett Kallelseblankett Checklista SIP Tolk Arbetsförmedlingen Anhöriga Polis/ kriminalvård Elevhälsan Godman/ förvaltare Socialtjänsten Sjukvården Arbetsgivare Ideella organisationer/ föreningar Skola/ utbildningar Försäkringskassan 4

5 Alla professionella deltagare har ett gemensamt ansvar för att det blir ett bra möte. Den professionella deltagaren behöver beakta vad man i sin roll ska tillföra mötet och vad man ska lämna utanför. Varje verksamhet kommer in i mötet med planeringar tillsammans med personen. SIP handlar om att göra en gemensam plan. Den här manualen handlar om att kvalitetssäkra SIP mötet och samarbetet som följer därefter. Bilden nedan illustrerar förutsättningarna; syfte, sammanhang och roller för ett effektivt samarbete och resultat av SIP. Följande hör inte hemma på mötet men kan behöva hitta andra forum för att lösas Beställningar typ ni ska göra! Reda ut frågor mellan verksamheter Reda ut oenigheter som rör andra personer i individens nätverk Övriga aktörer Rota i historien filter filter SIP mötets innehåll: Pågående kontakter, stöd och insatser Personens/anhörigas delaktighet Sätta upp mål Framåtsyftande samordnade aktiviteter Följa upp Jag/Vi kan göra eller erbjuda Samordning av pågående kontakter, stöd och insatser Tydlighet ansvarsfördelning Helhetsbild gemensam för professionella och personen Nå gemensamma mål på ett effektivt sätt för personen Personen filter Socialtjänst Hälso- och sjukvård 5

6 Roller i SIP Förberedelser Kallelse Samtliga professionella deltagare Ha kännedom om SIP och om andra verksamheters uppdrag Ha mandat från och kunna representera sin verksamhet Prioritera SIP mötet Vara påläst och känna till syftet med mötet Deltagarrollen omfattar samtliga professionella som närvarar vid SIP mötet. De har ett gemensamt ansvar för att mötet blir konstruktivt. För rollerna som mötesledare, dokumenterare och kontaktperson tillkommer funktioner som beskrivs nedan. Mötesledare (kallande) Samtala med personen om SIP Få skriftligt samtycke Säkerställa pågående kontakter vid HSF och SOF Ordna vid behov ett förmöte med personen eller om samtycke finns med någon annan verksamhet Om inte du, ordna någon som leder mötet Utse någon som dokumenterar Om tolkbehov finns avsätt mer tid Planera mötet i tid och rum Kalla med tydliga tidsramar Boka lämplig lokal Planera för personen och eventuellt anhörigas delaktighet Kallelse enbart tid i mail men syfte ska skickas i slutet kuvert som separat kallelse. Dokumenterare Se över möjligheterna till dokumentation i lokalen eller tag med själv Kontaktperson Material Folder Samverkan kring personer i behov av särskilt stöd Rutinkort Samtyckesblankett Checklista SIP Information om SIP (lättläst) Kallelse via mail eller telefon samt brev (mall) Allt material finns för utskrift på hemsidan Råd kring personens delaktighet följer på sidan 8 6

7 Mötet Efterarbete Aktivt dela information Berätta vad som pågår i den egna verksamheten och vad man kan erbjuda därifrån Tala lätt svenska i mötet Ha inställningen - vad kan jag och min verksamhet bidra med? Ställ frågor till andra men beställ/begär inte vad andra ska göra! Bidra till framåtsyftande planering av stöd, aktiviteter, insatser Ha ett icke-dömande förhållningssätt Värna om personens delaktighet Förmedla hopp! Journalför SIP Genomför planerat arbete Använd dokumenten råd till mötesledare och SIP mallen Tydliggör ramar och syfte med mötet Lägga an en positiv ton i mötet Håll i presentation av deltagare Håll i tiden Vid uppföljning: utvärdera pågående arbete Var uppmärksam på personens och eventuella anhörigas reaktioner, se till att de blir delaktiga Se till att tydliga mål formuleras tillsammans med tydliga aktiviteter som gör vägen dit klar Avsluta med att planera uppföljning Påminn om uppföljning Dokumenterar i SIP-mallen. Helst på dator under pågående möte så att alla kan få ett utskrivet exemplar av SIP när mötet avslutas Tala och skriv på lätt svenska i mötet Sammanfatta mötet om inte annat beslutas Utses vid behov i slutet av mötet för att hålla samman kontakten med personen fram till uppföljningsmöte Hålla kontakten med personen och eventuellt anhöriga Någon som personen kan ringa Blankett för SIP Blankett för uppföljning av SIP Råd till mötesledare SIP Tidsplan (dagordning) SIP Utvärdering 7

8 Råd för ökad delaktighet I FN:s deklaration om mänskliga rättigheter och i såväl Hälso- och sjukvårdslagen som Socialtjänstlagen understryks alla individers rätt till information och delaktighet i det som rör dem. Alla möten behöver således förberedas och anpassas så att individen görs delaktig. Inför SIP mötet När man planerar ett SIP möte bör man tidigt tänka efter kring hur personen och eventuella anhöriga ska vara delaktiga. Informera om sekretess och få personens skriftliga samtycke till SIP. Diskutera med personen om vilka som ska kallas till SIP mötet. Personen kan behöva informeras om för- och nackdelar med icke-professionellas medverkan i mötet utifrån sekretessynpunkt. Diskutera hur personen kan vara delaktig i mötet. Ju mer personen har kunnat förbereda sig och tänka igenom mötet innan, desto större är förutsättningarna för ett aktivt deltagande för personen under själva mötet. Formulera tillsammans med personen syftet med SIP mötet och kring vilka mål man vill uppnå. Ibland kräver detta ett förmöte. Anpassa mötets tid och lokal utifrån personens förutsättningar. SIP mötet Presentera om möjligt syfte och mål tillsammans med personen. En whiteboard i rummet och pennor som fungerar underlättar tydlig kommunikation. Ibland behövs kommunikativt stöd via t ex bilder. Personen kan vara med en stund på mötet och sedan kan man återkoppla efteråt om man inte orkar hela tiden. Personen kan finnas tillgängliga per telefon om man inte vill/orkar vara med på mötet. Om personen inte är med på mötet bör någon av mötesdeltagarna utses att vara deras representant i SIP mötet. Diskutera vad personen och eventuella anhöriga kan göra för att nå målen. Efter SIP mötet Bestäm hur personen kan be om hjälp om något inte fungerar. Klargör hur kontakt med verksamheter eller kontaktperson ska ske om nya lägen uppstår eller om något är oklart. Tid och rum Det är bra om det finns dator och skrivare i möteslokalen för enklare dokumentation. Någon typ av visuell tidsplanering och ett tidshjälpmedel kan hjälpa alla i mötet att bli medvetna om tidsramen. För att även hinna sammanfatta och dokumentera och kopiera SIP blanketten så behövs ofta minuter till mötet beroende på omfattning. Material till personen Information om SIP Information om SIP (lättläst) 8

9 Tidsplan för SIP mötet När man planerar inför ett SIP möte kan man behöva fråga sig om mötet på något sätt behöver anpassas kommunikativt, kognitivt eller fysiskt. Kunskaper om anpassningar av möten utifrån olika funktionsnedsättningar finns i flera verksamheter i Region Gotland t ex habiliteringen och Got IT (HSF) och särskolan (BUF) och myndighetsutövare och utförare av LSS (SOF). Ett vanligt stöd i möten är tidshjälpmedel som t ex en timstock. I tidsplanen nedan är färgsättningen gjord utifrån timstockens färger för ett möte på totalt 60 minuter. Även visualiseringar av dagordningen/tidsplanen på t ex en whiteboard kan vara ett stöd Inledning Nuläge Mål och vägen dit Sammanfattning Avslutning Läs mer om kognitivt stöd på: 9

10 Råd till professionella deltagare Alla deltagande professionella oavsett vilken verksamhet de företräder har ett ansvar att tillsammans med mötesledaren skapa ett så tydligt och konstruktivt SIP möte som möjligt Var uppmärksam på personens och eventuella anhörigas reaktioner under hela mötet och bidra till deras delaktighet Påminn om enkelt språk utan fackuttryck Råd till mötesledare Mötesledaren balanserar mellan att företräda sin egen verksamhet och att företräda helheten i mötet. Är mötet komplicerat kan man be någon vara enbart mötesledare så att man själv som kallande kan företräda sin verksamhet Hälsa välkommen och informera om syftet med mötet och rollen som mötesledare Lotsa frågan framåt och fastna inte i diskussioner man inte kan påverka just nu Informera om sekretessen för samtliga närvarande på mötet Håll tiden se till att den avsatta tiden för mötet hålls! Visa eventuellt tiden med hjälp av tidsplanering eller tidshjälpmedel Låt alla i gruppen säga sitt namn och berätta vilken verksamhet de representerar. Upprepa syftet med mötet och de mål och önskvärda lägen som personen redan formulerat. Formulera mål. Var så konkret som möjligt. Se till att var och en beskriver konkret vilken insats de ska utföra så att målet nås. Se till att den som dokumenterar hinner med. Sammanfatta mål och vägen dit. Stäm av med personen. Förtydliga vem som är kontaktperson om sådan utses i mötet Bestäm datum för uppföljning Bidra med ett kontrollerat engagemang så att inte din egen eller någon annans iver tar över 10

11 Checklista SIP FÖRBEREDELSER Ha egen kännedom om SIP och om andra verksamheters uppdrag/roll. Läs mer på Kontrollera att personen har pågående kontakt med verksamheter i både SOF och HSF Samtala med personen och eventuella anhöriga om SIP Beskriv både möjligheter och begränsningar med SIP Samtala om personens mål och delmål med SIP Planera för personens delaktighet Inhämta skriftligt samtycke till SIP möte/arbete och planera vilka som bör kallas Anpassa SIP mötet efter personens förutsättningar (kommunikativt/kognitivt/fysiskt) Behövs tolk? Avsätt lämplig tid för planering och möte Boka lämplig lokal. Tänk på placeringen i rummet Check KALLELSE Kalla och ha med både start och stopptid i kallelsen Kalla mötesdeltagare med omsorg så det om möjligt inte blir för många Om inte du leder mötet, utse mötesledare Klargör vem som dokumenterar mötet Läs på inför SIP mötet så att du kommer uppdaterad till mötet Ha vid behov ett förmöte personen för att skapa förutsättningar för delaktighet och formulera mål Om samtycke finns, ha vid behov ett förmöte med de professionella Planera mötet så att varje del av mötet ryms inom den utsatta tiden Tänk igenom hur du som deltagare/mötesledare hanterar frågor som inte hör hemma på SIP mötet när de kommer upp GENOMFÖRANDE Planera för ett möte på enkel svenska utan fackuttryck Inled mötet med presentation av mötesledaren, syfte och roller Presentera den som dokumenterar samt informera om sekretess och samtycke Låt personen, eventuella anhöriga och övriga mötesdeltagare presentera sig Påminn om syftet och om de mål som personen eventuellt redan formulerat Var extra noga med att hålla tråden till det redan formulerade syftet om personen inte är med på mötet Beskriv nuläget kort Presentera aktuella verksamheters stöd och insatser Formulera konkreta tydliga mål/delmål och vem som gör vad Sammanfatta mötet och stäm av mot dokumentationen Avsätt tid för uppföljning inklusive vem som kallar Förtydliga vem som är kontaktperson om sådan utsetts i mötet Se till att alla får en kopia av planen (SIP) efter mötet EFTERÅT Registrera i journal. Lämna exemplar till chef eller på annat sätt samla antal. Red ut eventuella gråzoner mellan professionella efter mötet Genomför planerade aktiviteter Planera utvärdering av det gemensamma arbetet till uppföljningen 11

12 Vuxsam Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress VISBY Tel (vxl) Hemsida