Syfte. Uppdrag. Problem. Bakgrund. Metod/Omvärldsbevakning

Transkript

1 Syfte Att enligt reviderad åtgärdslista framtagen av omsorgsnämndens politiker göra en översyn över de nya riktlinjerna för insatsen inköp av dagligvaror inom hemtjänsten. Uppdrag Huvuduppdraget är att lägga fram besparingsförslag och implementera en ny riktlinje gällande insatsen inköp av dagligvaror till kunder/brukare inom hemtjänsten. Den preliminära summan som ska sparas, enligt åtgärdslistan, genom denna förändring av verksamheten är på årsbasis kronor. Problem Omsorgsnämnden har under flertal år haft en svår ekonomisk situation och med ett prognostiserat underskott vid årets slut och fortsatta ekonomiska utmaningar, så behövs åtgärder för att nå ekonomisk balans. Bakgrund Insatsen inköp av dagligvaror är en serviceinsats som kräver mycket personaltid. Ju fler personaltimmar desto större kostnader för verksamheten. Serviceinsatser över lag är en stor del av hemtjänstpersonalens arbetsuppgifter. Sociala sektorn har en önskan att medarbetarna utför färre serviceinsatser som städning, inköp och tvätt i det dagliga arbetet för att ägna mer av sin arbetstid till omsorgsinsatser direkt mot kund. Sociala sektorn har tittat på alternativa lösningar för att utföra insatsen inköp av dagligvaror. Den lösningen som sociala sektorn tänker vore mest lönande och effektiv för denna insats är inköp genom internetbeställning. Metod/Omvärldsbevakning Utredningen har letat efter domar som olika länsrätter har granskat och hanterat i ärenden där internethandling ersatt traditionellt utförande av insatsen inköp av dagligvaror. Utredningen har tagit del av en dom av Länsrätten i Blekinge län gällande Karlshamns kommun. Karlshamns kommun började 2004 ersätta insatsen inköp av dagligvaror från traditionellt utförande till internetinköp. Enskild hävdar att kommunen med den nya rutinen inte lever upp till att denne brukare får en skälig levnadsnivå. Brukare fick avslag av Karlshamns kommuns omsorgsnämnd som hävdade att skälig levnadsnivå uppnåddes för den enskilde. Vid den enskildes överklagan till länsrätten beslutar länsrätten att gå på Karlshamns kommuns linje och överklagan avslogs. Karlshamn kommun har sedan 2004 använt sig av internethandel vid insatsen inköp av dagligvaror. Internethandel är nu det enda alternativet för brukare att få insatsen tillgodosedd.

2 Telefonintervju med ansvarig Verksamhetschef i Karlshamns kommun. I detta samtal fått information hur deras rutin med internethandel ser ut i dagsläget. Har även diskuterat Karlshams kommuns uppfattning av fördelar med rutinen och vilka problem man haft sedan införandet. Nuläge Borlänge kommun har inom ordinärt boende insatsen inköp av dagligvaror. Liksom de flesta kommuner i Sverige utförs denna insats på ett traditionellt sätt, d v s personal utför inköp genom att handla i livsmedelsaffär, upprättar en handskriven inköpslista tillsammans med brukare och plocka upp varor hemma hos kund. Denna insats är behovsbedömd och tilldelas de brukare som har behov av denna insats. Insatsen utförs av hemtjänstpersonal. Insatsen räknas som en serviceinsats och tar mycket av hemtjänstpersonalens arbetstid. Hela insatsen inköp av dagligvaror är i dagsläget inte uppdelad tidsmässigt efter de olika delmomenten skriva inköpslista, handla dagligvaror och upplockning av varor. Insatsen hanteras, både i verksamhetssystem och i utförande, som en helhetsinsats. Detta innebär att de är svårt att veta hur lång tid själva insatsen kräver och i dag hur mycket utförandet genererar i tid för varje enskild brukare. Borlänge kommun har mellan brukare som har någon form av hemtjänstinsats. Det är i dagsläget 408 brukare som har insatsen inköp av dagligvaror. Insatsen utförs i dagsläget på flera olika sätt i de olika hemtjänstgrupperna. I de grupper där det finns en matvaruaffär i närheten är det vanligt att personal följer brukare, de som kan, till affären och gör inköpen. I andra grupper samlar personal in inköpslistor från varje brukare med insatsen för att sedan samordna inköpen där en eller oftast två personal har denna uppgift en till två dagar/vecka. I en hemtjänstgrupp skickas det en beställning via fax/mejl till livsmedelsaffär på beställningar från brukare i aktuellt hemtjänstdistrikt. Personal på affären plockar ihop varorna och hemtjänstpersonal hämtar livsmedlen för att sedan förmedla dem till brukare. I många fall är det vid den mest närliggande affären inköpen utförs. Detta innebär i de flesta fall att kostnaderna för matvarorna varierar och oftast blir varorna dyrare än om man handlat på en affär med mer förmånliga priser. I ett rättviseperspektiv betalar vissa brukare mer än andra beroende på var man bor och vilken affär som ligger närmast. Upplägg Karlshamns kommun Karlshamn kommun har arbetat med inköp av dagligvaror genom internetbeställning sedan Karlshamn har ett upphandlat avtal med Coop och har använt sig av dessa sedan införandet. Brukare tillsammans med hemtjänstpersonal upprättar en inköpslista med hjälp av en I-pad som personal bär med sig i det dagliga arbetet. Systemet att beställa har förbättrats

3 genom åren och är enkelt och pedagogiskt. Brukare har ett Coop-kort med insatta pengar i en betala före funktion. Coop-personal packar alla matkassar och ställer i ordning för hämtning. En personal på en liknande service-avdelning har som arbete att köra ut dessa varor till alla brukare med insatsen inköp av dagligvaror. Denne person är alltså inte hemtjänstpersonal. Varorna körs direkt till brukarens hem. Brukaren kan även få ett biståndsbedömt beslut att få hjälp att packa upp varorna i hemmet. Även detta genomförs av hemtjänstpersonal. Insatserna beställning och upplockning av varor är tidssatta av biståndsbedömare. Upphandlingen utgår från en välformulerad och tydlig kravspecifikation om vad Coop ska göra och vad kommunen ska göra. Kommunen har hela tiden haft ett bra samarbete med Coop. Det finns fler matbutiker som Ica-Maxi och City-Gross som har beställning av matkassar över internet men dessa har inte varit intresserade av upphandlingar ännu. Ekonomiska aspekter När man tittar på beviljade beslut i verksamhetssystemet Viva framkommer det att i Borlänge kommun finns 1366 brukare ( ) som har någon form av hemtjänstinsats. Det är 408 brukare som har beviljat beslut på insatsen inköp av dagligvaror. Det motsvarar av alla brukare som har någon form av hemtjänstinsatser har ca 30 % av brukarna insatsen inköp av dagligvaror. Enligt planeringsverktygen I-care går det i snitt åt ca 88 personaltimmar/månad och hemtjänstgrupp för att utföra insatsen. Med 14 hemtjänstgrupper, inklusive demensteamet, som utför denna insats går det (enligt I-care) åt över personaltimmar inom hemtjänsten/månad. Total beviljad tid (i verksamhetssystemet Viva) ska enligt schablontid för insatsen inköp av dagligvaror ta timmar i anspråk för insatsen. Insatsen överensstämmer därmed mellan utförda personaltimmar och beviljad tid. På ett år innebär det att ordinärt boende utför ca timmar för insatsen inköp av dagligvaror. Att sänka antalet personaltimmar skulle innebära en kostnadseffektivisering i form att behovet av anställd personal minskar. En annan aspekt är att andelen serviceinsatser i arbetet minskar och personal kan ägna mer av sin arbetstid till omsorgsinsatser. Kvalitetsmässiga aspekter I dag sitter insatserna: Skriva handlingslista, handla varor och plocka upp varor hos brukare ihop i en insats. Med en tydligare uppdelning av de olika delmomenten i inköp av dagligvaror menar utredningen att man kvalitetssäkrar insatsen. Brukare vet vad som ingår i insatsen och vad man betalar för. För personalen blir det tydligare vad insatsen utförande består av. För biståndshandläggare blir det enklare att utföra ett myndighetsbeslut med nya tydliga riktlinjer för insatsen. I ett rättviseperspektiv får alla borlängebor med insatsen ett likvärdigt utförande vilket inte är fallet i dag.

4 Beräkningar Utredningen har räknat på hur många årsarbetare i ordinärt boende det går åt att utföra insatsen inköp av dagligvaror under ett år. Utredningen har också räknat kostnaden för denna personalåtgång. Beräkningarna går ut på att sänka antalet årsarbetare i ordinärt boende och därmed sänka personalkostnaden. Antal personaltimmar för att utföra insatsen inköp av dagligvaror för ordinärt boende: Per månad: timmar Per år: timmar Arbetstid en årsarbetare heltid i ordinärt boende: 160,33 timmar x 12 månader = timmar/år Antal årsarbetare (ÅA) som i dagsläget går åt att utföra insatsen: timmar/1924 timmar (1 ÅA) = 7,7 årsarbetare OB-kostnad för en årsarbetare ligger lågt räknat på kronor/månad eller kronor/år om man antar att varje personal i snitt arbetar 16 timmar varannan helg. Faktisk lönekostnad för en årsarbetare inom ordinärt boende med snittlön kronor/månad: kronor/månad + OB + lönebikostnad och semesterersättning = kronor/år En årsarbetare kronor/år kronor/år x 7,7 årsarbetare = kronor/år Tillkommande/bestående kostnader med ny riktlinje Internethandel med utkörning Restid: I dagsläget ingår restiden i den personaltid som insatsen kräver. Det blir ingen skillnad än i dagsläget. Hur mycket personaltid som går åt beror på hur många brukare de olika grupperna har med insatsen inköp och hur lång resväg det är. I dagsläget har Borlänge 408 brukare med insatsen. Inplockning av matvaror: I dagsläget ingår detta i insatstiden. Personal ska plocka in varor i kyl, frys och skafferi. Uppskattad tid vid förändring blir max 5 minuter/brukare och vecka som har insatsen. Skriva och beställa dagligvaror: I dagsläget tar det, högt räknat, 10 minuter per insats. Vid en förändring kommer sannolikt insatstiden att minska. I en inkörningsfas blir det eventuellt mer tidsåtgång i och med datoranvändandet. Det är i dag många brukare som skriver sina handlingslistor själv och många brukare har stående beställningar. Tidsåtgången bör kunna minimeras till max 5 minuter/brukare och vecka. Förslag på rutin 1: Att dessa insatser inplockning av varor och beställning av varor skulle kunna utföras vid samma tillfälle. Total tidsåtgång på max 10 minuter är realistiskt när rutinen satt sig. Detta om man räknar ut ett snitt på tidsåtgång för alla 408 brukares insatstid.

5 Förslag på rutin 2: Att två till tre hemtjänstområden per dag har sin utkörningsdag då de blir servade med utkörning av varor. Detta underlättar planering och tidsåtgång. Vissa hemtjänstområden går fortare att leverera till, till exempel Tjärnahuset, Hagbacksgården och Hagalundshuset där de flesta brukarna är samlade på samma utkörningsställe. Även områden som Bullermyren, Hagalund och Centrum bör gå fort att leverera till. I glesbygd däremot kommer insatsen ta längre tid. Förslag på rutin 3: Omfördela en av den personal, som i och med förändringen av verksamheten blir övertalig, som får till uppgift att lasta varor från affären och köra ut dem till brukarna. Ett antagande om vinst respektive kostnad på ny riktlinje: Ny tidsåtgång inplockning av varor samt hjälp med beställning 10 minuter/brukare och vecka = 408 brukare x 10 minuter/vecka = timmar = 1,84 ÅA Restid ligger idag på 15 % av dagens insatstid, denna restid borde minska till 10 % av insatstiden med en effektivare planering av insatserna: timmar x 0,10 = 354 timmar = 0,18 ÅA För insatsen krävs en heltidsanställd chaufför som kör alla brukares varor: Kostnad 1 ÅA Uträkning effektivisering av antal årsarbetare 7,7 ÅA 0,18 ÅA (restid) 1,84 ÅA (insatstid inplockning av varor samt beställning av varor) 1 ÅA (chaufför) = 4,68 ÅA/år Nerdragning av 4,68 årsarbetare genererar en kostnadseffektivisering på ca kronor/år 4,68 ÅA/år x kronor= kronor/år För att kunna utföra den nya rutinen med utkörning av varor behöver en anpassad mindre lastbil leasas. Ungefärlig kostnad att leasa detta fordon ligger på ca kronor/månad eller kronor/år. En kostnadseffektivisering runt 2 miljoner kronor/år är realistisk. Förslag till beslut Ändra riktlinjerna vad gäller insatsen inköp av dagligvaror. Endast erbjuda inköp av dagligvaror genom internethandel till de brukare som har insatsen. Upprätta rutiner där hemtjänstpersonal hjälper brukare med inköpsrutinen samt plockar in varor vid leverans. Dessa insatser planeras in i planeringsverktyget. Sociala sektorn ser till, att med en övertalig anställd personal inom verksamheten ordinärt boende, köra varorna till de brukare som gjort beställningar, denne person kan eventuellt även ha andra serviceuppgifter som hemtjänstpersonal i dag utför.

6 Gå ut i en upphandling med en välformulerad och tydlig kravspecifikation om vad livsmedelsaffärens åtaganden innebär och vad sedan kommunen ska utföra. Sammanfattning Borlänge med omnejd har i dagsläget flera livsmedelsaffärer som erbjuder inköp genom internethandel. Det affärerna erbjuder är hemkörning av varorna. I detta koncept ordnar kommunen en rutin som bygger på att en kommunanställd kör hem dagligvarorna. Det handlar om att bygga vidare på ett koncept som en av hemtjänstgrupperna redan utför. Hagalundshuset skickar en beställning via fax/mejl till en livsmedelsaffär Ica-Trumpeten på beställningar från brukare boende i Hagalundshusets hemtjänstområde. Personal och brukare skriver tillsammans handlingslista för att sedan skickas till affären. Brukare har ett Ica-kort som debiteras vid inköp. Personal på affären plockar ihop varorna och hemtjänstpersonal hämtar livsmedlen för att sedan förmedla dem till brukare. Denna hemtjänstgrupp använder relativt få personaltimmar i jämförelse med andra hemtjänstgrupper för att utföra insatsen. Sociala sektorn i Borlänge kommun kommer fortsättningsvis sköta sin dokumentation ute i verksamheten. Hemtjänstgrupperna är i dagsläget på väg in i denna rutin och två pilotgrupper är redan inne i rutinen. Personal bär med sig en I-pad vid varje hemtjänstinsats och larm. Man dokumenterar sedan direkt i verksamhetssystem på plats hemma hos brukare. Denna I-pad som är uppkopplad mot internet kan användas vid matbeställningar hos brukare. Det tillkommer ingen extra kostnad för inköp av dessa I-pads.