Posten och Brings integritetshandbok

Transkript

1 Posten och Brings integritetshandbok

2 Koncernchefen har ordet Denna integritetshandbok är ett verktyg i vårt kontinueriga arbete för att säkra hög integritet i at vi gör. Handboken tar upp en rad frågor som vi aa känner igen från våra etiska riktinjer, men går mer på djupet inom vissa områden, som konkurrens, socia dumpning och korruption. Dag Mejde Koncernchef Hög integritet i at vi gör är en grundäggande förutsättning för att säkra och stärka koncernens goda rykte, våra intressenters förtroende och vår konkurrenskraft på marknaden. Posten Norge AS och dess dotterboag (i denna handbok omnämnda som Posten/Bring) ägs av den norska staten. Staten har framfört tydiga förväntningar på att oika integritetsfrågor ska tivaratas i hea koncernens verksamhet, oavsett om den bedrivs i Norge eer i andra änder. Även koncernens kunder kräver i at större utsträckning att vi arbetar systematiskt för att säkra hög integritet i våra verksamheter och att vi kan dokumentera detta utåt. Med hög integritet skapar vi ett starkt fundament för en hög etisk standard och rättvis konkurrens inom de områden koncernen bedriver sin verksamhet. Denna integritetshandbok är ett verktyg i vårt kontinueriga arbete för att säkra hög integritet i at vi gör. Handboken tar upp en rad frågor som vi aa känner igen från våra etiska riktinjer, men går mer på djupet inom vissa områden, som konkurrens, socia dumpning och korruption. Vi ska atid arbeta med kontinuerig förbättring även inom dessa områden. Jag förväntar mig att handboken ska bidra ti ökad medvetenhet om vika integritetsrisker vi kan möta ti vardags samt att aa får tiräckig kunskap om hur vi ska, kan och bör hantera dessa utmaningar så att vi tisammans föjer en gemensam integritetsstandard. Jag förutsätter att handboken används aktivt i aa dear av koncernen. Aa erfarenheter har visat att öppenhet är det bästa verktyget för att skapa och skydda vår integritet. Öppenhet är också ett av våra kärnvärden. Jag hoppas att handboken utgör en bra grund för öppna och givande diskussioner om oika etiska probemstäningar. Dea erfarenheter, är av varandra och fråga om du undrar något. Om det är så att du ser, hör eer uppever något som du anser strider mot våra etiska riktinjer eer regerna i denna handbok, ska du inte tveka med att säga ifrån, företrädesvis ti närmaste chef, aternativt ti koncernens varningsinstitut. Detta är också en de av mina förväntningar och mina krav på öppenhet inom koncernen. Vänig häsning Dag Mejde Koncernchef 2 3

3 Innehå 1 Inedning Ditt personiga ansvar Det förväntas av dig som chef Korruption och andra ekonomiska oegentigheter... 9 Vad är korruption?... 9 Extrabetaningar (faciitation payments) Gåvor och representation Poitiska bidrag, vägörenhet och sponsorer Intressekonfikter Användning av agenter eer andra meanhänder Andra ekonomiska oegentigheter Konkurrensregerna ramar för agigt marknadsbeteende Socia dumpning Informationshantering Tystnadspikt och informationssäkerhet Personskydd Inedning Utgångspunkten för integritetshandboken är koncernens etiska riktinjer. Syftet med de etiska riktinjerna är att tydigt kommunicera vika övergripande krav företaget stäer på sina anstäda inom området affärsetik. Regerna i handboken utgår från dessa övergripande krav och har ti syfte att ge anstäda närmare stöd och vägedning. Tisammans med de etiska riktinjerna utgör integritetshandboken Postenkoncernens integritetsstandard. Integritetshandboken utgör en de av koncernens integritetsprogram. Integritetsprogrammet består av oika åtgärder med syfte att reducera koncernens exponering mot integritetsreaterade risker, band annat korruption och ekonomiska oegentigheter, brott mot konkurrensagstiftningen, socia dumpning och hantering av känsig information. Handboken gäer för aa som agerar å koncernens vägnar. Detta innebär aa chefer, aa medarbetare, oavsett om de är tifäigt eer fast anstäda i våra verksamheter, samt aa samarbetspartner, som tex konsuter, agenter, säjrepresentanter och distributörer. När någon agerar å Posten/Brings vägnar förväntas de förstå och förbinda sig att föja vår integritetsstandard. För att tivarata grundäggande krav på integritet och etiskt beteende har vi utarbetat: «Förbindese rörande etisk standard för everantörer ti koncernen Posten Norge AS». Genom att underteckna denna förbindese förpiktar sig everantören att uppträda i enighet med de etiska krav som stäs på koncernens everantörer. Efterevnad av integritetshandboken kommer att kontroeras genom oika interna kontroåtgärder, ti exempe externa//interna utvärderingar, sjävutvärdering och revisioner. Med koncernen menar vi i denna handbok både Posten och aa boag som driver sin verksamhet under varumärket Bring. De frågor som behandas i handboken är: Hur man förhindrar korruption och andra ekonomiska oegentigheter. Hur man bidrar ti rättvis konkurrens. Hur man upptäcker och förhindrar socia dumpning. Hur man hanterar affärskänsig information och personuppgifter på ett försvarbart sätt. När och hur man genomför en integrity due diigence. Hur man hanterar och föjer upp brott mot koncernens integritetsstandard. 8 Integrity due diigence Uppföjning av brott mot integritetsstandarden

4 Ditt personiga ansvar Det förväntas av dig som chef Som medarbetare inom koncernen är du skydig att bidra ti att vi tisammans upprätthåer en gemensam integritetsstandard och därmed hög integritet. Det är därför viktigt att du sätter dig in i och förstår koncernens integritetsstandard. Detta innebär att du: Har handboken tigängig. Detar aktivt i utbidningsprogram och impementeringsåtgärder som arrangeras i din enhet. Frågar om råd om du är osäker på något i handboken. Om du har frågor rörande handboken eer hur regerna i den ska tokas kan du kontakta Koncernadvokaterna (du hittar information om hur du kontaktar Koncernadvokaterna på intranätet). Du kan också skicka ett e-postmeddeande ti integritet@posten.no. Öppenhet är ett av koncernens kärnvärden. Vid brott mot integritetsstandarden är öppenhet särskit viktigt för att vi så fort som möjigt ska kunna förhindra och korrigera avvikeser. Om du misstänker att ett beteende strider eer kan strida mot vår koncernövergripande integritetsstandard, förväntar vi oss att du säger ifrån så fort som möjigt. Genom att säga ifrån om kandervärda och/eer oagiga förhåanden visar du att du vi bidra ti att utvecka koncernen i en positiv riktning. Vi hoppas att du väjer att gå ti din närmsta chef eer dennes chef och berätta vad du vet eer misstänker. Men du kan också väja att ge informationen ti koncernens varningsinstitut. Oavsett viket kan och ska du känna dig trygg med att du inte bir bemött med negativa reaktioner eer sanktioner för att du säger ifrån. Vi uppmanar dig att vara viig att framträda med ditt namn när du varnar om förhåanden som är eer kan vara kandervärda. På så sätt får den som mottar informationen bästa möjiga underag för att snabbt bedöma informationen. I enskida fa kan detta vara svårt. Det är därför möjigt att varna anonymt. Oavsett viket så måste du försöka att ge så mycket information att varningsinstitutet får ett underag att bedöma ärendet närmare. Tänk på att varningsinstitutet kan vara förhindrat att undersöka en anonym varning om de inte får tiräckigt med information. Varningsinstitut Intranät (myink) E-post: varsing@posten.no Teefon: Postadress: Posten Norge AS Konsernets Varsingsinstitutt Postboks 1500 sentrum 0001 Oso NORWAY Som chef i Posten/Bring har du ansvar för att se ti att du och dina medarbetare förstår och föjer koncernens riktinjer och handingsreger. Att föja de etiska riktinjerna och denna integritetshandbok är en de av detta ansvar. Detta innebär att du som chef: Leder genom bra exempe. Bidrar ti att skapa en kutur som bygger på vår gemensamma integritetsstandard. Detta innebär band annat: - Loja uppföjning av utbidningsprogram. - Öppna och fördomsfria diskussioner om koncernens integritetsstandard. - Att uppmana ti att säga ifrån om möjiga brott. - Se ti att det inte får negativa föjder för enheten/den anstäda om någon har uttryckt misstanke om möjiga brott. Hantera uppföjning av möjiga konsekvenser om det har förekommit brott mot integritetsstandarden (se kapite 9 «Uppföjning av brott mot integritetsstandarden» för mer information om möjiga konsekvenser). Ser ti att din verksamhet/enhet känner ti och föjer reevant oka agstiftning. Ser ti att anstäda i din enhet har tiräckig kunskap om integritetsfrågorna för att kunna fatta rätt besut. I arbete med externa samarbetspartner måste samtiga chefer: Känna ti och utvärdera samarbetspartnerns bakgrund. Detta eftersom koncernens samarbetspartner ska kunna återspega vår uppförandekod och vår gemensamma standard för integritet. Vara beredda på att vi, i vår ro som everantör, kommer att få frågan om hur vi arbetar för att säkra en hög etisk standard, ti exempe för att bekämpa korruption. Du måste därför försäkra dig om att kontrakt med samarbetspartner återspegar vår gemensamma integritetsstandard. Bedöma om det ska genomföras så kaad «integrity due diigence» innan koncernen ingår avta med en samarbetspartner (se kapite 8 «Integrity due diigence»). Kapiten är uppdeade i tre dear: ger en teoretisk introduktion samt koncernens riktinjer inom de oika områdena, «Detta ska du göra» ger pratiska råd och försag, och «Detta ska du vara uppmärksam på» ger exempe på varningssignaer och andra förhåanden som den enskide måste vara uppmärksam på i sitt arbete. 6 7

5 Korruption och andra ekonomiska oegentigheter Vad är korruption? Korruption undergräver agig affärsverksamhet, snedvrider konkurrensen och förstör förtroende och renomme för både företag och enskida personer. Det råder notoerans mot korruption i koncernen. Genom notoerans kan Posten/ Bring bidra ti att minska omfattningen av korruption på de marknader där vi är aktiva. Som norskt företag är aa anstäda i koncernen underkastade norsk straffrätt och norska reger för korruption. Den norska korruptionsagstiftningen är band de striktaste i värden och gäer inom både offentig och privat sektor. Norsk ag förbjuder korruption, extrabetaningar och hande med infytande. Lagen gäer oavsett var i värden vi befinner oss. Som anstäd hos Posten/Bring gäer atså norsk korruptionsagstiftning för dig, oavsett i viken de av värden du arbetar. Förutom att atid föja norsk korruptionsagstiftning måste vi även föja agstiftningen i de änder vi bedriver verksamhet. Vår notoerans mot korruption innebär att vi ska göra vårt yttersta för att bekämpa korruption även i änder och på marknader där risken för korruption är hög.detta innebär att vi ska motivera och stäa krav på våra samarbets- och affärspartner att föja samma standard som vi. Se biden på sida 8 för en översikt över Transparency Internationas (TI) bedömning av korruptionsnivån i de festa änderna i värden. Den norska Straffeoven 276 a-c: För korruption straffas den som: a) För sig eer andra kräver, mottar eer accepterar ett erbjudande om en otibörig förde (se nedan) i reation ti tjänst, åtagande eer uppdrag, eer b) Ger eer erbjuder någon en otibörig förde i reation ti tjänst, åtagande eer uppdrag. Se biden nedan. En otibörig förde Transparency Internationa s Corruption Perceptions Index mäter korruption som den uppfattas i den offentiga sektorn i oika änder i värden, och poängsätter dessa på en skaa från 0 (mycket korrupt) ti 10 (mycket iten korruption) Trancperacy Internationa. A rights reserved. Acceptera, kräva, motta, ge eer erbjuda I reation ti tjänst, åtagande eer uppdrag 8 9

6 Extrabetaningar (faciitation payments) Om du bryter mot korruptionsagstiftningen kan det få föjder för ditt anstäningsförhåande eer ditt avtasförhåande med Posten/Bring. Dessutom är denna typ av beteende i många fa straffbar och kan bestraffas med böter eer fängese. Ett centrat moment i bedömningen av om ett beteende omfattas av norska korruptionsreger är huruvida det föreigger en otibörig förde. Det är inte möjigt att ange exakt vad som anses vara en otibörig förde. Detta måste avgöras från fa ti fa och atid efter en bedömning av de faktorer som beskrivs i rutan ti höger «Moment i otibörighetsbedömningen». En otibörig förde kan ha ekonomiskt värde och ett typiskt exempe är betaning i kontanter eer ti ett konto. Även fysiska föremå, som gåvor och/eer tjänster, gratisresor och underhåning anses ha ett ekonomiskt värde. Fördear av minimat ekonomiskt värde betraktas normat sett inte som otibörig och inte heer en betaning som står i proportion ti utfört arbete. En otibörig förde kan emeertid också vara utan ekonomiskt värde. Detta omfattar typiskt sett heder och ära, öften om framtida fördear/tjänster eer avta, medemsskap i exkusive föreningar, sexuea tjänster mm. Observera att de strikta korruptionsregerna gäer både de som ger och de som tar emot en otibörig förde. Moment i otibörighetsbedömningen Vad är syftet med fördeen? Vad är värdet och frekvensen? I viket sammanhang har fördeen erbjudits/getts? Vika tjänster har givare och mottagare? Viken typ av förde är det och viket intresse har mottagaren av den? Föjer den båda parters etiska riktinjer? Har det g jorts öppet? Extrabetaningar är betaningar för en offentig tjänst som du eer ditt företag har rätt att få utan betaning. Om extrabetaningen utgör en otibörig förde för mottagaren är det oagigt att betaa denna enigt den norska Straffeoven. Typiska exempe på extrabetaningar är avgifter för att få tibaka sitt pass från en tjänsteman på en fygpats, för att få varor genom tuen eer för att ossa varor inom en rimig tidsrymd. Erfarenhetsmässigt uppever vi också krav om extrabetaningar, ti exempe för rätten att köra vidare utan att man nödvändigtvis får ett offentigt tistånd för detta. Extrabetaningar är oftast små kontanta betaningar, men kan också vara andra tjänster. Betaningen kan ofta verka iten i förhåande ti konsekvenserna av att inte betaa. Extrabetaningar är oagiga och godtas inte i vår affärsverksamhet. Som anstäd hos Posten/Bring måste du därför undvika att betaa, både ti offentiga tjänstemän eer ti anstäda i privata boag som utför tjänster åt det offentiga. Krav på extrabetaning kan förekomma som en typ av utpressning. Ett extremt exempe kan vara krav på betaning för att få akutbehanding på ett sjukhus. I en sådan situation, där ditt eget eer andras iv eer häsa står på spe, är en sådan betaning inte oagig. Sådana betaningar ska ändå dokumenteras och rapporteras ti närmaste chef så snart som möjigt. Tips och råd Se ti att panera aa aktiviteter i god tid så att du har tid att reagera på krav om sådana betaningar. Be om att få prata med chefen ti den som kräver betaning. Be om att få se en engesk version av dokumentet som säger att sådan betaning krävs. Säg att interna reger i det företag du arbetar för förbjuder dig att betaa, och att det är straffbart för dig och ditt företag att betaa. Tänk också på att det kan vara korruption även om den som tar emot den otiböriga fördeen, eer får erbjudande och detta, sjäv inte ger något tibaka. Observera att särskit strikta reger gäer för den typ av fördear som offentiga tjänstemän eer andra offentigt anstäda får motta. På föjande sidor ges detajerade riktinjer för hur du kan undvika de mest typiska korruptionssituationerna i ditt arbete för koncernen. På några av de marknader där Posten/Bring arbetar kan extrabetaningar tyvärr vara vaniga och en de av hur marknaden fungerar. Om du som anstäd hos Posten/ Bring uppever sådana krav ska du göra ditt yttersta för att undvika att göra sådana betaningar, gärna med hjäp av råden i rutan ti höger. Du ska oavsett viket i största möjiga mån vara öppen om denna typ av diemma, både internt i din enhet, i koncernen generet och inför den aktuea kunden eer samarbetspartnern. Om krav på extrabetaning upprepas fera gånger i samma and/område ska den aktuea enheten aktivt bedöma och besuta om det är förenigt med koncernens värderingar, evnadsreger och etiska standard att fortsätta affärsverksamheten i aktuet and/område. Detta besut ska fattas av aktuet företags edning. Ledningen ska bedöma om koncernedningen bör invoveras. Man ska rapportera om risk för extrabetaningar som en de av koncernens regebundna riskbedömningar. Styresen och injechefer ska arbeta aktivt för att undvika situationer som medför risk för krav om extrabetaningar i framtiden samt utarbeta paner för genomförande av detta arbete

7 Detta ska du göra Se ti att våra existerande kunder eer samarbetspartner känner ti vår poicy avseende extrabetaningar och att detta innebär att vi är förpiktade att avstå från att företa sådana betaningar. Identifiera och rapportera risk för extrabetaningar och förbered åtgärder för att minska sådan risk. Värdera om risken för extrabetaningar kan hanteras i kontrakt med samarbetspartner, everantörer, kunder och offentiga myndigheter. Värdera hur vi som företag kan samarbeta med andra, ti exempe okaa eer regionaa myndigheter och andra företag, som uppever och/eer känner ti samma probemstäningar. Detta ska du vara uppmärksam på Bedrivande av affärsverksamhet i änder med åg poäng i Transparency Internationas corruption perception index (cpi) (se bid på sidan 8 och Bedrivande av affärsverksamhet i änder där extrabetaningar är vanigt förekommande och/eer agigt. Tänk på att den strikta korruptionsagstiftningen ändå fortsatt gäer. Typiska situationer med hög risk för extrabetaningar, ti exempe: tudekaration, officiea godkännanden och tistånd, immigrering, arbetstistånd och visum, trafikkontroer, prisförsag för en tjänst som inte återspegar tjänstens reea värde. Information om att det har riktats ankageser mot en potentie eer befintig samarbetspartner om extrabetaningar. Gåvor och representation Gåvor kan bara ges och mottas som symbo för goda reationer och för att marknadsföra affärsverksamheten. Sådana gåvor ska i utgångspunkt vara varumärkesprodukter, men det kan också vara andra produkter och tjänster. Att vårda en affärsreation på ett sunt och hederigt sätt är och ska atid vara acceptabet. I många fa kan dock en gåva ha ett annat och ohederigt syfte givaren vi etabera en ännu närmare affärsmässig reation med andra mede än de rent affärsmässiga. Tänk på att «there is no such thing as a free unch». Du kan ge och ta emot gåvor där de är av bygsamt värde och det inte sker ofta, men det förutsätter att gåvorna inte påverkar, eer kan uppfattas att kunna påverka, dina eer andras handingar eer oberoende. Gränsen för vad som är acceptabet varierar från and ti and/region ti region och måste värderas i det enskida faet med hänsyn tagen ti ba andets/regionens köpkraft. Gåvor av större värde kan ges/ tas emot från affärsförbindeser när detta är okat accepterat och i enighet med god affärssed. Detta innebär ti exempe att du kan ta emot gåvor på ett koncernföretags vägnar om det kan uppfattas som föroämpande att inte ta emot gåvan. I sådana situationer ska gåvan evereras ti din arbetsgivare och kommer då att betraktas som företagets egendom. Det finns inte någon exakt värdemässig gräns för vad som kan accepteras/ inte accepteras. Det förväntas att aa chefer och anstäda gör en ansvarsfu värdering av situationen och föjer principen om att överåta ti arbetsgivaren. Gåvor ti/från någon som inom kort förväntas deta och/eer som detar i kontraktsförhandingar om everanser ti Posten/Bring får inte förekomma. Under aa omständigheter ska det råda fu öppenhet om aa gåvor som ges/ mottas. Representation avser typiskt måtider, inbjudningar samt bijetter ti sociaa tistäningar och underhånings- eer idrottsarrangemang. Utgångspunkten är att normaa måtider i samband med arbetsmöten inte anses utgöra representation. Med detta avses måttiga och nödvändiga måtider som arrangeras i anknytning ti ett arbetsmöte. Transparency Internationa definierar en gåva som: «pengar, varor, tjänster eer ån som anses vara ett tecken på vänskap eer tacksamhet. Gåvan ges ti synes utan förväntningar om att få något av värde i gengäd. Gåvor kan användas för att uttrycka ett gemensamt syfte och ett hopp om framtida ycka och framgång. Gåvor hör inte hemma i affärsprocessen på annat sätt än som en markering eer förstärkning av reationer, eer för att marknadsföra givarens verksamhet genom att ge bort föremå med företagets ogotyp eer ett annat rekambudskap, ti exempe en amanacka.» 12 13

8 A representation i koncernen ska vara inom rimighetens gränser, oavsett om vi är värdar eer gäster. Representation ska vara koppad ti invoverade parters affärsreation och ha en ree affärsagenda. Under dessa förutsättningar kan representation vara ett bra sätt att stärka befintiga affärsreationer och utgöra en bra möjighet att skapa ny affärsreationer. Måttig representation med representanter från fera företag samtidigt är att föredra framför exkusiva sammankomster. Representation får inte förekomma i samband med en nära förestående och/eer pågående konkurrenssituation. Detta gäer oberoende av om vi ska köpa eer säja en tjänst eer en produkt. Inbjudan av affärspartners ti representation ska godkännas av din närmaste chef. Partner/äkta häft bör som huvudrege inte deta på någon av de arrangemang som vi bjuder in ti eer detar på. Samtidigt kan det finnas tifäen då det är naturigt eer förväntas att föjesagare detar. Varje avgörande om att inkudera föjesagare ska ske på hög nivå i koncernen (VD i dotterboag/koncerndirektör/koncernchef). Om föjesagare ska bjudas in eer bir inbjudna ska man atid värdera om det är naturigt och praktiskt att föjesagare beastas med en kostnad för sitt detagande. I vissa fa kan det vara aktuet att uppge föjesagarens detagande ti skatte- och avgiftsmyndigheter. Kontakta Koncernadvokaterna vid behov av hjäp i sådana frågor. Representation av affärspartners ska bokföras på rätt sätt. Resekostnader koppade ti arrangemang som vi bjuds in ti ska atid betaas av verksamheterna i Posten/Bring. Om Posten/ Bring är officie sponsor för ett arrangemang kan gäster bjudas in av koncern, divisioner eer affärsområden. Särskit strikta reger gäer för den typ av fördear som offentiga tjänstemän får motta. Särskid aktsamhet måste därför visas om gåvan eer representationen omfattar sådana personer. Tips: För att ta reda på om något du vi ge är acceptabet enigt mottagarens interna riktinjer, bör du vända dig ti företaget/enheten där berörd person arbetar, för att kontroera att detta är förenigt med mottagarens interna riktinjer. Detta ska du göra Acceptera eer erbjud inte gåvor som kan påverka ditt eer andras agerande eer som kan eda ti att din eer andras integritet eer oberoende ifrågasätts. Värdera huruvida gåvan eer representationen kan anses vara en otibörig förde och därmed oagig. Leverera gåvor som mottagits under ovaniga omständigheter ti din närmaste chef. Ta reda på om mottagaren har egna riktinjer för gåvor och ta hänsyn ti dessa (se tips i rutan ti vänster). Värdera om gåvan som erbjuds eer mottagits skue tåa en granskning i media. Fråga en överordnad om du är osäker, även om du i utgångspunkt har fumakt att sjäv avgöra detta. Rapportera och dokumentera aa gåvor som ges eer mottas. I Norge är mottagaren förpiktad att rapportera de festa gåvor. Detta ska du vara uppmärksam på Upprepade inbjudningar och/eer gåvor från samma företag. Inbjudningar ti arrangemang som inte har en ree affärsagenda. Gåvor som har ett betydande värde och som inte prägas av att marknadsföra en affärsverksamhet, en produkt eer en tjänst. Gåvor som ges utan anknytning ti en existerande affärsreation. Representation som inte är kombinerad med ett yrkesmässigt innehå. Gåvor eer representation som invoverar offentiga tjänstemän. Representation som även omfattar föjesagare. Gåvor och representation i samband med pågående eer nära förestående offertförfrågningar, kontraktsförhandingar eer undertecknande av kontrakt. Under aa omständigheter ska det råda fu öppenhet om a representation

9 Poitiska bidrag, vägörenhet och sponsoring Poitiska bidrag är gåvor eer betaningar ti poitiska partier eer poitiker. Att ge bort våra tjänster, eer utföra tjänsterna ti ett reducerat pris, är också en gåva. Posten/Bring ska inte ge gåvor eer betaningar i poitiskt syfte, ti partier eer poitiker. Vägörenhet är ekonomiska bidrag ti utbidning, häsa, idrott, kutur, stöd ti friviigorganisationer eer andra sociaa ändamå. Posten/Bring tiåter vägörenhet som återspegar våra värderingar. Det är också vägörenhet att erbjuda våra tjänster gratis och/eer ti ett reducerat pris. Dessa bidrag får ges utan krav eer förväntningar på affärsmässiga fördear och ska inte vara, eer kunna uppfattas vara, poitiskt motiverade. A vägörenhet från koncernens verksamheter ska ske i överensstämmese med koncernens kommunikationspoicy. Sponsoring är en betaning för rätten att associera ett företag med en aktivitet, ett arrangemang, en institution, en organisation eer iknande. Vi tiåter sponsoring som återspegar Posten/Brings värderingar. Aa sponsoring från koncernens verksamheter ska ske i överensstämmese med koncernens kommunikationspoicy. I korthet innebär detta att varje besut om sponsoring ska fattas av koncernens kommunikationsavdening. Risken med vägörenhet och sponsoring är att det kan eda ti ankageser om mutor eer uppfattas som poitiska bidrag. Vägörenhet och sponsoring är oagigt om det används för att döja mutor. Det ska råda fu öppenhet om Posten/Brings vägörenhet och sponsoring. Sekretesskausuer i kontrakt rörande vägörenhet och/ eer sponsoring får inte förekomma. Detta ska du vara uppmärksam på Poitiska förbindeser hos den som är mottagare av vägörenhetsbidrag eer sponsoring. Information som tyder på att en organisation, ett arrangemang eer invoverade personers integritet och värderingar inte stämmer överens med de krav som Posten/Bring stäer. Uppysningar om och/eer signaer som kan tyda på sammanbandning eer fara för att någon uppfattar det som en sammanbandning av personiga och/eer affärsmässiga reationer mean mottagaren och givaren. Uppmaningar om att håa tyst om vägörenhetsbidrag eer sponsoring. En besutsfattare hos Posten/Bring som också har ett direkt eer indirekt intresse i den organisation som mottar stöd (idrottsag osv.). Detta ska du göra Undvik att ge ekonomiska bidrag ti ett poitiskt parti eer ti en poitiker å koncernverksamheters vägnar. Hantera aa bidrag ti vägörenhet eer sponsoring, samt va av mottagare av sådana bidrag, enigt koncernens kommunikationspoicy. Undvik att ge ekonomiska bidrag i form av vägörenhet eer sponsoring som kan uppfattas som muta eer poitiskt bidrag, eer som på annat sätt kan eda ti en möjig intressekonfikt med mottagaren. Dokumentera aa betaningar i bokföringen

10 Intressekonfikter Med intressekonfikt avser vi den situation som uppstår om du som koncernens representant försöker att uppnå fördear för dig sjäv eer för någon som står dig nära och som kan vara i konfikt med koncernens intressen. Det samma gäer om det kan uppfattas på detta sätt utåt. Intressekonfikter och bristande oberoende är inte nödvändigtvis straffbart, men sådana konfikter strider mot vår etiska standard. Det är därför inte tiåtet att ha avönat arbete, ägarintressen eer andra påverkningsmöjigheter i affärsverksamhet utanför koncernen om detta kan tänkas försvaga din ojaitet ti koncernen. Detsamma gäer om det kan uppfattas på detta sätt utåt. I ditt arbete för koncernen får du inte deta i eer försöka påverka ett besut där du personigen, eer någon som står dig nära, kan få fördear av besutet. Det är inte acceptabet med personiga rabatter som erbjuds av kunder eer everantörer mot bakgrund av din anstäning i koncernen och som inte är tigängiga för en stor de av Koncernens anstäda. Även en missuppfattad intressekonfikt kan vara negativ för koncernens rykte. Försök att vara förberedd och bidra ti öppenhet om aa befintiga och potentiea intressekonfikter. Exempe på några som står dig nära är din man/fru/partner, en famijemedem eer andra personer som du har ett nära förhåande ti. En affärsförbindese eer en koega kan också anses stå dig nära. Detta ska du göra Undvik att arbeta med saker som kan få betydese för, eer berör, dina personiga intressen. Detsamma gäer saker som kan få betydese för, eer berör, någon som står dig nära. Var uppmärksam på aktiviteter eer reationer som kan förorsaka intressekonfikter och undvik situationer där det uppstår motsättningar mean dina egna och koncernens intressen. Använd inte Posten/Brings egendom eer information som du har fått tigång ti genom din anstäning för att uppnå personiga fördear eer för att konkurrera med koncernens affärsverksamheter. Informera närmaste chef om aa reationer ti personer eer verksamheter som Posten/Bring gör affärer med som kan eda ti eer som kan anses utgöra en intressekonfikt. Informera din chef omgående om du bir medveten om en möjig intressekonfikt. Fråga närmaste chef eer koncernadvokaterna om du är osäker. Detta ska du vara uppmärksam på Möjiga personiga intressen i resutatet av ett besut eer en process, antingen för dig sjäv eer för någon som står dig nära. Reationer ti en verksamhet utanför koncernen som kan dra nytta av din position i eer din information om Posten/Bring. Att diskutera interna frågor med personer som kan ha en potentie intressekonfikt med Posten/Bring

11 Användning av agenter eer andra meanhänder På många marknader är det nödvändigt att anita agenter eer andra meanhänder, som känner ti den okaa marknaden, för att etabera en marknadsposition för Posten/Bring. Detta innebär ofta att vederbörande uppträder å våra vägnar under vårt kännetecken/varumärke. Vederbörandes handingar kan därmed associeras med Posten/Brings egna handingar. Därför är det viktigt att vi känner ti vederbörande persons/företags bakgrund för att försäkra oss om att vi väjer rätt samarbetspartner. Detta ska du göra Värdera huruvida det måste genomföras en integrity due diigence (se kapite 8) Se ti att det ingås ett skriftigt avta och att detta avta i detaj beskriver det uppdrag som vederbörande ska utföra för Posten/Bring. Se ti att vederbörande känner ti Posten/Brings integritetsstandard, att vederbörande är förpiktad att uppträda enigt denna och att Posten/Bring kan häva avtaet vid brott mot standarden. Se ti att avtaet ger oss rätt att granska eer gå igenom vederbörandes bokföring eer okaer i samband med arbetet för att verifiera att integritetsstandarden föjs. Försäkra dig om att det koncernen betaar är proportionerig ti den tjänst som vederbörande ska eer har utfört. Se ti att det som koncernen betaar är variabet i största möjiga mån och baserat på specifik resursinsats. Detta ska du vara uppmärksam på Agent som kräver förskottsbetaning, framgångsbaserad ersättning (så kaad «success fee») eer andra ovaniga ersättningsformer (se kapite 4 och punkten «Andra ekonomiska oegentigheter»). Användning av agenter eer andra meanhänder som koncernens representanter eer kontaktpunkt mot offentiga myndigheter. Agenter som vägrar att förbinda sig att föja vår integritetsstandard. Användning av agenter eer andra meanhänder i änder där risken för korruption är hög, dvs. änder med åg poängsumma på TI s corruption perception index (se sid 8). Andra ekonomiska oegentigheter De frågor som har behandats tidigare i detta kapite är typiska former av korruption som en koncern som vår kan bi utsatt för. Därutöver finns det andra typer av ekonomiska oegentigheter som gränsar ti korruption och som kan ha avariga konsekvenser för de individer och företag som är inbandade. De mest typiska exempen på andra ekonomiska bedrägerier är: Förskingring eer stöd av materiea tigångar. Missbruk av information. Bedrägerier. Penningtvätt. Missbruk av insiderinformation. Skattesmitning. Även om dessa frågor inte särskit omnämns i koncernens styrningsdokument eer i denna integritetshandbok, föjer det av koncernens grundäggande värderingar att vi ska uppträda hederigt. Detta är straffbara förfaranden som är het oacceptaba i vår koncern och hos våra samarbetspartner. Detta ska du göra Efterev interna undersökningar och kontroer. Genomför och/eer deta i regebundna riskutvärderingar. Rapportera misstankar om ekonomiska oegentigheter ti din närmaste chef och/eer ti koncernens varningsinstitut

12 Detta ska du vara uppmärksam på Aktiviteter i änder med en åg poäng på TI:s corruption perception index (cpi) (se sid 8). Vägran hos samarbetspartner mot att föja principerna i denna integritetshandbok eer mot att underteckna «Förbindese om etisk standard för everantörer ti koncernen Posten Norge AS». Bristande eer saknad dokumentation av etiska riktinjer hos kunder, everantörer eer samarbetspartner. Förfrågningar om betaningar ti en tredje part, ofta i ett and utan tydig kopping ti transaktionen, ti exempe typiska skatteparadis. Förfrågningar om ovanigt stora betaningar/stora arvoden eer en ovanig betaningsstruktur. Förfrågningar om ersättning för dåigt dokumenterade eer osannoika utgifter. Trovärdig information om att någon har uppträtt oärigt, ti exempe genom att begå bedrägeri. Finansiea svårigheter hos existerande eer potentiea affärsreationer som kan eda ti ökad risk för att de begår bedrägerier. Konkurrensregerna ramar för agigt marknadsbeteende Posten/Bring ska konkurrera aktivt inom de ramar som konkurrensregerna faststäer. Konkurrensregerna begränsar Posten/Brings marknadsbeteende, för det första genom förbudet att samarbeta med andra företag på ett sätt som kan begränsa konkurrensen. För det andra har Posten/Bring en särskid förpiktese att inte missbruka sin marknadsposition på de marknader där Posten/Bring kan anses ha en dominerande stäning (se rutan om dominerande stäning på nästa sid). Posten/Bring har faststät grundprinciper för koncernens marknadsbeteende. Enigt dessa principer ska Posten/Bring: Uppträda som en sjävständig aktör vid aa marknadsmässiga besut som kan påverka konkurrensen Inte missbruka sin marknadsstäning på de marknader där Posten/Bring kan anses ha en dominerande position Aktivt samarbeta med konkurrensmyndigheterna i samband med eventuea undersökningar av Posten/Brings marknadsbeteende Överträdeser av konkurrensregerna kan få avariga konsekvenser för både företaget och de personer som är inbandade. Brott mot konkurrensregarna kan också få en mycket negativ inverkan på koncernens anseende. Den enskide medarbetaren ska kontakta Koncernadvokaterna direkt i de fa de upptäcker eer får tigång ti information som indikerar brott eer risk för brott mot konkurrensregerna, eer är osäker på om avta, beteende eer förmåner står i strid med konkurrensregerna. Koncernen har utveckat riktinjer för konkurrensbeteende, band annat i koncernens tio konkurrensbudord. Dessa anges i rutan ti höger. Postenkoncernens tio konkurrensbudord: Koncernen ska konkurrera aktivt inom de ramar som sätts av konkurrensregerna Koncernen ska uppträda oberoende av sina konkurrenter Återförsäjare av koncernens produkter ska sjäva fritt kunna sätta sina priser Koncernens kunder ska fritt kunna köpa konkurrerande produkter Priset på en produkt ska täcka koncernens merkostnader koppade ti produkten På marknader där koncernen kan anses ha en dominerande position: Aa kunder ska behandas ika Rabatter ska ges efter koncernens standardvikor avvikeser ska föja egna riktinjer Aa produkter ska erbjudas och prissättas separat Interna reger: Ha ett medvetet förhåande ti hantering av konkurrenskänsig information Be om råd om du är osäker. Koncernadvokaterna står ti ditt förfogande 22 23

13 Socia dumpning Detta ska du göra Känna ti och föja koncernens konkurrensstrategi och de tio konkurrensbudorden. Kargöra huruvida Posten/Bring kan antas ha en dominerande position på den marknad där din verksamhet är verksam. Kontakta Koncernadvokaterna vid panering och besut om kommersiea aktiviteter som kan ha konkurrensrättsiga konsekvenser. Detta ska du vara uppmärksam på Avta om gemensamma priser och dening av marknader. Utväxing av konkurrenskänsig information med en existerande eer potentie konkurrent, som ti exempe priser, försäjningsvikor, kunder, produktsortiment, förtjänst, kostnader, distributionsmetoder, framtidspaner och/eer strategi. Avta där Posten/Bring sätter riktinjer för kunders prissättning vid återförsäjning av Posten/Brings produkter. Avta som säkrar Posten/Bring exkusivitet hos en kund eer everantör. Uppträdande som har ti syfte eer effekt att tvinga ut konkurrenterna frånmarknaden, eer som kan avskräcka nya aktörer från att etabera sig på marknaden. Avta som ger kunden rabatt under förutsättning av att kunden också köper andra produkter eer tjänster från Posten/Bring. Pris på en produkt eer en tjänst som medför att intäkterna över tid inte täcker Posten/Brings produktionskostnader för varan eer tjänsten. Avta som ger kunden rabatt som avviker från Posten/Brings standardrabatter. Särbehanding av kunder som inte baseras på objektiva förhåanden. De exempe som anges ovan är normat förbjudna och Koncernadvokaterna ska kontaktas. Generet äggs föjande ti grund för att bedöma om Posten/Bring kan anses ha en dominerande position: På marknader där Posten/Bring har en marknadsande stabit över 40 % ska Posten/Bring anses vara dominerande. Observera att man i konkurrensrättsiga sammanhang kan komma att definiera marknaden på ett annat sätt än man gör i kommersiea sammanhang. På marknader där Posten/Bring har en marknadsande stabit under 40 % anses Posten/Bring inte vara dominerande, såvida det inte råder särskida förhåanden som indikerar att Posten/Bring har en starkare position än marknadsandeen antyder. På marknader där Posten/Brings marknadsande är osäker ska Posten/Bring anses ha en dominerande marknadsposition, såvida inte sutsatsen av en omfattande marknadsanays tydigt visar att Posten/ Bring inte är dominerande. Med socia dumpning avses främst att utändska arbetstagare som utför arbete i ett and får betydigt sämre öne- och arbetsvikor än okaa arbetstagare. Begreppet är atså inte begränsat ti frågor om ägre ön för samma typ av arbete. Det är också socia dumpning om utändska arbetstagare har betydigt sämre arbetsvikor i övrigt, ti exempe i form av beastande arbetstidssystem, bristande eer utebiven säkerhetsutbidning, dåigt tivaratagande av deras säkerhet under utförandet av arbetet m.m. Dessa förhåanden har stor betydese för arbetstagarens häsa och kan medföra en ökad risk för oyckor. Socia dumpning är inte förenigt med koncernens etiska standard och ska inte förekomma i koncernens verksamheter. Vi kräver att våra everantörer föjer samma standard. Aa som arbetar i eer för vår koncern ska erbjudas konkurrenskraftiga vikor i enighet med nationea reger, inkusive eventuea reger för minimiön. Detsamma förväntar vi oss av koncernens everantörer. Detta ska du göra Se ti att vi har tiräckig kunskap om våra samarbetspartner och deras förmåga att föja våra etiska krav innan avta ingås. Se ti att den aktuea samarbetspartnern känner ti koncernens förbud mot socia dumpning och att denna har skrivit under «Förbindese om etisk standard för everantörer ti koncernen Posten Norge AS». Se ti att kraven vi stäer också inkuderas i avtaet med företaget, att kraven efterevs i praktiken och att sanktioner verkstäs om brott kan påvisas. Vid behov, värdera huruvida det bör genomföras en integrity due diigence (se kapite 8) i syfte att avsöja risk för socia dumpning

14 Detta ska du vara uppmärksam på Samarbetspartnern och/eer everantören som har många medarbetare frå änder där ön och andra arbetsvikor är betydigt sämre än de vi har på vår hemma marknad, dvs. Norden. Vägran att dea nödvändig information om arbetsförhåanden. Vägran att skriva under «Förbindese om etisk standard för everantörer ti koncernen Posten Norge AS». Bristande eer saknade etiska riktinjer hos samarbetspartnern/everantören. Ett rykte om oetiskt beteende, dåiga arbetsförhåanden och/eer socia dumpning. Informationshantering Tystnadspikt och informationssäkerhet Posten/Bring är och ska atid vara en betrodd everantör av post-och ogistiktjänster. I vårt dagiga arbete får och behandar vi stora mängder känsig information rörande vår egen koncern, våra kunder, våra samarbetspartner och andra. Det är viktigt att vi hanterar detta ansvar med en hög grad av integritet. Tystnadspikten innebär att aa koncernanstäda ska: Förhindra att utomstående får tigång ti känsig information som rör Posten/Bring och a information tihörande tredje man och som inte redan är offentigg jord eer amänt tigängig (informationssäkerhet). Säkra att sekretess iakttas när det gäer aa anstäda och deras privata förhåanden (personuppgifter). I tiägg ti en genere och strikt tystnadspikt som de av dina anstäningsvikor kan våra anstäda även vara åagda tystnadspikt på grund av gäande ag. Du måste sjäv försäkra dig om att du känner ti, och atid föjer, reevanta agar om informationshantering. Som anstäd i koncernen gäer tystnadspikten även om du sutar att arbeta i koncernen och den har ingen begränsning i tid. I tiägg ti tystnadspikten är du som anstäd även förpiktad att hantera känsig information på ett säkert och försvarbart sätt. Detta innebär band annat att du måste se ti att tigång ti sådan information bara ges ti de personer som behöver den av egitima affärsmässiga skä. För att se ti att sådan information hanteras på ett säkert och försvarbart sätt har Posten/Bring utarbetat egna riktinjer för användning av IT utrustning, inkusive e-post, internet och sociaa medier. Brott mot tystnadspikten gör att anseendet som betrodd samarbetspartner försvagas och kan få avariga konsekvenser för koncernen och för de personer som är inbandade. Med känsig information avses information om tekniska, finansiea och affärsmässiga förhåanden som inte är amänt känd. Dessutom inkuderas information om medarbetare i koncernen. Som chef, medarbetare och/eer representant för Posten/Bring har du tystnadspikt när det gäer aa dessa förhåanden Enigt norska postovens 13 har var och en som utför arbete eer tjänst åt en postoperatör bestående tystnadspikt om det som vederbörande genom företaget får kunskap om när det gäer postförsändesers avsändare, mottagare och innehå

15 Personskydd Detta ska du göra Se ti att aa anstäningsavta innehåer en sedvanig sekretessförbindese. Se ti att aa kontrakt som ingås med någon utanför koncernen innehåer en sedvanig sekretessförbindese eer -bestämmese. Rapportera ti din chef eer koncernens IT-avdening så snart som möjigt om du upptäcker missbruk av koncernens IT-utrustning, inkusive e-post, sociaa medier, internet eer annat. Dea inte intern information om koncernens verksamheter (oavsett om det gäer interna förhåanden, kunder eer annat) med personer eer företag som inte ska ha tigång ti den aktuea informationen. Värdera atid vem du pratar med i koncernen om känsiga frågor. Aa behöver inte veta at. Rapportera misstanke om informationsäckor så fort som möjigt, antingen ti din chef eer ti koncernens varningsinstitut. Detta ska du vara uppmärksam på Ingående av avta och etabering av arrangemang som förutsätter utbyte av och/eer tigång ti information som anses känsig. Utbyte av information om kunder/samarbetspartner med koegor utanför din enhet som inte har skrivit under förbindese om sekretess. Att ämna dokument med känsig information vid skrivare, kopieringsmaskin eer fax som obehöriga också har tigång ti. Att diskutera eer prata om känsig information på offentig pats där obehöriga kan höra vad du pratar om. Med personuppgifter avses information och värderingar som kan koppas ti en enskid person, ti exempe vederbörandes namn, kontaktuppgifter och annan personig information. Tigång ti personuppgifter är mycket viktigt för Posten/ Bring, och stora dear av vår affärsverksamhet baseras på bra tigång ti sådan information. Av hänsyn ti de personer som uppgifterna rör är det därför särskit viktigt att sådan information hanteras och behandas på ett försvarbart sätt. Personuppgifter kan bara hämtas in, bearbetas och/eer användas om det är nödvändigt och har ett egitimt syfte. Personuppgifter måste agras på ett säkert sätt och det förutsätts att aa som har tigång ti sådan information föjer ämpiga och faststäda förhåningreger. Detta ska du göra Förstå och föj: Gäande agar och reger i de änder varifrån personuppgifterna kommer samt i de änder där informationen ska användas. Posten/Brings egna reger för personskydd. Kontrakt som har särskida bestämmeser om personskydd. Ge endast tigång ti personuppgifter ti personer som behöver dem av egitima affärsmässiga skä. Se ti att de som mottar sådana uppgifter faktiskt har rätt att motta uppgifterna och att de känner ti de reger som gäer för hantering av sådan information. Säg ifrån så snart som möjigt om du upptäcker att personuppgifter har använts på otiåtet sätt. Se ti att personuppgifter är tydigt märkta så att det inte råder några tvive om att det rör sig om personuppgifter. Tips! Personuppgifter är skyddade i många änder och regeras i at högre grad av strikta agar och reger. Något som är tiåtet i Norge är inte nödvändigtvis tiåtet i andra änder. Detta ska du vara uppmärksam på Att skicka e-post med personuppgifter ti andra än de som behöver dem av egitima affärsmässiga skä. Att dea personuppgifter med tredje part, inkusive ge någon som inte är behörig tigång ti dessa. Att dea personuppgifter mean änder och företag utan att förstå gäande agstiftning och reger hos mottagaren

16 Integrity due diigence Uppföjning av brott mot integritetsstandarden Integrity due diigence är en process som ska säkerstäa att vi får tigång ti tiräckig och korrekt information om en potentie samarbetspartner, för att kunna värdera om vi kan ineda ett samarbete utan att exponera koncernen för integritetsrisk. Att ha genomfört en integrity due diigence kan i vissa fa användas som bevis på att Posten/Bring inte visste om, eer kunde veta om, regevidrigt beteende hos samarbetspartnern. Posten/Bring har utveckat en handingsrege i koncernen som närmare beskriver när det ska genomföras en integrity due diigence. Processen beskrivs närmare i koncernhandingsregen. I rege ska det atid genomföras en integrity due diigence vid köp av affärsverksamheter/företag, vid etabering av samriskföretag ( joint ventures) och vid ingående av nya avta med samarbetspartner, exempevis agenter, i änder och branscher där risken för brott mot vår integritetsstandard är hög. Nedan föjer typiska exempe på brott mot vår integritetsstandard som kan få konsekvenser för dig som medarbetare: Tydiga brott mot koncernens integritetsstandard. Uppmana andra att bryta mot koncernens integritetsstandard. Underåtenhet att anmäa ett brott eer misstanke om brott mot koncernens integritetsstandard. Bristande samarbete med någon i koncernen vid undersökningar av möjiga brott mot koncernens integritetsstandard. Bristande edarskap i att säkra efterevnad av koncernens integritetsstandard band underordnade. Repressaier mot koegor som informerar, rapporterar och varnar om möjigt brott mot koncernens integritetsstandard. Hämnd i aa former mot en koega som har rapporterat ett brott eer misstanke om brott mot Posten/Brings integritetsstandarder. Uppföjning av brott Möjiga brott mot koncernens integritetsstandard måste undersökas. Detta ska du göra Kontroera om du är förpiktad att genomföra en integrity due diigence innan du ineder ett nytt affärssamarbete. Om ja, kontakta Koncernadvokaterna. Detta ska du vara uppmärksam på Att ingå avta och samarbets- och everatörsavta i änder eer branscher där en särskit hög integritetsrisk har identifierats. Varningssignaer som upptäcks rörande en potentie avtasmotpart som ger Posten/Bring skäig misstanke om att vederbörande företag/person inte karar av att uppträda i enighet med koncernens integritetsstandard. Exempe kan vara tecken på bristande förmåga eer vija att föja skatte- och avgiftsreger, grundäggande rättigheter för de anstäda och/eer om det tidigare har förekommit brott mot reger som omfattas av vår integritetsstandard. Möjiga arbetsrättsiga konsekvenser av brott mot integritetsstandarden Konsekvenserna av ett brott beror på oka arbetsrätt och kan inkudera: Varning. Ompacering ti en annan tjänst. Uppsägning eer avsked. Andra möjiga konsekvenser vid brott mot integritetsstandarden kan vara: Uppsägning av reevanta kontrakt. Krav om ersättning från kunder eer samarbetspartner Böter eer andra sanktioner mot de företag som är invoverade. Böter och/eer fängesestraff för de individer som har varit/är inbandade. Integritetshandboken skapar inga rättigheter för kunder, everantörer, konkurrenter, aktieägare, andra personer eer enheter

17 KK Design