HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1 ÖSTRA NORRBOTTEN Di rekti onsmöte. /Io s&oleforl;undet Östra Norrbotten

Transkript

1 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1 Di rekti onsmöte /Io s&oleforl;undet Östra Norrbotten SAMMANTRÄDESPROTOKOI.L Sammanträde Direktionen för Högskoleförbundet Östra Norrbotten Dag Plats Övertorneå kommunhus Tid Beslutande Roland Kemppainen Övertorneå kommun Jonas Karlsson Överkalix kommun Gunnel Simu Haparanda stad Övriga deltagande: Lena Antti Högskoleförbundet Östra Norrbotten Detta protokoll omfar 10 sidor och innehåller 9 paragrafer; Sekreterare Ordförande Lena Antti (Gynel Simu rrt Utsedd justerare Jon s Karlsson ANSLAG Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringspiats för protokollet: Högskoleförbundet Östra Norrbotten, Storgatan 85, Haparanda Underskrift utdragsbestyrkande Lena Antti

2 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2 liwu, s&riiefw,rtuiides Otr 14 Val av justerare utse Jonas Karlsson tillsammans med ordförande justera protokollet,1gn ordf 1 Si1, just.

3 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3 liti ni/tirtmnrhi östra Norrbotten 15 Dagordning Dagordningen genomgås. godkänna dagordningen Sn ordf Sust.

4 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4 Direktions möte Ifo,h frrbuk (fira Nurrboiien 16 Föregående protokoll Föregående protokoll från den genomgås. godkänna och lägga föregående protokoll till handlingarna Jgn ordf SigW just.

5 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5!I,j toio/irbunki O.s,ro Norrbotten 17 Firmatecknare och delegationsordning - komplettering Förbundschefen har under möte med personal vid, och chef för ekonomikontoret i Haparanda blivit varse om lämpligheten av utöka antalet möjliga firmatecknare med ytterligare en person eftersom firmateckning görs av två i förening. Om någon av dem är bortrest under en längre tid behöver inte t ex underskrift för ingångna avtal försenas. Huruvida det ska vara namngivna personer eller funktioner diskuterades. Vidare framkom behovet av förtydliga delegations ordningen i ekonomlärenden, då förbundschefen är den enda anställda. Det gäller estering av fakturor, skedeklaration, plusgiro och andra löpande ärenden och verkställighet efter beslut. firmateckning för HÖN normalt sker av två i förening av någon av funktionerna ordförande, vice ordförande, förbundschef. fastställa revideringen av delegationsordningen för ekonomiärenden enligt bilaga 1: Delegationsordning. ign ordf Sig just.

6 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6 Di rektionsmöte!bi vhjri ndi Östra % vrrbot ren 18 Ekonomiadministration Idag sker administration såsom kontering, estering av leverantörsfakturor mm manuellt, vilket innebär merarbete för förbundschef då det inte längre finns någon assistent anställd men också för personalen vid ekonomikontoret i Haparanda kommun. Ett förslag finns nu till en mindre kostnad automatisera hanteringen på samma sätt som sker för Haparanda kommun (ca kr/år). Samt HÖN får ett eget plusgiro; en helt åtskild och egen ekonomi (idag ligger HÖN under Haparandas system). Direktionen ställer sig positiva till förslaget. Det vore dessutom fördelaktigt ur hanteringssynpunkt om kommunernas medlemsavgifter kunde inbetalas årsvis, alltså endast en gång/år, eftersom medlemsavgifterna inte är så höga. 1 förbundsordningen anges kvartalsvis inbetalning. Om detta ska ändras krävs det beslut i kommunfullmäktige i varje kommun. inte initiera ett ärende i kommunfullmäktige om förändring i förbundsordningen angående inbetalningsfrekvens av medlemsavgifter lägga informationen till handlingarna 63 )Ygn ordf

7 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7 lim,, slm,lrjt,rimis mm de: L)mt,m No,rboli,,m 19 Vision och mål med verksamheten Förbundschefen har på uppdrag av direktionen föreslå modifierad vision och mål för det nya högskoleförbundet. Förslaget på modifierad vision och mål är som följer: Vision: Framgångsrik och hållbar utveckling i östra Norrbotten genom utbildning och samverkan. 4 MÅL för HÖN 2020 ska 1. antal studenter i utbildning vara 100/termin 2. andel studerande män ha ökat och vara ca 40 % 3. antalföretag, kommun eller organisation som nyttjar studenter i projekt/examensarbete/uppsats vara minst 3 per år 4. former ha utvecklats för samverkan med näringslivs /tillväxtavdelning i varje medlemskomm un, arbetsför medling samt systerorganisationer i andra kommuner fastställa Högskoleförbundet Östra Norrbottens vision och mål till 2020 enligt förslaget 5 gn ordf

8 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAM MANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8 IItÅofrftirhondr Östra Norrbotten 20 Handlingspian under 2013 Förbundschefen presenterar de förslag och synpunkter för HÖNs verksamhet som framkommit och diskuterats vid möten med utbildningsledarna. Därtill önskas synpunkter och inspel från direktionen. Den största utmaningen bedöms vara öka andelen män som studerar till den önskvärda nivån. uppdra till förbundschefen strukturera och renodla förslag och synpunkter i handlingsplaner som direktionen därefter får ta del av via e-post. ordf

9 HÖGSKOLEFÖRBUN DET SAM MANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9 lhi ku1ejorbu,tdr O,gr Norrbotin 21 Pågående projekt; YIE och SÖN 1) Förbundschefen ger en kort presentation av läget i Young Innovative Entrepreneurs -projektet: 7 svenska deltagare ska med på nästa Matchmaking-konferens i Murmansk maj. Mentorer ska utses till de deltagare som så önskar. 2) 1 det nystartade projektet Samverkan inom specificerade områden i Östra Norrbotten kommer rapportering inkl rekvirering av beviljade medel ske 2 gånger per år. lägga informationen till handlingarna fgn ordf

10 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAM MANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10 1hi. (hira Na,rbo?;en 22 Övrigt 1) Budgetför2ol4 Direktionen har ta ställning till budget för HÖN 2014 inför kommande budgetarbete. Direktionen föreslår medlemsavgifterna är desamma som under 2013 men med en uppräkning motsvarande 3%. Ledamöterna tar med detta för diskussion med medlemmarna. 2) Förbundsordningen saknar underskrifter av direktionsledamöterna. Detta föreslås åtgärdas vid nästa direktionsmöte. Ordföranden avslutar mötet. ordf

11 HÖGSKOLEFÖRBUNDET (1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL BILAGA 1 ÖSTRA NORRBOTTEN Sida 1(2) tisiv1eftirhundei Östra Norrbotten DELEGATIONSORDNING ÄRENDE DELEGATION PERSONALÄREN DEN An ställningar 1. Anställning av förbundschef Ordförande 2. Anställning av övrig personal Förbundschef 1 samråd med ordföranden Anställningsärenden 3. Ledigkungörande (annonsering) Förbundschef 4. MBL-förhandling Förbundschef 5. Lönesättning i samband med anställning av a) chef Ordförande b) övrig personal Förbundschef i samråd med 6. Ändring av tillämpad lön ordföranden a) chef Ordförande b) övrig personal Förbundschef 7. Anställnings upphörande Ordförande 8. Uppsägning av övrig personal Förbundschef Semester 9. Förläggning av semester för förbundschef Ordförande 10. Förläggning av semester för övrig personal Förbundschef Annan ledighet än semester 11. Tjänstledighet a) chef Ordförande b) övrig personal Förbundschef Vissa arbetsledningsärenden 12. Deltagande i kurser, konferenser, studieresor o.d. a) förtroendevalda resp. kommun b) utbildningsledare resp. kommun c) förbundschef Förbundschef i samråd med ordföranden Ersättningar till ledamot 13. Ersättningar till ledamot i direktionen resp. kommun (sammanträdesarvode, förlorad arbetsinkomst, resor) n ordf

12 HÖGSKOLEFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL BILAGA i ÖSTRA NORRBOTTEN Sida 2.(2 Ögra Norrbotten ÄRENDE DELEGATION EKONOMI- OCH DIREKTIONSÄRENDEN Ekonomiärenden 14. Attestförteckning a) förbundets fakturor Förbundschef eller ekonomi chef Haparanda kommun b) förbundschefens kostnader i tjänsten Ordföranden c) representation Ordförande! vice ordförande d) Plusgiro och skedeklaration Förbundschef eller ekonomi chef Haparanda kommun e) löpande ärenden och verkställighet efter beslut Förbundschef 15. Upprätta och uppdatera inventarieförteckning Förbundschef Anskaffning av inredning, kontors- och datautrustning samt varor 16. Understigande ett värde om kr Förbundschef i enlighet med gällande upphandlingsregler Ekonomiska avtal (med universitet, konsulter, tjänster, hyror, abonnemang m.m.) 17. Upp till kr Förbundschef i enlighet med gällande upphandlingsregler Arkivärenden, diarium 18. Upprättande av diarium Förbundschef UTBILDNINGSÄREN DEN 19. Beslut om uppdragsutbildning Förbundschef NATIONELLA/INTERNATIONELLA PROJEKT 20. Redovisning av medel Förbundschef ordf