Handbok i Förproduktion av P. Friberg och H.C. Roupe, Rev. 1. Inledning

Transkript

1 Inledning I ett samhälle där informationsmängden och hastigheten ökar tycker vi att det är bra med verktyg som kan hjälpa en att strukturera och välja det man själv vill omforma från ytlig kännedom till kunskap. En viktig del av detta arbete är att man även får tid för eftertanke och reflektion. Vi vill med denna skrift försöka hjälpa er att skapa tid för detta. Med många hundra års tid med det skrivna ordet som hjälp för minnet och tydlighet i uttrycket tror vi att det bästa sättet att hjälpa en process är att skapa hjälp för idéerna, tankarna och planerna. Detta vill vi göra genom att försöka strukturera upp de viktiga delarna i en kulturproduktion. Vi vill även tillhandahålla idéer till den typ av dokument som vi tror kan hjälpa er att precisera, skapa möjlighet och tid för era planer. Nästa viktiga punkt för oss med detta verk är att försöka inlemma och anpassa en del av den omfattande forskning och praktiska kunskap som finns i andra länder, där England och USA är tongivande, till svenska förhållanden. Vi vill hjälpa er att utföra en produktion på ett säkert och bra sätt och samtidigt ge en introduktion till de regler och lagar man kommer i kontakt med under en kulturproduktion för scen. På samma sätt vill vi försöka delge den praxis hur man ska gå tillväga för att fatta beslut på ett så demokratiskt sätt som möjligt. Vi använder oss i texten mestadels av referenser och exempel ur ett eget projekt som vi båda är involverade i. Detta är en uppsättning Carl Orff s Carmina Burana. Det är ett verk som baserar sig på medeltida skrifter som Orff sammanställde och satte musik till, med urpremiär Det är ett verk som var menat som totalteater när det skrevs men sätts numer oftast upp endast som ett musikframträdande. Vi återgår till grundidén och tillför ett scenografiskt rum i vilket ballettdansare för historien framåt tillsammans med en stor kör och orkester. Då våra intresseområden huvudsakligen ligger inom ljusdesign respektive riggning och säkerhet finns det risk för att skriften har för stort fokus på dessa områden. Vi är medvetna om detta men vår intention är att alla delar av organisationen ska finnas med och förklaras. Där vi känner att andra har djupare kunskap och uttrycker sig bättre än oss, vilket är i mycket, försöker vi hjälpa er att hitta en del av denna kunskap genom de fördjupningstips ni hittar i bibliografin. Nu kanske ni tycker att man inte ska planera ihjäl saker och ting och det är inte heller meningen. Invändningen mot ett alltför specifikt planeringsarbete brukar vara att man tappar tid och energi på det. Vi skulle snarare vilja göra en liknelse vid att köra motorcykel (eller bil för den delen). Planeringen ligger inte i att navelskåda projektet utan snarare att höja blicken och förutse vad som finns runt nästa hörn. På så sätt kan man anpassa farten, lägga i rätt växel och ha möjlighet att gasa sig igenom svängen. Detta ger, förutom att vara det säkraste sättet att framföra ett fordon, att vi kommer ut ur kurvan med ett högt moment. Detta istället för att på grund av bristande planering behöva bromsa och växla i svängen och därmed tappa fart.

2 Del 1 Personal och arbetsfördelning Det finns förmodligen lika många olika innebörder och titlar på befattningar som det finns organisationer. Dock är det ändå så att vissa ansvarsområden alltid måste finnas med, oberoende av vad de kallas. Vi ska här försöka ta upp de delar i en organisation som behöver fyllas. Vad de sedan kallas eller om det är samma individ som fyller flera platser är egalt. Det viktiga är att någon utför arbetet och har ansvaret. Det är viktigt att de inblandade håller sig inom sina avgränsade ansvarsområden. Dessutom tycker vi att det är viktigt att de inblandade individerna vet ungefär hur stor arbetsbelastning de tar på sig. Detta både för att kunna utföra ett gott arbete och för att inte köra sig själv i botten eller tära allt för mycket på sin närmaste omgivning. De flesta av oss som varit involverade i diverse kulturprojekt vet kanske att arbetsbehovet är oändligt och att utöver antalet positioner som behöver fyllas, så växer också arbetsbördan i varje position, ofta exponentiellt, när premiären närmar sig. Försök således att ha överseende med om ni vill sätta en annan betydelse till de olika befattningarnas innebörd. Eller om ni tycker att någon befattning är onödig i er organisation. Poängen är att varje position skall tillföra något till helheten. Det kanske till och med är så att ni behöver ha flera personer på någon plats eller tillföra ytterligare positioner, allt efter er organisations behov. Fig. 1 Övergripande organisationsschema.

3 I Personal Styrgrupp Det är denna grupp som tar beslut om de övergripande frågorna och målsättningen. Det är bra om de jobbar för att skapa så klara direktiv och ramar som möjligt för projekt- och delprojektgrupperna att följa. Styrgruppen kan liknas vid styrelsen i ett företag. I många fall är medlemmarna i styrgruppen aktiva även i andra delar av organisationen Projektledare Projektledaren/produktionsledaren är den som ansvarig för det dagliga arbetet med projektet. Planering av arbetstid för avdelningar/individer är en viktig del av projektledarens arbete. Projektledaren rapporterar kontinuerligt till styrgruppen. Projektledaren ansvarar för att de av styrgruppen uppsatta målen nås. Projektgrupp Projektgruppen är den samling människor som är ansvariga för att produktionen fortlöper och uppfyller syfte och mål. De är de som ser till att dialogen fungerar mellan delprojektgrupperna och styrgruppen. I mindre organisationer består ofta styrgruppen och projektgruppen mer eller mindre av samma personer. Exempelvis är fallet precis så i vår organisation till Carmina Burana (se mer om detta under Projektplaneringsdelen.) Teknisk koordinator Den tekniske koordinatorn planerar, samordnar och leder det tekniska arbetet. Han eller hon skall inför styrgruppen ansvara för projektets tekniska funktioner såsom scen, ljus- och ljudteknik samt verkstäder och ateljéer. En viktig uppgift för den tekniske koordinatorn är att göra en teknikbudget både per produktion och i ett längre perspektiv för all teknik under ett verksamhetsår. Konstnärlig ledare Konstnärlig ledare skall se till att hela projektet talar med samma språk, det vill säga binda samman alla de olika konstnärliga uttryckens delar i en helhet och därigenom också se till att de olika uttrycken följer styrgruppens intentioner. Musikalisk ledare Den musikaliske ledaren är dirigent och den som anför kör, solister och orkestern. Han eller hon arrangerar musiken till att passa produktionen. Som dirigent är han eller hon dessutom den sammanhållande länken mellan publik och ensemble under konserten. Det är viktigt som musikalisk ledare och dirigent att våga ta en ledarroll, det vill säga han eller hon måste våga visa upp sig för publiken, ta emot applåder mm.

4 Producent Producentrollen kan skifta mycket från en organisation till en annan beroende på vilka behov som finns samt vilka kompetenser han eller hon har. I vår organisation ingick en kreativ producent. Den kreativa producenten kombinerar den klassiska producentrollen med att ha en aktiv roll i den konstnärliga/kreativa processen. I producentens arbetsuppgifter ingår bl.a. att ansvara för budget, administration, biljetter och bidragsansökningar. Referensgrupp En referensgrupp består trots namnet oftast inte av en grupp människor utan av ett antal individer som är engagerade som egna parter. De kan exempelvis vara specialister såsom jurister, brandinspektörer, konsulter och ingenjörer mm. Deras roll brukar vara att fungera som rådgivare eller bollplank. Ibland kan de till och med vara till hjälp vid förankringsarbetet som företrädare för en grupp som förväntas ta del av projektet. Oftast är det projektledaren som utser referensgruppen. Fig.2 Projektgruppen. II Vem gör vad? I många fall är det naturligt för en produktion att i detta skede gå vidare till att definiera organisationsformen, skriva projektbeskrivning mm. För att senare gå tillbaka till följande del och besätta de individuella projektplatserna. Om du känner att detta passar dig så kan du gå vidare till del två, Projektplanering, redan här. Av hävd brukar man indela yrkesgrupperna, som finns på en teater, i tre kategorier; den konstnärliga, den tekniska och den administrativa personalen. Dessa yrkesgrupper har skilda arbetsområden och använder sig av olika redskap men de arbetar alla mot samma mål: när publiken sitter i salongen ska den kunna uppleva en bra föreställning. Man kan säga att alla yrkesgrupperna samverkar och skapar förutsättningar för varandra (sid 11 Teaterproduktion, Gustav Kull, Liber, 1997). Vi använder för tydlighetens och enkelhetens skull denna indelning nedan. Dock vill vi betona att en upplösning och interaktion mellan yrkesgrupperna är äntligen på gång. Det finns stora problem att lösa i denna omdefiniering och vidgning av ansvarsområden men det finns också stora vinster att göra. Detta genom att de yrkenas status kan förbättras. Detta kan även sporra individernas personliga utveckling med möjlighet till

5 ökad självkänsla och engagemang i sina yrkesroller. Ett exempel på denna fusion av roller är att det är allt fler teatrar som söker ljussättande belysningsmästare. Konstnärlig personal Regissör Regissören är oftast den som formar en uppsättningsidé. Något som han eller hon vill berätta eller delge en publik. Ofta på en scen men även i andra sammanhang. Regissören är den som är ytterst ansvarig för produktionens konstnärliga kvaliteter. Regissören leder både repetitionsarbetet och det konstnärliga teamet, som idag innefattar förutom regissören, minst scenograf, kostymör och ljussättare. Detta team kopplas in tidigt i projektplaneringen. Koreograf Koreografen är den som formulerar dansens idé i uppsättningen. Koreografen kan vara mer eller involverad i produktionen som helhet, allt från att bara vara inhyrd för att tillsammans med regissören skapa det uttryck som önskas i exempelvis en dans eller annan del av föreställningen, till att vara ansvarig för hela historien, idén och genomförandet. Fig.3 Konstnärlig personal. Scenograf Scenografen tolkar och materialiserar pjäsens rum i nära samarbete med regissören. Scenografen kan genom att forma och bryta scenutrymmet skapa en rumslig komposition utifrån textmaterialet och produktionens sammanhang. Scenografen brukar visualisera sina

6 idéer genom en scenmodell (i skala). Scenografen ska tillhandahålla scenografiritningar samt detaljritningar vid behov. Förhandlingen om budgetbehovet till scenbygget görs också av scenografen. Han eller hon skall också vara närvarande vid alla produktionsmöten samt följa processen vid utformningen av scenografin. Ljusdesigner Ljusdesignern (LD eller ljussättare) tolkar och förstärker pjäsens rum, stämningar, tidsrytm och rörelse i samarbete med det konstnärliga teamet. Detta görs utifrån textmaterial, musik och regissörens önskemål och intention. Ljusdesignern skall tillhandahålla en färdig ljusritning med tillhörande pappersarbete. Om det finns en ljusbudget så skall denna hållas. LD:n skall följa processen, styra fokusering och filtrering samt sätta ljusvärden till föreställningen. Dessutom skall ljusdesigners vara närvarande vid alla tekniska genomdrag, kostymgenomdrag och produktionsmöten. Det är ljusdesignerns uppgift att tillsammans med en eventuell ljuschef se till så att schema och deadlines hålls av ljusavdelningen. Kostymören Kostymören har precis som ljusdesignern uppnått egen konstnärlig status i arbetsprocessen så sent som under de senaste tio-tjugo åren. Kostymören är den som designar och skapar kläderna som förstärker karaktären hos aktören eller aktörerna. Han eller hon gör detta utifrån sin tolkning av uppsättningen, texten och dess karaktärer samt i samarbete med det konstnärliga teamet. Kostymören skall tillhandahålla skisser, ritningar och materialprov om kläder skall sys upp. Kostymören är ansvarig för att planera och hålla budgeten till kostymavdelningen. Mask / Peruk Maskörens uppgift är att med smink och mask förstärka skådespelarens karaktär. Maskören jobbar tillsammans med kostymören för att få skådespelarens utseende att stämma överens med regissörens intentioner. Ibland förstärks karaktären ytterligare med en peruk. Detta görs då av en perukmakaren. Mindre produktioner har mycket sällan någon perukmakare då det är ett långsamt och tålamodskrävande jobb - det kan ta upp mot en vecka att färdigställa en peruk. Idag kan man istället köpa färdiga peruker av olika kvalitet och pris. På en del teatrar är maskören och perukmakaren samma person. Även mask och peruk har en egen budget. Dirigent Dirigenten leder och styr musikerna och sångarna under föreställningarna. Under repetitionsarbetet skall dirigenten överföra sina konstnärliga intentioner till ensemblen. Detta sker ibland i samarbete med en regissör men givetvis alltid med hänsyn till tonsättarens ursprungliga intentioner. Av dirigenten krävs förutom ett stort musikaliskt kunnande även färdigheter i arbetsledning då en stor del av dirigentens arbete är att leda ensemblen både under repetitioner och föreställningar. Ljuddesigner Ljuddesignern skapar med hjälp av musik och ljudeffekter den audiella inramningen av föreställningen. Precis som LD: n jobbar ljuddesignern med att förstärka pjäsens rum och stämningar.

7 Rekvisitör Rekvisitören är ansvarig för att bestämma utseende på och skaffa alla lösa mindre föremål som skall användas under en föreställning. Här ingår exempelvis möbler, lampor, mattor och annan rekvisita. Rekvisitören jobbar nära ihop med scenografen och kan ofta vara samma person. Det är viktigt att rekvisitören har känsla för olika stilar. Dramaturg Dramaturgen jobbar med att omarbeta texter så att de passar för scenproduktion. Detta görs i nära samarbete med regissören. I detta arbete ingår även att placera uppsättningen i ett sammanhang, oftast då historiskt. Ensemble Ensemble betyder egentligen bara samverkande grupp av artister. Den består alltså av, beroende på typ av uppsättning, exempelvis skådespelare, dansare och/eller musiker. Teknisk personal Scen Scenavdelningen som leds av en scenchef arbetar med att manövrera dekorelement och rår på scenen. Scenmästaren är ofta den person som är ansvarig för scenområdet under en föreställning. Scenchefen är den administrativa chefen för scenområdet på en teater. Ljus Ljusavdelningen på en teater hänger, kopplar, riktar och filtrerar lampor under ljussättningen samt kör ljus under föreställningarna. Ljuschefen ansvarig för det administrativa arbetet. Ljusmästaren (belysningsmästaren) är ansvarig för ljustekniken. Dessutom kör han eller hon ofta ljusbordet under föreställningarna. Förutom att hänga, koppla, rikta och filtrera lampor under ljussättningen så kan ljusteknikern även köra följespotar och rökmaskiner under föreställningarna. Ett annat vanligt sätt att organisera ljusarbetet exempelvis vid musikproduktioner är att ljuschefen, ljusmästaren och i vissa fall även ljusdesignern ersätts av en delprojektledare för ljuset. Under denna finns en eller flera tekniker med ansvar för dimmrar, DMX, rök m.m. På en större produktion körs ljusbordet ofta av en operatör. Ljud Ljudavdelningen planerar vilken typ ljudteknik som kommer att behövas under föreställningen. De kopplar och placerar ljudutrustningen samt sköter ljudet under föreställningarna. Ljudavdelningen arbetar med att förstärka sångarnas och skådespelarnas tal samt att skapa effektljud. I skapandet av effekter lägger ljudteknikern en stor del av sin förproduktionstid i ljudstudion där han jobbar med att spela in och redigera ljud.

8 Inspicient Inspicienten eller föreställningsledaren är den som styr föreställningen och ger order om när passningar (cuer) skall utföras. Oftast använder sig inspicienten en kombination av intercom och ljussignaler till tekniker, skådespelare, operatörer och dirigent. Ringklockan i foajén är också en typisk funktion som inspicienten styr. Inspicienten dokumenterar ofta både repetitioner och föreställningar för eget bruk, via kameror och i vissa fall med ljudupptagning. Inspicienten brukar kalla ut i speciella orderhögtalare i huset när en akt börjar eller slutar, när en repetition skall börja eller vid andra situationer då det finns information som skall nå ut till många personer samtidigt. Inspicienten har ofta en inspicientpult vid sidan av scenen (precis bakom prosceniet) där alla funktioner såsom kameror, ljussignaler, intercom och orderhögtalare kan styras. Fig.4 Teknisk personal. Verkstad och ateljé I en större teaters organisation ingår oftast verkstäder och ateljéer. Där jobbar bland annat snickare, smeder, dekormålare, och tapetserare med att göra dekoren till föreställningarna. I ateljéerna jobbar exempelvis attributmakare, tapetserare, sömmerskor/skräddare, tillskärare, patinerare och rekvisitörer med att skapa kostymer och rekvisita. I mindre eller icke teaterinriktade organisationer hyr man kanske in ovanstående tjänster istället. Eller också letar man upp färdigt material som man använder som rekvisita. Dock måste det ofta byggas kring scenen. Detta skall kanske inte per automatik åläggas scenavdelningen, utan istället är vårt förslag att man organiserar en byggrupp som ersätter smedja, snickeri och måleri.

9 Administrativ personal Det finns ytterligare en avdelning som arbetar bakom kulisserna. Förutom de olika avdelningarna som presenterats ovan arbetar finns en administrativ stab med ansvar för allt från att sköta korrespondensen och svara i telefon till att planera repertoaren och ansvara för ekonomin. Fig.5 Administrativ personal. Producent Producenten är ansvarig för allt praktiskt som rör uppsättningen. I en professionell produktion är det han eller hon som skriver kontrakt med alla medarbetare. Det ligger också på producenten att se till att eventuellt inblandade andra parter som exempelvis verkstäder håller överenskomna deadlines för leverans av t.ex. dekor och kostym. Dessutom är det producentens jobb att hålla ett vakande öga på ekonomin, så att budgeten inte övertrasseras. Marknadsföring Marknadsföraren jobbar med att sprida information om, marknadsföra och sälja föreställningar till produktionen. I marknadsföringen bör en grafisk profil utarbetas som sedan används vid all korrespondens. En viktig del av marknadsförarens uppgift är att skapa de trycksaker såsom annonser, affischer, program och flyers som skall användas i marknadsföringen. Även utseendet och eventuellt skapandet av en hemsida ligger under marknadsförarens ansvar. Att få tidningar att skriva i förväg om föreställningen är också en viktig bit i marknadsföringen.

10 Personalansvarig En mycket viktig del av projektets organisation är den eller de som är ansvariga för personalen. På institutioner och stora företag finns alltid personalansvariga men i tillfälliga organisationer glöms denna del oftast bort. Med väldigt små medel kan man skapa stora förbättringar för personalen. Ett exempel vi vill framhålla är att ett gemensamt personal- och fikarum, i stället för skilda för olika delar av personalen, brukar förbättra och göra dialogen naturligare. Även om det blir längre att gå för några är det viktigt alla inblandade kan träffas på ett naturligt och regelbundet sätt. Administration Under detta samlingsnamn brukar man finna de som handhar det praktiska kring produktionen. Här ingår exempelvis kanslipersonal, telefonist (eller i stora sammanhang en växel), ekonomiavdelning som sköter löner m.m. Turnéläggare Om ni skall ut på turné med er produktion så är det turnéläggaren är ansvarig för att ni får en så bra resrutt som möjligt. Det är dennes uppgift att utifrån önskemål och begränsningar pussla ihop något bra och fungerande. Dessutom är det många arbetsmiljöregler och förordningar som bör följas. Exempelvis om hur långt man får resa på ett dygn och hur många timmar man får arbeta utan att vila osv. Transportansvarig Skall ni ut på turné är det självklart att någon behöver ta på sig att sköta transporterna. Mindre självklart är att ofta behöver en mängd transporter utföras även när ni gör en uppsättning på en fast scen. Det är därför viktigt att denna position utses. Behövs lastbil är det bra om den transportansvarige har körkort till denna. Transporter tar mycket tid och arbete, det kan dessutom bli väldigt kostsamt för organisationen om de inte planeras väl med följd att ni måste hyra bil vid extra tillfällen.

11 Del 2 Projektplanering I denna del skapar ni ramarna för projektet. Eftersom projekt kan vara långvariga eller kortvariga, enkla eller komplexa, fristående eller utgöra delar av en större organisation eller projekt skiljer sig naturligtvis dessa ramar åt. Gemensamt är dock att det är projektgruppen som ansvarar för detaljbesluten och det löpande arbetet utifrån styrgruppens riktlinjer. Det är bra om redan dessa riktlinjer tar utgångspunkt i projektets mänskliga, materiella och finansiella resurser. Görs detta skapar det möjligheter för en god totalekonomi i projektet. Totalekonomi är ett begrepp som utgår ifrån en helhetssyn på projektformen som arbetsform. Det är svårt att tänka på projektets möjligheter och begränsningar i så här tidigt skede men bara att ha diskuterat kring det brukar ge en naturlig uppmärksamhet åt detta håll senare i projektet. När begreppet totalekonomi och helhetssyn skall förklaras använder Bengt Jacobowsky en tetraeder som förklaringsmodell (se vidare i Projektekonomi i verkligheten). En tetraeder är en tredimensionell triangel. Där det ena benet i projektet är resursförbrukningen (dvs. kostnaderna) som naturligtvis måste anpassas till tillgångarna. Det andra benet är tidsåtgången, vilket är den tid projektet har att tillgå. Detta både som mänsklig tid hur mycket tid kan de inblandade lägga på projektet. Samt hur kan den tid som finns att tillgå utnyttjas på bästa sätt. Det tredje och sista benet är projektets ambitionsnivå. Detta innefattar vilka mål produktionen har. Det är viktigt och svårt att lägga ambitionsnivån på rätt nivå. Är den för låg kan det innebära att projektets medlemmar känner att de inte får utnyttja sin potential fullt ut. Är ambitionsnivån istället för hög skapar det nästan omöjlighet i genomförandefasen. Tänk er sedan att dessa tre ben sträcker sig upp mot en punkt, en spets på den triangulära pyramiden. Denna spets är den punkt som är projektets totalekonomi. Det vill säga den punkt där de mänskliga, materiella och finansiella resurserna utnyttjas på bästa möjliga sätt. Fig.6 Totalekonomins tetraeder.

12 I Driva projekt Bilda förening? Mötesformen som bruk för att debattera kring tvister är mycket gammal. Ända sedan vikingatiden har vi i norden samlats till ting för att avhandla och lösa gemensamma angelägenheter. Dessa möten bevistades av alla fria män. Det kanske inte gick särdeles demokratiskt till på dessa möten men de var ett försök att tillsammans nå ett gemensamt mål. Efterhand blev det ohållbart att alla skulle närvara vid beslutande möten och de fick istället skötas av representanter för större grupper. Allmän och lika rösträtt fick vi dock inte i Sverige förrän En förening kan vara ett bra sätt att organisera ert projekt på. En förening är i juridiken benämning på en association som enligt sina egna regler (oftast kallade stadgar) kan ha ett växlande antal medlemmar utan att reglerna behöver göras om när medlemmar tillkommer eller avgår. Det finns alltså ingen lag som styr ideella föreningar utan en praxis på hur man ska gå tillväga för att fatta beslut på ett demokratiskt sätt. Naturligtvis så måste ni följa svensk lag vad gäller föreningens kontakter internt gentemot varandra samt med andra parter och samhället. Det viktigaste för er del är att föreningen är en egen juridisk person med ett eget namn och personnummer (kallas organisationsnummer). Om ni skall söka ekonomiska bidrag måste ni ha en förening och ett konto. Slutligen kan väl sägas att ideella föreningarna karakteriseras av att de inte både driver ekonomisk verksamhet och har till syfte att främja sina medlemmars ekonomiska intressen. Alltså om en ideell förening har inkomster är dessa för föreningen och föreningens medlemmars fortlevnad och utveckling. Pengarna är inte till för att medlemmarna skall kunna göra förtjänst på sitt medlemskap i den ideella föreningen. Projektprocessen Projektprocessen börjar redan i det ögonblick som den första idén formuleras av er. Första fasen är idésprutandet, här är det viktigt att låta alla idéer komma till tals utan att kritiseras. Hur galna de än verkar i stunden kan de senare i processen leda till genomförbara förslag. Nästa steg är att forma den organisation som driver projektet. Det är bra att redan i det här skedet tänka på vilka samarbetspartners ni kan ha i projektet. Erkända partners kan ge större tyngd åt projektet och göra det lättare för er att få publicitet och projektpengar. Personer med specialkompetens kan hjälpa er med lösningar ni kanske inte själv hittar. Därpå följer den fas när ni utformar er projektbeskrivning. Projektplanen hjälper er att definiera ert projekt, tidsaspekten, arbetsteamet och dess vision. En annan punkt som bör tas i beaktande är hur föreningens dynamiska processer (det vill säga en utvecklande, levande och föränderlig process) kommer att te sig. Dessa är både beroende av och beror på hur föreningens mänskliga, materiella och finansiella resurser fördelar sig. Meningsutbytet inom organisationen kan ske i form av debatt, diskussion eller dialog. Där dialog kräver mest engagemang av deltagarna men brukar vara mest utvecklande och rättvist med möjlighet till konsensus.

13 Projektprocessen fortsätter sedan genom hela produktionen. Ett bra sätt att inte tappa kontakten med de stadgar, visioner och värderingar som ligger till grunden för ert projekt är att diskutera kring just dessa. Detta är bra att göra både tidigt i processen men också med eftertanke senare i projektet. Det är tyvärr väldigt lätt att fastna det praktiska under projektets gång. Det dyker hela tiden upp nya problem som kräver nya korrigeringar och tiden rullar på. Det är svårt att få tid för dialog och eftertanke inom organisationen. Vi vill därför här uttrycka behovet av att lägga in kontinuerliga möten under hela projektets livslängd. Speciellt svårt är det för de i organisationen som har konstnärligt ansvar att få tid för detta om de har tagit på sig ett stort praktiskt arbete. En vanlig utveckling är att vissa inom produktionen tar på sig mer och mer utan att alltid vilja det. Istället gör de detta mer som en följd av att det måste göras och att det ligger nära deras ansvarsområde. Detta får lätt som följd att andra drar sig undan och känner sig allt mindre delaktiga i grupprocessen. Fig.7 Vårt kontor i samband med förproduktionen av Carmina Burana. Vi vill också ta den här platsen till att uttrycka vår uppfattning om att projektprocessen är så mycket längre än vad som är normalt att beräkna med. Vilket bara är fram till premiären eller i bästa fall fram till sista föreställningen. Vi vill framhålla att processen även borde innefatta uppföljning och i vissa fall bearbetningstid. På detta sätt kanske vi skulle kunna få med de inblandade personernas erfarenheter och reflektioner som en del av projektet. Den erfarenhet vi har från projekt är att det ofta pratas om uppföljning men att det sällan sker i verkligheten. Istället får de inblandade parterna umgås och bearbeta sina erfarenheter allt efter egen tid och möjlighet.

14 Mötesteknik Vi nämnde tidigare att föreningen skriver sina egna lagar. Det vill säga att ni måste formulera era egna stadgar. Vi rekommenderar att ni till att börja med följer en allmän praxis. Hur denna praxis ser ut hittar ni exempelvis i Mötesteknik av Bo Elmgren (se bibliografilistan). Då får ni huvuddragen för hur ett demokratiskt beslutsfattande kan fungera. Det som brukar vara bra att ta med i beräkningen är att demokrati tar tid. Söka projektpengar och bidrag Till att börja med måste ni ha bildat och registrerat en förening samt ha ett konto för att överhuvudtaget kunna söka (och få ut) projektpengar. Nästa steg är att söka upp lämpliga finansiärer. Detta gör ni lättast antingen på nätet eller i någon av de samlingar som finns att få tag på i bokform, exempelvis på biblioteket. När ni utformar projektansökan är det bra om ni försöker sätta er in i finansiärens roll. De vill att pengarna skall gå till projekt som de kan vara stolta över att ha varit med och bekostat. Det är också viktigt att ni är tydliga i er ansökan. Denna tydlighet skall framkomma i alla delar av projektansökan. De delar som brukar behövas finnas med är 1; bakgrunden till projektet. Där presenterar ni föreningen och i vilket sammanhang föreningen finns, det vill säga vilka omgivande faktorer som kan påverka projektet. 2; mål för projektet, både långsiktiga och mer kortsiktiga och konkreta. 3; vilken målgrupp projektet har. 4; hur projektets tidsplan ser ut. 5; på vilket sätt kommer finansiärerna att synas. 5; hur ser organisationen ut och vilka är eventuella samarbetspartner. Avslutningsvis skall det medfölja 6; en rimlig budget. Dessutom behöver ni göra en kärnfull sammanfattning som skall vara engagerande och överensstämma med finansiärens kriterier. Tänk på att detta är det första som möter den handläggare som skall behandla er ansökan. Finansiären kommer även att kräva viss dokumentation över hur projektet fungerat och vad ni använt pengarna till. Detta är dessutom bra för er egen del för att ni ska kunna lära er av och gå tillbaka till i framtiden. Spara alltså allt material under processen och för regelbundna anteckningar om projektet. Sponsorer Innan ni kan vända er till ett företag med er förfrågan om sponsring är det viktigt att definiera vad ni kan erbjuda företaget såsom PR, exponering av varumärke, fribiljetter eller annan marknadsföring. Det är även viktigt att ha en bra presentation av projektet och vem som driver det innan kontakten med företaget tas. Vid den första kontakten med företaget är det viktigt att kunna svara på frågan vad ger det här vårt företag? Delegering I en organisation är det viktigt att delegera uppgifter. För att delegeringen skall kunna fungera måste en beslutsordning definieras. Där måste det tydligt framgå vilket ansvar samt vilka befogenheter som de olika deltagarna har (se vidare nedan). Exempelvis är det är viktigt att ni är överens om och att det framgår klart vem som har rätt att representera föreningen i kontakter utåt. Här kan det också vara av intresse att ta föreningens mänskliga resurser i beaktande. De flesta människor blir glada och stolta över att ha lagom mängd ansvar inom ett område de behärskar eller kan lära sig att behärska.

15 Delprojektgrupper (lodräta led i organisationsschema) Det är viktigt att projektgruppen arbetar för att förankra de idéer och stämma av de resultat som kommer fram under projektets gång i organisationen. Om detta ska lyckas bygger mycket på om ni lyckas få fram en vi-känsla inom organisationen. Det är också avhängigt hur väl informations- och beslutskedjorna fungerar i mellan styrgrupp, projektgrupp och delprojektgrupperna. Delprojektgrupperna är de vertikala leden i organisationsschemat. De har ansvar för utförandet inom olika specialområden av produktionen. Exempel på denna typ av delprojektgrupper är ensemble, scen och rigg, ljus, verkstad, administration mm. Ett bra sätt att föregå möjliga problem är att redan i planeringsfasen ställa samman en åtgärdsplan(se bilaga 3). Här skriver ni vad som skall göras när och om ett problem uppstår, vem som skall åtgärda och inom vilket tidsram det skall ske. Det går naturligtvis bra att även lägga med förebyggande åtgärder i detta dokument. Även om de flesta av oss tycker att det är både tråkigt och onödigt att göra riskanalyser det vill säga vad som skall göras om något går fel, så kan det vara av godo att i alla fall ha vissa planer för hur det ska lösas. Här är åtgärdsplanen ett bra medel att skapa handlingsberedskap. II Definiera parametrarna Definiera kontraktet vem skall göra vad Det är bra att tidigt i produktionen definiera vem som skall göra vad och ha ansvar för vad, gärna med hjälp av ett kontrakt (se bilaga 2). Annars är det lätt att olika individer drar iväg eller trampar på någon annans område, med möjliga konflikter till följd. Något som är svårt är att redan i detta läge diskutera kring vad de olika ansvarsområdena har för speciella egenskaper som kan påverka de andra inblandade personerna i någon del av produktionen. Ett vanligt fel är att någon eller några tar på sig för stor del av ansvaret. Exempelvis att en eller flera av den konstnärliga delen av arbetslaget tar på sig att hålla i och ordna praktiska detaljer som de har svårt att hinna med när det närmar sig premiär då de behöver fokusera sig på det konstnärliga uttrycket. Ett förslag är att om du tar på sig flera yrkesroller ska du tänka igenom när du kan bära de olika hattarna. Det kräver mycket av en person att klara flera roller samtidigt. Framförallt ledande roller tarvar även tid för eftertanke och begrundan. Tid som är svår att få, speciellt om man har mycket ansvar. Definiera även parametrarna med tanke på begränsningar Det är viktigt att i god tid skapa tydlighet för projektets ramar. Detta görs bäst genom att noga fundera kring och definiera produktionens fysiska begränsar. Till att börja med är det viktigt att definiera typ och storlek på produktionen. Styrgruppen och/eller regissören har en vision med uppsättningen, denna måste tydligt framkomma till de övriga i organisationen. Detta för att alla ska kunna jobba mot samma mål. Nu är det dags att definiera ett produktionsschema. När sker olika saker? När kan ni komma in i lokalen? Vilka tider kan ni repetera? När går eventuella ansökningstider ut? När är

16 premiären? Listan kan göras hur lång som helst. Ett bra sätt att få grepp över och struktur på tiden är att använda sig av ett Gantt-schema (se fig. 8) eller liknande schemaform. I ett schema av den här typen ser ni snabbt om det skulle krocka någonstans vad gäller arbetsområden eller personalfördelning. Med olika mönster eller färg kan man lätt urskilja de olika staplarna och se om arbetsfördelningen är jämn och utförbar. Fig.8 Utsnitt ur ett Gantt-schema. Nästa steg är att fundera kring vilken scen (lokal) man tänker använda sig av. Det vill säga att definiera med tanke på fast scen eller turné, samt i så fall vilken eller vilka scener det gäller. Om ni inte noga studerat ekonomin tidigare, så är det hög tid att börja göra en budget. Om ni skall söka pengar från någon fond eller liknande kräver de att ni kan leverera en rimlig budget till ert projekt. Detta för att se om ert projekt verkar genomtänkt och genomförbart. Desto tidigare ni börjar ringa in kostnader och intäkter desto mindre känns ekonomin som en begränsning senare i projektet. När ni vet var ni ska spela, går ni vidare med att undersöka den befintliga elektriska infrastrukturen i lokalen (lokalerna vid turné). Kontrollera noga var det finns fungerande uttag i lokalen. Ta också reda på vilken strömstyrka matningen in i lokalen klarar av att leverera. Det vill säga studera noga hur och var det finns säkringar som begränsar din maximala strömförbrukning. För personalansvarig eller liknande gäller här att på samma sätt undersöka lokalens möjligheter till loger, toaletter, eventuella duschar, lunchrum och så vidare. Finns det vatten in i lokalen, och är det i så fall bara kallvatten? Finns det soptömning och ingår det i lokalhyran? Det blir ofta mycket sopor kring en uppsättning, framförallt när man river scenografin. Finns det tillgång till telefon och internet? Scenografens nästa steg är att syna lokalen. Finns det ritning över lokalen, om så är fallet, stämmer den med verkligheten? Det är också viktigt att kontrollera begränsningar som siktlinjer och eventuella luckor, pelare eller annat som påverkar scenutrymmet. Skall produktionen på turné eller skall scenografin byggas på annan plats, är det angeläget att mäta dörrbredder och höjder in i lokalen. Tänk även på om annat kan hindra transport av scenografidelar runt scenen, exempelvis kraftiga vinklar eller liknande.

17 Riggarens uppgift är att definiera flygpunkterna, exempelvis balkar mm. I de fall där lokalen inte har en befintlig konstruktion för att hänga utrustning i, är det extra viktigt att definiera fästanordningens art, exempelvis sling eller schackel medmera, samt vilken belastning denna tål. I en teaterlokal eller liknande är det istället viktigt att undersöka hur och var det finns rår/tross samt om och hur dessa kan manövreras. Ljusdesignerns nästa steg är att definiera typ, antal, storlek mm på tillgänglig och fungerande ljusutrustning och kabel. Ta också reda på vad som finns av övrig utrustning så som ljusbord, dimmrar, filterramar, säkerhetsvajer, hakfästen och så vidare. Dessutom måste du utforska vilka hängningsmöjligheter det finns för armaturerna i lokalen. Tänk på säkerhet och siktlinjer. Ljuddesignerns eller ljudansvariges uppgift i detta läge är att på samma sätt som den ljusansvarige kontrollera och definiera utrustningen, såsom mixerbord, högtalare, kabel, mikrofoner och så vidare. Dessutom måste du lära känna lokalens akustiska egenskaper. Fel sorts akustik (exempelvis kan en stum lokal kort efterklang, påverka akustisk eller klassisk musik mycket negativt) kan ofta åtgärdas fysiskt eller elektroniskt. Sist men inte minst - definiera kommunikationen mellan er det vill säga, upprätta kontaktlistor, telefonlistor mm. Så att alla snabbt får del av all information som rör dem. Listorna gör också att det blir lättare och naturligare att höra av sig till även de man inte känner så väldigt väl.

18 Del 3 Förproduktion Tidsmässigt är vi nu ett par månader innan premiären. I detta stadium börjar regissören, koreografen eller dirigenten/musikaliska ledaren repa med ensemblen. På samma sätt är det nu dags för de andra i organisationen att börja förbereda sig för och skapa verktyg för att använda när ni väl går in på scen. Det är här vi väljer att lägga tyngdpunkten i denna skrift. Detta därför att det är enligt vår mening denna del som kan utvecklas i de flesta organisationer. Det är här alla de involverade skapar spelreglerna och lär känna uppsättningen. Det tekniska förproduktionsarbetet är väl närmast att just liknas vid repetitionerna för den uppträdande delen av organisationen. Samma sak gäller här som på scenen desto mer man har förberett sig (motsvarande att lära sig replikerna/musiken) inför situationen dess bättre kan man improvisera om (och när) någonting inte går som man planerat. Vi ska i denna del försöka beskriva vad som kan utföras i förberedande syfte för att göra en bättre uppsättning. I alla fall bättre när man lägger betoningen på det arbetsmiljömässiga för de inblandade. Här definieras dessutom vilka dokument som underlättar arbetet inom olika ansvarsområden. På detta sätt kan denna del även hjälpa er att ta ställning till omfattningen på det ansvar ni tar på er i organisationsindelningsfasen. I Planering och verktyg för utförandet En viktig del av förproduktionens avslutning är att sammanställa en mängd olika dokument som blir de verktyg som kommer att användas för att materialisera de idéer som kommit fram under planeringsprocessen. Det är bland annat via dessa dokument som tekniker och övrig personal kan utföra sina arbetsuppgifter. Väl i lokalen kommer mycket tid att sparas på att nedanstående dokument är gjorda, då var och en kan ta det dokument som gäller dennes arbetsuppgifter och lite i egen takt och efter eget huvud utföra sin arbetsuppgift. Dokumenten hjälper också till vid utförandet på så sätt att man kan ta med sig rätt utrustning till rätt plats. Planering av scenbilden Begreppen används lite olika men vi skulle vilja framföra en idé om scenbild som den samlande termen för det konstnärliga teamets enade arbete. Scenbilden skulle alltså därmed betyda den bild som åskådaren ser när han under föreställningen tittar på scenen. Vilket enligt vår mening är aktörerna i kostym och mask, i en scenografi som är ljussatt och eventuellt även ljudsatt. Det är bland annat denna tanke som ligger till grund för styckeindelningen av denna del.

19 Fig.9 Modell över Cederholms gamla fabrikslokal som vi satte upp Carmina Burana i. Planering av scenografi När vi pratar om produktioner av den storleksordningen att scenografen inte själv utför det praktiska byggarbetet så ligger scenografens jobb framförallt i förproduktionsstadiet. Scenografen skall bygga en skalenlig modell. Denna är bra både för uppfatta uppsättningens rum i och för att förmedla och förklara scenografens idéer till de andra i organisationen. Modellen kan ofta förklara den sista förståelsen av ritningarna för de som bygger scenografin. Fig.10 Scenografimodell från produktionen Serenad på Lundbergsgatan.

20 Modellen tillsammans med färgprover och eventuella materialprover är viktiga att ge till ljusdesignern för att denne att lysa på och kunna prova ut vilka färgfilter han eller hon kan använda. Om produktionen skall ut på turné är det viktigt att scenografen tar med detta i beräkningarna redan i planeringsstadiet (se vidare om dessa kriterier under Definiera även parametrarna med tanke på begränsningar). Om ingen annan i organisationen ser till att brandskydda scenografimaterialet skall scenografen planera för detta också. Fig.1 Scen- och scenografiritning. Om dessa ritas på genomskinligt papper i samma skala så kan de läggas över varandra för att visa var scenografin ska stå. Nästa steg i scenografens arbete är att utföra ett par dokument för dialogen med scenpersonal och verkstäderna. De första av dessa dokument är scenografiritningen, denna skall göras både i plan- och sektionsform. I planritningen skall det vara framgå exakt var scenografin skall stå på scenen. Det ska också vara tydligt var eventuella luckor i scengolvet eller liknande finns.