Kommunikationsplan. Skolidrottsförbundet

Transkript

1 Kommunikationsplan Skolidrottsförbundet Skolidrottsförbundet, förbundsstyrelsen, , version 0.9 Giltighetstid: Revideras löpande gällande aktiviteter. Revideras i sin helhet senast

2 Bakgrund/Nulägesanalys Skolidrottsförbundet vill förstärka sitt kommunikationsarbete. I dagsläget saknas i stort sett fastslagna styrdokument på kommunikationsområdet. Det finns en relativt ny grafisk manual (2010) som stöd i det kommunikativa arbetet och ett lobbningspaket (bifogas som bilaga 2) att användas vid påverkansarbete främst på lokal och regional nivå. För att arbeta fram en samordnad och genomtänkt kommunikationsstrategi satte Skolidrottsförbundet under våren 2012 ihop en arbetsgrupp under ledning av en extern processledare. Arbetsgruppen som bestått av: Pär Ånell, Torbjörn Lundin, Joanna Bong Lindström, Kasper Karlsson, Martin Eriksson, Jamie Pettersson Spörndli, Emma Jonasson, Sandra Nordkvist och Pia Stark (extern processledare) har haft som uppdrag att i en snabb process ta fram en kommunikationsplan för Skolidrottsförbundet. Detta arbete har resulterat i denna kommunikationsplan som är tänkt som ett stöd i Skolidrottsförbundets fortsatta kommunikationsarbete. Det är dock viktigt att påpeka att de styrdokument som nu tas fram är levande dokument som behöver uppdateras regelbundet. Kommunikationsplanen kanske med några års intervall, aktivitetsplanen och de övergripande målen kanske varje halvår/år. Mycket kan förändras både inom och utanför vår organisation som kan och bör påverka hur vi kommunicerar. T.ex. förändrade förutsättningar för organisationens verksamhet, en förändrad omvärld, ett förändrat ledarskap och/eller nya kanaler. Arbetsgruppen har i sitt arbete identifierat följande problem/utmaningar (vår/sommar 2012): Dålig/låg kännedom om SSIF är den största utmaningen. o Inga interna undersökningar eller mätningar görs/finns kring vår kännedom. o Genom Google Analytics kan vi dock gå in och titta på trafiken på hemsidan. o En enkätundersökning för att ha en noll-mätning att utgå från för framtida utvärdering av hur effektiva våra kommunikationsinsatser är bör göras. Kommunikations- och marknadsgruppen ges i uppdrag att planera och genomföra. Berättelsen/bilden om/av SSIF är viktig. o Vi behöver hitta gemensamma nyckel-/värdeord. Vad står Skolidrottsförbundet för? o Hisspresentation Namnet. o Skolidrottsförbundet och/eller Skolidrotten o Fattar alla vad vi gör? Tillhör vi skolan eller idrotten? o Blir det bättre med en payoff 1 eller boilerplate 2? T.ex. Unga kan och vill! Begränsade medel. o Viktigt med klok användning av medlemmarnas pengar Det bör också påpekas att det stora flertalet av den viktigaste resursen Skolidrottsförbundet har för sitt kommunikativa arbete medlemmarna, de förtroendevalda och medarbetarna som dagligen arbetar med att kommunicera bilden av Skolidrottsförbundet och berörs av denna kommunikationsplan är människor med fokus på organisationens kärnverksamhet och inte i första hand utbildade kommunikatörer. Definitioner Kommunikationsplanen systematiserar och strukturerar det dagliga kommunikationsarbetet. Innehåller specifika och mätbara kommunikationsmål samt en aktivitets- och tidsplan. En kommunikationsstrategi anger hur kommunikation ska användas för att nå uppsatta mål och hur vi med kommunikation kan övervinna de hinder som finns på väg mot målet. 1 Payoff = textrad som står under eller intill en logotyp, en kortform av det allra viktigaste mest kärnfulla och över tiden relevanta budskapet varumärket vill ha sagt, varumärkets MVH; med vänliga hälsningar. Exempel på kända payoffs Nokia - Connecting people, NIKE Just do it. 2 Boilerplate = en generell presentationstext med fakta som kort beskriver verksamheten och som kan användas i olika sammahang på alla kommunikationsinsatser; på hemsidan, i annonser, inbjudningar. Allt för att skapa enhetlighet och en röd tråd i kommunikationen. En boilerplate-text finns redan i den grafiska manualen men kan behöva fräschas upp. 2

3 Avgränsningar Den här kommunikationsplanen är ett försök att förenkla det dagliga kommunikationsarbetet för Skolidrottsförbundets medarbetare på distrikts- och riksnivå. Styrdokument behöver uppdateras regelbundet. Den i denna kommunikationsplan bifogade aktivitetsplan bör revideras löpande, förslagsvis halvårsvis med början i januari Kommunikations- & Marknadsgruppen ges i uppdrag att stämma av aktivitetsplanen med konsulenter, övriga gruppers kontaktpersoner samt GS. Kommunikationsplanen revideras i sin helhet senast Denna kommunikationsplan har en mer övergripande inriktning och därför bör det påpekas att det är viktigt att ta fram en plan även för enskilda kommunikationsaktiviteter och projekt. Syfte med kommunikationen Det övergripande syftet med all Skolidrottsförbundets kommunikation är att; Bidra till att Skolidrottsförbundet behåller och utvecklar sin roll som barn och ungdomars eget idrottsförbund, som ger alla barn och ungdomar möjlighet till enkel, rolig och fysisk aktivitet och ledarutveckling i anslutning till skoldagen. Syftet kan direkt kopplas till Skolidrottsförbundets verksamhetsmål under perioden Mål för kommunikationen Det övergripande målet med Skolidrottsförbundets kommunikationsarbete under perioden är att; Med hjälp av en väl förankrad kommunikationsstrategi skapa förutsättningar för en tydlig och genomtänkt kommunikation genomsyrat av delaktighet för att öka kännedomen om oss och vår verksamhet bland våra definierade målgrupper vilket skapar ökade förutsättningar att nå de övergripande målen med verksamheten. Ett antal mer specifika kommunikationsmål kommer att formuleras av Kommunikations- & Marknadsgruppen under hösten Glöm inte bort att det är viktigt att ta fram ett övergripande och eventuellt fler specifika kommunikationsmål även för enskilda aktiviteter och arrangemang. Formulera konkreta SMARTA kommunikationsmål som går att följa upp efteråt. SMARTA mål: Specifikt Mätbart Accepterat - Realistiskt Tidsatt - Ansvarsfördelat Skilj på verksamhetsmål och kommunikationsmål (kommunikation i sig kan exempelvis inte skapa ökade anslag, men den kan öka beslutsfattares kunskap och förståelse inför viktiga beslut). Koppla kommunikationsmål till projektmål/aktivitetsmål/verksamhetsmål. Av arbetsgruppen föreslagna mål inklämda i tabell för att se om de är SMARTA. Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt Ansvarsfördelat Öka kännedomen om vad en Skol IF Innebär hos rektorer och skolledare. X% av skolledarna ska känna till vad en Skol IF innebär. Genomför undersökning om kännedomen idag. Intervjuer, enkäter på distriktsnivå? Noll- mätning som grund? Mäta på: namn? erbjudande? Huvudansvar: riks Distriktsansvar: Viktigt med ett klart och tydligt ledarskap och mandat. 3

4 Öka kännedomen om och viljan hos idrottslärare och fritidspersonal att engagera sig som vuxenstöd i nya Skol IF. Vi ska bli omskrivna i X antal facktidningar. Vi ska besöka X antal utbildningar. Att etablera samarbetsområden med politiker på riksnivå och i de kommuner vi har etablerade Skol IF. Kontakta X antal, boka X antal möten berätta vilka vi är Lokalt: Mer konkret, t.ex. visa att vi vill vara med i samarbetsproj ekt, t.ex. integration. Samarbetet på riksnivå drivs av kansliet med relevant arbetsgrupp. Samarbetet på kommunal nivå drivs av distrikten och regionkonsulenterna med stöd av kansliet. Att alla Skol IF och Skoldistrikt upplever att de får det stöd och den info från kansliet som de behöver. Undersökning med Questback. Andra tänkbara mål skulle kunna vara: Specifikt Mätbart Accepterat Realistiskt Tidssatt Ansvarsfördelat GÖR DET LÄTT ATT GÖRA RÄTT! Genom att: förenkla berättelsen/budskapet prioritera, förenkla och renodla i form utbilda i berättelse om organisationen ge handfast kommunikativt stöd Attrahera fler medlemmar, såväl regionalt som nationellt andelen unga i ledande position öka Bidra till att höja vårt anseende bland övriga idrottsrörelsen genom att initiera och skapa Sätta ökat fokus på idrottens brist på ungdomsrepresentation i ledande organ sätta mätbara mål, följa upp och utvärdera X antal nya Skol-IF ska startas med X %, från X till Y X antal samarbetsprojek t med X antal andra förbund Skriva X antal debattartiklar, genomföra X antal seminarier nationellt och regionalt, anordna minst ett seminarium under Almedalsveckan i Visby 2013 och 2014 samt genomföra en paneldebatt i samband med RIM 2013 i Luleå inom tidsperioden Under de kommande två åren 4

5 Strategi för kommunikationen Ett antal huvudstrategier för Skolidrottsförbundets kommunikationsarbete har identifierats under arbetet med denna kommunikationsplan. Skapa goda förutsättningar för att lyckas med kommunikationen Skapa en god struktur och en gemensam bild kring vad kommunikation har för roll i organisationen. Kommunikation är ett fokusområde Viktig punkt vid Framtidskonferensen i januari o o o o o Struktur: Stärk internkommunikationen. Gör det lätt att göra rätt! Budskap och berättelse: Arbetas fram under hösten 2012 och kommuniceras internt inför och under Framtidskonferensen januari Alla nyanställda och nya förtroendevalda ska få grundläggande introduktion. Berätta vad Skolidrottsförbundet står för, vad som är värdefullt i vår verksamhet för både nyanställda, nya förtroendevalda och etablerade medarbetare. Kompetens: Kommunikations- & Marknadsgruppen, kansliet. Eventuell ytterligare extern kompetens? Budget och ansvarsfördelning: Vad kostar det? Vem ska säga/göra det? Tid och framför allt pengar från Vilket arbete kan göras/startas under hösten 2012? Utvärdering: Viktigt att utvärdera insatsen och kontrollera effekten. Vilka metoder kan användas för att utvärdera kommunikationsinsatsen? Arbeta planerat med marknadskommunikation Att marknadsföra oss mot potentiella samarbetspartners är en del i att skapa kännedom om vad Skolidrottsförbundet gör, men också ett sätt att lyssna systematiskt på målgrupperna och analysera deras behov, så att budskap och erbjudanden presenteras på ett sätt att de förstår innebörden. Ta fram en plattform för marknadsföringen med budskap och kanalval. Utvärdera. Är våra uppdragsgivare nöjda? Hur vi kan utvecklas, nå fler, öka nöjdheten? Vårda varumärket Kommunicera verksamhetsidé, vision och värdegrund, men också tydlighet med logotyp och budskap. Om målet är: Gör det lätt att göra rätt! Kan strategin vara att: Genom att: genomföra en intern process för att ta fram och förankra en berättelse/budskap som alla berättar byggd på tydliga nyckelord (utbildning av medarbetare både anställda och ideella krafter i hiss-presentation och story-telling ) förenkla berättelsen/budskapet utbilda (i första hand styrelse, kansli och distriktsstyrelser) i berättelse om organisationen hitta berättelsen i verkligheten ge handfast kommunikativt stöd sätta mätbara mål, följa upp och utvärdera 5

6 Budskap Skolidrottsförbundets grundbudskap/värdetext: Med respekt, glädje och inflytande ger Skolidrottsförbundet barn och unga chansen att växa för framtiden Följande tre huvudbudskap finns för att kommunicera Skolidrottsförbundet: Skolidrottsförbundet för unga, av unga på riktigt Skolidrottsförbundet glädje, glöd och gemenskap Skolidrottsförbundet Träning, tävling och ledarskap för alla unga Eftersom ett antal nyckelord, som också stämmer överens med huvudbudskapen ovan, återkommer i budskapsdiskussionen föreslås att dessa tre nyckelord används och förstärks. De tre nyckelorden är: Respekt, glädje och inflytande Ett arbete för att ta fram en gemensam berättelse/budskap med hjälp av ett antal tydliga nyckelord kommer att genomföras under hösten Kommunikations- och Marknadsgruppen kommer under hösten 2012 att arbeta fram ett antal målgruppsanpassade budskap till t.ex. skolledare, barn och ungdomar, beslutsfattare och potentiella samarbetspartners. Målgrupper/analys Skolidrottsförbundets målgrupper finns inom idrotten, skolan, näringslivet och politiken. Målgrupperna skiljer sig åt både vad gäller ålder, kön, kunskapsnivå, förförståelse, bakgrund och eventuella särskilda behov. Dessa målgrupper kan delas in i interna och externa målgrupper. Interna målgrupper: Medlemmar, medarbetare/anställda Skol-IF/distrikt Förtroendevalda Externa målgrupper: Sponsorer Skolledare/rektorer Tränare, funktionärer Beslutsfattare/politiker/tjänstemän Beslutspåverkare (Föräldrar, idrottsledare, lärare, fritidspersonal/ledare) RF/andra SF/SDF MÅLGRUPPSANALYS hur tror vi att respektive målgrupp ser ut, vad vill vi att de ska veta, tycka, göra? MÅLGRUPP KUNSKAP (veta) ATTITYD (tycka) BETEENDE (göra) Medlemmar/Skol-IF/distrikt Skol-IF Barn/skolungdomar 6-19 år, Tjejer/killar Låg kännedom om SSIF Lärare, fritidsledare Distrikt Idrottslärare, lärare, pensionärer, studerande år 90 % män ordf, 10 % kvinnor? Behöver tydlig verktygslåda Varierande kännedom/kunskap & tid & mix av ålder/erfarenhet Skol-IF: God föreningskunskap. Distrikten: få verktyg och utbildning på ett enkelt sätt Att Skol-IF:s medlemmar känner till distrikten och att Skol-IF inte är skolan utan en Förening. 6 Uppskatta stödet från SDF:er och kansli. Att de lokala föreningarna uppfattar att de får ett bra stöd från distriktet. Förbundets uppgift blir att göra distrikten till hjältar. God redovisning av verksamhet. Driva fungerande Skol-IF och skapa skolanda. Distrikten ska stötta Skol-IF i det dagliga arbetet och förklara för dem att de är en Förening, inte skolan. Lobbyarbete mot lokala aktörer (kommunala politiker & tjänstemän, skolledare/rektorer)

7 Det goda exemplets makt Sponsorer Masskommunikativa, når stora målgrupper Vill ha tydlighet Vill synas i och förknippas med goda varumärkesstärkande sammanhang Vill visa sin roll i samhället Ekonomi Familj/föräldrar, har skolbarn Olika paket & nivåer o SM-sponsor o Utbildningssponsor o Skol-Joggensponsor o Premium-lägersponsor (ex. Dalarna) Förstå möjligheten att de på riktigt kan påverka möjligheterna för barn och ungdomar att få en bättre och sundare skoltid, samtidigt som deras varumärke förknippas med något väldigt positivt som berör i princip alla barnfamiljer i Sverige. Se att deras engagemang i SSIF är ett effektivt sätt för dem att vårda sitt varumärke. Regelbundet delta i olika sponsrings och annonsaktiviteter tillsammans med SSIF vid olika evenemang och i tillämpliga mediekanaler. Bidra till utbildning genom idrottsrörelsen och specifika Skol- IF? Nike, Adidas, Puma, Stadium, Team Sportia, XXL, Decathlon, Intersport, Hi Sport, SOS,Arla, Axa,Ica, Coop, Posten, Systembolaget, Svenska Spel, Axfood, mediabolag, Spotify/FB/Twitter/Tunigo, Aftonbladet, Expressen, Metro, DN, SvD, Kamratposten, Akademibokhandeln, Ramlösa, Chiquita, H&M, Ikea, Marabou, nöjesparker, fastighetsbolag (Riksbyggen, HSB), Studentbostäder, försäkringsbolag, banker, teleoperatörer, fackförbund, Skogsägarna/Stora Beslutsfattare/politiker/tjänstemän Kulturintresserade? Föräldrar Alla politiker, inom Barn- & ungdom-, fritid-, skol/utbildning. Kunskapsnivå beroende på distriktens storlek & synlighet Skillnad på politiker & tjänstemän Tjänstemän heltidsanställda, opolitiska Politiker organisationsmänniskor, engagerade utifrån värdegrund, år, endast kommunalråden är heltidsarvoderade, de flesta är fritidspolitiker och har vanliga jobb och fler uppdrag Förstå att fungerande Skol-IF skapar en mycket bra plattform för integrationsarbete och att det kan vara en språngbräda för många ungdomar att engagera sig i en idrottsförening, istället för att driva runt i samhället och skapa problem. Uppmuntra skolledningar att skapa förutsättningar för fungerande Skol IF på alla skolor. Skol IF verktyg för att spara på andra utgifter i lokalsamhället Att aktivt hjälpa till med att information från kansli och distrikt når ut till skolornas ledningar och personal och att politikerna aktivt stöder vårt arbete på alla tänkbara sätt. Deras engagemang i vår sak deras sak Skolledare/rektorer F.d. lärare år, median 45 år, yngre på friskola Kvinnor/män? Torbjörn kollar Engagerad Ev. idrotts- &/eller friluftsintresserad Marknadsinriktade Konkurrensutsatta Budgetansvar Företagsledare Skillnader mellan kommunala & friskolor Skolkoncerner Mailadresser? Bunkefloex. Skol IF vägen, nyttan Behov: profilera, marknadsföra, skapa god miljö Utmaningar: profilera, marknadsföra, skapa god miljö, ekonomi, elever med behov av extra stöd, mångkulturella miljöer integration, mångfald Dessa ska känna till vad en fungerande Skol IF kan innebära för skolan och att det inte behöver vara en ekonomisk belastning för skolan utan snarare tvärt om och en konkurrensfaktor för att få föräldrar och elever att vilja vara på deras skola. Att skol-if behöver tid då det ju är en ideell förening. Att skol-if hör till idrottsrörelsen och inte skolsystemet. Att rektorn själv och skolans hela personal på olika sätt bör engagera sig i skolans IF. Skol IF kan bidra till förståelse för att SSIF:s driver föreningsverksamhet inte skolverksamhet Att skol-if ger så pass många goda värden att det är värt att investera i den = genom tid och lokaler. Att verka för att Skol IF är en integrerad del av hela skolans verksamhet men med bibehållen självständighet. Tydlighet med att vi hör till idrottsrörelsen. Att inte motarbeta skol-if. Att till exempel ge ledigt för skol-dm och SM och utbildningar och möten och rätt till föreningen att åka på träningsläger. 7

8 RF/andra SF/SDF Som oss fast annorlunda Olika stora/små, fattiga/rika Fleridrottsförbund nätverk Gymnastik nätverk Samarbeten önskas, dålig aktivitet i kontakter Luddig kunskap, viss förkunskap undersöka kännedom? Ser oss som rekryteringsbas Huvudfokus på 2-5 SF + RF? o Innebandy (Stor skolsport. Kan också finnas ekonomiska partners i sfären.) o Fotboll (Störst. Vi har Landslagets Fair Play Trophy tillsammans) o Badminton (Befintligt samarbete om skol-sm) o Basket (Ta lärdom av, de är bland de bästa på integration) o Ishockey (Nytt. Hockeyn är den första idrotten (om inget oförutsett inträffar) där vi tar SM-finalerna till en högre nivå i samband med en landslagsturnering. Lärdomar därifrån kan hjälpa oss att utveckla finalspel även i andra idrotter) Tänk vidare kring antal, vilka, varför? Till vilken nytta för SSIF? De ska känna till att vi arbetar mot att få in ungdomar i idrottens värd och att våra skol- IF gärna samarbetar med det lokala föreningslivet. Att vi inte ÄR skolan, vi bara verkar i den. De ska tycka att det är en mycket bra idé att ha gemensamma aktiviteter med SSIF, både lokalt och centralt. Innebörden för andra SF blir då att de ser ett aktivt samarbete med SSIF som en viktig grund för att dels rekrytera nya medlemmar till deras lokala föreningar eftersom dessa bjuds in att driva aktiviteter i skolmiljön på eftermiddagarna i skol IF:s regi men även att de ungdomar som redan idag är verksamma i en idrott får möjlighet att utöva denna eller dessa idrotter under den tid man är i skolan. Utöver detta kan vi säkert utveckla tävlingsverksamheten tillsammans med andra SF. Att de olika SF:en aktivt uppmuntrar sina distrikt att samarbeta med våra distrikt för att skapa tyngd i verksamheterna ute på skolorna. Beslutspåverkare (Föräldrar, idrottsledare, idrottslärare/fritidspersonal/ledare) Elevråd & äldre elever o Redan engagerade o Ibland idrottsledare o Utbildningsbara o Hur når vi de övriga? mötas, ställ frågan, tydlighet Föräldrar o Kravställare o Bunkefloeffekt o Köper mjölk o Mediakonsumenter De ska veta att det finns ett färdigt upplägg med möjlighet till ekonomiska bidrag och hjälp och stöd för att bilda en Skol IF De ska tycka att det är inspirerande och att det kan underlätta deras verksamhet i skolan samt att föräldrar och idrottsledare blir inspirerade av att kunna bli vuxenstöd. Starta och hjälpa till så att barn och ungdomar driver Skol-IF. Idrottslärare o Beroende av rektor o Flera tidningar o Lone Rangers o Akademiker o Idrottsintresserade o åt o Möta på LHS o Aktiva/idrottsledare på fritid Fritidspersonal/ledare/Vuxenstöd o Viss mångfald o 70/30 män/kvinnor o år o Idrottsintresserade o Distriktsträffar o Utbildade på högskola/fhs o Egen facktidning o Inspirationsforum 8

9 Kanal/medieval Följande kanaler har hittills diskuterats/pekats ut. Det personliga mötet. Mun-mot-mun alla på olika nivåer. Planerat och spontant. Postala utskick/direktreklam (DR) mot utvalda målgrupper. e-post annonser egna kanaler (nyhetsbrev, tidning, webb, Facebook, Twitter) Blogg Media tidningar/tv gerillamarknadsföring : dela på FB, re-tweeta, prata så mycket vi bara orkar. Facktidningar, webbsajter försöka få in redaktionell text. Debattsidor ordförande, GS, samt sdf-ordförande lokalt. Andra kanaler skulle kunna vara: Förbundsinterna kanaler Det personliga mötet i samtal, kurser, konferenser och vid träning/tävling Intranätet Det befintliga digitala nyhetsbrevet (till distrikten 1 gång/månad, till Skol-IF 1 gång/termin) Externa kanaler Det personliga mötet i samtal, kurser, konferenser och vid träning/tävling Hemsidan Trycksaker, tidningen Skolidrott Digitalt nyhetsbrev Mötesplatser/event Ett fortsatt arbete krävs kring kanaler. Både vad gäller val av kanal, prioriteringar, räckvidd, effektivitet, verkningsgrad, kontaktkostnad, snabbhet och uppmärksamhet. Kommunikations- och Marknadsgruppen arbetar vidare med detta under hösten 2012 och avser att inför Framtidskonferensen kunna presentera generella riktlinjer. Utvärdering och uppföljning För att på ett relevant sätt kunna följa upp, mäta och utvärdera vår måluppfyllelse när det gäller kommunikationen krävs att kommunikationsmålen är specifika, mätbara, accepterade, realistiska, tidsatta och ansvarsfördelade. Centrala kommunikationsinsatser ska alltid ha mätbara mål som utvärderas efter genomförd aktivitet. På central/nationell nivå ansvarar förbundets Informationskonsulent och Kommunikations- och Marknadsgruppen. Utvärderingen lämnas till GS och sedan vidare till styrelsen i rapportform. På distriktsnivå väljer man själv. Skolidrottsförbundets kommunikation ska utvärderas årligen utifrån kvalitet och kvantitet på följande sätt: Kunskaps- och attitydmätning om olika målgruppers kännedom om Skolidrottsförbundet och om vårt erbjudande/vår verksamhet. Enskilda utvärderingar av projekt där projektmålen utvärderas utifrån vad målgrupperna ska veta, tycka, känna. Trafikmätning på hemsidan Öppnings- och klickfrekvens på digitala nyhetsbrevet (halvårsvis). Mediebevakning och analys av pressklipp och sociala medier (halvårsvis). Reguljära kommunikationsinsatser som Kommunikations- och Marknadsgruppen beslutar (kvartalsvis). 9

10 Exempel på frågor att ställa vid utvärdering/uppföljning: Vad måste/vore intressant att undersöka? Har vi nått de uppsatta kommunikativa målen? Har informationen varit tydlig, relevant och korrekt? Har informationen distribuerats och tagits emot på rätt sätt? Valde vi rätt kanaler? Är informationen förstådd och har den täckt behoven? Under arbetet med att formulera SMARTA kommunikationsmål och under utarbetandet av aktivitets- och tidsplanen är det viktigt att definiera mätbara styrtal som kan följas upp och samtidigt beskriva övergripande hur uppföljningen ska gå till. Vilken mätmetod passar bäst? Kvalitativa (intervjuer) eller kvantitativa (webbaserad enkät) metoder? Ska/kan de kombineras? Finns det befintliga mätverktyg som vi kan använda? Vem ansvarar för utvärdering och analys? Hur ska utvärderingen presenteras och när ska den vara klar? Exempel, STYRTAL: 80 % av alla Skolidrottsförbundets medlemmar ska ha en känsla av vår verksamhet och ha fått tillräcklig information för att själva kunna berätta om oss på ett enkelt och enhetligt sätt innan slutet av Exempel, UPPFÖLJNINGSRUTIN: Enkät och intervjuer om kännedom och attityd som utgångspunkt genomförs en gång per år fr.o.m. januari 2013 på uppdrag av förbundskansliet. Ansvarsfördelning Att tydligt visa vem eller vilka som ansvarar för kommunikationsinsatsernas olika delar är viktigt även om ett särskilt ansvar vilar på chefer och ledare på olika nivåer. Tydlighet i den interna kommunikationen av den beslutade ansvarfördelningen behövs därför. Dessutom krävs en bra dialog mellan ledning och medarbetare/förtroendevalda, mellan medarbetare/förtroendevalda och mellan olika delar i vår organisation. När det gäller Skolidrottsförbundet kommunikationsarbete: har organisationens ledning ett ansvar att skapa ett kommunikativt klimat har ledare ett ansvar att kommunikationen fungerar på närmaste lägre nivå har den enskilde medarbetaren ansvar för att hålla sig tillräckligt informerad för att kunna sköta sitt dagliga arbete, samt att vara en god ambassadör har regionkonsulenterna det yttersta informationsansvaret i distrikten ska förbundskansliet fungera som ett stöd i kommunikationsfrågor genom att: o arbeta fram kommunikationsmaterial/mallar/förslag o delta i genomförande och utvärdering på nationell central nivå o ge distrikten ett konsultativt stöd i distriktens kommunikationsverksamhet o samordna kommunikationsarbetet när det gäller verksamhet av gemensam natur, exempelvis större satsningar eller kommunikation med idrottspolitisk karaktär. ska varje större projekt ha en kommunikationsansvarig Kommunikationsbudget Här anges kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen. Styrelsen rekommenderas att ta detta som en särskild punkt vid budgetmötet. Internkommunikation Webb Sociala medier Digital kommunikation Varumärkesarbete Köpta produktionstjänster Annonsering Intäkter? 10

11 Kontaktpersoner Följande personer har varit med i arbetet med att ta fram kommunikationsplanen. Pär Ånell, Generalsekreterare, , par.anell@skolidrott.se Torbjörn Lundin, Ledamot förbundsstyrelsen, , torbjorn.lundin@gmail.com Joanna Bong Lindström, Informationskonsulent (vik.) Kasper Karlsson, Uppsala, kasper.karlsson94@hotmail.com Martin Eriksson, Ordförande Valberedningen, martineriksson85@hotmail.com Jamie Pettersson Spörndli,jamie.sporndli@gmail.com Emma Jonasson, Ungdomssuppleant förbundsstyrelsen, , eemmajonasson@hotmail.com Sandra Nordkvist, Dalarna, , sandranordkvist@msn.com Pia Stark, extern processledare, , pia.stark@enstarkkarlsson.se Om du behöver råd och stöd: Kontakta i första hand regionkonsulenten eller kommunikationsansvarig inom ditt eget distrikt eller Informationskonsulent Johan Sandler på förbundskansliet johan.sandler@skolidrott.se eller Bilagor 1. Tid- och aktivitetsplan 2. Lobbningspaket 11

12 Bilaga 1: Tid- och aktivitetsplan Genomförandedatum och/eller deadline Aktivitet/insats Målgrupp Budskap Kanal Ansvarig Uppföljning Budget Juli 2012 Almedalen Det personliga mötet RF-mingel Möten med utbildningskoncern + politiker 29/ Få styrelsens/ förbundsledningens godkännande/gillande av kommunikationsplanen GS + ordförande, kansli, styrelse, ungdomar GS + styrelsens komm.ansvarig Möte med AcadeMedia genomfört text om SSIF i internt nyhetsbrev till samtliga AcadeMedias 240 enheter och 7000 anställda Hösten 2012-januari 2013 Kommunicera och förankra kommunikationsplanen Internt - medlemmar Skapa kännedom om kommunikationsplan Bilaga till inbjudan till Framtidskonferens GS + styrelsens komm.ansvarig September 2012 Överlämna kommunikationsplanen för fortsatt praktiskt och strategisk arbete i Kommunikations- & Marknadsgruppen GS + styrelsens komm.ansvarig

13 Snarast, efter förbundsstyrelsens godkännande av komm.planen Uppdatera grafiska manualen kansli januari 2013 Deltagande på Framtidskonferens Internt distrikt: regionskonsulenter, ungdomar Kommunikation = prioriterat mål kansli, styrelse Framtidskonferensen januari 2013 Genomföra utbildning/workshop i hiss-presentation och story-telling Förtroendevalda, Medarbetare, Medlemmar Det är enkelt att berätta om Skolidrottsförbundet för vi har en tydlig roll i idrotten Antal deltagare mäts april 2013 Enskilda aktiviteter som kräver eget kommunikationstänk: kansli, styrelse, ungdomar Friends-dagen 08 Stockholm 2012 Sätta budskap Genomföra en intern process för att fram och förankra en berättelse/budskap som alla berättar Medarbetare och förtroendevalda Mail till alla medlemmar, medarbetare och förtroendevalda. Personligt möte med ledare. Riks kommunikations- & marknadsgrupp Distrikt konsulenter?? Enkät/intervjuer januari 2013 Personligt möte mellan ledare och medarbetare, medlemmar. Löpande fr.o.m. oktober 2012 Uppdatera mallar Medlemmar, medarbetare och förtroendevalda Skolidrottsförbundet gör det lätt att göra rätt! Hemsidan, mail Riks kansli Varje protokoll från Komm- & Markn.gruppen 13

14 Klart Q Genomföra en nationell och regional omvärldsanalys/karta av sponsormarknaden Synas i samband med stora motionsarrangemang: Lidingöloppet, Sthlm Marathon, Göteborgsvarvet med mera. Riks kommunikations- & marknadsgrupp SF/DF Samordnad nationell aktivitet under en och samma vecka. Besöka beslutsfattare Kombinera med färdigskriven debattartikel aktivitet i sociala medier distrikten som alla SDF skickar till sina lokaltidningar Enkäter, mäta webbtrafik Söka samarbetspartners Utveckla Skoljoggensamarbetet med SOS? Kontakta PR-byrå (MNML AGENCY) för eventuellt samarbete Pro Bono (utan kostnad) GS och styrelsens komm.ansvarig Plocka upp goda exempel. Börja med att hitta dem i vår egen tidning/webb. 14

15 Dela upp i huvudmålgrupp och undermålgrupp Uppdatera målgruppsdatabas/ kontaktuppgifter till de olika målgrupperna Posten och/eller City Mail som samarbetspartner? Medieföretag (t.ex. en kvällstidning eller tvkanal) som samarbetspartner? Facktidningar, sajter försöka få in redaktionell text. Uppföljning Om medieföretag (t.ex. en kvällstidning eller tv-kanal) som partner regelbunden bevakning av våra verksamheter med besök av väl fungerande Skol IF eller tävlingar. Ska/hur mycket vi fortsätta använda sociala medier/ tidskrävande? Hur får vi alla ideella på central och distriktsnivå att börja twittra? Komm- & Marknadsgrupp Se över det befintliga digitala nyhetsbrevet (till distrikten 1 gång/månad, till Skol-IF 1 gång/termin) 15

16 Alla distrikt färdiga debattartiklar Skoljoggen, färdiga mallar för mediainbjudningar, Frågor & svar, press-kit Andra typer av mallar Utbilda regionkonsulenterna i kommunikation 16

17 Bilaga 2: Lobbningspaket Se länk till Insidan, där materialet finns: