ADA metoden. Mall för observationsintervju. En metod för bedömning av kognitiva arbetsmiljöproblem och datasystems "användarvänlighet"

Transkript

1 ADA metoden En metod för bedömning av kognitiva arbetsmiljöproblem och datasystems "användarvänlighet" Mall för observationsintervju Previa-Rikshälsan Miljödata AB CMD, Uppsala universitet -1-

2 Innehåll 1. Introduktion 2. ADA-metoden. En översikt. 3. ADA-metodens observationsintervju. 4. Aspektlista - översikt. 5. Aspektlista - detaljerad. -2-

3 1. Introduktion ADA-metoden är avsedd för att göra bedömningar av datorstöd i arbetslivet. Resultatet ska leda till att olika slags kognitiva arbetsmiljöproblem kan identifieras. Kognitiva arbetsmiljöproblem uppstår bl a när datorstödet inte har ett sådant innehåll eller är så utformat att det understödjer ett effektivt och "användarvänligt" arbetssätt. Problem av denna art är ofta förekommande i datorstött arbete, och kan vara en källa till ineffektivitet, onödiga belastningar, irritation och stress. Metoden är användbar för bedömningar av datorstöd inom "ärendehanterande" områden i vid mening. Till dessa områden räknar vi de flesta administrativa arbetsuppgifter, sjukvårdssystem, servicesystem, personaladministration, materialhantering m.m. Vad som framförallt inte ingår är ren dataregistrering, ordbehandling, processtyrning etc. Främst tänker vi oss att metoden ska vara ett fungerande redskap inom arbetsmiljöarbete, t ex i företagshälsovården, och där komplettera andra metoder för analys av arbetplatsutformning, arbetsinnehåll och arbetsmiljö. ADA-metoden beskrivs i en rapportserie. Skriften "ADA-metoden, bakgrund och metod" beskriver metodens utgångspunkter och ger en översiktlig redovisning av metoden. Denna skrift, "Mall för observationsintervju", beskriver hur den direkta datainsamlingen går till, via en kombination av observationer av personer som arbetar med det studerade datorstödet och intervjuer med dessa personer. ADA-metoden har utarbetats i samarbete mellan Previa-rikshälsan, Miljödata AB och CMD, Centrum för studium av människan och datorn vid Uppsala universitet. Projektet har finansierats av Arbetsmiljöfonden. Följande personer har direkt medverkat i projektarbetet: Carl Åborg William Strigård Bengt Sandblad Magnus Lif Else Nygren Jan Kuylenstierna Previa-rikshälsan Miljödata AB CMD CMD (Designexempel och demonstrationssystem) CMD (Mycket bakgrundsmaterial) CMD (Litteratursökning) Vi tackar övriga personer inom Previa-rikshälsan och CMD som medverkat vid försöksverksamhet m.m. -3-

4 -4-

5 2. ADA-metoden. En översikt. ADA-metoden består av ett antal delar (se figur på nästa sida) : Ett bakgrundsmaterial, där bakomliggande teorier, referenser m.m. av vikt för de aspekter som metoden tar upp förklaras och motiveras. Detta material presenteras i form av ett utbildningspaket, avsett att användas vid utbildning av de personer, t ex inom företagshälsovården, som ska använda sig av metoden. En innehållsförteckning där de aspekter som metoden behandlar listas. Dessa aspekter kan ses som rubriker på de problemområden som metoden avser att kunna studera. En mall för en "observationsintervju", där de olika aspekterna listas med kortare förklaringar och där resultatet av "observationsintervjun" kan antecknas. Mallen ska kunna tas med vid analysen och både vara handbok och registreringsunderlag. Mallen beskriver både de frågeställningar man kan förvänta sig få muntliga svar på och de som man måste observera. Eventuellt tillkommer senare en enkät, där vissa kompletterande aspekter kan beskrivas och analyseras. En sammanfattning av det som registrerades under observationsintervju och eventuell enkät. Ett tolkningsunderlag, där exempel på hur resultatet ska bedömas och tolkas ges. Med hjälp av tolkningsunderlaget kan man göra bedömningar av vilka problem det som observerats leder till, eller kan leda till. En redovisning, där bedömningar och åtgärdsförslag presenteras. Detta är underlaget för rapporteringen till uppdragsgivaren. Bedömningarna är det man får fram från observationsintervjuerna enligt tolkningsunderlaget. Åtgärdsförslag kommer bara att kunna redovisas i de fall man direkt kan se en lösning på ett problem. Mer genomgripande lösningsförslag på samtliga upplevda problem ligger inte inom denna metods ramar. -5-

6 Teori, referenser m. m. Innehållsförteckning Redovisning Aspekt Förklaringar och "råd" (Anteckningar förs under observationsi ntervjuen) Sammanfattning av "fynd" Bedömningar Problemorienterad sammanfattning av viktigare problem Aspektlista- Mall för "observations intervju" Tolkningsunde rlag Förklaringar och förslag till tolkningar Fig. Översikt sbild över AD A-metodens ol ika delar. Åtgärdsförslag -6-

7 3. ADA-metodens observationsintervju ADA-metodens grunddel är vad vi har valt att kalla en observationsintervju. Med det menar vi att den kunskap man vid analysen inhämtar från den studerade arbetsplatsen får man genom en kombination av att intervjua en person som arbetar i verksamheten, en "användare", och att observera denne när han/hon arbetar med det datorstöd som ska analyseras. Många aspekter på kognitiv arbetsmiljö som är viktiga att studera och förstå är inte den person som arbetar i verksamheten själv medveten om, och kan därför inte själv beskriva. Dessutom finns en rad aspekter som bara låter sig förstås genom en kombination mellan aktivt frågande och observation. Observationsintervjun gör alltså att man kan fånga in både sådana aspekter som den studerade personen kan besvara muntligt och sådana som en van observatör kan se. ADA-metoden är inte avsedd att kunna användas av vem som helst utan särskild utbildning eller träning. Många av de aspekter som ska studeras och analyseras fordrar att man är ordentligt insatt i problematiken med kognitiv arbetsmiljö och gränssnittsutformning. Vi tänker oss att de personer som ska utföra en ADA-analys ska vara erfarna arbetsmiljöexperter som dessutom får ett par dagars utbildning och träning i metoden. Meningen är inte att man slaviskt ska följa aspektlistan under observationsintervjun. Efter några gånger blir man så insatt i vad de olika aspekterna betyder, att man kan anpassa innehåll och ordningsföljd efter den aktuella situationen. Ytterligare detaljerade anvisningar, t ex om vad som kan inhämtas via frågor eller vad som måste observeras behövs därför inte. Ytterligare bakgrundsbeskrivningar av observationsintervjun finns i skriften "Bakgrund och metod", avsnitt 8. Mallen för observationsintervjun består av två delar: En aspektlista där rubrikerna för de olika granskningspunkterna listas. Denna lista är avsedd som en innehållsförteckning, men även som en lathund vid metodarbetet för dem som är vana granskare. En mer detaljerad beskrivning, där varje aspekt listas på en separat sida tillsammans med korta förklaringar. Dessutom finns utrymme på varje sida för att föra anteckningar på under arbetet med observationsintervjun för dem som så önskar. Det praktiska utförandet av en observationsintervju enligt ADA-metoden lär man sig enklast genom att först pröva på detta under en kortare utbildning samt att därefter själv genomföra ett antal ADA-bedömningar. -7-

8 Några praktiska tips: Det är nödvändigt att föra anteckningar kontinuerligt under observationsintervjun. Följ inte slavisk aspektlistan, vare sig ordningsföljden mellan aspekterna eller de olika punkterna inom varje aspekt. Man bör kunna materialet så bra att aspektlistan mer har funktionen av en checklista att man fått med allt. Det är svårt att ha ett enhetligt sätt att arbeta på. Ibland är det bra att bara vara passiv åskådare och observera det pågående arbetet och ställa alla frågor i efterhand. Då är det bra om den intervjuade kan demonstrera handhavandet samtidigt som det förklaras. Ibland kan man föra en dialog kring hanteringen av datorstödet och ställa frågor, få förklaringar etc. under arbetets gång. Hur man bör gå tillväga styrs främst av hur den studerade arbetssituationen ser ut. Visst arbete kan helt enkelt inte störas, t ex om det innebär samverkan med en annan person, kund, patient eller klient. Anpassa dig efter situationen. Var vaksam på om den intervjuade förstår frågan och hur den tolkas. Ibland tänker inte personen i de termer man själv använder, och har svårt att förstå innebörden av frågan. Om man frågar efter vilka "delfunktioner" som ingår i datorstödet kan det vara helt oförståeligt. Den intervjuade tänker kanske inte alls i termer av "funktioner". Många av de aspekter vi vill fånga in tangerar det man brukar kalla "tysta kunskaper", och kan alltså inte formuleras i ord eller besvaras på ett enkelt sätt. De ledtrådar vi kan få fås då ofta genom att observera hur det utförs, och därefter kan man ställa kompletterande frågor om hur det egentligen går till eller varför man gör på ett visst sätt. En del aspekter kan man varken direkt få svar på eller observera. Man får observera andra faktorer och sedan tolka dessa för att få svar på den egentliga frågeställningen. Exempel på detta är hur belastningarna på korttidsminnet ser ut. Man får observera hur arbetet görs och hur gränssnittet hanteras, och därefter bedöma var och hur korttidsminnesbelastningar uppstår. Om man inte bearbetar anteckningarna snart efter observationsintervjun har man svårt att tolka sina egna anteckningar. -8-

9 4. Aspektlista - översikt Följande lista beskriver de olika rubrikerna i mallen för en observationsintervju enliga ADA-metoden: 1. Den observerades/utfrågades roll 2. Arbetsuppgifter och arbetsorganisation 3. Datorstödets funktionalitet 4. Datorstöd, struktur och teknik 5. Kompetens och regelverk 6. Åtkomlighet och behörigheter 7 Utbildning, introduktion och förändringar 8 Manualer och hjälpsystem 9. Systemfunktioner: 9.1 Svarstider 9.2 Styrning 9.3 Felkontroller, feltolerans 10. Gränssnittet: 10.1 Huvudtyp 10.2 Skärmdisposition 10.3 Menyer, nivåer 10.4 Orientering 10.5 Samtidig informationsvisning 10.6 Inmatningsfunktioner 10.7 Styrning 10.8 Form, font m.m Färger Ikoner Återkoppling 11. Subjektiva omdömen 12. Övrigt -9-

10 5. Aspektlista - detaljerad. Följande sidor redovisar mer i detalj de olika bedömningsaspekterna. Aspektpunkterna är uppdelade på en eller flera huvudpunkter samt ett antal underpunkter där en mer detaljerad hjälp ges om vad som ska observeras eller frågas om. I en kort förklarande text längst ner i varje punkt ges viss utförligare information och motiveringar till varför dessa saker är av intresse att studera. -10-

11 1. Den observerades/utfrågades roll Vilken roll har intervjupersonen inom verksamheten? - Datorspecialist eller vanlig användare? - Har personen ifråga någon speciell roll eller utbildning? - Hur lång erfarenhet har personen inom verksamheten? - Hur lång erfarenhet med datorstödet? (Hur man ska tolka det som observeras och sägs måste sättas i relation till den roll den intervjuade personer har. Man bör försöka se till att dessa är "vanliga" användare med god erfarenhet och långvarig användning. Metoden ska inte användas för att studera inlärningsaspekter) -11-

12 2. Arbetsuppgifter och arbetsorganisation Vilka arbetsuppgifter är berörda av datorstödet? Är man generalister eller specialister? - Gör alla samma arbetsuppgifter eller specialiserar man sig på vissa? - Är en specialisering planerad eller "har det bara blivit så"? Vad är det huvudsakliga innehållet i datorkontakterna? - Sökning? Läsning? Skrivning? En blandning? Hanteras ett ärende i sin helhet eller utför man bara en del av det? Sker arbetet i lugn och ro? - Blir man ofta "störd" av andra, andra ärenden, kunder, telefon etc.? - Är det ett problem att snabbt kunna orientera sig i ärendet när man kommer tillbaka till det? Hur sker kundkontakter? - Direkt? Telefon? Via handlingar? Hur är arbetsplatsens utformad? - Sitter man still eller rör sig mycket? (Om man ofta måste hoppa mellan olika arbetsuppgifter är det extra viktigt att man snabbt kan orientera sig i informationssystemet och snabbt komma in i det aktuella sammanhanget igen. Om man rör på sig mycket ställer det krav på arbetsplatsens utformning och på hur gränssnittet är utformat, t ex att det inte fordras alltför mycket finmotorik i styrningen.) -12-

13 3. Datorstödets funktionalitet Innehåller datorstödet "rätt saker", dvs är det "rätt verktyg" för de aktuella arbetsuppgifterna? - Finns behövliga funktioner tillgängliga? - Finns överflödiga funktioner? - Saknas behövliga funktioner/hjälpmedel? - Behöver man ibland byta till andra hjälpmedel eller system på grund av att funktioner saknas? - Behöver man föra manuella anteckningar "i onödan"? (Det är viktigt vid yrkesmässig användning att datorstödet innehåller rätt funktioner, så att man inte pga datorstödets utformning tvingas jobba på ett ineffektivt eller onödigt belastande sätt. Om man för egna arbetsanteckningar i någon form kan detta vara ett tecken på att datorstödet inte är bra anpassat till arbetsuppgifterna.) -13-

14 4. Datorstöd, struktur och teknik Är systemet lokalt eller centralt? - Terminaler mot centraldator, lokal persondator eller persondatorer i nätverk? - Hur många användare finns inom systemet? Var finns ev. centraldator eller file-server? Vilken är den huvudsaklig tekniken? - Datortyp? Terminaltyp? Bildskärm? Grafiksystem? Nätverk? Hur har systemet utvecklats? - Hur gammalt är systemet? - Egen utveckling? Köp? Har några anpassningar till lokala krav skett? Vilken grad av användarmedverkan fanns då? - Är systemet tillverkat i ett sammanhang eller är det ett "lapp-täcke"? (Det är viktigt att användarna förstår även de tekniska sammanhangen, för att kunna förstå systemets beteende, t ex när systemet fungerat långsamt eller vid driftstörningar. Är systemet inte utvecklat i ett sammanhang och inte med större användarinflytande bör aspekter om konsekvens och konsistens studeras extra noga. Om den intervjuade inte känner till dessa saker bör eventuella konsekvenser studeras noggrannare.) -14-

15 5. Kompetens och regelverk Ligger kompetensen vad det gäller ärendehanteringen, bedömningar, beslut osv hos användaren eller i systemet? - Finns regelverk etc. inbyggt i systemet eller finns sådant hos användarna? - Finns på något sätt beslutsfunktioner inbyggt eller tas alla beslut av användarna? - Innehåller systemet någon slags rimlighetskontroll, varningar etc. när det gäller de beslut som fattas av användaren och registreras i systemet? - Förstår man alltid alla eventuella beräkningar eller beslut som görs av systemet? Kan man enkelt kontrollera korrekthet och rimlighet? (Om någon slags "kunskap" finns inbyggd i informationssystemet är det viktigt att man förstår vad och hur detta är gjort och fungerar. Det ställer dessutom extra krav på hur information presenteras så att man inser vad som sker på systemets initiativ. Om kunskap finns inbyggd i systemet kan det leda till att motsvarande kunskaper hos användaren försvinner om inte systemet kan förmedla någon återkoppling till användaren så att man kan "följa med" i det som automatiserats.) -15-

16 6. Åtkomlighet och behörigheter Finns olika behörighetsnivåer i systemet? - Vilka? Hur tilldelas dessa, och på vilka grunder? - Har man alltid "rätt" behörighet, eller händer det att man inte kan nå de funktioner eller de data man egentligen skulle behöva? Hur åtkomligt är datorstödet? - Finns det något slags hinder för att man ska nå systemet exakt när man behöver det? (Om man inte har rätt behörighet kan man ibland hamna i en situation där man inte tillåts göra något man borde eller måste. Exempel på åtkomstsvårigheter kan vara brist på terminaler, kommunikationslinjer, behörighet eller olika slags felfunktioner hos systemet.) -16-

17 7. Utbildning, introduktion och förändringar Hur sker utbildning och introduktion av nyanställda? Hur sker information i samband med systemförändringar? - Upptäcker man själv att nåt skett eller finns det något etablerat sätt att ge information? Utbildningsinsatser? Vilka möjligheter finns att påverka systemutformningar? - Hur tas förändringsförslag emot i organisationen? Finns det en vilja att ta emot förslag eller är det "locket på"?? - Blir förändringar genomförda? Finns funktioner inom organisationen för detta? Finns det någon "datakultur" inom organisationen? - Finns det erfarenheter av dataanvändning inom företaget/ organisationen? Hur mycket? Sedan hur länge? Finns någon uttalad datapolicy och data-strategi? Är ADB-funktioner integrerade i annan verksamhet och utveckling eller sker det via separata funktioner? (Olika slags medverkan i utvecklings- och förändringsarbete ger större förståelse för möjligheter och problem. Finns det inom organisationen ett etablerat och väl fungerande sätt att arbeta med data-frågor blir det oftast enklare att klara av sådana probelm som löpande dyker upp. Ett viktigt resultat av frågorna ovan är huruvida sådana aspekter är kända av de enskilda medarbetarna.) -17-

18 8. Manualer och hjälpsystem Finns manualer, handledningar, "lathundar" etc? - Hur används dessa? Som planerat eller på annat sätt? - Hur går man normalt tillväga om man vill få hjälp av något slag? Finns hjälpfunktioner i systemet? - Finns sådana inbyggda? Är de enkla att använda och förståeliga? Finns hjälp i övrigt? - Finns någon slags "jour" etc? - Kan man få "experthjälp om man behöver? Varifrån? - Frågar man någon man vet är duktig, men som egentligen inte har någon speciell "expertroll"? Väljer man att arbeta på en "lägre nivå" pga att man inte behärskar systemet och hjälpmedlen tillräckligt? (Erfarenheter visar att de planerade hjälpfunktionerna ofta är ineffektiva och sällan används. Det är ofta stor skillnad mellan det planerade förfarandet med systemhjälp och hur det fungerar i praktiken. Att fråga kamrater etc. kan ibland fungera bra, men kan också vara störande och leda till mycket spring och irritation.) -18-

19 9.1. Systemfunktioner. Svarstider Är systemets svarstider acceptabla? - Finns problem med svarstider/systemtider på tangentnivå, kommandonivå, uppgiftsnivå? - Är de förutsägbara eller finns stora variationer? - Blir man irriterad och hindrad av fördröjningar? Driftsavbrott? - Förekommer avbrott ofta? Är det irriterande? - Vilka systemmeddelanden får man vid fel? Vet man om att fel uppstått eller om det finns andra orsaker till att det går långsamt? Vilken back-up finns på olika nivå? - Finns tillräcklig säkerhet i systemet? - Måste användaren själv ansvara för säkerhet? Är det krångligt? Fungerar det i praktiken? - Känner man sig säker på att inget "försvinner" på något sätt, eller är man orolig? (Långa och oförutsägbara svarstider leder ofta till stress. Osäkerhet om vad som hänt och hjälplöshet i att kunna påverka förloppen likaså. Hur man upplever långa svarstider eller driftsavbrott beror inte bara av dessas längd utan mycket på i vilket sammanhang de uppstår och om man förstår skeendena.) -19-

20 9.2. Systemfunktioner. Styrning Finns möjligheter till "genvägar" i systemet? - Kan man lätt ta sig från ett läge i systemet till ett annat? - Är det entydigt och klart hur man gör? Kan man ångra sig eller backa? - Går det att ångra hela operationer eller bara små steg? - Görs detta konsistent i alla delar av systemet och i alla lägen? - Blir man så rädd att göra fel att det påverkar arbetssättet, t ex genom att man kontrollerar allt några gånger extra innan man avslutar en operation? (Se mer nedan under Gränssnitt: navigering. Punkten här gäller snarast om systemet tillåter dessa funktioner. Gränssnittspunkten handlar om hur man utnyttjar sig av detta i gränssnittsutformningen. Skillnaden kan vara svår att avgöra för an vanlig användare) -20-

21 9.3. Systemfunktioner. Felkontroller och feltolerans Görs kontroller av det inmatade och det utförda? - Var görs det? I alla lägen där det behövs? Hur ges återkoppling av att fel upptäcks? - Är det tydligt vad som blivit fel? Stör meddelanden "rytmen" i arbetet? - Hur rättar man det som blivit fel? Är det smidigt att göra? Är man rädd och orolig över att göra fel eller "upptäcks" detta i alla lägen av systemet? Hur "feltolerant" är systemet? - Är det lätt eller svårt att göra fel? - Behöver man i något läge "lura" systemet för att komma vidare? (Om konsekvenserna av att man gör fel är stora blir man lätt rädd att göra fel, vilket leder till stress och till överdriven försiktighet och långsamt tempo. Att man måste "lura" systemet för att detta ska acceptera en uppgift är vanligt förekommande. T ex att man måste mata in ett felaktigt eller meningslöst värde för att komma vidare. Detta är mycket irriterande och kan ge allvarliga konsekvenser senare genom att felaktigheter finns i databasen.) -21-

22 10.1. Gränssnittet. Huvudtyp Vilken huvudtyp av gränssnitt har datorstödet? - Alfanumeriskt, grafiskt? Vilken gränssnittsstandard (style guide)? PC/Windows, OS/2 PM, Macintosh, Motif etc? Vilken slags bildskärm arbetar man vid? - Storlek? Upplösning? Färgmöjligheter? Hur styrs systemet? - Tangenter, menyval, kommandon, mus, blandningar? Utnyttjas de tekniska möjligheterna? - Tex skärmstorlek, upplösning, färger, eller använder gränssnittet bara en del av det som egentligen vore möjligt? (Dessa punkter behövs för att ge förståelse för de kommande gränssnittsaspekterna, och för den senare tolkningen av fynden. Det mesta av detta kan man direkt observera, andra punkter kan den intervjuade ha svårt att svara på, utan man måste kanske tala med någon mer datakunnig, systemansvarig etc.) -22-

23 10.2. Gränssnittet. Skärmdisposition Hur utnyttjas skärmytan? - Hur är informationen grupperad? Finns information som hänger ihop samlad på bildskärmen? - Använder man sig av rubriker etc. som egentligen inte behövs? - Hur bär man sig åt när information inte ryms? Visas det tydligt vad som finns tillgängligt på annan plats och hur man når dit? Är detta konsekvent genomfört? - Är t ex informationsmängders placering på skärmen konsekvent? - Finns plats för kommandogivning, manöverering av gränssnittet, systemmeddelanden etc. på samma platser genomgående? (Skärmytan är i allmänhet en mycket dyrbar resurs i ett datorstöd. Man vill ofta få plats med mer information än vad som ryms, speciellt om man tar hänsyn till att all relevant information i en viss arbetsuppgift bör vara synlig samtidigt. Man bör därför inte "slösa" bort skärmyta på oviktiga saker och inte heller utnyttja den på ett ineffektivt sätt.) -23-

24 10.3. Gränssnittet. Menyer, nivåer och navigering Hur är systemet nivågrupperat? - Består systemet av många separata delar, funktioner etc? - Hur väljer man mellan dessa? - Har man menyer för funktionsval? Hur är dessa organiserade? Syns det tydligt vad som kan väljas? - Hur ser man vilka funktioner som finns valbara? - Är detta tydligt eller måste man ha kunskaper om hur det görs? - Ser man tydligt var man befinner sig i varje läge? - Tvekar man ofta? Går man "vilse" och vet inte var man är? Finns möjligheter till snabbval eller genvägar? - Är detta enkelt, tydligt och självklart? - Är det konsekvent genomfört? (Begreppen menyer och nivåer är ofta svåra att förstå för användarna. Be dem visa hur de väljer funktioner, förflyttar sig inom systemet, hur de vet var de befinner sig etc. Många nivåer leder ofta till orienteringsbekymmer och osäkerhet om var man befinner sig. Man bör komma till önskad funktion så snabbt som möjligt. Om det inte syns vad som är valbart och hur val sker, utan man måste veta detta, kan det vara mycket kognitivt belastande. Vi är mycket bra på "igenkänning" men mycket sämre på "återgivning".) -24-

25 10.4. Gränssnittet. Orientering Är det lätt att orientera sig i informationsmängderna? - Är det klart vilken information man vill se vid varje tillfälle, eller måste man tänka efter mycket? - Är det lätt att välja mellan olika informationsmängder och att navigera sig mellan dessa? Hur snabbt kan man orientera sig om var man befinner sig och vad man höll på med om man blivit störd eller gjort ett uppehåll i arbetet? - Finns det något som ofta stör uppmärksamheten eller orienteringsförmågan? - Förekommer systemmeddelande som stör? (Denna punkt handlar om orientering i de informationsmängder som hör till ett ärende, medan den föregående punkten innehåller frågor om orientering mellan olika nivåer och funktioner i informationssystemet/datorstödet. I sådana arbetssituationer där man ofta blir störd eller växlar mellan olika arbetsuppgifter eller ärenden är det viktigt att man snabbt kan orientera sig i informationsmängderna. Undersökningar har visat att den tid det tar att åter komma in i ärendesammanhanget efter en störning kan vara avsevärd, och varierar mycket beroende på hur "lättförstått" gränssnittet är. Vid strikt menyorienterade system kan mycket i denna punkt vara mindre relevant, då all informationsvisning är helt styrd ner i detaljerna. Även här är det dock viktigt att snabbt kunna se var man befinner sig.) -25-

26 10.5. Gränssnittet. Samtidig informationsvisning Finns det som behövs för en hel arbetsuppgift tillgängligt samtidigt? - Ser man alltid tillräckligt samtidigt för att klara arbetsuppgiften? - Växlar man mellan olika bilder? - Antal olika bilder inblandade? - Hur mycket information behöver man "integrera"? - Hur sker växling mellan sekventiella bilder? Enkelt, svårt? Måste man tänka efter mycket? (Det är ofta mycket viktigt att all information som behövs i ett visst sammanhang finns tillgängligt samtidigt på skärmen. Att behöva fundera över vilka olika informationsmängder som behövs, att växla mellan dessa samt integrera de olika informationsmängderna är en av de allvarligaste källorna till onödig kognitiv belastning. Det leder oftast till "överbelastning av korttidsminnet".) -26-

27 10.6. Inmatningsfunktioner Hur sker inmatning av data? - Vilken teknik används? Tangentbord? Mus? - Växlingar mellan olika inmatningssätt? - Hur sker frammatning/växling mellan olika inmatningsfält? Automatiskt? Tangenttryckning? Pilar? Mustryckning? Hur mycket information matar man in? Vilken art av information matas in? - Text, datavärden, val mellan alternativ? Finns det begränsningar i vad och hur mycket som kan matas in? - Är dessa besvärande? Leder det till merarbete? Finns kontroller av olika slag inbyggda i systemet? - Sker dessa automatiskt? Vilken återkoppling får man av att något är fel? Är etta förståeligt? Är det lätt att göra korrigeringar? (Se även punkt 9.3 som handlade om systemfunktioner. Här kontrolleras hur gränssnittet utnyttjar sådana möjligheter.) (I många sitautioner består arbetet av att mata in större eller mindre mängder av data. Sådana funktioner bör göras smidiga, med ett minimum av knapptryckande och av kognitiv belastning. Man bör kunna använda sin koncentration på att tänka på arbetsuppgiften och på uppgifternas korrekthet.) -27-

28 10.7. Gränssnittet. Styrning Hur sker val av funktion, fält etc? - Används funktionstangenter, pilar, mus, rullboll etc? - Förekommer blandningar av dessa? - Är sättet konsekvent? Hur sker musstyrning, om sådan förekommer? - Är det små fält att träffa? - Är det lång väg mellan "pekpunkterna" i samma arbetsuppgift? Hur sker växling av textmängder? - Genom scrollning/rullning eller bläddring? På annat sätt? - Är det konsekvent? - Hur stora textmängder ska genomsökas eller läsas? Är det svårt att överblicka och att "komma rätt" i det man vill se? (All styrning bör kunna göras med ett minimum av aktiv tankeverksamhet, dvs kognitiv belastning. Musstyrning kan vara finmotoriskt komplicerat, speciellt om arbetssituationen är rörig och om man ofta flyttar på sig i rummet. Växling av textmängder kan vara svår om textmändgerna är större än vad som ryms på bildskärmen. Används scrollning/rullning kan det vara svårt att orientera sig i mändgen och att utnyttja spatial kodning, dvs att minnas i termer av "högst upp på högra sidan" etc.) -28-

29 10.8. Gränssnittet. Form, font m.m. Används grafiska metoder för att koda information? - Hur används olika fonter? Har de en genomtänkt och konsistent betydelse? - Hur visas skillnader mellan ledtexter, inmatningsfält, valbart, utvalt etc? - Används några metoder att förmedla "dynamisk" information till användaren, t ex genom att gränssnittselement ändrar utseende beroende på tillstånd, sammanhang etc. Saknas sådana funktioner där de skulle kunna vara av värde? - Betonar gränssnittet det som är intressant för användaren, och inte annat t ex ramar, skiljelinjer etc. - Hur ser man skillnad på vad datorn skriver och vad man själv skriver/har skrivit? - Finns möjligheter att själv förändra saker, t ex fonter, färger etc.? Är detta bra eller dåligt? (Att ge information en fysisk form, ett utseende är mycket effektivt i många sammanhang. Det kan understödja en enkel och automatiserad igenkänning och avkodning. Detta förutsätter dock att det görs på ett mycket genomtänkt och konsistent sätt. Gränssnittet bör på alla sätt försöka att betona det i sammanhanget intressanta. Ofta ser man exempel på att istället oviktiga, kosmetiska saker betonas. Exempel är när färger används för dekoration istället för att förmedla något i sammanhanget intressant. Med dynamisk informationskodning menas att man genom utseende kan förmedla information om tillstånd, värden etc. Om något värde är nytt, extremt lågt eller högt i förhållande till ett normalvärde etc. kan detta visas på något sätt, t ex genom att bakgrundsmönstret förändras. Att själv kunna ställa om fonter, färgkoder etc. är sällan bra, då detta kan bidra till förvirring och försvåra kommunikation mellan arbetskamrater.) -29-

30 10.9. Gränssnittet. Färger Används färger i gränssnittet? - Till vad? Vad betyder färgkoderna? Har de relevans i sammanhanget? - Vilka färger används till vad? - Hur många färger används? Är de "lugna" och i övrigt synergonomiskt riktiga? - Är färganvändningen konsekvent? - Kan man välja färger själv? Är detta bra eller dåligt? (Denna punkt är parallell med den föregående, 10.8, men färgproblematiken har också en del viktiga egna problemställningar. Personer med defekt färgseende måste också kunna använda datorstödet på ett fungerande sätt. Färger ska bidraga till informationsförmedling men också bidraga till ett lugnt och harmoniskt intryck.) -30-

31 Gränssnittet. Ikoner Hur används ikoner i gränssnittet? - Vad symboliserar dessa? Hur tydligt är det vad ikoner betyder? - Skiljer sig ikoner som har olika betydelse, status etc. från varandra på ett tydligt vis? - Är allt detta konsekvent? (Med ikoner menas sådana bildmässiga avbildningar som symboliserar något annat, t ex kan en ikon symbolisera ett program, en funktion, ett dokument, en datamängd osv. Ikoner kan symbolisera olika saker, och deras betydelse bör vara mycket tydlig och konsekvent.) -31-

32 Gränssnittet. Återkoppling Vilken återkoppling/feed-back får användaren i olika situationer? - På knapptryckning, funktionsval och utförande, bildväxling, registreringar, felfunktion osv? - Är denna tydlig och entydig? Är den konsistent i hela systemet? Är det klart vad som skett eller blir man osäker på vad som hände och vad resultatet blev? (Återkoppling i varje enskilt arbetsmoment är viktigt. Användaren ska i varje ögonblick vara helt säker på att det som man vill och förväntar sig har skett. Likaså ska det vara helt klart vad som inträffat om något gått fel. Om saker tar tid bör man veta vad som är på gång och eventuellt hur lång tid det kommer att ta. -32-

33 11. Subjektiva omdömen Känns datorstödet "trevligt" att jobba med? - Är det stimulerande? Känns datorstödet som ett effektivt hjälpmedel? - Tycker man att systemet hjälper till så att man känner sig "effektiv"? - Är systemet en hjälp eller en "broms" i arbetet? - Kan man utveckla kompetens och erfarenheter? Känner man sig säker eller osäker vid användandet? - Är man orolig för att göra fel? - Är man osäker på vad systemfunktioner och meddelanden betyder? Händer det att man blir man arg och irriterad? - På grund av vad? Litar man på informationen i systemet? - Gör man bedömningar av säkerhet och korrekthet? - Gör man kontroller för att vara säker? ( Ofta kan man sammanfatta ett helhetsomdöme om ett datorstöd i termer av om det känns "trevligt" och "effektivt" att arbeta med det eller tvärt om. Detta kan vara till hjälp när man ska avgöra hur allvarligt man ska tolka de olika problem som tagits upp när det gäller detaljerna i undersökningen. Man kan också fråga om synpunkterna ovan är generella eller om de bara gäller speciella systemdelar eller arbetssituationer?) -33-

34 12. Övrigt Övriga synpunkter som den intervjuade vill framföra? (Är det något annat som personen i fråga vill påpeka om systemet, dess funktion, utformning, gränssnitt, införande, användning, utveckling etc? Positiva eller negativa synpunkter? Problem, kritik eller förslag? Speciellt kan man under denna punkt fråga om den intervjuade har några idéer som han/hon gått och funderat över, och som kan vara av värde att ta upp i åtgärdsförslagen. Ofta kan man efter lite diskussioner få fram påståenden som "jag har länge tänkt att om det vore möjligt att göra så här skulle vi kunna vinna mycket...". Om man kan diskutera detta lite utförligare brukar man kunna få den intervjuade att formulera idéer som han/hon inte trodde var tekniskt möjliga att genomföra.) -34-