mellan år samt DUA-överenskommelsen

Transkript

1 Revisionsrapport Josefine Palmqvist Schultz Malin Ringedal Juni 2017 Kommunala aktivitetsansvaret för ungdomar mellan år samt DUA-överenskommelsen

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Kommunallagen (1991:900) Skollag (2010:800) Förordning (2006:39) om register och dokumentation vid fullgörandet av kommunernas aktivitetsanasvar för ungdomar Skolverkets föreskrifter om insamling av uppgifter för uppföljning och utvärdering av det kommunala aktivitetsansvaret (SKOLFS 2015:28) Skolverkets allmänna råd om kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar (SKOLFS 2015:62) Delegationen för unga i arbete (DUA) Kontrollmål kopplade till det kommunala aktivitetsansvaret Kontrollmål kopplade till DUA-överenskommelsen Metod och avgränsning Iakttagelser och bedömningar Kontrollmål 1 KAA Ändamålsenliga styrande dokument med mål, riktlinjer och rutiner som regelbundet följs upp och revideras Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 2 KAA- Tillräcklig uppföljning, utvärdering och återrapportering av aktivitetsansvaret och dess effekter Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 3 KAA- Tydlig och ändamålsenlig ansvarsfördelning för arbetet Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 4 KAA- Tillräckliga kartläggningar samt registerhållning av de ungdomar som omfattas Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 5 KAA- Individuella åtgärder i tillräcklig omfattning Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 6 KAA- Tillfredsställande dokumentation av det kommunala aktivitetsansvaret av 42

3 Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 7 KAA- Tillräckliga resurser för arbetet Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 8 KAA- Tillfredsställande samverkan mellan interna och externa aktörer Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 1 DUA- Relevanta styrdokument som reglerar syfte, mål och målgrupp Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 2 DUA- Uppsatta mål som är rimliga att nå Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 3 DUA- Insatsen bedrivs ändamålsenligt och effektivt Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 4 DUA- Tillräcklig uppföljning, mätning och utvärdering av resultat och effekter Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 5 DUA- Tydlig och ändamålsenlig ansvars- och arbetsfördelning i den interna och externa organisationen Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 6 DUA- Fungerande samverkan mellan överenskommelsens parter Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 7 DUA- Återrapportering av resultat och effekter till socialnämnd och kommunstyrelse Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 8 DUA- Ekonomisk ansvarsfördelning är Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 9 DUA- Ekonomisk uppföljning och kontroll över verksamhetens kostnader i förhållande till budget av 42

4 Iakttagelser Bedömning Revisionell bedömning Rekommendationer Bilaga 1 Mål inom DUA-överenskommelsen Bilaga 2 Styrgrupp och arbetsgrupp inom DUA-överenskommelsen av 42

5 Sammanfattning Från och med 1 januari 2015 skärptes skollagen och det blev tydligare att en kommun löpande under året ska hålla sig informerad om hur en grupp av kommunens ungdomar är sysselsatta. I ansvaret ingår att kommunerna ska erbjuda de ungdomar som berörs lämpliga individuella åtgärder. Det gäller ungdomar som gått ut grundskolan eller motsvarande men inte fyllt 20 år och som varken går eller har fullföljt utbildning på ett nationellt program i en gymnasieskola eller en gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra en granskning avseende hur kommunen fullgör sitt aktivitetsansvar. Delegationen för Unga till arbete (DUA) har regeringens uppdrag att främja statlig och kommunal samverkan och utveckla nya samverkansformer för att minska ungdomsarbetslösheten. Under 2015 beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att en lokal överenskommelse mellan kommunen och Arbetsförmedlingen skulle utarbetas. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra en granskning avseende hur kommunen realiserar överenskommelsen. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i har genomfört en granskning enligt ovan två delar: dels en granskning av det kommunala aktivitetsansvaret, dels en granskning av kommunens arbete med DUA-överenskommelsen. I utgör barn- och utbildningsnämnden ansvarig nämnd för det kommunala aktivitetsansvaret. Ansvaret för arbetsmarknadsfrågor i är via reglementen delat mellan kommunstyrelsen och socialnämnden. Kommunstyrelsen har det strategiska ansvaret samt samordningsansvar för arbetsmarknadsfrågor och socialnämnden det operativa ansvaret för arbetsmarknadsfrågor. Kommunstyrelsen och socialnämnden har inte tydliggjort ansvaret efter förpliktelser i reglementen vad gäller DUA-överenskommelsen och således utgör både kommunstyrelsen och socialnämnden ansvariga nämnder för den lokala överenskommelse som träffas mellan och Arbetsförmedlingen om minskad ungdomsarbetslöshet. Revisionsfrågor Har barn- och utbildningsnämnden säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av verksamheten i enlighet med skollagens krav? Har kommunstyrelsen och socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av DUA-överenskommelsen? Revisionell bedömning Vår samlade bedömning relaterat till det kommunala aktivitetsansvaret är att barn- och utbildningsnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av verksamheten i enlighet med skollagens krav. Vår samlade bedömning kopplat till DUA-överenskommelsen är att kommunstyrelsen och socialnämnden inte har säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av DUA-överenskommelsen. 4 av 42

6 Kontrollmål 1 KAA Finns det ändamålsenliga styrande dokument med mål, riktlinjer och rutiner som regelbundet följs upp och revideras? Barn- och utbildningsnämnden har under granskningsperioden inte upprättat en strukturerad handlingsplan för arbete med det kommunala aktivitetsansvaret och det saknas verksamhetsnära rutiner och riktlinjer till samtliga delar av arbetet. Vidare startades arbetet med aktivitetsansvaret utan att politiska mål fastställts, vilket medför otydligheter kring inriktning och ambitionsnivå. Vår bedömning är kontrollmålet inte är uppfyllt. Kontrollmål 2 KAA Genomförs en tillräcklig uppföljning, utvärdering och återrapportering av aktivitetsansvaret och dess effekter? Barn- och utbildningsnämnden har inte fastställt någon struktur för hur uppföljning, utvärdering och återrapportering av aktivitetsansvaret och dess effekter ska se ut. Eftersom det saknas politiska mål har aktivitetsansvaret inte ingått i ordinarie verksamhetsuppföljning. Under 2016 har inte gjorts någon uppföljning av effekter arbetet lett till för enskilda individer eller på gruppnivå. En begränsad utvärdering av den arbetsmodell som skapats för aktivitetsansvaret har utförts men inte återrapporterats till barn- och utbildningsnämnden. Vår bedömning är kontrollmålet inte är uppfyllt. Kontrollmål 3 KAA Finns det en tydlig och ändamålsenlig ansvarsfördelning för arbetet? Arbete med aktivitetsansvaret har i huvudsak hanterats av en förvaltningsövergripande samverkansgrupp bestående av olika funktioner och professioner. Barn- och utbildningsnämnden har genom de arbetsgrupper om finns på plats delvis skapat en tydlig roll- och ansvarsfördelning för moment inom aktivitetsansvaret men arbetet kan ytterligare stärkas genom framtagande av dokumenterade strukturer, exempelvis i form av handlingsplan där ansvarsroller tydligt kopplas till hur och när arbete ska utföras. Vidare bör barn- och utbildningsnämnden stärka ansvaret kring dokumentationsskyldigheten samt förtydliga ansvaret för hur individanpassade aktiviteter kan erbjudas. Vår bedömning är att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Kontrollmål 4 KAA Genomförs tillräckliga kartläggningar samt registerhållning av de ungdomar som omfattas av aktivitetsansvaret? Granskningen visar att det finns en avsatt funktion som delar av sin arbetstid kartlägger och registrerar ungdomar inom aktivitetsansvaret men vissa svårigheter kring att identifiera målgruppen samt bristande intern informationsöverföring medför utmaningar att föra korrekt registerhållning. Barn- och utbildningsnämnden har delvis har skapat förutsättningar för kartläggningar samt registerhållning men nämnden har inte kunnat säkerställa att arbetet varit tillfredställande. Vår bedömning är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Kontrollmål 5 KAA Erbjuds ungdomarna individuella åtgärder i tillräcklig omfattning? Granskningen indikerar att insatser som erbjuds målgruppen snarare tar utgångspunkt i hur barn- och utbildningsnämnden organiserat verksamheten än de ungas individuella 5 av 42

7 behov. Det yttras bland annat i att de insatser som erbjuds är begränsade och i huvudsak består av anpassad studiegång via introduktionsprogram. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. Kontrollmål 6 KAA Sker en tillfredsställande dokumentation av det kommunala aktivitetsansvaret? Det har inte funnits några tydliga rutiner eller riktlinjer för hur dokumentationsskyldigheten ska fullgöras och granskningen visar att det finns en osäkerhet kring hur dokumentation av det kommunala aktivitetsansvaret ska hanteras. Vår bedömning är att kontrollmålet inte uppfyllt. Kontrollmål 7 KAA Finns tillräckliga resurser för arbetet? Under 2016 har barn- och utbildningsnämnden inte äskat eller beviljats utökade anslag med anledning av aktivitetsansvaret och verksamheten ska därigenom täckas av befintliga medel. Det har inte gjorts någon separat uppföljning av vaken personella eller ekonomiska resurser för arbetet. Vi konstaterar att verksamheten inte fullt ut varit effektiv med anledning av granskningens identifierade förbättringsområden kopplat till exempel avsaknad av individuella insatser i tillräcklig utsträckning. Vi bedömer att resursåtgången bör tydliggöras framöver för att kunna ompröva resurser utifrån verksamhetens behov. Vår bedömning är att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Kontrollmål 8 KAA Finns en tillfredsställande samverkan mellan interna och externa aktörer? Granskningen visar att det funnits förutsättningar för intern samverkan kring det kommunala aktivitetsansvaret på olika nivåer inom kommunen men att det inte funnits förankrade strukturer för samverkan med externa aktörer, vilket är nödvändigt för att fullgöra kommunens skyldigheter av det kommunala aktivitetsansvaret på ett tillfredställande sätt. Vår bedömning är att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Kontrollmål 1 DUA Finns relevanta styrdokument som reglerar syfte, mål och målgrupp för insatsen? Den lokala överenskommelsen mellan och Arbetsförmedlingen reglerar syfte, mål och målgrupp för samverkan. Däremot är det otydligt hur syftet ska förverkligas och det har inte tagits fram några strategier för att förverkliga det breda syftet som finns formulerat för den myndighetsgemensamma samverkansgruppen. Därtill är målen inom överenskommelsen är inte fullt ut anpassade utifrån den samverkansorganisation som skapats. Uppgifter om målgruppen har heller inte reviderats sedan hösten Överenskommelsen fungerar följaktligen inte som ett styrinstrument gentemot verksamheten i den utsträckning som vore möjligt. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. Kontrollmål 2 DUA Bedöms de uppsatta målen vara rimliga att nå? Överenskommelsen fastställer åtta mål men endast ett mål är kopplat till samverkansarbetet. Övriga mål ger mer uttryck för en ambition snarare än faktiska målsättningar. Till de uppsatta målen saknas också aktivitet samt indikatorer och någon uppföljning av målen har därför inte genomförts. Detta medför utmaningar i att utvärdera om insatser ge- 6 av 42

8 nom samverkansavtalet leder till minskad ungdomsarbetslöshet eller annan avsedd effekt. Det har till exempel inte förts diskussioner kring hur konjunkturläge på arbetsmarknaden kan vara en påverkande faktor. Vidare är vissa mål inte anpassade efter den organisation samverkansarbetet inriktas mot. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. Kontrollmål 3 DUA Bedrivs insatsen på ett ändamålsenligt och effektivt sätt? Samverkan inom överenskommelsen inriktas på att genom myndighetsgemensamma enskilda samtal med ungdomar i målgruppen erbjuda insatser inom respektive myndighets befintliga verksamhet. De personella resurserna som tas i anspråk för detta är omfattande i relation till de individer inom målgruppen som omfattats och det finns inte någon utvärdering kring vilken effekt samtalen ger. Därtill har samverkansarbetet kring de enskilda ungdomarna inte fungerat som önskat, bland annat eftersom samverkan inte kommit igång förrän hösten 2016 samt att inte alla relevanta funktioner deltagit. Intervjuer uppmärksammar också att insatsen har svårt att nå de ungdomar i målgruppen som står längst från arbetsmarknaden. Vår bedömning är att kontrollmålet inte är uppfyllt. Kontrollmål 4 DUA Finns tillräcklig uppföljning, mätning och utvärdering av resultat och effekter? Kommunstyrelsen och socialnämnden har inte tydliggjort hur uppföljning, mätning och utvärdering av resultat och effekter ska genomföras. Under granskningsperioden har det inte utförts någon uppföljning eller mätning på varken individ- eller gruppnivå eller någon utvärdering av överenskommelsen generellt. Kontrollmålet bedöms inte vara uppfyllt. Kontrollmål 5 DUA Finns en tydlig och ändamålsenlig ansvars- och arbetsfördelning i den interna och externa organisationen? Granskningen visar att kommunstyrelsen och socialnämnden inte tydliggjort det politiska ansvaret för överenskommelsen. Vi anser att detta också får konsekvenser för en effektiv styrning. Vidare är den politiska kännedomen av överenskommelsen oklar. På operativ nivå är ansvaret mellan kommunen och Arbetsförmedlingen tydlig men ansvaret för olika funktioner inom kommunen behöver tydliggöras. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. Kontrollmål 6 DUA Finns fungerande samverkan mellan överenskommelsens parter? Överenskommelsen mellan och Arbetsförmedlingen om minskad ungdomsarbetslöshet trädde i kraft 1 januari Arbete inom överenskommelsen har inte fungerat under stora delar av året, bland annat på grund av bristande styrning och samordning. När väl den myndighetsgemensamma samverkan kom till stånd uppges dock att den har fungerat. Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Kontrollmål 7 DUA Vilken återrapportering av resultat och effekter sker till socialnämnden och kommunstyrelse? 7 av 42

9 Kommunstyrelsen och socialnämnden har inte fastställt några strukturer för återrapportering av arbete inom överenskommelsen och det råder otydligheter kring politisk kännedom om samverkansavtalet. Under 2016 har det inte skett någon återrapportering till kommunstyrelsen eller socialnämnden om överenskommelsens resultat och effekter. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. Kontrollmål 8 DUA Den ekonomiska ansvarsfördelningen är tydliggjord? Utifrån det faktum att det inte sökts statliga medel utöver statsbidrag för att utarbeta den lokala överenskommelsen förutsätts att kommunstyrelsen och socialnämnden avser hantera åtaganden inom överenskommelsen via nyttjande av befintliga medel och resurser inom respektive linjeverksamhet. Enligt vår bedömning utgör detta en tydlig fördelning mellan kommunen och Arbetsförmedlingen vad gäller det ekonomiska ansvaret. Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt. Kontrollmål 9 DUA Den ekonomiska uppföljningen och kontrollen över verksamhetens kostnader i förhållande till budget är tillfredställande? Utifrån att verksamheternas kostnader bekostats av linjeverksamheterna är vår bedömning att det inte föreligger något behov av att genomföra ekonomisk uppföljning och kontroll över verksamhetens kostnader i förhållande till budget från DUA-överenskommelse (eftersom någon sådan inte finns). Däremot är det av stor vikt att linjeverksamhetens kostnader följs upp och kontrolleras i förhållande till budget enligt gängse styrmodell, samt att i denna uppföljning inkludera säkerställande av effektivt resursutnyttjande. Vi bedömer att kontrollmålet är uppfyllt. Rekommendationer kopplade till det kommunala aktivitetsansvaret - Barn- och utbildningsnämnden bör stärka styrningen av det kommunala aktivitetsansvaret, till exempel genom en strukturerad handlingsplan för arbetet där mål, ansvarsfördelning samt verksamhetsnära rutiner för samtliga delar av aktivitetsansvaret tydliggörs. Barn- och utbildningsnämnden bör löpande följa upp implementeringen av planen för att säkerställa att arbetet svarar upp mot målgruppens behov och skollagens krav samt revideras vid behov. - Barn- och utbildningsnämnden bör stärka uppföljningen av arbetet med aktivitetsansvaret, både på individ- och gruppnivå. Uppföljning bör ske löpande för att säkerställa att insatser som erbjuds är lämpliga och leder till avsedd effekt samt att den organisation som skapats för verksamheten är effektiv. - Barn- och utbildningsnämnden bör tydliggöra resursåtgången för arbete med det kommunala aktivitetsansvaret för att säkerställa att det finns tillräckliga resurser att fullgöra uppdraget samt för att kunna ompröva resurser utifrån verksamhetens behov. - Barn- och utbildningsnämnden bör verka för att förankra en kommungemensam målsättning för det kommunala aktivitetsansvaret. 8 av 42

10 - Barn- och utbildningsnämnden bör stärka förutsättningarna för samverkan med relevanta aktörer för att möjliggöra ett större utbud aktiviteter inom ramen för aktivitetsansvaret. Rekommendationer kopplade till DUA-överenskommelsen - Kommunstyrelsen och socialnämnden bör stärka den interna kontrollen och säkerställa politisk kännedom om överenskommelsen. - Kommunstyrelsen och socialnämnden bör skyndsamt tydliggöra den politiska ansvarsfördelningen för överenskommelsen för att kunna utöva en effektiv styrning av arbetet. - Kommunstyrelsen och socialnämnden bör säkerställa att den samverkansorganisation som skapats är förenlig med överenskommelsens syfte. - Kommunstyrelsen och socialnämnden bör tillse att det finns dokumenterade strukturer för arbetet med att utarbeta, genomföra och följa upp åtgärder inom överenskommelsen. - Kommunstyrelsen och socialnämnden bör stärka uppföljningen av arbete inom överenskommelsen, till exempel genom att ta fram mål med indikatorer som är anpassade efter lokala förutsättningar utifrån överenskommelsens syfte. Kommunstyrelsen och socialnämnden bör löpande följa upp målen för att utvärdera om genomförda insatser leder till minskad ungdomsarbetslöshet och om den organisation som skapats för att genomföra insatser inom överenskommelsen är effektiv. Det är av vikt att kommunstyrelsen och socialnämnden säkerställer målens uppföljbarhet. - Kommunstyrelsen och socialnämnden bör tydliggöra metoder för arbete inom överenskommelsen för att säkerställa en tillfredställande resursåtgång. 9 av 42

11 1. Inledning 1.1. Bakgrund Från och med 1 januari 2015 skärptes skollagen och det blev tydligare att en kommun löpande under året ska hålla sig informerad om hur en grupp av kommunens ungdomar är sysselsatta. Det gäller ungdomar som gått ut grundskolan eller motsvarande men inte fyllt 20 år och som varken går eller har fullföljt utbildning på ett nationellt program i en gymnasieskola eller en gymnasiesärskola eller motsvarande utbildning. I ansvaret ingår att kommunerna ska erbjuda de ungdomar som berörs lämpliga individuella åtgärder. Kommunerna ska dokumentera sina insatser på lämpligt sätt och föra ett register över de ungdomar som omfattas av ansvaret. Under 2015 utkom Skolverket med allmänna råd avseende insamling av uppgifter för uppföljning och utvärdering avseende det kommunala aktivitetsansvaret. I januari 2016 utkom ytterligare allmänna råd. Avseende innehållet i kommunens dokumentation av insatser samt innehållet i kommunens aktivitetsansvar. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra en granskning avseende hur kommunen fullgör sitt aktivitetsansvar. Delegationen för Unga till arbete (DUA) har regeringens uppdrag att främja statlig och kommunal samverkan och utveckla nya samverkansformer för att minska ungdomsarbetslösheten. I juni 2015 beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att en lokal överenskommelse mellan kommunen och Arbetsförmedlingen skulle utarbetas. Överenskommelsen började gälla 1 januari Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra en granskning avseende hur kommunen realiserar överenskommelsen. Granskningen omfattar enligt ovan två delar. Dels en granskning av det kommunala aktivitetsansvaret där ansvarig nämnd i är barn- och utbildningsnämnden. Dels en granskning av kommunens arbete med DUA-överenskommelsen där ansvaret ligger på kommunstyrelsen och socialnämnden Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfrågor: Har barn- och utbildningsnämnden säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av verksamheten i enlighet med skollagens krav? Har kommunstyrelsen och socialnämnden säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av DUA-överenskommelsen? 1.3. Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisorernas analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs i huvudsak av: 10 av 42

12 Kommunallagen (1991:900) Enligt 6 kap 7 kommunallagen har nämnderna ansvar för att var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Likaså skall nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt Skollag (2010:800) Skollagen reglerar de rättigheter elever har samt de verksamhetskrav som ställs på kommunen eller annan huvudman inom det svenska skolväsendet. Av skollagens 15 kap. 15 framgår att en skola med annan huvudman 1 än hemkommunen 2 snarast meddela hemkommunen när en elev börjar eller slutar vid skolan. Skolan ska även meddela hemkommunen om en elev som inte fyllt 20 år är frånvarande i betydande utsträckning utan giltigt skäl. Skolans skyldighet att ge stöd eller särskilt stöd till elever påverkas inte av skyldigheten att upplysa hemkommunen om frånvaro. I skollagens 29 kap. 9 regleras kommunernas aktivitetsansvar, som trädde i kraft 1 januari Aktivitetsansvaret innebär att hemkommunen löpande ska hålla sig informerad om hur ungdomar under 20 år som fullgjort sin skolplikt, men som inte genomför eller fullföljt gymnasieutbildning, är sysselsatta. Dessa ungdomar ska erbjudas individuella åtgärder. I första hand ska åtgärderna syfta till att motivera ungdomen att påbörja eller återuppta utbildningen. Insatser som utförs inom ramen för aktivitetsansvaret dokumenteras på ett lämpligt sätt. Hemkommunen har också skyldighet att föra register över de ungdomar som omfattas av aktivitetsansvaret Förordning (2006:39) om register och dokumentation vid fullgörandet av kommunernas aktivitetsanasvar för ungdomar Förordningen om register och dokumentation vid fullgörandet av kommunernas aktivitetsanasvar för ungdomar reglerar behandling av personuppgifter i samband med att kommunen för register över ungdomar som den har aktivitetsansvar för, kommunens dokumentation av insatser samt uppgiftsskyldighet och trädde i kraft 15 augusti Kommunen får, även om den registrerade motsätter sig, bland annat behandla följande uppgifter: namn, nuvarande och framtida sysselsättning, om det är aktuellt med någon individuell åtgärd, åtgärdens innehåll samt när åtgärden inleds eller upphör Skolverkets föreskrifter om insamling av uppgifter för uppföljning och utvärdering av det kommunala aktivitetsansvaret (SKOLFS 2015:28) Skolverkets föreskrifter om insamling av uppgifter för uppföljning och utvärdering av det kommunala aktivitetsansvaret trädde ikraft 1 juli Föreskrifterna innehåller bland 1 Huvudman är den som ansvar för att skolverksamheten genomförs i enlighet med gällande lagstiftning. En huvudman för utbildning kan utgöras av kommuner, landsting, staten eller enskilda. Kommuner som juridisk person är huvudman för kommunal skolverksamhet inom kommunen. 2 Enligt skollagens 29 kap. 6 avser hemkommun den kommun där personen är folkbokförd. 11 av 42

13 annat bestämmelser om att kommunen minst två gånger per år ska lämna uppgifter till Skolverket kring varje enskild individs aktuella sysselsättning eller åtgärder som erbjudits eller pågår för individer inom det kommunala aktivitetsansvaret Skolverkets allmänna råd om kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar (SKOLFS 2015:62) För att precisera kraven i lagar och föreskrifter kring skolverksamhet har Skolverket tagit fram allmänna råd kring ett antal frågor, bland annat om kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar. Råden är rekommendationer kring tillämpning av lagar, förordningar och föreskrifter. Råden ska följas såvida kommunen inte på annat sätt kan uppfylla de bestämmelser som finns. Vad avser SKOLFS 2015:62 föreskrivs bland annat att hemkommunen bör: Säkerställa att det finns en ändamålsenlig organisation med en tydlig ansvarsfördelning för arbetet med aktivitetsansvaret. Säkerställa att det finns en strukturerad handlingsplan för arbetet med aktivitetsansvaret. Se till att det finns förutsättningar och rutiner för berörd personal att löpande under året hålla sig informerade om hur målgruppen för aktivitetsansvaret är sysselsatta, samt de till att tillvägagångssätt för att komma i kontakt med ungdomarna anpassas utifrån deras situation och behov. Säkerställa att det finns förutsättningar och rutiner för att kunna erbjuda individuella åtgärder till ungdomar inom aktivitetsansvaret. Tillse förutsättningar och rutiner så att berörd personal kan dokumentera insatser till ungdomar som tillhör målgruppen för aktivitetsansvaret. Skapa förutsättningar för och anta ändamålsenliga rutiner för samverkan inom kommunen och med berörda myndigheter och andra parter inom aktivitetsansvaret. Se till att det finns ändamålsenliga rutiner för att informera och ta emot information när en elev börjar eller slutar vid gymnasieskola med annan huvudman Delegationen för unga i arbete (DUA) Regeringens beslut om inrättande av en särskild delegation riktat mot lokala insatser för barn och unga för att minska ungdomsarbetslösheten fattades december Delegationen benämns Delegationen för unga till arbete (DUA). Delegationen ska arbeta för att stärka statlig och kommunal samverkan och utveckling av nya samverkansformer som ska bidra till att minska ungdomsarbetslösheten. Lokala överenskommelser mellan kommuner och Arbetsförmedling är delegationens främsta verktyg för att stärka samverkan. För att främjautarbetande och realiserande av lokala överenskommelser fördelar DUA statsbidrag. För att ge kommunerna ökade möjligheter att utarbeta lokala överenskommelser beviljade upp till 200 tkr i medel till de kommuner som före den 30 juni 2015 hade inkommit med en avsiktsförklaring om att senast den 31 december 2015 ingå en lokal överenskommelse. 287 av landets kommuner har ingått lokala överenskommelser med Arbetsförmedlingen (det är även möjligt att inkludera andra parter i en lokal överenskommelse, flera kommuner kan också gå samman i en gemensam överenskommelse). I de lokala överenskommel- 12 av 42

14 serna ska framgå vad kommunerna avser åstadkomma i samverkan kopplat till att minskaungdomsarbetslösheten samt vilka mål verksamheterna ska åstadkomma. I alla överenskommelser ingår även en kommunal kartläggning av målgruppen unga i åldern år som varken arbetar eller studerar eller som är undersysselsatta. Denna kartläggning ska revideras årligen av kommun och Arbetsförmedling. I bilaga till överenskommelsen ska också budget för de samverkande verksamheterna samt tänkt finansiär (kommun, Arbetsförmedling, DUA) framgå. Delegationen fattar därefter beslut om eventuellt statsbidrag utifrån den lokala överenskommelsen. Beslutet är inte möjligt att överklaga. I beslutet från delegationen rörande statsbidrag framgår också när redovisning av hur beviljade medel har använts ska inkomma till delegationen Kontrollmål kopplade till det kommunala aktivitetsansvaret Finns det ändamålsenliga styrande dokument med mål, riktlinjer och rutiner som regelbundet följs upp och revideras? Genomförs en tillräcklig uppföljning, utvärdering och återrapportering av aktivitetsansvaret och dess effekter? Finns det en tydlig och ändamålsenlig ansvarsfördelning för arbetet? Genomförs tillräckliga kartläggningar samt registerhållning av de ungdomar som omfattas av aktivitetsansvaret? Erbjuds ungdomarna individuella åtgärder i tillräcklig omfattning? Sker en tillfredsställande dokumentation av det kommunala aktivitetsansvaret? Finns tillräckliga resurser för arbetet? Finns en tillfredsställande samverkan mellan interna och externa aktörer? 1.5. Kontrollmål kopplade till DUA-överenskommelsen Finns relevanta styrdokument som reglerar exempelvis syfte, mål och målgrupp för insatsen? Bedöms de uppsatta målen vara rimliga att nå? Bedrivs insatsen på ett ändamålsenligt och effektivt sätt? Finns tillräcklig uppföljning, mätning och utvärdering av resultat och effekter? Finns en tydlig och ändamålsenlig ansvars- och arbetsfördelning i den interna och externa organisationen? Finns en fungerande samverkan mellan överenskommelsens parter? Vilken återrapportering av resultat och effekter sker till socialnämnd och kommunstyrelse? Den ekonomiska ansvarsfördelningen är tydliggjord? Den ekonomiska uppföljningen och kontrollen över verksamhetens kostnader i förhållande till budget är tillfredställande? 13 av 42

15 1.6. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom: Analys av relevanta styrande/stödjande dokument avseende det kommunala aktivitetsansvaret och DUA-överenskommelsen Samt genom intervju med följande funktioner 3 : Förvaltningschef för barn- och utbildningsförvaltningen Verksamhetschef inom barn- och utbildningsförvaltningen Utvecklingsledare inom barn- och utbildningsförvaltningen Handläggare inom barn- och utbildningsförvaltningen Enhetschef inom socialförvaltningen 1:e socialsekreterare inom socialförvaltningen Socialsekreterare inom socialförvaltningen Rapporten har faktakontrollerats i verksamheten och kvalitetssäkrats internt enligt vår modell för att säkerställa god kvalitet. Granskningen avgränsas till år Inom ramen för granskningen har även avstämning över telefon genomförts med kommunstyrelsens ordförande i maj av 42

16 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Kontrollmål 1 KAA Ändamålsenliga styrande dokument med mål, riktlinjer och rutiner som regelbundet följs upp och revideras Iakttagelser Riktlinjer och rutiner I och med ikraftträdandet av det kommunala aktivitetsansvaret fick en arbetsgrupp bestående av representanter från kommunens barn- och utbildningsförvaltning, kultur- och fritidsförvaltning samt socialförvaltning i uppdrag 4 att utveckla en modell för det operativa arbetet inom aktivitetsansvaret. Arbetsgruppen presenterade Makt-projektet Meningsfulla Aktiviteter i 25 september Enligt intervjuade företrädare för barn- och utbildningsförvaltningen antogs arbetsgruppens förslag av styrgruppen för barn- och unga till arbetssätt. Arbete inom aktivitetsansvaret har därför i huvudsak skett utifrån föreslagen modell sedan början av Under intervjuer framkommer att ett av syftena med Makt-projektet var att skapa tydliga riktlinjer och rutiner för arbetet. Samtidigt påtalas ett behov av att tydliggöra arbetssätt, till exempel har det inte funnits något dokumenterat stöd för hur ungdomar inom målgruppen ska identifieras, hur uppsökande verksamhet ska bedrivas eller hur individuella handlingsplaner ska upprättas och utvärderas. Som en konsekvens följer att kartläggningen av och kontakten med ungdomar inom målgruppen upplevs personbunden och har utgått från berörda funktioners egen ambitionsnivå samt att det funnits otydligheter kring hur dokumentationen av genomförda insatser ska hanteras. Enligt en utvärdering 5 av Makt-projektet genomförd i juni 2016 framgår att den arbetsmodell som presenterades inom Makt-projektet inte fullt ut tagit hänsyn till syftet med det kommunala aktivitetsansvaret. Framförallt eftersom modellen var grovt skissad och inte inkluderade någon metod vad gäller dokumentation, kartläggning eller samverkan. Det framgår bland annat att den systematiska kartläggningen av målgruppen inte fungerat optimalt, samt behov av att fram en manual/checklista som kan användas i kontakten med ungdomen för att säkerställa att kartläggningen blir likvärdig och att ungdomarna får likvärdig hjälp. Vidare anges att det saknats tydlig förankring i ledningen utifrån samverkan och att det funnits utmaningar i att hitta en kommungemensam målsättning kring aktivitetsansvaret. Utvärderingen framhåller ett behov av att tydliggöra gränsdragningen inom vissa befintliga arbetsmetoder (t.ex. när arbetet för den operativa gruppen ska ta vid). Utöver Makt-projektet har det inte tagits fram några rutiner och riktlinjer för att styra och stödja arbetet med det kommunala aktivitetsansvaret. 4 Uppdraget till utvalda representanter gavs av styrgruppen för barn- och unga. Styrgruppen är ett forum med chefsrepresentanter från barn- och utbildningsförvaltning, kultur- och fritidsförvaltning samt socialförvaltning. Styrgruppen arbetar på uppdrag av presidiegruppen. 5 MAKT- Verksamhetsberättelse 2016 juni. Enligt intervjuuppgift har uppföljningen behandlats av styrgruppen för barn- och unga. 15 av 42

17 Mål och måluppföljning Den politiska målstyrningen inom utgår från kommunfullmäktiges vision, strategiska områden samt kommungemensamma mål. Utifrån visionen anger kommunfullmäktige strategiska områden som ska prioriteras under nuvarande mandatperiod och konkretiseras genom kommungemensamma mål. Därefter har respektive nämnd ansvar att inom sitt verksamhetsområde anta nämndspecifika mål utifrån de kommungemensamma målen, med utgångspunkt i det grunduppdrag nämnden tilldelas via reglementet. Nämndspecifika mål ska eftersträva att vara specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsatta för att underlätta uppföljning av verksamhetens utveckling. Nämndmålen ska uttryckas i en nämndplan. 6 Barn- och utbildningsnämnden har i sin nämndplan beslutat om tre nämndspecifika mål 7 med tillhörande indikatorer för perioden. Av de tre fastställda målen finns inte något mål med direkt koppling till aktivitetsansvaret. Vidare saknas indikatorer för att kunna följa arbetet inom ramen för det kommunala aktivitetsansvaret, till exempel andelen individer inom målgruppen som efter genomförda insatser påbörjat eller fortsatt utbildning. Eftersom mål kopplat för det kommunala aktivitetsansvaret saknas har arbetet inte följts upp inom ordinarie verksamhetsuppföljning. På verksamhetsnivå har det vid upprättande av Makt-projektet tagits fram projektmål och effektmål för vad Makt-projektet avser åstadkomma och vilka effekter projektet förväntas leda till: Projektmål Att skapa en modell för arbetet med unga som omfattas av det kommunala aktivitetsansvaret baserat på kartlagda utvecklingsbehov Att implementera modellen Att inventera behov och möjligheter till extern finansiering Effektmål Att alla i målgruppen skall ges möjlighet till meningsfulla aktiviteter som i förlängningen gör att de motiveras att gå tillbaka till studier och utvecklar en framtida anställningsbarhet Att öka känslan av delaktighet och inflytande i samhället hos målgruppen Att uppnå samhällsekonomiska vinster Att följa lagstiftningen Tabell 1. Mål för det kommunala aktivitetsansvaret från dokumentet Makt-projektet Meningsfulla Aktiviteter i. Till de uppsatta projekt- och effektmålen saknas fastställda indikatorer och aktiviteter för att ha möjlighet att följa upp målen. Enligt intervjuuppgifter har det under granskningsperioden inte skett någon uppföljning av vare sig projekt- eller effektmålen. 6 Vision och mål för Beslutad av kommunfullmäktige 15 december Nämndens mål: Varje elev ska nå så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling; Varje barn når så långt som möjligt i sitt lärande och sin utveckling; Varje barn och elev känner trygghet, har god självkänsla och möter omvärlden utifrån detta. 16 av 42

18 Interna riktlinjer för styrdokument i Enligt interna riktlinjer för styrdokument i 8 ska ansvarig nämnd besluta om styrdokument som talar om vad och hur ett arbete inom ansvarsområdet ska utföras. Inom ramen för granskningen har vi har inte tagit del av några styrande eller stödjande dokument kopplat till aktivitetsansvaret vad gäller roller, ansvar, arbetssätt och mål beslutade av barn- och utbildningsnämnden Bedömning Det kommunala aktivitetsansvaret regleras av skollagen och är därmed en lagstadgad skyldighet för kommuner. Skolverkets allmänna råd (SKOLFS 2015:62) om kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar fastställer bland annat att kommunen ska säkerställa att det finns en strukturerad handlingsplan för arbetet med aktivitetsansvaret. Vidare anger SKOLFS 2015:62 att kommunen ska tillse att det finns rutiner som säkerställer att det operativa arbetet kan genomföras på ett sätt som svarar upp mot de lagar och förordningar som reglerar området. Granskningen visar att barn- och utbildningsnämnden inte har antagit styrdokument med riktlinjer och rutiner för aktivitetsansvaret. Vidare saknas det en strukturerad handlingsplan för arbete med aktivitetsansvaret vilket Skolverkets allmänna råd föreskriver för verksamheten i det fall kommunen inte på annat sätt kan uppfylla de bestämmelser som finns. Under 2016 har kommunens arbete med aktivitetsansvaret istället utgått från Maktprojektet, som enligt en intern utvärdering inte varit fullt anpassad efter syftet med det kommunala aktivitetsansvaret och saknar vissa verksamhetsnära rutiner. Några övriga styrdokument med riktlinjer och rutiner för arbetet har inte tagits fram. Enligt vår bedömning har det inte funnits tillräckligt med ändamålsenliga styrande dokument för att säkerställa att samtliga delar inom aktivitetssansvaret kan utföras på ett sätt som svara upp mot de lagar och förordningar som gäller för verksamheten. Givet att det kommunala aktivitetsansvaret är en lagstadgad skyldighet är vår bedömning att barnoch utbildningsnämnden bör, i enlighet med interna riktlinjer för styrdokument i Marks kommun och Skolverkets allmänna råd, anta en strukturerad handlingsplan för hur skyldigheten ska fullgöras. Detta i syfte att tydliggöra ramar och förutsättningar för arbetet med aktivitetsansvaret. Verksamhetsnära rutiner och tydliga riktlinjer stärker även den interna kontrollen och minskar risken för att arbetet blir personbundet och skapar bättre möjligheter för ett strukturerat, väl förankrat och kontinuerligt arbete för ungdomar som tillhör målgruppen för aktivitetsansvaret. Vidare startades arbete med det kommunala aktivitetsansvaret utan någon politisk målsättning för verksamheten. Enligt vår bedömning medför det otydligheter i inriktning och ambitionsnivå för vad barn- och utbildningsnämnden avser att arbetet inom aktivitetsansvaret ska åstadkomma, på såväl individ- som gruppnivå. Vår bedömning är att kontrollmål 1 inte är uppfyllt. 8 Riktlinjer för styrdokument i, fastställd av kommunstyrelsen 25 november av 42

19 2.2. Kontrollmål 2 KAA- Tillräcklig uppföljning, utvärdering och återrapportering av aktivitetsansvaret och dess effekter Iakttagelser I Makt-projektet föreslås det kommunala aktivitetsansvaret ingå i skolverksamhetens systematiska kvalitetsarbete och införlivas i det interna rapporteringssystemet, där mål och indikatorer kontinuerligt kan följas upp. 9 Intervjuade påtalar att detta inte skett. Enligt intervjuade har det funnits utmaningar i att mäta vilka effekter arbetet med aktivitetsansvaret har inneburit för enskilda individer, samt på gruppnivå, med anledning av att kommunen endast arbetat med aktivitetsansvar sedan Företrädare för verksamheten anger att det främst är antalet individer inom målgruppen som följts upp, snarare än effekter av genomförda insatser. Därutöver framhålls avsaknaden av mål och mätetal vara en bidragande faktor som försvårat systematisk uppföljning. Som framgått under föregående kontrollmål har det gjorts en utvärdering av kommunens arbetssätt med aktivitetsansvaret, det vill säga Makt-projektet. Utvecklingsledare inom barn- och utbildningsförvaltningen har tillsammans med representanter från socialförvaltningen samt kultur- och fritidsförvaltningen gjort utvärderingen 10, som enligt intervjuuppgifter rapporterats till styrgruppen för barn- och unga. Av utvärderingen framgår flera utmaningar, till exempel att framgångsrikt få kontakt med berörda ungdomar och därmed svårigheter att erbjuda insatser. Vidare konstaterades att det finns en grupp individer inom målgruppen där kommunen har begränsat utbud av insatser att erbjuda. Under intervjuer uppmärksammas att den utvärdering som genomförts i huvudsak rapporterats till styrgruppen för barn- och unga och att det inte funnits någon fastställd struktur för hur rapporteringen av verksamheten ska se ut. Av genomförd intervju framförs också viss osäkerhet kring vilken typ av rapportering av aktivitetsansvaret som begärts. Det påtalas också att barn- och utbildningsnämnden inte har efterfrågat rapportering kring aktivitetsansvaret och att det finns osäkerhet om styrgruppen för barn- och unga återrapporterar till barn- och utbildningsnämnden. Vid genomgång av nämndens sammanträdesprotokoll 2016 kan vi inte se att det kommunala aktivitetsansvaret har behandlats vid något tillfälle Bedömning Skollagen reglerar att hemkommun löpande under året ska hålla sig informerad om hur målgruppen för aktivitetsansvaret är sysselsatt och att de insatser som erbjuds är individuella och lämpliga. Skolverkets allmänna råd (2015:62) om kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar anger också att arbetet regelbundet behöver följas upp och utvärderas i syfte att utveckla kvaliteten i verksamheten. Granskningen visar att barn- och utbildningsnämnden inte har fastställt några strukturer för utvärdering och återrapportering av aktivitetsansvaret. Vidare startades arbetet med det kommunala aktivitetsansvaret utan någon politisk målsättning för verksamheten. Mot bakgrund av detta kan det ifrågasättas i vilken utsträckning nämnden systematiskt har kunnat följa utvecklingen av arbetet med det kommunala aktivitetsansvaret och om ge- 9 Makt-projektet Meningsfulla aktiviteter i, s MAKT- Verksamhetsberättelse 2016 juni. 18 av 42

20 nomförda insatser svarar upp mot ungdomarnas behov. Avsaknaden av politiska mål kopplat till aktivitetsansvaret innebär även att uppföljning inte skett inom ordinarie verksamhetsuppföljning. Samtidigt visar genomgång av barn- och utbildningsnämndens sammanträdesprotokoll från 2016 samt årsrapport 2016 att aktivitetsansvaret inte omnämnts. Enligt vår bedömning har barn- och utbildningsnämnden inte kunnat säkerställa att kommunen löpande under året hållit sig informerade om hur målgruppen för aktivitetsansvaret har varit sysselsatta och att de insatser som erbjudits är individuella och lämpliga. Vi bedömer att nämnden bör stärka uppföljning och utvärdering av aktivitetsansvaret för att säkerställa att arbetet sker ändamålsenligt samt att den organisation och det arbetssätt som skapats för kommunens aktivitetsansvar är effektiv. Det är av vikt att det finns rutiner för uppföljning och utvärdering av de insatser som den unga deltar i för att kunna identifiera- och vid behov erbjuda- andra insatser för att nå det övergripande målet inom det kommunala aktivitetsansvaret, det vill säga återgång till skola. Vår bedömning är att kontrollmålet inte har uppfyllts Kontrollmål 3 KAA- Tydlig och ändamålsenlig ansvarsfördelning för arbetet Iakttagelser Det operativa arbetet med aktivitetsansvaret har i huvudsak hanterats utifrån den så kallade Maktmodellen av den förvaltningsövergripande gruppen, MAKT. MAKT omfattas av studie- och yrkesvägledare inom gymnasieverksamheten, handläggare från barn- och utbildningsförvaltningen, socionom från funktionen RAMS 11 inom socialförvaltningen ungdomsutvecklare inom kultur- och fritidsförvaltningen 12, rektor för gymnasiet, elevhälsan samt planeringsledare för introduktionsprogram (IM). Uppsökande verksamhet Vägledning (Studie- och yrkesvägledare) Samverkan (Intern och extern samverknsgrupp) Meningsfulla aktiviteter (Planeras av SYV) Uppföljning (Handläggare) Utvärdering (Ungdomsutvecklare) (MAKTgruppen) Figur 1. Maktmodellen enligt Makt-projektet, egen bearbetning. Ungdomsutvecklare har till uppgift att söka upp individer inom målgruppen. Den uppsökande verksamheten sker framförallt genom kontaktförsök via telefon och sociala medier i syfte att skaffa information om ungdomen sysselsättning. Under intervju uppges att den uppsökande verksamheten inte omfattar hembesök. 11 RAMS står för redo för arbetsmarknad och sysselsättning och är en funktion inom socialförvaltningens försörjningsstödenhet. 12 Ungdomsutvecklare tillhör kultur och fritidsförvaltningen men ska enligt ett fullmäktigebeslut organiseras inom barn- och utbildningsförvaltningen med placering vid elevhälsan från och med höstterminen av 42

21 Studie- och yrkesvägledare ska efter ett inbokat möte med berörda ungdomar utföra en kartläggning av ungdomens situation. Vid mötet planeras och erbjuds insatser till ungdomen efter vad som finns att tillgå. Handläggare inom barn- och utbildningsförvaltningen har i uppdrag att registrera ungdomar inom målgruppen och rapportera statistik till SCB. Samverkan mellan studie- och yrkesvägledare, planeringsledare på IM, ungdomshandläggare från RAMS, ungdomsutvecklare och handläggare från barn- och utbildningsförvaltningen ska ske regelbundet för att bland annat ett ge stöd i att hålla igång processen och samordna verksamheten men också för att ansvara för att det statistiska underlaget har en god kvalitet. Den interna samverkansgruppen ska även planera och kalla till en extern samverkansgrupp med såväl kommunala som utomkommunala aktörer som visat intresse att medverka i aktivitetsansvaret. Utvärdering av arbetet ska ske inom MAKT-gruppen och rapporteras till styrgruppen för barn och unga. Av genomförda intervjuer framgår att Makt-modellen avsåg skapa tydlig ansvarsfördelning kring aktivitetsansvaret och att modellen har lyckats åstadkomma detta. Samtidigt påtalas ett behov av att ytterligare tydliggöra roll- och ansvarsfördelningen. Till exempel kring den uppsökande verksamheten för att identifiera ungdomar i målgruppen få information om deras sysselsättning. Vi har inte heller tagit del av någon ansvarsfördelning kring vem som ansvarar för att genomförda insatser dokumenteras på ett lämpligt sätt. Vidare uppges det finnas behov av att tydliggöra viss ansvarsfördelning för arbetet vad gäller samverkan. Intervjuade uppger att det funnits en föreställning inom kommunen om att MAKT-gruppen ensam ska aktivera samtliga ungdomar inom målgruppen men att detta vare sig är möjligt eller det avsedda syftet. En kommungemensam målsättning framhålls därutöver som ett förbättringsområde för att tydliggöra ansvarsfördelningen. Den externa samverkansgruppen har heller inte funnits på plats under granskningsperioden då få aktörer visat intresse Bedömning Enligt Skolverkets allmänna råd (2015:62) om kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar utgörs kommunernas aktivitetsansvar av att löpande komma i kontakt med berörda ungdomar, skaffa information om deras sysselsättning, registrera informationen, erbjuda individuella lämpliga åtgärder samt dokumentera insatserna på ett lämpligt sätt. Enligt vår bedömning har barn- och utbildningsnämnden genom de arbetsgrupper som finns på plats delvis skapat en tydlig roll- och ansvarsfördelning för aktivitetsansvaret men att arbetet ytterligare kan stärkas genom framtagande av dokumenterade strukturer, exempelvis i form av handlingsplan där ansvarsrollerna tydligt kopplas till hur- och när arbetet ska utföras. Vidare är vår bedömning att barn- och utbildningsnämnden bör stärka ansvaret kring dokumentationsskyldigheten för att säkerställa att arbetet svarar upp mot de bestämmelser som finns. Vi bedömer också att barn- och utbildningsnämnden bör förtydliga ansvaret kring hur individanpassade åtgärder kan erbjudas samt verka för en kommungemensam målsättning. Detta i syfte att förankra ett ändamålsenligt och löpande arbete med aktivitetsansvaret. 20 av 42

22 Vår bedömning är att kontrollmålet delvis är uppfyllt Kontrollmål 4 KAA- Tillräckliga kartläggningar samt registerhållning av de ungdomar som omfattas Iakttagelser I fanns det enligt intervjuuppgifter uppskattningsvis 198 ungdomar inom målgruppen vid slutet av Intervjuade uppger att det vid barn- och utbildningsförvaltningen arbetar en handläggare som delar av sin arbetstid identifierar och registrerar ungdomar inom det kommunala aktivitetsansvaret. Handläggaren ansvarar för att rapportera in den efterfrågade statistiken till SCB. Det finns en utarbetad systematik för hur handläggaren identifierar ungdomar som ingår i målgruppen, bland annat genom månadsvisa genomgångar av kommunens elevregistreringssystem för att se om någon elev gjort avhopp från kommunens gymnasieskola. Vidare görs regelbundna genomgångar av kommuninvånarregistret där handläggaren gör utskick av brev till nyinflyttade ungdomar där ungdomen ombeds lämna upplysningar om sin sysselsättning. Svarsfrekvensen uppges dock vara låg. Under intervjuer framkommer även vissa utmaningar i det systematiska kartläggningsarbetet. Bland annat uppges att det är svårt att ta reda på huruvida elever som studerar på skola med annan huvudman fullföljer sin utbildning. Det har inte upprättas några särskilda rutiner för att ta emot information när en elev börjar eller slutar vid en gymnasieskola skola med en annan huvudman. För att få tillgång till den informationen måste handläggaren manuellt gå igenom olika typer av data, till exempel fakturor. Vidare uppges det finnas en del utmaningar i att löpande få information om ungdomarnas aktuella sysselsättning. Intern informationsöverföring kring individen uppges vara ett förbättringsområde och det har saknats interna riktlinjer för hur aktörer som genomför insatser för individen ska återrapportera till berörd handläggare. Till exempel hur studie- och yrkesvägledare samt ungdomsutvecklare ska återrapportera om pågående och genomförda insatser. Inga aktuella uppgifter 28% Ingen sysselsättning 4% Arbetssökande 4% Introduktionsprogra m 49% Annan sysselsättning 3% Arbete 6% Svenska för invandrare 2% Övriga studier 4% Figur Barn- och utbildningsförvaltningens uppgifter om de 198 identifierade ungdomarnas aktiviteter. 13 Figuren är upprättad inom barn- och utbildningsförvaltningen efter uppgifter som fanns vid utgången av av 42