Granskning av ledning, styrning och kvalitet inom kommunens fritidshem

Transkript

1 Revisionsrapport Emil Biström Josefine Palmqvist Schultz Juni 2017 Granskning av ledning, styrning och kvalitet inom kommunens fritidshem

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och Revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Metod och avgränsning Iakttagelser och bedömningar Kontrollmål 1 Finns det en ändamålsenlig målkedja från kommunfullmäktige till verksamheterna? Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 2 Genomförs regelbunden uppföljning och utvärdering av måluppfyllelse samt återrapportering till ansvarig nämnd med eventuella åtgärder som följd? Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 3 Finns ändamålsenliga, uppdaterade och tillämpade styrdokument såsom reglementen, delegationsordningar, dokumenterade mål, strategier, riktlinjer och rutiner? Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 4 Genomförs kontinuerliga kompetensutvecklingsinsatser för personalen i fritidshemmen utifrån kartläggning och analys av verksamhetens behov och fritidshemmens uppdrag? Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 5 Är ansvaret för kvalitetsarbetet inom fritidshemmen tydligt och finns det en tydlig organisation för hur det ska bedrivas? Iakttagelser Bedömning Kontrollmål 6 Bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete vilket innebär att kontinuerligt följa upp verksamheterna, analysera resultaten och utifrån det planera och utveckla utbildningen? Iakttagelser Bedömning Revisionell bedömning Juni av 18

3 Sammanfattning En stor andel av alla elever nationellt i förskoleklassen och årskurserna 1 3 är idag inskrivna i fritidshemmet. Det ger fritidshemmet goda möjligheter att komplettera förskoleklassen och skolan genom att erbjuda eleverna en meningsfull fritid samt att stimulera deras utveckling och lärande. Med skollagen (2010:800) har fritidshemmet fått ett tydligare uppdrag med inriktning på att stimulera elevernas utveckling och lärande. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genomföra en granskning avseende hur kommunen säkerställer ledning, styrning och kvalitet av kommunens fritidshem. Revisionsfrågan Har barn- och utbildningsnämnden säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av verksamheten inom fritidshemmen? Revisionell bedömning Vår samlade bedömning är att barn- och utbildningsnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av verksamheten under granskningsperioden. Vår samlade bedömning konkretiseras i kontrollmålen. Kontrollmål 1 Finns det en ändamålsenlig målkedja från kommunfullmäktige till verksamheterna? I målstyrningen är det viktigt att kedjan från kommunfullmäktige, till nämnd och ner till verksamhet är tydlig för alla inblandade parter. Vi bedömer att målkedjan inte nått ned hela vägen till samtliga fritidshemsverksamheter. Under granskningsperioden har istället målarbetet inom fritidshemmen i hög grad varit beroende av ansvarig rektors förutsättningar i form av resurser, intresse och tid. En gemensam verksamhetsplan för fritidshemsverksamheten är en god idé för att öka förutsättningarna för en enhetlighet och struktur för det framtida målarbetet inom kommunens fritidshem. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt. Kontrollmål 2 Genomförs regelbunden uppföljning och utvärdering av måluppfyllelse samt återrapportering till ansvarig nämnd med eventuella åtgärder som följd? Det pågår ett arbete inom förvaltningen för att strukturera uppföljningen genom en tydligare styrning i resultatrapporternas innehåll samt genom resultatdialoger. Detta eftersom det är av stor vikt att de mål som satts upp också följs upp strukturerat och systematiskt. Därtill är det är viktigt att de indikatorer som kopplas till målen är stabila och kan följas över tid. När mål och indikatorer inte följs upp kontinuerligt och med en systematik försvinner den röda tråden i målstyrningen. Som framkommer nedan under iakttagelserna under detta kontrollmål har detta inte fungerat tillfredsställande under granskningsperioden. Juni av 18

4 Kontrollmålet bedöms vara ej uppfyllt. Kontrollmål 3 Finns ändamålsenliga, uppdaterade och tillämpade styrdokument såsom reglementen, delegationsordningar, dokumenterade mål, strategier, riktlinjer och rutiner? Nämndens reglemente och delegationsordning är aktuella och reviderade under nuvarande mandatperiod. För de biträdande rektorerna finns för ändamålet upprättade förteckningar på delegerade uppgifter. Det finns nyligen reviderade regler för vilka barn som erbjuds fritidshem samt under vilka villkor detta gäller. Likaså finns nyligen reviderade regler för barnomsorg på obekväm arbetstid. Målstyrningsarbetet för fritidshemmens verksamhet är ett utvecklingsområde och en del i detta handlar om att det under granskningsperioden inte funnits ändamålsenliga styrdokument. Det saknas dokumenterade uppdragsbeskrivningar för fritidshemmens verksamhet. Vi bedömer att det är av betydande vikt att uppdragsbeskrivningar finns dokumenterade. Detta för att tydliggöra kärnverksamhetens inriktning och ambition. I linje med uppdragsbeskrivningar behöver också rutiner säkerställas för de olika arbetsmoment som är av vikt för att säkra verksamhetens dagliga drift och minska personberoende i organisationen. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt. Kontrollmål 4 Genomförs kontinuerliga kompetensutvecklingsinsatser för personalen i fritidshemmen utifrån kartläggning och analys av verksamhetens behov och fritidshemmens uppdrag? Den kommunövergripande satsningen på kompetensutvecklingsprogrammet Fritidshem i fokus ser vi som ett nödvändigt initiativ som därutöver är uppskattat bland medarbetarna. Eftersom en av verksamhetens stora utmaningar är att hitta behörig och kompetent personal är kompetensutveckling av de befintliga medarbetarna en god strategi för att höja kompetens och attraktivitet. Vi bedömer att det i övrigt under granskningsperioden inte skett en tillräcklig samordning av kontinuerliga kompetensutvecklingsbehov inom fritidsverksamheten. Istället är det vår bedömning att kompetensutvecklingsinsatser i hög utsträckning berott på enskilda rektorers prioriteringar. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt. Kontrollmål 5 Är ansvaret för kvalitetsarbetet inom fritidshemmen tydligt och finns det en tydlig organisation för hur det ska bedrivas? Ansvaret för kvalitetsarbetet i fritidshemmen ligger ytterst hos rektorerna på respektive enhet och denna ansvarsfördelning är tydlig på förvaltningsnivå och bland de biträdande rektorerna. Ansvaret och organisationen av det systematiska kvalitetsarbetet är decentraliserad till respektive enhet. Vi bedömer att det finns en diskrepans mellan ledning och personal ute i verksamheten vad gäller kännedom om kommunens systematiska kvalitetsarbete i fritidshemmen. Detta grundar vi på det faktum att fritidspedagogerna menar att Juni av 18

5 varken ansvaret för kvalitetsarbetet inom fritidshemmen eller organisationen för hur det ska bedrivas är tydligt. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt. Kontrollmål 6 Bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete vilket innebär att kontinuerligt följa upp verksamheterna, analysera resultaten och utifrån det planera och utveckla utbildningen? Vi har efterfrågat men inte tagit del av något styrande dokument för det systematiska kvalitetsarbetet i fritidshemmen gällande år I nämndens årsrapport från år 2016 redogörs heller inte någon utvärdering av det systematiska kvalitetsarbetet i kommunens fritidshem. Den utvärdering som görs ute i verksamheterna sker genom analysverktyget BRUK men upplevs inte ske på ett sammanhållet sätt eller vara en naturlig del av arbetet. Därtill uppges återrapporteringen och analysen av det systematiska kvalitetsarbetets resultat ha varit av varierande kvalitet. Kontrollmålet bedöms vara ej uppfyllt. Rekommendationer Utifrån granskningens resultat rekommenderar vi barn och utbildningsnämnden att: säkerställa kännedom om och implementering av målkedjan från kommunfullmäktige ner till verksamheten. säkerställa möjligheter till systematisk uppföljning av de indikatorer och mål som satts upp för verksamheterna. Därutöver är det viktigt att de indikatorer som kopplas till målen är stabila och kan följas över tid. utvärdera resultaten och effekterna av kompetensutvecklingssatsningen Fritidshem i fokus för att användas som ett underlag för att identifiera eventuella ytterligare gemensamma behov av kompetensutvecklingsinsatser i kommunens fritidshem. systematisera och strukturera det systematiska kvalitetsarbetet för att säkerställa att förutsättningar för att kontinuerligt följa upp verksamheterna, analysera resultaten och utifrån det planera och utveckla utbildningen. Juni av 18

6 1. Inledning 1.1. Bakgrund En stor andel av alla elever nationellt i förskoleklassen och årskurserna 1 3 är idag inskrivna i fritidshemmet. Det ger fritidshemmet goda möjligheter att komplettera förskoleklassen och skolan genom att erbjuda eleverna en meningsfull fritid samt att stimulera deras utveckling och lärande. I är fritidshemmen en integrerad del av skolorna. Fritidshemmen arbetar efter samma läroplan som skolan och förskoleklass. Med skollagen (2010:800) har fritidshemmet fått ett tydligare uppdrag med inriktning på att stimulera elevernas utveckling och lärande. Fritidshemmet har därigenom fått en närmare koppling till förskoleklassen och de obligatoriska skolformerna Syfte och Revisionsfråga Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Har barn- och utbildningsnämnden säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av verksamheten inom fritidshemmen? 1.3. Revisionskriterier Utgörs av lagar, föreskrifter, regelverk, allmänna råd, fullmäktigebeslut etc. och utgör underlag till de bedömningsgrunder som uttrycks i kontrollmålen. Fritidshemsverksamheten regleras i skollagen (1-6 kap. samt 14 kap.). Enligt skollag (2010:800, 14 kap.) kompletterar fritidshemmet utbildningen i förskoleklassen, grundskolan, grundsärskolan, specialskolan, sameskolan och särskilda utbildningsformer som skolplikt kan fullgöras i. Fritidshemmet ska stimulera elevernas utveckling och lärande samt erbjuda dem en meningsfull fritid och rekreation. Utbildningen ska utgå från en helhetssyn på eleven och elevens behov. Läroplanernas första, andra och fjärde del gäller för fritidshemmet. Läroplanernas första del beskriver skolans värdegrund och uppdrag. Den andra delen innehåller övergripande mål och riktlinjer. Den fjärde delen förtydligar fritidshemmets uppdrag, syftet med undervisningen och vilket centralt innehåll eleverna ska få möta. 1 Utöver skollagen och läroplanerna finns allmänna råd för fritidshem. Syftet med de allmänna råden är att ge stöd och vägledning i arbetet med att planera en målstyrd fritidshemsverksamhet och att bidra till en ökad måluppfyllelse för eleverna i fritidshemmet. De 1 Läroplan för fritidshemmet: Juni av 18

7 allmänna råden riktar sig i första hand till huvudmän, rektorer och andra med motsvarande ledningsansvar samt till personalen i fritidshemmet Kontrollmål Finns det en ändamålsenlig målkedja från kommunfullmäktige till verksamheterna? Genomförs regelbunden uppföljning och utvärdering av måluppfyllelse samt återrapportering till ansvarig nämnd med eventuella åtgärder som följd? Finns ändamålsenliga, uppdaterade och tillämpade styrdokument såsom reglementen, delegationsordningar, dokumenterade mål, strategier, riktlinjer och rutiner? Genomförs kontinuerliga kompetensutvecklingsinsatser för personalen i fritidshemmen utifrån kartläggning och analys av verksamhetens behov och fritidshemmens uppdrag? Är ansvaret för kvalitetsarbetet inom fritidshemmen tydligt och finns det en tydlig organisation för hur det ska bedrivas? Bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete vilket innebär att kontinuerligt följa upp verksamheterna, analysera resultaten och utifrån det planera och utveckla utbildningen? 1.5. Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom en genomgång och analys av styrande dokument och andra för granskningen relevanta dokument. Därtill har intervjuer genomförts med: Förvaltningschef Verksamhetschef Biträdande rektorer Fritidspedagoger Rapporten har faktakontrollerats i verksamheten och kvalitetssäkrats internt enligt vår modell för att säkerställa god kvalitet. Granskningen avgränsar sig till år Allmänna råd för fritidshem: rycksak%2frecord%3fk%3d3301 Juni av 18

8 2. Iakttagelser och bedömningar 2.1. Kontrollmål 1 Finns det en ändamålsenlig målkedja från kommunfullmäktige till verksamheterna? Iakttagelser I reglementet för barn- och utbildningsnämnden framgår att kommunfullmäktige anger nämndens mål och särskilda uppdrag för planeringsperioden i den för tidpunkten aktuella budgeten. 3 I Budget finns anvisningar om bland annat styrning, uppdrag, planering och uppföljning för kommunens nämnder och styrelser. Vidare ska varje nämnd och styrelse ansvara för att utarbeta och besluta om nämnd/affärsplan samt att varje nämnd och styrelse däri ska sätta upp mål för den egna verksamheten utifrån kommunfullmäktiges vision och mål samt de grunduppdrag de tilldelats i reglementen eller ägardirektiv och bolagsordningar. 4 Nämndplan beskrivs både kommunfullmäktiges och nämndens övergripande styrning. Kommunfullmäktiges övergripande styrning består av en vision, strategiska områden och kommungemensamma mål med utgångspunkt i hållbarhet och med god ekonomisk hushållning och hållbar personalförsörjning som dess förutsättningar. 5 I nämndplanen för barn- och utbildningsnämnden specificeras två av kommunfullmäktiges mål 6 : Barn och unga har en god utbildning. Barn och unga är trygga och ges möjlighet att påverka i frågor som rör dem. I intervju med verksamhetschef framkommer att nämnderna bryter ned de kommungemensamma mål som anses gälla nämnden och kopplar indikatorer till dessa. Därutöver finns ytterligare tre nämndmål för barn- och utbildningsnämnden 7 : Varje elev når så långt som möjligt i sin kunskapsutveckling. Varje barn når så långt som möjligt i sitt lärande och sin utveckling. Varje barn och elev känner trygghet, har god självkänsla och möter omvärlden utifrån detta. Till målen kopplas ett antal indikatorer. Båda de kommungemensamma målen tillhör det strategiska området I Mark ska barn och unga få en bra start i livet för att utveckla sin potential. 3 Reglemente (antagen senast reviderad ) för barn- och utbildningsnämnden, sid 1 4 Budget , Kommunfullmäktige 152/2015, sid Nämndplan (beslutad av barn- och utbildningsnämnden ), sid. 3 6 Ibid, sid Nämndplan , barn- och utbildningsnämnden, sid. 11 Juni av 18

9 Dessutom finns två mål om en hållbar personalförsörjning 8 : Friska medarbetare. Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad. För ett av de kommungemensamma målen, Barn och unga har en god utbildning, finns en indikator gällande fritidshemsverksamheten. Indikatorn gäller andel fritidshem där andelen pedagoger med pedagogisk högskoleexamen uppgår till minst 70 %. För resterande mål finns inga indikatorer som är kopplade specifikt för fritidsverksamheten. 9 I nämndplanens bilaga (bilaga 2, följetal) framgår därutöver åtta så kallade följetal för fritidshemsverksamheten 10 : Anställda, andel (%) årsarbetare med högskoleexamen. Barngrupp, antal barn per avdelning. Personaltäthet, antal barn per årsarbetare med högskoleexamen. Personaltäthet, antal barn per årsarbetare. Antal barn i egen regi. Antal barn i annans regi. Sålda platser. Antal veckotimmar totalt i egen regi. I intervju med verksamhetschef framgår att följetalen används av nämnden för att följa verksamhetens utveckling. Vi har i samband med granskningen efterfrågat specifika mål för fritidsverksamheten på förvaltningsnivå. I intervju med förvaltningschefen framgår att verksamheterna i sina verksamhetsplaner ska förhålla sig till den övergripande visionen, strategier och mål samt gällande läroplan. Verksamheterna är därutöver fria att ta fram egna mål som passar den lokala verksamheten. Målformuleringarna för fritidshemsverksamheterna har till stor del, under läsåret 2015/16, saknat mät- och uppföljningsbara indikatorer. Det framkommer också i genomförd intervju att det har varit respektive rektors ansvar att formulera en verksamhetsplan för den lokala fritidsverksamheten. Det förs också fram att uppföljningen av verksamhetsplanen har varit av varierande kvalitet (och skiftat från skola till skola) gällande både mål och analys för fritidsverksamheten. I en intervju lyfts också att målkedjan från övergripande kommunnivå och ner i verksamheterna har varit har varit svår att följa fram till våren 2016 men det ska ha skett en förbättring inför och under läsåret 2016/17. Tidigare har det funnits mål på övergripande kommunal nivå, nämndsnivå, förvaltningsnivå och enhetsnivå. Inför läsåret 2016/17 finns kommunövergripande mål, nämndsmål och mål på enhetsnivå. På förvaltningsnivå finns inför och under läsåret 2016/17 istället strategier. Målkedjan finns beskriven i det interna dokumentet Planen. I planen finns inte några specifika mål för fritidsverksamheten som gäller förvaltningsövergripande. 8 Ibid. 9 Nämndplan, Barn- och utbildningsnämnden , sid Nämndplan, Barn- och utbildningsnämnden , sid. 21 Juni av 18

10 Förvaltningschefen och verksamhetschefen framhåller i intervjuer att det skett ett omtag av fritidsverksamheten i efter att läroplanen reviderats vad gäller uppdrag, styrning, ledning och uppföljning. Inför läsåret 2016/17 genomfördes en organisationsförändring inom skolverksamheten i i syfte att öka stödet gentemot rektorerna och för att få fler verksamhetsnära chefer. På majoriteten av skolorna i finns sedan organisationsförändringen biträdande rektorer med ansvar för delar av skolverksamheten. Fr.o.m. läsåret 2016/17 har därmed en majoritet av fritidshemmen i en biträdande rektor med huvudansvar för verksamheten inom dessa fritidshem. I intervju med de biträdande rektorerna bekräftas bilden av att det historiskt sett inte funnits så mycket styrning från förvaltningen eller nämnden gällande fritidshemmen samt att det egentligen inte har funnits någon kommungemensam målsättning för verksamheten. Det har funnits mål för skolverksamheten, men inte specifikt för fritidshemmen. De biträdande rektorerna bekräftar även att målarbetet har sett olika ut på de olika skolorna samt att det till stor del berott på respektive rektors förutsättningar i form av resurser, intresse och tid. De biträdande rektorerna lyfter också fram ett pågående utvecklingsarbete för att skapa en gemensam verksamhetsplan för fritidshemmen i i syfte att få en mer enhetlig struktur på fritidshemmens uppdrag, målarbete, m.m. Arbetet har påbörjats under det innevarande läsåret 2016/17. I intervju med fritidspedagogerna framkommer en bild av målarbetet som otydligt från nämndens och förvaltningens sida. Fritidspedagogerna beskriver att de i målarbetet i huvudsak tagit stöd från läroplanen. I flera fritidshem har lokala målarbeten påbörjats men förblivit ofullständiga när rektor slutat eller bytts ut. Ett par av de intervjuade fritidspedagogerna anser dock att en positiv förändring skett under det senaste året i och med införandet av biträdande rektorer Bedömning I målstyrningen är det viktigt att kedjan från kommunfullmäktige, till nämnd och ner till verksamhet är tydlig för alla inblandade parter. Därför bör nämnden säkerställa att den så kallade Planen är enkel för alla att följa i det verktyg som kommunen använder i sin målstyrning. Vi bedömer att målkedjan inte nått ned hela vägen till samtliga fritidshemsverksamheter under granskningsperioden detta blir inte minst tydligt i intervjuerna med biträdande rektorer och pedagoger. Under granskningsperioden har istället målarbetet inom fritidshemmen berott på ansvarig rektors förutsättningar i form av resurser, intresse och tid. Vi bedömer att initiativet till en gemensam verksamhetsplan för fritidshemsverksamheten är en god idé för att öka förutsättningarna för en enhetlighet och struktur för det framtida målarbetet inom kommunens fritidshem. Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Juni av 18

11 2.2. Kontrollmål 2 Genomförs regelbunden uppföljning och utvärdering av måluppfyllelse samt återrapportering till ansvarig nämnd med eventuella åtgärder som följd? Iakttagelser De mål som barn- och utbildningsnämnden antar i nämndplanen inför ett verksamhetsår följs upp med en återrapportering i delårsrapport och årsrapport. Kontinuerligt under året följer förvaltningsledningen utvecklingen via it-stödsystemet Stratsys. I barn- och utbildningsnämndens årsrapport för år 2016 följs mål och indikatorer upp för tre av de fem målen inom det strategiska området I Mark ska barn och unga få en bra start i livet för att utveckla sin potential. Indikatorerna mäts utifrån en bedömningsskala med tre nivåer: uppnått, delvis uppnått och inte uppnått. De mål som inte följs upp i årsrapporten men som finns med i nämndplanen är Barn och unga är trygga och ges möjlighet att påverka i frågor som rör dem samt Varje barn och elev känner trygghet, har god självkänsla och möter omvärlden utifrån detta. Inte heller alla indikatorer under respektive mål följs upp i årsrapport för Indikatorn kopplat till fritidshem Andel fritidshem där andelen pedagoger med pedagogisk högskoleexamen uppgår till minst 70 % följs inte upp. I samband med uppföljningen sker därutöver ingen analys eller samlad bedömning av måluppfyllnaden. I årsrapporten för år 2016 presenteras heller inga åtgärder för att nå mål och indikatorsvärden i framtiden. 11 Verksamhetschefen beskriver de mål som inte följs upp som för breda för att vara möjliga att följa upp. Vad gäller indikatorn kopplat till fritidshem så fanns inte tillräckligt med statistik/underlag för att göra uppföljningen. I årsrapporten redovisas dock en uppföljning av följetalen som nämnden fastslagit i nämndplanen. I årsrapporten för 2016 redovisas sju av åtta av följetalens utveckling. Följetalet Personaltäthet, antal barn per årsarbetare med högskoleexamen följs inte upp i årsrapporten Det görs heller inte någon analys eller samlad kommentar om utvecklingen i fritidshemmen i samband med redovisningen av följetalen. 12 I årsrapporten för år 2016 sker även en uppföljning av de så kallade grunduppdragen som består av åtta delområden vilka är normer och värden, kunskap, utveckling och lärande, ansvar och inflytande, samverkan mellan skola och hem, övergång och samverkan, skolan omvärlden och utbildningsval, betyg och bedömning och rektors ansvar. Resultaten för fritidshemsverksamheten presenteras tillsammans med grundskola, grundsärskola och förskoleklass. Grunduppdraget för dessa verksamheter bedöms vara uppfyllt I hög grad. Fritidshemsverksamhetens resultat eller underlag för bedömning redovisas dock inte separat under respektive delområde. Inför varje läsår formulerar varje enhet/skola en verksamhetsplan med prioriterade mål som följs upp i en resultatrapport, vilket sker via Stratsys. Resultatrapporterna utgör underlag för att följa upp mål och grunduppdrag. Det genomförs även resultatdialoger på enhetsnivå och verksamhetsnivå för att följa upp verksamheten utifrån nationella och 11 Årsrapport 2016 (ej fastställd), sid Årsrapport 2016 (ej fastställd), sid Juni av 18

12 kommunala mål. 13 De muntliga resultatdialogerna är nya inför läsåret 2016/17 och fungerar som ett komplement till resultatrapporterna där rektorer har dialog med verksamhetschef, verksamhetschef har dialog med förvaltningschef och där förvaltningschefen för dialogen vidare med nämndens presidium. De biträdande rektorerna bekräftar att den systematiska uppföljningen av målarbetet sker via resultatrapporten i Stratsys. Synen är också att sedan de biträdande rektorerna tillträdde under 2016 har målarbetet utvecklats och systematiserats. Innan läsåret 2016/17 fanns det inte en övergripande struktur eller systematik på vad som återrapporterades från respektive rektor. I det pågående utvecklingsarbetet inom förvaltningen finns en uttalad ambition om att utveckla en gemensam struktur och systematik för måluppföljningsarbetet. De intervjuade fritidspedagogerna upplever inte att det skett någon måluppföljning under 2016 men det förmedlas samtidigt att de förbättringsåtgärder som påbörjats inom förvaltningen under läsåret 2016/17 är en del i att förbättra uppföljningen Bedömning Vi ser det som positivt att det inom förvaltningen pågår ett arbete för att strukturera uppföljningen genom en tydligare styrning i resultatrapporternas innehåll samt genom resultatdialogerna. Detta eftersom det är av stor vikt att de mål som satts upp också följs upp strukturerat och systematiskt. Det är också viktigt att de indikatorer som kopplas till målen är stabila och kan följas över tid. När mål och indikatorer inte följs upp kontinuerligt och med en systematik försvinner den röda tråden i målstyrningen. Vi bedömer därför att det är av vikt att möjlighet att genomföra uppföljning av mål och indikatorer säkerställs framöver, exempelvis genom att använda SMART:a 14 mål eller motsvarande. Detta för att säkerställa framtida korrekta bedömningar av mål- och resultatuppfyllelsen och därigenom skapa bättre förutsättningar för politisk styrning av verksamheten- och möjlighet att vidta åtgärder. Som framkommit under iakttagelserna under detta kontrollmål har detta inte fungerat tillfredsställande under granskningsperioden. Kontrollmålet bedöms vara ej uppfyllt Kontrollmål 3 Finns ändamålsenliga, uppdaterade och tillämpade styrdokument såsom reglementen, delegationsordningar, dokumenterade mål, strategier, riktlinjer och rutiner? Iakttagelser I barn- och utbildningsnämndens reglemente framgår bland annat att nämnden ansvarar för kommunens verksamhet för alla barn och ungdomar 1 och 20 år vad avser förskola, skolbarnomsorg, förskoleklass, grund- och särskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. 13 Årsrapport 2016 (ej fastställd), sid SMART = mål som är specifika, mätbara, accepterade, realistiska och tidsbundna Juni av 18

13 Det framgår också att kommunfullmäktige anger nämndens mål och särskilda uppdrag för planeringsperioden i den aktuella budgeten. 15 Det finns en uppdaterad delegationsordning som inkluderar fritidshemsverksamheten (vilken redovisas tillsammans med Förskola, förskoleklass, fritidshem och pedagogisk omsorg ). 16 När beslut tagits på delegation finns därutöver en tillämpad rutin där beslutet skickas till kansliet och sätts in i en meddelandepärm som finns tillgänglig för påsyn för nämnden under nämndsmöten. Eftersom barn- och utbildningsförvaltningen har en organisation med biträdande rektorer på en del skolenheter har förvaltningsledningen tagit fram dokumentet Organisation med biträdande rektor" för att förtydliga delegationsordningen mellan rektor och biträdande rektor, t.ex. beslut som rektor inte får delegera rörande ekonomi, personalfrågor samt delar av arbetsmiljöansvaret. 17 I gruppintervju med de biträdande rektorerna framgår också att det inför starten av ett läsår upprättas en förteckning mellan rektor och biträdande rektor över de uppgifter som delegerats och att detta skapar en tydlig roll- och ansvarsfördelning. Förteckningen följs därefter upp inför nästa läsår. Inom ramen för granskningen har vi tagit del av ett exempel på en förteckning av delegerade uppgifter till biträdande rektor. Förteckningen innehåller exempelvis de uppgifter som delegeras, information om vem uppgifterna är delegerad till samt hur och när uppföljning ska ske. Vid behov finns även möjlighet att revidera/ändra i förteckningen. Enligt intervju med verksamhetschef görs detta formellt via en specifik blankett. I Regler för förskola och fritidshem, beslutad av barn- och utbildningsnämnden framgår vilka barn som erbjuds fritidshem samt under vilka förutsättningar det sker. Barnen i erbjuds fritidshem från det att barnet börjar förskoleklass till och med terminen som barnet fyller 13 år under förutsättning att: Föräldrar arbetar eller studerar. Barnet har ett eget behov på grund av familjens situation eller att barnet av fysiska, psykiska eller andra skäl behöver särskilt stöd i sin utveckling. Ur reglerna framgår även information om ansökan, erbjudande och placering, uppsägning av plats, övrigt samt avgift och debitering. 18 I erbjuds även barnomsorg på obekväm arbetstid och information och riktlinjer för detta finns i dokumentet Regler för barnomsorg på tider när andra förskolor och fritidshem är stängda. 19 De mål- och strategier som finns framtagna i under 2016 är förvaltningsövergripande och återfinns för läsåret 2016/17 i Planen. Förvaltningschefen beskriver i intervju att alla styrdokument finns lätt tillgängliga på intranätet och att de är kända i förvaltningen. Verksamhetschefen beskriver att det finns 15 Reglemente (antagen senast reviderad ) för barn- och utbildningsnämnden, sid 1 16 Delegationsordning (beslutad , reviderad samt ) barn- och utbildningsnämnden, sid Organisation med biträdande rektor, sid Regler för förskola och fritidshem, sid Regler för barnomsorg på tider när andra förskolor och fritidshem är stängda, sid. 1-2 Juni av 18

14 en sida för rektorer och förskolechefer där alla styrdokument och processbeskrivningar finns placerade. Ändringar i viktiga styrdokument kommuniceras i skriftlig form via intranätet och ibland diskuteras de på rektorsmöten. De biträdande rektorerna bekräftar att styrdokument och rutiner är lätta att hitta och att de kan vända sig till kansliet vid behov. De lyfter dock samtidigt fram att det inte finns dokumenterade uppdragsbeskrivningar kopplat till fritidshemmen. En av fritidspedagogerna beskriver också att de har blivit uppmanade att skriva ner sina dagliga rutiner, bl.a. för att vikarier enkelt ska kunna ta till sig arbetsuppgifterna vid t.ex. sjukfrånvaro. Det har alltså delvis saknats nedskrivna rutiner för den dagliga driften inom åtminstone delar av fritidshemmen Bedömning Nämndens reglemente och delegationsordning är aktuella och reviderade under nuvarande mandatperiod. För de biträdande rektorerna finns för ändamålet upprättade förteckningar på delegerade uppgifter. Därutöver finns nyligen reviderade regler för vilka barn som erbjuds fritidshem samt under vilka villkor detta gäller. Likaså finns nyligen reviderade regler för barnomsorg på obekväm arbetstid. Som framkom under det andra kontrollmålet är det dock vår bedömning att målstyrningsarbetet för fritidshemmens verksamhet är ett utvecklingsområde och en del i detta handlar om att det under granskningsperioden inte funnits ändamålsenliga styrdokument. Därutöver saknas dokumenterade uppdragsbeskrivningar för fritidshemmens verksamhet. Vi bedömer att det är av betydande vikt att uppdragsbeskrivningar finns dokumenterade. Detta för att tydliggöra kärnverksamhetens inriktning och ambition. I linje med uppdragsbeskrivningar behöver också rutiner säkerställas för de olika arbetsmoment som är av vikt för att säkra verksamhetens dagliga drift och minska personberoende i organisationen. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt Kontrollmål 4 Genomförs kontinuerliga kompetensutvecklingsinsatser för personalen i fritidshemmen utifrån kartläggning och analys av verksamhetens behov och fritidshemmens uppdrag? Iakttagelser Under 2016 startade ett kompetensutvecklingsprogram kallat Fritidshem i fokus, vilket är en gemensam satsning av kommunerna i Bollebygd, Herrljunga, Mark, Svenljunga, Ulricehamn och Tranemo för att stödja det systematiska kvalitetsarbetet i kommunernas fritidshem. Satsningen innebär utbildningstillfällen för pedagoger i form av gemensamma föreläsningar i Borås och uppföljning i respektive hemkommun. Föreläsningstillfällena innehåller fritidshemmets förtydligade uppdrag, Inspiration med praktiska exempel Juni av 18

15 från Helsingborgs Stad, Fritidshemmets didaktik samt Workshops och praktiska övningar. 20 Syftet har bland annat varit att stärka forskningsanknytningen i undervisningen. 21 Inför och under läsåret 2016/17 genomförs ett omtag av fritidshemsverksamheten i Marks kommun. Verksamhetschefen beskriver det varierande innehållet i rektorernas resultatrapporter som en indikation på behovet av att förtydliga förväntningar och krav på dessa framöver. Utifrån skolornas resultatrapporter från 2016 samt den nya läroplanen har strategier och kompetensutvecklingsinsatser tagits fram inför läsåret 2016/17. Därtill finns en utvecklingsbudget på förvaltningsnivå för kontinuerliga insatser samt insatser i punktform. Rektorn väljer själv, i samråd med den biträdande rektorn, hur mycket av budgeten som ska avsättas till kompetensutveckling. De biträdande rektorerna beskriver att, bortsett från den kommunövergripande satsningen Fritidshem i fokus, har kompetensutvecklingsinsatserna varierat mellan skolorna. De beskriver att kompetensutvecklingsinsatser främst identifieras individuellt genom utvecklingssamtal. Fritidspedagoger kan bl.a. få genomföra kortare kurser eller utbildningar vid behov. Ett exempel på kompetensutveckling som skett under 2016 var en utbildning i rastverksamhet, bl.a. med syftet att förebygga konfliktsituationer. Fritidspedagogerna känner inte igen att det sker någon heltäckande kartläggning eller analys av verksamhetens behov. De upplever att de flesta insatser som görs är skolfokuserade och att fritidshemmens uppdrag inte har klargjorts tillräckligt. Även fritidspedagogerna bekräftar att frågor om kompetensutveckling till största del beror på rektors prioriteringar. De kompetensutvecklingsinsatser som genomförts under det senaste året, t.ex. Fritidshem i fokus samt utbildningen inom rastverksamheten, lyfts fram som mycket uppskattade och pedagogerna anser att de har varit användbara i det dagliga arbetet Bedömning Den kommunövergripande satsningen på kompetensutvecklingsprogrammet Fritidshem i fokus ser vi som ett nödvändigt initiativ som därutöver är uppskattat bland medarbetarna. Eftersom en av verksamhetens stora utmaningar är att hitta behörig och kompetent personal är kompetensutveckling av de befintliga medarbetarna en god strategi för att höja kompetens och attraktivitet. Vi bedömer att det i övrigt under granskningsperioden inte skett en tillräcklig samordning av kontinuerliga kompetensutvecklingsbehov inom fritidsverksamheten. Istället är det vår bedömning att kompetensutvecklingsinsatser i hög utsträckning berott på enskilda rektorers prioriteringar. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt. 20 Fritidshem i fokus, sid Årsrapport 2016 (ej fastställd), sid. 14 Juni av 18

16 2.5. Kontrollmål 5 Är ansvaret för kvalitetsarbetet inom fritidshemmen tydligt och finns det en tydlig organisation för hur det ska bedrivas? Iakttagelser Inom ramen för granskningen har vi efterfrågat styrdokument för barn- och utbildningsförvaltningens systematiska kvalitetsarbete för år Vi har inte tagit del av något sådant. Istället har vi mottagit samt tagit del av ett styrdokument för förvaltningens systematiska kvalitetsarbete för år I intervju med verksamhetschef framkommer också att det inte har funnits någon övergripande beskrivning av det systematiska kvalitetsarbetet i dokumentform under 2016 men att 2017 års dokument har funnits på förvaltningens intranät och till viss del har arbetats fram samt fungerat som ett internt arbetsmaterial år I årsrapporten från 2016 beskrivs rektorns ansvar i och med den nya organisationen med biträdande rektorer inför läsåret 2016/17. Där tydliggörs ansvaret i rektorsuppdraget relaterat till det systematiska kvalitetsarbetet 22 : Rektorerna bör också vara goda pedagogiska ledare och ta ansvar för verksamhetens resultat och bedriva systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med nationella styrdokument och förvaltningens strategier. I intervjuer med förvaltningschef, verksamhetschef och fritidspedagoger bekräftas att det är rektorn på respektive skola som har det yttersta ansvaret för det systematiska kvalitetsarbetet. Det har också varit upp till varje rektor att avsätta tid för det systematiska kvalitetsarbetet. En fördel med det decentraliserade arbetssättet beskrivs vara att det systematiska kvalitetsarbetet på så sätt blir en naturlig del i arbetet. De biträdande rektorerna tycker i stora drag att ansvarsfördelningen av det systematiska kvalitetsarbetet har varit tydligt sedan de tillträdde inför läsåret 2016/17. Samtliga funktioner har visst ansvar i det systematiska kvalitetetsarbetet. De beskriver att rektor har ansvar för att sätta förutsättningarna och för att kunna bedriva det systematiska kvalitetsarbetet. Biträdande rektorer med ansvar för fritidshem har ansvar för att driva arbetet inom verksamheten och vara sammanhållande länk mellan rektor och verksamhet. Fritidspedagogerna har ansvar i att vara en aktiv del i arbetet samt att ta initiativ till nya idéer. Fritidspedagogerna uttrycker dock att de inte har sett någon fördelning av ansvaret i kvalitetsarbetet. De tycker inte heller att det finns någon tydlig organisation för hur kvalitetsarbetet ska bedrivas. Utöver Fritidshem i fokus upplever de därutöver att det inte funnits något gemensamt arbete för fritidshemmen på de olika skolorna Bedömning Ansvaret för kvalitetsarbetet i fritidshemmen ligger ytterst hos rektorerna på respektive enhet och denna ansvarsfördelning är tydlig på förvaltningsnivå och bland de biträdande rektorerna. Ansvaret och organisationen av det systematiska kvalitetsarbetet är därmed decentraliserad till respektive enhet. 22 Årsrapport 2016 (ej fastställd), sid. 7-8 Juni av 18

17 Vi bedömer att det finns en diskrepans mellan ledning och personal ute i verksamheten vad gäller kännedom om kommunens systematiska kvalitetsarbete i fritidshemmen. Detta grundar vi på det faktum att fritidspedagogerna menar att varken ansvaret för kvalitetsarbetet inom fritidshemmen eller organisationen för hur det ska bedrivas är tydligt. Kontrollmålet bedöms vara delvis uppfyllt Kontrollmål 6 Bedrivs ett systematiskt kvalitetsarbete vilket innebär att kontinuerligt följa upp verksamheterna, analysera resultaten och utifrån det planera och utveckla utbildningen? Iakttagelser I nämndplanen för år 2016 beskrivs att det systematiska kvalitetsarbetet ska främja individen och verksamhetens lärande och utveckling och därmed säkerställa en likvärdig och hög kvalitet. Det framgår även att nämnden tar del av övergripande analyser och får kännedom om vilka förbättringsområden som har identifierats. I kvalitetsarbetet ingår även synpunkts-, avvikelse och tillbudshantering som en viktig del. 23 Likt måluppföljningen följs det systematiska kvalitetsarbetet upp med återrapportering till nämnd i årsrapporten. Uppföljning från enheterna sker genom en resultatrapport och inför läsåret 2016/17 även i resultatdialoger. I resultatrapporten och i resultatdialogen följs verksamhetsplanerna från respektive enhet upp utifrån nationella och kommunala mål. 24 Därutöver sker utvärdering av det systematiska kvalitetsarbetet på respektive skola. I årsrapporten för år 2016 beskrivs även att en modell där återkommande uppgifter kopplade till det systematiska kvalitetsarbetet håller på att utformas för att sättas i ett årshjul. Därutöver har en beskrivning av det systematiska kvalitetsarbetet på förvaltningsnivå tagits fram för år I intervju med förvaltningschefen beskrivs hur tidigare års återrapportering från enheterna varierat och att förvaltningen i flera fall fått efterfråga mer material från enheterna. Kravet på återrapportering har funnits även tidigare år men det är först inför läsåret 2016/17 som det finns ett system för att kunna göra en likvärdig utvärdering av arbetet ute på enheterna. I intervjun med de biträdande rektorerna framkommer att det visserligen finns ett årshjul för det systematiska kvalitetsarbetet men att det inte fungerat i brist på systematik. De beskriver även att utvecklingsarbetet som en del i en kommungemensam strukturering av fritidshemmens verksamhet och roll, inklusive systematiskt kvalitetsarbete, prioriterade mål, aktiviteter, pedagogisk planering, mm. Det finns under läsåret 2016/17 en gemensam diskussion om vilka insatser som behöver göras. 23 Nämndplan, Barn- och utbildningsnämnden , sid Årsrapport 2016 (ej fastställd), sid Ibid. Juni av 18

18 Fritidspedagogerna bekräftar att det sker viss utvärdering av det egna arbetet i verksamheten genom analysverktyget BRUK (ett stöd i det systematiska kvalitetsarbetet), men att det inte sker på ett sammanhållet sätt och att det inte är en naturlig del av arbetet. Under våren 2016 genomförde skolinspektionen en tillsyn inom fritidshemsverksamheten i. Skolinspektionen bedömde att det fanns brister i det systematiska kvalitetsarbetet. Skolinspektionen konstaterade att inte uppfyllde författningskraven avseende att 26 : Inriktningen för huvudmannens kvalitetsarbete är att de nationella mål och krav som anges i styrdokumenten uppfylls. (4 kap. 3 och 5 skollagen) Huvudmannen följer upp resultat inom utbildningen, och dokumenterar denna uppföljning. (4 kap. 3 och 6 skolagen) Utifrån en analys av det som framkommer i uppföljningen beslutar huvudmannen om nödvändiga utvecklingsåtgärder, och dokumenterar de beslutade åtgärderna. (4 kap. 6 och 6 skollagen) Huvudmannen planerar för genomförandet av utvecklingsåtgärder och genomför dessa. Planeringen och åtgärderna dokumenteras. (4 kap. 3 och 6-7 skollagen) Bedömning Vi har efterfrågat men inte tagit del av något styrande dokument för det systematiska kvalitetsarbetet i fritidshemmen gällande år I nämndens årsrapport från år 2016 redogörs heller inte någon utvärdering av det systematiska kvalitetsarbetet i kommunens fritidshem. Den utvärdering som görs ute i verksamheterna sker genom analysverktyget BRUK men upplevs inte ske på ett sammanhållet sätt eller vara en naturlig del av arbetet. Därtill uppges återrapporteringen och analysen av det systematiska kvalitetsarbetets resultat ha varit av varierande kvalitet och vi bedömer därför uppföljningen som otillräcklig under granskningsperioden. Skolinspektionen bedömde därutöver under 2016 att det fanns brister i det systematiska kvalitetsarbetet inom fritidshemsverksamheten. Utifrån granskningens resultat ser vi ingen anledning att göra en annan bedömning av granskningsperioden. Satsningen på kompetensutvecklingsprogrammet Fritidshem i fokus bedöms dock vara ett initiativ till att förbättra kvaliteten samt förutsättningarna för att på ett systematiskt sätt planera och utveckla fritidshemmens verksamhet. Kontrollmålet bedöms vara ej uppfyllt. 26 Beslut för fritidshem efter tillsyn i, Skolinspektionen , Dnr :9274 Juni av 18

19 3. Revisionell bedömning Vår samlade bedömning är att barn- och utbildningsnämnden inte helt har säkerställt en ändamålsenlig planering, styrning och uppföljning av verksamheten under granskningsperioden. Vår bedömning grundar sig på slutsatser och bedömningar för respektive kontrollmål. Rekommendationer Utifrån granskningens resultat rekommenderar vi barn och utbildningsnämnden att: säkerställa kännedom om och implementering av målkedjan från kommunfullmäktige ner till verksamheten. säkerställa möjligheter till systematisk uppföljning av de indikatorer och mål som satts upp för verksamheterna. Därutöver är det viktigt att de indikatorer som kopplas till målen är stabila och kan följas över tid. utvärdera resultaten och effekterna av kompetensutvecklingssatsningen Fritidshem i fokus för att användas som ett underlag för att identifiera eventuella ytterligare gemensamma behov av kompetensutvecklingsinsatser i kommunens fritidshem. systematisera och strukturera det systematiska kvalitetsarbetet för att säkerställa att förutsättningar för att kontinuerligt följa upp verksamheterna, analysera resultaten och utifrån det planera och utveckla utbildningen. Juni av 18

20 Josefine Palmqvist Schultz Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare Juni av 1