Information/diskussion

Transkript

1 Sida KALLELSE 1(2) Sammanträde med: Kommunstyrelsen Tid: kl 09:00 Plats: sal Flen Anders Berglöv Ordförande Axel Wevel Sekreterare Information/diskussion Kl 09: Information från arbetsmiljöverket om systematiskt arbetsmiljöarbete, politikers arbetsmiljöansvar samt fördelning av arbetsmiljöuppgifter arbetsmiljöinspektörer Caroline Svantesson och Jens Björkdahl Kl 10:30 11:00 Fika Kl 11:00 11:30 Dialogtillfälle med överförmyndarnämnden jurist och verksamhetsledare Jenny Dunberg, samt ordförande överförmyndarnämnden Arne Lundberg Frågor: 1. Hur ser tillgång till, rekrytering, kvalitetssäkring och utbildning av god man/förvaltare ut? 2. Hur ser arbetsbelastningen ut hos överförmyndaren i dagsläget? 3. Är bemanningen tillräcklig hos Överförmyndaren för att kunna fullgöra ert uppdrag? 4. Vilka är överförmyndarens största svårigheter i dagsläget? 5. I vilka former, utöver den gemensamma nämnden, samverkar ni med andra överförmyndare? 6. Hur många förmyndare/ställföreträdare hanteras för Flens kommun ? Kl 11:30 11:45 Rapport från arbetet bygd och ort i balans samordnare bygd och ort i balans Jessica Ekermann och Carl-Fredrik Swensson Kl 11:45 12:00 Ekonomisk rapport ekonomichef Jeanette Lijesnic och kommunchef Håkan Bergsten Postadress Besöksadress Telefon Bankgiro E-post FLEN Sveavägen flens.kommun@flen.se FLEN

2 2 Kl 12:00 13:00 Lunch Kl 13:00 14:30 Genomgång av ärenden följt av beslut Kallade: Kl 13:00-13:15 Redovisningsansvarig Andrea Olin (punkt 7 8) Kl 14:30 15:00 Fika Kl 15:00 Kommunstyrelsens ordförande och kommunchef har ordet ÄRENDEN Justering 1. KS/2019:15 Införande av klimatväxlingssystem 2. KS/2019:33 Återrapportering av uppdrag att utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan. 3. KS/2013:166 Avslut av uppdraget att utarbeta bredbandsstrategi för hela kommunen 4. KS/2016:57 Avslut av uppdraget metoder och definitioner för medborgardialog 5. KS/2019:122 Revidering av avtal avseende den gemensamma överförmyndarnämnden i Flen, Gnesta och Vingåkers kommuner 6. KS/2019:34 Återrapportering av plan för upprustning av lekplatser utifrån tillgänglighetsaspekter 7. KS/2018:171 Ersätta gruppbostad Orrögatan med annan gruppbostad på Vårlöken 2 8. KS/2019:117 Förvärv av fastighet eller del av fastighet - Bjurängsvägen 2 Malmköping 9. KS/2019:2 Socialnämndens månadsrapport augusti SPH/2019:133 Inkomna synpunkter 11. KS/2019:1 Delegationsbeslut /beslut i anställningsärenden under perioden finns hos kommunstyrelsens kansli/ 12. KS/2019:2 Anmälningsärenden

3 Dokumentation av övergripande frågeområden uppsiktsdialog 2019 Från och med 2019 har kommunstyrelsen beslutat ( ) att ersätta de övergripande fyra frågor som besökande nämnder och bolag fick besvara skriftligt inför dialogtillfället under 2017 och 2018, med skriftlig återkopplning kring följande: Besökande nämnder och bolag ska: beskriva sitt systematiska kvalitetsarbete i kärnverksamheterna, och belysa betydelsen av detta utvecklingsarbete, redogöra för sitt arbete kopplat till den egna nämndplanen respektive bolagets årsplan, samt belysa långsiktiga utmaningar för nämnden/bolaget och för kommunen som helhet, ur nämndens/bolagets perspektiv. Nämnderna ska även lämna skriftlig redogörelse för: kompetensförsörjning och för arbetet med att ta fram kompetensförsörjningsplaner. Skriftliga redogörelser för dessa områden ska lämnas till kommunsekreterare och administrativt ansvarig för uppsiktsdialogerna innan kallelsen till respektive kommunstyrelsesammanträde skickas ut, dvs minst tio dagar innan sammanträdet. Besökande nämnd/bolag kan använda en kopia av den här dokumentationsmallen för sina skriftliga redovisningar (döp gärna kopian med nämnd/bolagsnamn och datum för dialogtillfället), lämna svaren i separata dokument, eller använda ett Google-formulär som kommer att skickas till förvaltningschef respektive bolags-vd i god tid innan dialogtillfället.

4 Överförmyndarnämnden Beskriv nämndens/bolagets systematiska kvalitetsarbete i kärnverksamheterna. Belys särskilt hur det systematiska arbetet bidrar till verksamheternas kvalitetsutveckling. B Överförmyndarverksamheten är en strikt lagreglerad verksamhet. Överförmyndarnämnden ska verka för att de som har ställföreträdare i form av god man, förvaltare eller förmyndare inte drabbas av rättsförluster. Det är därför av stor vikt att anställda har tillräcklig kunskap för att kunna utföra sina arbetsuppgifter på ett rättssäkert sätt. Överförmyndarverksamheten ska vara en effektiv verksamhet med god kvalitet. God kvalitet i verksamheten är när verksamheten uppfyller de krav som ställs i lagstiftning, föreskrifter och i kommunala styrdokument. För att säkerställa verksamhetens kvalitet har överförmyndarnämnden beslutat att alla tjänstemän ska vara involverade i ett aktivt ledningsarbete som innebär att verksamheten kan planeras, ledas, kontrolleras, följas upp, utvärderas och förbättras. När handläggare uppmärksammar en brist i verksamheten ska en avvikelse upprättas. Avvikelsen ska innehålla information om vad som har upptäckts, både underlåtenhet att följa rutiner/verksamhetsbeskrivningar eller att något har vidtagits på fel sätt eller av fel person utgör en avvikelse, vilka åtgärder som avvikelsen gett upphov till samt vem som uppmärksammat avvikelsen och när. Om en avvikelse uppmärksammats i en viss akt, läggs en kopia på avvikelsen i akten. Överförmyndarnämnden får vid varje nämndsammanträde information om upprättade avvikelser samt vad avvikelserna medfört för åtgärd. Årligen sammanställs avvikelserna och presenteras i nämnden verksamhetsberättelse. Kontroll som vidtas med anledning av upprättade avvikelser är: 1) Kontroll av befintlig rutin, finns det rutin? Är den felaktig? 2) Har handläggare följt rutinen? 3) Finns det behov att uppdatera/förändra rutinen eller upprätta en ny rutin? 4) Finns behov av ytterligare åtgärd för att förbättra verksamheten? Avvikelserna kan, om behov finns, leda till omedelbara åtgärder. Är det frågan om bristande rutiner ska rutinen upparbetas eller revideras. Är det frågan om att rutinen inte har tillämpats av handläggaren ska en diskussion om detta föras. Återkommer flera avvikelser inom samma område är det en klar indikation på att en mer genomgripande åtgärd är nödvändig. Det aktiva kvalitetsledningsarbetet som beskrivs ovan innebär att överförmyndarnämndens verksamhet ständigt är under förändring och förbättring. Befintliga rutiner prövas och omarbetas. Inför att en författning ändras eller tillkommer görs en riskbedömning för att

5 avgöra om rutinerna ska omarbetas för att säkerställa att verksamheten även i fortsättning uppfyller lagstiftarens krav. Det systematiska förbättringsarbetets olika faser beskrivs enklast med hjälp av en bild:

6 2. Redogör för nämndens respektive bolagets arbete kopplat till den egna nämndplanen respektive årsplanen (för bolag) B I nämndplanen framgår att överförmyndarnämndens särskilt prioriterade områden är att verksamheten som bedrivs ska ha tillräckligt med resurser för att bedriva en rättssäker överförmyndarverksamhet genom tillsyn, granskning och myndighetsutövning. Under 2019 pågår ett arbete för att ta reda på vilka resurser som är nödvändiga för att nå detta mål. Överförmyndarnämnden prioriterar dessutom att det finns tillräckligt många ställföreträdare för att garantera huvudmännens rättigheter i enlighet med föräldrabalken samt för att tillse att ställföreträdare har goda förutsättningar och tillräcklig utbildning och stöd från överförmyndarverksamheten för att utföra sina uppdrag. För att uppnå dessa mål erbjuds utbildningar och fortbildningar fortlöpande till ställföreträdare. Tillsyn utövas av nämnden kontinuerligt för att säkerställa att ställföreträdare besitter nödvändig kunskap. Handläggningsmålen, fastslagna i nämndplanen, följs upp både kontinuerligt och årligen och rapporteras till nämnden. I de långsiktiga målen, som framgår av nämndplanen, framgår bland annat att överförmyndarnämndens strävar efter att utveckla samverkan med socialförvaltning och sjukvård till gagn för huvudmän och ställföreträdare. Under hösten 2019 har därför överförmyndarförvaltningen erbjudit socialförvaltningarna i de samverkande kommunerna en informationsträff/utbildning avseende förmynderskap och socialnämndens anmälningsplikt. Gnesta och Vingåker har glädjande nog hörsammat erbjudandet. I strategisk plan framgår att överförmyndarnämnden ska medverka till en hållbar energianvändning. Nämndens verksamhet strävar därför efter att inte använda mer resurser än nödvändigt. Överförmyndarnämnden är ett exempel på ökad samverkan med andra kommuner, som är ytterligare ett av kommunfullmäktiges mål. Syftet med den samverkande överförmyndarnämnden är att för Flen, Gnesta och Vingåkers räkning bibehålla, helst öka, kvaliteten i överförmyndarverksamheten och minska sårbarheten. Nämnden har vidare som mål att vara ledande inom sitt verksamhetsområde i regionen, att driva utvecklingen och påverka denna samt att fortsätta samverka med andra överförmyndare/nämnder i länet och i landet. Kommunfullmäktige har som mål att verksamheterna i Flens kommun kännetecknas av god tillgänglighet och bra bemötande. Nämnden tydliggör i sin nämndplan att överförmyndarverksamheten ska ha och har korta svarstider på e-post och telefonsamtal samt

7 en god tillgänglighet. Genom god samverkan med kommunens reception som tar emot och vidarebefordrar telefonsamtal och post är tillgängligheten mycket god. Huvudmän, ställföreträdare, anhöriga och andra intresserade kan boka tid med handläggare i samtliga samverkande kommuner. Förvaltningen bokas frekvent av intresseorganisationer, andra förvaltningar, myndigheter och sjukvård/habilitering för att informera om verksamheten. Överförmyndarnämnden strävar efter att uppfylla kommunfullmäktiges mål att Flens kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare. Genom samverkan, som bidrar till en större organisation som medför mer trygghet för den anställda erbjuder överförmyndarförvaltningen idag en arbetsplats med tjänstemän med hög kompetens där samtliga är involverade i ett ständigt utvecklings- och förbättringsarbete. Överförmyndarnämndens verksamhet ger anställda goda utvecklingsmöjligheter genom mentorskap och utbildningar/fortbildningar genom bland annat SKL, FSÖ, länsträffar, Länsstyrelsen och årlig träff med tingsrättens lagman och notarier

8 3. Belys långsiktiga utmaningar för nämnden/bolaget och för kommunen som helhet, ur nämndens/bolagets perspektiv. B Lagen om framtidsfullmakt; När framtidsfullmakterna träder i kraft, vilket sker när fullmaktsgivaren bedöms oförmögen att själv rättshandla, kommer överförmyndarnämndens verksamhet belastas av ytterligare arbetsuppgifter. Barnkonventionen blir lag 1 januari och kräver viss anpassning av verksamheten då överförmyndarnämnden utövar tillsyn över samtliga förmynderskap. Dataskyddsförordningen kräver kortsiktigt och långsiktigt åtgärder som ställer krav på verksamheten. Statliga reformer som påverkar verksamhet och resursbehov Det finns en pågående diskussion kring behovet av en översyn av reglerna om överförmyndare, gode män och förvaltare. I december 2017 publicerades rapporten Tillsyn av ställföreträdare och överförmyndare - Statens bristande ansvar för samhällets mest utsatta. Granskningens övergripande slutsats är att det nuvarande systemet riskerar rättssäkerheten och behöver ses över i grunden samt att staten behöver ta ett tydligare ansvar. Regeringen gav länsstyrelserna i uppdrag att fram nationella riktlinjer för ställföreträdarskap och överförmyndare. Resultatet presenterades den 30 april Överförmyndarnämnden finner att befintlig verksamhet i stort redan tillämpar rutiner som motsvarar länsstyrelsens riktlinjer. Att bibehålla verksamhetens kvalitet kräver dock fortlöpande resurser för verksamhetsutveckling och utbildning och fortbildning av nämndledamöter och tjänstemän. Det är ett systematiskt förbättringsarbete som inte får tillåtas att stanna av. Regeringen gav Statskontoret i uppdrag att utvärdera hur länsstyrelsernas samordning av tillsyn och tillsynsvägledning fungerar samt se över och överväga hur länsstyrelsernas samordning kan förbättras för att tillsynen och tillsynsvägledningen ska bli så rättssäker och ändamålsenlig som möjligt. Statskontoret föreslår bland annat att en av länsstyrelserna utses till samordningsmyndighet för att bidra till en likriktad tillsyn över hela landet. Samtliga statliga utredningar visar på ett behov att förändra/förbättra det nuvarande systemet genom insats av lagstiftaren. Föräldrabalkens reglering pekas ut som ålderdomlig och att den inte är tillräcklig för att tillförsäkra samhällets mest utsatta deras rättigheter. Vid regeringssammanträde den 18 juli 2019 beslutades om att anta Kommittedirektiv 2019:44 Ställföreträdarskap att lita på - en översyn av reglerna om gode män och förvaltare. En särskild utredare ska se över reglerna om gode män och förvaltare. Översynen syftar bl.a. till

9 att förbättra tillsynen på området, skapa bättre förutsättningar för att kompetenta personer ska ställa upp som ställföreträdare och stärka enskildas ställning och skydd Konsensus tycks råda över behovet av förändring, men på vilket sätt återstår att se. Klart är att överförmyndarnämndens verksamhet och därmed kommunen står inför förändringar som kräver och kommer att kräva flexibilitet och resurser. Digitalisering Överförmyndarverksamheten är mycket papperstung. Många dokument, många utskrifter, få möjligheter till digitala lösningar. SKL och banker arbetar för att möjliggöra fler digitaliserade tjänster. Till exempel att ansökningar om uttagstillstånd ska kunna fattas digitalt och ett samtycke skickas av överförmyndarnämnden direkt till banken för att effektivisera handläggningen. Att finna digitala lösningar som förbättrar verksamheten och rättssäkerheten är en stor utmaning, men något som är nödvändigt för att verksamheten ska fortsätta vara rättssäker, ledande i regionen och anses vara en attraktiv arbetsplats och i högsta möjliga mån även miljövänlig. En säker e-postlösning som möjliggör rättssäkra, kostnads- och tidseffektiva försändelser till privatpersoner och myndigheter, är en del av den ökade digitaliseringen som verksamheten önskar. Överförmyndarverksamheten kommer inom ett par år behöva köpa in ett nytt verksamhetsstöd som är webbaserat eftersom nuvarande system inte längre utvecklas och därmed snabbt blir föråldrat.

10 4. Beskriv nämndens förutsättningar när det gäller kompetensförsörjning samt arbetet med att ta fram kompetensförsörjningsplaner. B För att säkerställa att överförmyndarnämndens verksamhet är en attraktiv arbetsgivare har följande mål satts upp i nämndplanen: Överförmyndarnämnden strävar efter att bli en mer attraktiv arbetsgivare och anser att den nya samverkan och den större organisationen kommer att bidra till detta. Verksamheten erbjuder en arbetsplats med tjänstemän med hög kompetens där samtliga är involverade i ett ständigt utvecklings- och förbättringsarbete i en verksamhet som är ledande i regionen. Överförmyndarnämndens verksamhet ger anställda goda utvecklingsmöjligheter genom mentorskap och utbildningar/fortbildningar genom bland annat SKL, FSÖ, länsträffar, Länsstyrelsen. Rekrytering: Överförmyndarnämnden har genom den större organisationen kunnat rekrytera tjänstemän med olika bakgrund och erfarenheter. Detta ökar kompetensen inom verksamheten samt ger möjlighet att rekrytera bredare. Tidigare har fokus legat på att täcka verksamhetens stora behov av juridisk kunnig personal. Dessa har pendlat in, ofta med restider på över en timme enkel väg. Anställningarna har inte blivit långa och avslutats när tjänstetillfällen i hemkommunen erbjudits. För verksamheten har det inneburit en stor personalomsättning. Med en bred grundbemanning har rekryteringen kunnat fokusera på lokalt förankrade tjänstemän med intresse och kunskap om målgruppen, jämte jurister. Förhoppningen är att personalomsättningen härmed minskar. Någon kompetensförsörjningsplan är ännu inte framtagen för nämndens räkning. Under verksamhetens första år, år 2019, ska ett normalläge för verksamheten tas fram för att ta reda på vilka resurser som krävs för att bedriva en överförmyndarverksamhet som är rättssäker.

11 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2019: Införande av klimatväxlingssystem Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att ge kommunstyrelsen i uppdrag att i dialog med övriga nämnder införa ett klimatväxlingssystem där en intern avgift läggs på flygresor, användande av egen bil i tjänsten samt inköp av fossila drivmedel. Avgiften ska användas till åtgärder som minskar kommunens utsläpp av växthusgaser, samt att utredningsuppdraget i strategisk plan : att utreda möjligheten till intern klimatkompensering därmed är slutfört. Bakgrund Den globala uppvärmningen är en stor utmaning som kräver skyndsamma åtgärder för att kraftigt minska växthusgasutsläppen. Flens kommun beslutade i strategisk plan att år 2045 ska kommunen inte ha några nettoutsläpp av växthusgaser. Elen som levereras till kommunen är 100 procent förnybar och fossila bränslen för uppvärmning har fasats ut från kommunens fastigheter. Däremot genererar kommunens transporter stora utsläpp av växthusgaser. År 2030 ska utsläppen från interna transporter ha minskat med 70 procent jämfört med Intern klimatkompensering klimatväxling är ett bra sätt att snabba på kommunens minskning av växthusgasutsläpp utan att kostnaderna ökar. Klimatväxling innebär att en intern avgift läggs på kostnader med stora utsläpp av växthusgaser: flygresor, användande av egen bil i tjänsten och inköp av fossila drivmedel. Avgiften går till ett centralt konto som används till åtgärder för att minska växthusgasutsläpp. Syftet är att styra verksamheter bort från användning av fossil energi och samtidigt stödja insatser som bidrar till att minska klimatpåverkan. Flera andra kommuner har infört eller är på väg att införa en klimatväxlingsmodell, till exempel Östersund, Helsingborg, Kristianstad, Växjö och Lund. Expedieras till Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\kd0poelk.iqp.rtf

12 1 (3) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till Kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Josefin Smeds DIARIENR KS/2019:15 ÄRENDE Uppdrag i strategisk plan : att utreda möjligheten till intern klimatkompensering Införande av klimatväxlingssystem Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att ge kommunstyrelsen i uppdrag att i dialog med övriga nämnder införa ett klimatväxlingssystem där en intern avgift läggs på flygresor, användande av egen bil i tjänsten samt inköp av fossila drivmedel. Avgiften ska användas till åtgärder som minskar kommunens utsläpp av växthusgaser. att utredningsuppdraget därmed är slutfört. Sammanfattning Den globala uppvärmningen är en stor utmaning som kräver skyndsamma åtgärder för att kraftigt minska växthusgasutsläppen. Flens kommun har beslutat att år 2045 ska kommunen inte ha några nettoutsläpp av växthusgaser. Elen som levereras till kommunen är 100 procent förnybar och fossila bränslen för uppvärmning har fasats ut från kommunens fastigheter. Däremot genererar kommunens transporter stora utsläpp av växthusgaser. År 2030 ska utsläppen från interna transporter ha minskat med 70 procent jämfört med Intern klimatkompensering klimatväxling är ett bra sätt att snabba på kommunens minskning av växthusgasutsläpp utan att kostnaderna ökar. Klimatväxling innebär att en intern avgift läggs på kostnader med stora utsläpp av växthusgaser: flygresor, användande av egen bil i tjänsten och inköp av fossila drivmedel. Avgiften går till ett centralt konto som används till åtgärder för att minska växthusgasutsläpp. Syftet är att styra verksamheter bort från användning av fossil energi och samtidigt stödja insatser som bidrar till att minska klimatpåverkan. Flera andra kommuner har infört eller är på väg att

13 2 (3) införa en klimatväxlingsmodell, till exempel Östersund, Helsingborg, Kristianstad, Växjö och Lund. Ärendet Exempel på klimatväxlingssystem för Flen: Kostnad Exempel Summa avgift 2018 på avgift Flygresor kr 25 % kr Egen bil i tjänsten kr 25 % kr Diesel och bensin kr 10 % kr kr Anställda inom Flens kommun flyger inte särskilt mycket och endast några enstaka resor utanför Sverige. Inom Sverige är de flesta flygresorna till Umeå, Östersund och Malmö. En avgift på flygresor innebär således är en marginell extrakostnad för verksamheterna samtidigt som onödiga flygresor, till exempel de till Malmö, kan minskas. I Flens kommun använder anställda och förtroendevalda egen bil i tjänsten i relativt hög utsträckning. Detta trots att resepolicyn säger att kollektiva färdmedel ska användas i första hand, i andra hand tjänstebil från bilpool. Tjänstebilar är oftast miljövänligare än de privata bilarna vilket innebär att stora vinster kan göras om användande av egen bil i tjänsten minskar. Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen står för kronor av milersättningarna och socialförvaltningen står för kronor. I maj 2019 tecknade kommunen ett avtal om att tanka biodiesel (HVO) vid Talja och majoriteten av kommunens tjänstebilar är godkända för HVO. Om en avgift läggs på fossil diesel skapas incitament att istället tanka biodiesel som är ett förnybart drivmedel. Det finns inga förnybara alternativ för bensinbilar, men då kommunen endast har 8 bensinbilar blir den extra kostnaden mycket liten för verksamheterna. För bensinbilar, och dieselbilar som inte är godkända för HVO, skapas istället incitament att effektivisera drivmedelsanvändingen. Avgiften tas ut genom ett automatiskt pålägg av angiven procentsats varje gång berörda konton används. Avgiften administreras av kommunledningsförvaltningen och kan till exempel användas till att subventionera biodiesel (och biogas när det finns en biogasmack), subventionera leasingkostnad på el- och biogasbilar, subventionera inköp av elcyklar, och stötta förvaltningarnas egna förslag på åtgärder. Om det återstår medel på kontot kan de föras över till kontot för kollektivtrafikkostnader. Systemet bör utvärderas årligen för att se om avgiften får önskad effekt. Sara Molander Utrednings- och strategichef Josefin Smeds Miljöstrateg

14 Beslutet expedieras till: 3 (3)

15

16 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2019: Återrapportering av uppdrag att utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna den återrapportering av ett inlett proaktivt arbete för att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar som samhällsbyggnadsnämnden och barn-, utbildnings- och kulturnämnden lämnat, samt att uppdraget att utreda möjligheten att arbeta proaktiv med att säkra skolvägarna därmed är utfört. Bakgrund Som svar på ett medborgarförslag gav kommunfullmäktige samhällsbyggnadsnämnden och barn-, utbildnings- och kulturnämnden i gemensamt upp-drag att utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan. Återrapportering begärdes under år Samhällsbyggnadsnämnden fick även uppdraget att inkludera medborgarförslagets åtgärdsförslag i kommande planering och budgetarbete. I nämndernas ärendeberedning framgår att uppdraget bearbetats genom samverkan mellan förvaltningarna och Flens kommunfastigheter AB (FKAB). Ett projekt har inletts med syftet att kartlägga risker längs skolvägarna och att ta hand om trafiksäkerhetsbrister genom såväl påverkansarbete som åtgärder i den fysiska miljön. Nämnderna skriver att arbetet även kopplar till de nationella trafiksäkerhetsmålen i nollvisionsarbetet där de relevanta etappmålen är hastighetsefterlevnad, säkra gång-, cykel- och mopedpassager samt underhåll av gång- och cykelnätet. Projektet förväntas resultera i att skolvägarna är kartlagda och bedömda ur trafiksäkerhetssynpunkt. Förslag till alternativa skolvägar eller transportsätt ska presenteras i fall där andra vägar än den mest trafiksäkra används av eleverna. Samverkan med elever och vårdnadshavare/föräldrar framhålls som viktigt i arbetet. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\ulvl4p55 teo rtf

17 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 215 Enklare åtgärder kommer genomföras i anslutning till projektets kartläggningsfas, medan större insatser kommer inkluderas i budgetarbetet inför år I arbetet involveras utöver personal från samhällsbyggnadsförvaltningen bildningscentrum och FKAB, även Flens kommuns kommunikationsstrategiska funktion och infrastrukturstrateg, samt vårdnadshavare och elever. Kommunledningsförvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen ser positivt på det inledda arbetet som bör leda till högre medvetande om trafiksäkerhet och ökad säkerhet för framför allt eleverna på väg till och från skolan, men även för den bredare allmänheten. Därför föreslås att nämndernas återrapportering godkänns och att deras utredningsuppdrag bedöms som avslutat. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\ulvl4p55 teo rtf

18 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Helen Nyberg DIARIENR ÄRENDE KS/2019:33 Utredning av möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra vägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan Återrapportering av uppdrag att utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna den återrapportering av ett inlett proaktivt arbete för att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar, som samhällsbyggnadsoch barn-, utbildnings- och kulturnämnderna lämnat. att uppdraget att utreda möjligheten att arbeta proaktiv med att säkra skolvägarna därmed är utfört. Sammanfattning Som svar på ett medborgarförslag gav kommunfullmäktige i januari 2019 samhällsbyggnads- och barn-, utbildnings- och kulturnämnderna i gemensamt uppdrag att utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan. Återrapportering begärdes under Samhällsbyggnadsnämnden fick även uppdraget att inkludera medborgarförslagets åtgärdsförslag i kommande planering och budgetarbete. I nämndernas ärendeberedning framgår att uppdraget bearbetats genom samverkan mellan förvaltningarna och Flens kommunfastigheter AB (FKAB). Ett projekt har inletts med syftet att kartlägga risker längs skolvägarna och att ta hand om trafiksäkerhetsbrister genom såväl påverkansarbete som åtgärder i den fysiska miljön. Nämnderna skriver att arbetet även kopplar till de nationella trafiksäkerhetsmålen i nollvisionsarbetet där de relevanta

19 2 (2) etappmålen är hastighetsefterlevnad, säkra gång-, cykel- och mopedpassager samt underhåll av gång- och cykelnätet. Projektet förväntas resultera i att skolvägarna är kartlagda och bedömda ur trafiksäkerhetssynpunkt. Förslag till alternativa skolvägar eller transportsätt ska presenteras i fall där andra vägar än den mest trafiksäkra används av eleverna. Samverkan med elever och vårdnadshavare/föräldrar framhålls som viktigt i arbetet. Enklare åtgärder kommer genoföras i anslutning till projektets kartläggningsfas, medan större insatser kommer inkluderas i budgetarbetet inför I arbetet involveras utöver personal från samhällsbyggnadsförvaltningen bildningscentrum och FKAB, även Flens kommuns kommunikationsstrategiska funktion och infrastrukturstrateg, samt vårdnadshavare och elever. Kommunledningsförvaltningen ser positivt på det inledda arbetet som bör leda till högre medvetande om trafiksäkerhet och ökad säkerhet för framför allt eleverna på väg till och från skolan, men även för den bredare allmänheten. Därför föreslås att nämndernas återrapportering godkänns och att deras utredningsuppdrag bedöms som avslutat. Sara Molander Utrednings- och strategichef Helen Nyberg Utredare Beslutet expedieras till: Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Samhällsbyggnadsnämnden

20 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Sida BUK/2019: Svar på uppdrag att utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan Barn-, utbildnings- och kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förvaltningens svar på kommunfullmäktiges uppdrag åt samhällsbyggnadsnämnden och barn-, utbildnings- och kulturnämnden att i samverkan utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan, samt att uppdraget gällande att utreda möjligheten att arbeta proaktivt med säkra skolvägar till Bildningscentrum Stenhammar är slutfört. Barn-, utbildnings- kulturnämnden beslutar för egen del att paragrafen omedelbart justeras. Bakgrund Den 17 maj 2018 inkom ett medborgarförslag till Kommunfullmäktige i Flen om säkra skolvägar för att främja gång och cykling till Bildningscentrum Stenhammar. Kommunfullmäktige beslutade den 31 januari 2019 att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden och barn-, utbildnings- och kulturnämnden att i samverkan utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan samt att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att åtgärder och brister som redovisas i medborgarförslaget tas med i kommande års åtgärdsplanering och budgetarbete. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\3t1exukz.xrx.rtf

21 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Sida 183 För att verkställa Kommunfullmäktiges beslut om proaktivt arbetssätt (förebyggande, framåtsiktande och förutseende) samt för att följa arbetet systematiskt har förvaltningscheferna på samhällsbyggnadsförvaltningen och barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen i samråd med verkställande direktörern på Flens Kommunfastigheter AB initierat ett projekt inom uppdraget. Syftet är att kunna styra och ändra de planerade insatserna utifrån löpande resultat under pågående projekt samt kvalitetssäkra arbetsmodellen för att se om den går att applicera i flera sammanhang vad gäller kommunens arbete med säkra skolvägar i framtiden. Projektets syfte är att kartlägga riskerna längs elevernas skolvägar och genom påverkansarbete och förändring i den fysiska miljön ta hand om de trafiksäkerhetsproblem som finns, både på kort och lång sikt. Detta för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan. Arbetet kopplar vi även till de nationella trafiksäkerhetsmålen i nollvisionsarbetet där de relevanta etappmålen är hastighetsefterlevnad, säkra gång-, cykel-, och mopedpassager samt underhåll av gång- och cykelnätet. Det förväntade resultatet efter genomfört uppdrag är att elevernas vägar till skolan ska vara kartlagda och bedömda ur trafiksäkerhetssynpunkt, förslag om alternativa sätt att ta sig till skolan ska finnas för de fall den säkraste vägen bedöms vara en annan än den som används, alternativa och säkrare transportsätt med föräldraengagemang, av modellen gående skolbuss och liknande, ska vara beskrivna och föreslagna/kommunicerade med vårdnadshavare, de mest frekventerade skolvägsstråken ska vara kontrollerade av Flens kommun och enklare och mindre kostsamma åtgärder som bedömts bidra till en ökad säkerhet ska vara genomförda senast året efter utredningsdelen av projektet samt att mer omfattande fysiska åtgärder, som bedömts vara lämpliga av samhällsbyggnads förvaltningen, ska vara beskrivna till budgetarbete Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\3t1exukz.xrx.rtf

22 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Sida 184 I arbetet med uppdraget kommer de två ansvariga förvaltningarna, samhällsbyggnadsförvaltningen, barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen samt Flens kommunfastigheter AB, i första hand samverka med Flens kommuns kommunikatörer och infrastrukturstrateg, skolpersonal, elever och vårdnadshavare på Bildningscentrum Stenhammar. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\3t1exukz.xrx.rtf

23 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida SBN/2019: Svar på uppdrag att utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att ställa sig bakom förvaltningens svar på kommunfullmäktiges uppdrag åt samhällsbyggnadsnämnden och barn-, utbildnings- och kulturnämnden att i samverkan utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan. att överlämna svaret på uppdraget till kommunstyrelsen. Bakgrund Den 17 maj 2018 inkom ett medborgarförslag till Kommunfullmäktige i Flen om säkra skolvägar för att främja gång och cykling till Bildningscentrum Stenhammar. Kommunfullmäktige beslutade den 31 januari 2019 att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden och barn-, utbildnings- och kulturnämnden att i samverkan utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan samt att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att åtgärder och brister som redovisas i medborgarförslaget tas med i kommande års åtgärdsplanering och budgetarbete. För att verkställa kommunfullmäktiges beslut om proaktivt arbetssätt (förebyggande, framåtsiktande och förutseende) samt för att följa arbetet systematiskt har förvaltningscheferna på samhällsbyggnadsförvaltningen och barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen i samråd med vd på Flens kommunfastigheter AB initierat ett projekt inom uppdraget. Syftet är att kunna styra och ändra de planerade insatserna utifrån löpande resultat under pågående projekt samt kvalitetssäkra arbetsmodellen för att se om den går att applicera i flera sammanhang vad gäller kommunens arbete med säkra skolvägar i framtiden. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\c1l4n5bs.gf4.rtf

24 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida 267 Projektets syfte är att kartlägga riskerna längs elevernas skolvägar och genom påverkansarbete och förändring i den fysiska miljön ta hand om de trafiksäkerhetsproblem som finns, både på kort och lång sikt. Detta för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan. Arbetet kopplar vi även till de nationella trafiksäkerhetsmålen i nollvisionsarbetet där de relevanta etappmålen är hastighetsefterlevnad, säkra gång-, cykel-, och mopedpassager samt underhåll av gång- och cykelnätet. Det förväntade resultatet efter genomfört uppdrag är att elevernas vägar till skolan ska vara kartlagda och bedömda ur trafiksäkerhetssynpunkt, förslag om alternativa sätt att ta sig till skolan ska finnas för de fall den säkraste vägen bedöms vara en annan än den som används, alternativa och säkrare transportsätt med föräldraengagemang av modellen gående skolbuss och liknande, ska vara beskrivna och föreslagna/kommunicerade med vårdnadshavare, de mest frekventerade skolvägsstråken ska vara kontrollerade av Flens kommun och enklare och mindre kostsamma åtgärder som bedömts bidra till en ökad säkerhet ska vara genomförda senast året efter utredningsdelen av projektet samt att mer omfattande fysiska åtgärder, som bedömts vara lämpliga av samhällsbyggnadsförvaltningen, ska vara beskrivna till budgetarbete I arbetet med uppdraget kommer de två ansvariga förvaltningarna, samhällsbyggnadsförvaltningen, barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen samt Flens kommunfastigheter AB, i första hand samverka med Flens kommuns kommunikatörer och infrastrukturstrateg, skolpersonal, elever och vårdnadshavare på Bildningscentrum Stenhammar. Expedieras till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\c1l4n5bs.gf4.rtf

25 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Akt Sida 268 Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\c1l4n5bs.gf4.rtf

26 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida 3 1 KS/2018: Svar på medborgarförslag om säkra skolvägar för att främja gång och cykling Kommunfullmäktige beslutar att medborgarförslaget bifalls, att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden och barn-, utbildnings- och kulturnämnden att i samverkan utreda möjligheten att arbeta proaktivt med att säkra skolvägarna till Bildningscentrum Stenhammar för att gynna fler barn att gå och cykla till skolan och att återrapportering ska ske under år 2019, samt att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att åtgärder och brister som redovisas i medborgarförslaget tas med i kommande års åtgärdsplanering och budgetarbete. Bakgrund Flens kommun har den 17 maj 2018 tagit emot ett medborgarförslag om säkra skolvägar för att främja gång och cykling. Med anledning av skolstart av Bildningscentrum Stenhammar (förskoleklass till och med årskurs 6) har detta medborgarförslag inkommit. Medborgaren relaterar till att många av Flens skolbarn kommer att få en ny väg till skolan och för flera elever kommer den att ligga längre från hemmet än förut. Skolan ligger vid en trafikerad gata och det finns anledning att tro att många vårdnadshavare känner sig oroliga för att låta sina barn gå själva till skolan. Det finns risk att den ökande trafiken även påverkar andra delar av samhället och att det kommer att upplevas som trångt runt tiden för framför allt skolstart. Medborgaren föreslår att ett informationsbrev ska skickas till alla vårdnadshavare med barn på Bildningscentrum Stenhammar med lämplig information om fördelarna att gå eller cykla till skolan, samt beskrivning av modellen för Vandrande skolbuss. Förslag ges också att kommunen startar ett projekt med syfte att etablera säkra skolvägar och vanor i samverkan med skolan. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\gandnk4g jk3.rtf

27 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida 4 Medborgarförslaget föreslår också att medel avsätts speciellt för trafiksäkerhetsarbete och för att åtgärda brister längs identifierade skolvägar. Förslaget efterlyser specifikt cykelställ i nära anslutning till skolans entréer samt att planera för att avlämningsplatser för bil sker på säkert avstånd för skolans entréer. Samhällsbyggnadsnämnden har i sitt beslut föreslagit att enkla brister enligt medborgarens förslag kan åtgärdas i närtid, men större ingrepp måste kostnadsberäknas och tas med i kommande budgetarbete för de ansvariga nämnderna. Barn- utbildnings- och kulturnämnden är samstämmig med samhällsbyggnadsnämnden att bifalla medborgarförslaget och ställer sig positiva till en samverkan för att skapa ett proaktivt projekt för säkra cykelvägar och uppmuntra fler att gå och cykla till skolan i sitt beslut Kommunledningsförvaltningen har inga synpunkter på samhällsbyggnadsnämnden och barn- utbildnings- och kulturnämndens förslag till beslut. Dock bör brister och åtgärder av större dignitet kostnadsberäknas och tas med i framför allt samhällsbyggnadsnämndens kommande åtgärdsplanering och budgetarbete. Expedieras till: Förslagsställaren Samhällsbyggnadsnämnden Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\gandnk4g jk3.rtf

28 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2013: Avslut av uppdraget att utarbeta bredbandsstrategi för hela kommunen Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uppdraget att ta fram en bredbandsstrategi för Flens kommun är avslutat. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade i samband med strategisk plan att ge kommunstyrelsen i uppdrag att senast till och med år 2015 utarbeta en bredbandsstrategi för hela kommunen. Översiktsplanen antogs av kommunfullmäktige och vann laga kraft I översiktsplanen togs ställningstaganden som motsvarar behovet av en bredbandsstrategi. Ställningstaganden ur översiktsplan Sörmlands hjärta - med plats för alla: - Flens kommun har som mål att 100 procent av befolkningen ska ha möjlighet till minst 100 Megabit år 2020 via bredband. Detta görs bland annat möjligt genom att bygga ut fiber inom hela kommunen. - Flens kommun har som mål att kommunen även ska täckas av mobilt bredband för att möjliggöra framtida mobila digitala tjänster och funktioner. - Vid uppförande av master ska minsta avståndet mellan vägområde och mast motsvara mastens totalhöjd. Avståndet till närmaste spårmitt ska vara mastens totalhöjd utökat med tio meter. Översiktsplanens ställningstaganden bedöms vara tillräcklig vägledning. Av den anledningen föreslår kommunledningsförvaltningen att uppdraget anses slutfört. Expedieras till: Kommunstyrelsen, Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\fmwx1wt5.fpy rtf

29 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utredning- och strategi Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Sara Molander DIARIENR ÄRENDE KS/2013:166 Uppdrag i budget 2014: utarbeta bredbandsstrategi för hela kommunen Avsluta uppdraget om att utarbeta bredbandsstrategi för hela kommunen Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsens föreslå kommunfullmäktige besluta att uppdraget att ta fram en bredbandsstrategi för Flens kommun är avslutat. Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i samband med strategisk plan att ge kommunstyrelsen i uppdrag att senast till och med år 2015 utarbeta en bredbandsstrategi för hela kommunen. Översiktsplanen antogs av kommunfullmäktige 27 september 2018 och vann laga kraft 18 oktober I översiktsplanen togs ställningstaganden som motsvarar behovet av en bredbandsstrategi. Ställningstaganden ur översiktsplan Sörmlands hjärta - med plats för alla: - Flens kommun har som mål att 100 procent av befolkningen ska ha möjlighet till minst 100 Mbit år 2020 via bredband. Detta görs bland annat möjligt genom att bygga ut fiber inom hela kommunen.

30 2 (2) - Flens kommun har som mål att kommunen även ska täckas av mobilt bredband för att möjliggöra framtida mobila digitala tjänster och funktioner. - Vid uppförande av master ska minsta avståndet mellan vägområde och mast motsvara mastens totalhöjd. Avståndet till närmaste spårmitt ska vara mastens totalhöjd utökat med tio meter. Översiktsplanens ställningstaganden bedöms vara tillräcklig vägledning. Av den anledningen föreslår kommunledningsförvaltningen att uppdraget anses slutfört. Håkan Bergsten Kommunchef Sara Molander Chef för utredning- och strategi Beslutet expedieras till:

31

32

33

34

35 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2016: Avslut av uppdraget metoder och definitioner för medborgardialog Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uppdraget att utarbeta förslag till metod och definitioner för ett vidare arbete med medborgardialog i Flens kommun avslutas. Bakgrund Kommunstyrelsen beslutade i samband med nämndplan och internkontrollplan 2016 att uppdra till kommunledningsförvaltningen att utarbeta förslag till metod och definitioner för ett vidare arbete med medborgardialog i Flens kommun. Förslaget ska baseras på de erfarenheter som gjorts beträffande medborgardialog i Flens kommun och i andra kommuner. Uppdraget ska senast vara redovisat för kommunstyrelsen vid sammanträdet den 28 november 2016 med målsättning att slutligt förslag ska kunna behandlas av kommunfullmäktige den 15 december Flens kommun arbetar med dialog i många olika former. Bland annat finns det samverkansråd där kommunen möter representanter från pensionärsorganisationer och föreningar som företräder personer med olika funktionshinder. Vidare pågår löpande dialog med våra aktiva föreningar och bygderåd inom ramen för arbetet med bygd och ort i balans. Även kommunens näringslivsråd är ett forum för dialog med syfte att utveckla kommunen. I särskilda uppdrag med olika policydokument bjuds medborgare in för att delta i dialog. Ett exempel är underlaget till idrottspolitiskt program för Flen kommun som bygger på dialog både i förarbetet och under remiss. Även kommunens policy för strategisk förstärkning av landsbygden och kommunens översiktsplan är dokument framtagna i dialog med medborgare och intresseföreningar. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\0wybeaqa.fr3.rtf

36 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 218 Ett utvecklingsarbete har genomförts tillsammans med kommunfullmäktiges presidium (tidigare mandatperiod) som en del av att vitalisera kommunfullmäktige. En slutsats från det arbetet är att kommunen inte behöver ett styrdokument för medborgardialog utan att nämnder och fullmäktige ska, i de lägen där uppdrag initieras, använda sig av möjligheten att skriva in i uppdraget att medborgardialog ska ske. Ett område där kommunen arbetar för utveckla dialog och delaktighet är med unga. Ett pågående arbete är kommunens samarbete med fryshuset för att stärka ungdomsdemokratin. Översiktsplanen har även ett ställningstagande som lyder I Flens kommun ska barn ges möjlighet till inflytande i den fysiska planeringen, genom att de ges möjlighet att delta i medborgardialoger. Sveriges kommuner och landsting (SKL) har utarbetat både metoder och definitioner för att arbeta med medborgardialog. Vilken metod som används beror på vilka målgrupper som ska mötas och vad dialogen ska handla om. Kommunledningsförvaltningen bedömer att uppdraget att ta fram metoder och definitioner för medborgardialog kan avslutas. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\0wybeaqa.fr3.rtf

37 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till Kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Sara Molander DIARIENR ÄRENDE KS/2016:57 Uppdrag: Metoder och definitioner för medborgardialog Avslut av uppdraget metoder och definitioner för medborgardialog Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uppdraget att utarbeta förslag till metod och definitioner för ett vidare arbete med medborgardialog i Flens kommun avslutas. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade i samband med Nämndplan och internkontrollplan 2016 att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att utarbeta förslag till metod och definitioner för ett vidare arbete med medborgardialog i Flens kommun. Förslaget ska baseras på de erfarenheter som gjorts beträffande medborgardialog i Flens kommun och i andra kommuner. Uppdraget ska senast vara redovisat för kommunstyrelsen vid sammanträdet den 28 november 2016 med målsättning att slutligt förslag ska kunna behandlas av kommunfullmäktige den 15 december Flens kommun arbetar med dialog i många olika former. Bland annat finns det samverkansråd där kommunen möter representanter från pensionärsorganisationer och föreningar som företräder personer med olika funktionshinder. Vidare pågår löpande dialog med våra aktiva föreningar och bygderåd inom ramen för arbetet med bygd och ort i balans. Kommunens näringslivsråd är även det ett forum för dialog med syfte att utveckla kommunen. I särskilda uppdrag med olika policydokument bjuds medborgare in för att delta i dialog. Ett exempel är underlaget till idrottspolitiskt program för Flen kommun som bygger på dialog både i förarbetet och under remiss. Även kommunens policy för strategisk förstärkning av landsbyggden och kommunens

38 2 (2) översiktsplan är dokument framtagna i dialog med medborgare och intresseföreningar. Ett utvecklingsarbete har genomförts tillsammans med kommunfullmäktiges presidium (tidigare mandatperiod) som en del av att vitalisera kommunfullmäktige, En slutsats från det arbetet är att kommunen inte behöver ett styrdokument för medborgardialog utan att nämnder och fullmäktige ska i de lägen där uppdrag initieras använda sig av möjligheten att skriva in i uppdraget att medborgardialog ska ske. Ett område där kommunen arbetar för utveckla dialog och delaktighet är med unga. Ett pågående arbete är kommunens samarbete med fryshuset för att stärka ungdomsdemokratin. Översiktsplanen har även ett ställningstagande som lyder I Flens kommun ska barn ges möjlighet till inflytande i den fysiska planeringen, genom att de ges möjlighet att delta i medborgardialoger. SKL har utarbetat både metoder och definitioner för att arbeta med medborgardialog. Vilken metod som används beror på vilka målgrupper som ska mötas och vad dialogen ska handla om. Kommunledningskontoret bedömer att uppdraget att ta fram metoder och definitionen för medborgardialog kan avslutas. Håkan Bergsten Kommunchef Sara Molander Utrednings- och strategichef Beslutet expedieras till:

39 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida KS/2015: KS/2016:3 042 Nämndplan och internkontrollplan 2016 Kommunstyrelsen beslutar att godkänna kommunledningsförvaltningens förslag till nämndplan med budget 2016, att fastställa kommunstyrelsens internkontrollplan för 2016, att allvarligare fel eller brister som identifierats genom den interna kontrollen omgående rapporteras till kommunstyrelsen, att en sammantagen redovisning av resultatet av kontrollerna i interkontrollplanen rapporteras till kommunstyrelsen senast i samband med behandlingen av årsredovisningen för 2016, samt att under rubrik 3.7 i nämndplanen lägga till följande uppdrag: att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att utarbeta förslag till metod och definitioner för ett vidare arbete med medborgardialog i Flens kommun. Förslaget ska baseras på de erfarenheter som gjorts beträffande medborgardialog i Flens kommun och i andra kommuner. Uppdraget ska senast vara redovisat för kommunstyrelsen vid sammanträdet den 28 november 2016 med målsättning att slutligt förslag ska kunna behandlas av kommunfullmäktige den 15 december Bakgrund Förslaget till nämndplan för kommunstyrelsen bygger till stora delar på den strategiska planen med budget Planen innehåller prioritering av de målen och utvecklingsuppdrag som kommunledningsförvaltningen ska arbeta med under de närmaste åren med fokus på år 2016, för att förverkliga visionen och de strategiska målen. Efter det att kommunstyrelsen fattat beslut om nämndplanen kommer kommunledningsförvaltningens olika avdelningar i ett nästa steg fördjupa och konkretisera de uppdrag som kommunstyrelsen har att utföra i verksamhetsplaner. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\0v1amkxb nj4.rtf

40 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida 29 Förslaget till nämndplan innehåller även en övergripande internbudget för kommunstyrelsens olika avdelningar. Under året kan det komma att bli omstruktureringar mellan avdelningar inom kommunstyrelsens ansvarsområde varpå avdelningarnas budget kan behöva justeras. För att underlätta hanteringen föreslås därför kommunchefen att på delegation godkänna sådana bud-getjusteringar mellan kommunstyrelsens avdelningar. Kommunfullmäktige antog i augusti 2015 ett nytt reglemente för intern kontroll (KF ). Enligt reglementet ska respektive nämnd anta sin internkontrollplan i samband med att nämndplanen antas. Kommunledningsförvaltningen har därför även upprättat ett förslag till internkontrollplan för Avsikten med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Den interna kontrol-len ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Kontrollerna i planen utgår i huvudsak från en risk- och väsentlighetsanalys för kommunstyrelsens verksamhet som genomfördes i april Respektive avdelning inom kommunledningsförvaltningen bidrog i arbetet med denna analys. Kommunstyrelsens ledamöter deltog i värderingen av riskerna genom diskussioner vid kommunstyrelsens sammanträde den 13 april. Kommunledningsförvaltningen har aktualitetsprövat innehållet i risk- och väsentlighetsanalysen och bedömer att den fortfarande är aktuell. Förslag till beslut: Kommunledningsförvaltningen föreslår i tjänsteskrivelse daterad kommunstyrelsen besluta: att godkänna kommunledningsförvaltningens förslag till nämndplan med budget 2016, att fastställa kommunstyrelsens internkontrollplan för 2016, att allvarligare fel eller brister som identifierats genom den interna kontrollen omgående rapporteras till kommunstyrelsen, samt att en sammantagen redovisning av resultatet av kontrollerna i interkontrollplanen rapporteras till kommunstyrelsen senast i samband med behandlingen av årsredovisningen för Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\0v1amkxb nj4.rtf

41 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida 30 Yrkande Jimmi Näslund (S) yrkar tillägg i nämndplanen under 3.7 med: att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att utarbeta förslag till metod och definitioner för ett vidare arbete med medborgardialog i Flens kommun. Förslaget ska baseras på de erfarenheter som gjorts beträffande medborgardialog i Flens kommun och i andra kommuner. Uppdraget ska senast vara redovisat för kommunstyrelsen vid sammanträdet den 28 november 2016 med målsättning att slutligt förslag ska kunna behandlas av kommunfullmäktige den 15 december Propositionsordning Ordförande finner att det utöver förvaltningens förslag finns ett tilläggsyrkande. Vid ställd proposition på Jimmi Näslunds (S) tilläggsyrkande finner ordförande att kommunstyrelsen beslutar att bifalla detsamma. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag i övrigt finner ordförande att kommunstyrelsen beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\0v1amkxb nj4.rtf

42 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2019: Revidering av avtal avseende den gemensamma överförmyndarnämnden i Flen, Gnesta och Vingåkers kommuner Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta det reviderade avtalet avseende den gemensamma överförmyndarnämnden i Flen, Gnesta och Vingåker, samt att det reviderade avtalet gäller från och med den 1 januari Bakgrund Den gemensamma överförmyndarnämnden föreslår att avtalet för den gemensamma överförmyndarnämnden revideras avseende 13 stycke 5 som nu stadgar att varje kommun hanterar och redovisar ersättningar till ställföreträdare. För att möjliggöra en kostnadseffektiv och rättssäker lösning avseende utbetalning av arvode till de samverkande kommunernas ställföreträdare föreslås att Flens kommun, från och med den 1 januari 2020, sköter utbetalningen av samt-liga arvoden och kostnadsersättningar till ställföreträdare i ärenden där kommunen bär kostnaden. Varje kommun bär även efter revideringen av avtalet kostnaden för sina ställföreträdares arvoden för huvudmän folkbokförda i den egna kommunen. Kostnaden för arvoden och kostnadsersättningar faktureras ansvarig kommun i efter-hand av Flens kommun. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\f30z2xaa xip.rtf

43 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE HANDLÄGGARE Niklas Witt Till Kommunstyrelsen DIARIENR ÄRENDE KS/2019:122 Revidering av avtal för den gemensamma överförmyndarnämnden för Flen Gnesta och Vingåker Revidering av avtal avseende den gemensamma överförmyndarnämnden i Flen, Gnesta och Vingåkers kommuner Förslag till beslut kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta det reviderade Avtal avseende den gemensamma överförmyndarnämnden i Flen, Gnesta och Vingåker i enlighet med bifogat förslag, att det reviderade avtalet gäller från och med 1 januari Sammanfattning Den gemensamma överförmyndarnämnden föreslår att Avtalet för den gemensamma överförmyndarnämnden revideras avseende 13 stycke 5 som nu stadgar att varje kommun hanterar och redovisar ersättningar till ställföreträdare. För att möjliggöra en kostnadseffektiv och rättssäker lösning avseende utbetalning av arvode till de samverkande kommunernas ställföreträdare föreslås att Flens kommun, från och med den 1 januari 2020, sköter utbetalningen av samtliga arvoden och kostnadsersättningar till ställföreträdare i ärenden där kommunen bär kostnaden.

44 2 (2) Varje kommun bär även efter revideringen av avtalet kostnaden för sina ställföreträdares arvoden för huvudmän folkbokförda i den egna kommunen. Kostnaden för arvoden och kostnadsersättningar faktureras ansvarig kommun i efterhand av Flens kommun. Håkan Bergsten Kommunchef Niklas Witt Kommunjurist Beslutet expedieras till: Den gemensamma överförmyndarnämnden Gnesta kommun Vingåkers kommun Akt

45 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Överförmyndarnämnden Sida ÖFN/2019: Revidering av avtal avseende den gemensamma överförmyndarnämnden för Flen, Gnesta och Vingåkers kommuner Överförmyndarnämnden föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta det reviderade Avtal avseende den gemensamma överförmyndarnämnden i Flen, Gnesta och Vingåker samt att avtalet gäller från och 1 januari Bakgrund Avtalet för den gemensamma överförmyndarnämnden föreslås revideras avseende 13 stycke 5 som nu stadgar att varje kommun hanterar och redovisar ersättningar till ställföreträdare. För att möjliggöra en kostnadseffektiv och rättssäker lösning avseende utbetalning av arvode till de samverkande kommunernas ställföreträdare föreslås Flens kommun, från och med den 1 januari 2020, sköta utbetalningen av samtliga arvoden och kostnadsersättningar till ställföreträdare i ärenden där kommunen bär kostnaden. Varje kommun bär även efter revideringen av avtalet kostnaden för sina ställföreträdarnas arvoden för huvudmän folkbokförda i den egna kommunen. Kostnaden för arvoden och kostnadsersättningar faktureras ansvarig kommun i efterhand av Flens kommun. Ärendet föredras av jurist/verksamhetsledare Jenny Dunberg, som även svarar på nämndens frågor. Expedieras till: Kommunstyrelsen Gnesta kommun Vingåkers kommun Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\bgxnzcgz cdw.rtf

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2019: Återrapportering av plan för upprustning av lekplatser utifrån tillgänglighetsaspekter Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna samhällsbyggnadsnämndens återrapportering av planering för upprustning av befintliga lekplatser utifrån tillgänglighetsaspekter, att samhällsbyggnadsnämnden beaktar eventuella behov av investeringsmedel för att genomföra upprustningsplanen och prioriteringsordningen i kommande ordinarie budgetprocesser samt även preciserar planens tidshorisont, att samhällsbyggnadsnämnden anpassar planen efter eventuella förändringar i lokala förutsättningar och behov, att tillgänglighetsperspektivet även omfattar tillgängligheten till lekplatsen från omgivande miljö, samt att uppdraget därmed bedöms som avslutat. Bakgrund Samhällsbyggnadsnämnden fick i uppdrag av kommunfullmäktige att återrapportera en plan för upprustning av befintliga lekplatser utifrån tillgänglighetsaspekter. Uppdraget var en fortsättning på ett tidigare uppdrag, och byggde även på en översyn av kommunens lekplatser vilka besiktigats under år Samhällsbyggnadsnämnden konstaterade då att antalet lekplatser i kommunen är relativt väl avvägt i förhållande till befolkningens storlek och spridning. Utifrån genomförd inventering och en bedömning av hur de befintliga lekplatserna kan bli bättre ur tillgänglighetsperspektiv, har samhällsbyggnadsnämnden nu tagit fram en prioriteringslista för vilka lekplatser som ska kompletteras med lekutrustning som är tillgänglighetsanpassad. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\l2vtyvon.4ff rtf

62 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 221 Samhällsbyggnadsnämnden utgår från att lekplatserna ska kompletteras med utrustning av tre slag, och har gjort en kostnadsbedömning av dessa insatser. Det handlar om komplettering med tillgänglighetsanpassad gunga, fjäderlek och vipplek. Kostnaden för dessa kompletteringar uppskattas till kronor per lekplats. Driftskostnaden bedöms inte påverkas nämnvärt. I underlaget framgår inte vad som gör att just dessa tre kompletteringar bedömts vara de som är aktuella, eller om andra alternativ finns och har övervägts. Samhällsbyggnadsnämnden menar att det är rimligt att i en första omgång prioritera tillgänglig-hetsinsatser på en lekplats i taget per ort. I prioriteringen tas även hänsyn till nuvarande underhållsbehov. Därför föreslås prioritering av följande lekplatser i det första skedet: 1. Sveavägens lekpark, Flen 2. Kullavägens lekplats, Bettna 3. Annebergsvägens lekplats, Hälleforsnäs 4. Kungsgatans lekplats, Malmköping 5. Familjeparkens lekplats, Sparreholm 6. Vadsbro lekplats 7. Skebokvarns lekplats 8. Mellösa lekplats Därefter förordar samhällsbyggnadsnämnden att upprustningen av de återstående lekplatserna genomförs med hänsyn till avstånd till redan anpassad lekplats, antal boende i området och områdets topografi. Med detta som utgångspunkt föreslår nämnden följande prioritieringsordning i andra steget: 1. Septembervägens lekplats, Flen 2. Solbacksvägens lekplats, Flen 3. Norra Torgatans lekplats, Hälleforsnäs 4. Kyrkdalens lekplats, Sparreholm 5. Överängsparkens lekplats, Flen 6. Trumpetens lekplats, Malmköping 7. Bjurtorpsvägens lekplats, Flen 8. Bergvägens lekplats, Sparreholm 9. Gökstigens lekplats, Flen 10. Novembervägens lekplats, Flen Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\l2vtyvon.4ff rtf

63 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 222 Samhällsbyggnadsnämnden tillägger att två, av de totalt 20 kommunala lekplatserna (en i Flen och en i Hälleforsnäs), inte ingår i prioriteringslistan. Det motiveras av att den ena platsen är svår att tillgängliggöra fysiskt, medan den andra ingår som en del av en bredare utredning om en ungdoms/rörelsepark vid Stenhammarskolan. Nämnden avslutar sitt beslutsunderlag med konstaterandet att: Lekplatserna kan rustas upp enligt ovanstående plan under förutsättning adekvata budgetmedel avsätts. Kommunledningsförvaltningens bedömning Kommunledningsförvaltningen menar att samhällsbyggnadsnämnden gjort en rimlig bedömning och prioritering både när det gäller att välja att göra insatser på en lekplats per ort i första skedet, och när det gäller vilka faktorer som ska beaktas i prioriteringen i nästa steg. Samhällsbyggnadsnämnden anger att en uppskattad investeringskostnad för ny utrustning och installation av den landar på totalt cirka kronor. Eftersom två av de kommunala lekplatserna inte ingår i prioriteringen i detta läge kan kostnaden ligga något under detta. Å andra sidan omnämns inga andra investeringskostnader utanför själva lekplatserna. Det kan bero på att tillgängligheten till lekplatserna bedöms som god generellt. Om denna faktor inte inkluderats i nämndens bedömning kan dock ytterligare kostnader tillkomma. Samhällsbyggnadsnämnden framhåller att den föreslagna prioriteringsordningen följs under för-utsättning att tillräckliga budgetmedel finns. Kommunledningsförvaltningen menar att prioriteringsordningen är logisk och välgrundad och att samhälls-byggnadsnämnden ska inkludera tillgänglighetsanpassning av lekplatser i den ordinarie kommande budgetprocessen. Innan dess kanske nämnden kan finna något budgetutrymme för att inleda förbättringsarbetet under När nämnden planerar för de praktiska insatserna ser kommunledningsförvaltningen också att det vore positivt med en genomförbar tidplanering och överväganden om eventuella behov av insatser i närområdet för att tillgänglighetsanpassade lekplatser ska vara faktiskt tillgängliga för intresserade. Tidig kommunikation med medborgare i närområdet kan också vara ett viktigt inslag i plane-ringsskedet. För tydlighets skull vill kommunledningsförvaltningen också betona det kanske uppenbara - att det är viktigt med öppenhet för flexibilitet. Om de lokala förutsättningarna ändras ska prioriteringsordningen anpassas efter nya förutsättningar och behov. Expedieras till: Kommunstyrelsen, Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\l2vtyvon.4ff rtf

64 1 (3) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Helen Nyberg DIARIENR KS/2019:34 ÄRENDE Plan för upprustning av befintliga lekplatser i Flens kommun utifrån tillgänglighetsaspekt Återrapportering av plan för upprustning av lekplatser utifrån tillgänglighetsaspekter Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna samhällsbyggnadsnämndens återrapportering av planering för upprustning av befintliga lekplatser utifrån tillgänglighetsaspekter, att samhällsbyggnadsnämnden beaktar eventuella behov av investeringsmedel för att genomföra upprustningsplanen och prioriteringsordningen i kommande ordinarie budgetprocesser samt även preciserar planens tidshorisont. att samhällsbyggnadsnämnden anpassar planen efter eventuella förändringar i lokala förutsättningar och behov, samt att tillgänglighetsperspektivet även omfattar tillgängligheten till lekplatsen från omgivande miljö. att uppdraget därmed bedöms som avslutat. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden fick i januari 2019 i uppdrag att återrapportera en plan för upprustning av befintliga lekplatser utifrån tillgänglighetsaspekter. Uppdraget var en fortsättning på ett tidigare uppdrag, och byggde även på en översyn av kommunens lekplatser vilka besiktigats under Nämnden konstaterade då att antalet lekplatser i kommunen är relativt väl avvägt i förhållande till befolkningens storlek och spridning.

65 2 (3) Utifrån genomförd inventering och en bedömning av hur de befintliga lekplatserna kan bli bättre ur tillgänglighetsperspektiv, har samhällsbyggnadsnämnden nu tagit fram en prioriteringslista för vilka lekplatser som ska kompletteras med lekutrustning som är tillgänglighetsanpassad. Nämnden utgår från att lekplatserna ska kompletteras med utrustning av tre slag, och har gjort en kostnadsbedömning av dessa insatser. Det handlar om komplettering med tillgänglighetsanpassad gunga, fjäderlek och vipplek. Kostnaden för dessa kompletteringar uppskattas till kronor per lekplats. Driftskostnaden bedöms inte påverkas nämnvärt. I underlaget framgår inte vad som gör att just dessa tre kompletteringar bedömts vara de som är aktuella, eller om andra alternativ finns och har övervägts. Nämnden menar att det är rimligt att i en första omgång prioritera tillgänglighetsinsatser på en lekplats i taget per ort. I prioriteringen tas även hänsyn till nuvarande underhållsbehov. Därför föreslås prioritering av följande lekplatser i det första skedet: 1. Sveavägens lekpark, Flen 2. Kullavägens lekplats, Bettna 3. Annebergsvägens lekplats, Hälleforsnäs 4. Kungsgatans lekplats, Malmköping 5. Familjeparkens lekplats, Sparreholm 6. Vadsbro lekplats 7. Skebokvarns lekplats 8. Mellösa lekplats Därefter förordar samhällsbyggnadsnämnden att upprustningen av de återstående lekplatserna genomförs med hänsyn till avstånd till redan anpassad lekplats, antal boende i området och områdets topografi. Med detta som utgångspunkt föreslår nämnden följande prioritieringsordning i andra steget: 1. Septembervägens lekplats, Flen 2. Solbacksvägens lekplats, Flen 3. Norra Torgatans lekplats, Hälleforsnäs 4. Kyrkdalens lekplats, Sparreholm 5. Överängsparkens lekplats, Flen 6. Trumpetens lekplats, Malmköping 7. Bjurtorpsvägens lekplats, Flen 8. Bergvägens lekplats, Sparreholm 9. Gökstigens lekplats, Flen 10. Novembervägens lekplats, Flen

66 3 (3) Nämnden tillägger att två, av de totalt 20 kommunala lekplatserna (en i Flen och en i Hälleforsnäs), inte ingår i prioriteringslistan. Det motiveras av att den ena platsen är svår att tillgängliggöra fysiskt, medan den andra ingår som en del av en bredare utredning om en ungdoms/rörelsepark vid Stenhammarskolan. Nämnden avslutar sitt beslutsunderlag med konstaterandet att: Lekplatserna kan rustas upp enligt ovanstående plan under förutsättning adekvata budgetmedel avsätts. Kommunledningsförvaltningen menar att samhällsbyggnadsnämnden gjort en rimlig bedömning och prioritering både när det gäller att välja att göra insatser på en lekplats per ort i första skedet, och när det gäller vilka faktorer som ska beaktas i prioriteringen i nästa steg. Nämnden anger att en uppskattad investeringskostnad för ny utrustning och installation av den landar på totalt ca kronor. Eftersom två av de kommunala lekplatserna inte ingår i prioriteringen i detta läge kan kostnaden ligga något under detta. Å andra sidan omnämns inga andra investeringskostnader utanför själva lekplatserna. Det kan bero på att tillgängligheten till lekplatserna bedöms som god generellt. Om denna faktor inte inkluderats i nämndens bedömning kan dock ytterligare kostnader tillkomma. Nämnden framhåller att den föreslagna prioriteringsordningen följs under förutsättning att tillräckliga budgetmedel finns. Kommunledningsförvaltningen menar att prioriteringsordningen är logisk och välgrundad och att samhällsbyggnadsnämnden ska inkludera tillgänglighetsanpassning av lekplatser i den ordinarie kommande budgetprocessen. Innan dess kanske nämnden kan finna något budgetutrymme för att inleda förbättringsarbetet under När nämnden planerar för de praktiska insatserna ser kommunledningsförvaltningen också att det vore positivt med en genomförbar tidplanering och överväganden om eventuella behov av insatser i närområdet för att tillgänglighetsanpassade lekplatser ska vara faktiskt tillgängliga för intresserade. Tidig kommunikation med medborgare i närområdet kan också vara ett viktigt inslag i planeringsskedet. För tydlighets skull vill kommunledningsförvaltningen också betona det kanske uppenbara - att det är viktigt med öppenhet för flexibilitet. Om de lokala förutsättningarna ändras ska prioriteringsordningen anpassas efter nya förutsättningar och behov. Sara Molander Utrednings- och strategichef Helen Nyberg Utredare Beslutet expedieras till: Samhällsbyggnadsnämnden

67 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida SBN/2017: Uppdrag framtagande av plan upprustning av befintliga lekplatser utifrån tillgänglighetsaspekt Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att överlämna plan för upprustning av lekplatser i Flens kommun där tillgänglighets aspekter har beaktats till kommunstyrelsen. att uppdraget slutförts. Bakgrund Samhällsbyggnadsnämnden fick i uppdrag att ta fram en plan för upprustning av lämpliga lekplatser i Flens kommun där tillgänglighetsaspekter har beaktats. Av kommunens lekplatser är det endast Sveaparken i Flen som har någon typ av tillgänglighetsanpassad lekutrustning. Att komplettera kommunens befintliga lekplatser med en tillgänglighetsanpassad gunga, en fjäderlek och en vipplek kostar cirka kronor per lekplats (lekmaterial cirka kronor, anläggningsmaterial cirka kronor och arbetskostnad cirka kronor) Kommunen har i dagsläget 20 stycken lekplatser fördelade runt om i kommunen och upprustning enligt ovan angivna förslag skulle således medföra en investeringskostnad om kronor. Driftskostnaden för den ovan beskrivna upprustningen skulle inte bli nämnvärt högre än den befintliga driftskostnaden. Tekniska avdelningen föreslår en upprustning där man inledningsvis ser till att minst en lekplats per ort har tillgång till någon typ av tillgänglighetsanpassad lekutrustning. Avdelningen föreslår i första hand följande platser och i nämnd ordning: 1. Sveavägens lekpark i Flen 2. Kullavägens lekplats i Bettna 3. Annebergsvägens lekplats i Hälleforsnäs 4. Kungsgatans lekplats i Malmköping 5. Familjeparkens lekplats i Sparreholm 6. Vadsbro lekplats 7. Skebokvarns lekplats 8. Mellösa lekplats Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\1yiwv2jf jqz.rtf

68 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida 273 När samtliga orter har en tillgänglighetsutrustad lekplats bör ytterligare lekplatser utrustas med motsvarande lekutrustningar. Här bör hänsyn tas till avstånd till redan anpassad lekplats, antal boende i området och områdets topografi. Förslag på fortsatt upprustningsordning: 1. Septembervägens lekplats Flen 2. Solbacksvägens lekplats Flen 3. Norra Torgatans lekplats Hälleforsnäs 4. Kyrkdalens lekplats Sparreholm 5. Överängsparkens lekplats Flen 6. Trumpetens lekplats Malmköping 7. Bjurtorpsvägens lekplats Flen 8. Bergvägens lekplats Sparreholm 9. Gökstigens lekplats Flen 10. Novembervägens lekplats Flen Förslaget innebär att det finns två lekplatser som inte rustas upp med tillgänglighetsanpassad lekutrustning. Det ena är lekplatsen i parken framför Stenhammarskolan, då denna park är under utredning för omdaning med inriktning ungdoms/rörelsepark och det andra är lekplatsen på Östmarksvägen i Hälleforsnäs då denna är svår att tillgängligöra rent fysiskt (avstånd till gata/höjdskillnader/berg/block) Lekplatserna kan rustas upp enligt ovanstående plan under förutsättning adekvata budgetmedel avsätts. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\1yiwv2jf jqz.rtf

69 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida 5 2 KS/2017: Rapportering av uppdrag i strategisk plan med budget 2018: att utreda nya tillgängliga lekplatser i Flens kommun Kommunfullmäktige beslutar att lägga samhällsbyggnadsnämndens rapport kring inventering till handlingarna, samt att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att återrapportera plan för upprustning av befintliga lekplatser utifrån tillgänglighetsaspekt. Bakgrund Samhällsbyggnadsnämnden fick i uppdrag att utreda lämpliga platser och ekonomiska förutsättningar för att tillskapa nya stora lekplatser i Flens kommun där tillgänglighetsaspekter har beaktats. Samhällsbyggnadsnämndens svar bygger på ärende SBN/2018:258 avseende besiktning av lekplatser i Flens kommun år Kommunens lekplatser har inventerats under våren och tekniska avdelningen har sedan 1 april 2018 tagit över skötseln av lekplatserna i Flens tätort. Efter inventeringen konstateras att antalet lekplatser och dess placeringar i Flens tätort är rimligt i förhållande till stadens storlek. Även i kommunens övriga orter är antalet lekplatser väl avvägt i förhållande till befolkning och utsträckning. Däremot behöver flera av lekplatserna rustas upp och byggas ut. Detta kan med fördel göras genom att den befintliga lekutrustningen kompletteras med tillgänglighetsanpassad lekutrustning. Det finns en plan för en ny tillgänglighetsanpassad lekplats i Skebokvarn längs Stallvägen där tillgänglighetsanpassad lekutrustning från Sveaparken kan återanvändas för att tillskapa ytterligare tillgängliga lekmiljöer. I Hälleforsnäs planeras i samråd med fritidsavdelningen en upprustning och tillgänglighetsanpassad utbyggnad av lekplatsen i anslutning till Norra Torggatan som föreslås kompletteras med en näridrottsplats på den närbelägna grusytan. En upprustning och utveckling av lekplatsen på Kullavägen i Bettna finns också i planeringen. Den kan med fördel kompletteras genom att angränsande gräsyta förses med fotbollsmål och staket som förhindrar att bollar kommer ut i gaturummet eller in på privat mark. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\hnhlm3lu ztl.rtf

70 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida 6 Att skapa en ny och tillgänglighetsanpassad lekplats kostar inklusive markarbeten och belysning från kronor och uppåt. Kostnaden beror på geotekniska förutsättningar på platsen, tillgång till el för framdragning av belysning, val av utrustning och behov av tillgänglighetsanpassningar av angränsande områden. En lekplats kräver tillsyn två till tre gånger i veckan och inklusive ytskötsel kommer den årliga driftskostnaden upp i cirka kronor per lekplats inklusive utbyte av fallskyddsmaterial, baksand och reparationer med mera. Kommunledningsförvaltningen konstaterar att samhällsbyggnadsnämnden har, efter inventering dragit slutsatsen att Flens kommun har en rimlig nivå på antalet lekplatser utifrån befolkning. Samhällsbyggnadsnämnden konstaterar också att en lekplats skulle generera en byggkostnad på cirka kronor per lekplats, samt att ytterligare cirka kronor i underhåll och skötsel skulle tillkomma per lekplats och år. Kommunledningsförvaltningen har i övrigt inga synpunkter på framskrivningen utan rekommenderar att kommunstyrelsen beslutar enligt förslag. Expedieras till: Samhällsbyggnadsnämnden Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\hnhlm3lu ztl.rtf

71 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2018: Svar på återremiss angående att ersätta gruppbostad Orrögatan med annan gruppbostad Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uppdra till Flens kommunfastigheter AB (FKAB) att ersätta Orrögatans gruppbostad med nybyggd gruppbostad på fastigheten Vårlöken 2, där kommunen driver verksamheten i egen regi, att FKAB äger fastigheten, vilket ger en lägre årshyra än alternativet att extern entreprenör äger fastigheten, att uppdra till socialförvaltningen att avveckla Orrögatans gruppbostad när denna ersatts av ny gruppbostad, samt att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att avyttra lägenheterna på Orrögatan efter att Orrögatans gruppbostad avvecklats, om inte socialförvaltningen längre har behov av lägenheterna i sin verksamhet. Emma Dahlin (M) deltar ej i beslutet. Bakgrund Socialförvaltningen är i behov av fler gruppbostäder med lägenheter för personer med funktionsnedsättningar. Idag finns en gruppbostad om fem lägenheter på Orrögatan 8A som inte uppfyller kraven för gruppbostad enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), utan är mer av en servicebostad enligt LSS i sin utformning. I utvärderingen har ursprungligen fem alternativ till ersättning av gruppboendet på Orrögatan ingått: 1: Hyresförslag Von Kraemers väg (Äpplet 3), egen drift Kommunen hyr lokaler av entreprenör och kommunen driver verksamheten i egen regi. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\qm1yoe5d.egu.rtf

72 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 224 2: Extern entreprenör levererar boende inklusive drift av verksamheten, von Kraemers väg (Äpplet 3) Kommunen köper vårdplatser av entreprenör. 3: Annan byggnad, egen byggnation och egen drift. Kopia av Vårlöken, gruppbostad Snickarvägen, i direkt anslutning till denna Kommunen bygger nya lokaler och kommunen driver verksamheten i egen regi. 4: Annan byggnad, extern entreprenör bygger och har drift av verksamheten Extern entreprenör bygger nya lokaler. Kommunen köper vårdplatser av entreprenör inklusive både lokaler och utförande av verksamheten. 5: Annan byggnad, extern entreprenör bygger, egen drift Extern entreprenör bygger nya lokaler, kommunen hyr lokalerna samt utför verksamheten i egen regi. Baserat på den utvärdering som gjorts föreslås alternativ 3, att kommunen via FKAB bygger nya lokaler där kommunen själv står för utförande och drift av verksamheten. Alternativet har lägsta hyreskostnad och bedöms av socialförvaltningen vara det bästa alternativet ur ett styrnings-, och effektivitets-perspektiv. Socialförvaltningen förespråkar långvariga hyrestider vilket ger en ökad trygghet för våra brukare som är unga, mitt i livet och genom personkretstillhörighet alltid kommer att har rätt att begära LSS-insatser. Då behovet är livslångt är lång hyrestid ett billigare alternativ för både kommunen som hyresgäst och för våra brukare. Om Orrögatans gruppbostad ersätts av annan gruppbostad genom nybyggnation kan de fyra lägenheter som kommunen äger avyttras, vilket ger intäkter till kommunen samt gynnar Flen som ort då det är brist på lägenheter för medborgarna. Den femte lägenheten hyr kommunen av bostadsrättsföreningen på Orrögatan 8. I dagsläget finns ett visst utökat behov av servicelägenheter inom socialtjänsten och detta bör beaktas när en avyttring blir aktuell. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\qm1yoe5d.egu.rtf

73 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 225 Kommunfullmäktige återremitterade ärendet med motiveringen att ärendet kompletteras med ekonomiska konsekvenser, tidsplan, undersökning av andra privata aktörer samt konsekvenser för eventuella förseningar. De olika alternativen har i tjänsteskrivelsen kompletterats med detta. Svaret på återremissen har dröjt på grund av att det genomförts en undersökning av andra privata entreprenörer för att få en indikativ offert på extern byggnation. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\qm1yoe5d.egu.rtf

74 1 (5) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Ekonomiavdelningen Till Kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Andrea Olin DIARIENR ÄRENDE KS/2018:171 Gruppbostad Orrögatan ersätts av ny gruppbostad Svar på återremiss angående att ersätta gruppbostad Orrögatan med annan gruppbostad Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att uppdra till Flens kommunfastigheter AB (FKAB) att ersätta Orrögatans gruppbostad med nybyggd gruppbostad på fastigheten Vårlöken 2, där kommunen driver verksamheten i egen regi. att FKAB äger fastigheten, vilket ger en lägre årshyra än alternativet att extern entreprenör äger fastigheten. att uppdra åt socialförvaltningen att avveckla Orrögatans gruppbostad när denna ersatts av ny gruppbostad. att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att avyttra lägenheterna på Orrögatan efter att Orrögatans gruppbostad avvecklats, om inte socialförvaltningen längre har behov av lägenheterna i sin verksamhet Sammanfattning Socialförvaltningen är i behov av fler gruppbostäder med lägenheter för personer med funktionsnedsättningar. Idag finns en gruppbostad om fem lägenheter på Orrögatan 8A som inte uppfyller kraven för gruppbostad enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS), utan är mer av en servicebostad enligt LSS i sin utformning.

75 2 (5) I utvärderingen har ursprungligen fem alternativ till ersättning av gruppboendet på Orrögatan ingått: 1: Hyresförslag Von Kraemers väg (Äpplet 3), egen drift Kommunen hyr lokaler av entreprenör och kommunen driver verksamheten i egen regi. 2: Extern entreprenör levererar boende inklusive drift av verksamheten, von Kraemers väg (Äpplet 3) Kommunen köper vårdplatser av entreprenör. 3: Annan byggnad, egen byggnation och egen drift. Kopia av Vårlöken, gruppbostad Snickarvägen, i direkt anslutning till denna Kommunen bygger nya lokaler och kommunen driver verksamheten i egen regi. 4: Annan byggnad, extern entreprenör bygger och har drift av verksamheten Extern entreprenör bygger nya lokaler. Kommunen köper vårdplatser av entreprenör inklusive både lokaler och utförande av verksamheten. 5: Annan byggnad, extern entreprenör bygger, egen drift Extern entreprenör bygger nya lokaler, kommunen hyr lokalerna samt utför verksamheten i egen regi. Baserat på den utvärdering som gjorts föreslås alternativ 3, att kommunen via FKAB bygger nya lokaler där kommunen själv står för utförande och drift av verksamheten. Alternativet har lägsta hyreskostnad och bedöms av socialförvaltningen vara det bästa alternativet ur ett styrnings-, och effektivitetsperspektiv. Socialförvaltningen förespråkar långvariga hyrestider vilket ger en ökad trygghet för våra brukare som är unga, mitt i livet och genom personkretstillhörighet alltid kommer att har rätt att begära LSS-insatser. Då behovet är livslångt är lång hyrestid ett billigare alternativ för både kommunen som hyresgäst och för våra brukare. Om Orrögatans gruppbostad ersätts av annan gruppbostad genom nybyggnation kan de fyra lägenheter som kommunen äger avyttras, vilket ger intäkter till kommunen samt gynnar Flen som ort då det är brist på lägenheter för medborgarna. Den femte lägenheten hyr kommunen av bostadsrättsföreningen på Orrögatan 8. I dagsläget finns ett visst utökat behov av servicelägenheter inom socialtjänsten och detta bör beaktas när en avyttring blir aktuell. Kommunfullmäktige återremitterade ärendet med motiveringen att ärendet kompletteras med ekonomiska konsekvenser, tidsplan, undersökning av andra privata aktörer samt konsekvenser för eventuella förseningar. De olika alternativen nedan har kompletterats med detta. Svaret på återremissen har dröjt på grund av att man gjort en undersökning av andra privata entreprenörer för att få en indikativ offert på extern byggnation.

76 3 (5) Ärendet Förslagen 1. och 2. att ersätta gruppboendet på Orrögatan med en gruppbostad på Von Kraemers väg (Äpplet 3) antingen i egen eller extern regi har av Socialförvaltningen bedömts som olämpliga ur verksamhetens synvinkel. Fastigheten är inte lämplig att bygga om till gruppbostad eftersom den har två våningsplan som skapar problem med tillgänglighet och avsevärt försvårar arbetet för personalen. Det omöjliggör optimal effektivitet och driftsekonomi. Då verksamheternas behov ska styra lokalförsörjningen så långt som möjligt har kommunledningsförvaltningen i samråd med socialförvaltningen valt att inte ta med de tidigare förslagen 1. och 2. Därför kvarstår följande tre alternativ: 3: Egen nybyggnation samt egen drift. Kopia av Vårlöken på fastigheten Vårlöken 2. Fördelar: Egen drift underlättar schemaläggning som stöder heltid som norm, samt ger lägst dygnspris för omvårdnad. Kommunen kan styra vilka brukare som får en placering på boendet. För verksamheten maximalt anpassad byggnad ger bästa möjliga driftseffektivitet. Kan ge goda bieffekter genom arbete lämpligt för daglig verksamhet, i och omkring fastigheten såsom målning, trädgårdsskötsel med mera. Goodwill att kommunen satsar på brukargruppen. Möjlighet till boendeplaceringar utifrån olika lagrum vid egen drift, vilket ger större flexibilitet. Nackdelar: Kräver investering. Kommunen måste rekrytera personal vilket idag är svårt. Driftkostnad för verksamhet: kronor per dygn och brukare. Hyreskostnad per år för kommunen: kr varmhyra inklusive gemensamhetslokaler Investering i FKAB: miljoner kronor Tidsplan till inflyttning: månader 4: Ny byggnad, extern entreprenör 1 (identifierad i lokalförsörjningsprocessen) bygger och har drift av verksamheten. Fördelar: Personal behöver inte rekryteras av oss, utan entreprenör tillhandahåller egen personal. En bra utförare kan användas som benchmark. Väl till maximalt anpassad byggnad vid nybyggnation. Nackdelar: Kommunen tappar styrningen, tvister kan uppkomma om till exempel merkostnad för brukare som utföraren menar kräver mer omfattande omvårdnad/insatser. Minskar möjligheten att samverka och anpassa schemaläggningen mellan olika boenden vilket försvårar uppfyllelse av heltid som norm. Kostnaden för nybyggnationen kommer debiteras kommunen och/eller brukarna. Osäkert i det här skedet vilken hyra som kommer debiteras brukarna. Indikativ driftkostnad för verksamhet: Entreprenör 1 (identifierad i lokalförsörjningsprocessen) kan tillhandahålla nybyggnation med omvårdnadskostnad om

77 4 (5) kronor per dygn och brukare, beroende på brukarnas vårdbehov. Denna entreprenör vill inte använda von Kraemers väg då det är i två plan, utan bygga nytt boende i kommunen. Hyreskostnad per år för kommunen: Ingår i dygnspriset 5: Nybyggnation, extern entreprenör 2 (identifierad i lokalförsörjningsprocessen) bygger gruppboende på drygt 500 kvm, 6 lägenheter på fastigheten Vårlöken 2, egen drift Fördelar: Väl till maximalt anpassad byggnad. Kommunkoncernen behöver inte utöka sin skuldsättning till byggnation. Kommunen kan gå ur ett kontrakt vid hyresavtalets utgång, även om det långsiktiga behovet inte gör detta sannolikt. Möjlighet till boendeplaceringar utifrån olika lagrum vid egen drift, vilket ger större flexibilitet. Egen drift underlättar schemaläggning som stöder heltid som norm, samt ger lägst dygnspris för omvårdnad. Det kan finnas fördelar med att flera fastighetsentreprenörer etablerar sig i Flens kommun. Nackdelar: Privat aktör har sannolikt högre avkastningskrav och kortare avskrivningstid på investeringen, vilket ger en högre hyra än vid egen byggnation. Kommunen blir bunden till ett kontrakt vilket ger försämrad flexibilitet om kommunens behov skulle förändras över tid. Driftkostnad för verksamhet: kronor per dygn och brukare. Indikativ hyreskostnad från privat byggentreprenör per år för kommunen: kallhyra ca kronor på 20 års kontraktstid. Kostnader för värme, vatten och el tillkommer med ca kr per år. Tidsplan: månader inklusive kommunens upphandling av extern entreprenör och markförsäljningen till entreprenör 2. En eventuell försening i byggprocessen kan sanktioneras med vite i kontraktet om byggnationen med entreprenören. Att ersätta lägenheterna på Orrögatan med en ny byggnad medför ökade hyreskostnader mot dagens låga fastighetskostnader för gruppboendet. Då lägenheterna inte uppfyller kraven på gruppbostad enligt LSS är det nödvändigt. Brukarna har inte den närhet till stöd och service de har rätt till. Att fortsatt driva gruppbostad i egen regi, men i en till verksamhetens behov maximalt anpassad byggnad, ger stora fördelar både med hänsyn till styrning, driftsekonomi och bemanning med heltid som norm. Alternativet att låta en extern entreprenör bygga och äga gruppboendet är ett dyrare alternativ och tar

78 5 (5) längre tid, men då slipper kommunen ytterligare investeringskostnader och belåning. De fyra lägenheter som idag ägs av kommunen kan säljas då gruppboendet har avvecklats och det kan ge en uppskattad intäkt till kommunen på cirka 2 miljoner kronor baserat på en äldre värdering. Om det finns behov av lägenheterna i verksamheten ska detta beaktas när man planerar en försäljning. Kommunledningsförvaltningen har i kommunens lokalförsörjningsprocess, i samråd med socialförvaltningen, FKAB och samhällsbyggnadsförvaltningen, även efter vidare utredning, gjort den samlade bedömningen att alternativ 3, med egen nybyggnation på fastigheten Vårlöken 2 och egen drift, är det bästa alternativet för att möta behovet av en ny lokal för att ersätta gruppboendet på Orrögatan. Jeanette Lijesnic Ekonomichef Andrea Olin Handläggare Beslutet expedieras till:

79 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida KS/2018: Ersätta gruppbostad Orrögatan med annan gruppbostad Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet med motiveringen, att ärendet Ersätta gruppbostad Orrögatan med annan gruppbostad (KS/2018:171) kompletteras med ekonomiska konsekvenser, tidsplan, undersökning av andra privata aktörer samt konsekvenser för eventuella förseningar. Bakgrund Socialförvaltningen är i behov av fler gruppbostäder med lägenheter för personer med funktionsnedsättningar. Idag finns dessutom en gruppbostad på Orrögatan som inte uppfyller kraven för gruppbostad enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) utan är mer av en servicebostad enligt LSS i sin utformning. I utvärderingen har fem alternativ till ersättning av gruppboendet på Orrögatan ingått: 1: Hyresförslag Von Kraemers väg (Äpplet 3), egen drift Kommunen hyr lokaler av entreprenör och kommunen driver verksamheten i egen regi. 2: Extern entreprenör levererar boende inklusive drift av verksamheten, von Kraemers väg (Äpplet 3) Kommunen köper vårdplatser av entreprenör. 3: Annan byggnad, egen byggnation och egen drift. Kopia av Vårlöken, gruppbostad Snickarvägen, i direkt anslutning till denna Kommunen bygger nya lokaler och kommunen driver verksamheten i egen regi. 4: Annan byggnad, extern entreprenör bygger och har drift av verksamheten Extern entreprenör bygger nya lokaler. Kommunen köper vårdplatser av entreprenör inklusive både lokaler och utförande av verksamheten. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\pwn5ttu2.yii.rtf

80 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida 24 5: Annan byggnad, extern entreprenör bygger, egen drift Extern entreprenör bygger nya lokaler, kommunen hyr lokalerna samt utför verksamheten i egen regi. Baserat på den utvärdering som gjorts föreslås alternativ 3, att kommunen via FKAB bygger nya lokaler där kommunen själv står för utförande och drift av verksamheten. Alternativet har lägsta hyreskostnad och bedöms av socialförvaltningen vara det bästa alternativet. Socialförvaltningen förespråkar långvariga hyrestider vilket ger en ökad trygghet för våra brukare som är unga, mitt i livet och genom personkretstillhörighet alltid kommer att har rätt att begära LSS-insatser. Då behovet är livslångt är lång hyrestid ett billigare alternativ för både kommunen som hyresgäst och för våra brukare. Om Orrögatans gruppbostad ersätts av annan gruppbostad genom nybyggnation kan lägenheterna på Orrögatan avyttras, vilket ger intäkter till kommunen samt gynnar Flen som ort då det är brist på lägenheter för medborgarna. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att uppdra till Flens kommunfastigheter AB (FKAB) att ersätta Orrögatans gruppbostad med nybyggd gruppbostad, motsvarande Vårlöken, där kommunen driver verksamheten i egen regi, att FKAB äger fastigheten, att uppdra åt FKAB att avveckla Orrögatans gruppbostad när denna ersatts av ny gruppbostad, samt att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att avyttra lägenheterna på Orrögatan efter att FKAB avvecklat Orrögatans gruppbostad. Yrkanden Emma Dahlin (M) yrkar återremiss till förslaget med motiveringen, att ärendet Ersätta gruppbostad Orrögatan med annan gruppbostad (KS/2018:171) kompletteras med ekonomiska konsekvenser, tidsplan, undersökning av andra privata aktörer samt konsekvenser för eventuella förseningar. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\pwn5ttu2.yii.rtf

81 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida 25 Berit Hyllbrant (L), Karina Bundgaard Krogh (C) och Anna Jernemalm (KD) yrkar bifall till Emma Dahlins (M) återremissyrkande. Daniel Ljungkvist (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Propositionsordning Ordföranden finner att det utöver kommunstyrelsens förslag finns ett yrkande om återremiss. Vid ställd proposition på Emma Dahlins (M) återremissyrkande finner ordföranden att kommunfullmäktige beslutar att avslå detsamma. Votering begärs. Följande propositionsordning läses upp och godkänns. Den som avslår Emma Dahlins (M) återremissyrkande röstar JA. Den som bifaller Emma Dahlins (M) återremissyrkande röstar NEJ. 28 ledamöter röstar JA och 17 ledamöter röstar NEJ. JA-röster avger: Caspar Almalander (V), Mari-Louise Andersson (S), Sven Bager (SD), Anders Berglöv (S), Anders Brännman (SD), Rickard Brännman (SD), Daniel Danon (S), Mariia Efimova (S), Ann-Katrin Elofson (S), Cecilia Friis (MP), Rose-Marie Fältskog (V), Teija Haavisto (S), Christine Hallinder (SD), Johan Hallinder (SD), Torbjörn Jansson (S), Guy Johansson (SD), Kaj Johansson (V), Sara Johansson (SD), Terese Larsson (S), Torgny Lindgren (SD), Daniel Ljungkvist (S), Arne Lundberg (S), Ann- Charlotte Munter (S), Peter Munter (S), Göte Nilsson (SD), Huda Omar (V), Helén Stockow (S), Jonas Thyrén (S). NEJ-röster avger: Ingegerd Branting (C), Lisbeth Brevig (M), Karina Bundgaard Krogh (C), Emma Dahlin (M), Magnus Erixon (L), Lotta Finstorp (M), Jenny Hammarlund (C), Abdurahman Hussein Hassan (C), Berit Hyllbrant (L), Anders Iwerbo (C), Anna Jernemalm (KD), Sven-Gunnar Johansson (M), Katarina Lagerstedt (M), Thomas Ledenvik (KD), Ulla Lindström (M), Roger Tiefensee (C), Martina von Bothmer (M). Ordföranden finner att kommunfullmäktige beslutar att bifalla Emma Dahlins (M) yrkande om återremiss. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\pwn5ttu2.yii.rtf

82 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida 26 Reservation Anders Berglöv (S) reserverar sig mot beslutet och lämnar följande skriftliga motivering: Socialdemokraterna, Vänsterpartiet och Miljöpartiet reserverar sig mot beslutet om återremiss av ärendet att ersätta gruppbostad Orrögatan med annan gruppbostad. Vi menar att den tidsutdräkt som åstadkoms av de ytterligare utredningar återremissen medför innebär försvårande ekonomiska konsekvenser för en redan ekonomiskt trängd socialnämnd. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\pwn5ttu2.yii.rtf

83 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida SN/2018: Ersätta gruppbostad Orrögatan av ny gruppbostad på Von Kraemers väg Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna föreslagna processer att ersätta gruppbostad enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) 9:9 Orrögatan. Bakgrund Socialförvaltningen är i behov av fler gruppbostadsplatser för personer med funktionsnedsättningar. Gruppbostad Orrögatan uppfyller inte kraven för gruppbostad enligt LSS och därav behöver den gruppbostaden avvecklas eller alternativt formas om till en servicebostad enligt LSS. Socialförvaltningen har fått erbjudande från Serendipity professionals att bygga om ett flerfamiljshus till en gruppbostad på Von Kraemers väg. Serendipity är en hyresvärd som arbetar tillsammans med seniorpartner fastighetsutveckling i Sverige AB, som utvecklar vård- och omsorgsfastigheter till en färdig produkt i samverkan med hyresgäst och byggherre. Tillsammans har bolagen ambitioner om att äga vård- och omsorgsfastigheter långsiktigt. Ärendet Socialförvaltningen vill på sikt avveckla Orrögatans gruppbostad som inte uppfyller kraven för gruppbostad enligt LSS utan är mer en servicebostad enligt LSS i sin utformning. Detta medför att brukarna idag inte riktigt har den närhet av stöd och service som de har rätt till. En gruppbostad bör ha gemensamma utrymmen i direkt anslutning till lägenheterna och är ett bostadsalternativ för personer som har ett omfattande tillsyns- och omvårdnadsbehov där mer eller mindre kontinuerlig närvaro av personal är nödvändig. Den ska bestå av ett litet antal lägenheter som är grupperade kring de gemensamma utrymmena, där service och omvårdnad kan ges alla tider på dygnet. Orrögatans gruppbostad är inte utformad på detta sätt och flera av de brukare som idag bor på Orrögatan har behov av den utformning som en gruppbostad ska ha. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\4bzieqtf.klm.rtf

84 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 225 Orrögatans gruppbostad består idag av 5 lägenheter och en gruppbostad kan ha 6 lägenheter i sin utformning, vilket skulle kunna erbjudas på Von Kraemers väg och utformningen av Von Kramers väg ger möjlighet att erbjuda bättre hemmaplanslösningar för de brukare som har mer omfattande vård- och omsorgsbehov. Von Kramers väg kan också skapa en möjlighet till att utöka platser under en kortare period i väntan på en eventuell gruppbostad på Lötenskolan och därav minska både nuvarande och framtida externa placeringar. I dagsläget äger kommunen lägenheterna på Orrögatan, vilket kommunen inte vill. Flyttas Orrögatans gruppbostad till Von Kramers väg kan lägenheterna på Orrögatan säljas över tid, vilket ger intäkter till kommunen, samt att det gynnar Flen som ort då det är brist på lägenheter för medborgarna. Information om förslag till ny gruppbostad på Von Kramers väg - Totala huset är 587 kvadratmeter innefattande källare, plan 1 entréplan, plan 2 samt vind - Tomten är 1094 kvadratmeter - Fastigheten klassas som bostäder - 2 lägenheter är mer anpassade för permobil - Företaget har sökt bygglov av kommunen Huset kommer totalrenoveras och hålla ny standard med sprinkler och utrymningsvägar. Alternativa hyresavtal (med årlig indexuppräkning enligt KPI): 1. Hyrestid: 15 år, varmhyra kronor per år, kallhyra kronor 2. Hyrestid: 20 år, varmhyra kronor per år, kallhyra kronor 3. Hyrestid: 25 år, varmhyra kronor per år, kallhyra kronor 4. Hyrestid: 30 år, varmhyra kronor per år, kallhyra kronor Förvaltningen förespråkar längre hyrestid, vilket ger en ökad trygghet för våra brukare som är unga, mitt i livet och alltid kommer att behöva LSS-insatser. Då behovet är livslångt är lång hyrestid ett billigare alternativ för både kommunen som hyresgäst samt för våra brukare. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\4bzieqtf.klm.rtf

85 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 226 Både Flens kommunfastigheter AB och Flens bostad bedömer att varmhyra är mer fördelaktigt både ur ekonomiskt och verksamhetsmässigt perspektiv. Kostnader för våra gruppbostäder idag - Orrögatan har hyresintäkter på cirka kronor och hyran uppgår till kronor (Orrögatan är idag utformad som en servicebostad därav billig hyra då övriga utrymmen endast är en lägenhet) och ägs av samhällsbyggnadsförvaltningen. - Snickarvägen har hyresintäkter på cirka kronor och hyran uppgår till kronor (byggår 2013) och ägs av FKAB. - Bo hammar har hyresintäkter på cirka kronor och hyran uppgår till kronor (byggår 1992) och ägs av privat bolag. - Novembervägen har hyresintäkter på cirka kronor och hyran uppgår till kronor (byggår 1992) och ägs av privat bolag. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår socialnämnden föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att godkänna föreslagna processer att ersätta gruppbostad enligt LSS 9:9 Orrögatan av ny gruppbostad på Von Kraemers väg. att hyresalternativet som bör prioriteras är hyrestid på 30 år med varmhyra. Yrkanden Sten Elofson (S) och Seija Hidvegi (V) yrkar ändring i första att-satsen med att godkänna föreslagna processer att ersätta gruppbostad enligt LSS 9:9 Orrögatan av ny gruppbostad. Emma Dahlin (M) yrkar bifall till Sten Elofson (S) och Seija Hidvegis (V) ändringsyrkande. Sten Elofson (S), Anders Jonsson (C) samt Morten Lidström (-) yrkar avslag på förvaltningens andra att-sats. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\4bzieqtf.klm.rtf

86 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 227 Propositionsordning Ordförande finner att det förutom förvaltningens förslag finns ett ändringsyrkande samt ett avslagsyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag mot Sten Elofsons (S) och Seija Hidvegis (V) ändringsyrkande finner ordförande att socialnämnden beslutar att bifalla Sten Elofsons (S) och Seija Hidvegis (V) ändringsyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag mot Sten Elofsons (S) med fleras avslagsyrkande finner ordföranden att socialnämnden beslutar att bifalla Sten Elofsons (S) med fleras avslagsyrkande. Expedieras till: Akt Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\4bzieqtf.klm.rtf

87 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2019: Förvärv av fastighet eller del av fastighet - Bjurängsvägen 2 Malmköping Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att bifalla Malmköping IF:s hemställan till kommunen att köpa hela fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2, med befintlig konstgräsplan samt kringliggande byggnader och anläggningar på Malmköpings idrottsplats av Malmköpings IF och Malmahedens Arena AB, att kommunstyrelsen vid bifall av hemställan får i uppdrag att slutföra förhandlingar om förvärv av fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2, att uppdra till kommunstyrelsen tillsammans med Flens kommunfastigheter AB och samhällsbyggnadsnämnden att se över fastighetsbeståndet i Malmköping och återkomma med förslag på försäljning, samt att översyn av drift- och underhållskostnaderna genomförs vid ett övertagande av fastigheten och att samhällsbyggnadsförvaltningen tillförs medel för skötsel av konstgräsplan med tillhörande byggnader. Emma Dahlin (M) deltar ej i beslutet. Bakgrund Malmköpings IF, organisationsnummer ( MIF ) äger sedan år 2014 fastigheten Flen Malmköping 2:108 Malmaheds IP ( fastigheten ) med byggnader och anläggningar på Malmahedens idrottsplats och genom sitt helägda bolag Malmahedens Arena AB organisationsnummer ( bolaget ) även konstgräsplanen, med ett totalt bokfört värde på cirka kronor. Under år 2019 har Flens kommun och MIF haft en dialog om MIF:s mycket ansträngda ekonomiska läge. MIF har finansierat anläggandet av konstgräsplanen delvis genom lån från Sörmlands Sparbank och bidrag från Allmänna arvs-fonden. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\zooyclmv.mss.rtf

88 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 227 Både föreningen och bolaget redovisar negativa resultat och likviditetsproblem de senaste räkenskapsåren på grund av minskade intäkter och höga kostnader, bland annat för räntor och amorteringar på skulden till Sörmlands Sparbank. MIF:s styrelse har nu vänt sig till kommunen med hemställan om att kommunen ska köpa hela eller delar av fastigheten för att underlätta den ekonomiska situationen för MIF. Kommunen får inte enligt kommunallagens likställighetsprincip (kommunallagen 2017:725 2 kapitlet 3 ) agera på ett sådant sätt att det kan gynna en enskild förening i kommunen om det inte finns sakliga skäl för det. Ett köp av fastigheten med syfte att förbättra MIF:s ekonomiska situation är till stor fördel för MIF och inte förenligt med kommunens objektivitetsplikt och därpå följande skyldighet att behandla alla föreningar lika. En ideell idrottsförening är som självständig juridisk person ansvarig för de ekonomiska konsekvenser som uppstår av besluten som föreningens styrelse och årsmöte fattar. Ett köp av fastigheten kan däremot ur ett strategiskt markinnehavsperspektiv anses vara av särskilt intresse för kommunen och därmed utgöra ett sakligt skäl till att frångå likställighetsprincipen och bifalla hemställan från MIF. Centralt belägen mark i Malmköping är mycket eftertraktad och kan vara intressant för kommunen att äga. Om kommunen äger fastigheten kan den utnyttjas för flera ändamål än tidigare. I enlighet med likabehandlingsprincipen skulle då flera föreningar i kommunen kunna få tillgång till Malmahedens idrottsplats och byggnaderna, på lika villkor som övrigt i kommunen. MIF kan koncentrera sig på sin kärnverksamhet, fotbollen. Det här öppnar även möjligheter för kommunen att avyttra andra fastigheter i Malmköping med stort investerings- och underhållsbehov, som inte bedöms ge samma strategiska nytta som fastigheten. Utöver det bokförda värdet på konstgräsplanen finns ett bokfört värde på resterande delar på cirka kronor. Ett eventuellt köp av fastigheten bör föregås av en oberoende värdering och det där fastställda värdet ska vara vägledande vid förhandling om köpeskillingen med MIF. Idag får MIF betydande driftbidrag från kommunen. Ifall ägandet och driften skulle övergå till kommunen skulle dessa driftbidrag till MIF minska avsevärt, samtidigt som kommunen skulle få ökade kostnader för drift och underhåll av idrottsplatsen. Driftsbidraget bör i detta fall överföras till samhällsbyggnadsförvaltningen samt att resterande ökning av driften kompenseras. Som jämförelse uppgår drift- och underhållskostnaden för Hammarvallens konstgräsplan preliminärt år 2019 till cirka kronor. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\zooyclmv.mss.rtf

89 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 228 Det pågår en utredning om förbud mot vulkaniserat gummi på konstgräsplaner inom EU:s kemikaliemyndighet. Kommissionen tar upp frågan till beslut under år Ett eventuellt förbud träder i kraft år 2022 och skulle innebära att konstgräsplanen i Malmköping behöver göras om. Kommunen behöver beakta detta och ta fram en långsiktig underhållsplan för att kunna förutse de totala kostnaderna för ett eventuellt övertagande av fastigheten. Kommunledningsförvaltningens alternativ och ställningstagande Kommunledningsförvaltningen ser att det finns två handlingsvägar utifrån hemställan om förvärv av fastigheten Malmköping 2:108 (Bjurängsvägen 2). Det ena alternativet är avslå hemställan om att köpa fastigheten och det andra är att bifalla hemställan om ett köp av hela fastigheten. Kommunledningsförvaltningen gör bedömningen att ett köp av delar av fastigheten inte är fördelaktigt för Flens kommun och är därför inte med som ett beslutsalternativ. Det två beslutsalternativ som då finns är: att avslå Malmköpings IF:s hemställan till kommunen om att köpa hela eller delar av fastigheten Malmköping 2:108 på Bjurängsvägen 2 där konstgräsplanen ingår, eller: att bifalla Malmköping IF:s hemställan till kommunen att köpa hela fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2 med befintlig konstgräsplan samt kringliggande byggnader och anläggningar på Malmköpings idrottsplats av Malmköpings IF och Malmahedens Arena AB. I det senare alternativet så skulle ett uppdrag, enligt nedan, ges till kommunstyrelsen att få i uppdrag att slutföra förhandlingarna i likhet med förvärvet av Blocket 4: att kommunstyrelsen vid bifall av hemställan får i uppdrag att slutföra förhandlingar om förvärv av fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2. Flens kommun har under år 2020 redan stora förestående investeringar genom köpet av Blocket 4. Det finns även förfrågningar från andra fastighetsägare om en försäljning till Flens kommun vilka skulle behöva vägas emot ett förvärv av fastigheten. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\zooyclmv.mss.rtf

90 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 229 Vidare finns en risk för att köpet skulle kunna uppfattas som ett stöd till enskild förening och skapa en situation där andra föreningar önskar likartad lösning vid ekonomiska problem. I detta fall skulle en kartläggning av ägarförhållanden i fastigheter och ekonomisk situation i föreningar behöva göras för att få en överblick generellt i kommunen. I ett alternativ där Flens kommun köper del av fastigheten med konstgräsplanen, så skulle detta uppfattas som att förvärvet enbart görs för att lösa MIF:s ekonomiska problem vilket gör att ett sådant beslutsalternativ valts bort. Kommunledningsförvaltningen kan se att det för kommunen finns fördelar med att äga fastigheten i Malmköping, men att då bör användningsområdet breddas i samband med kommande detaljplanearbete. Vidare skulle ett förvärv av fastigheten kunna lösgöra andra fastigheter för försäljning i Malmköping. Vid ett beslut om ett förvärv av fastigheten bör därför ett uppdrag om översyn av fastighetsbeståndet i Malmköping ges och en försäljning av möjliga fastigheter göras för att delfinansiera förvärvet. Det behöver även beslutas om översyn av drift- och underhållskostnader där samhällsbyggnadsförvaltningen kan tillföras medel, enligt nedan: att kommunledningsförvaltningen tillsammans med FKAB och samhällsbyggnadsförvaltningen får i uppdrag att se över fastighetsbeståndet i Malmköping och återkomma med förslag på försäljning, att översyn av drift- och underhållskostnaderna genomförs vid ett övertagande av fastigheten och att samhällsbyggnadsförvaltningen tillförs medel för skötsel av konstgräsplan med tillhörande byggnader. Oavsett vilket alternativ som genomförs bedömer kommunledningsförvaltningen att det är lämpligt att genomföra en översyn av driftbidrag, då flera föreningar varit i kontakt med Flens kommun när det gäller kostnader och bidrag. Kommunledningsförvaltningen förordar ett alternativ där hemställan om förvärv av fastigheten avslås, främst med hänsyn till andra stora investeringskostnader under år Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\zooyclmv.mss.rtf

91 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 230 Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta antingen (förslag 1): att avslå Malmköpings IF:s hemställan till kommunen om att köpa hela eller delar av fastigheten Malmköping 2:108 på Bjurängsvägen 2, där konstgräsplanen ingår. eller (förslag 2): att bifalla Malmköping IF:s hemställan till kommunen att köpa hela fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2, med befintlig konstgräsplan samt kringliggande byggnader och anläggningar på Malmköpings idrotts-plats av Malmköpings IF och Malmahedens Arena AB, att kommunstyrelsen vid bifall av hemställan får i uppdrag att slutföra förhandlingar om förvärv av fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2, att kommunledningsförvaltningen tillsammans med FKAB och samhällsbyggnadsförvaltningen får i uppdrag att se över fastighetsbeståndet i Malmköping och återkomma med förslag på försäljning, samt att översyn av drift- och underhållskostnaderna genomförs vid ett övertagande av fastigheten och att samhällsbyggnadsförvaltningen tillförs medel för skötsel av konstgräsplan med tillhörande byggnader. Yrkanden Johan Hallinder (SD), Roger Tiefensee (C) och Anders Berglöv (S) yrkar bifall till kommunledningsförvaltningens förslag 2: att bifalla Malmköping IF:s hemställan till kommunen att köpa hela fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2, med befintlig konstgräsplan samt kringliggande byggnader och anläggningar på Malmköpings idrottsplats av Malmköpings IF och Malmahedens Arena AB, att kommunstyrelsen vid bifall av hemställan får i uppdrag att slutföra förhandlingar om förvärv av fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2, att kommunledningsförvaltningen tillsammans med FKAB och samhällsbyggnadsförvaltningen får i uppdrag att se över fastighetsbeståndet i Malmköping och återkomma med förslag på försäljning, samt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\zooyclmv.mss.rtf

92 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 231 att översyn av drift- och underhållskostnaderna genomförs vid ett övertagande av fastigheten och att samhällsbyggnadsförvaltningen tillförs medel för skötsel av konstgräsplan med tillhörande byggnader. Propositionsordning Ordföranden finner att det finns två förslag till beslut. Vid ställd proposition på kommunledningsförvaltningens förslag 1 mot kommunledningsförvaltningens förslag 2 finner ordföranden att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att bifalla kommunledningsförvaltningens förslag 2. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\zooyclmv.mss.rtf

93 1 (5) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Ekonomiavdelningen Till Kommunstyrelsens arbetsutkott HANDLÄGGARE Andrea Olin DIARIENR ÄRENDE KS/2019:117 Förvärv av fastighet eller del av fastighet - Bjurängsvägen 2 Malmköping Förvärv av fastighet eller del av fastighet Bjurängsvägen 2, Malmköping Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta, antingen - att avslå Malmköpings IF:s hemställan till kommunen om att köpa hela eller delar av fastigheten Malmköping 2:108 på Bjurängsvägen 2, där konstgräsplanen ingår eller - att bifalla Malmköping IF:s hemställan till kommunen att köpa hela fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2, med befintlig konstgräsplan samt kringliggande byggnader och anläggningar på Malmköpings idrottsplats av Malmköpings IF och Malmahedens Arena AB - att kommunstyrelsen vid bifall av hemställan får i uppdrag att slutföra förhandlingar om förvärv av fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2 - att Kommunledningsförvaltningen tillsammans med FKAB och samhällsbyggnadsförvaltningen får i uppdrag att se över fastighetsbeståndet i Malmköping och återkomma med förslag på försäljning

94 2 (5) - att översyn av drift- och underhållskostnaderna genomförs vid ett övertagande av fastigheten och att samhällsbyggnadsförvaltningen tillförs medel för skötsel av konstgräsplan med tillhörande byggnader Sammanfattning Malmköpings IF, organisationsnummer ( MIF ) äger sedan 2014 fastigheten Flen Malmköping 2:108 Malmaheds IP ( fastigheten ) med byggnader och anläggningar på Malmahedens idrottsplats och genom sitt helägda bolag Malmahedens Arena AB organisationsnummer ( bolaget ) även konstgräsplanen, med ett totalt bokfört värde på cirka 4,1 miljoner kronor. Under 2019 har Flens kommun och MIF haft en dialog om MIF:s mycket ansträngda ekonomiska läge. MIF har finansierat anläggandet av konstgräsplanen delvis genom lån från Sörmlands Sparbank och bidrag från Allmänna arvsfonden. Både föreningen och bolaget redovisar negativa resultat och likviditetsproblem de senaste räkenskapsåren på grund av minskade intäkter och höga kostnader bland annat för räntor och amorteringar på skulden till Sörmlands Sparbank. MIF:s styrelse har nu vänt sig till kommunen med hemställan om att kommunen ska köpa hela eller delar av fastigheten för att underlätta den ekonomiska situationen för MIF. Kommunen får inte enligt kommunallagens likställighetsprincip (Kommunallagen 2017:725 2 kap. 3 ) agera på ett sådant sätt att det kan gynna en enskild förening i kommunen om det inte finns sakliga skäl för det. Ett köp av fastigheten med syfte att förbättra MIF:s ekonomiska situation är till stor fördel för MIF och inte förenligt med kommunens objektivitetsplikt och därpå följande skyldighet att behandla alla föreningar lika. En ideell idrottsförening är som självständig juridisk person ansvarig för de ekonomiska konsekvenser som uppstår av besluten som föreningens styrelse och årsmöte fattar. Ett köp av fastigheten kan däremot ur ett strategiskt markinnehavsperspektiv anses vara av särskilt intresse för kommunen och därmed utgöra ett sakligt skäl till att frångå likställighetsprincipen och bifalla hemställan från MIF. Centralt belägen mark i Malmköping är mycket eftertraktad och kan vara intressant för kommunen att äga. Om kommunen äger fastigheten kan den utnyttjas för flera ändamål än tidigare. I enlighet med likabehandlingsprincipen skulle då flera föreningar i kommunen kunna få tillgång till Malmahedens idrottsplats och byggnaderna, på lika villkor som övrigt i kommunen. MIF kan koncentrera sig på sin kärnverksamhet, fotbollen. Det här öppnar även möjligheter för kommunen att avyttra andra fastigheter i Malmköping med stort investeringsoch underhållsbehov, som inte bedöms ge samma strategiska nytta som fastigheten. Utöver det bokförda värdet på konstgräsplanen finns ett bokfört värde på resterande delar på cirka 1,5 miljoner kronor. Ett eventuellt köp av

95 3 (5) fastigheten bör föregås av en oberoende värdering och det där fastställda värdet ska vara vägledande vid förhandling om köpeskillingen med MIF. Idag får MIF betydande driftbidrag från kommunen. Ifall ägandet och driften skulle övergå till kommunen skulle dessa driftbidrag till MIF minska avsevärt, samtidigt som kommunen skulle få ökade kostnader för drift och underhåll av idrottsplatsen. Driftsbidraget bör i detta fall överföras till Samhällsbyggnadsförvaltningen samt att resterande ökning av driften kompenseras. Som jämförelse uppgår drift- och underhållskostnaden för Hammarvallens konstgräsplan preliminärt 2019 till ca 500 tkr. Det pågår en utredning om förbud mot vulkaniserat gummi på konstgräsplaner inom EU:s kemikaliemyndighet. Kommissionen tar upp frågan till beslut under Ett eventuellt förbud träder i kraft 2022 och skulle innebära att konstgräsplanen i Malmköping behöver göras om. Kommunen behöver beakta detta och ta fram en långsiktig underhållsplan för att kunna förutse de totala kostnaderna för ett eventuellt övertagande av fastigheten. Kommunledningsförvaltningens alternativ och ställningstagande Kommunledningsförvaltningen ser att det finns två handlingsvägar utifrån hemställan om förvärv av fastigheten Malmköping 2:108 (Bjurängsvägen 2). Det ena alternativet är avslå hemställan om att köpa fastigheten och det andra är att bifalla hemställan om ett köp av hela fastigheten. Kommunledningsförvaltningen gör bedömningen att ett köp av delar av fastigheten inte är fördelaktigt för Flens kommun och är därför inte med som ett beslutsalternativ. Det två beslutsalternativ som då finns är: att avslå Malmköpings IF:s hemställan till kommunen om att köpa hela eller delar av fastigheten Malmköping 2:108 på Bjurängsvägen 2 där konstgräsplanen ingår eller att bifalla Malmköping IF:s hemställan till kommunen att köpa hela fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2 med befintlig konstgräsplan samt kringliggande byggnader och anläggningar på Malmköpings idrottsplats av Malmköpings IF och Malmahedens Arena AB I det senare alternativet så skulle ett uppdrag, enligt nedan, ges till kommunstyrelsen att få i uppdrag att slutföra förhandlingarna i likhet med förvärvet av Blocket 4: att kommunstyrelsen vid bifall av hemställan får i uppdrag att slutföra förhandlingar om förvärv av fastigheten Malmköping 2:108 Bjurängsvägen 2

96 4 (5) Flens kommun har under år 2020 redan stora förestående investeringar genom köpet av Blocket 4. Det finns även förfrågningar från andra fastighetsägare om en försäljning till Flens kommun vilka skulle behöva vägas emot ett förvärv av fastigheten. Vidare finns en risk för att köpet skulle kunna uppfattas som ett stöd till enskild förening och skapa en situation där andra föreningar önskar likartad lösning vid ekonomiska problem. I detta fall skulle en kartläggning av ägarförhållanden i fastigheter och ekonomisk situation i föreningar behöva göras för att få en överblick generellt i kommunen. I ett alternativ där Flens kommun köper del av fastigheten med konstgräsplanen, så skulle detta uppfattas som att förvärvet enbart görs för att lösa MIF:s ekonomiska problem vilket gör att ett sådant beslutsalternativ valts bort. Kommunledningsförvaltningen kan se att det för kommunen finns fördelar med att äga fastigheten i Malmköping, men att då bör användningsområdet breddas i samband med kommande detaljplanearbete. Vidare skulle ett förvärv av fastigheten kunna lösgöra andra fastigheter för försäljning i Malmköping. Vid ett beslut om ett förvärv av fastigheten bör därför ett uppdrag om översyn av fastighetsbeståndet i Malmköping ges och en försäljning av möjliga fastigheter göras för att delfinansiera förvärvet. Det behöver även beslutas om översyn av drift- och underhållskostnader där samhällsbyggnadsförvaltningen kan tillföras medel, enligt nedan: att Kommunledningsförvaltningen tillsammans med FKAB och samhällsbyggnadsförvaltningen får i uppdrag att se över fastighetsbeståndet i Malmköping och återkomma med förslag på försäljning att översyn av drift- och underhållskostnaderna genomförs vid ett övertagande av fastigheten och att samhällsbyggnadsförvaltningen tillförs medel för skötsel av konstgräsplan med tillhörande byggnader Oavsett vilket alternativ som genomförs bedömer kommunledningsförvaltningen att det är lämpligt att genomföra en översyn av driftbidrag, då flera föreningar varit i kontakt med Flens kommun när det gäller kostnader och bidrag. Kommunledningsförvaltningen förordar ett alternativ där hemställan om förvärv av fastigheten avslås, främst med hänsyn till andra stora investeringskostnader under år Håkan Bergsten Kommunchef Andrea Olin Handläggare

97 Beslutet expedieras till: 5 (5)

98

99

100 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida Månadsrapport augusti 2019 Socialnämnden beslutar att godkänna månadsrapporten för augusti 2019, samt att rapporten läggs till handlingarna. Sammanfattning Socialförvaltningen har av socialnämnden fått i uppdrag att sammanställa en rapport med aktuella nyckeltal avseende nämndens verksamheter varje månad. Syftet är öka transparensen mellan förvaltning och nämnd som ett led i det pågående arbetet med att komma till rätta med socialnämndens underskott. Beslutet expedieras till: Akt Kommunstyrelsen Kommunrevisorerna Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\serviceprofiles\networkservice\appdata\local\temp\mdludam1.xf5\y5g4g1cv.pjo rtf

101 Månadsrapport Socialförvaltningen Flen Augusti 2019

102 Innehåll 1. Sammanfattning Sjukfrånvaro Personalnyckeltal 4 3. Kvalitetsindikatorer 5 4. Avdelning Individ och Familjeomsorg och Egen försörjning 10 Egen försörjning Ärenden Ekonomiskt stöd Hushållstyper Försörjningshinder Arbetsmarknadsinsatser Avslutsorsaker arbetsmarknadsinsatser Vuxenutbildning Totalkostnad utbetald ekonomiskt bistånd tkr 15 Individ och familjeomsorg Utredningar Individ och Familjeomsorg Intern öppenvård Interna Familjehem, Stödboende och HVB Externa institutionsplaceringar, öppenvård och familjehem Totalkostnader internt och externa placeringar Myndighet och Uppdrag funktionsnedsättning Myndighet och Uppdrag Antal brukare och utförda timmar boendestöd Daglig verksamhet och sysselsättning Interna platser LSS och SoL (Socialpsykiatri) Externa placeringar Personlig assistans Bostadsanpassningsbidrag Avdelning Äldreomsorg Hemtjänst Trygg hemgång Särskilt boende Korttidsplatser 27 1

103 1. Sammanfattning Ekonomisk ram per verksamhet alt per ansvar Budget, tkr Utfall - Jan-Aug Prognos, tkr Avvikelse, tkr Socialförvaltningen stab/admin Avd för äldreomsorgen Avd för myndighet och uppdrag funktionsnedsättning Avd individ och familj och egen försörjning Totaler Sammantagen bedömning: Prognosen för 2019 efter 8 månader beräknas till ett underskott på - 27 miljoner kronor. Vilket är mer än en halvering av underskottet vid 2018 års utgång och en förbättring av årets prognos med 5 mkr. De främsta orsakerna till den förbättrade prognosen är att vi har vakanta tjänster som endast tillsätts efter noga överväganden. I flera fall har vi valt att inte tillsätta eller senarelägga tillsättandet. En hög ekonomisk medvetenhet hos chefer har gett att vissa verksamheter visar positiv prognos. Vi ser även att vi får ersättning från Migrationsverket för introduktion av nyanlända. De områden som visar det största negativa utfallen är hemtjänst och försörjningsstöd. Vi följer dessa områden nogsamt. Siffrorna för utförda timmar i bland annat hemtjänst är inte kvalitetssäkrade och kan därav inte fullt ut analyseras. Kostnaden för externa placeringar riskerar att öka dels på grund av brist på boenden för målgrupperna med stöd av LSS och för äldre. Även branden på Nybblegatan har medfört ökade kostnader och där är prognosen oviss. Förvaltningen arbetar vidare med att vara restriktiva med anställningar och säkerställer genom samverkan mellan enheter och avdelningar att ingen blir riskerar att bli övertalig. Vi har intensifierat arbetet med Heltid som norm och sett över Bemanningsenhetens uppdrag. Vi kommer under hösten fortsätta utbilda chefer i bemanningsekonomi och schemaanalys, bland annat via Time Care. Vi kommer under hösten kunna jämföra våra kostnader per brukare med upp till 20 andra jämförbara kommuner, ett arbete som Ensolution stödjer oss i. Arbetet med Kvalitets och ledningssystemet kommer att ge oss verktyg för att bättre styra verksamheten så att den uppnår högre kvalitet för medborgarna är igång. Iris Pettersson Förvaltningschef 2

104 2. Personal 2.1 Sjukfrånvaro Nedan redovisas sjukskrivningsdagar i procent med hänsyn till ordinarie arbetstid i de olika perioderna: Redovisningen sker med en månads fördröjning. Egen försörjning Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Sjuk dag ,94 4,0 3,66 Sjuk dag ,5 0,3 Sjuk dag 60-2,03 1,5 1,5 Total per månad 6,97 6 5,46 Fr.o.m. April månad ingår tidigare Egen försörjning i Individ o Familj och Egen försörjning Individ o Familj och Egen Förs Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Sjuk dag ,37 6,2 6,2 5,9 4,1 1,7 Sjuk dag ,87 2,2 2,5 2,2 1,8 0,6 Sjuk dag 60-3,21 2,6 3,92 2,4 4,1 3,9 Total per månad 9, ,6 10,5 10 6,2 Myndighet o funktionsneds. Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Sjuk dag ,94 4,9 3,8 4,06 3,9 1,1 Sjuk dag ,18 1,4 1,5 1,61 1,3 0,6 Sjuk dag 60-3,88 4,3 4,8 5,53 5,4 6,0 Total per månad 11,0 10,6 10,1 11,2 10,6 7,7 Äldreomsorg Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Sjuk dag ,49 6 5,5 4,28 4,1 3,6 Sjuk dag ,56 2,0 1,8 1,93 0,9 1,7 Sjuk dag 60-4,19 4,5 4,6 4,51 5 4,3 Total per månad 12,34 12,5 11,9 10,7 10 9,6 Kommunkoncernen Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Sjuk dag ,12 2,8 1,9 2,44 0,6 0,6 Sjuk dag ,45 6,4 1, Sjuk dag ,8 7,8 4,4 4,4 Total per månad 6,66 9,2 7,82 10, Not: 3

105 2.2 Personalnyckeltal Personal redovisas i antal årsarbetare och kostnader i tkr. Antal månadsanställda Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Antal timavlönade 1/1 1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 1/7 1/8 1/9 1/10 1/11 1/ Genomsnittlig sysselsättningsgrad 1/1 1/2 1/3 1/4 1/5 1/6 1/7 1/8 1/9 1/10 1/11 1/ ,37 89,29 89,59 89,47 89,46 89,48 89,68 89,8 89,68 89,72 89,63 89, ,80 89,95 89,89 89,84 89,72 89,75 90,14 90,23 90,25 90,74 90,68 90, ,80 90,8 90,7 90,91 90,98 91,16 Övertid kostnad tkr Fyllnadslön kostnad tkr Kostnader konsulter tkr Antal konsulter Not: Avser antalet personer. 4

106 3. Kvalitetsindikatorer Lex Maria (Inom verksamhet som innefattas av hälso- och sjukvårdslagen) År 2019 Utredningar Var av anmälda till IVO Jan-Mars 0 April -Juni 0 Juli- Sept Sept-Dec Summa Not: Kommentar Lex Sarah (Inom verksamhet som innefattas av socialtjänstlagen, SoL, och i lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS) År 2019 Utredningar Jan-Mars 1 April -Juni 0 Juli- Sept Sept-Dec Summa Not: Varav SU anmält till IVO Kommentar Interna avvikelser (Består av avvikelser inom verksamheter som innefattas av hälso- och sjukvårdslagen inom avdelning äldreomsorg och avdelningen för personen med funktionsnedsättning. År 2019 Läkemedelshantering Behandling och rehabilitering Medicinsktekniska produkter Jan-Mars April -Juni Juli- Sept Sept-Dec Summa Not: Antalet inrapporterade avvikelser var till antalet 156 st. Jämfört med samma period 2018 var antalet 144 st vilket pekar på att man i verksamheten har kunskap om hur man inrapporterar i den nya verksamhetssystemet. Däremot är ett mycket fåtal avvikelser som är bearbetade av chef. Detta är lyft till ledningen. 5

107 Inkommande avvikelser från andra vårdgivare År 2019 Samarbete Behandling och rehabilitering Jan-Mars 3 April -Juni 4 1 Juli- Sept Sept-Dec Summa Läkemedelshantering Not jan-mars: Brister i kunskapen hos personal att förebygga trycksår har noterats av annan vårdgivare. Anmälan från IVO (gällande verksamheter som innefattas av patientsäkerhetslagen) År 2019 Anmälan avser Involverad verksamhet Jan-Mars 0 April -Juni 0 Juli- Sept Sept-Dec Summa Not: Patientnämnden (gällande verksamhets som innefattas av patientsäkerhetslagen) År 2019 Beskrivning av synpunkt Vilken verksamhet Jan-Mars 0 April -Juni 0 Juli- Sept Sept-Dec Summa Not: Avslutad ja/nej Begäran om svar Ja/ Nej 6

108 Palliativ vård Andel avlidna utan trycksår (90%) Andel med dokumenterad smärtskattebedömning sista levnadsveckan (100%) Andel dokumenterad munhälsobedömning sista levnadsveckan (90%) Andel mänsklig närvaro vid dödsögonblicket (90%) År ,3 % 44,4 % 51,1% 95,7% År 2018* 97,80% 43,50 % 71,70% 87 % Jan-Mars 100% 55,6% 55,6% 88,9% April -Juni 100%* 55,6%* 11,1%* 77,8%* Juli- Sept Sept-Dec Summa Not: * Baseras på 9 väntade dödsfall. Fyra av sju kvalitetsindikatorer från Socialstyrelsens. Socialstyrelsens målvärde inom parentes Vårdprevention (innefattar trycksår, fall, undernäring och munhälsa) Unik a pers Riskbedömningar med risk Åtgärdsplan vid risk Utförda åtgärder vid risk Antal person er med tryckså r Antal person er med BMI mindre än 22 Mars Aug Dec Mars Aug Dec Mars Aug Dec Antal personer Antal falll Munhälsa grad 2 Drejskivan 33 91% 100% Hemsjvd Grb LSS Grönviken % Heden Korttids % 100% 44% Hemgården % 90% Slottsängen Solviken 17 76% - 75% Åsen 20 90% 100% Totalt 88 88% 100% 83% Not: 100 % 7

109 Kvar på somatisk avdelning efter utskrivningsklar + psykiatrisk avdelning from april-juni rapporten (Kullbergska sjukhuset, Mälarsjukhuset, Nyköpings lasarett) I snitt antal dagar kvar på sjukhus efter utskrivningsklar Antal inskrivningar Antal personer Totalt antal dagar kvar på sjukhus År 2017* 2, År , Jan-Mars , April -Juni 3, Juli- Sept Sept-Dec Summa * Under år 2017 var riktlinjen trygg hemgång och effektiv samverkan interimistisk, lagändringen skedde först årsskiftet Kvar på psykiatrisk avdelning efter utskrivningsklar (Nyköpings lasarett) I snitt antal dagar kvar på sjukhus efter utskrivningsklar Antal inskrivningar Antal personer Totalt antal dagar kvar på sjukhus År 2017* 0, År , Jan-Mars , April -Juni ** ** ** ** Juli- Sept Sept-Dec Summa * Under år 2017 var riktlinjen trygg hemgång och effektiv samverkan interimistisk, lagändringen skedde först årsskiftet **Statistik för psykiatrisk avdelning är numera inräknat i rapporten för somatiska avdelningar. Personer inskrivna enligt lagen om tvångspsykiatrisk vård och personer inskrivna enligt rättspsykiatrisk vård ingår inte i ovanstående. Resultatet av nattfastemätning vid särskilda boenden Resultatet av nattfastemätningen redogjordes i månadsrapporten för februari månad Hela rapporten är nu klar och finns med som ett anmälningsärende. Resultat av trycksårsmätning 8

110 Varje år erbjuder SKL regionerna och kommunerna en nationell punktprevalensmätning för att mäta förekomsten av trycksår. Den genomförs genom en punktprevalensmätning som består av observation, riskbedömning och journalgranskning vid äldreboenden. I år skedde den vecka tio. Fel beslut vid inför registrering gjordes så det går inte att få fram ett användbart resultat som är jämförbart. Granskning av vårdhygien Granskning vårdhygien har 2018 utförts vid två gruppbostäder. Den har utförts Vårdhygien, region Sörmland. Resultatet har återgivits i två rapporter med förslag på åtgärder. Enl. förfrågan i SN Aug 2019 lyftes frågan ang. uppföljning av granskningen MAS har påbörjat arbete med detta. Kommer även att ta upp ämnet ang. utb av personal och uppföljning VårdHygien med enhetschefer. Återkommer med resultat senare. Förvaltningen når inte det som krävs när det gäller god hygienisk standard. Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2015:10) om basal hygien i vård och omsorg. Det saknas arbetskläder, omklädningsrum för personal och utrymme för hantering och tvätt av arbetskläder. Övriga förbättringsområden: närheten till utrustning såsom handsprit kan förbättras, rengöring av tex blodtrycksmanschetter mellan användning, ta bort förvaring på golv i förråd, byt ut till engångs disktrasor och överförbrukning av handskar vilket kan föranleda smittspridning. Övriga indikatorer, presenteras allteftersom de finns tillgängliga Granskning av läkemedelshantering 1 ggr/år Granskning av kompetens vid läkemedelshantering Mätning trycksår och infektioner 1 ggr/år Självskattning av följsamheten gällande basala hygienregler 1-2 ggr/år Hygiengranskning av verksamheten Granskning av hälso- och sjukvårdsjournal Granskning av andel/antal personal med demensutbildning ABC Granskning av genomförd munhälsoutbildning Granskning av nattfasta, 1 ggr/år Antal personer inskrivna i hemsjukvård respektive personer i särskilt boende 9

111 4. Avdelning Individ och Familjeomsorg och Egen försörjning Ekonomisk ram per verksamhet alt per ansvar Budget, tkr Utfall - Jan- Aug Prognos, tkr Avvikelse, tkr Avd Individ och Familjeomsorg och Egen försörjning Kommentar till budgetavvikelsen: Avdelningen Individ och familjs månadsrapport visar en negativ avvikelse mot budget där avvikelserna till största delen avser mer än hälften av utbetalt ekonomiskt stöd, samt placeringskostnader barn, unga och vuxna och kostnader i samband med familjeåterföreningar. Villagatans verksamhet visar också på ett underskott som härleds till minskad ersättning, samt personalkostnader som belastar budget negativt på grund av fördröjd effekt av varsel. Lokalkostnader för HVB-delen på Villagatan kommer fortsatt att belasta budgeten året ut på grund av lång uppsägningstid. Enheterna Arbete och Integration samt Vuxenutbildningen ligger på en positiv avvikelse mot budget, som härleds från att subventionerade anställningar inte har kunnats genomföras som planerats, samt Vuxenutbildningen på grund av otillsatta tjänster. Avvikelser noteras även på förseningar gällande återbetalning från Migrationsverket under perioden. För externa placeringar har den totala kostnaden jämfört med augusti 2018 minskat från 3746 tkr till 1963 tkr augusti Det omfattande arbete under 2018 och 2019 med att minska dessa placeringar har gett resultat och beräknas kunna hållas i denna nivå. Kopplat till denna åtgärd, då insatserna ersätts till interna insatser i form av familjehemsplaceringar, har den budgeterade kostnaden för omkostnadsersättning ökat med -1.4 milj. Detta då vissa placeringar behöver mer kompletterande insatser i familjehemmet. De externa placeringar som är kostnadsdrivande är SIS-placeringar (3 i antal) samt skyddat boende (4 i antal). Konsultkostnader har minskat kraftigt, då avdelningen arbetat aktivt för att avsluta dessa, endast 1 konsult finns inom avdelningen och då inom familjerätten, behovet kvarstår under hösten pga en sjukskrivning. Antalet nyanlända som slutförde sin etableringsprocess hos AF under åren 2017 och 2018 utan att lyckas bli egenförsörjande, utgör en stor målgrupp som kommer att vara berättigade till ekonomiskt stöd under de kommande åren. Detta är en målgrupp som har de största behoven och kräver omfattande samverkande insatser. Enligt statistik under 2019 kommer ca 189 st att avsluta sin etablering i Flen. Insatsen praktik har minskat från 30 i antal till endast 12 i juli månad då många arbetsplatser inte har möjlighet att ta emot praktikanter under semesterperioden, ses som en anledning till att insatsen minskat. 10

112 Från och med januari 2019 har den subventionerade formen av anställning, extratjänst, avbrutits från statens sida. Åtgärdsplan: Under hösten kommer fokus inom Egen försörjnings arbete att bestå i att kartlägga, analysera och ta fram en handlingsplan för att få ut fler individer i studier, sysselsättning, arbete eller andra åtgärder och därigenom minska det ekonomiska stödet. En genomlysning kommer att göras av företaget Ensolution för att ytterligare få en djupare analys och kartläggning över resurser och insatser för att få kunskap om hur verksamheterna kan effektiviseras utifrån individens behov. Bland annat kommer företaget att utreda om och på vilket sätt insatsen koordinatorer har gett den förväntade effekten. En handlingsplan är påbörjad för åtgärder för hur fler skall komma till arbete och därigenom minska det ekonomiska stödet där ett kommunövergripande samverkansarbete har inletts för att få ut fler till praktik och subventionerade tjänster för unga och vuxna och komma till egen försörjning. Ett 3-årigt ESF-projekt vid namn KLARA har i samverkan med Katrineholms kommun sökts medel för, för den målgrupp som står långt från arbetsmarknaden, som startar upp med ett pilotprojekt under hösten. Även de pågående projekten som DUA/DUNA, VIVA kommer att fortsätta enligt plan. Samverkan med närliggande kommuner kommer att vara en viktig del i för att öka kunskapen om insatser som ger effekt, men även samverka kring t ex utbildningsinsatser. Ytterligare effektiviseringar som bedöms behövas ses över är ersättningsnivåerna för kontakt- och familjehem samt att utveckla och stärka öppenvården för att på så vis ytterligare minska antalet placeringar för barn, unga och vuxna. Generellt kommer avdelningen att ta fram underlag för att bättre kunna analysera effekter av insatser (studier, öppenvård, arbetsmarknadsinsatser m.m) i verksamheterna. Avdelning för Individ och familj kommer påbörja arbetet för ett kvalitetsledningssystem under senvåren, samt att stödfunktioner och tekniska förutsättningar för ekonomistyrning, arbetsmängdmätning och uppföljningar följs upp. Det ekonomiska uppföljningsarbetet fortsätter i ledningsgruppen, i samverkan med ekonomerna, för att fördjupa kunskaperna och analysera ekonomin än mer, för att på så vis bli mer kostnadseffektiva. Avdelningschef Magdalena Palmcrantz 11

113 Egen försörjning 4.1 Ärenden Ekonomiskt stöd Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Totalt antal öppna ärenden * * * Antal nya ärenden * 30* 27* Antal avslutade ärenden Antal hushåll med Ek.bist Totalt antal handläggare Genomsnittligt antal ärenden per handläggare (Tot antal öppna/ ärenden) * * * *Pga semester och hög arbetsbelastning saknas uppgifter från handläggarna. *Pga semester och hög arbetsbelastning saknas antal nya ärenden som hanterats av receptionen under juni, juli,augusti 4.2 Hushållstyper Sammansättning hushåll Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Hushåll med barn Hushåll utan barn *Inrikes född individ *Utrikes född individ *Individ avaktualiserad från AF * * * *In/utrikes född individ ( ) i hushåll där bistånd beviljats. Uppgifter ligger med några månaders fördröjning från Socialstyrelsen. *Individer avaktualiserade från Arbetsförmedlingen med hänvisning till kommunen för förberedande insatser Har svårt att få uppgifterna från handläggarna pga semester och hög arbetsbelastning *Antal barn under 18 år Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec *I de hushåll där bistånd beviljats. Uppgift om barn övriga hushåll går ej att ta fram. 12

114 4.3 Försörjningshinder Försörjningshinder 2019 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Arbetslös, otillräcklig ersättning/stöd Arbetslös, ingen ersättning/stöd Otillräcklig etableringsersättning Sjukskriven med läkarintyg, otillräcklig sjukpenning Sjukskriven med läkarintyg, ingen sjukpenning Sjuk- eller aktivitetsersättning, väntar på ersättning Ingen etableringsersättning (prestationsförmåga <25%) Arbetshinder, sociala skäl Ensamkommande ungdom (18-20 år, gymnasiestuderande) Föräldraledig, otillräcklig föräldrapenning Arbetar deltid ofrivilligt, otillräcklig inkomst Arbetar heltid, otillräcklig inkomst Arbetsmarknadsinsatser Arbetsmarknadsinsatser Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Insats koordinator *Praktik varav språkpraktik varav lågtröskelpraktik arbetslag *Ingår i insats koordinator 13

115 4.5 Avslutsorsaker arbetsmarknadsinsatser Avslutsorsak- vidare till Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Studier Anställning med subvention Anställning utan subvention Sjukp/ aktivitetsers/sjukers Annan myndighet/aktör A-kassa Egen begäran Åter till beställare Flyttat från kommunen Annan orsak Subventionerad anställning Subventionerad anställning Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Subventionerade anställningar varav Extratjänster Vidare till efter avslut Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Anställning med subvention Anställning utan subvention Studier Annat

116 4.7 Vuxenutbildning Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Antal elever SFI Antal elever per studieväg SFI* Studieväg Godkända elever nivå D Studieväg Godkända elever nivå D Studieväg Godkända elever nivå D Antal elever yrkesutbildning Antal egna grundvux-elever ** 145 Antal externa grundvux-elever Antal egna gymnasieelever Antal externa gymnasieelever *Beroende på förkunskaper ** Eleverna är inskrivna, men har sommaruppehåll i studierna v Dessa elever har under vecka haft möjlighet att delta i lärarledda orienteringskurser i ämnet de studerar 15

117 4.8 Totalkostnad utbetald ekonomiskt bistånd tkr Utbet ekonomisk bistånd Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec *Siffror uttaget ur ekonomisystemet kan ge variation på beloppen mellan månaderna beroende när det bokförs Utbet försörjningsstöd tkr Förändring i % ,58 % ,86 % ,01 % 2019 prognos ,23 % *År 2019 sep-dec är prognostiserad utbetalning 16

118 Individ och familjeomsorg 4.9 Utredningar Individ och Familjeomsorg Aktualiseringar Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Inledda utredningar Avslutade utredningar utan insats Avslutade utredningar med insatser Uppföljningar Totalt antal handläggare 20, , ,5 Genomsnittligt antal ärenden 27 31, ,1 Genomsnittlig handläggningstid 4.10 Intern öppenvård Nova Ung jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Nova Vuxen jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec

119 Familjestöd/ behandling jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Interna Familjehem, Stödboende och HVB Familjehem jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Nova Ung bo 9 platser jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Nova Vuxen 8 platser jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Villagatan HVB 12 p jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Villag. Stödboende 24 p jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Externa institutionsplaceringar, öppenvård och familjehem Antal Barn och Unga jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Antal Vuxna jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Familjehem BoU jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec

120 4.13 Totalkostnader internt och externa placeringar Externa Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Tot kostnad plac tkr Snitt plac kost tkr Tot kostnad plac tkr Snitt plac kost tkr Interna Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Tot kostnad plac tkr Snitt plac kost tkr Tot kostnad plac tkr Snitt plac kost tkr , ,1 21,7 24,7 20,5 21,4 19,8 * Fr.o.m ingår inte kontaktfamilj/kontaktperson i Totalkostnad interna Fördelning av interna och externa placeringar för perioden augusti 19

121 5. Myndighet och Uppdrag funktionsnedsättning Ekonomisk ram per verksamhet alt per ansvar Budget, tkr Utfall Jan-Aug Prognos, tkr Avvikelse, tkr Myndighet och Uppdrag funktionsneds Kommentar till budgetavvikelsen: Från Myndighet och Uppdrag funktionsnedsättning har schablonersättning betalats ut, inte ersättning för rapport om utförda timmar/belagda dygn. Detta då kvalitetssäkrade siffror fortfarande inte kan säkerställas i systemen. Vid en revidering kan därför utförare ha ytterligare krav om fler timmar vilka de facto utförts utifrån beställning, eller bli återbetalningsskyldiga om mindre antal timmar än schablon utförts. Ersättningen betalas i dagsläget ut till samlingskonto till vilket chefer inte har åtkomst. I dagsläget råder akut brist på biståndsbedömnda boenden för såväl brukare med personkretstillhörighet (service- och gruppbostäder) som för äldre brukare i behov av korttidsvistelse eller särskild bostad (i dagligt tal äldreboende). Belastningen på kommunens egna korttidsboende är återkommande stort. Korttidsboendet Heden har 21 platser vilka ligger till grund för budget 2019, men ytterligare tillskapade extraplatser nyttjas stadigvarande vilket är kostnadsdrivande för så väl Myndighet och Uppdrag som utförare. Överbeläggningen bedöms ha direkt koppling till avsaknad av lediga platser på Särskilt boende i kommunen. Avsaknaden av platser ökar risken för att brukare som är inlagda på sjukhus inte kan skrivas ut till då brukaren är hemgångsklar. Att brukare måste kvarstanna inom slutenvård bedöms försämra brukarens möjlighet till återhämtning, samt ackumulerar risken att förvaltningen debiteras dygnskostnader av Regionen varför Myndighet och Uppdrag måste köpa externa platser. Utöver ovanstående har ytterligare bostadsbrist uppstått i samband med brand i kommunens servicebostad på Nybblegatan i slutet av juni. Servicebostaden är i dagsläget belagd med verksamhetsförbud. Om fastigheten ska återställas samt brandskydd utifrån högre brandklassning installeras krävs omfattande installationer och ingrepp på fasaden, vilka inte ryms inom budget. Evakueringen medför icke budgeterade personal- och hyreskostnader samt påverkar andra verksamheter som måste anpassas för att tillskapa lokaler. Evakueringsbostäderna är en tillfällig lösning, och avdelningen arbetar för mer adekvata långsiktiga lösningar tills dess att återflytt eventuellt kan ske. Avdelningen Myndighet och Uppdrag funktionsnedsättning har utifrån det ekonomiska läget intagit en mycket restriktiv hållning. En hög ekonomisk medvetenhet hos avdelningens enhetschefer har gett att vissa av verksamheterna visar på positiv avvikande prognos. Komplicerade uppdrag med stora omvårdnadsbehov hos brukare och nya uppdrag samt svårigheter att lägga avancerade bemanningsscheman ger dock att vissa verksamheter fortfarande visar på negativa avvikelser. Utifrån detta har avdelningens nu en förbättrad totala prognos för året. 20

122 Åtgärdsplan: Avdelningen Myndighet och Uppdrag funktionsnedsättning måste fortsätta arbetet med att kvalitetssäkra såväl intern som extern tidsmätning av insatser, och återkoppling av dessa till Myndighet och Uppdrag, för ersättning enligt införd ekonomistyrningsmodell. Ersättningen betalas i dagsläget ut till samlingskonto till vilket chefer inte har åtkomst. Åtkomst och faktiskt fördelning måste säkerställas. Avdelningen Myndighet och Uppdrag funktionsnedsättning arbetar för införandet av nivåmätning med ekonomistyrning baserad på ersättning anpassad utifrån brukares omvårdnadsbehov och faktiskt bemanningsbehov per brukare och boende. Myndighet och Uppdrag deltar i genomlysningar av Ensolution under hösten. Ett prioriterat arbete är utredning kring Framtidens äldreboende då strategiska mål i nuläget inte kan uppnås. Indikatorn Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende äldreomsorg påverkas av avsaknaden av lediga boendeplatser. För att kunna erbjuda våra äldre den omsorg och omvårdnad de bedömts ha behov av, undvika långa vistelser på korttidsboende eller förlängda sjukhusvistelser efter hemgångsklar (med risk för ökade kostnader mot Regionen) måste lediga platser för externplaceringar sökas i andra kommuner men också hos privata utförare. Bostadsbristen och behov av externplaceringar är kostnadsdrivande och ryms inte i budget Kostnader för externa placeringar för att verkställa beslut om korttidsvistelse och/eller särskilt boende bedöms kvarstå tills dess att nytt äldreboende färdigställts. Koncernövergripande samverkan sker kring servicebostaden på Nybblegatan och den situation som uppstått efter branden. Avdelningen Myndighet och Uppdrag funktionsnedsättning arbetar med såväl interna som externa lösningar i avvaktan på att återflytt eventuellt kan ske, med varje enskild brukare i fokus. Utifrån tidigare kraftiga åtstramningar och varsel måste Uppdrag funktionsnedsättning nu rekrytera och tillsätta tjänster för att nå full bemanning för en hållbar, kvalitativ verksamhet. Avdelningen arbetar med HR-avdelningen för att kompetenssäkra verksamheten genom att minska antalet PAN-anställningar och rekrytera medarbetare med adekvat erfarenhet och kompetens för insatser som personlig assistans, ledsagning och avlösarservice hos fler brukare. Arbetet med Heltid som norm och systemstöd att lägga avancerade bemanningsscheman för optimal resursfördelning fortsätter under hösten Avdelningschef Maria Rosenqvist 21

123 5.1 Myndighet och Uppdrag Aktualisering Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Antal bifall SoL Varav förenklat bistånd Antal avslag SoL Antal bifall LSS Antal avslag LSS Antal bifall färd-/riksfärdtjänst /3 17/1 15/7 16/5 17/1 13/10 11/5 21/2 19/3 19/3 11/0 19/ /3 19/1 18/1 13/1 17/4 13/3 9/3 8/3 Antal avslag färd-/riksfärdtjänst /2 1/2 1/3 0/0 0/1 1/1 0/0 1/0 2/0 4/1 0/2 0/ /0 0/0 2/0 1/1 2/0 2/2 5/3 3/4 Totalt antal handläggare* 9,6 9,6 8 9,8 10,8 10,8 10,8 10,8 *Den 25:e varje månad 22

124 5.2 Antal brukare och utförda timmar boendestöd Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Antal brukare boendestöd Antal utförda timmar boendestöd Antal brukare boendestöd Antal utförda timmar boendestöd Daglig verksamhet och sysselsättning Antal brukare Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Antal brukare intern daglig verksamhet Antal utförda brukartimmar intern daglig verksamhet Antal brukare extern daglig verksamhet Antal brukare intern sysselsättning Antal utförda brukartimmar intern sysselsättning Interna platser LSS och SoL (Socialpsykiatri) Interna placeringar antal Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Vuxna enl SoL Vuxna enl LSS Barn och unga enl LSS *Beläggningsgrad SoL boende *Beläggningsgrad på LSS-boende *Beläggningsgrad den 25:e varje månad 23

125 5.5 Externa placeringar Externa placeringar antal Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Vuxna enl SoL Vuxna enl LSS Barn och unga enl LSS Barn och unga SoL med IFO Fördelning av interna och externa placeringar för perioden Augusti 24