Min syn på kommunikation i en PU-process

Transkript

1 Akademin för Innovation, Design och Teknik Min syn på kommunikation i en PU-process KPP306 - Produkt och processutveckling Civilingenjörsprogrammet Innovation, produktion och logistik Författare Examinator:

2 Innehåll INLEDNING... 3 VAD ÄR KOMMUNIKATION?... 3 KOMMUNIKATIONSPROCESSEN... 4 Kommunikationshinder... 6 KOMMUNIKATIONSKATEGORIER... 7 Varför kommunicerar vi?... 8 Vad händer när vi kommunicerar?... 8 GRUPPPROCESSEN... 9 SLUTSATSER REFERENSER (13)

3 Inledning I dagens samhälle arbetar vi mycket i projekt både i skolan och ute på arbetslivet och det har blivit allt vanligare att vi samarbetar i grupper. Många faktorer spelar in hur gruppen fungerar. Personlighet, roller och arbetssätt kan ibland leda till samarbetssvårigheter och konflikter. Resultatet av det kan leda till bristande effektivitet och att medlemmarna i gruppen blir osäkra. Då man jobbar tillsammans som ett team har gruppens dynamik väldigt stor betydelse för ett projekts gång. Med väl fungerande kommunikation kan man göra betydligt större framsteg än då varje person sitter fast med sina problem och inte tar hjälp av andra för att komma vidare. Denna essä beskriver min syn på kommunikation i en produktutvecklingsprocess. Jag kommer definiera vad begreppet kommunikation är och berätta lite om hur kommunikationsprocessen går till och vilka kommunikationsmetoder som används. Vad är kommunikation? Ordet kommunikation har sin språkliga rot i latinets communicare som betyder att göra gemensamt eller ömsesidigt utbyte eller i dagligt tal överföring av information. Med information menas tankar, budskap, fakta, känslor, åsikter och värderingar. Kommunikation är något som uppstår när två eller flera personer möts och överför meddelanden och annan information för att uppnå en förståelse. T.ex. när man hälsar på varandra, utbyter tankar, idéer, diskuterar, argumenterar, övertygar osv. Den största delen av kommunikationen människor emellan sker med hjälp av ord, antingen i skriven eller muntlig form. Kommunikation kan vara direkt eller indirekt. När man kommunicerar direkt befinner man sig på samma plats eller också kan man se eller höra varandra samtidigt. Indirekt kommunikation däremot innebär att man är skilda åt i tid och rum. Skriftlig kommunikation är oftast indirekt liksom kommunikation genom film och radior. Kommunikation uttrycker i hög grad en grupps atmosfär, kommunikationen är mycket liktydig med klimatet. Samtidigt utgör kommunikationen det viktigaste verktyget i gruppens samspel. En bra kommunikation behövs för att man ska kunna fatta beslut, lösa problem, förmedla information och sköta relationer. Det effektiva småpratet Den informella kommunikationen, småpratet, är en viktig del i en PU-process. Dessa vardagssamtal bidrar i hög grad till att relationer och förtroende byggs upp och lojaliteter skapas långsiktigt. Genom småprat hålls normer vid liv och nya skapas. Åtskilliga små konflikter kan också lösas upp via småprat. Den verkliga och mest effektiva kommunikationen i en PU-process sker i småpratets form. Det är så vi lär känna varandra som personer bakom arbetsrollen. Det är genom småprat som idéer testas och kreativitet skapas. 3(13)

4 Tydlighet och lyhördhet Om människor inte vore olika skulle språk och kommunikation inte behövas som medel till ömsesidig förståelse. Beroende på dessa olikheter är kommunikation svårare än det låter. Olika formella roller liksom skillnader i status och makt mellan gruppmedlemmar komplicerar också kommunikationen. Det finns två nycklar för en meningsfull kommunikation och dessa är tydlighet och lyhördhet. Dialoger som innehåller ett upprepat växelspel mellan tydlighet och lyhördhet, och där parterna bemöter varandra med respekt, upplevs befriande och förhindrar olika slags tanke- och känsloblockeringar. Koncentration är i både tal, lyssnande och kroppsspråk är första steget för att skapa en god kontakt dvs. basen för den fortsatta kommunikationen eller problemlösningen. När man lyssnar till någon som förmedlar närvaro, fångas en uppmärksamhet. Efteråt minns man det man har hört, vilket är själva poängen. Samtalet får ett värde. Begriplighet är en annan del i tydlighet. Det väsentliga fokuseras och man får fram huvudbudskapen till varandra. Kommunikationen är varken för mångordig eller för fåordig. En välgörande struktur minskar risken för feltolkningar och missförstånd. Tydlighet innebär också ärlighet. När viktig information som berör alla undanhålls, medvetet eller av obetänksamhet blir resultatet underförstådda visor som skapar osäkerhet och misstro. Alla har rätt att veta vad som pågår på arbetsplatsen, vilka beslut som fattas på olika nivåer, varför och av vem och vilka konsekvenser de leder till. Detsamma gäller information om vad som ska hända den närmaste framtiden och hur detta påverkar allas arbete. Detta skapar en delaktighet och en trygghet som alla mår väl av och som stärker arbetsmotivationen. Kommunikationsprocessen Man brukar skilja mellan språklig och icke-språklig kommunikation. Språklig kommunikation innebär att budskapet förmedlas genom språkliga uttrycksmedel, som att man talar med eller skriver till varandra. Icke-verbal kommunikation innebär då på motsvarande sätt sådan överföring av information som sker med icke-språkliga medel, t.ex. genom miner och gester. Ibland kan viss kommunikation vara svår att se som antingen språklig eller inte. Det gäller t.ex. symboler, som i sig inte betyder något, men som har en naturlig mening, som man måste lära sig för att förstå informationen. Man kan även prata om avsiktlig och oavsiktlig kommunikation. Avsiktlig kommunikation innebär att informationen förmedlas till en speciell mottagare och kommunikationen kommer till stånd när mottagaren uppfattar och eventuellt också reagerar på budskapet. Oavsiktlig information kan vara att man förmedlar något till fel mottagare, eller att man förmedlar något utan att veta om det. När man blir röd i ansiktet informerar man t.ex. omgivningen att man är generad eller tycker att man har gjort bort sig. 4(13)

5 Det som är mest intressant för våra syften är naturligtvis den språkliga, avsiktliga kommunikationen. I denna typ av situation finns alltid en avsändare och minst en mottagare. Avsändaren är den som förmedlar budskapet och mottagaren är den som tar emot det. När budskapet förmedlas genom en text eller bild, t.ex. som på en vanlig hemsida, finns bara en envägskommunikation. Mottagaren läser texten och tittar på bilderna, men kan inte göra så mycket mer. avsändare mottagare Om mottagaren ställer en fråga till avsändaren, t.ex. via e-post, blir mottagaren också en avsändare. När frågan når fram blir på motsvarande sätt avsändaren en mottagare. Då uppstår vad man kallar för en tvåvägskommunikation. avsändare mottagare fråga mottagare avsändare En avsändare har alltid en viss bakgrund, vissa förkunskaper och syften. Om mottagaren delar tillräckligt mycket av sändarens bakgrund och kunskaper, kan han eller hon förstå vad sändaren menar. Har mottagaren dessutom intresse av att lyssna på informationen, kan avsändarens syften uppfyllas och budskapet nå fram. Avsändaren försöker därför fånga mottagarens intresse och locka denne att lyssna och ta till sig informationen. Vilka medel som avsändaren använder beror på vilken målgrupp han eller hon riktar sig till. budskap avsändare media återkoppling målgrupp (mottagare) Figur 1. Kommunikationsprocessen Figur 1 visar hur man tänker sig att hela kommunikationsprocessen går till. Avsändaren har ett visst budskap och använder olika media för att förmedla detta till en viss målgrupp eller mottagare. Det kan t.ex. vara en biltillverkare som vill få dig att köpa deras nya designade bilar. Företaget använder då olika media, som annonser i tidningar, reklamfilmer, banners och GIFanimationer på webben, osv. Man väljer de media man tror att målgruppen kommer i kontakt med. Förhoppningsvis lyssnar sedan mottagaren på budskapet och går till affären och köper bilen. I så fall har en återkoppling skett och företaget ser på den ökade försäljningen att budskapet har nått fram. 5(13)

6 Kommunikationshinder Det kan hända mycket på vägen från det att signalen uppstår och skickas iväg från sändaren till dess att den tas emot och tolkas av mottagaren. Det kan handla om störningar i själva signalen, som kan vara suddig, svag eller ofullständig. Det kan också finnas buller som stör signalen. Den vanligaste störningen som emellertid brukar inträffa är att sändare och mottagare inte talar ett gemensamt språk och använder begrepp från utgångspunkt eller att förutfattade meningar hindrar informationsutbytet. Jag vet att du tror att du förstår det du tyckte att jag sa, men jag är inte säker på att du inser att vad du hörde inte är det jag menade. Oftare än man kan föreställa sig uppstår sådana hinder i kommunikationen. Det vet alla som har till uppgift att informera eller ge instruktioner i olika sammanhang. Vid direkt kommunikation finns det möjlighet att kontrollera om budskapet haft effekt eller gått fram på det som man ville. I ett direkt samtal är interaktionen hög. Detsamma gäller för diskussioner och debatter. Vid föreläsningar däremot brukar interaktionen vara låg och naturligtvis ännu lägre vid högtidliga tal. Vid informationsöverföring genom radiorna är den obefintlig och risken för missförstånd och missuppfattningar stor. 6(13)

7 Kommunikationskategorier Man kan dela in kommunikationer i fyra kategorier. Kategoriseringen bygger till viss del på antalet personer som är inbegripna i kommunicerandet. 1. Intrapersonell kommunikation är kommunikation inom och till oss själva. Vi kommunicerar med oss själva när vi tänker. Vi kan fundera på en händelse som inträffat under dagen eller bearbeta något av våra problem. Vi kan också tala till oss själva och skriva dagböcker bara avsedda att läsas av oss själva. 2. Interpersonell kommunikation är kommunikation mellan olika personer. Den här typen av kommunikation äger rum mellan två personer som möts. Men det finns andra varianter som t.ex. samtal i telefon och att fler personer kan samtala med varandra. Exempel på vanliga interpersonella kommunikationssituationer är en intervju, en försäljare som pratar med en kund och ett samtal mellan vänner på ett kafé. Det som utmärker den här kategorin är att tal, mimik och kroppsspråk dominerar de situationer där samtal äger rum ansikte mot ansikte. 3. Gruppkommunikation är kommunikation mellan personer som tillhör samma grupp och mellan olika grupper av människor. Den här typen av kommunikation sker nämligen i små och stora grupper. Människor agerar annorlunda i grupp än när de kommunicerar två och två. Men de agerar fortfarande ansikte mot ansikte. En familj är exempel på en liten grupp, liksom några vänner som är ute tillsammans en kväll. Större grupper beter sig annorlunda än små, men inte bara för att de är större utan också för att de ofta samlats av andra anledningar än små grupper brukar. En konsertpublik är ett exempel på en stor grupp. 4. Masskommunikation är kommunikation som mottas eller används av ett stort antal personer. En utomhuskonsert för tusentals personer kan man kalla för masskommunikation. När det gäller masskommunikation är antalet samtidigt involverade personer mycket större än vad som sannolikt skulle kunna motivera användandet av ordet grupp. Det som gör den här kategorin speciell är det stora antalet människor. Den eller de som kontrollerar kommunikationsmedlen har mycket stort potentiellt inflytande och kommunikationens effekter kan vara mycket kraftfulla. Man kan dela in masskommunikation i två typer: ett som sker via massmedia som TV, radio, tidningar och det andra som sker via telenätet och posten. Den andra typen kännetecknas av att systemet är storskaliga och kan användas av tusentals personer samtidigt. 7(13)

8 Här nedan finns en rad teorier om vad som händer när man kommunicerar och varför man kommunicerar. Varför kommunicerar vi? Man kommunicerar för att: Tillgodose våra inre behov Överleva som fysiska och sociala varelser Känna oss säkra och uppskattade av andra, för att upprätta relationer till andra Sköta de uppgifter som ingår i våra vardagsliv Dela med oss av och ta emot information Fantisera och leka med idéer och teman Ge våra personligheter uttryck Göra vår värld begriplig Vad händer när vi kommunicerar? Man är inneslutna i en process där mycket händer på en och samma gång. Processen kan sedan delas in i en mängd delar beroende på situationen. Man utbyter meddelanden som kan handla om fakta, åsikter eller trosuppfattningar. Det betyder att man har ett informations-, känslo-, och tankeutbyte med andra. Men man måste hålla i minnet att meddelanden sällan är värdeneutrala, att meddelanden kan vara öppna eller dolda och att meddelanden ofta innehåller mer än ett budskap åt gången. Begreppet meddelande eller budskap kan delas in i tre delar: innehåll, kod och behandling. Man sänder och tar emot tecken med tillhörande innebörder, men ett tecken kan ha mer än en innebörd. Tecken har ibland olika betydelser för olika personer och kan ha skilda betydelser på olika platser i tid och rum. Betydelsen eller innebörden är bara kopplad till tecknet genom medvetna och undermedvetna överenskommelser som kallas konventioner. Tecknen inom en viss kommunikationsform bildar en kod. Koderna är beroende av andra konventioner, en sorts regler som styr deras användning. Man lär sig de konventioner som är förutsättningen för att vår kommunikation ska vara begriplig. Kommunikation är en typ av beteende. Det kan mycket väl gå ut på ett förändra andra personer beteenden. 8(13)

9 Gruppprocessen Grupprocesser är vad som inträffar i en grupp under ett produktutvecklingsprojekt. Vad individerna gör, hur de beter sig i förhållande till varandra och vilka konsekvenser det får i gruppen. Exempel på procedurer är målformulering, problemlösning arbetsplatsmöten, arbetsfördelning och arbetsledning. Det kan vara svårt för en arbetsgrupp att bedöma behovet av ordning, reda och trygghet i förhållande till behovet av frihet och möjlighet till variation. (B.Lennéer Axelson, Ingela Thylefors, 2005). Grupprocessen handlar även bland annat om att lära känna varandra, kommunicera, uttrycka åsikter, ställa upp mål, fatta beslut och hantera konflikter. Till skillnad mot strukturen som ger stabilitet i gruppen så skiftar hela tiden processen gruppens karaktär. Grupprocessen kan teorietiskt beskrivas som linjär eller cyklisk med urskiljbara faser. I praktiken är processen i arbetsgrupper både linjärt progressiv och cyklisk spiralformad. Grupper backar emellanåt tillbaka till tidigare faser i samband med större förändringar, nya krav eller omsättning av gruppmedlemmar. Varje fas innebär en konflikt mellan olika krafter. Dessa konflikter kan hanteras via dialog eller mer destruktivt via undvikande eller strid. I en kontinuerlig arbetsgrupp innebär mognad att gruppen blir allt skickligare i att hantera de återkommande faserna på ett konstruktivt sätt. Se figur 2, (Lennéer Axelson, Thylefors, 2005) Mognad klara mål & roller ömsesidig respekt tydlig kommunikation av fakta och känslor konstruktiv kritik samförstånd & dialog Separation sorg aggressivitet lättnad Initialfas osäkerhet oklara normer & roller maktkamp ev. besvikelse o aggression Platåer, fixering och GRUPPROCESSEN Smekmånad riklig kommunikation hög tillfredställelse enighet & generositet idealisering Konflikter förnekande söndra - härska allianser konstruktiv bearbetning Integration utkristallisering av roller och subgrupper fördjupad kommunikation vi-känsla Figur 2. Grupprocessen 9(13)

10 Projektgruppen i ett produktutvecklingsprojekt går igenom flera faser eller mognadsstadier. Här nedan kommer en kort beskrivning vad som händer i varje fas. Initialfas Initial eller etableringsfasen i en nystartad grupp i ett produktutvecklingsprojekt karakteriseras av osäkerhet, oklara normer och roller. Kommunikationen i gruppen är ytlig och försiktigt. Gruppmedlemmarna mutar in sina revir och intar sin plats i hierarkin. Här spenderas mer tid åt rivalitet och konkurrens om att tillgodose sina egna behov än om gruppmålen. Förväntningar att ordning och trygghet ska skapas riktas mot ledaren på grund av gruppmedlemmarnas osäkerhet. När individer slås samman i grupper behövs en struktur. Gruppmedlemmarna har ett behov av att få veta sina uppgifter och sin plats i gruppen, vilka pratiska ramar som finns i form av tider och ekonomi och sin möjlighet att påverka gruppens utveckling och beslut. Projektledare har dock en mer aktivt styrande roll i etableringsfasen. Genom att tydligt presentera förutsättningarna och föra diskussioner i klartext förebyggs problem. Projektledaren får inte vara passiv och osäker, för då förstärker det svårigheterna. Det händer att en del grupper stannar kvar i initieringsfasen. De kommer aldrig igång vilket leder till att gruppen går in i en ond cirkel. De grupper som låser sig i inledningsvis utmärks av de för fasen typiska symtomen: osäkerhet, oklar roll och maktfördelning och en tendens att avreagera besvikelse utåt mot exempelvis ledningen. Smekmånad I den här fasen ersätts initialfasens anspänning och konflikthot mot avspänning och upprymdhet. Den ömsesidiga uppskattningen, vi-känslan och tryggheten växer under smekmånadsfasen. Som i en förälskelse tror man att man har hittat den rätta, den perfekta gruppen, och allt kommer att vara perfekt och enkelt framöver precis som en dans på rosor. Medlemmarna i gruppen idealiserar varandra och det är inte speciellt svårt eftersom alla visar sina mest sympatiska sidor. Den sociala funktionen i gruppen prioriteras framför arbetet. För att bevara illusionen av idyllen väljer en del gruppmedlemmar att förneka förekomsten av otillfredsställelse, konflikter och olikheter. En lämplig dos av smekmånaden är en bra start för en grupp. Den ger en bra grund för identitet och trygghet vilka i sin tur är en bas för individuell profilering och ger överseende med gruppmedlemmars olikheter. Projektledaren är väsentligt också här för att styra och stödja gruppen från en självupptagenhet till ett engagemang för uppdraget. Integration Efter upptäckten och erkännandet av olikheter börjar även roller och subgrupper att visa sig. Det blir tydligare och stabilare normer i gruppen. Integration innebär att man känner och erkänner delarna i form av individer och subgrupper, deras styrka och svagheter, och kan samordna dessa resurser i en målinriktad verksamhet (B.Lennéer Axelson, I.Thylefors, 2005).En grupp kan vara mer eller mindre väl integrerad. En mer färdig integration kräver tid och att gruppen tillsammans överlevt såväl med som motgångar. Ju högre grad av ömsesidigt beroende av varandras kompetens desto mer gynnas effektiviteten av en hög grad av integration. 10(13)

11 Konflikter I varje fas medför således konflikter och i alla olika samarbeten uppstår konflikter. När individerna i gruppen blir synliga och de olika olikheterna erkänns blir konflikterna tydliga. Om konflikterna bearbetas kan de ha en sammanbindande funktion för gruppen vilket gör att den växer. Men är gruppen kvar i smekmånads- eller initieringsfasen så tenderar medlemmarna att sträva efter harmoni och tenderar att undvika konflikter via någon sorts förnekelse. Platåer, fixering och regression I alla relationer och processer, även de sunda, hamnar man på platåer där ingenting tycks hända. Det kan vara en känsla av att det är dags att bryta upp. Vare sig individen eller arbetsplatsen vinner på ett fortsätt förhållande. Det kan vara en andhämtningspaus, en sorts naturlig utvecklingsplatå, där gruppen kan stabilisera sig efter en förändring. Det finns individer som livet igenom kan hålla på och kämpa med en problematik som borde ha varit avklarad för längesen. Grupper kan på liknande sätt släpa med sig svårigheter som inte behärskas under tidigare faser. Denna fixering i tidigare faser hindrar inte all fortsatt utveckling men den kan skapa svårigheter för gruppen. Vid allt för stor belastning tillhör regression även en väl fungerande grupps reaktionsmönster. Men vid en tillfällig regression, kan det fungera som en avspänning och kraftsamling. En långvarig regression signalerar emellertid att gruppen står inför en övermäktig situation och då behöver gruppen ta hjälp av sin chef. Mognad Den mogna arbetsgruppen är en effektiv grupp där alla är starka och klarar av att stå på sina egna ben men känner samtidigt samhörighet med de andra i gruppen. Gruppen klarar av att handskas med såväl beroende, intimitet och självständighet. Normerna tillåter var och en att söka tillfredställelse utanför gruppen genom utbildning, nya arbetsuppgifter vänskap m.m. Det finns en ömsesidig respekt för alla olika personligheter och deras yrkesfunktion i den mogna gruppen, medlemmarna bjuder på sina resurser. Separation Grupper föds, utvecklas och dör. Inga grupper lever för evigt. Men ser vi i ett överskådligt perspektiv kan vi endast se regelrätta separationsfaser i grupper som varit tidsbestämda från första början eller när de upplöses av omorganisering eller nedläggningar. Separationen från gruppen föder fram många reaktioner så som sorg, bitterhet, aggression, tacksamhet och lättnad. 11(13)

12 Slutsatser Kommunikation mellan partners som jobbar inom ett projekt är vitalt just för att kunna föra projektet framåt i en positiv riktning. Viktigt att kommunikationen är friktionsfri och att det går åt båda håll, dvs. att allas synpunkter lyfts fram. En regelbunden kommunikation bidrar till en ständig och produktiv utveckling som i sin tur kommer resultera i en bra slutprodukt som alla parter kan vara nöjda med. I brist av kommunikation i ett produktutvecklingsprojekt kan resultera i första hand att hela arbetet saktas ned, och det skulle bli svårt att se helheten och vad man vill uppnå med projektet om det saknades kommunikation. I värsta fall skulle det till och med kunna leda till att hela projektet avbryts, antingen pga. att man inte kan komma överrens eller man missar viktig information på vägen. Helheten är alltid starkare än dess individer och i en produktutvecklingsprocess är det kommunikationen som skapar helheten och dess styrka. Fördelen med god kommunikation är enorm i längden. Jag tycker god kommunikation är en av de viktigaste ingredienserna för ett lyckat projekt. Ensam är inte starkast och med hjälp av kommunikation så ansluter man samman människors kunskaper och kompetens för att nå en lösning. Med väl fungerande kommunikation kan man göra betydligt större framsteg än då varje person sitter fast med sina problem och inte tar hjälp av andra för att komma vidare. Med kommunikation i ett projekt kommer projektdeltagarna att utvecklas som individer eftersom de får ta del av de andras kunskaper och idéer och att de får chansen att diskutera och föra fram sina åsikter med andra för att komma fram till en gemensam lösning. Människorna i gruppen är grunden för att skapa ett produktivt utbyte som ska leda till goda idéer. Deras sociala kompetens och personliga egenskaper måste sedan få vara verksamma i en arbetsmiljö som låter dem använda så många sinnen som möjligt för att kommunicera och producera. Ett öppet informationsflöde måste skapas för produktutvecklingsprocessen där alla hela tiden har tillgång till den information de behöver. Naturliga mötesplatser kan hjälpa till att skapa detta öppna informationsflöde på ett enkelt och smidig sätt. Det är viktigt att lägga fram en gemensam referensram för gruppen för att förenkla kommunikationen, undvika onödiga konflikter och se till att alla drar åt samma håll mot ett gemensamt mål. Projektledaren har även en viktig roll i ett produktutvecklingsprojekt och bör vara uppmärksam på de faktorer som kan skada kommunikationen under ett projekt. 12(13)

13 Referenser Barbro Lennéer Axelson, Ingela Thylefors,(2005), Arbetsgruppens psykologi, Natur och kultur, Stockholm Britt Backlund,(1991), Inte bara ord, En bok om talad kommunikation, Studentlitteratur, Lund Richard Dimbleby, Grarme Burton,(1995), Kommunikation är mer än ord, Studentlitteratur, Lund Richard Dimbleby, Grarme Burton,(1997), Oss emellan, Mellanmänsklig kommunikation, Studentlitteratur, Lund 13(13)