Ärende Föredragande Anteckningar

Transkript

1 VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN Tid: Onsdagen den 21 augusti 2019 kl Plats: Sammanträdesrum Ygden, Torggatan 10, Tingsryd KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA Ledamöter kallas Ersättare underrättas Ärende Föredragande Anteckningar 1. Upprop 2. Val av justerare 3. Fastställande av dagordningen 4. Handlingsplan budget i balans - treårsplan MH Tingsryd Magnus Carlberg Ordförande Jörgen Wijk Sekreterare Pressinformation äger rum onsdagen den 21 augusti kl vid medborgarkontoret, Torggatan 12, Tingsryd. Justering äger rum onsdagen den 21 augusti kl vid kansliavdelningen, Torggatan 12. MBL enl 19 äger rum måndagen 19 augusti kl. 15:00 vid förvaltningschefens kontor, Torggatan 10. Om Ni önskar ta del av ytterligare handlingar kontakta kansliavdelningen, Torggatan 12, Tingsryd, tfn eller jorgen.wijk@tingsryd.se

2 Ärende 4 Handlingsplan budget i balans treårsplan Förslag till beslut 1. Att fastställa handlingsplan och mål för ekonomi i balans Att ta emot information avseende ekonomistyrning.

3 TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Till Vård och Omsorgsnämnden Ekonomi i balans 2019 Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden beslutar 1. Att fastställa handlingsplan och mål för ekonomi i balans Att ta emot information avseende ekonomistyrning. Beskrivning av ärendet I den ekonomiska månadsrapporten efter februari prognostiserade Vård- och omsorgsnämnden ett underskott om mkr. När den ekonomiska rapporten visar på ett prognostiserat underskott mot budgeten ska förvaltningschefen för nämnden presentera förslag till åtgärder. Dessa ska vara så utformade att nämnden, om möjligt, senast till utgången av innevarande budgetår når en överensstämmelse med budgeten. Utifrån ovanstående tog vård- och omsorgsförvaltningen fram en redovisning av prövade omprioriteringar, besparingar, standardsänkningar och ökade intäkter. Utifrån redovisningen förslog Vård- och omsorgsnämnden kommunfullmäktige att besluta om motsvarande 600 tkr i ökade intäkter. Vård- och omsorgsnämnden fattade också beslut om 100 tkr i minskade kostnader. Vård- och omsorgsnämnden gav även förvaltningen ett antal utredningsuppdrag. Sedan tidigare har förvaltningen haft uppdrag att göra en översyn av köpt vård, vilket uppskattats till motsvarande 1 mkr i minskade kostnader. I delårsredovisning prognostiserades ett underskott på 15 mkr. Bakgrunden till den försämrade prognosen var dels fortsatt höga kostnader inom nämndens verksamhetsområden och dels en mer kvalitetssäkrad prognos. I samband med delårsredovisningen gjorde förvaltningen bedömningen att det finns anledning att återigen pröva och ta ställning till olika åtgärder som finns med i tidigare framtagna förslag i Ekonomi i balans 2019, redovisning av prövade omprioriteringar, besparingar, standardsänkningar och ökade intäkter. Efter delårsredovisningen har förvaltningen arbetat vidare för att kvalitetssäkra prognosarbetet ytterligare. Efter maj månad prognostiseras ett underskott motsvarande ca 20,3 mkr. Som tidigare förklaras detta med ökade behov i verksamheten, höga sjuktal i kombination med kostnader för vikarier och mertid samt höga kostnader för vårdköp/externa placeringar. Jämfört med samma tid förra året har personalkostnaderna ökat med 3,1 mkr, där merparten avser löneökningar som kompenserats i budget. En annan förklaring till ökade personalkostnader är beslutet att höja personaltätheten i särskilt boende från 0,56 till 0,58, vilket på årsbasis blir ca 1,6 mkr. Det som tillkommit sedan april (delår 1) är att det i det förstärkta prognosarbetet inventerats ökade behov och därmed kostnader i ett par ärenden inom personlig assistans samt inom boendestödet. Tingsryds kommun besöksadress Telefon fax e-post/hemsida Box 88 Torggatan (vx) kommunen@tingsryd.se Tingsryd Tingsryd

4 I syfte att nå budget i balans för innevarande år 2019 har förvaltningen i april och juni lämnat förslag till handlingsplan/åtgärder utifrån vilka vård- och omsorgsnämnden totalt sett fattat beslut om motsvarande ca 3,375 mkr i minskade kostnader och ökade intäkter. Vid vård- och omsorgsnämndens sammanträde i juni fick förvaltningen i uppdrag att ta fram en handlingsplan som sträcker sig över tre år ( ). Förvaltningen fick också i uppdrag att besvara ett yrkande bland annat angående hur ekonomistyrningen fungerar i förvaltningen. Föreslagen handlingsplan bygger på förutsättningar som råder i nuläget och tar inte hänsyn till eventuella framtida volymökningar, som finns beskrivna i tidigare framtagna dokument. Handlingsplanen utgår ifrån grundbudgetförslaget för 2020 där nämnden tillförs 6 mkr i permanent anslag (LSS-utjämning) och tidplanen för kostnadsminskningarna är därför bedömda utifrån att årlig kostnadsminskning om 14 mkr ska ha uppnåtts år (2) Beslutsunderlag Handlingsplan och mål för ekonomi i balans Svar på frågor från Vård- och omsorgsnämnden om ekonomistyrning mm. Nämndens beslut ska skickas till Kommunstyrelsen Martin Hansson Förvaltningschef Vård- och Omsorgsförvaltningen Tingsryds kommun besöksadress Telefon fax e-post/hemsida Box 88 Torggatan (vx) kommunen@tingsryd.se Tingsryd Tingsryd

5 Handlingsplan och mål Vård och omsorgsnämnden (tkr) Kommentar Kostnadsminskningar/intäktsökningar jämfört med nuläget Beslutad av VON Sjuksköterskor natt Inte ersätta alla vakanser Avgift matdistribution Kf-beslut. Höjning maxtaxa Kf-beslut. Översyn av köpt vård OF Översyn klar. Beräknat på nu kända ärenden. Minskade ohälsotal 2-14 dgr Från 3,7 % till 2 % Kräver införande av förstadagsintyg. Minskade ohälsotal > 14 dgr Mindre påverkbart på kort sikt. Övertidsstopp 300 Övertid/fyllnadstid kan växlas mot årsarbetstidsavtal. Restriktiv ersättning vid frånvaro och bemanningsplanering Prövning i varje enskilt fall om verksamheten kräver ersättare. Inköpsstopp 200 Tillfällig åtgärd. Effektivare hemtjänst/boendestöd Minimera bomtiderna och höja närvarotiden från ca 50 % till 65 %. Översyn av handläggning/myndighetsutövning och riktlinjer Tydliggörande av arbetssätt och skrivna riktlinjer. Ersätta tillsyner med andra insatser Trygghetskameror nattetid- färre tillsyner nattetid Upphandling och implementering av ny teknik. Årsarbetstidsavtal Styrs av verksamhetens behov och arbetstagarnas önskemål. Avtal privata vårdgivare HSL Separat beslut som är svårt att räkna på Leasingbilar Ökad koll på övermil, minska rep.kost, översyn bilmodeller (ex 4-hjulsdrift) Kurser och konferenser VON 10 Finansiering ökad bemanning särbo 1000 Statsbidrag förstärkning äldreomsorg Organisationsöversyn/strukturförändringar/resurspool 1000 Utvärdering och utveckling av organisationen i stort. Utr resurspool

6 TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Svar på frågor från Vård- och omsorgsnämnden om ekonomistyrning mm 1. Hur fungerar ekonomistyrningen i förvaltningen idag? Utifrån fullmäktiges fastställda budget fördelas förvaltningens resurser till respektive chef i nämndens beslut om internbudget. Chefernas ansvar omfattar personal, ekonomi och verksamhet och deras budgetansvar innebär ansvar för att budgeterad verksamhet kommer till utförande, att verksamhetsmålen uppfylls, att budgeterade intäkter inflyter samt att budgeterade kostnader hålls. Som budgetansvarig är man ansvarig för att lämna uppföljning och prognos för verksamhet och ekonomi i enlighet med förvaltningens fastställda rutiner. Rapportering sker till överordnad nivå, som i sin tur är ansvarig inför nästa nivå osv. Med budgetansvaret följer, på alla nivåer, en skyldighet att inom sina befogenheter vidta åtgärder om negativa avvikelser mot budget eller verksamhetsmål prognostiseras. Huvuddelen av förvaltningens ekonomistyrning hanteras genom traditionell budgetstyrning. Undantag för detta finns inom äldreomsorgens hemtjänst, där ekonomistyrningen delvis sker genom löpande resursfördelning (och delvis genom budgetstyrning). Som nämnden tidigare informerats om pågår ett kommunövergripande arbete för ökad prognossäkerhet utifrån de brister i prognossäkerheten som kunde konstateras i 2018 års bokslut. Kommunstyrelsen har beslutat om en handlingsplan för detta och verkställande av handlingsplanen pågår. Arbetet avser hela kommunorganisationen. Hos vård- och omsorgsförvaltningen pågår även ett intensivt arbete för ökad kostnadskontroll och åtgärder för budget i balans med anledning av det prognostiserade underskottet. Arbetet syftar till att utveckla ekonomistyrningen i förvaltningen och innefattar bl a utveckling av uppföljningar och rapporter i ekonomisystemet, gemensamma genomgångar för budgetansvariga, rättelser av internbudget samt tillfällig övergång till fast budget för hemtjänsten. 2. Vilket stöd från central ekonomifunktion har förvaltningens budgetägande chefer? Ekonomens uppdrag gentemot förvaltningen finns dokumenterat i en överenskommelse mellan ekonomiavdelningen och förvaltningen som upprättades i samband med den förändrade ekonomiorganisationen som infördes De väsentliga delarna i överenskommelsen redovisas nedan. Ekonomens huvudsakliga uppdrag: Stöd åt förvaltningsledning och verksamhetsansvariga i ekonomifrågor Samordna, genomföra och sammanställa förvaltningens ekonomiarbete i samband med budget, årsredovisning, delårsrapporter och övrig ekonomisk uppföljning

7 2(3) Ansvars- och arbetsfördelning: Ekonom/ekonomiavdelning vara förvaltningens huvudsakliga kontaktperson i ekonomifrågor planera och samordna förvaltningens budget- och uppföljningsarbete stödja verksamhetsansvariga i budget- och uppföljningsarbete samt övriga ekonomifrågor utbilda chefer, medarbetare och förtroendevalda i ekonomifrågor och ekonomisystem utifrån behov stödja verksamhetsansvariga med analyser och kalkyler inom ekonomi och inköp delta i förvaltningens utrednings- och utvecklingsarbete (som ekonomkompetens) vara behjälplig med framtagande av ekonomiska underlag för t ex återsökning och rekvirering av statsbidrag, projektredovisning, taxor och priser etc. arbeta med kvalitetssäkring och utveckling av arbetssätt och rutiner inom inköps- och ekonomiområdet löpande informera förvaltningen om väsentliga händelser och beslut i den totala kommunorganisationen som kan påverka förvaltningens ekonomi eller ekonomiarbete svara för omvärldsbevakning inom förvaltningens verksamhetsområde utifrån ett ekonomiperspektiv Verksamhetsansvarig/förvaltning följa upprättade anvisningar och tidsplaner för budget- och uppföljningsarbete upprätta budgetförslag och internbudget för nästkommande budgetår regelbundet genomföra ekonomisk uppföljning enligt fastställda rutiner hantera leverantörsfakturor, bokföringsunderlag, debiteringsunderlag, kontantredovisning, löneunderlag etc enligt fastställda anvisningar och tidsplaner ansvara för ansökan, återsökning och rekvirering av statsbidrag, projektredovisning etc. hantera inköp i enlighet med policy, riktlinjer och anvisningar löpande informera ekonom om väsentliga händelser och beslut i verksamhet och omvärld som kan påverka förvaltningens ekonomi eller ekonomiarbete vidarebefordra information från ekonom/ekonomiavdelning till berörda medarbetare I ordinarie organisation har aktuell ekonomroll (1,0 tjänst) uppdrag att vara ekonomistöd åt dels vård- och omsorgsförvaltningen och dels miljö- och byggnadsförvaltningen. Den absoluta huvuddelen av uppdraget avser vård- och omsorgsförvaltningen, då miljö- och byggnadsförvaltningen utgör ett i sammanhanget mycket litet uppdrag. I förhållande till den tidigare ekonomiorganisationen, då ekonomtjänsten var på placerad på förvaltningen, bedöms den nuvarande uppdragsfördelningen totalt sett ge ett större utrymme för arbete mot vård- och omsorgsförvaltningens nuvarande verksamheter (tidigare ingick även individ- och familjeomsorgen i uppdraget). Sedan april månad har ordinarie tjänsteinnehavare saknats för ekonomstödet till vård- och omsorgsförvaltningen, först på grund av sjukskrivning och senare på grund av vakans. Ekonomstödet har under tiden upprätthållits av tre erfarna ekonomer från ekonomiavdelningen, som hanterat uppdraget inom ramen för sina ordinarie uppdrag genom omprioritering av arbetsuppgifter. Ny ordinarie ekonom har rekryterats med tillträde till tjänsten i slutet av augusti månad. För hösten planeras för tillfälligt extra ekonomstöd för förvaltningen till en omfattning om ca 0,5 tjänst.

8 3(3) 3. Vilket stöd ger personaladministrationen budgetägande chefer? Personalavdelningens uppdrag gentemot förvaltningen är riktat mot rekrytering, lön, arbetsmiljö, rehabilitering, misskötsamhet, kollektivavtal och arbetsrätt. Personalspecialist och löneadministratör ger stöd och håller utbildningar inom dessa områden, både i grupp och individuellt. Framtagande av nya kollektivavtal, arbetstidsmodeller och rutiner inom personalområdet sker alltid i samverkan med förvaltningen för att verksamheten ska kunna bedrivas effektivt. I flera av ovanstående områden är inte utbildningar och stöd direkt kopplade till behovet att minska kostnader men personalavdelningen ger även stöd i hur lag och avtal kopplat till exempelvis bemanning eller sjukskrivningar kan påverka personalkostnader genom att beskriva hur olika förutsättningar förändrar kostnaderna. 4. Hur fungerar it-systemen för ekonomi och personaladministration? Ger de budgetägande chefer tillräckligt stöd för att leda verksamheten? Nya system för ekonomi (Raindance) respektive personaladministration (Visma Lön) infördes år I ekonomisystemet har samtliga budgetansvariga tillgång till budget och redovisning med realtidsuppdatering av leverantörsfakturor, löpande bokföring etc. Uppföljning sker i utdatadelen genom uttag av olika rapporter med stor möjlighet till anpassning av utdata efter behov, val av detaljnivåer och summeringar samt vidaresökning ner till transaktionsnivå inklusive fakturabilder. Här finns också möjlighet till uppföljning av lönekostnader ner till individnivå. Systemet har en hög grad av användarvänlighet i utdatadelen och systemet bedöms inte på något sätt vara en begränsning för budgetansvariga att styra och leda verksamheten. I personalsystemet har samtliga chefer tillgång till löneuppgifter och lönerelaterade uppgifter. Uppföljning sker i utdatadelen genom uttag av olika rapporter med möjlighet till anpassning av utdata efter behov. Kopplat till Personec P finns även fler system för uppföljning bland annat Adato för uppföljning av sjukfrånvaro och rehabilitering och TimeCare som hanterar schema och bemanning. Utbildning i dessa system har getts till samtliga chefer och stöd ges vid behov. Alla systemen har hög grad av användarvänlighet och bedöms kunna ge cheferna tillräckligt med stöd för att kunna leda verksamheten. Tingsryd Martin Hansson Daniel Gustafsson Helena Clemedtson Förvaltningschef Ekonomichef Personalchef