Tidrapportering instruktion för användning av koder

Transkript

1 ISF2000, v1.3, (6) Datum Administrativa enheten Tidrapportering instruktion för användning av koder Alla medarbetare hos ISF rapporterar faktisk arbetad tid i Agresso portal för tidrapportering, vilket ger ett flexsaldo. Detta dokument beskriver till vilka aktiveter som koderna ska användas. Strukturen och koderna är densamma i både tidrapporteringen och för fakturor som attesteras i Proceedo. En manual för hur tidrapporteringen görs i Agresso finns framtagen (du hittar den i högerkolumnen på intranätet under Ekonomi/Tidredovisning). Aktuella projektkoder hittar du på intranätet under Ekonomi/ Tidredovisning/Verksamhetskoder. Avsikten är att följa projektens kostnader och förändringar över tid i verksamheten och inte varje timme, halvtimme eller minut som du lägger på olika arbetsuppgifter. Därför ska tidrapporteringen hållas så enkel som möjligt och samtidigt som det ger en korrekt bild. Projektkoder Den huvudsakliga delen av din arbetstid kommer att rapporteras på olika projektkoder. När projektet rapporteras slutligt i årsredovisningen redovisas den totala kostnaden under projekttiden (nedlagd arbetstid, direkta kostnader som är hänförliga till projektet och gemensamma kostnader) 1053 Projektkoderna ligger som löpnummer i början av varje tusental 1053, 1054 osv. för övergripande projekt För projekt om förmåner till barn, familjer och personer med funktionsnedsättning och tandvårdsförmåner är projektkoderna 2051, 2052 osv För projekt om ohälsorelaterade förmåner är projektkoderna 3068, 3069 osv För projekt om pensioner och pensionsrelaterade förmåner är projektkoderna 4030, 4031 osv. x997 Tid som läggs på projektidéer innan en egen kod öppnas rapporteras på områdeskod x997 exempelvis i samband med höstens planeringsarbete. Börjar med 1 för övergripande adress Box 202, Stockholm besöksadress Fleminggatan 7 telefon fax e-post registrator@inspsf.se webb org.nr

2 2 (6) projektidéer, 2 för projektidéer om förmåner till barn, familjer och personer med funktionsnedsättning och tandvårdsförmåner, 3 för ohälsorelaterade projektidéer och 4 för projektidéer om pensioner och pensionsrelaterade förmåner. Tid som läggs på projektrelaterade seminarier (metodseminarium, informationsseminarium etc.) rapporteras på projektkoden. Projektkoder öppnas tidigt i processen (som riktvärde kan en veckas nedlagt arbete användas, 40 timmar) av ekonomen på projektledarens initiativ för att tid ska kunna föras på förstudier och planering av projekt osv. För mycket korta insatser (enskilda PM) kan koden för projektidéer användas. Projektkoderna avslutas vid det årsskifte när slutlig rapportering sker i årsredovisningen och därefter går det inte att rapportera mer tid på projektet. Om den finns återstående arbete (vetenskapliga artkilar etc.) efter att koden har parkerats bokförs den tiden på den gemensamma koden för området x999 (börjar på 1, 2, 3eller 4 som beskrivits ovan för projektidéer). Övergripande koder Några av koderna nedan är övergripande insatser för vilka kostnaderna redovisas årligen i årsredovisningen. Det gäller exempelvis remissvar, expert i utredningar, föreläsningar och konferenser och tidsbegränsade uppdrag som jämställdhetsintegrering i myndigheter. De andra koderna är gemensamma kostnader som fördelas på de övergripande insatserna och projekten Jämställdhetsintegrering (RU) Arbetet med jämställdhetsintegrering rapporteras på denna kod när det avser arbete som inte sker i projekt ISF anordnar konferenser Tid som läggs när ISF anordnar konferenser. Tid för frukostseminarier läggs på de aktuella projekten eller om koden är avslutad pga ett årsskifte på den övergripande koden för området x Seminarier Tid som läggs på gemenamma interna seminarier. Informationsseminarier i projekten rapporteras på projektkoden. Deltagande i externa seminarier rapporteras antingen på 1971 ISF håller externa föredrag eller kompetensutveckling t.ex. x996 beroende på vilket område du hör till.

3 3 (6) 1971 ISF håller externa föreläsningar Tid som läggs på externa föreläsningar för olika grupper och organisationer eller på konferenser som inte ingår i ett projekt. Underlag (e-post etc.) lämnas till ekonomen löpande för sammanställning i årsredovisningen. Koden ska inte användas för kompetensutveckling, då används x Remisser Tid som läggs på att besvara remisser som exempelvis SOU, Ds och promemorior från regering eller andra myndigheter. Inga enskilda koder öppnas för remissarbete Omvärldsbevakning Tid för omvärldsbevakning t.ex. newsmachine och juridiskt nyhetsbrev. Enheternas omvärldsbevakning rapporteras på koden för enhetsmöten och enhetsledning x998. Tid för omvärldsbevakning i projekt läggs på projektkoden Expert i offentliga utredningar Tid som läggs på arbete i offentliga utredningar när du blivit utsedd av regeringen som expert. Andra bidrag som vi ger utredningar och likande läggs på den gemensamma koden för området x Nätverket SPID Tid som läggs på arbete med nätverket i SPID. Områdesvisa koder Finns upplagda under respektive område med samma numrering t.ex. 2996, 3996 och Du väljer den kod som börjar på den siffra det område som det hör till. De övergripande och de administrativa områdena skiljer sig marginellt åt genom att alla koder inte finns. De är gemensamma kostnader som fördelas på projekten inom respektive område. x996 Kompetensutveckling Tid som läggs på deltagande i externa kurser, seminarier, föreläsningar och liknande. Både för att behålla kompetens och att utveckla ny kompetens. Tid för forskningsstudier läggs på projektkoden. Omvärldsbevakning rapporteras på x997 Projektidéer Kortare insatser som inte blir en egen projektkod eller tid till dess egen projektkod öppnas. Projektkoder öppnas tidigt i processen (som riktvärde kan en veckas nedlagt arbete användas, 40 timmar) av ekonomen på projektledarens

4 4 (6) initiativ för att tid ska kunna föras på förstudier och planering av projekt osv. x998 Enhetsmöten och enhetsledning Tid som läggs på enhetsmöten, enhetsdagar och verksamhetsplanering. Omvärldsbevakning som är relaterad till området rapporteras här. Tid för enhetschefer som inte läggs i projekt. X999 Enhetsgemensamt All annan tid som läggs på det område som man arbetar mest inom eller hör till t.ex. möten med departementet eller när du är nyanställd och inte har startat arbete i projekten. Kan också användas för efterarbete när projektet har rapporterats slutligt i årsredovisningen och projektkoden har parkerats. Gemensamma koder De är gemensamma kostnader som fördelas på alla projekt och övergripande insatser Månadsmöten, ISF-dagar och gemensamma aktiviteter Tid som läggs på månadsmöten, frukostmöten och andra gemensamma möten som inte är seminarier (1970), ISFdagar och sociala aktiviteter t.ex. kick-off. Franvaro På denna insats rapporteras all frånvaro som inte ska påverka ditt flexsaldo t.ex. sjukdom, semester, flyttledigt, föräldraledigt, läkarbesök med remiss eller annan tjänstledighet med eller utan lön. Administrativa koder De administrativa koderna är gemensamma kostnader som fördelas på alla projekt och övergripande insatser. Nedan ges exempel på kostnader som konteras på respektive kod Lokaler Främst till för lokalkostnader och övriga kostnader som inte ryms inom nedanstående områden It och telefoni Tid för it-ansvarig och it-tekniker. Kostnader för konsulter, gemensam hård- och mjukvara, telefoni, tillbehör och liknande hör hit Personal Tid för personalansvarig. Kostnader för introduktion, företagshälsovård, läkemedel, intern representation, medlemsavgifter och liknande hör hit.

5 5 (6) 9400 Ekonomi Tid för ekonomiansvarig. Kostnader för konsulter från Statens servicecenter, revision, ekonomisystem och liknande hör hit Kontorsservice Tid för administratör och registrator. Kostnader för kontorsmaterial, post, lokalvård, diarium och liknande hör hit Kommunikation Tid för kommunikatörer. Kostnader för webbplats, grafisk profil, konsulter, bibliotekstjänster, tillgång till databaser, gemensam nyhetsbevakning och liknande hör hit Juridik Tid för chefsjurist. Tid som andra jurister lägger på myndighetsjuridiska frågor. Kostnader för rättsdatabas och liknande hör hit Generaldirektör Tid för generaldirektören Kompetensutveckling Tid som läggs på deltagande i externa kurser, seminarier, föreläsningar och liknande. Både för att behålla kompetens och att utveckla ny kompetens. Omvärldsbevakning för administrativa områden rapporteras på respektive områdeskod Enhetsmöten, enhetsledning och verksamhetsstyrning Tid som läggs på enhetsmöten, planeringsdagar och verksamhetsplanering. Tid för administrativ chef. Övrigt i tidrapporteringen Tidkoder Normal Tidkoden N normal ska användas. Flex All tid som överstiger ditt tidschema, normalt 8 timmer per dag, läggs till flexen och all tid som understiger tidschemat dras från flexen. Om du t.ex. ska vara ledig mot flex så ska den tiden inte registreras i Agresso tidrapportering.

6 6 (6) Enhet Både i tidrapproteringen och i fakturahanteringen finns också en dimension som är enhet. Varje medarbetare hör till en enhet. 10 Generaldirektör 21 Enheten för barn och familj och internationella frågor 22 Enheten för funktionsvariation och tandvårdsstöd 30 Enheten för sjukfrånvaro och rehabilitering 40 Enheten för pensioner 90 Administrativa enheten Verksamhet Både i tidrapproteringen och i fakturahanteringen finns också en dimension som är verksamhet. Varje projekt eller kod för tidrapportering eller kostnad i en faktura hör till en verksamhet. 100 Övergripande verksamhet 200 Förmåner till barn, familjer och personer med funktionsnedsättning och tandvårdsförmåner 300 Ohälsorelaterade förmåner 400 Pensioner och pensionsrelaterade förmåner