Intern kontroll 2019 delårsredovisning

Transkript

1 Social- och arbetsmarknadsnämnd Handläggare: Anna-Karin FolgerAnna-Karin Folger Intern kontroll 2019 delårsredovisning Förslag till beslut Social- och arbetsmarknadsnämnden godkänner delårsredovisningen av 2019 års internkontroll Sammanfattning Förvaltningen delredovisar sitt arbete med de internkontrollområden som Social- och arbetsmarknadsnämnden har beslutat om för Redovisningen innehåller en beskrivning av hur kontrollerna har gått till, vad resultatet visat och eventuella förbättringsområden. Beslutade områden för internkontroll 2019 är: - Introduktion av nyanställda - Särskilda kompetenskrav - Dokumentation av personalavvikelser - Omvärldsbevakning och återsökning av övriga statliga bidrag - Merkostnader för andrahandskontrakt och tillfälliga boendelösningar - Utbetalningar till uppdragstagare - Risk- och konsekvensanalys med integrerade perspektiv - Rapportering av missförhållande och risker för missförhållande, lex Sarah - Genomförandeplaner vid insatser - Att barn kommit till tals om beslut som rör dem - Utredning av familjehem - Placeringsbeslut barn & unga - Uppföljning av placeringar externt HVB barn, unga och vuxna - Säker hantering av personer med skyddade personuppgifter - Förteckning av system och övriga personuppgiftsbehandlingar enligt GDPR Redovisningen finns under rubriken Ärendebeskrivning.

2 Sida 2 av 9 Ärendebeskrivning Introduktion av nyanställda Syfte: Kvalitetssäkra introduktion av nyanställda. Introduktionen ska ge förutsättningar för att den nyanställde ska känna sig välkommen, snabbt komma igång med arbetet, komma in i arbetsgemenskapen och få information om vad som gäller både formellt och informellt. Granskningsansvarig: Personalkonsult Metod/tillvägagångssätt: Introduktionsplaner har begärts in från cheferna för alla medarbetare som anställts, under perioden , för att stämma av att introduktion genomförts enligt förvaltningens checklista. Nästa granskning kommer ske under hösten. Resultat av granskningen: Samtliga nyanställda har fått en introduktion under ovanstående period utifrån en checklista, dock har en av enheterna använt en egen checklista samt att det där också saknas underskrifter om att ny medarbetare genomgått samtliga introduktionsmoment. Slutsats: Rutinen fungerar väl men behöver kompletteras med underskrift av medarbetare och chef på en enhet. Uppföljning kommer ske under hösten vid områdesträffar. Översyn har också gjorts centralt för upprättande av en kommungemensam introduktionsplan som kommer implementeras under hösten, plus att förvaltningsspecifika områden då kommer läggas till. Särskilda kompetenskrav Syfte: Säkerställa kompetenskrav vid rekrytering. Vid anställning inom barn och ungdom krävs enligt socialstyrelsen särskild kompetens för att utöva myndighetsutövning. Granskningsansvarig: Personalkonsult Metod/tillvägagångssätt: Ur systemet Hypergene har en lista tagits fram över nyanställda under perioden CV kontroll har sedan gjorts ur systemet Varbi samt en avstämning med chef. Fortsatt granskning kommer göras under hösten. Resultat av granskningen: Ingen avvikelse på granskade CV vid nyanställningar under ovan period. Samtliga nyanställda uppfyller kompetenskraven. Slutsats: Kontroll av kompetenskrav fungerar väl inom granskad enhet.

3 Sida 3 av 9 Dokumentation av personalavvikelser Syfte: För att kunna göra arbetsrättsliga åtgärder måste avvikelser vara väl dokumenterat. Granskningsansvarig: Personalkonsult Metod/tillvägagångssätt: Inventera ev. personalavvikelser med varje chef för perioden samt kontrollera att dessa är dokumenterade och att information lämnats till personalkonsult Resultat av granskningen: Kontroll kommer att ske i september Slutsats: --- Omvärldsbevakning och återsökning av övriga statliga bidrag Syfte: Säkerställa att det finns en ansvarsfördelning och rutiner när det gäller återsökning och redovisning av övriga bidrag inom nämndens verksamhet Granskningsansvarig: Ekonom Metod/tillvägagångssätt: Upprättande av rutin/process med ansvarsfördelning, områdeschefer. Uppföljning och kontroll av att rutinen följs Resultat av granskningen: Kontroll kommer att ske i slutet av året Slutsats: --- Merkostnader för andrahandskontrakt och tillfälliga boendelösningar Syfte: Att få kontroll på nämndens merkostnader för andrahandskontrakt och tillfälliga boendelösningar. Granskningsansvarig: Ekonom Metod/tillvägagångssätt: Kontroll av skillnaden mellan hyreskostnader och hyresintäkter för andrahandskontrakt. Stickprovskontroll av tio lägenheter under mars och juni månad. Kontroll av rest-lista på kundfordringar och avvägande av åtgärder för vidare indrivning innan avskrivning.

4 Sida 4 av 9 Resultat av granskningen: Inga avvikelser i form av merkostnader för andrahandskontrakt. Inga fordringar avskrivna ännu under Arbetet med kundfordringar kommer utvecklas under året. Antalet tillfälliga boendelösningar i form av större boenden har minskat under 2018 för att försvinna helt i juli Dock kvarstår kostnaden för Sirius med 2,3 Mkr/år avtalstiden ut (mars 2021) om ingen annan lösning kommer till stånd. Slutsats: Granskningen visar att rutinen för att fakturera hyreskostnader för andrahandskontrakt fungerar väl. Förvaltningen har svårt att komma ur befintligt hyresavtal men dialog pågår med Intern service för att hitta andra lösningar. Utbetalningar till uppdragstagare Syfte: Att säkerställa att felaktiga utbetalningar inte sker Granskningsansvarig: Ekonom Metod/tillvägagångssätt: Avstämning med områdeschefer/enhetschefer om att rutinen för rapportering av ersättning till uppdragstagare är känd samt att avstämning mot lönelistor görs. Resultat av granskningen: Avstämning kommer att ske i höst Slutsats: --- Risk- och konsekvensanalys med integrerade perspektiv Syfte: Säkerställa att en förstudie alt. en bredare risk- och konsekvensanalys görs inför större verksamhetsförändringar Granskningsansvarig: Utvecklingschef Metod/tillvägagångssätt: Upprätta mall för Risk- och konsekvensanalys som integrerar perspektiven: personal, ekonomi, verksamhet/kvalitet/brukare. Upprätta rutin och implementera hos samtliga chefer. Därefter kontroll av att rutinen följs. Resultat: Avvaktar kommungemensamt utvecklingsarbete för internkontroll där en modell/mall för detta håller på att tas fram. Slutsats: ---

5 Sida 5 av 9 Rapportering av missförhållande och risker för missförhållande, lex Sarah Syfte: Säkerställa att personal känner till sin rapporteringsskyldighet enligt lex sarah för att eventuella missförhållanden ska upptäckas och undanröjas. Metod/tillvägagångssätt: Kontroll av att personal de senaste 12 månaderna fått information om sin rapporteringsskyldighet samt kontroll av att det finns rutiner för information till vikarier på enheterna. Resultat av granskningen: Av de enheter som hittills kontrollerats: Daglig verksamhet, Ekonomienheten, AME, Familjehem/Familjerätt, Vuxenenheten har samtlig personal fått information om lex sarah de senaste 12 månaderna. För samtliga dessa enheter ingår information om lex sarah i checklistan för nyanställda. Slutsats: Granskningen är utan anmärkning. Genomförandeplaner vid insatser Syfte: Säkerställa god kvalité i genomförandeplanen vid insats i verksamheten. Metod/tillvägagångssätt: Granskning av två slumpvisa ärenden per arbetsgrupp med återkoppling till arbetsgruppen för utvecklingsarbete. Resultat av granskningen: Hittills har granskning genomförts vid följande enheter/arbetsgrupper: tre arbetsgrupper inom Boendeenhet 1, två arbetsgrupper inom Boendeenhet 3 samt Resursenheten (Källan). Under hösten kommer granskning fortsätta av återstående arbetsgrupper inom Boendeenheterna (1,2,3) samt Daglig verksamhet och Vuxenenheten. De genomförda granskningarna visar kvalitén i genomförandeplanerna överlag är god. Vissa genomförandeplaner kan med fördel utvecklas genom att målen bryts ner i delmål för att lättare kunna mäta förändring. Resursenheten sticker ut positivt genom att ha tydliga mål och delmål i samtliga av de granskade genomförandeplanerna något som är ett resultat av ett strukturerad och fokuserad arbete med genomförandeplaner sedan ett par år på enheten. Granskningen har vidare gett inspiration till flera arbetsgrupper inom boendeenheterna att fortsätta med egengranskning av ytterligare ärenden för lärande i arbetsgruppen. Slutsats: Kontrollen är utan anmärkning.

6 Sida 6 av 9 Att barn kommit till tals om beslut som rör dem Syfte: Att säkerställa att barns rättighet att komma till tals vid beslut Metod/tillvägagångssätt: Vid två tillfällen under året (juni och november) genomförs kollegial granskning av de fem senaste utredningarna Barn- och ungdomsutredningar 0-12 år, Barn- och ungdomsutredningar år och Vårdnad, boende och umgängesutredningar för att undersöka om utredaren träffar barnet, om utredaren har klargjort barnets inställning, om barnets inställning vägs in i bedömningen och om barnet fått en återkoppling om vilket beslut som utredningen lett fram till. Resultat av granskningen: Resultatet i juni visar att vi i princip alltid träffar barn som är föremål för utredning (14/15). I det enda fall vi inte hade träffat barnet bedöms det varit av en väl underbyggd anledning. Vidare klargör utredarna i hög grad barnets inställning så långt det är möjligt (11/15). I de fall de inte gjort detta framgår det av beslutsunderlaget varför det inte varit möjligt ex. att barnet är för litet för att medverka. När det gäller att barnets inställning sedan ska tillmätas betydelse i beslutet framgår detta i 10/15 fall, i de fall det inte framgår beror det på resultatet ovan att inställningen inte gått att klargöra (4/5) på grund av ålder eller liknande eller att barnet inte uttryckt någon särskild inställning (1/5). Ett förbättringsområde som framgår av granskningen är att barnet endast i 5/15 fall fått en tydlig återkoppling om vad utredningen lett fram till. Slutsats: Kontrollen är till stor del utan anmärkning. Utvecklingsområdet att återkoppla till barnet om resultatet av utredningen kvarstår. Granskningen visar på en positiv utveckling av granskningsområdena sedan förra året. Utredning av familjehem Syfte: Kontroll av att förvaltningen uppfyller kraven i 4 kap 6 och 7 i SOFS 2012:11 som innebär att två oberoende referenser ska tas per familjehemsförälder samt kontroll med annan placerande kommun om familjehemmet haft/har placeringar från andra senaste fem åren. Kontroll även av att hela familjebilden utreds. Metod/tillvägagångssätt: Kontroll av avslutade familjehemsutredningar under året. Resultat av granskningen:

7 Sida 7 av 9 Genomgång har gjorts av familjehemsutredningar avslutade mellan (5 st). I samtliga har minst två referenser (professionell och privat) per blivande familjehemsförälder tagits. I ett fall hade en annan kommun haft en placering de senaste fem åren och referens har då tagits med den placerande socialtjänsten. Enheten har vidare omarbetat och förtydligat i våra processer så att mall vid referenssamtal vid referenstagningen blir kvalitetssäkrad och uppfyller kraven i föreskrifterna. När det gäller bedömning och beaktning av hela familjebilden så har enheten förtydligat i rutinen i vårt arbetssätt att om särbo finns ska denne ingå i familjehemsutredningen samt beskrivit vad vi efterfrågar och bedömer kring en särbo. Slutsats: Kontrollen är utan anmärkning. Placeringsbeslut 11 vid omhändertagande enligt LVU Syfte: Att säkerställa att placeringsbeslut enligt 11 LVU finns i samtliga placeringar med stöd av LVU och att de är fattade av rätt delegat. Metod/tillvägagångssätt: Kontroll kommer genomföras vid tre tillfällen under året maj, september och december om det finns placeringsbeslut i de placeringar enligt LVU som genomförts under året och att placeringsbeslutet har fattats av rätt delegat. Resultat av granskningen: Kontroll i maj visade att placeringsbeslut finns i 4/4 ärenden och att samtliga är fattade av rätt delegat. Uppföljande kontroller kommer ske vid två ytterligare tillfällen under året. Slutsats: Kontrollen är utan anmärkning. Uppföljning av placeringar externt HVB barn, unga och vuxna Syfte: Säkerställa att det finns en planering, uppföljningsbara mål och tät kontinuitet i uppföljningen av enskilda placerade på HVB Metod/tillvägagångssätt: Granskning kommer genomföras under hösten.

8 Sida 8 av 9 Resultat av granskningen: Resultatet kommer redovisas till nämnden i samband med helårsredovisning. Slutsats: - Rutin för säker hantering av personer med skyddade personuppgifter Syfte: Säkerställa att förvaltningen har implementerade och fungerande rutiner vid hantering av personer med skyddade personuppgifter så att skydda personuppgifter inte riskerar att röjas. Metod/tillvägagångssätt: Kontroller genomförs vid två tillfällen under året att det inskrivningsunderlag som ska finnas i akten enligt rutinen finns i samtliga ärenden med skyddade personuppgifter på de myndighetsutövande enheterna. Resultat av granskningen: Vid kontroll i april på de myndighetsutövande enheterna Ekonomienheten, Vuxenenheten, Barn- och ungdomsenheten och Enheten för familjehem/familjerätt återfanns inskrivningsunderlag i 8 av 9 ärenden. Uppföljande kontroll görs i höst. Slutsats: Kontrollen är med anmärkning då rutinen inte efterföljts vid ett ärende på Ekonomienheten men utan anmärkning på övriga enheter. Detta är samma enhet som även hade avvikelse vid internkontroll tidigare år. Uppföljande kontroll kommer att genomföras under hösten. Förteckning av system och övriga personuppgiftsbehandlingar enligt GDPR Syfte: Följa lagstiftningen och öka informationssäkerheten IT Metod/tillvägagångssätt: En process ska upprättas och förankras hos alla chefer för att stötta och klargöra vad verksamheten måste ta för steg för att införa ett nytt IT-stöd, molntjänst eller behandling av personuppgifter. Resultat av granskningen: Inväntar implementeringsplan från informationssäkerhetssamordnaren. Förvaltningen bevakar och följer V6 och kommunens centrala arbete gällande GDPR och informationssäkerhet. Förvaltningen har utsedd person som stöttar verksamheten i dess dagliga arbete gällande GDPR. Slutsats: Ingen avvikelse från plan.

9 Sida 9 av 9 EKONOMISKA KONSEKVENSER Internkontroll syftar till god intern styrning och kontroll av nämndens verksamhetsområde och ekonomi. Detta för att säkra en effektiv förvaltning och undgå allvarliga fel. Beslut om att godkänna delårsredovisning av nämndens internkontroll bedöms inte få några ekonomiska konsekvenser för nämndens verksamhet. Arbetet med intern kontroll sker inom förvaltningens befintliga resurser. Beslutet ska skickas till Anna-Karin Folger, Utvecklingschef