Underlag för beslut om Internkontrollplan 2018

Transkript

1 Underlag för beslut om Internkontrollplan 2018 Samtliga områden som värderats utifrån en väsentlighets- och riskanalys: Riskområde Process/ Rutin Sannolikhet för att avvikelse uppstår Konsekvenser för intressenter Riskbedömning Motivering till riskbedömning PERSONAL Sjuktal och rehabilitering Tidsredovisning Lönerapportering och personalredovisning Arbetsmiljörelaterade risker Plan för brandskydd De arbetsmiljörelaterade sjuktalen är förhållandevis låga inom förvaltningen. Rutiner finns gällande rehabilitering med avisering till chef. Låg risk för avvikelse. Varje anställd redovisar sin tid, avstämning av flextimmar ska göras två gånger/år på initiativ av lönekontoret. Låg risk för avvikelse. Med anledning av avvikelser 2017 har åtgärder vidtagit för att kunna följa personalredovisningen i Personec vilket minskar sannolikhet att avvikelse 2018 ska uppstå. Arbetsmiljökartläggning med riskbedömning och handlingsplan görs årligen och ligger i årshjul. Låg risk för avvikelse. Rutin vid brand finns men en brandskyddsorganisation behöver upprättas och rutinen behöver förankras. Sannolikhet för avvikelse bedöms som högre på boenden med allvarliga konsekvenser om det

2 Tillbud Systematiskt arbetsmiljöarbete Plan för särskilda händelser Introduktion av nyanställda Referenstagning vid rekrytering Registerkontroll innan anställning för arbete med barn och ungdomar Särskilda kompetenskrav enligt lagstiftning och föreskrifter inträffar. Förslag att ingå som kontrollområde i nämndens internkontroll Tillbud rapporteras enligt rutin. Låg risk för avvikelse från rutinen. Systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivs och risk- och konsekvensanalyser görs vid förändringar i verksamheten. Låg risk för avvikelse. Det finns rutiner och checklistor för hot- och våld, bombhot, dödfall, krishantering. Bedömningen är att rutinerna är implementerade och inga avvikelser från rutinen har förekommit vid händelser i verksamheten. Finns checklista för introduktion av personal och chefer. Det har förekommit avvikelser från checklistan. Årshjulet har kompletterats med årlig genomgång av viktiga förvaltningsövergripande rutiner med chefer för att säkerställa implementering hos personal för att förstärka introduktionen. Har varit kontrollområde under Resultatet av kontrollerna visar att rutinen är implementerad. Låg sannolikhet för inträffande. Föreslås utgå som kontrollområde Har varit kontrollområden under Resultat av kontrollerna 2016 visade att rutinen fungerar. Låg sannolikhet för inträffande. Finns personal som inte uppfyller kompetenskraven idag. Det åligger varje chef att följa upp och planera så att kompetenskraven uppfylls. Kontroll av bisyssla Kontroll av bisyssla görs i samband

3 EKONOMI Muta och bestickning Jäv Representation Återsökning och redovisning av bidrag Återsökning av det ekonomiska bistånd för nyanlända som betalas ut i med medarbetarsamtal. Rutin finns. Det är förvaltningschef som har delegation att förbjuda bisyssla. Bedömning är att information till nämnd när bisyssla förbjudits behöver förbättras liksom information årligen om vilka bisysslor som förvaltningschef inte funnit anledning att förbjuda. Initiativ till förbättrad redovisning till nämnd har tagits och den förbättrade redovisningen kommer göras under Det finns rutin för muta och bestickning. Rutinen bedöms som känd utifrån genomgång på samtliga enheter förra året och vid introduktion. Inga kända avvikelser. Personal inom organisationen är van vid myndighetsutövning så kännedom om jävsbestämmelserna bedöms som god. Inga kända avvikelser. Ny rutin kommuncentralt sedan Genomgång av rutinen har skett både 2016 och Kännedomen bedöms som god. Utifrån rapport från PWC fanns brister i ansvarsfördelning och rutiner när det gäller återsökning av bidrag från Migrationsverket. Även övriga bidrag behöver bevakas och ansvarsfördelas tydligt för att säkerställa att möjliga statsbidrag söks. Förslag att ingå som kontrollområde i nämndens internkontroll Processen kan inte påverkas av kommunen. Förvaltningen undersöker möjlighet att använda tillfälligt

4 avvaktan på etableringsersättning Reservering/uppbokning av förväntade bidrag Medelshantering ex. förmedlingsmedel Faktureringsrutiner koppling till avtal och ansvarsfördelning/rutiner Kravrutiner och kontroll av inbetalningar Fakturahantering verifikationer, attestrutiner inkl. sekretessfakturor Kontroll att beslut i nämnden är finansierade Intäktsredovisning personnummer för att minska glappet. Förvaltningen kommer följa utbetalningar av ekonomiskt bistånd till nyanlända med noggrannhet under året. Rutiner finns upprättade för Risken för avvikelser bedöms som låg. Finns fungerande rutiner och kontrollfunktion samt återkoppling till berörda vid eventuella avvikelser av ingående och utgående balans. Arbete pågår med att organisera avtal och faktureringsunderlag. Rutinerna för fakturering fungerar men behöver förenklas. Rutiner för årlig översyn av hyror behöver upprättas. Finns rutiner för samtliga delar. För hyror har nämnden inte rätt att driva in fordran vilket kan medföra kostnader. Inga kända avvikelser. För samtliga fakturor finns fungerande stöd i IT-system som gör att attestrutinerna fungerar. Sekretessmarkering i ekonomisystemet finns och kundnummer anges istället för känsliga personuppgifter. Rubriken Ekonomiska konsekvenser för nämnden finns inlagd i mall för tjänsteskrivelse och ska formuleras för varje beslut från Det pågår ett arbete gällande redovisning av intäkter. Medvetenheten om intäkternas påverkan på förvaltningens ekonomi behöver stärkas liksom att intäkter och kostnader bör särredovisas där det är möjligt. Kommungemensamma mallar nettoredovisar resultatet. Förslag att ingå som kontrollområde i nämndens internkontroll 2018.

5 Avgiftsuttag ex. egenvårdsavgift, tillsynsavgifter från näringsidkare Inventarieredovisning Avstämningsrutiner balanskonton Uppföljning av budgetavvikelser avstämning av resultatkonton Hantering av kontantkassor Moms Utbetalningar av ekonomiskt bistånd och egna medel Kontroll av leasingbilar och användande Kontroll av att adekvata och täckande försäkringar finns för verksamheten Rutiner finns. Inga kända avvikelser. Inventarieförteckning finns för datorer och andra kostsamma föremål. Det finns också en rutin med ansvarsfördelning. Låg risk för avvikelse. Regelbunden avstämning av balanskonton fungerar. Månadsrapportering kommer ske på enhetsnivå av större budgetavvikelse. Ny rutin från Det finns fungerande rutiner för handkassor med ansvarsfördelning och personligt ansvar om det saknas medel i kassan ger låg risk. Det finns fungerande rutiner och ansvarsfördelning finns. Det finns fungerande rutiner. Den som effektuerar utbetalningarna kan inte vara samma person som fattar beslut om bistånd. Det finns beloppsgräns både från bank och verksamhetssystem. Kontroll att personer som ska få utbetalningar har verkliga identiteter i folkbokföringen samt att det finns begränsad behörighet inom förvaltningen att lägga upp nya personliga betalningsmottagare ger sammantaget låg risk. Arbete pågår med att minska bilparken och eventuellt överlämnande till Intern service. Försäkringsskyddet har inte ändrats de senaste åren men en fördjupad genomgång behöver göras för att för att öka kunskapen om vad som finns

6 VERKSAMHET/ KVALITET Utbetalningar till uppdragstagare Efterlevnad av lagar och avtal vid upphandling och inköp Posthantering Diarieföring Arkivering Handläggnings- och utredningstider tecknat för förvaltningens verksamheter. Kontroll 2017 visar en avvikelse. Efter detta har rutiner ändrats och innehåller nu två kontrollmoment. Efter ändrad rutin har ingen avvikelse skett. Utbetalade medel kan återkrävas. Föreslås utgå som internkontrollområde för rapport till nämnd 2018 men att kontroller fortsatt kommer ske enligt rutin inom förvaltningen. Avvikelser har förekommit från rutinerna om upphandling. Föreslås ingå som kontrollområde för rapportering i nämndens internkontroll Det finns fungerande och tydliga rutiner som är ansvarsfördelade. Inga kända avvikelser har förekommit. Det finns fungerande och tydliga rutiner för handlingar via registrator. Det finns dock risker att handlingar inte diarieförs som kommer direkt till chefer och personal i verksamheten. Avvikelser har förekommit. Det finns fungerande arkivrutiner och en ansvarsfördelning. Arbete pågår med att reda ut arkivering för boendestöd, socialpsykiatri och daglig verksamhet. Låg risk för avvikelser. Årlig rapportering av utredningstider visar på få ärenden som inte hanteras inom lagstadgad tid och för de som överstiger tiden finns ett beslut om förlängd utredningstid. Jämförande resultat av utredningstider samt väntetid

7 Avtal och samverkansavtal Säker hantering av personer med skyddade personuppgifter Konkurrerande verksamhet Miljöansvar Beslut enligt delegationsförteckning och återrapportering för beslut inom försörjningsstöd visar inte på allvarliga avvikelser. Möjlighet till bedömning om bistånd vid akut nödsituation finns 365 dagar om året. Avtal och samverkansavtal ska vara implementerade och ansvarsfördelade där det finns behov av uppföljning. Avvikelser har förekommit. Området finns i SA:s handlingsplan Rutin för hantering av personer med skyddade personuppgifter finns inom förvaltningen. Det har genomförts kontroller av att rutinen efterföljs under åren och har redovisats i internkontroll. Kontroll 2017 visade på avvikelser. Förslag att området finns kvar i nämndens internkontroll för Kännedom om bestämmelser finns hos chefer inom aktuella områden och frågan utreds inför nystart av verksamhet. Inga kända avvikelser. Det finns en utsedd miljöansvarig i förvaltningen. Ledningens genomgång har inte genomförts enligt rutin på grund av omsättning på funktionen miljöansvarig. Inga större avvikelser har framkommit i samband med aktgranskningar. En känd avvikelse under året där beslut har fattats på fel nivå har kommit till kännedom på annat sätt. Beslut enligt delegationslista till nämnd är automatiserade i personärenden vilket är den stora mängden beslut. Risker finns att beslut som inte finns i verksamhetssystem inte rapporteras men inga kända avvikelser. Rapportering av Det finns fungerande rutiner vid

8 missförhållande och risker för missförhållande med stöd av lex Sarah Handläggning och dokumentation enligt lagar och föreskrifter Att omhändertagande och vård med stöd av LVU sker enligt lagar och föreskrifter Att omhändertaganden och vård med stöd av LVM sker enligt lagar och föreskrifter rapportering och utredning av händelser i verksamheten. Det har vid tillsyn från IVO däremot framkommit att anställda på vissa enheter inte känt till sin rapporteringsskyldighet. Förslag är att området ingår som kontrollområde i nämndens interkontroll för Granskning har gjorts av två slumpvisa ärenden per myndighetsutövande enhet/månad under Varje enhet kan har vissa specifika förbättringsområden som enheterna arbetar vidare med att förbättra men allvarliga rättssäkerhetsbrister har inte framkommit. Förslag att området utgår som kontrollområde i nämndens internkontroll 2018 men att verksamheten fortsätter att utföra egenkontroller inom området. Granskning av handläggning och dokumentation vid vård med stöd av LVU (lagen om vård av unga) visar överlag på mycket god rättssäkerhet. Förbättringsområde finns när det gäller tidsgränser i vissa fall samt dokumentation av vilken information som barnet fått om processen. Förslag att området utgår som kontrollområde i nämndens internkontroll 2018 men att verksamheten fortsätter att utföra egenkontroller inom området. Granskning av handläggning och dokumentation vid vård med stöd av LVM gjordes 2016 och visade på mycket god rättssäkerhet. Inga avvikelser Risken för avvikelse bedöms som låg. Att genomförandeplaner finns Kartläggning av genomförandeplaner i

9 vid insatser i verksamheten Klagomål och synpunkter tas emot, utreds samt analyseras och åtgärdas Kontroll av att barns kommit till tals om beslut som rör dom verksamheten under 2017 visar att det i hög grad finns genomförandeplaner även om det skiljer sig mellan vissa enheter och att planerna ibland behöver vara mer aktuella. Området föreslås utgå som kontrollområde för rapportering till nämnden 2018 och istället ingå som i verksamhetens egenkontroll under året. Under 2017 har förbättringsarbete genomförts för att få fler registrerade klagomål samt att svaren på dessa ska diarieföras i högre grad. Kontroller visar på förbättringar både avseende att fler klagomål registreras och att dessa besvaras av ansvarig chef. Rutin för rapportering till nämnd ska upprättas. Området föreslås utgå som kontrollområde för rapportering till nämnden Lidköpings kommun har sedan flera år en checklista barnkonventionen som ska bifogas i alla tjänsteskrivelser inför beslut i nämnd. Rutinen att använda checklistan inför beslut har inte alltid fungerat. Sedan är checklistan alltid bifogad i den digitala tjänsteskrivelsen och ska därför alltid vara ifylld. Låg risk för avvikelse. När det gäller beslut i personärenden som rör barn används socialstyrelsens mallar utifrån BBIC som ska säkerställa att barns uppfattning alltid framgår. Trots detta framgår inte det alltid i underlag för beslut till ex. AU Området förelås ingå som kontrollområde i nämndens internkontroll för 2018.

10 Dokumenthanteringsplan Det finns rutiner för dokumenthantering och en ansvarsfördelning. Risker finns att bestämmelser för gallring inte efterlevs på grund av problem för ansvariga funktioner att omsätta planen i praktiken. Låg risk för konsekvenser. Ej verkställda beslut kan ge vite för nämnden därför är beslut som inte har verkställts ett viktigt kontrollområde att ha fungerande rutiner för. För IFO finns fungerande rutin som är ansvarsfördelad. Ingen risk för avvikelser. Rapportering av ej verkställda beslut Domar som går emot Livsmedelshygien Organisation och rutiner för Hälso- och sjukvårdsfrågor För socialpsykiatri, boendestöd, daglig verksamhet (procapita vård och omsorg) finns en rutin för rapportering av ej verkställda beslut men rutinen är personbunden och bygger på att chefer i verkställighet tar fram uppgifterna. Området föreslås fortsätta ingå i nämndens internkontroll för God kontroll i verksamheten. Rapportering sker i kvalitetsberättelse. Tillsyn sker av Miljö och Hälsa. Inga allvarliga påpekanden under Risker finns eftersom hälso- och sjukvårdsorganisationen inom nämndens verksamhet är liten. Endast en sjuksköterska gör att det blir sårbart i verksamheten vid frånvaro. Strukturer för spridning och implementering av HSL-rutiner från MAS behöver upprättas i organisationen. MAS har tagit initiativ till det arbetet. Trots hög risk bedöms det inte behöva ingå som kontrollområde 2018 eftersom MAS och förvaltningsledning har tagit

11 initiativ till förändringar. IT-RELATERADE RISKER/INFORMATIONSSÄKERHET IT-behörigheter och rutiner vid förändringar i personalprofil Back-up kontroll Procapitadata Åtkomst till journal Säker hantering av personuppgifter Det finns en automatiserad process som hänger ihop med anställningsavtalet där personal tilldelas behörighet. Risk för avvikelse är störst när personal byter arbetsplats inom kommunen och chef inte meddelar till rätt person. Ett internt arbete behöver göras i frågan. Det finns en fungerande rutin sedan nio år tillbaka av att backup funktionen fungerar. Inga avvikelser rapporterade. Det finns en inarbetad loggningsrutin enligt direktiv från Datainspektionen för system som hanterar känsliga personuppgifter. Få avvikelser har rapporterats de senaste åren. De avvikelser som funnits har berott på okunskap hos personal om hur själva systemet ska hanteras. Loggningsrutinen fångar upp avvikelserna och därmed behövs inte detta vara en särskild punkt i internkontrollen. Rutin för säker kommunikation finns sedan Eftersom vi har haft avvikelse från rutinen behöver vi fortsätta arbeta med förankring hos personal även om utbildningssatsningar gjorts under På sikt kan det behövas manageringsverktyg på förvaltningens alla telefoner för att underlätta för personal att göra rätt. Detta innebär en kostnad för varje

12 Förteckning av system och övriga personuppgiftsbehandlingar enligt PuL/ Dataskyddsförordningen (GDPR) telefon/år. Detta behandlas i nytt förslag om telefonihantering i kommunen framtaget av kommunens IT-strateg som just nu är på remiss. Rutin för säker kommunikation föreslås finnas kvar som ett internkontrollområde Automatiserade system som driftas på Göliska IT bedöms vara enkla att hålla reda på eftersom vi faktureras löpande för den driften. Risken ligger i molntjänster och behandling av personuppgifter som sparas på medarbetares Mina dokument. Kommunen genomför ett projekt inför att nya Dataskyddsförordningen (GDPR) införs i maj 2018 som måste följas noga. Om vi får avvikelse från den nya förordningen så kan kommunen få betala stora bötesbelopp. En process ska upprättas och förankras hos alla chefer för att stötta och klargöra vad verksamheten måste ta för steg för att införa ett nytt IT-stöd, molntjänst eller behandling av personuppgifter. Området föreslås ingå i nämndens internkontroll för Riskbedömningar markeras utifrån värden enligt följande färgskala:

13