PERSONALUTVECKLING FÖR LIVSKRAFTIG RIDSKOLA

Transkript

1 Slutrapport December 2008 PERSONALUTVECKLING FÖR LIVSKRAFTIG RIDSKOLA Ett pilotprojekt vid Trosa Ridskola med stöd av Jordbruksverkets satsning på livskraftigt hästföretagande Projektet har genomförts av HR Ridsport med Veronika Löfström som projektledare. SYFTE OCH BAKGRUND Personalfrågor har länge varit ett eftersatt ämne inom ridsporten. I linje med 2008 års satsning på livskraftigt hästföretagande blir frågan hur arbetsgivaren lyckas med sin personal angelägen. Motiverad personal med företagets mål i fokus är en avgörande faktor för livskraftigt hästföretagande. Veronika Löfström, HR Ridsport har tagit fram ett koncept för att utveckla verksamheter i ridsporten genom dess personal. Veronika har erfarenhet som ridinstruktör, rekryterare och konsultchef, har utbildat sig vid Ridskolan Strömsholm och till Personalvetare vid Stockholms Universitet. Syftet med pilotprojektet vid Trosa ridskola har varit att öka motivation och delaktighet hos medarbetarna. Målet var att utveckla ett verktyg för kompetent personalarbete vid landets ridskolor och andra ridsportföretag med anställda.

2 Ett förväntat resultat var också att öka kunskapen om Human Resource hos företagsledare inom ridsporten, det vill säga kunskap om hur de kan få sina medarbetare att stanna i yrket, utvecklas och utveckla verksamheten och dess lönsamhet. MÅLGRUPP Målgruppen för projektet har förutom Trosa Ridskolas anställda varit arbetsgivare och chefer på ridskolor och andra ridsportföretag med anställda. PROJEKTETS AKTIVITETER Aktiviteter vid Trosa Ridskola Arbetet vid Trosa Ridskola inleddes med en nulägesanalys av verksamhet, arbetssätt och personalgrupp med Disa Johannesson som driver ridskolan. En plan upprättades sedan för vilka delar i personalprocessen fokus skulle läggas på. Centralt kom också att bli definiering av verksamhetens visioner och mål. Efter detta involverades personalgruppen i projektet under en heldagskonferens. Frågor som togs upp var; Vad gör vår ridskola unik? Vad är personalgruppen bra på? Vad kan vi bli bättre på? Samarbete, kundkontakt, personliga drivkrafter och motivation avhandlades. Löpande möten hölls under projektets gång angående arbetsgivarrollen och arbetssätt implementerades för att attrahera, behålla och utveckla personal. Fokus i Trosa har varit rekrytering, utvecklingssamtal, kompetensöversyn och effektivisering. En viktig uppgift har hela tiden varit att involvera medarbetarna i verksamhetsmålen.

3 Inspirationsseminarium För att göra projektet tillgängligt för andra hölls den 13 november ett inspirationsseminarium på Operakällaren i Stockholm. Förutom Veronika Löfström och Trosa Ridskola fanns även Marie Hallander- Larsson, Personaldirektör vid Posten i Sverige på plats. Ett trettiotal inbjudna ridskolechefer lyssnade till- och diskuterade ämnet att attrahera, behålla och utveckla personal. Därefter delade Marie Hallander- Larsson med sig av gedigen erfarenhet från personalarbete inom näringslivet. Marie tog upp arbetsgivares och anställdas rättigheter och skyldigheter samt forskning inom området motivation i arbetet. RESULTAT Syftet med projektet var att öka motivation och delaktighet hos medarbetarna. Medarbetarnas ansvarskänsla har upplevts öka genom nyvunnen insikt hos dem hur viktiga de är för verksamhetens resultat. Genom utvecklingssamtalen har Disa fått fram vad var och en personligen brinner för, utifrån detta har ansvarsområden setts över för att få rätt man på rätt plats. Mycket kompetens har blivit synlig och i dagsläget utarbetas en aktivitetsplan för hur medarbetarna ska lära av varandra i arbetet. Under utvecklingsdagen med personalen kom mycket bra idéer och förbättringsförslag fram för arbetssätt och för verksamheten som helhet, vissa som kräver en hel del arbete och andra enkelt genomförbara på kortare sikt. Att se och höra att det finns så mycket vilja och motivation har Disa tyckt varit väldigt positivt. Disa som chef har ökat sin insikt i att jobba proaktivt med personalfrågor och fått praktiska verktyg att använda i det dagliga arbetet. Målet var att utveckla ett verktyg för kompetent personalarbete vid landets ridskolor och andra ridsportföretag med anställda. En metod har arbetats fram som bygger på de tre benen att attrahera, behålla och utveckla personal. Inom varje ben finns ett antal verktyg med användarbeskrivningar och mallar för den personalansvarige. Mer information om metoden ser du nedan under inblick i HR metoden. Det välbesökta inspirationsseminariet på Operakällaren och den uppmärksamhet projektet fått i media visar på att behovet är stort av dessa frågor. Intresset har väckts och arbetet med att öka kunskapen om personalfrågor hos företagsledare inom ridsporten är påbörjat.

4 INBLICK I HR METODEN HR metoden är ett chefsstöd för det dagliga arbetet. Den bygger på en pärm med steg-försteg beskrivningar och mallar för processen att attrahera, behålla och utveckla personal. Den privata arbetsgivaren, styrelsen för en ridskola, eller den anställde ridskolechefen ska känna sig trygga i sin arbetsgivarroll samt få inspiration att utveckla ridskolan vidare genom personalen. Nedan får du en inblick de olika ämnena. Användarbeskrivningar och mallar finns inte med. Pärmen är i dagsläget under uppbyggnad och beräknas vara klar under våren Attrahera Verksamhetens mål och visioner Vad gör just er ridskola unik? Definiera och kommunicera det sedan vid rekrytering av nya medarbetare och för att vara tydlig gentemot befintlig personal. Fundera igenom affärsidén, vad ni säljer och till vem? Hur ska ridskolan se ut i framtiden? Vilka visioner har ni? Bryt ned ovan i ett antal konkreta och mätbara mål. För proaktivt personalarbete med fokus på verksamhetsmålen behöver både chef och medarbetare ha dessa bitar klara för sig. Rekrytering Då personalbehov uppstår är det lätt hänt att lösa det på enklast sätt genom att anställa någon som redan finns tillgänglig i ridskolans nätverk. Det kan vara rätt tänkt. Det kan också vara bra att ta tillfället i akt att annonsera och hitta en person som verkligen kan bidra till verksamhetens utveckling. Det är också ett bra marknadsföringstillfälle! Börja med att göra en kravprofil. Vilken kompetens saknas? Vilken personlighet kompletterar gruppen? Fokusera på verksamhetsmålen och tänk noga efter vad ni behöver för att nå dit. I annonsen beskriver du verksamheten och tjänsten kortfattat, realistiskt och tar fram dess fördelar för att fånga bra kandidaters intresse. Vid ett stort antal sökande kan du med fördel bjuda in till ett informationsmöte i syfte att informera om tjänsten och få en första bild av fler kandidater samtidigt. Bjud sedan in intressanta kandidater till personliga intervjuer. Vid både informationsmötet och de personliga intervjuerna tänk på att förbereda er och på att detta är tillfällen då ni ska locka folk att vilja börja jobba hos just er. När det slutligen står mellan ett par kandidater är referenstagning viktigt. Fråga er innan ni beslutar om anställning huruvida kandidatens ambitioner med sin yrkesroll stämmer överens med verksamhetens mål. Slutligen är det viktigt att på ett trevligt sätt tacka nej till de kandidater som inte gått vidare, ni kanske snart är i behov av personal igen, då är det bra att ha gett ett gott intryck.

5 Anställningsvillkor och lön Som arbetsgivare är det förstås din skyldighet att betala lön till den anställde för det arbete hon utför. Lönenivåer enligt gällande kollektivavtal är vanligt hos seriösa arbetsgivare inom ridsporten. Ofta har man kanske inte möjlighet att betala mer än så, då är det bra att definiera ett antal andra anställningsförmåner som värdesätts högt hos personalen. Se över vilka förmåner ni redan har och fundera på om ni har mer eller annat ni enkelt skulle kunna erbjuda. Kommunicera förmånspaketet tydligt vid nyanställningar för att locka bra personal. Kanske kan ni ge de anställda en veckas extra semester under en lugnare period på året? Erbjuda uppstallning? Ridning på arbetstid? Flexibel arbetstid under dagar och tider där det fungerar för verksamheten? Friskvårdsbidrag? Ni har säkert en rad fördelar redan idag, lyft fram dem. De kan ha större betydelse än lönesumman. Lönen kan utöver den fasta avtalsenliga användas som en motivationsfaktor och kan rätt utformad öka lönsamheten för verksamheten. Individuell lönesättning efter engagemang och prestation är något som kräver god uppföljning av varje medarbetare. En väl utformad lönepolicy där arbetsgivaren tydligt kommunicerar vilka kvaliteter som värdesätts högt är ett bra sätt att koppla medarbetarnas prestation till verksamhetens affärsidé och mål. Arbetsgivaren sätter upp ett antal kriterier som värdesätts högt och som sedan används som underlag vid ett årligt lönesamtal. På så vis kan chef och medarbetare tillsammans skapa ett gott resultat. Medarbetarna vet vad som förväntas och hur de kan påverka sin löneutveckling. För att öka engagemanget kring t.ex. att fylla upp ridgrupperna eller för att uppmuntra till annan aktivitet som ökar lönsamheten för verksamheten kan ett enklare bonussystem vara på sin plats. Det kan innebära mer pengar i lönekuvertet men det kan också vara t.ex. presentkort på en ridsportbutik eller en utbildning den anställde önskar gå. Bonus kan vara individuellt eller kollektivt utformad, det beror på verksamheten och personalgruppen vad som passar bäst. Behålla Introduktion Då en ny medarbetare börjar är det viktigt att få denne att känna sig välkommen. Under de första nio månaderna är risken som störst att den anställde slutar. Avsätt tid för mottagande med presentation av anläggning och personal. En bra grund för anställningen är ett introduktionsschema för inblick i ridskolans alla områden samt en personalhandbok med information om den anställdes rättigheter och skyldigheter under anställningens gång. Att utse en fadder från personalgruppen kan vara lämpligt, både för den nya medarbetaren men också för faddern som utvecklas av fadderrollen. Den nyanställde kan gå bredvid och lära sig ridskolans rutiner. Det är ypperligt att i början dra nytta av den nyanställdes färska ögon på verksamheten. Uppmana gärna till att komma med nya idéer och förslag på lösningar, den befintliga personalen kan ha blivit hemmablind och rutiner kan alltid förbättras.

6 Arbetsmiljö Som arbetsgivare är du skyldig att arbeta systematiskt för en god arbetsmiljö, såväl fysisk som psykosocial. Medarbetarna har också ett ansvar. Alla är en del av varandras arbetsmiljö och alla bidrar till den totala miljön. Det finns starka samband mellan god arbetsmiljö och prestation i arbetet, därför tjänar du på att aktivt arbeta för att skapa en god arbetsmiljö för dina medarbetare. Checklistor för att veta hur du gör rätt inom arbetsmiljöområdet kommer att finnas i pärmen. Utveckla Utvecklingssamtal Med ett utvecklingssamtal är syftet att ge feedback på utfört arbete och att planera för framtiden. Det är också ett tillfälle där medarbetaren i lugn och ro kan uttrycka egna tankar om sin egen prestation och om verksamheten. Det är viktigt att få med varje medarbetares kortsiktiga och långsiktiga mål. Genom att sätta ut tidsperioden mellan samtalen kommer målen bli enklare att uppnå, en gång per år är vanligt. Som chef bör du förbereda vilken återkoppling du ska ge, såväl positiva som utvecklingsbara saker. Tänk också ut ett antal viktiga frågor som du vill ha svar på, det kan handla om den aktuella medarbetarens uppfattning om sitt eget bidrag till verksamheten men också mer mjuka frågor som trivsel och samarbetsfrågor. För anteckningar under samtalet, spara och använd vid nästa samtal och för att planera utbildningar mm. Medarbetarenkät För att identifiera styrkor och svagheter hos dig som arbetsgivare kan du som ett komplement till utvecklingssamtalen låta medarbetarna fylla i en personalenkät anonymt. Du kan jämföra år från år och utvärdera vad som behöver förbättras samt vad ni lyckats med sedan sist undersökningen gjordes. Ta upp resultatet av undersökningen vid ett personalmöte och berätta vilka förbättringsåtgärder ni kommer att vidta. Ta förslagsvis även fram det positiva som framkom, sådant smittar inom gruppen! Kompetensutveckling Kompetensutveckling behöver inte innebära att skicka personalen på kurs, det kan likaväl handla om lärande i det dagliga arbetet. För att individens kunskaper ska komma till användning behöver medarbetaren ha egen vilja och ges möjlighet. Att skapa ett tillåtande klimat där idéer tillåts komma fram och där handlingskraft uppmuntras är upp till dig som arbetsgivare. Då utnyttjar du bäst medarbetarnas kompetens.

7 Efter en period av individuella utvecklingssamtal har du god överblick över samtliga anställdas intresseområden, kunskaper och utbildningsnivå. Jämför kompetensöversynen mot verksamhetens mål och du ser behovet av utveckling för att nå dit. Fundera över om ni tillsammans har tillräcklig kompetens eller om något väsentligt saknas. Behöver fler utbildas externt inom något speciellt område? Kan ni lära av varandra i det dagliga arbetet? Någon av medarbetarna kanske kan dela med sig till de andra av värdefull kunskap, det får denne att växa också. Avslutningssamtal Ett samtal med den som slutar är bra för att utveckla verksamheten ytterligare, få reda på vad man är bra och dålig på och för att lära av sina misstag. När någon är på väg att lämna arbetsplatsen kan denne ofta vara än mer ärlig än annars. Om möjlighet finns är det bra om någon annan än den närmsta chefen håller i samtalet. Berätta vilken stor betydelse personens tankar kring verksamheten har och be personen vara öppen och konstruktiv. Ge gärna feedback på utfört arbete och några goda ord på vägen för ett bra avslut. Tänk på att personen som ska avsluta sin anställning helst ska tala gott om sin gamla arbetsplats. Behovet av vikarier är ofta stort, en god relation med den som slutar betyder kanske en ytterligare vikarie när det kniper!

8 NÄSTA STEG ETT HR NÄTVERK På grund av det stora intresset för personalfrågor som årets projekt väckt i branschen, startar HR Ridsport nu ett nätverk för arbetsgivare och personalansvariga på ridskolor. Syftet med nätverket är att deltagarna kontinuerligt skall utvecklas i sin arbetsgivarroll och genom sin personal skapa en livskraftig ridskola. MEDIA Det har varit ett stort intresse kring projektet och det har blivit omskrivet i tidningen Häst & Ryttares augustinummer och i Tidningen Ridsport nr. 23/2008 samt Tidningen Ridsports webbsida Projektet är finansierat av Jordbruksverkets satsning 2008 på Livskraftigt hästföretagande. Projektgenomförare: Veronika Löfström HR Ridsport veronika@hrridsport.se