UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSPLANEN 2014

Transkript

1 UPPFÖLJNING AV VERKSAMHETSPLANEN 2014 Gemensamma förvaltningen DATUM: December 2014 BESLUTAD AV: Jörgen Tholin KONTAKTPERSON: Johan Johansson

2 GEMENSAMMA FÖRVALTNINGEN Mål och aktiviteter 2014 Detta har vi gjort och uppnått Mål 1. Gemensamma förvaltningen skapar goda förutsättningar för att Vision 2020 uppnås. Dialogen med verksamheten och enheterna har ytterligare systematiserats, och vid behov intensifierats, dels mot bakgrund av den analys som är gjord i förvaltningens mötesöversyn, dels mot bakgrund av resultatet i GF-enkäten och statistikuppgifter för de olika supportfunktionerna. Påbörja arbetet med att genomföra verksamhetsförändring inom Gemensamma Ökad kommunikation och dialog med universitetsledningen via områdesnivån har skapat tydligare avstämningar. Samtliga enheter inom GF som ger stöd i internationaliseringsarbete har samlats och tagit fram en gemensam aktivitetsplan. Beslut har fattats kring ansvar- och samarbetsformer samt om tidpunkter för genomförande under En förstudie har tagits fram kring en enkel väg in till Gemensamma förvaltningen. Gemensamt ärendehanteringssystem har implementeras inom flera funktioner. Ett arbete har startat för att utveckla universitetets webb. Översyn av organisatoriska enheter har genomfört har genomfört i syfta att skapa ett effektivt arbetssätt. Genomlysning av olika finansieringsmodeller för gemensamma förvaltningen har genomförts. Ökat samarbetet med Chalmers inom flera områden tex IT. Fler utredningar har initierats för utökat samarbete samarbeten Inom området för administrativt stöd har personalenheten och miljöenheten informerat personalorganisationerna om verksamhetsförändring. Personalenheten har även förhandlat 2 (25)

3 förvaltningen. verksamhetsförändringar. Nya förutsättningar, exempelvis regeringsbeslut om att SSC ska tillhandahålla löneadministrationen för statliga myndigheter, påverkar planeringen. Likaså har trycket på supportfunktionen 4040 inneburit att planerade besparingar har skjutits upp. Inom området för infrastrutkurstöd har en sourcingstrategi beslutats för området och två piloter har genomförts. Planering av en ny enhet med fastighet och campusnära tjänster är påbörjad. Rekrytering av ny enhetschef pågår. Konsekvenserna av lokalutredning diskuteras och planeras. Projektet en enkel väg in pågår inom området. Inom området för verksamhetsstöd är verksamhetsförändringar genomförda vad gäller utbildningsenheten, forsknings- och innovationskontoret och international center. Kommunikationsenheten har informerat personalorganisationerna om verksamhetsförändring. En särskild utredare är engagerad för att arbeta fram ett förslag på nytt arbetssätt för att bedriva studievägledning som ska införas under Det har genomfört informationsmöte med administrativa chefer om nytt sätt att arbeta med studievägledningen. Det finns en plan för det fortsatta arbetet under våren Det har genomförts en omfördelning av arbetsuppgifter inom international center till följd av beslutade besparingar. Genomlysningen av GF:s stöd i internationaliseringsfrågor går mot sitt slut. En del frågor kvarstår kring omfattningen av det ledningsstöd som enheten tillhandahåller. Det pågår diskussioner och utvecklingsarbete vad gäller om ansvarsfördelningen mellan international center, fakulteter och institutioner rörande vissa internationaliseringsfrågor. Enheten för analys och utvärdering har inkorporerats i Forsknings och innovationskontoret. Utveckling och marknadsföring av analys och utvärderings beställarorganisation mot GUs centrala beredning- och beslutsorgan samt ledning för en behovsinventering av möjliga uppdrag. 3 (25)

4 Utveckla formerna för en effektiv och systematisk dialog mellan Gemensamma förvaltningen, fakulteterna, institutionerna och de nationella enheterna. Enheterna inom området för administrativt stöd håller fortlöpande informationsträffar inom sina sakområden riktade till berörda funktioner. Det finns en ökad efterfrågan på direktriktade informationsmöten med fakultetsområden och/eller enskilda institutioner. Personalenheten har haft dialogmöten med anledning av RALS och har skapat beredningsgrupp för HR-frågor. Områdeskansliet har tillsammans med universitetsledningens stab arbetat fram ett förslag på en plan/innehåll för möten med de nationella enheterna. Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd har genomfört öppet hus för >50 GUDOKsamordnare. Arkivsamordnarna har fått ett nätverk och genomgått utbildning. Inom området för infrastruktur är strategiskt IT-forum är på plats och utvecklas kontinuerligt. Implementering av ett strategiskt FM- fora pausade pga av lokalutredningen. Operativa campusfora har kommit igång Inom området för verksamhetsstöd har det beslutats att inrätta en samordningsgrupp i internationaliseringsfrågor bestående av representanter för relevanta enheter inom GF. International center har genomfört platsbesök hos prefektråd med information om finansieringsmöjligheter av internationella utbildningsprojekt. Möten i syfte att lansera det nya Erasmusprogrammet har hållits med universitetets studievägledare och Erasmuskoordinatorer. Det har tillsats en arbetsgrupp med representanter för international center och utbildningsenheten i syfte att ta fram en handläggningsordning för gemensamma examen. Studieadministrativ handbok i det närmaste klar att läggas ut på hemsidan och planering för uppstart av utbildning utifrån denna påbörjad. Inom utbildningsområdet har det även genomförts utökad service inom Ladok och Gubas genom att införa funktionstelefon med support på fast telefontider. Det har tagits fram och presenterat ny form för samarbete mellan kommunikationsenheten 4 (25)

5 och fakulteter/institutioner i enlighet med GU förnyas. Kommunikationsenheten har i dialog med utbildningsenheten tagit fram förslag till ansvarsfördelning för studentrekrytering. Initiera ett arbete för att säkerställa att ett professionellt bemötande genomsyrar Gemensamma förvaltningens arbetssätt. Inom området för administrativt stöd och ekonomienheten sker internutbildning av personal i den områdesgemensamma supporten. Personalenheten har startat ett förbättringsarbete vad gäller kommunikation och förhållningssätt, att vara rådgivande till verksamheten samt vara arbetsgivarföreträdare. Miljöenheten har reducerat dokumentationskrav, kravspecifikation och förenklat ledningens genomgång. Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd har färdigställt en handbok för registratorer för att skapa gemensamt arbetssätt. Vid området för verksamhetsstöds enheter har resultatet av GF enkäten diskuterats och bemötandefrågor diskuteras kontinuerligt. Vid enhetsinternat och samband med arbetet med enhetens HP/VP har enhetens arbetssätt diskuterats och då har bemötandefrågorna ingått som en integrerad del. Vid utbildningsenheten genomför ett internt arbete med att utveckla verksamheten via ett värdegrundsarbete och verksamhetsidé. Vid området för infrastruktur har resultatet från GF-enkäten diskuterats och analyserats och en handlingsplan ska tas fram. Aktiviteter som inspirationsdagar på temat professionellt bemötande är planerat inom området och det finns planer för en nöjd-kundindex där IT enheten utgör pilot. Utveckla formerna för samarbete över områdes- och enhetsgränser för ett kostnadseffektivt arbetssätt och en effektiv och flexibel organisation. Området för administrativt stöd och området för infrastrukturstöd har utvecklat samarbetet under året i syfte att kommunicera som en röst. Ekonomienheten har fortlöpande möten med område för verksamhetsstöd, Forsknings- och innovationskontoret, International center. Inom ramen för den samlade årsuppföljningen sker en bred samverkan mellan enheter och områden. 5 (25)

6 Personalenheten ingår i samverkan med området för verksamhetsstöd inom ramen för arbetet med GF:s stöd i internationaliseringsarbetet. Miljöenheten ingår i en hållbarhetsgrupp för byggprojektfrågor. Beslut om att HR-stödet till GF förstärks och flyttas till områdena har fattats. Inom området för verksamhetsstöd har STIG implementerats inom utbildningsenheten. Utbildningsenheten har även genomfört dialoger med administrativa chefer och det har genomfört sektionsöverskridande aktiviteter för att underlätta kontaktvägarna inom enheten. Utbildningsenheten och Serviceenheten/servicecenter samarbetar kring verksamhetsförändring av studievägledningen. Båda enheterna ingår också i GU.adm. Handläggargruppen för fakulteternas internationella koordinatorer har utökats med representanter från kommunikations- och utbildningsenheten. En representant från Gästservice ingår sedan tidigare. Påbörjat dialoger dels inom GF dels med kommunikatörer och ledningsgrupper på fakultets- och institutionsnivå för att klargöra ansvarsfördelning och utveckla samarbete som bidrar till att skapa en väl fungerande kommunikationsfunktion. Inom området för infrastrukturstöd pågår aktiviteter för att utveckla det interna arbetet tex genom campusservice stafettbesök. Inom området pågår även ett utvecklingsarbete i samarbete med Chalmers i syfte att skapa kostnadseffektiva tjänster. Projekt/processkontoret medverkar i olika projekt/aktiviteter inom samtliga områdena. Mål 2. Gemensamma förvaltningen kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö. Områdena har organiserat arbetsmiljö- och likabehandlingsgrupp (ALG) där chefer, arbetsmiljöombud och likabehandlingsombud samverkar och säkerställer att handlingsplaner för arbetsmiljö respektive jämlikhet- och likabehandlingsfrågor efterlevs. Medarbetarna har vid upprepade möten medvetandegjorts rörande målet och betydelsen av allas delaktighet i detta arbete. Kompetensutveckling bla i medarbetarsamtal har genomfört för chefer på olika nivåer inom GF 6 (25)

7 Vidareutveckla Gemensamma förvaltningens systematiska kvalitetsarbete. Kvalitetsarbetet bedrivs som en ständig förbättring och genomgång av befintliga processer och rutiner. Processkontoret har fungerat som stöd i det arbetet. Enhetsaudit har genomförts vid personalenheten och ekonomienheten under 2014 och vid enheten för arkiv och registratur under Inom området för administrativt stöd har kvalitetsarbetet följs upp, både via den årliga EA-värderingen och via granskningar från Riksrevisionen och via samverkan med Internrevisionen. Riksarkivet har inspekterat universitetets arkiv och det har genomförts extern miljörevision för omcertifiering. Inom området för verksamhetsstöd har det genomförts audits vid international center, utbildningsenheten och kommunikationsenheten. Forsknings- och innovationskontoret ingår i GULadm, benchmarking mellan UU, LU och GU kring adm. stöd för forskningsfinansiering, affärsjuridik och innovation/nyttiggörande. Vid området för infrastruktur har det genomförts audits vid serviceenheten och fastighetsenheten. GF-enkäten bryts ner på områdesnivå och omvandlas till aktiviteter. Utveckla arbetsmiljöarbetets systematik och kvalitet. Det har tagits fram och fastställts en arbetsmiljöpolicy för GF samt handlingsplaner för områdenas arbetsmiljöarbete och likabehandlingsarbete. ALG har konstituerats och haft två möten under hösten. Utbildningsdag för samtliga ALG på GF är planerad till feb Området för administrativt stöds kansli har tagit fram hjälpsamma frågor för psykosocialt arbetsmiljöarbetet alla chefer vid GF. Det har genomförts en fysisk arbetsmiljörond på Vasag 33. slutmätning av inomhusmiljön på Vasag 33 har genomförts och föranleder inga ytterligare åtgärder. På grund av lokalsituationen har ett intensivt arbete pågått med att identifiera lokalbehoven i framtida lokaler. Inom området för verksamhetsstöd genomförs täta dialoger med AMO. Genomförda/planerade arbetsmiljöronder enligt fastställd HP. Arbetet pågår enligt GFs- 7 (25)

8 arbetsmiljö policy. Arbetsmiljöronder har genomförts. Genomföra utbildningsinsatser för att höja chefernas kompetens att genomföra kvalitativa medarbetarsamtal. Skapa hållbara organisatoriska arbets- och verksamhetsenheter inom Gemensamma förvaltningen. Enhetschefer, sektionschefer och sektionsledare har deltagit i för GF gemensamt anordnad utbildning. Genomförd ledarskapsutbildning för enhets- och sektionsledare vid utbildningsenheten. Enhetschefer vid kommunikationsenheten och international center genomgår CUPutbildning Inom personalenheten och ekonomi enheten pågår arbete med analys och värdering av befintlig organisation, som grund för verksamhetsförändring. Personalenheten har tagit fram en tvåårsplan för att höja HR-kompetensen inom enheten. Enheten för myndighetsoch utvecklingsstöd är nybildad och har i uppdrag att ta fram hp/vp 2015 under Q Miljöenheten arbetar med sitt verksamhetsförändrings-förslag inför Inom området för verksamhetsstöd är integrering av analys och utvärdering till forskningsoch innovationskontoret verkställd. Även fysisk flytt till Erik Dahlbergsgatan (från Studenternas hus) sker i slutet av december. Verksamheterna inom kommunikationsenheten och forsknings- och innovationskontoret har organiserats i team. Nytt arbetssätt och byte av namn på sektionen för studentstöd. Ny enhet bildas inom området för infrastrukturstöd som omfattar fastigheter, campusservice och lokalvård. 8 (25)

9 OMRÅDET FÖR ADMINISTRATIVT STÖD Mål och aktiviteter 2014 Detta har vi gjort och uppnått Mål 1. Varje medarbetare inom Området för administrativt stöd har Gemensamma förvaltningens verksamhetsidé som ledstjärna för sitt arbete. Ytterligare utveckla och anpassa den sammanhållna supportfunktionen enligt Göteborgs universitets nya administrativa organisation. Genomföra enhetsvisa workshops i hur Gemensamma förvaltningens verksamhetsidé ska utgöra ledstjärna för både det individuella och det gemensamma arbetet. Mål 2. Området för administrativt stöd utmärks av en systematisk dialog med kärnverksamheten utifrån ett gemensamt intresse av att stärka samarbetet och bidra till realiseringen av Vision Områdets olika uppdrag vad gäller stöd, service, samordning och myndighetsuppgiften samt att vi ska skapa förutsättningar för att realisera målen i Vision 2020 har tydliggjorts. Uppföljning har gjorts och besök och diskussioner har genomförts med några institutioner när det gäller supporten. Supporten (4040) har minskat sitt öppethållande from 1/ Fortfarande kommer, avseende ekonomienheten och personalenheten en alltför stor volym av dagliga telefonsamtal och mail från verksamheten. Arbete pågår med att förbättra webbinformation, främst inom personalenhetens frågeområde och myndighets- och utvecklingsstöd. Arbetet med att operationalisera detta har inte genomförts. Bakgrunden är en övergripande GF-diskussion angående hur strukturen för styrdokumenten på GF ska struktureras. Områdets enheter har utvecklat dialogen med kärnverksamheten (prefekter, dekaner). Enheterna håller fortlöpande informationsträffar inom sina sakområden riktade till olika berörda funktioner. Det finns en ökad efterfrågan på direktriktade informationsmöten med fakultetsområden och/eller enskilda institutioner. Personalenheten har haft dialogmöten med anledning av RALS och har skapat beredningsgrupp för HR-frågor. Miljöenheten träffar institutionerna löpande. Områdeskansliet har tillsammans med universitetsledningens stab arbetat fram ett förslag 9 (25)

10 på en plan/innehåll för möten med de nationella enheterna. Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd har genomfört öppet hus för >50 GUDOKsamordnare. Arkivsamordnarna har fått ett nätverk och genomgått utbildning. Ytterligare utveckla och anpassa den sammanhållna supportfunktionen enligt Göteborgs universitets nya administrativa organisation. Enheterna ska identifiera, prioritera och genomföra arbetsuppgifter och verksamhet utifrån den universitetsgemensamma handlings- och verksamhetsplanen. Uppföljning har gjorts och besök och diskussioner har genomförts med några institutioner när det gäller supporten. Supporten (4040) har minskat sitt öppethållande from 1/ Fortfarande kommer, avseende ekonomienheten och personalenheten en alltför stor volym av dagliga telefonsamtal och mail från verksamheten. Arbete pågår med att förbättra webbinformation, främst inom personalenhetens frågeområde och myndighets- och utvecklingsstöd. Ekonomienheten samverkar med universitetsledning och vicerektorer för att identifiera behov av strategiska satsningar inom ramen för disposition av anslag. Personalenheten samverkar med universitetsledning kring framtagande av HR-strategi samt utifrån ett tydligt arbetsgivarperspektiv utforma, utveckla, kommunicera och implementera processer, rutiner och regelverk inom HR-området. Miljöenheten har tagit fram fakultetsspecifika webbaserade verktygslådor för hållbar utveckling för lärare i samarbete med fakulteterna, GMV och Utbildningsnämnden. Mål 3. Området för administrativt stöd kännetecknas av ett professionellt bemötande och ett modernt arbetssätt med en god och tydlig servicenivå. Ytterligare utveckla och anpassa den sammanhållna supportfunktionen enligt Göteborgs universitets nya Inom ramen för supporten 4040 har området arbetat löpande med bemötandefrågorna. För att ge gemensamma svar har området arbetat med att utveckla en handbok. Supportens tillgänglighet/öppethållande har anpassats utifrån diskussioner om analys av servicenivå relativt GU-förnyas. I områdets likabehandlingsplan föreslås skrivning om policy för hur vi tidsmässigt ska lägga möten för att möjliggöra flexibilitet för medarbetarna. Uppföljning har gjorts och besök och diskussioner har genomförts med några institutioner när det gäller supporten. Supporten (4040) har minskat sitt öppethållande from 1/ Fortfarande kommer, avseende ekonomienheten och personalenheten en 10 (25)

11 administrativa organisation. Genomföra enhetsvisa workshops kring professionellt bemötande, modernt arbetssätt samt god och tydlig servicenivå. Mål 4. Området för administrativt stöd karakteriseras av ett systematiskt och kvalitetsdrivet arbetsmiljöarbete. alltför stor volym av dagliga telefonsamtal och mail från verksamheten. Arbete pågår med att förbättra webbinformation, främst inom personalenhetens frågeområde och myndighets- och utvecklingsstöd. Området har inte arbetat övergripande med denna fråga. Begreppen behöver förtydligas ytterligare utifrån ett GF ledningsperspektiv för att bli tydligt styrande på enhetsnivå. Organisationen ska präglas av kvalitativt arbete som i sin tur leder till en inspirerande arbetsmiljö och vice versa. Detta är ett omfattande och nödvändigt ömsesidigt beroende (kvalitet-arbetsmiljö)arbete som måste bedrivas på alla nivåer och i flera riktningar för att skapa mening hos såväl medarbetare som ansvariga chefer. ALG har konstituerats och haft två möten under hösten. Utbildningsdag för samtliga ALG på GF är planerad till feb Frågor har rests kring ALG kontra LAMK samt sammansättning av densamma. Områdeskansliet har tagit fram hjälpsamma frågor för psykosocialt arbetsmiljöarbetet alla chefer vid GF. Fysisk arbetsmiljörond har genomförts på Vasag 33. Slutmätning av inomhusmiljön på Vasag 33 har genomförts och föranleder inga ytterligare åtgärder. På grund av lokalsituationen har ett intensivt arbete pågått med att identifiera lokalbehoven i framtida lokaler. Kvalitetsarbetet följs upp, både via den årliga EA-värderingen och via granskningar från Riksrevisionen och via samverkan med Internrevisionen. Kvalitetsarbetet bedrivs som en ständig förbättring och genomgång av befintliga processer och rutiner. Processkontoret har stöttat vid både ekonomienheten, personalenheten och områdeskansliet. Enhetsaudit har genomförts vid personalenheten och ekonomienheten under 2014 samt arkiv och registratur under Extern miljörevision för omcertifiering, genomgång av 11 (25)

12 tre års resultat, har genomförts. Ytterligare utveckla och anpassa den sammanhållna supportfunktionen enligt Göteborgs universitets nya administrativa organisation. Enheterna inom området ska i större utsträckning bereda frågor och ärenden tillsammans och gemensamt. Uppföljning har gjorts och besök och diskussioner har genomförts med några institutioner när det gäller supporten. Supporten (4040) har minskat sitt öppethållande from 1/ Fortfarande kommer, avseende ekonomienheten och personalenheten en alltför stor volym av dagliga telefonsamtal och mail från verksamheten. Arbete pågår med att förbättra webbinformation, främst inom personalenhetens frågeområde och myndighets- och utvecklingsstöd. Frågor kring pensioner bereds gemensamt av personalenheten och ekonomienheten, likaså diskussion om avsatta medel till kompetensutvecklingsinsatser Genom bildandet av enheten för myndighets- och utvecklingsstöd förs förvaltningsjuridik och frågor om dokumenthantering samman. GURIA är ett gemensamt projekt för miljöenheten, personalenheten och fastighetsenheten. Enheten för myndighets- och utvecklingsstöd har haft möte med examenshandläggare och inköpssamordnarna ang arkivering. Allt systematiskt kvalitetsarbete ska innebära möjlighet till en förbättrad arbetsmiljö. Miljöenheten för en kontinuerlig dialog med de externa revisorerna i syfte att förbättra revisionsarbetet. Arbetsmiljöfrågor har uppmärksammats i relation till upplevd ökad arbetsbelastning och stress. Ett antal åtgärder har vidtagits. En gemensam GF-dag med temat Återhämtning har kommit som förslag från LAMK X. 12 (25)

13 OMRÅDET FÖR VERKSAMHETSSTÖD Mål och aktiviteter 2014 Detta har vi gjort och uppnått Mål 1. Området för verksamhetsstöd bidrar till att öka den externa forskningsfinansieringen och säkerställer en kvalificerad infrastruktur för kvalitetsdriven forskning. Vidareutveckla ett effektivt administrativt stöd till forskare vid koordinering och utformning av forskningsansökningar, projektstöd, uppsökande verksamhet för att stimulera forskargrupper att söka externa medel (fokus på strategiskt viktiga nationella ansökningar för universitetet och internationella forskningsfinansiärer, till exempel inom EU och NIH). Bidra till utveckling av verktyg för att kunna identifiera starka och svaga forskningsmiljöer. Ta fram policy, regelverk och plan för finansiering av fakultets- och lärosätesövergripande forskningsinfrastruktur. Administrativt stöd till forskningsansökningar har bl.a. resulterat i två anslag från VR för int rekryterade framstående forskare (Lappin, Russel) på 189 mnkr, anslag på 620 mnkr för Wallenberg Centre of Molecular and Translational Medicin at the University of Gothenburg, 3 Wallenberg academy fellow ca 20 mnkr och 5 beviljade KAW-projekt för 165 mnkr. Policy för forskningsinfrastruktur har beslutats och implementerats och kartläggning av existerande forskningsinfrastruktur genomförts. Rekrytering av ny forskningsrådgivare och ekonom har slutförts. Handläggningsordning för Horizon2020 har beslutats av rektor. Universitetets hantering av ansökningssystemet PRISMA har utarbetats och administrerats tillsammans med ekonomienheten. I dialog med vice rektor har området valt att inte utföra några aktiviteter under Noteras kan att vi haft en diskussion i Rektors Forskarråd. Policy för forskningsinfrastruktur har beslutats av rektor och implementerats. Policy för forskningsinfrastruktur har beslutats av rektor. Ansökningar till rektor om att upprätta universitetsgemensam forskningsinfrastruktur har inkommit och handläggs. 13 (25)

14 Utarbeta en strategi för forskningskommunikation Diskussioner om mål med forskningskommunikationen i relation till Vision 2020 förs inom kommunikationsenheten. Diskussioner med fakulteter om pressfunktionen har påbörjats. Ett utvecklingsarbete har genomförts tillsammans med Statsvetenskapliga institutionen. En PM som beskriver inriktningen och prioriteringar för forskningsdialog är framtaget och presenterat för ledningen. Ett arbete med att ta fram förslag till utveckling av pressfunktionen är påbörjad. Samarbete med medieteknik har intensifierats. Implementera ny policy och regelverk för centrumbildningarna som instrument för samverkan över gränserna. Ge stöd i arbetet med att utarbeta handlingsplan för utveckling av forskning inom utvalda globala utmaningar. Mål 2. Området för verksamhetsstöd bidrar till en kvalificerad infrastruktur för utbildning och verkar för en kvalitetsdriven utbildning som förnyar. Tydliggöra roller och skapa en struktur för support för antagning, examen och studieadministrativa system. Utveckla nya och vidareutveckla befintliga webbplatser för Utbildningsnämnden, för doktorandportalen, för utbildningsrelaterat samarbete mellan Göteborgs universitet och Chalmers samt för Flertalet ansökningar om centrumbildning har inkommit. Policy och regelverk har använts för beredning till rektor. Förslag på konkret satsning för UGOT Challenges har utarbetats tillsammans med vicerektor för forskning. Utlysning av medel inom UGOT Challenges resulterade i 103 stycken intresseanmälningar. Hantering av ansökningar för steg 1 inkommer 16 december. Utveckling av system för individuell studieplan (ISP) för att kvalitetssäkra rättssäkerhet vad gäller doktoranders utbildning, och att stödja uppföljning och utvärdering av utbildning på forskarnivå. Genomfört utökad service inom Ladok och Gubas genom att införa funktionstelefon med support på fasta telefontider. Utvärdering av utökad support inom Ladok och GUBAS påbörjad. Webgrupp bildad och uppstart kring en uppstramning av UEs hemsidor har påbörjats. Utbildningsenheten arbetar aktivt med websidorna och i samarbete med Kommunikationsenheten. 14 (25)

15 Teacher support och Student support. En förbättring och utveckling av den digitala kommunikationen Studentportalen vad gäller både, innehåll och struktur är genomförd. Avtal med Chalmers om studentutbyte uppskjutet till Utveckla en struktur för återkommande uppföljning av tidigare studenters (från samtliga tre utbildningsnivåer) arbetsmarknadsetablering och deras studieerfarenheter. Påbörjat informations och kommunikationsarbete kring förändrat stöd och nya möjligheter för återkommande uppföljning av alumner. Påbörjat identifiering och utveckling av kommunikationskanaler till potentiella uppdragsgivare. Tagit fram grundläggande information om kostnader och tillvägagångssätt för uppdragsbeställningar av analys och utvärdering. Arbete pågår med att ta fram förteckning över vilka tjänster som kan erbjudas. Ett arbete med att se över hur GU följer upp inresande utbytesstudenters erfarenheter har inletts. Utveckla ett stöd för institutionernas administration av utbildning på forskarnivå samt ge stöd till forskarutbildningsutskottet. Bidra till ökad internationell studentrekrytering. Påbörjat planering av en utbildning för utbildningsadministratörer. Systemstöd för individuella studieplaner (ISP) genomförd. Utbildningsenheten stärker stödet till forskarutbildningsutskottet genom samordning av personresurser. Ett pilotprojekt baserat på digitala kanaler för att profilera och marknadsföra GU i Kina har påbörjats. Sammanställning av GUs insatser centralt presenterat för ledningsrådet. Framtagande av koncept (berättelse, bildmanér och formgivning). IC har lett arbetet med att ta fram ett förslag om hur delar av medlen ur de Adlerbertska stiftelserna kan omvandlas till stipendier för tredjelandsstudenter. Förslaget har gått på remiss till fakulteter och stiftelsen för synpunkter. Ett förslag ligger för beslut hos rektor. 15 (25)

16 Utbildningsenheten medverkar tillsammans med international center i frågor som rör avgiftsstudenter. Skapa bättre organisatoriska förutsättningar som underlättar Joint Degrees på såväl avancerad nivå som utbildning på forskarnivå. En arbetsgrupp har tillsatts med representanter för IC och utbildningsenheten i syfte att ta fram en handläggningsordning för gemensamma examen. Medverka i en internationell organisation Egracons. Country Report sammanställd och presenterad vid NUAK. Samarbetspartners och behov av Joint Degrees är identifierade. Fortsatt kontinuerligt arbete på nationell nivå med betyg i internationella perspektiv. Verka för fler avtal inom Erasmus+ samt genomföra en översyn av utbytesavtal på samtliga nivåer med syfte att identifiera strategiska nyckelpartners vars samarbetsavtal ska fördjupas och fokuseras. Aktiviteter inför det nya Erasmusprogrammet har genomförts. Stöd har getts till institutionerna i samband med avtalsförnyelser. Under året har det genomförts ett arbete för att se över utbytesavtalen. Samarbete med Universitetsbiblioteket med syfte att para avtalsöversynen med en sampubliceringsanalys i syfte att se hur samspelet mellan utbildnings- och forskningssamarbeten ser ut. Diskussioner på temat har förts i handläggargruppen. Mål 3. Området för verksamhetsstöd erbjuder ett kvalitativt stöd för nyttiggörande av forskning och hantering av kunskapstillgångar och utgör den centrala noden för innovationsstödjande verksamhet. Fyra innovationsrådgivare och en affärsjurist har rekryterats. Kurser för nyttiggörande & kommersialisering har givits både inom och utanför universitetet. Vision2020-seminarier har genomförts om forskning och nytta samt det Vinnovafinansierade projektet Knowledge Management Platform slutförts. Ca 3 mnkr i verifieringsbidrag har tillsammans med GU Holding beslutats om och utbetalts för stöd till nyttiggörande av forskares idéer. Flertalet analyser av forskargruppers kunskapstillgångar har genomförs och arbete med sociala innovationer har inletts med GPCC. Två univ.gemensamma ansökningar för strategisk utveckling av samverkan och verifiering har beviljats (ca 7 16 (25)

17 mnkr). Vidareutveckla genomtänkt forskningskommunikation för att öka kännedomen om universitetet samt bidra till att skapa, vårda och utveckla goda relationer med omvärlden. Det har genomförts en nulägesanalys av forskningskommunikationsaktiviteter. Diskussioner inom kommunikationsenheten samt dialog med vice- och prorektor om mål för aktiviteterna. Kontakter med Bok- och bibliotek samt med VGR om att utveckla framtida samarbete. Global Week har genomförts på temat Global hälsa. Medverkan från internationella forskare och företrädare för VGR m fl. Genomfört aktiviteter enligt plan; Vetenskapsfestivalen, Almedalen, 8mars, West Pride. Forskafredag. Genomfört löpande pressarbete. Utveckla verktyg, arbetssätt och aktiviteter för att stötta kompletta akademiska miljöer. Organisation med teamledare och innovationsrådgivare för innovationsgruppen har fastställt. Rekrytering av innovationsrådgivare. Dokumentation och kommunikationsmaterial om erfarenheter från det 5-åriga Vinnovafinansierade projektet Knowledge Management Platform har tagits fram. Projekt kring modeller att stödja sociala innovationer initierat. Slutrapport av KMP-projektet färdigställs. Genomföra kartläggning av universitetsgemensamma åtaganden i externa sammanhang kopplat till samverkan och utarbeta en plan för fortsatt deltagande eller avveckling. Genomföra utvärdering av verksamheten vid Jonsereds Herrgård. Arbetet kommer att påbörjas i april Styrgruppen ansvarar för utvärderingen. Området bidrar till utvärderingen genom att erbjuda stöd till en uppföljning av verksamheten. Ett förslag till handlingsplan är framtagen av medarbetare på enheten på uppdrag av 17 (25)

18 styrgruppen för verksamheten. Proaktivt arbete för kompletta akademiska miljöer med långsiktigt stöd i strategiska frågor kring forskningsfinansiering, nyttiggörande och samverkan. Bidra till att utveckla och tydliggöra universitetets ansvarstagande för hantering av intellektuella tillgångar på alla nivåer i linjeorganisationen. Utvalda forskningsmiljöer har genomgått en analys av kunskapstillgångar. Vision 2020-seminarium om samverkan har arrangerats den 26 mars. Nationell konferens om framtidens forsknings och innovationskontor har arrangerats i Göteborg. Fokus på samverkans- och nyttiggörandefrågor i div. chefs- och ledningsfora under våren, seminarier, workshops, Slutrapport för KMP-projektet innehållande förslag på hur universitetet kan utveckla sitt ansvarstagande. Utveckla samverkansformer mellan Forsknings- och innovationskontoret och Innovationskontor Väst. Ta fram en plan för det universitetsgemensamma arbetet med samverkansmötesplatser. Mål 4. Området för verksamhetsstöd karakteriseras av ett systematiskt och kvalitetsdrivet arbetsmiljöarbete. Framtagande av en arbetsmiljöpolicy och Beslut om finansiering av lokal innovationsrådgivare har implementerats och separata möten med ledningen för IKV har genomförts. Gemensam erfarenhetskonferens. Diskussion och förslag till departementet angående framtida resurstilldelning för Sveriges innovationskontor Genomgång och förslag till ansvarsfördelning samt vilka samarbeten som bör prioriteras har genomförts av kommunikationsenheten och forsknings- och innovationskontoret. Arbetsmiljö- och likabehandlingsgruppen inom området har kommit igång med sitt arbete och bland annat tagit fram en handlingsplan för jämställdhet och likabehandling. Forsknings- och innovationskontoret har varit projektledare för GUL-Adm, dvs benchmarking med LU, UU inom adm. stöd för forskningsfinansiering, affärsjuridik och innovation/nyttiggörande. Framtagande av en arbetsmiljöpolicy och handlingsplan för arbetsmiljö för området har 18 (25)

19 handlingsplan för arbetsmiljö för området. genomförts. Arbetsgrupp för arbetsmiljö- och likabehandlingsfrågor (ALG) har konstituerats och arbetsplan för HT 2014-VT 2015 tagits fram. Handlingsplan för jämställdhet och likabehandling har tagits fram för området. Verksamheterna har genomfört de åtgärder som fastställts för området; process och rutiner för möten med arbetsmiljöombud på enhetsnivå är implementerad. Åtgärder i form av utbildning, förbättrad fysisk arbetsmiljö och gemensamma aktiviteter är genomförda. Verka för att medarbetarsamtalen blir ett viktigt instrument för utvecklande av en inspirerande arbetsmiljö. Aktivt deltagande i GF-gemensam utbildningsaktivitet för chefer. Samtal om medarbetarsamtal i relation till kommande lönesättande samtal har inletts. Medarbetarsamtal och relation till psykosociala arbetsmiljöronder har diskuterats. Gemensam mall för innehåll i utvecklingsarbete har tagits fram inom UE. Skapa hållbara organisatoriska arbets- och verksamhetsenheter inom området. Integrering av analys och utvärdering till forsknings- och innovationskontoret verkställd. Fysisk flytt till Erik Dahlbergsgatan (från Studenternas hus) sker i slutet av december. Utveckla formerna för en kontinuerlig och systematisk dialog mellan Området för verksamhetsstöd och övriga Verksamheterna inom kommunikationsenheten och forsknings- och innovationskontoret har organiserats i team. Utreda arbetssätt för studievägledning samt utveckla sektionens inriktning till att stödja utbildningsnämnd och dess utskott. Nytt arbetssätt och byte av namn på sektionen för studentstöd. Ett kontinuerligt arbete pågår. Några exempel: Samarbetet med verksamheter kring utvecklandet av arbetssätt för studievägledning vid 19 (25)

20 områden inom Gemensamma förvaltningen, fakulteterna, institutionerna och de nationella enheterna. GU. Pågående dialog/samarbete mellan enheter inom området i frågor om studentrekrytering. Pågående dialog/samarbete över mellan GFs tre områden i frågor som rör internationalisering. Pågående dialog/samarbete över mellan GFs tre områden i frågor som rör kommunikation. Efter genomlysning av stöd i internationaliseringsfrågor inom GF har arbetsgrupp presenterat förslag till utvecklingsaktiviteter. Beslut har fattats om när dessa skall genomföras (och vilken enhet som ansvarar för arbetet) under I samband med detta har en samordningsgrupp inrättats. Initiera ett arbete för att säkerställa att ett professionellt bemötande genomsyrar områdets arbetssätt. Analys och utvärdering och forsknings- och innovationskontoret har genomfört en miniworkshop för att inleda vidare diskussioner kring vad ett professionellt bemötande kännetecknas av och hur det utvecklas inom verksamheterna. Det har genomförts ett intern arbete vid utbildningsenheten för att utveckla enhetens verksamhet via ett värdegrundsarbete, vision och verksamhetsidé. Gemensamma regler för enheten införda. På kommunikationsenheten fortsätter det påbörjade arbetet med att skapa en samsyn kring vårt uppdrag och vår roll inom GF, diskussioner gruppvis samt på gemensamma enhetsmöten. Ett antal ledord som skall känneteckna international centers arbetssätt har tagits fram i samband med arbetet med enhetens HP/VP. 20 (25)

21 OMRÅDET FÖR INFRASTRUKTURSTÖD Mål och aktiviteter 2014 Detta har vi gjort och uppnått Mål 1. Området för infrastruktur levererar kvalitativa och kostnadseffektiva infrastrukturtjänster som stödjer Göteborgs universitets vision, strategiska planer och mål. En tjänstekatalog för området är kommunicerad och implementerad En IT strategi och sourcingsstrategi är implementerad. Beståndet av bostäder till Studenter och gästforskare har ökat. Verksamhetsfora för IT och campus är på plats. Översyn av områdets organisation är genomförd och resulterad i ny struktur och arbetssätt. Etablera Welcome Services samt öka beståndet av bostäder till internationella studenter, gästforskare och andra internationella rekryteringar. Welcome Services. Den upphandlade relocation-tjänsten har utvärderats efter det första halvåret i bruk. Åtta institutioner hade använt sig av tjänsten, de flesta nöjda, några delar ska utvecklas. Fortsatt utveckling av övriga tjänster inom området i samarbete med övriga områden vid GF Bostäder. 34 nya bostäder har tagits i bruk under året. Diskussion pågår med Forsknings- och innovationskontoret om dimensionering av de behov som kommer att finnas från 2016 p g a den stora Life Science-satsningen med stor del internationell rekrytering. Projekt Vision 2020 Medicinareberget och försäljning av Studenternas hus möjliggör på 21 (25)

22 sikt tillgång till mer studentbostäder Utvecklat dialogen med fastighetsägare, Chalmers och andra aktörer i staden Ta fram och implementera en ny IT-strategi. Arbetet med att ta fram ny IT-strategi har slutförts. Implementering. Systemförvaltningsplaner håller på att sammanställas. Analys av samverkan/ samarbetes behov påbörjat. Samarbete med Göteborgsstad undersöks. Samarbete med Chalmers har intensifierats. Fortsätta att utveckla en förvaltningsorganisation som säkerställer att infrastrukturtjänsterna håller hög kvalitet, är kostnadseffektiva och förvaltas på ett funktionellt sätt. Sourcingstrategi. Fördjupad analys om sourcing-form för IT-support och konferensservice har påbörjats. Tjänstekatalog. Kommunicerad till verksamheten och uppdaterad på webben Studentservice. Beställare är identifierad och utvecklingsaktiviteter är påbörjade bla benchmarking med andra lärosäten Facility management och campusfora. Påbörjat men behöver utvecklas i linje med lokalutredningens förslag. Vidareutveckla systematiskt kvalitetsarbete inom området tillsammans med övriga verksamheter inom Gemensamma förvaltningen i syfte att utveckla områdets arbetssätt och organisation. Särskilt uppmärksamma återkopplingar från enhetsaudits och resultatet från Gemensamma förvaltningens enkät. Ny enhet. Planering av en ny enhet med funktioner strategiskt lokalförsörjning, campusservice, fastighetsfrågor och lokalvård. Påbörjat rekrytering av ny fastighetschef Nytt system. Risk, incident och avvikelse systemet GURIA är under införande Audits. Genomfört på serviceenheten och fastighetsenheten. Resultatet tas in i arbetssätt och i den nya organisationen. Enheterna jobbar med övrigt förbättringsarbete t.ex. Uppdaterar processbeskrivningar och gemensamma dokumentations-mappar. Styrdokument uppdateras IT- säkerhetspolicy framtagen. 22 (25)

23 Utvecklat systematik för minnesanteckningar för interna möten skrivs. GF-enkäten. Området för infrastruktur kommer att göra en egen analys av enkäten i december. Enheterna har jobbat med de öppna svaren och genomfört bla följande förändringar; Kraven på tillgänglighet har skärpts och IT-supportarbetet i tydliga verksamhetsnära arbetslag har sjösatts. Uppföljning och benchmarking kommer att utvecklas under vintern. Uppstyrning av förändringsprocessen för IT har fokuserats. Mål 2. Området för infrastrukturstöd erbjuder ett tjänsteutbud som genomsyras av en god och tydlig servicenivå som säkerställer samsyn kring utbud och leverans, bättre överensstämmelse mellan förväntan och leverans, leverans av rätt tjänst samt lättillgänglig service och likvärdigt stöd över hela universitetet. Fortsätta utveckla områdets tjänstekatalog. En tjänstekatalog för området är kommunicerad och implementerad på GU Verksamhetsfora för IT och campus är på plats. Genomfört kvalitets och förbättringsarbete inom bla IT-support och därmed ökat kundnöjdheten. Analyserat GF-enkäten på områdesnivå och startat förbättringsarbete. Arbetet med att kontinuerligt utveckla områdets tjänster och kommunikationen av tjänstekatalogen pågår. Områdesledningen har deltagit i verksamhetsdialoger med ekonomienheten och det pågår ett gemensamt projekt för att se över prissättning inom området. Uppdatering av områdets webbsida för tjänstekatalogen gällande tidplan och instruktioner för uppdatering av finansieringsnycklar. Några tjänster inom campusservice har reviderats avseende tjänstetyp inför BÅ Förslag på ny tjänst har tagits emot och utreds f n. Vid IT-enheten har uppföljning enligt ny struktur genomförts efter halvårsskiftet och ger avsevärt bättre precision inför budget Fördelning av användarsupport och innehåll har beslutats inför nästa år. Uppskjutet: revidering av tjänsten undervisnings-lokaler. Avvaktar 23 (25)

24 lokalkostnadsutredningen. Vid fastighetsenheten har det genomförts en uppföljning av rapport från E&Y kring hantering av lokalkostnader. Utveckla formerna för en kontinuerlig och systematisk dialog med universitetets alla verksamheter genom att etablera strategiska och operativa fora för områdets tjänster. Under året skedde förberedelser för att skapa ett FM-forum. Frågan bereddes t ex på administrativt chefsforum. I samband med lokalutredningens start fick området för infrastrukturstöd besked om att avvakta utredningens förslag. Campusfora (el. motsvarande mötesform) har startat vid samtliga campus. Strategiskt IT-forum är på plats och utvecklas kontinuerligt. IT-enheten genomför platsbesök för att kartlägga behov. Initiera ett arbete för att säkerställa att ett professionellt bemötande genomsyrar alla kontakter med verksamheten. Inspirationsdagen för alla medarbetare vid serviceenheten är planerad till januari Den är startskottet för en årscykel för verksamhetsutvecklingsarbete i medarbetargrupper. Temat är service och bemötande. IT-enheten fokuserar nöjd kund i alla kontakter och kommer att påbörja systematiska mätningar under Q Skapa förutsättningarna för att implementera konceptet en väg in för stöd och service genom att utveckla en gemensam supportprocess och tydliga kontaktvägar och därtill implementera ett nytt ärendehanteringssystem. Under senare delen av året har piloten inom ramen för Enkel väg in kommit igång vid Campus Lorensberg. Staben för infrastruktur leder piloten och verksamhet inom campusservice, servicecenter och IT ingår IT-enhetens personal delar ärenden i ärendehanteringssystemet STIG. Påbörjat ny teamindelning för att korta ledtiderna nära kund. Mål 3. Området för infrastrukturstöd kännetecknas av en inspirerande arbetsmiljö för såväl medarbetare inom infrastrukturområdet som EVI blir en del av webbprojektet Ett systematiskt arbetsmiljöarbete har implementerats. Ett samarbete med områdesledning, chefer och AMO är etablerat och pågår kontinuerligt. 24 (25)

25 för de verksamheter som vi ger stöd och service till. Kompetensutveckling av chefer i att hålla medarbetarsamtal har genomförts Områdets chefer på alla nivåer träffas regelbundet för att bla skapa samsyn kring värderingar, prioriteringar, arbetssätt och personalfrågor Utveckla arbetsmiljöarbetets systematik och kvalitet där arbetsmiljöronder kommer att prioriteras. Arbeta pågår enligt GF-policy. Träffar med AMO och chefer har skett vid ett par tillfällen i höst. AMO involverade i förändringsarbetet. Samtliga enheter och sektioner har under året arbetat systematiskt med arbetsmiljöronder och flera sektioner har tagit fram egna arbetsmiljöplaner Metodiskt arbeta med att öka samarbetet inom såväl området som med övriga Gemensamma förvaltningen och universitetet genom att särskilt uppmärksamma alla goda exempel av samarbeten. Campusservice genomför stafettbesök hos varandra Ekonomer på INFRA och ekonomienheten träffas mer regelbundet. Utvecklat samarbetet med andra områden och enheten för stöd internationalisering Utvecklat samarbetet med Chalmers med avseende på IT, tentamensservice, gästservice Skapa förutsättningar för medarbetare att känna stolthet i sitt arbete genom att konsekvent ge återkoppling på genomfört arbete. Samtliga chefer inom området ska delta i en medarbetarsamtalsutbildning i syfte att höja kompetens att genomföra medarbetarsamtal av hög kvalitet. Följer områdets årsplan för olika medarbetarsamtal. Återkoppling sker bla inom utvecklingssamtalet och lönesamtalet medarbetarsamtalet. Områdets chefer har i uppdrag på olika möten att lyfta fram goda prestationer Samtliga chefer inom området har deltagit i medarbetarsamtalsutbildning. 25 (25)