Mötesprotokoll. BLOF 1(5) Styrelsemöte Styrelsemöte. Karlsnäsgården, måndagen 22 okt 2012 kl

Transkript

1 BLOF 1(5) Mötesprotokoll Styrelsemöte Karlsnäsgården, måndagen 22 okt 2012 kl Närvarande Lennart Smedenmark ROK ordförande Jenny Håkansson Orion utbildning Anna Lilja-Rasmusson ROK kassör Åke Larsson Stigm ungdom Martin Söderberg Skogsf elit from 4 Lars Svensson OKV 87 tävling Frånvarande Claes Nedfors OK Dacke sekreterare Före mötet Annika och Bengt-Göran Frantz från BroSö OK hade anmält att de ville diskutera valet av 10 mars 2013 som tävlingsdag för DM ultralång. Denna fråga diskuterades under den inledande fikastunden. Ovanst datum har lagts in i tävlingsprogrammet av Anders Wetterling efter ett framkommet förslag. Om det inte ligger snö i markerna vid denna tidpunkt så är nog valet inte så tokigt ändå. Elitlöparna är som bäst tränade då så förhoppningsvis skulle dessa klasser bli bättre besatta än tidigare års tävlingar. Däremot kan de äldre avskräckas av den tidiga säsongspremiären. BroSö:s problem handlar inte så mycket om valet av tidpunkt utan mera om bristen på lämplig karta. De hade istället som förslag att lägga tävlingen hos FK Åsen i samband med Skånes Ultralång 25 aug. Helt nyligen har ROK:s tävlingshelg flyttats till denna tidpunkt så alternativet finns inte längre. Ryssberget är avlyst inför O-ringen 2014 så de ser en bättre lösning att BroSö arrangerar Vi rekommenderade dem att först undersöka om tävlingen kan arrangeras hos Stigmännen, i andra hand försöka byta med FK Vittus som står som arrangör för DM ultralång året därefter, nämligen Nästa ärende för BroSö är att de står som sammankallande i valberedningen. Vi gick igenom de val som står på tur. Ordf väljs på 1 år. Tre styrelseledamöter ska väljas. Avgående är Lars Svensson OK Vilse 87 och Claes Nedfors OK Dacke. Vi poängterade också vikten av att tillsätta vakansen som FK Vittus inte lyckats besätta. Antingen så hittar man en person i klubben eller så söker man i alla klubbar. I nuläget är uppdraget att täcka upp området naturpasset och motionsorientering. Denna funktion är dock inte nödvändig att hitta i just Vittus utan omstuvningar kan bli aktuell att göra i nuvarande styrelse om detta löser problemet. Genomgång av valen av övriga funktionärer gjordes också.

2 BLOF 2(5) Dagordning: 1 Mötets öppnande. 2 Dagordningen. 3 Föregående mötesprotokoll. 4 Blof-kalendern. 5 Rapporter/skrivelser. 6 Regionkonferensen. 7 Årets arrangemang. 8 Elitstöd Övriga frågor 10 Avslutning. Vid protokollet: Lars Svensson Justerat av:

3 BLOF 3(5) 1 Mötets öppnande. Mötet öppnades av ordförande som önskade alla välkomna. Lars valdes till sekr i Claes frånvaro. 2 Dagordningen. Dagordningen godkändes. 3 Föregående mötesprotokoll. Föregående mötesprotokoll godkändes och lades till handlingarna. 4 Blof-kalendern. Lennart skickar ut verksamhetsberättelse 2011 och verksamhetsplan 2012 som underlag för den nya utgåvan. Senast 31 dec ska rapporter komma in från de som brukar lämna bidrag, inkl budgetförslag från kassören. Martin ska summera Grand slam för årets DM. Årsmötet ska hållas 13 febr hos Stigmännen Karlshamns OK. 5 Rapporter/skrivelser. Lennart rapporterade att han är inbjuden till SOFT ordförandekonferens i Nacka nov. Inbjudan att medverka vid Blekinge IF:s vinterlägen på F jan har kommit. Åke meddelade att en preliminär anmälan gjorts med 20 ungdomar och 3 ledare. BIF har meddelat att deras Idrottsgala äger rum på Ronneby Brunn 1 febr. Nomineringar ska vara insända sen 31 dec. Någon inom orienteringen som kan föreslås kunde vi inte komma på. Ol-tävlingen Fyrklubbs i Skåne firar 75-årsjubileum nästa år. Enl arrangörerna har det kommit förfrågningar från klubbar i angränsande distrikt (däribland Blekinge) om att få delta. Styrelsen tog ett beslut om att överlåta till varje enskild klubb att avgöra om den vill delta på de premisser som arrangören medger. Jenny rapporterade att Lasse Greilert skickat mail till DF-en och larmat om de väldigt låga antalen deltagare som anmält sig till kommande utbildningar. Lennart har skickat vidare till klubbarna. Ett svar som inkommit, från Stefan Berlin Dacke, pekar på att utbildningar som upptar en hel helg är svåra att rekrytera deltagare till. Jenny menade att återkommande endagarsträffar har provats tidigare med onödigt tidsbortfall och fler resor som resultat. Jenny omtalade också att försök med en gemensam utbildningshelg över flera områden inom regionen borde testas. Jenny propagerade för att klubbarna måste ta sitt ansvar och anmäla deltagare till Blof-konferenserna senast 28 okt. Anmälan görs med inloggning i Eventor. (påminnelse inlagt på Blofs:s hemsida 23 okt, sekr:s anmärkning). Lars rapporterade att Tommy Eriksson meddelat vilka fyra arrangörer som får vara med och arrangera Silva League Startar i Finspång (långdistans) den 20 april

4 BLOF 4(5) och fortsätter med en sprint (Båstad) och en lång (Hallandsåsen) i Hjärnarps GH OL:s regi den april. Fortsätter med en sprint i Tranås 2 maj. Avslutningen blir sedan med 3 deltävlingar (sprint, medel och jaktstart medel) i Luleå maj. Lars meddelade att nästa års tävlingsprogram ligger för tryckning i Skogssportsbilagan. In i det sista ändrades ROK:s tävlingshelg från aug till aug, mest för att inte kollidera med GM på Gotland och bockajakten. Tävlingsprogrammet för 2014 ska läggas in i Eventor före 15 jan. Lars har nyligen uppmanat tävlingsansvariga att ta upp ärendet på agendan i klubbarna står Blekinge i tur att arrangera SSM. Bland tävlingsrapporterna saknas den för Vittuskaveln. Påminnelse har skickats till dem. Skogsfalken hade slagit ihop sina båda tävlingsdagar vid Falkdrevet, vilket skull ge dem en väsentligt större tävlingsavgift till Blof. Detta rättades till efter uppmärksamhet från Lars. Samtliga juryrapporter över hittills avverkade tävlingar har inlämnats. Martin berättade att ett av ärendena att diskutera på Blofs elitkonferens blir Baltic Junior Cup. Årets lösning med Niklas Nilsson som ansvarig har inte fungerat så bra. Informationen har kommit för sent och inte varit densamma till alla. Tävlingen har inte heller fått så hög prioritet utan ungdomar har prioriterat Daladubbeln före, också pga ovetskap om cupen. I årets tävling i Lettland okt blev bästa resultatet en 2:a plats i stafetten. Anna vill ha en lista över våra deltagare för fakturering. Martin lovade att räkna ut resultatet av Grand slam. Åke rapporterade att avslutningen av Blekingecupen och Ungdomsserien gick bra. Alla har fått sina priser nu och fakturorna för inköpet har kommit. Ronneby OK är ansvariga för samordningen av vinterlägret 2-5 jan. Anna berättade att hon inte gjort någon ekonomisk sammanställning inför kvällens möte. Det verkar som ungdomsverksamheten spräcker budgeten (enl mail senare under veckan så var det inte så allvarligt, sekr:s anmärkning). Taken måste justeras uppåt eller så måste klubbarna, som är ansvariga för delprojekten, styras upp hårdare i att bevaka kostnaderna för arrangemangen. Tex så har antalet ledare i relation till antalet ungdomar vid Hällevikslägret varit större än vid andra läger. Detta kan tas upp på ungdomskonferensen. Anna ska sammanställa ekonomin för ungdomsverksamheten för de senaste tre åren. 6 Regionkonferensen Regionkonferensen arrangerades 20 okt i Värnamo med Småland som värd. Lennart, Jenny och Åke deltog. Lennart medverkade i tävlingsgruppen. Programmet för sommartävlingarna 2014 delades ut av Nelking. Det finns även en version för Nelking hade även förslag på Skånes hela säsong Softs basprogram har många frågetecken fortfarande för Utbildning, motion och ordf bildade en gemensam grupp där Jenny deltog. Niklas Wrane Soft deltog här också. Det diskuterades bla om att formerna för motions-ol inte längre är så uppstyrda.

5 BLOF 5(5) Företagens personalförmåner skulle bättre kunna användas vid köp av träningsaktiviteter. Kanske läge att se över (sänka) medlemsavgifterna och införa träningsavgifter (som man kan få som personalförmån) och tävlingsavgifter. Jämför med Friskis och Svettis. Under utbildning diskuterades konceptet med utbildningshelg med någon intressant föreläsare. Temat skulle kunna vara tävlingsledareutbildning, speaker, banläggning, kartritning, bidragsformer, marknadsföring, workshop osv. Åke deltog inom kombinationen ungdom och elit. Åke informerade om de punkter som diskuterades. Man diskuterade: regionslägret i Örkelljunga, SSM hos Hjärnarp, GM i Boxholm, USM Bredaryds SOK, camp Kratov Orion, Baltic Junior cup, regionläger jun/sen och ev samordnad resa till Silva League-finalen. 7 Årets arrangemang Vi tog upp hur vi inom styrelsen ska utse Årets arrangemang. Kriterierna som ska användas är: uppfylla tävlingsregler och tävlingsanvisningarna, nytänkande, arena och miljö. Vi beslutade att ledamöterna till nästa styrelsemöte tar fram tre förslag vardera. Till hjälp kan jurybedömningarna vara. Jenny erbjöd sig att skanna rapporterna. (Kom på mail från Jenny 23 okt tillsammans med Vittuskaveln separat från undertecknad, sekr:s anmärkning). I framtida jurybedömningar ska vi även bedöma marknadsföringen till icke orienterare. 8 Elitstöd 2012 Martin har i tidigare mail till klubbarna informerat att ansökningar om elitstöd för 2012 ska vara insänt senast 1 dec. Ansökan har kommit från OK Skogsfalken om två resor för Johanna Erlandsson. Eftersom nästa styrelsemöte infaller 26 nov så uppmanades Martin att tidigarelägga tidpunkten till 15 nov. En enda aktivitet kan ev påverka ansökningarna efter detta datum. Får i så fall regleras separat. 9 Övriga frågor. Några övriga frågor förelåg inte. 10 Nästa styrelsemöte/avslutning. Nästa styrelsemöte är beslutat till 26 nov kl på Karlsnäsgården. Jenny har meddelat förhinder. Lennart förklarade mötet avslutat.