Final agenda - Student Union Council Meeting 6

Transkript

1 FINAL AGENDA FUM 6 18/ Speaker Presidium Final agenda - Student Union Council Meeting 6 Final Agenda to Chalmers Student Union s sixth council meeting, business year 18/19 Location: Kårrestaurangen, Johanneberg. Time: Wednesday 6 th March 2019, 18:00 Language: English (Primarily) Agenda (Föredragningslista) 1) Preliminaries (Preliminärer) a) Opening of the meeting (Sammanträdets öppnande) b) Electoral roll (Justering av röstlängd) c) Election of two adjusters, as well as tellers (Val av två justeringspersoner tillika rösträknare) d) Due announcement of the meeting (Sammanträdets behöriga utlysande) e) Approval of the agenda (Godkännande av föredragningslista) f) Co-option (Adjungeringar) g) Previous meeting minutes (Föregående mötesprotokoll) h) Follow-up of decisions (Uppföljning av beslut) 2) Messages (Meddelanden) a) Valkommissionens planering för rekrytering av representant i stiftelsens styrelse* 3) Resignations (Avsägelser) 4) Elections (Val) a) The student Unions members in högskolans styrelse (Kårens ledamöter i högskolans styrelse) (2) 5) Reports (Rapporter) a) VD-rapport till FuM 6 b) Rapport om kår- och sektionsavgiften c) Status report operational plan 18/19 d) Membership Survey * 6) Simple questions (Enkla frågor) 7) Interpellations (Interpellationer) 8) Propositions (Propositioner) a) Proposition 21 - Membership fees for autumn semester 2019 b) Proposition 22 - Determination of indicator values 2018/2019 c) Proposition 23 - Preliminary commission plan 19/20 9) Motions (Motioner) 10) Closing of the meeting (Avslutande) 1 av 2

2 FINAL AGENDA FUM 6 18/ Speaker Presidium Göteborg wednesday 27 th February 2019 Moa Ekdal Erik Higbie Speaker (Talman) Vice Speaker (Vice Talman) *observe that there is not any attachment for these items Attachments (Bilagor) 1. Decision log 2. VD-rapport till FuM 6 3. Rapport om kår- och sektionsavgiften 4. Status report operational plan 18/19 5. Proposition 21 - Membership fees for autumn semester Proposition 22 - Determination of indicator values 2018/ Proposition 23 - Preliminary commission plan 19/20 2 av 2

3 År När Beslut Kommentar Ägare Ansvarig Deadline Status avklarat 06/07 FuM /15 FuM /15 FuM7 FuM-ledamöter på ett lätttillgängligt sätt ges tillgång till FuM-relaterande dokuemnt, såväl arkiverade som aktuella. ålägga Kårstyrelsen att se över Kårledningens arbetsuppgifter och prioriteringar för att skapa en hållbar arbetsbelastning tillsammans med staben. Om arbetet rapporteras löpande till fullmäktige i Kårstyrelsens rapporter tills dess att en hållbar arbetsbelastning har uppnåtts. kårstyrelsen skall åläggas att ta upp en proposition om utredning om kårledning skild från kårstyrelsen vid FuM1 2020/2021. FuM Talman pågår ålägga kårstyrelsen att se över kårledningens arbetsuppgifter och prioriteringar för att skapa en hållbar arbetsbelastning tillsammans med staben. Översynen skall påbörjas vid årsskiftet och rapporteras löpande till fullmäktige. KS KO Pågår KO 2020/2021 pågår KS KS SO pågår 14/15 FuM8 FuM /16 FuM /17 FuM /17 FuM6 162 att Chalmers Studentkår skall sträva efter att bli kontantfri förutsatt att problematiken med betalning från de internationella studenterna löses. att Under verksamhetsåret 15/16 utvärdera den kontantfria verksamheten. att möjliggöra för kårens centrala verksamhet att bli helt kontantfri genom att investera maximalt kr i, och ta löpande kostnader för, ett kassasystem för kår- och kontokort. att till de två kårbilarna köpa in alkolås till en kostnad om maximalt 3500 kr inklusive moms förutsatt att de som tillhandahåller oss med bil tillåter det. att utreda förusättningarna för en bred implementation av alkolås inom kåren, för att därefter återkomma till FuM 3 med genomförbarhetsanalys och förslag på fortsatt handling i frågan. att göra riktlinjer för användandet av alkolås i kårbilarna. att lägga in kostnader presenterade i motionen till fastställande av verksamhetsåret 16/17:s slutgiltiga budget. att Kårstyrelsen åläggs att till de två centrala kårbilarna köpa in alkolås till en kostnad av maximalt kr inklusive moms, förutsatt att de som tillhandahåller oss med bilar tillåter det. att lägga in denna kostnad i budgeten för verksamhetsåret 16/17 under resultatenhet -10 Husansvarig. att arbetsgruppen för Kårhus på Landet under Emilias kårhus AB återrapporterar till FuM7 2016/2017 hur arbetet utvecklas KS Korrigerar beslut 230, FuM8 15/16 KS pågår pågår FuM Talman pågår KS pågår 16/17 FuM8 $229 att ge utrymme för en eller flera person er att, från och med avslutandet av fullmäktigesammanträde /2017 till och med den 30 juni 2019, utveckla och verkställa en hållbar, väl anpassad IT-lösning för kåren motsvarande en heltidsarvodering under två år (33% av gällande PBB/månad). Denna eller dessa personer är inte en del av kårstyrelsen eller kårens enheter, utan jobbar på projektbasis och rapporterar löpande till kårstyrelsen och kårens enheter i form av regelbundna möten. Denna/dessa personer arbetsleds alltså inte på daglig basis av ledamot av kårstyrelsen eller kårens enheter. att ålägga kårstyrelsen att ålägga "arbetsgruppen för ställningstagande av kårens IT" att skriva krav och ramar för vad som ska ske inom ramen för ovan nämnda arbete innan fullmäktigesammanträde /2017, som en del av sitt arbete inom påbörjade diskussioner. att ålägga valberedningen att valbereda personer enligt krav formulerade av "arbetsgruppen för ställningstagande av kårens IT". Detta kan ske från och med fullmäktigesammanträde /2017. Utlysande av uppdraget kan och bör göras så snart som möjligt efter avslutandet av fullmäktigesammanträde /2017. att fullmäktige genom detta beslut tar IT-situationen på största allvar och uppmanar därmed kårstyrelsen och valberedningen att jobba för att denna/dessa personer tillsätts så snart det bara går. att kårstyrelsen lägger fram ett förslag på hur det framtida IT-ansvaret skall se ut till fullmäktigesammanträde 4 18/19. att anse ovanstående beslut omedelbart justerade åsiktsdokumentet KS försenad att införa en ny åsikt: "det ska finnas ett tydligt samarbete mellan primärvård och studenthälsa eller företagsvård" att införa en ny åsikt: "Västra Götalandsregionen ska arbeta preventivt för att minska psykisk och fysisk ohälsa hos studenter" med brödtext "För att skapa rätt förutsättningar för att alla studenter ska klara av sin utbildning, ska preventivt arbete för att minska psykisk och fysisk ohälsa hos studenter genomföras." att införa en ny åsikt: "det ska finnas tillgång till stöd och behandling för studenter med psykisk ohälsa." att införa en ny åsikt: "det ska finnas tillgång till subventionerad tandvård för alla studenter" med brödtext "Tandvård ska vara subventionerad för studenter, då studenter är en grupp med sämre ekonomiska förutsättningar och inte klarar av höga behandlingskostnader." att införa en ny åsikt: "det ska finnas möjligheter till pendling inom Göteborgs tätort samt med omkringliggande kommuner" med brödtext "För att det ska finnas förutsättningar för teknologer som väljer detta att bo i andra områdenän centralt i tätorten och nära campus behövs goda förbindelser i kollektivtrafiken inom regionen." att införa en ny åsikt: "det ska finnas tillgång till samhällsviktiga funktioner i områden där studenter bor eller studerar" med bröd text "Studenter har sällan bil och är därför begränsade i sin rörlighet jämfört med många andra grupper i samhället. Därför bör samhällsviktiga funktioner relevanta för studenter uppföras i närheten av de områden studenter vistas i." att införa en ny åsikt: "Göteborgs stad ska möjliggöra för studentarrangemang" med brödtext "Studentkåren bedriver arrangemang som sker utanför Chalmers campus. Dessa event kan kräva olika typer av tillstånd eller avgifter och dessa ska göras så lättillgängliga som möjligt för att underlätta för studentdrivna event." att införa en ny åsikt: "arbetsgivare ska erbjuda möjlighet till relevant arbetslivserfarenhet för studenter under dessas studietid" att införa en ny åsikt: "studenter ska ha möjlighet till tillgång av annan inkomstkälla under perioder då studiemedel ej är tillgängligt" med brödtext "Eftersom studenter är en ekonomiskt utsatt grupp om inte har en säkerhetsställd ekonomi under tidsperioder då studiemedel inte uppbärs, såsom sommaruppehåll, så ska det finnas möjlighet till en annan inkomstkälla." att införa en ny åsikt: "studentanpassade priser och rabatter på för studenter relevanta tjänster och produkter ska finnas tillgängligt" att införa en ny åsikt: "Västra Götalandsregionen ska vara en attraktiv region för potentiella arbetsgivare" med brödtext "För att det ska finnas möjlighet för studenter att stanna kvar och arbeta i närheten av sin tidigare studieort ska Västra Götalandsregionen vara en attraktiv region för relevanta arbetsgivare." att till åsikten "Studentanpassande priser och rabatter på för studenter relevanta tjänster och produkter ska finnas tillgängligt" lägga till 16/17 brödtexten "Exempel på relevanta tjänster innefattar sport- och kulturella arrangemang." 16/17 FuM8 $233 att fastställa indikatorvärden /2017 till 67% och indikatorvärden 9.3 b) 2016/2017 till 5,25 av 6 KS pågår FuM8 $240 att råd för ett av fullmäktige definierat område skall finnas om fullmäktig så beslutar. FuM Talman FuM 8 18/19 pågår att fullmäktige ska, för innevarande mandatperiod, välja en fullmäktigeledamot eller fullmäktigesuppleant som sammankallande medlem till varje råd. att talman utser övriga medlemmar till varje råd, upp till tio per råd, bland fullmäktiges leamöter och suppleanter, på ledamoten eller suppleantens begäran. att talman, i samråd med fullmäktige, utvärderar rådsstrukturen senast till FuM8 17/18 samt senast till FuM8 18/19 16/17 att fullmäktige beslutar huruvida rådsstrukturen skall göras permanent senast FuM8 18/19 FuM1 $32 råd. Sammankallande 17/18: FuM FuM 18/19 pågår 17/18 att skapa ett konstitutionsråd som arbetar med kårens stadga och reglemente Hampus Renberg Nilsson

4 17/18 17/18 17/18 17/18 FuM1 $41 att lägga till kårföreningen Ölbruket paragraf 17:1 att ålägga Kårstyrelsen att uppdatera reglementet med organisationsnummer för Ölbruket FuM2 $59 FuM3 $91 FuM5 $158 att varje studerandesektion ges rätt att till fullmäktige skicka en suppleant för sektionsordföranden. att sektionsordförandes suppleant skall vara medlem av studerandesektionens styrelse. att sektionsordförandes suppleant skall åtnjuta samma rättigheter i fullmäktige som sektionsordförande har. att kårstyrelsen åläggs att uppdatera verksamhetsavtalen med studerandesektionenerna så att de följer detta beslut. Detta görs då nytt avtal skrivs med varje sektion. att sektionsordförande skall anmäla till talman om ny sektionsordförandesuppleant. i enlighet med talmans instruktion. Om någon sådan anmälan ej gjorts kan sektionsordförandesuppleant ej betraktas som sådan utan fullmäktiges godkännande. att Talmanspresidiet i samråd med kårstyrelsen underöker huruvida detta belut påverkat sektionsordförandes roll i fullmäktige, samt rapporterar detta till fullmäktigesammanträde 8 18/19 att fullmäktige anser att detta beslut ersätter beslut $69 16/17. att skapa ett råd med syfte att arbeta för ett större synliggörande av fullmäktige mot studenterna att införa posten vice husansvarig temporärt i presidieenhetens ledning under en period av verksamhetsåret 2018/2019 att fastställa arbetsbeskrivningen för kårens enheter enligt bilaga 2 att ålägga valberedningen att bereda val av vice husansvarig för verksamhetsåret 2018/2019 till fullmäktigesammanträde /2018 att ålägga Kårstyrelsen att utvärdera och rapportera om den temporära posten vice husansvarig till fullmäktigesammanträde /2019 att kårstyrelsen får mandat att fastställa namnet på den temporära posten i kårens presidieenhet som senast till fullmäktigemöte /2018 FuM6 $180 att ålägga kårstyrelsen genom verksamhetsavtalen att genomföra minst två utbildningar per år för sektionernas firmatecknare och revisorer att deltagande i utbildningen skrivs in som obligatorisk i verksamhetsavtalen med sektionerna reglementet KS KS Avklarat Protokoll ej justerat, nummer uträknat för hand Ersätter $69 16/17 råd. Sammankallande 17/18: Erik Nygren FuM KS FuM8 18/19 pågår FuM FuM 18/19 pågår KS KS FuM7 17/18 FuM4 18/19 17/18 17/18 FuM6 $186 att kårstyrelsen åläggs att centralisera hela kårens ekonomi senast till verksamhetsåret 2024/2025 FuM KS 2024/2025 pågår FuM6 $187 FuM KS pågår Avklarat FuM KS pågår 17/18 18/19 18/19 18/19 18/19 18/19 18/19 18/19 18/19 18/19 FuM2 $67 att i stadgans paragraf 6:6 lägga till "Vartannat år revidera ägardirektiven till AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp". att i stadgans paragraf 6:8 stryka till "Vartannat år revidera ägardirektiven till AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp". att ge arbetsgruppen i uppdrag att utreda rådande nivå på kår- och sektionsavgift samt eventuellt ge rekommendationer inför framtiden. Att ålägga arbetsgruppen att avlägga slutrapport om utredningen senast fullmäktigesammanträde 4 18/19. FuM2 $68 att för innevarande verksamhetsår införa företagshälsovård från FeelGood till kårledningen att utöka konto 7621, resultatenhet 07 med kr för att införa företagshälsovård från FeelGood till kårledningen att för innevarande verksamhetsår införa Benify för kårledningen genom ABChSFG att Utöka Konto 6910, resultatenhet 07 med 20000Kr för att införa Benify för Kårledningen. att kårstyrelsen får rättighet att lägga till kostnaden för samma företagshälsovård och Benify i budgeten för samtliga heltidsarvoderade inom kåren inom innevarande verksamhetsår. Fum3 $82 att skapa en arbetsgrupp för att ge förslag på lämpliga handlingsplaner gällande arvodering av Kårledningen under juli och augusti deras avgående sommar, och rapporter till FuM /2019 Fum3 $84 att belastaresultatenhet 07, konto 6550,Konsultarvoden, medupp till kr för att genomföra en utredning av kårens ITmed syftet att ta framen nulägesanalys, behovsanalys samt en gapanalys Fum3 $92 att tillsätta en arbetsgrupp på3-6 personer med upptill 2 representanter från Kårledningen 18/19, med uppdrag att formulera Chalmers Studentkårs önskemål om utveckling på campus Lindholmenenligt bilaga till fullmäktigesammanträde 618/19. Fum3 $94 att inrätta referensgrupp18/19med uppdraget att stödja valberedningen i frågor samt vara behjälpliga att bereda underlag till fortsatt utveckling av processenför rekrytering av Kårledningen 19/20 att ge kårstyrelseni uppdrag att välja in 3-5 tidigare kårledningsledamöter, från olika pos-ter och år, tillreferensgruppen18/19som utser en sammankallande inom sig att tillsätta en arbetsgrupp på3-6 personer med upptill 2 representanter från Kårledningen 18/19, med uppdrag att formulera Chalmers Studentkårs önskemål om utveckling på campus Lindholmenenligt bilaga till fullmäktigesammanträde 618/19. Fum3 $95 att Överskottet från resultatet för verksamhetsåret 2017/2018 disponeras enligt: 25% avsätts till Byggnadsfonden 75% avsätts till Underhållsfond för Emilias kårhus arbetsgruppen sitter: Josefin Lövedahl David Ådvall Emma Stavås Oskar Lövberg arbetsgruppen sitter: Liam Håkansson Andreas Johansson Henrik Larsso arbetsgruppen sitter: Fredric Furborg Christoffer Simonsson Johan Martinsson Niels Boardman Jonsson FuM FuM FuM /2019 Beräknade att va klar: FuM /2019 försenad KS KS pågår FuM FuM FuM /2019 avklarat KS VO pågår FuM KS FuM /2019 pågår KS KS FuM /2019 pågår KS VO avklarat Fum3 $96 att lägga till kårföreningen Chalmers Student Union Blockchain Society i paragraf 17:1a KS VO FuM /2019 avklarat Fum4 $96 att ålägga valberedningen att bereda val av IT-ansvarig för verksamhetsåret 2019/20 till fullmäktigesammanträde /19 att kårstyrelsen avrapporterar arbetet med kårens IT på fullmäktigesammanträde /20 och i samband med det lämnar förslag på i vilken form arbetet ska fortsätta efterkommande verksamhetsår att kårstyrelsen i en kommande proposition gällande ny IT-strategi för kåren med tillhörande handlingsplan också fastställer uppdaterat projektdirektiv för IT-ansvarig 2019/20 KS KS & Valberedning FuM /2019 FuM /2020 pågår

5 Peter Alehammar, Vd VD-rapport till styrelsemöte AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp (ABChSFG) På styrelsemötet 3, 3:13 gavs vd i uppdrag att fatta beslut om ett aktieägartillskott från kåren till ABChSFG för vidare transport till EmKAB. Kåren har nu tagit beslut om att ge ABChSFG ett aktieägartillskott på ,50 kr som skall användas för att skapa en underhållsfond för Härrydaområdet. Företagsgruppen har tagit emot detta och fört vidare samma summa som ett aktieägartillskott till EmKAB. Händelserna runt vår tidigare ekonomichef gjorde att vi var tvungna att ta hjälp av en extern bokföringsbyrå för att färdigställa bokslut för våra företag och studentkåren. På rekommendation av pwc valde vi deras avdelning för bokföring, som under sommaren knoppades av till ett företag som heter ASPIA. Valet var lätt då vi trodde att samordningen mellan revisorer och den som upprättade boksluten skulle bli enligt den mall pwc önskade, tyvärr blev det inte så. Kommunikationen mellan dessa två fick gå genom Kristina Kyllerstam, som fick olika besked från dessa parter. Kontentan har blivit att vi just nu är inne i en diskussion runt kostnaden för revision och bokslut. Problemen med vårt nuvarande men uppsagda (avtalet upphör 1 april) IT-företag STAPELS Connect fortsätter. STAPELS vägrar samarbeta med vårt nya bolag och låta dom se hur allt är uppbyggt inför flytten. Detta gör att vi antagligen måste göra ett hårt övertagande. Fusionen fortsätter och går enligt plan. Marcus Danielsson fungerar nu som VD för de bolag som ingår i fusionen. Tobias Bätz är ny F&B på Johanneberg och Henrik Snygg är ny F&B på Lindholmen och fr.o.m. 18 mars kommer Elin Fritz tillträda som butikschef för STORE. Till vår stora överraskning meddelade bolagsverket den 5 maj att fusionen var avslutad och att Cremona och Lindholmsbolaget var upplösta. Samma dag hade vi CHARM bankett och ett alkoholtillstånd på ett bolags om inte fans längre. Chalmers Studentkårs Restaurang Aktiebolag (ChSRAB) (Marcus Danielsson) Ekonomi Johanneberg Postadress Org. Nummer Telefon AB Chalmers Studentkårs Företagsgrupp Peter Alehammar, vd E-post Teknologplatsen 2 vd@foretagsgruppen.com

6 Resultatsammanställning 2018 Q Q1-Q Q3-Q Q1-Q4 Utfall kr kr Utall justerad med 1 mkr/år i hyreskostnad Emils Kårhus kr kr Utfall föregående år kr kr Budget kr kr kr kr Prognos kr kr kr kr 2018 Q Q1-Q2 Utfall mot föregående år kr kr Utfall mot budget kr kr Utfall mot prognos kr kr Totalt sett så ligger utfallet väldigt nära budget både på kostnad- och intäktssidan. Ett antal enheter överträffar vår förväntan och andra har tappat. Nedan kostnader är inte medräknat i prognosen och kommer påverka resultatet för 2018/2019. Byte av IT leverantör inklusive migrera till nya servermiljö Administrativa kostnader för fusionen Effektivisering av administrativ personal Ekonomi på Lindholmen Resultatsammanställning 2018 Q Q1-Q Q3-Q Q1-Q4 Utfall kr kr Utfall föregående år kr kr Budget kr kr kr kr Prognos kr kr kr kr 2018 Q Q1-Q2 Utfall mot föregående år kr kr Utfall mot budget kr kr Utfall mot prognos kr kr Efter ett svagare Q1 så har vi nu tagit igen ordentligt på resultatet. Resultatet under Q2 är klart över budget och vi bedömer att det är den starkaste höst vi haft inom ordinarie 2

7 verksamhet sedan vi startade Bokningsläget och prognosen för Q3 och Q4 ligger inom budgetramarna och vi förväntar oss ett årsresultat bättre än budget. Ekonomi Cremona / STORE Fusion och omorganisation Det administrativa arbetet pågår för fullt för att verkställa fusionen med Cremona och våra två restaurangbolag. Fusionsdagen blev vilket innebar att Lindholmen och Cremona i och med det upplöstes. Vi har från och med den 1 januari börjat att arbeta som ett bolag rent organisatoriskt och nästan alla har påbörjat sina nya eller förändrade tjänster med några få undantag. Bland annat Food & Beverages Manager på Lindholmen som startar under februari och butikschef i STORE som börjar i Mars. Utöver dessa tjänster har vi två assisterande restaurangchefer på Johanneberg som är på föräldraledighet som avser komma tillbaka under juni och september. Förutom ovan nämnda tjänster är ny omorganisationen genomförd enligt plan. Verksamheten i stort Cremona / STORE Försäljningen av PicaDeli har gått bättre än förväntat. Vi säljer i snitt 60kg sallad per dag. Vi tittar redan nu på att öka upp sortimentet och flytta in en nyare elektronisk 3

8 salladsdisk med ett helautomatiskt egenkontrollprogram vilket både minskar svinnet men också hjälper till att hålla kvalitén. Vi har också från årsskiftet börjat ta betalt för alla engångsbestick. Detta som ett led i att försöka minska vår påverkan i plast användandet Bytet av domännamn till chalmersstore.se är nu klart och fungerar bra. Under januari har vi genomfört rekrytering av butikschef som påbörjar sin anställning i mitten av mars. Vår nya butikschef heter Elin Fritz och kommer senast från IKEA Kållered. Introduktion kommer ske under en vecka i mars innan Jessica avslutar sin anställning. Verksamheten i stort på Johanneberg Vår tidigare driftschef valde att gå vidare i samband med omorganisationen och en vikarierande restaurangchef slutade under december månad. Detta innebar att flertalet av våra medarbetare och tjänster fick betydligt mer att göra under perioden och vi fick prioritera det mest nödvändiga. Alla gjorde verkligen allt för att lösa situationen genom fantastiska insatser. Tobias Bätz påbörjade under januari sin nya tjänst som Food & Beverage manager och introduktion pågår för fullt. Hanan Ali har även hon påbörjat sin nya tjänst på Wijkanders som restaurangchef. Arbete pågår just nu att identifiera förbättring- och förändringsarbeten i våra koncept och utbud. Vi har framöver en fortsatt svår situation då två av våra assisterande restaurangchefer fortsatt är föräldralediga. Verksamheten i stort på Lindholmen Efter ett trögt Q1 vände det med extremt mycket inkommande förfrågningar under Q2 vilket dels speglar resultatet för perioden men också säkerställer stora delar av resterande del av verksamhetsåret. Konferens är den avdelning som haft en klart högre beläggning än budget och vi märker tydligt att efterfrågan är större kapaciteten och utrymmena. Vi uppskattar att med fler konferensrum och matsalar skulle vi kunna höja beläggningen ytterligare 20-40%. Detta ger oss en bra grund för framtida diskussioner om expansion inom LSP. Vi har under perioden drabbats av en hel del sjukskrivningar av nyckelpersoner framförallt på bokning och projektledning vilket har medfört ett på tok för hög belastning för vissa tjänster och individer. Vi har under hösten prioriterat leveranssäkerhet och inkommande affärer vilket medfört att flertalet administrativa uppgifter och projekt har lagts på framtiden. I skrivande stund planeras introduktion av Henric som ny Food & Beverages Manager som startar den 4 februari som under våren dels skall säkerställa resurser på respektive avdelning men också starta upp med en del långsiktiga projekt och uppgifter vi lagt vilande. Även inom köket är det fortsatt tufft att hitta kompetent personal samtidigt som vi har en tuff start 2019 med mycket sjukdomar och VAB. 4

9 Vårt nya konferensrum Decibel börjar ta form och projektet har löpt på enligt plan utan några större avvikelser. Planerad driftstart är vecka 9 och säljarbetet påbörjades under januari. Ledningen för Chalmersska huset AB har från årsskiftet förändrats där man gått från driftschef och intendent till endast intendent. Detta innebär att vi på sikt kommer att utföra fler uppgifter och ta ett större ansvar för verksamheten. Vi ser mycket positivt på detta då vi under en längre period haft svårt att nå fram till ledningen inom vissa problemställningar. Vi har under januari påbörjat strukturarbete och inventerat behovet i vår nya roll som kommer klargöras under feb-mars. Miljöcertifiering och hållbarhetsarbetet Vår befintliga certifiering går ut sista april i år. Arbetet för att bli omdiplomerade enligt Svensk Miljöbas kommer att startas av vår produktionschef inom kort. Planerat är även att under hösten intensivera arbetet med ISO certifiering för miljö- & kvalitetsstyrningsprogram. Vi håller på att titta på ett nytt pantsystem för kaffemuggar som heter Recup Det finns än så länge inget liknande system i Sverige. Pantsystemet är inspirerat av befintliga i Tyskland. Två studenter önskar att genomföra ett examensjobb för att få fram en påverkansgrad och resultat av sålda klimatmärkta luncher över en längre period. Detta innebär att vi tillsammans med Carbon Cloud kommer tillhandahålla anonym data och med detta resultat kan vi förhoppningsvis lyfta vår klimatmärkning ytterligare en nivå, både trovärdigt och kommunikativt. Priser på råvaror En generell prishöjning på 7% under 2018, varav den större delen kom efter Nordeuropas varma sommar. Det är ett fortsatt oroligt läge med mycket ovisshet inför 2019 där även handelskriget mellan USA Kina och Brexit kan spela stor roll. Vår huvudleverantör Menigo har tvingats att genomföra en logistikprishöjning om 0,78% på en stor del av sitt sortiment. Detta till följd av drivmedelspriset som påverkats av framförallt skattehöjningen på drivmedel. Logistikkostnaderna har också drivits uppåt utifrån den stora brist på chaufförer som logistikbranschen upplever och följaktligen ökade lönekostnader. Marknad & försäljning Vi har vunnit två storaupphandlingar. Precis inskickat är även Kammarkollegiets upphandling av små och stora möten. Detta ramavtal har vi tidigare inte haft, vilket kommer innebära positiva effekter på vår försäljning om vi vinner denna. Vi har aktivt deltagit i kundaktiviteter under perioden som Meeting Xpress samt Göteborgs Universitets Mötesdag båda med positiva effekter och många besökare. 5

10 Tillsammans med våra partners i Lindholmen Meeting (Radisson Riverside och Lindholmen Science Park) anordnade vi innan jul en grötfrukost i L s Resto för 120 av våra kunder i närområdet. Vårt anlitande av en SEO firma har gett resultat av att vi nu ligger på topp tre på Google på företagsevenemang i Göteborg. Vi fortsätter att optimera vår hemsida och komma högre upp i sökningar då vi märker att det är på detta sätt våra kunder söker information. Vi planerar även att starta upp Google annonsering igen för att se vad detta kan ge i affärer och trafik till vår hemsida. -Lindholmen Försäljningen nov-dec 2018 har gått klart över förväntan. Fler större nya företagsbokningar har genomförts. För första gången höll Volvo sin hacker event Volvo X Hack Sprint som blev otroligt lyckat. Den ofta korta framförhållningen på mindre möten gör att vi kan fylla upp våra övriga lokaler och på så sätt öka omsättningen ytterligare. Dessa kunder är oerhört viktiga att tillgodose att med korta puckar leverera det de vill ha. Många sitter i vårt hus. Övriga kunder där vi märker en ökad efterfrågan är bla. Göteborgs stad. På arrangemangssidan har förfrågningarna speciellt inför jul varit lite sämre. Det som sticker ut är två större arrangemang via eventbolag. Lyckade företagsarrangemang som verkligen passar i vår konferenshall. Denna typ av event skall vi prioritera upp och göra en bättre införsäljning på via eventbyråer års bokningsläge för jan-feb går enligt plan. Flera stora arrangemang, bla. ett internationell personalmöte. Vi har även två större studentrelaterade event, Charm och Harm. Fokus framåt är lanseringen av det nya mötesrummet Decibel under februari. Denna lokal kommer vara LCC 2.0 med stor satsning på bild och ljud. -Johanneberg Försäljningen nov-dec har mer eller mindre gått enligt plan och vi har haft större arrangemang med externa kunder. Den största kunden är dock Chalmers med dess olika institutioner och föreningar med många interna möten, examensceremonier, avtackningar och cateringleveranser. På arrangemangssidan har påbokningstakten speciellt inför jul varit desto sämre. Två större julbord sticker ut års bokningsläge för jan-feb går enligt plan på konferenssidan. Vi har flera större Chalmers studentrelaterade event i ALARM och CHARM, samt återkommande Göteborgs filmfestival. Sämre ser det ut på arrangemangssidan där det inte ligger mycket större bokat för början av året. Pågående projekt Kvalitetsledningssystem och miljöcertifiering Fusion Omorganisation och kompetensförsörjning inom bolaget L s Kitchen 6

11 CHALMERS TEKNOLOGKONSULTER AB (Linda Karnerfors) Ekonomi Utfall omsättning för perioden beräknas till 357 k SEK Utfall resultat uppgår till 48 K SEK Resultatsammanställning i SEK OMS Kvartal okt-dec Ackumulerat Utfall 1025 k k Jul-dec Utfall föregående år 1247 k k Jul-dec Budget 1 492k k Jul-Jun Prognos * k Jul-Jun * ej upprättad i insikt-på gång. Verksamheten i stort och vår personal Chalmers Teknologkonsulter AB omsatte under november månad 357 k SEK. Den totala försäljningen under december uppgick till SEK ca 216 SEK och resultatet uppgick till 48 k SEK. Likviditeten i kassa/bank uppgår i aktuell månad slut till k SEK samt ytterligare 2,380 M SEK placerade i fonder. Under månaden har CTK arbetat med företagskulturen med fokus på bolagets värdeord. Där tvåworkshops för alla företagets anställda genomförts. Fokus har även legat på att skola in de nyanställda konsulterna. Det anordnades en julfest för CTK i slutet av månaden som var mycket uppskattad på Kalle Glader, ca 65 deltagare kom. Antalet anställda uppgår idag till 105 st varav 4 st är heltidsanställda och 8 st innehar ansvarsposter omfattande 20 tim i veckan. Jämställdheten ligger på 27% för kvinnor och målet är att under året uppfylla Chalmers snitt eller över på mellan 30-40%. Hållbarhet Bolaget handlar enbart med seriösa leverantörer som bedöms uppfylla villkor i Chalmers Studentkårs gemensamma policy. Bolaget kommunicerar allt sitt miljöarbete till anställda, detta inkluderar leverantörer, kunder och hantering av avfall. I bolaget källsorteras avfalls genom Stena Centers källsorteringssystem. Bolaget har också egen källsortering avseende aluminiumburkar, glas batterier, plast osv. Bolaget bedriver resor i försäljningsarbete och resor till kunder som bolaget utför projekt för. Bolaget har en mindre bil som används enbart vid längre resor. I huvudsak används kollektivtrafik som transportmedel inom staden. Busskort tillhandahålls avbolaget för enbart dessa två huvudsyften dvs. resor i försäljningssyfte och resor till kund. Produktion Under månaden har 540 timmar arbetats i externa projekt. Orderstocken uppgår till 3100 timmar så omsättningen bör fortlöpa på en bra nivå när nya konsulter bemannas i projekt. IT har arbetat 236 tim, TK (teknik) har arbetat 139 timmar och VU (verksamhetsutveckling) har arbetat 165 timmar. Marknad och försäljning 7

12 Försäljningen under perioden uppgick till 216 k SEK. CTKs KAM och IT bolag svarar för mesta delen av försäljningen. Försäljningen bolagsövergripande ligger på en bra nivå dock fördelningen är ej i jämvikt och större del av försäljningen under hösten är hänförd IT projekt vilket gör att våra områden Teknik och VU ligger under förväntad försäljnings nivå. Pågående projekt Bolaget har 29 st aktiva projekt där 2 st är ett internt projekt avseende uppdatering av bolagets hemsida och uppdatering av referensprojekt resterande är externa projekt mot kunder. Av dessa 27 st externa projekt är 9 st projekt tillhörande Teknik, 4 st tillhörande verksamhetsutveckling och 13 st tillhörande IT. Varför omsättning ligger sämre än förväntat är att aktiviteten i vissa projekt är lägre än förväntat vilket huvudsakligen beror på flaskhalsar från kund eller begränsning av våra konsulters tid. CHALMERS STUDENTKÅR REKRYTERING (Alfons Andreasson) Ekonomi Vår ekonomi är fortsatt ganska stabil. Det har gått så pass bra att vi genererade 20 % i snitt mellan september-november. Detta resulterar i att vi betalade ut provisionen för vinstmarginal till bolaget vilket såklart är väldigt roligt! Dock, slår detta såklart väldigt hårt på resultatet under den månaden detta betalades ut vilket blir december månad. Detta har resulterat i att vi istället för att gå med vinst på ca 15,000 20,000 SEK går med förlust på ca 25,000 SEK. Överlag har vi sett att våra inkomstkällor har förändrats en aning från vad vi har budgeterat. Detta beror delvis på omprioriteringar pga den nya betalningsmodellen och historiken av bemanningar. Idag är den stor del av vår inkomst baserat på rekryteringsavgifter och annonseringar. Restaurangbolaget har börjat generera ca 10,000 SEK per månad vilket förstås är superkul. Rekryteringsavgifterna har också tagit en större plats pga den nya betalningsmodellen. Dock så ser vi att vi ligger efter ganska kraftigt på bemanningsdelen. Vi ligger ca % lägre här en vad vi hade budgeterat. Prognosen framöver är ganska svag. Detta beror på att vi har haft extremt dåligt sälj från mitten av december fram till slutet av januari. Vi har dock ett taggat team som jag tror kommer förändra denna situation förhållande vis snabbt. Möjligheter Våra ekonomiska möjligheter är stora, speciellt när Studentvikarier Sverige samarbetet börjar generera intäkter tillsammans med restaurangsamarbetet. Detta är två passiva intäkter som kommer bidra till en stabilare ekonomi. Risker Riskerna jag ser nu är delvis den rådande lönemodellen som kan käka upp vinsten varje gång vi lyckas generera den. Sen finns det givetvis en risk att Studentvikarie Samarbetet inte genererar det vi tror och att vi på så sett förlorar en intäkt vi tidigare hade. Den risken känns ganska liten baserat på sökande vikarier i dagsläget. Resultatsammanställning 8

13 Q2 Okt Nov Dec Kvartal Ackumulerat Utfall kr kr kr kr kr Utfall Föregående år kr kr kr kr kr Budget kr kr kr kr kr Prognos kr kr kr kr kr Q2 har gått bra. Vi har dock ett kvartalsresultat som är under prognos och budget vilket delvis beror på att vi betalade ut 3 månaders löner som en klumpsumma till internanställda. Verksamheten i stort och vår personal När det kommer till verksamhetsutvecklingen i företaget arbetar vi fortfarande med olika projekt men har även flera tillskott som är olika långvariga. Våra samarbeten med alla sektioners arbetsmarknadsgrupper är i full gång. Vi har skickat ut avtal till samtliga och inväntar svar för att sen sätta upp rutiner för hur vi ska arbeta med de samarbetena. Efter detta kommer vi kunna sätta rutinerna i företaget och använda oss av sektionernas kanaler för att nå ut bättre med våra annonser. Vi har under hösten pratat en del om partners för CSR och kan nu meddela att vi alldeles strax ska börja samarbeta med en projektledare inom försäljning från Brightvision. Med hans hjälp kommer vi dels kunna motivera ytterligare i teamet men även göra att våra Projektledare och Team Leaders kan utvecklas ännu mer. Med studentvikarier samarbetet kommer vi kunna fokusera vår verksamhet ytterligare på de kärnverksamheter vi pysslar med, rekrytering. Vikariepoolen har länge varit ett bihang av företaget och att ta detta beslut om att samarbeta med Studentvikarier kommer göra mycket gott både för ekonomin men även för företagets utveckling framåt. Länge har man pratat om att HR-teamet har haft lite konstig fördelning av ansvar. HR- Ansvarig, som är internt ansvarig, har varit ansvarig även för de som pysslar med det externa, våra HR-Generalister. Detta har gjort att HR-Ansvarig varit tvungen att ha koll på både det externa och det interna. Nu har vi valt att omfördela ansvaret genom att införa den nya tjänsten Rekryteringsansvarig som kommer ansvara för alla HR-Generalisterna. HR-Ansvarig har fortfarande ansvaret för det interna och internrekryteringen. Rekryteringsansvarig kommer arbeta nära Team Leaders för att försäkra att alla pågående projekt som behöver få kandidater får kandidater. Den pågående internrekryteringen har bättre struktur än förut och framför allt bättre struktur efteråt när de nya anställda ska introduceras till företaget. Genom en mer gedigen introduktion och bättre upplärning i varje team tror vi att alla nya är klara att köra fullt ös från månadsskiftet mars/april. Vi arbetar fortsatt med dokumentationen och införande/återinförande av rutiner i alla delar i företaget. Det jobbas hårt med alla delar som rör alla samt de delar som rör varje enskilt team. Studentvikarier 9

14 Sedan mitten på december har ett samarbetsavtal ingåtts mellan Chalmers Studentkår Rekrytering och Studentvikarie Sverige. I samarbetet kommer CSR och Studentvikarie arbeta tillsammans i marknadsföringsfrågor medan CSR ansvarar för rekrytering (bokning, genomförande och återkoppling av kandidatintervjuer) och Studentvikarie ansvarar för appen (för vikariernas lektionsbokning), den faktiska anställningen av vikarier och all kundkontakt. Möjligheter Det nya samarbetet och den högaktiva och breda marknadsföringskampanj som kommer i samband med lanseringen resulterar i många sökande, som intervjuas och snabbt börjar arbeta inom samarbetets ramar. Som följd har CSR snart möjlighet att passare tidigare rekord gällande antal studenter sysselsatta som vikarier, samtidigt som intäkterna ökar. Risker CSR lyckas inte att tillräckligt snabbt och effektivt intervjua vikariekandidater vilket leder till att Studentvikarie blir missnöjda med arbetsinsatsen och tvingas hjälpa till mer än planerat i rekryteringsprocessen. Som följd hamnar CSR i en avsevärt sämre position inför de regelbundna omförhandlingstillfällena då Studentvikarie kan yrka mindre ersättning mot avskalat ansvar för CSR. Hållbarhet Vi jobbar fortsätt med hållbarhet ur olika perspektiv. Vi har till exempel investerat i ett e- signerings program för att minimera pappershantering samt öka chanserna och effektiviteten på att få tillbaka påskrivna avtal från kunder. Vi jobbar vi mycket med internrekryteringen och hur vi effektiviserar och förbättrar introduktion samt inlärning för nyanställda. Detta tror vi kommer göra att våra nytillskott kommer in fortare i organisationen och på så sätt kan leverera mer nytta för företaget med en kortare startsträcka. Vi har, som vi nämnt tidigare, börjat mäta nya KPIer, anställning till första samtal, anställning till första möte, anställning till första kontrakt. Denna KPIn vill vi minimera efter varje rekryteringsperiod. Marknad och försäljning Under november månad kunde man se ett uppsving i försäljningen då antalet pitchar per projektledare gick upp samt antalet bokade möten. Detta berodde på en säljtävling som inleddes i mitten av november och pågick tills början av december. Efter tävlingen minskade motivationen dock, detta är också ett resultat av den nalkande ledigheten som väntade i mitten på december. Säljandet har varit väldigt lågt under mitten på december fram till 21 januari eftersom personalen är ledig dessa dagarna. Nu handlar mitt arbete som TL att få fart på säljproduktiviteten och att få in de nya projektledarna i sina roller fort så att vi tar oss upp på de säljsiffrorna som vi bör vara på. Möjligheter Inom en snar framtid sker en internrekrytering vilket medför att nya taggade medarbetare kan tillkomma till försäljningsteamet. Utöver det har vi varit i kontakt med en Teamleader från företaget Brightvision som kan tänka sig att hjälpa försäljningsteamet i form av olika workshops, utbildningar och diverse tips för att utveckla projektledarna. Detta tror vi absolut kommer att öka erfarenheten hos projektledarna, samt förbättra resultatet. 10

15 Under kommande månader kommer det ske en omstrukturering hur projekt genomförs som medför att projektledare och HR arbetar tillsammans för att optimera projektens genomförande. Hur och när detta sker beror helt och hållet på hur internrekryteringen går, men kan leda till att projektledare kan fokusera mer på att kontakta företag och ändå få igenom projekt. Risker I dagsläget har försäljningsteamet tappat ett flertal personer så att vi nu är nere på endast ett fullt team. Detta kan medföra problem då försäljningen kan gå ner, vilket är problematiskt då det är nu som vår högsäsong börjar. TL ska försöka motivera de som är kvar att komma in och ringa mer och sen hoppas vi på en lyckad internrekrytering. CHALMERS STUDENTKÅRS ARBETSMARKNADSDAGAR EKONOMI AB CHARM har genomförts under 5-6 februari. Många besökande företag och många intresserade teknologer. Bolaget skall nu börja fakturera de deltagande företagen för årets mässa. CHALMERS STUDENTKÅR PROMOTION AB (Tim Vistrand) Ekonomi Utfall och omsättning Q2 blev ungefär som prognosen visade i Q1, med viss förskjutning mellan månaderna. Det innebär att Q2 slutade nära budget. Den intensiva hösten kommer att synas under våren då väldigt lite tid för förarbete funnits. Anmärkningsvärd i november är att säljavdelningen hade en omsättning på SEK, vilket var påfrestande för företaget. Ekonomisk sammanställning *= 2017 började räkenskapsåret i januari. Ackumulerat 2017 jämför motsvarande period, dvs. med start i månad 7 i verksamhetsåret. Resultat Okt Nov Dec Q2 Ackumulerat Utfall Utfall -17* Budget Omsättning Okt Nov Dec Q2 Ackumulerat Utfall

16 Utfall - 17* Budget Resultat Jan Feb Mars Q3 Ackumulerat Prognos Utfall -17* Budget Omsättning Jan Feb Mars Q3 Ackumulerat Prognos Utfall - 17* Budget Verksamheten i stort och vår personal Verksamheten har haft fortsatt god ekonomisk framgång. Att arbeta i team har visat sig vara motiverande och uppskattat bland medarbetarna. Som en del av stärkt motivation får Project Managers (PM) redogöra för deras genomförda event under personalmötet, detta också för att inkludera hela personalstyrkan och skapa förståelse för varandras bidrag. Verksamheten har haft vissa utmaningar inom att främja en övergripande arbetsam kultur. Anledningar till detta kan vara att omsättningen har genererats ur inkommande sälj vilket har hållit PM sysselsatta tillräckligt för att nå de ekonomiska målen vilket kan sänka motivationen att ytterligare söka kontakt. Men detta kan tyda på att varumärket Chalmers Studentkår Promotion är stärkt. Vår omstrukturering till teams har ökat gemenskapen på företaget och skapat en bättre helhetsförståelse av vad varje position gör. Det har blivit enklare för alla att förstå och få kontakt med företaget och se vad de söker för typ av marknadsföring. Under hösten har arbetsstyrkan också minskat med färre anställda vilket har lett till mindre optimala förhållanden inom grupperna där ojämn arbetsbelastning blivit ett problem. Under våren skall detta förbättras med bättre framförhållning och förhoppningsvis mer effektiv rekrytering och förbättrad inlärningsprocess. Som en utveckling av teamen har vi infört veckovisa mål (som komplement till de befintliga månadsvisa) och arbetsuppgifter för de anställda för att få ett kontinuerligt tempo i arbetet och se till att uppgifterna utförs i tid. Målen har visat sig vara givande och har gett en tydligt ökad arbetsmoral bland teamen. Under nästa kvartal hoppas marknadsföringsavdelningen jobba med en förlängd och mer konkret inlärningsperiod av nyanställda Art Directors. Med detta förväntas steget till självständigt arbete minska. 12

17 Inför Q3 har vi flera utmaningar som stundar. Den främsta utmaningen är att vi inte har tillräckligt stor personalstyrka. Det blir då ännu viktigare att bibehålla motivationen, stärka sammanhållningen och arbeta vidare med gruppdynamiken. Beroende på framgången under rekryteringen i Q3 kan de ekonomiska målen behöva justeras utefter vår personalstyrka. En vital aspekt av de ekonomiska målen är att de upplevs uppnåbara. Rekryteringsperiod 3 är öppen. År Termin Period Ansökningar Kvinnor Män Kvinnor AD Män AD Kvinnor Män PM PM 2018 HT % 75% 100% 0% 0% 100% 2018 HT % 50% 100% 0% 0% 100% Tabellen avser totala antalet ansökningar till att få bli en del av CSP. Personalstyrkan är idag 14 personer, varav ~43% kvinnor. Av dessa består Ledningsgruppen av 5 personer, varav 40% kvinnor. Hållbarhet För en ekonomisk hållbarhet har perioden november till december utvärderats som riskfull kortsiktighet. Antalet event och marknadsföringar översteg vad som rimligen kunde hanteras, varpå kvaliteten var lägre än tidigare månader, trots mer erfarenhet. Vidare blev månaderna en fråga om tid, där ingen tid fanns över för något annat än eventen, vilket kan kopplas till betydligt sämre prognoser för vårterminen. Den höga arbetsbelastningen är på sikt även dålig för den sociala hållbarheten, vilket märktes i en betydligt högre stressnivå bland samtliga enheter i företaget. Produktion Chalmers Studentkår Promotion producerar löpande marknadsföring, där vi producerar lösningar inom digital marknadsföring samt fysisk marknadsföring i format såsom affischering och event. Produktionen fluktuerar med marknaden. Produktionsnivån har stundtals varit för hög, vilket diskuteras under hållbarhet. Marknad och försäljning I höst har avdelning för marknadsföring arbetat för en tydligare och enhetlig extern bild av företaget. Vi har sett över vilka krav vi sätter på material som företag skickar för att marknadsföra oss och att vi får dem tillhanda enligt förbestämda tider. Vi har också påbörjat standardiseringen av hur vår logotyp framförs på allt marknadsföringsmaterial till både bild och video för att förtydliga och säkerställa vår funktion på Chalmers för studenter och företag. Pågående projekt Påskäggsjakten Projektet är i uppstart och kommer att äga rum i samband med påsk (april) 13

18 EMILS KÅRHUS AB (Joakim Wallin) Ekonomi och finans Halvårsbokslut per är upprättat. Resultat före skatt uppgår till -902 tkr mot budgeterade 668 tkr. Avvikelsen uppgår till tkr och förklaras främst av att underhållsfondens avkastning understiger budgeterad nivå med tkr för perioden oktober-december Ursprunglig årsbudet uppgick till tkr, uppdaterad prognos uppgår till tkr, en försämring om tkr varav tkr härrör sig från underhållsfonden. Ingen förändring har skett av byggnadens viktade avskrivningsnivå pga förändringar i komponenter och nyttjandeperioder. Underhållsfondens värdeutveckling under kalenderåret 2018 uppgick till kronor vilket ger en årlig real avkastning om 5,26% sedan fondens övertagande, målsättningen är en årlig real avkastning om 3% sett över en femårsperiod. Avkastningen under senare delen av 2018 var mycket svag och aktievärdet utvecklades negativt. Allt är inte negativt, ovanstående värdeutveckling är inte realiserad och därmed finns chans att återhämta nedgången med vår långsiktiga placeringshorisont. Under 2018 såldes aktier med en realiserad kursvinst om kronor och värdeutvecklingen under de tre första veckorna i januari var positiv, kronor. Rådgivande gruppen beslöt på sitt möte att inte förändra nuvarande allokeringen om 15% aktier och 85% räntepapper. Bolagets skatter och avgifter är till fullo betalda. Resultatsammanställning Q Ackumulerat Utfall före skatt Utfall föregående år Budget Prognos Verksamheten i stort Vattenläcka Söndag kväll 7/10 sprack locket till filterbehållare för poolen. Ca 100 kbm vatten läckte ut i Chalmersfastigheters (CFAB) källare, både färskvatten och poolvatten. Orsak till att locket sprack är luft i systemet. Samtliga åtgärder klara efter skadan. CFAB håller på att sammanställa skadornas omfattning. Vår självrisk är enligt vår ansvarsförsäkring 20% av ett prisbasbelopp dvs ca kr. Jour i Kårhuset Jouravtal med Cubsec tecknat. Fast kostnad 4800kr/år och 1750kr/ utryckning. Dessutom har vi tillgång till Cubsecs jourentreprenörer som vi själva kan kalla ut via deras larmbord. Ringlista är upprättad. 14

19 Kompletterade samråd Gibraltarvallen Det tidigare samrådet har fått en del nya förutsättningar. Gällande utformning av allmänna platser ändras, mindre utökning av byggrätter, justerade plangränser på grund av att Kårbo och andra byggrötter tagits bort. EKAB har som sakägare getts tillfälle att lämna skriftliga synpunkter på det reviderade samrådsmaterialet. Den 30 januari inlämnade jag följande skriftliga synpunkter på samrådshandlingarna. 1. Det är viktigt att trafikintensiteten vid Sven Hultins gata inte ökar då gatan ansluts med Eklandagatan. Det är också viktigt att gatan utförs så att biltrafikanter inte uppmuntras till att använda den som en genväg. Ett stort antal in - och uttransporter sker dagligen till Kårhuset och dessa får inte påverkas av en ökad trafikintensitet. Gatan bör definieras som gångfartsområde så att genomfartstrafik sker på de gåendes villkor dvs: - Du får inte köra fortare än gångfart (cirka 7 km/h). - Du får endast parkera på särskilt anordnade parkeringsplatser. - Du har väjningsplikt mot gående. 2. Utveckla Gibraltargatan till en trygg och säker stadsgata med företrädesvis student- och forskarbostäder. Ett rikt akademiskt liv är av största vikt för att Chalmers Campus skall kunna utvecklas så att attraktiviteten består och att Chalmers förblir en attraktiv plats att studera och verka på även i framtiden. Ett öppnare campus får alltså inte åstadkommas på bekostnad av ett rikt akademiskt liv. Hållbarhet Emils Kårhus AB är nu Miljödiplomerad enligt Svensk Miljöbas kravstandard. Översyn avfallshantering pågår. Målet är att minska hämtningsfrekvenser. Solceller på kårhuset Det är nu klarlagt att taket håller för en barlastkonstruktion. Bygglov kommer att krävas. Offert finns på kr exkl. moms. Till detta bör läggas en marginal på ca 15% för osäkerhet i projektet, projekteringskostnader och bygglovskostnader. Totala projektkostnaden bedöms då till ca kr exkl. moms. Det finns för övrigt en del skattetekniska samt tekniska frågor att reda ut. Till och med idag har CFAB presenterat tre olika alternativs om vi bör ta ställning till: 1. CFAB står för hela investeringen, hyr takyta av EKAB. EKAB köper orabatterad solkraftsproducerad el och erhåller en hyresintäkt. 2. CFAB står för hela investeringen. EKAB upplåter takyta vederlagsfritt och köper rabatterad solkraftsproducerad el. 3. Investeringen delas mellan fastighetsägarna. Respektive part producerar och förbrukar egen solkraftsproducerad el, säljer elcertifikat och säljer eventuell överskottsel. Här finns en del tekniska svårigheter exempelvis krävs fler växelriktare. Pågående projekt OVK besiktningen är snart utförd, endast Scaniasalen saknas. Arbeten för att få godkänd ventilation är beställda. 15

20 Möten med Restaurangbolaget pågår. Syfte att få till ett bra samarbete och klargöra gränsdragning/ansvar för hyresgäst respektive hyresvärd. Vi passar även på att göra en statusbedömning av äldre vitvaror i JA Pripps samt i Store inför eventuella utbyten. Årlig elrevision är avklarad. Åtgärder pågår. Testar ny städmetod i Gasquen. Använder skurmaskin för att minska fukten i lokalen. Hissen utanför JA Pripps har den senaste tiden krånglat. Statusbesiktning är beställd av Hisskompetens. Eventuellt kommer vi att behöva planera för större underhållsarbeten tillsammans med Chalmersfastigheter. EMILIAS KÅRHUS AB (Joakim Wallin) Ekonomi och finans Halvårsbokslut per är upprättat. Resultat före skatt uppgår till tkr mot budgeterade -478 tkr. Avvikelsen mellan utfall och budget är enbart 8 tkr men avvikelsen på årsnivå mellan budget och prognos kommer att bli 80 tkr större då den positiva avvikelsen för planerat underhåll bara ä r en förskjutning mellan kvartalen. Att resultatet är negativt härrör från konstruktionen där byggnadens finansiering utgjordes av främst donerademedel vilket betyder att avskrivningarna som uppgår till 334 tkr redovisas mot eget kapital och det planerade underhållet som uppgår till 10 tkr skall täckas via avkastning på den kommande underhållsfonden. Kåren har ännu inte sagt upp befintlig revers om kronor. Emilias Kårhus AB har sedan tidigare tagit beslut om att godkänna lösen av denna revers när Kåren så begär under förutsättning att likviditeten tillåter detta. Bolaget har under januari tillförts en underhållsfond som i dagsläget uppgår till :50 kronor. Avtal, fullmakter etc som behövs gentemot banken för att kunna hantera underhållsfonden på motsvarande sätt som sker i Emils Kårhus AB är underskrivna av firmatecknare och insända. Emilias Kårhus AB tog redan på konstituerande styrelsemöte per beslut om finanspolicy och placeringsreglemente i avvaktan på att medel skulle tillföras bolaget. Från och med nästa styrelsemöte kommer styrelsen att erhålla avkastningsrapport fonder där allokering och värdeutvecklingen kommer att redovisas. Ingen förändring har skett av byggnadens viktade avskrivningsnivå pga förändringar i komponenter och nyttjandeperioder. Resultatsammanställning Q Ackumulerat Utfall före skatt Utfall föregående år Budget Prognos Verksamheten i stort Vattenfilter (Godkänt A-vatten) 16

21 Efter att vi har krävt att PEAB installerar de vattenfilter som var föreskrivna i projektet har detta utförts. Trots detta har vi fortsatta problem med vattnet. Biologiska värden såsom koliforma bakterier, odlingsbara mikroorganismer m.fl. är höga. En dialog förs med Härryda kommun om hur vi kan komma tillrätta med problemet. Vi får inget datum från Härryda kommun då vi skall redovisa åtgärd men enligt livsmedelslagen har vi åtgärdsplikt. Dialogen som förs är konstruktiv och Härryda kommun är medvetna om problemet och uppskattar vår ansträngning att hitta en lösning på problemet. Entreprenaden var en så kallad Generalentreprenad på löpande räkning. I AB 04 1:4 finns en regel som säger, att om det i en och samma handling (eller i samma grupp av handlingar) förekommer mot varandra stridande uppgifter, så skall den uppgift gälla som medför den lägsta kostnaden för entreprenören om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. Det går därför inte att belasta Peab med den merkostnad som det innebär att klara av den ytterligare reningsåtgärd som erfordras. Det är däremot lite slarvigt av den konsult som har upprättat projekteringshandlingen för vår räkning. Det rimliga hade varit att de hade föreskrivit en anläggning som hade klarat av även biologisk rening. Kontakt har tagits med projektören där vi begärt en förklaring. Vi utreder nu om kravet med A-vatten varit en förutsättning i samband med att projektören upprättade handlingarna. Om det visar sig att förutsättningarna har varit krav på enskilt vatten finns det ingen möjlighet att kräva projektören på ersättning. Parallellt med ovanstående har vi begärt in en offert för spolning, klorering och montering av manschetter på brunnarna. En åtgärd som med stor sannolikhet kommer att minska de biologiska föroreningarna i brunnarna så att vi uppnår godkända gränsvärden. Kostnaden för detta är ca kr exkl. moms. Hur detta skall finansieras får vi ta upp till diskussion i styrelsen. Uthyrning och konceptutveckling Nedanstående tabell visar på uthyrningsintäkter där februari-december 2019 prognostiseras genom att använda medelvärdet per månad för respektive månad Bokningsläget anger bokning till och med Bokningsl Månad Differe äge Juli Utfall ns Augusti Utfall Septemb Utfall Oktober Utfall Novembe Utfall r Decembe Utfall r Januari Utfall Februari Utfall Mars Prognos April Prognos Maj Prognos Juni Prognos

22 SUMMA På vårt senaste förvaltningsråd kom det upp ett förslag att rabattera stughyran under de månader där uthyrningsgraden är låg. Av tabellen ovan kan vi se att det framförallt är i januari och februari som uthyrningsgraden är låg. Mitt förslag är att vi rabatterar hyran genom ett sista minuten erbjudande med 25% under januari och februari 2020 för att se om detta ger någon effekt. Övrigt - Diverse elarbete såsom förbättring av utomhusbelysning är utförd. - Uthyrningsreglerna är nu förtydligade och ändrade. - Nytt felanmälningssystem för både EKAB & EmKAB är infört. Hållbarhet Emilias Kårhus AB är nu Miljödiplomerad enligt Svensk Miljöbas kravstandard. Det pågår ett arbete med att justera in värmen i stugorna. Vi försöker uppnå optimal balans mellan elradiatorer och luftvärmepumpar. Dessutom använder installerat övervaknings- och styrningsutrustning som finns för att styra drift av värme och fläktar när stugorna står outhyrda längre perioder. AB ÖLBRUKET I GÖTEBORG Bolaget bedriver ingen mer verksamhet än att stödja den ideella föreningen Ölbruket. CHALMERS STUDENTBOSTÄDER (Joakim Wallin) EKONOMISK- OCH PERSONALADMINISTRATIV FÖRVALTNING Pågående nybyggnationer och beslutad nyupplåning för att finansiera dessa innebär ett behov av ytterligare derivat i storleksordningen 50 mkr under första halvåret En förnyad beräkning utifrån budget 2019 påvisar att vi kommer att få fullt avdrag för finansnettot under nästkommande år. Vi har redan i år tagit ut pantbrev för redan beslutad nyupplåning även om upplåningen delvis sker först nästa år. Anledningen till detta är att rättsläget avseende om uttag av pantbrev kommer att ingå i begreppet ränta eller inte är oklart. Vi vet helt enkelt inte om denna kostnad kommer att träffas av ränteavdragsbegränsningsreglerna eller inte. Vi vet däremot att under 2018 är uttag av pantbrev en avdragsgill kostnad i näringsverksamheten redan då den uppkommer även om pantbrevet inte belånas och gällande skattesats är ännu inte sänkt. För att säkerställa avdragsrätt för pantbrev i kommande projekt kan vi därför redan nu ta ut dessa med full avdragsrätt och ha i eget förvar för att belåna vid ett senare tillfälle. En beräkning som utgår från marknadsvärdet 2017 och en maximal belåning som understiger 60% medför att pantbrev om 325 mkr till en kostnad om 6,5 mkr skulle kunna tas ut under december och sänka skatten med tkr. ALLMÄNT Ändring av Stiftelsens stadgar Enligt Stiftelsens stadgar skall Styrelsen bestå av 7 stycken ledamöter. Samtliga suppleanter avregistrerades av Länsstyrelsen i februari 2018 då de ansåg att stadgarna 18

23 inte medger att vi har suppleanter. Styrelsen har tidigare beslutat att vi skall ansöka om permutation till Kammarkollegiet för att återinföra suppleanter i vår styrelse. Länsstyrelsen har nu medgett att deras besked var felaktigt och återinsatt samtliga suppleanter i styrelsen. Kammarkollegiet har efter vår begäran avskrivit ärendet och återbetalat avgiften. Framtida tomträttsavgäld för Krokslätt 115:22 (Gibraltargatan 80-94) Som angetts tidigare anser Göteborgs Stad att vi skall börja betala avgäld för de tillkommande lägenheterna från tillbyggnaden Stadens skäl är, bland annat, att den efterskänkta avgälden endast avsåg den ursprungliga byggnationen, medan vi hävdar att det gäller så länge man ägnar sig ut just Studentbostäder och att vår subvention av tomträtten skall vara 100% så länge användningen är studentbostäder. Vi anlitade juridiskt stöd för hjälp i ärendet och ett formellt svar är skickat till Fastighetskontoret där vi vidhåller vår ståndpunkt. Vår advokats bedömning är att det finns mycket goda möjligheter att vid en prövning enligt artikel 106 p.2 Fördraget om EU s funktionssätt är subventionen tillåten och vi bör nå framgång i domstol. Fastighetskontoret har tillsänt oss ett erbjudande om friköp av samtliga fastigheter med tomträttsupplåtelse. Svefa har upprättat en kassaflödesanalys med syfte att utreda de kortsiktiga och långsiktiga konsekvenser av ett friköp av tomträtterna givet två scenarier, dels enligt nuvarande upplåtelseform (tomträtt) och dels som fastighet (efter ett tänkt friköp). Avseende tomträtten till Krokslätt 115:22 har två scenarion upprättats. Dels antas tomträttsavgälden subventioneras med 100 procent såsom idag, och dels antas tomträttsavgälden uppgå till cirka kronor för den nya avgäldsperioden. Analys och utvärdering av vilket scenario som är mest gynnsamt för oss pågår och väntas presenteras för styrelsen på första styrelsemötet Därefter kan vi återkoppla till Fastighetskontoret. FÖRVALTNING OCH DRIFT Drift och uthyrning Vägglöss är ett stort problem i boendemiljöer där omflyttningstakten och andelen långresenärer är högt. Därför har vi sedan flera år arbetat intensivt och långsiktigt, bland annat med återkommande besiktningar med vägglushundar. Vid höstens besiktning visade det sig att antalet kontaminerade lägenheter minskat rejält. I låghuset hittades inte ett enda fall och på GB 82 och 94 var det mindre än en tredjedel antalet fall mot vad vi fått vänja oss vid tidigare. Två problemområden på Chabo är hissar och vatteninträngning. Nu har fastighetsägaren byggt om hissarna så vi, och ännu mer hyresgästerna hoppas nu kunna lämna allt hisskrångel bakom oss. Vatteninträngning via fasad är fortsatt ett problem där fastighetsägaren lägger och har lagt stora resurser på åtgärder. Till dess att den slutgiltiga lösningen är färdig hanterar vi varje problemlägenhet för sig och löser situationen för respektive hyresgäst. Under sommarens extrema värmebölja hittade vi några lägenheter med så höga temperaturer att det inte kunde förklaras med klimatet. För dessa totalt åtta lägenheter har vi nu hittat en kombination av åtgärder som genomförs just nu: utvändig solskyddsfilm på glas och invändig heltäckande rullgardin med högreflekterande 19

24 beläggning. Dessa åtgärder bedöms sänka temperaturen i dessa lägenheter så pass att bostaden kommer vara tjänlig även vid en värmebölja. På Gibraltargatan 78 har vi haft problem med oönskade besökare som ställt till oreda och vi har fått förstärka skalskyddet med ytterligare låsning. Så numer är alla dörrar till lägenhetskorridorer låsta. Personal Med anledning av flera kommande föräldraledigheter rekryterar vi för närvarande ytterligare en Bovärd. Vi har också förlängt anställningstiden för den vikarierande Miljövärden. Budgetarbetet startade i samband med årets personalkonferens och särskilt för underhållsbudgeten har Bovärdarna varit engagerade för respektive fastighet. Göteborg Peter Alehammar 20

25 CHALMERS STUDENTKÅR Rapport om kår- och sektionsavgiften RAPPORT Under fullmäktigemöte /2019 inkom en motion om att kår- och sektionsavgiften skulle utredas för att nivån på dessa avgifter ska kännas välgrundad för medlemmarna och studenterna vid Chalmers tekniska högskola eftersom kårobligatorium råder. En arbetsgrupp om fem personer tillsattes och resultatet av utredningen presenteras i och med denna rapport. Bakgrund Syfte och avgränsningar Syftet med arbetsgruppen har varit att utvärdera lämpligheten på storleken av nuvarande medlemsavgifter för att säkerställa att dessa avgifternas nivåer är välgrundade och välmotiverade för medlemmen samt att ge rekommendationer om framtida avgifter. I arbetet har gruppen utgått från att kårobligatoriet fortsatt råder samt att avgifterna är enhetliga, dvs lika för alla medlemmar. Metod Den metodik som använts under utredningen har varit att först kartlägga tidigare lagda propositioner, rapporter och utredningar om medlemsavgifterna. Utifrån innehållet i denna kartläggning har sedan ett antal jämförelsetal tagits fram för att kunna bedöma avgifternas nivå med samhällsekonomiska faktorer utanför Chalmers Studentkår. Avgiften nu och då Kåravgiften, i form av terminsavgiften, har varit 200 kr /termin sedan höstterminen 2005, däremot har genom åren varierat vilka övriga avgifter som medlemmen behövt betala. Innan dess har den under lång tid legat runt 200 kr. Fram till 2008 fanns en inskrivningsavgift som var en engångsavgift betalades av den nya studenten vid studiestarten om 80 kr. Under verksamhetsåret 2009/2010 genomfördes en utredning av sektionsavgiften som resulterade i att ett tak infördes för denna avgift om 50 kr, då det tidigare varit upp till sektionerna att fritt välja medlemsavgift. Två år senare (2011/2012) fanns en verksamhetsplanspunkt som utredde olika modeller för sektionernas finansiering och vilken ledde fram till att fullmäktige tog beslut om att homogenisera sektionsavgiften och sätta denna till 40 kr per termin dock med undantag för Doktorandsektionen som tilläts ha en lägre avgift på 30 kr, för att följa principen med en avgift på 75% för doktorander. I och med detta beslut infördes också det som idag kallas Teknologäskningar som skulle stärka sektionernas möjlighet att finansiera och genomföra olika satsningar även om sektionens egen kassa skulle vara något begränsad. Pengarna som placeras i Teknologäskningspotten allokeras från en del av intäkterna av kåravgiften och motsvarar ca 5%. Inför höstterminen 2015 beslutades att även Doktorandsektionen skulle ha samma sektionsavgift som övriga och sedan dess har alla sektioner haft en avgift på 40 kr/termin. Doktoranderna betalar dock fortfarande endast 75% av terminsavgiften. Kårens medlemskap i Göteborgs Förenade Studentkårer (GFS) och Sveriges Förenade Studentkårer (SFS) har historiskt också inneburit att teknologen betalat en terminsavgift till dessa organisationer, via kåravgiften. Vid beslutet om medlemsavgifterna inför höstterminen 2013 lade kårstyrelsen fram

26 CHALMERS STUDENTKÅR RAPPORT ett förslag om att avgifterna till GFS och SFS skulle bekostas av terminsavgiften istället för separat av varje medlem, vilket godkändes av fullmäktige och har sedan dess finansierats på detta vis. I figur 1 presenteras en sammanställning av terminsavgiftens utveckling sedan 2005 samt en jämförelse mellan terminsavgiften, KPI och studiemedlet sedan dess. I figuren har KPI och studiemedlet normerats till 200 SEK för augusti Eftersom KPI och studiemedlet har ökat i normerat värde sedan 2005 och terminsavgiften behållits på samma nivå (om man bortser från de övriga avgifterna som lades på utöver terminsavgiften själv) så har kåravgiften på sikt sänkts även om summan som ska betalas av medlemmen varit konstant. Figur 1. Jämförelse av terminsavgiften under åren med KPI och studiemedel. Båda har normerats till 200 SEK för augusti KPI baseras på augusti för hösttermin och januari för vårtermin. ÅÅÅÅ.1 avser vårtermin, och ÅÅÅÅ.2 aver hösttermin. Inskrivningsavgiften är för åren 2005 till 2008 satt till en sjättedel av 80 kr. Förändringarna på kåravgiften (gul linje) beror på: 2006 höjda avgifter till SFS/GFS, 2008 avskaffad inskrivningsavgift, 2009 utträde ut SFS, 2013 inkluderande av GFS/SFS-avgifter i terminsavgiften. En av frågorna i kårens medlemsundersökning som genomförs årligen får medlemmarna frågan om hur prisvärd medlemsavgiften är relativt den medlemsnytta som erhålls. I resultatet från undersökningen 2017 svarade endast 3% att de inte ansåg att medlemskapet var prisvärt mot den nytta de får och 6% svarade att de inte visste. Året innan det var motsvarande siffror 5% respektive 4%. Kårens ekonomi En utredning om kårens centrala ekonomi genomfördes av kårstyrelsen under verksamhetsåret 2014/2015 för att analysera medlemsavgiften. Eftersom kåravgiften endast är en del av kårens centrala ekonomi togs ett större perspektiv i beaktning och hela den centrala budgeten granskades. I rapporten lyfts att kårens ekonomi varit god under de senaste åren, men i början av 2000-talet var situationen annorlunda där kårens utgifter var större än intäkterna. En viktig del i att kårens ekonomi varit stabil under en längre tidsperiod kan delvis härledas till att medlemsavgifterna har hållits på en konstant nivå och givit stabila intäkter.

27 CHALMERS STUDENTKÅR RAPPORT En yttre faktor som kan påverka kårens ekonomi är om samhället är inne i en period av hög- eller lågkonjunktur. Vid lågkonjunktur är företags vilja att rekrytera nyanställda lägre vilket kan påverka kårens intäkter genom att färre utställare deltar i CHARM. I dagsläget har vi varit inne i högkonjunktur ganska länge och eftersom konjunkturen förändras i cykler är det troligt att kåren står inför en period av lågkonjunktur. Diskussion Något som dykt upp som diskussionspunkt inom arbetsgruppen under arbetets gång är studentkårens fonder. Arbetsgruppen valde att avgränsa arbetet till att inte fördjupa sig i fonderna. Det är dock värt att nämna att det är klokt att ha i åtanke vid en förändrad avgift att flera av studentkårens fonder kommer att påverkas. Ett exempel på detta är den årliga avsättningen till byggnadsfonden som bestäms som en viss procenthalt av de inkomna medlemsavgifterna. Minskar kåravgiften kommer även avsättningen till fonden att minska och vice versa. En kartläggning av studentkårens fonder och finansiering kan vara en god idé i framtiden. För kårens ekonomiska stabilitet över lång tid är det bättre att hålla medlemsavgifterna på en konstant nivå och investera eventuellt överskott i fonder eller andra långsiktiga satsningar än att tillfälligt sänka avgifterna. Genom att behålla nivån på medlemsavgifterna under en lång tid kommer de dessutom att minska på sikt i reellt värde i och med inflationen. Ytterligare en aspekt i arbetsgruppens arbete har varit att den ekonomiska strukturen inom kåren har delvis ändrats i och med bolagiseringen av CHARMs ekonomi. Det är svårt att i nuläget se om detta skulle kunna ha en inverkan på kårens ekonomi som helhet, och i sådana fall hur. Rekommendation Arbetsgruppen rekommenderar fullmäktige att behålla nuvarande nivåer med terminsavgift på 200 kr/termin för teknologer, 150 kr/termin för doktorander och sektionsavgift på 40 kr/termin. Frågor på rapporten ställs till, Josefin Lövdahl Emma Stavås Förenade Naturvetare 18/19 Förenade Naturvetare 18/19 Oskar Luvö Axel Jarenfors David Ådvall

28 STATUS REPORT Student Union Board Status report operational plan 18/19 Out of nine projects, four are going according to the original plan, four are a bit behind the schedule and one is at risk of not being finished. The major reason that some projects are behind schedule is that other matters with higher priority has come up, as generally is the case with this kind of developing projects. In most of the projects progress has been made since the last report and it is becoming increasingly clear what we will be able to deliver. The ambition is still deliver on all projects, albeit in a different way than originally planned in some cases. It is still worth noting that some of the projects were ambitiously planned, with regard to both time schedule and scope. As things currently stand, the expected delivery from the projects within the operational plan will contribute to an improved Student Union for the years to come and be a foundation for further development. Most projects are going according to plan Most projects are a bit behind schedule Most projects are at risk of not being finished Skapat: K:\KS_Dokument\KS-möten\KS1819\Beslutsmöten\KS07\1. Arbetsdokument\Status report operational plan 1819.docx Development within the prioritized areas Development within the prioritized areas is based on the Student Union s vision and mission document and the prioritized areas that the council decide upon each year. The areas are prioritized for a number of years, three to five, in order to maximize the potential for development in up to five areas. This way larger and more distinguishable progress can be achieved during the period an area is prioritized. Prioritized area 1: Work for sustainable involvement Missions: 3, 7, 8 and 9. Prioritized between 2013/ /2019. a) Evaluation of prioritized area The evaluation of the prioritized area Working for a sustainable involvement was presented to the Student Union Council on the 19 th of December with the recommendation to consider the area finished and to initiate the process of identifying a new prioritized area. Ideas have been collected for a new prioritized area, both from the council and previous members of the management team. Based on the ideas, a number of suggestions will be formulated and sent to the council for feedback before a proposition regarding a new prioritized area will be presented on the council meeting on the 10 th of April. The project is going according to plan The project is a bit behind The project is at risk of not being finished 1 av 4

29 STATUS REPORT Student Union Board Prioritized area 2: Work for international students to benefit from the union and feel a sense of belonging throughout their period of studies Missions: 2, 3, 7, 8, 10 and 11. Prioritized between 2013/ /2020. b) Action plan for internationalization A draft of the action plan has been created and is being worked with. In order to make it useable feedback is being gathered from different parties that will be involved such as CIRC and committees in the divisions, also from the management team. The project is going according to plan The project is a bit behind The project is at risk of not being finished Prioritized area 3: Strengthen the connection between the students time at Chalmers and future career Mission: 4 and 7. Prioritized between 2015/ /2020. Skapat: K:\KS_Dokument\KS-möten\KS1819\Beslutsmöten\KS07\1. Arbetsdokument\Status report operational plan 1819.docx c) Formulate the Student Union s opinions regarding career and business relations Since the last status report very little progress has been made in the work. This is mostly due to a high work load. There is an almost finished draft of the proposed opinions that will be presented to the student union council when it has been more worked through. The continued plan is for this work to be taken up in the middle of March. With the help of the work group a proposition will be brought forward to the council before the end of the operational year. The project is going according to plan The project is a bit behind The project is at risk of not being finished Prioritized area 4: Strengthen the Student Union s executive organization Mission: 6, 8. Prioritized between 2016/ /2021. d) Structure the Student Union s premises and accesses Since the last report no work has been done in order to focus on other tasks. The original scope of the project is still achievable if time to work on the project can be found during what remains of the spring term. The project is going according to plan The project is a bit behind The project is at risk of not being finished 2 av 4

30 STATUS REPORT Student Union Board e) Oversight of the directives, guidelines and policies with which the Student Union regulate its companies Since the last report the task force has started to work and managed to some extent define the scope and goals of the project. At the time of this report, interviews are being held with key persons within the Student Union s companies and a picture is emerging regarding possible actions to make the Student Union a better owner of its companies. It is becoming clear that no changes will be ready to be implemented during this operational year. Due to the non-urgent nature of the project it is still challenging to prioritize it over other tasks for the management team members in the task force. However, there are high hopes of being able to come up with fruitful recommendations for work during the upcoming years to strengthen the relationship between the Student Union and its companies and in the end deliver better service to the students. The project is going according to plan The project is a bit behind The project is at risk of not being finished Skapat: K:\KS_Dokument\KS-möten\KS1819\Beslutsmöten\KS07\1. Arbetsdokument\Status report operational plan 1819.docx Prioritized area 5: Ensure the voluntary involvement of the future Mission: 3, 7, 8, and 9. Prioritized between 2017/ /2022. f) Investigate and develop new forms of voluntary involvement This operational plan point has been prioritized down due to the high work load on all involved management team members. The ambition is still to finish this point and report to the board on the progress, but on a lesser scale. The goal is same as before, but the input gathered will be more limited. The project is going according to plan The project is a bit behind g) Structure for recruitments to voluntary involvements The project is at risk of not being finished Currently we are finishing our documents describing the proposed structure for recruitment to voluntary involvements. After the documents are finished, we will send them on a feedback round to involved stakeholders. After the feedback round we will take the opinions and thoughts into account and make necessary updates to the documents. So we are closing in on the goal now, and will be done with this operational plan point soon. The project is going according to plan The project is a bit behind The project is at risk of not being finished 3 av 4

31 STATUS REPORT Student Union Board Prioritized projects Prioritized projects are projects within the Student Union that have to be carried out in order to stabilize the organization or fix an urgent problem. The prioritized projects are not connected to the prioritized areas but are urgent in the sense that clear development is required within the scope of the project during the upcoming years in order for the organization to remain stable and wellfunctioning. h) Develop introduction for voluntary involved students Since the last report progress has been slow due to a high workload and sickness. At the current state the project is at risk of not being completed to the extent set out at the start of the operational year. The current plan is to lower the ambition of the project for this year, focusing on creating a vision as well as a plan for testing an implementation next year, rather than testing an implementation this year. The project is going according to plan The project is a bit behind The project is at risk of not being finished Skapat: K:\KS_Dokument\KS-möten\KS1819\Beslutsmöten\KS07\1. Arbetsdokument\Status report operational plan 1819.docx i) Equality and sexism The research in the form of workshops and discussions from last semester has been summarized and formulated into an action plan. This project was aimed at finding out and implementing support for work with equality and sexism questions, however implementation and evaluation is something that are done over time. In short, structure and support for equality groups have been created through JämK and other support options described in the action plan is being tested by SO. The scope of this project is very wide, it was decided to put all good ideas into the action plan, and use it in the handover of SOs regular work and projects for next year. The project is going according to plan Questions regarding the report can be asked to, Gustav Eriksson President KO@chalmersstudentkar.se Tove Larsson Educational Officer UO@chalmersstudentkar.se Henrik Larson Careers Officer AO@chalmersstudentkar.se The project is a bit behind Sten Li Vice President VO@chalmersstudentkar.se Leon Larsson Student Welfare Officer SO@chalmersstudentkar.se The project is at risk of not being finished 4 av 4

32 PROPOSITION Kårstyrelsen Proposition 21 Membership fees for autumn semester 2019 Bakgrund Enligt stadgan 6:6 fattar fullmäktige innan utgången av läsperiod 3 beslut om medlemsavgiften för kommande hösttermin. Med utlandsavgift menas den terminsavgift som medlemmarna betalar när de studerar utomlands eftersom de måste vara medlemmar i kåren även under sin utlandsvistelse men inte kan ta del av allt som kåren erbjuder. Med omtentaavgiften menas den avgift en student som vill skriva en enstaka omtenta behöver betala för att vara kårmedlem under sin tentamen eftersom detta är ett krav för att få tentera. Sedan hösten 2012 bekostas medlemsavgiften för Göteborgs förenade studentkårer (GFS) och Sveriges förenade studentkårer (SFS) av terminsavgiften, vilket beslutas årsvis med budgeten. Efter att medlemsavgifterna varit oförändrade över en längre period tillsattes det en arbetsgrupp under FuM på Fullmäktigesammanträde /2019 för att utreda nivån på kåravgiften. Arbetsgruppen landade i att behålla medlemsavgiften på samma nivå som tidigare, och med detta som bakgrund anser kårstyrelsen att alla medlemsavgifter ska behållas oförändrade. Background According to 6:6 of the by-laws, the council determines the membership fee for the next autumn semester before the end of study period 3. Utlandsavgiften refers to the semester fee that the members pay when they are studying abroad. Omtentaavgiften refers to the fee that a student who wants to write re-exams has to pay in order to be a member when writing the re-exams. Since the autumn of 2012 the membership fee for Göteborgs förenade studentkårer (GFS) and Sveriges förenade studentkårer (SFS) is funded with the union s membership fee, which is determined every year through the budget. Due to the membership fees remaining unchanged over a longer period, a task force reporting to FuM was assembled during FuM /2019 in order to investigate the level on the union fee. The task force concluded in keeping the membership fees at the same level as before, and with this as background the union board finds that the membership fees should remain unchanged. Yrkande Med ovanstående som bakgrund yrkar kårstyrelsen att att att att terminsavgiften för höstterminen 2018 fastställs till 200 kr för teknologer, och 150 kr för doktorander. sektionsavgiften för höstterminen 2018 fastställs till 40 kr för teknologer, och 40 kr för doktorander. utlandsavgiften för höstterminen 2018 fastställs till 100 kr. omtentaavgiften för höstterminen 2018 fastställs till 50 kr. 1 av 2

33 PROPOSITION Kårstyrelsen Kårstyrelsen genom, Sten Li Vice kårordförande 2 av 2

34 PROPOSITION Kårstyrelsen Proposition 22 Determination of indicator values 2018/2019 Background In the Chalmers Student Union s vision and mission document there are 11 missions. In order to be able to follow up how well the student union manages to live up to its vision these different tasks are monitored with so called indicator values. Each operational year these indicator values are presented by the union board to the union council, after which they are affirmed by the council. This is done so that the union council can see trends, follow up on the operations and use the values as grounds for what the coming prioritized areas or operational plan points should be. Operational year of 14/15 was the first year that these indicator values were used. When the vision and mission document, where all the indicators are listed, last was revised all the indicators were looked over. At this point in time the majority of the indicators were reworked in order to better describe what they index. The following indicators are calculated by the Chalmers Student Union Company Group and are therefore presented on the annual shareholders meeting: 6.2, 6.3, 6.4. Yrkande Med ovan som bakgrund yrkar kårstyrelsen att att fastställa Chalmers Studentkårs indikatorvärden för verksamhetsåret 2018/2019 enligt bilaga. ålägga kårstyrelsen att komplettera med återstående indikatorvärden senast fullmäktigesammanträde 8 innevarande verksamhetsår Kårstyrelsen genom, Henrik Larson Arbetsmarknadsenhetens ordförande 1 av 1

35 INDIKATORVÄRDEN Kårstyrelsen Indikatorvärden 2018/2019 Nedan följer samtliga indikatorer, inklusive värden från tidigare verksamhetsår, som finns förtecknade i vision- och uppdragdokumentet. Indikatorerna är uppdelade baserat på de uppdrag som de korresponderar med. 1. Alla teknologer skall kunna tillgodogöra sig en utbildning av hög kvalitet Alla teknologer skall kunna tillgodogöra sig sin utbildning på Chalmers genom att kurser och program är av högsta kvalitet. Lärarna på Chalmers skall ha en hög pedagogisk skicklighet och lärandeaktiviteterna är anpassade till såväl ämnet som studenterna. Indikatorer 1.1. Medelvärdet av teknologernas helhetsomdöme på alla kurser som kursutvärderas. Indikatorvärde 3,82 3, Hur många procent tar examen inom 1,5 år efter nominell tid. Indikatorvärde 43 % 46 % 42 % -* * Data saknas p.g.a. att nytt Ladoksystem inte kan synkas med högskolans statistikdatabas Qlikview 1.3. Chalmers ranking på (a) Times Higher Education samt (b) QS University Ranking. Indikatorvärde a) Indikatorvärde b) Antal helårsprestationer av antalet helårsstuderande i procent. Indikatorvärde 88 % 91 % 88,2 % -* * Data saknas p.g.a. att nytt Ladoksystem inte kan synkas med högskolans statistikdatabas Qlikview 2. Alla teknologer skall ha möjlighet att påverka sin utbildning och studiesituation Alla teknologer har rätt att påverka både sin utbildning och studiesituation. Det är centralt att teknologerna är medvetna om vilka olika möjligheter till inflytande det finns. Studentrepresentanter, och grupper inom teknologsektionerna som representerar teknologerna, skall ha ett reellt inflytande i högskolans organ och god kontakt med teknologerna. 1 av 9

36 INDIKATORVÄRDEN Kårstyrelsen Indikatorer 2.1. Genomsnittlig svarsfrekvens på alla kursutvärderingar. Indikatorvärde 46 % 42 % 41,3 % 40.5 % 2.2. Andel teknologer som känner att de kan påverka sin utbildning och studiesituation. Indikatorvärde 41 %* 43 % 43 % 43 % * Svarsalternativet i mycket hög grad togs bort Andel av studentrepresentanterna som anser att de har inflytande inom högskolan. Indikatorvärde * * Har aldrig mätts. 3. Alla teknologer skall känna sig trygga under sin chalmerstid Teknologerna på Chalmers skall vara och känna sig psykosocialt, rättsligt, ekonomiskt, och fysiskt trygga under sin chalmerstid. Teknologerna skall trivas både i sin studiemiljö och tillbringad tid på campus. Alla teknologer skall bemötas på samma villkor. Indikatorer 3.1. Andel teknologer som under senaste året upplevt oro över sin ekonomiska situation. Indikatorvärde 33 %* 33 % 34 % 33 % * Svarsalternativet mycket lugn togs bort Andel teknologer som inte upplevt Chalmers fritt från diskriminering under det senaste året. (a1) Diskriminering av anställd (lärare + annan personal på Chalmers) (a2) Trakasserier och mobbning av anställd (lärare + annan personal på Chalmers) (b1) Diskriminering av student (b2) Trakasserier och mobbning av student (c) Andel teknologer som inte upplever Chalmers fritt från diskriminering Indikatorvärde a1) 5 % 5 % Indikatorvärde a2) - 1 % Indikatorvärde b1) 8 % 5 % Indikatorvärde b2) - 4 % 2015/ /2017* 2017/2018** 2018/2019** Indikatorvärde c) 20 % -*** 2 av 9

37 INDIKATORVÄRDEN Kårstyrelsen * Mätningen flyttades från Medlemsmätningen till Studentbarometern och därmed ändrades frågeställningarna. ** Studentbarometern har gjorts om och mäter även oberoende av utövare. *** Studentbarometern är senarelagd i år, och där av kan data ej framställas än 3.3. Andel teknologer som känner sig trygga när de vistas på campus (a) Lindholmen och (b) Johanneberg. 2015/ /2017* 2017/2018** 2018/2019** Indikatorvärde a) 13 % 82 % 76 % 90 % Indikatorvärde b) 13 % 85 % 76 % 98 % * Nytt sätt att mäta indikatorn (inverterad) ** Svarsalternativet vistas ej på detta campus har lagts till Andel teknologer som under senaste året upplevt att de har känt sig stressade eller oroade över sin studiesituation en längre tid. Indikatorvärde 47 %* 68 % 69 % 70 % * Frågan gjordes om till att mäta läsveckor 1-3, 4-5, 6-7, samt tentavecka istället för hela läsperioden. 4. Alla medlemmar skall vara väl förberedda inför arbetslivet Medlemmarna skall vara väl förberedda för arbetslivet genom att både ha kännedom kring relevanta arbetsgivare på arbetsmarknaden samt vara trygga med sin framtida yrkesroll. Under studietiden behövs därför möjligheten för studenter att aktivt upptäcka olika yrken och arbetsgivare samtidigt som kännedom om möjliga yrkesroller efter examen stärks. Indikatorer 4.1. Andel av medlemmarna som anser att de har möjlighet att upptäcka möjliga yrkesroller. Indikatorvärde 52 %* 59 %* 53 %* 45 %* * Central nivå och sektionsnivå mäts separat, detta är medelvärdet av båda Andel av medlemmarna i de sista årskurserna som känner sig förbereda inför arbetslivet. Indikatorvärde 53 % 54 % 54 % 43 % 4.3. Andel av medlemmarna som anser att de har kännedom om relevanta arbetsgivare på arbetsmarknaden. 3 av 9

38 INDIKATORVÄRDEN Kårstyrelsen Indikatorvärde 48 % 48 % 50 % 46 % 5. Alla medlemmar skall ha tillgång till bostad under sin chalmerstid Chalmers Studentkårs medlemmar skall inte uppleva att frågan om bostad är något som leder till otrygghet, hindrar dem från att studera på Chalmers eller delta i kårens aktiviteter. Boendet skall vara trivsamt och bidra positivt till medlemmarnas liv. Indikatorer 5.1. Andel av medlemmarna som upplever en hög prisnivå på sin bostad. Indikatorvärde 48 % 45 % 40 % 40 % 5.2. Andel av medlemmarna som tycker att tillgång till bostad har varit ett problem under de senaste 12 månaderna. Indikatorvärde 22 % 22 % 25 % 22 % 5.3. Nöjd kund index hos (a) Chalmers Studentbostäder och (b) Stiftelsen Göteborgs Studentbostäder. Indikatorvärde a) 4,27 4,22 - -* Indikatorvärde b) 4,10 4,09 4,14 -* * Redovisas i samband med Chalmers Studentkårs Företagsgrupps bolagsstämma 5.4. Genomsnittlig kötid som krävs för att få en studentbostad hos (a) Chalmers Studentbostäder och (b1) ett enkelrum samt (b2) lägenhet hos Stiftelsen Göteborgs Studentbostäder. Indikatorvärde a) 41 månader 32 månader 32 månader - månader Indikatorvärde b1) 17 månader och 24 månader utanför centrum eller 4-5 år i centrum 18 månader 12,4 månader* - månader* Indikatorvärde b2) * 34,5 månader 24,1 månader - månader * Går ej att utläsa. 6. Alla medlemmar skall ha tillgång till relevant service Chalmers Studentkår skall tillhandahålla ett brett utbud av service till medlemmarna. Servicen skall vara utformad efter medlemmarnas förutsättningar. Servicen kan bestå av tillgång till studiematerial, mat, fika, nöjen, lokaler, fritidsaktiviteter, träningsmöjligheter och transportmöjligheter. 4 av 9

39 INDIKATORVÄRDEN Kårstyrelsen Indikatorer 6.1. Andel av medlemmarna som är nöjda med tillgången till service på campus (a) Lindholmen och (b) Johanneberg. 2015/2016* 2016/ / /2019 Indikatorvärde a) 46 % 57 % 51 % 61 % Indikatorvärde b) 68 % 70 % 74 % 74 % * Frågan omformulerades till att mäta olika typer av service istället för i sin helhet. Medelvärde beräknas istället Omsättning per kårkort och år. Indikatorvärde 2151 kr 2670 kr 2627 kr -* 6.3. Andel medlemsrabatt av omsättning som Chalmers Studentkårs företagsgrupp lämnar till medlemmar i form av (a) total medlemsrabatt genom omsättning och (b) företagsgruppens omsättning per medlem. Indikatorvärde a) 17 % 15 % 18% -* Indikatorvärde b) 273 kr 310 kr - -* * Redovisas i samband med bolagsstämma Studentvärdesindex inom Chalmers Studentkårs företagsgrupp. Indikatorvärde 67 % 67 % 69% -* * Redovisas i samband med bolagsstämma 7. Alla medlemmar skall ha möjlighet till personlig utveckling utöver studierna Chalmers Studentkårs medlemmar skall ha möjlighet till personlig utveckling vid sidan av studierna, genom att engagera sig i kårens verksamhet. Engagemang inom Chalmers Studentkår skall kännas värdefullt. På så sätt kan medlemmarna få med sig erfarenheter, nätverk och värdefull kunskap som kompletterar studierna. Medlemmarna skall även ha möjlighet till fritid utöver studierna som exempelvis att delta i verksamhet hos extern part. Indikatorer 7.1. Andel av medlemmarna som någon gång under sin studietid engagerat sig i Chalmers Studentkår. Indikatorvärde 43 % 38 % 37 % 40 % 5 av 9

40 INDIKATORVÄRDEN Kårstyrelsen 7.2. Andel av medlemmarna som känner att Chalmers Studentkår har bidragit till personlig utveckling. Indikatorvärde 31 %* 29 % 31 % 32 % * Svarsalternativet i ganska hög grad har tagits bort. 7.3 Andel av medlemmarna som säger sig ha möjlighet till fritid vid sidan av studierna. Indikatorvärde 36 %* 35 % 25 % 27 % * Svarsalternativet i ganska hög grad har tagits bort. 8. Alla medlemmar skall känna sig hemma och kunna umgås med sina vänner inom Chalmers Studentkår Chalmers Studentkår skall erbjuda ett rikt studentliv och tillhandahålla lokaler och ytor för att möta dessa. Medlemmarna skall ha möjlighet att delta i ett brett utbud av aktiviteter. Kårens faciliteter skall finnas till för, och utformas med, medlemmen i fokus. Indikatorer 8.1. Andel av medlemmarna som tar del av Chalmers Studentkårs verksamhet. Indikatorvärde 78 % 75 % 73 % 76 % 8.2. Andel av medlemmarna som är nöjda med Chalmers Studentkårs utbud av sociala aktiviteter. Indikatorvärde 55 %* 54 % 73 % 74 % ** Frågan gjordes om från påstående till fråga och svarsalternativen ändrades från i mycket hög grad till mycket nöjd etc Andel av medlemmarna som är nöjda med Chalmers Studentkårs utbud av lokaler. Indikatorvärde -* -* -* -* * Värdet på indikatorn har inte mätts något år. 9. Chalmers Studentkår skall ha en stabil organisation Chalmers studentkår är en organisation med stark integritet och stabil ekonomi. Aktiva, arvoderade och anställda mår bra och finner sitt arbete givande. Indikatorer 9.1. Andel aktiva och arvoderade som känner att deras arbete är givande. 6 av 9

41 INDIKATORVÄRDEN Kårstyrelsen Indikatorvärde 89 % 85 % 84 % -* * Mättes ej detta verksamhetsår Andel aktiva och arvoderade som upplever en rimlig arbetsbelastning. Indikatorvärde 83 % 72 % 64 % -* * Mättes ej detta verksamhetsår Medarbetarnöjdhet hos Chalmers Studentkårs anställda. Indikatorvärde a) 4,26 av 5 4,30 av 5 -*** -* Indikatorvärde b) 5,42 av 6** 5,25 av 6 X -* * Redovisas i samband med bolagsstämma, (a) är Chalmers konferenser och restauranger och (b) Chalmers Studentbostäder.** Beräkningsmodell byttes. *** Redovisas ej p.g.a. ej mätt 9.4. Antal år Chalmers Studentkår klarar sig utan inkomst. Indikatorvärde 1,352 1,226 1,361 1, Chalmers Studentkår skall representera medlemmarnas åsikter Chalmers Studentkår skall, i egenskap av en medlemsorganisation, representera sina medlemmars åsikter. Det skall ske för medlemmarna, i relevanta organ och organisationer såväl internt, lokalt, regionalt som nationellt. Indikatorer Andel av medlemmarna som känner att Chalmers Studentkår representerar deras åsikter. Indikatorvärde 51 %* 50 % 58 % 61 % * Svarsalternativet i mycket hög grad togs bort Andel av studentrepresentanter i Chalmers beslutande och beredande organ som Chalmers Studentkår har invalda representanter i. Indikatorvärde 94 % 93 % 98,44 % 93 % 10.3 Valdeltagande i föregående Fullmäktigeval. 7 av 9

42 INDIKATORVÄRDEN Kårstyrelsen Indikatorvärde 16 % 22,4% 20,4 % 15,5 % Andel av medlemmarna som vet hur de kan påverka Chalmers Studentkårs verksamhet. Indikatorvärde 40 %* 35 % 27 % 28,47 % * Svarsalternativet vet ej lades till. 11. Chalmers Studentkår skall aktivt kommunicera med medlemmar och andra intressenter Chalmers Studentkår skall uppfattas som ödmjuk och tillgänglig. Kårens medlemmar skall känna till den verksamhet och medlemsnytta som kåren erbjuder och hur påverkansarbetet sker. Alla medlemmar skall känna att det är bra att kåren finns och lätt kunna ta del av resultaten av kårens arbete. Indikatorer Andel teknologer som vill vara medlemmar i Chalmers Studentkår oavsett om kårobligatoriet råder eller ej. Indikatorvärde 74 % 74 % 71 % 73 % Andel av medlemmarna som tycker att deras kårmedlemskap är prisvärt. Indikatorvärde 72 % 73 % 78 % 77 % 8 av 9

43 INDIKATORVÄRDEN Kårstyrelsen Genomslag av kommunikation från Chalmers Studentkår, mätt genom (a) sidvisningar på hemsidan, (b) följare på sociala medier och (c) öppningsgrad av nyhetsbrev.* Indikatorvärde a) ** Indikatorvärde b)*** Indikatorvärde c) 45 % 45 % 43 % 44% * 2014/2015 mättes indikatorn som ett snitt av andelen som uppger att de tagit del av kårens hemsida, nyhetsbrev och Facebook. Värdet var då 40 %. ** Statistik från oktober och november saknas på grund av ny hemsida. *** Antal följare på Facebook. 9 av 9