Uppstartsguide för ny sektion inom Chalmers Studentkårs Idrottssällskap

Transkript

1 Uppstartsguide för ny sektion inom Chalmers Studentkårs Idrottssällskap För att underlätta uppstarten utav en ny sektion inom Chalmers Studentkårs Idrottssällskap har den här uppstartsguiden författats. Den verkar som en handbok för hur en uppstart bör ske för att ligga i linje med de regler och riktlinjer som finns inom föreningen. Uppstartsguiden är tänkt att behandla de flesta områden, skulle det mot förmodan ändå finnas områden som ej besvaras, var då god att kontakta föreningen. Uppstartsguiden behandlar nedanstående punkter. Chalmers Studentkårs Idrottsällskap Syfte och verksamhet Organisation Styrelse Ansökan om sektionsstatus Styrelsesammansättning Verksamhetsbeskrivning Sektionen Årsmöte Medlemmar Ekonomi Logotyp Marknadsföring Avtal Aktiviteter

2 Chalmers Studentkårs Idrottssällskap Syfte och verksamhet Föreningens syfte är att främja intresset för idrott bland Chalmers studenter och underlätta för utövandet av dessa intressen under studietiden. Med idrott avses de av Rikdsidrottsförbundet definierade idrotter. Föreningen ska också ha som mål att erbjuda Chalmerister att delta i och organisera studentorganiserade tävlingar, så som Student SM. Organisation Chalmers Studentkårs Idrottssällskap också förkortat Chalmers IS eller CIS är en kårförening vid Chalmers studentkår och förbinder sig till att följa de regler som Chalmers Studentkår sätter upp för associerade föreningar. Chalmers IS är också ansluten till Sveriges Akademiska IF (SAIF) och förbinder sig till att följa de regler som SAIF sätter för medlemsföreningar samt beslut i SAIF, och Riksidrottförbundet (RF). Föreningen Chalmers IS bygger sin verksamhet på att det finns sektioner tillhörande denna som var för sig bedriver en specifik idrott tillgänglig för studerande studenter på Chalmers. Chalmers IS toppstyrs av en styrelse och varje sektion styrs av en sektionsstyrelse. Illustrativt kan detta visas enligt nedan.

3 Styrelse Styrelsen inom Chalmers IS skall enligt stadgarna bestå av Ordförande, Kassör, 2 4 Ledamöter samt maximalt 2 suppleanter. Styrelsen kan dela ut övriga poster inom sig. Det är styrelsen som sektionerna löpande för kontakt med för att underrätta vad som fortskrider inom sektionerna samt att styrelsen också finns tillgänglig för sektionerna ifall dessa behöver hjälp av något slag. Under pågående verksamhetsår åligger det styrelsen att: Se till att föreningen följer gällande författningar och andra bindande regler Verkställa av årsmötet fattade beslut Planera, leda och fördela arbete inom föreningen Ansvara för och förvalta föreningens medel och tillgångar Fortlöpande informera medlemmarna om föreningens angelägenheter i den utsträckning detta inte kan skada föreningens intressen Förbereda årsmöte Föra lista över föreningens medlemmar Ansvara för rekrytering av nya medlemmar till föreningen Besluta om instiftande och nedläggande av sektioner inom föreningen.

4 Ansökan om sektionsstatus Vid uppstart av ny sektion krävs godkännande av Chalmers IS styrelse. En ansökan till styrelsen om uppstart bör framför allt innehålla två följande delar för att anses komplett: Förslag till styrelse Verksamhetsbeskrivelse Styrelsesammansättning Sektionsstyrelsen ska bestå av en ordförande samt 1 4 ledamöter. Vissa sektioner innehar ekonomiansvarig som en post inom styrelsen, det kan vara bra om sektionen gör inköp, har sponsorer eller liknande. Vid författande utav dokumentet och vid inskickande till Chalmers IS styrelse så bör sektionen ha minst 3 stycken personer som är redo att driva sektionen. Verksamhetsbeskrivning Verksamhetsbeskrivningen ska beskriva föreningens tänkta syfte och hur sektionen ska utöva sin idrott. Vad planeras att göra? Hur kommer verksamheten att löpande fortgå? Finns det någon ekonomisk plan? Försök att redogöra för det allra mesta som ni planerar och väntar er. Behöver ni ha tips på vad som kan vara bra att ha med, sök information på Google. Uppstartsguiden uppmanar till arbete redan från start. Föreningsnamn Föreningens namn är Chalmers Studentkårs Idrottssällskap. Någon av följande varianter kan användas: Chalmers Studentkårs Idrottssällskap CIS Chalmers IS Sektionsnamn På hemsida, facebooksida och dylikt. ska sektionsnamnet innehålla CIS enligt följande modell: CIS Sektionsnamn. Exempel: CIS Simsektionen Uttrarna CIS Chalmers Cykelklubb CIS Chalmers Golfsällskap

5 Sektionen Hur sektionen efter sin uppstart väljer att sköta sin verksamhet är upp till sektionsstyrelsen internt. Det finns däremot ett antal riktlinjer att följa som en del av Chalmers IS, varvid dessa presenteras nedan. Skulle någon information eller något område saknas, kan det ha missats vid författande, hör då av er till Chalmers IS så skall ett svar på frågan ges. Årsmöte Varje år ska sektionen ha minst ett årsmöte med sina medlemmar där medlemmarna och styrelsen kan interagera med varandra och ta beslut för riktning inom sektionen samt att ny styrelse kan väljas. Ovanför sektionens årsmöte väger Chalmers IS styrelse samt, Chalmers IS årsmöte. Årsmötet bör förslagsvis behandla följande punkter 1. Fastställande av röstlängd för mötet 2. Val av ordförande och sekreterare för mötet 3. Val av justeringsperson tillika rösträknare 4. Fråga om mötet utlysts på rätt sätt 5. Fastställande av föredragningslista 6. Berättelse om sektionens verksamhet under det innevarande verksamhetsåret. 7. Ekonomisk genomgång av innevarande verksamhetsår. 8. Sektionsavgift kommande verksamhetsår. 9. Val till sektionsstyrelse. 10. Inkomna förslag. Medlemmar Sektionens medlemmar skall registreras via Chalmers IS hemsida och därmed i Idrottonline. Alla medlemmar blir på så sätt också anslutna till SAIF. Medlemsavgiften för att vara medlem i Chalmers IS fastställs utav årsmötet. Därefter väljer varje sektion om de önskar att ha en sektionsavgift och storleken på denna. En av få förpliktelser som varje sektion inom Chalmers IS har är att en lista ska föras på sektionens medlemmar, den bör inehålla namn och om de är kårmedlemmar vid Chalmers studentkår eller ej. Hur sektionen värvar sina medlemmar är upp till sektionen själva. Men sektionen bör följa de regler som finns kring marknadsföring vid medlemsrekrytering. Ekonomi Gustav lägger till?

6 Logotyp Chalmers IS står på en gemensam grund och har ett gemensamt logotyputförande. Alla sektioner tillåts att skapa sin egen logotyp för att representera sig själva. Denna sektionslogotyp skall rymmas inom Chalmers IS gemensamma border. Det innebär att sektionen har rätt att utforma sin egen design i det blå området i logotyp mallen nedan. Det rekommenderas starkt att logotypen i första hand skapas med hjälp av Adobe Illustrator och i andra hand med Adobe Photoshop. Mall för skapande fås av Chalmers IS styrelse vid godkänd sektionsansökan. När logotypen anses färdigställd av sektionen bör den sändas till Chalmers IS styrelse som fattar beslut om ifall den godkännas eller ej. Tänk även på att följa Chalmers tekniska högskolas respektive Chalmers studentkårs riktlinjer för hur deras logotyper får användas ifall ni har intresse i det.

7 Representation och kommunikation Representation På evenemang som sektioner deltar i eller anordnar ska det framgå att sektionen tillhör och representerar föreningen Chalmers Studentkårs Idrottssällskap. Att använda sin sektionslogotyp, med CIS borden, är en enkel lösning. På allmänna evenemang på Chalmers, likt Mottagningen eller Kårens dag, ska Chalmers Studentkårs Idrottssällskap i första stå som ansvarig för monter. Montern är i sin tur tillgänglig för idrottssektionerna att fylla. På detta sätt tror vi att vi på bästa sätt kan uppnå synergieffekter i föreningen. Kommunikation Mail Bör användas för information kring viktiga aktiviteter och datum likt kallelse till årsmöte et cetera. Sektionsmailer används även som kontaktväg mellan medlemmar och organisation. Facebook: CIS: Chalmers Studentkårs Idrottssällskap Syfte att stärka varumärket CIS, vara en kommunikationskanal mot medlemmar, potentiella medlemmar och intressenter. Den ska verka för att rekrytera fler medlemmar och sprida information om idrottssektionernas verksamheter. Hemsida: Chalmers Studentkårs Idrottssällskap I första hand är det idrottssektionernas ansvar att uppdatera sina delsidor och CIS:s styrelses ansvar att redigera allt annat. Genom hemsidan registreras aktiviter så att LOK stöd kan sökas. Det är ledarna i idrottssektionerna som ansvarar för att registrera sina aktiviteter och CIS:s kassörs ansvar att skicka in LOK ansökan två gånger per år. Idrottssektioner Idrottssektionerna ska ha en egen facebooksida med information om sin verksamhet. Denna sida har varje sektion eget ansvar att redigera. Det ska framgå att sektionen är en del av Chalmers Studentkårs Idrottssällskap och kommunikationen genom sidan ska gå i linje med CIS:s och verka för att öka idrottandet på Chalmers.

8 Avtal Juridiska avtal får inte skrivas med sektionen som en juridisk part, utan måste skrivas med Chalmers IS som part. Undertecknar avtalet gör Chalmers IS ordförande för att vara gällande. Mallar på hur ett avtal kan utformas finns att tillgå inom Chalmers IS. Ta kontakt med ordförande för föreningen för mer detaljerad information angående avtal. Aktiviteter Sektionen har rätt att bedriva den verksamhet som denne har tydliggjort i dess verksamhet. Så länge som aktiviteter marknadsförs i enlighet med Chalmers IS riktlinjer för marknadsföring finns inga strikta begränsningar på utformning. Att tänka på är om och när sektionen deltar i Student SM är att den måste representera Chalmers Studentkårs Idrottsällskap och inte sektionen. Detta då det är föreningen som är den juridiska personen. Finns det regler kring Student SM som accepterar andra namn är detta tillåtet. Vid större arrangemang så som Kårens Dag, Finalkampen och andra större kårarrangerade aktiviteter där föreningar är välkomna att delta så finns det riktlinjer inom Chalmers IS som säger att Chalmers IS styrelse skall samordna föreningens sektioner gemensamt för att delta. Detta för att samordna föreningens beståndsdelar och dra nytta av varandra. Undantag kan göras inom föreningens styrelse. Sektionerna själva är då välkomna att delta.