Verksamhetsplan för Planerings- och utredningsavdelningen (PLU)

Transkript

1 Verksamhetsplan för Planerings- och utredningsavdelningen (PLU) Avdelningen stödjer KTH:s ledning med uppföljning, analys, styrning, planering, kvalitetssamordning och utredning inom nedan angivna områden. Avdelningen har en samlad kompetens och gedigen erfarenhet av kvalificerat utredningsarbete. Arbetet ska genomsyras av en systematisk och tydlig dokumentation för att minska sårbarheten i utförandet av arbetsuppgifter. Verksamhetsplanering och uppföljning Externt relaterad verksamhet: Årsredovisning, delårsrapport, prognos och budgetunderlag, m.m. Avdelningen har huvudansvar för att de övergripande dokumenten, årsredovisning, delårsrapport, regeringsprognoser och budgetunderlag, färdigställs och skickas till utbildningsdepartementet. Efter varje slutförd årsredovisning sammanställer avdelningen erfarenheter och gör en plan tillsammans med övriga berörda avdelningar för vad som kan förbättras eller utvecklas till nästa år. Under tidig höst varje år stäms planen av inför arbete med kommande årsredovisning. För utbildning på grundnivå och avancerad nivå ska regeringsprognoser, d v s prognoser över utbildningsvolymen, göras vid två tillfällen per år. Uppföljning av arbetet med delårsrapport, budgetunderlag och regeringsprognoser ska ske på ett likartat sätt som för årsredovisningen. Avdelningen ansvarar för att koordinera arbetet med skolornas och förvaltningens riskanalys kopplat till årsredovisningar, budgetunderlag och verksamhetsplanering. Under 2012 överfördes ansvaret för bevakning av rankingfrågor till avdelningen. Detta innebär bevakning av rankinglistor, analys av resultat, genomföra jämförelser med andra, främst tekniska, universitet samt att beakta resultatet ur ett strategiskt perspektiv med avancemang inom de ledande internationella rakningarna som mål. Arbetet inkluderar också framtagande och leverans av uppgifter till de rankingar och benchmarkingsamarbeten som KTH bedömer är intressanta att delta i. Under 2013 och 2014 leder avdelningen en fördjupande studie av KTH:s publikationskultur som har högre citering som mål. KTH-internt relaterad verksamhet: Analys, planering, styrning och uppföljning av KTH:s skolor samt processer för detta. Avdelningen ska utveckla sitt eget arbete med övergripande verksamhetsplanering och uppföljning så att en struktur finns för detta arbete som följer årscykeln. Stor vikt ska läggas vid att olika styrdokument är synkroniserade och att även uppföljningen av desamma är det. Analys, planering, styrning och uppföljning av verksamheten vid KTH:s skolor ska utgå från KTH :s utvecklingsplan och andra strategiska dokument. En utvecklingsplan för perioden beslutades i december En handlingsplan kopplad till utvecklingsplanen har tagits fram under början av Den ska ligga till grund för olika aktiviteter som kopplar till målen i utvecklingsplanen. Ansvaret för den årliga uppföljningen av utvecklingsplanen ligger hos avdelningen.

2 Avdelningen har tillsammans med Avdelningen för utbildningsadministration (AUA) och Ekonomiavdelningen arbetat fram och dokumenterat en årscykel över vilka data som tas fram vid vilken tidpunkt under året samt syftet med varje rapporttillfälle. Dessa KTH-rapporter tas fram vid fyra tillfällen under året. De har en gemensam grundstruktur, men varje rapport har också ett eget tema. Utöver dessa fyra rapporter tas en indikatorrapport fram i februari/mars varje år. Ekonomiavdelningen har det sammanhållande ansvaret för rapporterna. Årscykeln ska utgöra ett stöd för avdelningens arbete med analys och presentation av olika data. De ovan nämnda rapporterna ska också koppla till uppföljningen av verksamhetsuppdragen. Avdelningen är sammanhållande för framtagande och uppföljning av verksamhetsuppdragen till KTH:s skolor. Verksamhetsuppdragen följs upp vid tre tillfällen per år. Uppföljningarna kombineras i möten med företrädare för skolorna med diskussioner rörande nästa års verksamhetsuppdrag. Arbetet sker i nära dialog med rektorsgruppen. Ekonomiavdelningen deltar också i arbetet. Minst två personer från avdelningen ska vara delaktiga i detta arbete. Avdelningen ansvarar också för beräkning av fördelning av resurser till skolorna beträffande Grundutbildningsanslaget. Arbetet med att se över innehållet i verksamhetsuppdragen, samt säkerställa uppföljningen av varje delområde i uppdragen fortsätter. Arbetet med att ske med att utveckla presentationen av skolspecifik data som används vid uppföljningen av skolornas verksamhetsuppdrag fortsätter. Denna aktivitet sker i nära dialog med UF/AUA och är starkt kopplad till årscykeln som nämns ovan samt till uppföljning av KTH:s utvecklingsplan. Prognoserna blir allt viktigare i den KTHs planerings- och budgetprocess. Inom ramen för arbetet med årscykeln har avdelningen också påbörjat ett arbete med KTH -prognoser för volymen av utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Detta arbete ska vidareutvecklas med målet att presentera en första version i juni Under 2013 genomför avdelningen, på uppdrag av förvaltningschefen, en utredning om en eventuell förändring av modellen för resursfördelning till utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Under driver ledningen ett arbete med särskilt fokus på förbättrad genomströmning och ökad examination. Arbetet innebär dels en utveckling av verktyg och rapporter för genomlysning och analys av genomströmning och examination. Avdelningen ansvarar här, tillsammans med AUA, för utvecklingen och implementeringen av verktygen. Avdelningen stödjer även aktivt ledningen i planeringen, genomförandet och utvecklingen av dialogarbetet. I europeiska samarbetsorgan som Cluster och SEFI (European Society for Engineering Education), men även nationellt (särskilt genom den s.k. TUF-gruppen, dvs lärosäten med civilingenjörsutbildning), kommer avdelningen fortsatt att diskutera och jämföra metoder och utfall för genomströmning i ingenjörsutbildningen. Ledningen avser under hösten 2013 genomföra en undersökning och analys av studieresultat och avhoppsorsaker under första året i ingenjörsutbildningen. Undersökningen avses att genomföras i samarbete med Uppsala Universitet och Oslo universitet. Avdelningen skall i samarbete med ECE-skolan stödja ledningen i denna undersökning. Avdelningen avser att andra halvåret 2013 genomföra en studie med syfte att studera hur högskolestuderandes prestationer, studietakt, byten av program/högskola och avhoppsfrekvens relaterar till studenternas behörighetsbakgrund. Uppföljningen ska även innehålla en kvalitativ analys. Om möjligt ska detta göras tillsammans med andra lärosäten med civilingenjörsutbildning (TUF-gruppen) och

3 samverkansgruppen för högskoleingenjörsutbildning. I mån av behov och möjlighet kommer Skolverket, UK-ämbetet och Utbildningsdepartementet inbjudas att delta i genomförande- och analysarbetet. För att bättre kunna analysera orsak till varför vissa studerande inte tar examen har KTH beställt ett utökat urval i en SCB-studie om detta. Resultaten av denna kommer att analyseras under hösten Kvalitetssamordning Avdelningen har hittills främst stått för kvalitetssamordning i form av att leda och medverka i projekt, t ex EAE Denna projektorientering har från 2012 övergått i ett mer strategiskt arbete. Avdelningen blir då hemvist för en kvalitetsfunktion i två delar: övergripande kvalitetssamordning respektive kvalitetssamordning inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Arbetet inkluderar numera sålunda även bevakning av de kvalitetsfrågor inom t.ex. forskning, samverkan och kompetensförsörjning som faller utanför utbildningsområdet. Under 2013 innebär detta exempelvis att en metautvärdering av KTH:s Research Assessment Exercise (RAE) genomförs. Behovet av kvalitetssamordning ökar i enlighet med vad som kunde förutses då satsningen på en strukturerad kvalitetssamordning inleddes Fortsatt arbete ska ske med att utveckla den systematiska kvalitetssamordningen och att samordna den med den övergripande verksamhetsplaneringen. Övergripande kvalitetssamordning På övergripande nivå ska kvalitetsfunktionen i första hand utgöra ett stöd till rektor, dekanus och förvaltningschef samt de grupperingar som dessa leder (fakultetsrådet-fr, ledningsgruppen-lg). I funktionen ingår policyarbete, omvärldsbevakning, kunskapsspridning, forskningsanknytning och kommunikation. Under 2013/14 ska arbetet fokusera på frågor om systematiskt kvalitetsarbete. Dessutom ska, liksom 2011 och 2012, en sammanfattande årlig kvalitetsredovisning göras. Vidare ligger projektledarskapet för 2014 års Administrative Assessment Exercise (AAE) på avdelningen. I AAE ska ett tiotal administrativa processer utvärderas, dels genom självvärdering, dels med hjälp av en extern bedömargrupp. Under 2013 ansvarar projektledningen för att förankra och kommunicera projektet i berörda grupperingar inklusive administrativa funktionsnätverk, samt för att ta fram självvärderingsmall och stöd till självvärderingsgruppernas arbete. Under 2014 genomförs självvärdering och platsbesök, och en sammanfattande rapport skrivs. Kvalitetssamordning inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå Inom utbildning ska kvalitetsfunktionen i första hand utgöra ett stöd till prodekanus och de grupperingar som denne leder (utbildningsutskott-uu, grundutbildningsansvariga-ga, forskarutbildningsansvariga-fa). I funktionen ingår att leda eller medverka i KTH-initierade utvärderingsprojekt, att vara kontaktperson gentemot externa aktörer som genomför utbildningsutvärderingar samt att verka för förbättrad uppföljning och systematik i kvalitetsarbetet. Avdelningen stödjer uppföljningsarbetet efter EAE, inklusive fakultetsrådets (genom utbildningsutskottet) särskilda uppföljningsaktiviteter. Under 2012 pågick ett intensivt arbete inför och under dåvarande Högskoleverkets nationella utvärdering av teknik-, arkitekt- och ingenjörsutbildningarna. Avdelningen äger projektledarskapet. Högskoleverkets/ Universitetskanslersämbetets utvärdering har koppling till flera kvalitetsfrågor som avdelningen arbetar med, inklusive huvudområdesklassning, kvalitetsutveckling av examensarbeten och arbete med lärandemål

4 inom hållbar utveckling. Resultat av utvärderingarna väntas under sommaren och hösten När utvärderingsresultaten blir kända ska det förbättringsarbete som startat redan under våren 2013 intensifieras, beroende på vilka omdömen som KTH erhåller för sina utbildningar. De årliga verksamhetsuppdragen till KTH:s skolor utgör en möjlig informations- och uppdragskanal till KTH:s skolor. Under 2012 överfördes ansvaret för genomförande av de olika uppföljningsenkäter som görs till olika kategorier studenter och examinerade, till avdelningen. Stor vikt ska läggas vid analys och uppföljning av de resultat som framkommer i enkätundersökningarna. Resultaten ska sedan ligga till grund för eventuella förändringsåtgärder i programmen eller andra typer av förändringar som visar sig angelägna. Under 2013 slutförs analysen av doktorandenkäten som genomfördes ska en karriärenkät och en startenkät genomföras. Startenkäten och Doktoranduppföljningen genomförs vart fjärde år medan Mellanårsenkäten och Karriäruppföljning genomförs vartannat år. Övergripande utbildningsfrågor Avdelningen ansvarar vanligtvis för utredningar angående frågor som rör utbildning på samtliga nivåer som initieras av fakultetsrådet, dess utbildningsutskott eller av rektor. Avdelningen har ansvar för att uppdatera KTH:s regelverk vad gäller delarna som rör utbildning. Under 2013/14 ska en grundlig genomgång göras för att uppdatera och renodla regelverket- d v s att från det nuvarande regelverket ta bort sådant som har mer karaktär av handledningar, checklistor m m. Liknande aktiviteter ska göras för samtliga områden inom regelverket och berör således hela UF. Arbetet kommer att ske i nära samarbete med Avdelningen för dokumenthantering som leder projektet. Arbetet kommer att genomföras av regelverksgruppen där en representant från planerings- och utredningsavdelningen sitter med. Inom KTH, och vid lärosäten som KTH samarbetar med, finns intresse av att kunna utfärda gemensam examen efter en utbildning som anordnas av två eller flera lärosäten gemensamt. Detta gäller samarbeten inom alla utbildningsnivåer, både nationellt och internationellt. Avdelningen kommer tillsammans med andra avdelningar att ta fram policyer, mallar och regler för att underlätta för kommande samarbeten. Avdelningen har en stödjande roll i det fortsatta utvecklingsarbetet. Under de senaste åren har ett antal seminarier hållits under temat utbildning. Prodekanus är ansvarig tillsammans med avdelningen, som också koordinerar seminarierna. Även fortsättningsvis planeras för liknande seminarieverksamhet på teman som utbildning, kvalitet och excellens, nu även specifikt kopplade till den nya utvecklingsplanen för KTH. Avdelningen deltar i sekretariatet för Education Committe inom N5T. Inom N5T deltar avdelningens medarbetare även i ett nätverk för forskarutbildningsfrågor. Inom ramen för N5T görs även s k Peer Evaluations där olika utbildningar utvärderas parvis mellan de nordiska lärosätena i N5T. KTH är koordinator för detta arbete under Utbildning på grundnivå och avancerad nivå KTH har implementerat en 3+2-struktur inom civilingenjörsutbildningarna. Implementeringen av utbildningsstrukturen har krävt ett omfattande administrativt planeringsarbete. Vidare har vissa negativa konsekvenser för möjligheter till uppföljning uppkommit. Dessa behöver åtgärdas. Utvecklingen av det administrativa stödet till 3+2-strukturen måste därför fortsätta. EAE visade på bristande tydlighet när det gäller KTH:s utbildningsstruktur, vilket motiverar en fortsatt satsning på implementeringen enligt

5 rektorsbeslut UF-2011/0160, Implementering av 3+2-struktur inom civilingenjörs- och arkitektutbildningen. I anslutning till arbetet med KTH:s huvudområden har vissa brister i hantering och administration identifierats. Det gäller indelningen i huvudområden, hur kurser och utbildningsprogram förs till huvudområden med mera. Under 2013 sker en fortsatt översyn och uppdatering i enlighet med fattade beslut. Våra huvudområden har direkt koppling till Högskoleverkets utvärdering vilket ytterligare har aktualiserat frågan. KTH har fått examensrätt för lärarexamen vilket kräver en översyn och komplettering av den lokala examensordningen som kommer att uppdateras och revideras under Efter en granskningrapport från Riksrevisionen fick dåvarande Högskoleverket i uppdrag att, i samverkan med universitet och högskolor, följa upp lärosätenas klassificering av kurser i olika utbildningsområden. KTH följer detta arbete och kommer troligen att vidta åtgärder i form av förtydligande riktlinjer för kursklassificering. Utbildning på forskarnivå Under 2011 har doktorsprogram etablerats och startats inom KTH. Alla nya studerande på forskarnivå ska studera inom ramen för ett doktorsprogram. Eftersom doktorsprogrammen är en ny programform finns behov att följa hur det fungerar på skolorna, t.ex. via utbildningsutskottet. AUA arbetar med utveckling av KTH:s kurs- och programdatabas så att den även kan användas för utbildning på forskarnivå. I det arbetet deltar personal från avdelningen i en rådgivande och stödjande roll. En utvärdering av utbildningen på forskarnivå ska inledas under Avdelningen (kvalitetsfunktionen) bevakar Universitetskanslersämbetets tidplan för externutvärdering av utbildning på forskarnivå, och planerar KTHs internutvärdering därefter. Beredning av rektors och KTH-ledningens beslut Planerings- och utredningsavdelningen har ett ansvar för att säkerställa att beslut ligger i linje med KTH:s övergripande planering och med andra beslut och överväganden av strategisk natur. Avdelningen ska arbeta mer aktivt med uppföljning av övergripande beslut som fattas av rektor och andra organ/personer. Detta för att i ett längre perspektiv bidra till högre kvalitet i beslut som fattas av KTH:s ledning. Val av lärarrepresentanter till fakultetsrådet ska genomföras hösten Inför valet har avdelningen ansvar för att ta fram förslag på förändringar i valprocess och valsystem, där vissa beslut måste fattas av ledningen under Planerings- och utredningsavdelningen är delaktig i de flesta remisser av övergripande natur som KTH ska besvara. Avdelningen har ofta ett samordningsansvar för remissvarens slutliga utformning även om delar av arbetet utförs av andra avdelningar inom UF eller inom KTH:s skolor. Det är väsentligt att remissvar kan beredas så brett som möjligt samtidigt som en koppling finns till KTH:s strategiska planer. Avdelningen deltar i ett arbete tillsammans med juridiska avdelningen och avdelningen för dokumenthantering som ska utreda former för beslutsfattande. Interna möten, akademiska/administrativa Avdelningen bereder beslut och bemannar sekreterarfunktion i fakultetsråd, utbildningsutskott, GA- och FA-möten, fakultetens förtroenderåd samt fakultetens informationsmöten.

6 Avdelningen bereder beslut och är sekreterarfunktion eller deltagande i olika, tillfälliga arbetsgrupper. Utveckling av sammanträdesformer och administrativa rutiner i anslutning till möten (handlingar, dokumenthantering, utskick, mötesformer m m) ska fortsätta. Avdelningen ansvarar för möten med skolornas utbildningsfunktionsansvariga, UA. En utveckling ska ske för att dessa möten ska hantera utbildning på alla nivåer liksom internationella frågor när det gäller utbildning. Avdelningen ansvarar för PLUTA planeringsmöten med dekanus och prodekanus och de inom avdelningen som har sekreterarfunktion i ovanstående fasta grupperingar. Dessutom deltar sekreteraren i anställningsutskottet och koordinatorn för resursfördelningsutskottet. Övriga ansvarsområden Avdelningens personal medverkar i olika interna utbildningar, liksom vid vissa externa/utländska besök. Avdelningens personal deltar i interna och externa nätverk. Avdelningen deltar i olika internationella sammanhang. Det gäller bl a arbetsgrupper inom Cluster- och N5T-samarbetet, liksom inom vissa TEMPUS-projekt. Avdelningens interna arbete Avdelningen ansvarar för den egna budgeten, ekonomi och personalplanering. Arbetet med att rensa upp och uppdatera de webbsidor som avdelningen ansvarar för har inletts och kommer att intensifieras under Avdelningen har beslutat att som stöd för sitt eget arbete dokumentera arbetsmetoder och rutiner samt att även göra en årscykel för avdelningen. Framtiden Avdelningen ska ha ett arbetssätt som innebär att vi grupperar oss runt olika typer av frågor. Grupperna förändras över tid med hänsyn till aktuella projekt och utredningar. Samtidigt tar och har varje enskild medarbetare ett eget ansvar för de uppgifter han/hon arbetar med. Avdelningen kommer att arbeta vidare med att identifiera olika bevakningsområden/ansvar för olika personer. Detta för att tydligare möta ledningens och skolornas krav på proaktiv bevakning, framförhållning och agerande i olika frågor. Avdelningen ska aktivt utveckla sitt samarbete med andra avdelningar/enheter inom UF och skolorna. Ett exempel är AUA och ekonomiavdelningen där vi ska vidareutveckla arbetet med indikatorer, VIS, prognoser, resursfördelning samt inom olika uppföljningar bl a kopplade till utvecklingsplan och versamhetsuppdrag samt med anledning av resultat i t ex årsredovisningen och indikatorrapport. Samarbetet med juridiska avdelningen ska ytterligare förstärkas. Generationsskiftet inom avdelningen fortsätter. Under har sex nya medarbetare rekryterats. Ytterligare några medarbetare kommer under de närmaste åren sluta med pension eller har beviljats delpension. Det innebär att inom loppet av 4-6 år har över hälften av personalen inom avdelningen bytts ut. Avdelningens kompetensöverföring ska ske under ordnade former och genom att rekrytering av nya medarbetare sker med god framförhållning (=överlapp). Våra erfarenheter av kompetensöverföring under

7 de senaste åren är goda. Samtidigt är en sådan här förnyelse av personalen ett utmärkt tillfälle att se över rutiner och arbetssätt i syfte att förnya och anpassa dessa. De kommande rekryteringar som behöver göras ska ske i syfte att behålla en bred kompetens och erfarenhet för avdelningen. D v s avdelningens medarbetare ska ha en varierande bakgrund och rekryteras såväl internt inom KTH som externt.