Tid och plats: ti kl vid Optima, Trädgårdsgatan 30, Jakobstad, mötesrum Kallan

Transkript

1 1 PROTOKOLL OptiInno/Styrgruppens möte 9/2012 Tid och plats: ti kl vid Optima, Trädgårdsgatan 30, Jakobstad, mötesrum Kallan Närvarande: Rabbe Ede, Optima, styrgruppens ordförande Olav Hellman, Oy KWH Mirka Ab Mikael Junell, Ekeri Gunlis Löv, Optima Kjell Nydahl, VASEK Ann-May Pitkäkangas, Optima Stefan Rannanpää, Österbottens Förbund Lillemor Sarin, Sarins Båtar Lena Smeds-Furu, Yrkeshögskolan Novia Jarl Sundqvist, Österbottens Handelskammare Eivor Romar, Åbo Akademi Lena Nyman-Lehtinen, Optima, styrgruppens sekreterare 1. MÖTETS ÖPPNANDE Styrgruppens ordförande Rabbe Ede öppnade mötet kl. 10:00. Mötet konstaterades vara lagenligt sammankallat och beslutfört. Föregående mötes protokoll godkändes. Till protokolljusterare valdes Kjell Nydahl och Gunlis Löv. 2. AKTUELLT FRÅN PROJEKTET OPTIINNO Österbottens förbund kontroll på plats den Österbottens förbund gick igenom sakinnehåll samt bokföring och verifikat tillsammans med ekonomiansvariga för projektägaren och delgenomförarna. Alla delgenomförare uppmanades göra en skriftlig utredning över var originalverifikaten uppbevaras fram till den Dessa utredningar har kommit till Optima och fogas till den slutliga rapporten.

2 2 Det framhölls också att det är viktigt att kartlägga andra projekt och att ta tillvara andras erfarenheter. Finansiären påpekade att planeringen av ett projekt borde vara så konkret redan i ansökningsskedet att projektverksamheten kan starta direkt då finansiering beviljas. Rabbe Ede uppskattar att dylika kontroller görs, så att alla parter pratar samma språk och att projektansvariga får erfara vad som efterfrågas och därmed också har möjlighet att utveckla projekthanteringen. Informationsspridning Projektledaren och övriga delgenomförare har ordnat informationstillfällen kring projektet för ledningsrepresentanter, vid personalmöten och vid de i projektet deltagande organisationerna. Olika workshops har arrangerats. Studerande har informerats om, för dem relevanta, delprojekt och -resultat. De verksamhetsmodeller och material som utarbetas som ett resultat av projektet har presenterats vid olika tillfällen och sammanhang. Nyhetsbrev nr 8 skickades ut Information om spridning av delresultat tas upp under nästa punkt. Målsättningar, tidsplan, verksamhet och resultat Styrgruppen informerades kort om de slutliga resultaten av projektet. 1. Utveckla system för planering, genomförande och utvärdering av inlärning som sker på arbetsplatsen. 2. I samarbete med arbetslivet utveckla modeller för hur arbetsplatsen fungerar som inlärningsmiljö samt utveckla virtuella metoder som stöd för inlärning på arbetsplatsen i samarbete med arbetslivet. Optimas eget material för planering, genomförande och utvärdering av inlärning på arbetsplats (både ungdomsstadiets utbildning och läroavtalsutbildning) har förnyats i januari En läroplansbank där man samlar förenklade kortversioner av läroplaner finns på Optimas intranät. Dessa förenklade beskrivningar av vad de studerande förväntas lära sig under sina arbetslivsperioder skall fungera som stöd och checklista för arbetsplatsens utbildare. Handboken Arbetsplatshandledarens ABC färdigställdes i april Handboken har spridits internt vid Optima. Den finns tillgänglig på Optimas hemsidor och delas ut i samband med uppgörande av läroavtal och arbetsplatshandledarutbildningar. Inom vuxenutbildningen erbjuds den även till andra handledare av examinander inom det fristående examenssystemet. Åbo Akademi/Pedagogiska fakulteten har handlett den för utbildning ansvarige personen vid Oy KWH Mirka Ab i hur man kan producera en virtuell företagspresentation. Detta som ett första steg till att Oy KWH Mirka Ab själv skall kunna bygga vidare på ett virtuellt utbildningsmaterial för sin personal. Handboken Introduktionens ABC och den finska versionen Perehdyttämisen ABC färdigställdes våren Handboken distribueras via Jakobstads TE byrå, Näringscentralen Concordia, Vasaregionens Utveckling Ab VASEK, Österbottens handelskammare, Österbottens förbund, ESF-projektet Lär för livets hemsida och Optima.

3 3 Åbo Akademi/Pedagogiska fakulteten har hållit en e-mötesdemonstration för personal vid Oy KWH Mirka Ab, vilket aktualiserade e-lärandesituationer och -möjligheter i förhållande till Oy KWH Mirka Ab:s egen personal i Finland och utomlands samt till kunder runt om i världen. 3. För uppföljning och utvärdering av inlärning på arbetsplatsen, prövas och implementeras verktyget etaitava för tillämpning av studerande, undervisningspersonal och arbetsplatshandledare. Nyttan av mobil- och webbverktyget etaitava har testats med blivande merkonomer och kockar vid Optima. Eftersom utvecklingen, speciellt då det gäller webbverktyg av denna typ, accelererar väldigt snabbt, har vi inom projektet konstaterat att verktyget 'etaitava' redan är föråldrat och därför inte längre aktuellt. Det finns idag mer effektiva och moderna verktyg på marknaden såsom t.ex. 'Mobiletools' och 'SMART Response VE interactive response system'. 4. Utveckla system för hur studerande kan utveckla sitt spetskunnande genom att en del av innehållet i studierna kan genomföras på arbetsplatsen och med arbetsplatsen som utbildare. 5. Utveckla system för hur studerande kan avlägga examen genom att även välja delar från övriga examina och på så sätt skapa en bredare yrkeskompetens eller ett spetskunnande utgående från arbetslivets krav och behov. Processen för ett koncept kallat Spetskunnande i arbetslivet (SiA) har utarbetats och ingår fr.o.m. april, 2012 i Optimas ledningssystem. Konceptet marknadsförs till Optimas studerande bl.a. med hjälp av en broschyr. o Som en fortsättning av arbetet med Spetskunnande i arbetslivet kommer Optima att från och med hösten 2012 medverka i projektet, LEXRUB (Lokala Examensdelar och rutiner för bedömning) där alla svenskspråkiga yrkesutbildningsanordnare i Finland medverkar. Inom detta nya projekt utarbetas lokala examensdelar utgående från arbetslivets behov. o Optima är nu också med i ingå i det nationella nätverket "TOP-laaja" som arbetar med utvidgad inlärning i arbetet. I nätverket deltar ett tjugotal yrkesläroanstalter från hela Finland. Detta ger Optima möjlighet att vidareutveckla fler, liknande koncept efter OptiInnos slut. AHOT-processen har testats vid Yrkeshögskolan Novia av Oy KWH Mirka Ab. På Novia satsar man mycket på detta och lärarna utbildas. Novia har sett nytta med att få testa och utveckla processen inom ramen för OptiInno. 6. Skapa samarbetsstrukturer och -modeller samt system (även interaktiva) genom att skapa samarbetsnätverk mellan olika aktörer för utveckling av inlärningsmiljön. Det kommer att skapas ett samarbetsforum för personer som arbetar med IKT-pedagogik/ITdidaktik. Idén initierades under projekttiden, men verkställs först efter projektets slut under hösten Ett samarbetsforum bestående av utvalda fortbildningsplanerare vid CLL/Yrkeshögskolan Novia och utvecklingskoordinatorer vid Optimas vuxenutbildning och arbetslivstjänster har bildats till följd av OptiInno. CLL/Yrkeshögskolan Novia inför CRM-verktyg. YH Novia har valt leverantör och arbetet med införande av CRM-verktyg fortsätter efter OptiInnos slut.

4 4 7. Utveckla system för genomförande av läroavtalsliknande utbildning kring tilläggsutbildning inom yrkeshögskoleutbildning (modeller för planering, genomförande, handledning och utvärdering) Yrkeshögskolan Novia har lämnat in två finansieringsansökningar för att kunna starta läroavtalsliknande utbildning. Yrkeshögskolan Novia har fått avslag på bägge ansökningarna men inget utlåtande från finansierande myndighet. Yrkeshögskolan Novia har gjort en jämförelse av läroavtalsliknande utbildning och specialiseringsutbildning. Delvis som pilot har Yrkeshögskolan Novia genomfört specialiseringsutbildningen 'Att införa Lean i produktionen' som till sin uppbyggnad var läroavtalslik. I projektets pilotgrupp ingick 4 medarbetare vardera från Oy KWH Mirka Ab och Optima. Deltagarnas helhetsbedömning var 4,8 (av 5,0). Optima har resurserat för att vidareutveckla Lean-konceptet inom Optima under läsåret Då Lean-filosofin implementeras i de studerandes vardag, får de redan under sin studietid insikt om nyttan av ordning och reda. Denna insikt kan senare vara till nytta för framtida arbetsgivare. Alternativ som utretts för arbetsplatshandledarutbildningen inom Yrkeshögskolan: a) Den fortbildning för arbetsplatshandledare inom tredje stadiet som arrangerats inom ESFprojektet 'Kunskap & Kompetens'/delprojekt 2 ( kommer inte att ingå i Åbo Akademi/CLL:s ordinarie fortbildningssortiment. Dock kommer de modeller och program som utarbetats inom projektet sannolikt att finnas tillgängliga ifall behov finns. b) Inom ESF-projektet 'Futurex' ( arbetar man med läroavtalsliknande utbildning och där byggs också handlingsmodeller för arbetsplatshandledning upp. c) Då innehållet i Optimas pedagogiska arbetsplatshandledarutbildning är allmängiltigt, kan detta fungera även inom yrkeshögskoleutbildningen. 8. Kompetensutveckling kring yrkespedagogik med fokus på IT-didaktik. Fem separata grundkurser i Smartboard har arrangerats i projektets regi för totalt 80 personer. Optima har också, med egna medel, införskaffat fler Smartboards. IT-workshopar med huvudtemat 'Roligt, snabbt och förvånansvärt enkelt - IT-tillämpningar som förgyller din undervisning' har arrangerats vid Optima vid 4 olika tillfällen och lockat totalt 88 deltagare. Åbo Akademi/Pedagogiska Fakulteten har sammanställt virtuellt stödmaterial kring Powerpoint och Bild i undervisningen. Materialet har publicerats på Optimas, Yrkeshögskolan Novias och CLL:s (Centret för livslångt lärande) intranät och fungerar som stöd för både undervisande- och övrig personal. P.g.a. Olika omständigheter (samarbetsförhandlingar, Edulab/Tritonia) har det varit svårt att vid Yrkeshögskolan Novia rekrytera deltagare till fortbildningstillfällen. Allmängiltigt, virtuellt självstudiematerial kring lärplattformen Moodle har planerats så långt resurserna räckte. Vid CLL/Yrkeshögskolan Novia har man kunnat konstatera oklarheter med Edulab/Tritonias tillgänglighet för en del av Yrkeshögskolan Novias personal. 9. Etablera handledningsforskningen i arbetsplatshandledarutbildningen Optimas upplägg då det gäller arbetsplatshandledarutbildningen har förenhetligats internt under år 2010 och information finns på Optimas hemsidor. Separata upplägg för ungdomsutbildning och vuxenutbildning.

5 5 Resultat från enkäter, deltagande i arbetsplatshandledarutbildningar och arbetsplatshandledningstillfällen har sammanställts i olika rapporter. Alla rapporter har förmedlats vidare till de personer som ansvarar för arbetsplatshandledarutbildningen vid Optima för att fungera som grund för vidareutveckling av arbetsplatshandledarutbildningen och eventuell tilläggsutbildning. Rapporten Arbetsplatsen som lärandemiljö en sammanställning av arbetsplatshandledarens uppgifter och egenskaper har sammanställts och fungerar som stöd vid företagens interna rekrytering av arbetsplatshandledare. Rapporten har spridits internt vid Optima samt via hemsidorna och kommer också att spridas via ESF-projektet Lär för livet, som publicerar denna och även annat OptiInno-material på sin hemsida under hösten Bygga en ny företagsbild som i större grad än tidigare bygger på virtualisering för att kunna möta det framtida verksamhetssamhället. Kursplanerna med CFU-relaterad arbetsmiljöpedagogik resulterade inte i ett förväntat resultat i anknytning till de deltagande verksamheterna. Nyttan i den egna organisationen (Åbo Akademi/Pedagogiska Fakulteten) är att enkätresultatet ledde till omfattande diskussioner och reflektioner samt en intern PREZI-modell för virtuella undervisningsarrangemang vid Åbo Akademi/Pedagogiska fakulteten. Övrigt: Som en fortsättning på OptiInno, har en ansökan om ESF-finansiering för ett nytt utvecklingsprojekt (INNI-Innovativa lärmiljöer) inlämnats till Österbottens ELY-central i juni, Samarbetsparter i det nya projektet är Optima, Yrkesakademin i Österbotten, Åbo Akademi och Yrkeshögskolan Novia. INNI kommer att utgöra förarbetet kring utvecklingen av ett koncept för lärcenter där fokus ligger på innovativa lärmiljöer och innovativa metoder. Något som kan anses som en vidareutveckling av OptiInno, tack vare att CRM-verktyget aktualiserats inom projektet, kommer Optima tillsammans med Yrkesakademin i Österbotten och Borgå Handelsläroverk att lämna in en ansökan om finansiering för handhavande av utvecklings- och serviceuppgiften för arbetslivet. I projektansökan kommer man att fokusera på kompetensutveckling i kundrelationer. Projektet skall öka utbildningsanordnarnas kompetens i kundrelationer och man fokuserar på planering, genomförande och utvärdering av kompetensutveckling i företag. Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland är finansiär. Ansökan inlämnas senast Under projekttiden har projektparterna insett att en projektplan inte bör vara alltför omfattande. Projektfinansiären påpekade också i ett tidigt skede av projektet att man föredrar färre antal åtgärder och större fokus på detaljer och resultat. Sammanfattningsvis har alla projektparter kunnat inse vikten av att skapa samarbete och kontaktytor mellan utbildningsanordnare på flera nivåer (andra stadiet, yrkeshögskola, högskola) och arbetslivet. Under projekttiden har ett viktigt nätverk byggts upp och etablerats. Detta nätverk är en bra grund för vidare samarbete kring utveckling av utbildning och näringsliv. Stefan Rannanpää tackade Optima, styrgruppen och alla som medverkat i projektet för ett väl utfört arbete.

6 6 3. EKONOMI Gunlis Löv delade ut en ekonomisk rapport (Bilaga 1) per den Augusti månad är ännu inte klar. Samarbetsparternas transaktioner för perioden ingår inte i rapporten. 89,6% av totalbudgeten har i detta skede uppnåtts. Den övriga privata finansieringen verkställs genom redovisade personalkostnader från Ekeri. Finansiären har hittills godkänt alla redovisningar fram till samt betalat snabbt. 4. SLUTRAPPORT PER DEN Styrgruppen tog del av slutrapporten den och hade möjlighet att ge feedback under mötet. Slutrapporten godkändes som sådan, men kan eventuellt ännu justeras något. Slutrapporten inlämnas senast i samband med den sista ansökan om utbetalning den TOTALUTVÄRDERING AV PROJEKTET Totalutvärdering görs enligt Optimas modell. Utvärderingsresultatet noteras i mötesprotokollet Utvärdering av projektets huvudmål, delmål och resultat. (Resultat = direkta resultaten. Effektmål = nyttan av resultaten.) Skedde en kontinuerlig förankring av projektets resultat i organisationen? Varför/Varför inte? o Förankring har skett under projekttiden. OptiInno är ett projekt där man har fört en kontinuerlig dialog med målgrupperna. Drog den egna organisationen nytta av projektet under projektperioden/projekttiden? o Vid Ekeri har projektet resulterat i en konkret produkt med handledarprogram. o IT-didaktisk fortbildning för undervisande personal vid Optima. o Arbetsplatshandledarutbildningen vid Optima har nu en bättre och framförallt tydligare struktur. o Oy KWH Mirka Ab har kunnat ta till sig nya saker som väckt eftertanke. För Oy KWH Mirka Ab har kontakterna till Åbo Akademi varit nya. o Oy KWH Mirka Ab, YH Novia och Optima har haft nytta av Lean-utbildningen som arrangerats av CLL/Yrkeshögskolan Novia o Vid CLL/Yrkeshögskolan Novia har man insett värdet av förankring för att fortbildningsutbudet så mycket som möjligt skall motsvara efterfrågan. o Vid Åbo Akademi/Pedagogiska fakulteten har man upplevt nytta med nätverk och kontakter till näringslivet och erfarit att man kan använda kunskap på många sätt. Man har också upplevt nytta med analys av arbetsplatshandledarverksamhet och virtualisering. Borde resultaten spridas och kunskapen förmedlas ytterligare? o Nej, resultaten har i många fall övergått i etablerad verksamhet eller spridits och fortsätter att spridas via projektaktörer, intresseorganisationer och andra projekt och får därigenom en stor spridning. Vad ska vi i övrigt göra med de resultat vi fått

7 7 Behövs ett uppföljningsprojekt? o Nej. Det har dock skapats många kontaktytor till andra utvecklingsarbeten, som gått vidare i fyra andra projekt/projektansökningar. Varför har vi fått de resultat vi fått? o Ett väl fungerande projektnätverk i kombination med lyhördhet har gjort att vi har kunnat nå resultat i mån av rimlighet. Uppnådde vi projektets huvudmål och delmål? o Ja Varför uppnådde eller inte uppnådde vi projektets huvudmål eller delmål? o Målen uppnåddes genom gott samarbete och kontinuerlig förankring under processen. 2. Arbetsmetoder Hur har arbetet framskridit? o Klarade vi tidsgränsen och budgetgränsen? Ja. Budgeten har hållits med bravur. Hur har projektmedarbetare/-deltagare känt sig under arbetsprocessen? o I inledningsskedet kändes det förvirrande, därefter bra struktur. Vi har insett vikten av att man förankrar redan i projektplaneringsstadiet. o Man har känt sig välinformerade under processen. Kan/kunde vi ändra på något för att förbättra arbetsprocessen? Var vi tillräckligt flexibla? o Lämplig mängd målsättningar. Flexibilitet har varit en förutsättning för att nå resultat i detta projekt. Arbetar/arbetade vi efter de normer som vi har satt upp för en god arbetsprocess? o Projektägaren måste vara aktiv och lyhörd för hur mycket man kan kräva av andra, vilket kräver en balansgång. Finansiären har bistått med hjälp vid behov. Vad gjorde vi bra? o Projektorganisation P.g.a. avsaknad av en projektassistent eller sekreterare, har största delen av det manuella arbetet gjorts av projektledaren. o Resursanvändningen Det är utmanande att på förhand göra upp en projektbudget. Finansiären har dock varit flexibel under projekttiden. o Ändringshantering Inga stora förändringar av målsättningarna har gjorts under projekttiden. o Informationsspridning Resultaten har spridits via relevanta kanaler till de olika målgrupperna. o Dokumentation Bra. Vad kunde vi allmänt ha gjort bättre? o Inte så yvig projektplan. Färre målsättningar för att kunna gå djupare in i processerna. Vad lär vi oss av detta? o Många av målsättningar har kunnat lyfta fram nya tankemönster. o Kommunikation är mycket viktigt. Rabbe Ede frågade hur man på sikt kunde göra för att få en större mängd företag med i dylika utvecklingsprojekt.

8 8 6. ÖVRIGA ÄRENDEN Styrgruppen tackades för sin tid och för sin insats i projektarbetet. 7. MÖTET AVSLUTAS Mötet avslutades kl. 11:30 Rabbe Ede Ordförande Lena Nyman-Lehtinen Sekreterare Kjell Nydahl Protokolljusterare Gunlis Löv Protokolljusterare