PROTOKOLL. Tid och plats: månd kl , Optima, Trädgårdsgatan 30, Jakobstad, rum: Kallan

Transkript

1 1 PROTOKOLL OptiInno/Styrgruppens möte 1/2009 Tid och plats: månd kl , Optima, Trädgårdsgatan 30, Jakobstad, rum: Kallan Närvarande: Rabbe Ede, Optima, styrgruppens ordförande Gunlis Löv, Optima Åsa Nyberg-Sundqvist, Yrkeshögskolan Novia Johanna Bäckström, Åbo Akademi Bengt Jansson, Österbottens Handelskammare Olav Hellman, Oy KWH Mirka Ab Harriet Norrback, Länsstyrelsen i Västra Finlands län Stefan Rannanpää, Österbottens förbund Ann-May Pitkäkangas, Optima Lena Nyman-Lehtinen, Optima, styrgruppens sekreterare Frånvarande: Kjell Nydahl, Vasek Matti Laurila, Ekeri Lillemor Sarin, Sarins Båtar Oy 1. MÖTETS ÖPPNANDE Ordföranden öppnade mötet och sammankallandets laglighet samt styrgruppens beslutförhet konstaterades. Fastställdes att framtida möten iakttar normal mötespraxis. Matti Laurila, Lillemor Sarin samt deras suppleant Taru Gammelgård hade meddelat förhinder. Ann-May Pitkäkangas var inkallad som sakkunnig och finansiären representerades av Harriet Norrback och Stefan Rannanpää.

2 2 2. STYRGRUPPENS SAMMANSÄTTNING OCH ORGANISATION Ordinarie Rabbe Ede, direktör, Optima, ordförande Gunlis Löv, redovisningschef, Optima Lillemor Sarin, VD, Ab Sarins Båtar Oy Matti Laurila, produktionschef, Ekeri Oy Ab Olav Hellman, HR Manager, Oy KWH Mirka Ab Marianne Frilund, bitr. fortbildningschef, YH Novia Arvid Treekrem, forskningsledare, Åbo Akademi Bengt Jansson, VD, Österbottens handelskammare Kjell Nydahl, chef för företagstjänster, VASEK Lena Nyman-Lehtinen, projektledare, Optima, sekreterare Suppleant Max Gripenberg, rektor, Optima, viceordförande Tiina Sjölund, förvaltningsdirektör, Optima Taru Gammelgård, controller, Backman-Trummer Oy Ab Taru Gammelgård, controller, Backman-Trummer Oy Ab Jonas Sandlin, HR Supervisor Training & Development, Oy KWH Mirka Ab Åsa Nyberg- Sundqvist, fortbildningsplanerare, YH Novia Johanna Bäckström, projektsekreterare, Åbo Akademi Stefan Råback, utvecklingsdirektör, Vasaregionens Utveckling Ab, VASEK Styrgruppens medlemmar samt suppleanter antecknades till kännedom. Fastställdes att sakkunniga kan inkallas vid behov. Finansiärens representant t.o.m. den är Harriet Norrback vid Länsstyrelsen i Västra Finlands län. Efter årsskiftet representeras finansiären av Österbottens Förbund. Möteskallelse och föredragningslistor sänds per e-post till styrgruppsmedlemmarna. På mötet utsågs två protokolljusterare: Johanna Bäckström från Åbo Akademi och Bengt Jansson från Österbottens Handelskammare. Projektledaren sänder protokoll för underskrift till berörda per post. En kopia av protokollet sänds till styrgruppens medlemmar per e-post i samband med nästa möteskallelse. Protokoll och officiella dokument sätts även ut på projektets hemsida. 3. UPPGIFTER, BESLUTFÖRHET, TIDTABELL FÖR MÖTEN, ARVODEN OCH RESEERSÄTTNINGAR Styrgruppen tillsätts av projektets administrerande organisation som också fastställer styrgruppens uppgifter. Styrgruppen har inte juridiskt ansvar för projektets verksamhet. Styrgruppens uppgifter: - att följa upp hur projektplanen genomförs - att styra verksamheten enligt projektbeslutet, detta gäller också behandling av förslag till ändring av projektplanen, först i styrgruppen sedan gör genomföraren ändringsförslaget till finansieringsmyndigheten, kan gå utan behandling i styrgruppen - att utföra självutvärderingar, projektet och borde ha en självutvärderingsmetod med vilken man utvärderar hur projektet genomförs och hur verksamheten vid behov kan ges en ny riktning eller i värsta fall läggas ned - följa upp kvalitativa och kvantitativa indikatorer enligt planen - ta ställning till hur målen nåtts i samband med uppföljnings-, mellan- och slutrapporterna - i utbetalningsansökningar konstatera att projektmedlen använts enligt projektplanen och budgetramar och att ansökan gjorts enligt anvisningar - styrgruppen tar inte ställning till kostnadernas stödberättigande, kvitton mm.

3 3 Styrgruppens arbetsuppgifter antecknades till kännedom. Styrgruppen godkände att projektets styrgruppsmöten är beslutförda när minst 50 % av medlemmarna är närvarande. Styrgruppen sammanträder 2-3 gånger/år men kan vid behov sammankallas oftare. Mötesarvode betalas inte om deltagandet i styrgruppsarbetet hör till tjänsteuppgifterna. Reseersättning för resor till och från styrgruppsmöten utbetalas enligt nu gällande 0,45 /km. 4. RÄTT ATT UNDERTECKNA VERKSAMHETSRAPPORTER OCH ANSÖKAN OM UTBETALNING Projektets verksamhetsrapporter undertecknas utgående från Optima samkommuns förvaltningsstadga 52, samkommunens övriga handlingar av samkommunens direktör i egenskap av projektansvarig och kontrasigneras av förvaltningsdirektören eller redovisningschefen. Ansökan om utbetalningar undertecknas av projektets ekonomiansvariga och kontrasigneras av redovisningschefen. Styrgruppen antecknade detta till kännedom. 5. PROJEKTETS MÅLSÄTTNING OCH CENTRALA INNEHÅLL (Bilaga 1) - Bakgrund - Kostnader och finansiering - Målsättning - Åtgärder, resultat - Målgrupper - Tidtabell - Nuläget Ann-May Pitkäkangas, Optima, redogjorde för bakgrunden till projektet samt informerade om detaljer kring kostnader och finansiering (Bilaga 1). Lena Nyman-Lehtinen, Optima, presenterade målsättning, åtgärder, resultat, målgrupper, tidtabell och nuläget. Under tiden som har gått har projektledaren fokuserat på verksamhetsplanering och bekantat sig med verksamhetsområdena. Inledande möten har hållits med delgenomförare och pilotföretag för att kartlägga tankar och önskemål. Regelbundna möten har hållits med Novia och KWH Mirka för att bygga upp pilotmodeller för utbildningsprogram vid KWH Mirka. Pilotmodellerna testas, utvärderas och förbättras under 2010 varefter de anpassas till mer allmän praxis och testas på pilotföretagen under 2011.

4 4 Bengt Jansson ställde sig undrande till varför en yrkesutbildare står som projektägare till detta projekt där också yrkeshögskola och universitet medverkar. Optima har mångårig erfarenhet av liknande projekt och projektidén har skapats utgående från en dialog med delgenomförarna under årens lopp. Nyttan för företagen har diskuterats och konstaterats vid länsstyrelsen. Optima har sedan tidigare samarbete med de företag som nu medverkar i projektet och deras önskemål har också beaktats i projektplanen. Projektet konstaterades vara bra och ligger i tiden. Detta utvecklingsprojekt ger bredd och samtidigt mer kännedom om organisationerna som finns med. 6. PROJEKTETS PERSONAL Bilaga över arbetsfördelning samt information om personalen och deras uppgifter sändes med möteskallelsen. De personer som deltar i projektarbetet i dagsläget presenterades kort under mötet. 7. PROJEKTETS FINANSIERINGSBESLUT OCH VILLKOREN FÖR FINANSIERINGEN Finansiärens representant Harriet Norrback informerade om projektet. Finansieringsbeslutet blev klart den Finansieringen är beviljad för tiden Pengar har reserverats men inte bundits för projektet för perioden År 2010 bör en ny ansökan lämnas in för den fortsatta finansieringen 2011 och En liten överskridning (+/- 10 %) är tillåtet. Ifall det blir pengar över flyttas de automatiskt över till följande år. P.g.a. regionförvaltningsreformen ingår Länsstyrelsen i Västra Finlands län från och med årsskiftet i Regionförvaltningsverket AVI. ERUF-projekten flyttas samtidigt över till Österbottens Förbund. De praktiska detaljerna är ännu oklara. Mer information ges under nästa styrgruppsmöte. Det kommer sannolikt inte att behövas någon extra projektgenomgång till följd av omorganiseringen. Harriet Norrback skickar beslut till kännedom. 8. SAMARBETSAVTAL MED PROJEKTETS AKTÖRER, INTENTIONSAVTAL MED PILOTFÖRETAGEN I planeringsskedet av projektet uppgjordes intentionsavtal med delgenomförarna och pilotföretagen. Samarbetsavtal har uppgjorts mellan huvudgenomföraren och delgenomförarna. Innan en ansökan lämnas in bör intentionsavtalen inlämnas. 9. INFORMATION OCH MARKNADSFÖRING KRING PROJEKTET Lena Nyman-Lehtinen redogjorde för projektets informations- och marknadsföringsplan. Inom projektet är det viktigt med informationsspridning. Likaså viktigt att följa finansiärens grafiska anvisningar. Information och marknadsföring sker enligt utarbetad informationsplan där bl.a. interna nyhetsbrev, pressinformation, trycksaker och seminarium ingår. Hemsidan ( OptiInno) utvecklas och fylls med aktuell information under projektets gång. Då pilotmodellerna klarnar görs en enkel broschyr för att sprida information till de närmaste målgrupperna.

5 5 Ett pressmeddelande håller på och utformas och pressinfo kommer att hållas så snart som möjligt. OptiInnos logo presenterades och godkändes med några små justeringar (äpplet görs något rundare). Äpplet symboliserar kunskap och färgerna är valda för att passa ihop med Optimas logo och färger. 10. ÖVRIGA ÄRENDEN Arvid Treekrem vid Åbo Akademi önskar att det så fort som möjligt ordnas ett möte med delgenomförarna och pilotföretagen för att ÅA skall kunna kartlägga behovet hos dessa och förbereda Åbo Akademis upplägg. Särskilt intressant är att veta vilka målgrupper som kommer att väljas ut. Tydlig, överskådlig uppföljning och rapportering önskvärt till nästa möte för att styrgruppen i tid skall kunna påverka och ingripa ifall projektplanen inte följs. I detta skede av projektet har inga resultat uppnåtts så därför var rapporteringen något kortfattad. Styrgruppsmedlemmarna och övriga medverkande kommer att informeras om projektets framskridande och åtgärder via regelbundna nyhetsbrev. Även mellanrapporterna delges styrgruppsmedlemmarna. Påpekades också att vi snabbt bör kontakta finansiären ifall vi behöver göra förändringar i projektplanen. 11. NÄSTA MÖTE Nästa möte hålls torsdagen den kl. 13:00 15:00 vid KWH Mirka i Jeppo. 12. MÖTET AVSLUTADES MED KAFFE I OPTIMAS KAFETERIA KL. 15:30 Rabbe Ede Ordförande Lena Nyman-Lehtinen Sekreterare Johanna Bäckström Protokolljusterare Bengt Jansson Protokolljusterare