Rapportering - beskrivning av projektets resultat och stöd för genomförandet

Transkript

1 Rapportering - beskrivning av projektets resultat och stöd för genomförandet Sammandrag, mellan- och slutrapporter Auli Vuorela ESF-koordinator ELY-centralen i Nyland

2 Rapporter, rapporter, rapporter Slutrapport för hela projekttiden årligen årligen Mellanrapport Mellanrapport Mellanrapport årligen Sammandrag per utbetalningsperiod Sammandrag per utbetalningsperiod Sammandrag per utbetalningsperiod Konkreta åtgärder som orsakat Konkreta åtgärder som orsakat Konkreta åtgärder som orsakat kostnaderna kostnaderna kostnaderna

3 Sammandrag över utbetalningsperiodens verksamhet - Avsikten är att visa att kostnaderna i utbetalningsansökan har uppstått av sådan verksamhet som överensstämmer med planen och att projektet har framskridit planenligt (görs inte för LUMP SUM-projekt) - Berätta och beskriv på vilket sätt och av vilka konkreta åtgärder kostnaderna har uppstått under utbetalningsperioden Konkreta åtgärder som gäller innehållet och som orsakat kostnaderna: t.ex. kundarbete (löner) eller utbildning för målgruppen (köptjänster) - Har projektet framskridit planenligt? Om inte, varför? - Undertecknas av projektchefen och skickas som bilaga till utbetalningsansökan

4 Mellanrapport (1/9) - Avsikten är att årligen följa upp projektets framskridande under projekttiden (görs inte för LUMP SUM-projekt) - Verksamheten och resultaten under rapporteringsåret jämförs med den godkända projektplanen - Rapporten borde ge en klar bild av åtgärderna och resultaten vad har gjorts inom projektet och vad har blivit ogjort, vad har man lyckats med, har det uppstått problem vid genomförandet, hur löste man dem

5 Mellanrapport (2/9) Punkt 1-4 / rapportens bakgrundsuppgifter: 1. RAPPORTERINGSPERIOD den tid som den första mellanrapporten gäller börjar samma dag som projektet inleds enligt projektplanen 2. GRUNDUPPGIFTER OM PROJEKTET kommer direkt från projektplanen, de kan inte matas in eller ändras i mellanrapporten 3. UPPGIFTER OM PROJEKTETS GENOMFÖRARE kommer, såsom projektets grunduppgifter, direkt från projektplanen 4. UPPGIFTER OM BLANKETTENS IFYLLARE

6 Mellanrapport (3/9) 5. PROJEKTETS UTGÅNGSPUNKT, MÅLGRUPP OCH SYFTE - Utöver det som sägs i mellanrapportens ifyllningsanvisningar är det bra att som bakgrundsinformation först ta upp: - Behovet av projektet centralt problem/central fråga som man vill lösa - Projektets mål, åtgärder och målgrupper - Beakta också ändringar i projektplanen - Utöver det årsvisa målpreciseringar

7 Mellanrapport (4/9) 6. RESULTAT AV PROJEKTETS GENOMFÖRANDE OCH SAMARBETET - Synpunkter: - Deltagare: personer, företag och organisationer har man fått deltagare såsom planerat, är åtgärderna de riktiga - I ansökan nämnda delgenomförare arbets- och ansvarsfördelning samt samarbete - Intressentgrupper, andra kompanjoner - Nätverksbildning - Internationellt samarbete, om det ingår i projektet

8 Mellanrapport (5/9) 7. OFFENTLIGHET OCH KOMMUNIKATION - Genomförandet jämfört med planen, jfr projektets informationsplan - Hur och var har man informerat om projektet - Har informationen lyckats har man nått ut till (rätt) målgrupper 7.1. PROJEKTETS EVENTUELLA WEBBADRESS 8. PROBLEM OCH REKOMMENDATIONER - Har det funnits problem i genomförandet av projektet under rapporteringsperioden, hur har man löst dem - Planer för att förbättra projektets framskridande eller vidare rekommendationer för projektverksamheten

9 Mellanrapport (6/9) 9. PROJEKTETS VERKSAMHET OCH UPPNÅENDET AV MÅLEN - Mellanrapportens viktigaste punkt - Rapporteringsperiodens resultat ska beskrivas tydligt, koncist och logiskt - Vad har gjorts under rapporteringsperioden, vilka konkreta åtgärder (utbildningar, kurser, nätverkssammankomster o.dyl.) har vidtagits - Uppnående av årsvisa mål samt en bedömning av hur projektets mål kommer att nås (jfr målen i punkt 5)

10 Mellanrapport (7/9) 10. PROJEKTETS INNOVATIVITET - Vilka nya metoder, samarbetsstrukturer, produkter, tjänster har utvecklats 11. PROJETETS INVERKAN PÅ JÄMLIKHETEN - Resultaten rapporteras med avseende på jämlikheten hur har åtgärderna inriktats på målgruppen i projektplanen, män/kvinnor - Har åtgärderna främjat jämlikheten

11 Mellanrapport (8/9) 12.GOD PRAXIS - Vilka goda förfaringssätt har utvecklats - Hur har man spritt information om dem eller permanentat dem och hur tänker man sprida dem i framtiden 13. VERKSAMHETENS KONTINUITET - Vad har man åstadkommit som är bestående, vem/vilken instans svarar för verksamheten efter att projektet har avslutats - Vilka resultat kan överföras till andra aktörer (t.ex. delgenomförare/aktörer/företag/läroanstalter) och på vilket sätt

12 Mellanrapport (9/9) - Rapporten behandlas i styrgruppen - Mellanrapporten undertecknas av en person som officiellt har rätt att teckna (huvud)genomförarorganistionens namn eller som utsetts till projektansvarig i ansökan - Lämnas in enligt den tidtabell som sägs i beslutet

13 Slutrapport (1/3) - Syfte: i slutrapporten beskrivs hela projektets verksamhet och resultat (också för LUMP SUM-projekt) - Med hjälp av den kan man utvärdera uppnåendet av projektets mål, dess resultat och om de är bestående - Vad uppnåddes, hur gjordes det, vad uppnåddes inte, varför fick man inga resultat, vad kvarstår som permanent verksamhet - Uppgifterna i mellanrapporten kan utnyttjas - Rubrikerna följer mellanrapportens rubriker, men på vissa punkter är perspektivet annorlunda än i mellanrapporten - Punkt 4. UTGÅNGSPUNKT, MÅL OCH MÅLGRUPP - Punkt 7. PROBLEM OCH REKOMMENDATIONER - Punkt 8. PROJEKTETS RESULTAT

14 Slutrapport 2/3 Slutrapporten har också egna punkter som gäller avslutandet av projektet: - Punkt 13. PROJEKTETS FINANSIERING -> uppgifterna kommer direkt från EURA2007- systemet och kan inte ändras. Uppgifterna i tabellen gäller den dag som rapporten körs, de är alltså inte de slutgiltiga siffrorna. - Punkt 14.SAMMANDRAG AV GENOMFÖRANDET AV PROJEKTET OCH RESULTATEN ->max tecken, anteckna de väsentliga punkterna gällande projektets mål, genomförande och resultat. ->Texten publiceras på Internet på strukturfondernas informationsportal i den form den skrivits i rapporten. ->Hänvisa inte till andra punkter i slutrapporten, projektansökan eller något annat separat material. - Punkt 15. MATERIALETS FÖRVARING i samprojekt antecknas uppgifter för alla genomförares del

15 Slutrapport 3/3 - Slutrapporten behandlas och godkänns i styrgruppen - Till slutrapporten kan man bifoga t.ex. publikationer, affischer, tidningsartiklar eller annat material som väsentligt beskriver resultaten, även om det inte går att skicka bilagor till EURAsystemet - Slutrapporten undertecknas av organisationens officiella namntecknare - Slutrapporten skickas senast i samband med projektets sista utbetalningsansökan (se närmare uppgift i projektbeslutet)

16 En bra rapport - Ger en klar bild av projektets mål, åtgärder och resultat också till en persion som inte känner till projektet från tidigare - Är tydlig, strukturerad, koncis och logisk - Är en självständig helhet inga hänvisningar till andra dokument, t.ex. tidigare rapporter eller projektansökan - Beskriver också problemen, hur man löste dem och ger rekommendationer - Ett bra verktyg också för genomföraren om man ansöker om ändring varje rapport (sammandrag, mellanrapporter) fungerar som checkpunkt under projekttiden