Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde kl i kommunhuset, rum Hävringe. Linus Fogel

Transkript

1 KALLELSE till ledamöter UNDERRÄTTELSE till ersättare m.fl. Vård- och omsorgsnämnden Tid och plats: Vård- och omsorgsnämnden kallas till sammanträde kl i kommunhuset, rum Hävringe Linus Fogel Ordförande Agnetha West Sekreterare Nr Ärendemening Föredragning Sidnr 1 Information: Plan för införande av välfärdsteknik Jonas Gustavsson Information: Ekonomisk uppföljning Pål Näslund Information: Konsekvensanalys Titti Kendall och Katarina Haddon Ordförande informerar Linus Fogel Förvaltningschefernas rapport Titti och Katarina Information: Kö till särskilt boende Titti Kedall MAS rapport 2 8 Anhörigplan 5 9 Redovisning av uppdrag att utreda avgift för boendestöd Yttrande över revisionsrapport: Förstudie rörande 27 kommunens insatser mot sjukfrånvaro 11 Delgivningar Redovisning av delegationsbeslut Balanslista och årshjul Övrigt 90

2 Tjänsteskrivelse 1(3) Datum Dnr VON Äldreomsorgsförvaltningen Ingela Mindemark Vård- och omsorgsnämnden MAS rapport Social- och omsorgsförvaltningens och äldreomsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut är att godkänna informationen om Trygg hemgång och effektiv planering vid utskrivning från slutenvård. 2. Sammanfattning Sammanfattningen klistras direkt i protokollet. Det ska eftersträvas att den ryms på en halv A 4-sida. Det är viktigt att texten utformas på ett sätt som gör att även den som inte är insatt i den kommunala organisationen kan förstå och sätta sig in i vad ärendet handlar om. Det ska framgå vad ärendet handlar om i stort, vem som initierat ärendet, den aktuella nämndens ansvar för ärendet, eventuella tidigare beslut i ärendet och de grundläggande förutsättningarna i övrigt för prövningen av ärendet. Ska alltid anges. 3. Ärendet Bakgrund: Länsgemensam överenskommelse om Trygg och effektiv utskrivning från sluten vård beslutad i Nämnden för samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) Från 2018 har kommunens betalningsansvar för personer varit inskrivna på sjukhus och behöver fortsatta insatser i kommunen förändrats. Beräkningen kommer att baseras på medeltalet de senaste 3 månaderna. Man kommer att räkna somatik och psykiatri ihop, alla åldrar inklusive barn. Om medeltalet överstiger 3 dagar 3 månader i rad träder betalningsansvar in för alla patienter och alla dagar som överstiger 3 om inte annat avtalats i regionen. Beloppet är kr per dygn (från 1/1 2019) enligt Socialstyrelsens föreskrifter om belopp för vård av utskrivningsklara patienter (HSLF-FS 2018:67). Mål: Antal dagar från utskrivningsklar till faktisk hemgång från slutenvård ska vara <3 i genomsnitt. Målsättningen är att den enskilde ska garanteras en trygg och säker vård genom hela vårdkedjan. Ingen ska behöva vänta på att få komma hem från sjukhuset. Under februari har förvaltningarna startat arbetet med att inför SIP- och Pratorstödjare. SIP = Samordnad Indivduell Plan. Varje patient/brukare har rätt att få en SIP med mål och aktiviteter om flera aktörer är inblandade i vården och omsorgen. I planen ska det finnas beskrivet vem som ansvarar för vad och aktuella kontaktuppgifter till de ansvariga. Prator = Digitalt verktyg för att hantera informationsöverföring, SIP och processerna vid in- Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

3 Tjänsteskrivelse 2(3) Datum VON och utskrivning från sjukhus. Utsedda personer deltog på en utbildningsdag i samverkan med regionen och har i uppdrag att skapa en hållbar plan för att kompetensen skapas, upprätthålls och bevaras i organisationen. Slutenvården har nu förändrat sitt arbetssätt för att leva upp till de länsgemensamma riktlinjerna. Det ställer krav på att även kommunerna ändrar arbetssätt för att kunna ta emot patienterna när de är utskrivningsklara. Förvaltningarna har inlett ett arbete med förändrade rutiner för biståndshandläggning, rutiner för ansvarsfördelning i Prator, fler personal med behörighet i Prator med mera. Vid uppföljningen av januari 2019 tittade vi på färgprocesserna. Nedan följer exempel: Röd process: Patienten går hem med oförändrade insatser eller mindre nytillkomna insatser som inte behöver startas samma dag som hemgång. Gul process: Patienten skrivs ut från sjukhuset med utökade/nytillkomna insatser som ska startas upp samma dag som hemgång. Röd process: Patient med nytillkomna stora hälso- och sjukvårdsinsatser och/eller omsorgsbehov. Stämde angiven process med hur det var när patienten kom hem? Vi valde ut 10 patienter att granska. Av dessa bodde en hög andel på särskilt boende och för dessa personer anges inte färgprocess. Ny granskning av februari. Resultat för februari 2019: 13 personer har väntat sammanlagt 59 dagar i somatiken, som längst 16 dagar. Alla personer (5 st) som väntat mer än 1 dag har väntat på kortvård. 37 personer har inte väntat. 3 personer har väntat sammanlagt 5 dagar inom psykiatrin. 7 personer har inte väntat. Resultat Oxelösunds kommun Mål < 3 Antal dagar från utskrivningsklar i slutenvård till hemgång, alla åldrar. 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 1,18 1,08 1,09 1,07

4 Tjänsteskrivelse 3(3) Datum VON Katarina Haddon / Titti Kendall Förvaltningschef Ingela Mindemark Medicinskt ansvarig sjuksköterska Beslut till: MAS (FK)

5 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr VON Social- och omsorgsförvaltningen och Äldreomsorgsförvaltningen Lena Lundin Vård- och omsorgsnämnden Anhörigplan 1. Social- och omsorgsförvaltningens och äldreomsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Fastställa Plan för Anhörigstöd i Oxelösunds kommun, daterad Sammanfattning Nämnden för Samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) Sörmland beslutade den 8 september 2017 att anta en länsgemensam strategi för stöd till anhöriga. Med hjälp av den strategiska planen ska samarbetet mellan huvudmännen förbättras och ett antal aktiviteter som beskrivs i strategin ska stödja utvecklingen av att ge anhöriga bättre stöd och se anhöriga som en resurs utifrån delaktighet. Enligt Länsgemensam strategi i samverkan för stöd till anhöriga ska varje huvudman ta fram en handlingsplan utifrån lokala förutsättningar för att kunna stödja anhöriga och se dem som en resurs. Målet är att: - förebygga ohälsa hos anhöriga - höja kvaliteten i vård och socialtjänst utifrån brukarens/patientens perspektiv (personcentrerad vård) genom att arbeta nätverksorienterat och involvera individens nätverk - öka anhörigas delaktighet och se dem som en resurs i individärenden och verksamhetsutveckling. Den lokala planens syfte är att utveckla och säkerställa stödet till anhöriga i Oxelösunds kommun utifrån kommunmålet att främja god folkhälsa genom delaktighet och inflytande. Beslutsunderlag Plan för Anhörigstöd i Oxelösunds kommun Länsgemensam strategi i samverkan för stöd till anhöriga Katarina Haddon / Titti Kendall Förvaltningschefer Lena Lundin Enhetschef Administration och service Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

6 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum VON Beslut till: Förvaltningschefer Enhetschef Administration och service

7 Plan för Anhörigstöd i Oxelösunds kommun Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Plan Vård- och omsorgsnämnden Dokumentansvarig Förvaring Dnr Enhetschef Castor VON Dokumentinformation

8 Plan för Anhörigstöd i Oxelösund 2 (5) Datum Inledning Anhöriga är en förutsättning för trygg och effektiv vård och omsorg. Av den totala vården och omsorgen utförs idag till 70% av anhöriga som därigenom har en samhällsbärande funktion. Att ge omfattade vård och omsorg är ofta förenat med något positivt för alla parter men kan även innebära risk för egen ohälsa. Att stödja och förebygga ohälsa hos anhöriga ger således positiva effekter på såväl individ- som samhällsnivå. När vården i allt större utsträckning sköts i hemmet utgör stödet till anhöriga en allt viktigare pusselbit för att skapa trygghet för hela familjesystemet. Det bästa anhörigstödet är en väl fungerande vård och omsorg. (Stöd till anhöriga omsorgsgivare, RiR 2014:9) Nämnden för Samverkan kring socialtjänst och vård (NSV) Sörmland beslutade den 8 september 2017 att anta en länsgemensam strategi för stöd till anhöriga. Med hjälp av den strategiska planen ska samarbetet mellan huvudmännen förbättras och ett antal aktiviteter som beskrivs i strategin ska stödja utvecklingen av att ge anhöriga bättre stöd och se anhöriga som en resurs utifrån delaktighet. Enligt Länsgemensam strategi i samverkan för stöd till anhöriga ska varje huvudman ta fram en handlingsplan utifrån lokala förutsättningar för att kunna stödja anhöriga och se dem som en resurs. Målet är att: - förebygga ohälsa hos anhöriga - höja kvaliteten i vård och socialtjänst utifrån brukarens/patientens perspektiv (personcentrerad vård) genom att arbeta nätverksorienterat och involvera individens nätverk - öka anhörigas delaktighet och se dem som en resurs i individärenden och verksamhetsutveckling. Syfte Planens syfte är att utveckla och säkerställa stödet till anhöriga i Oxelösunds kommun. Mål Kommunfullmäktige anger att Oxelösund ska främja god folkhälsa genom delaktighet och inflytande. Strävansmål Anhöriga i Oxelösunds kommun God upplevd hälsa.

9 Plan för Anhörigstöd i Oxelösund 3 (5) Datum Om planen Planen utgår utifrån aktuell lagstiftning gällande anhöriga: - 5 kap.10 Socialtjänstlagen Personer som vårdar eller stödjer närstående. - 3 kap. 2 Hälso- och sjukvårdslagen lagreglerad uppgift att förebygga ohälsa. - 5 kap. 3 Patientlagen Anhöriga ska få möjlighet att medverka vid utformningen och genomförandet av vården om det är lämpligt och om bestämmelser om sekretess eller tystnadsplikt inte hindrar detta. - Länsgemensam strategi i samverkan för stöd till anhöriga Sörmland och dess värdegrund: Uppmärksammar anhöriga Informera anhöriga Gör anhöriga delaktiga Förmedlar kontakt och samverkar - Vägledning till kommunerna för tillämpning av 5 kap. 10 SoL Planen tar upp ett antal aktiviteter som bygger på tidigare nämnda lagstiftning och länsgemensam strategi samt ett kvalitetsarbete och kartläggning av anhörigstöd i Oxelösunds kommun som inletts under Ansvaret för stöd till anhöriga ser olika ut på olika nivåer i organisationen. På förvaltningsnivå handlar ansvaret om att följa gällande lagstiftning, avsätta tillräckliga resurser och anvisa den personal som behövs för att fullgöra de uppgifter som lagstiftningen anger. Chefer och arbetsledare har ansvar för utveckling av formerna för stödet, uppföljning och samverkan mellan olika verksamheter inom socialtjänsten och med hälso- och sjukvården. Var och en inom Social-och omsorgsförvaltningen och Äldreomsorgsförvaltningen har ett ansvar för att socialtjänstens insatser håller god kvalitet. Alla som möter anhöriga i sitt dagliga arbete har ansvar att uppmärksamma dem och se deras behov samt ge stöd.

10 Plan för Anhörigstöd i Oxelösund 4 (5) Datum Aktiviteter: Ta fram mål när det gäller anhöriga. I policydokument, riktlinjer och rutiner ska anhörigperspektivet beaktas och lyftas fram. Tydliggöra ansvaret på förvaltning, chefs och handläggarnivå. Tydliggöra ansvaret hos alla medarbetare i samtliga verksamheter i Socialoch omsorgsförvaltningen samt Äldreomsorgsförvaltningen. Kompetensutveckling för samtliga medarbetare. Utveckla och organisera samarbetet mellan nämnder, förvaltningar och verksamheter samt mellan kommun och hälso- och sjukvård. Funktionen anhörigkonsulent inom Social-och omsorgsförvaltningen och Äldreomsorgsförvaltningen Utöver det som nämns i planen vad som gäller för all personal, ska funktionen anhörigkonsulent ansvara för det operativa arbetet, vilket är att erbjuda stöd till alla anhöriga utan behovsprövning. Allmänt inriktad service är samlingsbenämning på utbud av aktiviteter som kommunen ansvarar för, där utnyttjande eller deltagande inte förutsätter en individuell behovsprövning och biståndsbeslut. Detta i form av serviceinsatser både individuellt och i grupp. Stödet ska fungera som ett komplement till det generella anhörigstöd som ska finnas inom verksamheterna. För att ha möjlighet att nå ut till alla anhöriga som kan önska stöd och för att arbeta preventivt för att förebygga ohälsa, är det viktigt att tidigt informera om kommunens anhörigstödsverksamhet. Barn som anhöriga Barn som anhöriga är ett viktigt perspektiv utifrån särskild lagstiftning. Särskilt angeläget är det ur ett folkhälsoperspektiv samt utifrån forskning om konsekvenser för barn och ungas hälsa och utvecklingsmöjligheter när de riskerar att bli omsorgsgivare i nära relationer. När en förälder eller nära anhörig blir sjuk påverkar detta barnet och dess vardag och ökar risken för att själv drabbas av ohälsa. Socialtjänstlagen lägger ett starkt ansvar på kommunerna i landet för att ge barn

11 Plan för Anhörigstöd i Oxelösund 5 (5) Datum skydd och stöd och för att barn ska få växa upp under goda och trygga förhållanden. Därmed har den kommunala socialtjänsten ett tydligt ansvar för stöd till barn i svåra livssituationer. Arbete med barn och unga har inte inkluderats i strategin. Ett utvecklingsarbete har påbörjats tillsammans med FOU Sörmland. Sammanfattning Socialstyrelsen har haft regeringens uppdrag att följa upp kommunernas tillämpning av bestämmelsens i 5 kap. 10 Socialtjänstlagen. Socialstyrelsen redovisar i sin slutrapport år 2014, Stöd till personer som vårdar eller stödjer närstående, att socialtjänstverksamheterna i kommunerna tillämpar bestämmelserna i varierande grad. I rapporten redovisas också att anhörig, patient, funktionshinder, frivillig och pensionärsorganisationerna överlag är kritiska till bristen på stöd, de stora skillnaderna i kvalitet och de stora variationerna mellan kommunerna. I uppföljningen framgick också att samarbete var begränsat mellan kommun och hälso- och sjukvård när gäller stöd anhöriga. Med hjälp av den länsgemensamma strategin Sörmland ska samarbete mellan huvudmän förbättras. Och att de aktiviteter som tas fram ska stödja utvecklingen och ge de anhöriga bättre stöd. Vision och mål kan uppnås när alla medarbetare arbetar utifrån ett anhörigperspektiv. Förändring tar tid och medarbetare behöver få kunskap och information för att kunna arbeta enligt gällande lag och för att kvalitetssäkra och utveckla anhörigstödet i Oxelösunds kommun. Funktionen anhörigkonsulent finns som en resurs för Social-och omsorgsförvaltningens och Äldreomsorgsförvaltningens verksamheter i deras arbete med att utveckla ett arbetssätt som bidrar till att visionen och målet för kommunens stöd till anhöriga uppnås.

12 Länsgemensam strategi i samverkan för stöd till anhöriga Anhöriga som resurs Stöd till Anhöriga Närvård i Sörmland Kommuner Landsting i samverkan

13 Anhöriga - en förutsättning för trygg och effektiv vård och omsorg Av den totala vården och omsorgen utförs idag till 70% av anhöriga som därigenom har en samhällsbärande funktion. Att ge omfattade vård och omsorg är ofta förenat med något positivt för alla parter, men kan även innebära risk för egen ohälsa. Att stödja och förebygga ohälsa hos anhöriga ger således positiva effekter på såväl individ som samhällsnivå. När vården i allt större utsträckning sköts i hemmet utgör stödet till anhöriga en allt viktigare pusselbit för att skapa trygghet för hela familjesystemet. Det bästa anhörigstödet är en väl fungerande vård och omsorg. För att förebygga ohälsa hos anhöriga krävs ett nätverksbaserat arbetssätt och ett anhörigperspektiv dvs att de anhöriga synliggörs runt patienten/brukaren. När vården och omsorgen samarbetar med anhöriga kan även stöd- och samordningsbehov uppmärksammas. När vården och omsorgen planeras i dialog med brukaren/patienten (personcentrerad vård), och när det är möjligt även med anhöriga, ökar delaktigheten för alla berörda. Anhörigas kunskaper och medinflytande är viktiga för att patienten/brukaren ska kunna känna sig trygg. Lagstiftning Socialnämnden ska erbjuda stöd för att underlätta för de personer som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk eller äldre eller som stödjer en närstående som har funktionshinder. (5 kap. 10 socialtjänstlagen) Hälso- och sjukvården har också en lagreglerad uppgift att förebygga ohälsa, sjukdom och skada (2c hälso- och sjukvårdslagen.) Personalen inom landstingets hälso- och sjukvård är ofta de som först kommer i kontakt med närstående och anhöriga. Det är viktigt att de uppmärksammar anhöriga som riskerar att drabbas av ohälsa och att det finns ett nära samarbete mellan kommun och landsting (Socialstyrelsen, Meddelandeblad nov 2009). Patientens närstående (Anhöriga) ska få möjlighet att medverka vid utformningen och genomförandet av vården, om det är lämpligt och om bestämmelser om sekretess eller tystnadsplikt inte hindrar detta. (Patientlagen (2014:821) 5 kap. Delaktighet 3 ) Barn och unga som anhöriga Barn som anhöriga är ett viktigt perspektiv utifrån särskild lagstiftning. I arbetet med denna strategi har identifierats ett fortsatt behov av att arbeta vidare med barns och ungas behov och rättigheter som anhöriga. Särskilt angeläget är det ur ett folkhälsoperspektiv samt utifrån forskning om konsekvenser för barns och ungas hälsa och utvecklingsmöjligheter när de riskerar att bli omsorgsgivare i nära relationer. Forskningen visar bl.a. att barnets rätt till skolgång, hälsovård och delaktighet i vardagsmiljöer kan påverkas negativt. Barns rätt till stöd När en förälder eller nära anhörig blir sjuk påverkar detta barnet och dess vardag. Barnet har då behov av information, råd och stöd för att kunna förstå och hantera sin vardag på ett bra sätt, samt för att förebygga att själva drabbas av ohälsa på kort och lång sikt. Den 1 januari 2010 infördes i Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763 HSL) bestämmelser som innebär att barns behov av information, råd och stöd särskilt ska beaktas av hälso- och sjukvården och dess personal om barnets förälder eller någon annan vuxen som barnet varaktigt bor tillsammans med: Forskning och Utveckling i Sörmland, Drottninggatan 16 B, Eskilstuna,

14 har en psykisk sjukdom eller en psykisk funktionsnedsättning, har en allvarlig fysisk sjukdom eller skada, är missbrukare av alkohol eller annat beroendeframkallande medel eller oväntat avlider. Landstinget Sörmlands verksamheter har beslutat att inte begränsa definitionen av barn som anhöriga till förälder eller annan vuxen som barnet varaktigt bor med, utan att inkludera alla barn som kan vara berörda. Grundläggande begrepp Den som ger vård och stöd benämns anhörig. Begreppen anhörig och närstående används inte konsekvent inom lagtexterna eller i kunskapsunderlag eller av organisationerna som avhandlar stöd till anhöriga. Med anhörig menas det nätverk av personer som patienten/brukaren har runt omkring sig. Det kan vara familj, kompisar, arbetskamrater, en granne eller annan medmänniska. Släktskapet avgör inte vem som är anhörig, det gör relationen till patienten/brukaren. För att förbättra samverkan krävs att vi använder samma begrepp för samma sak. Benämning patient/brukare inkluderar andra begrepp som verksamheterna använder som exempelvis klient, kund eller gäst. Ett nätverksorienterat arbetssätt bygger på förståelse för att individen befinner sig i ett sammanhang med andra människor. Arbetssättet tar hänsyn till patientens/brukarens relation till sin omgivning där alla medlemmar utgör varsin del, som tillsammans blir större än summan av delarna. Anhörigstöd Insatser som ska underlätta den anhöriges situation. Syftet är att minska anhörigas fysiska, psykiska och sociala belastning så att risken för ohälsa minskar. Detta kan ske antigen individuellt eller i grupp. Anhörigperspektiv innebär att vården och socialtjänsten ser, respekterar och samarbetar med både brukaren/patienten och de personer som är viktiga för honom eller henne. Frivilligt uppdrag Den generella utgångspunkten i lagstiftningen är att anhörig eller annan person själv avgör hur stort ansvar han eller hon vill ta för att hjälpa, stödja och vårda. Frivillighet gäller förutom föräldraansvaret för barn under 18 år. Samtycke krävs för att få lämna ut specifik information om patienten/brukaren. Utan samtycke kan personal lyssna och informera på generell nivå. Anhöriga behöver inte få samtycke för att få stöd för egen del. Sekretess säger ingenting om samarbete med anhöriga men däremot får man inte lämna ut information om patienten/brukaren utan dennes samtycke. Värdegrund Vi som möter anhöriga inom vård och socialtjänst Uppmärksammar anhöriga Informerar anhöriga Gör anhöriga delaktiga Förmedlar kontakt och samverkar Forskning och Utveckling i Sörmland, Drottninggatan 16 B, Eskilstuna,

15 Uppmärksammar Anhöriga Personal som möter patienten/brukaren ska ta reda på vilka anhöriga som finns. För att förstå vuxna anhörigas behov av stöd, samt betydelse för patienten/ brukaren, krävs att vården och socialtjänsten har en rutin för att efterfråga anhöriga och dokumentera detta. Rutinen är en del av den lokala handlingsplanen. Patient/ brukare avgör själv vilka personer som utgör en resurs för dem. Vi ser till patienternas/brukarens hela situation Många anhöriga vittnar om vikten av att bli sedda runt patienten/brukaren Informerar anhöriga Anhörigas berättelser är viktiga för att vården och socialtjänsten skall få en helhetsbild av patientens/brukarens situation. När anhöriga efterfrågas bör personal också ta reda på vilken information anhöriga behöver för att de ska känna sig trygga. Verksamheten behöver också ta reda på vilken information anhöriga önskar lämna för att öka tryggheten runt patienten/brukaren. Många anhöriga beskriver att deras samlade erfarenheter och liv tillsammans med patienten/ brukaren inte tas till vara inom vården och omsorgen. Vi lyssnar till anhöriga Att lyssna bryter inte någon sekretess. Vi Informerar om kontaktvägar och uppföljning Tydlighet skapar trygghet, komplettera med skriftlig information. Ibland kan det vara lämpligt med en kontaktperson. Gör anhöriga delaktiga Med patientens/brukarens medgivande görs anhöriga delaktiga genom att få information om patientens/brukarens tillstånd samt delaktighet i planering och uppföljning av den fortsatta vården och omsorgen. Anhörigas delaktighet runt patienten/brukaren ska öka i avsikt att höja tryggheten och kvaliteten på vården och omsorgen. SIP För många anhöriga är det viktigt att samordning av vården och stödet blir tydligt, då många upplever att de får agera samordnare och kunskapsbärare mellan olika verksamheter. (samordnad individuell plan) kan vara en väg att skapa stöd och delaktighet för den anhörige. Det blir tydligt för både patienten och anhöriga vem som gör vad, när och hur det ska följas upp. Anhöriga slipper då agera samordnare och kunskapsbärare. Se anhöriga som en resurs, om de vill och utifrån patientens/brukarens önskemål. Utan samtycke kan personal lyssna och informera på generell nivå. Anhöriga behöver inte få samtycke för att få stöd för egen del. Vi frågar vilken roll anhöriga vill ha Anhöriga är en resurs. Åtagandet bygger på frivillighet. Frågan måste upprepas, förutsättningarna kan ändras över tid. Forskning och Utveckling i Sörmland, Drottninggatan 16 B, Eskilstuna,

16 Förmedlar kontakt och samverkar Verksamheten behöver inte göra någon bedömning eller värdering av vem som kan behöva stöd. Stöd till anhöriga bör erbjudas rutinmässigt från verksamheterna. Att bara lämna skriftlig information om kontakter ger sällan önskad effekt då detta är ytterligare en kontakt som anhöriga måste ta. Bäst är om verksamheter frågar den anhöriga direkt om exempelvis kommunens anhörigstöd får ringa upp. Anhöriga har fullt upp med den som är sjuk så man orkar inte ringa ett samtal till för sin egen del. Därför kändes det så bra när någon ringde och frågade mig som anhörig hur det var. Vi frågar anhöriga om de vill ha stöd för egen del Erbjud samtalsstöd, information och kunskap, stöd i vardagen, socialt stöd, samordning av insatser. Erbjud anhöriga stöd utifrån deras behov, först från verksamhetens egna stödresurser: Landstingets stödresurser, kontaktperson, kurator, utbildningar, sjukhuskyrkan med mera, samhällets resurser, intresseorganisationer, patient/brukarföreningar, kyrkliga samfund, kommunernas anhörigstöd, se särskild informationsfolder. För att underlätta arbetet med att stödja anhöriga kan en arbetsmodell vara till god hjälp. Modellen beskriver arbetet och kan vara ett hjälpmedel när varje huvudman skapar handlingsplaner för stöd till anhöriga. Forskning och Utveckling i Sörmland, Drottninggatan 16 B, Eskilstuna,

17 Länsgemensam strategi i samverkan för stöd till anhöriga Vision Anhöriga i Sörmland har högst upplevd hälsa i Sverige. Syfte Syftet är att skapa förutsättningar för stöd till anhöriga i länet i samverkan mellan kommuner och landstinget. Mål Förebygga ohälsa hos anhöriga Höja kvaliteten i vård och socialtjänst utifrån brukarens/patientens perspektiv (personcentrerad vård) genom att arbeta nätverksorienterat och involvera individens nätverk. Öka anhörigas delaktighet och se dem som en resurs i individärenden och verksamhetsutveckling. Aktiviteter Ansvarsområden varje huvudman Varje huvudman ska ta fram en handlingsplan utifrån lokala förutsättningar för att kunna stödja anhöriga och se dem som en resurs. Nätverksorienterat arbetssätt och helhetssyn ska prägla arbetet. (Använd värdegrunden som stöd) I alla policydokument, riktlinjer och rutiner som tas fram eller revideras i samverkan ska anhörigperspektivet beaktas och lyftas fram. Vid verksamhetsutveckling eller projekt som syftar till att öka kvaliteten i vården och socialtjänsten behöver anhörigperspektivet finnas med. Kompetensutveckling hos personalen inom vården och socialtjänsten för ökad förståelse av anhörigas roll inom vård- och omsorgsarbetet samt anhörigas behov av eget stöd. Fortsätt utveckla anhörigmedverkan i förbättringsarbete genom att erbjuda metoden blandat lärande nätverk som kunskaps och erfarenhetsutbyte mellan professionen, politiken och anhöriga själva. Ansvarsområden varje verksamhet Information om kommunens samlade anhörigstöd ska finnas tillgänglig inom kommunernas och landstingets alla verksamheter som broschyr och digitalt, t.ex. en skylt i verksamheten. Ta gärna med en ANHÖRIG! Samverkansuppdrag Säkra överrapporteringen av anhöriga i behov av stöd utveckla rutiner för överrapportering mellan slutenvården och kommunerna och mellan primärvården och kommunerna. Utveckla olika gemensamma utbildningsmetoder där erfarna patienter/brukare och anhöriga är delaktiga som möjliggör för anhöriga att få information, råd och stöd och att dela erfarenheter i grupp för anhöriga. (t.ex. Akersmodellen, PPI m.m.) Fortsätta strategiarbetet med att Inkludera barn, unga och deras behov och rättigheter som anhöriga i den framtagna strategin, så att det skapas en gemensam strategi för alla anhöriga. Forskning och Utveckling i Sörmland, Drottninggatan 16 B, Eskilstuna,

18 Undersöka möjligheten att organisera ett utvecklingsråd där erfarna patienter/brukare och anhöriga finns med i strukturen för närvård i Sörmland, för skapa utveckling av evidensbaserad vård och omsorg med delaktighet av brukare/patienter och anhöriga. Ett förslag är att eventuellt adjungera anhöriga till de samverkansråd som finns idag som fallprevention, palliativa rådet, nutritionsrådet eller i olika processer. Se över möjligheterna för olika ersättningsnivåer till anhöriga så de får bättre förutsättningar för att vara delaktiga. Forskning och Utveckling i Sörmland, Drottninggatan 16 B, Eskilstuna,

19 Referenslitteratur Hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) Socialtjänstlagen (2001: 453) Patentlagen (2014:821) Soc. Styr Stöd till Anhöriga vägledning 5 kap. 10 socialtjänstlagen Stödet till anhöriga omsorgsgivare, RiR 2014:9 Soc. Styr. Anhöriga ger omsorg till närstående ( ) Nka, kunskapsöversikt individualisering, utvärdering och utveckling av anhörigstöd, 2016:4, Marianne Winqvist Länkar En reflektionsfilm från landstinget Sörmland på ca 12 minuter Här är en film på 3 minuter om bemötande från Kalmar SIP (samordnad individuell plan) filmen ellplan.html Länk barn som anhöriga/landstinget Sörmland: Länk Nka (Nationellt kompetenscentrum anhöriga) Webbutbildningar NKA: Forskning och Utveckling i Sörmland, Drottninggatan 16 B, Eskilstuna,

20 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr VON Social- och omsorgsförvaltningen Lars Ask Vård- och omsorgsnämnden Uppdrag att utreda avgift för boendestöd 1. Social- och omsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Avgift för insatsen boendestöd upphör. 2. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden har gett Förvaltningschefen i uppdrag att undersöka om avgiften för boendestöd kan reduceras eller helt tas bortför att brukare inom funktionsstöd ska i större utsträckning använda sig av boendestöd. Konsekvensbeskriva vad detta skulle bli för mervärde för brukaren och vad det skulle medföra för kostnadsökningar för nämnden. Bakgrunden till frågeställningen handlar om att personer som är i behov av insatsen kan bli hjälpta till en förbättrad livskvalitet men avstår från att ansöka på grund av ekonomiska skäl. Även den omständigheten att avgiften omfattas av maxtaxan vilket begränsar kostnaden för den enskilde är detta inte ett tillräckligt starkt incitament för en målgrupp som i grunden är resurssvag. Konsekvensen har blivit i ett flertal fall att man istället ansöker om och i vissa fall erhåller insatsen kontaktperson vilket innebär en påtaglig högre kostnad för kommunen än vad intäkterna via avgifter inbringar per insats. Utöver kostnaden finns fler fördelar att brukare erhåller boendestöd före kontaktperson. För att nämna några så är en boendestödjare en av kommunen anställd person med ett tydligt kompetenskrav för sitt uppdrag och som erhåller fortlöpande ny kunskap i sitt arbete. Här råder även tydliga regler om krav på uppföljning och dokumentation samt anmälningsplikt vid befarade missförhållanden vilket är tillförsäkrar rättssäkerhet i verksamheten. En kontaktperson är en lekman vars enda uttalade förväntan beträffande kvalifikationer är ett stort engagemang och intresse för andra människor. Det finns således inget formellt kompetenskrav. Likaså ställs inga formella krav på dokumentation eller uppföljning även om kommunen kan göra sådana överenskommelser med uppdragstagare. För närvarande erhåller ca. 20 personer boendestöd och ca.50 kontaktperson. Av bilagd kostnadsjämförelse framgår att en avgiftsbefriad insats för boendestöd är för kommunen ekonomiskt fördelaktigare än användande av kontaktperson, som är en jämförbar åtgärd. Beslutsunderlag Konsekvensanalys Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

21 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum VON Kostnadsjämförelse Katarina Haddon Förvaltningschef Lars Ask utvecklingsstrateg Beslut till: FC(FK) EC(FÅ)

22 Kostnadsjämförelse mellan boendestöd och kontaktperson Under 2018 utfördes boendestöd i genomsnitt per månad om 280 tim. till 24 brukare vilket ger ca 12 timmars insats per individ och månad. Med en nuvarande timavgift om 341 kr blir en teoretisk intäkt kr/månad eller kr/år. Den faktiska intäkten under året uppgick till kr/mån eller kr/år. Skälet till denna skillnad är den så kallade maxtaxan som begränsar utrymmet för avgiftsuttag för kommunen. Omräknat har detta gett en intäkt för kommunen om 683 kr/mån per brukare. En jämförelse med insatsen kontaktperson på motsvarande sätt ger följande utfall: Kostnaden för december månad 2018 uppgick till kr* fördelat på 46 brukare vilket ger en kostnad per brukare om kr/mån. Om man istället för kontaktperson erbjuder boendestöd utan avgift blir utfallet kr 683 kr = kr/mån eller kr/år vilket utgör för kommunen den minskade kostnaden per brukare. En jämförelse av omfattningen av insatserna utfaller enligt följande: Insatsen kontaktperson brukar normalt omfatta 2 4 tim/veckan vilket ger en genomsnittlig tid om 3 tim/veckan eller 12 tim/månad per insats, vilket således blir samma som med det inledningsvis redovisade utfallet för boendestöd Hur gör andra kommuner? Av 14 granskade närliggande kommuner avseende avgift för boendestöd eller inte visade sig att 10 nej, 2 ja och 2 oklart då information saknades på hemsidan. Det är således en klar majoritet av kommunerna som inte tar ut avgift. Lars Ask utvecklingsstrateg *källa Raindance

23 Nyköping ja Katrineholm ja Flen oklart troligen nej Gnesta oklart troligen nej Vingåker nej Strängnäs nej Trosa nej Eskilstuna nej Norrköping nej Söderköping nej Nykvarn nej Enköping nej Västervik nej Linköping nej

24 Konsekvensanalys, kostnad boendestöd Kostnad för insatsen boendestöd kan leda till att brukare avsäger sig boendestöd fast de egentligen skulle behöva insatsen. Det kan då i sin tur leda till: Isolering, social fobi, ensamhet. Boendestöd kan följa med till affären, träningen, stöd att åka buss, gå på kafé m.m. Anhöriga kan belastas mer då de vet att brukaren sagt ifrån boendestöd. De kan skapa en oro och otrygghet. Boendestöd kan avhjälpa det och även ge anhörigstöd. Glömmer sin medicinering eller börjar slarva med att ta den. Boendestöd kan påminna om medicinen och motivera till att ta den. Psykiatrin får inte signaler när brukaren börjar må dåligt, en länk i larmkedjan försvinner. Boendestöd kan ha gjort upp med brukaren att de ska kontakta psykiatrin när brukaren visar tecken på exempelvis utebliven medicin. Kan leda till mer inläggningar i sluten vård, ibland med tvång. Eftersatt skötsel av lägenhet, kan leda till konflikter med grannar, oroliga anhöriga. Boendestöd kan motivera brukaren att hålla ordning. Vräkningsrisk om det går långt med misskötseln av lägenheten och hyresvärden klagar. Boendestöd kan påkalla risken och kalla till en SIP. Ansöker om bostad med särskild service fast de skulle klara sig med boendestöd som är mer kostnadseffektivt. Återfall i missbruk. Boendestöd kan motivera eller följa brukaren till att söka upp sin kontaktperson inom missbruksvården. Våld i nära relation upptäcks inte ifall brukare avsäger sig insatsen. Boendestöd är utbildade och kan hjälpa brukaren att söka hjälp. Svårt att sköta sin sysselsättning, komma upp på morgonen, komma iväg, Få en normal dygnsrytm, ordna matlåda m.m. Boendestöd kan följa personen, stötta med annat, motivera till arbete, förklara kulturer på arbetet m.m. När det finns barn i familjen kan det vara viktigt med struktur, rutiner och annat (BBIC). Boendestöd kan göra en viktig insats beroende på behovet.

25 Hemtjänst och boendestöd kan inte jämställas. Hemtjänst utför serviceinsatser åt brukare medan boendestöd motiverar och stödjer brukare att klara saker självständigt. Boendestöd är ingen serviceinsats utan mer en social insats för att bryta isolering och stödja brukare att komma ut i samhällslivet. Insatsen boendestöd kan mer jämställas med andra kostnadsfria insatser såsom stöd- och behandlingsinsatser än hemtjänst. Ofta tar det tid att bli accepterad för boendestödjarna, de behöver bygga en tillitsfull relation. Det blir konstigt att först försöka motivera en person att ta emot stödet i någon form av boendestöd och sedan kräva betalning för det. /Cecilia Söderqvist, /

26

27 Tjänsteskrivelse 1(2) Datum Dnr VON Social- och omsorgsförvaltningen Lena Lundin Vård- och omsorgsnämnden Yttrande över revisionsrapport: Förstudie rörande kommunens insatser mot sjukfrånvaro 1. Social- och omsorgsförvaltningens och äldreomsorgsförvaltningens förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens beslut Godkänna svar på revisionsrapport Förstudie om sjukfrånvaro. 2. Sammanfattning En granskning av kommunens insatser mot sjukfrånvaro har gjorts av EY på uppdrag av kommunens revisorer. EY:s sammanfattande bedömning är att det pågår arbete med att få ner sjukfrånvaron bland kommunens anställda. Insatserna är omfattande. EY konstaterar dock att insatserna inte har givit resultat i så måtto att sjukfrånvaron minskat och rekommenderar att fler analyser görs av vilka åtgärder som fått bäst effekt samt upprättar en plan för det fortsatta arbetet. Revisorerna framhåller att det i förstudien inte framgår om åtgärder genomförts kopplat till arbetsorganisation, chefsroller, ledarskap och delaktighet inom de enheter där sjukfrånvaron är hög samt inte heller hur kommunen systematiskt följt upp anställda med hög sjukfrånvaro. Kommunen har både arbetat med organisatoriska frågor och ledarskap på olika sätt. Bland annat genom att förstärka chefstätheten. Vidare har man i flertalet omgångar gjort uppföljningar kring chefers arbete med arbetsmiljö och rehabilitering, både genom uppföljningssamtal, medarbetarundersökningar och via rehabiliteringssystemet Adato. Revisorerna ställer sig också frågande till om kommunen använder de möjligheter som lagar ger för att minska sjukfrånvaron. Kommunen har sedan 2013 sagt upp eller omplacerat 23 personer med hänvisning till avsaknad arbetsförmåga i ordinarie arbete på grund av sjukdom. Planerade åtgärder är främst att fortsätta arbetet med det förstärka rehabiliteringsstödet. Det innebär att rehabiliteringsstödjare genomför kartläggningssamtal samt planering av individuella åtgärder med personer som uppvisar ohälsa. Satsningen påbörjades under 2018 inom äldreomsorgen och börjar visa goda resultat. Fortsatt kommer uppföljande samtal ske och nya verksamheter omfattas av stödet. Övriga åtgärder är kopplat till kringliggande orsaker som tex ledarskap och kompetensförsörjning. I förslaget till svar på revisionsrapport Förstudie om sjukfrånvaro som utarbetats av personalenheten beskrivs ytterligare vilka åtgärder kommunen vidtagit inom de områden där revisionen kommit med synpunkter. Vård- och omsorgsnämnden Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

28 Tjänsteskrivelse 2(2) Datum VON förslås godkänna det utarbetade svaret på revisionsrapporten som sitt svar. Beslutsunderlag Svar på revisionsrapport Förstudie om sjukfrånvaron Revisionsrapport Kommunens insatser mot sjukfrånvaro Brev från revisorerna: Förstudie om sjukfrånvaron Katarina Haddon / Titti Kendall Förvaltningschefer Lena Lundin Enhetschef Administration och service Beslut till: Förvaltningschefer

29 Kommunstyrelseförvaltningen 1(5) Datum Dnr KS OXL2 621 v Handläggare Henny Larsson henny.larsson@oxelosund.se Revisorerna Svar på revisionsrapport: Förstudie om sjukfrånvaron En förstudie om kommunens sjukfrånvaro har genomförts av EY på uppdrag av kommunens revisorer. Förstudien ger en beskrivning av hur sjukfrånvaron utvecklats, vilka analyser som gjorts, vilka åtgärder som vidtagits samt vilket stöd som chefer erbjudits både i sitt förebyggande och rehabiliterande arbete. Förstudien beskriver på ett genomgripande sätt direkta insatser mot sjukfrånvaron. Den tar däremot inte upp andra aspekter som också kan tänkas ha betydelse för sjukfrånvaron exempelvis ledarskap och organisatoriska aspekter vilka revisorerna önskar få besvarat. Organisation och ledarskap - chefstäthet, kompetens och ansvar I kommunens organisationsstruktur är personalfrågor delegerade ut till första linjens chefer, där varje chef har ett eget ansvar för arbetsmiljö, rekrytering, lönesättning med mera. Samtidigt finns stödfunktioner inom personalområdet som har till uppgift att säkerställa kompetensen hos chef samt ge stöd i de fall situationer blir för komplexa eller kräver specialistkunskap. Baksidan av detta arbetssätt är att man riskerar att kunskap i vissa fall brister hos enskilda chefer eller att tiden inte räcker till att arbeta med personalfrågorna på ett tillräckligt kvalitativt sätt. Vinsten är dock att frågorna hanteras av dem som det berör och känner verksamheten bäst. Om respektive chef får ta ansvar för det som påverkar den egna verksamheten bedöms också ansvaret och engagemanget öka. Värdet för medborgaren skapas i mötet mellan medborgaren och medarbetaren. Där finns också chefen som både stödjare och utvecklare av medarbetarna och verksamheten. Om hanteringen av personalfrågorna centraliseras riskerar man att chef inte ges möjlighet att påverka och ta ett fullt verksamhetsansvar. Kommunen har i många år arbetat aktivt med ledarskap och utveckling av chefers förmåga att leda. Fokus har kontinuerligt varit att utveckla chefers kommunikativa förmåga i syfte att skapa goda förutsättningar för att bygga delaktighet och engagemang hos sina medarbetare. De senare åren har satsningar gjorts för att också utveckla förmågan att leda under och till förändring vilket kräver förmåga till god kommunikation, förtroendebyggande och samverkan. Under 2018 har samtliga chefer deltagit i utbildningen Kommunikation och ledarskap som pågått under hela året. Utbildningen har bestått av tre heldagar, med inledande coachingsamtal, coachingpartners och ledarfrukostar mellan utbildningsdagarna. Parallellt med utvecklingsinsatser har frågan om chefsrollen och chefens förutsättningar diskuteras. Som en följd av detta har chefstätheten ökat i flera av våra verksamheter. Till exempel har Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen och kommunstyrelseförvaltningen infört flera mellanchefsroller. Även inom f.d. Vård och omsorgsförvaltningen och Utbildningsförvaltningen har antalet enhetschefer utökats för att skapa mindre chefsområden. Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

30 2(5) I samband med delningen av Vård och omsorgsförvaltningen gjordes också en översyn och förändring kring flertalet chefsområden vilket bland annat innebar en utökning av antalet chefer. Översynen gjordes utifrån ett verksamhetsperspektiv men också för att skapa rimliga ansvarsområden för förvaltningarnas enhetschefer. Inom utbildningsförvaltningen har man de senaste åren förstärkt med en förskolechef samt infört flera biträdande rektorer på grundskolorna. Kompetensförsörjning Kompetensförsörjningsfrågan bedöms också kunna påverka sjukfrånvaron genom att många av de yrken som finns i den kommunala verksamheten är bristyrken och vid rekryteringar finns sällan ett stort underlag av sökande. Det kan i vissa fall leda till att arbetsgivaren anställer medarbetare som inte fullt ut har kompetens och förmåga att utföra arbetsuppgifterna. Svårigheten att rekrytera kan också leda till att tjänster förblir vakanta under perioder och belastningen på övrig personal ökar. Stora pensionsavgångar och ökad efterfrågan av välfärdstjänster gör att kommuner behöver rekrytera många nya medarbetare de kommande åren. Som kommun konkurrerar vi med både andra kommuner och privata företag vilket ställer stora krav på att Oxelösunds kommun kan erbjuda attraktiva arbetsplatser. Därför är och blir arbetet med kompetensförsörjning viktigt. Det kan ändå konstateras att Oxelösunds kommun tillsammans med hela det offentliga Sverige kommer ha stora problem med bemanning inom de närmsta åren och detta riskerar att påverka sjuktalen negativt. På ett kommunövergripande plan sker framförallt ett arbete med att marknadsföra kommunen som attraktiv arbetsgivare genom ett nytt arbetsgivarvarumärke. Syftet är att lyfta fram det som är unikt och attraktivt med Oxelösunds kommun. Arbetsgivarvarumärket är förankrat internt och syns bland annat i trycksaker, marknadsföringsmaterial och i sociala medier Även förvaltningarna arbetar aktivt med kompetensförsörjningen, tex har D-skolan ett nytänkande arbetstidsavtal medan äldreomsorgen utbildar all omsorgspersonal i palliativ vård för att säkerställa kompetens och kvalité. Systematisk analys och uppföljning Revisorerna påtalar att förstudien inte visar några åtgärder för hur kommunen systematiskt ser över delaktighet och ledarskap på enheter där sjukfrånvaron är hög. Vartannat år genomförs en medarbetarundersökning som efterfrågar medarbetarnas upplevelse kring bland annat ledarskap, arbetsmiljö och trivsel. Chef och överordnad chef får därefter ta del av resultatet. Medarbetarna är delaktiga genom att tillsammans med chef ta fram åtgärder för att komma till rätta med ev brister. I dagsläget bedöms detta vara en god uppföljningsmetod som påvisar utvecklingsområden och ger underlag för insatser, i dialog med arbetsgruppen. Dock kan övervägas om undersökningen ska genomföras oftare. I revisorernas brev framhålls att kommunen inte systematiskt följer upp anställda med hög sjukfrånvaro och orsaker därtill. Detta görs dock kontinuerligt på olika sätt. Som ett stöd i arbetet finns rehabiliteringssystemet Adato som ger en signal till respektive chef när en medarbetare varit upprepad korttidssjuk eller sjukskriven längre än 14 dagar. Då uppmanas chef att tillsammans med medarbetaren upprätta en rehabiliteringsplan baserat på orsakerna till frånvaron och behoven som finns. Rehabiliteringsplanen ska innehålla åtgärder för att öka medarbetarens hälsa och underlätta för återgång i arbete tex genom arbetsanpassning och besök hos företagshälsovården.

31 3(5) Under de senaste åren har personalenheten på olika sätt följt upp chefernas arbete med sjukskrivna för att säkerställa att arbetet görs enligt lagar och kommunens rutiner genomförde personalenheten samtal med kommunens samtliga chefer för att säkerställa att deras arbetsmiljö- och rehabiliteringsarbete höll en god kvalité. Under 2017 valde arbetsgivaren att återigen följa upp rehabiliteringsarbetet med respektive chef. Denna gång tillsammans med samtliga chefer som hade en arbetsgrupp med sjuktal över 9%. Utifrån dessa samtal sammanställdes också orsakerna till ohälsan. Slutsatsen var att huvudorsakerna gick att hänföra till både psykisk ohälsa (i de flesta fall icke arbetsrelaterade) och somatiska besvär. Till viss del också frånvaro som ansågs mer relaterad till attityder till arbetet. Under 2017 genomfördes dessutom en enkätundersökning bland personalen inom äldreomsorgen för att bland annat undersöka orsakerna till deras sjukfrånvaro. Resultatet visade bland annat att under de senaste två åren har 7% av medarbetarna angivit att de varit sjukskrivna utan att vara sjuk, 24% varit hemma för att de haft behov av att återhämta sig, 16 % har varit sjukskrivna för att de mått dåligt av privatlivet, för att nämna några exempel. Under 2017 anlitades också ett analysföretag som genomförde en mätning kring arbetsbelastning och arbetstillfredsställelse inom förskolor och fritids, där sjuktalen var som högst inom utbildningsförvaltningen. Undersökningen visade dock inga större samband mellan sjukfrånvaro och upplevd tillfredställelse och gav därmed inte någon information om orsakerna till sjukfrånvaron. På Campus gjordes en separat undersökning i samarbete med företagshälsovården. Resultatet visade problem med både den fysiska arbetsmiljön kopplat till ombyggnation av lokalerna samt livsstilsrelaterade problem. Under 2018 har orsakerna till ohälsan fortsatt att utredas. Främst genom arbetet med rehabiliteringsstöd som personalenheten tillhandahåller för chefer inom äldreomsorgen. Arbetet går till så att rehabiliteringsstödjaren inledningsvis träffar ansvarig chef och går igenom sjukfrånvaron i arbetsgruppen och bestämmer vilka medarbetare som rehabstödjaren ska träffa. I samband med att rehabiliteringsstödjaren träffar medarbetare för kartläggningssamtal dokumenteras orsakerna till sjukfrånvaron. Naturligtvis görs också en hälso- eller rehabiliteringsplan i de fall det inte redan finns. Chefen får kontinuerligt uppföljning om resultaten av samtalen. Efter att ha genomfört 120 st kartläggningssamtal kan konstateras att de flesta trivs bra med sitt arbete. En tredjedel har en tung hemsituation vilket ofta medför en sämre möjlighet till återhämtning. När medarbetarens belastning är av privat karaktär blir det svårare för arbetsgivaren att stödja till bättre hälsa. Kartläggningen visar vidare att ytterligare ca en tredjedel av medarbetarna har livsstilsrelaterad ohälsa. Där kan rådgivning om kost, sömn och träning på sikt påverka hälsan positivt liksom stöd med att sluta röka. Insatser inom detta område ger sällan snabba förändringar i sjukfrånvaron men långsiktigt kan det ha en stor betydelse. Enbart ca 10% upplever att orsaken till sjukfrånvaron är arbetsrelaterad. Förvaltningen ser satsningen med rehabiliteringsstödjare som en möjlighet att minska sjukfrånvaron och samtidigt få en bild av bakomliggande orsaker för att på så vis förstå vad arbetsgivaren kan påverka och vilka insatser som kan ha effekt. Uppföljning av hur chefer hanterar det systematiska arbetsmiljöarbetet sker en gång per år. Uppföljningen genomförs med ett frågeunderlag med ca 40 frågor som besvaras av chef tillsammans med skyddsombud eller arbetsgrupp. Uppföljningen redovisas för överordnad chef samt sammanställs förvaltningsvis och redovisas för nämnd. Eventuella brister eller utvecklingsområden ska läggas in i enhetens handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet.

32 4(5) Analysverktygen har sedan 2015 varit bristfälliga på en övergripande nivå, vilket inneburit att kommunen inte haft statistikrapporter för sjukfrånvaroanalys. Däremot har kommunens rehabiliteringsverktyg Adato fungerat väl och gett varje chef möjlighet att identifiera medarbetare med upprepad korttidssjukfrånvaro samt långtidssjuka på ett enkelt och överskådligt sett. Adato skickar mail och signalerar när chef behöver agera på sjukfrånvaro. Från januari 2019 finns återigen övergripande statistik och personalenheten har möjlighet att ta fram statistiska underlag till chefer. Under våren kommer också rapportverktyget göras tillgängligt för samtliga chefer så att var och en kan följa den gruppvisa utvecklingen för sin/sina enheter. Användning av lagar och avtal i rehabiliteringsarbetet Revisorerna har i förstudien inte fått svar på om kommunen använder de möjligheter som lagar och avtal ger för att minska anställdas sjukfrånvaro. Kommunen har länge arbetat med möjligheten att ställa krav på förstadagsintyg. Dock har det funnits vissa svårigheter för medarbetarna att få tid för läkarbesök på vårdcentralen redan första sjukdagen. Sedan 2018 ges dock möjligheten att besöka läkare på Företagshälsovården i de fall krav på första dag intyg finns. Med utgångspunkt från lagen om anställningsskydd har kommunen sagt upp eller omplacerat flera anställda genom åren. I de fall medarbetaren på grund av sjukdom inte kan återgå i ordinarie arbete öppnar arbetsgivaren en omplaceringsutredning. Om arbetsgivaren finner ett arbete som medarbetaren bedöms kunna utföra omplaceras den till denna tjänst. Det har sedan 2013 skett vid 7 tillfällen i Oxelösunds kommun. Under samma period har 16 medarbetare efter genomförd omplaceringsutredning sagts upp. Arbetsgivaren har i dessa fall inte funnit ett annat arbete till medarbetaren och medarbetaren har inte heller haft arbetsförmåga att utföra sitt ordinarie arbete på grund av sin ohälsa. Under de senaste åren har 7 st medarbetare avslutats på grund av att de fått beviljad varaktig sjukersättning från Försäkringskassan. Vilka åtgärder planeras framöver för att minska sjukfrånvaron? Under 2019 kommer arbetet med förstärkt rehabiliteringsstöd att fortsätta. Dels genom uppföljning av de medarbetare som deltagit i rehabiliteringssatsningen hittills och uppföljning av deras hälso- eller rehabiliteringsplaner som överenskommits. Vidare kommer nya verksamheter omfattas och rehabiliteringsstödjarna kommer att träffa fler chefer för att planera in kartläggningssamtal med deras medarbetare. Arbetet har redan nu påbörjats i delar av utbildningsförvaltningen. Utöver att fortsätta arbetet kommer uppföljning av satsningen göras. Redan nu kan man på gruppnivå se minskningar av sjukfrånvaron i de grupper där satsningen pågått under längst tid men det är också viktigt att följa utvecklingen på individnivå. Varje chef kommer under våren 2019 få tillgång till rapportverktyg för att kunna ta ut gruppvis sjukstatistik. Under hösten 2019 kommer en medarbetarundersökning att genomföras med uppföljning av bland annat delaktighet, arbetsbelastning, kränkande särbehandling och ledarskap. Resultatet kommer behandlas av respektive arbetsgrupp och åtgärder planläggas i handlingsplan för systematiskt arbetsmiljöarbete. Fortsätta insatser för strategisk kompetensförsörjning kommer att genomföras i enlighet med Inriktningsdokument för strategisk kompetensförsörjning samt förvaltningarnas kompetensförsörjningsplaner i syfte att stärka arbetstillfredsställelsen hos befintliga medarbetare och attraktiviteten för att kunna rekrytera framtida medarbetare. Arbetet med att skapa förutsättningar för kommunens chefer att vara goda ledare fortsätter, vilket bedöms bidra till hälsosamma arbetsplatser och ge ökad möjlighet till

33 5(5) delaktighet, utveckling och innovation. Under 2019 deltar kommunen i ett projekt med Vinnova som samordnas av Nod för tjänstedesign i Sörmland och syftar till att utveckla chefernas förmåga att leda förändring.

34 Oxelösund Revisorerna Till Kommunstyrelsen Utbildningsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Kopia Kommunfullmäktige Kultur- och fritidsnämnden Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Förstudie om sjukfrånvaron Oxelösunds kommun har sedan 2010 haft en hög och ökande sjukfrånvaro. De förtroendevalda revisorerna har därför bett EY göra en förstudie för att bedöma hur sjukfrånvaron utvecklats, vilka analyser som gjorts, vilka åtgärder som vidtagits samt vilket stöd som chefer erbjudits i sitt förebyggande arbete. Kommunfullmäktige hade under 2017 två mat inom personalområdet. Dessa var att medarbetarengagemanget skulle öka och sjukfrånvaron minska. Fullmäktige avsatte även 2 mkr extra för att målet för minskad sjukfrånvaro skulle uppnås. Under 2017 har olika riktade insatser genomförts inom personalgrupper, där sjukfrånvaron överstiger nio procent. Kommunen har med start 2014 genomfört många friskvårdande aktiviteter och insatser både på grupp-och individnivå, vilka till stor del utförts på betald arbetstid. De har dock inte gett önskad effekt i form av minskade sjuktal. Sjukfrånvaron i hela kommunen har från 2011 till och med mars 2018 ökat från 5 till 10 %. Frånvaron inom vård -och omsorgsförvattningen och utbildningsförvaltningen har ökat mest till 13 resp. 10 %. De orsaksanalyser som nämnderna gjort: under åren har varit ytliga, vilket delvis kan ha berott på att kommunen under merparten av tiden haft ett lönesystem, som inte klarat av att ge analysunderlag. Det framgår att en trolig orsak till den höga sjukfrånvaron är svårigheter att rekrytera utbildad och lämplig personal och att det därför blivit nödvändigt att anställa människor som saknar förutsättningar och motivation för arbetet. Den höga frånvaron har lett till ökad mer- och övertid samt flera outbildade sjukvikarier, vilket i sin tur ökat belastningen och sjukrisken för medarbetarna. Långt ifrån all sjukfrånvaro är arbetsrelaterad. Det finns policys, rutiner, processer, samt stöd till cheferna från personalavdelning och företagshälsovård, som följs upp och är kända dock bara delvis på enhetsnivå. Det är viktigt att klargöra att stödresurser inte begränsar eller övertar chefsansvaret. Förstudien visar inga åtgärder för att systematiskt se över arbetsorganisation, chefsroller, ledarskap och delaktighet inom de enheter, där sjukfrånvaron är hög. Inte heller följer kommunen systematiskt upp anställda med hög sjukfrånvaro och orsaker därtill eller använder de möjligheter som lagar och avtal ger för att minska anställdas frånvaro. Beräkningar av sjukfrånvarokostnader redovisas inte. Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen, utbildningsnämnden samt vård- och omsorgsnämnden före 31 mars 2019 om vilka åtgärder som planeras framöver för att minska sjukfrånva- )n. 5^\ ^^^J/ ~^^^ Thomas Tjäderhane Vice ordförande /\1^- Lars Joti'ansson Gunnar Söderberg

35 Revisionsrapport 2018 Oxelösunds kommun Förstudie rörande kommunens insatser mot sjukfrånvaro

36 Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en förstudie rörande kommunens insatser kring minskad sjukfrånvaro. Oxelösunds kommuns sjukfrånvaro har ökat sedan Vård- och omsorgsnämnden redovisar högst sjukfrånvaro. Vår bedömning är att det pågår arbete med att få ner sjukfrånvaron bland kommunens anställda. Insatser för vissa arbetsgrupper inom kommunen är bland annat fysisk träning, rehabiliteringsstöd och återhämtning under arbetstid. Kommunens medarbetare har friskvårdsbidrag, möjlighet att delta vid olika fysiska aktiviteter samt att delta vid utbildningar rörande hälsa. Vi konstaterar dock att dessa omfattande insatser inte har givit resultat i så måtto att sjukfrånvaron minskat. Resultatet bör även ses i ljuset av att särskilt öronmärkta medel från fullmäktige avsatts både för 2017 och 2018 för att få ner sjukfrånvaron. Genom arbetsplatsträffar och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet säkerställs efterlevnaden av policys och riktlinjer. Vidare får chefer i linjeorganisationen stöd med att förebygga sjukfrånvaro genom personalavdelningen och företagshälsan. Vi ställer oss frågande till att delegationen av att planera, leda och följa upp arbetsmiljöarbetet gjorts till enhetschefer. För att arbetsmiljöarbetet på bästa och likvärdigt sätt ska kunna genomföras på enhetschefsnivå krävs omfattande fortbildning av enhetscheferna. Huruvida detta sker har vi inom ramen för föreliggande förstudie inte konstaterat. Vidare konstaterar vi att det föreligger en känsla av uppgivenhet i organisationen, då det konstateras att kommunen vidtar åtgärder i större omfattning än vad lagstiftningen kräver, vilket är oroväckande. Utifrån det uteblivna resultatet, trots flera satsningar på att få ner sjukfrånvaron, rekommenderar vi kommunen att genomföra djupgående analyser av vilka åtgärder som fått bäst effekt, och att därefter upprätta en plan för hur det fortsatta arbetet med att få ner sjukfrånvaron ska bedrivas.

37 Innehåll 1 Inledning Bakgrund Syfte och avgränsning Frågeställningar Metod Styrdokument och organisation Mål och budget Personalpolitiskt program Riktlinje för arbetsmiljö Organisation Systematiskt arbetsmiljöarbete Sjukfrånvarons utveckling Sjukfrånvarons utveckling inom kommunens förvaltningar Analys av sjukfrånvarons utveckling Analys av konsekvenser Vidtagna åtgärder Strategier och åtgärder för att minska sjukfrånvaron Hälsofrämjande och sjukfrånvaroförebyggande arbete Uppföljning av åtgärder Rehabilitering Förankring av riktlinjer och policys Stöd till cheferna Svar på frågeställningarna Källförteckning...16

38

39 1 Inledning 1.1 Bakgrund Sjukfrånvaron bland kommunens anställda har ökat sedan Oxelösund är idag en av de kommuner i landet som har högst samlad sjukfrånvaro. Under våren 2017 genomfördes särskilda analyser av sjukfrånvaron i de verksamheter som vid årets ingång hade en sjukfrånvaro högre än 9 %. Under sommaren och hösten påbörjades och genomfördes olika insatser till följd av dessa analyser. Särskilda medel avsattes för ändamålet. Sjukfrånvaron för helåret 2017 ökade ändå från 9,1 % till 9,5 %. 1.2 Syfte och avgränsning EY har på uppdrag av revisorerna genomfört en förstudie för att kartlägga vilka insatser som genomförs inom området. Syftet med förstudien är att förse revisorerna med kunskapsunderlag inför beslut om framtida granskningsinsatser. 1.3 Frågeställningar I förstudien besvaras följande frågeställningar: Hur har sjukfrånvaron inom respektive förvaltning utvecklats de senaste fem åren? o Hur ser utvecklingen ut jämfört med övriga landet? Vilka analyser har kommunstyrelsen gjort av sjukfrånvarons utveckling under de senaste två åren? Vilka analyser har kommunstyrelsen gjort av de konsekvenser som sjukfrånvaron innebär? Vilka kommunövergripande åtgärder vidtas för att komma tillrätta med den ökande sjukfrånvaron? o Hur följer kommunstyrelsen upp effekterna av vidtagna åtgärder? Hur säkerställer kommunstyrelsen att policys och riktlinjer efterlevs? Vilket stöd har chefer i linjeorganisationen i sitt arbete med att förebygga sjukfrånvaro? 1.4 Metod Förstudien bygger på studier av relevanta dokument och intervjuer med ansvariga tjänstemän inom kommunstyrelseförvaltningen. Följande funktioner har intervjuats: - Personalchef - Personalkonsult - Huvudskyddsombud Lärarförbundet - Huvudskyddsombud Kommunal Granskade dokument framgår av källförteckningen i slutet av rapporten. 1

40 2 Styrdokument och organisation Kapitlet nedan beskriver organisationen samt de övergripande styrdokument kommunen har att förhålla sig till inom ramen för arbetet med sjukfrånvaro. 2.1 Mål och budget Mål och budget redovisar Vision 2025 och de kommunala inriktningsmålen. Utifrån de sex kommunmålen styr kommunfullmäktige den kommunala verksamheten. Kommunmålet hållbar utveckling är av relevans för denna förstudie. Kommunfullmäktige har under kommunmålet ett nedbrutet mål som lyder: Sjukfrånvaron hos kommunanställda ska minska. Det saknas angivelse av med hur mycket sjukfrånvaron ska minska. Inte heller anges något utgångsvärde. 2.2 Personalpolitiskt program I det personalpolitiska programmet, fastställt av kommunstyrelsen , beskrivs de grundläggande värderingar som styr personalpolitiken i kommunkoncernen. Syftet med det personalpolitiska programmet är att det ska vara vägledande för förtroendevalda, chefer och medarbetare i det dagliga arbetet för att uppnå Vision 2025 och kommunkoncernens mål. Kommunkoncernen ska vara en attraktiv arbetsgivare med en god personalpolitik, vilket är en förutsättning för att kommunen ska kunna bedriva en god och effektiv verksamhet som möter medborgarnas behov. 2.3 Riktlinje för arbetsmiljö Riktlinjen är fastställd av kommunchefen och beskriver kommunens arbetsmiljöarbete samt vilka mål som satts upp inom området. Syftet med kommunens arbetsmiljöarbete är att möjliggöra ett långsiktigt hållbart arbetsliv för medarbetarna samt skapa goda förutsättningar för medborgarna att få service med trygghet och kvalitet. Riktlinjen hänvisar till det personalpolitiska programmet och de grundläggande värderingar som styr personalpolitiken i kommunen. Riktlinjen beskriver att för att underlätta för kommunens verksamheter att omsätta arbetsmiljölagstiftning och kommunens politiska viljeinriktning i praktiken, förtydligas och preciseras kommunens mål och viljeinriktning i detta dokument. De tre arbetsmiljömålen som preciseras i riktlinjen är: Oxelösunds kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare där chefer och ledare i samverkan med medarbetare och skyddsombud skapar en trygg och hållbar fysisk, organisatorisk och social arbetsmiljö. Ledarskapet ska präglas av tydlighet, ansvar och delaktighet. Samverkansavtalet beskriver överenskomna samverkansformer. Arbetsmiljön i kommunen ska präglas av arbetsglädje, trygghet, tydlig kommunikation, struktur, delaktighet och lärande. De tre övergripande arbetsmiljömålen ska brytas ned och konkretiseras i planen för det systematiska arbetsmiljö-, säkerhets-, och hälsoarbetet (SSAM) på central nivå, förvaltningsnivå och verksamhetsnivå. I planen ska det finnas åtgärder och mått för möjlighet att bedöma måluppfyllelse. Vidare beskrivs riktlinjen att kommunens arbetsmiljöriktlinjer kompletteras med mer detaljerade rutiner inom olika arbetsmiljöområden som finns i kommunens personalhandbok. 2.4 Organisation I huvudreglemente för kommunstyrelse och nämnder anges att styrelsen och nämnderna ska ansvara 2

41 för arbetsmiljöuppgifter samt fördelningen av uppgifterna inom respektive verksamhetsområde. Kommunstyrelsens reglemente dikterar att styrelsen har det fulla arbetsgivaransvaret och ska, såvida inte kommunfullmäktige beslutat annat, behandla bland annat frågor rörande: Förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare Strategisk personal och kompetensförsörjning samt policyfrågor Företagshälsovård samt arbetsmiljö för medarbetare inom Kommunstyrelseförvaltningen En samordnad och övergripande personalpolitik Det finns i kommunen, enligt intervjuade huvudskyddsombud, ett samverkansavtal som fastslår att vid samtliga arbetsplatsträffar (APT) ska arbetsmiljö vara en återkommande diskussionspunkt. Huvudskyddsombudet för Lärarförbundet upplever att punkten behandlas snabbt och prioriteras olika av enheterna. Kommunals huvudskyddsombud anger att förutsättningarna för arbetsplatserna är olika för att ha APT, samt förklarar att det finns en tro på att APT ersätter det systematiska arbetsmiljöarbetet. Vid den centrala samverkan och möten i skyddskommittén närvarar förvaltningschefer och huvudskyddsombud. Personalkonsult deltar vid dessa träffar och redogör bland annat för vilka tillbud som inträffat samt redovisar arbetsmiljöarbetet. Det lokala kollektivavtalet om samverkan beskriver på vilka nivåer och hur samverkan ska ske i kommunen. Målsättningen med det lokala samverkansavtalet är ett samverkanssystem som inom ramen för verksamhetens behov ger förutsättningar för ett positivt arbetsklimat, en god hälsa och en bra arbetsmiljö. 2.5 Systematiskt arbetsmiljöarbete Vid anställning av chef får nyanställd underteckna en blankett som beskriver fördelning och delegation av arbetsmiljöuppgifter i organisationen. Exempel på detta är delegation från förvaltningschef till enhetschef att övergripande planera, leda och följa upp arbetsmiljöarbetet. Beroende på vilken chefsposition det gäller finns olika dokument. 1 Varje arbetsgrupp i organisationen ska årligen genomföra en riskbedömning och utifrån detta upprättas en handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet. 2 I handlingsplanen ska arbetsplatsens arbetsmiljö, säkerhets-, och hälsoåtgärder dokumenteras. Alla medarbetare ska känna till och vara delaktiga i arbetet. Brister och planerade samt genomförda åtgärder ska dokumenteras och följas upp i handlingsplanen för SSAM. I mallen för handlingsplanen finns olika ansvarsområden utifrån nivå inom förvaltningen. Vid intervju med personalchef förklarar vederbörande att för att säkerställa att verksamheterna har en handlingsplan ställs frågan i enkät i samband med den årliga uppföljningen av SSAM. Samtliga chefer i kommunen ska årligen i oktober/november genomföra en uppföljning av SSAM för de egna ansvarsområdena. Uppföljningen sker tillsammans med skyddsombud samt hälsoinspiratör. Om det inte finns skyddsombud ska uppföljningen genomföras tillsammans med medarbetare vid exempelvis APT. Resultatet följs sedan upp av högre chef/nämnd. 3 Sjukfrånvarons utveckling Kommunens personalchef uppger att sjukfrånvaron började öka Oxelösunds kommun ligger vid årsskiftet 2017/2018 tvåa på listan bland kommuner med högst sjukfrånvaro i Sörmland. Sörmland ligger, enligt uppgift, bland de län med högst sjukfrånvaro i Sverige. 3 Statistiken för år 2017 visar att Sörmland hade en sjukfrånvaro på 7,9 %. Detta kan jämföras med Värmlands län som är ett län med ett snarlikt demografiskt underlag, som redovisade en sjukfrånvaro på 6,3 %. I Sörmlands län har samtliga kommuner haft en ökande sjukfrånvaro sedan 2011 för att sedan år 2017 visa på siffror med en marginell minskning. Det är endast Gnesta, Nyköping och Oxelösund som har en fortsatt ökning av sjukfrånvaron, vilket framgår av tabellen nedan. 3

42 Sjukfrånvaro (%) i Sörmlands län Kommun Eskilstuna 5,8 6,3 6,8-7,5 7,9 7,2 Flen 4,4-5,5 6,2 6,9 7,7 7 Gnesta 4,6 5,2 5,9 6,7 7,3 7,6 8,2 Katrineholm 5,4 5,8 6,4 6,3 7,1 7,4 7,2 Nyköping 4,3 5,6 6,1-2 8,6 8,8 Strängnäs 4,8 5,6 6,4 7 8,3 10,2 9,7 Trosa 4,4 5,1 5,3 5,8 6,9 6,6 6,2 Vingåker 6,7 6,9 6,7 7,5 8,3 8,7 8,2 Oxelösund 5 6,45 8 8,20 8,7 9,2 9,5 Sörmland 3 5 5,2 6,3 5,3 6,7 8,2 7,9 Riket 5,1 5,5 5,9 6,3 7 7,2 - Enligt erhållen information är den totala sjukfrånvaron i kommunen från januari till mars , 6 %. Nedan redogörs för sjukfrånvaron i kommuner jämförbara med Oxelösund. Urvalet består av kommuner med liknande befolkningsunderlag men som är geografiskt utspridda i Sverige. Emmaboda och Torsby är två kommuner som, enligt uppgift, Oxelösund jämför sig med, och därav redovisas de också i denna tabell. Sjukfrånvaro (%) i övriga med Oxelösund demografiskt jämförbara kommuner Kommuner Invånarantal Gällivare 6,2 6,7 7,1 7,4 7,6 7, Hällefors - 7,0 7,6 7,0 8,3 8,2 7, Rättvik 4,8 5,2 5,5 6,3 6,6 7 6, Vimmerby 4,5-7,2 5,1 6,3 7,1 6, Åtvidaberg 5,1 5,0 4,9 5,6 6,5 6,5 6, Bjuv 4,4 4,8 6,2 6,4 7,5 6,7 6, Emmaboda 3,5 3,3 4,1 4,3 4,4 4,4 4, Torsby 4-4,2 3,9 4,3 4,4 4, Oxelösund 5 6,45 8 8,20 8,7 9,2 9, Vi kan konstatera, utan att ha lyft in några andra parametrar än befolkningens storlek, att Oxelösunds kommun har klart högst sjukfrånvaro jämfört med kommunerna i tabellen ovan. Vi konstaterar vidare att Oxelösunds kommun är den kommun där sjukfrånvaron ökat mest de senaste åren jämfört med kommunerna i tabellen ovan. 3.1 Sjukfrånvarons utveckling inom kommunens förvaltningar Då sjukfrånvaron bryts ned på förvaltningsnivå kan konstateras att vård- och omsorgsförvaltningen haft den högsta sjukfrånvaron, med ett trendbrott under 2016, då utbildningsförvaltningen samt kultur och fritidsförvaltningen redovisade marginellt högre siffror. Tabellen nedan redogör för respektive förvaltnings totala sjukfrånvaro Sjukfrånvaron (%) i Oxelösunds kommuns förvaltningar

43 Förvaltning KSF 5,7 % 7 % 4,49 % 5,0 % 4,5 % 4,8 % 6,14 % VOF 7,4 % 9,1 % 9,60 % 9,6 % 9,6 % 11,3 % 13,17 % KFF 2,8 % 3,9 % 4,10 % 6,3 % 9,7 % 8,8 % 6,27 % UF 5,8 % 7,3 % 7,74 % 8,4 % 9,8 % 8,3 % 9,8 % MSF - 3,03 % 2,50 % 9,5 % 8,5 % 5,7 % 4,03 % Nedanstående tabell redovisar de kommentarer rörande sjukfrånvaro som rapporteras i årsboksluten. Nämnd KS Sjukfrånvaron varierar mellan de olika enheterna och är högst inom kostenheten. VON Fler medarbetare än vanligt drabbades av allvarliga sjukdomar med långa behandlingstider. Arbetstidsmodellen för rätt till heltid kan ha påverkat hälsotalen negativt på grund av sin komplexitet. Kommunstyrelsens sjukfrånvaro har sjunkit. Framförallt har insatser som gjorts på kost - och ekonomienheten givit ett positivt resultat. Inom förvaltningen ökade sjukfrånvaron. Den största anledningen till korttidssjukfrånvaron är infektionssjukdomar medan orsaken till långtidssjukfrånvaron är belastningssjukdoma r och psykosocial överbelastning. Arbetstidsmodellen för rätten till heltid beskrivs kan ha påverkat hälsotalen negativt på grund av sin komplexitet. Många insatser har genomförts tillsammans med företagshälsovården för att komma till rätta med ohälsan. - För de mindre nämnderna är det svårt att dra slutsatser då enskilda medarbetares frånvaro har en hög inverkan på statistiken. Inom förvaltningen har rutinen för uppföljning av sjukfrånvaro tydliggjorts och under vintern har en övergång skett till fasta scheman bland annat för att minska arbetsbelastning en kring schemaläggning. Hemtjänsten redovisar något högre sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron i kommunstyrelseförvalt ningen ökade mellan 2016 och Framförallt den långa sjukfrånvaron ökade och härrör till ett par enskilda individer som varit sjukskrivna längre perioder. Kanslienheten och kostenheten är de enheter inom förvaltningen som ligger något högre i sjukfrånvaro. Inom vård och omsorgsförvaltningen har sjukfrånvaro ökat. Ökningen återfinns framförallt inom funktionsstöd och IFO medan äldreomsorgen oförändrat ligger kvar på en hög nivå. En rad olika hälsofrämjande och efterhjälpande insatser har genomförts under året på både invid och gruppnivå utan att mätbara resultat uppnåtts. 5

44 KFN MSN UN Verksamheten har ställts inför flera utmaningar under 2013, såsom organisationsförän dringar, vilket ökat belastningen på medarbetarna. Sjukfrånvaron har ökat i alla nämnder utom inom Miljö och samhällsbyggnads nämnden där den sjunkit marginellt. Den korta sjukfrånvaron har sjunkit marginellt medan den långa ökat. Att det finns ett samband mellanenökad arbetsbelastning utifrån en hårt ansträngd ekonomi i kombination med ett stort antal barn och elever med behov av extra stöd kan inte uteslutas. En grundlig analys och riktade åtgärder ska genomföras under Inom förvaltningen har sjukfrånvaron ökat. Ökningen som framförallt låg på långtidssjukfrånvaron, kan bero på att verksamheten har ställs inför en rad olika utmaningar under året vilket ökat belastningen på medarbetarna. För att komma tillrätta med ohälsan beskrivs medarbetarnas delaktighet i det systematiska arbetsmiljöarbetet varit viktigt under året. Sjukfrånvaron i förvaltningen har minskat. Verksamheten har en hälsoinspiratör som inspirerat sina kollegor till goda hälsoval med ökad träning och bättre kostvanor vilket antas bidra till en positiv och långsiktig hälsa. Inom förvaltningen har sjukfrånvaron ökat. Variationerna i sjukfrånvaron mellan olika verksamheter beskrivs vara stor. Lokalernas utformning och antalet barn bidrar till en hög arbetsbelastning inom förskolan där enhetscheferna har arbetat systematiskt tillsammans med företagshälsovården för att komma tillrätta med ohälsan. - Inom de mindre nämnderna anges att det är svårt att dra slutsatser då enskilda medarbetares frånvaro har en hög inverkan på statistiken. Det förebyggande arbetet innebar att ta fram riktlinjer och rutiner för att förenkla och effektivisera och därmed motverka arbetsrelaterad stress. Inom förskolan har personaltätheten ökat, både för att förbättra kvaliteten för barnen men också för att förbättra arbetsmiljön för personalen. Inom de mindre nämnderna anges att det är svårt att dra slutsatser då enskilda medarbetares frånvaro har en hög inverkan på statistiken. Inom nämnden pekas på en ökad belastning kring barn och elever med särskilda behov. Förskola och fritids är verksamheter med något högre sjukfrånvaro. I förvaltningen har den långa sjukfrånvaron minskat under året medan den korta sjukfrånvaron ökat något. Medarbetarundersökni ngen från hösten 2017 visar ett förbättrat resultat i jämförelse med 2015 vilket bedöms bero på verksamhetens omfattande och långsiktiga arbetsmiljöarbete. Medarbetarundersökni ngen visade också att nivån av arbetsbelastning och möjlighet till återhämtning är de arbetsmiljöaspekter som verksamheten behöver fortsätta att arbeta med. Förvaltningen har lagt ett stort fokus på arbetsmiljöfrågor under 2017 och bland annat lyckats minska arbetsbelastningen för befintlig personal. Detta genom att temporärt ta in extra resurser. Insatserna har haft en positiv effekt på sjukfrånvaron som minskade mellan 2016 och I utbildningsförvaltninge n har sjukfrånvaron sjunkit. Orsaken till den positiva utvecklingen bedöms vara flera. Valet att anställa fasta vikarier upplevs ha bidragit till stabilitet, trygghet och kvalitet i verksamheten. Under våren 2017 genomfördes en kartläggning av sjuktalen. Därefter erbjöds medarbetarna behovsanpassade hälsofrämjande insatser på både grupp- och individnivå. Dessa olika insatser har sannolikt bidragit till en ökad hälsa. 4 Analys av sjukfrånvarons utveckling Kommunens sjukfrånvaro följs upp och analyseras i delårsbokslut och årsbokslut. I arbetet med årsbokslutet och för delårsrapporten skickar personalavdelningen ett frågeformulär till förvaltningarna och utifrån inkomna svar görs en övergripande beskrivning och analys. 6

45 Personalchefen redovisar resultatet till kommunstyrelsen. Redovisningen till kommunstyrelsen sker fyra gånger per år. Vid dessa tillfällen redovisas statistik och arbetsmiljöarbete. Utifrån den dokumentation som vi erhållit framgår att personalchef redovisat sjukfrånvaro och satsningar två gånger per år under 2017 och Personalavdelningen tar fram rapporter efter önskemål från kommunstyrelsen eller dess presidium. Personalavdelningen följer upp insatser genom att se till sjuktalen. Personalchef anser att sjuktal är ett trubbigt mätverktyg. 1 Personalavdelningen arbetar med att försöka identifiera samband vid analys av sjukfrånvaron. Vid analyser uppmärksammas få samband. Ett identifierat samband är dock antalet medarbetare per chef. I årsbokslutet 2016 redovisas att det framförallt är korttidssjukskrivningarna som ökat. Det beskrivs vara svårt att se mönster i orsaker till den ökade sjukfrånvaron. En hypotes som beskrivs är svårigheten att hitta vikarier samt att finna rätt kompetens vid rekryteringar. Sjukfrånvaron uppges vara störst inom de stora förvaltningarna. Vidare anges att generellt i kommunen har kvinnor en högre sjukfrånvaro. Genomförda insatser har inte önskad effekt eller så kraftfull effekt som krävs. En större effektivitet i arbetet behövs och arbetet som hittills bedrivits har inte varit tillräckligt enligt årsbokslutet. Det skedde under året en ökning av visstidsanställda inom utbildningsnämndens verksamheter vilket bland annat berodde på den ökade sjukfrånvaron. I årsbokslut 2017 redovisas att det framförallt var sjukfrånvaron längre än 90 dagar som ökat. Årsbokslut 2017 redogör för medarbetarenkäten och lyfter utvecklingsområden såsom insatser för att motverka kränkande särbehandling och hot och våld. Enkätens resultat visade att det var vanligt på kommunens arbetsplatser och många upplevde att de inte fick det stöd de skulle behöva. Vidare var huvuddelen av medarbetarna engagerade i sitt arbete och fann det meningsfullt. Det anges även att trots de senaste årens omfattande arbete för att öka hälsan och minska sjukfrånvaron har effekten på totalen uteblivit. Analysen av sjukfrånvaron som redovisas i de två årsboksluten framgår av avsnitt 3.1 ovan. Utifrån presentation till kommunstyrelsen i maj 2017 för vård- och omsorgsförvaltningen framgår följande analys och anledningar till sjukfrånvaro: Somatiska (kroppsliga) problem Psykiska diagnoser Komplexa livssituationer Förhållandevis lite som är tydligt arbetsrelaterat Chefer påvisar behov av satsningar på gruppnivå kring kommunikation och bemötande Personalavdelningen ser behov av större insats från chefer inom båda vård- och omsorgsnämndens förvaltningar främst kring upprepad kortidssjukfrånvaro. Analysen baseras på samtal med enhetscheferna inom vård och omsorgsförvaltningen. Det redovisas även lämpliga insatser såsom mer individuella utredningar och individuella insatser. Enligt uppgift dokumenterar inte kommunen orsaken till varför medarbetare är sjukfrånvarande. I rehabiliteringssystemet kan chef göra noteringar. Vård- och omsorgsnämnden redovisar högst andel mer- och övertidstimmar. Utbildningsnämnden hade en ökning av mer och övertidstimmar till år 2016 och anledningen beskrivs vara svårighet att rekrytera vikarier vid frånvaro av ordinarie personal vid exempelvis sjukdom, men också frånvaro vid planerad kompetensutveckling. Till år 2017 minskade mer och övertidstimmarna inom vård- och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden. 2 Vid intervjuer uppmärksammas att en bidragande faktor till sämre arbetsförhållanden, ökad stress och ökat ansvar för kollegor är medarbetares kompetens. Kommunen har behov av personal och det beskrivs vara svårt att rekrytera nya medarbetare med rätt kompetens. 3 Det innebär att personer som inte alltid har rätt kompetens rekryteras. Vikarier är också föremål för ökad arbetsbelastning och större ansvar. Enligt huvudskyddsombud för Lärarförbundet är det omständligt och rörigt att få in en vikarie. 4 Intervjuad personalkonsult poängterar 7

46 att vikarier inte har en helhetssyn och på så vis får de ordinarie medarbetarna ett större ansvar. Vid intervju med huvudskyddsombud för Kommunal framkommer flertalet faktorer såsom delade turer, hög arbetsbelastning, brist på förebyggande arbete, outbildad personal, 1 höga krav etc. som påverkande faktorer på sjukfrånvaron. Intervjupersoner beskriver att förvaltningen för utredning, stöd och omsorg (USO) har färre medarbetare per chef än inom äldreomsorgen. Enligt erhållen information har äldreomsorgen fyra enheter med ca 40 medarbetare per chef och huvudskyddsombud förklarar att den chef med flest medarbetare inom USO har ca 20 medarbetare. 2 Inom hemtjänsten sköter enheterna den egna planeringen och det beskrivs finnas personal som inte kan eller vill genomföra vissa arbetsuppgifter. Detta leder till ökad arbetsbelastning för övriga medarbetare. Gehör för egna förslag högre upp i organisationen samt att beslut från nämnden inte alltid når medarbetare i verksamheten beskrivs skapa stress. Huvudskyddsombud för Lärarförbundet menar att faktorer till varför utbildningsförvaltningen har höga sjuktal är arbetsbelastning, stora barngrupper, svårt att rekrytera kompetent personal, antalet barn med särskilda behov, barn som inte mår bra socialt samt stor andel nyanlända barn som kräver ändrade arbetssätt. 4.1 Analys av konsekvenser Beskrivning av konsekvenser av sjukfrånvaron görs främst i delårsrapport och årsbokslut och kommenteras övergripande. Det beskrivs generellt vara svårt att rekrytera kompetent arbetskraft och den ökade sjukfrånvaron bidrar till att försvåra detta ytterligare enligt personalchef. I årsrapport 2017 anges att kompetensbristen är påtaglig i många av kommunens yrkesgrupper. Effekten av kompetensbrister beskrivs vara bland annat att kravställd kompetens inte alltid kan rekryteras vilket innebär att kraven får sänkas alternativt att tjänsterna hålls vakanta. Det anges i uppföljning av sjukfrånvarosatsningen (se kapitel 5.1) att rekryteringsbasen blir mindre med anledning av bristen på arbetskraft. Det finns grupper av anställda som har högre benägenhet till sjukfrånvaro. Kommunen behöver attrahera friskare arbetskraft som aktivt valt det egna yrket. Personalkonsult anser att en konsekvens är att verksamheterna får en instabil grund, exempelvis letande efter vikarier samtidigt som verksamheten ska leverera god kvalitet. Detta leder till att den ordinarie personalen får ett större ansvar, att trötthet bland medarbetare ökar samt att rekryteringen av vikarier är kostnadsdrivande. Det finns riskbedömningar på de enskilda verksamheterna vilket leder till att konsekvenserna redogörs för på gruppnivå. I riskbedömningen identifieras vilka åtgärder verksamheterna behöver genomföra. Enligt uppgift är det svårt att bygga upp långsiktiga strukturer och satsningar som sträcker sig flera år. En anledning till detta uppges vara att utrymmet i budget för att genomföra satsningarna varierar från år till år. 5 Vidtagna åtgärder 5.1 Strategier och åtgärder för att minska sjukfrånvaron Kommunstyrelsen beslutar inte om vilka åtgärder som ska vidtas för att minska sjukfrånvaron. Besluten fattas på tjänstemannanivå. Enligt uppgift får kommunstyrelsen alltid information om vilka åtgärder som föreslås ska vidtas på övergripande nivå. Kommunstyrelsen har varit delaktig i vilken inriktning det övergripande arbetet ska ha och har både 2017 och 2018 beslutat om särskilda satsningar. Förslagen på inriktningen av arbetet har förankrats hos kommunstyrelsen. Intervjuad personalchef uppger att intensifierade insatser började vidtas 2014 till följd av den ökade sjukfrånvaron. Personalchefen beskriver att insatser och åtgärder för att förebygga sjukfrånvaron har genomförts i olika omgångar upprättades en plan för ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro

47 Planen beskriver förslag till åtgärder inom olika insatsområden. Planen utarbetades genom en workshop med alla chefer i kommunen vilket resulterade i ett antal idéer. Arbetsgrupperna inom kommunens förvaltningar fick sedan göra en intresseanmälan för att delta i aktiviteter 1. Därefter bildades ett antal grupper som fick prova aktiviteterna. Arbetet med planen för ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro upplevdes inte ge något resultat. Sjukfrånvaron fortsatte att öka. I kommunens årsbokslut för 2016 och 2017 anges att kommunen ska använda del av det ekonomiska överskottet för att satsa på åtgärder för att minska sjukfrånvaron. I bokslut för 2016 anges att 1 mnkr avsätts för åtgärder för att minska sjukfrånvaron. I bokslut för 2017 anges att 1,2 mkr avsätts för fortsatt satsning för att minska sjukfrånvaron. Motsvarande anges i protokoll 2 från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Med stöd från öronmärkta medel genomfördes extra insatser för totalt 0,9 mkr under 2017, utöver de arbetsmiljö- och hälsoinsatser som normalt sker i verksamheterna. Bland annat genomfördes en sjukfrånvaroanalys i alla arbetsgrupper med sjukfrånvaro över 9 %. Av delårsrapport 2018 framgår att delar av de tillskjutna medlen lagts på individinsatser för att få ner sjukfrånvaron, som till exempel rehabstödjare. Kommunstyrelsen tillförde extra medel under 2017 för att öka det hälsofrämjande och rehabiliterande arbetet vilket resulterade i sjukfrånvarosatsningen Inom ramen för den extra insatsen genomfördes tre analyser av sjukfrånvaron. Dessa genomfördes av företagshälsovården, ett externt konsultbolag och kommunens personalavdelning. 3 Analyserna genomfördes i tre olika verksamhetsdelar. Resultatet utifrån analyserna visade att sjukfrånvaron berodde på flera olika saker. Respektive chef och arbetsgrupp fick del av det egna resultatet och fick diskutera sig fram till förslag på åtgärder för ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro. Förslagen resulterade i olika insatser på individoch gruppnivå. Exempel på åtgärder utifrån analyserna framgår av nedanstående tabell. Gruppinsatser Föreläsning om kost, motion och hälsa Extrabemanning för att möjliggöra träning på arbetstid Workshop på APT Medarbetarens ansvar enligt arbetsmiljölag och anställningsavtal Utbildning kring kommunikation och bemötande Individinsatser Sömnskola Hälsosamtal med företagshälsovården Hälsosamtal med hälsotester Coachande samtal angående medarbetares livssituationer Kurs i hälsomotivation Inom ramen för analysen uppmärksammades att delar av sjukfrånvaron inom vård- och omsorgsverksamheterna inte var relaterad till sjukdom utan istället till ting såsom konflikter och behov av återhämtning. Utifrån resultatet vidtogs åtgärder, exempelvis genomförde personalkonsult workshops med ett trettiotal arbetsgrupper inom vård- och omsorgsförvaltningen. Vid dessa tillfällen pratade personalkonsult om rättigheter och skyldigheter hos arbetsgivaren samt arbetstagaren. Vid dessa tillfällen uppmärksammandes att en anledning till den höga sjukfrånvaron inom förvaltningen var attitydproblem. Det framkom bland annat att medarbetare kände att de kunde unna sig att vara sjuka, dvs att de hade råd att vara hemma från jobbet emellanåt. Under 2017 genomförde personalavdelningen insatser på individ- och gruppnivå. Det innefattade bland annat att vissa personer fick delta i livsstilsgrupper, sömnskola och personlig coaching. Medarbetare har erbjudits möjlighet att få personlig coaching för att exempelvis få ihop vardagen. Intervjuad företrädare för Kommunal anger att fackföreningen har gett förslag på åtgärder i flera år som tros kunna bidra till minskad sjukfrånvaro, men att kommunen inte hörsammat förslagen Hälsofrämjande och sjukfrånvaroförebyggande arbete 9

48 De insatser som sker för det hälsofrämjande och sjukfrånvaroförebyggande arbetet inom Oxelösunds kommun är bland annat: Fysisk aktivitet på arbetstid Återhämtning på arbetstid Vidareutbildning för hälsoinspiratörer Rökfri arbetstid Friskvårdsbidrag Prova-på-aktiviteter Sluta rökagrupper 2017 genomfördes även en analys av hälso- och arbetsförutsättningar inom ramen för ett forskningsprojekt med fokus på förskola och fritidshem där sjukfrånvaron varit högst. Detta resulterade i genomförandet av åtgärder på berörda arbetsplatser i form av handledning och återhämtning på arbetstid. Kommunen har erbjudit och erbjuder fysisk aktivitet på arbetstid där vissa arbetsgrupper med höga sjuktal får genomföra hälsotester, samtal och möjlighet att träna på arbetstid två gånger i veckan under sex månader. Det finns också en återhämtningsfåtölj med inbyggd massage som vissa arbetsgrupper kan använda på arbetstid. Det genomförs årliga arbetsmiljöutbildningar för chefer och skyddsombud. Personalavdelningen har erbjudit utbildningstillfällen och föreläsningar för chefer och skyddsombud avseende Arbetsmiljöverkets föreskrift om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Utbildningen har berört bland annat stresshantering och kränkande särbehandling. Det har genomförts föreläsningar inom flertalet områden såsom gott självförtroende, träning, mobbning etc. Personalkonsult förklarar att det tenderar att vara samma medarbetare som deltar vid dessa tillfällen och att det finns vissa som inte deltar alls. Det beskrivs vara svårt att nå de medarbetare som behöver insatsen som mest. Vidare är personalkonsult ute hos arbetsgrupperna och håller i utbildningar och föreläsningar. Kommunen erbjuder sina medarbetare flertalet prova-på-aktiviteter, 1 rabatter hos flertalet företag samt friskvårdsbidrag. Det genomförs en årlig lagtävling där medarbetare ska genomföra goda hälsoval, träna regelbundet samt avstå socker. År 2017 deltog 116 medarbetare. Vidare tillhandahåller företagshälsovården stöd för den som vill sluta röka. Huvudskyddsombud för Kommunal påtalar att det är svårt att förankra informationen från utbildningarna i verksamheterna. 5.2 Uppföljning av åtgärder Uppföljning av åtgärder sker i delårsbokslut, årsbokslut och presentationer till kommunstyrelsen. Personalchef förklarar att kommunstyrelsen följer upp effekterna av vidtagna åtgärder genom att följa upp sjuktalen inom förvaltningar där åtgärder är genomförda. Delårsrapport 2016 beskriver att första delen av kommunens plan för hälsofrämjande arbete har genomförts där bland annat två personalgrupper inom förskolan genomfört hälsotester, fått individuell coachning och tränat på arbetstid två gånger i veckan under sex månader. Två andra arbetsgrupper, inom särskilt boende och administration, har genomfört strukturerad återhämtning på arbetstid två gånger i veckan under sex månader. Största positiva hälsoeffekten återfanns i en av de två personalgrupperna inom förskolan. Den andra delen av kommunens plan för hälsofrämjande arbete beskrivs i delårsrapport 2016 innefatta att delar av socialtjänsten ska träna på arbetstid och en av förskolorna ska använda återhämtningsfåtöljen under sex månader. Resultatet för de delar av socialtjänsten som tränade på arbetstid var att de medarbetare som hade uppvisat motivation visade en positiv utveckling. Vissa medarbetare gick ned i vikt, andra upplevde mindre stress, flertalet medarbetare valde att oftare stå upp under arbetsdagen och andelen medvetna kostval ökade. Träningen ledde, enligt delårsrapport 2017, till minskad stress och fler samtal om goda hälsoval på gruppnivå. 10

49 Presentation av resultat från friskvårdsprojektet HT 2015 till VT 2016 visade en minskad sjukfrånvaro i jämförelse med samma period året innan. Slutsatser från projektet var att flera medarbetare gjorde bra förändringar (sluta röka, börja motionera), alla medarbetare visade en vilja att arbeta med den egna hälsan och nyttja träningstillfällena på arbetstid. Det anges i uppföljningen att det kan behövas ytterligare stöttning för att de etablerade vanorna ska behållas. Det har genomförts uppföljning av återhämtning på arbetstid. Uppföljningen har varit för tre olika verksamheter under olika perioder i vad som kallas steg 1 och steg 2. 1 Det var en förskola, steg 2, som använde återhämtningsfåtöljen frekvent och det bedömdes ha gett en generell god effekt. Förskolans sjukfrånvaro var 1 % lägre i jämförelse med samma period tidigare år. Orken hade ökat samt upplevd stress, trötthet och ryggvärk hade minskat. För de två övriga verksamheterna i steg 1 hade fåtöljen haft en god inverkan på enskilda medarbetare men inte generellt för gruppen. 2 Enligt personalkonsult var det få som använde sig av fåtöljen och det hade ingen effekt på sjukfrånvaron. Vid uppföljning av sjukfrånvarosatsning 2017 framkom inga direkta samband mellan genomförda insatser och sjukfrånvaron. Vid uppföljningen framkom det att: I vissa grupper har sjukfrånvaron minskat efter genomförd insats (särskilt inom utbildningsförvaltningen) och inom vissa grupper har den ökat (särskilt inom vård och omsorgsförvaltningen). Det genomfördes inga mätningar på individnivå. De grupper som har haft positiv förändring har haft mer omfattande insatser. Samband föreligger mellan sjukfrånvaro och chef med färre medarbetare. Vid reflektion av insatserna framkom följande: Det tar lång tid att skapa förändring och det behövs långsiktighet. Det är viktigt att arbetsgivaren agerar, bryr sig och vill göra skillnad. Behovet är fortfarande stort, särskilt inom vård- och omsorgsförvaltningen. Det behövs mer fokus på större insatser hos färre grupper samt ökat fokus på medarbetare med behov. 5.3 Rehabilitering Personalavdelningen har sedan år 2018 en rehabiliteringsstödjare som finansieras med särskilt avsatta medel av kommunstyrelsen för att minska sjukfrånvaron. Tidigare var det den ordinarie personalkonsulten som stöttade cheferna kring rehabilitering men då enbart i ärenden som bedömdes mer komplexa och svåra. Enligt uppgift är stödet nu betydligt mer omfattande. Personalavdelningen har rehabiliteringsstödjare med fokus mot de verksamheter inom vård- och omsorgsförvaltningen som har högst sjuktal. Personalchef förklarar att de individuella insatserna och det extra rehabiliteringsstödet är ett stöd för de cheferna med arbetsgrupper med högst sjukfrånvaro inom vård och omsorg. Rutinen Rehabiliteringsstödjare ska förtydliga arbetsfördelning och ansvaret mellan rehabiliteringsstödjare och de chefer som berörs av rehabiliteringssatsningen. Arbetet innebär att stödja chefer ute i verksamheten med att göra rehabiliteringsplaner för medarbetare. Rehabiliteringsstödjare träffar medarbetare som har en korttids- eller långtidssjukfrånvaro för att tillsammans upprätta en individuell plan för ökad hälsa och återgång i arbetet. Berörd chef och rehabiliteringsstödjare träffas och går igenom aktuella sjukskrivningar samt upprättar en övergripande planering. Planen kan innefatta vilka medarbetare som stödjaren ska träffa, lämpliga insatser och datum för återkoppling till chefen. Rehabiliteringsstödjare arbetar och beslutar om insatser 3 för medarbetaren självständigt och lägger upp planer för samtliga medarbetare. Insatser som initieras av rehabiliteringsstödjare bekostas centralt och belastar inte den aktuelle chefen. Vid möten med externa aktörer såsom Försäkringskassan eller landstinget är rehabiliteringsstödjare med och representerar arbetsgivaren. Rehabiliteringsstödjare och chef genomför uppföljande samtal med syfte för fortsatt processplanering. Vid problem på arbetsplatsen som påverkar medarbetarens ohälsa meddelar personalkonsult detta till 11

50 chef och möjligheten för att möta eventuella behov diskuteras. Det kan beröra schemaläggning, arbetsfördelning, hantering av konflikter på arbetsplatsen etc. Ansvarig chef beslutar om insatser. Hittills har rehabiliteringsstödjare träffat 31 medarbetare för individuella samtal. Medarbetarna beskriver själva att det inte är på grund av arbetet som de i huvudsak är sjukskrivna. Vid samtalen framkom att ca hälften hade privata problem vilket i vissa fall ledde till att medarbetare inte var utvilade när de var på arbetet. En tredjedel menade att arbetet försämrade möjligheterna till en god hälsa. Med anledning av deras problematik kan arbetet öka risken för att hälsan blir sämre eller öka risken för överbelastning. 27 av de 31 medarbetarna menade att de trivs på jobbet och resterande 4 medarbetare menade att det var okej på jobbet. Ingen av de medarbetare som det förts samtal med har sagt att de vantrivs på arbetsplatsen. Intervjuad personalkonsult menar att Oxelösunds kommun har gjort mer än vad en arbetsgivare är tvungen att göra. Kommunen har möjliggjort träffar med personlig tränare, kiropraktor, massör och livsstilscoach för samtliga 31 medarbetare. Efter sex till åtta veckor ska det ske ett uppföljande samtal med medarbetarna. Detta dokumenteras och skickas till ansvarig chef. 5.4 Förankring av riktlinjer och policys Enligt personalchef säkerställs efterlevnaden av policys och riktlinjer genom uppföljningen av SSAM. I denna uppföljning får chefer tillsammans med skyddsombud svara på frågor i en enkät om SSAM. I enkäten finns exempelvis två påståenden: Om chef känner till kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete och rehabilitering samt Om kommunens rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete och rehabilitering är kända av medarbetarna. Resultatet av uppföljningen sammanställs sedan på nämndsnivå och förvaltningschef presenterar resultatet för ansvarig nämnd. Huvudskyddsombud för Lärarförbundet menar att rutiner och riktlinjer bör informeras om för medarbetare på enheterna då dessa inte är kända. Huvudskyddsombud menar att vederbörande får information genom de centrala samverkansträffarna varje månad. På enhetsnivå finns inte den kunskapen. Hälsoinspiratörerna har en roll att förmedla information. Huvudskyddsombud för Kommunal förklarar att platsnära rutiner och riktlinjer som personalen är ålagda att följa är kända medan kommunövergripande rutiner och riktlinjer inte är välkända. Huvudskyddsombud för Kommunal menar att vissa vikarier är mer på arbetet än ordinarie personal. Vid APT behandlas bland annat rutiner och riktlinjer men då vikarier inte är med vid dessa träffar med anledning av att de täcker upp för den ordinarie personalen nås de inte av informationen. 5.5 Stöd till cheferna Stöd till chefer sker genom bland annat personalkonsult/personavdelningen, det systematiska arbetsmiljöarbetet, företagshälsovården och personalhandboken. Huvudskyddsombud Kommunal förklarar att kravet på chefer har blivit högre i och med arbetsmiljöföreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). Personalkonsult förklarar att linjecheferna närsomhelst har möjlighet att be om hjälp med bland annat friskvård och hälsa. Personalkonsult har möjlighet att vara ute i verksamheterna snabbt och ge stöttning till cheferna. Chefer har också möjlighet att boka in personalkonsult direkt via mailsystemet. Övriga på personalavdelningen såsom personalchef kan hjälpa till med exempelvis arbetsrättsliga frågor och ge stöd. Inom vård och omsorgsförvaltningen och utbildningsförvaltningen har antalet chefer ökat vilket beskrivs vara positivt både för medarbetarnas och chefernas arbetsmiljö. Huvudskyddsombud för Lärarförbundet förklarar att det personalenheten inte kan tillgodose kan företagshälsovården hjälpa till med. Personalkonsult kan se till att företagshälsovården kan komma till 12

51 verksamheten och ge krisstöd. Personalavdelningen beskrivs ge ett stort stöd till huvudskyddsombuden samt att det finns möjlighet för snabb kontakt och att personalavdelningen snabbt kan finnas på plats. Huvudskyddsombud Kommunal förklarar att riskbedömningar inte genomförs som de ska och inom vissa enheter har det nästan aldrig gjorts. Personalkonsult har då varit ute på arbetsplatserna och hjälpt till med riskbedömningarna. Personalkonsult anser att det stöd som cheferna kan tänkas behöva mer av är hjälp med det dagliga såsom att hinna ge stöd och arbeta med rehabilitering. Huvudskyddsombud Kommunal lyfter att mer kompetensresurser behövs för cheferna att arbeta med arbetsmiljön. Chefer och skyddsombud får en grundutbildning på tre dagar där grunder, riskbedömningar, tillbud och arbetsskador behandlas för att arbetsmiljöarbetet ska vara fungerande. 6 Svar på frågeställningarna Fråga Svar Hur har sjukfrånvaron inom respektive förvaltning utvecklats de senaste fem åren? o Hur ser utvecklingen ut jämfört med övriga landet? Vilka analyser har kommunstyrelsen gjort av sjukfrånvarons utveckling under de senaste två åren? Vilka analyser har kommunstyrelsen gjort av de konsekvenser som sjukfrånvaron innebär? Vilka kommunövergripande åtgärder vidtas för att komma tillrätta med den ökande sjukfrånvaron? o Hur följer kommunstyrelsen upp effekterna av vidtagna åtgärder? Sjukfrånvaron har ökat mest i vård och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden under de senaste fem åren. Oxelösunds kommun har sedan 2012 haft högre sjukfrånvaro än snittet i riket. Analyser sker i delårsrapport, årsbokslut. Vår bedömning är dock att dessa inte är omfattande. Bristen på utbildad personal leder till att för yrket fel utbildad personal rekryteras, vilket sätter igång en negativ spiral som leder till ökad sjukfrånvaro. Det finns grupper av anställda som har högre benägenhet till sjukfrånvaro och att kommunen behöver attrahera friskare arbetskraft som aktivt valt det egna yrket. En annan konsekvens är att fler visstidsanställda har blivit anställda inom utbildningsförvaltningen, vilket leder till ständig omsättning av personalgrupper. Detta leder i sin tur till ökad oro i arbetsgruppen och fortsatt ökad sjukfrånvaro. Kommunövergripande åtgärder är bland annat prova-på-aktiviteter, friskvårdsbidrag, lagtävling kring goda hälsoval, utbildningsinsatser, sömnskola, sluta-rökagrupp, olika rabatter hos företag, återhämtningstid och fysisk träning. Fullmäktige har även vid två tillfällen under de senaste åren beslutat om att öronmärka medel för att finansiera insatser för att få ner sjukfrånvaron. 13

52 Hur säkerställer kommunstyrelsen att policys och riktlinjer efterlevs? Vilket stöd har chefer i linjeorganisationen i sitt arbete med att förebygga sjukfrånvaro? Kommunstyrelsen följer upp vidtagna åtgärder via årsbokslut, delårsbokslut och presentationer från personalavdelning. Efterlevnad av policys och riktlinjer säkerställs genom årlig SSAM-uppföljning som presenteras för kommunstyrelsen och nämnderna. Kontroll av efterlevnad av policys genomförs även i samband med arbetsplatsträffar då arbetsmiljöfrågorna diskuteras. Linjechefer har stöd av personalavdelningen samt företagshälsan. Oxelösund den 21 november 2018 Carl Nilsson EY Verksamhetsrevisor Anders More EY Certifierad kommunal yrkesrevisor 14

53 7 Källförteckning Kommunövergripande Mål och budget Huvudreglemente för Oxelösunds kommuns nämnder Plan för ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro Riktlinje för arbetsmiljö Oxelösunds kommuns Årsbokslut 2017 Oxelösunds kommuns Årsbokslut 2016 Oxelösunds kommuns Årsbokslut 2015 Oxelösunds kommuns Årsbokslut 2014 Oxelösunds kommuns Årsbokslut 2013 Oxelösunds kommuns Delårsrapport 2018 Oxelösunds kommuns Delårsrapport 2017 Oxelösunds kommuns Delårsrapport 2016 Kommunstyrelsen Reglemente för Oxelösunds kommuns kommunstyrelse Dokument Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Förvaltningschef till områdeschef Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Nämnd till Förvaltningschef med underställda chefer Fördelning av arbetsmiljöuppgifter till enhetschef, rektor och förskolechef Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Nämnd till förvaltningschef utan underställda chefer Handlingsplan för systematisk arbetsmiljö-, säkerhets och hälsoarbete Hur hittar vi bristerna i arbetsmiljön Info till Origo Intresseanmälan Den hälsofrämjande arbetsplatsen period 1 och period 2 Presentation Resultat från Friskvårdsprojekt ht 15-vt 16 Resultatrapport återhämtning på arbetstid Riskbedömningsblankett Riskbedömningsmatris Rutin Rehabiliteringsstödjare Uppföljning sjukfrånvarosatsning VON Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljö-, säkerhets- och hälsoarbetet 2017 Lokalt kollektivavtal om samverkan i Oxelösunds kommun Källor för statistik Sveriges kommuner och landsting Obligatoriska sjukfrånvaroredovisningen 2017, kommuner Sveriges kommuner och landsting Obligatoriska sjukfrånvaroredovisningen 2016, kommuner SCB Befolkningsstatistik Folkmängd i riket, län och kommuner 31 december 2017: Kommun och landstingsdatabasen (KOLADA) - Fri sökning 15

54 16

55 Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Vård- och omsorgsnämnden (7) Dnr VON Delgivningar Vård- och omsorgsnämndens beslut Delgivningarna läggs till handlingarna. Delges: Revisorerna Grundläggande granskning 2018 Utdragsbestyrkande

56

57 Oxelösunds kommun Grundläggande granskning 2018

58 Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning och definitioner Revisionskriterier Genomförande Revisionskriterier Kommunallagen 6 kap. 1 och Kommunens styrsystem Kommunstyrelsen Styrning Uppföljning och rapportering Intern kontroll Uppsiktsplikt Kultur och fritidsnämnden Styrning Uppföljning och rapportering Internkontroll Miljö och samhällsbyggnadsnämnden Styrning Uppföljning och rapportering Internkontroll Utbildningsnämnden Styrning Uppföljning och rapportering Internkontroll Vård och omsorgsnämnden Styrning Uppföljning och rapportering Internkontroll Sammanfattande bedömning...21 Källförteckning Bilaga 1 Mål

59 2

60 1 Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Oxelösunds kommun genomfört en grundläggande granskning med syftet att översiktligt granska kommunstyrelsen och nämnderna i enlighet med kommunallagen och God revisionssed. Nedan följer en kort deskriptiv sammanfattning av vad respektive nämnd gjort under året samt vad kommunstyrelsen gjort inom ramen för sin uppsiktsplikt över nämnderna. Kommunstyrelsen Följt upp den egna ekonomin per mars, april, augusti och oktober Följt upp kommunens ekonomi per mars, april, augusti och oktober Följt upp internkontrollplanen för år 2018 två gånger Behandlat målstyrning och roller vid sammanträde i december Behandlat barn- och elevpeng vid två tillfällen under året Bedömt måluppfyllelse i delårsrapport Kultur- och fritidsnämnden Följt upp den egna ekonomin per mars, april, augusti och oktober Följt upp internkontrollplanen för år 2018 två gånger Behandlat målstyrning och roller vid sammanträde i november Bedömt måluppfyllelse i delårsrapport Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Följt upp den egna ekonomin per mars, april, augusti och oktober Följt upp internkontrollplanen för år 2018 två gånger Behandlat målstyrning och roller vid sammanträde i november Bedömt måluppfyllelse i delårsrapport Utbildningsnämnden Följt upp den egna ekonomin per mars, april, augusti och oktober Följt upp internkontrollplanen för år 2018 två gånger Behandlat målstyrning och roller vid sammanträde i december Behandlat barn- och elevpeng vid tre tillfällen under året och januari 2019 Bedömt måluppfyllelse i delårsrapport Vård- och omsorgsnämnden Följt upp den egna ekonomin per mars, april, augusti och oktober Följt upp internkontrollplanen för år 2018 två gånger Behandlat målstyrning och roller vid sammanträde i december Bedömt måluppfyllelse i delårsrapport Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Inom ramen för kommunstyrelsens uppsiktsplikt har kommunstyrelsen under året följt upp kommunens ekonomi per mars, april, augusti och oktober. Styrelsen har också, vid två tillfällen, behandlat barn och elevpengen för år Kommunstyrelsens arbetsutskott har under året haft i uppdrag från kommunstyrelsen att följa upp barn och utbildningsnämnden samt vård och omsorgsnämndens arbete med att få en ekonomi i balans. Kommunchefen fick vid kommunstyrelsens sammanträde i april i uppdrag att belysa om vård och omsorgsnämndens budget var föremål för underfinansiering. 3

61 2 Inledning 2.1 Bakgrund Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag för den årliga ansvarsprövningen. Enligt kommunallagen 9 kap. 9 ska revisorerna årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god revisionssed. Begreppet all verksamhet avser den verksamhet som bedrivs inom styrelsens och nämndernas ansvarsområden. Kommunrevisionen granskar utöver den kommunala verksamheten i den egna kommunen även de gemensamma nämnder som kommunen ingår i tillsammans med andra kommuner, de kommunala bolagen samt de kommunalförbund där kommunen är medlem. Föreliggande grundläggande granskning avser kommunstyrelsen och nämnderna i Oxelösunds kommun. Den årliga granskningen består av två delar, grundläggande granskning och fördjupad granskning. Innehållet i den grundläggande granskningen har under 2016 utvecklats av SKL i skriften Grundläggande granskning - kärnan i revisionsprocessen. Utifrån detta genomförs den grundläggande granskningen genom att: 1. Revisorerna och de sakkunniga under året följer verksamheten genom att bland annat ta del av grundläggande dokument och flödet av ärenden. 2. Dialogen med revisionsobjektet är en del i revisionsprocessen. 3. Revisionens iakttagelser ska sammanställas och bedömas och granskningen ska vara så omfattande att revisorerna årligen kan pröva och uttala sig om ansvarstagandet för samtliga revisionsobjekt. Med samtliga revisionsobjekt avses i Oxelösunds kommun för verksamhetsåret 2018 kommunstyrelsen, utbildningsnämnden, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, vård- och omsorgsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag för ansvarsprövningen genom att översiktligt granska all verksamhet i enlighet med kommunallagen och God revisionssed. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfrågor: Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt? Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig intern kontroll, det vill säga i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunala anvisningar? Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering, det vill säga i enlighet med kraven i kommunens styrmodell? 2.3 Avgränsning och definitioner Granskningen avser verksamhetsåret 2018 och begränsar sig till att omfatta kommunstyrelsen och nämnderna i Oxelösunds kommun. I rapporten förekommer förkortningar. Nedan redogörs för vad dessa står för: KF Kommunfullmäktige 4

62 KS Kommunstyrelsen KSAU Kommunstyrelsens arbetsutskott KSF Kommunstyrelseförvaltningen KFN Kultur och fritidsnämnden MSN Miljö och samhällsbyggnadsnämnden UN Utbildningsnämnden VON Vård och omsorgsnämnden 2.4 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen som utgångspunkt för analys, bedömningar och slutsatser. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Kommunallagen 6 kap. 1 och 6 Kommunens styrmodell Kommunfullmäktiges mål och uppdrag 2.5 Genomförande Granskningen har genomförts genom löpande insamling av fakta och iakttagelser. Insamling sker genom att revisorerna: Löpande tar del av grundläggande dokument såsom mål- och budgetdokument, ekonomi- och verksamhetsrapporter, delårsrapporter, bokslut och protokoll. Löpande för en dialog med kommunstyrelse, nämnder och förvaltningsledningar. Inom ramen för föreliggande granskning görs en uppföljning av om kommunfullmäktiges mål och uppdrag för 2018 genomförts och om fördjupade uppdrag fullföljts. Protokollgranskning Inom ramen för granskningen har en genomgång av kommunstyrelsens och nämndernas protokoll samt mål- och ekonomiuppföljningar avseende 2018 skett. Detta har i huvudsak haft syftet att följa arbetet med styrning, uppföljning och kontroll. Dialoger Kommunrevisionen har, inom ramen för den årliga granskningen av verksamheten, genomfört dialoger med kommunstyrelsens och nämndernas presidier. Dialogerna har utgått från fullmäktiges styrning, kommunrevisionens risk- och väsentlighetsanalys samt övriga iakttagelser som uppmärksammats tidigare år. Vid dialogerna har presidierna haft möjlighet att lyfta väsentliga frågor som uppkommit under året. Vid dialogmötena har även arbetet med nämndernas interna kontroll diskuterats. Tabellen nedan redogör för när kommunrevisionen genomfört dialogmöten med kommunstyrelsen och respektive nämnd. 5

63 Nämnd/styrelse Datum för dialogmöte Kommunstyrelsen & Kultur- och fritidsnämnden Miljö-och samhällsbyggnadsnämnden Utbildningsnämnden Vård- och omsorgsnämnden Revisionskriterier 3.1 Kommunallagen 6 kap. 1 och 6 Kommunstyrelsen ska enligt 6 kap. 1 leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Styrelsen ska också ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i kommunala bolag och sådana kommunalförbund som kommunen är medlem i. Enligt 6 kap. 6 ska nämnderna var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 10 kap. 1 har lämnats över till någon annan. 3.2 Kommunens styrsystem Kommunens styrsystem infördes Fullmäktige styr kommunkoncernens verksamheter genom Mål och budget, där vision, kommunmål, ekonomiska ramar och barn- och elevpeng beskrivs. Noteras bör att mål även kan förekomma i andra dokument som fastställs av fullmäktige. Figuren nedan illustrerar styrsystemet. Figur 1 Kommunens styrsystem 6

64 Vision 2025 anger den övergripande politiska viljeinriktningen för hur kommunen ska utvecklas i ett längre perspektiv. Utöver visionen styrs verksamheten av sex långsiktiga kommunmål. De sex långsiktiga kommunmålen är Mod och framtidstro, Trygg och säker uppväxt, God folkhälsa, Trygg och värdig ålderdom, Attraktiv bostadsort och Hållbar utveckling. Verksamhetens främsta fokus anges genom ett flertal mätbara mål under respektive kommunmål. Utöver åtaganden som anges i mål och budget kan nämnderna och styrelsen, med restriktivitet, lägga till egna verksamhetsmål och uppdrag. Nämnderna ska innan det aktuella budgetåret, senast sista december, fastställa en verksamhetsplan för hela budgetperioden Nämnderna ska rapportera eventuella avvikelser från ovanstående till kommunstyrelsen. I verksamhetsplanen ska kommunmålen brytas ned och kompletteras till lämplig styrning av verksamheterna i syfte att uppnå resultat i förhållande till kommunmålen. Nämnderna ska kommunicera vision, kommunmål och nämndmål så att samtliga i organisationen känner till dem och ser dem som styrande för sitt arbete. I nämndernas uppdrag ingår att besluta om erforderliga effektiviseringar i verksamheten. I de fall förändringarna är av principiell vikt eller skulle kunna stå i strid med de mål kommunfullmäktige beslutat om ska åtgärderna underställas fullmäktiges prövning. Utifrån nämndens verksamhetsplan ska handlingsplaner tas fram på förvaltningsnivå. Handlingsplanerna ska vara framtagna senast i februari aktuellt budgetår (maj för utbildningsförvaltningen). Två gånger per år (september och december) justeras barn- och elevpengen genom avstämning av antalet barn/elever mot den befolkningsprognos som Mål och budget grundar sig på. Kommunfullmäktige beslutar om justering. För utbildningsnämnden innebär justeringen ett tillskott alternativt avdrag av medel. 7

65 3.2.1 Uppföljning Samtliga nämnder ska lämna budgetuppföljning med prognos för helåret i mars, april, augusti (delår), och oktober, vilket framgår av mål- och budgetdokumentet. För helåret görs ett bokslut med årsredovisning. I delårsrapporten och årsredovisningen görs uppföljning av kommunmål och eventuella särskilda satsningar/uppdrag. Vid befarad eller konstaterad budgetavvikelse ska förvaltningschefen till nämnden samordna och rapportera uppföljningen och föreslå åtgärder till förväntad budgetavvikelse. Nämnden ska göra omprioriteringar för att hålla sig inom tilldelad budgetram. Underskottet, vidtagna åtgärder och eventuella avvikelser från kommunmålen ska snarast rapporteras till kommunstyrelsen. Efterlevnaden av policydokumentet för målstyrning och roller ska följas upp kontinuerligt och en årlig utvärdering ska ske på nämnds och kommunstyrelsenivå. Kommunstyrelsen ansvarar för att en redogörelse av utvärderingen årligen lämnas till kommunfullmäktige. Policydokumentet redogör för förtroendevaldas och tjänstemäns roller i kommunen. Utöver ovan kan nämnderna besluta om egna uppföljningar utöver miniminivå. Det kan exempelvis vara om nämnden vill följa upp den egna ekonomin någon ytterligare månad utöver vad som fastställs ska göras Internkontrollreglemente för Oxelösunds kommun Reglementet anger kommunstyrelsens respektive nämndernas ansvar och skyldigheter avseende intern kontroll. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll och för att upprätta en organisation för intern kontroll inom kommunen. Kommunstyrelsen beslutar vid behov om anvisningar. Internkontrollreglementet redogör inte för hur internkontrollplanerna ska vara utformade och om en risk- och väsentlighetsanalys ska genomföras. Kommunstyrelsen beslutade 2012 om en ny mall för internkontrollplan och processen för nämndernas och förvaltningarnas arbete med risk- och väsentlighetsanalys. Enligt beslutet ska förvaltningarna genomföra risk- och väsentlighetsanalysen och nämnderna ska välja kontrollmoment och besluta om planen. Mallen för hur internkontrollplanen ska vara utformad innefattar: rutin/system, kontrollmoment, kontrollansvarig, omfattning, frekvens, metod och vid avvikelse omgående rapportering till (d.v.s. vem som ska erhålla rapporteringen). Det finns en bruttolista som ska bedömas utifrån risker och som ska resultera i nya kontrollområden för det kommande året. Reglementet för den interna kontrollen anger att med utgångspunkt i nämndernas rapporter ska kommunstyrelsen utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och vid behov göra förbättringar. Kommunstyrelsen ska även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala företagen. Nämnden har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen och för att upprätta en organisation för intern kontroll inom sitt område. Nämnden (eller den nämnden utser) beslutar om anvisningar på områden som kommunstyrelsen inte behandlat. Verksamhetschef ansvarar för att konkreta anvisningar utformas för en god intern kontroll inom nämndens eller styrelsens område. Vederbörande ska rapportera hur den interna kontrollen fungerar till nämnden/styrelsen. Vi har inom ramen för 8

66 granskningen efterfrågat eventuella anvisningar för intern kontroll antagna av nämnderna, men inte erhållit några. Till följd av detta utgår vi från att lokala anvisningar för nämnderna inte finns. Enligt uppgift bedrivs internkontrollarbetet i en förvaltningsövergripande grupp som har arbetat fram gemensamma rutiner och anvisningar för arbetet med intern kontroll i kommunen. Syftet med detta uppges vara att arbetet ska vara enhetligt och bedrivas på ett likartat vis i respektive nämnd och förvaltning. De gemensamma rutinerna och anvisningarna har enligt uppgift kommunicerats, för information, i varje nämnd. Det fattas inga formella beslut om rutinerna och anvisningarna. Enhetschefen ska enligt reglementet följa anvisningar om den interna kontrollen och informera sina medarbetare om anvisningarnas innebörd. Vederbörande ska verka för att arbetsmetoder bidrar till en god intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste överordnad. I enlighet med reglementet ska nämnderna löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt eget område och två gånger per år rapportera resultatet från uppföljningen till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen ska, i enlighet med mål- och budgetdokumentet, ge en samlad bedömning av hela kommunens arbete med internkontroll i årsbokslutet. 4 Kommunstyrelsen 4.1 Styrning Kommunstyrelsens verksamhetsplan antogs Tabellen nedan visar att utifrån fullmäktiges kommunmål har styrelsen fastställt 23 egna mål. Kommunmål Antal mål Mod och framtidstro 6 Trygg och säker uppväxt 2 God folkhälsa 4 Trygg och värdig ålderdom 2 Attraktiv bostadsort 4 Hållbar utveckling 5 Målen och kommunfullmäktiges särskilda satsningar/uppdrag ska följas upp i samband med årsredovisningen. I delårsrapporten ska särskilda satsningar/uppdrag samt genomförandegrad av aktiviteter kopplade till verksamhetsplanen följas upp. I styrelsens verksamhetsplan, under rubriken Kommunstyrelsens styrning i övrigt, redovisas ett mål att identifiera målen för Agenda 2030 i förvaltningens handlingsplaner. Detta mål följdes upp i samband med delårsrapport och bedöms komma att nås vid årets slut. Styrelsen har av kommunfullmäktige erhållit ett särskilt uppdrag att förstärka 9

67 arbetet med mark, exploatering och sanering. Under år satsar kommunen 3 mkr per år för detta ändamål. Uppdraget består av de tre delarna bostäder, byggklar mark samt arrendekontrakt och hyreskontrakt. Under respektive del anges hur uppdraget ska genomföras. Denna satsning följdes upp vid delårsrapport i september. Det kan ses att ett arbete med detta pågick med ärenden hänförliga till det särskilda uppdraget, bland annat vid sammanträdena i april, maj, september och oktober. Kommunstyrelsen behandlade vid sammanträde i december målstyrning och roller i enlighet med kommunens policy för målstyrning och roller. 4.2 Uppföljning och rapportering Kommunstyrelsens ekonomiska uppföljning framgår av nedanstående tabell där det anges vilket datum den ekonomiska uppföljningen behandlades av styrelsen samt vilken bedömning som gjordes av möjligheten för kommunstyrelsen att nå en budget i balans. Sammanträd e KS bedömning Kommentar Kommunstyrelsen Ekonomisk uppföljning Mars April Augusti (delår) Oktober Budget i balans Negativt Negativt Negativt Vid delårsuppföljning visade kommunstyrelsen att 9 av 23 mål bedöms nås för helåret. Kommunstyrelsens årsredovisning kommer att behandlas vid sammanträde i mars Vid tiden för granskningen finns det ingen kallelse varför vi inte kan ta del av det ekonomiska resultatet och/eller måluppfyllelse. 4.3 Intern kontroll I detta avsnitt redovisas kommunstyrelsens uppföljning av den interna kontrollen. Frågorna till vänster i tabellen nedan utgör de områden som enligt kommunstyrelsens egna anvisningar/mallar ska ingå i internkontrollplanen. Kommunstyrelsen Internkontroll Internkontrollplan antagen Innehåll interkontrollplan Anges vilka rutiner samt vilka kontrollmoment Ja, fem rutiner och nio kontrollmoment är som ska följas upp? fastställda. Framgår omfattningen på uppföljningen och med Delvis, frekvens anges. vilken frekvens uppföljning ska ske? Framgår till vem avvikelserapportering ska ske? Nej, enbart när rapportering till styrelse ska ske. Anges vilken metod för uppföljning som Nej. tillämpas? Framgår kontrollansvarig? Nej. Har uppföljning av internkontroll skett två gånger Ja, och under 2018? Redovisas åtgärder vid uppföljning? var det 1 av 2 kontrollmoment som redovisades och godkändes. Kommunchef fick i uppdrag att återkomma i september 10

68 avseende det kontrollmoment som inte redovisades redovisades 3 av 4 kontrollmoment. För två kontrollmoment redovisades brister och kommunchef fick i uppdrag att åtgärda bristerna för ett kontrollmoment och för ett kontrollmoment fanns det åtgärder planerade. Kommunchef fick i uppdrag att dels vidta åtgärder för ett kontrollmoment och dels att återkomma i november med moment som inte redovisades. Har styrelsen rapporterat resultatet av den Nej. interna kontrollen till revisorerna? Kommentarer till kommunstyrelsens uppföljning av den interna kontrollen : Kontrollmoment som inte redovisades i maj redovisades vid sammanträde i september. Åtgärder redovisades ej och expedierades inte till kommunens revisorer : Vid uppföljning av det moment som inte redovisades i oktober framkom inte några egentliga avvikelser, dock uppmärksammades ett behov av ett förtydligande i delegationsordningen avseende hyresavtal för lokaler. Det skulle även ske en korrigering av gamla avtal som inte var upprättade i enlighet med nya och kvalitetssäkrade avtalsmallar. Dessa skulle löpande omförhandlas och upprättas i enlighet med de nya mallarna. Kommunchefen fick i uppdrag att upprätta ett förslag till reviderad delegationsordning gällande hyresavtal för lokaler. Uppföljningen expedierades inte till kommunens revisorer : Behandlades ett kontrollmoment som inte hade granskats under år Det fanns mindre brister och åtgärd redovisades. Vi har fått information om att det finns en utökad version av planen på tjänstemannanivå. Planen har dock inte antagits av kommunstyrelsen varför den inte utgör underlag för granskningen. I kommunstyrelsens internkontrollplan redovisas risk och sannolikhet/konsekvens för respektive kontrollmoment. 4.4 Uppsiktsplikt Kommunallagen (6 kap. 1) stipulerar kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Styrelsen ska enligt kommunallagen utöva uppsikt över kommunens nämnder och bolag. Styrelsen ska (6 kap. 11) följa de frågor som kan ha effekt på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunallagen (6 kap. 12) beskriver också att kommunstyrelsen får begära in yttranden och upplysningar som behövs för att kunna fullgöra sina uppgifter från övriga nämnder, beredningar och anställda i kommunen. Kommunstyrelsens ekonomiska uppföljning av kommunen framgår av nedanstående tabell där det anges vilket datum den ekonomiska uppföljningen behandlades av KS samt vilken bedömning som gjordes av möjligheten för kommunen att nå en budget i balans. Kommunstyrelsen Ekonomisk uppföljning av kommunen Mars April Augusti (delår) Oktober 11

69 Sammanträde Bedömning helår Kommentar Budget i balans Budget i balans Budget i balans Budget i balans Vid sammanträde i september beslutade kommunstyrelsen att överlämna delårsrapporten till kommunens revisorer för granskning och att föreslå kommunfullmäktige att godkänna delårsrapporten. I tabell nedan redovisas kommunstyrelsens uppsikt över nämnderna under Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Nämnd KS Sammanträde Ärende VON Ekonomiskt negativt resultat Underfinansiering av budget MSN Information om investering UN Ekonomiskt negativt resultat KFN Taxa för mobil scen Vid sammanträde i april fick kommunchef i uppdrag att återkomma till styrelsen med ett förslag till genomlysning av vård och omsorgsnämndens verksamhet som besvarade frågan om nämndens budget var underfinansierad eller inte. Ärendet kommer att behandlas vid kommunstyrelsens sammanträde den 6 mars Kommunstyrelsens arbetsutskott fick i maj i uppdrag av kommunstyrelsen att träffa vård och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden för att följa den ekonomiska utvecklingen i nämnderna. Vid sammanträde i juni fick kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att följa upp och utvärdera uthyrningen av den mobila scenen efter sommaren Uppföljning av räddningstjänstens verksamhet för 2017 och per april 2018 skedde vid sammanträde Räddningstjänsten bjöds in för att redovisa personalsituationen och redovisningen ägde rum den 28 november. Kommunstyrelsen har vid sina sammanträden i oktober 2018 och januari 2019 behandlat avräkning barn- och elevpeng. Vid båda tillfällena beslutade kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att godkänna avräkningen. 5 Kultur och fritidsnämnden 5.1 Styrning Kultur- och fritidsnämnden antog 2018 års verksamhetsplan med beslut om revidering i februari Nämndens verksamhetsplan reviderades vid sammanträde Justeringar av målvärden gjordes. I tabellen nedan anges att nämnden upprättat 22 mål utifrån kommunfullmäktiges kommunövergripande mål. 12

70 Kommunmål Antal mål Mod och framtidstro 4 Trygg och säker uppväxt 4 God folkhälsa 3 Trygg och värdig ålderdom 2 Attraktiv bostadsort 6 Hållbar utveckling 3 Målen och kommunfullmäktiges särskilda satsningar/uppdrag ska följas upp i samband med årsredovisningen. I delårsrapporten ska särskilda satsningar/uppdrag samt genomförandegrad av aktiviteter kopplade till verksamhetsplanen följas upp. I verksamhetsplanen, under rubriken Nämndens egen styrning i övrigt, redovisas ett mål om att upprätta en biblioteksplan för år Vid delårsredovisningen hade nämnden uppnått målet för år Nämnden har fått ett särskilt uppdrag av kommunfullmäktige att starta upp det planerade lägerboendet vilket ska ske genom samverkan med föreningslivet. Uppdraget ska följas i samband med verksamhetsuppföljning och uppföljningen skedde i delårsrapporten per 31 augusti. Kultur och fritidsnämnden behandlade uppföljning av målstyrning och roller, i enlighet med kommunens policy för målstyrning och roller, vid sammanträde i november. 5.2 Uppföljning och rapportering Kultur- och fritidsnämndens ekonomiska uppföljning framgår av nedanstående tabell där det anges vilket datum den ekonomiska uppföljningen behandlades av nämnden samt vilken bedömning som gjordes av möjligheten för nämnden att nå en budget i balans. Kultur och fritidsnämnden Ekonomisk uppföljning Mars April Augusti (delår) Oktober Sammanträde Bedömning helår Expedierat till KS? Kommentar Positivt Positivt Positivt Positivt Ja, KSF Ja, KSF Ja, KSF Ja, KSF Nämndens delårsrapport uppvisade ett positivt ekonomiskt resultat och i helhet en god måluppfyllelse. Kultur- och fritidsnämndens årsredovisning behandlades vid sammanträde den 19 februari. Utifrån kallelsen till sammanträde bedömer vi att 17 av 22 mål uppnås per helår. Nämnden redovisade ett positivt resultat per helår. 13

71 5.3 Internkontroll I detta avsnitt redovisas nämndens internkontrollplan och dess innehåll. Tabellen redovisar även om nämnden har följt upp den interna kontrollen. Kultur och fritidsnämndens internkontroll Internkontrollplan antagen Innehåll interkontrollplan Anges vilka rutiner samt vilka kontrollmoment 5 rutiner och kontrollmoment är fastställda. som ska följas upp? Framgår omfattningen på uppföljningen och med Ja. vilken frekvens uppföljning ska ske? Framgår till vem avvikelserapportering ska ske? Ja. Anges vilken metod för uppföljning som Ja. tillämpas? Framgår kontrollansvarig? Ja. Har uppföljning av internkontroll skett två gånger Ja, och under 2018? Redovisas åtgärder vid uppföljning? blev 2 av 5 kontrollmoment godkända. Det redovisades åtgärd för kontrollmoment som inte blev godkänt år Åtgärden godkändes vid sammanträdet. Har nämnden rapporterat resultatet av den interna kontrollen till revisorerna? Har nämndens expedierat till KS? blev 5 kontrollmoment uppföljda. 4 av 5 kontrollmoment blev godkända varav ett hade en avvikelse och inte blev godkänd. Vid tolkning av protokoll förstås det som att åtgärd för icke godkänt kontrollmoment är under arbete men ännu inte är färdigt. Ja vid båda tillfällena. Ja, vid båda tillfällena till KSF. 6 Miljö och samhällsbyggnadsnämnden 6.1 Styrning Miljö och samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsplan antogs Nämnden har upprättat 20 egna mål utifrån de kommungemensamma kommunmålen. Kommunmål Antal mål Mod och framtidstro 3 Trygg och säker uppväxt 1 God folkhälsa 5 Trygg och värdig ålderdom 2 14

72 Attraktiv bostadsort 4 Hållbar utveckling 5 Målen och kommunfullmäktiges särskilda satsningar/uppdrag ska följas upp i samband med årsredovisningen. I delårsrapporten ska särskilda satsningar/uppdrag samt genomförandegrad av aktiviteter kopplade till verksamhetsplanen följas upp. Miljö och samhällsbyggnadsnämndens uppföljning utöver miniminivå är att genomföra en månatlig uppföljning av sjukfrånvaron som muntligt ska redovisas till nämnden. Även handläggningstiden för bygglovsärenden ska mätas månadsvis. Nämnden har av kommunfullmäktige fått ett särskilt uppdrag som består i att öka planberedskapen för ett ökat bostadsbyggande samt främja företagsetableringar. Det innefattar att upprätta 8 detaljplaner för bostäder, 2 detaljplaner för företagsetableringar och en översiktsplan. Uppdraget ska kontinuerligt följas upp via nämnden (skriftligt och muntligt). Det särskilda uppdraget följdes upp vid delårsrapport. I verksamhetsplanen, under rubriken nämndens egen styrning i övrigt, redovisas ett mål att sjukfrånvaron ska minska. Vid uppföljning av delårsrapport kunde detta inte redovisas med anledning av ett icke fungerande lönesystem. Bedömningen var dock att sjukfrånvaron ökat. Vid sammanträde i november behandlade nämnden utvärdering av målstyrning och roller 2018 i enlighet med kommunens policy för målstyrning och roller. 6.2 Uppföljning och rapportering Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens ekonomiska uppföljning framgår av nedanstående tabell där det anges vilket datum den ekonomiska uppföljningen behandlades av nämnden samt vilken bedömning som gjordes av möjligheten för nämnden att nå en budget i balans. I detta avsnitt redovisas även nämndens uppföljning utöver miniminivå. Miljö och samhällsbyggnadsnämnden Ekonomisk uppföljning Mars April Augusti (delår) Oktober Sammanträde Bedömning helår Expedierat till KS? Kommentar Positivt Positivt Positivt Positivt Nej Ja, KSF Ja, KSF Ja, KSF I nämndens delårsrapport bedömdes att 12 av 19 mål skulle komma att 15

73 uppnås per helår. Vid genomgång av nämndens delårsrapport uppmärksammar vi att 19 av 20 mål följs upp. Ett mål inom målområdet hållbar utveckling följs inte upp. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens årsredovisning behandlades vid sammanträde den 20 februari. Utifrån kallelse till sammanträdet framkommer att nämnden redovisar ett positivt ekonomiskt resultat för år Utifrån utkast på årsredovisning bedömer vi att 13 av 20 mål är uppnådda per helår. Ekonomisk redovisning har även genomförts per februari och juli vid sammanträden i mars och augusti. Båda uppföljningarna visade ett positivt resultat per helår. Sjukfrånvaron redovisades vid sammanträden i januari, februari och mars. Vidare har nämnden blivit informerad om förvaltningens personalsituation vid flertalet av sina sammanträden, dock ej samtliga. Vi förstår att kommunens system för redovisning av sjukfrånvaro inte har varit fungerande under stor del av Om sjukfrånvaron redovisats i samband med uppföljning av personalsituationen framgår inte av protokollen. Handläggningstiden av bygglovsärenden redovisades vid sammanträden i januari, mars, vid uppföljning av internkontroll i juni och vid uppföljning av internkontroll i oktober. Avseende den ökade planberedskapen för ett ökat bostadsbyggande samt främja företagsetableringar har det identifierats att nämnden behandlat olika detaljplaner under året. 6.3 Internkontroll I detta avsnitt redovisas nämndens internkontrollplan och dess innehåll i nedanstående tabell. Tabellen redovisar även om nämnden har följt upp den interna kontrollen. Miljö och samhällsbyggnadsnämndens Internkontroll Internkontrollplan antagen Innehåll interkontrollplan Anges vilka rutiner samt vilka kontrollmoment 6 rutiner och kontrollmoment är fastställda. som ska följas upp? Framgår omfattningen på uppföljningen och med Delvis, frekvens anges. vilken frekvens uppföljning ska ske? Framgår till vem avvikelserapportering ska ske? Ja. Anges vilken metod för uppföljning som Ja. tillämpas? Framgår kontrollansvarig? Ja. Har uppföljning av internkontroll skett två gånger Ja, och under 2018? Redovisas åtgärder vid uppföljning? redovisades att tre av sex kontrollmoment hade brister och enligt protokoll redovisades åtgärder. Åtgärderna skulle återrapporteras till nämnden vid nästa uppföljning av den interna kontrollen blev tre av fyra kontrollmoment godkända. Kontrollmoment som inte blev godkänt var inte heller godkänd vid uppföljning i juni. 16

74 Har nämnden rapporterat resultatet av den interna kontrollen till revisorerna? Har nämnden expedierat till KS? Enligt protokoll redovisas åtgärder. Återrapportering av åtgärder skulle ske av vid nästkommande uppföljning. Nej. Ja, vid båda tillfällena till KSF. I miljö- och samhällsbyggnadsnämndens internkontrollplan redovisas riskvärde för respektive rutin och kontrollmoment. 7 Utbildningsnämnden 7.1 Styrning Utbildningsnämndens verksamhetsplan antogs Nämnden har utifrån de övergripande kommunmålen upprättat totalt 18 mål. Kommunmål Antal mål Mod och framtidstro 1 Trygg och säker uppväxt 9 God folkhälsa 1 Trygg och värdig ålderdom Attraktiv bostadsort 4 Hållbar utveckling 3 Målen och kommunfullmäktiges särskilda satsningar/uppdrag ska följas upp i samband med årsredovisningen. I delårsrapporten ska särskilda satsningar/uppdrag samt genomförandegrad av aktiviteter kopplade till verksamhetsplanen följas upp. Nämnden har två särskilda uppdrag i den egna budgeten, Campus 6 mkr och IT satsning, vilka båda ska följas upp vid delårs- och årsbokslut. IT-satsningen ska även följas upp löpande av nämnden. Campus 6 mkr innebär att 4 mkr är avsedda att kompensera för volymökningar som skett från år 2013 och framåt. Övriga 2 mkr är för verksamhetsutveckling i syfte att sänka arbetslösheten och få fler personer i studier för att kunna öka anställningsbarheten. Detta uppdrag följdes upp i samband med delårsrapportering. IT-satsningen innebär att varje barn inom förskolan och elever i grundskolan ska få tillgång till digitala verktyg under 2018, samt att kompetensinsatser för pedagoger och lärare leds och samordnas på förvaltningsnivå. Nämnden behandlade vid sammanträde i november utvärdering av målstyrning och roller 2018 i enlighet med kommunens policy för målstyrning och roller. Denna utvärdering godkändes av nämnden vid sammanträde i december. 17

75 7.1 Uppföljning och rapportering Utbildningsnämndens ekonomiska uppföljning framgår av nedanstående tabell där det anges vilket datum den ekonomiska uppföljningen behandlades av nämnden samt vilken bedömning som gjordes av möjligheten för nämnden att nå en budget i balans. Utbildningsnämnden Ekonomisk uppföljning Mars April Augusti (delår) Oktober 1 Sammanträde Bedömning helår Expedierat till KS? Kommentar Negativt Negativt Positivt Negativt Nej Ja, KSF Ja, KSF - I delårsrapport framgår att inget av nämndens mål kan bedömas komma uppnås då de antigen är osäkra eller inväntar senare mätning. Utbildningsnämnden kommer att behandla den egna årsredovisningen för år 2018 den 27 februari. Vid sammanträde behandlade nämnden ekonomisk uppföljning per november med ett negativt ekonomiskt resultat. I enlighet med mål och budget 2018 ska utbildningsnämnden behandla avräkning barn- och elevpeng. Nämnden har vid tre tillfällen under året behandlat detta. I september föreslog nämnden kommunfullmäktige att godkänna avräkning av barnoch elevpengen för perioden januari till september. I december informerades nämnden om barn och elevpengen för helår och vid sammanträde i januari 2019 beslutade nämnden att föreslå kommunstyrelsen att godkänna avräkningen för perioden januari december Internkontroll I detta avsnitt redovisas nämndens internkontrollplan och dess innehåll. Tabellen redovisar även om nämnden har följt upp den interna kontrollen. Utbildningsnämndens Internkontroll Internkontrollplan antagen Innehåll interkontrollplan Anges vilka rutiner samt vilka kontrollmoment Sju rutiner och kontrollmoment är som ska följas upp? fastställda. Framgår omfattningen på uppföljningen och med Ja. vilken frekvens uppföljning ska ske? Framgår till vem avvikelserapportering ska ske? Ja. Anges vilken metod för uppföljning som Ja. tillämpas? Framgår kontrollansvarig? Ja. Har uppföljning av internkontroll skett två gånger Ja, och under 2018? Redovisas åtgärder vid uppföljning? redovisades att tre av fyra kontrollmoment var godkända. Det redovisades åtgärder vilka blev godkända av nämnden blev tre av sju kontrollmoment 18

76 Har nämnden rapporterat resultatet av den interna kontrollen till revisorerna? Har nämnden expedierat till KS? godkända. Åtgärder beslutades och skulle redovisas vid nästa uppföljning av den interna kontrollen. Vid uppföljning i maj men inte vid uppföljning i november. Ja, vid båda tillfällena till KSF. I utbildningsnämndens internkontrollplan redovisas risk och konsekvens för respektive rutin och kontrollmoment. 8 Vård och omsorgsnämnden 8.1 Styrning Vård och omsorgsnämndens verksamhetsplan antogs Nämnden har utifrån de övergripande kommunmålen upprättat totalt 7 mål. Kommunmål Antal mål Mod och framtidstro 1 Trygg och säker uppväxt God folkhälsa 1 Trygg och värdig ålderdom 3 Attraktiv bostadsort Hållbar utveckling 2 Målen och kommunfullmäktiges särskilda satsningar/uppdrag ska följas upp i samband med årsredovisningen. I delårsrapporten ska särskilda satsningar/uppdrag samt genomförandegrad av aktiviteter kopplade till verksamhetsplanen följas upp. Utöver uppföljning på miniminivå ska nämnden, enligt verksamhetsplanen, lämna en budgetuppföljning med prognos för helåret per februari. Nämnden utvärderade, i enlighet med kommunens policy för målstyrning och roller, policy för målstyrning och roller för år Uppföljning och rapportering Vård- och omsorgsnämndens ekonomiska uppföljning framgår av nedanstående tabell där det anges vilket datum den ekonomiska uppföljningen behandlades av nämnden samt vilken bedömning som gjordes av möjligheten för nämnden att nå en budget i balans. Vård- och omsorgsnämnden Ekonomisk uppföljning Mars April Augusti (delår) Oktober 19

77 Sammanträde Bedömning helår Expedierat till KS? Kommentar Negativt Negativt Negativt Negativt Ja, KSF Ja, KSF Ja, KSF Nej Vid sammanträde i februari behandlades uppdrag om besparingar varvid nämnden beslutade att ge förvaltningschef i uppdrag att bland annat genomföra besparingar. Vid sammanträde i mars följde vård och omsorgsnämnden upp den egna ekonomin per februari. Ett negativt resultat för perioden och per helår prognostiserades. I protokollet anges att vid upprättandet av årets internbudget uppstod en underbalans i budgeten med tkr. Nämnden beslutade vid sammanträdet i februari att tkr av dessa besparingar skulle genomföras under året. Vid sammanträde beslutade nämnden att godkänna budgetuppföljningen per april, att socialchefen fick i uppdrag att hitta besparingar motsvarande mellanskillnaden mellan beviljade besparingar på tkr enligt beslut och det som förvaltningen förväntade sig att klara av på tkr. Det beslutades även att socialchef skulle återkomma med besparingsförslag som skulle konsekvensbeskrivas till nämnden i augusti. Vid uppföljning av delårsrapport i september redovisas en varierad måluppfyllelse och det bedömdes att 2 av 7 mål skulle uppnås per helår. Vård och omsorgsnämnden kommer att behandla den egna årsredovisningen 27 februari. Vid sammanträde i september beslutade nämnden att anta förvaltningens förslag på besparingar och socialchef fick i uppdrag att hitta besparingar motsvarande mellanskillnad mellan beviljade besparingar 4,3 tkr enligt beslut 28 februari och de som förvaltningar förväntade sig att klara av på 2,2 tkr. Det beslutades även att konsekvensbeskriva besparingarna och att dessa skulle redovisas för nämnden i november. Socialchef fick också i besparingsuppdrag att lägga inköp på extern utförare och uppdrag att lägga till städning i ordinärt boende. Vid sammanträde i november redovisades uppdraget om besparingar vilken nämnden antog. 8.3 Internkontroll I detta avsnitt redovisas nämndens internkontrollplan och dess innehåll. Tabellen redovisar även om nämnden har följt upp den interna kontrollen. Vård och omsorgsnämndens Internkontroll Internkontrollplan antagen Innehåll interkontrollplan Anges vilka rutiner samt vilka kontrollmoment Åtta rutiner och kontrollmoment är fastställda. som ska följas upp? Framgår omfattningen på uppföljningen och med Ja. vilken frekvens uppföljning ska ske? Framgår till vem avvikelserapportering ska ske? Ja. Anges vilken metod för uppföljning som Ja. 20

78 tillämpas? Framgår kontrollansvarig? Har uppföljning av internkontroll skett två gånger under 2018? Redovisas åtgärder vid uppföljning? Ja. Ja, och redovisades att två kontrollmoment hade brister och åtgärder beskrivs för dessa redovisades att två kontrollmoment hade brister och det finns åtgärder beskrivna. Har nämnden rapporterat resultatet av den Ja. interna kontrollen till revisorerna? Har nämnden expedierat till KS? Ja, vid båda tillfällena till KSF. Kommentarer Det anges i protokoll för maj att sex kontrollmoment ska följas upp två gånger per år. Vård och omsorgsnämndens internkontrollplan redovisar risk och konsekvens för respektive rutin och kontrollmoment. Vård och omsorgsförvaltningen har upprättat en icke formell rutin för arbetet med den interna kontrollen. Rutinen innefattar en beskrivning om internkontrollansvarigs roll, när den interna kontrollen ska rapporteras till nämnden och ger exempel på tjänsteskrivelse avseende den interna kontrollen. Av rutinen framgår att den interna kontrollen inte ska följas upp i samband med del- och helårsbokslut med anledning av att den interna kontrollen ska få mer fokus. 9 Sammanfattande bedömning Nedan redogörs för vår bedömning utifrån de tre övergripande revisionsfrågorna. Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt att verksamheten styrs utifrån de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige bestämt? Samtliga granskade nämnder har upprättade verksamhetsplaner som är antagna innan sista december 2017, i enlighet med mål- och budgetdokumentet. Nämnderna har i sina respektive verksamhetsplaner brutit ned kommunfullmäktiges övergripande mål. Vi uppmärksammar att utbildningsnämnden inte har brutit ned kommunfullmäktiges övergripande målområde trygg och värdig ålderdom. Vård och omsorgsnämnden har inte brutit ned målområdena attraktiv bostadsort samt trygg och säker uppväxt. Styrelsen och nämnderna har olika antal mål kopplade till kommunfullmäktiges övergripande mål i sina verksamhetsplaner. Som ett exempel har kommunstyrelsen 23 mål medan vård- och omsorgsnämnden 7 mål. Samtliga nämnder och styrelsen har följt upp de egna målen i samband med delårsrapport. Miljö och samhällsbyggnadsnämnden har inte följt upp ett av dess upprättade mål i den egna delårsrapporten. Vi kan konstatera att utbildningsnämndens uppföljning av de egna målen inte resulterade i någon prognos för om nämnden kommer nå de uppsatta målen. Uppföljningen av de uppsatta målen i samband med delårsrapporten syftar till att ge 21

79 en fingervisning om nämnden kommer att klara sina åtaganden innan årets slut och vid behov vidta åtgärder för att uppnå målen. Om ingen bedömning görs vid delåret av möjligheten att nå målen vid årets slut tappar nämnden en del av syftet med delårsrapporteringen och en väsentlig del av möjligheten att styra verksamheten går förlorad. Utifrån ovan bedömer vi att kommunstyrelsen och de fyra nämnderna i allt väsentligt har säkerställt att de egna verksamheterna styrs utifrån kommunfullmäktiges mål och riktlinjer. Samtliga har upprättat en verksamhetsplan i vilka styrelsens och nämndernas upprättade mål utifrån kommunfullmäktiges målområden återfinns. Vi anser dock att det är viktigt att samtliga mål följs upp vid delårsrapporteringen för att kunna säkerställa att arbetet för att nå målet bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig intern kontroll, det vill säga i enlighet med kraven i kommunallagen samt kommunala anvisningar? Kommunstyrelsen och de fyra nämnderna har upprättade internkontrollplaner. Samtliga granskade nämnder har alla följt upp den interna kontrollen vid två tillfällen under året i enlighet med kommunens reglemente för internkontroll. Kommunstyrelsen har följt upp den interna kontrollen vid fem tillfällen. Samtliga nämnder har expedierat resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelseförvaltningen. Vi uppmärksammar att det finns en avsaknad av expediering av resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen till kommunens revisorer. Denna avsaknad återfinns hos kommunstyrelsen, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden samt till del även hos utbildningsnämnden. Utbildningsnämnden har expedierat en av uppföljningarna till revisionen. I kommunstyrelsens, utbildningsnämndens och vård- och omsorgsnämndens internkontrollplaner redovisas risk och konsekvens för respektive kontrollmoment. Kommunstyrelsens internkontrollplan innefattar även sannolikhet. Vi kan inte inom ramen för granskningen avgöra om internkontrollplanerna är upprättade med avstamp i en risk- och väsentlighetsanalys då vi inte identifierat något sådant underlag. Enligt uppgift föregås dock internkontrollplanerna av en risk- och väsentlighetsanalys. Kommunstyrelsen har upprättat en mall för vad en internkontrollplan ska innefatta. Kultur- och fritidsnämnden, utbildningsnämnden och vård- och omsorgsnämndens internkontrollplaner innehåller samtliga efterfrågade delar som redovisas i mallen. Miljö och samhällsbyggnadsnämnden internkontrollplan saknar angivelse av omfattning på uppföljningen av den interna kontrollen. I kommunstyrelsens antagna internkontrollplan saknas angivelser om omfattning, till vem avvikelserapportering ska ske, metod för uppföljningen samt kontrollansvarig. Dessa moment ska enligt mallen återfinnas i internkontrollplanerna. Vi har fått information om att det finns en utökad internkontrollplan på tjänstemannanivå som innefattar de efterfrågade momenten. Denna plan har dock inte antagits av kommunstyrelsen varför den inte utgör underlag för föreliggande granskning. Vård och omsorgsförvaltningen har upprättat en informell rutin för arbetet med den interna kontrollen. Övriga förvaltningar och nämnder har inte upprättat sådana rutiner/anvisningar. Utifrån ovan bedömer vi att de fyra nämndernas arbete med den interna kontrollen i allt väsentligt sker på ett ändamålsenligt vis. Vi kan dock konstatera brister i 22

80 kommunstyrelsens arbete med intern kontroll. Styrelsen och nämnderna har upprättade internkontrollplaner vilka har följts upp vid två tillfällen under år 2018 i enlighet med reglemente för internkontroll. En förbättringspotential är att expediera den egna uppföljningen till kommunens revisorer. Anmärkningsvärt är att kommunstyrelsen, som antagit anvisningarna för intern kontroll, är den enda nämnd som inte följer desamma. Vidare kan vi konstatera att det förefaller genomföras ett arbete i förvaltningarna kring intern kontroll. Det uppges bland annat finnas en informell rutin samt att förvaltningsövergripande arbetsgrupper skapats för arbetet. Vi bedömer det som positivt att internkontrollarbetet prioriteras och arbetas med. Vi konstaterar dock att arbetet bör systematiseras och riktlinjer för hur internkontrollarbetet ska bedrivas bör antas av kommunstyrelsen och/eller respektive nämnd. Vi bedömer även att det är otydligt huruvida risk- och väsentlighetsanalyser genomförs och dokumenteras och utgör grund för upprättande av internkontrollplanen. Rimligt vore att risk- och väsentlighetsanalysen är bilagd internkontrollplanen för att tydliggöra den röda tråden genom arbetet. Har kommunstyrelsen och nämnderna säkerställt en tillräcklig uppföljning och rapportering, det vill säga i enlighet med kraven i kommunens styrmodell? Kommunstyrelsen och samtliga nämnder har följt upp den egna ekonomin per mars, april, augusti och oktober i enlighet med mål- och budgetdokumentet. Miljö och samhällsbyggnadsnämnden har utöver miniminivå även följt upp den egna ekonomin för ytterligare två månader. Vård och omsorgsnämnden har utöver miniminivå följt upp den egna ekonomin för ytterligare en månad. Samtliga nämnder har i viss utsträckning expedierat den ekonomiska uppföljningen till kommunstyrelsen i den omfattning som regleras i mål- och budgetdokumentet. Utifrån protokoll identifierar vi att kultur och fritidsnämnden är den enda nämnd som expedierat samtliga ekonomiska uppföljningar till kommunstyrelsen. Övriga tre nämnder har missat att expediera den egna uppföljningen minst en gång var, vilket är ett brott mot vad som anges i fullmäktiges mål- och budgetdokument. Kommunstyrelsen har följt upp kommunens ekonomi för mars, april, augusti och oktober, vilket är reglerat i mål- och budgetdokumentet. Vidare har kommunstyrelsen givit KSAU i uppdrag att följa barn- och utbildningsnämnden samt vård- och omsorgsnämndens arbete med att få en ekonomi balans. Kommunstyrelsen har även givit kommunchefen i uppdrag att belysa om vård- och omsorgsnämndens budget har varit föremål för underfinansiering. Kommunstyrelsen och de fyra nämnderna har under året följt upp policy för roller och målstyrning. Vidare har kommunstyrelsen och utbildningsnämnden behandlat barnoch elevpengen vid två tillfällen under året. Utifrån ovan bedömer vi att kommunstyrelsen och nämnderna i allt väsentligt säkerställt att uppföljning och rapportering sker i överensstämmelse med kommunens riktlinjer. Samtliga har följt upp den egna ekonomin i enlighet med styrmodellen. Styrelsens och nämnderna har också följt upp de egna målen i samband med delårsrapporten. Dock uppmärksammar vi att utbildningsnämndens uppföljning inte ger någon indikation på måluppfyllelsen för helåret, vilket är en brist. Rekommendationer Efter genomförd granskning har vi identifierat följande områden för fortsatt utveckling: 23

81 Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att korrekt expediering sker av såväl den ekonomiska uppföljningen som av uppföljningen av den interna kontrollen Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att arbetet med den interna kontrollen är ändamålsenligt samt att anvisningar antas för hur arbetet ska bedrivas Utbildningsnämnden bör säkerställa att det vid delårsrapportering lämnas en prognos för måluppfyllelse för helåret 24

82 Källförteckning Kommunallagen Reglemente för internkontroll Policy för målstyrning och roller Mål- och budget Kommunstyrelsens verksamhetsplan 2018 Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsplan 2018 Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsplan 2018 Utbildningsnämndens verksamhetsplan 2018 Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan 2018 Kommunstyrelsens internkontrollplan 2018 Kultur- och fritidsnämndens internkontrollplan 2018 Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens internkontrollplan 2018 Utbildningsnämndens internkontrollplan 2018 Vård- och omsorgsnämndens internkontrollplan 2018 Kommunstyrelsens protokoll 2018 Kultur- och fritidsnämndens protokoll 2018 Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens protokoll 2018 Utbildningsnämndens protokoll 2018 Vård- och omsorgsnämndens protokoll

83 Bilaga 1 Mål Kommunm ål Mod och framtidstro KS KFN MSN UN VON Oxelösunds platsvarumärke, och dess innebörd är känt av kommunens invånare Kommunens innovationskraft och utvecklingsförmåga är så god att Götapriset kan sökas för utvecklingsarbete Kommunens medarbetare upplever att idéer tas emot och hanteras på ett bra sätt Genomföra åtgärder, kopplat till kartläggningen i projektet engagerad digitalisering, som syftar till att den digitala kompetens i organisationen ökar Verksamhetssystem utvecklas så att digital myndighetspost kan erbjudas vid utskick till kommuninvånare Genom att digitalisera övergripande arbetsprocesser förkortar vi handläggningstiden för medborgarna. Processerna väljs ur ett medborgarperspektiv Koordinaten ska vara ett allaktivitetshus samt en informations- och mötesplats Arbete med digitala kanaler som webbplatser, sociala medier, e-tjänster, appar Marknadsföra Oxelösund genom projekt/aktiviteter i samverkan med aktörerna inom turismoch besöksnäringen Medborgardialog ska övervägas inför beslut Aktiv samhällsplanering Informera vad bi gör (bra) Proaktivt arbete inom MSNs områden Placering, SKL:s öppna jämförelser Trygg och effektiv planering vid utskrivning från slutenvård, mäts genom antal dagar från utskrivningsklar till hemgång 26

84 Trygg och säker uppväxt God folkhälsa Anställda inom kultur/fritid, förskola/skola samt vård/omsorg har utbildning i första hjälpen och hjärtlungräddning för att kunna agera vid en personskada/olycka Chefer och nyckelpersoner i verksamheter som arbetar med barn och unga deltar i utbildning för ökad medvetenhet och kunskap om våldsbejakande extremism SKL:s mätning, information till alla, visar att kommunens hemsida är tydlig, aktuella Barn och ungdomar är en prioriterad målgrupp i verksamheterna Erbjuda barn och ungdomar tillgång till ett brett utbud av idrott och fysiska aktiviteter Erbjuda barn och ungdomar tillgång till mötesplatser för kreativ verksamhet Erbjuda lässtimulerande aktiviteter till samtliga barn och ungdomar i kommunen Erbjuda tillgång till mångsidig biblioteks- och kulturverksamhet Skapa tryggare miljöer Andelen elever som når minst godkända betyd i alla ämnen i år 6 ska öka Andelen elever som når minst godkända betyg i alla ämnen i år 9 ska öka Genomsnittligt meritvärde åk 9 Andelen elever år 3 som klarar de nationella proven i svenska och matematik ska öka Andelen elever som fullföljer gymnasieutbildningen ska öka Andelen gymnasielever smed grundläggande behörighet till universitetet och högskola ska öka Andel barn som känner sig trygga i förskolan Andel elever som känner sig trygga i grundskolan (årskurs 5) Andel elever som känner sig trygga i grundskolan Prioritera tillsyn Arbeta för en aktiv medborgardialog, utöver de (årskurs 8) Sjukfrånvaron inom utbildningsförvaltningen ska minska Oxelösundarna lever ett självständigt liv, 27

85 Trygg och värdig ålderdom Attraktiv bostadsort och underlättar kontakt med kommunen Antalet inlämnade E-förslag ökar För att förbättra medborgarnas möjligheter till inflytande erbjuds trådlöst nätverk i fler områden i kommunen Sverigefinnar i Oxelösund är nöjda med hur kommunen tillgodoser minoritetens rättigheter Ansökningar om bostadsanpassning handläggs inom fyra veckor Boende i kommunens särskilda boenden är nöjda med den mat som serveras Kontakter och förfrågningar via e-post besvarar inom två dagar Kontakter och förfrågningar via telefon besvaras direkt Erbjuda tillgång till fysiska aktiviteter via tillgängliga fritidsanläggningar och miljöer för spontanidrott/friluftsaktiv iteter Marknadsföra aktiviteter som främjar hälsa och friskvård Erbjuda tillgång till kultur- och fritidsaktiviteter riktade till äldre Erbjuda boken-kommer service och talböcker till den som behöver Koordinaten ka vara ett allaktivitetshus samt en information- och mötesplats Ge stöd till föreningar ärenden där det är ett lagkrav Gynna utnyttjade av befintliga strövområden i kommunen Främja cyklandet i Oxelösund Befolkningen i Oxelösunds kommun ska ha nära till natur och rekreation Förbättra tillgängligheten i den yttre miljön i Oxelösund Medborgardialog kring tillgänglighet God planberedskap för bostadsbyggnation och företagsmark eftersträvas Att med stöd av rätt information, gott Andelen förskoleplatser som erbjuds på önskat placerings datum ska öka Andel elever som klarar SFI under anvisad tid fritt från missbruk, mäts genom andel vuxna med missbruksproble m som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutad utredning/insats Andel brukare som är ganska eller mycket nöjda med sitt särskilda boende ska öka Andelen brukare som är ganska eller mycket nöjda med sin hemtjänst ska öka Antal personer (person) en brukare med hemtjänst möter under 14 dagar ska minska 28

86 Kommuninvånare och andra som kontaktar kommunen via telefon upplever att de får ett bra mötande Antalet E-tjänster ökar kontinuerligt och studieförbund med verksamhet i Oxelösund Kulturplan Strategi för besöksnäringen Genomföra värdskapsutbildningar Samverkan med aktörer inom turist och besöksnäringen bemötande och tydlighet förenkla för företagare Aktivt deltagande vid näringslivsträffar och skriftlig info till företag Öka nämndens/förvaltningens tillgänglighet via telefon och e-post Snitt tiden för att klara en kurs på SFI (studieväg 1,2 och 3) Andelen nöjda elever med utbudet av kurser och utbildningar på Campus Oxelösund Hållbar utveckling Indexvärdet för hållbart medarbetarengagemang, för kommunens medarbetare, utvecklas positivt Sjukfrånvaron bland kommunens medarbetare minskar (andel sjukfrånvaro) Initiera nya insatser som ökar nyanländas möjlighet till egen försörjning Behålla utvecklingen av nystartade företag i kommunen Andelen serverad vegetarisk kost ökar Medarbetare ska uppleva att de har en bra arbetssituation Erbjuda tillgång till konsumentinformation Erbjuda tillgång till bibliotek, datorer och litteratur på modersmål samt lättläst svenska Förvaltningens medarbetare ska vara engagerade och uppleva en bra arbetssituation Minska antalet bristfälliga avlopp Framtida frilufts- och naturvårdskommun Ekologiska kärnområden, ska skyddas och bevaras Befolkningen i Oxelösund ska ha nära till service Andel behöriga förskollärare Andel behöriga lärare Andel elever i yrkesutbildningar som fått arbete inom 6 månader från avslutad utbildning Sjukfrånvaron hos medarbetare ska minska Andelen nyanlända som har egen försörjning inom etableringsperiod en ska år 2018 vara minst 50 % 29

87 Sammanträdesprotokoll Blad 1 (1) Sammanträdesdatum Vård- och omsorgsnämnden (8) Dnr VON Redovisning av delegationsbeslut Redovisning av delegationsbesluten godkänns. Sammanfattning Vård- och omsorgsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt i vissa frågor till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av Vård- och omsorgsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till Vård- och omsorgsnämnden. Redovisningen innebär inte att Vård- och omsorgsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det Vård- och omsorgsnämnden fritt att återkalla en lämnad delegation. Vård- och omsorgsnämnden föreläggs utövad delegationsrätt från Biståndshandläggare/ februari Särskilt boende, hemtjänst, matdistr, larm, enhetschef daglig verksamhet, korttidsvistelse Avgiftshandläggare/ februari Avgiftsbeslut, färdtjänst, riksfärdtjänst, färdtjänsthandläggare LSS-handläggare februari Personlig assistans, daglig verksamhet, korttidsvistelse, ledsagarservice, kontaktpers Von au Von au 53-granskning delegationsbeslut Utdragsbestyrkande

88 BALANSLISTA VON 1 (2) Datum B = Beslutsärende med tjänsteskrivelse MI = Muntlig information Ärendemening / ärendenummer Ansvarig Beslutsdatum och Uppdrag/sammanfattning B/MI Uppdrag klart/återrapportering Kö till särskilt boende Titti Kendall Muntligt redovisning MI Varje nämnd Ekonomisk uppföljning Pål Näslund Uppföljning varje månad muntlig föredragning Uppföljning för beslut per mars, april och oktober MI B Varje nämnd April, Maj och November Hemtjänsten Titti Kendall Muntlig redovisning MI April, augusti och december Redovisning åtgärder/orsaker sjukskrivningstal Titti och Katarina MI April, augusti och december Verksamhetsplan Titti och Uppdrag att B April, Katarina genomföra besparingar på respektive September och enhet utifrån principen om tillit november 2019 besparingarna ska generera en budget i balans återrapport på besparingar sker vid tre tillfällen under året, april, september och november återrapportera om besparingarna riskerar verksamhetens säkerhet Välfärdsteknik Titti Kendall Plan för fortsatt införande MI Mars 2019 Taxor 2018 Avgift för boendestöd Katarina Haddon Förvaltningschefens får i uppdrag att undersöka om avgiften för boendestöd kan reduceras eller helt tas bort för att brukare inom funktionsstöd ska i större utsträckning använda sig av boendestöd. B Mars 2019 Postadress Besöksadress Telefon/Fax Webb/E-post Org.nr Oxelösunds kommun Höjdgatan (vx) OXELÖSUND (fax) registrator@oxelosund.se

89 2 (2) Datum Konsekvensbeskriva vad detta skulle bli för mervärde för brukaren och vad det skulle medföra för kostnadsökningar för nämnden. Kompetensförsörjningsplan Muntlig information MI Socialtjänst och skola i samverkan Utredning om möjligheten att införa utbildade vårdbiträden inom äldreomsorgen i VON Utredningsuppdrag gällande dagverksamhet Katarina Haddon Uppdrag att arbeta fram förslag hur skolan och socialtjänsten kan samverka att arbeta förebyggande för elevernas bästa återremiss för att utreda de ekonomiska förutsättningarna och konsekvenserna av utredningen. Titti Kendall Socialchefen får i uppdrag att utreda möjligheten att vid beviljande av dagverksamhet även bevilja fria alternativt subventionerade resor till verksamheten. Utreda hur ökad möjlighet att delta i dagverksamhet påverkar brukarens mående och om behov av hemtjänst eller särskilt boende minskar eller skjuts på framtiden med denna insats. Utreda de ekonomiska konsekvenserna vid uppskjutet behov av hemtjänst och särskilt boende. B Q B Q B Q2 2019

90 ÿ12345ÿ789ÿ7734ÿ ÿÿ!"#!$"