Information/diskussion

Transkript

1 KALLELSE 1(3) Sida Sammanträde med: Kommunstyrelsen Tid: kl 09:00 Plats: sal Flen Anders Berglöv Ordförande Fanny Bergström Sekreterare Information/diskussion Kl 09:00 10:00 Dialog med socialnämnden ordförande Daniel Ljungkvist (S), 1:e vice ordförande Roger Tiefensee (C) och 2:de vice ordförande Inger Andersson (V) samt tillförordnad förvaltningschef Annika Larsson Maspers Frågor: 1. Beskriv nuvarande och framtida (prognos) läge när det gäller exempelvis antal äldre och behov av särskilda boendeplatser, externa placeringar av olika slag, kommunala arbetsmarknadsinsatser mm, där volymförändringar kan ha stor påverkan på kostnadsutvecklingen. 2. Redogör för det arbete som bedrivs för att komma till rätta med socialnämndens underskott. 3. Tidiga insatser för ungdomar med drogproblematik är viktiga. Hur ser rutinerna ut i Flen vid orosanmälningar för det? Vad ser ni för hinder o möjligheter till förbättringar för fler lyckade åtgärder? 4. Vilka åtgärder har vidtagits för att minska sjukfrånvaron? 5. Hur fungerar implementeringen av Heltid som norm? 6. Vilka effekter har förenklad biståndsbedömning gett? Kl 10:00 10:15 Kl 10:15 10:25 Fika Presentation av ny utvecklare i miljöfrågor Josefin Smeds Postadress Besöksadress Telefon Telefax Bankgiro E-post FLEN Sveavägen flens.kommun@flen.se FLEN

2 2 Kl 10:25 10:45 Kl 10:45 12:00 Kl 12:00 13:00 Kl 13:00 13:30 Kl 13:30 14:30 Kl 14:30 - Information om folkhälsoarbetet avdelningschef Sara Molander och utredare Helen Nyberg Föredragningar av ärenden Kl 10:45 ekonomichef Jeanette Lijesnic (punkt 5) Kl 10:50 avdelningschef tekniska avdelningen Anna Dejerud (punkt 7) Kl 11:00 plan och exploateringschef Karin Tibbelin och planarkitekt Daniel Ränkedal (punkt 13) Kl 11:15 ekonomichef Jeanette Lijesnic och utredare Helen Nyberg (punkt 14) Lunch Genomgång av yrkanden Beslut Kommunstyrelsens ordförande och kommunchefen har ordet ÄRENDEN Justering 1. KS/2017:197 Svar på motion om belysning vid busshållplatser från Jonathan Bejefalk (L) 2. KS/2018:114 Svar på motion om rådens funktion, från Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) 3. KS/2018:102 Svar på motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott, från Per Grönlund (-) 4. KS/2018:186 Revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun 5. KS/2018:201 Revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun 6. KS/2019:30 Revidering av reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län 7. KS/2018:200 Taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark 8. KS/2018:202 Fördelningsprincip gällande Flens kommuns anslag till studieförbundens verksamhet

3 3 9. KS/2018:49 Nytt boende inom avdelningen för funktionsnedsättning 10. KS/2019:6 Slopa plattformar på bandel 494 i Hållsta, Bälgviken och Mellösa i Eskilstuna respektive Flens kommun Södermanlands län 11. KS/2018:12 Nämnd- och internkontrollplaner för kommunstyrelsen och nämnderna år KS/2019:4 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen 13. PLEX/2019:11 Fastighetsreglering berörande 14. KS/2018:188 Kommunstyrelsens nämndplan med budget 2019 och internkontrollplan Inkomna synpunkter 16. Delegationsbeslut/beslut i anställningsärenden under perioden finns hos kommunstyrelsens kansli/ 17. Anmälningsärenden

4 Socialnämnden 1. Beskriv nämndens/bolagets systematiska kvalitetsarbete i kärnverksamheterna. Belys särskilt hur det systematiska arbetet bidrar till verksamheternas kvalitetsutveckling. Socialnämnden har i dagsläget inte ett gemensamt systematiskt kvalitetsledningssystem. Idag samlas istället verksamheternas rutiner, riktlinjer och andra dokument för att tillförsäkra en god kvalitet och säkerhet i Driven på en särskilt angiven plats. Varje verksamhet har rutiner för det dagliga arbetet systematiserat och samlat i olika mappar i IT-systemet, samt på sina arbetsplatser. Planering pågår i skrivande stund för att upphandla ett förvaltningsövergripande kvalitetsledningssystem vilket skall säkerställa att rutiner, processbeskrivningar, riktlinjer, författningssamlingar och domar m.m. hålls samlade och uppdaterade. Beräknad implementering av nytt system uppskattas till senhösten Att förvaltningen behöver ett systematiserat kvalitetsledningssystem med stöd av kompetens som är specialiserad inom området är ett tydligt exempel på att förvaltningens nuvarande system inte är tillräckligt för att säkra verksamheternas utvecklingsarbete. Grunden för kvalitetsarbete är uppföljningar av rutiner samt avvikelserapporteringar och klagomålshantering, såsom exempelvis lex Sarah, lex Maria för att nämna några. Detta är ett ständigt pågående arbete. Förvaltningen upprättar sedan sista kvartalet 2018 en månadsrapport till nämnden. I denna redovisas resultat inom ett antal olika områden i förvaltningens verksamheter i syfte att i god tid upptäcka, analysera och kunna förhindra att kvalitets- och effektivitetsbrister uppstår. Detta arbete är nödvändigt för att kontinuerligt uppdatera verksamheternas rutiner och processer för att på så vis bl.a. kunna tillförsäkra att lagstiftning och föreskrifter följs. Arbetet med detta sker både löpande och under särskilda perioder som finns angivet i exempelvis nämndens internkontrollplan. 2. Redogör för nämndens respektive bolagets arbete kopplat till den egna nämndplanen respektive årsplanen (för bolag) Förvaltningens avdelningar ansvarar för att utarbeta avdelningsplaner enligt den modell som funnits sedan 2015 där de konkreta målen och strategiska områdena från nämndplanen skall brytas ner till konkreta mål och aktiviteter, för att sedan brytas ner till aktivitetsplaner på enhetsnivå. Dessa arbetas med på planeringsdagar och följs upp på APT, medarbetarsamtal och lönesamtal för att på så vis tydliggöra mål och planer för medarbetare och följa upp hur

5 arbetet fortlöper under året. I avdelningsplaner och aktivitetsplaner bryts mål och strategiska områden från nämndplanen ned till olika detaljerade mål och aktiviteter för varje verksamhet. Dessa följs kontinuerligt upp för att tillförsäkra att arbetet fortskrider enligt de uppdrag som lämnats av kommunfullmäktige. 3. Belys långsiktiga utmaningar för nämnden/bolaget och för kommunen som helhet, ur nämndens/bolagets perspektiv. Kompetensförsörjning - Socialnämnden ser en utmaning i att såväl nyrekrytera som behålla kompetens som behövs i nämndens verksamheter. En förutsättning är att nämnden kontinuerligt erbjuder fortbildningsinsatser till befintlig personal, inte minst med tanke på förändrade krav avseende arbetssätt och förändrad behovsbild hos kommuninvånarna. För att klara den demografiska utvecklingen ställs krav på ny teknik i verksamheterna vilket i sin tur ställer ytterligare krav på förändrade arbetssätt och kompetensutveckling hos personalen. Nämnden ser särskilda svårigheter i att kunna rekrytera legitimerad personal inom vissa verksamhetsområden och arbetet för att bli en mer attraktiv arbetsgivare behöver därför intensifieras. Låg sysselsättning och låg utbildningsnivå bland kommunens invånare leder till ökade kostnader för försörjningsstöd. Arbetslösheten i Flen uppgick i december 2018 till 13,4 procent (16-64 år), varav 7,1 procent i program (501 stycken) och 6,3 procent öppet arbetslösa (441 stycken). I kommunen finns socioekonomiskt utsatta målgrupper vilka är i behov av långvariga och samtidiga insatser. Detta ställer krav på ökat samarbete med andra aktörer i samhället både på kort och lång sikt. Öka frisknärvaron bland nämndens medarbetare, särskilt inom äldreomsorgen. Med insatser för att öka frisknärvaron nås positiva effekter, både för den enskilde medarbetaren men ger också lägre kostnader för arbetsgivaren. Hållbara förebyggande insatser - Såväl socialnämnden som kommunen i stort behöver arbeta mer långsiktigt och systematiskt med förebyggande insatser med en tydlig kravbild avseende mål och resultat. Rätt riktade förebyggande insatser ger ökad kvalitet och effektivare resursutnyttjande. Systematisk omvärldsbevakning och samverkan - Flen är en mellanstor kommun med behov utav att utvecklas och samarbeta med andra. Det finns i dagsläget flera pågående samverkansprojekt. Utmaningen ligger i att utveckla och systematisera dessa, samt att skapa nya samarbetsytor och forum även i ett nationellt perspektiv. Lokalförsörjning då många lokaler är äldre och små och inte anpassade för ett ökat krav på

6 samverkan och sammanslagning av mindre enheter till större. Bostadsförsörjning - kommunen behöver möjliggöra att det finns bostäder som täcker behovet hos samtliga kommunens målgrupper. För socialnämndens del gäller det till exempel trygghetsboenden, gruppboenden för äldre och funktionsnedsatta, men även bostäder för barnfamiljer. För kommunen i stort ses en utmaning i att kunna tillhandahålla bostäder av olika karaktär och storlek för såväl befintliga, som potentiella nya kommuninvånare. Utökat samarbete. Utökat samarbete mellan kommunens nämnder för att bättre nyttja kommunens resurser och kompetenser. I detta ligger också en utmaning i att lyckas utöka samverkan med det civila samhället och uppmuntra entreprenörskap. 4. Beskriv nämndens förutsättningar när det gäller kompetensförsörjning samt arbetet med att ta fram kompetensförsörjningsplaner. Socialnämnden har stora utmaningar i arbetet med att rekrytera personal utifrån kravprofiler för de olika funktionerna som finns i nämndens verksamheter. Därför behöver ofta kompetenshöjande insatser sättas in för att nå upp till de krav som ställs. Att behålla kompetent personal kommer framledes vara en av de största utmaningarna för nämnden. För att lyckas tillgodose behovet av fortbildning kommer webbaserade utbildningar och introduktionsplaner att vara nödvändiga att systematisera ytterligare. Under våren har förvaltningen planerat in interna utbildningar med stöd av befintlig kompetens hos olika förvaltningar, bland annat i dataskyddsfrågor, offentlighet och sekretess för samtlig personal, samt i mötet med media för socialförvaltningens stab och ledningsgrupp. Kommunstyrelsens uppdrag att ta fram kommunövergripande strategi för arbetet med kompetensförsörjningsplaner har enligt HR-avdelningen inte kunnat genomföras, men prognostiseras genomföras under Socialnämndens arbete med detta kommer därför att intensifieras och prioriteras under Fram till idag har förvaltningens avdelningar arbetat i varierad grad med att ta fram kompetensförsörjningsplaner, men under 2019 kommer detta arbete att genomföras gemensamt i förvaltningens ledningsgrupp.

7 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2017: Svar på motion om belysning vid busshållplatser, från Jonathan Bejefalk (L) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att föreslå Region Sörmland och Trafikverket att utöver redan föreslagna hållplatser från Region Sörmlands utredning även ta med hållplatserna Bäckåsen och Margreteberg utifrån ett bytesperspektiv, samt att belysningsfrågan får en mer framskjuten prioritering när åtgärder av brister på hållplatserna diskuteras. att motionen anses besvarad. Bakgrund Jonathan Bejefalk (L) har i en motion till kommunfullmäktige föreslagit att samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att i samverkan med Vägverket (Trafikverket) tillse att korrekt belysning finns på kommunens alla busshållplatser. Ärendet återremitterades i kommunfullmäktige till samhällsbyggnadsnämnden med uppdraget att utreda vilka hållplatser som bör belysas och till vilken kostnad. Samhällsbyggnadsnämndens synpunkter Samhällsbyggnadsförvaltningen har med utgångspunkt i de kriterier som fastställts i skriften Belysning där det behövs belysning längs statlig väg och i VGU- vägar och gators utformning endast kunnat komma fram till tre platser där belysning kan vara motiverad. Dessa tre platser är bytespunktslägen där du kan byta mellan olika busslinjer och där det idag saknas tillräcklig belysning. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\fvofcemb.rsp.rtf

8 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 28 Platserna är: - Margreteberg, Flen vid korsningen riksväg 55 och länsväg 221, som är bytespunkt för byten mellan linje 700/780 och Bäckåsen, vid korsningen riksväg 53 och Hälleforsnäsvägen, som är bytespunkt för byten mellan linje 700/701/801 och Åsen, Sparreholm längs väg 53, som är bytespunkt för byten mellan linje 701/801 och 489/589. Att utrusta dessa tre platser med belysning kräver dock samverkan med Trafikverket då de är belägna längs det statliga vägnätet. Samtliga av dessa hållplatser behöver också ses över vad gäller tillgänglighet, säkerhet och angöring. Att sätta upp en solcellsbelysningsstolpe är en relativ enkel åtgärd men Trafikverket har hittills intagit en restriktiv inställning till användningen av solcellsbelysning längs statlig väg då de anser att pålitligheten inte är tillfredsställande och att det riskerar att bli en falsk säkerhet då belysningen riskerar att inte bli tillfredsställande under den årstid den behövs mest. Om kommunen ska sätta upp eldriven belysning krävs att kommunen beställer nya anslutningar och tecknar nya abonnemang, ett för varje plats då det i två av fallen inte finns kommunal belysning i närheten och i det tredje fallet inte finns möjlighet att ansluta till befintligt abonnemang. Kostnaden för en belysningsstolpe med solceller är cirka kronor exklusive fundament och montering. Kostnaden för en ordinarie belysningsstolpe är cirka kronor, armatur cirka kronor samt kostnader för fundament, kabel, montering, inkoppling, anslutning och abonnemang. Anslutning för inkoppling av nytt abonnemang kostar från kronor (inom ett avstånd av meter) och uppåt med en tillkommande avgift om 236,35 kronor per meter upptill 600 meter från anslutningspunkt. Om sträckan är mellan meter mellan möjlig anslutningspunkt och inkopplingsplats är kostnaden kronor + 148,75 kronor per meter. Upp till meter från anslutningspunkt är kostnaden kronor kronor per meter. För sträckor över meter tillämpas individuell taxa. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\fvofcemb.rsp.rtf

9 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 29 För platserna Margreteberg och Bäckåsen är det omöjligt för samhällsbyggnadsförvaltningen att bedöma avståndet mellan inkopplingspunkt och anslutning då det är helt beroende av vilken anslutning som Vattenfall anser går att använda för ändamålet. För Åsen i Sparreholm finns endast en möjlig inkopplingspunkt och den ligger inom 200 meter från anslutningen. Kommunledningsförvaltningens synpunkter Region Sörmland och Trafikverket genomför i dagsläget en utredning om brister på och omkring hållplatser på statligt vägnät i Sörmland. Information om brister på och omkring hållplatser på statligt vägnät har samlats in vid tidigare tillfällen men då åtgärdsförslag saknats i vissa kommuner och då resandesiffror på en del av föreslagna hållplatser är låga har det funnits behov av ytterligare avstämning. Region Sörmland har tagit fram ett åtgärdsförslag för Flens kommun med lämpliga hållplatser att inkludera i den pågående utredningen. Föreslagna hållplatser har valts ut baserat på nuvarande utformning och antalet påstigande resenärer från en hållplats. De hållplatser som Region Sörmland föreslår i sin utredning är hållplats Gjutaren i Hälleforsnäs, hållplats Mellösa i Mellösa, hållplats Strömsborgsvägen i Bettna och hållplats Åsen i Sparreholm. Kommunledningsförvaltningen föreslår att samhällsbyggnadsnämnden i samtal med Region Sörmland och Trafikverket föreslår att utöver redan föreslagna hållplatser från Region Sörmlands utredning även ta med hållplatserna Bäckåsen och Margreteberg utifrån ett bytesperspektiv, samt att belysningsfrågan får en mer framskjuten prioritering när åtgärder av brister på hållplatserna diskuteras. Kommunledningsförvaltningen föreslår också att utifrån ovanstående förslag ska motionen anses besvarad. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\fvofcemb.rsp.rtf

10 1 (3) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Sara Molander DIARIENR ÄRENDE KS/2017:197 Motion om belysning vid busshållplatser från Jonathan Bejefalk (L) Svar på motion om belysning vid busshållplatser från Jonathan Bejefalk (L) Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att samhällsbyggnadsnämnden får i uppdrag att föreslå Region Sörmland och Trafikverket att utöver redan föreslagna hållplatser från Region Sörmlands utredning även ta med hållplatserna Bäckåsen och Margreteberg utifrån ett bytesperspektiv, samt att belysningsfrågan får en mer framskjuten prioritering när åtgärder av brister på hållplatserna diskuteras. att motionen anses besvarad. Sammanfattning Jonathan Bejefalk (L) har i en motion till kommunfullmäktige föreslagit att samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att i samverkan med Vägverket (Trafikverket) tillse att korrekt belysning finns på kommunens alla busshållplatser. Ärendet återremitterades i kommunfullmäktige till samhällsbyggnadsnämnden med uppdraget att utreda vilka hållplatser som bör belysas och till vilken kostnad. Samhällsbyggnadsnämndens synpunkter Samhällsbyggnadsförvaltningen har med utgångspunkt i de kriterier som fastställts i skriften Belysning där det behövs belysning längs statlig väg och i VGU- vägar och gators utformning endast kunnat komma fram till tre platser där

11 2 (3) belysning kan vara motiverad. Dessa tre platser är bytespunktslägen där du kan byta mellan olika busslinjer och där det idag saknas tillräcklig belysning. Platserna är: - Margreteberg, Flen vid korsningen riksväg 55 och länsväg 221, som är bytespunkt för byten mellan linje 700/780 och Bäckåsen, vid korsningen riksväg 53 och Hälleforsnäsvägen, som är bytespunkt för byten mellan linje 700/701/801 och Åsen, Sparreholm längs väg 53, som är bytespunkt för byten mellan linje 701/801 och 489/589. Att utrusta dessa tre platser med belysning kräver dock samverkan med Trafikverket då de är belägna längs det statliga vägnätet. Samtliga av dessa hållplatser behöver också ses över vad gäller tillgänglighet, säkerhet och angöring. Att sätta upp en solcellsbelysningsstolpe är en relativ enkel åtgärd men Trafikverket har hittills intagit en restriktiv inställning till användningen av solcellsbelysning längs statlig väg då de anser att pålitligheten inte är tillfredsställande och att det riskerar att bli en falsk säkerhet då belysningen riskerar att inte bli tillfredsställande under den årstid den behövs mest. Om kommunen ska sätta upp eldriven belysning krävs att kommunen beställer nya anslutningar och tecknar nya abonnemang, ett för varje plats då det i två av fallen inte finns kommunal belysning i närheten och i det tredje fallet inte finns möjlighet att ansluta till befintligt abonnemang. Kostnaden för en belysningsstolpe med solceller är cirka kronor exklusive fundament och montering. Kostnaden för en ordinarie belysningsstolpe är cirka 1500 kronor, armatur cirka 1000 kronor samt kostnader för fundament, kabel, montering, inkoppling, anslutning och abonnemang. Anslutning för inkoppling av nytt abonnemang kostar från kronor (inom ett avstånd av meter) och uppåt med en tillkommande avgift om 236,35 kronor per meter upptill 600 meter från anslutningspunkt. Om sträckan är mellan meter mellan möjlig anslutningspunkt och inkopplingsplats är kostnaden kronor + 148,75 kronor per meter. Upp till 1800 meter från anslutningspunkt är kostnaden kronor kronor per meter. För sträckor över 1800 meter tillämpas individuell taxa. För platserna Margreteberg och Bäckåsen är det omöjligt för samhällsbyggnadsförvaltningen att bedöma avståndet mellan inkopplingspunkt och anslutning då det är helt beroende av vilken anslutning som Vattenfall anser går att använda för ändamålet. För Åsen i Sparreholm finns endast en möjlig inkopplingspunkt och den ligger inom 200 meter från anslutningen. Kommunledningsförvaltningens synpunkter

12 3 (3) Region Sörmland och Trafikverket genomför i dagsläget en utredning om brister på och omkring hållplatser på statligt vägnät i Sörmland. Information om brister på och omkring hållplatser på statligt vägnät har samlats in vid tidigare tillfällen men då åtgärdsförslag saknats i vissa kommuner och då resandesiffror på en del av föreslagna hållplatser är låga har det funnits behov av ytterligare avstämning. Region Sörmland har tagit fram ett åtgärdsförslag för Flens kommun med lämpliga hållplatser att inkludera i den pågående utredningen. Föreslagna hållplatser har valts ut baserat på nuvarande utformning och antalet påstigande resenärer från en hållplats. De hållplatser som Region Sörmland föreslår i sin utredning är hållplats Gjutaren i Hälleforsnäs, hållplats Mellösa i Mellösa, hållplats Strömsborgsvägen i Bettna och hållplats Åsen i Sparreholm. Kommunledningsförvaltningen föreslår att samhällsbyggnadsnämnden i samtal med Region Sörmland och Trafikverket föreslår att utöver redan föreslagna hållplatser från Region Sörmlands utredning även ta med hållplatserna Bäckåsen och Margreteberg utifrån ett bytesperspektiv, samt att belysningsfrågan får en mer framskjuten prioritering när åtgärder av brister på hållplatserna diskuteras. Kommunledningsförvaltningen föreslår också att utifrån ovanstående förslag ska motionen anses besvarad. Håkan Bergsten Kommunchef Sara Molander Utrednings- och strategichef Beslutet expedieras till: Samhällsbyggnadsnämnden

13 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida SBN/2017: Svar på motion om belysning vid busshållplatser Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att motionen anses besvarad. Samhällsbyggnadsnämnden beslutar för egen del att uppdra åt samhällbyggnadsförvaltningen att förhandla med Trafikverket och berörda parter om en trafiklösning som är säker för barn och äldre efter väg 53. Bakgrund Jonathan Bejefalk (L) har i en motion till kommunfullmäktig föreslagit att samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att i samverkan med Vägverket (Trafikverket) tillse att korrekt belysning finns på kommunens alla busshållplatser. Ärendet besvarades av samhällsbyggnadsnämnden men återremitterades till samhällsbyggnadsnämnden med uppdraget att utreda vilka hållplatser som bör belysas och till vilken kostnad. Samhällsbyggnadsförvaltningen har med utgångspunkt i de kriterier som fastställts i skriften Belysning där det behövs belysning längs statlig väg och i VGU- vägar och gators utformning endast kunnat komma fram till tre platser där belysning kan vara motiverad. Dessa tre platser är bytespunktslägen där du kan byta mellan olika busslinjer och där det idag saknas tillräcklig belysning. Platserna är: Margreteberg, Flen vid korsningen riksväg 55 och länsväg 221, som är bytespunkt för byten mellan linje 700/780 och 760. Bäckåsen, vid korsningen riksväg 53 och Hälleforsnäsvägen, som är bytespunkt för byten mellan linje 700/701/801 och 479. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\afeqayxm.yhp.rtf

14 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Åsen, Sparreholm längs väg 53, som är bytespunkt för byten mellan linje 701/801 och 489/589. Sida 322 Att utrusta dessa tre platser med belysning kräver dock samverkan med Trafikverket då de är belägna längs det statliga vägnätet. Samtliga av dessa hållplatser behöver också ses över vad gäller tillgänglighet, säkerhet och angöring. Att sätta upp en solcellsbelysningsstolpe är en relativ enkel åtgärd men Trafikverket har hittills intagit en restriktiv inställning till användningen av solcellsbelysning längs statlig väg då de anser att pålitligheten inte är tillfredsställande och att det riskerar att bli en falsk säkerhet då belysningen riskerar att inte bli tillfredsställande under den årstid den behövs mest. Om kommunen ska sätta upp eldriven belysning krävs att kommunen beställer nya anslutningar och tecknar nya abonnemang, ett för varje plats då det i två av fallen inte finns kommunal belysning i närheten och i det tredje fallet inte finns möjlighet att ansluta till befintligt abonnemang. Kostnaden för en belysningsstolpe med solceller är cirka kronor exklusive fundament och montering. Kostnaden för en ordinarie belysningsstolpe är cirka 1500 kronor, armatur ca 1000 kronor samt kostnader för fundament, kabel, montering, inkoppling, anslutning och abonnemang. Anslutning för inkoppling av nytt abonnemang kostar från kronor (inom ett avstånd av meter) och uppåt med en tillkommande avgift om 236,35 kronor per meter upptill 600 meter från anslutningspunkt. Om sträckan är mellan meter mellan möjlig anslutningspunkt och inkopplingsplats är kostnaden kronor + 148,75 kronor per meter. Upp till 1800 meter från anslutningspunkt är kostnaden kronor kronor per meter. För sträckor över 1800 meter tillämpas individuell taxa. För platserna Margreteberg och Bäckåsen är det omöjligt för samhällsbyggnadsförvaltningen att bedöma avståndet mellan inkopplingspunkt och anslutning då det är helt beroende av vilken anslutning som Vattenfall anser går att använda för ändamålet. För Åsen i Sparreholm finns endast en möjlig inkopplingspunkt och den ligger inom 200 meter från anslutningen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\afeqayxm.yhp.rtf

15 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida 322 Förslag till beslut att förvaltningen föreslår samhällbyggnadsnämnden att motionen anses besvarad Yrkanden Jan-Eric Sterne (L) och Sven-Gunnar Johansson (M) yrkar ändring av förvaltningens förslag till att motionärens åsikt om busshållplastsen ur säkerhetssynpunkt bör vara belysta är riktig. Dock inses att belysning på alla hållplatser ur många aspekter ej är möjlig. Samhällsbyggnadsförvaltningens utredning visar att på tre hållplatser finns motiv för belysning. Därför föreslås att man som testprojekt prövar solcellsbelysning vid Åsen, Sparreholm. Denna hållplats utnyttjas bland annat av många skolbarn och behöver ur flera aspekter göras säkrare. Samhällbyggnadsnämnden föreslås därför föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att samhällbyggnadsförvaltningen får i uppdrag att förhandla med Trafikverket för ett sådant genomförande Björn Berglöv (S) yrkar att samhällbyggnadsnämnden får i uppdrag att förhandla med Trafikverket och berörda parter om en trafiklösning som är säker för barn och äldre efter väg 53. Propositionsordning Ordförande finner att det utöver förvaltningens förslag finns ett ändringsyrkande och ett tilläggsyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag mot Jan-Eric Sternes (L) och Sven- Gunnar Johanssons (M) ändringsyrkande finner ordförande att nämnden beslutar att bifalla förvaltningens förslag Vid ställd proposition på förvaltningens förslag mot Björn Berglövs (S) tilläggsyrkande, finner ordförande att nämnden beslutar att bifalla detsamma. Beslutet expedieras till: Kommunsstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\afeqayxm.yhp.rtf

16 c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\afeqayxm.yhp.rtf

17

18

19

20 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida KS/2017: Svar på motion om belysning vid busshållplatser från Jonathan Bejefalk (L) Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet till samhällsbyggnadsnämnden för att ta fram förslag på vilka hållplatser där belysning bör placeras och till vilken kostnad. Bakgrund Jonathan Bejefalk (L) har i en motion till kommunfullmäktige föreslagit att samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att i samverkan med Trafikverket tillgodose att korrekt belysning finns på kommunens alla busshållplatser. Av motionen framgår att syftet är att alla ska kunna känna sig trygga i Flens kommun, även de som väntar på bussen. Trafikverket har under de senaste åren arbetat med att inventera och utreda belysning längs det statliga och kommunala vägnätet och vilken inverkan belysningen har på trafiksäkerheten och miljön. Inventeringen har utmynnat i skriften Belysning där det behövs belysning längs statlig väg och i den sammanfattas också de kriterier som krävs för att belysning skall vara motiverat. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade att föreslå att motionen avslås. Enligt samhällsbyggnadsnämnden är det endast ett mycket litet antal busshållplatser utanför tätorterna som uppfyller de kriterier som ställts upp och därför finns det inte skäl att söka samarbete med Trafikverket mer än i enstaka lägen. Kommunledningsförvaltningen har ingen annan uppfattning än samhällsbyggnadsnämnden. De busshållplatser som uppfyller kriterierna för Trafikverkets inventering av belysning ses över i samverkan med trafikverket för att göra de hållplatsförstärkande åtgärder som behövs. Det görs utifrån ett bredare perspektiv än enbart belysning. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att motionen avslås då flera busshållsplatser inte är lämpliga att förse med belysning utifrån SKL och Trafikverkets rekommendationer. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\l2eb4h2u.2n2.rtf

21 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida 181 Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att motionen avslås då flera busshållsplatser inte är lämpliga att förse med belysning utifrån Sveriges Kommuner och Landstings och Trafikverkets rekommendationer. Yrkanden Emma Dahlin (M), Berit Hyllbrant (L), Per Grönlund (-) och Inger Andersson (V) yrkar bifall till motionen. Tage Persson (C) yrkar ändring med att motionen anses besvarad, motionens syfte fullgörs med det arbete som pågår på samhällsbyggnadsnämnden. Berit Hyllbrant (L) yrkar, med instämmande av Jonathan Bejefalk (L), att återremittera ärendet till samhällsbyggnadsnämnden för att ta fram förslag på vilka hållplatser där belysning bör placeras och till vilken kostnad. Propositionsordning Ordföranden finner att det förutom kommunstyrelsens förslag finns fyra bifallsyrkanden till motionen, ett ändringsyrkande och ett återremissyrkande. Vid ställd proposition på Berit Hyllbrants (L) återremissyrkande finner ordföranden att kommunfullmäktige beslutar att avslå detsamma. Votering begärs. Följande propositionsordning läses upp och godkänns. Den som avslår Berit Hyllbrants (L) återremissyrkande röstar JA. Den som bifaller Berit Hyllbrants (L) återremissyrkande röstar NEJ. 24 ledamöter röstar JA och 18 ledamöter röstar NEJ. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\l2eb4h2u.2n2.rtf

22 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida 182 JA-röster avger: Björn Berglöv (S), Karina Bundgaard Krogh (C), Daniel Danon (S), Ann-Katrin Elofson (S), Ingrid Elsberg (S), Rikard Engdahl Wevel (C), Cecilia Friis (MP), Kjerstin Gustafsson (C), Teija Haavisto (S), Jenny Hammarlund (C), Anders Iwerbo (C), Torbjörn Jansson (S), Tomas Johansson (C), Terese Larsson (S), Daniel Ljungkvist (S), Arne Lundberg (S), Torbjörn Löfgren (S), Adam Adam (S), Tage Persson (C), Helen Stockow (S), Roger Tiefensee (C), Thomas Tilly (MP), Joacim Wäppling (KD) och Stefan Zunko (S). NEJ-röster avger: Caspar Almalander (V), Inger Andersson (V), Sven Bager (SD), Jonathan Bejefalk (L), Lisbeth Brevig (M), Anders Brännman (SD), Emma Dahlin (M), Lotta Finstorp (M), Per Grönlund (-), Berit Hyllbrant (L), Kaj Johansson (V), Sven-Gunnar Johansson (M), Rogert Karlsson (SD), Katarina Lagerstedt (M), Sirkka Mäenpää (M), Göte Nilsson (SD), Sebastian Nilsson (SD) och Ursula Wandelt (SD). Ordföranden finner att kommunfullmäktige beslutar att bifalla Berit Hyllbrants (L) yrkande om återremiss. Expedieras till: Samhällsbyggnadsnämnden Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\l2eb4h2u.2n2.rtf

23 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida KS/2017: Svar på motion om belysning vid busshållplatser från Jonathan Bejefalk (L) Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att motionen avslås då flera busshållsplatser inte är lämpliga att förse med belysning utifrån Sveriges Kommuner och Landstings och Trafikverkets rekommendationer. Bakgrund Jonathan Bejefalk (L) har i en motion till kommunfullmäktige föreslagit att samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att i samverkan med Trafikverket tillgodose att korrekt belysning finns på kommunens alla busshållplatser. Av motionen framgår att syftet är att alla ska kunna känna sig trygga i Flens kommun, även de som väntar på bussen. Trafikverket har under de senaste åren arbetat med att inventera och utreda belysning längs det statliga och kommunala vägnätet och vilken inverkan belysningen har på trafiksäkerheten och miljön. Inventeringen har utmynnat i skriften Belysning där det behövs belysning längs statlig väg och i den sammanfattas också de kriterier som krävs för att belysning skall vara motiverat. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade att föreslå att motionen avslås. Enligt samhällsbyggnadsnämnden är det endast ett mycket litet antal busshållplatser utanför tätorterna som uppfyller de kriterier som ställts upp och därför finns det inte skäl att söka samarbete med Trafikverket mer än i enstaka lägen. Kommunledningsförvaltningen har ingen annan uppfattning än samhällsbyggnadsnämnden. De busshållplatser som uppfyller kriterierna för Trafikverkets inventering av belysning ses över i samverkan med trafikverket för att göra de hållplatsförstärkande åtgärder som behövs. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\rgd05vmq.od2.rtf

24 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida 186 Det görs utifrån ett bredare perspektiv än enbart belysning. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att motionen avslås då flera busshållsplatser inte är lämpliga att förse med belysning utifrån SKL och Trafikverkets rekommendationer. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\rgd05vmq.od2.rtf

25 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida SBN/2017: Svar på motion om belysning vid busshållplatser Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att motionen om att tillse att korrekt belysning finns på kommunens alla busshållplatser avslås. Bakgrund Jonathan Bejefalk (L) har i en motion till kommunfullmäktige föreslagit att samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att i samverkan med Vägverket (Trafikverket) tillse att korrekt belysning finns på kommunens alla busshållplatser. Av motionen framgår att syftet är att alla ska kunna känna sig trygga i Flens kommun, även de som väntar på bussen. Trafikverket har under de senaste åren arbetat med att inventera och utreda belysning längs det statliga och kommunala vägnätet och vilken inverkan belysningen har på trafiksäkerheten och miljön. Inventeringen har utmynnat i skriften Belysning där det behövs belysning längs statlig väg och i den sammanfattas också de kriterier som krävs för att belysning skall vara motiverat. Med utgångspunkt i denna utredning finner samhällsbyggnadsförvaltningen att det endast är ett mycket litet antal busshållplatser utanför tätorterna som uppfyller de kriterier som ställts upp och att det därför inte finns skäl att söka samarbete med trafikverket mer än i enstaka lägen. I de fall kriterierna uppfylls bör även andra typer av hållplatsförstärkande åtgärder vara aktuella så samråd bör i sådana fall ske på den grunden. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att motionen avslås. Expedieras till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\n5oqq33j.3yo.rtf

26 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Akt Sida 111 Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\n5oqq33j.3yo.rtf

27 Belysning där det behövs BELYSNING LÄNGS STATLIG VÄG

28 2.

29 Belysning där det behövs BELYSNING LÄNGS STATLIG VÄG

30 Upplysningar om innehållet: Ulrika Appelberg, Sveriges Kommuner och Landsting, 2017 ISBN: Text: Joakim Frank, Trafikverket och Mona Hellman, ÅF Foto: Joakim Frank, Henrik Gidlund Produktion: Advant Produktionsbyrå Tryck: Åtta.45, 2017

31 Förord Ägarförhållandena för landets belysningsanläggningar på det statliga vägnätet är idag komplicerade. Till viss del är det staten genom Trafikverket som äger belysning, men det finns också många sträckor där andra intressenter äger, sköter och ansvarar för belysningen. I de flesta fall är det kommunerna som svarar för den belysning som inte är Trafikverkets. Generellt bör väghållaren så långt möjligt svara för alla anordningar inom vägområdet som är nödvändiga vid användandet av vägen. Frågan om belysning på statlig väg har diskuterats i olika omgångar sedan mitten på 1990-talet, men har under de senaste åren uppmärksammats allt mer i media med frågeställningen varför staten inte svarar för all belysning på det statliga vägnätet. I denna gemensamma studie mellan Trafikverket och SKL ses frågeställningarna över för att skapa ett mer renodlat och tydligare system för belysning av statlig väg. Det är en förhoppning att tydligare kriterier ska ge en enklare diskussion mellan kommunerna och Trafikverket. Ambitionen är även att denna rapport ska underlätta den fortsatta samverkan som behövs mellan kommunerna och Trafikverket kring belysningsanläggningar längs med statliga vägar i Sverige och vem som ska vara huvudman. Skriften är initierad och finansierad av FoU-gruppen för transportsystemet och arbetet har letts av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Trafikverket. Författare är Joakim Frank, Trafikverket och Mona Hellman, ÅF. I referensgruppen för skriften har följande personer deltagit: Lennart Klintbom, Gotland; Jonas Norberg, Sundsvall; Kenneth Eriksson, Hagfors; Göran Gabrielson, Luleå; Jonas Johansson, Karlshamn; Tommy Karlqvist, Örebro; Andreas Jansson, Båstad; Jan Johansson, Ale; Henrik Gidlund, Peter Aalto, Per Wenner och Petter Hafdell, Trafikverket. Styrgruppen har bestått av Joakim Frank, Trafikverket; Mona Hellman ÅF samt Mathias Wärnhjelm, projektledare på Trafikverket och Ulrika Appelberg, projektledare på SKL. Stockholm i oktober 2017 Gunilla Glasare Avdelningschef Avd. för tillväxt och samhällsbyggnad Sveriges Kommuner och Landsting Lennart Kalander Avdelningschef Nationell Planering Verksamhetsområde Planering Trafikverket

32

33 Innehåll 6 Sammanfattning 8 Kapitel 1. Energieffektivitet och hållbarhet 10 Hållbarhet och belysning 11 LCC som begrepp 11 Exempel på en LCC-kalkyl 13 Kapitel 2. Nulägesbeskrivning 16 Historiebeskrivning vägbelysning längs med statliga vägar före år Resultat av enkätstudie dagens situation 21 Belysninganläggningarnas reinvesteringsbehov 22 Sammanställning länsvis av Trafikverkets belysningsanläggningar 26 Kapitel 3. Ansvarsfördelningen mellan Trafikverket och kommunerna 26 Trafikverkets åtaganden och ansvar 29 Kommunernas ansvar och förutsättningar 31 Kapitel 4. När finns det behov av belysning 31 Syfte och begränsningar med VTI:s rapport 32 VTI:s kriterier för belysning på statlig väg 33 Sammanställning av VGU-kriterier för när belysning kan och ska ordnas 36 Kapitel 5. Olika studerade scenarier för ansvarsfördelningen 36 Studerade scenarier 39 Val av scenario 41 Kapitel 6. Pilotstudien vad säger den? 41 Analys av kriterierna för berörda kommuner 42 Kostnader för uppgradering av anläggningen till acceptabelt skick 44 Kapitel 7. Förslag till handlingsplan 44 Genomförande och framtida samarbete 45 Tekniska krav på belysningsanläggningarna 47 Referenser 48 Bilagor

34 Sammanfattning Ägarförhållandena för landets belysningsanläggningar på det statliga vägnätet är idag komplicerade. Många av dagens belysningsanläggningar har sitt ursprung i att man från kommunalt håll var angelägen om att ordna belysning för sina medborgare. Under mitten på 1990-talet genomfördes en omfattande övertagandeprocess mellan kommuner och dåvarande Vägverket, bl.a. utifrån förändrad lagstiftning. De flesta belysningsanläggningarna byggdes när belysning för bilismen var i fokus. Idag är det de oskyddade trafikanterna, kollektivt resande, tillgänglighet och minskad klimatpåverkan som prioriteras, vilket medför att behoven förändrats. Forskning inom området tillför också ny kunskap som innebär ett förändrat synsätt på behovet av belysning. Kommunerna har idag tydliga mål som bl.a. beskriver hur de ska minska sin klimatpåverkan, öka det hållbara resandet och medverka till ett jämställt samhälle för alla oavsett ålder, kön och funktionsnedsättningar. Dessa ställningstaganden gör att belysningsanläggningarnas fokus har flyttats från bilismen till de oskyddade trafikanterna och att anläggningarnas klimatpåverkan behöver tas med. Idag finns det i VGU (Vägars och Gators Utformning) kriterier för när belysning är motiverat och det är utifrån dessa Trafikverket bedömer om en statlig väg behöver belysas vid nybyggnation och större ombyggnadsåtgärder. VGU behandlar i nuläget inte befintlig belysning. Kriterierna i VGU stämmer inte heller alltid överens med kommunernas syn på behovet av belysning. Av olika anledningar har många anläggningar idag ett eftersatt underhåll och den totala underhållsskulden bedöms vara 5 10 miljarder. Denna rapport beskriver frågan om kommunalt ägd belysning på statlig väg på ett övergripande sätt och är ett led i att öka samverkan för att få bättre anläggningar 6 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

35 längs vägarna utifrån ett gemensamt synsätt och gemensamma kriterier. Ett gemensamt förhållningssätt gör det lättare att nå överenskommelser avseende den kommunala belysningen på statlig väg. En sådan process bedöms gagna en helhetssyn på den allmänna vägmiljön med så stor samhällsnytta och kostnadseffektivitet som möjligt för hela landet. Målsättningen med detta arbete är att situationen ska bli mer renodlad och tydligare än idag. Under våren 2018 är avsikten att ta fram en fördjupning som mer operativt beskriver de olika stegen i framtagandet och genomförandet av den handlingsplan som beskrivs kort i kapitel 7. Under perioden har även ett arbete kring frågan om väghållaransvar genomförts i ett gemensamt projekt mellan SKL, Trafikverket och REV (Riksförbundet Enskilda Vägar). I projektet benämnt RÄV har frågan om rationellt väghållaransvar behandlats i olika delprojekt. RÄV har dock inte kommit fram till något gemensamt förhållningssätt och har inte behandlat själva ansvaret för belysningsanläggningarna. Inom projektet har VTI på uppdrag av SKL och Trafikverket även sett över dagens kravbild i VGU och tagit fram förslag på kriterier för när belysning ska ordnas. VTI:s arbete har kommit fram till sex olika kriterier som stämmer väl med dagens krav i VGU. De gemensamt framtagna kriterierna, som bedöms bidra till en hållbar utveckling utan att försämra trafiksäkerhet och trygghet, innebär en förändring av anläggningarna längs med statliga vägar, oavsett vem som idag är ägare. Efter genomförda pilotstudier är uppskattningen att upp till 50 procent av dagens befintliga ljuspunkter kommer finnas kvar och att det kan vara motiverat att dessa är statligt ägda. Hur övriga anläggningar ska hanteras behöver diskuteras, och förslag finns i rapporten. Kriterierna har gemensamt bedömts kunna ligga till grund för den fortsatta processen. Anläggningar som uppfyller framtagna kriterier föreslås tas över av Trafikverket. De anläggningar som lämnas över ska ha minst halva sin tekniska livslängd kvar. Övriga anläggningar föreslås rustas upp för att möta krav på livslängd, trafiksäkerhet och trygghet, eller demonteras. Demontering ombesörjs av anläggningsinnehavaren. Processen med överlåtelse av anläggningar bedöms ta 5 10 år att genomföra. Den övervägande delen av kommunal belysning längs statliga vägar ägs av små kommuner i landsbygd. Avsikten med denna rapport är att skapa ett gemensamt underlag för den fortsatta processen. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 7

36 KAPITEL 1 Energieffektivitet och hållbarhet En belysningsanläggning är oavsett ålder en miljöbelastning. Belastningen utgörs till mellan 80 och 90 procent av elförbrukningen. Det gör att det finns en stor besparingspotential vid förnyelse av befintlig belysning. Många av de belysningsanläggningar som diskuteras i detta dokument är ålderstigna och i behov av upprustning. Hur denna upprustning kan genomföras diskuteras i andra delar av rapporten. I april 2015 förbjöds kvicksilverljuskällor, d.v.s. det blev förbjudet att införa nya produkter på marknaden enligt Ekodesigndirektivet (direktivet står även bakom utfasningen av glödlampan). Kvicksilverljuskällan förbjöds inte på grund av sitt kvicksilverinnehåll utan på grund av dålig energieffektivitet, precis som glödlampan. De flesta av de kvarvarande urladdningslamporna såsom metallhalogen, högtrycksnatrium, lysrör och kompaktlysrör innehåller kvicksilver. Förbudet mot att sälja nya kvicksilverljuskällor omöjliggör ljuskällebyten på de armaturer som fortfarande är bestyckade med kvicksilverljuskällor. En kvicksilverljuskälla bör bytas efter cirka timmar, vilket motsvarar ungefär fyra års drift för en gatubelysningsanläggning. Armaturerna är dessutom i allmänhet gamla och i dåligt skick vilket gör att det snabbt är lönsamt att byta hela armaturen, energibesparingen är så stor att investeringen betalar sig på några år. En armatur med styrning eller effektreducering under delar av natten sparar ännu mer energi. Den största besparingen avseende såväl klimat och miljö som energi är att släcka anläggningar som inte längre behövs. Syftet med belysningen kan ha varit ett helt annat när den sattes upp jämfört med dagens förutsättningar och behov. Att spara energi genom att släcka varannan ljuspunkt är direkt olämpligt. Avstånden mellan ljuspunkterna blir så stora att det blir mörkt 8 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

37 mellan stolparna och eftersom ögat har anpassats till ljus upplevs de mörka partierna som ännu mörkare än om hela vägsträckan varit obelyst. Det är mycket svårare att upptäcka förändringar och hinder på vägen när den växlar mellan belyst och obelyst. Trafiksäkerheten som helhet påverkas negativt och anläggningar av denna typ skapar mer osäkerhet och faror än nytta. Äldre belysningsanläggning längs statlig väg. Foto: Henrik Gidlund Belysning med dålig jämnhet. Foto: Henrik Gidlund Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 9

38 Kapitel 1. Energieffektivitet och hållbarhet Hållbarhet och belysning Miljö- och hållbarhetsfrågor har diskuterats i flera årtionden fastslog FN genom Brundtlandkommissionen, World Commission on Environment and Development, en definition på hållbarhet. En hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjlighet att tillfredsställa sina behov. Hållbarhet delas därefter in i tre huvuddelar som alla är lika viktiga för att nå hållbarhetsmålen: social hållbarhet, ekologisk hållbarhet och ekonomisk hållbarhet. Varje del kan avseende ljus beskrivas enligt följande: Socialt hållbart ljus bidrar till att förbättra tillgängligheten till viktiga målpunkter och förstärker den upplevda tryggheten, vilket ger en ökad livskvalitet för de som rör sig och vistas ute när det är mörkt. Fel typ av belysning av en plats eller ett stråk kan också åstadkomma det motsatta. Ekologiskt hållbart ljus avser ljusets miljöpåverkan och påverkan på ekosystemet. Det är viktigt att respektera den biologiska mångfalden och behovet av mörker under natten för olika djurarter. Genom att ha ett ljusflöde ur armaturerna som träffar en yta och inte släpper ut ljus i luften minskar ljusföroreningarna. Belysning som främjar att människor går, cyklar och åker kollektivt i stället för att köra bil bidrar också till ett ekologiskt hållbart alternativ genom att minska miljöbelastningen. Ekonomiskt hållbart ljus kan bl.a. uppnås med armaturer och ljuskällor av bra kvalitet som är möjliga att ljusreglera (styra eller dimra) och som har en lång livslängd med bibehållna ljusegenskaper. Det är inte inköpspriset som är avgörande, utan den totala kostnaden under hela livslängden, LCC (Life Cycle Cost). Det går att minska energiförbrukningen radikalt genom att byta gamla armaturer mot nya mer energieffektiva, men besparingsivern får inte gå ut över den upplevda tryggheten. Belysningen är till för människorna som brukar det offentliga rummet eller på något sätt färdas längs vägarna. Att i besparingsiver släcka varannan belysningsstolpe är inte en hållbar lösning då detta istället medför en försämring av både trafiksäkerhet och trygghet. Med mörka partier mellan stolparna hinner inte ögat adaptera mellan ljus och mörker vilket påverkar synbarheten för både hinder och oförutsägbara händelser. En gammal och dålig belysningsanläggning förbrukar onödigt stora resurser, både ekonomiska och miljömässiga, på grund av sin energiineffektivitet. På Upphandlingsmyndighetens och Energimyndighetens webbplatser finns en mall för LCC-kalkyler på gatubelysningsanläggningar och även dessas miljöbelastning. På Upphandlingsmyndighetens webbplats finns även en Vägledning för miljöanpassad utomhusbelysning som enkelt beskriver parametrar att förhålla sig till. 10 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

39 LCC som begrepp LCC står för Life Cycle Cost, på svenska livscykelkostnad, vilket beskriver den totala ekonomiska kostnaden för brukandet av en produkt eller ett system under hela dess livslängd. I en LCA, (Life Cycle Assessment), livscykelanalys fås en helhetsbild av en produkt eller ett systems totala miljöpåverkan från råvaruutvinning, via tillverkningsprocesser och användning till avfallshanteringen, inklusive alla transporter och all energiåtgång i mellanleden. Inför en investering i en belysningsanläggning med tillhörande system bör en LCC-kalkyl utföras då det är viktigt att inte bara jämföra inköpspriser utan också energiförbrukning, underhållskostnader och klimatpåverkan under anläggningens hela livstid. De senare parametrarna brukar vara avgörande vid jämförelse av totalkostnaderna. Vid armaturbyten eller nyinvesteringar ska produkterna vara jämförbara avseende belysningsprestanda, det vill säga ljusets kvalitet och funktion. Exempel på en LCC-kalkyl Nedan finns ett exempel på en LCC-kalkyl som Trafikverket utfört efter den mall som finns att ladda ner både från Energimyndigheten och Upphandlingsmyndighetens webbplatser. Här är bara vissa delar av införda parametrar redovisade för att ge en tydlig bild av resultaten. Exempel på LCC-kalkyl för upphandling av utomhusbelysning Projekt: Jämförelse LED 3000K och NaH LL, kostnad/km Datum: Beräkning baserad på: 25 år Kalkylränta 5,0 % LED 3000K, nattsänkt NaH, Longlifeljuskälla NaH, Äldre Investeringskostnader Energikostnader Underhållskostnader Totala LCC-kostnader Styrning Ja Nej Nej Energianvändning (kwh/år) Klimatpåverkan (kgco2-e/år) Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 11

40 Kapitel 1. Energieffektivitet och hållbarhet Detta exempel avser belysning per kilometer väg men kalkylen går lika bra att använda vid utbyte av armaturer baserat på den mängd bytet avser. Diagrammen nedan tydliggör tabellen. Staplarna i det översta diagrammet redovisar den totala kostnaden under hela livslängden, som i detta fall är satt till 25 år. Diagram 1. Den totala LCC (kostnaden för hela livslängden som här är satt till 25 år) Kronor /km Investeringskostnader Energikostnader Underhållskostnader LED 3000K nattsänkt NaH LL Äldre NaH Diagram 2. Energianvändning och klimatpåverkan avser förbrukning/påverkan per kilometer väg och år kwh/år Energianvändning Klimatpåverkan kgco2/år LED 3000K nattsänkt NaH LL Äldre NaH Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

41 KAPITEL 2 Nulägesbeskrivning Ägarförhållandena för landets belysningsanläggningar på det statliga vägnätet är idag komplicerade. Till viss del är det staten genom Trafikverket som äger belysning, men det finns också många sträckor där andra intressenter äger, sköter och ansvarar för belysningen. I de flesta fall är det kommunerna som svarar för den belysning som inte är Trafikverkets men även andra ägare, som t.ex. samfällighetsföreningar, förekommer. De flesta anläggningar som finns idag uppfördes mellan och 1980-talet. Under 1990-talet genomfördes en del lagändringar som ledde till att dåvarande Vägverket samt kommunerna övertog belysningsanläggningar, som tidigare ofta ägts av nätbolagen (till exempel Eon och Vattenfall). Vissa vägar övergick också från statligt huvudmannaskap till kommunalt men även tvärt om, vilket ledde till att belysningen kunde ha annan huvudman än vägen. I samband med dessa förändringar övertogs även en hel del av belysningsanläggningarna, vilket reglerades i avtal mellan kommunerna och Vägverket (staten). Belysning på statlig väg har sedan dess diskuterats och även uppmärksammats allt mer i media med frågeställningen varför staten inte svarar för all belysning på det statliga vägnätet. Idag finns det i VGU (Vägars och Gators Utformning) kriterier för när belysning är motiverat och det är utifrån dessa Trafikverket bedömer om en statlig väg behöver belysas vid nybyggnation och större förändringar. Dessa kriterier stämmer inte alltid överens med kommunernas tolkning av behovet av belysning. I diskussionen om en överföring av belysning från kommunen till Trafikverket, handlar det därför ofta om att belysningen inte är motiverad enlig VGU-kriterierna och bör tas bort även om kommunen anser att den behövs. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 13

42 Kapitel 2. Energieffektivitet och hållbarhet Belysning av gång- och cykelväg i anslutning till bilväg. Foto: Henrik Gidlund Allmän plats inom detaljplanelagt område, Norra Bantorget Stockholm. Foto: Henrik Gidlund 14 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

43 I denna studie ses frågeställningarna över för att hitta möjligheter till förändringar. Med tydligare kriterier och underlag för beslut bedöms diskussionerna mellan kommuner och Trafikverket om belysning på det statliga vägnätet bli enklare. I nuläget finns inget krav på att endast väghållaren ska kunna äga belysningsanläggningen och det är inte alltid förenligt med en strategisk kommunal utveckling att det ska vara så. Det bör finnas en möjlighet för kommuner att på olika sätt agera för att främja kommunala intressen och utveckling längs med statlig väg. Exempel på statliga och kommunala intressen som är svåra att förena är julbelysningar genom tätorter där Trafikverket är väghållare. Det kommunala intresset för att ordna sådant bör alltså tillgodoses, till exempel genom att en kommun ska kunna äga belysning på delar av en sträcka. Sedan 1990-talet har kraven på tillgänglighet och trygghet förändrats och därmed även tolkningen av när belysning ska finnas. En följd av ett förändrat synsätt är plan- och bygglagen från 2011 (PBL 2010:900) och Boverkets tolkning av denna i författningssamlingen BFS 2011:5. Inom detaljplanelagt område finns enligt plan- och bygglagen krav på att enkelt avhjälpta hinder mot tillgänglighet eller användbarhet av allmänna platser och andra områden, ska avhjälpas (PBL kap 8 12). En allmän plats definieras enligt PBL så här: allmän plats: en gata, en väg, en park, ett torg eller ett annat område som enligt en detaljplan är avsett för ett gemensamt behov Boverket anger i sin författningssamling BFS 2011:5 alm 2 i 14 följande: Belysning. 14 Belysningen på gångytor och vid viktiga målpunkter ska vara så utformad och ha sådan ljusstyrka att personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga kan använda dessa. Allmänt råd: Exempel på viktiga målpunkter är busshållplatser, perronger, övergångsställen och entréer. Belysningen bör vara jämn och anordnad så att även synsvaga, personer med andra orienteringssvårigheter och personer med nedsatt rörelseförmåga kan uppfatta hur underlaget ser ut, och så att hörselskadade eller döva kan uppfatta teckenspråk och läsa på läppar. Fast belysning bör inte vara bländande. Exempelvis är det viktigt att ljuskällan är avskärmad. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 15

44 Kapitel 2. Nulägesbeskrivning Konsekvensen av denna tolkning av PBL och Boverkets författningssamling som nu finns i VGU är att allmänna platser inom detaljplanelagt område ska förses med belysning. Ansvaret för detta ligger på aktuell väghållare inom detaljplanelagt område. Detta gäller än så länge bara vid nyanläggning. Fortsättningsvis beskriver dokumentet främst anläggningar och kriterier utanför tätort där det inte finns någon detaljplan. Historiebeskrivning vägbelysning längs med statliga vägar före år 1995 Före mitten på 1990-talet ägde dåvarande Vägverket i stort sett ingen belysning längs med det statliga vägnätet eftersom belysningsfrågan i yttre miljöer från början ansetts som en uteslutande kommunal angelägenhet. Många av dagens belysningsanläggningar har sitt ursprung i att man från kommunalt håll var angelägen om att ordna belysning för sina medborgare. Detta skedde oftast genom att kommunen eller den som ansåg sig ha behov av belysning beställde, och bekostade, detta av nätägaren, koncessionsinnehavaren. Anläggningen övergick sedan ofta i nätägarens ägo medan kostnaderna för drift och underhåll låg på den som beställt anläggningen. Huvudorsaken till detta förfarande var det strikta skadeståndsansvar som nätägaren hade enligt då gällande ellag. I början på 1990-talet tog Svenska Kommunförbundet upp huvudmannaskapet för vägbelysningsanläggningar och vägbelysningsnätet med Vägverket och nätägarnas intresseorganisation Svensk Energi, (sedan april 2016 Energiföretagen ) för att staten skulle ta ett större ansvar. Förhandlingar inleddes med gemensamma kriterier för hela landet. Från mitten på 90-talet var man i stort sett klar och hade tecknade avtal med samtliga Sveriges kommuner. Vägverket hade tagit på sig ett betydligt större ansvar än vad man haft tidigare, men många kommuner var missnöjda med att Vägverket inte tagit ansvar för alla ljuspunkter utmed det statliga vägnätet. Vägverket kom även att verka för tillkomsten av vägbelysning genom bidrag till vissa typer av vägar. Dessa redovisas i Vägverkets föreskrifter om statsbidrag till vissa vägar och kollektivtrafikanläggningar m.m. Vägverkets författningssamling VVFS: 1990:3 utfärdat den 26 september Detta var en arbetsmodell för att ombesörja belysning på statliga vägar. Det allmänna distributionsnätet var sedan ellagens tillkomst 1902 ett legalt monopol med en nätkoncessionär inom området, d.v.s. en nätägare. Inom sitt område hade koncessionären monopol på det allmänna distributionsnätet, men även skyldigheter att ansluta abonnenter och att hålla en viss kvalitet på den överförda elen. 16 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

45 Äldre belysningsanläggning, uppförd med andra krav än dagens. Längre mellan stolparna, felplacerade stolpar, felaktigt material enligt dagens kriterier. Man skapar en falsk trygghet då jämnheten på belysningen är för dålig. Materialvalet stämmer inte heller med dagens VGU. Foto: Henrik Gidlund På landsbygden men även i större städer var det i allmänhet de kommunala energibolagen som var innehavare av områdeskoncessionen. Nätkoncessionärerna hade till och med 1995 monopol på såväl ledningsbyggnation som elförsäljning. I många fall var det alltså det kommunala energibolaget som stod för både ledningar och den elektriska energiförsäljningen till kommunens invånare och näringsliv. Det strikta ansvaret (vilket reglerades i ellagen från 1902) innefattade ekonomiskt ansvar för person- eller sakskada. I praktiken var det den som hade nätkoncession och som var innehavare av det allmänna distributionsnätet som omfattades av strikt skadeståndsansvar. När ellagen förändrades 1997, SFS 1997:857, förändrades även detta strikta skadeståndsansvar till att gälla innehavaren av elanläggningen, i detta fall ägaren av belysningsanläggningen. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 17

46 Kapitel 2. Nulägesbeskrivning Resultat av enkätstudie dagens situation Som en del i arbetet genomfördes vintern 2016 en enkätstudie om belysningsanläggningar på statlig väg och kommunal gata, riktad till samtliga kommuner i landet. Resultaten nedan bygger på de inkomna svaren från 140 kommuner vilket innebär att det saknas en del underlag för att helt säkerställa siffrorna. Utskick och hantering av enkät och statistikbehandling har utförts av SKL åt projektet. När man räknar ihop det totala antalet ljuspunkter i landet, belysning på både statlig väg och kommunal gata, oavsett vem som är ägare av själva anläggningen, så är storleksordningen 2.5 miljoner ljuspunkter. Sverige har om man jämför med andra länder i EU en mycket hög andel armaturer/invånare, 0,26 ljuspunkter/capita. Detta kan jämföras med genomsnittet på 0,13 ljuspunkter/capita (se tabell 6). Trafikverket har belysningspunkter på de statliga vägarna. Kommunerna har enligt enkätunderlaget i genomsnitt 9 procent av sina ljuspunkter på det statliga vägnätet (se diagram 4). Detta skiljer sig dock åt mellan de olika kommungrupperna. Definitionen av kommungrupper har gjorts av SKL. Till exempel har glesbygdskommuner cirka 40 procent av sina ljuspunkter på statlig väg, medan större städer endast har 4 procent. Utifrån studien och ett pilotprojekt i fyra kommuner görs uppskattningen att ljuspunkter på statlig väg idag ägs och sköts av kommunerna. Cirka 30 procent av de kommunala ljuspunkterna längs med statlig väg uppges behöva reinvesteras inom 1 2 år beroende på att den tekniska livslängden snart är uppnådd. Diagram 3 innehåller enbart svar med uppgifter för både kommunal och statlig väg för att det ska bli jämförbart. Om lämnade uppgifter varit oklara eller ofullständiga har de tagits bort. Resultatet utgår därför från svar från 140 kommuner. I tabell 2 nedan framgår hur svaren är fördelade mellan kommungrupperna. Bortfallet av enkätsvar är ganska jämnt fördelat, men bara en av de tre storstäderna har svarat på enkäten och bland förortskommunerna till storstäderna är svarsfrekvensen något lägre, 39 procent. Det innebär att uppgifter från större kommuner med mer central bebyggelse är underrepresenterade. 18 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

47 Tabell 1. Enkätens svarsfrekvens fördelat på kommungrupper Kommungrupper Kommuner totalt Antal svar Andel svar Förortskommuner till storstäderna % Förortskommuner till större städer % Glesbygdskommuner % Kommuner i glesbefolkad region % Kommuner i tätbefolkad region % Pendlingskommuner % Storstäder % Större städer % Turism- och besöksnäringskommuner % Varuproducerande kommuner % Flera kommuner i samarbete 1 Totalsumma % Tabell 2. Antalet kommuner som har uppgifter om antalet ljuspunkter på det kommunala respektive statliga vägnätet Har ni uppgifter om hur många kommunala ljuspunkter det finns på statliga respektive kommunala vägar? Statlig Kommunal Ja, vi kan ange exakt antal Nej, men vi kan ge en uppskattning Nej, vi saknar uppgiften Totalsumma Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 19

48 Kapitel 2. Nulägesbeskrivning Diagram 3. Fördelningen av belysning på statlig respektive kommunal väg redovisat per kommungrupp Statlig väg Kommunal väg Totalsumma Varuproducerade kommuner Turism- och besöksnäringskommuner Större städer Storstäder Pendlingskommuner Kommuner i tätbefolkad region Kommuner i glesbefolkad region Glesbygdskommuner Förortskommuner till större städer Förortskommuner till storstäderna Flera kommuner i samarbete 9 % 12 % 24 % 4 % 0 % 7 % 24 % 14 % 40 % 9 % 5 % 8 % 91 % 88 % 76 % 96 % 100 % 93 % 76 % 86 % 60 % 91 % 95 % 92 % 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % I diagrammet ovan framgår det tydligt att det är stora skillnader beroende på vilken kommungrupp kommunen tillhör. I storstäderna har kommunen bara ljuspunkter längs kommunal väg. Mindre kommuner och glesbygdskommuner har högre andel ljuspunkter på statlig väg. Glesbygdskommunerna har till exempel 40 procent av sina ljuspunkter längs med statlig väg. Sett till hela riket finns 91 procent av de kommunala ljuspunkterna på kommunal väg och endast 9 procent på det statliga vägnätet. Det totala antalet ljuspunkter på statlig väg är mellan ljuspunkter av totalt 2.5 miljoner ljuspunkter i hela landet. Majoriteten av det totala antalet ljuspunkter återfinns därför på det kommunala gatunätet och inte det statliga vägnätet. 20 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

49 Tabell 3. Antalet ljuspunkter i de 140 kommuner som besvarade enkäten Kommungrupp Statlig väg Kommunal väg Både statlig och kommunal Antal svar Flera kommuner i samarbete Förortskommuner till storstäderna Förortskommuner till större städer Glesbygdskommuner Kommuner i glesbefolkad region Kommuner i tätbefolkad region Pendlingskommuner Storstäder Större städer Turism- och besöksnäringskommuner Varuproducerande kommuner Totalsumma Belysninganläggningarnas reinvesteringsbehov En stor andel av kommunerna vet inte hur många av kommunens befintliga ljuspunkter på statlig väg som behöver reinvesteras de kommande åren. Ju längre in i framtiden de måste skatta detta desto osäkrare blir det. 73 procent har svarat att de vet hur reinvesteringsbehovet ser ut inom ett till två år, medan hela 40 procent svarat att de inte vet hur det kommer att se ut om mer än 10 år. Över tid ökar andelen kommuner som svarar att en högre andel av ljuspunkterna behöver reinvesteras. Om 1 2 år räknar 31 procent av kommunerna med att det behövs reinvesteringar i 0 5 procent av beståndet. Tittar vi på det största reinvesteringsbehovet på mellan procent av ljuspunkterna i kommunerna, så ser vi att 10 procent av kommunerna har behov av så stora reinvesteringar inom 1 2 år. Tittar vi mer än 10 år framåt så är det hela 27 procent som har så stora behov av reinvesteringar. Samtidigt får vi inte glömma att mörkertalet är stort då 40 procent av kommunerna inte vet hur behovet ser ut om 10 år (se diagram 4). Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 21

50 Kapitel 2. Nulägesbeskrivning Diagram 4. Sammanställning av kommunernas bedömning av reinvesteringsbehovet på de befintliga belysningsanläggningarna på det statliga vägnätet över tid 0 5 % 6 20 % % % Vet inte Mer än tio år 6 10 år 3 5 år Inom 1 2 år 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Sammanställning länsvis av Trafikverkets belysningsanläggningar Uppgifterna om antal ljuspunkter i nedanstående tabell kommer från 2015, befolkningsstatistiken är hämtad från SCB:s sammanställning för Sammanställningen är länsvis, för något län har uppgifterna hämtats in av projektledare för angränsande län. Summering per län kan därför skilja sig något från en exakt fördelning kommunvis. Not och-riket/ / 22 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

51 Tabell 4. Fördelningen av Trafikverkets ljuspunkter per län Län Trafikverkets ljuspunkter Folkmängd Armatur/invånare AC och BD Västerbotten och Norrbotten ,031 W Dalarna ,027 X Gävleborg ,035 Y Västernorrland ,046 Z Jämtland ,049 D Södermanland ,013 U Västmanland ,017 T Örebro ,024 E Östergötland ,017 AB Stockholm ,011 C Uppsala ,018 I Gotland ,018 S Värmland ,019 O Västra Götaland ,023 G Kronoberg ,033 F Jönköping ,019 H Kalmar ,037 K Blekinge ,018 N Halland ,014 M Skåne ,013 Summa hela landet ,0198 Antalet ljuspunkter är större än vad tabellen ovan redovisar beroende på att vissa län har redovisat antalet stolpar. Det förekommer stolpar med mer än en ljuspunkt, till exempel då stolpar är placerade i mittremsa på motorväg med dubbelarm. Exakt antal armaturer är därmed större än vad som redovisas i tabellen. Som jämförelse redovisas nedan en tabell med liknande innehåll för hela Europa. Denna tabell är framtagen på EU-nivå inom arbetet med Green Public Procurement Criteria for Street Lighting (oktober 2016) på uppdrag av EUkommissionen. Samtliga deltagande länders belysningsorganisationer har svarat på detta, och här ser man tydligt att Sverige innehar en position i toppen när det gäller antalet ljuspunkter/invånare (capita). Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 23

52 Kapitel 2. Nulägesbeskrivning Tabell 5. Antalet ljuspunkter per invånare enligt en sammanställning inom ett EU-projekt. Här redovisas det totala antalet ljuspunkter i landet Country Habitants 2015 Total stock luminaires 2005 Total stock luminaires 2015 Luminaires per capita 2015 Austria Belgium Bulgaria Croatia Cyprus Czech republic Denmark Estonia Finland France Germany Greece Hungary Ireland Italy Latvia Lithuania Luxembourg Malta Netherlands Poland Portugal Romania Slovakia Slovenia Spain Sweden UK EU Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

53 Tittar man på antalet armaturer/invånare ser man även ett samband mellan det totala antalet och Trafikverkets antal. Om man antar att siffran för det totala beståndet i landet är ca 2,5 miljoner ljuspunkter, skulle det innebära att Trafikverkets bestånd på statlig väg är 8 procent av det totala antalet. Detta stämmer med respektive parters anläggningsbestånd om man tittar på antalet armaturer/invånare. Vid en jämförelse mellan de sju största länen och de sju minsta länen går det att urskilja ett mönster. Andelen armaturer/invånare är högre i mindre befolkade delar, sett till folkmängd. Detta stödjer det resultat som tidigare redovisats i projektets enkätundersökning. Tabell 6. Antal armaturer/invånare i de sju största länen Län Trafikverkets ljuspunkter Folkmängd Armatur/invånare AC och BD Västerbotten och Norrbotten ,031 E Östergötland ,017 AB Stockholm ,011 C Uppsala ,018 O Västra Götaland ,023 F Jönköping ,019 M Skåne ,013 Antal armatur/invånare, medel för Trafikverkets anläggningar sju största länen ,017 Tabell 7. Antal armaturer/invånare i de sju minsta länen Län Trafikverkets ljuspunkter Folkmängd Armatur/invånare Y Västernorrland ,046 Z Jämtland ,049 U Västmanland ,017 I Gotland ,018 G Kronoberg ,033 H Kalmar ,037 K Blekinge ,018 Antal armatur/invånare, medel för Trafikverkets anläggningar sju minsta länen ,033 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 25

54 KAPITEL 3 Ansvarsfördelningen mellan Trafikverket och kommunerna Trafikverkets åtaganden och ansvar Trafikverkets uppgift är preciserat i verkets instruktion (Svensk Författningssamling SFS, Förordning 2010:185 med instruktion för Trafikverket). Där framgår följande av första paragrafen: Trafikverket ska med utgångspunkt i ett trafikslagsövergripande perspektiv ansvara för den långsiktiga infrastrukturplaneringen för vägtrafik, järnvägstrafik, sjöfart och luftfart samt för byggande och drift av statliga vägar och järnvägar. Trafikverket ska verka för en grundläggande tillgänglighet i den interregionala kollektivtrafiken. Trafikverket ska med utgångspunkt i ett samhällsbyggnadsperspektiv skapa förutsättningar för ett samhällsekonomiskt effektivt, internationellt konkurrenskraftigt och långsiktigt hållbart transportsystem. Trafikverket ska verka för att de transportpolitiska målen uppnås. I det årliga regleringsbrevet preciserar regeringen bland annat specifika uppdrag och de finansiella förutsättningarna för verksamheten. Hur detta ska tolkas för belysningsanläggningarna hanteras sedan inom VGU som är Trafikverkets regelverk för belysning. Trafikverket har även ett uppdrag att bygga energieffektiva anläggningar som tillgodoser behoven och minskar energianvändningen inom transportsektorn. Detta innebär att användandet av belysning behöver prioriteras till de situationer där det blir mesta möjliga nytta, med minsta möjliga miljöpåverkan, för pengarna. 26 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

55 Belysning får inte heller enligt dagens VGU försämra trafiksäkerheten som helhet på sträckan, vilket en dåligt byggd anläggning kan göra. Fram till idag har inte VGU tillämpats som ett retroaktivt dokument när det gäller diskussioner om kommunala belysningsanläggningar längs statliga vägar. Reglerna i VGU ska användas av Trafikverket vid nybyggnads- och större ombyggnadsåtgärder, men är inte avsedda för underhållsåtgärder eller vid små förbättringsåtgärder. I nuläget finns det möjlighet för externa aktörer att bygga belysning, likaväl som andra väganordningar, längs med statlig väg. Hantering och rutiner kring detta styrs av Väglagen 1971:948. En ytterligare faktor som påverkar ansvaret som Trafikverket har är kravet att upprätthålla vägens funktion och säkerhet vid användning. I nuvarande utgåva av VGU, i kapitel om belysning (kap 8) hanteras följande platser avseende belysning: > > landsbygd > > tätort > > gång- och cykelväg. Det leder till att belysning placeras och kategoriseras utifrån dessa platser och situationer, tillsammans med övriga kriterier som finns för att ordna belysning. Det krävs kunskap om VGU och bakomliggande forskning för att kunna tolka om en plats ska vara belyst eller inte. Motiv för att på landsbygd överväga att ordna belysning, utöver krav enligt ÅDT-värden (Årsmedeldygnstrafik) är: > > avsevärt högre andel mörkerolyckor än vad som är normalt under mörker, > > störande eller missledande ljus i stor omfattning, och > > stor gång- och cykeltrafik på vägren (efter mörkrets inbrott). Möjligheter att ordna belysning finns alltså om något av ovanstående kriterier uppfylls, trots att de kanske inte klarar de mer hårda kriterierna som ÅDT-värden. Trafikverket har även som generellt uppdrag att ordna belysning där det anses samhällsekonomiskt lönsamt. Bedömningsmodellerna för detta är dock inte detaljerade eller tillräckligt tydliga. Tillsammans med länsplaneupprättare och kommuner medverkar, och finansierar, Trafikverket även i regionala forum till att upprätta regional transportplan. Inom dessa regionala forum finns möjligheter för kommunerna att påverka var belysning ska byggas längs med de statliga vägarna inom respektive region. I dessa forum ska även frågan om belysning av cykelvägar hanteras och prioriteras enligt riktlinjen TDOK 2014:0286 Belysning av cykelnät utanför tätort. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 27

56 Kapitel 3. Ansvarsfördelningen mellan Trafikverket och kommunerna Som en hjälp för att hantera befintliga belysningsanläggningar längs med statlig väg finns även en Trafikverksövergripande riktlinje, TDOK 2012:1135 Belysningsinriktning lågtrafikerade vägnätet med annan huvudman. Riktlinjen anger vilka förutsättningar som gäller för att kunna göra avsteg från VGU, vilka hanteras via separat dispensansökan. Riktlinjen ska tillämpas när befintlig belysningsanläggning längs det lågtrafikerade vägnätet ägs av annan och ombyggnation är aktuellt. Den gäller inte när ny anläggning ska byggas utan då är det VGU:s krav som gäller. Kriterier för när avsteg från VGU kan beviljas enligt riktlinjen är följande: > > ÅDT <500 fordon > > Hastighetsgräns 70 km/h eller lägre > > Hastigheten måste mätas och 85-percentilen får ej överskrida skyltad hastighetsgräns > > Litet antal gc-trafikanter En förutsättning för att kunna göra avsteg från VGU enligt riktlinjen är även att planerade åtgärder inte försämrar synbetingelserna som helhet. Då riktlinjen inte gäller när en ny anläggning ska uppföras finns även definitioner av ny och befintlig anläggning: Befintlig anläggning: Vad kan utföras utan att åtgärd räknas som nyanläggning? > > Byta armatur på befintlig stolpe (=ny med likvärdigt ljusutbyte) > > Byta kablage i stolpe > > Ersätta enstaka befintlig stolpe med ny (vid t.ex. trafikskada) på befintlig plats, (d.v.s. upprätthålla befintlig funktion på anläggning) Ny anläggning: Vad kan inte utföras utan att åtgärd räknas som nyanläggning? > > Byta kablage i mark/luft mellan stolpar (mer än mellan enstaka vid trafikskada) > > Komplettera anläggning med fler ljuspunkter mellan befintliga, alternativt demontera mellan befintliga > > Bygga om inmatningspunkter och förändra fördelning av stolpar på sträcka 28 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

57 Kommunernas ansvar och förutsättningar Det svenska vägnätet består idag av cirka mil vägar. Det är fördelat på statliga vägar med mil, kommunala gator och vägar med mil, och enskilda vägar med mil. (SKL, Vägen till glesbygdens framtid 2014). Förhållandena för belysning på de enskilda vägarna behandlas inte i denna rapport. När de flesta av belysningsanläggningarna på det statliga vägnätet byggdes var bilismen i fokus, belysning anordnades främst för biltrafik och de oskyddade trafikslagen fick anpassa sig till denna. Vissa byar, främst i glesbygd, bekostade då själva några stolpar i anslutning till hållplatser, korsningar, brevlådor med mera. Många av dessa anläggningar har sedan tagits över av kommunerna. Idag har kommunerna tydliga mål som bl.a. beskriver hur de ska minska sin klimatpåverkan, öka det hållbara resandet och medverka till ett jämställt samhälle för alla oavsett ålder, kön och funktionsnedsättningar. Dessa ställningstaganden gör att fokus har flyttats från bilismen till de oskyddade trafikanterna. Kommunernas arbete med klimatpåverkan handlar delvis om att minska energianvändningen och energikostnaderna för gatubelysningen som ofta svarar för en stor del av den årliga driftbudgeten för de tekniska förvaltningarna. Med minskat antal ljuspunkter och energieffektiva anläggningar kan både energikostnaden och klimatpåverkan minskas. Ett hållbart resande innebär till stor del att öka resandet med kollektiva färdmedel och cykel på bekostnad av biltransporter. Attraktiva cykelvägar där trafikanterna känner sig trygga och som går att använda hela året bidrar till ökad cykelpendling. Här kan belysningen vara en trygghetsfaktor, inte minst vid korsnings- och konfliktpunkter med andra trafikslag, både för att se och för att synas. Ur ett jämställdhetsperspektiv är belysningen en viktig del av trygghetskänslan. När det gäller trafiksäkerhet finns det parametrar som kan mätas och bedömas, medan det är svårt att mäta trygghet, då det delvis handlar om känslor och upplevelser. Kvinnor känner sig ofta mer otrygga än män och detta medför att de undviker att röra sig ute när det är mörkt. Har de möjlighet tar de hellre bilen för att det är mörkt på hållplatser och på vägen dit. Trygghetsfrågan är också en viktig parameter för många barn och ungdomar utanför tättbebyggt område som tar sig till och från skolan och fritidsaktiviteter med hjälp av skolskjuts eller kollektivtrafik. Det är mörkt ungefär sex månader om året när människor är på väg till eller från skola och arbete. För att då kunna minska bilåkandet måste det kännas tryggt att röra sig mellan hemmet, kollektivtrafiken och andra målpunkter. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 29

58 Kapitel 3. Ansvarsfördelningen mellan Trafikverket och kommunerna Kollektivt resande ska underlättas. Då har vägbelysning en betydelsefull roll. Foto: Henrik Gidlund Många äldre bor idag kvar i sina bostäder vilket kan medföra ökad trafik från hemtjänst och annan service. Personer med olika former av funktionsnedsättning har ett större behov av belysning för att kunna orientera sig och se hinder och annat som påverkar deras möjlighet att röra sig i samhället. Det statliga vägnätet är i allmänhet en del av transportvägen mellan bostad och arbete, skola, butik och annan service för de som bor utanför tättbebyggt område. Belysningen i anslutning till deras by, eller motsvarande, upplevs ofta som en viktig del i vardagen. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

59 KAPITEL 4 När finns det behov av belysning För att få en ny bedömning av var det är rimligt att ha belysning på det statliga vägnätet har VTI på uppdrag av SKL och Trafikverket utfört en studie för att ta fram kriterier för detta. Sedan övertagandet från mitten av 1990-talet har det även i VGU skett stora förändringar när det gäller hur behovet av belysning ska bedömas. Hela rapporten finns tillgänglig och heter Kriterier för vägbelysning på statlig väg i och i anslutning till mindre tätorter på landsbygd: Resultat från litteraturstudie, intervjuer och projektmöte VTI notat Syfte och begränsningar med VTI:s rapport Syftet med VTI:s studie är att ta fram ett förslag på nya riktlinjer för när vägbelysning ska användas på statlig väg i mindre samhällen och på landsbygd, alltså utanför detaljplanelagt område. Studien har omfattat följande delar: > > Sammanställning av befintliga och tidigare riktlinjer, i Sverige och i de nordiska länderna. > > Genomgång av vetenskapliga studier om trafikanters behov och vägbelysningens effekter. > > Undersökning av förutsättningarna att ta fram en samhällsekonomisk modell. > > Intervjuer med belysningsansvariga inom kommuner. > > Från de olika delarna har en lista över tänkbara kriterier sammanställts, vilken utgjort underlag för diskussioner med Trafikverkets och SKL:s projektgrupp. Baserat på diskussionerna har sedan ett förslag på nya kriterier tagits fram. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 31

60 Kapitel 4. När finns det behov av belysning VTI:s kriterier för belysning på statlig väg Enligt nuvarande riktlinjer för väg- och gatubelysning ska vägar och gator inom tätort förses med belysning, medan vägar utanför tätort normalt sett inte behöver förses med belysning. Regelverket Vägars och Gators Utformning (VGU) är tvingande för det statliga vägnätet medan det är rådgivande för kommunala vägar och gator. När belysning behövs på statlig väg utanför tätort har varit en ständig källa till diskussion mellan Trafikverket och kommunerna. Syftet med studien är att ta fram ett förslag på nya riktlinjer för när både ny och befintlig vägbelysning ska användas på statlig väg i och utanför mindre tätorter. Detta har huvudsakligen gjorts genom litteratursammanställning av riktlinjer och vetenskapliga studier om trafikanters behov och vägbelysningens effekter, samt genom intervjuer med belysningsansvariga i kommuner. En lista över tänkbara kriterier togs fram och diskuterades på ett möte med Sveriges Kommuner och Landstings (SKL:s) och Trafikverkets gemensamma referensgrupp för projektet Kriterier för belysning på statlig väg. Deltagarna vid detta möte ansåg att nedanstående kriterier är intressanta att gå vidare med i en tillämpning. En statlig väg på landsbygd ska vara försedd med vägbelysning om: > > Vägen går genom en tätort (enligt gällande SCB-definition). > > Det finns en kommunal detaljplan eller byggnadsplan med en statlig genomfartsväg där det förekommer blandtrafik. > > Det förekommer inrättningar som genererar oskyddade trafikanter i närheten av vägen, t.ex. skolor, kyrkor, samlingslokaler, idrottshallar, vårdcentraler, muséer, tågstationer, färjelägen eller liknande. > > Det förekommer gång- och cykelpassager eller hastighetsdämpande åtgärder längs vägen. > > Det förekommer pendlingshållplatser, inklusive tåg och båt. > > Gällande ÅDT-krav i VGU är uppfyllt. Ett förtydligande till kriterierna är att det inte måste vara en tätort (enligt SCB-definition) utan kravet på belysning gäller även mindre tätorter och andra platser om något av de andra kriterierna uppfylls. Kriterierna är inte heller i prioritetsordning. 32 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

61 Kriterier för belysning ses över. Foto: Henrik Gidlund Sammanställning av VGU-kriterier för när belysning kan och ska ordnas Här följer en kort redovisning i tabellform av kriterier för belysning enligt det regelverk som var gällande i mitten på 90-talet, VU 94, samt enligt dagens regelverk VGU Längst till höger redovisas i vilken grad VTI:s studie påverkar kriterierna. Inom VU94 finns endast ett fåtal krav på att vägar ska vara belysta. Några utpekade ställen som ska belysas är trafikplatser och plankorsningar förutsatt att primärväg är belyst, vid öppna platser (torg) samt bryggor och färjelägen. Samtliga övriga krav föregås av ett bör och tjänar därmed mera som vägledning till när belysning ska övervägas. I kapitel 8, Väg- och gatubelysning, inom VGU 2015 avses med tätort samma sak som detaljplanelagt område. Inom detaljplanelagt område finns enligt PBL krav på att ordna belysning. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 33

62 Kapitel 4. När finns det behov av belysning Tabell 8. Jämförelse av hur kriterierna för att anordna belysning behandlats i tidigare och nuvarande regelverk för Trafikverket Typ av plats /anläggning (från VGU) VU 94 VGU 2015 samt andra för Trafikverket styrande dokument Kriterier enligt VTI:s uppdrag inom projektet Gång- och cykelvägar inklusive trappor Statlig väg inom kommunalt väghållningsområde Statlig väg inom detaljplanelagt område Nej, bör belysas vid stor gång- och cykeltrafik i mörker Ja, under vissa förutsättningar Nej, inga krav Inom tätort ja, utom tätort enligt TDOK 2014:0286. (Belysning av cykelnät utanför tätort) Ja, om väg ligger inom detaljplanelagt område samt även vid andra fall under vissa förutsättningar Ja, inom tätort ska belysning ordnas enligt PBL. Tätort likställs med detaljplanelagt område Parkeringsplatser Nej, inga krav Ja, belysningsklass P4 Rastplatser Tättbebyggt område Korsningar (i bebyggda områden) Belysning cykelnät utanför tätort Nej, inga krav Nej, inga krav Nej, förutom om primärväg är belyst Bör belysas vid stor gång och cykeltrafik i mörker Inget krav, förutom där det finns servicebyggnader Ja, om detaljplanelagt och under vissa förutsättningar Ja, inom tätort, även med stor komplexitet utanför Inom tätort ja, utom tätort enligt TDOK 2014:0286 Ja Ja, om inom tätort, annars ingen skillnad mot VGU Ja, ingen skillnad mot VGU Ja, ingen skillnad mot VGU Ja, ingen skillnad mot VGU Ja, ingen skillnad mot VGU Ja ingen skillnad mot VGU Ja, vid gång och cykelpassager/ hastighetsdämpande åtgärder 34 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

63 Typ av plats /anläggning (från VGU) VU 94 VGU 2015 samt andra för Trafikverket styrande dokument Kriterier enligt VTI:s uppdrag inom projektet Trafikplatser Plankorsningar Ja, om primärväg är belyst Ja, om primärväg är belyst Cirkulationsplats Förekommer ej Ja Övergångsställen Nej, inga krav Ja, om med stor komplexitet Ja, om med stor komplexitet Ja, om vägen i övrigt är belyst Ja, ingen skillnad mot VGU Ja, om med stor komplexitet samt om pendlingshållplats m.m. Ja, ingen skillnad mot VGU Ja Busshållplatser Nej, inga krav Ja, vid fler än 20 av-påstigande samt om vägen i övrigt är belyst Ja, om pendlingshållplats m.m. Vändplatser Nej, inga krav Nej, inga krav Öppna platser Ja, förutsätter att det finns övrig belysning, avses torg och liknande ytor Förekommer bara inom detaljplanelagt område (krav enligt PBL) Ev. om övrigt krav uppfylls Ja, ingen skillnad mot VGU Bryggor och färjelägen Ja, vid ramper samt övriga ytor Ja, vid ramper samt övriga ytor Ja, om pendlingshållplats m.m. Broar Samma regler som vägen i övrigt Samma regler som vägen i övrigt Ja, ingen skillnad mot VGU Vägen går genom en tätort Ej reglerat utifrån det begreppet Ej reglerat utifrån det begreppet Ja Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 35

64 KAPITEL 5 Olika studerade scenarier för ansvarsfördelningen Här beskrivs de scenarier som diskuterats under projektet gång med scenario 1 som ett nollalternativ där det förblir som idag. Studerade scenarier 1. Ingen förändring mot idag, all befintlig belysning som kommunen ansvarar för står kvar oavsett standard och trafiksäkerhetsaspekter. Möjlighet till ny kommunal belysning på statlig väg då den uppfyller dagens belysningsstandard. De befintliga belysningsanläggningarna (från före 1995) som inte blir föremål för övertagande av Trafikverket ska kunna drivas vidare i befintligt skick, så länge de kan anses säkra rent åldersmässigt och under förutsättning att befintlig funktion på anläggningarna upprätthålls. Kommunernas behov och önskemål om att fortsätta driva befintlig och även anlägga ny belysning utmed statlig väg tillgodoses. Många kommuner expanderar, nya industri- och bostadsområden byggs en bit utanför centralorten. Transporter till de nya exploateringsområdena sker ofta på statlig väg. VGU-kriterierna för att belysa vägen uppfylls inte, men då kommunen har önskemål om att belysa vägen som en service för kommuninvånarna ska detta vara möjligt. Kommunen ska då bygga och driva belysningsanläggningen efter Trafikverkets rutiner och riktlinjer. Idag finns även arbetssätt för hur nya anläggningar på statlig väg ska utformas när annan anläggningsägare än Trafikverket vill bygga belysning längs statlig väg. Denna rutin ska inte vara styrande för övertagande av befintliga belysningsanläggningar utmed statlig väg, men kan finnas med som en vägledning. 36 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

65 En tydlig hantering och ansvarsfördelning mellan Trafikverket och kommunerna över befintliga gränsdragningar behöver göras kända. Befintliga gränsdragningar som upprättades under övertagandeprocessen är ibland okända av ansvariga, varför ett arbete med att förtydliga och förklara respektive parts synsätt bör starta. I många fall leder okunskap till missuppfattningar och diskussioner på felaktiga grunder, och i många fall finns principiella överenskommelser att förhålla sig till. De anläggningar som uppförts av kommunerna med denna bakgrund (efter 1995) ska inte vara med i kommande övertagandediskussioner. 2. Trafikverket tar över ägande och ansvar för all befintlig belysning längs med det statliga vägnätet. Kommunen har inget inflytande över om och var befintlig belysning ska rivas, upprustas eller vara kvar. Trafikverket tar över all befintlig belysning på statlig väg, river de anläggningar där VGU-kraven inte uppfylls och rustar upp övriga delar där så erfordras. Detta innebär att kommunerna inte längre har något ansvar för de belysningsanläggningar som är kvar från tidigare övertaganden samtidigt som kommunerna inte heller har möjlighet att ha en utökad service, avseende mer belysning, för kommuninvånarna utanför tätort. Detta ska så långt som möjligt innebära att en väghållare även ansvarar för all belysning utmed vägen. Om det enbart är väghållaren som ska svara för belysning innebär detta att kommunalt viktiga länkar, oavsett vem som är väghållare, riskerar att inte kunna belysas, om det finns skillnad i uppfattningen om behovet av belysning mellan väghållaren och aktuell kommun. Detta scenario innebär stora kostnader för Trafikverket både för att upprusta, riva och driva de övertagna belysningsanläggningarna. Det är inte troligt att kommunerna är villiga att bekosta upprustning och rivning av anläggningar de inte kan vara med och påverka. Kommunerna har ingen möjlighet att påverka var de, och inte Trafikverket, ser ett behov av belysning. 3. Kommunerna ansvarar för all befintlig belysning inom detaljplanelagt område. Trafikverket ansvarar för all befintlig belysning utanför detaljplanelagt område. Idag ska kommunerna svara för belysning inom detaljplanelagt område på kommunala gator, medan Trafikverket ansvarar för att det statliga vägnätet är belyst. Detta scenario påverkar huvudsakligen glesbygdskommuner, då huvudvägen genom dessa tätorter ofta är statlig. Idag är det glesbygdskommuner som har störst andel belysningsanläggningar på det statliga vägnätet och risken är att kommunerna med detta förslag kommer att få fler ljuspunkter att ansvara för än de har idag. Trafikverket kommer med stor sannolikhet att riva stora delar av de ljuspunkter som finns Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 37

66 Kapitel 5. Olika studerade scenarier för ansvarsfördelningen utanför detaljplanelagt område och därmed försämra den service som tidigare funnits för kommuninvånare utanför tätort. Om Trafikverket ska ta ansvar för all belysning inom icke detaljplanelagt område kommer det antagligen att innebära att kommunalt viktiga länkar inte kommer att belysas. Det är inte ovanligt att det finns kommunalt intresse att ordna belysning längs med statlig väg till exploateringsområden, nya småorter osv. utanför detaljplanelagt område. Möjligheten att ordna belysning för annan än Trafikverket (=väghållare) kommer med detta scenario inte att finnas, och därmed främjas inte kommunal utveckling. 4. Trafikverket tar över allt ansvar för all belysning på statlig väg. Kommunerna kan genom avtal köpa drift och underhåll av delar som ligger utanför de nya kriterierna. Trafikverket tar över all befintlig belysning på det statliga vägnätet. På de sträckor som idag har belysning men inte faller inom de nya övertagandekriterierna ska kommunerna kunna köpa drift och underhåll av Trafikverket. Avtalen mellan kommunerna och Trafikverket ska vara långsiktiga, förslagsvis 20 år. De ska även beskriva vad som ska hända med belysningsanläggningen efter avtalstidens utgång. Risken är att kommunerna fastnar i avtal och kostnader som de inte har någon möjlighet att påverka. Det kan under dessa tjugo år komma nya tekniker och lösningar som gör att kostnader och miljöpåverkan sjunker avsevärt. Det kan också bli förändrade politiska förutsättningar och prioriteringar som gör att detta alternativ inte är realistiskt. Avtalen måste även innefatta vad som ska hända med dessa samt hur det ska finansieras och ställningstagande/ skuldbördan för beslut om släckning och rivning. Det kommer att krävas stora investeringar på många av de befintliga anläggningarna för att de ska fungera 20 år framåt. Vad händer med de delar av belysningsanläggningarna som inte klarar kraven enligt kriterierna eller där kommunerna inte har viljan att betala? De måste släckas och rivas. Har Trafikverket tagit över allt kommer det vara svårt att få kommunerna att ta kostnaderna för att riva undermåliga anläggningar. Hur ska kostnaderna regleras vid skador på anläggningen orsakade av trafik, vandalisering och extremt väder? Scenariot bedöms vara administrativt kostsamt och tungarbetat. 38 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

67 5. Trafikverket tar över belysning som de nya riktlinjerna förespråkar. Kvarvarande befintlig belysning som påverkar trafiksäkerheten negativt tas bort. Möjligheten till kommunal belysning på statlig väg kvarstår då den uppfyller dagens belysningsstandard. Trafikverket tar över den befintliga belysning på det statliga vägnätet som uppfyller de nya kriterierna. Kommunerna bekostar upprustning av belysningsanläggningarna som faller inom de nya riktlinjerna till en standard motsvarande minst halva livslängden. Trafikverket tar över anläggningarna löpande allteftersom standarden blir godtagbar, en eller två gånger per år, under förslagsvis en femårsperiod. De anläggningarna upprustas på bekostnad av kommunen. De kvarvarande anläggningar som inte uppfyller en acceptabel kontinuitet och jämnhet, ofta kallad infarts- eller brevlådebelysning, rivs. Dessa anläggningar försämrar trafiksäkerheten för såväl bilister som oskyddade trafikanter då ögat inte har någon möjlighet att hinna adaptera mellan ljus och mörker, vilket påverkar synbarheten för hinder och oförutsägbara händelser. All resterande kommunal belysning på statlig väg avvecklas/rivs inom en tioårsperiod, alternativt rustas upp till en standard som motsvarar nybyggnadsregelverket. Kommunernas behov och önskemål om att fortsätta driva och anlägga ny belysning utmed statlig väg tillgodoses i detta scenario. Många kommuner expanderar och nya industri- och bostadsområden byggs en bit utanför centralorten. Transporter till de nya exploateringsområdena sker ofta på statlig väg. Om VGU-kriterierna för att belysa vägen inte uppfylls, men kommunen har önskemål om att belysa vägen som en service för kommuninvånarna ska detta vara möjligt. Kommunen ska då bygga och driva belysningsanläggningen efter Trafikverkets rutiner och riktlinjer. Val av scenario Resultatet av en workshop med VTI där deras föreslagna kriterier diskuterades blev ett slutligt förslag till kriterier. Detta ledde också fram till att det är scenario 5 som är det mest rimliga för alla inblandade att arbeta vidare med. Förslagen till scenarier baseras på de inledande diskussionerna i referensgruppen. Åsikterna var från början spretiga och det var lättare att diskutera detaljfrågor i den egna kommunen än helheten. Diskussionerna har varit konstruktiva och deltagarna har kunnat göra sina åsikter hörda. Önskemålet har från början varit att Trafikverket tar över all belysning fullt ut som den ser ut idag, men det finns en förståelse för att detta inte är möjligt av många olika orsaker. Det har också funnits ett önskemål att ha någon skrivning att hänvisa till vid borttagning av befintlig belysning, då detta ofta är en infekterad fråga och speciellt inom glest befolkade områden. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 39

68 Kapitel 5. Olika studerade scenarier för ansvarsfördelningen Exempel på eftersatt underhåll, kupa saknas, felaktig ljuskälla. Foto: Henrik Gidlund Stora delar av den kommunala belysningen på statlig väg har eftersatt underhåll, men standarden varierar mycket. Vissa kommuner har politiska beslut på att de inte ska eller inte får underhålla eller reinvestera i anläggningarna. Andra kommuner satsar stora summor på att rusta upp och underhålla befintliga anläggningar längs både statliga och kommunala vägar och gator. En slutsats är därför att det inte är rimligt att lämna över en dålig eller fallfärdig anläggning till Trafikverket, men anläggningen behöver inte heller vara helt ny. Av kapitel 2 framgår det tydligt att det finns ett stort behov av upprustning just för den del av den kommunala belysningen som står utmed statlig väg. Slutsatsen inom projektet har blivit att belysningsanläggningen ska ha minst halva den tekniska livslängden kvar. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

69 KAPITEL 6 Pilotstudien vad säger den? För att bedöma omfattningen och kostnader för ett övertagande genomfördes en pilotstudie inom projektet. Studien baserade sig på kriterier framtagna av VTI på uppdrag av projektet. I pilotstudien har fyra kommuner ingått. Kommunerna är olika stora och belägna i olika delar av landet. Kommunerna som representerats ser ut enligt följande: Tabell 9. De deltagande kommunernas olika karaktär Var i Sverige ligger pilotkommunen Invånare i kommun Invånare i centralort Befolkningstäthet i berörd kommunpersoner/km 2 A Norrland B Västra Svealand ,5 C Östra Svealand ,5 D Södra Götaland ,7 Analys av kriterierna för berörda kommuner Studien omfattar en genomgång av fyra kommuners belysning på det statliga vägnätet. Respektive kommun har lämnat information om var belysningen finns avseende ort, vägsträcka, vägnummer i tabeller eller illustrerat på karta. Underlagen har bearbetats med hjälp av tillgängliga kartmotorer med gatuvy. Bildvyerna är inte dagsaktuella, men anläggningarna är gamla och kommunerna har i de fall någon förändring skett noterat detta i underlagen. Det finns ett fåtal platser som inte hittades och om det inte gått att göra en detaljerad bedömning utgår mängderna från sammanställningarna. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 41

70 Kapitel 6. Pilotstudien vad säger den? Endast en kommun bifogade en tätortskarta efter SCB:s kriterier, på övriga platser har tätortsskylt, hastighetsbegränsning 50 km/tim eller lägre i bebyggt område jämställts med tätort. Tabell 10. Fördelning av ljuspunkter efter analys Antal ljuspunkter på statlig väg Övertas av Trafikverket enligt VTI-kriterier % till Trafikverket Kvar i kommunens ansvar /alternativt tas bort A B C D Kostnader för uppgradering av anläggningen till acceptabelt skick Inom pilotstudien har kostnaderna för att få en anläggning i acceptabelt skick för att Trafikverket ska kunna ta över anläggningen, bedömts utifrån att minst halva tekniska livslängden ska vara kvar för både armatur och stolpe. Kriterier för att ett övertagande ska vara aktuellt beskrivs på annan plats i dokumentet, se bland annat kapitel 4 med kriterier framtagna av VTI på uppdrag av detta projekt. Förslaget innebär att armaturer bestyckade med kvicksilverljuskällor ersätts med nya LED-armaturer. Kostnaden för en ny armatur har beräknats till kronor, inklusive rivning av gammal och montering av ny. Stålstolpar har generellt antagits vara i skick att stå kvar, medan trästolpar generellt ersätts av nya stålstolpar vilket även inkluderar nya armaturer. På många platser kommer det krävas eftergivliga uppfångande stolpar enligt VGU. Kostnaden för en ny stolpe inklusive markförlagd kabel har satts till kr/stolpe. Detta kan kanske uppfattas som en mycket förenklad bild av verkligheten, men ger generellt en rättvisande bild av kostnaderna. Redovisade kostnader gäller alltså själva bytet av komponenter i anläggningen. Utöver detta tillkommer kostnader för inventering, dokumentation, upprättande av avtal med mera, vilka i detta skede inte är identifierade i detalj. 42 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

71 Tabell 11. Bedömda kostnader för upprustning av stolpar per pilotkommun Kostnader upprustning armaturer på statlig väg Kostnader upprustning stolpar på statlig väg Totalkostnad A *( ) Genomsnittskostnad per stolpe till Trafikverket B C D Anm *Kommunen har beslutat om upprustning som pågår i nuläget, därav den lägre kostnaden. Med ett något större statistiskt underlag borde det vara möjligt att ta fram en schablonkostnad för upprustning vid övertagande. Vid en marknadskontroll utgör andelen eftergivliga stolpar som levereras 5 15 procent av det totala antalet. Även en uppskattning av olika typer av kostnader har genomförts. Kostnaden för en eftergivlig stolpe är i storleksordningen dubbelt till tre gånger så stor som för en icke eftergivlig stolpe. Medelkostnadsspannet för eftergivliga stolpar utan fundament är kr. Motsvarande siffra för icke eftergivliga stolpar utan fundament är kr. Priserna är inte och ska inte ses som det faktiska priset för olika kategorier av stolpar. De används enbart för att synliggöra skillnader i kostnader inom detta projekt! Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 43

72 KAPITEL 7 Förslag till handlingsplan Genomförande och framtida samarbete Under våren 2018 är avsikten att ta fram en fördjupning som mer operativt beskriver de olika stegen i genomförandet. Nedan beskrivs dessa steg endast kort. Det fortsatta arbetet med övertagandeprocessen måste ske på lokal nivå när kriterierna är satta. Ambitionen är att alla ska arbeta efter samma riktlinjer medan det praktiska genomförandet sker mer lokalt förankrat. Förslagsvis bildas en grupp för varje Trafikverksregion. I vissa regioner finns redan sådana grupper och de driver frågorna vidare efter de generella riktlinjer som ska gälla hela landet. Som ett första steg behöver de belysningsanläggningar på det statliga vägnätet som Trafikverket i dag inte ansvarar för dokumenteras, ofta behövs även någon form av besiktning för att bedöma anläggningens status. På vissa platser i landet finns bra dokumentation om belysningsanläggningarnas status, på andra sämre och i vissa fall är den mycket knapphändig. Därefter sker en bedömning utifrån de förslagna kriterierna och bedömningen dokumenteras. Vid oenighet om vilka anläggningar som ska övertas, föreslås att en oberoende part utför en bedömning av anläggningens status. För de delar som ska övertas av Trafikverket görs en handlingsplan baserad på hur stor del som ska rustas upp. Hela vägdelar överlämnas, förslagsvis en till två gånger per år under en femårsplan eller kortare period. Det ska finnas tydliga delmål för dokumentation av befintlig standard, övertagande eller inte övertagande och rivning av de anläggningar som inte ska finnas kvar. Allt bör vara genomfört inom en period på fem till tio år från denna rapports färdigställande/fastställande. Varje år ska dokumentation om framskridandet av övertagsprocessen rapporteras till Trafikverket och SKL. Nedan finns ett förslag till en relativt snabb handläggning, som även är realistisk då delar av belysningsanläggningarna ändå har ett reinvesteringsbehov 44 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

73 under denna tidsperiod. Matningen av belysningsanläggningar kan behöva ses över, där det är sambyggt mellan Trafikverket och kommunen kan det fortsatt vara så även ur ett elsäkerhetstekniskt perspektiv. En förutsättning för att fortsatt ha sambyggda anläggningar är att det finns avtal med tydliga gränsdragningar för ansvaret mellan de olika parterna som kan vara Trafikverket, kommunen och nätägaren. Det kan även vara belysningscentraler och styrutrustningar som kan behöva byta huvudman. Då ska den nya ägaren kunna ta över befintligt abonnemang. År 1: Dokumentation av befintliga anläggningar, plan för övertagande, upprustning och demontering tas fram gemensamt. År 1 10: Trafikverket tar över de anläggningar som uppfyller de tekniska kraven enligt scenarierna för övertagande. Kommunen svarar för upprustningskostnaderna. Trafikverket svarar därefter för ägandet och kommande kostnader för bl.a. drift och underhåll. År 2 8: Kommun/nätägare rustar upp de anläggningar som ska vara kvar i kommunal ägo om de inte uppfyller kriterier för övertagande. Kommunen svarar för upprustningskostnaderna och framtida drift och underhåll. År 2 10: De anläggningar som inte ska vara kvar, rivs om detta inte redan utförts. Kommunen ansvarar för att anläggning rivs och för kostnaderna för rivning. Rivning ska ske i samband med att övertagande görs, så att man blir klar med hela processen inom samma område samtidigt. Detta för att undvika att stolpar blir kvar som sedan riskerar att inte bli borttagna. Tekniska krav på belysningsanläggningarna Följande tekniska krav på ljuspunkterna föreslås ligga till grund för överenskommelsen. Dock kommer utformning av överenskommelse att ses över i genomförandefasen. Standard på belysningsanläggning som kan vara aktuell för övertagande av Trafikverket > > Trästolpar som besiktats som godkända under de fem senaste åren. De som inte är besiktade ska på kommunens bekostnad besiktas. > > Stålstolpar som bedöms vara i skick att hålla ytterligare minst 15 år, vid tveksamheter ska stabilitetstest genomföras. > > Armaturer ska inte vara bestyckade med Hg (kvicksilver) eller från början avsedda för Hg. > > Ljuskällor ska vara bytta i serielampbyte, dvs. i en normal utbytescykel. > > Elsäkerhet, belysningsanläggningen ska uppfylla de krav på elsäkerhet som rådde vid installationstillfället. Har anläggningen uppgraderats sedan dess är det de regler som gällde vid upprustningstillfället som ska vara uppfyllda. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 45

74 Kapitel 7. Förslag till handlingsplan Dokumentation av belysningsanläggning vid övertagande av Trafikverket > > Anläggningsdata som beskriver typ av stolpe, armatur, ljuskälla och kabel. > > Karta som beskriver läget och anslutnings- och avlämningspunkt. Karta ska schematiskt visa samtliga stolpar/armaturer, kablar och anslutnings- /avlämningspunkt som ingår i respektive anläggning. Dokumentation ska vara i digital form t.ex. excel. Anläggningsdata ska beskriva placering med koordinater, armaturer, stolpar, fundament och andra ingående komponenter i tabellform, i en s.k. FSA-tabell, se bilaga 4. Standard på kommunal belysningsanläggning vid statlig väg som Trafikverket inte ska ta över Då överlämnande till Trafikverket inte sker ska en motivering göras för varje anläggning och samhällsnyttan ska vara en del som inte uppfylls. Förutsättningen för att Trafikverket ska ta över en anläggning är att kriterier enligt detta projekt uppfylls. Anläggningar som Trafikverket inte tar över och som kommunen vill fortsätta att ha kvar, ska följa VGU:s krav. Upprustning ska ske inom en tioårsperiod och upprustningskostnaderna står kommunen för. Anläggningar som Trafikverket inte tar över och kommunerna inte vill fortsätta drifta, rivs av anläggningsägare genom kommunens försorg. Belysning på det statliga vägnätet som ägs av nätbolagen men bekostas av kommunerna Då överlämnande till Trafikverket inte sker ska en motivering göras för varje anläggning och samhällsnyttan ska vara en del som inte uppfylls. Anläggningar som Trafikverket inte tar över men som kommunen eller nätägaren vill fortsätta ha kvar ska följa VGU:s krav. Upprustning ska ske inom en tioårsperiod och upprustningskostnaderna står kommunen eller nätbolagen för. Anläggningar som Trafikverket eller kommunen inte tar över och nätägaren inte vill fortsätta drifta, demonteras av nätägaren genom respektive huvudmans försorg. Belysning på det statliga vägnätet som ägs av annan, till exempel samfällighetsförening Andelen ljuspunkter som inte ägs av kommuner eller Trafikverket bedöms vara liten. Dessa anläggningar behöver inventeras och kartläggas under genomförandefasen. Principer för teknisk standard och ägande av dessa anläggningar bör följa samma intentioner som för kommunala anläggningar. 46 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

75 Referenser VTI, Statens väg- och transportforskningscentrum Kriterier för vägbelysning på statlig väg i och i anslutning till mindre tätorter på landsbygd: Resultat från litteraturstudie, intervjuer och projektmöte VTI notat med Diarienummer: 2016/ Svensk Författningssamling SFS, Förordning 2010:185 med instruktion för Trafikverket TDOK 2012:1135 Belysningsinriktning lågtrafikerade vägnätet med annan huvudman TDOK 2014:0286 Belysning av cykelnät utanför tätort VGU (Vägars och Gators Utformning) > > Krav för Vägars och Gators Utformning, version 2, Publikation 2015:086 > > Råd för Vägars och Gators Utformning, version 2, Publikation 2015:087 inklusive Vägmärken del 1, Publikation 2015:088 och Vägmärken del 2, Publikation 2015:089 > > Vägars och Gators Utformning, version 2, Begrepp och grundvärden, Publikation 2015:090 Energimyndigheten Upphandlingsmyndigheten SKL, Sveriges Kommuner och Landsting Ellagen (1997:857) Plan- och bygglagen (PBL 2010:900) lag/ htm Boverkets författningssamling BFS 2011:5 ratt/forfattningssamling/ Energiföretagen Väglagen 1971:948 SCB, Statistiska Centralbyrån Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 47

76 Bilaga BILAGA 1 Arbets- och referensgrupper Arbetet inom projektet har bedrivits av en styrgrupp och en referensgrupp. Styrgruppen har gemensamt utsetts av SKL och Trafikverket. Medverkande kommuner har valts av SKL i samråd med Trafikverket genom att en intresseförfrågan skickats ut, varefter urval har gjorts för att få spridning över landet, storlek på kommuner m.m. för att kunna spegla olika typer av frågeställningar under arbetets gång. Följande har deltagit i respektive grupp. Styrgrupp SKL ÅF Lighting Trafikverket Trafikverket Ulrika Appelberg Mona Hellman Mathias Wärnhjelm Joakim Frank Referensgrupp Gotland Sundsvall Huddinge Ale Luleå Karlshamn Örebro Båstad Hagfors Trafikverket Trafikverket Trafikverket Trafikverket Lennart Klintbom Jonas Norberg Lotta Berggren Jan Johansson Göran Gabrielson Jonas Johansson Tommy Karlqvist Andreas Jansson Kenneth Eriksson Per Wenner Henrik Gidlund Peter Aalto Petter Hafdell 48 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

77 BILAGA 2 Övertagandeprocessen på 90-talet Följande kriterier för övertagande av belysning låg till grund för övertagandeprocessen på 90-talet. 1. VV övertar all vägbelysning på statliga vägar inom område där kommunen är väghållare för allmänna vägar (f d område, inom vilket kommunen var väghållare för statskommunala vägar) 2. VV övertar belysningen utanför område enligt punkt 1 i följande fall: > > Korsning med stor komplexitet exv cirkulationsplats > > Planskild trafikplats med stor komplexitet bla stor andel anslutande, avvikande och växlande trafik i mörker och där bilförarna utsätts för störande och missledande ljus i stor omfattning > > Övergångsställen med stort antal fotgängare och tät fordonstrafik > > Busshållsplatser med stort antal korsande fotgängare och tät fordonstrafik > > Trafiksignaler > > Färjelägen, bryggor och rörliga broar > > Vägtrafiktunnlar och långa vägportar Under punkten 3 är trafikmängdskriterierna är del av bedömningen. Vissa regioner har haft angivna trafikmängder som minikrav. I många fall krävs en mer flexibel tolkning. I storstäder kan en högre siffra vara aktuell och i glesbygder kan lägre trafikmängder motivera belysning. De angivna trafikmängderna bör tolkas som riktvärden som i vissa fall kan frångås. Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 49

78 Bilaga 3. VV kan överväga, främst ur trafiksäkerhetssynpunkt, att överta belysning om en eller flera av följande förutsättningar råder. Lokala förhållanden får avgöra de olika förutsättningarnas vikt. > > Trafikmängden på vägsträcka ska överstiga värden enligt nedan Vägtyp Fordon per årsdygn (f/åd) Motorväg med bred mittremsa >12 meter Motorväg med smal mittremsa <12 meter Motortrafikled fältig väg utan blandad trafik fältig väg med blandad trafik fältig väg utan blandad trafik fältig väg med blandad trafik Övriga förutsättningar > > Vid samhällen med minst 20 tätt grupperade fastigheter för permanentboende > > Vid skolor, sjukhus, samlingslokaler, industriutfarter, affärscentra, bensinstationer med mera > > Vägen har låg trafikteknisk standard > > Andelen gång-, cykel- och mopedtrafik i mörker är stor > > Avståndet mellan två beslysta delsträckor är litet, mindre än 500 meter 50 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

79 BILAGA 3 Utkast avtalsmall överlåtelser av belysningsanläggningar Ett överlåtelseavtal kan i princip se ut som nedan med komplettering för lokala företeelser. Detta kommer att utvecklas i genomförandearbetet. Avtal övertagande av belysningsanläggning Bakgrund Något stycke om bakomliggande projekt SKL-Trafikverket och andemening med hela avtalet. Parter Trafikverket YYYYY ZZZ ZZ Borlänge Org.nr: Kontaktperson: AAAA BBBB Telefon: XXX kommun WWW XXX XX X-stad Org.nr: ZZZZZZ-ZZZZ Kontaktperson: CCCCC DDDDDD Telefon: mmmm-yyyyy Tillträde Ersättning ej aktuellt Betalning ej aktuellt Övrigt Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 51

80 Bilagor XX kommun överlåter med äganderätt till Trafikverket i bilaga YY redovisad belysningsanläggning. Anläggningen överlåts i befintligt skick utan kostnad för Trafikverket. I belysningsanläggningarna ingår kablar, fundament, stolpar, armaturer, ljuskällor, och anordningar i övrigt som utnyttjas enbart för vägbelysning. Trafikverket förutsätter att anläggningen som tas över uppfyller gällande elsäkerhetsbestämmelser. Anläggning ska vara upprustad och hålla en teknisk standard som motsvarar minst halva tekniska livslängden, enligt projektrapport ÖÖÖÖ. Parterna ges möjlighet att besikta och godkänna belysningsanläggningen vid övertagandet. Anläggningsdelar som inte omfattas av detta avtal och som fortsatt står kvar längs med Trafikverkets väg, åtar sig XXX kommun att rusta upp eller demontera i sin helhet innan överlåtelse av anläggning från XXX kommun kan ske. XXX kommun ges rätt att för drift, underhåll och förnyelse disponera erforderlig mark. Om Trafikverket har uppgörelse med annan markägare i detta avseende förutsätter XXX kommun att motsvarande uppgörelse också gäller för XXX kommun. Dokumentation och förteckning över anläggningen skall överlämnas i samband med övertagandet, och vara en förutsättning för övertagande. Den i bilaga YY angiven anläggning övertas av XX kommun den YY ZZ XXXX. Not: benämningen kommun i avtalet kan ersättas med vägförening etc beroende på vem andra parten är. Av detta kontrakt är två likalydande exemplar upprättade och utväxlade. Trafikverket X-stad 20xx- Namn Namnsson XXX kommun X-stad 20xx- Heter Hetersson 52 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg

81 BILAGA 4 FSA -Tabell för dokumentation vid överlåtelser tabell 12. Exempel på Fundament-, stolp- och armaturtabell Digital och redigerbar mall för tabell tillhandahålls av Trafikverket Projekt: Upprättad: Exempel Exempel Datum Central Nummer KM Sidoavstånd Fundament Stolpe Arm Armatur Optik Ljuskälla Program Ljusflöde Effekt Fas 222-A A2-1 1/400 I refuge Cetong 140/ 1300 MMSH- 100D0 Krona 180 gr 2 st Iridium3 BGP382 DM GRN115 /740 CLO DD L1/ L2 222-A A2-2 1/440 I refuge Cetong 140/ 1300 MMSH- 100D0 Krona 180 gr 2 st Iridium3 BGP382 DM GRN115 /740 CLO DD L3/ L1 222-A A2-3 1/520 2 m Cetong 140/ 1300 MMSH- 100E20 Fast arm 2 m Iridium3 BGP382 DM GRN95 / L2 Belysning där det behövs. Belysning längs statlig väg 53

82

83

84

85

86 Belysning där det behövs BELYSNING LÄNGS STATLIG VÄG Ägarförhållandena för landets belysningsanläggningar på det statliga vägnätet är idag komplicerade. Till viss del är det staten genom Trafikverket som äger belysning, men det finns också många sträckor där andra intressenter äger, sköter och ansvarar för belysningen. I de flesta fall är det kommunerna som svarar för den belysning som inte är Trafikverkets. Frågan om belysning på statlig väg har diskuterats i olika omgångar sedan mitten på 1990-talet, men har under de senaste åren uppmärksammats med frågeställningen varför staten inte svarar för all belysning på det statliga vägnätet. I denna gemensamma studie mellan Trafikverket och SKL ses frågeställningarna över för att skapa ett mer renodlat och tydligare system för belysning längs statlig väg. De kriterier som använts i bedömningen av behovet av belysning diskuteras och ett förslag på framtida synsätt har tagits fram. Ambitionen är att denna rapport ska underlätta den fortsatta samverkan som behövs mellan kommunerna och Trafikverket kring belysningsanläggningar längs med statliga vägar i Sverige och vem som ska vara huvudman. ISBN Beställ eller ladda ner på webbutik.skl.se Post: Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon:

87 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till HANDLÄGGARE Tomas Bonér Kommunstyrelsen DIARIENR ÄRENDE KS/2017:197 Motion om belysning vid busshållplatser från Jonathan Bejefalk (L) Svar på motion om belysning vid busshållplatser från Jonathan Bejefalk (L) Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att motionen avslås då flera busshållsplatser inte är lämpliga att förse med belysning utifrån SKLs och Trafikverkets rekommendationer Ärendet Jonathan Bejefalk (L) har i en motion till kommunfullmäktige föreslagit att samhällsbyggnadsnämnden ges i uppdrag att i samverkan med Trafikverket tillgodose att korrekt belysning finns på kommunens alla busshållplatser. Av motionen framgår att syftet är att alla ska kunna känna sig trygga i Flens kommun, även de som väntar på bussen. Trafikverket har under de senaste åren arbetat med att inventera och utreda belysning längs det statliga och kommunala vägnätet och vilken inverkan belysningen har på trafiksäkerheten och miljön. Inventeringen har utmynnat i skriften Belysning där det behövs belysning längs statlig väg och i den sammanfattas också de kriterier som krävs för att belysning skall vara motiverat. Samhällsbyggnadsnämnden beslutade att föreslå att motionen avslås. Enligt samhällsbyggnadsnämnden är det endast ett mycket litet antal busshållplatser utanför tätorterna som uppfyller de kriterier som ställts upp och därför finns det inte skäl att söka samarbete med Trafikverket mer än i enstaka lägen. Kommunledningsförvaltningen har ingen annan uppfattning än samhällsbyggnadsförvaltningen. De busshållplatser som uppfyller kriterierna för Trafikverkets inventering av belysning ses över i samverkan med trafikverket för

88 2 (2) att göra de hållplatsförstärkande åtgärder som behövs. Det görs utifrån ett bredare perspektiv än enbart belysning. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att motionen avslås då flera busshållsplatser inte är lämpliga att förse med belysning utifrån SKL och Trafikverkets rekommendationer. Sara Molander Utrednings- och strategichef Tomas Bonér Planeringssekreterare Beslutet expedieras till: Samhällsbyggnadsnämnden

89 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktiges presidium Sida KS/2017: Motion om belysning vid busshållplatser från Jonathan Bejefalk (L) Kommunfullmäktiges presidium beslutar att remittera motionen till samhällsbyggnadsnämnden, samt att svar önskas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut senast i maj Bakgrund Jonathan Bejefalk (L) inkom med en motion om belysning vid busshållsplatser. Expedieras till: Samhällsbyggnadsnämnden Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\acr3inwr.boz.rtf

90 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida KS/2017: Motion om belysning vid busshållsplatser från Jonathan Bejefalk (L) Kommunfullmäktige beslutar att motionen får framställas, samt att överlämna motionen till kommunfullmäktiges presidium för beredning. Bakgrund Jonathan Bejefalk inkom med en motion om belysning vid busshållsplatser. (bilaga 21) Expedieras till: Kommunstyrelsens presidium Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\vdx3q35h.nhn.rtf

91 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2018: Svar motion angående de kommunala rådens funktion, från Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att motionen anses besvarad, samt att ge kommunstyrelsen i uppdrag att revidera nu gällande styrdokument för respektive kommunalt råd, i samråd med nämnderna, de stora kommunala bolagen, samt de kommunala råden. Vid uppdateringen bör särskild hänsyn tas till om det finns behov av formuleringar som specificerar hur de kommunala råden ska involveras vid förändringsprocesser, vilken typ och storleksordning av förändringar som motiverar rådens delaktighet. Bakgrund Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) har inkommit med en motion som föreslår att de kommunala råden ska involveras tidigt vid förändringar som rör deras kompetensområden, till exempel genom att fungera som referensgrupp. Kommunfullmäktiges presidium har uppdragit till kommunstyrelsen att bereda motionen och svar ska lämnas senast i mars Motionärerna menar att de kommunala råden kan bidra med erfarenhet och kompetens tidigt i förändringsprocesser vilket kan medföra att risken för att fel begås minskar. Därmed kan också kostnader minska. Kommunledningsförvaltningen bedömer att motionärernas förslag är motiverat och att de positiva effekter som antyds i motionen är relevanta. Dagens styrdokument ger visserligen möjligheter för ett arbetssätt som motsvarar det föreslagna, men det uttrycks inte särskilt att råden bör ha en rådgivande roll tidigt i olika processer i de kommunala verksamheterna. Förvaltningen föreslår att motionen bifalles vilket i sin tur innebär att styrdokumenten för de fyra kommunala råden behöver revideras. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\fpdfcbpi.snq.rtf

92 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 31 Eftersom tre av de fyra dokumenten är gamla är en översyn ändå motiverad. Uppdraget att revidera nu gällande styrdokument föreslås ges till kommunstyrelsen i samråd med nämnderna, de stora kommunala bolagen och de kommunala råden. Vid revideringen bör överväganden göras kring om det finns behov av preciseringar av när, hur och i vilka sammanhang som rådens delaktighet ska ske. Detta kan eventuellt skilja åt mellan de olika råden. Dessutom bör en bedömning göras av om förändringarna innebär att nämnders och bolags reglementen och/eller arbetsrutiner påverkas. Ärendet Vänsterpartiets företrädare Inger Andersson, Kaj Johansson och Caspar Almalander inkom den 14 juni 2018 med en motion angående de kommunala rådens funktion. Motionärerna föreslår att de kommunala råden ska komma in tidigt i processen vid förändringar som rör deras kompetensområde, exempelvis genom att vara referensgrupp vid byggprojekt mm. På så vis kan exempelvis kostnaderna för byggprojekt minska, samtidigt som fel undviks, menar motionärerna. Motionen remitterades till kommunfullmäktiges beredning, som den 20 augusti beslutade att uppdra till kommunstyrelsen att bereda motionen och återkomma med svar senast i mars Motionens exempel rör endast om- och nybyggnation medan dess förslag är mer allmänt hållet: att råden ska komma in tidigt i processen vid förändringar som rör deras kompetensområden. I kommunen finns för närvarande fyra kommunala råd: - KPR kommunala pensionärsrådet - KRF kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning - Näringslivsrådet - BRÅ brottsförebyggande rådet De befintliga rådens inriktning, syften och arbetssätt varierar något och formuleras i separata reglementen, respektive en instruktion för Näringslivsrådet. I samtliga fall anges att (minst) fyra sammanträden ska hållas årligen. När det gäller KPR och KRF anger respektive reglemente att råden ska vara remissorgan i frågor som rör pensionärer respektive i planeringsfrågor som rör personer med funktionsnedsättning, samt att råden ska verka för att nämndernas verksamhetsplaner beaktar dessa frågor. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\fpdfcbpi.snq.rtf

93 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 32 Råden har möjlighet att lämna förslag och initiera frågor i nämnden, och ska vara forum för kunskapsspridning och information. Dessa båda råd är organisatoriskt knutna till olika nämnder (socialnämnden för KPR och samhällsbyggnadsnämnden för KRF). Näringslivsrådet är organiserat under kommunstyrelsen. Rådet beskrivs som ett samrådsorgan som ska bidra till att utveckla näringslivet och näringslivsarbetet i kommunen. I rådet finns representation för kommunstyrelsen, kommunledningsförvaltningen samt olika branschorganisationer och Forum Flen. Brottsförebyggande rådets organisation och funktion är däremot inte ett forum där förtroendevalda och intresseorganisationer samverkar. Det är istället ett samverkansorgan där politiska företrädare, de kommunala förvaltningarna, det kommunala bostadsbolaget och lokal polis är representerade. Rådet ska ansvara för det drog- och brottsförebyggande arbetet i kommunen och syftar till att samordna de ingående organisationernas verksamhet kopplat till drog- och brottsförebyggande, med målet att skapa en trygg och säker miljö i kommunen. Utifrån aktuell problembild ska rådet initiera, stödja och följa upp det drog- och brottsförebyggande arbetet. Detta råd är underställt kommunstyrelsen. Ur kommunledningsförvaltningens perspektiv är motionens förslag väl värt att beakta. Särskilt i om- och nybyggnationsprocesser och i långsiktig planering är det viktigt att ta tillvara kunskaper och erfarenheter tidigt för att skapa goda förutsättningar, och i möjligaste mån undvika fel och brister. Nuvarande styrdokument ger möjligheter för råden att fungera så som motionärerna önskar. I reglementena för pensionärsrådet och rådet för personer med funktionsnedsättning specificeras uttryckligen att råden ska fungera som remissinstanser. Däremot anges inte att råden ska involveras tidigt i processen, som motionärerna föreslår. Det kan därför finnas anledning att förtydliga reglementena med formuleringar som preciserar att de kommunala råden ska involveras som rådgivande instanser tidigt i större planeringsprocesser och kanske i mer betydande processer av verksamhetsutveckling. I praktiken kan ett sådant förtydligande dels göra att även nämndernas, bolagens och eventuell lokalförsörjningsorganisationens arbetssätt behöver justeras, dels förutsätta att vissa ramar sätts för när rådens delaktighet är aktuellt. Det kan annars finnas risk för att också beslutsfattande kring förhållandevis små förändringar försenas och blir ineffektiva. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\fpdfcbpi.snq.rtf

94 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 33 Vidare måste rollerna vara tydliga där de kommunala råden har en tydligt rådgivande funktion skilt från kommunens ansvar och mandat för beslutsfattande och genomförande. I de allra flesta fall bör de kommunala råden kunna involveras inom ramen för den sammanträdesstruktur som finns idag. Det kan handla om att information lämnas om planer i ett tidigt skede och att råden då inbjuds att lämna synpunkter. I enstaka fall kan extra sammanträden behövas. Möjlighet för detta finns redan i gällande styrdokument. Om särskilda sammanträden behövs kan mindre ökning av kostnaderna uppstå åtminstone i de råd (KPR och KRF) där ledamöterna arvoderas. I och med att ett sådant arbetssätt kan förväntas leda till bättre anpassning till vissa gruppers förutsättningar, mindre risker för misstag och därmed till effektivare resursanvändning, bedöms en eventuell mindre kostnadsökning för rådens delaktighet som försumbar. Därmed ställer sig kommunledningsförvaltningen positiv till att motionen bifalles, och föreslår att nuvarande styrdokument revideras för att markera att råden bör involveras tidigt i planerings- och förändringsprocesser - särskilt för ny- och ombyggnationer. Revidering av reglementen för KPR, KRF och BRÅ behöver göras oavsett om de föreslagna förtydliganden beslutas eller inte, eftersom de nuvarande styrdokumenten är daterade i andra avseenden. När styrdokumenten revideras bör såväl råden som kommunala nämnder, förvaltningar och bolag vara delaktiga, bland annat för att formulera eventuella gränser för hur rådens delaktighet ska gå till och för att bedöma om ändringarna medför att också styrningen av nämnderna och/eller bolagen behöver ändras. Exempelvis nämns idag inte något om att intresseorganisationer eller kommunala råd bör användas som remissinstanser av de kommunala bolagen - vare sig i bolagsordningar eller i ägardirektiv. Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att bifalla motionen så att de kommunala råden involveras tidigt i mer betydande planerings- och förändringsprocesser gällande frågor som rör deras respektive kompetensområden Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\fpdfcbpi.snq.rtf

95 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 34 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att revidera nu gällande styrdokument för respektive kommunalt råd, i samråd med nämnderna, de stora kommunala bolagen, samt de kommunala råden. Vid uppdateringen bör särskild hänsyn tas till om det finns behov av formuleringar som specificerar hur de kommunala råden ska involveras vid förändringsprocesser, vilken typ och storleksordning av förändringar som motiverar rådens delaktighet. Yrkanden Emma Dahlin (M) yrkar att ändra första att-satsen till att motionen anses besvarad. Karina Bundgaard Krogh (C) yrkar bifall till Emma Dahlins (M) ändringsyrkande. Propositionsordning Ordföranden finner att det förutom förvaltningens förslag finns ett ändringsyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens första att-sats mot Emma Dahlins (M) ändringsyrkande finner ordföranden att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att bifalla Emma Dahlins (M) ändringsyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag i övrigt finner ordföranden att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\fpdfcbpi.snq.rtf

96 1 (4) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Helen Nyberg DIARIENR ÄRENDE KS/2018:114 Motion om rådens funktion, från Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) Svar motion angående de kommunala rådens funktion, från Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att bifalla motionen så att de kommunala råden involveras tidigt i mer betydande planerings- och förändringsprocesser gällande frågor som rör deras respektive kompetensområden att ge kommunstyrelsen i uppdrag att revidera nu gällande styrdokument för respektive kommunalt råd, i samråd med nämnderna, de stora kommunala bolagen, samt de kommunala råden. Vid uppdateringen bör särskild hänsyn tas till om det finns behov av formuleringar som specificerar hur de kommunala råden ska involveras vid förändringsprocesser, vilken typ och storleksordning av förändringar som motiverar rådens delaktighet. Sammanfattning Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) har inkommit med en motion som föreslår att de kommunala råden ska involveras tidigt vid förändringar som rör deras kompetensområden, till exempel genom att fungera som referensgrupp. Kommunfullmäktiges presidium har uppdragit till kommunstyrelsen att bereda motionen. Svar ska lämnas senast i mars Motionärerna menar att de kommunala råden kan bidra med erfarenhet och kompetens tidigt i förändringsprocesser, vilket kan medföra att risken för att fel begås minskar. Därmed kan också kostnader minska.

97 2 (4) Kommunledningsförvaltningen bedömer att motionärernas förslag är motiverat och att de positiva effekter som antyds i motionen är relevanta. Dagens styrdokument ger visserligen möjligheter för ett arbetssätt som motsvarar det föreslagna, men det uttrycks inte särskilt att råden bör ha en rådgivande roll tidigt i olika processer i de kommunala verksamheterna. Förvaltningen föreslår att motionen bifalles, vilket i sin tur innebär att styrdokumenten för de fyra kommunala råden behöver revideras. Eftersom tre av de fyra dokumenten är gamla är en översyn ändå motiverad. Uppdraget att revidera nu gällande styrdokument föreslås ges till kommunstyrelsen i samråd med nämnderna, de stora kommunala bolagen och de kommunala råden. Vid revideringen bör överväganden göras kring om det finns behov av preciseringar av när, hur och i vilka sammanhang som rådens delaktighet ska ske. Detta kan eventuellt skilja mellan de olika råden. Dessutom bör en bedömning göras av om förändringarna innebär att nämnders och bolags reglementen och/eller arbetsrutiner påverkas. Ärendet Vänsterpartiets företrädare Inger Andersson, Kaj Johansson och Caspar Almalander inkom den 14 juni 2018 med en motion angående de kommunala rådens funktion. Motionärerna föreslår att de kommunala råden ska komma in tidigt i processen vid förändringar som rör deras kompetensområde, exempelvis genom att vara referensgrupp vid byggprojekt mm. På så vis kan exempelvis kostnaderna för byggprojekt minska, samtidigt som fel undviks, menar motionärerna. Motionen remitterades till kommunfullmäktiges beredning, som den 20 augusti beslutade att uppdra till kommunstyrelsen att bereda motionen och återkomma med svar senast i mars Motionens exempel rör endast om- och nybyggnation medan dess förslag är mer allmänt hållet: att råden ska komma in tidigt i processen vid förändringar som rör deras kompetensområden. I kommunen finns för närvarande fyra kommunala råd: - KPR kommunala pensionärsrådet - KRF kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning - Näringslivsrådet - BRÅ brottsförebyggande rådet De befintliga rådens inriktning, syften och arbetssätt varierar något och formuleras i separata reglementen, respektive en instruktion för Näringslivsrådet. I samtliga fall anges att (minst) fyra sammanträden ska hållas årligen. När det gäller KPR och KRF anger respektive reglemente att råden ska vara remissorgan i frågor som rör pensionärer respektive i planeringsfrågor som rör personer med funktionsnedsättning, samt att råden ska verka för att nämndernas verksamhetsplaner beaktar dessa frågor. Råden har möjlighet att lämna förslag och initiera frågor i nämnden, och ska vara forum för kunskapsspridning och information. Dessa båda råd är organisatoriskt knutna till olika nämnder (socialnämnden för KPR och samhällsbyggnadsnämnden för KRF).

98 3 (4) Näringslivsrådet är organiserat under kommunstyrelsen. Rådet beskrivs som ett samrådsorgan som ska bidra till att utveckla näringslivet och näringslivsarbetet i kommunen. I rådet finns representation för kommunstyrelsen, kommunledningsförvaltningen samt olika branschorganisationer och Forum Flen. Brottsförebyggande rådets organisation och funktion är däremot inte ett forum där förtroendevalda och intresseorganisationer samverkar. Det är istället ett samverkansorgan där politiska företrädare, de kommunala förvaltningarna, det kommunala bostadsbolaget och lokal polis är representerade. Rådet ska ansvara för det drog- och brottsförebyggande arbetet i kommunen och syftar till att samordna de ingående organisationernas verksamhet kopplat till drogoch brottsförebyggande, med målet att skapa en trygg och säker miljö i kommunen. Utifrån aktuell problembild ska rådet initiera, stödja och följa upp det drog- och brottsförebyggande arbetet. Detta råd är underställt kommunstyrelsen. Ur kommunledningsförvaltningens perspektiv är motionens förslag väl värt att beakta. Särskilt i om- och nybyggnationsprocesser och i långsiktig planering är det viktigt att ta tillvara kunskaper och erfarenheter tidigt för att skapa goda förutsättningar, och i möjligaste mån undvika fel och brister. Nuvarande styrdokument ger möjligheter för råden att fungera så som motionärerna önskar. I reglementena för pensionärsrådet och rådet för personer med funktionsnedsättning specificeras uttryckligen att råden ska fungera som remissinstanser. Däremot anges inte att råden ska involveras tidigt i processen, som motionärerna föreslår. Det kan därför finnas anledning att förtydliga reglementena med formuleringar som preciserar att de kommunala råden ska involveras som rådgivande instanser tidigt i större planeringsprocesser och kanske i mer betydande processer av verksamhetsutveckling. I praktiken kan ett sådant förtydligande dels göra att även nämndernas, bolagens och eventuell lokalförsörjningsorganisationens arbetssätt behöver justeras, dels förutsätta att vissa ramar sätts för när rådens delaktighet är aktuellt. Det kan annars finnas risk för att också beslutsfattande kring förhållandevis små förändringar försenas och blir ineffektiva. Vidare måste rollerna vara tydliga där de kommunala råden har en tydligt rådgivande funktion skilt från kommunens ansvar och mandat för beslutsfattande och genomförande. I de allra flesta fall bör de kommunala råden kunna involveras inom ramen för den sammanträdesstruktur som finns idag. Det kan handla om att information lämnas om planer i ett tidigt skede och att råden då inbjuds att lämna synpunkter. I enstaka fall kan extra sammanträden behövas. Möjlighet för detta finns redan i gällande styrdokument. Om särskilda sammanträden behövs kan mindre ökning av kostnaderna uppstå åtminstone i de råd (KPR och KRF) där ledamöterna arvoderas. I och med att ett sådant arbetssätt kan förväntas leda till bättre anpassning till vissa gruppers förutsättningar, mindre risker för misstag och därmed till effektivare resursanvändning, bedöms en eventuell mindre kostnadsökning för rådens delaktighet som försumbar.

99 4 (4) Därmed ställer sig kommunledningsförvaltningen positiv till att motionen bifalles, och föreslår att nuvarande styrdokument revideras för att markera att råden bör involveras tidigt i planerings- och förändringsprocesser - särskilt för ny- och ombyggnationer. Revidering av reglementen för KPR, KRF och BRÅ behöver göras oavsett om de föreslagna förtydliganden beslutas eller inte, eftersom de nuvarande styrdokumenten är daterade i andra avseenden. När styrdokumenten revideras bör såväl råden som kommunala nämnder, förvaltningar och bolag vara delaktiga, bl a för att formulera eventuella gränser för hur rådens delaktighet ska gå till och för att bedöma om ändringarna medför att också styrningen av nämnderna och/eller bolagen behöver ändras. Exempelvis nämns idag inte något om att intresseorganisationer eller kommunala råd bör användas som remissinstanser av de kommunala bolagen - vare sig i bolagsordningar eller i ägardirektiv. Sara Molander Utrednings- och strategichef Helen Nyberg Utredare Beslutet expedieras till: Motionärerna: Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V), Caspar Almalander (V) Brottsförebyggande rådet Kommunala pensionärsrådet Kommunala rådet för personer med funktionsnedsättning Näringslivsrådet Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden Flens Kommunfastigheter AB Flens Bostad AB

100

101 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida KS/2018: Motion om rådens funktion, från Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) Kommunfullmäktige beslutar att överlämna motionen till kommunfullmäktiges presidium för beredning. Bakgrund Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) inkom med en motion om rådens funktion. (bilaga 5) Expedieras till: Kommunfullmäktiges presidium Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\duqdq3oy.aeq.rtf

102 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktiges presidium Sida KS/2018: Motion om rådens funktion, från Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) Kommunfullmäktiges presidium beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning, samt att svar önskas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut i mars Bakgrund Inger Andersson (V), Kaj Johansson (V) och Caspar Almalander (V) inkom med en motion om rådens funktion. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\rrm3j4jd.eaj.rtf

103 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2018: Svar på motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott, från Per Grönlund (-) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen om att inrätta en IT-nämnd eller ett IT-utskott med hänvisning till det säkerhetsutskott som inrättades från och med 1 januari Bakgrund Per Grönlund (-) inkom med en motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott i Flens kommun med syftet att stärka IT-säkerheten. Kommunstyrelsen har sedan 1 januari 2019 ett säkerhetsutskott med ansvar för bland annat informationssäkerhet. IT-säkerhet är en del av informationssäkerheten och bedömningen är därför att det som motionärer efterfrågar redan uppfylls av beslutet att införa ett säkerhetsutskott under kommunstyrelsen. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\xqth4zss.t0p.rtf

104 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 36 Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\xqth4zss.t0p.rtf

105 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till kommunstyrelsen HANDLÄGGARE Sara Molander DIARIENR KS/2018:102 ÄRENDE Motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott, från Per Grönlund (-) Svar på motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott, från Per Grönlund (-) Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige att avslå motionen om att inrätta en IT-nämnd eller ett IT-utskott med hänvisning till det säkerhetsutskott som inrättades från och med 1 januari Sammanfattning Per Grönlund (-) inkom med en motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott i Flens kommun med syftet att stärka IT-säkerheten. Kommunstyrelsen har sedan 1 januari 2019 ett säkerhetsutskott med ansvar för bland annat informationssäkerhet. IT-säkerhet är en del av informationssäkerheten och bedömningen är därför att det som motionärer efterfrågar redan uppfylls av beslutet att införa ett säkerhetsutskott under kommunstyrelsen. Ärendet Per Grönlund (-) inkom med en motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott i Flens kommun. Kommunfullmäktiges presidium beslutade att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning , 102, beslutade kommunfullmäktige om ny politisk organisation för mandatperioden I samband med det beslutade kommunfullmäktige att stärka kommunstyrelsens ansvar för säkerhetsfrågor. Från 1 januari 2019 har kommunstyrelsen ett samlat ansvar för krisberedskap, systematiskt säkerhetsarbete, systematiskt brandskyddsarbete, informationssäkerhet, trygghet och säkerhet inkluderande brottsförebyggande arbete, hot och våld, internt skydd och arbete mot våldsbejakande extremism.

106 2 (2) Kommunfullmäktige antog ett reviderat reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna i Flens kommun. I reglementet för kommunstyrelsen står att kommunstyrelsen ska ha ett säkerhetsutskott bestående av 3 ledamöter och 3 ersättare. I kommunstyrelsens delegeringsordning står att kommunstyrelsens säkerhetsutskott ansvarar för säkerhetsfrågor, systematiskt säkerhetsarbete, systematiskt brandskyddsarbete, informationssäkerhet, brottsförebyggande arbete, hot och våld, internt skydd samt arbete mot våldsbejakande extremism. Motionärens intention med förslaget är att stärka IT-säkerheten. IT-säkerhet är en del av informationssäkerheten och ingår i säkerhetsutskottets ansvarsområde. Kommunledningsförvaltningen bedömer därför att det som motionärer efterfrågar redan uppfylls av beslutet att införa ett säkerhetsutskott under kommunstyrelsen. Håkan Bergsten Kommunchef Sara Molander Utrednings- och strategichef

107

108 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida KS/2018: Motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott, från Per Grönlund (-) Kommunfullmäktige beslutar att överlämna motionen till kommunfullmäktiges presidium för beredning. Bakgrund Per Grönlund (-) inkom med en motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott. (bilaga 19) Expedieras till: Kommunfullmäktiges presidium Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\ryvh4ze0.aaa.rtf

109 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktiges presidium Sida KS/2018: Motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott, från Per Grönlund (-) Kommunfullmäktiges presidium beslutar att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning, samt att svar önskas så att kommunfullmäktige kan fatta beslut i mars Bakgrund Per Grönlund (-) inkom med en motion om inrättande av IT-nämnd eller IT-utskott. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\2zbvgxax.slf.rtf

110 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2018: Revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun (2016:27 301) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun (2016:27 301), att reviderade lokala ordningsföreskrifter ska gälla från och med , samt att uppdra till kommunstyrelsen att inta reviderade lokala ordningsföreskrifter i kommunens författningssamling. Bakgrund En översyn av ordningsföreskrifterna har gjorts av samhällsbyggnadsförvaltningen. Ändringarna avser områden som jämställs med offentlig plats, tillståndplikt för schaktning, grävning, uppställande av containrar, placering av flyttbara skyltar, med mera på kommunal mark. Även bestämmelserna om hundar och fiske har ändrats. Samhällsbyggnadsnämnden fattade beslut , 155. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\kvkvsdg4.ldc.rtf

111 1 (1) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Kommunjuristen Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Niklas Witt DIARIENR ÄRENDE KS/2018:186 Revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun Förslag på Revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun (2016:27 301) Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun. (2016:27 301), att reviderade lokala ordningsföreskrifter ska gälla från och med 1 april 2019, samt att uppdra till kommunstyrelsen att inta reviderade lokala ordningsföreskrifter i Flens kommuns författningssamling. Sammanfattning En översyn av ordningsföreskrifterna har gjorts av samhällsbyggnadsförvaltningen. Ändringarna avser områden som jämställs med offentlig plats, tillståndplikt för schaktning, grävning, uppställande av containrar, placering av flyttbara skyltar, mm på kommunal mark. Även bestämmelserna om hundar och fiske har ändrats. Samhällsbyggnadsnämnden fattade beslut , 155. Håkan Bergsten Kommunchef Niklas Witt Kommunjurist Beslutet expedieras till: Polisen

112 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2016: Lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun Antagen av kommunfullmäktige

113 1 Allmänna lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun Flens kommun föreskriver följande med stöd 1 förordningen (1993:1632) med bemyndigande för kommuner och länsstyrelse att meddela lokala föreskrifter enligt ordningslagen (1993:1617). 1 Föreskrifternas innehåll och tillämpningsområde a) Innehåll Grundläggande bestämmelser om allmän ordning och säkerhet på offentlig plats finns i 3 kap. Ordningslagen (1993:1617). Dessa lokala ordningsföreskrifter innehåller ytterligare bestämmelser om hur den allmänna ordningen i Flens kommun skall upprätthållas. b) Tillämpning Föreskrifterna är tillämpliga på alla platser inom kommunen som är offentlig plats enligt 1 kap. 2 första stycket 1-4 ordningslagen om inte annat anges. För områden som kommunen upplåtit till torghandel gäller också av kommunfullmäktige fastställda lokala ordningsföreskrifter för torghandeln i Flens kommun (KFS 2:4). c) Områden som jämställs med offentlig plats Vid tillämpningen av 3 kap. Ordningslagen och dessa föreskrifter skall, med stöd av 1 kap. 2 andra stycket ordningslagen, följande områden jämställas med offentlig plats: - Violentorgen, Bagargränd, Skomakargränd - Kommunens Samtliga kommunala badplatser. (bilaga 1) - Malmahed ( bilaga 2) - Plevnaområdet (bilaga 3) d) Kommunens yttrande Innan polismyndigheten fattar beslut om tillstånd enligt 7, 10 första stycket, 11 och 12 första stycket bör kommunen ges tillfälle att yttre sig. 2 Lastning av varor med mera Vid lastning, forsling, lossning och annan hantering skall den som är ansvarig för åtgärden göra vad som behövs för att undvika att allmänheten utsätts för tillfälliga olägenheter genom buller, damm, spill eller dålig lukt. Avlastning och uppläggning av gods får inte ske så att brandposter, brandsläckningsutrustningar och utrymningsvägar blockeras eller att räddningstjänstens arbete hindras. Gångbanor och cykelbanor får inte blockeras vid lastning, lossning och annan hantering på sådant sätt att fotgängare eller cyklister tvingas ut i körbanorna.

114 2 3 Schaktning, grävning med mera Tillstånd krävs för schaktning och grävning i kommunal mark. Det åligger den som ansvarar för åtgärden att ansöka om tillstånd. Den som är ansvarig för upptagande av grus, jord eller sand, tippning av fyllnadsmassor, schaktning, grävning eller annat liknande arbete skall se till att det sker på ett sådant sätt att allmänheten utsätts för minsta möjliga olägenhet. 4 Störande buller Arbete som orsakar buller eller annat oljud och som utgör en påtaglig störning för allmän ordning, säkerhet eller trafik på offentliga platser, t ex stenkrossning, pålning och nitning, får inte ske utan polismyndighetens tillstånd. 5 Containrar Tillstånd krävs för uppställning av container på kommunal mark. Det åligger den som ansvarar för åtgärden att ansöka om tillstånd. Ägaren eller nyttjanderättsinnehavaren till en container, som skall ställas på en offentlig plats, är skyldig att tydligt märka containern med ägarens eller nyttjanderättsinnehavarens namn, adress och telefonnummer. 6 Placering av markiser, flaggor och skyltar Markiser, flaggor och skyltar får inte sättas upp så att de skjuter ut över en gångbana på lägre höjd än 2,50 meter, -över en cykelbana på lägre höjd än 3,2 meter eller över en körbana på lägre höjd än 4,50 meter. Tillstånd/lov krävs för skyltar som ej avser trafik. 7 Placering av flyttbara skyltar, marschaller med mera Tillstånd krävs för flyttbara skyltar, marschaller med mera. Det åligger den som ansvarar för åtgärden att ansöka om tillstånd. Flyttbara skyltar trottoarpratare, brinnande marschaller och liknande anordningar får inte utan tillstånd av polismyndigheten placeras på gång- och cykelbanor, trottoarer eller körbanor. De får inte sättas upp så att vägmärken, vägvisning och dylikt skyms eller på annat sätt är trafikfarliga. Det åligger tillståndsinnehavaren att tillse att trottoarprataren inte är utställd när kommunen meddelat att sopning och annat gatuunderhåll skall ske eller då vädret medför snöröjning och halkbekämpning.

115 3 8 Affischering a) Tillstånd av polisen Affischer, annonser eller liknande anslag får inte utan tillstånd av polismyndigheten sättas upp på sådana husväggar, staket, stolpar eller liknande som vetter mot offentlig plats. b) Tillstånd krävs inte på särskilda anslagstavlor Tillstånd behövs inte för att sätta upp anslag på tavlor, pelare, eller andra liknande anordningar som är avsedda för detta ändamål. c) Tillstånd krävs inte för näringsidkare att annonsera på rörelsens byggnad Inte heller krävs tillstånd för näringsidkare att sätta upp annonser och andra tillkännagivanden som avser näringsidkarens rörelse på byggnad där rörelsen finns. Upptill A3 sen krävs bygglov. Observera att bestämmelserna i 6 ska iakttas. 9 Högtalarutsändning Information, reklam, propaganda eller andra budskap som riktar sig till personer på offentliga platser får inte ske genom högtalare eller liknande utan tillstånd av polismyndigheten. 10 Insamling av pengar Polismyndighetens tillstånd krävs för insamling av pengar i bössor eller liknande, om insamlingen inte utgör led i en tillståndspliktig allmän sammankomst eller offentlig tillställning. När insamlingen skall ske i samband med gatumusik krävs inte tillstånd. 11 Områden där alkoholförtäring är förbjuden Alkoholhaltiga drycker med en alkoholhalt överstigande 2,25 volymprocent alkohol får inte förtäras på offentlig plats eller på platser angivna i 1 ovan samt inom område enligt bilaga 4 annat än i samband med tillåten utskänkning därav. Alkoholhaltiga drycker med en alkoholhalt överstigande 2,25 volymprocent alkohol får inte heller förtäras på skolor och skolgårdar samt idrottsanläggningar. 12 Ambulerande försäljning Ambulerande försäljning får ej ske på Övre Violentorget, Bagargränd, Skomakargränd, Prins Vilhelmstorg och Stora Torget i Malmköping inom de områden där särskilt fastställda lokala ordningsföreskrifter för torghandel gäller.

116 4 Med ambulerande försäljning avses sådan gatuförsäljning som tar offentlig plats i anspråk endast tillfälligt och i obetydlig omfattning och som därför inte kräver tillstånd enligt 3 kap. 1 ordningslagen. 13 Camping Camping i tält, husvagn, husbil, bil eller övernattning utomhus får inte ske på offentlig plats och inte heller på de områden som jämställts med offentlig plats enligt 1, såvida marken inte upplåtits av kommunen för detta ändamål under en viss begränsad tid i ett särskilt anvisat område. 14 Uteservering a) Placering Uteservering skall placeras mot vägg direkt vid verksamhetslokalen om det inte är lämpligare att på någon plats ställa den vid träd, grönyta eller belysningsstolpe. Uteservering får bara placeras där minst 140 cm återstår av gångbana för passage. b) Tid Uteservering får endast finnas under perioden 15 april 15 september. c) Montering Uteservering skall vara försedd med monterings- och demonteringsbart staket runt hela sin yta, utanför staket skall finnas minst 140 cm bred del av gångbanan. Staketet skall vara minst 60 cm högt och försett med en minst 10 cm hög sarg mot mark. Staketet får bara finnas under samma period som serveringsmöblerna. 15 Hundar Hundens ägare, den som tagit emot en hund för underhåll eller nyttjande eller den som endast tillfälligt vårdar en hund är skyldig att följa bestämmelserna i 15. Hundar skall hållas kopplade på offentlig plats inklusive kommunens motionsspår. Inom Orrestaö och Hosjö Malmköpings camping skall hund hållas kopplad. Hund får vara okopplad inom särskilt anvisat hundbad vid Malmköpings Camping. Hundar får inte vistas på kommunens allmänna badplatser (se bilaga 1 ). Det som sägs ovan i denna paragraf gäller inte för ledarhund, service- och signalhund eller för polishund i tjänst. Föroreningar efter hundar på offentlig plats skall plockas upp.

117 5 16 Fiske Fiske får ej ske inom kommunala badplatser enligt bilaga 1. från badbryggor på badplatser som nämns i 1c i dessa ordningsföreskrifter. För övrigt fiske åligger det den som fiskar att upplysa sig om vilka krav som finns på innehav av eventuella fiskekort eller övriga inskränkningar i fiskerätten. 17 Fyrverkerier och andra pyrotekniska varor a) Tillstånd krävs av polisen Fyrverkerier och andra pyrotekniska varor får inte utan tillstånd av polismyndigheten användas inom områden med detaljplan. b) Tider när tillstånd inte krävs av polisen Tillstånd av polisen behövs dock inte under följande tider: från klockan nyårsafton till klockan på nyårsdagen; från klockan skärtorsdag till klockan på långfredagen; från klockan långfredagen till klockan på påskafton; från klockan påskafton till klockan på påskdagen; från klockan valborgsmässoafton till klockan den 1 maj. 18 Motionsspår Ridning, cykling eller trafik med motordrivet fordon får ej ske i kommunala motionsspår och skidspår. 19 Adressnummerskyltar på fastigheter Varje fastighet som tilldelas adressnummer skall vara försedd med särskild från gatan väl synlig och läslig adressnummerskylt. 20 Avgift för att använda offentlig plats För användning av offentlig plats och område som kommunen jämställt med sådan plats har kommunen rätt att ta ut en avgift enligt de grunder som beslutas av kommunfullmäktige. 21 Överträdelse av lokal ordningsföreskrift Den som uppsåtligen eller av oaktsamhet bryter mot någon av 2-7, 8 a, 9, 10 första stycket, 11-13, 15 d, dömes till penningböter enligt 3 kap. 22 andra stycket ordningslagen. I ordningslagen finns också bestämmelser om förelägganden och förverkande.

118 6 22 Yttranden Att avge yttranden som avses i 3 kap 2 ordningslagen ankommer på samhällsbyggnadsnämnden. Att avge yttranden enligt 1 d i lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun ankommer på Samhällsbyggnadsnämnden.

119 Bilaga 4

120 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida SBN/2018: Förslag på Revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun (2016:27 301) Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta revidering av lokala ordningsföreskrifter för Flens kommun. (2016:27 301) att reviderade lokala ordningsföreskrifter ska gälla från och med 1 februari att uppdra till kommunstyrelsen att inta reviderade lokala ordningsföreskrifter i Flens kommuns författningssamling. Bakgrund Förslag på revidering av lokala ordningsföreskrifter är skriven med röd text. Text som föreslås att tas bort är överstruken. Beslutet expedieras till: Akt Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\se1esjry.h2k.rtf

121 Bilaga 1 Badplatsområde som omfattas av Lokala Ordningsföreskrifter är markerat inom röda linjer Tallsjöbadet, Hälleforsnäs.

122 Mellösabadet

123 Badet Orrestaö

124 Vadsbrobadet

125 Yngarebadet, Bettna

126 Skebokvarnsbadet

127 Sparreholmsbadet

128 Hosjöbadet, Malmköping

129 o Tekniskas karta november 5, 2018 Lantmäteriet/GIS; Lanmäteriet/GIS : [m]

130 Fastighet MALMKÖPING 2:17 Fastighetsnyckel: Uppdaterad datum: Distriktsnamn: Lilla Malma Allmän del senast ändrad: Status: Levande Senast ändrad: Lagfart/Tomträtt (översikt) FLENS KOMMUN ( /1 Lagfart 0332) FLEN Fång: Köp Köpeskilling: Inskr.dag: Aktnummer: 26/22 Överlåten från akt Anmärkning Anmärkning Andel:

131 Tekniskas karta november 5, 2018 o Lantmäteriet/GIS; Lanmäteriet/GIS [m] Teckenförklaring Skissa Skissa Override 1 Override 1 Gatunamn Administrativa gränser Traktgräns Kvarterstraktgräns Fastighetsgräns Fastighetsstrand Tätningsgräns för fastighetsind Fastigheter och samfälligheter Fastighetsområde Fastighetsområde, utan identitet Ospecifierat område, ofta kod på felaktig yta 1:3 712,19 Samfällighetsomr... Samfällighetsomr... utan identitet

132 Fastighet MALMKÖPING 2:17 Fastighetsnyckel: Uppdaterad datum: Distriktsnamn: Lilla Malma Allmän del senast ändrad: Status: Levande Senast ändrad: Lagfart/Tomträtt (översikt) FLENS KOMMUN ( /1 Lagfart 0332) FLEN Fång: Köp Köpeskilling: Inskr.dag: Aktnummer: 26/22 Överlåten från akt Anmärkning Anmärkning Andel:

133 o Bilaga 4 november 5, 2018 Lantmäteriet/GIS; Lanmäteriet/GIS [m] Teckenförklaring 1:5 000 Skissa Skissa Override 1 Override 1 Administrativa gränser Traktgräns Kvarterstraktgräns Fastighetsgräns Fastighetsstrand Tätningsgräns för fastighetsind Fastigheter och samfälligheter Fastighetsområde Fastighetsområde, utan identitet Ospecifierat område, ofta kod på felaktig yta Samfällighetsomr... Samfällighetsomr... utan identitet

134 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2018: Revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun (2001:9-710), att gälla från och med , samt att uppdra till kommunstyrelsen att inta revideringen i kommunens författningssamling. Bakgrund Flens kommun tillämpar maxtaxa inom förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg. Detta innebär att ett tak är satt för hur hög avgiften får bli. Kommunen får statsbidrag från Skolverket som kompensation med anledning av maxtaxan. Avgiften för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg räknas utifrån hushållets avgiftsgrundande inkomst. Från och med 1 januari 2019 kommer inkomsttaket för maxtaxan att höjas från kronor per månad till kronor per månad. Detta innebär att statsbidraget från Skolverket kommer att minska. Den högsta avgiftsnivån höjs från kronor per månad till kronor per månad för förskola/pedagogisk omsorg och från 922 kronor per månad till 950 kronor per månad för fritidshem/pedagogisk omsorg. Kommunledningsförvaltningen har inget att erinra till barn-, utbildnings- och kulturnämndens beslut förutom att taxan föreslås börja gälla från och med istället för barn-, utbildnings- och kulturnämndens förslag Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\1sjjdreb.0ly.rtf

135 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Ekonomiavdelningen Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Ulrika Eriksson DIARIENR ÄRENDE KS/2018:201 Revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun Revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att godkänna förslag till revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun (2001:9-710), att gälla från och med , samt att uppdra till kommunstyrelsen att inta revideringen i kommunens författningssamling. Sammanfattning Flens kommun tillämpar maxtaxa inom förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg. Detta innebär att ett tak är satt för hur hög avgiften får bli. Kommunen får statsbidrag från Skolverket som kompensation med anledning av maxtaxan. Avgiften för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg räknas utifrån hushållets avgiftsgrundande inkomst. Från och med 1 januari 2019 kommer inkomsttaket för maxtaxan att höjas från kronor per månad till kronor per månad. Detta innebär att statsbidraget från Skolverket kommer att minska. Den högsta avgiftsnivån höjs från kronor per månad till kronor per månad för förskola/pedagogisk omsorg och från 922 kronor per månad till 950 kronor per månad för fritidshem/pedagogisk omsorg.

136 2 (2) Kommunledningsförvaltningen har inget att erinra till barn-, utbildnings- och kulturnämndens beslut förutom att taxan föreslås börja gälla från och med istället för barn-, utbildnings- och kulturnämndens förslag Jeanette Lijesnic Ekonomichef Ulrika Eriksson Budgetstrateg Beslutet expedieras till: Barn-, utbildnings- och kulturnämnden

137 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2001:9-710 Taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun Antagen av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF Reviderad av KF 2018-

138 1 Taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun från och med KÖ- OCH AVGIFTSREGLER A. ALLMÄNT 1. Dessa kö- och avgiftsregler gäller för all kommunal verksamhet i förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun. 2. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden ansvarar för all förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg som bedrivs för barn från och med det att barnet fyllt 1 år till och med sommarlovet det år barnet slutar grundskolans år Verksamheten finansieras dels av skattemedel dels av vårdnadshavare som har sina barn placerade i dessa verksamheter. 4. Förskola och fritidshem i inskriven form erbjuds barn till föräldrar i den omfattning de arbetar eller studerar samt barn som har ett eget behov jämlikt 8 kap. 5, 9 och 14 kap. 3 Skollagen. Plats i förskola erbjuds barn i åldern från och med det att barnet fyllt 1 år till och med sommarlovet det år barnet fyller 6 år. Plats i fritidshem erbjuds barn från och med höstterminen det år barnet fyller 6 år eller börjar förskoleklass till och med sommarlovet det år barnet slutar grundskolans år 6. Plats i pedagogisk omsorg erbjuds om möjligt ett barn om barnets vårdnadshavare önskar det jämlikt kap Skollagen. Plats i barnomsorg på obekväm arbetstid erbjuds ett barn om barnets vårdnadshavare önskar det jämlikt kap Skollagen. Obekväm arbetstid definieras som utanför ordinarie barnomsorgs öppettider, vanligtvis mellan 18:00-06:00 på vardagar samt helger. Samma regler angående avgifter gäller för barnomsorg på obekväm arbetstid som ordinarie barnomsorg om inte annat specificeras nedan. 5. Plats i förskola 20 timmar/vecka erbjuds alla barn i åldern 1 5 år vars föräldrar är arbetslösa eller föräldralediga. C:\Windows\TEMP\sgtttvz5.uqr\ylf4fkgc.4vq.rtf

139 2 6. Rätt till plats har barn som a. är folkbokfört i Flens kommun b. är folkbokfört i annan kommun och av särskilda skäl ska eller kan tas emot i kommunens förskola och/eller fritidshem. (8 kap. 13 och 14 kap. 14 Skollagen) 7. I de fall barn, folkbokfört i annan kommun, bereds plats i Flens kommuns förskola och/eller fritidshem ska avtal som reglerar villkoren upprättas med barnets hemkommun. 8. Avgiftsfri allmän förskola erbjuds alla 3-, 4- och 5-åringar från och med höstterminen det år barnet fyller 3 år. Verksamheten omfattar 20 timmar/vecka eller 700 timmar/år. 9. Avgiftsfri verksamhet i förskoleklass erbjuds barn från och med höstterminen det år barnet fyller 6 år. Verksamheten omfattar minst 525 timmar/år. 10. Lovdagsomsorg erbjuds skolbarn som endast har behov av omsorg under läsårets alla lovdagar, förutom sommarlovet. Verksamheten vänder sig till barn från och med höstterminen det år barnet börjar i förskoleklass och t o m vårterminen det år barnet slutar grundskolans år 6. KÖREGLER A. ANSÖKAN 1. Ansökan lämnas till barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen eller till respektive områdeskontor. 2. Ansökan om barnomsorg på obekväm arbetstid ska stärkas med arbetsgivarintyg samt schema för vårdnadshavare. 3. Från och med det datum vårdnadshavare/familjehemsförälder erhållit plats i förskola, fritidshem och/eller pedagogisk omsorg är denne/de att anse som platsinnehavare. B. GARANTI 1. Flens kommun garanterar att barn som omfattas av dessa kö- och avgiftsregler får plats i förskola och/eller fritidshem inom fyra månader från den dag ansökan inkommit. Arbetssökande förälder som ej har plats och erbjuds arbete skall erhålla plats i förskola och/eller fritidshem inom 1 månad. C:\Windows\TEMP\sgtttvz5.uqr\ylf4fkgc.4vq.rtf

140 3 2. Sedan ett platserbjudande lämnats till vårdnadshavaren har kommunen uppfyllt garantin. AVGIFTSREGLER A. ALLMÄNT 1. Maxtaxa tillämpas för all verksamhet inom förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun. 2. Avgift tas ut som en procentuell del av hushållets avgiftsgrundande inkomst per månad, dock högst kronor för en plats i förskola och pedagogisk omsorg och högst 950 kronor för en plats i fritidshem och pedagogisk omsorg. (Se E 1) 3. Avgift betalas från och med barnets första dag i verksamheten, d v s även under inskolningsperioden. B. FAMILJEFÖRHÅLLANDEN 1. Avgift tas ut som en procentuell del av hushållets avgiftsgrundande inkomst. Med hushåll avses ensamstående och makar. Med makar jämställs sammanboende som utan att vara gifta med varandra lever tillsammans och 1. har eller har haft gemensamt barn eller 2. är folkbokförda på samma adress. 2. Vid gemensam vårdnad där endast den ene av föräldrarna har behov av barnomsorg/är platsinnehavare utgörs den avgiftsgrundande inkomsten av de inkomster den förälderns hushåll har. 3. I de fall föräldrarna har gemensam vårdnad och båda föräldrarna har behov av förskola eller pedagogisk omsorg under den tid som barnet vistas hos respektive förälder är båda föräldrarna platsinnehavare av varsin plats. Avgiften ska grundas på inkomsten hos respektive förälders/platsinnehavares hushåll. 4. Ändrade familjeförhållanden som påverkar avgiften ska anmälas till barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen eller till respektive områdeskontor. I de fall anmälan inkommit före den 25 innevarande månad gäller den nya avgiften från och med månaden därefter. Vid äktenskapsskillnad eller upplöst samboförhållande beräknas ny avgift från och med det datum som parterna är folkbokförda på skilda adresser. C:\Windows\TEMP\sgtttvz5.uqr\ylf4fkgc.4vq.rtf

141 4 C. AVGIFTSGRUNDANDE INKOMST 1. Med avgiftsgrundande inkomst avses lön före skatt och andra skattepliktiga inkomster i inkomstslaget tjänst samt överskott i inkomstslaget näringsverksamhet enligt inkomstskattelagen (1999:1229) under bidragsåret. (SFS 2001:160, 5) 2. Från avgiftsgrundande inkomst medges avdrag för underhållsbidrag som erläggs enligt dom eller avtal. 3. Om ett hushålls inkomst från utlandet är av det slag som skulle vara skattepliktigt i Sverige ska den inkomsten vara avgiftsgrundande. 4. Om avgiftsgrundande inkomst är svår att beräkna, vilket ex kan gälla för egna företagare, ska avgiften i första hand grundas på den av försäkringskassan fastställda sjukpenningsgrundande inkomsten och i andra hand enligt normen för existensminimum. 5. Barn i familjehem Endast familjehemmets arvode är avgiftsgrundande för ett familjehemsplacerat barn som är inskrivet i förskola, fritidshem och/eller pedagogisk omsorg. Placeringen i familjehemmet ska ha skett med stöd av Socialtjänstlagen (SoL) eller lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). D. INKOMSTREDOVISNING OCH OMSORGSTID 1. Som underlag för fastställande av avgift är förälder/platsinnehavare skyldig att lämna uppgifter om hushållets samlade inkomster. (Se AVGIFTSGRUNDANDE INKOMST, punkt C.) Blanketter utsändes tillsammans med placeringsmeddelandet. De ifyllda blanketterna skall omgående, och senast inom en vecka sändas till barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen eller till respektive områdeskontor. Placeringen kan påbörjas först när de ifyllda blanketterna inkommit till barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen eller till respektive områdeskontor. 2. Förändras den avgiftsgrundande inkomsten ska ny inkomstredovisning omgående lämnas in. Under förutsättning av att den nya inkomstredovisningen inkommit före den 25 innevarande månad, gäller den nya avgiften från och med månaden därefter. 3. Om inkomstredovisning, trots påminnelse, ej lämnas inom angiven tid debiteras taxans maximala belopp. C:\Windows\TEMP\sgtttvz5.uqr\ylf4fkgc.4vq.rtf

142 5 4. Blankett för inkomstredovisning skickas till samtliga platsinnehavare minst en gång per år. Uppgift om inkomst kan även hämtas från arbetsgivare. Kontroll av inkomst kan också ske mot inkomstuppgifter lämnade till försäkringskassa och skattemyndighet. 5. Omsorgstid och avgift för förskolebarn, 1 5 år, vid förälders föräldraledighet/ arbetslöshet. Platsinnehavaren ska senast två månader före planerad föräldraledighet/arbetslöshet skriftligen meddela om placeringen ska sägas upp. Omsorgstid om maximalt 20 timmar/vecka gäller från och med den första föräldralediga/arbetslösa dagen. Överenskommelse om förläggning av tid under veckans dagar sker i samråd mellan platsinnehavare och berörd enhet. Verksamhetens förutsättningar att bereda plats är dock styrande. Under föräldraledighet/arbetslöshet debiteras ordinarie avgift. C:\Windows\TEMP\sgtttvz5.uqr\ylf4fkgc.4vq.rtf

143 6 E. DEBITERING AV AVGIFT/AVGIFTSUTTAG 1. Avgift tas ut som en procentuell del av hushållets avgiftsgrundande inkomst per barn och månad. Barn i förskola och pedagogisk omsorg: Barn nr 1: 3 % av inkomsten dock högst kronor per månad Barn nr 2: 2 % av inkomsten dock högst 922 kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 461 kronor per månad Barn nr 4: ingen avgift Barn nr 1: 3 % av inkomsten dock högst kronor per månad Barn nr 2: 2 % av inkomsten dock högst 950 kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Barn nr 4: ingen avgift Barn i fritidshem och pedagogisk omsorg: Barn nr 1: 2 % av inkomsten dock högst 922 kronor per månad Barn nr 2: 1 % av inkomsten dock högst 461 kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 461 kronor per månad Barn nr 4: ingen avgift Barn nr 1: 2 % av inkomsten dock högst 950 kronor per månad Barn nr 2: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Barn nr 4: ingen avgift 2. Den högsta avgiften i den för barnet aktuella verksamhetsformen betalas för det yngsta barnet i hushållet och den närmast lägre avgiften i den för barnet aktuella verksamhetsformen betalas för det närmast äldre barnet. Från det fjärde barnet i hushållet betalas ingen avgift. 3. Avgift enligt taxa för förskola och pedagogisk omsorg debiteras t o m den 31 augusti det år barnet fyller sex år. Avgift enligt taxa för fritidshem och pedagogisk omsorg debiteras från och med den 1 september det år barnet fyller sex år. C:\Windows\TEMP\sgtttvz5.uqr\ylf4fkgc.4vq.rtf

144 7 4. Avgiften är en månadsavgift och betalas av platsinnehavaren 12 månader per år. Om placeringen påbörjats eller avslutats under en månad räknas avgiften om till en avgift per kalenderdag. Avgiften för varje kalenderdag är 1/30 av månadsavgiften. Avgift betalas senast den sista vardagen i varje månad som placering innehas, oavsett om plats utnyttjas eller ej. 5. Avgift betalas så länge placeringen pågår, oavsett om plats utnyttjas eller ej, således även vid sjukdom, semester, lediga dagar, sommarferier etc. 6. Lovdagsomsorgstaxa För skolbarn som endast har behov av placering under skollov finns lovdagsomsorg. Plats erbjuds alla lov, förutom sommarlov. För lovdagsomsorg krävs särskild ansökan för varje lov. Ansökan ska ha inkommit till barn- och utbildningskontoret eller respektive områdeskontor senast en månad före aktuell lovdag/aktuella lovdagar. För lovdagsomsorg debiteras maxtaxa. Barn nr 1: 2 % av inkomsten dock högst 922 kronor per månad Barn nr 2: 1 % av inkomsten dock högst 461kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 461 kronor per månad Barn nr 4: ingen avgift Barn nr 1: 3 % av inkomsten dock högst kronor per månad Barn nr 2: 2 % av inkomsten dock högst 950 kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Barn nr 4: ingen avgift Avgift debiteras oavsett om plats utnyttjas eller ej. F. REDUCERING AV AVGIFT/AVGIFTSBEFRIELSE 1. När särskilda skäl föreligger kan avgiftens storlek reduceras. Frågor av denna art prövas av barn-, utbildnings- och kulturnämnden. C:\Windows\TEMP\sgtttvz5.uqr\ylf4fkgc.4vq.rtf

145 8 2. För barn som är placerade i förskola och som bedöms vara i behov av särskilt stöd jml 8 kap. 9 Skollagen tas avgift ut endast till den del omsorgstiden överstiger 20 timmar/vecka, eller 700 timmar/år. I de fall omsorgstiden överstiger 20 timmar/vecka debiteras avgift med 4/8 eller 50 % av taxan. 3. Avgiftsfri allmän förskola Alla 3-, 4- och 5-åringar erbjuds plats i avgiftsfri allmän förskola, 700 timmar/år från och med höstterminen det år barnet fyller 3 år. Om barnet, utöver tiden i allmän förskola, samtidigt är inskriven i förskola, skall avgiften minskas för tiden i den allmänna förskolan. Detta sker genom att avgift debiteras med 4/8 eller 50 % av taxan under den tid allmänförskoleverksamhet pågår. 4. Vid ett barns längre sammanhängande sjukfrånvaro kan avgiften, efter särskild ansökan från förälder, reduceras. Med sådan längre sammanhängande frånvaro menas 30 dagar eller mer. Sjukfrånvaron ska styrkas med läkarintyg från och med den 31:a dagen. Reducering kan göras från och med 31:a dagen. 5. Då kommunen ej kan erbjuda förskola, fritidshem och/eller pedagogisk omsorg under avtalad omsorgstid kan avgiften reduceras med 1/30 av den fastställda avgiften per kalenderdag. Avdrag görs på följande månadsräkning. G. UPPSÄGNING 1. När behov av plats i förskola, fritidshem och/eller pedagogisk omsorg ej längre finns ska platsinnehavare snarast säga upp platsen. Uppsägningstid gäller med två månader från och med den dag skriftlig uppsägning inkommit till barn- och utbildningskontoret eller till respektive områdeskontor. Under uppsägningstiden debiteras avgift oavsett om plats utnyttjas eller ej. C:\Windows\TEMP\sgtttvz5.uqr\ylf4fkgc.4vq.rtf

146 9 2. Uppsägning av plats i förskola, fritidshem och/eller pedagogisk omsorg från kommunens sida räknas två månader från den dag platsinnehavare mottagit kommunens beslut om uppsägning. Uppsägning från kommunens sida kan ske i följande fall: a. om plats används på annat sätt än det som överenskommits. b. om avgift enligt gällande bestämmelser ej betalas. 3. För krav och avstängning vid uteblivna avgifter gäller särskild rutin. H. ÖVRIGT 1. Barn- och utbildningsnämnden förbehåller sig rätten att göra inkomstkontroller mot exempelvis försäkringskassan och arbetsgivare samt att infordra erforderliga uppgifter vad gäller familjeförhållanden. C:\Windows\TEMP\sgtttvz5.uqr\ylf4fkgc.4vq.rtf

147 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Sida BUK/2018: Revidering av taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun Barn-, utbildnings- och kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta revidering av Taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun, att gälla från och med , samt att uppdra till kommunstyrelsen att införa reviderad Taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun i kommunens författningssamling. Bakgrund Flens kommun tillämpar maxtaxa inom förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg. Detta innebär att ett tak sätts för hur hög avgiften får bli. Kommunen får statsbidrag från Skolverket som kompensation med anledning av maxtaxan. Avgiften för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg räknas utifrån hushållets avgiftsgrundande inkomst. Från och med 1 januari 2019 kommer inkomsttaket för maxtaxan att höjas från kronor per månad till kronor per månad. Detta innebär att statsbidraget från Skolverket kommer att minska. Den högsta avgiftsnivån höjs från kronor per månad till kronor per månad för förskola/pedagogisk omsorg och från 922 kronor per månad till 950 kronor per månad för fritidshem/pedagogisk omsorg. Nya avgiftsnivåer förskola/pedagogisk omsorg Barn nr 1: 3 % av inkomsten dock högst kronor per månad Barn nr 2: 2 % av inkomsten dock högst 950 kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Nya avgiftsnivåer fritidshem/pedagogisk omsorg Barn nr 1: 2 % av inkomsten dock högst 950 kronor per månad Barn nr 2: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Barn nr 3: 1 % av inkomsten dock högst 475 kronor per månad Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\4viehfs3.1sn.rtf

148 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Sida 243 Barn-, utbildnings- och kulturförvaltningens förslag är att höja avgifterna för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg enligt Skolverkets förslag. Med anledning av detta finns behov av att revidera författningen Taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun. Förslag till beslut att anta revidering av Taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun, att gälla från och med , samt att uppdra till kommunstyrelsen att inta reviderad Taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun i kommunens författningssamling. Yrkande Roger Tiefensee (C) yrkar ändring av tredje attsatsen med att uppdra till kommunstyrelsen att införa reviderad Taxa samt kö- och avgiftsregler för förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg i Flens kommun i kommunens författningssamling. Propositionsordning Ordförande finner att det förutom förvaltningens förslag finns ett ändringsyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag mot Roger Tiefensees (C) ändringsyrkande finner ordförande att nämnden beslutar att bifalla Roger Tiefensees (C) ändringsyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag i övrigt finner ordförande att nämnden beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\4viehfs3.1sn.rtf

149 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2019: Reviderat reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att reviderat reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län godkänns. Bakgrund Region Sörmland har utarbetat ett förslag till reviderat reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län. Revideringen är föranledd av att lagen om patientnämndsverksamhet har ersatts med lagen om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvården. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\x3eaow3z.zfr.rtf

150 1 (1) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE HANDLÄGGARE Niklas Witt Till kommunstyrelsens arbetsutskott DIARIENR ÄRENDE KS/2019:30 Revidering av reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län Reviderat reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att reviderat reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län godkänns. Ärendet Region Sörmland har utarbetat ett förslag till reviderat reglemente för gemensam patientnämnd i Sörmlands län. Revideringen är föranledd av att lagen om patientnämndsverksamhet har ersatts med lagen om stöd vid klagomål mot hälso- och sjukvården. Håkan Bergsten Kommunchef Niklas Witt Kommunjurist Beslutet expedieras till: Region Sörmland

151

152

153

154

155

156

157

158

159

160

161

162

163 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2018: Taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark, att taxan börjar gälla från och med , samt att uppdra till kommunstyrelsen att införa taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark i kommunens författningssamling. Bakgrund Samhällsbyggnadsnämnden har antagit föreskrifter för ingrepp i kommunal mark på sitt sammanträde och beslutade på samma sammanträde att en taxa kopplas till dessa föreskrifter för att hanteringen ska bli kostnadsneutral för samhällsbyggnadsnämnden. Kommunledningsförvaltningen föreslår att taxan börjar gälla från och med och att rubriken ändras till Taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark. Därefter har kommunledningsförvaltningen inget ytterligare att tillägga till samhällsbyggnadsnämndens beslut. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\o3n21ysd.uef.rtf

164 1 (1) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Ekonomiavdelningen Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Ulrika Eriksson DIARIENR ÄRENDE KS/2018:200 Taxa för ingrepp i kommunens mark Taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark att taxan börjar gälla från och med samt att uppdra till kommunstyrelsen att införa taxa för grävning och återställande av Flens kommuns mark i kommunens författningssamling. Sammanfattning Samhällsbyggnadsnämnden har antagit föreskrifter för ingrepp i kommunal mark på sitt sammanträde och beslutade på samma sammanträde att en taxa kopplas till dessa föreskrifter för att hanteringen ska bli kostnadsneutral för samhällsbyggnadsnämnden. Kommunledningsförvaltningen föreslår att taxan börjar gälla från och med och har därefter inget ytterligare att tillägga till samhällsbyggnadsnämndens beslut. Jeanette Lijesnic Ekonomichef Ulrika Eriksson Budgetstrateg Beslutet expedieras till: Samhällsbyggnadsnämnden

165 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Taxa för grävning och återställande av kommuens mark

166 1 Antagen av Taxa för ingrepp i kommunens mark Tillämpas tillsammans med Föreskrifter för ingrepp i kommunens mark. Kommunen tar för administration, tillsyn, framtida underhåll och standardsänkning till följd av ingrepp i kommunens mark ut en ersättning enligt av kommunfullmäktige antagen taxa. Storleken på ersättning som ska betalas till kommunen bestäms av en fast kostnad per kvadratmeter återställd yta, se Tabell 1. Kommunen får dessutom ta ut en ersättning vid anmärkningar eller avvikelser från kommunens anvisningar, se Tabell 2. Vid flera felaktigheter kommer ersättning för samtliga att debiteras. Avgifter för trafikanordningar och trafikföreskrifter framgår av Tabell 3. Taxa för nyttjande av kommunal mark i övrigt framgår av Taxa för upplåtelse av mark på offentlig plats. Tabell 1. Ersättning till följd av ingrepp i allmänplatsmark Ersättning per m² återställd beläggning med ålder >3 år. Ersättning per m² återställd beläggning med ålder <3 år. Ersättning per m² återställd gräsyta/vegetation. 150 kr/m² 500 kr/m² 50 kr/m² Tabell 2. Tillkommande ersättning till följd av avvikelser eller anmärkningar Händelse Skyndsam handläggning av ansökan om grävtillstånd (< 10 arbetsdagar innan start) gäller ej akuta grävningar Grävtillstånd har inte sökts innan arbetets start. gäller ej akuta grävningar Grävtillstånd eller TA-plan har inte godkänts innan arbetets start. gäller ej akuta grävningar Ansökan om grävtillstånd har inte sökts senast en arbetsdag efter påbörjat akutarbete. TA-plan saknas, godkänd TA-plan eller beviljad trafikföreskrift efterlevs inte. Personal saknar tillräcklig/nödvändig kompetens eller varselkläder. Ersättning 200 kr/dygn kr kr kr kr kr

167 2 Arbetsplatsens trafikanordningar är skadade eller undermåliga. Arbetsfordon saknar tillräcklig/nödvändig utmärkning. Arbetsområdet är farligt för trafikanter och personal. Exempelvis grundläggande avstängning saknas, trafikfarligt upplägg av material. Annan allvarlig säkerhetsbrist Ej påkallad slutbesiktning (per vecka efter avslutat arbete) kr kr kr kr kr Tabell 3. Avgifter Avgift Lägsta avgift Material för eller hjälp med trafikanordningar och avstängningsmaterial faktisk kostnad Trafikföreskrifter, administrativ avgift 200kr/föreskrift 350 kr

168 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida SBN/2018: Taxa för ingrepp i kommunal mark Samhällsbyggnadsnämnden beslutar föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta taxan för ingrepp i kommunal mark i Flens kommun. Bakgrund Samhällsbyggnadsnämnden har antagit riktlinjer för ingrepp i kommunal mark. Samhällsbyggnadsförvaltningen föreslår att en taxa kopplas till dessa riktlinjer för att hanteringen ska bli Beslutet expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\vdcaswvi.w55.rtf

169 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2018: Fördelningsprincip gällande Flens kommuns anslag till studieförbundens verksamhet Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslaget till nytt fördelningssystem, för anslag till studieförbunden i Sörmland från och med , samt att uppdra åt kommunstyrelsens kansli att som en följd av första att-satsen uppdatera fördelningskriterierna i gällande författning Reglemente för Flens kommuns föreningsstöd 2009:1-805 under rubriken Fördelning av kommunbidrag och i kommande författning Reglemente för föreningsbidrag i Flens kommun 2018:8 850 under rubriken Fördelning av kommunbidrag till studieförbund som gäller från och med Bakgrund Kommunernas mål för folkbildningen utgår ifrån riksdagens mål Folkbildning ska ge alla möjlighet att tillsammans med andra öka sin kunskap och bildning för personlig utveckling och delaktighet i samhället. Kommunen anslår årligen i budgeten medel som ska fördelas mellan de studieförbund som bedriver verksamhet i kommunen och uppfyller statens villkor för att erhålla statsbidrag. Villkoren finns på Folkbildningsrådets hemsida Även fortsättningsvis kommer bidrag att ges till studiecirklar, kulturprogram och annan fortbildningsverksamhet med i stort sett samma förutsättningar som tidigare. Kommunen meddelar senast den 1 februari den anslagna summan till Länsbildningsförbundet. Förbundet fördelar anslaget mellan studieförbunden enligt fastlagda fördelningskriterier. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\kevg4oum.244.rtf

170 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 41 Länsbildningsförbundet i Sörmland har kommit in med förslag till ny fördelningsprincip gällande anslagen till studieförbunden. Förslaget bygger på Folk-bildningsrådets villkor för att tilldelas statsbidrag men med något förenklade fördelningskriterier. Antalet studietimmar och antalet unika deltagare utgör fördelningsgrund. Jämfört med tidigare fördelningskriterier som gällt sedan 2008 belönas nu även antalet unika deltagare i verksamheten. Motivet till förändringen är att staten vill att studieförbunden ska nå fler personer och nya målgrupper. Målet stöds full ut av studieförbunden och de ser gärna att kommunbidragen förändras i samma riktning. Det finns även fördelar med att det kommunala och statliga bidragssystemet harmoniserar. De nya fördelningskriterierna föreslås gälla under tre år, , därefter kan de efter utvärdering revideras. De senaste åren har Flens kommun årligen avsatt cirka kronor till studieförbundens verksamhet. För kommunen innebär förändringen jämfört med tidigare ingen ekonomisk påverkan. Bidragen till studieförbunden utgår som tidigare från det belopp som avsatts för ändamålet i budgeten. Det är studieförbundens ekonomi som kommer att påverkas av de nya fördelningskriterierna där antalet unika deltagare i verksamheten kommer att premieras. Kommunerna i Sörmland har informerats i juni 2018 om förslaget till förändringar. Flens kommun var representerat vid mötet. Inga förslag till förändringar i det framlagda förslaget framkom. Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunen antar förslaget till nytt fördelningssystem och att förändringarna inarbetas dels i reglementet för stöd/bidrag till föreningar som gäller tom och dels i det nya reglementet som gäller från och med Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\kevg4oum.244.rtf

171 1 (3) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Ingrid Ivarsson DIARIENR ÄRENDE KS/2018:202 Fördelningsprincip gällande Flens kommuns anslag till studieförbundens verksamhet Fördelningsprincip gällande Flens kommuns anslag till studieförbundens verksamhet Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslaget till nytt fördelningssystem, för anslag till studieförbunden i Sörmland från och med samt att uppdra åt kommunstyrelsens kansli att som en följd av första att-satsen uppdatera fördelningskriterierna i gällande författning Reglemente för Flens kommuns föreningsstöd 2009:1-805 under rubriken Fördelning av kommunbidrag och i kommande författning Reglemente för föreningsbidrag i Flens kommun 2018:8 850 under rubriken Fördelning av kommunbidrag till studieförbund som gäller från och med Sammanfattning Kommunernas mål för folkbildningen utgår ifrån riksdagens mål Folkbildning ska ge alla möjlighet att tillsammans med andra öka sin kunskap och bildning för personlig utveckling och delaktighet i samhället. Kommunen anslår årligen i budgeten medel som ska fördelas mellan de studieförbund som bedriver verksamhet i kommunen och uppfyller statens villkor för att erhålla statsbidrag. Villkoren finns på Folkbildningsrådets hemsida Även fortsättningsvis kommer bidrag att ges till studiecirklar, kulturprogram och annan fortbildningsverksamhet med i stort sett samma förutsättningar som tidigare. Kommunen meddelar senast den 1 februari den anslagna summan till Länsbildningsförbundet. Förbundet fördelar anslaget mellan studieförbunden enligt fastlagda fördelningskriterier.

172 2 (3) Länsbildningsförbundet i Sörmland har kommit in med förslag till ny fördelningsprincip gällande anslagen till studieförbunden. Förslaget bygger på Folkbildningsrådets villkor för att tilldelas statsbidrag men med något förenklade fördelningskriterier. Antalet studietimmar och antalet unika deltagare utgör fördelningsgrund. Jämfört med tidigare fördelningskriterier som gällt sedan 2008 belönas nu även antalet unika deltagare i verksamheten. Motivet till förändringen är att staten vill att studieförbunden ska nå fler personer och nya målgrupper. Målet stöds full ut av studieförbunden och de ser gärna att kommunbidragen förändras i samma riktning. Det finns även fördelar med att det kommunala och statliga bidragssystemet harmoniserar. De nya fördelningskriterierna föreslås gälla under tre år, , därefter kan de efter utvärdering revideras. De senaste åren har Flens kommun årligen avsatt cirka kronor till studieförbundens verksamhet. För kommunen innebär förändringen jämfört med tidigare ingen ekonomisk påverkan. Bidragen till studieförbunden utgår som tidigare från det belopp som avsatts för ändamålet i budgeten. Det är studieförbundens ekonomi som kommer att påverkas av de nya fördelningskriterierna där antalet unika deltagare i verksamheten kommer att premieras. Kommunerna i Sörmland har informerats i juni 2018 om förslaget till förändringar. Flens kommun var representerat vid mötet. Inga förslag till förändringar i det framlagda förslaget framkom. Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunen antar förslaget till nytt fördelningssystem och att förändringarna inarbetas dels i reglementet för stöd/bidrag till föreningar som gäller tom och dels i det nya reglementet som gäller från och med Sara Molander Utrednings- och strategichef Ingrid Ivarsson Utredare Beslutet expedieras till: Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Länsbildningsförbundet i Sörmland Studieförbunden i Sörmland

173 Akt 3 (3)

174

175

176

177

178

179

180

181

182 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Sida BUK/2018: Fördelningsprincip gällande Flens kommuns anslag till studieförbundens verksamhet Barn-, utbildnings- och kulturnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att anta förslaget till nytt fördelningssystem, för anslag till studieförbunden i Sörmland från och med att uppdra till kommunstyrelsen att införa den nya fördelningsprincipen Kommunens anslag till studieförbund i kommunens författningssamling Bakgrund Nuvarande bidragsregler för kommunernas anslag till studieförbundens verksamhet i Sörmland har gällt sedan Mycket har hänt sedan dess. Statens anslag till folkbildningen har från och med 2017 nya kriterier för fördelning. Motivet till förändringen är att nå fler personer och nya målgrupper. Bidrag ges som förut till studiecirklar, kulturprogram och annan folkbildningsverksamhet på i stort sett samma sätt som förut. Det som ändrats är att fördelningskriterierna nu även belönar antalet unika deltagare utöver antal studietimmar. Länsbildningsförbundet och representanter från de tio godkända studieförbunden i länet har under året diskuterat hur kommunbidragen ska kunna anpassas till det nya statsbidragssystemet. Nu finns ett färdigt förslag som bygger på Folkbildningsrådets villkor för statsbidrag men med något förenklade fördelningskriterier. Förslag till beslut att anta förslaget till nytt fördelningssystem, för anslag till studieförbunden i Sörmland från och med att uppdra till kommunstyrelsen att inta den nya fördelningsprincipen Kommunens anslag till studieförbund i kommunens författningssamling Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\rk5fsmyl.cp4.rtf

183 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Sida 233 Yrkande Roger Tiefensee (C) yrkar ändring av andra attsatsen med att uppdra till kommunstyrelsen att införa den nya fördelningsprincipen Kommunens anslag till studieförbund i kommunens författningssamling Propositionsordning Ordförande finner att det förutom förvaltningens förslag finns ett ändringyrkande. Vid ställdproposition på förvaltningens förslag mot Roger Tiefensees (C) finner ordförande att nämnden beslutar att bifalla detsamma. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag i övrigt finner ordförande att nämnden beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\rk5fsmyl.cp4.rtf

184 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbetsutskott Sida 11 4 KS/2018: Nytt boende inom avdelningen för funktionsnedsättning Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att Flens kommunfastigheter AB (FKAB) och socialnämnden får i uppdrag att i enlighet med kommunfullmäktiges inriktningsbeslut färdigställa planerad gruppbostad enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och särskilt boende socialpsykiatri enligt socialtjänstlagen (SoL) i gamla Lötenskolan, fastighet Löten 13. att godkänna en årshyra till FKAB på kronor för boendet, vilket motsvarar cirka kronor per kvadratmeter och år. Bakgrund Socialnämnden bedömer det angeläget att bygga 14 lägenheter för personer med funktionsnedsättning med behov av gruppbostad enligt LSS och för personer inom socialpsykiatrin med behov av särskilt boende enligt SoL. Kommunledningsförvaltningen är positiv till att möta det ökade behovet att gruppbostäder och särskilt boende inom kommunen. Detta både för att kostnaderna förväntas bli lägre, men också för att bättre kunna möta snabba förändringar i behovsbilden, än vid externa placeringar. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\x0gxb2ab.ccu.rtf

185 1 (1) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Ekonomiavdelningen Till kommunstyrelsen HANDLÄGGARE Andrea Olin DIARIENR ÄRENDE KS/2018:49 Nytt boende inom avdelningen för funktionsnedsättning Nytt boende inom avdelningen för funktionsnedsättning Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att Flens kommunfastigheter AB (FKAB) och socialnämnden får i uppdrag att i enlighet med kommunfullmäktiges inriktningsbeslut färdigställa planerad gruppbostad enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och särskilt boende socialpsykiatri enligt socialtjänstlagen (SoL) i gamla Lötenskolan, fastighet Löten 13. att godkänna en årshyra till FKAB på kronor för boendet, vilket motsvarar cirka kronor per kvadratmeter och år. Sammanfattning Socialnämnden bedömer det angeläget att bygga 14 lägenheter för personer med funktionsnedsättning med behov av gruppbostad enligt LSS och för personer inom socialpsykiatrin med behov av särskilt boende enligt SoL. Kommunledningsförvaltningen är positiv till att möta det ökade behovet att gruppbostäder och särskilt boende inom kommunen. Detta både för att kostnaderna förväntas bli lägre, men också för att bättre kunna möta snabba förändringar i behovsbilden, än vid externa placeringar. Jeanette Lijesnic Ekonomichef Andrea Olin Handläggare Beslutet expedieras till: FKAB, Socialnämnden

186 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida KS/2018: Inriktningsbeslut för nya boenden inom funktionsnedsättningsområdet Kommunfullmäktige beslutar att det fortsatta arbetet inriktas på att 14 nya lägenheter skapas för att möta behov av bostäder för personer inom socialpsykiatrin och personer med behov av gruppbostad och korttidsplatser, samt att uppdra åt kommunstyrelsen att i lokalförsörjningsprocessen utreda boendet vad avser främst finansiering, hyreskostnadskonsekvenser och lämplig lokalisering utifrån erforderliga myndighetsbeslut. Bakgrund Socialnämnden ser behov av ytterligare 14 lägenheter för att kunna möta kraven på bostad för personer inom socialpsykiatrin, personer med behov av gruppbostad samt för att tillgodose behovet av korttidsplatser inom funktionsnedsättningsområdet. Ett utökat antal lägenheter leder till att fler brukare i framtiden kan få behovet av boende tillgodosett inom kommunen. Flera hemmaplanslösningar (möjlighet att få bostad inom kommunen istället för att placeras externt) förväntas ge positiva effekter för individen men även en dämpad kostnadsutveckling för kommunen. Socialnämnden har utrett frågan och beslutade att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att ge socialnämnden i uppdrag att i samarbete med Flens Kommunfastigheter AB (FKAB), med tidsperspektivet 2019, färdigställa cirka 14 lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL), att ge socialnämnden i uppdrag att i samarbete med FKAB senast hösten 2018 redovisa till socialnämnden vilka preliminära hyreskostnader som tillskapandet och omstruktureringen av lägenheter inom LSS och socialpsykiatri ger, Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\t05cqjag.vuz.rtf

187 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunfullmäktige Sida 211 att ekonomiska effekter av det föreslagna nya boendet beaktas i arbetet med strategisk plan med budget 2019, att det nya boendet förläggs till nuvarande Lötenskolan, samt att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att prioritera detaljplansarbetet gällande lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL), på nuvarande Lötenskolan. Kommunledningsförvaltningen är positiv till socialnämndens förslag att utöka antalet bostäder för de aktuella målgrupperna. Flera hemmaplanslösningar ger förutsättningar för en bättre livskvalitet för individen med bland annat möjlighet att ansluta till redan etablerade sociala nätverk och kontakter på hemorten. Effekten för kommunen förväntas bli lägre kostnader men också bättre förutsättningar att möta snabba förändringar i behovsbilden. Kommunledningsförvaltningen föreslår att ärendet bereds vidare av kommunstyrelsen i lokalförsörjningsprocessen inför kommunfullmäktiges beslut. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att det fortsatta arbetet inriktas på att 14 nya lägenheter skapas för att möta behov av bostäder för personer inom socialpsykiatrin och personer med behov av gruppbostad och korttidsplatser, samt att uppdra åt kommunstyrelsen att i lokalförsörjningsprocessen utreda boendet vad avser främst finansiering, hyreskostnadskonsekvenser och lämplig lokalisering utifrån erforderliga myndighetsbeslut. Yrkande Emma Dahlin (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Propositionsordning Vid ställd proposition på kommunstyrelsens förslag finner ordföranden att kommunfullmäktige beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Kommunfullmäktige, Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\t05cqjag.vuz.rtf

188 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida KS/2018: Inriktningsbeslut för nya boenden inom funktionsnedsättningsområdet Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att det fortsatta arbetet inriktas på att 14 nya lägenheter skapas för att möta behov av bostäder för personer inom socialpsykiatrin och personer med behov av gruppbostad och korttidsplatser, samt att uppdra åt kommunstyrelsen att i lokalförsörjningsprocessen utreda boendet vad avser främst finansiering, hyreskostnadskonsekvenser och lämplig lokalisering utifrån erforderliga myndighetsbeslut. Bakgrund Socialnämnden ser behov av ytterligare 14 lägenheter för att kunna möta kraven på bostad för personer inom socialpsykiatrin, personer med behov av gruppbostad samt för att tillgodose behovet av korttidsplatser inom funktionsnedsättningsområdet. Ett utökat antal lägenheter leder till att fler brukare i framtiden kan få behovet av boende tillgodosett inom kommunen. Flera hemmaplanslösningar (möjlighet att få bostad inom kommunen istället för att placeras externt) förväntas ge positiva effekter för individen men även en dämpad kostnadsutveckling för kommunen. Socialnämnden har utrett frågan och beslutade att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att ge socialnämnden i uppdrag att i samarbete med Flens Kommunfastigheter AB (FKAB), med tidsperspektivet 2019, färdigställa cirka 14 lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL), att ge socialnämnden i uppdrag att i samarbete med FKAB senast hösten 2018 redovisa till socialnämnden vilka preliminära hyreskostnader som tillskapandet och omstruktureringen av lägenheter inom LSS och socialpsykiatri ger, Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\erjn3neh.lha.rtf

189 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida 215 att ekonomiska effekter av det föreslagna nya boendet beaktas i arbetet med strategisk plan med budget 2019, att det nya boendet förläggs till nuvarande Lötenskolan, samt att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att prioritera detaljplansarbetet gällande lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL), på nuvarande Lötenskolan. Kommunledningsförvaltningen är positiv till socialnämndens förslag att utöka antalet bostäder för de aktuella målgrupperna. Flera hemmaplanslösningar ger förutsättningar för en bättre livskvalitet för individen med bland annat möjlighet att ansluta till redan etablerade sociala nätverk och kontakter på hemorten. Effekten för kommunen förväntas bli lägre kostnader men också bättre förutsättningar att möta snabba förändringar i behovsbilden. Kommunledningsförvaltningen föreslår att ärendet bereds vidare av kommunstyrelsen i lokalförsörjningsprocessen inför kommunfullmäktiges beslut. Reservation Per Grönlund (-) reserverar sig mot beslutet. Expedieras till: Kommunfullmäktige Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\erjn3neh.lha.rtf

190 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida SN/2018: Inriktningsbeslut för nya boenden inom socialpsykiatri Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att ge socialnämnden i uppdrag att i samarbete med Flens Kommunfastigheter AB (FKAB), med tidsperspektivet 2019, färdigställa cirka 14 lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL), att ge socialnämnden i uppdrag att i samarbete med FKAB senast hösten 2018 redovisa till socialnämnden vilka preliminära hyreskostnader som tillskapandet och omstruktureringen av lägenheter inom LSS och socialpsykiatri ger att ekonomiska effekter av det föreslagna nya boendet beaktas i arbetet med strategisk plan med budget 2019 att det nya boendet förläggs till nuvarande Lötenskolan att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att prioritera detaljplansarbetet gällande lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL), på nuvarande Lötenskolan. Socialnämnden föreslås besluta för egen del under förutsättning att kommunfullmäktige har beslutat enligt förslag att socialnämnden upphäver sitt beslut från att fem lägenheter reserveras för flytt av befintlig verksamhet enligt socialtjänstlagen från Diamanten i Flen, Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\5wunnbut.stk.rtf

191 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 84 att inriktning i planering är att sex lägenheter reserveras för ett nytt gruppboende för målgruppen personer med beslut enligt lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS), att inriktning i planering är att två lägenheter reserveras för korttidsplatser för målgrupperna personer med beslut enligt lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt personer inom socialpsykiatrin med stöd enligt socialtjänstlagen(sol), Sammanfattning Avdelningen för funktionsnedsättning har behov av ytterligare boende med cirka fjorton lägenheter samt två korttidsplatser. Boendet skulle möta behov i huvudsak hos flera målgrupper med olika bostadsbehov då byggnaden är i enplan utan nivåskillnader med möjlighet att bygga egna ingångar till samtliga lägenheter. Byggnaden går att handikappanpassa på ett enkelt och naturligt sätt vilket ger möjlighet till ett boende för alla typer av funktionsnedsättningar samt att byggnaden går att avskilja för olika målgrupper så att det blir två enheter. Målgrupperna som vi i dagsläget ser har ett behov av bostäder är personer inom socialpsykiatrin, personer som är i behov av gruppbostad enligt LSS samt personer i behov av korttidsplats inom funktionsnedsättningsområdet. Tillskapandet av lägenheter förväntas leda till att Flens kommun kan skapa hemmaplanslösningar för brukare som nu har kostsamma externa placeringar, samt att Flen får bättre möjligheter att tillgodose kommande behov hos personer som finns i kommunen och som förväntas vilja flytta hemifrån eller av andra skäl behöver förändra sin boendeform de närmaste åren. Ärende Det finns två lagar som ger personer med funktionsnedsättningar rätt till stöd i sin livsföring: Socialtjänstlagen SoL och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). LSS riktar sig mer specifikt till dem som har stora funktionsnedsättningar och ett omfattande behov av stöd och service, SoL riktar sig rent allmänt till dem som, på grund av fysiska, psykiska eller av andra skäl, har betydande svårigheter i sin livsföring. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\5wunnbut.stk.rtf

192 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 85 Behov av bostäder finns inom två målgrupper, den ena är personer inom socialpsykiatrin med psykisk ohälsa som behöver stöd för utveckling mot självständighet och ett gott liv där också behov av korttidsplats finns i väntan på till exempel annat boende, utredning eller liknande. Tillgänglighet och närhet till samhällets tjänster är en grundförutsättning för denna typ av boende. Den andra målgruppen är personer inom LSS som har behov av gruppbostad som är ett bostadsalternativ för den som har ett mer omfattande tillsyns- och omvårdnadsbehov att mer eller mindre kontinuerlig närvaro av personal är nödvändig och där fokus ligger på meningsfull vardag med arbete och aktiviteter anpassat för målgruppen. Att bygga om Lötenskolan ger möjlighet att tillgodose flera målgruppers behov då lokalen är formad så att den kan anpassas till olika ändamål där huvudsyftet är att ge våra brukare en trygg boendemiljö, möjlighet till ett meningsfullt liv där de känner glädje och stimulans. Beskrivning nuläge Boendet Diamanten är ett särskilt boende med 5 mindre lägenheter bestående av 1 rum och toalett, ej fullvärdiga då köksdel saknas i lägenheterna. Enligt Boverket framgår det tydligt vad som skall ingå i en fullvärdig bostad och det inkluderar rum eller del av rum för matlagning, vilket inte finns idag. Boendet är idag avsett för brukare inom socialpsykiatrin som behöver stöd och långsiktig handledning samt övning i sociala färdigheter som boende, relationer och ansvarstagande för egna och gemensamma aktiviteter samt sin egen hälsa. Huset som inrymmer boendet Diamanten är i dåligt skick och i stort behov av renovering. Eftersom lägenheterna inte är fullvärdiga och antal platser är begränsade behöver verksamheten nya lokaler då renovering av Diamanten inte är aktuellt. Avdelning funktionsnedsättning är också i stort behov av utökning av boendeplatser. Det finns brukare med behov av ny lägenhet både inom LSS och SoL, dessutom finns behov av korttidsplatser och det kommer att bli svårt att tillgodose dessa på hemmaplan om inte boendeplatserna utökas. Vi har idag 5 externa placeringar enligt LSS och 8 externa placeringar enligt SoL som kan verkställas i Flens kommun om bostäder/omsorg finns. Av SoL-placeringarna kan flera omprövas till LSS-beslut. Vi har idag uppgifter om 32 brukare som har korttids/särskola, varav vissa kan komma att ha framtida behov av boendelösningar på hemmaplan (födda ). När det gäller korttidsplatser är det svårt att veta behovet, men det kan vara personer som skrivs ut från slutenvården som Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\5wunnbut.stk.rtf

193 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 86 behöver utrednings- eller korttidsplats, behov av utredning i samband med utflytt från föräldrahem eller avlastning för föräldrar vid kvarboende i föräldrahem eller andra akuta situationer där behov av korttidsplats uppstår under en period. Förslag Bygga om Lötenskolan till boende med egna lägenheter med inriktning både mot LSS och SoL. Lötenskolan har stora möjligheter och skulle kunna inrymma många lägenheter som kan anpassas efter brukarnas och verksamheternas behov. Detta är ett led i att nå målet för attraktiva och trygga boende- och livsmiljöer för våra brukare/medborgare. Konsekvenser Genom att bygga om Lötenskolan till boende ger det avdelning för funktionsnedsättning fler platser att erbjuda våra brukare/medborgare på hemmaplan vilket medför färre externa placeringar eller andra kostsamma speciallösningar. Kostnaderna för externa placeringar kommer därav att minska samt att vi förebygger framtida behov av externa placeringar. Flera olika boendeformer i kommunens egen regi möjliggör också interna förflyttningar av brukare, för att säkerställa att brukarnas faktiska behov tillgodoses med minskad risk för institutionalisering. Att kunna erbjuda brukare fullvärdiga lägenheter med bra standard, med eget kök och egen ingång, kan vara en viktig del i att kunna leva ett så självständigt liv som möjligt, större möjlighet att leva ett liv som andra. Hemmaplanslösningar som denna möjliggör också fler arbetstillfällen i kommunen vilket gynnar kommunen som helhet. Expedieras till: Akt Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\5wunnbut.stk.rtf

194 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Samhällsbyggnadsnämnden FKAB Sida 87 Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\5wunnbut.stk.rtf

195 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida SN/2018: Behov av och inriktning för ett nytt boende inom avdelning funktionsnedsättning Socialnämnden beslutar att i samarbete med Flens kommunfastigheter AB (FKAB) med tidsperspektivet 2019 färdigställa cirka 14 lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL). att det nya boendet förläggs till nuvarande Lötenskolan. att fem lägenheter reserveras för flytt av befintlig verksamhet enligt socialtjänstlagen från Diamanten i Flen. att inriktning i planering är att sex lägenheter reserveras för ett nytt gruppboende för målgruppen personer med beslut enligt lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS). att inriktning i planering är att två lägenheter reserveras för korttidsplatser för målgrupperna personer med beslut enligt lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt personer inom socialpsykiatrin med stöd enligt socialtjänstlagen(sol). att i samarbete med FKAB senast augusti 2018 redovisa till socialnämnden vilka preliminära hyreskostnader som tillskapandet och omstrukturering av lägenheter inom LSS och socialpsykiatri ger. att inför planering och diskussioner ta med som referensgrupp representanter från funktionsnedsättningsorganisationerna. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\teehqbfx.144.rtf

196 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 31 Bakgrund Avdelningen för funktionsnedsättning har behov av ytterligare boende med cirka fjorton lägenheter samt två korttidsplatser. Boendet skulle möta behov i huvudsak hos flera målgrupper med olika bostadsbehov då byggnaden är i enplan utan nivåskillnader med möjlighet att bygga egna ingångar till samtliga lägenheter. Byggnaden går att handikappanpassa på ett enkelt och naturligt sätt vilket ger möjlighet till ett boende för alla typer av funktionsnedsättningar samt att byggnaden går att avskilja för olika målgrupper så att det blir två enheter. Målgrupperna som vi i dagsläget ser har ett behov av bostäder är personer inom socialpsykiatrin, personer som är i behov av gruppbostad enligt LSS samt personer i behov av korttidsplats inom funktonsnedsättningsområdet. Tillskapandet av lägenheter förväntas leda till att Flens kommun kan skapa hemmaplanslösningar för brukare som nu har kostsamma externa placeringar, samt att Flen får bättre möjligheter att tillgodose kommande behov hos personer som finns i kommunen och som förväntas vilja flytta hemifrån eller av andra skäl behöver förändra sin boendeform de närmaste åren. Ärende Det finns två lagar som ger personer med funktionsnedsättningar rätt till stöd i sin livsföring: Socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). LSS riktar sig mer specifikt till dem som har stora funktionsnedsättningar och ett omfattande behov av stöd och service, SoL riktar sig rent allmänt till dem som, på grund av fysiska, psykiska eller av andra skäl, har betydande svårigheter i sin livsföring. Behov av bostäder finns inom två målgrupper, den ena är personer inom socialpsykiatrin med psykisk ohälsa som behöver stöd för utveckling mot självständighet och ett gott liv där också behov av korttidsplats finns i väntan på till exempel ett annat boende, utredning eller liknande. Tillgänglighet och närhet till samhällets tjänster är en grundförutsättning för denna typ av boende. Den andra målgruppen är personer inom LSS som har behov av gruppbostad som är ett bostadsalternativ för den som har ett mer omfattande tillsyns- och omvårdnadsbehov att mer eller mindre kontinuerlig närvaro av personal är nödvändig och där fokus ligger på meningsfull vardag med arbete och aktiviteter anpassat för målgruppen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\teehqbfx.144.rtf

197 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 32 Att bygga om Lötenskolan ger möjlighet att tillgodose flera målgruppers behov då lokalen är formad så att den kan anpassas till olika ändamål där huvudsyftet är att ge våra brukare en trygg boendemiljö, möjlighet till ett meningsfullt liv där de känner glädje och stimulans. Beskrivning nuläge Boendet Diamanten är ett särskilt boende med 5 mindre lägenheter bestående av 1 rum och toalett, ej fullvärdiga då köksdel saknas i lägenheterna. Enligt Boverket framgår det tydligt vad som skall ingå i en fullvärdig bostad och det inkluderar rum eller del av rum för matlagning, vilket inte finns idag. Boendet är idag avsett för brukare inom socialpsykiatrin som behöver stöd och långsiktig handledning samt övning i sociala färdigheter som boende, relationer och ansvarstagande för egna och gemensamma aktiviteter samt sin egen hälsa. Huset som inrymmer boendet Diamanten är i dåligt skick och i stort behov av renovering. Eftersom lägenheterna inte är fullvärdiga och antal platser är begränsade behöver verksamheten nya lokaler då renovering av Diamanten inte är aktuellt. Avdelning funktionsnedsättning är också i stort behov av utökning av boendeplatser. Det finns brukare med behov av ny lägenhet både inom LSS och SoL, dessutom finns behov av korttidsplatser och det kommer att bli svårt att tillgodose dessa på hemmaplan om inte boendeplatserna utökas. Vi har idag 5 externa placeringar enligt LSS och 8 externa placeringar enligt SoL som kan verkställas i Flens kommun om bostäder/omsorg finns. Av SoL-placeringarna kan flera omprövas till LSS-beslut. Vi har idag uppgifter om 32 brukare som har korttids/särskola, varav vissa kan komma att ha framtida behov av boendelösningar på hemmaplan (födda ). När det gäller korttidsplatser är det svårt att veta behovet, men det kan vara personer som skrivs ut från slutenvården som behöver utrednings- eller korttidsplats, behov av utredning i samband med utflytt från föräldrahem eller avlastning för föräldrar vid kvarboende i föräldrahem eller andra akuta situationer där behov av korttidsplats uppstår under en period. Förslag Bygga om Lötenskolan till boende med egna lägenheter med inriktning både mot LSS och SoL. Lötenskolan har stora möjligheter och skulle kunna inrymma många lägenheter som kan anpassas efter brukarnas och verksamheternas behov. Detta är ett led i att nå målet för attraktiva och trygga boende- och livsmiljöer för våra brukare/medborgare. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\teehqbfx.144.rtf

198 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 33 Konsekvenser Genom att bygga om Lötenskolan till boende ger det avdelning för funktionsnedsättning fler platser att erbjuda våra brukare/medborgare på hemmaplan vilket medför färre externa placeringar eller andra kostsamma speciallösningar. Kostnaderna för externa placeringar kommer därav att minska samt att vi förebygger framtida behov av externa placeringar. Flera olika boendeformer i kommunens egen regi möjliggör också interna förflyttningar av brukare, för att säkerställa att brukarnas faktiska behov tillgodoses med minskad risk för institutionalisering. Att kunna erbjuda brukare fullvärdiga lägenheter med bra standard, med eget kök och egen ingång, kan vara en viktig del i att kunna leva ett så självständigt liv som möjligt, större möjlighet att leva ett liv som andra. Hemmaplanslösningar som denna möjliggör också fler arbetstillfällen i kommunen vilket gynnar kommunen som helhet. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att i samarbete med Flens Kommunfastigheter AB (FKAB) med tidsperspektivet 2019 färdigställa cirka 14 lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL). att det nya boendet förläggs till nuvarande Lötenskolan. att fem lägenheter reserveras för flytt av befintlig verksamhet enligt socialtjänst lagen från Diamanten i Flen. att inriktning i planering är att sex lägenheter reserveras för ett nytt gruppboende för målgruppen personer med beslut enligt lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS). att inriktning i planering är att två lägenheter reserveras för korttidsplatser för målgrupperna personer med beslut enligt lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt personer inom socialpsykiatrin med stöd enligt socialtjänstlagen(sol). Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\teehqbfx.144.rtf

199 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 34 att i samarbete med FKAB senast augusti 2018 redovisa till socialnämnden vilka preliminära hyreskostnader som tillskapandet och omstrukturering preliminära hyreskostnader som tillskapandet och omstruktureringen av lägenheter inom LSS och socialpsykiatri ger. Yrkanden Anders Jonsson (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Seija Hidvegi (V) yrkar tillägg med att inför planering och diskussioner ta med som referensgrupp representanter från funktionsnedsättningsorganisationerna. Propositionsordning Ordförande finner att det förutom förvaltningens förslag finns ett tilläggsyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag finner ordföranden att socialnämnden beslutar att bifalla detsamma. Vid ställd proposition på Seija Hidvegis (V) tilläggsyrkande finner ordföranden att socialnämnden beslutar att bifalla detsamma. Beslutet expedieras till: Akt FKAB Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\teehqbfx.144.rtf

200 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till Kommunstyrelsen HANDLÄGGARE Helen Nyberg/Ingrid Ivarsson DIARIENR ÄRENDE KS/2018:49 Nytt boende inom avdelningen för funktionsnedsättning Inriktningsbeslut för nya boenden inom funktionsnedsättningsområdet Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att det fortsatta arbetet inriktas på att 14 nya lägenheter skapas för att möta behov av bostäder för personer inom socialpsykiatrin och personer med behov av gruppbostad och korttidsplatser, samt att uppdra åt kommunstyrelsen att i lokalförsörjningsprocessen utreda boendet vad avser främst finansiering, hyreskostnadskonsekvenser och lämplig lokalisering utifrån erforderliga myndighetsbeslut. Sammanfattning Socialnämnden ser behov av ytterligare 14 lägenheter för att kunna möta kraven på bostad för personer inom socialpsykiatrin, personer med behov av gruppbostad samt för att tillgodose behovet av korttidsplatser inom funktionsnedsättningsområdet. Ett utökat antal lägenheter leder till att fler brukare i framtiden kan få behovet av boende tillgodosett inom kommunen. Flera hemmaplanslösningar (möjlighet att få bostad inom kommunen istället för att placeras externt) förväntas ge positiva effekter för individen men även en dämpad kostnadsutveckling för kommunen. Ärendet Socialnämnden ser behov av ytterligare 14 lägenheter för att kunna möta kraven på bostad för personer inom socialpsykiatrin, personer med behov av gruppbostad samt för att tillgodose behovet av korttidsplatser inom funktionsnedsättningsområdet. Socialnämnden har utrett frågan och beslutade

201 2 (2) att föreslå kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta att ge socialnämnden i uppdrag att i samarbete med Flens Kommunfastigheter AB (FKAB), med tidsperspektivet 2019, färdigställa cirka 14 lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL), att ge socialnämnden i uppdrag att i samarbete med FKAB senast hösten 2018 redovisa till socialnämnden vilka preliminära hyreskostnader som tillskapandet och omstruktureringen av lägenheter inom LSS och socialpsykiatri ger att ekonomiska effekter av det föreslagna nya boendet beaktas i arbetet med strategisk plan med budget 2019 att det nya boendet förläggs till nuvarande Lötenskolan att uppdra till samhällsbyggnadsnämnden att prioritera detaljplansarbetet gällande lägenheter för målgruppen personer med beslut enligt 9:9 lagen (1993:387) om särskilt stöd för vissa funktionshindrade (LSS) samt målgrupper inom socialpsykiatrin med beslut om särskilt boende enligt socialtjänstlagen (SoL), på nuvarande Lötenskolan. Kommunledningsförvaltningen är positiv till socialnämndens förslag att utöka antalet bostäder för de aktuella målgrupperna. Flera hemmaplanslösningar ger förutsättningar för en bättre livskvalitet för individen med bland annat möjlighet att ansluta till redan etablerade sociala nätverk och kontakter på hemorten. Effekten för kommunen förväntas bli lägre kostnader men också bättre förutsättningar att möta snabba förändringar i behovsbilden. Kommunledningsförvaltningen föreslår att ärendet bereds vidare av kommunstyrelsen i lokalförsörjningsprocessen inför kommunfullmäktiges beslut. Sara Molander Utrednings- och strategichef Ingrid Ivarsson Utredare Beslutet expedieras till: Socialnämnden FKAB Akt

202 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2019:6-532 Yttrande avseende Trafikverkets remissförfrågan om att slopa plattformar på bandel 494 i Hållsta, Bälgviken och Mellösa i Eskilstuna respektive Flens kommun, Södermanlands län Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta yttrandet från Flens kommun att slopa plattformar på bandel 494 i Hållsta, Bälgviken och Mellösa i Eskilstuna respektive Flens kommun, Södermanlands län och skicka det till Trafikverket Bakgrund Trafikverket har skickat en remiss till berörda aktörer längs med bandel 494 om att slopa plattformar i Hållsta, Bälgviken och Mellösa i Eskilstuna respektive Flens kommun, Södermanlands län. Plattformarna är idag inte i bruk och har heller inte underhållits och är därför i dåligt skick. De passar inte heller till dagens tåg. De vill därför riva perrongerna och använda ytan för spårabete. Yttrande Flens kommun ser inget problem med att riva perrongerna i dagsläget. Däremot är det viktigt att det inte görs åtgärder som förhindrar att det i framtiden går att återskapa perronger som gör det möjligt att återinföra tågstopp. Tåg är ett hållbart transportmedel som behöver byggas ut och göras än mer tillgängligt. Det är också en viktig fråga för landsbygd och mindre orter som behöver få större tillgång till hållbara transporter. För att uppnå de nationella målen om fossiloberoende transporter och att hela Sverige ska leva är det viktigt att bevara möjligheten att införa tågstopp även på mindre orter som Mellösa, Bälgviken och Hållsta. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\nx4imhkc.zxh.rtf

203 c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\nx4imhkc.zxh.rtf

204 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Sara Molander DIARIENR ÄRENDE KS/2019:6 Slopa plattformar på bandel 494 i Hållsta, Bälgviken och Mellösa, Eskilstuna och Flens kommun, Södermanlands län Svar från Flens kommun på remissförfrågan om att slopa plattformar på bandel 494 i Hållsta, Bälgviken och Mellösa, Eskilstuna och Flens kommun, Södermanlands län Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta yttrandet från Flens kommun att slopa plattformar på bandel 494 i Hållsta, Bälgviken och Mellösa, Eskilstuna och Flens kommun, Södermanlands län och skicka det till Trafikverket Ärendet Trafikverket har skickat en remiss till berörda aktörer längs med bandel 494 om att slopa plattformar i Hållsta, Bälgviken och Mellösa, Eskilstuna och Flens kommun, Södermanlands län. Plattformarna är idag inte i bruk och har heller inte underhållits och är därför i dåligt skick. De passar inte heller till dagens tåg. De vill därför riva perrongerna och använda ytan för spårabete.

205 2 (2) Flens kommun ser inget problem med att riva perrongerna i dagsläget. Däremot är det viktigt att det inte görs åtgärder som förhindrar att det i framtiden går att återskapa perronger som gör det möjligt att återinföra tågstopp. Tåg är ett hållbart transportmedel som behöver byggas ut och göras än mer tillgängligt. Det är också en viktig fråga för landsbygd och mindre orter som behöver få större tillgång till hållbara transporter. För att uppnå de nationella målen om fossiloberoende transporter och att hela Sverige ska leva är det viktigt att bevara möjligheten att införa tågstopp även på mindre orter som Mellösa, Bälgviken och Hållsta. Håkan Bergsten Kommunchef Sara Molander Utrednings- och strategichef Beslutet expedieras till: Samhällsbyggnadsnämnden Trafikverket

206

207

208

209

210

211

212

213

214

215

216

217

218 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2018: Redovisning av kommunstyrelsens interna kontroll enligt internkontrollplan 2018 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna redovisningen för genomförd intern kontroll enligt kommunstyrelsens internkontrollplan 2018, att uppföljningen utgör ett underlag i kommunledningsförvaltningens förbättringsarbete, att redovisningen för genomförd intern kontroll enligt kommunstyrelsens internkontrollplan 2018 överlämnas till kommunens revisorer. Bakgrund Enligt kommunallagen (2017:725) ansvarar varje nämnd för att upprätthålla intern kontroll av verksamheterna i syfte att säkerställa att verksamheterna uppfyller sina uppgifter enligt lagar, förordningar och uppdrag på ett effektivt och säkert sätt. Enligt Flens kommuns reglemente för intern kontroll ska kommunstyrelsen och nämnderna därför anta en plan för den interna kontrollen, vilket görs i samband med att nämndplanerna antas. Kommunstyrelsens internkontrollplan för år 2018 omfattar 15 kontrollmoment kopplade till verksamhetsrisker som identifierats inom kommunstyrelsens ansvarsområden. Kontroller har i stort sett genomförts enligt planen. I kontrollerna har vissa brister uppmärksammats, men bedömningen görs att verksamheten inom kommunstyrelsens ansvarsområde ändå huvudsakligen uppfyller nationella och kommunala krav och riktlinjer. De genomförda kontrollerna sammanfattas här och utgör i sin helhet ett underlag i kommunstyrelseförvaltningens systematiska utvecklingsarbete under år Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

219 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 44 Ärendet De 15 kontrollmoment som kommunstyrelsen formulerat i internkontrollplanen för år 2018 berör alla de avdelningar som finns i förvaltningsorganisationen. Störst fokus ligger på ekonomi, upphandling och administration kopplad till politiska processer, medan mer specificerade verksamhetsområden omfattas av något enstaka kontrollmoment (IT- och HR-områdena, liksom telefoni). Ett kontrollmoment är övergripande för alla kommunstyrelsens ansvarsområden. Det är kontrollen av att informationen på kommunens webbsida (flen.se) är saklig, korrekt och aktuell. Webbsidan är en central källa för information riktad till bland annat invånare och allmänhet, liksom en kanal för kontakter mellan kommunen och enskilda individer, företag, organisationer och andra myndigheter. Därför är det av vikt att informationen är tillförlitlig, uppdaterad och relevant. Avdelningarnas kontroller visar att det finns några brister. Den stora risken är att inaktuell information ligger kvar på olika sidor. Därför är det viktigt att de som är sidansvariga har rutiner för löpande aktualitetskontroll och uppdatering. Vilken typ av information som ska prioriteras kan också variera över tid. Därför är det också viktigt att överväganden görs kring om någon information saknas. Ekonomi: Inom ekonomiavdelningen har sex kontrollmoment genomförts. Tre av dessa berör upphandling och inköp. Att upphandlingar görs enligt kommunens policy säkerställs genom att kommunens upphandlingspolicy ingår i den upphandlingsstrategi som Telge Inköp gör tillsammans med den kommunala enhet som gör upphandlingen. Telge inköp utför flertalet upphandlingar. Genom kommunens inköpsfunktion och Telge inköp har kommunen god tillgång till kompetens för att säkerställa att lagen om offentlig upphandling (LOU) följs. Under 2018 har 101 upphandlingar registrerats i kommunens ärendehanteringssystem, där stickprov har granskats. Ytterligare stickprov av inköp har gjorts genom den spendanalys som implementerats under året. Stickprovskontroll i upphandlingsdiariet har inte visat några avvikelser. Kommunen har under perioden kontrollerat en total inköpsvolym på knappt kronor. Av dessa räknas drygt kronor till påverkbar inköpsvolym. För drygt kronor av dessa finns avtal, medan direktupphandling görs för knappt kronor. Resterande dryga kronor räknas som ej påverkbar inköpsvolym. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

220 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 45 Genom löpande analys och kontroll i spendanalysverktyget har nio otillåtna direktupphandlingar över direktupphandlingsgränsen kronor uppmärksammats under perioden. Totalsumman för dessa uppgick till knappt kronor under perioden januari till december Nya avtal har upphandlats för tre av de områden där otillåten direktupphandling skett, vilket motsvarar närmare kronor. Avtal för bemanningskonsulter är det enskilt största området. Otillåten direktupphandling, utan konkurrensutsättning enligt LOU, har också gjorts av e-tjänster, verksamhetssystem och projektledning med befintliga leverantörer. På inköpsområdet har kontroll av att leverantörer lever upp till avtalskraven genomförts genom att slumpvis valda beställare intervjuats, och genom granskning av tre fakturor från slumpvis valda leverantörer. Läromemedelsinköp, inköp av system för livsmedelsuppföljning inklusive upphandlingsmodul, upphandlade konferenstjänster dagtid, upphandlade hälsokontroller för Räddningstjänsten, samt upphandlade IT-tjänster är de områden som granskats. I granskningen framkommer att det finns vissa avvikelser när det gäller upphandlade konferensanläggningar (dagtid). Fakturering har gjorts av belopp som avviker både uppåt och neråt från avtalet och vissa tillägg har också gjorts i vissa fall. Det saknas lokal entreprenör (det vill säga inom kommunen) på nuvarande ramavtal. Som åtgärd föreslår ekonomiavdelningen ny upphandling och tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal. Liknande brister har uppmärksammats när det gäller hälsokontroller inom Räddningstjänsten. Där finns också exempel på brister i diarieföring av handlingar. Även beträffande detta ses ny upphandling och tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal som lämpliga åtgärder, liksom förbättrad diarieföring. För övriga granskade områden föreslås inga åtgärder eftersom inga påtagliga svagheter har framkommit. Kontroll av att redovisningen är rättvisande har genomförts genom stickprov gällande periodisering av hyreskostnader för perioden november och december Att en kostnad bokförs i rätt period är av grundläggande betydelse för att redovisningen ska ge en rättvisande bild av kommunens finansiella ställning. Slumpmässigt utvalda från samtliga förvaltningar granskades. Granskningen visar att periodisering har gjorts på ett korrekt sätt i samtliga fall. Ingen ytterligare åtgärd bedöms nödvändig för tillfället. Löpande stickprover för att kontrollera att periodisering sker korrekt enligt gällande bokföringsregler och rekommendationer kommer fortsätta. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

221 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 46 Kontrollen kopplad till kontanthantering visar att samtliga förvaltningar har rutiner för kontanthantering och hantering av de handkassekort som under 2018 har ersatt kontanthandkassorna som tidigare funnits i vissa verksamheter. Kontroll genomfördes för att säkerställa att rutinerna fungerar. Det gjordes genom ett slumpmässigt urval av inlämnade kvittoredovisningar från samtliga förvaltningar. Inga brister framkom, vilket förklaras av att kontroll av inlämnade kvitton görs löpande av ekonomiavdelningen, innan handkassekorten fylls på med medel. När det gäller kontrollen av att reglerna för representation följs framgår att det fortfarande förekommer brister när det gäller redovisning av deltagare vid sammankomster och syftet med mötet. Lön och medarbetaradministration Kontroll av att rätt lön betalas ut i rätt tid och inte betalas till anställd som slutat har genomförts genom stickprovskontroller. Kontrollen visar att det fortfarande förekommer att underlag lämnas sent och att frånvaro attesteras sent vilket gör att rätt lön inte alltid utbetalas. När felaktigheter förekommer kontaktas chef och assistent för att rättelse ska göras och för att undvika att bristen upprepas. HRavdelningen informerar återkommande om vikten av att lämna underlag, attestera och rapportera timtjänstgöring i tid i förhållande till den planering som finns för lönebryt. Tidplanen är förmedlad till alla chefer, som också har ansvar för att tidsplaneringen hålls. I medarbetarnas redovisning av kvitton har viss sammanblandning upptäckts när det gäller vilken typ av ersättning som åberopas friskvårdsersättning, läkarvårdsersättning eller personliga utlägg. För att komma tillrätta med bristerna har chefer och assistenter fått information. IT-området och telefoni Kontroll har genomförts genom att alla back-up-jobb på lokal serverpark gåtts igenom och genom statuskontroll. Ett försök har också gjorts med att återställa en back-up. Båda kontrolldelarna har haft positiva resultat vilket innebär att inga brister har framkommit. Rutinschemat för back-up omfattar olika delar som genomförs med viss periodisering (dagligen, veckovis, månadsvis). Månadsbackup sker en gång i månaden och skickas till en långtidslagring i tolv månader. Kontrollen av att handlingsplaner finns för hur verksamheterna ska bedrivas i händelse av IT-avbrott har inte genomförts enligt plan. Detta förklaras av att ITavdelningen inte har möjlighet att granska verksamheternas rutiner och kunna bedöma om rutinen är rimlig, relevant och tillräcklig för verksamheten. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

222 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 47 För en sådan bedömning krävs kännedom om verksamhetens uppdrag, krav, villkor med mera. Uppdraget att ta fram rutiner och granska dessa föreslås istället ligga på respektive verksamhet. I kontrollen av organisationens kunskap om hur ersättningssystemet för hur viktiga funktioner nås i händelse av växelhaveri framkommer att brister finns. Kontrollen genomfördes genom en enkät till chefer. Ökad tydlighet behövs kring detta så att enhetscheferna har god kännedom. Beredning och administration av politiska ärenden (Utredning och strategi) Kommunstyrelsens delegeringsordning ska enligt internkontrollplanen kontrolleras dels gällande aktualitet det vill säga om den svarar mot lagstiftning, nationell reglering och kommunal styrning dels gällande att redovisning av delegationsbeslut görs på korrekt sätt. I uppföljning av 2017-års delegeringsordning konstaterades att en översyn skulle aktualiseras under 2018 med hänvisning till att den nya kommunallagen (2017:725) träder i kraft under året. Under 2018 har ingen ny delegeringsordning tagits fram. Däremot har kommunfullmäktige begärt av samtliga nämnder att delegeringsordningarna ska uppdateras med hänvisning till de organisationsförändringar som genomförs när den nya mandatperioden inleds i januari Kommunstyrelsen beslutade därför om en ny delegeringsordning den 7 januari Kontrollen av redovisning av beslut fattade enligt delegation har gjorts genom sökning i kommunstyrelsens diarium, samt i avtals- och upphandlingsdiariet. Kontrollen visar att antalet registrerade delegationsbeslut är omkring 25 procent lägre år 2018 än år Bedömningen är att det finns ett mörkertal, det vill säga att fler beslut fattas enligt delegation, men inte registreras på rätt sätt i diariesystemet. Informationsinsatser till delegater är viktiga för att minska denna brist. När det gäller kontrollområdet "Förtroendevaldas tillgång till beslutsunderlag" har samtliga kallelser för kommunstyrelsen och kommunfullmäktige kontrollerats. Under år 2018 förekommer det vid tre tillfällen i styrelsen och vid två tillfällen i fullmäktige att det i kallelsen anges att "handlingar kommer senare" för någon ärendepunkt. Orsaken till att handlingar kommer senare hänger för kommunfullmäktiges del samman med extrainsatta sammanträden i styrelsen. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige behandlade 170 ärendepunkter eller mer under år Att komplettering av handlingar behövt göras efter kallelseutskick vid totalt fem tillfällen bedöms inte som anmärkningsvärt i detta sammanhang. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

223 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 48 Användningen av Lex-meeting möjliggör också att kompletteringar enkelt kan göras efter kallelseutskick men innan sammanträdet. För att förtroendevalda ska ha rimliga förutsättningar för förberedelser är det viktigt att antalet efterutskick även fortsättningsvis hålls på en låg nivå. Två av kommunstyrelsens kontrollmoment hänger samman med politiska beslut. Det gäller dels förutsättningarna för politiskt beslutsfattande genom kontroll av beslutsunderlagens kvalitet, dels verkställighet av fattade beslut. Dessa kontroller har den här gången genomförts tematiskt med genomgång av ett urval av ärenden som samlats under rubrikerna: - Budgetarbete - Lokalförsörjning - Verkställighet av styrdokument - Utredningsuppdrag, samt - Motioner och medborgarförslag. Beträffande budgetarbete utanför den ordinarie budgetprocessen har fem ärenden gåtts igenom, varav fyra handlade om nämnders äskande av särskilda medel och det femte om en nämnds omdisponering av medel som riktats till en särskild satsning i det ordinarie budgetarbetet. Kontrollen antyder att det kan finnas skäl att tydliggöra ramarna för budgetarbetet ut i både nämnds- och förvaltningsorganisationen. På så vis kan högre grad av följsamhet, mer långsiktighet och större förståelse för sammanhang uppnås. Likaså kan behov finnas av att ansvarsområden och uppgifter enligt kommunens reglemente förankras. Det skulle kunna skapa en stabilare grund för nämndernas arbete och förstärka långsiktighet. Gällande lokalförsörjningsprocessen har tre ärenden granskats som visar på behovet av en gemensam övergripande process för att samordna lokalrelaterade frågor vilket det också fattats beslut om under år Genomgången visar också att förbättringar görs med ökad samverkan och tidig behovsbedömning. Samtidigt är det uppenbart att förbättringsarbetet endast inlett och att de nya formerna fortfarande kan, och behöver, utvecklas och förankras. Allsidig belysning är viktig i denna ärendetyp eftersom lokalförsörjning är en fråga som dels har stor påverkan på verksamheternas förutsättningar (inklusive kvalitet) under lång tid och därmed är av stor strategisk betydelse, dels innebär stora och långsiktigt ekonomiska åtaganden. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

224 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 49 Utifrån ett styrande dokument (föreningsstöd) har granskning gjorts av hur detta praktiseras i en av nämndernas beslutsfattande. I granskningen har 14 bidragsbeslut ingått. Bedömningen görs att det vore bra ur transparens- och tydlighetshänseende om både beslutsunderlag och fattade beslut tydligare kopplas till vilka regler ur styrdokumentet som använts vid bedömningen. Att likställighetsprincipen fullföljs bedöms vara viktigt gällande verkställigheten av det granskade dokumentet. Vidare har två särskilda uppdrag gåtts igenom. Båda utredning av införande av LOV (lagen om valfrihetssystem), respektive utredning av möjligheter för och lokalisering av en skateboardpark är ärenden som pågått i olika former under flera år, och som fortfarande inte är slutförda. I båda fallen beror detta åtminstone delvis på att de utredningsinsatser som genomförts inte tillgodosett allsidiga kvalitativa krav. Vid granskningen görs bedömningen att ökad samverkan mellan olika involverade professioner och politiska instanser skulle kunna bidra till mindre långsträckta beredningsprocesser. I båda fallen finns också risker att tredje part upplever sig drabbade av den långa hanteringen. I fråga om skate-boardparken är det kanske framför allt de ungdomar som för flera år sedan deltog i dialog om satsningen. I fallet med eventuellt införande av LOV går det inte utesluta att lokala entreprenörer som sett möjligheter till verksamhet har drabbats. Större tydlighet i uppdragsbeskrivning och gällande önskad inriktning skulle eventuellt ha bidragit till kortare handläggningstid. Medborgarförslag och motioner Enligt kommunallagen 2017:725 ska medborgarförslag och motioner som ställs till kommunfullmäktige helst behandlas inom ett år. I Flens kommun har medborgarförslagen och motionerna till och med år 2018 behandlats först av fullmäktige som avgjort om förslagen får ställas och därefter remitterat dem till kommunfullmäktigeberedningen (KFB) som avgjort hur den fortsatta beredningen ska gå till. KFB har hänvisat ärendet till en nämnd eller direkt till kommunstyrelsen. Ärenden som hänvisas till nämnderna ska därefter beredas också inom kommunstyrelsen (kommunstyrelsen beredningstvång enligt kommunallagen) innan förslag till svar på motioner och medborgarförslag lämnas till kommunfullmäktige. I Flens kommun har KFB ofta valt att begära att nämnder och styrelsen ska återkomma med svar inom en kortare tidsram än kommunallagens ett-årsregel. Omkring sex månaders önskad beredningstid har varit vanligt under år Proceduren har förändrats inför år Kommunfullmäktige kommer fortsättningsvis remittera direkt till kommunstyrelsen att avgöra den fortsatta beredningsgången och tidsplaneringen. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

225 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 50 Hanteringen av en enskild motion och ett medborgarförslag har studerats i mer detalj. Dessutom har en översiktlig genomgång gjorts av beredningen av de motioner och medborgarförslag som behandlats under år Motionen som ingått i urvalet lämnar förslag om förbättringar i kosthållning och näringsintag inom omsorgen, samt önskar en utredning om behovet av en dietisttjänst. Motionen färdigbehandlas inom drygt sju månader, vilket är en månad längre tid än kommunfullmäktiges beredning angett, men betydligt kortare än kommunallagens ettårsregel. Motionen behandlades i positiv anda. Ett nytt utredningsuppdrag gavs, vilket också slutfördes under året. Detta är därför ett exempel på god verkställighet även om det i dagsläget inte är känt vilka de praktiska konsekvenserna blir i de verksamheter som ska fokuseras. Det medborgarförslag som granskats föreslår bland annat en brygga i sjön Bjuren. Beredningen såg först ut att kunna slutföras inom ramen för kommunfullmäktiges tidsplan (sex månader), men kommunstyrelsen återremitterade i sin beredning ärendet med önskan om ytterligare underlag. Samhällsbyggnadsnämnden förmedlade vissa kompletteringar. Slutligt beslut kunde därför fattas av kommunfullmäktige först efter 14 månader. Därmed var verkställigheten dålig i det här fallet, vilket i sin tur berodde på att beslutsunderlaget inte uppfyllde kommunstyrelsens behov. Nedan följer en översiktlig genomgång av medborgarförslag och motioner som behandlats under år Genomgången uppmärksammar endast i vilken mån behandlingen av medborgarförslag och motioner uppfyllt KFBs krav på verkställighet (det vill säga om svar lämnas inom den tidsram som KFB satt) och om de, i andra hand, fyller kommunallagens riktlinje om behandling inom ett år. Medborgarförslag översiktlig genomgång: Under år 2018 har totalt åtta medborgarförslag behandlats av kommunfullmäktige i något led. Tre av dessa inkom under 2018 års andra hälft och behöver inte färdigbehandlas under år Av de fyra medborgarförslag som nådde kommunfullmäktige för slutligt beslut under år 2018 genomfördes beredningen inom KFBs tidsram i två fall. I ett fall genomfördes beredningen inom ett år, men närmare sex månader senare än kommunfullmäktiges beredning hade begärt. I ett fall färdigbehandlades förslaget först ett år och fyra månader efter att det registrerades som inkommet, vilket var tio månader senare än kommunfullmäktiges berednings önskemål (se ovan). Resultatet av beredningen av medborgarförslag var i alla fyra färdigbehandlade fall att förslaget ansetts besvarat. Ytterligare ett medborgarförslag har färdigbehandlats och bifallits vid fullmäktigesammanträdet i januari 2019, vilket var inom ramen för önskemålet. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

226 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 51 Motioner översiktlig genomgång: Under 2018 har 31 motioner behandlats i ett eller flera led. För fem av dessa finns fortfarande tid för handläggning enligt ett-årsregeln och fullmäktiges tidsplan. Av övriga 26 motionerna har tidsgräns som kommunfullmäktiges beredning satt överskridits i ett fall, men tid återstår enligt ett-årsregeln. Således har nämnder och/eller kommunstyrelsen berett 25 motioner som nått kommunfullmäktige efter beredning. Kommunfullmäktige beslutade om återremiss i ett av dessa 25 fall, vilket innebär att den motionen inte färdigbehandlats inom ett år. Övriga motioner har slutbehandlats. Motionssvar har således presenterats för kommunfullmäktige inom ett år i 24 fall. Däremot har handläggningstiden överskridit kommunfullmäktigeberedningens (KFB) fastställda rapporteringstid i 14 av de 24 fallen. Flertalet motioner har bedömts som besvarade av KF, men sex har avslagits och tre har bifallits. Kommentarer angående verkställighet kopplat till beredning av motioner och medborgarförslag: Liksom föregående år har kommunfullmäktiges beredning (KFB) haft en ambition om snabb behandling av medborgarförslag och motioner när de fattat beslut om hur dessa ska hanteras och tidsramen för arbetet. I praktiken har förvaltningar, nämnder och kommunstyrelsen bara lyckats leva upp till den ambitionen i drygt en tredjedel av fallen. Kommunledningsförvaltningen menar därför att den förenkling av proceduren som genomförts inför år 2019 då kommunfullmäktige överlåter till kommunstyrelsen att avgöra hur beredningen ska ske har goda möjligheter att effektivisera arbetet kring medborgarförslag och motioner. För att både öka underlagens kvalitet (i meningen allsidigt belysande) och eventuellt skapa möjligheter för kortad handläggningstid kan det vara fördelaktigt om förslagen tidigt behandlas av facknämnd och kommunstyrelse i samverkan. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

227 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 52 Sammanfattningsvis visar genomförda interna kontroller inom kommunstyrelsens ansvarsområden att vissa brister förekommit under år Däremot har inga akuta problem eller omedelbara risker för verksamheternas genomförande uppmärksammats. Därför förordar kommunledningsförvaltningen ett fortsatt utvecklingsarbete där samverkan utvecklas både mellan kommunstyrelsen och nämnderna, och mellan den politiska organisationen och tjänstemannaorganisationen. För övrigt föreslår förvaltningen att redovisningen av genomförda kontroller godkänns. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\lnhcdznm.zmv.rtf

228 1 (9) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till Kommunstyrelsen HANDLÄGGARE Helen Nyberg DIARIENR KS/2018:12 ÄRENDE Nämnd- och internkontrollplaner för kommunstyrelsen och nämnderna år 2018 Uppföljning: Redovisning av kommunstyrelsens interna kontroll enligt internkontrollplan 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna redovisningen för genomförd intern kontroll enligt kommunstyrelsens internkontrollplan 2018, att uppföljningen utgör ett underlag i kommunledningsförvaltningens förbättringsarbete, att redovisningen för genomförd intern kontroll enligt kommunstyrelsens internkontrollplan 2018 överlämnas till kommunens revisorer. Sammanfattning Enligt kommunallagen (2017:725) ansvarar varje nämnd för att upprätthålla intern kontroll av verksamheterna i syfte att säkerställa att verksamheterna uppfyller sina uppgifter enligt lagar, förordningar och uppdrag på ett effektivt och säkert sätt. Enligt Flens kommuns reglemente för intern kontroll ska kommunstyrelsen och nämnderna därför anta en plan för den interna kontrollen, vilket görs i samband med att nämndplanerna antas. Kommunstyrelsens internkontrollplan för 2018 omfattar 15 kontrollmoment kopplade till verksamhetsrisker som identifierats inom kommunstyrelsens ansvarsområden. Kontroller har i stort sett genomförts enligt planen. I kontrollerna har vissa brister uppmärksammats, men bedömningen görs att verksamheten inom kommunstyrelsens ansvarsområde ändå huvudsakligen uppfyller nationella och kommunala krav och riktlinjer.

229 2 (9) De genomförda kontrollerna sammanfattas här och utgör i sin helhet ett underlag i kommunstyrelseförvaltningens systematiska utvecklingsarbete under Ärendet De 15 kontrollmoment som kommunstyrelsen formulerat i internkontrollplanen för 2018 berör alla de avdelningar som finns i förvaltningsorganisationen. Störst fokus ligger på ekonomi, upphandling och administration kopplad till politiska processer, medan mer specificerade verksamhetsområden omfattas av något enstaka kontrollmoment (IT- och HR-områdena, liksom telefoni). Ett kontrollmoment är övergripande för alla kommunstyrelsens ansvarsområden. Det är kontrollen av att informationen på kommunens webb (flen.se) är saklig, korrekt och aktuell. Webben är en central källa för information riktad till bland annat invånare och allmänhet, liksom en kanal för kontakter mellan kommunen och enskilda individer, företag, organisationer och andra myndigheter. Därför är det av vikt att informationen är tillförlitlig, uppdaterad och relevant. Avdelningarnas kontroller visar att det finns några brister. Den stora risken är att inaktuell information ligger kvar på olika sidor. Därför är det viktigt att de som är sidansvariga har rutiner för löpande aktualitetskontroll och uppdatering. Vilken typ av information som ska prioriteras kan också variera över tid. Därför är det också viktigt att överväganden görs kring om någon information saknas. Ekonomi: Inom ekonomiavdelningen har sex kontrollmoment genomförts. Tre av dessa berör upphandling och inköp. Att upphandlingar görs enligt kommunens policy säkerställs genom att kommunens upphandlingspolicy ingår i den upphandlingsstrategi som Telge Inköp gör tillsammans med den kommunala enhet som gör upphandlingen. Telge inköp utför flertalet upphandlingar. Genom kommunens inköpsfunktion och Telge inköp har kommunen god tillgång till kompetens för att säkerställa att lagen om offentlig upphandling (LOU) följs. Under 2018 har 101 upphandlingar registrerats i kommunens ärendehanteringssystem, där stickprov har granskats. Ytterligare stickprov av inköp har gjorts genom den spendanalys som implementerats under året. Stickprovskontroll i upphandlingsdiariet har inte visat några avvikelser. Kommunen har under perioden kontrollerat en total inköpsvolym på knappt 202 miljoner kronor. Av dessa räknas drygt 163 miljoner kronor till påverkbar inköpsvolym. För drygt 115 miljoner av dessa finns avtal, medan direktupphandling görs för knappt 48 miljoner kronor. Resterande dryga 38 miljoner kronor räknas som ej påverkbar inköpsvolym. Genom löpande analys och kontroll i spendanalysverktyget har nio otillåtna direktupphandlingar över direktupphandlingsgränsen kronor uppmärksammats under perioden. Totalsumman för dessa uppgick till knappt 22 miljoner kronor under perioden januari till december Nya avtal har upphandlats för tre av de områden där otillåten direktupphandling skett, vilket motsvarar närmare 19 miljoner kronor. Avtal för bemanningskonsulter är det enskilt största området. Otillåten

230 3 (9) direktupphandling, utan konkurrensutsättning enligt LOU, har också gjorts av e- tjänster, verksamhetssystem och projektledning med befintliga leverantörer. På inköpsområdet har kontroll av att leverantörer lever upp till avtalskraven genomförts genom att slumpvis valda beställare intervjuats, och genom granskning av tre fakturor från slumpvis valda leverantörer. Läromemedelsinköp, inköp av system för livsmedelsuppföljning inklusive upphandlingsmodul, upphandlade konferenstjänster dagtid, upphandlade hälsokontroller för Räddningstjänsten, samt upphandlade IT-tjänster är de områden som granskats. I granskningen framkommer att det finns vissa avvikelser när det gäller upphandlade konferensanläggningar (dagtid). Fakturering har gjorts av belopp som avviker både uppåt och neråt från avtalet och vissa tillägg har också gjorts i vissa fall. Det saknas lokal entreprenör (dvs inom kommunen) på nuvarande ramavtal. Som åtgärd föreslår ekonomiavdelningen ny upphandling och tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal. Liknande brister har uppmärksammats när det gäller hälsokontroller inom Räddningstjänsten. Där finns också exempel på brister i diarieföring av handlingar. Även beträffande detta ses ny upphandling och tecknande av personuppgiftsbiträdesavtal som lämpliga åtgärder, liksom förbättrad diarieföring. För övriga granskade områden föreslås inga åtgärder eftersom inga påtagliga svagheter har framkommit. Kontroll av att redovisningen är rättvisande har genomförts genom stickprov gällande periodisering av hyreskostnader för perioden november och december Att en kostnad bokförs i rätt period är av grundläggande betydelse för att redovisningen ska ge en rättvisande bild av kommunens finansiella ställning. Slumpmässigt utvalda från samtliga förvaltningar granskades. Granskningen visar att periodisering har gjorts på ett korrekt sätt i samtliga fall. Ingen ytterligare åtgärd bedöms nödvändig för tillfället. Löpande stickprover för att kontrollera att periodisering sker korrekt enligt gällande bokföringsregler och rekommendationer kommer fortsätta. Kontrollen kopplad till kontanthantering visar att samtliga förvaltningar har rutiner för kontanthantering och hantering av de handkassekort som under 2018 har ersatt kontanthandkassorna som tidigare funnits i vissa verksamheter. Kontroll genomfördes för att säkerställa att rutinerna fungerar. Det gjordes genom ett slumpmässigt urval av inlämnade kvittoredovisningar från samtliga förvaltningar. Inga brister framkom, vilket förklaras av att kontroll av inlämnade kvitton görs löpande av ekonomiavdelningen, innan handkassekorten fylls på med medel. När det gäller kontrollen av att reglerna för representation följs framgår att det fortfarande förekommer brister när det gäller redovisning av deltagare vid sammankomster och syftet med mötet. Lön och medarbetaradministration

231 4 (9) Kontroll av att rätt lön betalas ut i rätt tid och inte betalas till anställd som slutat har genomförts genom stickprovskontroller. Kontrollen visar att det fortfarande förekommer att underlag lämnas sent och att frånvaro attesteras sent, vilket gör att rätt lön inte alltid utbetalas. När felaktigheter förekommer kontaktas chef och assistent för att rättelse ska göras och för att undvika att bristen upprepas. HR-avdelningen informerar återkommande om vikten av att lämna underlag, attestera och rapportera timtjänstgöring i tid i förhållande till den planering som finns för lönebryt. Tidplanen är förmedlad till alla chefer, som också har ansvar för att tidsplaneringen hålls. I medarbetarnas redovisning av kvitton har viss sammanblandning upptäckts när det gäller vilken typ av ersättning som åberopas friskvårdsersättning, läkarvårdsersättning eller personliga utlägg. För att komma tillrätta med bristerna har chefer och assistenter fått information. IT-området och telefoni Kontroll har genomförts genom att alla back-up-jobb på lokal serverpark gåtts igenom och genom statuskontroll. Ett försök har också gjorts med att återställa en back-up. Båda kontrolldelarna har haft positiva resultat, vilket innebär att inga brister har framkommit. Rutinschemat för back-up omfattar olika delar som genomförs med viss periodisering (dagligen, veckovis, månadsvis). Månadsback-up sker en gång i månaden och skickas till en långtidslagring i tolv månader. Kontrollen av att handlingsplaner finns för hur verksamheterna ska bedrivas i händelse av IT-avbrott har inte genomförts enligt plan. Detta förklaras av att ITavdelningen inte har möjlighet att granska verksamheternas rutiner och kunna bedöma om rutinen är rimlig, relevant och tillräcklig för verksamheten. För en sådan bedömning krävs kännedom om verksamhetens uppdrag, krav, villkor mm. Uppdraget att ta fram rutiner och granska dessa föreslås istället ligga på respektive verksamhet. I kontrollen av organisationens kunskap om hur ersättningssystemet för hur viktiga funktioner nås i händelse av växelhaveri framkommer att brister finns. Kontrollen genomfördes genom en enkät till chefer. Ökad tydlighet behövs kring detta så att enhetscheferna har god kännedom. Beredning och administration av politiska ärenden (Utredning och strategi) Kommunstyrelsens delegeringsordning ska enligt internkontrollplanen kontrolleras dels gällande aktualitet det vill säga om den svarar mot lagstiftning, nationell reglering och kommunal styrning dels gällande att redovisning av delegationsbeslut görs på korrekt sätt. I uppföljning av 2017-års delegeringsordning konstaterades att en översyn skulle aktualiseras under 2018 med hänvisning till att den nya kommunallagen (2017:725) träder i kraft under året. Under 2018 har ingen ny delegeringsordning tagits fram. Däremot har kommunfullmäktige begärt av samtliga nämnder att delegeringsordningarna ska uppdateras med hänvisning till de organisationsförändringar som genomförs när den nya mandatperioden inleds i januari 2019.

232 5 (9) Kommunstyrelsen beslutade därför om en ny delegeringsordning den 7 januari Kontrollen av redovisning av beslut fattade enligt delegation har gjorts genom sökning i kommunstyrelsens diarium, samt i avtals- och upphandlingsdiariet. Kontrollen visar att antalet registrerade delegationsbeslut är omkring 25 % lägre 2018 än Bedömningen är att det finns ett mörkertal, det vill säga att fler beslut fattas enligt delegation, men inte registreras på rätt sätt i diariesystemet. Informationsinsatser till delegater är viktiga för att minska denna brist. När det gäller kontrollområdet "Förtroendevaldas tillgång till beslutsunderlag" har samtliga kallelser för kommunstyrelsen och fullmäktige kontrollerats. Under 2018 förekommer det vid tre tillfällen i styrelsen och vid två tillfällen i fullmäktige att det i kallelsen anges att "handlingar kommer senare" för någon ärendepunkt. Orsaken till att handlingar kommer senare hänger för kommunfullmäktiges del samman med extrainsatta sammanträden i styrelsen. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige behandlade 170 ärendepunkter eller mer under Att komplettering av handlingar behövt göras efter kallelseutskick vid totalt fem tillfällen bedöms inte som anmärkningsvärt i detta sammanhang. Användningen av Lex-meeting möjliggör också att kompletteringar enkelt kan göras efter kallelseutskick men innan sammanträdet. För att förtroendevalda ska ha rimliga förutsättningar för förberedelser är det viktigt att antalet efterutskick även fortsättningsvis hålls på en låg nivå. Två av kommunstyrelsens kontrollmoment hänger samman med politiska beslut. Det gäller dels förutsättningarna för politiskt beslutsfattande genom kontroll av beslutsunderlagens kvalitet, dels verkställighet av fattade beslut. Dessa kontroller har den här gången genomförts tematiskt med genomgång av ett urval av ärenden som samlats under rubrikerna: - Budgetarbete - Lokalförsörjning - Verkställighet styrdokument - Utredningsuppdrag, samt - Motioner och medborgarförslag. Beträffande budgetarbete utanför den ordinarie budgetprocessen har fem ärenden gåtts igenom, varav fyra handlade om nämnders äskande av särskilda medel och det femte om en nämnds omdisponering av medel som riktats till en särskild satsning i det ordinarie budgetarbetet. Kontrollen antyder att det kan finnas skäl att tydliggöra ramarna för budgetarbetet ut i både nämnds- och förvaltningsorganisationen. På så vis kan högre grad av följsamhet, mer långsiktighet och större förståelse för sammanhang uppnås. Likaså kan behov finnas av att ansvarsområden och uppgifter enligt kommunens reglemente förankras. Det skulle kunna skapa en stabilare grund för nämndernas arbete och förstärka långsiktighet.

233 6 (9) Gällande lokalförsörjningsprocessen har tre ärenden granskats som visar på behovet av en gemensam övergripande process för att samordna lokalrelaterade frågor vilket det också fattats beslut om under Genomgången visar också att förbättringar görs med ökad samverkan och tidig behovsbedömning. Samtidigt är det uppenbart att förbättringsarbetet endast inlett och att de nya formerna fortfarande kan, och behöver, utvecklas och förankras. Allsidig belysning är viktig i denna ärendetyp eftersom lokalförsörjning är en fråga som dels har stor påverkan på verksamheternas förutsättningar (inklusive kvalitet) under lång tid och därmed är av stor strategisk betydelse, dels innebär stora och långsiktigt ekonomiska åtaganden. Utifrån ett styrande dokument (föreningsstöd) har granskning gjorts av hur detta praktiseras i en av nämndernas beslutsfattande. I granskningen har 14 bidragsbeslut ingått. Bedömningen görs att det vore bra ur transparens- och tydlighetshänseende om både beslutsunderlag och fattade beslut tydligare kopplas till vilka regler ur styrdokumentet som använts vid bedömningen. Att likställighetsprincipen fullföljs bedöms vara viktigt gällande verkställigheten av det granskade dokumentet. Vidare har två särskilda uppdrag gåtts igenom. Båda utredning av införande av LOV (lagen om valfrihetssystem), respektive utredning av möjligheter för och lokalisering av en skate-boardpark är ärenden som pågått i olika former under flera år, och som fortfarande inte är slutförda. I båda fallen beror detta åtminstone delvis på att de utredningsinsatser som genomförts inte tillgodosett allsidiga kvalitativa krav. Vid granskningen görs bedömningen att ökad samverkan mellan olika involverade professioner och politiska instanser skulle kunna bidra till mindre långsträckta beredningsprocesser. I båda fallen finns också risker att tredje part upplever sig drabbade av den långa hanteringen. I fråga om skate-boardparken är det kanske framför allt de ungdomar som för flera år sedan deltog i dialog om satsningen. I fallet med eventuellt införande av LOV går det inte utesluta att lokala entreprenörer som sett möjligheter till verksamhet har drabbats. Större tydlighet i uppdragsbeskrivning och gällande önskad inriktning skulle eventuellt ha bidragit till kortare handläggningstid. Medborgarförslag och motioner Enligt kommunallagen 2017:725 ska medborgarförslag och motioner som ställs till kommunfullmäktige helst behandlas inom ett år. I Flens kommun har medborgarförslagen och motionerna till och med år 2018 behandlats först av fullmäktige som avgjort om förslagen får ställas och därefter remitterat dem till kommunfullmäktigeberedningen (KFB) som avgjort hur den fortsatta beredningen ska gå till. KFB har hänvisat ärendet till en nämnd eller direkt till kommunstyrelsen. Ärenden som hänvisas till nämnderna ska därefter beredas också inom kommunstyrelsen (kommunstyrelsen beredningstvång enligt kommunallagen) innan förslag till svar på motioner och medborgarförslag lämnas till kommunfullmäktige. I Flens kommun har KFB ofta valt att begära att nämnder och styrelsen ska återkomma med svar inom en kortare tidsram än kommunallagens ett-årsregel. Omkring sex månaders önskad beredningstid har varit vanligt under Proceduren har förändrats inför Kommunfullmäktige kommer fortsättningsvis remittera direkt till

234 7 (9) kommunstyrelsen att avgöra den fortsatta beredningsgången och tidsplaneringen. Hanteringen av en enskild motion och ett medborgarförslag har studerats i mer detalj. Dessutom har en översiktlig genomgång gjorts av beredningen av de motioner och medborgarförslag som behandlats under Motionen som ingått i urvalet lämnar förslag om förbättringar i kosthållning och näringsintag inom omsorgen, samt önskar en utredning om behovet av en dietisttjänst. Motionen färdigbehandlas inom drygt sju månader, vilket är en månad längre tid än kommunfullmäktiges beredning angett, men betydligt kortare än kommunallagens ettårsregel. Motionen behandlades i positiv anda. Ett nytt utredningsuppdrag gavs, vilket också slutfördes under året. Detta är därför ett exempel på god verkställighet även om det i dagsläget inte är känt vilka de praktiska konsekvenserna blir i de verksamheter som ska fokuseras. Det medborgarförslag som granskats föreslår bland annat en brygga i sjön Bjuren. Beredningen såg först ut att kunna slutföras inom ramen för kommunfullmäktiges tidsplan (sex månader), men kommunstyrelsen återremitterade i sin beredning ärendet med önskan om ytterligare underlag. Samhällsbyggnadsnämnden förmedlade vissa kompletteringar. Slutligt beslut kunde därför fattas av kommunfullmäktige först efter 14 månader. Därmed var verkställigheten dålig i det här fallet, vilket i sin tur berodde på att beslutsunderlaget inte uppfyllde kommunstyrelsens behov. Nedan följer en översiktlig genomgång av medborgarförslag och motioner som behandlats under Genomgången uppmärksammar endast i vilken mån behandlingen av medborgarförslag och motioner uppfyllt KFBs krav på verkställighet (dvs om svar lämnas inom den tidsram som KFB satt) och om de, i andra hand, fyller kommunallagens riktlinje om behandling inom ett år. Medborgarförslag översiktlig genomgång: Under 2018 har totalt åtta medborgarförslag behandlats av kommunfullmäktige i något led. Tre av dessa inkom under 2018 års andra hälft och behöver inte färdigbehandlas under Av de fyra medborgarförslag som nådde kommunfullmäktige för slutligt beslut under 2018 genomfördes beredningen inom KFBs tidsram i två fall. I ett fall genomfördes beredningen inom ett år, men närmare sex månader senare än kommunfullmäktiges beredning hade begärt. I ett fall färdigbehandlades förslaget först ett år och fyra månader efter att det registrerades som inkommet, vilket var tio månader senare än kommunfullmäktiges berednings önskemål (se ovan). Resultatet av beredningen av medborgarförslag var i alla fyra färdigbehandlade fall att förslaget ansetts besvarat. Ytterligare ett medborgarförslag har färdigbehandlats och bifallits vid fullmäktigesammanträdet i januari 2019, vilket var inom ramen för önskemålet. Motioner översiktlig genomgång: Under 2018 har 31 motioner behandlats i ett eller flera led. För fem av dessa finns fortfarande tid för handläggning enligt ett-årsregeln och fullmäktiges tidsplan. Av övriga 26 motionerna har tidsgräns som kommunfullmäktiges

235 8 (9) beredning satt överskridits i ett fall, men tid återstår enligt ettårsregeln. Således har nämnder och/eller kommunstyrelsen berett 25 motioner som nått kommunfullmäktige efter beredning. Kommunfullmäktige beslutade om återremiss i ett av dessa 25 fall, vilket innebär att den motionen inte färdigbehandlats inom ett år. Övriga motioner har slutbehandlats. Motionssvar har således presenterats för kommunfullmäktige inom ett år i 24 fall. Däremot har handläggningstiden överskridit kommunfullmäktigeberedningens (KFB) fastställda rapporteringstid i 14 av de 24 fallen. Flertalet motioner har bedömts som besvarade av KF, men sex har avslagits och tre har bifallits. Kommentarer angående verkställighet kopplat till beredning av motioner och medborgarförslag: Liksom föregående år har kommunfullmäktiges beredning (KFB) haft en ambition om snabb behandling av medborgarförslag och motioner när de fattat beslut om hur dessa ska hanteras och tidsramen för arbetet. I praktiken har förvaltningar, nämnder och kommunstyrelsen bara lyckats leva upp till den ambitionen i drygt en tredjedel av fallen. Kommunledningsförvaltningen menar därför att den förenkling av proceduren som genomförts inför 2019 då kommunfullmäktige överlåter till kommunstyrelsen att avgöra hur beredningen ska ske har goda möjligheter att effektivisera arbetet kring medborgarförslag och motioner. För att både öka underlagens kvalitet (i meningen allsidigt belysande) och eventuellt skapa möjligheter för kortad handläggningstid kan det vara fördelaktigt om förslagen tidigt behandlas av facknämnd och kommunstyrelse i samverkan. Sammanfattningsvis visar genomförda interna kontroller inom kommunstyrelsens ansvarsområden att vissa brister förekommit under Däremot har inga akuta problem eller omedelbara risker för verksamheternas genomförande uppmärksammats. Därför förordar kommunledningsförvaltningen ett fortsatt utvecklingsarbete där samverkan utvecklas både mellan kommunstyrelsen och nämnderna, och mellan den politiska organisationen och tjänstemannaorganisationen. För övrigt föreslår förvaltningen att redovisningen av genomförda kontroller godkänns. Sara Molander Utrednings- och strategichef Helen Nyberg Utredare Beslutet expedieras till: Nämnderna

236 Kommunsens revisorer Akt 9 (9)

237 Internkontrollplan Nämnd: KOMMUNSTYRELSEN Gäller för tidsperioden: Nedan redovisas de kontroller som ska genomföras av kommunledningsförvaltningen i syfte att säkerställa en god intern kontroll. Av tabellen framgår bland annat vem som ska utföra kontrollen och vilken metod som ska användas. Här framgår även om kontrollen avser kommunledningsförvaltningen eller kommunen som helhet. Valet av kontroller utgår från en genomförd risk- och väsentlighetsanalys. I kolumnen Risk redovisas en bedömning av hur allvarlig den bakomliggande risken som ska hanteras genom dessa kontroller är. I riskbedömningen har både sannolikhet för att risken ska infalla, och dess konsekvenser bedömts av tjänstemannaorganisationen respektive av förtroendevalda. I planen benämns riskerna som Allvarlig, Måttlig eller Lindrig, beroende på bedömningen. Risker som värderats som bedömts som Försumbara har inte tagits med i planen för intern kontroll. 1. Rapporteringsrutiner Den som utfört en kontroll ska dokumentera och överlämna resultatet till sin avdelningschef. Iakttagelser som avser någon annan förvaltning/avdelning ska rapporteras till denna. Avdelningschefen är ansvarig för att utfallet av kontrollerna överlämnas till kommunchefen. Kommunchefen ansvarar för att kommunstyrelsen minst en gång per år får en samlad rapport om hur den interna kontrollen fungerar. Utrednings- och strategiavdelningen sammanställer denna rapport. Allvarligare fel eller brister som identifierats genom den interna kontrollen ska rapporteras omgående av den som utfört kontrollen - via avdelningschef - till kommunchef. Kommunchefen ansvarar för att rapportera vidare till kommunstyrelsen. 1

238 Kontroller Kontrollerna är indelade efter vilken avdelning som ansvarar för genomförandet av kontrollen. 2.1 Alla avdelningar Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Omfattning Metod Frekvens Risk 1. Information på flen.se Kontroll av att informationen på är saklig, korrekt och aktuell Respektive avdelning KLF Respektive avdelning inom KLF kontrollerar sina respektive sidor 2 ggr/år Måttlig 2.2. Ekonomiavdelningen Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Omfattning Metod Frekvens Risk 2. Inköp Kontroll av att upphandlingar görs enligt kommunens upphandlingspolicy och LOU Ekonom Hela kommunen Stickprov, fokus på stora volymer och att täcka alla verksamhetsområden, minst 2-3 prov per nämnd 1 ggr/år Måttlig 3. Inköp Kontroll av att inköp sker enligt slutna avtal eller i övrigt med god affärsmässighet 4. Inköp 5. Rättvisande redovisning Kontroll av att leverantörer lever upp till avtalskrav under avtalstiden Rimlighetsbedömning av kontering gällande ansvar, verksamhet, slag och projekt. Särskilt vid organisationsförändringar, förändrad kodplan. (Nytt ekonomisystem tas i bruk 2017) 6. Kontanthantering Kontroll av att kontanta medel hanteras utan risk för förskingring 7. Representation Kontroll av att kommunens regler om representation enligt ekonomihandboken följs Ekonom Upphandlingscontroller Redovisningsansvarig Redovisningsansvarig Ekonom Hela kommunen Hela kommunen Hela kommunen Hela kommunen Stickprov, fokus på stora volymer och att täcka alla verksamhetsområden, minst 2-3 prov per nämnd Stickprov. Fokus på politiskt, strategiskt viktiga områden och områden där tredje part berörs. Stickprov, relaterat till förändringar i övrigt 1 ggr/år Måttlig 1 ggr/år Allvarlig 2 ggr/år Allvarlig Kontroll av att alla förvaltningar har 1 ggr/år Allvarlig rutiner för kontanthantering Stickprov, minst 20 st 2 ggr/år Lindrig 2

239 HR-avdelningen Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Omfattning Metod Frekvens Risk 8. Rätt lön Kontroll av att rätt lön betalas ut i rätt tid, samt att lön inte betalas ut till anställd som slutat. Respektive löneassistent Hela kommunen Kombination av manuella och maskinella kontroller av belopp att utbetala. Automatiserade rimlighetskontroller i kombination med manuella kontroller av annan än den som handlagt. Löneassistenter granskar varandras ärenden. Vid stickprovsgranskning ska fokus vara att också täcka arvoden. Månadsvis Måttlig 2.4. IT-avdelningen Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Omfattning Metod Frekvens Risk 9. Systemsäkerhet och back-up Kontroll av att system går att återskapa vid haveri IT-avdelningen KLF/ Centrala, övergripande verksamhetssystem Kontroll av rutin för back-up 1 ggr/år Måttlig 10. Systemsäkerhet Kontroll av att handlingsplaner finns för hur verksamheterna ska bedrivas i händelse av ITavbrott IT-avdelningen KS/KLF Kontroll av att avdelningarna har handlingsplaner/rutiner Allvarlig 2.5. Avdelningen för näringsliv, turism och service Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Omfattning Metod Frekvens Risk 11. Växel Kontroll av att ersättningssystem för hur viktiga funktioner nås om växeln 'går ner', finns och är känt i organisationen NTS Alla verksamhetsom råden Enkät till enhetschefer 1 ggr/år Lindrig 3

240 Utrednings- och strategiavdelningen Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Omfattning Metod Frekvens Risk 12. Verkställande av fattade beslut i KS och KF Kontroll av att politiskt fattade beslut verkställs på det sätt och enligt den tidplan som beslutats 13. Delegation Kontroll av att delegeringsordningen är aktuell och återrapportering sker 14. Ärendeberedning Kontroll av att kvaliteten i tjänsteskrivelser i politiska beslutsärenden. Ger skrivelserna KS och KF ett tydligt, tillförlitligt och allsidigt belyst underlag för beslut 15. Förtroendevaldas tillgång till beslutsunderlag Kontroll av att förtroendevalda får underlag i samband med kallelse till sammanträde (minst en vecka innan sammanträde) Utredare Ärendesamord nare Utredare Ärendesamord nare Hela kommunen KLF Hela kommunen, ärenden med KS/KF som sista beslutsinstans KS och KF Stickprov, fokus på uppdrag som utgår från Strategisk plan, kontroll av minst 10 beslut Genomgång av delegeringsordning samt stickprov på varje avdelning Stickprov, fokus viktigare ärenden, minst 10 st Kontroll av utskick av kallelse: förekomst av efterutskick och dukning (antal ärenden/antal sammanträden) 1 ggr/år Måttlig 1 ggr/år Måttlig 1 ggr/år Allvarlig 2 ggr/år Måttlig 4

241 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Sida BUK/2017: Nämndplan med budget 2018 samt internkontrollplan 2018 Barn-, utbildnings- och kulturnämnden beslutar att anta förslag till nämndplan med budget 2018, att fastställa förslag till internkontrollplan 2018, samt att uppdra till förvaltningen att under december 2017 uppdatera utgångsvärde för indikatorer med senaste tillgängliga statistik. Bakgrund Förvaltningen har tagit fram ett förslag till nämndplan samt budget Förslag till nämndplan bygger till stora delar på den strategiska planen med budget Förslaget till nämndplan har diskuterats vid barn-, utbildnings- och kulturnämndens sammanträde Planen innehåller bland annat prioritering av de mål och utvecklingsuppdrag som barn-, utbildnings- och kulturförvaltningen ska arbeta med under de närmaste åren med fokus på år 2018, för att förverkliga visionen och de strategiska målen. Utifrån nämndplanen kommer förvaltningen att ta fram en verksamhetsplan i syfte att fördjupa och konkretisera aktuella uppdrag. Barn-, utbildnings- och kulturnämnden har utifrån Strategisk plan tilldelats en driftsbudget på kronor samt en investeringsbudget på kronor för Förslaget till nämndplan innehåller en övergripande budget för nämndens verksamheter. Barn-, utbildnings- och kulturnämndens har i sin ram för 2018 förstärkts med: kronor för att stärka upp undervisningen kronor för ökade kostnader för ekologiska livsmedel kronor för ökade flyttkostnader i samband med förändringar Skolstrukturen kronor för giftfri miljö inom förskolan kronor för utökad resurs till familjecentral Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\hdzst1al.w0x.rtf

242 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Barn-, utbildnings- och kulturnämnden Sida 216 Kommunfullmäktige antog i augusti 2015 ett nytt reglemente för intern kontroll (KF ). Enligt reglementet ska respektive nämnd anta sin internkontrollplan i samband med att nämndplanen antas. Förvaltningen har därför som bilaga till nämndplan upprättat ett förslag till internkontrollplan för Avsikten med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Den interna kontrollen ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Kontrollerna i planen utgår i huvudsak från en risk- och väsentlighetsanalys som genomförts tillsammans med de olika verksamheternas chefer. Barn-, utbildningsoch kulturnämndens ledamöter har deltagit i framtagandet av internkontrollplanen genom diskussion vid nämndens sammanträde Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att anta förslag till nämndplan med budget 2018, samt att fastställa förslag till internkontrollplan Yrkanden Roger Tiefensee (C) yrkar tillägg att uppdra till förvaltningen att under december 2017 uppdatera utgångsvärde för indikatorer med senaste tillgängliga statistik. Per Grönlund (SD) yrkar bifall till förvaltningens förslag att fastställa förslag till internkontrollplan Propositionsordning Ordförande finner att det förutom förvaltningens förslag finns ett tilläggsyrkande. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag finner ordförande att nämnden beslutar att bifalla detsamma. Vid ställd proposition på Roger Tiefensees (C) tilläggsyrkande finner ordförande att nämnden beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\hdzst1al.w0x.rtf

243 1 (19) DATUM Socialförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Socialförvaltningen stab HANDLÄGGARE Lina Larsson Socialnämnd DIARIENR SN/2017:149 ER REF Nämndplan Nämndplan med budget 2018 Socialnämnden Flens kommuns vision Postadress Besöksadress Telefon Telefax Bankgiro E-post Flen Sveavägen flens.kommun@flen.se Flen

244 2 (19) Innehåll 1. Inledning 1.1 Avdelningen för Individ och familj 1.2 Avdelningen för Äldreomsorg 1.3 Avdelningen för Funktionsnedsättning 1.4 Avdelningen för Egen försörjning 2. Mål och uppdrag 2.1 Mål 1 Hög sysselsättning och ett mångsidigt näringsliv 2.2 Mål 2 Utvecklande, lärande och hälsobefrämjande miljöer för alla barn och ungdomar 2.3 Mål 3 Attraktiva och trygga boende och livsmiljöer 2.4 Mål 4 Vi värnar om vår miljö och utvecklar vårt kulturlandskap och våra orter med omtanke och med sikte på framtiden 2.5 Mål 5 Vi driver vår egen utveckling och påverkar utvecklingen i regionen 2.6 Mål 6 Effektiv och tillgänglig kommunal organisation kännetecknad av ett bra bemötande 2.7 Övriga uppdrag beslutade av kommunfullmäktige 3. Nämndens ekonomiska ramar Driftbudget 3.2 Investeringsbudget 4. Plan för intern kontroll

245 3 (19) 1. Inledning Socialnämndens uppdrag är att erbjuda invånarna i Flen det stöd, den vård och den omsorg de behöver. Socialnämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare och för behandling av individärenden finns det ett Socialutskott bestående av 5 ledamöter och 5 ersättare. Nämnden ansvarar för fyra avdelningar med olika uppdrag, avdelningen för Individ och familj avdelningen för Äldreomsorg, avdelningen för Funktionsnedsättning och avdelningen för Egen försörjning. Socialförvaltningen leds av en förvaltningschef tillsammans med en övergripande ledningsgrupp bestående av förvaltningschefen, avdelningschefer och stabsmedarbetare. Direkt underställd förvaltningschefen finns en stab bestående av medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS)/utredare, utredare, ekonomer och nämndsekreterare. Inom staben finns även budget och skuldrådgivning. Verksamheten ska vara av god kvalitet och utföras utifrån tillämpliga lagar och regler samt politiska riktlinjer. Verksamheten ska vara effektiv, ändamålsenlig och samordnad och ge största möjliga nytta för målgruppen. Detta ställer krav på kvalitetsutveckling och för att säkerställa detta har socialnämnden antagit ledningssystem för kvalitet enligt socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd (SOFS2011:9), samt enligt skollagens 4:e kapitel. Ledningssystemet för kvalitet innehåller bland annat en internkontrollplan med risk och sårbarhetsanalys. 1.1 Avdelningen för Individ och familj Avdelningen för individ och familj arbetar i första med individer som behöver stöd och behandling för att komma ur en besvärlig situation och/eller ett boende med socialt stöd. Avdelningen har tre enheter, Utredningsenheten för individ och familj samt Familjerätt, och två Stöd- och behandlingsenheter. De behandlade enheterna är Barn och familjenheten och Nova vux/bo; Nova ung/bo; och HVB och Stödboende för ensamkommande som ryms inom en enhet. Utredningsenheten arbetar med lagstyrd verksamhet som svarar mot de rättigheter medborgare har. Enheten utreder, bedömer och följer upp de insatser som baseras på de behov av stöd och behandlingsinsatser som individen har. Det kan gälla missbruk/psykisk ohälsa, våld i nära relationer, barns behov av föräldrastöd och behandling och i vissa fall även olika typer av placering, samt ensamkommandes behov av stöd och boende i familjehem eller Hem för vård och boende (HVB). Inom utredningsenheten finns även en Familjerättslig enhet som arbetar med att fastställa faderskap, erbjuda samarbetssamtal och upprätta avtal med umgänge vid skilsmässa. Utför även utredningar vid vård och umgänge. Inom avdelningen finns två öppenvårdsenheter för barn, unga, vuxna och deras familjer. Insatserna inom verksamheterna som ges är både tidigt förebyggande, akuta och långsiktiga stöd och behandlingsinsatser, där behov finns för dessa grupper.

246 4 (19) Enheten Barn och familj arbetar med stöd och familjebehandling för barn, unga och deras familjer vid t ex omsorgsbrister, missbruk, våld eller med barn och unga med egen problematik. Enheten arbetar också med förebyggande insatser som föräldrastöd samt ansvarar för insatser för den målgrupp med sociala kontrakt och jourboende. Enheten Nova vux/bo arbetar med behandlingsinsatser, inklusive ett stödboende, för vuxna människor på väg ur ett missbruk. Enheten Nova ung/bo som ger stöd till ungdomar vid missbruk eller andra problem. Enheten har även ett boende för ungdomar. Enheten Boende för ensamkommande är ett HVB- hem för barn och ungdomar som kommit till Sverige utan vårdnadshavare. Målsättningen är att skapa hemlika förhållanden där barnen och ungdomarna får stöd i sin vardag, med läxor fritidsaktiviteter etc. I enheten finns också en utslussverksamhet, där ungdomar som fyllt arton men ännu ej gått ur gymnasiet har möjlighet att bo. 1.2 Avdelningen för Äldreomsorg Avdelningen för äldreomsorg arbetar med stöd till personer som på grund av ålder eller sjukdom är i behov av stöd för att fungera i sitt dagliga liv. Avdelningen omfattar Utredningsenhet för äldre och personer med funktionsnedsättning; Särskilda boenden för äldre(säbo); Hälso-och sjukvård; Korttidsboende och Rehabilitering; samt Hemtjänst inklusive dagverksamhet. Avdelningens verksamhet utgår från ett salutogent (hälsofrämjande) och systemteoretiskt förhållningssätt. Individen ska ha möjlighet att känna att tillvaron är meningsfull, begriplig och hanterbar. Inom avdelningen för Äldreomsorg finns Utredningsenhet för äldre och personer med funktionsnedsättningar. Enheten arbetar med lagstyrd verksamhet som svarar mot de rättigheter medborgare har. Eftersom rättigheterna ska baseras på behov, är en viktig del av verksamheten att utreda och bedöma de behov individer har. Utifrån utredningar och behovsbedömningar fattas beslut om bistånd. Utifrån behovsbedömningar kan bland annat äldre få stöd i hemmet med hemtjänst, larm, bostadsanpassningar, plats på korttidsboende, samt särskilt boende för äldre. Äldre kan även få stöd utanför hemmet såsom färdtjänst och sociala aktiviteter. Utan behovsbedömning finns möjlighet att få fixartjänst, tillgång till mötesplatser och öppen verksamhet. Alla över 80 erbjuds också ett hembesök och för dem som har behov finns en hemkonsulent. Kommunen har ansvar för hälso- och sjukvårdsinsatser upp till sjuksköterskenivå vilket även inkluderar rehabilitering av sjukgymnast och arbetsterapeut. Anhöriga kan få stöd i form av enskilda samtal, hembesök, kontakt med biståndshandläggare, avlösning genom korttidsplats vid särskilt boende, avlösning i form av dagverksamhet, att träffa andra i liknande situation, att delta i informationsträffar och utbildningar samt att få kontakt med föreningar och stöd av anhörigkonsulent. Den övergripande målsättningen är att äldre i Flens kommun ska kunna leva ett värdigt liv, påverka sin situation och känna välbefinnande.

247 5 (19) 1.3 Avdelningen för Funktionsnedsättning Avdelningen för funktionsnedsättning arbetar med stöd i det dagliga livet till personer med intellektuell funktionsnedsättning, autism eller autismliknande tillstånd, betydande och bestående begåvningsmässig funktionsnedsättning efter hjärnskada i vuxen ålder eller andra varaktiga fysiska eller psykiska funktionsnedsättningar som inte beror på normalt åldrande. Avdelningen omfattar daglig sysselsättning SoL, daglig verksamhet LSS, gruppbostäder, korttids LSS, socialpsykiatri, boendestöd, personlig assistans, kontaktpersoner, ledsagning, avlösarservice, fritiden LSS, anhörigstöd samt träffpunkt Bron. Verksamheten utgår från ett salutogent (hälsofrämjande) och systemteoretiskt förhållningssätt. Målsättningen är att individen ska ha möjlighet att känna att tillvaron är meningsfull, begriplig och hanterbar. Utifrån biståndsbedömning kan personer med funktionsnedsättning bland annat få hjälp och stöd i hemmet av hemtjänst, boendestödjare, personlig assistans eller plats på gruppbostad, servicebostad eller korttidsboende. Utanför hemmet finns möjligheter till daglig verksamhet/sysselsättning, kontaktpersoner, avlösarservice, ledsagarservice samt fritidssysselsättningar, Målsättningen är att främja jämlikhet i levnadsvillkor och delaktighet i samhället samt att den enskilde får möjlighet att leva som andra med inflytande och medbestämmande över sitt liv och de insatser som ges. 1.4 Avdelningen för Egen försörjning Avdelningen för egen försörjning har i uppdrag att stödja Flensbor i deras väg mot egen försörjning. Avdelningen består av tre enheter, Ekonomiskt stöd, Arbete och integration samt Vuxenutbildning. Enheten för ekonomiskt stöd arbetar med lagstyrda rättigheter och uppdraget består av två delar; stöd till försörjning och stöd till egen försörjning. Då rätten till bistånd baseras på behov är en viktig del av verksamheten att utreda och bedöma hushålls behov av ekonomiskt bistånd. Utgångspunkten är att bistånd ska vara en tillfällig lösning. Av den anledningen arbetar enheten också stödjande för att individer ska uppnå egen försörjning. Enheten för Arbete och integration arbetar med stödinsatser för att föra människor närmare egen försörjning. Verksamheten arbetar stödjande, kartläggande, reflekterande och motiverande. Inom enheten finns förutom individuellt stöd också flera arbetsförberedande aktiviteter, t ex praktik. Inom enheten ryms också kommunens integrationsarbete där vägledning för nyanlända finns att tillgå. Den kommunala vuxenutbildningen har ett brett innehåll och ger vuxna möjlighet att öka sin kompetens och anställningsbarhet. Inom vuxenutbildningen erbjuds grundskole- och gymnasiekurser, yrkesutbildningar, utbildning i svenska för invandrare samt särskild utbildning för vuxna. Det erbjuds också studie- och yrkesvägledning, distansstudier samt stöd till högskolestudenter bosatta i kommunen.

248 6 (19) 2. Mål och uppdrag 2.1 Mål 1 Hög sysselsättning och ett mångsidigt näringsliv Flens kommun ska genom utbildning, arbetsmarknadsåtgärder och ytterligare insatser bidra till att fler invånare finner vägar till egen försörjning. Resultatindikatorer Utgångsvärde Vuxna biståndsmottagare med mycket långvarigt 19,5 ekonomiskt bistånd (minst 27 månader under en period av tre år med uppehåll högst 2 månader i rad), andel % av vuxna biståndsmottagare. (2015) Elever på SFi som klarat högsta kurs på studievägen av nybörjare två år tidigare, andel (%) Nettokostnad ekonomiskt bistånd, kr/invånare (2015) Målnivå 2018 Minska mot senaste mätning Minska mot senaste mätning Målnivå 2021 I nivå med rikssnittet I nivå med rikssnittet Strategiskt område: Fler till egen försörjning (riktat till SN) Kommunfullmäktige beslutade i strategisk plan om målsättningen att i jämförelse med 2012 års nivå halvera kostnaderna för ekonomiskt bistånd (f.d. försörjningsstödet) till Välfungerande effektiviseringsarbete innebar att kommunens kostnader för ekonomiskt bistånd minskade med 42 %, vilket motsvarar cirka 10 mnkr, för perioden Därefter har kostnaderna gradvis ökat. En bidragande anledning till detta är en ökning av andel arbetslösa utan ersättning från arbetslöshetskassan, ökade antalet individer från etableringen samt att allt fler personer hamnar på långvarigt beroende av ekonomiskt bistånd. Det krävs nya insatser för att återigen vända utvecklingen och få fler i egen försörjning. Under 2017 påbörjade Flen ett arbete med särskilda insatser för personer med långvarigt beroende av ekonomiskt bistånd. Socialnämnden arbetar utifrån en djupanalys av alla individer med ekonomiskt bistånd i syfte att hitta rätta insatser för att stödja individen på vägen till egen försörjning. Det behövs ytterligare utveckling av metoder och insatser, oftast i samverkan med andra aktörer och särskilt med Arbetsförmedlingen. Gruppen med behov av stort stöd har ökat och står för stor del av den kostnadsökning som har skett under det senaste året. Arbete för att nå framgång med den här gruppen kommer att fortgå under 2018, bland annat genom Delegationen unga och nyanlända till arbete (Dua). Kommunen har tillsammans med Arbetsförmedlingen ett särskilt uppdrag att samverka kring målgrupperna unga och nyanlända genom Dua. Dua syftar till att främja statlig och kommunal samverkan med mål om att få unga och nyanlända i arbete. Inför 2018 har man i Dua föreslagit framtagande av ett antal spår där utbildning i form av yrkesutbildning och praktik ska vara byggstenar som leder till arbete. Vilka spår som arrangeras ska grundas på det lokala arbetsmarknadens struktur och dess behov av kompetens. Särskilt betonas vikten

249 7 (19) av att upparbeta kontakter med det lokala näringslivet, dels för att bredda individers valmöjligheter och dels för att säkerställa att jobbspåren fokuserar på efterfrågad kompetens. DUA föreslås också innehålla ett spår för utbildning med fokus på grundläggande- och gymnasial nivå. En viktig byggsten för försörjning är utbildning. Vuxenutbildning för de individer som saknar betyg från grundskola eller gymnasium, men även yrkesutbildning. För att få fler människor till egen försörjning är också språket en nyckel, framför allt för nyanlända och en satsning har gjorts inom SFI med utökade timmar. Ambitionen är att förstärka satsningen inom området för att nå en högre måluppfyllelse vilket kan komma att kräva fler resurser. Arbete med att utveckla SFI på arbetsplatser och praktik, på fler orter och på distans kommer att pågå under Ett ESF-projekt där målgruppen är personer långt ifrån den ordinarie arbetsmarknaden drivs av socialnämnden i samverkan med Arbetsförmedlingen och Landstinget Sörmland. Arbetet är en del i Integrationsbygget i Sörmland (IBIS). Projektet pågår under 2018 och kommer att utvärderas för att ta tillvara och implementera delar i ordinarie verksamhet inom avdelningen för Egen försörjning. Socialnämnden och barn-, utbildning- och kulturnämnden har även ett långsiktigt samarbete med Fryshuset. Samarbete drivs i form av utbildningsprogrammet Mpower med målsättning att förstärka ungdomarnas självkänsla och för att utöka möjligheter att komma till jobb. Strategiskt område: En kommun för alla (riktat till alla nämnder - SN är uppdragsansvarig) De kommunala verksamheterna ska inkludera alla invånare. Det innebär t ex ett aktivt arbete mot diskriminering i alla dess former och ska genomsyra samtliga nämnders arbete. Arbetet ska syfta till att tillvarata människors resurser och egna styrkor för att bli delaktiga i arbets- och samhällslivet. Det strategiska området En kommun för alla har kopplingar till flera av de strategiska målen samt alla nämndernas verksamheter. Arbetet med uppdraget initieras av socialnämnden. En integrationsstrateg med placering under socialnämnden arbetar som samordnare för kommunövergripande strategier inom integration. Arbetet med integration kommer att vara ett högt prioriterat område under planperioden. Arbetet kommer att ske i samverkan med närings- och föreningslivet samt andra politiska organisationer såsom Riksdagen och EU. Syftet är att utveckla långsiktiga kommunövergripande strategier för olika insatser inom området och även skapa former för långsiktig samverkan med externa aktörer såsom Arbetsförmedlingen och Migrationsverket. Folkrörelser och föreningar i civilsamhället gör idag värdefulla insatser för ökad integration och för att skapa möten mellan kommunens invånare. Alla delar av den kommunala verksamheten ska sträva efter att uppmuntra och understödja initiativ i den riktningen. Flens Världsorkester är ett bra exempel om lyckat arbete inom området. Kommunfullmäktige har inom ramen för En kommun för alla beslutat att möjliggöra fortsatta insatser som Flens Världsorkester gör inom integration och kultur.

250 8 (19) 2.2 Mål 2 Utvecklande, lärande och hälsobefrämjande miljöer för alla barn och ungdomar 2.3 Mål 3 Attraktiva och trygga boende och livsmiljöer Människor i behov av vård, omsorg och stöd i livets olika skeden ska mötas av trygga verksamheter med god kvalitet där individen står i centrum Indikator/uppföljningsmått Utgångsvärde Målnivå 2018 Målnivå 2021 Väntetid i antal dagar från ansökningsdatum till erbjudet inflyttningsdatum till särskilt boende äldreomsorg, medelvärde Brukarbedömning hemtjänst helhetssyn, andel (%) mycket nöjda eller ganska nöjda 67 (2016) 94 (2016) Minska mot senaste mätningen Öka/bibe- hålla I nivå med rikssnittet Öka/bibehålla Strategiskt område: Det ska vara bra att åldras i Flen (riktat till SN) Äldreomsorgen ska baseras på respekt för individens integritet och rätt till självbestämmande. De äldre blir allt fler och deras andel av befolkningen ökar. Idag är fler än var fjärde invånare i kommunen över 65 år och andelen kommer att öka ytterligare. När det gäller åldersgruppen 80 år och äldre finns det cirka invånare i den åldersgruppen. Antalet kommer enligt prognosen att öka till inom de kommande tio åren. Flens kommun står därför inför ett ökat plats- och resursbehov inom äldreomsorgen. År 2013 gjordes en grov uppskattning om en kostnadsökning för särskilt boende och hemtjänst på miljoner kronor fram till Mot denna bakgrund finns ett tydligt behov av politiska prioriteringar. Flen har haft en kraftig kostnadsökning för platser i särskilda boenden under senaste åren. Behovet av strukturförändringar och effektiviseringar inom äldreomsorgen är stort. Oktober 2017 tog kommunfullmäktige ett beslut om den kommande äldreomsorgsstrukturen utifrån utgångspunkterna: - god ekonomisk hushållning - att skapa förutsättningar till god kvalité - säkerställa kompetensförsörjning. Det långsiktiga beslutet är att till 2030 färdigställa cirka 120 lägenheter i särskilda boenden (SÄBO). Under 2018 är ett uppdrag för socialnämnden att senast i samråd med kommunstyrelsen redovisa de samlade driftkostnaderna för utbyggd och förändrad äldreomsorgsstruktur med fokus på de beslutade lägenheterna och driften av dessa. Socialnämnden ska även senast i samråd med Flens Bostads AB (FBAB) utreda behovet av mellanboende inriktat mot äldre i syfte att möta efterfrågan och dämpa behovet av SÄBO-lägenheter med perspektivet Inriktning på utredningen ska vara att undersöka möjligheter och kostnader

251 9 (19) för att i samband med flytt av verksamhet till nytt SÄBO omvandla Hemgården i Malmköping och Grönviken i Hälleforsnäs till mellanboende. Socialnämnden kommer även vara ansvarig i att senast 2022, i en första etapp, färdigställa lägenheter i särskilda boenden (SÄBO) lokaliserat i anslutning till Slottsängen i Flen eller vid Heden i Malmköping samt att utforma dessa boenden utifrån inriktning på äldre med demenssjukdomar. För att arbeta med det konkreta byggprojektet kommer förvaltningen under 2018 anställa en projektledare för att samordna arbetet för framtidens äldreomsorg. Socialnämnden kommer under 2018 fortsätta arbetet med projektet Fler friska år i Flen, i syfte att med tidiga insatser förebygga ohälsa. Projektet Fler friska år i Flen är ett samarbete med landstinget i Sörmland för att skapa en modell för ett hälsosamt åldrande. Projektet ska pågå fram till våren 2019 och fokus är att behålla det friska bland äldre befolkning så länge som möjligt. I uppdraget ingår även att samverka med civilsamhället på olika sätt och att undersöka nya finansieringsmöjligheter via Ideburet Offentligt Partnerskap (IOP) riktade mot målgruppen. 1 januari 2018 införs en ny betalningsansvarslag (lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård). I Sörmland har landsting och kommuner nått en överenskommelse om Trygg hemgång och effektiv samverkan. Syftet med samverkansavtalet är att åstadkomma en god vård på rätt vårdnivå, där ledtiderna är så korta som möjligt vid utskrivning från slutenvård till fortsatt öppen hälso- och sjukvård och socialtjänst. Den nya betalningsansvarslagen innebär att alla patienter som är hemgångsklara ska tas emot av kommunen inom tre dagar. Detta innebär att kommunen måste arbeta ännu mer effektivt med utskrivningar än tidigare och även ha möjlighet att ta emot individer som skrivs ut från slutenvård under helger. En viktig insats för att garantera trygg hemgång för patienter som kommer från sluten vård är kommunens hemtagningsteam. Erfarenheterna av hemtagningsteamet är positiva men det krävs en långsiktig finansiering av teamet. Strategiskt område: Flen - en plats för kultur (riktat till samtliga nämnder - BUKN är uppdragsansvarig) En kommun med ett rikt kulturliv upplevs som mer attraktiv och stärker tillväxten. Kulturen är ett kitt som gör att invånarna kan mötas, beröras, skapa och utvecklas. Kultur är inte en huvuduppgift för socialförvaltningen, utan en del av andra mål och aktiviteter. Socialförvaltningen delar ut integrationsbidrag till Flens världsorkester för att människor ska mötas och utöva och uppleva kultur tillsammans. Kulturupplevelsen är också viktig som en del av livskvaliteten på boenden. Socialförvaltningen har kulturombud på särskilda boenden, dessa säkerställer att de äldre får tillgång till kulturella evenemang som musik och vardagligt kulturutbud som högläsning.

252 10 (19) Strategiskt område: Trygghet (riktat till samtliga nämnder - KS är uppdragsansvarig) Trygghet och säkerhet utmanas av faktorer som kan ligga utanför kommunens kontroll. Oro i omvärlden, som skapar konflikter och andra internationella påfrestningar påverkar Europa, Sverige och även Flens kommun, indirekt och ibland konkret och påtagligt. Under 2018 ska kommunen stärka sin del av det brottsförebyggande arbetet genom en tydligare central samordning. Kommunen ska även arbeta för ökad samverkan med näringsliv, föreningar och andra aktörer för att ytterligare stärka känslan av trygghet. Det lokala brottsförebyggande rådet, där representanter för kommunen möter den lokala polisen, fokuserar på att skapa gemensamma lägesbilder för att kunna göra rätt prioriteringar i det brottsförebyggande arbetet. Narkotikamissbruk och försäljning av narkotika är ett identifierat problem i kommunen som också får konsekvenser i form av andra brott, mänskliga tragedier och en ökad otrygghet i det offentliga rummet. Kommunen ser ett behov av att, tillsammans med polisen och andra aktörer, prioritera det förebyggande arbetet mot narkotika. Socialnämnden är en viktig aktör i det arbetet. Andra exempel på trygghetsskapande arbete, riktade insatser och områden inom nämndens område som fortsätter under kommande år: Arbetet med integration, En kommun för alla. Samverkan med Fryshuset för att förbättra ungdomars möjligheter att komma in på arbetsmarknaden. Riktade insatser för att minska upplevelsen av otrygghet i området runt järnvägsstationen i Flen. Socialnämnden får i uppdrag att i samarbete med barn-, utbildnings- och kulturnämnd utforma arbetssätt och genomföra stöd och utbildning till vårdnadshavare.familjecentralen är en viktig plats för detta samspel. Föräldrar är i viss mån involverade i förebyggande arbete redan i dag men deras medverkan behöver öka. Tidiga insatser är viktiga, men i det förebyggande arbetet med skolbarn och ungdomar behöver föräldrar eller andra vårdnadshavare på olika sätt involveras för att kommunen ska lyckas i det förebyggande arbetet. Socialnämnden och barn- utbildnings- och kulturnämnden har ett samverkan på fler olika områden. Sedan 2016 har nämndernas presidier träffat fyra gånger per år för att kartlägga nuvarande samverkan och utveckla samverkan inom nya områden. Nämnderna ska fatta ett beslut om en gemensam avsiktsförklaring i syfte att förtydliggöra vad samverkan ska syfta till, vilka metoder skall användas och hur ansvaret skall fördelas mellan nämnderna. Målsättning för nämndernas samverkan är följande: Att en gemensam handlingsplan för nämndernas verksamheter tas fram och följs upp inför varje läsår, som avser de insatser och samverkansforum för barn och ungdomar 0-20 år och deras vårdnadshavare. Att tillse att barn och unga i åldern 0-20 år får tidiga insatser i samverkan mellan verksamheterna för att på så vis säkerställa att barns och ungdomars förutsättningar blir så gynnsamma som är möjligt för deras utveckling.

253 Strategiskt område: Jämlik hälsa (riktat till samtliga nämnder - KS är uppdragsansvarig) 11 (19) Folkhälsa är ett begrepp som används för att belysa en hel befolknings hälsa där såväl fördelning av hälsa inom befolkningen och dess nivå synliggörs. Individers och gruppers hälsa påverkas av en mängd faktorer på såväl strukturell, samhällelig nivå, som på grupp- och individnivå. Det handlar om befolkningens utbildnings- och inkomstnivå, förvärvsfrekvens, förekomst av arbetslöshet liksom olika livsstilsfaktorer och människors sociala relationer. Flertalet faktorer som påverkar folkhälsan är påverkbara genom insatser på strukturell, samhällelig, grupp- och/eller individnivå. I kommunens ansvarsområden ingår en mängd olika verksamheter som i hög grad påverkar förutsättningarna för god hälsa. Socialnämnden har ansvar för hälso-och sjukvård inom nämndens boenden, den kommunala hemsjukvården och rehabiliteringen. Kontroll över tillfälliga bostäder (socialnämnd) I Flens kommun finns placeringar/hyror som är en följd av bostadsbrist. Socialtjänstlagens ansvar för kommuninvånare innebär att bostadsbrist innebär att Flen får fortsätta placeringar längre än den egentliga behandlingstiden. Vi tvingas även hyra tillfälliga bostäder som inte är bra bostäder till familjer. Det är inte bra ur ett barnperspektiv med långvariga tillfälliga lösningar. Dessutom är det en kostnad för kommunen. Under 2018 ska socialnämnden upprätta rutiner för statistik, för att kunna presentera kostnader och antal individer som omfattas och drabbas av bostadsbristen. Förvaltningen ska under 2018 göra en utredning kring alternativa och mer långsiktiga lösningar.

254 12 (19) 2.4 Mål 4 Vi värnar om vår miljö och utvecklar vårt kulturlandskap och våra orter med omtanke och med sikte på framtiden Flens kommun ska verka för att fastställda lokala miljömål uppnås (riktat till samtliga nämnder - KS är uppdragsansvarig.) Strategiskt område: Hållbar utveckling (riktat till samtliga nämnder - KS är uppdragsansvarig) Socialnämnden har möjligheter att påverka måluppfyllelse vad gäller miljömål bland annat genom vår roll som planerare och inköpare. Exempel på insatser för att öka måluppfyllelsen inom nämndens ansvarsområden är t ex satsning på elbilar, skapa förutsättningar för digital vårdplanering och långsiktig strategi för användning av välfärdsteknik. 2.5 Mål 5 Vi driver vår egen utveckling och påverkar utvecklingen i regionen Strategiskt område: Samverkan (riktat till samtliga nämnder - KS är uppdragsansvarig.) Socialnämnden och barn- utbildning- och kulturnämnden har börjat utveckla samverkan mellan nämnderna och förvaltningarna på flera olika sätt. Fokus i samarbetet är i tidiga förebyggande insatser och nämnderna har även gemensamt äskat pengar för att tillsammans kunna genomföra sociala investeringar inom några områden. Socialnämnden utvecklar samverkan med andra kommuner i länet inom flera olika områden i syfte att kunna säkerställa bra service för kommunens invånare. För tillfället utreds till exempel möjligheter att ha ett samarbete med flera kommuner i länet kring socialjour/beredskap. Även möjlighet för ett länsgemensamt familjehemscentrum diskuteras. Arbetet för att utveckla och konkretisera samverkan kommer att fortsätta under planperioden.

255 13 (19) 2.6 Mål 6 Effektiv och tillgänglig kommunal organisation kännetecknad av ett bra bemötande Verksamheterna i Flens kommun ska kännetecknas av god tillgänglighet, respektfullhet och bra bemötande (riktat till samtliga nämnder) Inom IFO kommer de tidigt förebyggande stödinsatserna att utvecklas som ett led i en ökad tillgänglighet på ett mer generellt plan utan biståndsbeslut för att på så vis förebygga senare ohälsa. Avdelningen kommer även att satsa på att utbilda all personal i systemiskt förhållningssätt i relation till klienter och kollegor, där fokus är att uppmärksamma styrkor och resurser i högre grad. Avdelningen har även ett uppdrag tillsammans med Elevhälsan att se över vilka insatser för barn och unga och samverkansforum som finns, behöver utvecklas och kompletteras med. Flens kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare (riktat till samtliga nämnder) Se Sveriges viktigaste jobb. Verksamheterna i Flens kommun ska vara kostnadseffektiva (riktat till samtliga nämnder) I socialnämndens område kommer schemaläggning av baspersonal i Timecare att ses över. Målsättningen är att det ska resultera i bättre planerad bemanning under Under 2018 kommer socialnämnden öppna ett serviceboende i egen regi för personer med funktionsnedsättningar. Målsättningen är att ge kommuninvånare möjlighet att bo kvar inom hemkommunen samt att minska kostnader för externa placeringar. Inom avdelningen Individ och familj (IFO) kommer arbetet med att minska kostnaderna för externa placeringar och inhyrd personal att prioriteras, och flera åtgärder är planerade för Målsättningen avveckla användning av inhyrd personal under En ytterligare åtgärd är att utveckla insatser på hemmaplan så att externa placeringar endast skall användas i undantagsfall. En plan kommer att tas fram detta utvecklingsarbete. Strategiskt område: Digitalisering (riktat till samtliga nämnder - KS är uppdragsansvarig.) Det pågår flera nationella och regionala initiativ för att stimulera digitaliseringen i kommunerna. Målet för Flens kommun är att utforma IT-funktionen i så att den blir ett stöd för att utveckla verksamheten mot ett mer öppet och tillgängligt samhälle och utnyttja digitaliseringens fördelar för en bättre service gentemot kommunens invånare. Utvecklingen av e-samhället ska drivas framåt på ett sätt som gör det enklare att bo och leva i kommunen. Arbetet fortsätter med att utveckla nya digitala stödfunktioner med införande av självservice i form av olika e-tjänster, så att det går att genomföra sina ärenden digitalt.

256 14 (19) Under 2018 fortsätter socialnämndens verksamheter med införande av nytt verksamhetssystem inom socialtjänst och vuxenutbildning. Inom socialnämndens område är välfärdstekniken en viktig aspekt av digitaliseringen. Genom välfärdsteknik ökar möjligheten att med god integritet ge förbättrad livskvalitet i vård och omsorg. Välfärdsteknik kan även vara en nyckel för att bibehålla god vård och omsorg när de äldre blir fler, men rekryteringarna inte hinner med. Strategiskt område: Sveriges viktigaste jobb (riktat till samtliga nämnder - KS är uppdragsansvarig.) Den långsiktiga kompetensförsörjningen är en utmaning för Flens kommun precis som för resterande kommuner i Sverige då närliggande välfärdssektor kommer att slåss om samma kompetenser. Kompetensförsörjning handlar till lika delar om att hantera, vårda och utveckla våra interna befintliga kompetenser som att intressera, locka och anställa nya. Strategisk kompetensförsörjning innebär att vi behöver kartlägga och analysera verksamheternas nuläge, ställa det mot en omvärldsanalys för att sedan se vilka kort- och långsiktiga kompetensbehov som finns i organisationen. Samtliga nämnder ska under 2018 arbeta med en kompetensförsörjningsplan utifrån kommunstyrelsens övergripande strategi. Kommunstyrelsens övergripande strategi förväntas presenteras vid tredje kvartal Socialnämnden kommer under de tre första kvartalen 2018 förbereda arbetet med en kompetensförsörjningsplan genom en utredning som visar prognos över framtida personal behoven inom olika områden utifrån pensionsavgångar, befolkningsutveckling och förväntade förändringar i efterfrågan av insatser. För socialnämnden är kompetensförsörjning både en fråga om att rekrytera och kompetensutveckla baspersonal, främst undersköterskor för att säkerställa god vård och omsorg, samt att anställa och behålla specialister inom nämndens område. Vuxenutbildningen spelar en särskild roll när det handlar om att genom yrkesutbildningar utbilda undersköterskor och andra yrkeskategorier inom bristyrken. Strategiskt område: Rätt till heltid - deltid som möjlighet (riktat till samtliga nämnder - KS KS är uppdragsansvarig.) Strategiskt område: Hållbar ekonomi med långsiktiga effektiviseringar (riktat till samtliga nämnder - KS är uppdragsansvarig.) Strategiskt område: Tidiga insatser och sociala investeringar (riktat till samtliga nämnder - KS är uppdragsansvarig.) En social investering är en tydligt definierad och tidig insats som ska förhindra framtida negativa utfall och minska framtida kostnader. Avdelningen för Individ och familj kommer under 2018 att inventera och se över möjligheter om tidiga insatser som kan utvecklas inom ramen för en social investering för barn, unga och vuxna. 2.7 Övriga uppdrag beslutade av kommunfullmäktige Socialnämnden har i uppdrag att prioritera arbetet med att färdigställa utredningen kring införandet av LOV i Flens kommun och återrapporteras senast tredje kvartalet 2018.

257 15 (19) I Strategisk plan gavs Socialnämnden i uppdrag att utreda möjligheterna att tillämpa lagen om valfrihetssystem (LOV) utifrån Flens kommuns specifika förutsättningar. Syftet och målsättningen vid ett eventuellt införande är att säkra och förbättra kvaliteten i verksamheten. En utredning om möjligheterna att tillämpa lagen om valfrihetssystem (LOV) utifrån Flens kommuns specifika förutsättningar pågår. Ett beslut om ett införande av LOV innebär att kommunen behöver ta fram ett nytt resursfördelningssystem för hemtjänsten, analysera biståndsbesluten och göra en översyn av riktlinjer för biståndsbeslut. Flen har under 2017 tagit stöd av PWC för att arbete med Koll på hemtjänsten. Arbetet fokuserar på relationer mellan beslut, planerad och utförd tid i hemtjänsten. Arbetet inom området kommer att fortsätta under 2018.

258 16 (19) 3. Nämndens ekonomiska ramar 2018 [Presentera verksamhetens ekonomiska ramar på övergripande nivå, hur mycket är exempelvis budgeterat för hemtjänst, grundskola, räddningstjänst.] 3.1 Driftbudget Verksamhetsområde/Ansvarsområde Tkr Förvaltningsledning Äldreomsorg Funktionsnedsättning Individ och familj Egen försörjning Summa Investeringsbudget Verksamhetsområde/Ansvarsområde Tkr Socialförvaltning Summa 3 520

259 17 (19) 4. Plan för intern kontroll Nämnd: Socialnämnden Gäller för tidsperioden: [ ] Ramarna för nämndens arbete med intern kontroll anges i Reglemente för intern kontroll som beslutats av kommunfullmäktige. Enligt reglementet ska nämnden årligen besluta en internkontrollplan. Denna plan ska innehålla en planering av de kontroller som ska genomföras i syfte att säkerställa nämndens interna kontroll. Kontrollerna ska utgå från de risker som identifierats i nämndens risk- och väsentlighetsanalys. Planen ska också innehålla information om hur rapporteringen av resultatet av genomförda kontroller ska se. Planen ska enligt reglementet ingå i nämndplanen eller utgöra en bilaga till denna. 1. Rapporteringsrutiner Formerna för rapporteringen av resultatet av genomförda kontroller ska säkerställa att: Identifierade brister rapporteras uppåt i organisationen Att nämnden omedelbart får en rapport om allvarligare brister identifierats Att nämnden minst en gång per år får en samlad rapport av hur den interna kontrollen fungerar, vilka brister kontrollerna identifierat och vilka åtgärder som vidtagits. Ett alternativ/komplement till en generell beskrivning av rapporteringsrutinerna kan vara att beskriva former för rapportering per kontroll. 2. Kontroller Redovisa planeringen av respektive kontroll med hjälp av nedanstående tabell. Vid behov kan ytterligare kolumner läggas till. Kolumnerna avsedda till följande information: Rutin/process/område. Uppgift om vilken del av verksamheten kontrollen avser, t ex inköp, hemtjänst, representation, barnomsorgsavgifter. Kontrollmoment. Beskrivning av vad det är som ska kontrolleras. Ansvarig. Uppgift om vem som är ansvarig för att kontrollen ska genomföras, exempelvis en särskild funktion, person eller avdelning. Kontrollmetod. Beskrivning av hur kontrollen ska genomföras. I valet av kontrollmetod, urval av ärenden som ska granskas etc ska den konkreta granskningen inriktas på de moment eller ärendegrupper där risken för brister är störst och konsekvenserna av eventuella fel allvarligast. Vidare ska genomförandet planeras med ett oberoendeperspektiv för att undvika att man granskar sitt eget arbete. Vid stickprovsgranskning ska en bedömning av urvalets storlek göras.

260 18 (19) Frekvens. Ange hur ofta kontrollen ska genomföras, är det t ex en kontroll som ska ske årligen, månadsvis, veckovis eller i samband med vissa särskilda händelser? Med hjälp av underrubriker kan kontrollerna vid behov sorteras per avdelning, utifrån processer i verksamheten eller på annat sätt. 2.1 Brukar/klient/patientsäkerhet Kategorin är tänkt att lyfta frågor som handlar om brukarens säkerhet som exempelvis brandskydd och hot och våld Rutin/process/område Kontrollmoment Ansvarig chef Kontrollansvarig Kontrollmetod Frekvens Brandsäkerhet på alla Områdeschef/enhetschef Brandskyddsrond Årligen boenden Åtgärdslista Antal brister i brandskyddsrond Antal åtgärder efter brandskyddsrond 2.2 Personalsäkerhet och personalfrågor Avdelningschef med ansvar för boende Kategorin är tänkt att lyfta frågor som handlar om personal som exempelvis arbetsbelastning, kort- resp långtidsfrånvaro, hot och våld Rutin/process/område Kontrollmoment Ansvarig chef Kontrollansvarig Kontrollmetod Frekvens Fungerande rutiner för 2ggr/år tillbud Rutiner finns och är välkända Rapport tillbud/enhet 2.3 Ekonomi och organisation Avdelningschef Områdeschef/enhetschef Dialog med berörd chef om inga tillbud rapporteras Kategorin är tänkt att lyfta frågor som handlar om ekonomiska och organisatoriska risker Rutin/process/område Kontrollmoment Ansvarig chef Kontrollansvarig Kontrollmetod Frekvens Trygg hemgång och Enhetschefer Kvartalsvis effektiv samverkan myndighetsutövning Rätt insatser Fler till egen försörjning Försäkringskassans förändringar gällande LSS Antal dagar kvar inom slutenvården efter utskrivningsklar Överensstämmelse mellan beslut och planerade och genomförda insatser inom hemtjänsten Andel arbetslösa med ekonomiskt bistånd som har individuellt utformad handlingsplan Andelen intäkter från försäkringskassan av LSS-kostnader. Avdelningschef Funkionsnedsät tning och Äldreomsorg och individ och familj Avdelningschef äldreomsorg Avdelningschef Egen försörjning Avdelningschef Enhetschef bistånd områdeschef hemtjänst Enhetschef ekonomiskt stöd områdeschefer personlig assistans Antal dagar fördelade på avdelningar Stickprovskontroll Dialog med chefer Statistik Skriftlig rapport i samband med halvårsrapporten 2 ggr/ år 4 ggr/år 2 ggr/år

261 19 (19) 2.4 Kompetensförsörjning Kategorin är tänkt att lyfta frågor som handlar om kompetensförsörjning Rutin/process/område Kontrollmoment Ansvarig chef Kontrollansvarig Kontrollmetod Frekvens Attraktiv arbetsgivare Andel avslutade rekryteringar med önskad utgång Personalomsättning Förvaltnignschef Utredare Statistik från Reachmee 1 g/år

262 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida SN/2017: Nämndplan med budget 2018 samt internkontrollplan Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens förslag till nämndplan med budget att godkänna förvaltningens förslag till internkontrollplan att socialutskottet har sina sammanträden varannan vecka 2018 första halvåret Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att ge socialnämnden finansiering för projektledning för framtidens äldreomsorg med totalt 0,8 miljoner kronor år för perioden att ge socialnämnden finansiering om 3 miljoner kronor per år för att i samma omfattning som tidigare kunna erbjuda platser inom yrkesutbildningar trots förändringar i regler för statsbidrag. att ge socialnämnden finansiering för utökad verksamhet inom svenska för invandrare (SFI) på 0,85 miljoner kronor per år. att ge socialnämnden finansiering för ökade kostnader för feriearbete med 0,4 miljoner kronor per år. Bakgrund Nämnden har ett prognostiserat underskott i sina verksamheter på totalt - 34 miljoner kronor inför budgetåret Underskottet ligger först och främst på myndighetsavdelning och består först och främst av kostnader för olika insatser inom individ- och familjeomsorgen. Det har varit en kraftig kostnadsökning inom området under flera års tid och budgeten har inte förstärkts i samma takt. Nämnden har även underskott inom äldreomsorgen, externa placeringar inom lagen om stöd och service (LSS) samt ekonomiskt bistånd. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\rjtvkr2q.pi5.rtf

263 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 146 Det prognostiserade resultatet är utgångspunkten för nämndens budgetplanering inför 2018 kompletterat med effektiviseringskravet (-2,5 miljoner kronor) och budgetförstärkningar (+10 miljoner kronor netto). Nämndens budget 2018 innebär förstärkningar inom följande områden: Servicebostäder inom lagen om stöd och service (LSS) 3,8 miljoner kronor Sjuksköterskeorganisationen 2,5 miljoner kronor Nya chefsområden hemtjänsten, socialpsykiatri samt arbete och integration 2,2 miljoner kronor Budgetförstärkning för individ och familj på 1,5 miljoner kronor Nämnden har vidtagit flera åtgärder i syfte att på sikt får sin budget i balans. Nämndens inriktning har varit och kommer att vara att utöka möjligheter att erbjuda olika typer av insatser på hemmaplan. Exempel på åtgärder i den inriktning är stödboende för ungdomar. det planerade serviceboendet inom LSS samt alla insatser som görs via Vårdförbundet Sörmland. Ett annat område där kvalitetsförbättring och kostnadseffektivitet kan förenas är kostnader för inhyrd personal. Nämnden räknar med att kunna halvera sina kostnader för inhyrd personal 2018 vilket skulle ge en besparing på cirka 7 miljoner kronor på årsbasis. Inom äldreomsorgen har man börjat att arbeta med ett antal åtgärder för att åstadkomma budget i balans inom verksamhetsområdet. Äldreomsorgen har ett effektiviseringskrav på 7 miljoner kronor i budget 2018 jämfört med prognostiserade kostnader Det ska realiseras med en rad olika åtgärder särskilt inom hemtjänsten. Med utökade insatser för att få fler till egen försörjning beräknas den negativa trenden med ökade kostnader för ekonomiskt bistånd kunna brytas under Kommunfullmäktige har beslutat om framtidens struktur för äldreomsorgen. För nämndens del innebär det ett intensivt arbete att skapa nya boendeplatser inom särskilt boende. Först etappen ska enligt plan vara klart till Nämnden behöver ha en resurs för projektledning fram till 2022 och äskar därför 0,8 miljoner kronor från kommunstyrelsen för att finansiera insatsen. Nämnden äskar medel från kommunstyrelsen för att kunna erbjuda yrkesutbildningar i samma omfattning som idag. På grund av förändrat regelverk kommer staten bara att finansiera hälften av utbildningsplatser från och med Kostnaden för 100 utbildningsplatser beräknas till 3 miljoner kronor per år. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\rjtvkr2q.pi5.rtf

264 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 147 Nämnden äskar även medel från kommunstyrelsen för att kunna erbjuda svenska för invandrare på arbetsplatsen. Kostnaden för den insatsen är 0,85 miljoner kronor per år. Nämnden har ansvar för att anordna feriejobb till ungdomar. Senaste åren har det blivit underskott för den verksamheten vilket har belastat nämndens ekonomi. För att täcka underskottet för feriejobb äskar nämnden 0,4 miljoner kronor från kommunstyrelsen. Den enskilt största osäkerhetsfaktorn gällande nämndens ekonomiska förutsättningar 2018 är den stora fordran som socialnämnden har till Migrationsverket. Fordran gäller olika typer av insatser som socialförvaltningen har genomfört för asylsökande som vistas i kommunen. Fordran har vuxit till 60 miljoner kronor och många återsökningar handlar om insatser från Nämnden har svårt eller näst intill omöjligt att planera sin ekonomi på grund av de stora eftersläpningar som Migrationsverket har i sin handläggning gällande ersättningar för kommunens insatser för asylsökande. Allt oftare är beslut i sådana ärenden ett avslag från Migrationsverket. Detta leder till ett stort antal rättsprocesser, eftersom kommunen överklagar Migrationsverket beslut, vilket i sin tur leder till ännu längre processer och större osäkerhet. I nämndens budget 2018 betraktas fordran till Migrationsverket som en opåverkbar budgetpost som inte påverkar nämndens övriga budgetplanering. Från och med 2018 ska nämnden separat redovisa alla kostnader och intäkter gällande insatser för asylsökande exklusive insatser och kostnader för ensamkommande flyktingbarn. Förslag till beslut Socialnämnden föreslås besluta att godkänna förvaltningens förslag till nämndplan med budget att godkänna förvaltningens förslag till internkontrollplan att socialutskottet har sina sammanträden varannan vecka 2018 första halvåret Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen besluta att ge socialnämnden finansiering för projektledning för framtidens äldreomsorg med totalt 0,8 miljoner kronor år för perioden Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\rjtvkr2q.pi5.rtf

265 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Socialnämnd Sida 148 att ge socialnämnden finansiering om 3 miljoner kronor per år för att i samma omfattning som tidigare kunna erbjuda platser inom yrkesutbildningar trots förändringar i regler för statsbidrag. att ge socialnämnden finansiering för utökad verksamhet inom svenska för invandrare (SFI) på 0,85 miljoner kronor per år. att ge socialnämnden finansiering för ökade kostnader för feriearbete med 0,4 miljoner kronor per år. Yrkanden Emma Dahlin (M) och Anders Jonsson (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Propositionsordning Vid ställd proposition på förvaltningens förslag finner ordförande att socialnämnden beslutar att bifalla detsamma. Expedieras till: Akt, Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\rjtvkr2q.pi5.rtf

266 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Samhällsbyggnadsnämnden Sida SBN/2017: Nämndplan , budget samt interkontroll 2018 Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att godkänna förvaltningens förslag till nämndplan med budget att fastställa internkontrollplan för Bakgrund Förvaltningens ledningsgrupp har tagit fram ett förslag till nämndplan Planen innehåller även fördelning av drift- och investeringsbudget för Den strategiska planen för ligger till grund för de mål och uppdrag som finns med i nämndplanen. Prioritering av nämndens projekt för 2018 har diskuterats vid samhällsbyggnadsnämndens sammanträde 21 november. Utifrån beslutat nämndplan kommer förvaltningens olika avdelningar att ta fram en verksamhetsplan i syfte att fördjupa och konkretisera mål och uppdrag. Planen innehåller även internkontrollplan för Nämnden har vid sammanträdet den 24 oktober riksbedömt olika kontrollmoment. Förvaltningens ledningsgrupp har därefter gjort en sannolikhetsbedömning. De kontrollmoment som föreslås ingå i internkontrollplanen är de punkter som fått högst riskvärde. Expedieras till: Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\x1x4xxw2.fwk.rtf

267

268

269

270

271

272

273

274

275

276

277

278

279

280

281

282

283 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2019:4 003 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, samt att uppdra åt kommunstyrelsens kansli att ta in riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen i författningssamlingen. Bakgrund Flens kommun, Gnestas kommun, Katrineholms kommun, Strängnäs kommun, Oxelösunds kommun och Vingåkers kommun samarbetar kring dataskyddsförordningen. Kommunerna har genom samarbetet tillsammans tagit fram riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen. Den 25 maj 2018 började EU:s dataskyddsförordning gälla i Sverige och i EU:s andra medlemsstater. Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) reglerar hur personuppgifter ska behandlas med syftet att skydda den enskildes (den registrerades) rättigheter. Följer kommunen inte dataskyddsförordningen finns det en risk att de registrerades personliga integritet kränks och att kommunens anseende skadas. Tillsynsmyndigheten kan också föreskriva höga sanktionsavgifter och den registrerade kan ha rätt till skadestånd om kommunen behandlar personuppgifter i strid med bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Varje nämnd och styrelse i kommunen är personuppgiftsansvarig för behandlingar av personuppgifter i sitt ansvarsområde. Syftet med riktlinjerna är att underlätta tillämpningen av dataskyddsförordningen. Riktlinjerna riktar sig till alla medarbetare som tillämpar dataskyddsförordningen i sitt dagliga arbete. I riktlinjerna lämnas exempel på viss dokumentation som bör upprättas och här återfinns också närmare information om de legala kraven. Riktlinjerna är ett levande dokument som ska uppdateras löpande vid nya rekommendationer, förändrat regelverk och ny praxis. Expedieras till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\ml4soc1c.1uh.rtf

284 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Akt Sida 54 Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\ml4soc1c.1uh.rtf

285 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Utrednings- och strategiavdelningen Till kommunstyrelsen HANDLÄGGARE Sara Molander DIARIENR ÄRENDE KS/2019:4 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att anta riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen att uppdra åt kommunstyrelsens kansli att ta in riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen i författningssamlingen. Sammanfattning Flens kommun, Gnestas kommun, Katrineholms kommun, Strängnäs kommun, Oxelösunds kommun och Vingåkers kommun samarbetar kring dataskyddsförordningen. Kommunerna har genom samarbetet tillsammans tagit fram Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen. Den 25 maj 2018 började EU:s dataskyddsförordning gälla i Sverige och i EU:s andra medlemsstater. Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) reglerar hur personuppgifter ska behandlas med syftet att skydda den enskildes (den registrerades) rättigheter. Följer kommunen inte dataskyddsförordningen finns det en risk att de registrerades personliga integritet kränks och att kommunens anseende skadas. Tillsynsmyndigheten kan också föreskriva höga sanktionsavgifter och den registrerade kan ha rätt till skadestånd om kommunen behandlar personuppgifter i strid med bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Varje nämnd och styrelse i kommunen är personuppgiftsansvarig för behandlingar av personuppgifter i sitt ansvarsområde. Syftet med riktlinjerna är att underlätta tillämpningen av dataskyddsförordningen. Riktlinjerna riktar sig till alla medarbetare som tillämpar dataskyddsförordningen i sitt dagliga arbete. I riktlinjerna lämnas exempel på viss dokumentation som bör upprättas och här

286 2 (2) återfinns också närmare information om de legala kraven. Riktlinjerna är ett levande dokument som ska uppdateras löpande vid nya rekommendationer, förändrat regelverk och ny praxis. Håkan Bergsten Kommunchef Sara Molander Utrednings- och strategichef

287 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen 1

288 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund och syfte Tillämpningsområde och omfattning Definitioner 6 3. Dataskyddet i EU 9 4. Grundläggande principer Laglighet Korrekthet Öppenhet Ändamålsbegränsning Uppgiftsminimering Riktighet Lagringsminimering Integritet och konfidentialitet Ansvarsskyldighet Personuppgiftsansvarig Vem är personuppgiftsansvarig? Vad innebär det att vara personuppgiftsansvarig? Utnämning av dataskyddsombud Personuppgiftsbiträde Vem är personuppgiftsbiträde? Personuppgiftsbiträdesavtal Dataskyddsombud GDPR-samordnare Utnämning av GDPR-samordnare GDPR-samordnarens uppgifter och ansvar Samverkan mellan kommunerna Personuppgifter Vad är en personuppgift? Känsliga personuppgifter Personnummer och samordningsnummer Behandling av personuppgifter Vad är en behandling? Behandling av känsliga personuppgifter Behandling av personnummer och samordningsnummer Behandla redan insamlade personuppgifter på ett nytt sätt Rättslig grund för behandling av personuppgifter 25 2

289 11.1 Inledande om rättsliga grunderna och hur de används Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse Rättslig förpliktelse Avtal Samtycke 27 Exempel på när samtycke kan användas och exempel på när samtycke inte får användas finns på datainspektionens hemsida Grundläggande intresse Den registrerades rättigheter Rätt till information Registerutdrag Rättelse Radering Begränsning av behandling Rätt till dataportabilitet (överföring) Rätt att göra invändningar Automatiserat beslutsfattande eller profilering Avgift Beslut och överklagande Klagomål Skadestånd Säkerhetsåtgärder, behörighetsstyrning och åtkomst, radering Överföring till tredje land Adekvat skyddsnivå När får uppgifter annars överföras till tredje land? Bindande företagsbestämmelser Standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat om Uppförandekoder och certifieringsmekanismer Rättsligt bindande instrument mellan myndigheter Tillstånd från tillsynsmyndigheten Konsekvensbedömning Prövningen av om konsekvensbedömning ska göras När ska en konsekvensbedömning göras? När ska en konsekvensbedömning inte göras? En eller flera behandlingar? Konsekvensbedömningens innehåll Inhämta synpunkter från de registrerade? Ska konsekvensbedömningen offentliggöras? Hur ska konsekvensbedömning följas upp? 47 3

290 15.8 Sammanfattande beskrivning av stegen Personuppgiftsincident Gallring Checklista 51 Bilageförteckning Länder som omfattas av GDPR Register författningar och speciallagstiftning Personuppgiftsbiträdesavtal Samtycke, rutiner och blanketter Information, mall mm Begäran om registerutdrag, rutiner och blanketter Begäran om rättelse, invändning, begränsning, radering eller dataportabilitet, rutiner och blanketter Personuppgiftsincident, rutiner och intern rapport 52 4

291 1. Inledning 1.1 Bakgrund och syfte Den 25 maj 2018 började EU:s dataskyddsförordning gälla i Sverige och i EU:s andra medlemsstater, se BILAGA 1. Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) reglerar hur personuppgifter ska behandlas med syftet att skydda den enskildes (den registrerades) rättigheter. Följer kommunen inte dataskyddsförordningen finns det en risk att de registrerades personliga integritet kränks och att kommunens anseende skadas. Tillsynsmyndigheten kan också föreskriva höga sanktionsavgifter 1 och den registrerade kan ha rätt till skadestånd om kommunen behandlar personuppgifter i strid med bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen och innebär bland annat att: Den personuppgiftsansvarige ska följa de grundläggande principerna. Den personuppgiftsansvarige ska informera de registrerade om behandlingar av deras personuppgifter. Rättigheterna för de registrerade i förhållande till den personuppgiftsansvarige utökas. Den personuppgiftsansvarige blir skyldig att visa att dataskyddsförordningen följs. Detta innebär en omfattande dokumentationsskyldighet (exempelvis krav på registerförteckning, konsekvensbedömning och gallringsrutiner). Missbruksregeln tas bort vilket betyder att även behandling av ostrukturerat material omfattas av dataskyddsförordningen. Kraftfulla sanktioner. Flens kommun, Gnestas kommun, Katrineholms kommun, Strängnäs kommun, Oxelösunds kommun och Vingåkers kommun samarbetar kring dataskyddsförordningen. Kommunerna har genom samarbetet utsett ett gemensamt dataskyddsombud samt tillsammans tagit fram dessa riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen Syftet med riktlinjerna är att underlätta tillämpningen av dataskyddsförordningen. Riktlinjerna riktar sig till alla medarbetare som tillämpar dataskyddsförordningen i sitt dagliga arbete. Riktlinjerna är ett levande dokument som ska uppdateras löpande vid nya rekommendationer, förändrat regelverk och ny praxis. Riktlinjerna är baserade på dataskyddslagstiftningen, såsom: Dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningens beaktandesatser (skäl). Artikel 29-gruppens uttalanden (läs mer om artikel 29-gruppen i avsnitt 3): 1 För kommunens personuppgiftsansvariga kan avgiften uppgå till 10 miljoner kronor. Kommunala bolag kan bli skyldiga att betala en sanktionsavgift på upp till tjugo miljoner euro eller 4 % av den totala globala årsomsättningen, beroende på vilket värde som är högst. 5

292 Riktlinjer om konsekvensbedömning avseende dataskydd och fastställande av huruvida behandlingen sannolikt leder till en hög risk i den mening som avses i förordning 2016/679 Riktlinjer om dataskyddsombud Riktlinjer om personuppgiftsincident (Guidelines on Personal data breach notification under Regulation 2016/679) Riktlinjer om rätten till dataportabilitet Riktlinjer om information till de registrerade Riktlinjer om automatiserat individuellt beslutsfattande och begreppet profilering Vägledning om tillsynsmyndighet Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning (dataskyddslagen). Förordning (2018:219) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning Registerförfattningar som gäller inom olika områden, som till exempel inom socialförvaltningen, läs mer i BILAGA Tillämpningsområde och omfattning Riktlinjer gäller för personuppgiftsansvariges anställda örtroendevalda o h konsulter u dragstagare alla marknader o h vid var tid Personuppgiftsansvariges ledning ska se till att riktlinjerna följs, vilket bland annat innefattar utbildning för anställda och förtroendevalda. Informationen till de anställda ska även innefatta information om att överträdelse av riktlinjerna kan komma att medföra t ex arbetsrättsliga konsekvenser. I dessa riktlinjer lämnas exempel på viss dokumentation som bör upprättas och här återfinns också närmare information om de legala kraven. 1.3 Definitioner Nedan definieras en rad begrepp och ord som används i dessa riktlinjer. Behandling av personuppgifter - Åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter eller uppsättningar av personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller inte, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring. Läs mer om behandling av personuppgifter under kap. 10. Dataskyddslagstiftning - Lagar och förordningar på dataskyddsområdet som har kommit till för att skydda den enskildes personliga integritet. Läs mer om dataskyddslagstiftningen under kap. 3. 6

293 Incidentgrupp - en grupp anställda inom kommunen som hanterar personuppgiftsincidenter. Incidentgruppen kan bestå av IT-chef, säkerhetsansvarig, jurist, dataskyddsombud och GDPR samordnare. Läs mer om incidentgruppen under kap. 8.2 och 16. Konsekvensbedömning avseende dataskydd - konsekvensbedömning ska göras om en ny eller ändrad personuppgiftsbehandling kan komma att medföra en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Särskilda risker för fysiska personers rättigheter och friheter kan exempelvis förekomma i samband med behandling av känsliga uppgifter, behandling i särskilt stor omfattning eller vid användning av ny teknik. Läs mer om konsekvensbedömning under kap. 15. Personuppgiftsansvarig - Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. Varje kommunstyrelse och varje nämnd är personuppgiftsansvariga inom den kommunala verksamheten. Läs mer om personuppgiftsansvarig under kap. 5. Personuppgiftsbiträde - Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Personuppgiftsansvariga ska upprätta personuppgiftsbiträdesavtal med personuppgiftsbiträdena. Läs mer om personuppgiftsbiträdesavtal under kap. 6. Personuppgifter - Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person (registrerad), varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller online-identifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. Läs mer om personuppgifter under kap. 9. Personuppgiftsincident - En säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som behandlas. Exempel personuppgiftsincidenter kan vara (uppräkningen fortsätter på nästa sida): Stöld av personuppgiftsregister Oavsiktligt avslöjande av löneinformation via e-post till fel mottagare En anställd tar hem en okrypterad arbetsdator som senare stjäls i ett inbrott och som leder till att information om anställda eller invånare avslöjas Personuppgifter publiceras webben av misstag En bärbar dator tappas bort 7

294 Personuppgiftsincidenter behöver anmälas till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar från upptäckten av incidenten, om det är sannolikt att incidenten medför en risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Läs mer om personuppgiftsincident under kap. 16. Registrerad - en fysisk levande person som personuppgiften avser. Registerutdrag - Den registrerade har rätt att in ormation om huruvida dennes personuppgifter behandlas, och i sådana all en ko ia av ersonu gi terna (registerutdrag). Läs mer om registerutdrag under kap Tredje land - En stat som inte ingår i Europeiska unionen (EU) eller är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Se BILAGA 1. Vilka länder omfattas av dataskyddsförordningen. Överföring till tredje land - Överföring av personuppgifter till länder utanför o h s kallad tred elandsöver öring et kan till e em el handla om online IT-tjänster, molnbaserade tjänster, tjänster för extern åtkomst eller globala databaser. Tredjelandsöverföring får endast ske under särskilda förutsättningar. Läs mer om detta under kap. 14. Underbiträde - Ett personuppgiftsbiträde som anlitas av det personuppgiftsbiträdet som har ett personuppgiftsbiträdesavtal med den personuppgiftsansvarige och som också behandlar personuppgifter för personuppgiftsansvariges räkning. Underbiträdet har samma skyldigheter gällande behandling av personuppgifter som personuppgiftsbiträdet. 8

295 3. Dataskyddet i EU Nationella dataskyddsmyndigheter (DPA) - Inom EU har respektive land sin egen nationella dataskyddsmyndighet. I Sverige är det Datainspektionen, i Danmark Datatilsynet, i Finland Dataombudsmannens byrå och så vidare. På engelska brukar dessa kallas för DPA:s, Data Protection Authorities. I Sverige ska tillsynsmyndigheten se till att myndigheter, kommuner, företag och andra organisationer följer dataskyddsförordningen, den svenska kompletterande dataskyddslagen, brottsdatalagen och kamerabevakningslagen. Den svenska tillsynsmyndigheten ska dessutom kunna begära hjälp av systermyndigheter i andra EU-länder vid granskningar av gränsöverskridande verksamheter. Den svenska tillsynsmyndigheten kommer att byta namn från Datainspektionen till Integritetsskyddsmyndigheten. Artikel 29-gruppen - Den 24 oktober 1995 antog EU ett direktiv om skydd för enskilda personer med avseende på behandling av personuppgifter. Direktivet ledde senare fram till den svenska personuppgiftslagen. För att direktivet ska tillämpas på ett enhetligt sätt i medlemsstaterna har den så kallade artikel 29-gruppen bildats. Gruppen har fått sitt namn av artikel 29 i dataskyddsdirektivet och i artikel 30 finns bestämmelser om gruppens uppgifter. Gruppen är rådgivande och oberoende och ska se till att direktivet tillämpas enhetligt i medlemsstaterna. Arbetsgruppen består av företrädare för varje nationell tillsynsmyndighet i EU-medlemsstaterna, för EU-kommissionen samt den europeiska datatillsynsmannen. Bland andra Norge, Island, Liechtenstein och Kroatien deltar som observatörer. Den 25 maj 2018 upphörde Artikel 29-gruppen som då ersattes av den Europeiska dataskyddsstyrelsen. Europeiska dataskyddsstyrelsen (EDPB) - EDPB, European Data Protection Board, eller Europeiska dataskyddsstyrelsen, inrättades när dataskyddsförordningen började tillämpas i maj Den består av representanter från samtliga EU-länders dataskyddsmyndigheter, däribland tillsynsmyndigheten i Sverige. Styrelsen har befogenhet att fatta beslut i frågor där nationella tillsynsmyndigheter inte kan komma överens, ge råd och vägledning om hur dataskyddsförordningen ska tillämpas och godkänna EU-omfattande uppförandekoder och certifieringar. Europeiska datatillsynsmannen (EDPS) - Europeiska datatillsynsmannen eller European Data Protection Supervisor som förkortas EDPS. I EU finns det myndigheter och institutioner som inte hör till något enskilt land. Det europeiska smittskyddsinstitutet ECDC är ett sådant exempel. Även om det är baserat i Solna strax utanför Stockholm så är det inte den svenska dataskyddslagstiftningen som reglerar hur ECDC får hantera personuppgifter. I stället måste ECDC följa en speciell EU-förordning, en sorts EU-personuppgiftslag, som bara gäller för EU:s institutioner och myndigheter. Den Europeiska datatillsynsmannens roll är att säkerställa att ECDC och andra EU-myndigheter följer reglerna i den lagstiftningen. 9

296 Svenska domstolar - Datainspektionens beslut kan överklagas till domstol. I dataskyddsförordningen finns särskilda bestämmelser för när man kan vända sig till domstol för att få ett ärende prövat. Enskilda som anser att någon behandlar hans eller hennes personuppgifter i strid med förordningen eller annan lag kan också vända sig till domstol, till exempel för att begära rättelse eller för att kräva skadestånd. EU-domstolen - EU-domstolen är den domstol som slutligen tolkar hur dataskyddsförordningen och annan EU-rätt ska tolkas och tillämpas. Om en nationell domstol är osäker på hur en lag ska tolkas kan den be EU-domstolen om råd genom att begära ett förhandsavgörande. Domstolen svarar då på de frågor som den nationella domstolen har ställt. Målet avgörs dock av den nationella domstolen. Europadomstolen - Om en enskild individ anser att staten har kränkt hans eller hennes rättigheter enligt Europakonventionen är det i första hand svenska domstolar eller myndigheter som ska pröva om en kränkning har ägt rum, först därefter kan man ta ett klagomål vidare till Europadomstolen. Europadomstolen kan döma ut ett skadestånd till klaganden men kan inte upphäva en dom eller ett beslut som fattats av en nationell myndighet eller domstol. 10

297 4. Grundläggande principer I dataskyddsförordningen finns ett antal grundläggande principer som kan sägas vara kärnan i förordningen. När personuppgifter behandlas ska de grundläggande principerna följas. Det är den personuppgiftsansvarige som är ansvarig för att visa att de har följts. Nedan följer en genomgång av de grundläggande principerna. 4.1 Laglighet Laglighet innebär först och främst att personuppgiftsansvarige måste ha en rättslig grund för varje personuppgiftsbehandling. I dataskyddsförordningen finns sex rättsliga grunder för behandling av personuppgifter. Dessa är avtal, rättslig förpliktelse, myndighetsutövning eller uppgift av allmänt intresse, berättigat intresse, grundläggande intresse eller samtycke. Läs mer om rättsliga grunder under kap. 11. Det är endast tillåtet att behandla personuppgifter om det går att identifiera en rättslig grund som är tillämplig för behandlingen. Den grundläggande principen laglighet innebär också att personuppgiftsansvarige måste följa övriga principer och bestämmelser i dataskyddsförordningen och i annan kompletterande lagstiftning. 4.2 Korrekthet Korrekthet innebär att behandlingen av personuppgifter ska vara rättvis, skälig, rimlig och proportionerlig i förhållande till de registrerade. Personuppgiftsbehandlingen ska stå i rimlig proportion till den nytta som personuppgiftsbehandlingen innebär. Det betyder att personuppgiftsansvarige ska väga sina egna intressen mot de registrerades innan personuppgifterna behandlas. Personuppgiftsansvarige ska också ta hänsyn till vilken personuppgiftsbehandling de registrerade rimligen kan förvänta sig. 4.3 Öppenhet Principen om öppenhet innebär att det ska vara klart och tydligt för de registrerade hur personuppgiftsansvarige behandlar deras personuppgifter. Personuppgiftsbehandlingen ska vara förståelig och begriplig för de registrerade och inte ske på dolda eller manipulerande sätt. De registrerade ska alltså veta att den personuppgiftsansvarige samlar in personuppgifter, varför den samlar in dem och hur uppgifterna sedan används. De registrerade ska också veta vad de har för rättigheter, till exempel hur de kan begära registerutdrag, hur de kan få fel rättade och hur de kan få personuppgifter raderade. De registrerade måste därför få information om allt detta. Informationen ska vara lätt att hitta och den ska vara formulerad på ett sätt som är enkelt och begripligt. Det är särskilt viktigt att använda ett klart och tydligt språk om de registrerade är barn. 4.4 Ändamålsbegränsning Personuppgifter får endast samlas in för särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål. Personuppgiftsansvarige måste därför ha klart för sig varför personuppgifterna ska behandlas redan innan insamlingen sker. Ändamålen sätter ramarna för vad 11

298 personuppgiftsansvarige får och inte får göra, till exempel vilka uppgifter som får behandlas och hur länge de får sparas. Tänk på att: Ändamålen måste vara specifika och konkreta, inte luddiga eller otydliga. Det är till e em el inte tillrä kligt att ange kontroller som ändam l ör loggning o h övervakning, utan att också ange syftet med kontrollen. Syftet med kontrollen är kanske övervakning av säkerhets- eller tekniska skäl eller uppföljning av interna regler et rä ker normalt inte heller att ange ändam l som enbart är att örbättra användarnas u levelse IT-säkerhet eller ramtida orskning et är allt ör brett uttryckt, och de registrerade kan inte bedöma vad sådan personuppgiftsbehandling kan innebära. Ändamålet måste också vara berättigat. Detta innebär att personuppgiftsbehandlingen dels ska ha en rättslig grund i dataskyddsförordningen, dels ska ske i enlighet med övrig tillämplig lagstiftning och allmänna rättsprinciper. De registrerade har rätt att känna till varför deras personuppgifter behandlas, alltså vilka ändamålen är. Personuppgiftsansvarige informerar de registrerade om ändamålet när uppgifterna samlas in och även när en registrerad begär det. Personuppgiftsansvarige ska dokumentera vilka ändamål den har med personuppgiftsbehandlingen. Om insamlade personuppgifter ska behandlas på ett nytt sätt måste det vara förenligt med de ursprungliga ändamålen. I sådana fall kan personuppgiftsansvarige använda samma rättsliga grund som vid insamlingen av personuppgifterna. 4.5 Uppgiftsminimering Personuppgifter som behandlas ska vara adekvata, relevanta och inte alltför omfattande i förhållande till ändamålen. Säkerställ att uppgifterna som samlas in verkligen behövs och fråga inte efter information bara för att den kanske kan vara bra att ha. 4.6 Riktighet Personuppgifter som behandlas ska vara korrekta och om nödvändigt uppdaterade. Personuppgiftsansvarige ska vidta lämpliga åtgärder för att se till att felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas, exempelvis gällande ändring av adress vid flytt med en sammanställning av system och register där adressen lagras. Man ska dock inte lagra kopior av uppgifterna i många system i syfte att undvika felkällor och att icke uppdaterad information sparas. 12

299 4.7 Lagringsminimering Personuppgifter får inte lagras under längre tid än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. När uppgifterna inte längre behövs måste dessa gallras, vilket innebär att de antingen måste raderas eller avidentifieras. Vi får bara spara personuppgifter så länge som de behövs för ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. När vi får gallra en viss typ av handling framgår av kommunstyrelsens eller nämndens dokumenthanteringsplan. Personuppgifter som förekommer i handlingar som inte är allmänna handlingar ska raderas eller avidentifieras när de inte längre behövs. Vi får lagra personuppgifter efter det att det ursprungliga ändamålet slutar att vara aktuellt, om det sker för arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål. Vi får alltså skicka handlingar som innehåller personuppgifter till kommunarkivet, trots att det ursprungliga ändamålet inte längre är aktuellt. 4.8 Integritet och konfidentialitet Personuppgiftsansvarige måste skydda alla personuppgifter som den behandlar, så att ingen obehörig kommer åt dem och så att uppgifterna inte används på ett otillåtet sätt. Personuppgiftsansvarige ska också se till så att personuppgifter inte förloras eller blir förstörda, till exempel genom olyckshändelser. Personuppgiftsansvarige måste därför införa lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder. Till tekniska åtgärder räknas till exempel brandväggar, kryptering, pseudonymisering, säkerhetskopiering och anti-virusskydd. Organisatoriska åtgärder handlar till exempel om interna rutiner, instruktioner och riktlinjer. 4.9 Ansvarsskyldighet Den grundläggande principen om ansvarsskyldighet innebär att personuppgiftsansvarige måste kunna visa att dataskyddsförordningen följs. Personuppgiftsansvarige måste därför exempelvis dokumentera arbetet gällande dataskydd. Vidare ska det finnas register över alla typer av behandlingar av personuppgifter som utförs och personuppgiftsansvarige ska kunna redovisa ett sådant register för tillsynsmyndigheten när så krävs. Personuppgiftsansvarige ska visa att denne följer de grundläggande principerna på flera sätt, till exempel genom att: Lämna tydlig information till de registrerade Föra register över och dokumentera de personuppgiftsbehandlingar som pågår hos personuppgiftsansvarige Upprätta en dataskyddspolicy och utbilda personalen Bygga in integritetsvänliga lösningar i sina system (så kallat inbyggt dataskydd) Göra en konsekvensbedömning innan personuppgiftsansvarige påbörjar personuppgiftsbehandling som innebär särskilda integritetsrisker Utse ett dataskyddsombud. 13

300 5. Personuppgiftsansvarig 5.1 Vem är personuppgiftsansvarig? Personuppgiftsansvarig är den organisation (till exempel aktiebolag, stiftelse, förening eller myndighet) som bestämmer för vilka ändamål uppgifterna ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Det är alltså inte chefen på en arbetsplats eller en anställd som är personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsansvariga inom kommuner är kommunstyrelsen och övriga nämnder. Om två eller flera gemensamt bestämmer över en viss behandling är de personuppgiftsansvariga tillsammans och måste sinsemellan bestämma vem som är ansvarig för att fullgöra de olika skyldigheterna i dataskyddsförordningen. Vem som är personuppgiftsansvarig kan också anges i lag eller förordning, till exempel i särskilda registerlagar. Exempel: I 2 kap. 6 patientdatalagen står det att i en kommun är varje myndighet, som bedriver hälso- och sjukvård, personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som myndigheten utför. 5.2 Vad innebär det att vara personuppgiftsansvarig? Den personuppgiftsansvarige måste se till att all personuppgiftsbehandling sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Den personuppgiftsansvarige har ett generellt ansvar att, utifrån de integritetsrisker som finns med behandlingen, genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa och kunna visa att behandlingen utförs i enlighet med dataskyddsförordningen. Detta kan bland annat innebära att man har antagit en policy med lämpliga strategier för dataskydd och ser till att genomföra den i organisationen. Den grundläggande regleringen om detta finns i artikel 24 dataskyddsförordningen. Den som är personuppgiftsansvarig kan överlåta den faktiska behandlingen av personuppgifter men personuppgiftsansvaret kan aldrig överlåtas. Exempel: En enskild medarbetare som arbetar för kommunstyrelsen informerar inte om en personuppgiftsincident som den upptäckt (meddelar inte incidentgruppen). Datainspektionen har uppmärksammat detta. Kan Datainspektionen då begära att medarbetaren betalar sanktionsavgiften, eftersom det är medarbetaren som gjort fel? Nej, det är kommunstyrelsen som är personuppgiftsansvarig och som hålls ansvarig. Det är alltså kommunstyrelsen som ska betala sanktionsavgiften. 14

301 5.3 Utnämning av dataskyddsombud I dataskyddslagstiftningen ställs det krav på att alla myndigheter ska utse ett så kallat dataskyddsombud. Det innebär att i kommunen måste kommunstyrelsen och varje nämnd utse ett dataskyddsombud. Det finns inget motsvarande krav för de kommunala bolagen. Med hänsyn till att dataskyddsfrågorna har kommit att få alltmer fokus finns det anledning att utse ett dataskyddsombud som ansvarar för frågor om integritetsskydd vid behandling av personuppgifter även inom de kommunala bolagen. Kommunala bolag bör därför utse ett dataskyddsombud. Anmälan till tillsynsmyndigheten av dataskyddsombudet enligt artikel 37.7 i dataskyddsförordningen ska göras så snart det är möjligt för kommunstyrelse, nämnder och kommunala bolag. Det är den personuppgiftsansvarige som anmäler dataskyddsombud till tillsynsmyndigheten. Den personuppgiftsansvarige har alltid det yttersta ansvaret gentemot tillsynsmyndigheten och de registrerade för att personuppgifter i verksamheten behandlas på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed. För att dataskyddsombudets arbetsuppgifter ska kunna utföras på ett tillfredsställande sätt ska den personuppgiftsansvarige hålla dataskyddsombudet underrättad om vilka personuppgiftsbehandlingar som sker och de säkerhetsrutiner som skyddar personuppgifterna. Personuppgiftsansvarig ska i god tid rådgöra med dataskyddsombudet innan förändringar av hantering och rutiner kring personuppgifter eller utvecklingsprojekt, som involverar personuppgifter, beslutas. Den personuppgiftsansvarige ska underrätta ombudet vid förfrågningar och klagomål från registrerade och andra externa parter, så som exempelvis kunder och media. Personuppgiftsansvarig ska stödja dataskyddsombudets arbete bland annat genom att ge denne tillgång till dokumentation och IT-system i den utsträckning som behövs. 15

302 6. Personuppgiftsbiträde 6.1 Vem är personuppgiftsbiträde? Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. Ett personuppgiftsbiträde finns alltid utanför den personuppgiftsansvariges organisation. Ett personuppgiftsbiträde kan vara en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ. Den grundläggande regleringen om personuppgiftsbiträdets roll finns i artikel 4 och artikel 28 dataskyddsförordningen. De biträden som den personuppgiftsansvarige anlitar ska kunna ge tillräckliga garantier för att behandlingen uppfyller kraven i dataskyddsförordningen och säkerställer att den registrerades rättigheter skyddas. Ett personuppgiftsbiträde och dess personal får enbart behandla personuppgifter enligt instruktion från den personuppgiftsansvarige. Biträdet får inte anlita ett annat biträde utan att i förhand få ett skriftligt tillstånd av den personuppgiftsansvarige. En nyhet i förordningen är att några av de skyldigheter som tidigare har gällt för den personuppgiftsansvarige nu även gäller för personuppgiftsbiträdet, till exempel kraven på att föra register över behandlingar, att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå och att i vissa fall utse ett dataskyddsombud. Även personuppgiftsbiträdet kan bli föremål för tillsyn eller administrativa sanktionsavgifter och bli skadeståndsansvarig. Ibland kan det vara svårt att bedöma vem som är personuppgiftsbiträde och vem som är personuppgiftsansvarig. När det ska avgöras vem som har vilken roll utgår man ifrån vem det är som bestämmer hur personuppgifterna kommer att behandlas och varför de behandlas. Det är den organisationen/personen som är personuppgiftsansvarig. 6.2 Personuppgiftsbiträdesavtal Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträdet måste upprätta ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal. Dataskyddsförordningen räknar upp vad ett sådant biträdesavtal ska innehålla: Föremålet för behandlingen samt behandlingens art och ändamål Behandlingens varaktighet (tillsvidare eller tidsbestämt). Vilka kategorier av personuppgifter som ska hanteras, till exempel känsliga och/eller extra skyddade personuppgifter och eventuellt var de finns. Vilka kategorier av registrerade som ska hanteras (anställda, invånare, patienter, elever etc.). Personuppgiftsansvariges skyldigheter och rättigheter. 16

303 Hänvisning till tillräckliga garantier (man får endast anlita biträden som kan ge tillräckliga garantier om att genomföra lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder). Instruktioner om hur personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifterna. Om personuppgifterna får överföras till tredjeland och under vilka förutsättningar det i så fall får ske. Personuppgiftsbiträdes personal med behörighet att behandla våra personuppgifter ska ha tystnadsplikt. Det gäller även harmlös information. Personuppgiftsbiträdet ska vidta alla säkerhetsåtgärder som krävs enligt artikel 32 i dataskyddsförordningen. Personuppgiftsbiträde ska hjälpa till så att personuppgiftsansvarige kan fullgöra sina skyldigheter. Vad som händer med personuppgifterna när avtalet avslutas. Beroende på vad personuppgiftsansvarige väljer ska alla personuppgifter antingen raderas eller återlämnas och alla befintliga kopior ska raderas, så länge inte lagringen krävs enligt unionsrätten eller svensk lagstiftning. Personuppgiftsansvariges rätt till information om personuppgiftsbiträdets behandling av personuppgifterna. Personuppgiftsbiträdets skyldighet att bidra till granskningar och inspektioner som genomförs av den personuppgiftsansvarige eller av en revisor som har utsetts av den personuppgiftsansvarige. Därutöver måste personuppgiftsbiträdet få ett särskilt eller allmänt skriftligt förhandstillstånd av personuppgiftsansvarige innan personuppgiftsbiträdet anlitar underbiträden. Till personuppgiftsavtalet bör det därför finnas en bilaga med de underbiträden som personuppgiftsbiträdet vet kommer att hantera personuppgiftsansvarigs personuppgifter. Hur det ska gå till när personuppgiftsbiträdet vill byta ut eller anlita ett nytt underbiträde ska regleras i personuppgiftsbiträdesavtalet. Personuppgiftsbiträdet är skyldigt att se till att underbiträdet åläggs samma skyldigheter i fråga om dataskydd som personuppgiftsbiträdet har gentemot personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsbiträdet ansvarar fullt ut gentemot personuppgiftsansvarig för sina underbiträden. Det är den personuppgiftsansvarige som ska se till att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas. En mall för personuppgiftsbiträdesavtal finns i BILAGA 3 och på SKL:s hemsida, vid uppdatering av avtalet på SKL:s hemsida ska senaste versionen av SKL:s avtal användas. Denna mall ska användas när kommunstyrelsen eller nämnden tecknar ett personuppgiftsbiträdesavtal. Det är viktigt att alla personuppgiftsbiträdesavtal dokumenteras och är sökbara. Personuppgiftsbiträdesavtalet ska därför registreras i ett diariesystem eller på annat sätt hållas ordnat tillsammans med huvudavtalet. Ett personuppgiftsbiträdesavtal registreras som Personu gi tsbiträdesavtal 17

304 7. Dataskyddsombud Dataskyddsombudet utses av personuppgiftsansvarig och ombudets arbetsuppgifter inom de samarbetskommuner som denna vägledning omfattar att: Vara ett kunskapsstöd inom kommunerna gällande dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning. Övervaka den interna efterlevnaden av dataskyddsförordningen och annan tillämplig dataskyddslagstiftning Tillsammans med sakkunniga inom respektive kommun kravställa och arbeta för att införa säkerhetsåtgärder inom dataskydd. Bistå i utredning av misstänkt dataintrång. Ge råd vid konsekvensbedömningar av dataskydd och övervaka genomförandet av dem. Arbeta med omvärldsbevakning kunskapsinhämtning rörande dataskyddslagstiftning. Dataskyddsombudet har inget personligt ansvar för att alla anställda och förtroendevalda följer reglerna i dataskyddslagstiftningen. Om dataskyddsombudet anser att en behandling av personuppgifter inom ombudets ansvarsområde förs i strid med dataskyddslagstiftningen, ska dataskyddsombudet påtala detta för berörd chef. Dataskyddsombudet är inte den som slutligen avgör hur personuppgifter ska hanteras utan har en rådgivande och reviderande roll. Dataskyddsombudet har enligt dataskyddslagstiftningen en självständig ställning gentemot personuppgiftsansvarige, som kan jämföras med en internrevisors. Flens kommun har huvudansvaret för dataskyddsombudets arbetssituation och ska se till att denne har tillräckligt med tid, kompetens och resurser för att genomföra sin ombudsroll på ett tillfredsställande sätt. Dataskyddsombudet kan inte avsättas eller bli föremål för sanktioner för att ha utfört sina arbetsuppgifter. Dataskyddsombudet är bunden av sekretess inom ramen för sitt uppdrag i enlighet med gällande lagstiftning. 18

305 8. GDPR-samordnare 8.1 Utnämning av GDPR-samordnare Personuppgiftsansvarige ska utse minst en GDPR- samordnare som kommer att bli ansvarig för dataskyddsfrågor inom respektive kommunstyrelse/nämnd/kommunalt bolag. 8.2 GDPR-samordnarens uppgifter och ansvar GDPR-samordnare har mandat att leda dataskyddsarbete inom personuppgiftsansvariges verksamhet och ska: Kunna besvara frågor kring tillämpningen av GDPR Ansvara för att personuppgiftsansvarige har ett uppdaterat register över behandlingar av personuppgifter Hantera begäran om registerutdrag, rättelse, radering, invändning, begränsning och dataportabilitet Biträda då konsekvensbedömningar genomförs, läs mer i kap. 15. Utreda personuppgiftsincidenter i samråd med incidentgrupp, läs mer i kap 16 och BILAGA 8 och Ansvara för att personuppgiftsincidenter dokumenteras Biträda då personuppgiftsbiträdesavtal upprättas av de medarbetare som är ansvariga för respektive huvudavtal Ansvara för att personuppgiftsbiträdesavtalet registreras i ett diariesystem eller på annat sätt hållas ordnat tillsammans med huvudavtalet, läs mer i kap. 6. Fungera som personuppgiftsasvarigs kontaktlänk till dataskyddsombudet GDPR-samordnaren ska informera dataskyddsombudet om dataskyddsarbetet var tredje månad, eller oftare vid behov. Dataskyddsombudet kan utöver detta begära ytterligare information från GDPR-samordnaren. GDPR-samordnaren meddelar även dataskyddsombudet om det finns behov av utbildningsinsatser kring GDPR. GDPR-samordnaren kan, i dialog med dataskyddsombudet och sin chef, delta i eller själv genomföra utbildningar kring GDPR. 8.3 Samverkan mellan kommunerna GDPR-samordnarna inom respektive verksamhetsområde kommunicerar regelbundet med sina motsvarigheter hos de andra kommunerna. Gemensamma möten hålls med syftet att diskutera gemensamma frågor samt dela erfarenheter. Mötena äger rum varje månad, eller vid behov, och organiseras av samordnaren hos den ansvarige kommunen. Ansvariga GDPRsamordnare bjuder in GDPR-samordnarna från de andra kommunerna samt organiserar mötet i sin kommuns lokaler enligt följande schema: 1. Flen 3. Oxelösund 5. Strängnäs 2. Gnesta 4. Katrineholm 6. Vingåker 19

306 9. Personuppgifter 9.1 Vad är en personuppgift? Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person. Avgörande är att uppgiften enskild eller i kombination med andra uppgifter kan knytas till en levande person. Dataskyddsförordningen omfattar inte avlidna personer. Exempel på personuppgifter är: Personnummer Namn Efternamn Telefonnummer Adress IP-adress Foto Fastighetsbeteckning Kontonummer Videoupptagning Ljudinspelningar 9.2 Känsliga personuppgifter Vissa personuppgifter är till sin natur särskilt känsliga och har därför ett starkare skydd. De kallas för känsliga personuppgifter. Det är som huvudregel förbjudet att behandla känsliga personuppgifter, men det finns undantag. Se till exempel datainspektionens hemsida och de författningar som det hänvisas till i BILAGA 2. Innan man behandlar känsliga personuppgifter måste man ha klart för sig vilket stöd man har för behandlingen. Känsliga personuppgifter är uppgifter om (uppräkningen fortsätter på nästa sida): Ras och etniskt ursprung. Politiska åsikter. Religiös eller filosofisk övertygelse. Att någon inte tillhör någon religion alls är också en känslig personuppgift. Medlemskap i fackförening. Hälsa, vilket omfattar alla aspekter av en persons hälsa, till exempel uppgifter om sjukdom eller funktionshinder. Genetiska uppgifter, vilket är uppgifter som ger information om en persons nedärvda eller förvärvade genetiska kännetecken. Genetiska uppgifter kan till exempel framgå av en dna-analys. Biometriska uppgifter, vilket är uppgifter som rör en persons fysiska, fysiologiska eller beteendemässiga egenskaper och gör det möjligt att identifiera människor, till exempel genom fingeravtrycksavläsning eller ögonskanning. Sexualliv eller sexuell läggning. 20

307 9.3 Personnummer och samordningsnummer Personnummer och samordningsnummer är inte känsliga personuppgifter enligt dataskyddsförordningen. Däremot är personnummer och samordningsnummer extra skyddsvärda och måste därför behandlas extra försiktigt. Personnummer och samordningsnummer får behandlas utan samtycke endast när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet med behandlingen, vikten av en säker identifiering eller något annat beaktansvärt skäl. 21

308 10. Behandling av personuppgifter 10.1 Vad är en behandling? Dataskyddsförordningen gäller för helt eller delvis automatiserad behandling av personuppgifter. Alla former av åtgärder med personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller inte, är personuppgiftsbehandling, till exempel: Insamling registrering organisering strukturering lagring bearbetning eller ändring framtagning läsning användning utlämning genom överföring spridning eller tillhandahållande på annat sätt justering eller sammanförande begränsning radering eller förstöring. Även personuppgifter i e-post och i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser och i annat ostrukturerat material omfattas av dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen gäller för helt eller delvis automatiserad (digital) behandling av personuppgifter. Ett exempel på delvis automatiserad behandling är när personuppgifter samlas in manuellt i syfte att senare föras in i ett automatiserat register. Dataskyddsförordningen gäller också för manuell behandling (pappersform) av personuppgifter om personuppgifterna ingår eller är avsedda att ingå i ett manuellt register som är sökbart enligt särskilda kriterier. Att kriterier står i plural i dataskyddsförordningen har ansetts betyda att det ska finnas mer än två sökvägar, såsom namn och e-postadress. Är registret inte sökbart med hjälp av någon personuppgift omfattas det inte av dataskyddsförordningen. Exempel: En lärare har för hand upprättat en klasslista med för- och efternamn och adresser till eleverna i klassen. Klasslistan finns tillgänglig i en pärm, som står i klassrummet. Klasslistan är helt manuell, men är sökbar enligt två sökvägar (namn och adress), och sökvägarna i sig utgör personuppgifter. Klasslistan omfattas alltså av dataskyddsförordningen, trots att den aldrig behandlas digitalt. 22

309 10.2 Behandling av känsliga personuppgifter Behandling av känsliga personuppgifter är som huvudregel förbjuden. Det går dock att behandla sådana uppgifter om man har lagstöd och iakttar försiktighet. I avsnitt 9.2 framgår vad som menas med känsliga personuppgifter. För att behandling av känsliga personuppgifter ska vara tillåten krävs ett giltigt undantag från förbudet, se avsnitt 9.2 och bilaga Behandling av personnummer och samordningsnummer Personnummer och samordningsnummer är extra skyddsvärda personuppgifter även om de inte är känsliga personuppgifter enligt dataskyddsförordningen. Man får bara behandla personnummer och samordningsnummer när det är klart motiverat med hänsyn till: Ändamålet med behandlingen (personuppgiftsansvariges syfte med att registrera personnummer ska klart motivera behandlingen) Vikten av en säker identifiering (behandling av personnummer är nödvändigt för att kunna identifiera de registrerade på ett säkert sätt), eller något annat beaktansvärt skäl (det finns något annat som klart motiverar registreringen). Exempel: Arbetsgivare måste ha information om de anställdas personnummer för att kunna betala ut lön Behandla redan insamlade personuppgifter på ett nytt sätt Om man vill börja behandla redan insamlade personuppgifter på ett nytt sätt måste det vara förenligt med de ursprungliga ändamålen. I sådana fall kan man stödja sig på samma rättsliga grund som användes när personuppgifterna samlades in (i kapitel 11 finns mer information om rättsliga grunder). De registrerade måste informeras om den nya personuppgiftsbehandlingen innan den påbörjas. När det bedöms om en ny personuppgiftsbehandling är förenlig med tidigare ändamål ska man bland annat ta hänsyn till och ställa sig följande frågor: Vilka kopplingar finns mellan ändamålen med den ursprungliga personuppgiftsbehandlingen och den nya? I vilket sammanhang har personuppgifterna samlats in, vilket förhållande har de registrerade till oss som personuppgiftsansvarig och vilken personuppgiftsbehandling kan de registrerade rimligen förvänta sig? Vilken typ av personuppgifter behandlas, är uppgifterna känsliga? Vilka konsekvenser kan personuppgiftsbehandlingen få för de registrerade? Vilka skyddsåtgärder finns, till exempel behörighetsstyrning, kryptering och pseudonymisering? 23

310 Det är som regel förenligt med de ursprungliga ändamålen att behandla personuppgifter även för: Arkivändamål av allmänt intresse Vetenskapliga eller historiska forskningsändamål Statistiska ändamål. Den personuppgiftsansvarige måste dock ha vidtagit lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda de registrerades rättigheter. 24

311 11. Rättslig grund för behandling av personuppgifter 11.1 Inledande om rättsliga grunderna och hur de används En behandling av personuppgifter är endast laglig om det finns en rättslig grund för behandlingen. De rättsliga grunderna för behandlingen framgår av artikel 6 GDPR. Det finns sex rättsliga grunder: Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse Rättslig förpliktelse Avtal Samtycke Intresseavvägning Grundläggande intresse Myndigheter och andra inom kommunal och offentlig verksamhet ska främst använda följande grunder: Rättslig förpliktelse. Uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Avtal. Ibland kan privata företag vara verksamma inom offentlig verksamhet, till exempel när skolor eller hälso- och sjukvård bedrivs i privat regi. De utför då en uppgift av allmänt intresse och ska stödja sig på samma rättsliga grunder som en myndighet. Myndigheter, som till exempel kommuner, får inte använda sig av en intresseavvägning när de fullgör sina uppgifter Myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse Den här rättsliga grunden innebär att personuppgiftsbehandling är tillåten om personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifter i myndighetsutövning eller utför uppgifter av allmänt intresse. Myndighetsutövning kännetecknas av beslut eller andra ensidiga åtgärder som ytterst är ett uttryck för samhällets maktbefogenheter i förhållande till medborgarna. Det är till exempel myndighetsutövning när nämnden beslutar om att en medborgare ska få en viss förmån eller rättighet, eller att medborgaren har en viss skyldighet och föreläggs att göra något. Det kan alltså vara beslut som gynnar den enskilde eller beslut som är betungande. Myndighetsutövning kan också ske i förhållande mellan myndigheter, till exempel när en myndighet har tillsyn över en annan myndighets verksamhet. Personuppgiftsbehandlingen måste vara nödvändig - Syftet med personuppgiftsbehandlingen måste vara nödvändigt som ett led i nämndens myndighetsutövning. Ändamålet med behandlingen behöver inte, till skillnad från behandling som grundas på rättslig förpliktelse, framgå av den lag där befogenheten att utöva myndighet fastställs. Det räcker med att det finns ett samband mellan ändamålet med behandlingen och myndighetsutövningen. 25

312 Utanför begreppet myndighetsutövning faller sådan faktiskt verksamhet personuppgiftsanvarige bedriver, som inte innebär tvång. Exempel på sådan verksamhet är när en kommun lämnar upplysningar och råd eller sopar gatorna Rättslig förpliktelse Den rättsliga grunden rättslig förpliktelse innebär att det finns lagar eller regler som gör att vissa personuppgifter måste behandlas i en verksamhet. Personuppgiftsansvarig får behandla personuppgifter om det är nödvändigt för att uppfylla en rättslig förpliktelse enligt EU-rätt eller svensk rätt, inklusive kollektivavtal. Den som har ansvar för behandlingen (nämnden) ska vara ålagd att uppfylla den rättsliga förpliktelsen. Det måste vara möjligt för såväl personuppgiftsansvarig som för den registrerade att förstå varför behandlingen av personuppgifter behövs. Det kan exempelvis finnas en lag som anger att personuppgiftsansvarig i en viss situation är skyldiga att lämna uppgifter till en annan myndighet eller en domstol. Exempel: En arbestgivare kan utrusta sina bilar med speciell gps-utrustning som används för elektroniska körjournaler för att förenkla redovisningen till Skatteverket. Arbetsgivaren får dock inte använda uppgifterna som gps:en samlar in för att till exempel kontrollera hur långa raster de anställda tar, utan får enbart spara just de uppgifter Skatteverket kräver. Här följer några fler situationer med olika typer av rättsliga skyldigheter eller förpliktelser: - Att inom hälso- och sjukvården föra journaler. - Arbetsgivare är skyldiga att redovisa skatter och sociala avgifter beträffande arbetstagarna. - Turordningsreglerna vid uppsägning på grund av arbetsbrist gör att arbetsgivaren måste upprätta listor över anställda och lämna dem till facket Avtal Den rättsliga grunden avtal innebär att den registrerade har ett avtal eller ska ingå ett avtal med den personuppgiftsansvarige. Det krävs att personuppgiftsbehandlingen är nödvändig, antingen för att fullgöra avtalet med den registrerade eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan avtalet ingås. Den här grunden gäller bara för avtal i där den registrerade är eller avser att bli part. 26

313 Exempel 1: Som arbetsgivare får personuppgiftsansvarige behandla personuppgifter om en anställd för att kunna uppfylla anställningsavtalet, till exempel för löneberäkning, registrering av sjukfrånvaro eller i ett flextidssystem. Observera att en personuppgiftsansvarig kan behöva vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett avtal ingås, exempelvis när det behöver kontrolleras om den registrerade har nödvändiga tillstånd Samtycke Den rättsliga grunden samtycke innebär att den registrerade har sagt ja till personuppgiftsbehandlingen. Samtycke är dock ofta en olämplig rättslig grund för myndigheter, eftersom samtycket måste vara frivilligt och jämlikt. Överväg därför alltid om ni kan använda någon av de andra rättsliga grunderna. Den som arbetar för en personuppgiftsansvarig nämnd inom en kommun bör tänka på följande när det gäller samtycke: Samtycke är inte första valet. Om man kan stödja personuppgiftsbehandlingen på någon av de andra fem rättsliga grunderna, så får man inte dessutom inhämta samtycke. Kom ihåg att det ofta är olämpligt att använda sig av samtycke som myndighet. Fråga bara efter samtycke om ni kan respektera ett nej. Den registrerade ska kunna avgöra om personuppgifterna ska få behandlas, och hen ska alltid kunna säga nej. Maktförhållandet måste dessutom vara jämlikt. Jämlika maktförhållanden. För att ni ska kunna använda samtycke som rättslig grund måste maktförhållandet vara jämlikt. Tänk på att maktförhållandet ofta är ojämlikt i relationen mellan myndighet och medborgare, och mellan arbetsgivare och arbetstagare. Om det råder ett ojämlikt maktförhållande kan ni inte stödja er på samtycke. Samtycket ska vara frivilligt. Med frivilligt menas att den registrerade har ett genuint fritt val och kontroll över sina personuppgifter. Samtycket blir därför ogiltigt om någon har utsatts för påverkan. Den registrerade får inte heller drabbas av negativa konsekvenser om hen inte lämnar sitt samtycke. Den registrerade ska kunna ångra sig. Förklara klart och tydligt för den som ska lämna sitt samtycke att hen alltid har rätt att ångra sig. Det ska vara lika lätt att lämna ett samtycke som att återkalla det. Detta är särskilt viktigt när det gäller barn. Obs! Om det är svårt att återkalla samtycket är det inte giltigt. Om den registrerade inte kan eller får återkalla sitt samtycke utan att drabbas av negativa konsekvenser är samtycket inte frivilligt. Den registrerade ska godkänna att personuppgifterna används. Det ska tydligt framgå att den registrerade godkänner att personuppgifterna används. Samtycket kan 27

314 ges genom ett uttalande eller en entydigt bekräftande handling, till exempel med en kryssruta på en webbplats. Obs! Förifyllda kryssrutor är inte tillåtna. Eftersom barn enligt dataskyddsförordningen förtjänar särskilt skydd måste all information som riktar sig till barn vara skriven på ett tydligt och enkelt sätt som barn förstår. Tidigare gällde Datainspektionens tumregel att barn under 15 år generellt inte har tillräcklig mognad för att ge ett giltigt samtycke, men informationen måste alltid bedömas från fall till fall med utgångspunkt i den enskilda individens mognad och förmåga. Barn och ungdomar som inte själva kan tillgodogöra sig informationen kan inte lämna ett rättsligt giltigt samtycke. I sådana fall ska samtycket istället inhämtas från den som har föräldraansvaret för barnet. Personuppgiftsanvarig ansvarar också för att ett giltigt samtycke har inhämtas och behöver kunna visa både att den registrerade har fått relevant information och att vårt arbetssätt uppfyller kraven. Det är därför viktigt att dokumentera: Hur samtycket inhämtades när samtycket inhämtades samt vilken information den registrerade fått. Dokumentera samtycke genom att använda mallar i BILAGA 4. Exempel på när samtycke kan användas och exempel på när samtycke inte får användas finns på datainspektionens hemsida. Exempel 1: En nämnd planerar vägarbeten. Nämnden erbjuder invånarna möjlighet att anmäla sig för att få uppdateringar via e-post. Nämnden är tydlig med att det är frivilligt att anmäla sig och inhämtar samtycke för att använda e-postadresserna för endast detta ändamål. Invånare som inte vill delta har inte gått miste om någon grundläggande service från myndigheten. Informationen finns även publikt på kommunens webbplats. Exempel 2: Arbetsgivaren vill filma på delar av kontoret. Arbetsgivaren frågar alla medarbetare som sitter på den berörda delen av kontoret efter deras samtycke, eftersom de kan synas i bakgrunden på filmen. De som inte vill bli filmade ska inte drabbas av några negativa konsekvenser, utan får istället likvärdiga arbetsplatser någon annanstans i bygganden under den tid filminspelningen pågår. Exempel när samtycke INTE kan användas: En medborgare ansöker om en biståndsinsats. För att vi ska kunna hantera ansökan och komma fram till ett beslut så måste vi behandla medborgarens personuppgifter. Vi agerar här som myndighet gentemot medborgaren och maktförhållandet mellan oss är väldigt ojämlikt. Samtycket skulle också kunna upplevas som villkorat om du inte samtycker så får du inget bistånd. Samtycke kan inte användas som rättslig grund för behandlingen. Rätt grund är istället myndighetsutövning. 28

315 11.6 Grundläggande intresse Den här rättsliga grunden innebär att personuppgifter får behandlas om det är nödvändigt för att rädda liv. Det är väldigt få verksamheter som kommer att hänvisa till den här rättsliga grunden. I första hand är den aktuell inom vården. Personuppgiftsansvarige får behandla personuppgifter om det är nödvändigt för att rädda den registrerades eller någon annan persons liv. Det kallas att skydda intressen som är av grundläggande betydelse. I huvudsak handlar det om tillfällen när den registrerade inte kan fatta beslut eller lämna samtycke, till exempel om en person är medvetslös. Exempel: En person har plötsligt blivit sjuk och förlorat medvetandet. Vård och räddningstjänst får behandla personuppgifter för att kontrollera blodgrupp och sjukdomshistoria och för att kontakta anhöriga. Anställd inom till exempel hemtjänst eller skola får också lämna personuppgifter till vård och räddningstjänst. Arbetsgivare får också lämna vidare anställds personuppgifter i den situationen etc. Den här rättsliga grunden kan vi bara använda i mycket begränsad omfattning. Om det går att lösa situationen på att annat sätt, gör det. Det kanske till och med går att undvika att behandla personuppgifterna. Den här situationen uppstår inte om vården är planerad. Då behandlar vårdgivaren patientens personuppgifter med en annan rättslig grund, nämligen uppgift av allmänt intresse. Om en person själv är kapabel att fatta egna beslut och inte samtycker till behandlingen får vi inte behandla personens personuppgifter med denna rättsliga grund. Peronuppgiftsbehandlingen måste vara nödvändig - Det måste vara nödvändigt att behandla personuppgifterna för att vi ska kunna hänvisa till den här rättsliga grunden. Om vi kan ta tillvara den registrerades rättigheter på något annat mindre påträngande sätt kan vi inte hänvisa till att vi skyddar grundläggande intressen. Det kanske till exempel går att behandla en patient utan personuppgifterna. Om det går att lösa på ett annat sätt gör det. Behandla personuppgifter med den här rättsliga grunden bara om det inte uppenbart finns en annan rättslig grund. I vissa fall kanske det är möjligt att ta tillvara en persons grundläggande intressen med stöd av den rättsliga grunden allmänt intresse. 29

316 12. Den registrerades rättigheter Dataskyddsförordningen ger de registrerade ett flertal rättigheter vad gäller behandling av personuppgifter. Det är personuppgiftsansvariges ansvar se till att tillräckliga processer finns för att tillmötesgå de registrerade så att de kan tillgodose sina rättigheter. Den grundläggande regleringen om rättigheterna finns i artikel GDPR. De registrerade har följande rättigheter: Rätt till information Rätt till rättelse Rätt till radering (rätten att bli bortglömd) Rätt till begränsning av behandling Rätt till dataportabilitet Rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande eller inbegripet profilering Rätt att lämna klagomål Rätt att begära skadestånd 12.1 Rätt till information Den registrerade har rätt att få information när hans eller hennes personuppgifter behandlas. Information om personuppgiftsbehandlingen ska lämnas av den personuppgiftsansvarige både när uppgifterna samlas in och när den registrerade annars begär det. Därutöver finns det vissa tillfällen när särskild information ska ges till den registrerade, till exempel om det inträffar ett dataintrång eller liknande (en personuppgiftsincident) hos den personuppgiftsansvarige och det finns risk för till exempel identitetsstöld eller bedrägeri. Informationen ska tillhandahållas den registrerade kostnadsfritt i en lättillgänglig, skriftlig form (vilket kan vara i elektronisk form) och med ett tydligt och enkelt språk. I dataskyddsförordningen anges utförligt vilken information som ska ges. Bland annat ska information lämnas om kontaktuppgifter till den personuppgiftsansvarige, den rättsliga grunden för behandlingen och ändamålet med behandlingen. Information om en specifik behandling av personuppgifter ska alltid ges till den registrerade innan behandlingen påbörjas. Inhämtas personuppgifterna från den registrerade själv lämnas information lämpligast i samband med insamlandet. Inhämtas personuppgifterna från någon annan part, ska den personuppgiftsansvarige lämna information i samband med att personuppgifterna första gången registreras. Information behöver inte lämnas om det finns andra bestämmelser som gäller framför dataskyddsförordningen, t.ex. om vissa uppgifter omfattas av sekretess. Information behöver inte lämnas om sådant som den registrerade redan känner till, eller om det är omöjligt eller skulle innebära en oproportionerligt stor arbetsinsats. 30

317 Informationen ska omfatta uppgift om den personuppgiftsansvariges identitet, dvs. kommunens adress, nämnd och kontaktperson, uppgift om ändamålen med behandlingen och all övrig information som behövs för att den registrerade ska kunna ta till vara sina rättigheter i samband med behandlingen, såsom information om mottagarna av uppgifterna, skyldighet att lämna uppgift och rätten att ansöka om information och få rättelse. Den registrerade ska om möjligt även få kännedom om hur länge personuppgifterna finns lagrade. Se också BILAGA Registerutdrag Den registrerade har rätt att få information om personuppgifter som rör honom eller henne behandlas. Vid en begäran om registerutdrag ska personuppgiftsansvarige lämna följande information: Vilka uppgifter om sökande som behandlas. Varifrån dessa uppgifter har hämtats. Åndamålen med behandlingen. Till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna lämnas ut. Eventuell överföring till tredje land, och i så fall vilka skyddsåtgärder som har vidtagits. Hur länge verksamheten sparar uppgifterna. Förekomsten av automatiserat beslutsfattande och vilka följderna blir för den registrerade. Personuppgiftsansvarige ska även informera den registrerade om rätten att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten, rätten att bli raderad, samt rätten att invända mot och begära begränsning av en personuppgiftsbehandling. Den sökande har rätt att få ett skriftligt besked inom en månad från att ansökan inkom. Om beskedet tar längre tid, ska den sökande underrättas om detta innan en månad har passerat. Blankett och rutin finns i BILAGA Rättelse Varje person har rätt att vända sig till ett företag eller myndighet som behandlar personuppgifter och be att få felaktiga uppgifter rättade. Det innebär också att den enskilde har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen. Att den som behandlar personuppgifter också själv måste se till att uppgifterna är korrekta och uppdaterade framgår redan av de grundläggande principerna i dataskyddsförordningen. Om uppgifter rättas på den enskildes begäran måste företaget eller myndigheten också informera dem som de har lämnat ut uppgifter till om att uppgifter rättats. Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats. Den enskilde har också rätt att begära att få information om till vem uppgifter har lämnats ut. 31

318 Rättelse ska göras utan onödigt dröjsmål om den personuppgiftsansvarige har felaktiga personuppgifter som rör den registrerade. Med beaktande av ändamålet med behandlingen, ska den registrerade ha rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, bland annat genom att tillhandahålla ett kompletterande utlåtande. Rutin och blankett finns i BILAGA Radering Varje person har rätt att vända sig till ett företag eller en myndighet som behandlar personuppgifter och be att uppgifterna som avser honom eller henne raderas. Uppgifterna måste raderas i följande fall: Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för Om behandlingen grundar sig på den enskildes samtycke och denne återkallar samtycket Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och den enskilde motsätter sig att uppgifterna behandlas Om den enskilde motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än den enskildes intresse Om personuppgifterna har behandlats olagligt Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk Om uppgifter raderas på den enskildes begäran måste företaget eller myndigheten också informera dem som de har lämnat ut uppgifter till om raderingen. Det gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebär en alltför betungande insats. Den enskilde har också rätt att begära att få information om till vem uppgifter har lämnats ut. När personuppgifterna har publicerats eller på annat sätt gjorts offentliga (i ett socialt nätverk, ett internetforum eller på en webbsida) räcker det inte alltid att de raderas där. I dessa situationer ska den som offentliggjort uppgifterna också vidta rimliga åtgärder för att informera andra som behandlar uppgifterna om den enskildes begäran så att även kopior av eller länkar till uppgifterna tas bort. Det finns undantag från rätten till radering och skyldigheten att informera andra. Undantagen kan göras om det är nödvändigt för att tillgodose andra viktiga rättigheter. Personuppgifterna ska inte raderas om behandlingen är nödvändig av följande skäl (uppräkning fortsätter på nästa sida): För att utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet. För att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt unionsrätten eller enligt en medlemsstats nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. 32

319 För skäl som rör ett viktigt allmänt intresse på folkhälsoområdet enligt artikel 9.2 h och i samt artikel 9.3. För arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål enligt artikel 89.1, i den utsträckning som den rätt som avses i punkt 1 sannolikt omöjliggör eller avsevärt försvårar uppnåendet av syftet med den behandlingen. För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Rutin och blankett finns i BILAGA Begränsning av behandling Enskilda har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när den registrerade anser att uppgifterna är felaktiga och begärt rättelse. I sådana fall kan den registrerade även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds. När begränsningen upphör ska den enskilde informeras om detta. Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt: a) Den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger den personuppgiftsansvarige en möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta. b) Behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning. c) Den personuppgiftsansvarige behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. d) Den registrerade har invänt mot behandling i enlighet med artikel 21.1 i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl. Om behandlingen har begränsats i enlighet med punkt 1 får sådana personuppgifter, med undantag för lagring, endast behandlas med den registrerades samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse för unionen eller för en medlemsstat. Blankett och rutin finns i BILAGA Rätt till dataportabilitet (överföring) Den som har lämnat sina personuppgifter har i vissa fall rätt att få ut och använda sina personuppgifter på annat håll till exempel i en annan social medietjänst (rätten till dataportabilitet). Den som har tagit emot personuppgifterna är skyldig att underlätta en sådan 33

320 överflyttning av personuppgifter. En förutsättning är att den personuppgiftsanvarige behandlar personuppgifterna med stöd av ett samtycke från den registrerade eller för att uppfylla ett avtal med den registrerade och det gäller bara sådana personuppgifter som den registrerade själv har lämnat. Rätten till dataportabilitet är en nyhet i dataskyddsförordningen. Blankett och rutin finns i BILAGA Rätt att göra invändningar En enskild har i vissa fall rätt att invända mot den personuppgiftsansvariges behandling av hans eller hennes personuppgifter. Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter en intresseavvägning. Om den enskilde invänder mot behandlingen får den personuppgiftsansvarige endast fortsätta att behandla uppgifterna om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än den enskildes intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Den enskilde har alltid rätt att invända mot att hans eller hennes personuppgifter används för direkt marknadsföring. En sådan invändning kan göras när som helst. Görs en invändning mot direkt marknadsföring, får personuppgifterna inte längre behandlas för sådana ändamål. Särskilda regler gäller för personuppgifter som behandlas för vetenskapliga och historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål. Den personuppgiftsansvarige måste informera de registrerade om rätten att göra invändningar. Blankett och rutin finns i BILAGA Automatiserat beslutsfattande eller profilering Den enskilde har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på någon form av automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering, om beslutet kan ha rättsliga följder för den enskilde eller på liknande sätt i betydande grad påverkar honom eller henne. Automatiserat beslutsfattande kan till exempel vara ett automatiserat avslag på en kreditansökan på internet eller vid ett nekande besked från e-rekrytering via internet utan personlig kontakt. Automatiserat beslutsfattande kan vara tillåtet om det är nödvändigt för ingående eller fullgörande av ett avtal mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige eller om den enskilde har gett sitt uttryckliga samtycke. Det kan även vara tillåtet enligt särskild lagstiftning. Den personuppgiftsansvarige måste informera de registrerade om att automatiserat beslutsfattande används enligt den generella informationsskyldigheten i förordningen. Automatiserade beslut kan fattas med eller utan profilering. Omvänt kan profilering användas utan att det leder till ett automatiserat beslut. Profilering innebär varje form av automatisk 34

321 behandling av personuppgifter då uppgifterna används för att bedöma vissa personliga egenskaper, i synnerhet för att analysera eller förutsäga personens arbetsprestationer, ekonomiska situation, hälsa, personliga preferenser, intressen, pålitlighet, beteende, vistelseort eller förflyttningar. Profilering utgör en behandling av personuppgifter som måste utföras i enlighet med samtliga bestämmelser i dataskyddsförordningen Avgift Utgångspunkten är att information som lämnas och åtgärder som vidtas enligt artiklarna och 34 ska tillgodoses utan att avgift tas ut från den registrerade. Personuppgiftsanvarig kan begära att avgift ska tas ut i samband med repetitiv och uppenbart ogrundad begäran om att lämna ut. Det förutsätter att respektive kommun beslutar om och hur sådan avgift i så fall ska tas ut Beslut och överklagande Beslut som fattats i anledning av den registrerades rättigheter som beskrivs i artiklarna 12.5 och dataskyddsförordningen kan överklagas till allmän förvaltningsdomstol. Detsamma gäller eventuella beslut att ta ut avgift. Att beslut ska fattas och att de kan överklagas framgår av 7 kap 2 dataskyddslagen och förarbeten till den bestämmelsen Klagomål Den som anser att någon behandlar uppgifter om honom eller henne i strid med dataskyddsförordningen kan lämna in ett klagomål till Datainspektionen. Datainspektionen tar del av alla klagomål och bedömer om tillsyn ska inledas och lämnar därefter besked till den som fört fram klagomålet Skadestånd En person som har lidit skada på grund av att hans eller hennes personuppgifter har behandlats i strid med dataskyddsförordningen kan ha rätt till skadestånd av den eller de personuppgiftsansvariga som medverkat vid behandlingen. Ett personuppgiftsbiträde kan också bli skadeståndsansvarigt om denne har brutit mot de bestämmelser som specifikt riktar sig till biträden eller har behandlat uppgifter i strid med den ansvariges instruktioner. Den enskilde kan begära skadestånd från den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet eller väcka skadeståndstalan i domstol. Den som lidit skada har i princip rätt att få ersättning för hela skadan av antingen den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet. De får sedan i sin tur reglera detta sinsemellan. En personuppgiftsansvarig eller ett biträde har dock ingen skyldighet att betala ersättning om de kan visa att de inte på något sätt är ansvariga för skadan. 35

322 13. Säkerhetsåtgärder, behörighetsstyrning och åtkomst, radering Personuppgifterna ska behandlas på ett sätt som säkerställer lämplig säkerhet för personuppgifterna med användning av tekniska och organisatoriska åtgärder. Exempel på tekniska åtgärder som måste kontrolleras är: Tillräckliga back-up rutiner. Tillräckliga brandväggar. Lösenordskyddade trådlösa nätverk. Uppdaterat virusskydd. Lösenordsskydd för mobila enheter såsom mobiltelefoner och surfplattor Skydd mot obehörig intern åtkomst. Lösenordskrav. Kryptering vid behov. Loggning av, åtkomst till och användning av IT-system mm. Organisatoriska säkerhetsåtgärder kan innebära att behörighetskontroll används för de system som innehåller personuppgifter, loggning av åtkomst till personuppgifter eller att datorer och dylikt som innehåller personuppgifter ska förvaras så att obehörig åtkomst försvåras och inte lämnas framme. Personuppgifter får inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Genom att upprätta och följa en gallringsrutin för respektive databas/behandling säkerställer man det strukturerade gallringsarbetet. Även personuppgifter i så kallat ostrukturerat material såsom i dokument på servrar, i en enkel lista, på webbplatser etc. behöver raderas när ändamålet med behandlingen är uppfyllt. 36

323 14. Överföring till tredje land Överföring av personuppgifter till tredje land är när personuppgifter blir tillgängliga för någon i ett land utanför EU/EES-området (så kallad tredjelandsöverföring). Listan med länder som omfattas av dataskyddsförordningen finns i BILAGA 1. För överföring av personuppgifter till länder utanför EU och EES gäller särskilda regler. Dataskyddsförordningen innebär att alla EU:s medlemsstater samt EES-länderna har ett likvärdigt skydd för personuppgifter och personlig integritet och därför kan personuppgifter föras över fritt inom det området utan begränsningar. För länder utanför det området finns däremot inte några generella regler som ger motsvarande garantier och därför får tredjelandsöverföring endast ske under särskilda förutsättningar. Det här berör varje form av överföring av information över gränserna, t ex många online IT-tjänster, molnbaserade tjänster, tjänster för extern åtkomst eller globala databaser mm och behöver analyseras särskilt. Exempel på överföring av personuppgifter till tredje land: När ett dokument som innehåller personuppgifter skickas till någon i ett land utanför EU/EE via e-post När ett personuppgiftbiträde anlitas i ett land utanför EU/EES. När någon utanför EU/EES får tillgång, exempelvis läsbehörighet, till personuppgifter som finns lagrade inom EU/EES. När personuppgifter lagras i en molntjänst som är baserad utanför EU/EES. När personuppgifter lagras, till exempel på en server, i ett land utanför EU/EES. Att publicera något på internet är inte tredjelandsöverföring om webbplatsen lagras hos en internetleverantör som är etablerad inom EU Adekvat skyddsnivå EU-kommissionen kan fatta beslut om att ett land har en tillräckligt hög skyddsnivå och personuppgiftsansvarig får då föra över personuppgifter dit utan att de förutsättningar som beskrivs nedan i avsnitt 14.2 är uppfyllda. I dataskyddsförordningen kallas det för adekvat skyddsnivå. Det kan även gälla ett visst territorium, en internationell organisation eller en eller flera sektorer i ett tredje land. När EU-kommissionen fattar beslut om adekvat skyddsnivå tittar de bland annat på landets lagar och internationella åtaganden, vilka möjligheter den registrerade har att få rättslig prövning och om landet respekterar de mänskliga rättigheterna och de grundläggande friheterna. EU-kommissionen kontrollerar också att det finns oberoende tillsynsmyndigheter som ansvarar för att dataskyddsreglerna följs och som kan hjälpa den registrerade. 37

324 Till skillnad från i personuppgiftslagen finns det inte längre utrymme för den personuppgiftsansvarige att själv avgöra om det finns en adekvat skyddsnivå eller inte. Det är bara EU-kommissionen som kan fatta ett sådant beslut. EU-kommissionen har fattat beslut om att skyddsnivån i dessa länder är adekvat, det vill säga tillräckligt hög enligt dataskyddsförordningen: Andorra Argentina Bailiwick of Guernsey Färöarna Isle of Man Israel Jersey Nya Zeeland Schweiz Uruguay Dessutom har EU-kommissionen bedömt att skyddsnivån är adekvat på vissa områden eller under särskilda villkor i följande länder: Kanada, om deras lagstiftning för skydd av personuppgifter i privat sektor är tillämplig på mottagarens personuppgiftsbehandling. USA, om mottagaren har anslutit sig till så kallade Privacy Shield. 2 Nya beslut fattas löpande, uppgifterna ska kontrollera hos datainspektionen vid behov När får uppgifter annars överföras till tredje land? Personuppgifter får överföras till ett land utanför EU/EES utan att det finns beslut om att landet har en adekvat skyddsnivå om det finns: Bindande företagsbestämmelser Standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat Godkända uppförandekoder eller certifieringsmekanismer Rättsligt bindande instrument mellan myndigheter Tillstånd från tillsynsmyndigheten 2 Privacy Shield är en mekanism för självcertifiering som finns i USA. Det innebär att företag i USA kan anmäla sig till det amerikanska handelsdepartementet (Department of Commerce) och meddela att de uppfyller de krav som ställs i Privacy Shield. Enligt ett beslut från EUkommissionen är det tillåtet för personuppgiftsansvariga i EU att överföra personuppgifter till mottagare som har anslutit sig till Privacy Shield. 38

325 Det måste dessutom finnas lagstadgade rättigheter och möjlighet för de registrerade att klaga på personuppgiftsbehandlingen och få den prövad i domstol Bindande företagsbestämmelser Bindande företagsbestämmelser (Binding Corporate Rules, BCR) är regler som en företagskoncern med bolag i flera olika länder kan ta fram för att reglera sin behandling av personuppgifter. Bindande företagsbestämmelser måste godkännas av tillsynsmyndigheten i Sverige eller någon annan tillsynsmyndighet i EU. I dataskyddsförordningen finns detaljerade bestämmelser om vad bindande företagsbestämmelser ska innehålla och hur det går till när tillsynsmyndigheten behandlar ärenden om att få bindande företagsbestämmelser godkända. Innan en tillsynsmyndighet godkänner bindande företagsbestämmelser ska den begära yttrande från den Europeiska dataskyddsstyrelsen, där företrädare för alla EU/EES-länders tillsynsmyndigheter är med Standardavtalsklausuler som EU-kommissionen har beslutat om EU-kommissionen har godkänt vissa standardavtalsklausuler som handlar om dataskydd (Standard Contractual Clauses, SCC). Om ni ingår avtal, som innehåller dessa standardavtalsklausuler, med någon utanför EU/EES, så är det tillåtet att överföra personuppgifter till dem. Observera dock att ni inte får ändra i klausulerna. Om det är nödvändigt kan ni få lägga till klausuler om affärsrelaterade frågor, men sådana får då inte strida mot någon standardavtalsklausul. Standardavtalsklausulerna innehåller skyldigheter dels för personuppgiftsansvariga som vill föra över personuppgifter till länder utanför EU/EES, dels för personuppgiftsansvariga eller personuppgiftsbiträden som tar emot sådana uppgifter. Klausulerna reglerar också andra frågor kring överföringen, till exempel de registrerades rättigheter och hur tvister med anledning av avtalet ska lösas. Det finns tre alternativ att välja mellan när det gäller standardavtalsklausuler. Alla tre har godkänts av EU-kommissionen. Två av dessa gäller överföring till andra personuppgiftsansvariga i länder utanför EU/EES. Det tredje avser överföring av personuppgifter till personuppgiftsbiträden i länder utanför EU/EES. De svenska versionerna: Alternativ 1 Alternativ 2 Alternativ Uppförandekoder och certifieringsmekanismer Om personuppgiftsansvarig ansluter er till en godkänd uppförandekod eller godkänd certifieringsmekanism kan det vara tillåtet att överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES. Detta gäller under förutsättning att dessa medför rättsligt bindande och verkställbara skyldigheter även för mottagaren av personuppgifterna. 39

326 Rättsligt bindande instrument mellan myndigheter Det är tillåtet att grunda en överföring av personuppgifter till ett land utanför EU/EES på ett så kallat rättsligt bindande och verkställbart instrument, om överföringen sker mellan myndigheter. Ett sådant instrument mellan myndigheter kan vara ett samförståndsavtal eller ett informationsutbytesavtal inom till exempel skatteområdet Tillstånd från tillsynsmyndigheten Myndigheter får också överföra personuppgifter till ett land utanför EU/EES om de har fått tillstånd från tillsynsmyndigheten. Ett sådant tillstånd kan lämnas om överföringen grundar sig på avtalsklausuler mellan den som för över personuppgifter och mottagaren av dessa. Om det gäller överföring av personuppgifter mellan myndigheter kan tillstånd även lämnas om överföringen grundar sig på bestämmelser i administrativa överenskommelser som innehåller verkställbara och faktiska rättigheter för de registrerade. Innan tillsynsmyndigheten beslutar om särskilt tillstånd ska ett yttrande inhämtas från den Europeiska dataskyddsstyrelsen, där företrädare för alla EU/EES-länders tillsynsmyndigheter är med. 40

327 15. Konsekvensbedömning Om en typ av behandling, särskilt med användning av ny teknik och med beaktande av dess art, omfattning, sammanhang och ändamål, sannolikt leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter ska den personuppgiftsansvarige före behandlingen utföra en bedömning av den planerade behandlingens konsekvenser för skyddet av personuppgifter (artikel 35 dataskyddsförordningen). Artikel 29 gruppen har antagit riktlinjer för hur konsekvensbedömningen ska göras. Personuppgiftsansvarig, ska påbörja konsekvensbedömningen så tidigt som möjligt och börja även om vissa delar av behandlingen fortfarande är okända. Även personuppgiftsbehandlingar som har påbörjats innan dataskyddsförordningen började gälla, omfattas av kravet att en konsekvensbedömning ska genomföras vid behov. Den personuppgiftsansvarige ska rådfråga dataskyddsombudet om konsekvensbedömningen. Dataskyddsombudet bör även övervaka genomförandet av konsekvensbedömningen. Det är dock alltid den personuppgiftsansvarige som är ansvarig för att konsekvensbedömningen utförs. Konsekvensbedömningen kan utföras av någon annan, inom eller utanför organisationen, men den personuppgiftsansvarige har det yttersta ansvaret. Dataskyddsombudets råd och de beslut som den personuppgiftsansvarige fattar bör dokumenteras i konsekvensbedömningen Prövningen av om konsekvensbedömning ska göras n konsekvensbedömning ska göras om en viss ersonu gi tsbehandling sannolikt leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter". Risken ska i första hand bedömas utifrån dataskydd och integritet, men även utifrån andra grundläggande rättigheter som yttrandefrihet, tankefrihet, fri rörlighet, förbud mot diskriminering, rätt till frihet, samvete och religion. Det krävs en konsekvensbedömning om en behandling sannolikt leder till hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter (artikel 35 punkt 1 dataskyddsförordningen) När ska en konsekvensbedömning göras? Enligt artikel 35.3 ska en bedömning särskilt krävas vid: 1. En systematisk och omfattande bedömning av fysiska personers personliga förhållanden som grundar sig på automatisk behandling, inbegripet profilering, och på vilken beslut grundar sig som har rättsliga följder för fysiska personer eller på liknande sätt i betydande grad påverkar fysiska personer. 2. Behandling i stor omfattning av särskilda kategorier av uppgifter, som avses i artikel 9.1, eller av personuppgifter som rör fällande domar i brottmål och överträdelser som avses i artikel Systematisk övervakning av en allmän plats i stor omfattning. 41

328 Om behandlingen inte ingår i de tre kategorier som framgår av artikel 35.3, ska man göra en bedömning ör att komma ram till om en behandling sannolikt leder till en hög risk o h om det behövs därför en konsekvensbedömning. Artikel 29 gruppen har sammanställt nio steg, som bedömningen ska göras i, som beskrivs här. 1. Utvärdering eller poängsättning, som inbegriper profilering och förutsägelse, särskilt aspekter avseende den registrerades arbetsprestation, ekonomiska situation, hälsa, personliga preferenser eller intressen, pålitlighet eller beteende, vistelseort eller förflyttningar (skälen 71 och 91): Exempel på detta kan vara finansinstitut som granskar sina kunder mot en databas för kreditupplysning eller mot en databas för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism, eller ett bioteknikföretag som erbjuder genetiska tester direkt till konsumenter för att bedöma och förutse risker för sjukdomar/hälsorisker, eller ett företag som utvecklar profiler för beteende eller marknadsföring som grundas på användning av eller navigering på dess webbplats. 2. Automatiskt beslutsfattande med rättsliga eller liknande betydande följder: Detta steg handlar om behandling som har i sy te att atta beslut om registrerade som har rättsliga öl der ör ysiska ersoner eller liknande sätt i betydande grad verkar ysiska ersoner artikel 35 3 a Till e em el kan behandlingen leda till utestängning eller diskriminering av enskilda. Behandling som har liten eller ingen påverkan på enskilda uppfyller inte detta särskilda kriterium. Ytterligare förklaringar om dessa begrepp kommer att tillhandahållas i arbetsgruppens kommande riktlinjer om profilering. 3. Systematisk övervakning: Detta steg handlar om behandling som används för att observera, övervaka eller kontrollera registrerade, inbegripet uppgifter som har samlats in genom nätverk eller [s]ystematisk övervakning av en allmän lats artikel enna ty av övervakning är ett kriterium eftersom personuppgifter kan samlas in i situationer där de registrerade kanske inte är medvetna om vem som samlar in deras uppgifter eller hur de kommer att användas. Dessutom kan det vara omöjligt för enskilda att undvika att bli föremål för sådan behandling på allmän plats (eller allmänt tillgängliga platser). 4. Känsliga uppgifter eller uppgifter av mycket personlig karaktär: Detta steg omfattar särskilda kategorier av personuppgifter såsom de definieras i artikel 9 (till exempel information om enskildas politiska åsikter) liksom personuppgifter som gäller fällande domar i brottmål och brott såsom de definieras i artikel 10. Ett exempel kan vara ett allmänt sjukhus som lagrar patienternas journaler eller en privatdetektiv som sparar uppgifter om gärningsmän. Utöver dessa bestämmelser i förordningen kan vissa kategorier av uppgifter anses öka den eventuella risken för enskildas rättigheter och friheter. Sådana personuppgifter anses vara känsliga (såsom detta begrepp normalt förstås), eftersom de är kopplade till verksamhet som har samband med hushållet och privat verksamhet (såsom elektronisk kommunikation vars konfidentialitet ska skyddas), eller eftersom de påverkar utövandet av en grundläggande rättighet (såsom lokaliseringsuppgifter vars insamling medför att den fria rörligheten 42

329 ifrågasätts) eller eftersom åsidosättandet av dessa rättigheter entydigt får allvarliga konsekvenser för den registrerades dagliga liv (såsom finansiella uppgifter som kan användas för betalningsbedrägeri). I detta avseende kan det ha betydelse om uppgifterna redan har offentliggjorts av den registrerade eller av tredje man. Det faktum att personuppgifterna har offentliggjorts kan beaktas som en faktor vid bedömningen av om uppgifterna förväntades användas vidare för särskilda ändamål. Detta kriterium kan även omfatta uppgifter såsom personliga dokument, e-postmeddelanden, dagböcker, kommentarer från läsplattor som är utrustade med kommentarfunktioner och mycket personlig information i applikationer som registrerar aktiviteter. 5. Uppgifter som behandlas i stor omfattning: I förordningen definieras inte vad som avses med stor omfattning, även om viss vägledning ges i skäl 91. Arbetsgruppen rekommenderar i vart fall att följande faktorer beaktas särskilt vid bedömningen av huruvida behandlingen utförs i stor omfattning16: a. Antalet registrerade som berörs, antingen som ett särskilt antal eller som en andel av den aktuella populationen. b. Mängden uppgifter och/eller variationen av hanterade dataelement. c. Databehandlingens varaktighet eller beständighet. d. Behandlingens geografiska omfattning. 6. Matchande eller kombinerande uppgiftsserier: Uppgiftsserier som till exempel kommer från två eller flera behandlingar av uppgifter som utförs i olika syften och/eller av olika personuppgiftsansvariga på ett sätt som överstiger den registrerades rimliga förväntningar Uppgifter som rör sårbara registrerade (skäl 75): Behandling av denna typ av uppgifter är ett kriterium på grund av en ökad maktobalans mellan de registrerade och den personuppgiftsansvarige, vilket innebär att det kan vara svårt för enskilda att på ett enkelt sätt lämna samtycke eller motsätta sig behandling av sina uppgifter eller utöva sina rättigheter. Sårbara registrerade kan omfatta barn (de kan anses inte vara i stånd att medvetet och med eftertanke motsätta sig eller lämna samtycke till behandling av sina uppgifter), anställda, mer sårbara befolkningsgrupper som behöver socialt skydd (psykiskt sjuka personer, asylsökande, äldre personer, patienter osv.), samt i vart fall situationer där en obalans kan fastställas vad gäller förhållandet mellan den registrerade och den personuppgiftsansvarige. 8. Innovativ användning eller tillämpning av nya tekniska eller organisatoriska lösningar: Behandling som en kombination av fingeravtryck och ansiktsigenkänning för förbättrad fysisk åtkomstkontroll osv. I förordningen klargörs (artikel 35.1 och skälen 89 och 91) att användningen av ny teknik de inierad i enlighet med den u n dda niv n av teknisk kunska skäl 91 kan innebära att det behövs en konsekvensbedömning etta beror att användningen av sådan teknik kan omfatta nya former av insamling och användning av 43

330 uppgifter, eventuellt med hög risk för enskildas rättigheter och friheter. De personliga och sociala konsekvenserna av användningen av ny teknik kan vara okända. En konsekvensbedömning hjälper den personuppgiftsansvarige att förstå och hantera sådana risker Till e em el kan vissa sakernas internet -applikationer få betydande konsekvenser för enskildas dagliga liv och integritet och således kräva en konsekvensbedömning. 9. Om behandlingen i sig hindrar de registrerade från att utöva en rättighet eller använda en tjänst eller ett avtal:(artikel 22 och skäl 91). Detta omfattar behandlingar som syftar till att medge, ändra eller neka registrerade tillgång till en tjänst eller att ingå ett avtal. Ett exempel på detta är när en bank granskar sina kunder mot en databas för kreditupplysning för att besluta om de ska erbjudas lån. I artikel 29-gruppens riktlinjer tilläggs sedan att i de flesta situationer kan en personuppgiftsansvarig anse att en konsekvensbedömning ska utföras om två av dessa kriterier är uppfyllda. Generellt sett anser arbetsgruppen att ju fler kriterier behandlingen uppfyller, desto mer sannolikt är det att det föreligger en hög risk för de registrerades rättigheter och friheter, och att det därför krävs en konsekvensbedömning, oberoende av vilka åtgärder som den personuppgiftsansvarige planerar att vidta. Om man får tre eller flera svar a de nio frågorna ska en konsekvensbedömning göras! Nedan följer en bild som visar de olika stegen vid prövningen. Omfattas behandling av en av de tre fallen i artikel 35.3? Ja - konsekvensbedömmning måste göras. Nej - gör bedömning enligt artikel 29 gruppens nio kriterier. Vid tre eller flera svar ja på de nio - gör konsekvensbedömning. Vid två ja på de nio - bedöm om konsekvensbedömning ska göras samt dokumentera. Vid nej på alla nio frågor - ingen konsekvensbedömning. 44

331 När ska en konsekvensbedömning inte göras? Det krävs inte en konsekvensbedömning om personuppgiftsbehandlingen: Sannolikt inte leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter Är mycket lik en annan personuppgiftsbehandling där det redan finns en konsekvensbedömning. Har sin rättsliga grund i en lag eller förordning, och en konsekvensbedömning redan har genomförts när lagen eller förordningen fastställdes. Datainspektionen känner inte till att det finns några sådana exempel än. En konsekvensbedömning behöver inte göras om den tilltänkta behandlingen inte innefattar någon av de kriterier som artikel 29 gruppen har tagit fram som bedömningsmall En eller flera behandlingar? En konsekvensbedömning kan gälla för en eller för flera liknande behandlingar. En enda konsekvensbedömning kan till exempel användas för att bedöma flera behandlingar som liknar varandra vad gäller art, omfattning, innehåll, ändamål och risker, såsom Ett antal matvarubutiker ska var och en införa liknande övervakningssystem på likartade platser. De kan göra en enda konsekvensbedömning. En organisation vill införa en personuppgiftsbehandling som liknar en annan personuppgiftsbehandling där det redan finns en konsekvensbedömning. Då kan de använda den första bedömningen som referens i sin nya konsekvensbedömning. Den som gör en gemensam konsekvensbedömning för flera personuppgiftsbehandlingar ska motivera varför en enda konsekvensbedömning har utförts. Motiveringen ska dokumenteras Konsekvensbedömningens innehåll En konsekvensbedömning ska enligt artikel 29 gruppen innehålla följande: En systematisk beskrivning av behandlingen Den systematiska beskrivningen ska innefatta beskrivning av behandlingens art, omfattning, sammanhang och ändamål. Den ska också innehålla beskrivning av vilka personuppgifter som registrats, vilka mottagare de överförs till och vilken period de kommer att lagras. Det ska finnas en funktionell beskrivning av behandlingen. De tillgångar som är nödvändiga för behandlingen ska beskrivas (maskinvara, programvara, nätverk, personer, papper eller spridningskanaler för papper). Efterlevnad av eventuella godkända uppförandekoder ska beaktas (artikel 35.8). 45

332 Bedömning av behovet av och proportionaliteten hos behandlingen (artikel 35.7 b) De planerade åtgärderna för att visa att förordningen följs som har fastställts (artikel 35.7 d och skäl 90), ska beskrivas. Det ska visas hur åtgärder som bidrar till att behandlingen är proportionell och nödvändiga på grundval av: särskilda, uttryckligt angivna och berättigade ändamål (artikel 5.1 b), laglig behandling (artikel 6), adekvata, relevanta och inte för omfattande uppgifter (artikel 5.1 c), begränsad lagringstid (artikel 5.1 e). Det ska tas upp vilka åtgärder som stärker de registrerades rättigheter som är tillgångliga med beaktande av: Information till den registrerade (artiklarna 12, 13 och 14). Rätt till tillgång och till dataportabilitet (artiklarna 15 och 20). Rätt till rättelse och radering (artiklarna 16, 17 och 19). Rätt att göra invändningar och till begränsning av behandling (artiklarna 18, 19 och 21). Förhållandet till personuppgiftsbiträden (artikel 28). Skyddsåtgärder som vidtagits för internationella överföringar och det ska beskrivas om förhandssamråd skett (artikel 36). Hantering av risker för de registrerades rättigheter och friheter (artikel 35.7 c) Det ska göras en uppskattning av riskens ursprung, art, särdrag och allvar (se skäl 84). Mer specifikt, för varje risk ur de registrerades perspektiv: 1. Beaktande av riskens ursprung (skäl 90). 2. Identifiering av möjliga konsekvenser för de registrerades rättigheter och friheter vid händelser, däribland obehörig åtkomst, oönskad ändring och förlust av uppgifter. 3. Identifiering av hot som kan leda till obehörig åtkomst, oönskad ändring och förlust av uppgifter. 4. Uppskattning av sannolikhetsgrad och allvar (skäl 90). 5. Fastställande av planerade åtgärder för att hantera dessa risker (artikel 35.7 d och skäl 90). Exempel på risker är obehörig åtkomst, oönskad ändring och att uppgifter försvinner. Medverkan från berörda parter Medverkan från berörda parter ska dokumenteran, här märks: 1. Rådfrågan av dataskyddsombudet (artikel 35.2). 2. När så är lämpligt, inhämtning av synpunkter från de registrerade eller deras företrädare (artikel 35.9) Inhämta synpunkter från de registrerade? Den personuppgiftsansvarige ska, när det är lämpligt, inhämta synpunkter från de registrerade eller deras företrädare om den avsedda behandlingen, utan att det påverkar skyddet av 46

333 kommersiella eller allmänna intressen eller behandlingens säkerhet. Beroende på hur personuppgiftsbehandlingen är planerad att fungera kan man fråga på olika sätt. I vissa fall är det lämpligt med en enkät till allmänheten, ibland kan det vara bra att rådgöra med fackliga företrädare. För en skola kan det vara lämpligt att rådgöra med elevernas vårdnadshavare. Om den personuppgiftsansvarige och de registrerade inte har samma syn på behandlingen, ska det dokumenteras. Det är särskilt viktigt om man väljer att gå vidare med personuppgiftsbehandlingen. Om den personuppgiftsansvarige väljer att inte inhämta synpunkter från de registrerade, ska man dokumentera även det. Kanske är det inte lämpligt för att det skulle äventyra företagets affärsplaner, innebära oproportionerligt mycket arbete vara eller ogenomförbart av andra skäl Ska konsekvensbedömningen offentliggöras? Det är inte ett rättsligt krav enligt förordningen att offentliggöra en konsekvensbedömning, utan detta är den personuppgiftsansvariges beslut. En upprättad konsekvensbedömning blir dock offentlig hos en kommun om det inte finns skäl att sekretessbelägga delar. Detta enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen Hur ska konsekvensbedömning följas upp? Den personuppgiftsansvarige ska vid behov genomföra en översyn för att bedöma om behandlingen genomförs i enlighet med konsekvensbedömningen avseende dataskydd åtminstone när den risk som behandlingen medför förändras. Personuppgiftsansvarige bör regelbundet och kontinuerligt se över och omvärdera sina personuppgiftsbehandlingar för att bedöma om det bör genomföras en ytterligare konsekvensbedömning i fall om förhållanden har ändrats. Till exempel kan riskerna ha ändrats så att behandlingen nu sannolikt leder till en hög risk fast den inte gjorde det tidigare. Konsekvensbedömningen är en pågående process. 47

334 15.8 Sammanfattande beskrivning av stegen 48

335 16. Personuppgiftsincident En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt behandlats. Personuppgiftsincident kan innebära risker för människors friheter och rättigheter. Riskerna kan innebära att någon förlorar kontrollen över sina uppgifter eller att rättigheterna inskränks. Exempel: Diskriminering, identitetsstöld, bedrägeri, skadlig ryktesspridning. Finansiell förlust. Brott mot sekretess eller tystnadsplikt. En personuppgiftsincident har till exempel inträffat om uppgifter om en eller flera registrerade personuppgifter har: Blivit förstörda, oavsiktligt eller olagligt. Gått förlorade på annat sätt eller ändrats. Kommit i orätta händer/röjts till någon obehörig. Exempel på personuppgiftsincidenter: a) Obehörig part har fått tillgång till personuppgifterna, till exempel om någon har skickat personuppgifter till mottagare som inte skulle ha uppgifterna. b) Datorer som innehåller personuppgifter har förlorats eller stulits. c) Någon har ändrat personuppgifter utan tillstånd. d) Personuppgifterna är inte tillgängliga för den som behöver dem, och det leder till negativa effekter för de registrerade personerna. En personuppgiftsincident som inte snabbt åtgärdas på lämpligt sätt kan för fysiska personer leda till fysisk, materiell eller immateriell skada, såsom förlust av kontrollen över de egna personuppgifterna eller till begränsning av deras rättigheter, diskriminering, identitetsstöld eller bedrägeri, ekonomisk förlust, obehörigt hävande av pseudonymisering, skadat anseende, förlust av konfidentialitet när det gäller personuppgifter som omfattas av tystnadsplikt, eller till annan ekonomisk eller social nackdel för den berörda fysiska personen. För att hantera en personuppgiftsincident ska det finnas en incidentgrupp bestående av ITchefen, säkerhetsansvarig och jurist (eller motsvarande funktion), samt samordnare och dataskyddsombud, se vidare bilaga 8. 49

336 17. Gallring Personu gi ter r inte bevaras längre än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändam len med behandlingen et innebär att u gi ter kan behöva gallras ortlö ande eller att andra tgärder kan krävas t e att tkomstbegränsningar in örs et kan dessutom innas krav i annan ör attning att bevara u gi ter viss tid t e ör redovisnings- eller arkivändam l enom en gallrings oli y eller n gon annan lan ör dokumenthantering kan dessa tgärder tydliggöras o h in öras i verksamheten ven ersonu gi ter i ostrukturerat material s som i dokument servrar i en enkel lista ebb latser o s v behöver raderas när ändam let med behandlingen är u yllt ör att hantera detta behöver en bedömning alltid göras ör vilket ändam l e em elvis ett e- ostmeddelande eller dokument ska s aras o h var t e kundregistret ärendet et Det finns ingen bestämd tidsgräns ör hur länge ersonu gi ter tidsgränsen m ste bedömas r n all till all, utifrån följande: r behandlas utan Gällande regelverk för arkivering. Pågående relation med den registrerade som kan påverka gallringstiden. Ändamålet med behandlingen kan tala for en längre gallringstid. Det är framförallt viktigt att gällande gallringsrutiner följs så att inte handlingar med personuppgifter blir kvar i hyllor eller arkiv på ett sätt som inte kan motiveras. 50

337 18. Checklista Varje personuppgiftsansvarig bör uppfylla följande GDPR krav: Utse ett dataskyddsombud och anmäla det till tillsynsmyndigheten. Se till att alla medarbetare genomgått utbildning om dataskyddsförordningen. Se till alla medarbetare genomfört inventering av personuppgifter som de behandlar. Se till alla medarbetare gjort en utvärdering av de personuppgifter som de behandlar. Se till att identifiera laglig grund för behandling av personuppgifter. Se till att identifiera ändamål med varje behandling av personuppgifter. Se till att det finns ett register med behandlingar av personuppgifter. Se till att alla registrerade får information om hur deras personuppgifter behandlas. Se till att det finns en uppdaterad gallringspolicy samt att medarbetare använder den. Se till att ha alla rutiner på plats för att kunna respektera de registrerades rättigheter såsom att få kopia på den information som behandlas, korrigering eller radering etc. Se till att alla medarbetare är utbildade i vilka rutiner (processer) som gäller. Se till att våra processer uppfyller tillämpliga säkerhetskrav. Se till att alla medarbetare som upprättar personuppgiftsbiträdesavtal använder standard personuppgiftsbiträdesavtal som uppfyller GDPR krav. Se till att det finns personuppgiftsbiträdesavtal med alla personuppgiftsbiträde och att de är uppdaterade. Se till att det utses minst en samordnare för varje personuppgiftsansvarig. Se till att personuppgiftsincidenter hanteras enligt GDPR samt anmäls till tillsynsmyndigheten inom 72 timmar. Vanliga brister vid tillämpning av GDPR: De typiska bristerna när det gäller efterlevnaden av personuppgiftslagen (tidigare lagstiftning) och som återkommande påpekats i Datainspektionens tillsynsbeslut har varit följande: Otillräcklig information ges till de registrerade, eller information som inte är korrekt när det gäller exempelvis ändamålet för behandlingen. Personuppgiftsbiträdesavtal saknas. Registerförteckning saknas. Överföring till tredje land sker i strid med lag. Gallringsrutiner saknas och personuppgifter behandlas under för lång tid. Otillräcklig behörighetsbegränsning finns för åtkomst till data/dokument. Rutiner för att lämna information till de registrerade efter begäran saknas. Se över behandlingen av särskilda kategorier av uppgifter, behandling av ersonnummer o h behandling av särskilda kategorier av ersonu gi ter känsliga ersonu gi ter Se över om det genomförs konsekvensbedömningar samt vidta åtgärder. Se över om det sker överföring till tredje länder och vidta åtgärder. 51

338 Bilageförteckning 1. Länder som omfattas av GDPR 2. Register författningar och speciallagstiftning 3. Personuppgiftsbiträdesavtal 4. Samtycke, rutiner och blanketter 5. Information, mall mm 6. Begäran om registerutdrag, rutiner och blanketter 7. Begäran om rättelse, invändning, begränsning, radering eller dataportabilitet, rutiner och blanketter 8. Personuppgiftsincident, rutiner och intern rapport 52

339 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 1 Bilaga 1 - Länder som omfattas av GDPR Det är viktigt att komma ihåg att institutionens, organisationens eller näringslivets fysiska läge är inte lika viktigt för att fastställa behovet av att följa GDPR som den fysiska platsen där den registrerade befinner sig - den person vars uppgifter samlas in, bearbetas eller lagras. Lagstiftningen gäller i EU medlemsstater och EES länder, men den kommer att få en global inverkan då organisationer i andra länder kommer att ha tillgång till och behandla personuppgifter som tillhör registrerade som är medborgare i EU och EES länder. EU, Europeiska unionens 28 medlemsländer: Bulgarien Grekland Malta Spanien Belgien Irland Nederländerna Storbritannien Cypern Italien Polen Sverige Danmark Kroatien Portugal Tjeckien Estland Lettland Rumänien Tyskland Finland Litauen Slovakien Ungern Frankrike Luxemburg Slovenien Österrike EES, Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdets tre medlemsländer: Island Liechtenstein Norge Sida 1 av 1

340 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 2 Bilaga 2 - Registerförfattningar och speciallagstiftning För behandling av känsliga personuppgifter krävs lagstöd. Sådant stöd och andra regler om hur personuppgifter ska behandlas på respektive område finns i registerförfattningar och speciallagstiftning. Ett urval av sådan lagstiftning presenteras här. Registerförfattningar mm Socialtjänst, vård och omsorg Lagen (2001:454) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (SoLPuL). Förordning (2001:637) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten. Patientdatalagen (2008:355) Patientdataförordning (2008:360) Observera att dataskyddsförordningen och tillhörande författningar inte är tillämpliga på hela socialtjänstens område. Dataskyddsdirektivet och brottsdatalagen (2018:1177) är istället tillämpliga vid arbete i syfte att förebygga, förhindra, utreda, avslöja eller lagföra brott eller verkställa straffrättsliga påföljder, i vilket även ingår att skydda mot samt förebygga och förhindra hot mot den allmänna säkerheten. 1 Av propositionerna 2017/18 s och 2017/18:232 s 431 framgår att dataskyddsdirektivet och brottsdatalagen gäller när statens institutionsstyrelse verkställer sluten ungdomsvård och när socialnämnder verkställer straffrättsliga påföljder samt vård enligt lag (1998:870) om vård av missbrukare i vissa fall, LVM. Utbildning Skollagen (2010:800). Förordning (2006:39) om register och dokumentation vid fullgörandet av kommunernas aktivitetsansvar för ungdomar Val Lagen (2001:183) om behandling av personuppgifter i verksamhet med val och folkomröstningar samt förordning (2002:61) om behandling av personuppgifter i verksamhet med val (Länsstyrelsen registeransvarig) Andra lagar som anpassats till dataskyddsförordningen En rad lagar har anpassats till dataskyddsförordningen och relaterar direkt till den. Det gäller till exempel olika civilrättsliga lagar på bl.a. fastighetsrättens område har anpassats, 1 Av 1 kap. 3 SoLPuL framgår att den lagen (och GDPR, samt dataskyddslagen) inte tillämpas vid behandling av personuppgifter som avses i artikel 2.2 d GDPR, se också skäl 19, samma förordning. Sida 1 av 2

341 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 2 registerförfattningar på arbetsmarknadsområdet har anpassats, lagar inom miljö- och energidepartementets område har anpassats. Detsamma gäller lagar inom skatt, tull och exekution samt på finansmarknadsområdet. Det har också kommit en ny kamerabevakningslag. Sida 2 av 2

342 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 Bilaga 3 Personuppgiftsbiträdesavtal Denna förlaga till personuppgiftsbiträdesavtal är direkt hämtat från från SKL:s webbplats/hemsida, Adress: ngdpr/informationsinsatserkringdataskyddsforordningen/personuppgiftsbitrade html På hemsidan finns också ytterligare information om avtalet. Om personuppgiftsbiträdesavtalet på SKL:s hemsida uppdateras, ska den uppdaterade versionen från hemsidan användas. 1

343 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 Innehållsförteckning 1. PARTER, PARTERNAS STÄLLNING, KONTAKTUPPGIFTER OCH KONTAKTPERSONER DEFINITIONER BAKGRUND OCH SYFTE BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OCH SPECIFIKATION DEN PERSONUPPGIFTSANSVARIGES ANSVAR PERSONUPPGIFTSBITRÄDETS ÅTAGANDEN SÄKERHETSÅTGÄRDER SEKRETESS/TYSTNADSPLIKT GRANSKNING, TILLSYN OCH REVISION HANTERING AV RÄTTELSER OCH RADERING M.M PERSONUPPGIFTSINCIDENTER UNDERBITRÄDE LOKALISERING OCH ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE LAND ANSVAR FÖR SKADA I SAMBAND MED BEHANDLING LAGVAL OCH TVISTLÖSNING PUB-AVTALETS TECKNANDE, AVTALSTID OCH UPPSÄGNING ÄNDRINGAR OCH UPPSÄGNING MED OMEDELBAR VERKAN M.M ÅTGÄRDER VID PUB-AVTALETS UPPHÖRANDE MEDDELANDEN INOM RAMEN FÖR DETTA PUB-AVTAL OCH INSTRUKTIONER KONTAKTPERSONER ANSVAR FÖR UPPGIFTER OM PARTERNA OCH KONTAKTPERSONER SAMT KONTAKTUPPGIFTER PARTERNAS UNDERTECKNANDEN AV PUB-AVTALET

344 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 PERSONUPPGIFTSBITRÄDESAVTAL Avtal enligt Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679, art PARTER, PARTERNAS STÄLLNING, KONTAKTUPPGIFTER OCH KONTAKTPERSONER Personuppgiftsansvarig [Organisationens fullständiga namn] Organisationsnummer [Organisationens organisationsnummer] Postadress [Organisationens postadress] Kontaktperson för administration av detta personuppgiftsbiträdesavtal Namn: [Kontaktpersonens Förnamn och Efternamn] E-post: [Kontaktpersonens e-postadress] Tfn: [Kontaktpersonens telefonnummer] Kontaktperson för parternas samarbete om dataskydd Namn: [Kontaktpersonens Förnamn och Efternamn] E-post: [Kontaktpersonens e-postadress] Tfn: [Kontaktpersonens telefonnummer] Personuppgiftsbiträde [Organisationens fullständiga namn] Organisationsnummer [Organisationens organisationsnummer] Postadress [Organisationens postadress] Kontaktperson för administration av detta personuppgiftsbiträdesavtal Namn: [Kontaktpersonens Förnamn och Efternamn] E-post: [Kontaktpersonens e-postadress] Tfn: [Kontaktpersonens telefonnummer] Kontaktpersoner för parternas samarbete om dataskydd Namn: [Kontaktpersonens Förnamn och Efternamn] E-post: [Kontaktpersonens e-postadress] Tfn: [Kontaktpersonens telefonnummer] 2. DEFINITIONER Utöver de begrepp som definieras i löptext, i detta personuppgiftsbiträdesavtal, ska dessa definitioner oavsett om de används i plural eller singular, i bestämd eller obestämd form, ha nedanstående innebörd när de anges med versal som begynnelsebokstav. Behandling En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande Personuppgifter eller uppsättningar av Personuppgifter, oberoende av om de utförs automatiserat eller ej, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, 1 Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 föreskriver att det ska finnas ett skriftligt avtal om Personuppgiftsbiträdets Behandling av Personuppgifter för Den personuppgiftsansvariges räkning. 3

345 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 Dataskyddslagstiftning Personuppgiftsansvarig Instruktion Logg Loggning Personuppgiftsbiträde Personuppgift Personuppgiftsincident Registrerad Tredje land lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring. Avser all integritets- och personuppgiftslagstiftning, samt all annan eventuell lagstiftning (inklusive förordningar och föreskrifter), som är tillämplig på den personuppgiftsbehandling som sker enligt detta PUB-avtal, inklusive nationell sådan lagstiftning och EU-lagstiftning. Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamål och medlen för Behandlingen av Personuppgifter. De skriftliga instruktioner som närmare anger föremål, varaktighet, art och ändamål, typ av Personuppgifter samt kategorier av Registrerade och särskilda behov som omfattas av Behandlingen. Logg är resultatet av Loggning. Loggning är ett kontinuerligt insamlande av uppgifter om den Behandling av Personuppgifter som utförs enligt detta PUBavtal och som kan knytas till en enskild fysisk person. Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som Behandlar Personuppgifter för den Personuppgiftsansvariges räkning. Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, varvid en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras särskilt med hänvisning till en identifierare som ett namn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller online-identifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. En säkerhetsincident som leder till oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller till obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till de Personuppgifter som överförts, lagrats eller på annat sätt Behandlats. Fysisk person vars Personuppgifter Behandlas. En stat som inte ingår i Europeiska unionen (EU) eller inte är ansluten till Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). 4

346 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 Underbiträde Fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som i egenskap av underleverantör till Personuppgiftsbiträdet Behandlar Personuppgifter för Personuppgiftsansvariges räkning. 3. BAKGRUND OCH SYFTE 3.1 Med detta Personuppgiftsbiträdesavtal ( PUB-avtalet ) reglerar den Personuppgiftsansvarige Personuppgiftsbiträdets Behandling av Personuppgifter åt den Personuppgiftsansvarige. PUB-avtalets syfte är att säkerställa den Registrerades fri- och rättigheter vid Behandlingen, i enlighet med vad stadgas i Allmänna dataskyddsförordningen EU 2016/679 ( Dataskyddsförordningen ), art PUB-avtalet utgör ett självständigt avtal om Behandlingen. När PUB-avtalet utgör ett av flera avtalsdokument inom ramen för ett annat avtal benämns det andra avtalet Huvudavtalet i PUB-avtalet. 3.3 För det fall något av det som stadgas i kap. 1, 16, 17, 18.2, i PUB-avtalet regleras på annat sätt i Huvudavtalet ska Huvudavtalets reglering ha företräde. 3.4 PUB-avtalets information, i form av bestämmelser och andra uppgifter som påverkar PUB-avtalets tillämpning, samt PUB-avtalets hänvisningar till sådan information, t.ex. lagstiftning (inklusive förordningar och föreskrifter), avser vid var tid gällande sådan information. 4. BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OCH SPECIFIKATION 4.1 Den Personuppgiftsansvarige utser härmed Personuppgiftsbiträdet att utföra Behandlingen för den Personuppgiftsansvariges räkning enligt vad som stadgas i detta PUB-avtal. 4.2 Den Personuppgiftsansvarige ska ge Instruktioner till Personuppgiftsbiträdet om hur det ska utföra Behandlingen Personuppgiftsbiträdet får endast utföra Behandlingen i enlighet med PUB-avtalet och vid var tid gällande Instruktioner. 5. DEN PERSONUPPGIFTSANSVARIGES ANSVAR 5.1 Den Personuppgiftsansvarige ansvarar för att det vid var tid finns laglig grund för Behandlingen och för att utforma korrekta Instruktioner så att Personuppgiftsbiträdet och Underbiträdet kan fullgöra sitt eller sina uppdrag enligt detta PUB-avtal och Huvudavtal i förekommande fall. 5

347 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga Den Personuppgiftsansvarige ska utan onödigt dröjsmål informera Personuppgiftsbiträdet om förändringar i Behandlingen vilka påverkar Personuppgiftsbiträdets skyldigheter enligt Dataskyddslagstiftningen. 5.3 Den Personuppgiftsansvarige ansvarar för att informera Registrerade om Behandlingen och för att tillvarata Registrerades rättigheter enligt Dataskyddslagstiftningen samt vidta varje annan åtgärd som åligger den Personuppgiftsansvarige enligt Dataskyddslagstiftningen. 6. PERSONUPPGIFTSBITRÄDETS ÅTAGANDEN 6.1 Personuppgiftsbiträdet förbinder sig att endast utföra Behandlingen i enlighet med PUBavtalet och Instruktioner samt att följa Dataskyddslagstiftningen. Personuppgiftsbiträdet förbinder sig även att fortlöpande hålla sig informerad om gällande rätt på området. 6.2 Personuppgiftsbiträdet ska vidta åtgärder för att skydda Personuppgifterna mot alla slag av Behandlingar som inte är förenliga med PUB-avtalet, Instruktioner och Dataskyddslagstiftningen. 6.3 Personuppgiftsbiträdet åtar sig säkerställa att samtliga fysiska personer som arbetar under dess ledning följer PUB-avtalet och Instruktioner samt att de fysiska personerna informeras om relevant lagstiftning. 6.4 Personuppgiftsbiträdet ska på begäran från den Personuppgiftsansvarige bistå denne med att säkerställa att skyldigheterna enligt Dataskyddsförordningen, art , fullgörs och svara på begäran om utövande av den Registrerades rättigheter i enlighet med Dataskyddsförordningen, kap. III, med beaktande av typen av Behandling och den information som Personuppgiftsbiträdet har att tillgå. 6.5 För det fall att Personuppgiftsbiträdet finner att Instruktioner är otydliga, i strid med Dataskyddslagstiftningen eller saknas och Personuppgiftsbiträdet bedömer att nya eller kompletterande Instruktioner är nödvändiga för att genomföra sina åtaganden ska Personuppgiftsbiträdet utan dröjsmål informera den Personuppgiftsansvarige, tillfälligt upphöra med Behandlingen och invänta nya Instruktioner. 6.6 För det fall att den Personuppgiftsansvarige förser Personuppgiftsbiträdet med nya eller ändrade Instruktioner ska Personuppgiftsbiträdet, utan onödigt dröjsmål från mottagandet, meddela den Personuppgiftsansvarige huruvida genomförandet av de nya Instruktionerna föranleder förändrade kostnader för Personuppgiftsbiträdet. 7. SÄKERHETSÅTGÄRDER 7.1 Personuppgiftsbiträdet ska vidta alla tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att förhindra Personuppgiftsincidenter, genom att säkerställa att Behandlingen uppfyller kraven i Dataskyddsförordningen och att den Registrerades rättigheter skyddas. 6

348 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga Personuppgiftsbiträdet ska fortlöpande säkerställa att den tekniska och organisatoriska säkerheten i samband med Behandlingen medför en lämplig nivå av konfidentialitet, integritet, tillgänglighet och motståndskraft. 7.3 Eventuella tillkommande eller ändrade krav på skyddsåtgärder från den Personuppgiftsansvarige, efter parternas tecknande av PUB-avtalet, ska betraktas som nya Instruktioner enligt PUB-avtalet. 7.4 Personuppgiftbiträdet ska genom behörighetskontrollsystem endast ge åtkomst till Personuppgifterna för sådana fysiska personer som arbetar under Personuppgiftsbiträdets ledning och som behöver åtkomsten för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. 7.5 Personuppgiftsbiträdet åtar sig att kontinuerligt Logga åtkomst till Personuppgifterna enligt PUB-avtalet i den utsträckning det krävs enligt Instruktionen. Loggar får gallras först fem (5) år efter Loggningstillfället om inte annat anges i Instruktionen. Loggar ska omfattas av erforderliga skyddsåtgärder, i enlighet med Dataskyddslagstiftningen. 7.6 Personuppgiftsbiträdet ska systematiskt testa, undersöka och utvärdera effektiviteten hos de tekniska och organisatoriska åtgärder som ska säkerställa Behandlingens säkerhet. 8. SEKRETESS/TYSTNADSPLIKT 8.1 Personuppgiftsbiträdet och samtliga fysiska personer som arbetar under dess ledning ska vid Behandlingen iaktta såväl sekretess som tystnadsplikt. Personuppgifterna får inte nyttjas eller spridas för andra ändamål, vare sig direkt eller indirekt, såvida inte annat avtalats Personuppgiftsbiträdet ska tillse att samtliga fysiska personer som arbetar under dess ledning, vilka deltar i Behandlingen, är bundna av sekretessförbindelse avseende Behandlingen. Detta krävs dock inte om dessa redan omfattas av en straffsanktionerad tystnadsplikt som följer av lag. Personuppgiftsbiträdet åtar sig även att tillse att det finns sekretessavtal med Underbiträdet samt sekretessförbindelser mellan Underbiträdet och samtliga fysiska personer som arbetar under dess ledning, vilka deltar i Behandlingen. 8.3 Personuppgiftsbiträdet ska skyndsamt underrätta den Personuppgiftsansvarige om eventuella kontakter med tillsynsmyndighet avseende Behandlingen. Personuppgiftsbiträdet har inte rätt att företräda den Personuppgiftsansvarige eller agera för den Personuppgiftsansvariges räkning gentemot tillsynsmyndigheter i frågor avseende Behandlingen. 8.4 Om den Registrerade, tillsynsmyndighet eller tredje man begär information från Personuppgiftsbiträdet vilken rör Behandlingen, ska Personuppgiftsbiträdet informera den Personuppgiftsansvarige om saken. Information om Behandlingen får inte lämnas till den Registrerade, tillsynsmyndighet eller tredje man utan skriftligt medgivande från den Personuppgiftsansvarige, såvida det inte framgår av tvingande lag att information ska lämnas. 7

349 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 Personuppgiftsbiträdet ska bistå med förmedling av den informationen som omfattas av ett medgivande eller lagkrav. 9. GRANSKNING, TILLSYN OCH REVISION 9.1 Personuppgiftsbiträdet ska utan onödigt dröjsmål, på den Personuppgiftsansvariges begäran, tillhandahålla den information om tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som den Personuppgiftsansvarige behöver för att kunna fastställa att Personuppgiftsbiträdet uppfyller sina åtaganden enligt PUB-avtalet och Dataskyddsförordningen, art h. 9.2 Personuppgiftsbiträdet åtar sig att minst en (1) gång om året granska säkerheten avseende Behandlingen genom en egenkontroll för att säkerställa att Behandlingen följer PUB-avtalet. Resultatet av sådan egenkontroll ska på begäran delges den Personuppgiftsansvarige. 9.3 Den Personuppgiftsansvarige äger rätt att, själv eller genom annan av denne utsedd tredje part (som inte får vara en konkurrent till Personuppgiftsbiträdet), följa upp att Personuppgiftsbiträdet uppfyller PUB-avtalets, Instruktionernas och Dataskyddslagstiftningens krav. Personuppgiftsbiträdet ska vid sådan granskning bistå den Personuppgiftsansvarige, eller den som utför granskningen i den Personuppgiftsansvariges ställe, med dokumentation, tillgång till lokaler, IT-system och andra tillgångar som behövs för att kunna granska Personuppgiftsbiträdets efterlevnad av PUB-avtalet, Instruktioner och Dataskyddslagstiftningen. Den Personuppgiftsansvarige ska säkerställa att personal som genomför granskningen är underkastade sekretess eller tystnadsplikt enligt lag eller avtal. 9.4 Personuppgiftsbiträdet äger alternativt till vad som stadgas i punkterna , rätt att erbjuda andra tillvägagångssätt för granskning av Behandlingen, exempelvis granskning genomförd av oberoende tredje part. Den Personuppgiftsansvarige ska i sådant fall äga rätt, men inte skyldighet, att tillämpa detta alternativa tillvägagångssätt för granskning. Vid sådan granskning ska Personuppgiftsbiträdet ge den Personuppgiftsansvarige eller en tredje part den assistans som behövs för utförandet av granskningen. 9.5 Personuppgiftbiträdet ska bereda tillsynsmyndighet, eller annan myndighet som har laglig rätt till det, möjlighet att göra tillsyn enligt myndighetens begäran i enlighet med vid var tid gällande lagstiftning, även om sådan tillsyn annars skulle stå i strid med bestämmelserna i PUB-avtalet. 9.6 Personuppgiftsbiträdet ska tillförsäkra den Personuppgiftsansvarige rättigheter gentemot Underbiträdet vilka motsvarar den Personuppgiftsansvariges samtliga rättigheter gentemot Personuppgiftsbiträdet enligt kap. 9 i PUB-avtalet. 10. HANTERING AV RÄTTELSER OCH RADERING M.M För det fall den Personuppgiftsansvarige begärt rättelse eller radering på grund av Personuppgiftsbiträdets felaktiga Behandling ska Personuppgiftsbiträdet vidta lämplig åtgärd utan onödigt dröjsmål, senast inom trettio (30) dagar, från det att Personuppgiftsbiträdet 8

350 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 mottagit erforderlig information från den Personuppgiftsansvarige. När den Personuppgiftsansvarige begärt radering får Personuppgiftsbiträdet endast utföra Behandling av den aktuella personuppgiften som ett led i processen för radering Om tekniska och organisatoriska åtgärder (t.ex. uppgraderingar eller felsökningar) vidtas av Personuppgiftsbiträdet i Behandlingen, vilka kan väntas påverka Behandlingen, ska Personuppgiftsbiträdet informera den Personuppgiftsansvarige skriftligt om detta i enlighet med vad stadgas om meddelanden i 19 kap. i PUB-avtalet. Informationen ska lämnas i god tid innan åtgärderna vidtas. 11. PERSONUPPGIFTSINCIDENTER 11.1 Personuppgiftsbiträdet ska ha förmåga att återställa tillgängligheten och tillgången till Personuppgifterna i rimlig tid vid en fysisk eller teknisk incident enligt Dataskyddsförordningen, art c Personuppgiftbiträdet åtar sig att med beaktande av Behandlingens art, och den information som Personuppgiftsbiträdet har att tillgå, bistå den Personuppgiftsansvarige med att fullgöra dennes skyldigheter vid en Personuppgiftsincident beträffande Behandlingen. Personuppgiftbiträdet ska på den Personuppgiftsansvariges begäran även bistå med att utreda misstankar om eventuell obehörigs Behandling och/eller åtkomst till Personuppgifterna Vid Personuppgiftsincidenter, vilka Personuppgiftbiträdet fått vetskap om, ska Personuppgiftsbiträdet utan onödigt dröjsmål skriftligen underrätta den Personuppgiftsansvarige om händelsen. Personuppgiftsbiträdet ska med beaktande av typen av Behandling och den information som Personuppgiftsbiträdet har att tillgå tillhandahålla den Personuppgiftsansvarige en skriftlig beskrivning av Personuppgiftsincidenten. Beskrivningen ska redogöra för: 1. Personuppgiftsincidentens art och, om möjligt, de kategorier och antalet Registrerade som berörs samt kategorier och antalet personuppgiftsposter som berörs, 2. de sannolika konsekvenserna av Personuppgiftsincidenten, och 3. åtgärder som har vidtagits eller föreslagits samt åtgärder för att mildra Personuppgiftincidentens potentiella negativa effekter Om det inte är möjligt för Personuppgiftsbiträdet att tillhandahålla hela beskrivningen samtidigt, enligt punkt 11.3 i PUB-avtalet, får beskrivningen tillhandahållas i omgångar utan onödigt ytterligare dröjsmål. 12. UNDERBITRÄDE 12.1 Personuppgiftsbiträdet ansvarar fullt ut för Underbiträdets Behandling gentemot den Personuppgiftsansvarige. 9

351 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga Personuppgiftsbiträdet äger rätt att anlita ett nytt underbiträde. När Personuppgiftsbiträdet avser att anlita ett nytt underbiträde ska Personuppgiftsbiträdet säkerställa underbiträdets kapacitet och förmåga att uppfylla sina skyldigheter enligt Dataskyddslagstiftningen. Personuppgiftsbiträdet ska skriftligen meddela den Personuppgiftsansvarige om 1. underbiträdets namn, organisationsnummer och säte (adress och land), 2. vilken typ av uppgifter och kategorier av Registrerade som behandlas, och 3. var Personuppgifterna ska behandlas Personuppgiftsbiträdet äger rätt att upphöra med att anlita Underbiträdet. När Personuppgiftsbiträdet upphör med att anlita Underbiträdet ska Personuppgiftsbiträdet skriftligen meddela den Personuppgiftsansvarige om att det upphör med att anlita Underbiträdet Personuppgiftsbiträdet åtar sig att teckna ett skriftligt personuppgiftsbiträdesavtal med det nya underbiträdet och säkerställa att det nya underbiträdet åläggs samma skyldigheter som Personuppgiftsbiträdet åläggs enligt detta PUB-avtal Personuppgiftsbiträdet ska på den Personuppgiftsansvariges begäran översända en kopia av det personuppgiftsbiträdesavtal som Personuppgiftsbiträdet tecknat med Underbiträdet Den Personuppgiftsansvarige äger inom 30 dagar rätt att invända mot Personuppgiftsbiträdets anlitande av ett nytt underbiträde och att, med anledning av sådan invändning, säga upp detta PUB-avtal att upphöra i enlighet med vad stadgas i PUB-avtalet, punkt LOKALISERING OCH ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJE LAND 13.1 Personuppgiftsbiträdet ska säkerställa att Personuppgifterna hanteras och lagras inom EU/EES av en fysisk eller juridisk person som är etablerad inom EU/EES, om inte PUBavtalets parter kommer överens om något annat Personuppgiftsbiträdet äger endast rätt att överföra Personuppgifter till Tredje land för Behandling (t.ex. service, support, underhåll, utveckling, drift eller liknande hantering) om den Personuppgiftsansvarige på förhand skriftligen godkänt sådan överföring och utfärdat Instruktioner för detta ändamål Överföring till Tredje land för Behandling enligt PUB-avtalet, punkt 13.2, får endast ske om den är förenlig med Dataskyddslagstiftningen och uppfyller de krav på Behandlingen vilka ställs i PUB-avtalet och Instruktioner. 14. ANSVAR FÖR SKADA I SAMBAND MED BEHANDLING 14.1 Vid ersättning för skada i samband med Behandling som, genom fastställd dom eller förlikning, ska utgå till den Registrerade på grund av överträdelse av bestämmelse i PUB- 10

352 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 avtalet, Instruktioner och/eller tillämplig bestämmelse i Dataskyddslagstiftningen ska art. 82 i Dataskyddsförordningen tillämpas Sanktionsavgifter enligt Dataskyddsförordningen, art. 83, eller Lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning 6 kap. 2 ska bäras av den av PUB-avtalets parter som påförts en sådan avgift Om endera part får kännedom om omständighet som kan leda till skada för motparten ska parten omedelbart informera motparten om förhållandet och aktivt arbeta tillsammans med motparten för att förhindra och minimera sådan skada Oaktat vad sägs i Huvudavtalet gäller detta PUB-avtal, punkter 14.1 och 14.2, före andra regler om fördelning mellan Parterna av krav sinsemellan såvitt avser Behandlingen. 15. LAGVAL OCH TVISTLÖSNING För detta avtal gäller svensk rätt. Eventuell tolkning eller tvist i anledning av PUB-avtalet, som parterna inte kan lösa på egen hand, ska avgöras av svensk allmän domstol. 16. PUB-AVTALETS TECKNANDE, AVTALSTID OCH UPPSÄGNING 16.1 PUB-avtalet gäller från och med den tidpunkt PUB-avtalet undertecknats av båda parter och tillsvidare. Parterna äger ömsesidig rätt att säga upp PUB-avtalet att upphöra med trettio (30) dagars varsel. 17. ÄNDRINGAR OCH UPPSÄGNING MED OMEDELBAR VERKAN M.M Endera part i PUB-avtalet äger rätt att påkalla omförhandling av PUB-avtalet om motpartens ägarförhållanden ändras väsentligt eller om tillämplig lagstiftning, eller tolkningen av den, ändras på ett för Behandlingen avgörande sätt. Påkallande av omförhandling enligt första meningen innebär inte att PUB-avtalet till någon del upphör att gälla utan endast att en omförhandling om PUB-avtalet ska påbörjas Tillägg till, och ändringar i, PUB-avtalet ska vara skriftliga och undertecknade av båda parter När någon av parterna får kännedom om att motparten agerar i strid med PUB-avtalet, Instruktioner och/eller Dataskyddslagstiftningen, ska parten utan dröjsmål meddela motparten om agerandet. Därefter äger parten rätt att med omedelbar verkan upphöra att utföra sina förpliktelser enligt PUB-avtalet till den tidpunkt motparten förklarat att agerandet upphört och förklaringen accepterats av den part som påtalat agerandet Om den Personuppgiftsansvarige invänder mot Personuppgiftsbiträdets anlitande av ett nytt underbiträde, enligt detta PUB-avtal, punkt 12.6, har den Personuppgiftsansvarige rätt att 11

353 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 säga upp PUB-avtalet att upphöra med omedelbar verkan. Om Personuppgiftsbiträdet Behandlar Personuppgifterna efter den tidpunkt som anges i punkt 18.2 gäller vad stadgas i punkter ÅTGÄRDER VID PUB-AVTALETS UPPHÖRANDE 18.1 Vid uppsägning av PUB-avtalet ska den Personuppgiftsansvarige utan onödigt dröjsmål begära att Personuppgiftsbiträdet överlämnar samtliga Personuppgifter till den Personuppgiftsansvarige eller raderar dem, enligt dennes önskemål. Om Personuppgifterna överlämnas ska det ske i ett öppet och standardiserat format. Med samtliga Personuppgifter avses alla Personuppgifter vilka har omfattats av Behandlingen samt annan tillhörande information såsom Loggar, Instruktioner, systemlösningar, beskrivningar och andra handlingar som Personuppgiftsbiträdet erhållit genom informationsutbyte enligt PUB-avtalet Överlämning och radering enligt PUB-avtalet, punkt 18.1, ska vara utförda senast trettio (30) dagar räknat från den tidpunkt uppsägning gjorts enligt detta PUB-avtal, punkt Behandling som utförs av Personuppgiftsbiträdet efter den tidpunkt som stadgas i punkt 18.2 är att betrakta som en otillåten Behandling Bestämmelser om sekretess/tystnadsplikt i 8 kap. PUB-avtalet ska fortsätta gälla även om PUB-avtalet i övrigt upphör av gälla. 19. MEDDELANDEN INOM RAMEN FÖR DETTA PUB-AVTAL OCH INSTRUKTIONER 19.1 Meddelanden om PUB-avtalet och dess administration inklusive uppsägning ska skickas till respektive parts kontaktperson för PUB-avtalet Meddelanden om parternas samarbete om dataskydd, gällande Behandlingen, ska skickas till respektive parts kontaktperson för parternas samarbete om dataskydd Meddelanden inom ramen för PUB-avtalet och Instruktioner ska skickas skriftligt. Ett meddelande ska anses ha kommit fram till mottagaren senast en (1) arbetsdag efter att meddelandet har skickats. 20. KONTAKTPERSONER 20.1 Parterna ska utse var sin kontaktperson för PUB-avtalet Parterna ska utse var sin kontaktperson för parternas samarbete om dataskydd. 12

354 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga ANSVAR FÖR UPPGIFTER OM PARTERNA OCH KONTAKTPERSONER SAMT KONTAKTUPPGIFTER 21.1 Varje part ansvarar för att de uppgifter som anges i 1 kap. i PUB-avtalet alltid är aktuella. Ändring av uppgifter i 1 kap. ska meddelas skriftligt enligt punkt 19.1 i PUB-avtalet. 22. PARTERNAS UNDERTECKNANDEN AV PUB-AVTALET 22.1 Detta PUB-avtal tillhandahålls antingen i digitalt format för elektroniskt tecknande eller i pappersformat för tecknande med penna. Om PUB-avtalet tillhandahålls i digitalt format utgår punkter Den Personuppgiftsansvariges undertecknande av PUB-avtalet Ort Datum. Undertecknande. Namnförtydligande 22.3 Personuppgiftsbiträdets undertecknande av PUB-avtalet Ort Datum. Undertecknande. Namnförtydligande 13

355 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 3 Versionshantering Version Datum Förändringar Ansvarig , 14.1, 18.2, PR 14

356 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 4 Bilaga 4 Samtycke, information och blanketter Rutin 1. Läs avsnitt 11.5 i riktlinjerna om när samtycke får inhämtas. 2. Personuppgiftsanvarig ansvarar för att ett giltigt samtycke har inhämtas och behöver kunna visa både att den registrerade har fått relevant information och att vårt arbetssätt uppfyller kraven. 3. Det är viktigt att dokumentera: Hur samtycket inhämtades När samtycket inhämtades Vilken information den registrerade fått. Dokumentera samtycke genom att använda mallar som baseras på de i denna bilaga. De förslag som finns här behandlar: 1. Samtycke om användning av bild i sociala medier 2. Samtycke om bild och namn i sociala medier 3. Samtycke om bild och namn för elever i förskolor och grundskolor 4. Samtycke till webbsändning Sida 1 av 6

357 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 4 Samtycke om användning av bild i sociala medier Jag samtycker till att mina egna eller mitt barns personuppgifter i form av bilder (även rörliga bilder) som jag eller mitt barn förekommer på under detta fototillfälle får användas och publiceras på angiven sida i sociala medier där kommunens namn är aktiv. Bilderna får endast användas vid detta tillfälle. Mitt eller mitt barns för- och efternamn får anges i anslutning till bilderna och användandet får ske utan anspråk på ersättning från mig. Mer information finns på: adress till kommunens hemsida Genom undertecknandet av detta dokument godkänns ovanstående. Bildmotiv:. Sida på sociala medier:... Den avbildades namn:.. Datum:.. Namnunderskrift: Namnförtydligande:... Nämndens namn i kommunens namn är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter enligt ovan. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen eller raderar dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på Vi har ett gemensamt dataskyddsombud med flera kommuner som är placerad i Flen, henne når du via svitlana.jelisic@flen.se Sida 2 av 6

358 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 4 Samtycke om användning av bild och namn Jag samtycker till att mina personuppgifter i form av bilder (även rörliga bilder) som jag förekommer på, samt mitt namn, får användas för publicering i nämndens namns kanaler: Fyll i var den kan komma att användas. Bilderna kommer endast att användas där kommunens namn står som avsändare och inte i kommersiellt syfte. Jag har rätt att när som helst återkalla mitt samtycke. Om samtycket återkallas får bilderna inte längre användas i framtida publikationssammanhang. Mer information finns på adress, exempelvis kommunens hemsida JA, jag ger tillstånd till att förekomma på bild och med namn NEJ, jag ger inte tillstånd att förekomma på bild eller med namn Skola Klass Datum och ort Namnunderskrift Namnförtydligande Information och personuppgiftsbehandlingen Personuppgifterna ska bara behandlas för det ändamål som anges enligt ovan. Den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke. De kategorier av personuppgifter som behandlas är endast de som anges i samtyckesmeningen. Dina uppgifter kommer att sparas så länge du går på skolans namn. Dina uppgifter kan komma att bevaras längre utifrån tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. Utöver vad som framgår av samtyckesmeningen så kan vi komma att dela dina personuppgifter med tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Nämndens namn i kommunens namn är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter enligt ovan. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen eller raderar dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på adress Vi har ett gemensamt dataskyddsombud med flera kommuner som är placerad i Flen, henne når du via svitlana.jelisic@flen.se Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. Sida 3 av 6

359 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 4 Samtycke om användning av bild och namn på barn och elever i förskolor och grundskolor Jag som vårdnadshavare, samtycker till att mitt barns personuppgifter i form av bilder (även rörliga bilder) som barnet förekommer på, samt barnets namn, får användas för publicering i nämndens namns kanaler: ange vilka kanaler Bilderna kommer endast att användas där kommunens namn står som avsändare och inte i kommersiellt syfte. Jag har rätt att när som helst återkalla mitt samtycke. Om samtycket återkallas får bilderna inte längre användas i framtida publikationssammanhang. Mer information finns på: Adress där informationen finns, kommunens hemsida JA, jag ger tillstånd till att mitt barn får förekomma på bild och med namn NEJ, jag ger inte tillstånd att mitt barn får förekomma på bild eller med namn Barnets namn Förskola/skola Avdelning/klass Vid gemensam vårdnad ska båda vårdnadshavarna skriva under samtycket Datum och ort Vårdnadshavares underskrift Namnförtydligande Datum och ort Vårdnadshavares underskrift Namnförtydligande Information och personuppgiftsbehandlingen Personuppgifterna ska bara behandlas för det ändamål som anges enligt ovan. Den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke. De kategorier av personuppgifter som behandlas är endast de som anges i samtyckesmeningen. Dina uppgifter kommer att sparas så länge barnet eller eleven går kvar på en av Strängnäs kommuns förskolor eller grundskolor. Dina uppgifter kan komma att bevaras längre utifrån tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen. Utöver vad som framgår av samtyckesmeningen så kan vi komma att dela dina personuppgifter med tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Barn- och utbildningsnämnden i Strängnäs kommun är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter enligt ovan. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen eller raderar dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på adress Vi har ett gemensamt dataskyddsombud med flera kommuner som är placerad i Flen, henne når du via svitlana.jelisic@flen.se Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. Sida 4 av 6

360 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 4 Samtycke till webbsändning Jag samtycker till att mitt framförande på kommunfullmäktiges sammanträde filmas och publiceras på kommunens webbplats, kommunens adress. Filmen kommer att finnas tillgänglig via kommunens webbplats i 12 månader, därefter raderas den. Jag har rätt att när som helst återkalla mitt samtycke. Det gör jag enklast genom att kontakta kommunen på adress. Om samtycket återkallas får filmen inte längre finnas tillgänglig via kommunens webbplats och den kommer då att raderas. Mer information om hur kommunen hanterar personuppgifter finns på adress Datum: Namnunderskrift: Namnförtydligande:... Information om personuppgiftsbehandlingen Personuppgifterna ska bara behandlas för det ändamål som anges enligt ovan. Den rättsliga grunden för behandlingen är samtycke. De kategorier av personuppgifter som behandlas är endast de som anges i samtyckesmeningen. Utöver vad som framgår av samtyckesmeningen så kan vi komma att dela dina personuppgifter med tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Kommunstyrelsen i kommunens namn är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter enligt ovan. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen eller raderar dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på adress. Vi har ett gemensamt dataskyddsombud med flera kommuner som är placerad i Flen, henne når du på adress svitlana.jelisic@flen.se Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. Sida 5 av 6

361 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 4 Återkallelse av samtycke Jag vill återkalla samtycke. Vilket samtycke vill du återkalla När lämnades samtycke, ange datum Till vilken personuppgiftsansvarig lämnades samtycke Vem eller vilka samtycke gäller Vad är orsaken till att du vill återkalla samtycke Namn:.. Personnummer:... Gatuadress:... Postnummer:... Ort:... Telefonnummer:... Ort och datum... Underskrift Ifylles av tjänsteman: Giltig legitimation Giltig fullmakt Underskrift:... Sida 6 av 6

362 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 4 Bilaga 5- informationstextmall och vägledning Enligt dataskyddsförordningen ( GDPR ) ska den registrerade få information när dennes personuppgifter behandlas. Sådan information ska lämnas av den personuppgiftsansvarige när uppgifterna samlas in, men även när den registrerade begär det. Vägledningen, som i detta dokument är placerad under mallen, ska användas tillsammans med SKL:s informationstextmall. De gråmarkerade fälten i mallen indikerar att ni ska fylla i information anpassad för den enskilda situationen och de hänvisar till punkter i vägledningen nedan. Materialet är hämtat från SKL:s webbplats, länk: tionsinsatserkringdataskyddsforordningen/fordjupninginomspecialomraden/gdprforkommunik atorer/informationstext html Det är viktigt att använda mallen som ett arbetsdokument. Den kan biläggas till blanketter. Du kommer att behöva anpassa mallen till typ av personuppgifter som behandlas. Det är viktigt att det slutliga dokumentet granskas före användning. Informationstext Vi behöver spara och behandla personuppgifter om dig, så som [se punkt 1]. Syftet med en sådan behandling är för att kunna [se punkt 2]. Vi har fått dina uppgifter från [se punkt 3]. Vi tillämpar vid var tid gällande integritetslagstiftning vid all behandling av personuppgifter. Den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter är [se punkt 4]. Dina uppgifter kommer att sparas [se punkt 5]. De personuppgifter vi behandlar om dig delas med [se punkt 6]. Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part, förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Däremot kommer vi aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU [se punkt 7]. Personuppgiftsansvarig är [se punkt 8]. Du har rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen, för att göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på [se punkt 9]. Du når vårt dataskyddsombud på [se punkt 10]. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen. Vägledning till informationstexten 1. Ange vilka personuppgifter ni behandlar. Tänk på att en personuppgift kan vara all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk levande person. Detta innebär till exempel att även ett fotografi av en person som kan identifieras är en personuppgift. Personuppgifter och personuppgiftsbehandling, Datainspektionen Sida 1 av 3

363 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 4 2. Ange vilka ändamål ni har med personuppgiftsbehandlingen, dvs. varför behöver ni personens uppgifter? Tänk på att om ni använder s.k. automatiserat beslutsfattande, vilket även inbegriper profilering enligt GDPR, så måste ni på ett enkelt sätt förklara hur det sker och vilka konsekvenser det får för den registrerade. Ni behöver dock inte beskriva hur de olika algoritmerna fungerar. Automatiserat beslutsfattande, Datainspektionen 3. Ange varifrån ni har fått personuppgifterna. Tänk på att ni måste särskilja mellan situationen då den registrerade ger er personuppgifter och när ni får uppgifterna från en annan källa. Om det är den registrerade som har gett er uppgifterna behöver ni ange: Om den registrerades tillhandahållande av personuppgifterna är ett lagstadgat krav eller om det är ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal samt vad som händer om den registrerade inte lämnar personuppgifterna. Om det inte är den registrerade som har tillhandahållit uppgifterna måste ni ange den ursprungliga källan, till exempel folkbokföringsregistret eller liknande. Om uppgifterna kommer från allmänt tillgängliga källor ska ni skriva att det är ifrån sådana källor som uppgifterna kommer. 4. Välj rättslig grund Samtycke: Om samtycke väljs, lägg då även till Du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke till behandlingen. Ett återkallande påverkar inte lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades eller motsvarande formulering. SKL har utformat en samtyckestextmall som kan fungera som vägledning. Avtal Rättslig förpliktelse Skydd för grundläggande intressen Uppgift av allmänt intresse och myndighetsutövning För att det ska vara fråga om allmänt intresse ska det allmänna intresset följa av lag eller annan författning (till exempel förordning), av kollektivavtal eller av beslut som har meddelats med stöd av lag. Efter en intresseavvägning. Om en behandling grundar sig på en intresseavvägning måste ni även ange den personuppgiftsansvarige eller tredje parts berättigade intresse som gör att ni har ett intresse av att behandla uppgifterna. Ni kan aldrig stödja er personuppgiftsbehandling på en intresseavvägning om det rör sig om myndighetsutövning. 5. Ange - om möjligt- tiden för hur länge ni kommer att spara uppgifterna. Är det inte möjligt att ange en bestämd tid så ska ni ange de kriterier som används för att avgöra hur länge det är relevant för ändamålet, till exempel så länge du är kund hos oss eller ett år efter din senaste kundkontakt med oss eller motsvarande formulering. Sida 2 av 3

364 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 4 6. Ange mottagarna, det vill säga de som ni delar personuppgifterna med. Det är tillräckligt att ni anger kategorier av mottagare eller allmän information till exempel Skatteverket, den som köper uppgifterna, företag inom samma koncern. Ni behöver bara ange de som ni sannolikt tror att ni kommer att dela uppgifterna med. Om ni delar uppgifterna med personuppgiftsbiträden ska ni informera om att ni delar uppgifterna med dem genom att till exempel skriva och de personuppgiftsbiträden vi använder för att kunna utgöra våra tjänster och fullgöra våra skyldigheter gentemot dig eller motsvarande formulering. 7. Om det är så att ni kommer överföra uppgifter till tredje land får ni skriva det istället. Notera dock att om uppgifter överförs till tredje land, till exempel genom att det CRM-system ni använder er av har server i land utanför EU/ESS, måste ni informera om huruvida det finns ett beslut av EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå eller inte. Ni måste även informera om ni har iakttagits lämpliga skyddsåtgärder. Lämpliga skyddsåtgärder, Datainspektionen 8. Ange kontaktuppgifter (namn och adress, och i tillämpliga fall organisationsnummer) till personuppgiftsansvarig. 9. Ange kontaktuppgifter (e-post och/eller telefonnummer eller motsvarande). 10. Ange dataskyddsombudets kontaktuppgifter (e-post och/eller telefonnummer eller motsvarande). Sida 3 av 3

365 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 6 Bilaga 6 Registerutdrag, rutiner och blanketter Rutin vid begäran om registerutdrag Den registrerade kan lämna en begäran som görs på en särskild blankett. Förlaga till blanketten finns bifogad i denna bilaga och blanketten bör finnas på personuppgiftsansvariges webbplats (hemsida) och/eller i personuppgiftsansvariges reception. Den registrerade kan begära registerutdrag genom att: 1. Kontakta personuppgiftsansvarige personligen, till exempel genom att besöka receptionen. Det är viktigt i detta fall att den registrerade legitimerar sig med en giltig identitetshandling. 2. Skicka begäran via kommunens e-tjänst med hjälp av online legitimering, som till exempel BankID, mobilt BankID eller liknande. Begäran ska sedan hanteras enligt följande: Begäran registreras hos respektive personuppgiftsansvarige i ett diariesystem som Begäran om registerutdrag. Respektive GDPR-samordnare ansvarar för det undersöks om personuppgiftsansvarig behandlar personuppgifter avseende den sökande. GDPR-samordnare vidarebefordrar begäran om registerutdrag till medarbetare som behandlar personuppgifter samt administratörer som är ansvariga för applikationer som innehåller personuppgifter. Begäran vidarebefordras omgående, helst inom tre arbetsdagar. Medarbetare som behandlar personuppgifter prioriterar begäran om registerutdrag. De samlar information om behandlingar av personuppgifter och lämnar den skriftligen till respektive GDPR-samordnare. Svaret ska inkomma inom en vecka från den dagen som de fått begäran. Om det inte finns några personuppgifter gällande den registrerade meddelas samordnare om detta. Svaret skickas skriftligen inom samma tid. GDPR-samordnare sammanställer respektive nämnds information avseende behandlingar av den registrerades personuppgifter och förbereder registerutdrag. Registerutdrag ska bestå av ett följebrev med bilagor, som till exempel utskrifter, textfiler, skärmdumpar eller annat. Ett registerutdrag inkluderar både strukturerad och ostrukturerad data (Word-filer, Excel-filer, enklare listor etc). Det finns undantag. Ett registerutdrag ska inte innehålla: Sida 1 av 9

366 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 6 a. Personuppgifter i löpande text som inte har fått sin slutliga utformning när begäran gjordes eller som utgör minnesanteckning eller liknande. Personuppgifterna i den löpande texten ska dock lämnas ut till den registrerade om uppgifterna redan lämnats ut till tredje part eller om de behandlas enbart för arkivändamål av allmänt intresse eller statistiska ändamål, eller har behandlats under längre tid än ett år i löpande text som inte fått sin slutliga utformning. b. Sådan information som inte skulle lämnats ut till den registrerade enligt offentlighet- och sekretesslagen, till exempel uppgifter i förundersökning eller uppgifter om den enskildes hälsotillstånd i vissa fall. Detta gäller även om den som den sökande vänder sig till inte är en myndighet. c. Uppgifter som enligt bestämmelser i särskilda registerförfattningar inte får lämnas ut till den registrerade, läs mer i BILAGA 2. Ett följebrev, som är en del av registerutdraget, ska innehålla information om: Ändamålet med behandlingen. De kategorier av personuppgifter som behandlingen gäller (exempelvis namn och personnummer). De mottagare eller kategorier av mottagare till vilka personuppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut (exempelvis om uppgifter lämnas till vårdgivare eller annan myndighet). Den förutsedda period under vilken personuppgifterna kommer att lagras eller, om detta inte är möjligt, de kriterier som används för att fastställa denna period (kontrollera exempelvis i dokumenthanteringsplanen eller hänvisa till bestämmelser om arkivering). Förekomsten av rätten att av den personuppgiftsansvarige begära rättelse eller radering av personuppgifterna eller begränsningar av behandling av personuppgifter som rör den registrerade eller att invända mot sådan behandling. Rätten att inge klagomål till en tillsynsmyndighet. All tillgänglig information om varifrån dessa uppgifter kommer, om personuppgifterna inte samlas in från den registrerade. Förekomst av automatiserat beslutsfattande (ett beslut utan en människa är involverad) och vilka följderna av detta blir för den registrerade. Förekomst av överföring till tredje land. Om överföring av personuppgifter har skett till ett tredje land eller till en internationell organisation, ska den registrerade ha rätt att få information om vilka skyddsåtgärder som har vidtagits vid överföringen i enlighet med artikel 46 (exempelvis bindande företagsbestämmelser, standardiserade avtalsklausuler mellan den personuppgiftsansvarige och mottagande enhet eller godkänd uppförandekod). Sida 2 av 9

367 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 6 GDPR-samordnare ser till att den som begärt registerutdraget får tillgång till informationen senast inom en månad från det att begäran inkommit. Svar på begäran ska innehålla ett brev med information enligt punkt samt kopior på dokument som innehåller den registrerades personuppgifter. Exempelsvar finns i denna bilaga. Registerutdrag skickas med ett rekommenderat brev till den sökandes folkbokföringsadress eller lämnas till kontaktcenter/receptionen om den registrerade har velat att personligen hämta ut registerutdrag. Den personuppgiftsansvarige ska dessutom förse den registrerade med en kopia av de personuppgifter som är under behandling. Om den registrerade gör begäran i elektronisk form ska informationen tillhandahållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt, om den registrerade inte begär något annat (se artikel 15.3 och avsnitt 12.9 nedan). Sida 3 av 9

368 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 6 Svar till GDPR-samordnare gällande registerutdrag (intern blankett) Ditt namn och din arbetsplats Har du hittat personuppgifter gällande den sökande: Ja. Nej. Om du svarar nej på frågan behöver du inte svara på andra frågor utan att du kan skicka svaret till GDPR-samordnare. Var hittar du personuppgifterna: I ett system, ange vilket I en app, ange vilket I en pärm, ange vilken Annat Personuppgifterna har samlats in från: Från den registrerade själv Från annan, ange vilken Ändamålet med behandlingen av personuppgifterna är: Sida 4 av 9

369 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 6 Rättslig grund med behandlingen är: Rättslig förpliktelse (ange lagar eller regler som gäller och motivera hur du tänkte) Allmänt intresse eller myndighetsutövning (ange hur du tänkte) Avtal, vilket Samtycke, vilket Intresseavvägning (ange hur du tänkte) Intresse av grundläggande betydelse (ange hur du tänkte) Hur länge kommer personuppgifterna att lagras Sida 5 av 9

370 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 6 Begäran om registerutdrag (extern blankett) Jag begär, med stöd i dataskyddförordningen, besked om behandlingen av mina personuppgifter och information kring behandlingen som sådan. Jag begär: för mig själv som vårdnadshavare med fullmakt för (ange namn och personnummer) Jag önskar information om behandlingen av personuppgifter hos följande personuppgiftsansvariga nämnd inom kommunen.. Namn Personnummer Gatuadress Postnummer Ort: Telefonnummer: Ort och datum Sida 6 av 9

371 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 6 Underskrift Jag önskar att registerutdraget: finns tillgängligt att hämta i receptionen skickas till mig via rekommenderat brev Fylls i av tjänsteman (signeras på raden under): giltig legitimation giltig fullmakt Underskrift (tjänsteman):... Sida 7 av 9

372 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 6 Svar på begäran om registerutdrag (extern blankett) Den datum har Namn på den registrerade lämnat in en begäran om registerutdrag. Nämnden, som är personuppgiftsansvarig, har följande personuppgifter gällande Namn på den registrerade: Personnummer Namn Efternamn Telefonnummer Adress IP-adress Foto Fastighetsbeteckning Kontonummer Videoupptagning Ljudinspelningar Personuppgifterna har samlats in från: Namn på den registrerade Annan myndighet, organisation - Skatteverket. Ändamålet med behandlingar av personuppgifterna är: Att hantera begäran om registerutdrag Att hantera skolskjutsärenden enligt Skollagen och Skolskjutsreglementet (se bilaga 1) Att bedriva utbildning för skolpliktiga barn och ungdomar enligt Skollagen och övriga styrdokument (se bilaga 2,6,7 och 8) Att logga namn vid elevhälsosamtal med föräldrar (se bilaga 3) Att arkivera inkommen handling enligt 5 kap. 1 Offentlighets- och sekretesslagen (se bilaga 4) Att handlägga individuell utvecklingsplan enligt 10 kap. 13 Skollagen (se bilaga 5) Sida 8 av 9

373 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 6 Vi tillämpar vid var tid gällande integritetslagstiftning vid all behandling av personuppgifter. Rättslig grund med behandlingar Behandlingen av Namn på den registrerades personuppgifter är nödvändig som ett led i vår myndighetsutövning enligt Skollagen. Vi använder rättslig förpliktelse som laglig grund för behandlingen av dina personuppgifter, enligt artikel 6.1 e allmänna dataskyddsförordningen och enligt 3 dataskyddslagen. Gallringstid Personuppgifter kommer att sparas så länge vi behöver dem för att handlägga ditt ärende. Dina uppgifter kan komma att bevaras längre utifrån tryckfrihetsförordningen, offentlighetoch sekretesslagen samt arkivlagen. Överlämnande av personuppgifter till tredje part Vi kan även komma att dela dina personuppgifter med en tredje part förutsatt att vi är skyldiga att göra så enligt lag. Personuppgiftsbiträde Vi kan anlita någon juridisk person för att hjälpa oss med till exempel hanteringen av olika ITsystem där personuppgifter behandlas. I detta fall kommer vi att upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal. I avtalet ska vi lämna instruktioner till tredje part gällande hur den ska behandla personuppgifter. Vi kommer att se till att personuppgifter skyddas samt att de inte användas med något annat syfte än vi skrev under rubriken Ändamålet med behandlingar av personuppgifterna. Överföring till tredje land Däremot har vi inte överfört dina personuppgifter till ett land utanför EU/EES. Du kan kontakta oss Du har rätt att kontakta oss för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen eller raderar dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss på nämndens namn, adress. Dataskyddsombud Vårt dataskyddsombud heter Svitlana Jelisic och du kan nå ombudet via e-postadress: svitlana.jelisic@flen.se eller på telefonnummer Sida 9 av 9

374 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen bilaga 7 Bilaga 7 - Rättelse, radering, begränsning, invändning och dataportabilitet (överföring), rutiner och blanketter Rutin Den registrerade har rätt att begära rättelse, radering, begränsning av behandling, invändning eller dataportabilitet. Förslag till blankett som kan användas bifogas denna bilaga. Blanketten bör finnas tillgänglig på personuppgiftsansvariges webbplats och i personuppgiftsansvariges reception. Handlingarna i denna bilaga ska läsas tillsammans med texten i riktlinjerna, avsnitt Den registrerade kan fylla in begäran genom att: 1. Kontakta personuppgiftsansvarige personligen, till exempel genom att besöka receptionen. Det är viktigt i detta fall att den registrerade legitimerar sig med en giltig identitetshandling som är utfärdad av myndigheten som har rätt att utfärda sådana typer av handlingar. 2. Skicka begäran via kommunens e-tjänst med hjälp av online legitimering, som till exempel BankID, mobilt BankID eller liknande. Begäran om rättelse, radering, begränsning eller dataportabilitet (överföring) registreras i ett diariesystem som Begäran om förändring. Begäran om dataportabilitet registreras i ett diariesystem som Begäran om dataportabilitet. Den registreras som inkommen i kommunen/kommunalt bolag och skickas vidare till respektive förvaltning, kontor eller avdelning, som anges i begäran om registerutdrag. Begäran hanteras sedan som följer: 1. Respektive GDPR-samordnare informerar dataskyddsombud, säkerhetsansvarig och jurist (om den finns) om att begäran har inkommit. GDPR-samordnare planerar preliminärt ett möte med dessa medarbetare, där all information kommer att bemötas och diskuteras. Mötet bör äga rum inom två veckor. 2. GDPR-samordnare ansvarar för att undersöka om personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter avseende den registrerade. 3. GDPR-samordnare vidarebefordrar begäran till medarbetare som behandlar personuppgifter. Begäran vidarebefordras omgående, helst inom tre arbetsdagar. 4. Medarbetare som behandlar personuppgifter samt administratörer som är ansvariga för applikationer som innehåller personuppgifter samlar information om behandlingar av personuppgifter. De lämnar information skriftligen till respektive GDPR-samordnare Sida 1 av 7

375 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen bilaga 7 inom en vecka från den dagen som de fått begäran. Om det inte finns några personuppgifter gällande den registrerade meddelas samordnare om detta skriftligen inom samma tid. 5. GDPR-samordnare sammanställer personuppgiftsansvariges information avseende behandlingar av den registrerades personuppgifter. 6. GDPR-samordnare organiserar ett möte med dataskyddsombud, säkerhetsansvarig samt jurist inom kort tid. Under mötet tas det ställning till om personuppgifter gällande den registrerade kan rättas, raderas samt om dataportabilitet kan genomföras. GDPR-samordnare, dataskyddsombud, säkerhetsansvarig samt jurist (om den finns) gör en bedömning. Bedömningen dokumenteras samt registreras i diariesystem. 7. GDPR-samordnare ansvarar för att beslut i anledning av begäran och för eventuell rättelse, radering av personuppgifter eller dataportabilitet fattas. 8. GDPR-samordnare sänder beslut till den registrerade senast inom en månad från det att begäran gjordes. Beslutet skickas till den registrerade med ett rekommenderat brev och till folkbokföringsadressen. Särskilt om rättelse Rättelse ska göras utan onödigt dröjsmål om den personuppgiftsansvarige har felaktiga personuppgifter som rör den registrerade. Med beaktande av ändamålet med behandlingen, ska den registrerade ha rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter, bland annat genom att tillhandahålla ett kompletterande utlåtande. Särskilt om radering Vid bedömningen av radering av personuppgifter ska det tas i avseende att den personuppgiftsansvarige är skyldig att utan onödigt dröjsmål radera personuppgifter om något av följande gäller: Personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats. Den registrerade återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig enligt artikel 6.1 a eller artikel 9.2 a och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen. Den registrerade invänder mot behandlingen i enlighet med artikel 21.1 och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre, eller den registrerade invänder mot behandlingen i enlighet med artikel Personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt. Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av. Personuppgifterna har samlats in i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster, i de fall som avses i artikel 8.1. Sida 2 av 7

376 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen bilaga 7 Om den personuppgiftsansvarige har offentliggjort personuppgifterna och enligt punkt är skyldig att radera personuppgifterna, ska den personuppgiftsansvarige med beaktande av tillgänglig teknik och kostnaden för genomförandet vidta rimliga åtgärder, inbegripet tekniska åtgärder, för att underrätta personuppgiftsansvariga som behandlar personuppgifterna om att den registrerade har begärt att de ska radera eventuella länkar till, eller kopior eller reproduktioner av dessa personuppgifter. Personuppgifterna ska inte raderas om behandlingen är nödvändig av följande skäl: För att utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet. För att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt unionsrätten eller enligt en medlemsstats nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige. För skäl som rör ett viktigt allmänt intresse på folkhälsoområdet enligt artikel 9.2 h och i samt artikel 9.3. För arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål enligt artikel 89.1, i den utsträckning som den rätt som avses i punkt 1 sannolikt omöjliggör eller avsevärt försvårar uppnåendet av syftet med den behandlingen. För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Särskilt om begränsning Den registrerade ska ha rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt: a) Den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger den personuppgiftsansvarige möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta. b) Behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning. c) Den personuppgiftsansvarige behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. d) Den registrerade har invänt mot behandling i enlighet med artikel 21.1 i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl. Om behandlingen har begränsats i enlighet med punkt 1 får sådana personuppgifter, med undantag för lagring, endast behandlas med den registrerades samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller Sida 3 av 7

377 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen bilaga 7 juridisk persons rättigheter eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse för unionen eller för en medlemsstat. Om dataportabiltet Se riktlinjerna avsnitt I kommuners myndighetsutövande verksamhet finns som regel inte rätt till dataportabilitet (som ju innefattar att uppgifterna tas bort från respektive nämnds register). Det finns dock exempelvis bestämmelser i speciallagstiftning och bestämmelser om serviceskyldighet för myndigheter i förvaltningslagen som kan behöva beaktas i enskilda fall. Sida 4 av 7

378 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen bilaga 7 Begäran om rättelse, radering eller dataportabilitet Jag söker: för mig själv som vårdnadshavare med fullmakt för (ange namn och personnummer). Jag önskar Invändning Begränsning rättelse radering dataportabilitet Begäran gäller (fyll i nämnd) 1. Min begäran gäller följande uppgifter: a) beskrivning av uppgiften/uppgifterna Sida 5 av 7

379 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen bilaga 7 b) grunderna för min begäran Mina kontaktuppgifter: Namn: Personnummer: Gatuadress: Postnummer: Ort: Telefonnummer: Ort och datum Underskrift Sida 6 av 7

380 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen bilaga 7 Fylls i av tjänsteman (signeras på raden under): giltig legitimation giltig fullmakt Underskrift (tjänsteman):... Sida 7 av 7

381 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 8 Bilaga 8 Personuppgiftsincident, rutiner och intern rapport Rutin En personuppgiftsincident kan upptäckas av en intern användare, extern användare, it-enheten (observation/larm/logg) eller annan person. Den som upptäckt personuppgiftsincident bör vidta möjliga åtgärder för en omedelbar begränsning av skadan (som nedstängning). Personuppgiftsincident registreras i personuppgiftsansvariges diariesystem som Personuppgiftsincident, till exempel i Lex systemet hos kommunstyrelse och respektive nämnd. Alla andra dokument gällande denna personuppgiftsincident registreras under samma ärende. En personuppgiftsincident rapporteras normalt med beskrivning om vad som hänt, när det hänt, konsekvenser etc. Exempel på rapport finns i denna bilaga. IT-supporten kan kontaktas direkt, liksom någon i incidentgruppen om situationen så kräver. Incidentgruppen består av IT-chefen, säkerhetsansvarig och jurist eller motsvarande, samt respektive GDPR-samordnare och dataskyddsombud. Incidentgruppen tillsammans med den som upptäckt incidenten utan onödigt dröjsmål samlar och kartlägger all information som behövs för att göra en inledande bedömning och vidta nödvändiga åtgärder för en omedelbar begränsning av skadan. Inledande bedömning görs genom att incidentgruppen först fastställer sannolikheten och allvaret, och den därmed följande risken för människors rättigheter och friheter. Om det är troligt att personuppgiftsincidenten kommer att medföra en risk för de registrerade måste personuppgiftsincidenten anmälas till tillsynsmyndigheten. Men om det är osannolikt att en personuppgiftsincident medför risker behöver det inte anmälas till tillsynsmyndigheten. I sådant fall dokumenteras det och registreras i diariesystemet under Personuppgiftsincident - ärende med motivering som kommer fram till denna slutsats. För att göra en bedömning om det är sannolikt att personuppgiftsincident medför en risk för de registrerades fri- och rättigheter vilket gör att personuppgiftsincident ska anmälas till tillsynsmyndigheten ska den personuppgiftsansvarige svara på följande frågor: 1 Vad har inträffat? 2 Vad har hänt vid personuppgiftsincidenten: Obehörigt röjande: Personuppgifter har spridits på ett felaktigt sätt Obehörig åtkomst: Någon inom eller utanför organisationen har tagit del av information som den saknade behörighet till Sida 1 av 8

382 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 8 Förlust: Informationen har gått förlorad på något sätt, till exempel genom att en dator blivit stulen Förstörning: Någon eller något har förstört information, till exempel genom att en dator har gått sönder. Ändring: Personuppgifter har ändrats på något sätt 3 Var hände det (fysisk plats, system, maskin etc.)? 4 Varför hände det? 5 Status (pågående eller avslutad). 6 När inträffade personuppgiftsincidenten? 7 När kom den till kännedom? 8 Vilka och hur många bedöms vara berörda? 9 Vilka kategorier av personuppgifter har incidenten drabbat/berört (personnummer, känsliga uppgifter, andra uppgifter)? 10 Bedömda konsekvenser av personuppgiftsincidenten. 11 Vilka kategorier av personuppgifter har incidenten drabbat/berört? 12 Var personuppgifterna krypterade? 13 Åtgärder och lösningar som har vidtagits för att hantera personuppgiftsincident 14 Har eller kommer de registrerade att få information? Om det är sannolikt att personuppgiftsincident medför en risk för de registrerades fri- och rättigheter ska den ansvarige GDPR-samordnare utan onödigt dröjsmål fylla in en anmälan av personuppgiftsincident som finns tillgänglig på tillsynsmyndighetens webbplats (hemsida) och skicka den till tillsynsmyndigheten inte senare än 72 timmar efter att personuppgiftsansvarige fått vetskap om den, dvs 72 timmar efter det att internrapport upprättats. Om anmälan till tillsynsmyndigheten inte görs inom 72 timmar ska den åtföljas av en motivering till förseningen. Om personuppgiftsincidenten är allvarlig ska ansvariga GDPR-samordnare utan onödigt dröjsmål även informera de registrerade om personuppgiftsincidenten. Detta gäller alltså om det är sannolikt att personuppgiftsincidenten leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter. Sida 2 av 8

383 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 8 Rapport om personuppgiftsincident 1. När inträffade incidenten? År:... Månad:... Dag:... Klockslag: När upptäckte ni incidenten? Klockslag är obligatoriskt År:... Månad:... Dag:... Klockslag: Vad har hänt vid incidenten? Markera alla alternativ som gäller Obehörig röjande: personuppgifter har spridits på felaktigt sätt Obehörig åtkomst: någon inom eller utanför organisationen har tagit del av information som den saknade behörighet till Förlust: information har gått förlorad på något sätt, till exempel genom att en dator blivit stulen Förstöring: någon eller något har förstört information, till exempel genom att en dator har gått sönder Ändring: personuppgifter har ändrats på något sätt 4. Kort beskrivning av incidenten: Sida 3 av 8

384 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 8 5. Hur upptäcktes incidenten? Genom en automatisk process: tekniska säkerhetsåtgärder Genom organisatoriska rutiner, till exempel en återkommande kontroll Vårt personuppgiftsbiträde informerade oss En utomstående eller registrerad informerade oss Jag upptäckte incidenten (om detta är fallet, vänligen beskriv hur nedan) Varför inträffade incidenten enligt er uppfattning? Markera endast ett alternativ Mänskliga faktorn: fel i det enskilda fallet Brist i organisatoriska rutiner eller processer: systematiska fel Tekniskt fel, till exempel fel i mjukvara, programinställningar Medvetet angrepp från någon i organisationen Angrepp utifrån Okänd orsak Övrigt 7. Biträden Gäller incidenten en personuppgiftsbehandling som hanteras av anlitade personuppgiftsbiträden eller underbiträden? Ja Nej 8. Organisationens namn och organisationsnummer: Organisationens namn och organisationsnummer: Sida 4 av 8

385 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 8 Organisationens namn och organisationsnummer: Organisationens namn och organisationsnummer: Uppgifterna och de registrerade: 9. Hur många registrerade har påverkats? Exakt antal:.. Om ni inte känner till det exakta antalet kan ni uppskatta antalet genom att fylla i något av de angivna intervallen. Markera endast ett alternativ: Över 1 miljon Okänt/kan inte ange 10. Hur många uppgifter om registrerade har påverkats? Exakt antal:.. Sida 5 av 8

386 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 8 Om ni inte känner till det exakta antalet kan ni uppskatta antalet genom att fylla i något av de angivna intervallen. Markera endast ett alternativ: Över 1 miljon Okänt/kan inte ange 11. Vilka grupper tillhör de registrerade? Markera alla alternativ som gäller Anställda hos den personuppgiftsansvarige, uppge förvaltning, avdelning Invånare, medlemmar, till exempel i en förening eller en facklig organisation Patienter Barn Skolelever i förskola, grundskola eller gymnasium Studerande i eftergymnasial utbildning Utsatta personer, till exempel personer som lever med skyddad identitet Övriga personer som enligt er bedömning drabbas särskilt hårt om personuppgifter sprids Kan inte ange för nuvarande Övrigt: Vilken sorts personuppgifter har incidenten drabbat? Ras eller etniskt ursprung Politiska åsikter Religiös eller filosofisk övertygelse Medlemskap i fackföreningen Genetiska uppgifter Biometriska uppgifter Hälsa Sexualliv eller sexuell läggning Sida 6 av 8

387 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga 8 Uppgift om brott Personnummer Ekonomisk eller finansiell information Officiella dokument Lokaliseringsuppgifter Kommunikationsloggar Metadata om kommunikation Födelsedatum Identifierande information (till exempel för- och efternamn) Kontaktinformation Okänd Övrigt: Var personuppgifterna krypterade? Markera endast ett alternativ Ja, samtliga uppgifter Ja, men inte all uppgifter Nej Vet inte Punkter fylls in av incidentgruppen Konsekvenser 14. Vad kan bli konsekvenserna av incidenten? Markera alla alternativ som gäller Den registrerade förlorar kontrollen över de egna personuppgifter Begränsning av rättigheter Diskriminering Identitetsstöld eller bedrägeri Ekonomisk förlust Obehörigt hävande av pseudonymisering Skadat anseende Förlust av konfidentialitet när det gäller personuppgifter som omfattas av tystandsplikt Annan ekonomisk eller social nackdel Övrigt:.. Sida 7 av 8

388 Riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen, bilaga Hur allvarlig bedömer ni att incidenten är? Markera endast ett alternativ Uppskatta hur allvarlig incidenten är med hänsyn till de registrerades integritet. 1 är minst allvarlig och 4 mest allvarlig 1. Obetydlig 2. Begränsad 3. Betydande 4. Mycket allvarlig 16. Hur har ni agerat efter incidenten? Beskriv vad ni har gjort. har ni vidtagit åtgärder eller avser att vidta åtgärder för att lösa problemet, förebygga eller mildra effekterna av incidenten? Datum och tid:.. Åtgärd:.. Datum och tid:.. Åtgärd:.. Datum och tid:.. Åtgärd:.. Datum och tid:.. Åtgärd: Om anmälan till datainspektionen inte har skett, ange varför Datum och tid:.. Åtgärd:.. Sida 8 av 8

389 Den 25 maj 2018 började EU:s dataskyddsförordning gälla i Sverige och i EU:s andra medlemsstater, se BILAGA 1. Dataskyddsförordningen (även kallad GDPR) reglerar hur personuppgifter ska behandlas med syftet att skydda den enskildes (den registrerades) rättigheter. Följer kommunen inte dataskyddsförordningen finns det en risk att de registrerades personliga integritet kränks och att kommunens anseende skadas. Tillsynsmyndigheten kan också föreskriva höga sanktionsavgifter 1 och den registrerade kan ha rätt till skadestånd om kommunen behandlar personuppgifter i strid med bestämmelserna i dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen och innebär bland annat att: Den personuppgiftsansvarige ska följa de grundläggande principerna. Den personuppgiftsansvarige ska informera de registrerade om behandlingar av deras personuppgifter. Rättigheterna för de registrerade i förhållande till den personuppgiftsansvarige utökas. Den personuppgiftsansvarige blir skyldig att visa att dataskyddsförordningen följs. Detta innebär en omfattande dokumentationsskyldighet (exempelvis krav på registerförteckning, konsekvensbedömning och gallringsrutiner). Missbruksregeln tas bort vilket betyder att även behandling av ostrukturerat material omfattas av dataskyddsförordningen. Kraftfulla sanktioner. Flens kommun, Gnestas kommun, Katrineholms kommun, Strängnäs kommun, Oxelösunds kommun och Vingåkers kommun samarbetar kring dataskyddsförordningen. Kommunerna har genom samarbetet utsett ett gemensamt dataskyddsombud samt tillsammans tagit fram dessa riktlinjer för tillämpning av dataskyddsförordningen Syftet med riktlinjerna är att underlätta tillämpningen av dataskyddsförordningen. Riktlinjerna riktar sig till alla medarbetare som tillämpar dataskyddsförordningen i sitt dagliga arbete. Med anledning av ovanstående ber jag varje förvaltningschef se till att beslut angående riktlinjerna fattas vid respektive nämnd. Tanken är att riktlinjerna ska uppdateras vid behov minst en gång årligen. Dokumentet är alltså inte avsett som ett statiskt dokument utan som en utgångspunkt i arbetet. 1 För kommunens personuppgiftsansvariga kan avgiften uppgå till 10 miljoner kronor. Kommunala bolag kan bli skyldiga att betala en sanktionsavgift på upp till tjugo miljoner euro eller 4 % av den totala globala årsomsättningen, beroende på vilket värde som är högst.

390 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida PLEX/2019: Samrådsyttrande till lantmäteriet rörande fastighetsreglering av Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att lämna samrådsyttrande till Lantmäteriet enlig fastighetsbildningslagen (1970:988) 3 kapitlet 3, samt att avstyrka yrkande om avstyckning på cirka kvadratmeter för bostadsändamål av den ombildade med stöd av kommunens översiktsplan Sörmlands hjärta - med plats för alla. Karina Bundgaard Krogh (C) deltar ej i beslutet. Bakgrund Lantmäterimyndigheten har den 4 februari 2019 skickat in en begäran om samråd med Flens kommun rörande en fastighetsreglering och en avstyckning. Fastighetsregleringen innebär att i sin helhet överförs till men innebär ingen förändrad markanvändning. Efter detta sker avstyckning av del av den ombildade Avstyckningen grundas på ett köp, enligt jordabalken och sker för bostadsändamål. Enligt köpekontrakten som parterna skrivit gällande styckningslotten finns det på fastigheten ett enklare torp, en bod, ett utedass och en källare. Plan- och exploateringsavdelningens bedömning Del av fastigheten omfattas av Åkforsåns riksintresse för naturvård. Naturvärden i området ska så långt som möjligt skyddas mot åtgärder som påtagligt kan skada naturmiljön enligt miljöbalken 3 kapitlet 6. Det innebär att den planerade avstyckningen för bostadsändamål måste beakta det allmänna intresset. Flens kommuns översiktsplan Sörmlands hjärta med plats för alla ser positivt på ny bebyggelse på landsbygden. Dock får sådan bebyggelse inte försämra eller försvåra möjligheterna att bedriva rationellt jordbruk. En stor del av den föreslagna avstyckningen är enligt översiktsplanen utpekad som jordbrukets primära intresseområde. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\uqpf54ov.0u0.rtf

391 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 55 Vidare omfattas större delen av den föreslagna avstyckningen av Åkforsåns strandskydd. Syftet med strandskyddet är att ge allmänheten tillgång till strandområden samt möjliggöra och bevara goda livsvillkor för djur och växter. Kommunen, i enlighet med miljöbalkens 7 kapitlet 13, tillåter inte att ny bebyggelse uppförs inom ett strandskyddat område om det inte uppfyller några av de särskilda skälen för strandskyddsdispens. Plan- och exploateringsavdelningen ställer sig tveksam till en avstyckning på kvadratmeter för bostadsändamål. En betydligt mindre yta, som varken berör strandskyddszonen eller jordbrukets primära intresseområde, bör kunna avstyckas och ändå tillgodose sökandes intresse. Dock bör avstyckningen inte vara mindre än kvadratmeter. För att en avstyckning för bostadsändamål ska kunna genomföras behöver sökande ändra sitt yrkande. Om sökande önskar uppföra ny bebyggelse rekommenderar kommunen att fastighetsägaren ansöker om förhandsbesked. Plan- och exploateringsavdelningen har således inget att erinra mot en avstyckning i sig, däremot behöver storleken på avstyckningen justeras efter de förutsättningar som gäller för området. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\uqpf54ov.0u0.rtf

392 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Samhällsbyggnadsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Plan- och exploateringsavdelningen Kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE Fanny Sundqvist och Daniel Ränkedal DIARIENR ÄRENDE PLEX/2019:11 Fastighetsreglering och avstyckning berörande Samrådsyttrande till lantmäteriet rörande fastighetsreglering av Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att lämna samrådsyttrande till Lantmäteriet enlig fastighetsbildningslagen (1970:988) 3 kap. 3. att avstyrka yrkande om avstyckning på cirka kvadratmeter för bostadsändamål av den ombildade med stöd av kommunens översiktsplan Sörmlands hjärta - med plats för alla. Bakgrund Lantmäterimyndigheten har den 4 februari 2019 skickat in en begäran om samråd med Flens kommun rörande en fastighetsreglering och en avstyckning. Fastighetsregleringen innebär att i sin helhet överförs till men innebär ingen förändrad markanvändning. Efter detta sker avstyckning av del av den ombildade Avstyckningen grundas på ett köp, enligt jordabalken och sker för bostadsändamål. Enligt köpekontrakten som parterna skrivit gällande styckningslotten finns det på fastigheten ett enklare torp, en bod, ett utedass och en källare. Plan- och exploateringsavdelningens bedömning Del av fastigheten omfattas av Åkforsåns riksintresse för naturvård. Naturvärden i området ska så långt som möjligt skyddas mot åtgärder som påtagligt kan skada naturmiljön enligt miljöbalken 3 kap. 6. Det innebär att den planerade avstyckningen för bostadsändamål måste beakta det allmänna intresset.

393 2 (2) Flens kommuns översiktsplan Sörmlands hjärta med plats för alla ser positivt på ny bebyggelse på landsbygden. Dock får sådan bebyggelse inte försämra eller försvåra möjligheterna att bedriva rationellt jordbruk. En stor del av den föreslagna avstyckningen är enligt översiktsplanen utpekad som jordbrukets primära intresseområde. Vidare omfattas större delen av den föreslagna avstyckningen av Åkforsåns strandskydd. Syftet med strandskyddet är att ge allmänheten tillgång till strandområden samt möjliggöra och bevara goda livsvillkor för djur och växter. Kommunen, i enlighet med miljöbalkens 7 kap. 13, tillåter inte att ny bebyggelse uppförs inom ett strandskyddat område om det inte uppfyller några av de särskilda skälen för strandskyddsdispens. Plan- och exploateringsavdelningen ställer sig tveksam till en avstyckning på kvadratmeter för bostadsändamål. En betydligt mindre yta, som varken berör strandskyddszonen eller jordbrukets primära intresseområde, bör kunna avstyckas och ändå tillgodose sökandes intresse. Dock bör avstyckningen inte vara mindre än 1500 kvadratmeter. För att en avstyckning för bostadsändamål ska kunna genomföras behöver sökande ändra sitt yrkande. Om sökande önskar uppföra ny bebyggelse rekommenderar kommunen att fastighetsägaren ansöker om förhandsbesked. Plan- och exploateringsavdelningen har således inget att erinra mot en avstyckning i sig, däremot behöver storleken på avstyckningen justeras efter de förutsättningar som gäller för området. Beslutsunderlag Den föreslagna avstyckningens förutsättningar 2019:31 Övrig bilaga Avstyckningens geografiska placering 2019:30 Karin Tibbelin Plan- och exploateringschef Daniel Ränkedal Planarkitekt Fanny Sundqvist Planarkitekt Beslutet expedieras till: Akten Lantmäteriet Samhällsbyggnadsnämnden

394 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida KS/2018: Nämndplan med internkontrollplan 2019 Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna förslag till nämndplan med budget 2019, att delegera till kommunchef att godkänna budgetjusteringar mellan avdelningarna inom kommunstyrelsens ansvarsområde, att fastställa kommunstyrelsens internkontrollplan för år 2019, att allvarligare fel eller brister som identifierats genom den interna kontrollen omgående rapporteras till kommunstyrelsen, samt att en sammantagen redovisning av resultatet av kontrollerna i internkontrollplanen rapporteras till kommunstyrelsen senast i samband med behandlingen av årsredovisningen för år Bakgrund Förslaget till nämndplan för kommunstyrelsen bygger till stora delar på den strategiska planen med budget Planen innehåller prioriteringar av de mål och utvecklingsuppdrag som kommunledningsförvaltningen ska arbeta med under de närmaste åren med fokus på år 2019, för att förverkliga visionen och de strategiska målen. Efter det att kommunstyrelsen fattat beslut om nämndplanen kommer kommunledningsförvaltningens olika avdelningar i ett nästa steg fördjupa och konkretisera de uppdrag som kommunstyrelsen har att utföra i verksamhetsplaner. Förslaget till nämndplan innehåller även en övergripande internbudget för kommunstyrelsens olika avdelningar. Under året kan det komma att bli omstruktureringar mellan avdelningar inom kommunstyrelsens ansvarsområde varpå avdelningarnas budget kan behöva justeras. För att underlätta hanteringen föreslås därför kommunchefen att på delegation godkänna sådana budgetjusteringar mellan kommunstyrelsens avdelningar. Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\snmokmsg.hm0.rtf

395 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens AU Sida 57 Kommunfullmäktige antog i augusti 2015 ett nytt reglemente för intern kontroll ( ). Enligt reglementet ska respektive nämnd anta sin internkontrollplan i samband med att nämndplanen antas. Kommunledningsförvaltningen har som bilaga till kommunstyrelsens nämndplan upprättat ett förslag till internkontrollplan för år Avsikten med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Den interna kontrollen ska bidra till att ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Valet av kontroller utgår från en utförd risk- och väsentlighetsanalys. I riskbedömningen har både sannolikhet för att risken ska infalla, och dess konsekvenser bedömts av tjänstemannaorganisationen respektive av förtroendevalda. Expedieras till: Kommunstyrelsen Akt Justerandes sign Utdragsbestyrkande c:\windows\temp\sgtttvz5.uqr\snmokmsg.hm0.rtf

396 1 (2) DATUM TJÄNSTESKRIVELSE Kommunledningsförvaltningen TJÄNSTESTÄLLE Ekonomiavdelningen Till Kommunstyrelsens arbetsutskott HANDLÄGGARE DIARIENR Jan Karlsson KS/2018:188 ÄRENDE Kommunstyrelsens nämndplan 2019 Kommunstyrelsens nämndplan 2019 Nämndplan med internkontrollplan Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna kommunledningsförvaltningens förslag till nämndplan med budget 2019, att delegera till kommunchef att godkänna budgetjusteringar mellan avdelningarna inom kommunstyrelsens ansvarsområde, att fastställa kommunstyrelsens internkontrollplan för 2019, att allvarligare fel eller brister som identifierats genom den interna kontrollen omgående rapporteras till kommunstyrelsen, att en sammantagen redovisning av resultatet av kontrollerna i internkontrollplanen rapporteras till Kommunstyrelsen senast i samband med behandlingen av årsredovisningen för Sammanfattning Förslaget till nämndplan för Kommunstyrelsen bygger till stora delar på den strategiska planen med budget Planen innehåller prioriteringar av de mål och utvecklingsuppdrag som kommunledningsförvaltningen ska arbeta med under de närmaste åren med fokus på år 2019, för att förverkliga visionen och de strategiska målen. Efter det att Kommunstyrelsen fattat beslut om nämndplanen kommer Kommunledningsförvaltningens olika avdelningar i ett nästa steg fördjupa och konkretisera de uppdrag som Kommunstyrelsen har att utföra i verksamhetsplaner.

397 2 (2) Förslaget till nämndplan innehåller även en övergripande internbudget för kommunstyrelsens olika avdelningar. Under året kan det komma att bli omstruktureringar mellan avdelningar inom kommunstyrelsens ansvarsområde varpå avdelningarnas budget kan behöva justeras. För att underlätta hanteringen föreslås därför kommunchefen att på delegation godkänna sådana budgetjusteringar mellan kommunstyrelsens avdelningar. Kommunfullmäktige antog i augusti 2015 ett nytt reglemente för intern kontroll (KF ). Enligt reglementet ska respektive nämnd anta sin internkontrollplan i samband med att nämndplanen antas. Kommunledningsförvaltningen har därför som bilaga till kommunstyrelsens nämndplan upprättat ett förslag till internkontrollplan för Avsikten med den interna kontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att undgå allvarliga fel. Den interna kontrollen ska bidra till ändamålsenligheten stärks och att verksamheten med medborgarnas bästa för ögonen bedrivs effektivt och säkert. Valet av kontroller utgår från en utförd risk- och väsentlighetsanalys. I riskbedömningen har både sannolikhet för att risken ska infalla, och dess konsekvenser bedömts av tjänstemannaorganisationen respektive av förtroendevalda. Håkan Bergsten Kommunchef Jeanette Lijesnic Ekonomichef Beslutet expedieras till:

398 Förslag till plan för intern kontroll Nämnd: KOMMUNSTYRELSEN Gäller för tidsperioden: Nedan redovisas de kontroller som ska genomföras av kommunledningsförvaltningen i syfte att säkerställa en god intern kontroll. Av tabellen framgår bland annat vem som är ansvarig för kontrollen och vilken metod som ska användas. Här framgår även om kontrollen avser kommunledningsförvaltningen eller kommunen som helhet. Valet av kontroller utgår från en genomförd risk- och väsentlighetsanalys. I kolumnen Risk redovisas en bedömning av hur allvarlig den bakomliggande risken som ska hanteras genom dessa kontroller är. I riskbedömningen har både sannolikhet för att risken ska infalla, och dess konsekvenser bedömts av tjänstemannaorganisationen respektive av förtroendevalda. I planen benämns riskerna som Allvarlig, Måttlig eller Lindrig, beroende på bedömningen. Risker som värderats som Försumbara har inte tagits med i planen för intern kontroll. 1. Rapporteringsrutiner Den som utfört en kontroll ska dokumentera och överlämna resultatet till sin avdelningschef. Iakttagelser som avser någon annan förvaltning/avdelning ska rapporteras till denna. Avdelningschefen är ansvarig för att utfallet av kontrollerna överlämnas till kommunchefen. Kommunchefen ansvarar för att kommunstyrelsen minst en gång per år får en samlad rapport om hur den interna kontrollen fungerar. Utrednings- och strategiavdelningen sammanställer denna rapport. Allvarligare fel eller brister som identifierats genom den interna kontrollen ska rapporteras omgående av den som utfört kontrollen - via avdelningschef - till kommunchef. Kommunchefen ansvarar för att rapportera vidare till kommunstyrelsen. 1

399 Kontroller 2.1 Övergripande kontrollmoment gällande samtliga nämnder och bolag Kontrollmoment 1-3 lämnas också som förslag till samtliga nämnder och de kommunala bolagen i deras respektive arbete med intern styrning och kontroll. Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Omfattning Metod Frekvens Risk 1. Ekonomi/ Attestreglementet Kontroll av att det alltid är två personer inblandade vid samtliga ekonomiska transaktioner. Två i förening Förvaltningschef / Ekonomichef / Bolags VD, Hela kommunen Stickprov och kontroll av rutiner 20 slumpvis utvalda som representerar olika delar av verksamheten 1 gång/år Måttlig 2. Ekonomi/ Attestreglementet 3. Dataskyddsförordning en (GDPR) Kontroll av att attestförteckning och attestreglemente efterlevs Kontroll av att medarbetare har tillräcklig kunskap om GDPR, samt av interna rutiner Förvaltningschef / Ekonomichef / Bolags VD, Förvaltningschef / Bolags VD /GDPRsamordnare per förvaltning/bolag Hela kommunen Hela kommunen Stickprov av att regler för besluts- och behörighetsattest följs för ekonomiska transaktioner som inte hanteras elektroniskt i ekonomisystemet (enligt Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner - attestreglemente) 20 slumpvis utvalda som representerar olika delar av verksamheten GDPR-samordnare per förvaltning/bolag kontrollerar deltagande i webb-utbildning (avläsning i Draftit) 1 gång/år Måttlig 2 ggr/år Måttlig 2

400 Kontrollmoment för kommunstyrelsen Kontrollområde Kontrollmoment Ansvarig Omfattning Metod Frekvens Risk 4. Inköp Kontroll av att upphandlingar görs enligt kommunens upphandlingspolicy och LOU 5. Inköp Kontroll av att inköp sker enligt slutna avtal eller i övrigt med god affärsmässighet 6. Kort- och kontanthantering Kontroll av att kort och kontanta medel, inklusive brukares medel, hanteras utan risk för förskingring Ekonom Hela kommunen Stickprov, fokus på stora volymer och att täcka alla verksamhetsområden, minst 2-3 prov per nämnd Ekonom Hela kommunen Stickprov, fokus på stora volymer och att täcka alla verksamhetsområden, minst 2-3 prov per nämnd Hela kommunen Kontroll av att alla förvaltningar har rutiner för kort- och kontanthantering 1 gång/år Måttlig 1 gång/år Måttlig 1 gång/år Allvarlig 7. Representation Kontroll av att kommunens regler om representation Ekonom Hela kommunen Stickprov, minst 20 st 2 ggr/år Lindrig enligt ekonomihandboken följs 8. Rätt lön Kontroll av att rätt lön (även arvoden) betalas ut i rätt Respektive Hela kommunen Kombination av manuella och Månadsvis Måttlig tid, samt att lön inte betalas ut till anställd som slutat. löneassistent maskinella kontroller av utbetalningar 9. Intrångsskydd Kontroll av verksamheternas sårbarhet och IT-chef Hela kommunen Sårbarhetstest via extern aktör 1 gång/år beredskap för intrång i IT-miljö 10. Verkställande av fattade beslut i KS och KF Kontroll av att politiskt fattade beslut verkställs på det sätt och enligt den tidplan som beslutats Utredare Hela kommunen Stickprov, fokus på uppdrag som utgår från Strategisk plan, kontroll av minst 10 beslut 1 gång/år Måttlig 11. Delegation Kontroll av att delegeringsordningen är aktuell och återrapportering sker 12. Ärendeberedning Kontroll av kvaliteten i tjänsteskrivelser i politiska beslutsärenden. Ger skrivelserna KS och KF ett tydligt, tillförlitligt och allsidigt belyst underlag för beslut? Redovisningsansvarig Ärendesamordnare Utredare KLF Hela kommunen, ärenden med KS/KF som sista beslutsinstans Genomgång av delegeringsordning samt stickprov på varje avdelning Stickprov, fokus viktigare ärenden, minst 10 st 1 gång/år Måttlig 1 gång/år Allvarlig 3

401 Nämndplan med budget 2019 Kommunstyrelsens verksamheter. 1

402 Flens kommuns vision 2