Uppföljning internkontroll Kultur- och fritidsnämnd

Transkript

1 Uppföljning internktroll 2017 Kultur- och fritidsnänd

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Uppföljning av nänns arbete ed intern ktroll Uppföljning av orån Ekoi Koungeensaa processer Uppföljning av förbättringsåtgärr... 4 Kultur- och fritidsnänd, Uppföljning internktroll (6)

3 1 Inledning Det interna ktrollsysteet har unr året följt kounledningsktorets övergripan riktlinjer sat n plan so kultur- och fritidsnänn antagit för 2017 vilken avrapporteras här nedan. Det interna ktrollarbetet har saordnats geensat av verksahetscheferna ed stöd av förvaltningens eko och ktinuerlig avrapportering till förvaltningschef har skett. Till grund för planeringen har nänn en bruttolista över processer utifrån vilken an gör en risk- och väsentlighetsanalys. De processer so utifrån nna analys bedös ha ett betydan vär för risk och väsentlighet blir föreål för fördjupad diskussi varav några prioritera processer väljs ut för att ingå i nänns ktrollplan för året. Även orån so innebär att utbilda, ändra och/eller dokuentera rutiner ed era kan tas ed. De enskilda rutinerna i ktrollplanen granskas och avrapportering sker till förvaltningschef. 2 Uppföljning av nänns arbete ed intern ktroll 2017 års interna ktrollplan ofatta ett ktrolloent, tre koungeensaa processer sat uppföljning av förbättringsåtgärr so finierats i saband ed 2016 års interna ktroll. Två av ktrolloenten har genoförts och två har överförts till 2018 års interna ktrollplan. Förbättringsåtgärr är i ångt och ycket en naturlig och ständigt pågåen l ino raen för t ordinarie arbetet. Då varje handläggare ansvarar för ånga arbetsuppgifter åste ktrollaktiviteter so utförs ständigt vägas i terer av risk, nytta och kostnar. Förvaltningen bedöer att n interna ktrollen är tillräcklig. 3 Uppföljning av orån Färgfinitier: Riskvär 1-4 = grön, 5-9 = gul, = röd 3.1 Ekoi Process Riskanalys Ktrollo ent Negativ avvikel se Förbättringsåtgärr Statsbidrag Återbetalnin gsskyldighe t Dokuente ra rutin Rutin inte upprättad. Stor avvikels e Överförs till Koungeensaa processer Ingångna avtal ska följas upp inst en gång per år Dokuenterad uppföljning har inte skett. Förvaltningen föreslår att processen ingår i n interna ktrollplanen för Regler o utor och representati Satliga verksaheter har ino raen för arbetsplatsträffar gått igeno styrdokuentet Regler för att undvika utor och korrupti sat regler för representati. Ktroll av fakturor för intern och extern representati Kultur- och fritidsnänd, Uppföljning internktroll (6)

4 Ktroll via stickprov har skett av fakturor so avser förtroenkänsliga poster inklurans utbildning, resor och representati, t vill säga kta , sat Unr 2017 kan kstateras att suan av ssa poster uppgick till 650 tusen kror otsvaran 0,6 procent av nänns kostnar för peri. Förvaltningen har granskat tio fakturor ed högst belopp ssa uppgick till ett belopp o 207 tusen kror och utgjor 32 procent av totalbeloppet. Granskningen gjors ed avseen på att syfte och ltagare skulle fragå av faktura eller unrlag. Förbättringspotential finns. Två fakturor avseen rese- och kferenskostnar sakna hänvisning till unrlag beträffan syfte, progra och ltagare. Ytterligare två fakturor sakna uppgift o ltagare. Koplettering ed unrlag har skett i efterhand. 3.3 Uppföljning av förbättringsåtgärr Förbättringsåtgär r Ansvarig chef Statu s Status Startdatu Slutdatu Osäkerhet rår beträffan gränsdragning avseen ansvar för SBA i verksahetslokale r so hyrs av tekniska ktoret. Detta förhållan ska klargöras. Beskrivning av åtgärd Unrsöka vilket ansvar so gäller sat överväga o även hyrda verksahetsloka ler skall läggas in i saa elektriska syste för SBA so idrottsplatserna. Kerstin Hassner, Via tekniska ktorets SBAsaordnare får verksaheterna tillgång till ett ITbaserad syste för uppföljning, påinnelse och dokuentati av t systeatiska brandskyddsarbetet. Verksaheterna kan även via saordnaren få tillgång till inforati och utbildning. Innan avslut tillse att satliga verksaheter har utbildning och tillgång till relevant SBA-syste. Tydliggöra inforati i saband hyresavtal Beskrivning av åtgärd Brandinforatio nen i hyresavtalet ska förtydligas avseen hyresgästens skyldighet att inforera vidare ino sin organisati Unr våren 2018 införs nytt IT-syste avseen föreningsbidrag och lokalbokning. Förvaltningen hoppas att tta syste även ska kunna nyttjas i saband ed uthyrning av lokaler för kulturändaål och då kunna stötta när t gäller att få ut relevant brandskyddsinfora ti till n so hyr lokal. Tekniska ktoret ska ktaktas angåen förbättring av utryningsplan sat eventuell Diskussier pågår via Kulturskolan ed tekniska ktoret. Kultur- och fritidsnänd, Uppföljning internktroll (6)

5 Förbättringsåtgär r autoatisk brandlar till brandkåren. Ansvarig chef Statu s Status Startdatu Slutdatu Tydliggöra rutin för nyckelutläning för respektive idrottshall och gynastiksal Rutin för utläning av nycklar/kort/brickor finns, en inte skriftlig. Saanställd förteckning av låssyste för respektive hall finns. Unr våren 2018 införs ett IT-baserat syste för lokalbokningar so koer att innebära nya och förbättra öjligheter när t gäller utkvittering, påinnelse o återlänan. Förvaltningen inväntar upprättan av rutin i saband ed tta. Säkerställa att utryningsplaner finns i gynastiksalar och hallar so hyrs av skolorna Då förvaltningen lägger ner ansvar till förening via ordnings- och brandskyddsregler bör förvaltningen säkerställa att inforatistavlor finns och i annat fall felanäla till hyresvärn. Inventering sat vid behov rapportering till fastighetsägaren sker unr våren Tydliggöra skyldigheten att inforera o gällan brandskydd och utryning i fall utkvitterad nyckel länas över till annan ledare/vikarie. Beskrivning av åtgärd Ska fragå av unrskriven inforati för brandskydd att skyldighet föreligger att föra inforatien vidare vid överlänan av nyckel Unr våren 2018 införs nytt IT-syste avseen föreningsbidrag och lokalbokning. Förvaltningen hoppas att tta ska kunna stötta när t gäller att få ut relevant brandskyddsinfora ti till n so hyr lokal. Säkerhetsrutin för plogning av sjöisar aktualiseras och uppdateras i saband ed APT Avslutad enligt plan Säkerhetsrutin finns och frågan lyfts ktinuerligt unr säsg i saband ed APT. Aktualisera handlingsplaner Avslutad enligt Handlingsplaner finns för fritidsgårdar Kultur- och fritidsnänd, Uppföljning internktroll (6)

6 Förbättringsåtgär r Ansvarig chef Statu s Status plan Startdatu Slutdatu och fält gällan hot, våld och obbning. Dessa aktualiseras årligen och frågan behandlas ktinuerligt på APT ino raen för SAM. Kultur- och fritidsnänd, Uppföljning internktroll (6)