Dagordning Beslutsärenden 59 Uppdatering av verksahetsoråde för VA 4 60 Ofördelning av VA-investeringsedel avseende Murarvägen Uppföljning av ko

Transkript

1 Handlingar till Tekniska nändens saanträde den 17 deceber 2018

2 Dagordning Beslutsärenden 59 Uppdatering av verksahetsoråde för VA 4 60 Ofördelning av VA-investeringsedel avseende Murarvägen Uppföljning av kontroll- och åtgärdsplan 2018 för Tekniska nänden Kontroll- och åtgärdsplan 2019 för Tekniska nänden Ändring av bestäelse o datuparkering Medborgarförslag - angående cykelbanor i Bro Medborgarförslag rörande trafiksituationen på Prästhagsvägen 47

3 UBK1005, v2.0, TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Erik Fridhol GIS-ingenjör Mät- och GIS-enheten Erik.Fridhol@upplands-bro.se Datu Vår beteckning Er beteckning TN 18/0326 Tekniska nänden Uppdatering av verksahetsoråde för VA Förslag till beslut 1 Tekniska nänden fastställer verksahetsorådet för kounens vatten-, dagvatten- och spillvattenanläggningar enligt kartor daterade 16 noveber Tekniska nänden delger Länsstyrelsen i Stockhols län beslutat verksahetsoråde för kounens vatten-, dagvatten- och spillvattenanläggningar både GIS forat och PDF karta. Saanfattning Enligt 6 p.1 lag (2006:412) o allänna vattentjänster skall kounen bestäa det verksahetsoråde ino vilket vattentjänsten eller vattentjänsterna behöver ordnas. Allän VA-anläggnings verksahetsoråde är det geografiska oråde ino vilket en eller flera vattentjänster har eller ska ordnas geno allän VAanläggning. Vattentjänster definieras so vattenförsörjning och avlopp (dag- och spillvatten) enligt lagen. Ino verksahetsorådet gäller kounens "Allänna bestäelser för brukandet av Upplands-Bros allänna vattenoch avloppsanläggning" (ABVA) och kounens VA-taxa. Verksahetsorådet har utökats ed flera exploateringsoråden och utbyggnadsoråden och en del oråden har tagits bort. Nya verksahetsoråden redovisas i två olika kartor, förändringarna ot befintliga verksahetsoråde förtydligas i två separata kartor. Beslutsunderlag Sahällsbyggnadskontorets tjänstskrivelse den 16 noveber. Ärendet Enligt 6 p.1 lag (2006:412) o allänna vattentjänster skall kounen bestäa det verksahetsoråde ino vilket vattentjänsten eller vattentjänsterna behöver ordnas. Postadress: Upplands-Bro koun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: koun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

4 Datu Vår beteckning 2 (2) TN 18/0326 Allän VA-anläggnings verksahetsoråde är det geografiska oråde ino vilket en eller flera vattentjänster har eller ska ordnas geno allän VAanläggning. Vattentjänster definieras vattenförsörjning och avlopp (dag- och spillvatten) enligt lagen. Ino verksahetsorådet gäller kounens "Allänna bestäelser för brukandet av Upplands-Bros allänna vatten- och avloppsanläggning" (ABVA) och kounens VA-taxa. Verksahetsorådena har justerats till att ofatta två kartor, fördelade på vatten, spill och dagvatten. Utökningen av verksahetsorådena har även justerats. Barnperspektiv Förslag till beslut påverkas inte av barnkonsekvensanalys. Mathias Rantanen Sahällsbyggnadschef Linda Edgren Tf. Teknisk chef Sarah Nilsson Tf. VA chef Bilagor 1. Förslag till nytt verksahetsoråde för dricksvatten och spillvatten 2. Karta so visar förändringarna i verksahetsoråde för dricksvatten och spillvatten 3. Förslag till nytt verksahetsoråde för dagvatten. 4. Karta so visar förändringarna i verksahetsoråde för dagvatten Beslut sänds till Länsstyrelsen

5 F ö rsla gtill n y ttv e rk sa h e tso rå d efö rd rick sv a tte no chsp illv a tte n V e rk sa h e tso rå d e D rick sv a tte no chsp illv a tte n

6 F ö rä n d rin g a ri v e rk sa h e tso rå d efö rd rick sv a tte no chsp illv a tte n V e rk sa h e tso rå d e T illa g d ao rå d e n B o rtta g n ao rå d e n

7 F ö rsla gtill n y ttv e rk sa h e tso rå d efö rd a g v a tte n V e rk sa h e tso rå d e D a g v a tte nfa stig h e to chg a ta D a g v a tte ng a ta

8 Förändringar i verksahetsorådeför dagvatten Tillkoandeytor Fastighet Gata

9 UBK1005, v2.0, TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Ida Brännströ Teknisk chef Tekniska avdelningen ida.brannstro@upplands-bro.se Datu Vår beteckning Er beteckning TN 18/0312 Tekniska nänden Ofördelning av VA-investeringsedel avseende Murarvägen Förslag till beslut Tekniska nänden beslutar att ofördela 2000 tkr från Ledningsrenovering & Servis sat 2500 tkr från Nya ledningar ospec till projektet investeringar Murarvägen ur 2018 års investeringsedel enligt Sahällsbyggnadskontorets förslag. Saanfattning Tekniska nänden tog 26 februari 2018 beslut o att anta ofördelning av VA:s investeringsbudget 2017 till Budgeten för investeringsprojektet 2018 rörande Projektet Reinvestering Murarvägen uppgår till ca tkr. Efterso projektet blivit ycket dyrare, ca tkr på grund av ej påverkbara oständigheter så föreslår Tekniska avdelningen att ofördela tkr från Ledningsrenovering & Servis sat tkr från Nya ledningar ospec till projektet. VA-verksaheten är en affärsdrivande verksahet. Beslutsunderlag Sahällsbyggnadskontorets tjänsteskrivelse den 16 nov 2018 Nändbudget Tekniska nänden Ärendet I projektet Reinvestering Murarvägen så har ånga faktorer bidragit till att fördyra projektet. Ledningen låg kt djupare än projekterat. För att upprätthålla en säker arbetsiljö ed korrekta släntlutningar så användes schaktslädar vilket står för den största kostnadsökningen då också projektet drog ut på tiden. Dessuto var tjälen i arken tvungen att tinas upp pga starka vibrationer i närliggande hus vid schaktning. Vibrationsätare i de intilliggande husen var också en kostnad so inte fanns ed i ursprungsplanen. Under arbetet stötte an på förorenade assor so åste transporteras iväg och behandlas. I och ed att ledningarna var i ycket dåligt skick så uppstod det vattenläckor under hela entreprenadtiden so var tvungna att tas o hand. Nu är projektet slutbesiktigat och godkänt och inga fler kostnader ska koa på det. Postadress: Upplands-Bro koun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: koun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

10 Datu Vår beteckning 2 (2) TN 18/0312 Barnperspektiv Ofördelningen i sig bedös inte ha någon påverkan på barn och ungdoar. Sahällsbyggnadskontoret Mathias Rantanen Sahällsbyggnadschef Linda Edgren Tf Teknisk chef Beslut sänds till Ekonoistab -controller för Teknisk nänd VA-enheten

11 UBK1005, v2.0, TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Ulla Kujala Sahällsbyggnadskontoret/TN ulla.kujala@upplands-bro.se Datu Vår beteckning Er beteckning TN 18/0347 Tekniska nänden Uppföljning av kontroll- och åtgärdsplan 2018 för Tekniska nänden Förslag till beslut Tekniska nänden godkänner uppföljningen av kontroll- och åtgärdsplan 2018 för Tekniska nänden. Saanfattning I Tekniska nändens kontroll- och åtgärdsplan 2018 finns förbättringsåtaganden beträffande ärendehantering, projektarbeten, vattenförsörjning, ekonoisk uppföljning, kopetensutveckling och dataskyddsförordningen. Uppföljningen visar att: - Genoförd granskning har visat att befintlig projektdokuentation behöver förbättras. Fraförallt behöver en rutin tas fra för hur an ska dokuentera och spara underlag i projekt. - Filning av kounens vatten- och avloppsledningsnät och fratagande av underhålls- och driftkarta har gett en överblick över statusen på kounens ledningar. - Tidsredovisning har införts i Agresso för arbetet ed kvalitetsgranskning av projekt och upphandlingar. Det bidrar till bättre styrning och kvalitetssäkring. - Förbättringsarbetet ino ekonoiuppföljningen behöver fortsätta under nästa år. - Kopetensinventering har gjorts och resultatet beötts i avdelningens nya organisation ed nybildade enheter. - Avdelningens arbete för att uppfylla kraven i GDPR för hantering av personuppgifter har pågått under året och koer att fortsätta även under nästa år. Beslutsunderlag Sahällsbyggnadskontorets tjänsteskrivelse den 23 noveber 2018 Uppföljning av Tekniska nändens kontroll- och åtgärdsplan 2018, rapport från Tekniska avdelningen Postadress: Upplands-Bro koun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: koun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

12 Datu Vår beteckning 2 (2) TN 18/0347 Kontroll- och åtgärdsplan 2018 för Tekniska nänden Ärendet Enligt kounens regleente för intern kontroll (KF ) ansvarar nänderna för intern styrning och kontroll av sina egna verksaheter. I ansvaret ingår bland annat att årligen följa upp det gångna årets internkontroller och att fastställa en ny kontroll- och åtgärdsplan för det koande året. Kontroll- och åtgärdsbehovet baseras på verksaheternas riskanalyser. Kounens definition av en risk är osäkerhetsoent i interna processer och arbetssätt so kan hota åluppfyllelsen och orsaka ekonoisk skada eller förtroendeskada. I Tekniska nändens kontroll- och åtgärdsplan 2018 har nändens verksaheter åtagit sig att genoföra specificerade förbättringar ino orådena ärendehantering, projektarbeten, vattenförsörjning, ekonoisk uppföljning, kopetensutveckling och dataskyddsförordningen. De specificerade åtagandena och Tekniska avdelningens redogörelse för hur dessa uppfyllts fragår av bilagd uppföljningsrapport. Tekniska avdelningens uppföljningsrapport finns so bilaga till denna skrivelse. Barnperspektiv Den här kontroll- och åtgärdsplanen påverkar inte kounens barn och unga direkt. Däreot skapar en god intern styrning och kontroll i förlängningen en tryggare koun för alla kouninvånare. Mathias Rananen Sahällsbyggnadschef Ulla Kujala Utredare Bilagor Uppföljningsrapport, Tekniska nändens kontroll- och åtgärdsplan 2018 Beslut sänds till Ekonoistaben

13 Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll 2018 Tekniska nänden 2018

14 Innehållsförteckning 1 Inledning Uppföljning av kontrolloent Effektivitet och produktivitet i verksaheten Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler Uppföljning av åtgärder Effektivitet och produktivitet i verksaheten Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler Slutsatser av uppföljning Tekniska nänden, Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll (10)

15 1 Inledning I denna rapport presenteras uppföljningen av årets arbete ed intern styrning och kontroll enligt nändens antagna interna kontrollplan för året. Utfall och koentarer till årets genoförda kontrolloent Status och koentarer till de genoförda åtgärder so planerats i saband ed upprättandet av den interna kontrollplanen sat de eventuella åtgärder so vidtagits under året Tekniska nänden, Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll (10)

16 2 Uppföljning av kontrolloent Statussybolernas betydelse för kontrolloenten är följande: 2.1 Effektivitet och produktivitet i verksaheten Process: Projektarbete Risker: Inforationsutbyte Projektarbete Kontrolloent Projektplan och loggbok Ingen avvikelse Koentar Arbetet fortsätter under 2019 under "dokuentation" Process: Underhåll av verksahet Risker: Ekonoi och förtroende vid Underhåll av verksahet Kontrolloent Planberedskap Ingen avvikelse Koentar VA-avdelningen har ed hjälp av filningar och en underhålls- och driftkarta överblick över kounens ledningsnät. Process: Övertagande Risker: Förluster i ekonoi och kunskap vid Övertagande Kontrolloent Rutiner tillsaans ed exploateringsavdelningen Ingen avvikelse Koentar En verksahetsplanering tillsaans ed plan- och exploateringsavdelningarna är gjord och uppföljning på arbetet fortsätter under Tekniska nänden, Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll (10)

17 Process: Kvalitetssäkring Risker: Ekonoiska förluster vid Kvalitetssäkring Kontrolloent avsätta tid och resurser Ingen avvikelse Koentar Tid redovisas nuer i Agresso och via rutiner ino tekniska avdelningen ellan enhetschefer och handläggare. 2.2 Tillförlitlig finansiell rapportering Process: Ekonoisk uppföljning Risker: Göra ett inus-resultat utan Ekonoisk uppföljning Kontrolloent uppföljning Ingen avvikelse Koentar Arbetet fortsätter ed controllern under Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler Process: Lever inte upp till våra egna krav på entreprenörer Risker: Förtroendekapital utan krav på entreprenörer Kontrolloent Kopetensinventering och resursfördelning Ingen avvikelse Koentar Arbetet är slutfört i och ed att den nya organisationen har satt sig ed enhetschefer på tekniska avdelningen. Process: Uppföljning Risker: Kvalité Uppföljning Kontrolloent Kopetensinventering och resurshantering Ingen avvikelse Koentar Arbetet är slutfört i och ed att den nya organisationen har satt sig ed enhetschefer på tekniska avdelningen. Tekniska nänden, Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll (10)

18 Process: Hantering av personuppgifter Risker: Vi uppfyller inte kraven enligt den europeiska dataskyddsförordningen, GDPR Kontrolloent Säkerställa att vi följer GDPR Ingen avvikelse Koentar Arbetet fortsätter under 2019 ed arbetsuppgifter enligt plan/begäran från projektgruppen för GDPR Tekniska nänden, Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll (10)

19 3 Uppföljning av åtgärder Statussybolernas betydelse för åtgärderna är följande: De åtgärder so presenteras nedan kan dels vara planerade i saband ed upprättandet av internkontrollplanen en även insatta under året på grund av avvikelser so identifierats vid genoförda kontrolloent. 3.1 Effektivitet och produktivitet i verksaheten Process: Projektarbete Risker: Inforationsutbyte Projektarbete Åtgärder Startdatu Slutdatu Koentar Modell Arbetet fortsätter under 2019 under "dokuentation" Process: Underhåll av verksahet Risker: Ekonoi och förtroende vid Underhåll av verksahet Åtgärder Startdatu Slutdatu Koentar Planberedskap VA-avdelningen har ed hjälp av filningar och en underhålls- och driftkarta överblick över kounens ledningsnät. Process: Övertagande Risker: Förluster i ekonoi och kunskap vid Övertagande Åtgärder Startdatu Slutdatu Koentar Saverkan En verksahetsplanering tillsaans ed plan- och exploateringsavdelningarna är Tekniska nänden, Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll (10)

20 Åtgärder Startdatu Slutdatu Koentar gjord och uppföljning på arbetet fortsätter under Process: Kvalitetssäkring Risker: Ekonoiska förluster vid Kvalitetssäkring Åtgärder Startdatu Slutdatu Koentar Tidsbokning Tid redovisas nuer i Agresso och via rutiner ino tekniska avdelningen ellan enhetschefer och handläggare. 3.2 Tillförlitlig finansiell rapportering Process: Ekonoisk uppföljning Risker: Göra ett inus-resultat utan Ekonoisk uppföljning Åtgärder Startdatu Slutdatu Koentar Möte ed controllern Arbetet fortsätter ed controllern under Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler Process: Lever inte upp till våra egna krav på entreprenörer Risker: Förtroendekapital utan krav på entreprenörer Åtgärder Startdatu Slutdatu Koentar Rekryteringar och avsättande av tid Arbetet är slutfört i och ed att den nya organisationen har satt sig ed enhetschefer på tekniska avdelningen. Tekniska nänden, Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll (10)

21 Process: Uppföljning Risker: Kvalité Uppföljning Åtgärder Startdatu Slutdatu Koentar Rekryteringar och avsättande av tid Arbetet är slutfört i och ed att den nya organisationen har satt sig ed enhetschefer på tekniska avdelningen.arbetet är slutfört i och ed att den nya organisationen har satt sig ed enhetschefer på tekniska avdelningen. Process: Hantering av personuppgifter Risker: Vi uppfyller inte kraven enligt den europeiska dataskyddsförordningen, GDPR Åtgärder Startdatu Slutdatu Koentar Arbetsuppgifter enligt plan/begäran från projektgruppen för GDPR Arbetet fortsätter under 2019 ed arbetsuppgifter enligt plan/begäran från projektgruppen för GDPR Tekniska nänden, Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll (10)

22 4 Slutsatser av uppföljning Det so inte har hunnits avslutas fortsätter in på år Tekniska nänden, Uppföljningsrapport intern styrning och kontroll (10)

23 UBK1005, v2.0, TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Ulla Kujala Sahällsbyggnadskontoret/TN ulla.kujala@upplands-bro.se Datu Vår beteckning Er beteckning TN 18/0346 Tekniska nänden Kontroll- och åtgärdsplan 2019 för Tekniska nänden Förslag till beslut Tekniska nänden godkänner Kontroll- och åtgärdsplan 2019 för Tekniska nänden i enlighet ed Sahällsbyggnadskontorets förslag. Saanfattning Tekniska avdelningen har identifierat interna risker och genofört en riskanalys för avdelningens verksaheter. Riskanalysen har legat till grund för den Kontroll- och åtgärdsplan 2019 för Tekniska nänden so Sahällsbyggnadskontoret föreslår här. Förslaget har tagits fra av Tekniska avdelningens ledning tillsaans ed kontorschefen, kontorets utredare och kounens controller. Kontroller och åtgärder föreslås ino följande oråden under det koande året. - Ärendehantering - Dokuenthantering - Ekonoisk uppföljning - Spridning av geodata Beslutsunderlag Sahällsbyggnadskontorets tjänsteskrivelse den 23 noveber 2018 Identifierade risker sat riskanalysen för Tekniska nändens verksaheter Ärendet Kontroll- och åtgärdsplanen finns so bilaga till denna skrivelse. Barnperspektiv Den föreslagna kontroll- och åtgärdsplanen påverkar inte kounens barn och unga direkt. Men i förlängningen skapar en god intern styrning och kontroll en er rättssäker och effektiv koun för alla edborgare. Postadress: Upplands-Bro koun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: koun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

24 Datu Vår beteckning 2 (2) TN 18/0346 Mathias Rantanen Sahällsbyggnadschef Ulla Kujala Utredare Bilaga Kontroll- och åtgärdsplan 2019 för Tekniska nänden Beslut sänds till Ekonoistaben

25 Intern kontrollplan 2019 Tekniska nänden 2019

26 Innehållsförteckning 1 Inledning Kounens arbete ed intern styrning och kontroll Organisation för intern styrning och kontroll Årets prioriterade risker Årets planerade kontrolloent Effektivitet och produktivitet i verksaheten Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler Årets planerade åtgärder Effektivitet och produktivitet i verksaheten Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

27 1 Inledning Tekniska avdelningens arbete ed intern styrning och kontroll inför år 2019 beskrivs i denna rapport. Årets prioriterade risker redovisas i kapitel 4, planerade kontrolloent ikapitel 5 och planerade åtgärder i kapitel 6. Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

28 2 Kounens arbete ed intern styrning och kontroll Under 2014 antogs ett uppdaterat regleente för kounens arbete ed intern styrning och kontroll. Syfte Regleentet syftar till att Upplands-Bro koun ska ha en god intern styrning och kontroll i sin verksahet. Till regleentet finns tilläpningar sat nändernas/bolagens anvisningar och allar för arbetet ed intern styrning och kontroll i den egna verksaheten. Regleentet gäller för den kounala verksaheten i sin helhet sat för de kounägda bolagen, vilka ägs av kounen till inst 50 %. Definition Intern styrning och kontroll är generellt definierad so en process, utförd av en organisations styrelse, ledning och annan personal, utforad för att ge rilig försäkran o att ålen uppfylls ino följande kategorier: Effektivitet och produktivitet i verksaheten. Tillförlitlig (finansiell) rapportering. Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler. Ur COSO: s raverk för Internal Control 1992 Intern styrning och kontroll (ISK) definieras so ett geensat angreppssätt för en organisations interna styrning (t ex ål, processer, riktlinjer och rutiner) och dess uppföljning (rapportering, analyser, kontroller och undersökningar), sat hur styrningen och uppföljningen hänger ihop och stödjer varandra. Intern styrning och kontroll handlar o att på en rilig nivå säkerställa: att verksaheten lever upp till ålen och är kostnadseffektiv, det vill säga god ekonoisk hushållning, att inforationen o verksaheten och o den finansiella rapporteringen är ändaålsenlig, tillförlitlig och tillräcklig, att de regler och riktlinjer so finns följs, att öjliga risker inringas, bedös och förebyggs. För att allt detta ska kunna säkerställas blir det uppenbart att den interna kontrollen behöver vara en integrerad del av det vardagliga arbetet, att den inte är en isolerad aktivitet. Den vävs in i och berör ånga delar och processer i verksaheten: organisationen ed tydliga och dokuenterade åtaganden, ansvar och befogenheter; personalens förutsättningar, kunskaper och attityder; verksahetens styr- och rapporteringssyste. Det innebär Genotänkt och fungerande styr- och kontrollprocess krävs för att nå ålen Risker att inte nå ålen är fokus för processen Processen syftar till att ge en rilig försäkran o att ålen nås Processen ska vara ett stöd för och inkludera ledningen, inte reduceras till Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

29 foralia Processen bör utforas från en geensa grund, för att skapa transparens och tillgodose krav från externa intressenter Att an tar till åtgärder det vill säga styrsignaler och kontroller, för att reducera riskerna Att verksahetsledningen ansvarar och stödjer COSO-raverket COSO-raverket är ett aerikanskt raverk so vedertaget används för arbetet ed intern styrning och kontroll både i privat och offentlig verksahet, en fräst ino offentlig verksahet. Raverket innehåller verktyg för ett systeatiskt arbete ed intern styrning och kontroll och är grunden för arbetet i Upplands-Bro koun. COSO-raverket består av fe koponenter. Kontrolliljö. Det är viktigt att sätta in den interna kontrollen i sitt saanhang, i den ogivning so den interna kontrollen verkar i och påverkas av. Kontrolliljön utgörs bland annat av lagar och andra regelverk, organisation, ansvar och befogenheter. Inforella faktorer so värdegrund, intern kultur och ledarskap är inst lika viktiga. Tillåter kliatet en öppen dialog o brister eller proble? Hur agerar ledningen i olika situationer? Riskanalys. Det konkreta arbetet ed intern kontroll behöver bygga på en riskbedöning. Vilka risker eller hot kan finnas? Hur troligt är det att dessa förekoer och hur allvarliga bedöer vi deras konsekvenser på förtroende, verksahet och ekonoi? Kontrollaktiviteter. Intern kontroll består i praktisk gärning av ånga olika rutiner och kontrollaktiviteter. Det är både sådana so är inbyggda i det löpande arbetet och särskilda uppföljande kontrollinsatser vid bestäda tidpunkter. Kontrollaktiviteterna syftar till att förebygga, upptäcka och korrigera fel och brister. Inforation och kounikation. Ett starkt syste för intern kontroll behöver tydlig och löpande inforation och kounikation ellan edarbetare och ledning. Inforationen fungerar so sörjedel och skapar också otivation alla behöver veta vad so gäller. Medarbetare behöver inforation o uppdrag, ansvar, förutsättningar, rutiner. Ledningen behöver inforation för att kunna styra. Förtroendevalda behöver inforation för att kunna besluta, följa upp, oprioritera. Tillsyn. Det är viktigt att hålla efter hur den interna kontrollen fungerar så att inte rutiner glös bort, förringas eller blir förslappade. En kontinuerlig uppföljning och utvärdering säkrar att systeet hålls igång och förbättras. Upplands-Bro koun tilläpar alla koponenterna och fokus ligger på riskhantering riskanalys, kontrollplan och tillsyn. Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

30 3 Organisation för intern styrning och kontroll Kounstyrelsen Kounstyrelsen ansvarar för den övergripande interna styrningen och kontrollen för hela kounen. Dessuto ansvarar Kounstyrelsen för att säkerställa tillfredsställande intern styrning och kontroll i de verksaheter de är direkt ansvariga för sat att följa upp och bedöa nändernas och bolagsstyrelsernas hantering av den interna styrningen och kontrollen för sina verksaheter. Kounstyrelsen ansvarar för att upprätta en övergripande organisation för att säkerställa arbetet i tjänsteannaorganisationen. Nänderna Kounallagen 6 kap 7 : Nänderna skall var och en ino sitt oråde se till att verksaheten bedrivs i enlighet ed de ål och riktlinjer so fulläktige har bestät sat de föreskrifter so gäller för verksaheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig sat att verksaheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. För Upplands-Bro koun innebär detta att nänderna ansvarar för intern styrning och kontroll i sina egna verksaheter geno att: Fastställa anvisningar för arbetet ed intern styrning och kontroll i de egna verksaheterna och årligen uppdatera dessa. Årligen fastställa kontroll- och åtgärdsplan ed bas i verksahetens riskanalyser Årligen följa upp arbetet ed intern styrning och kontroll Årligen rapportera till kounstyrelsen nändens arbete ed intern styrning och kontroll Bolagsstyrelsen Bolagsstyrelserna för de kounägda bolagen har otsvarande ansvar so nänderna har för sin verksahet, det innebär att Bolagsstyrelsen ansvarar för att bolaget, ino raen för detta regleente och tillhörande raverk, säkerställer den interna styrningen och kontrollen ino bolaget Bolagsstyrelsen fastställer anvisningar, allar och/eller rutiner för arbetet ed intern styrning och kontroll i den egna verksaheten Bolagsstyrelsen rapporterar årligen till Kounstyrelsen hur bolagets interna styrning och kontroll fungerar, vilka kontroller och åtgärder so genoförts sat resultatet av dessa Koundirektör Koundirektören ansvarar för att ta fra det underlag so årligen stödjer det övergripande arbetet ed intern styrning och kontroll. Kontorschef sat verkställande direktör Kontorschef respektive VD har det yttersta verksahets- och resultatansvaret inför Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

31 nänden respektive bolagsstyrelsen sat uppgiften att tydliggöra ål och ansvar i organisationen. I detta ansvar ligger att kontorschef respektive VD ska leda arbetet ed att åstadkoa och upprätthålla en god intern styrning och kontroll. Det innebär att: Med utgångspunkt i de fastställda tilläpningarna organisera verksaheten för att på effektivaste sätt nå ålen Ha det yttersta ansvaret för att verksahetens processer och rutiner finns dokuenterade och följs upp Kontorschef respektive VD är skyldig att löpande rapportera till nänden o hur den interna kontrollen fungerar. Eventuella avvikelser ska snarast rapporteras till nänd eller styrelse. Det är kontorschefens eller VD:s ansvar att ogående ta initiativ till åtgärder. Verksahetsansvarig De ansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa beslutade regler och anvisningar o intern styrning och kontroll sat att inforera edarbetare o innebörden av dessa. Vidare ska de verka för att edarbetarna arbetar ot uppställda ål och att arbetsetoder so används bidrar till en god intern styrning och kontroll. Brister i den interna styrningen och kontrollen ska oedelbart rapporteras till närast överordnad eller den funktion so är utsedd för ändaålet. Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

32 4 Årets prioriterade risker Sannolikhet Konsekvens 4 Mediu Totalt: 4 Kritisk Mediu Låg Sannolikhet 4 Sannolik (det är ycket troligt att fel ska uppstå 3 Möjlig (det finns risk för att fel ska uppstå) 2 Mindre sannolik (risken är ycket liten att fel ska uppstå) 1 Osannolik (risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå) Konsekvens Allvarlig (konsekvenserna för verksaheten skulle vara allvarliga) Kännbar (konsekvenserna för verksaheten kan vara påtagliga) Lindrig (konsekvenserna för verksaheten behöver övervägas) Försubar (konsekvensen för verksaheten är försubar och kan negligeras) Kategori Process Risker Effektivitet och produktivitet i verksaheten Beredning av ärenden 1 Ärenden kan ta oriligt lång tid Beskrivning av risk Reisshanteringen gör att alla typer av ärenden tar oriligt lång tid sat att det förekoer att reisser so tas upp till beslut inte koer Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

33 Kategori Process Risker tillbaka till oss. Sannolikhet 4. Sannolik Konsekvens 2. Lindrig Dokuentation 2 Otydligt hur vi dokuenterar vårt arbete och var dokuentationen sparas Sannolikhet 4. Sannolik Konsekvens 2. Lindrig 3 Bristande rutiner för ekonoisk uppföljning Tillförlitlig finansiell rapportering Bristande ekonoisk uppföljning Beskrivning av risk Pengar flyttas internt en ej i systeen - redovisningen speglar inte de egentliga kostnaderna. Sannolikhet 3. Möjlig Konsekvens 3. Kännbar Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler Geodatahantering 4 Geodata sprids och hanteras i strid ot gällande lagar och avtal Beskrivning av risk Osäkerhet kring vad och hur vi får sprida geodata inhätat från interna och externa källor sat vad so gäller kring GDPR. Sannolikhet 3. Möjlig Konsekvens 3. Kännbar Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

34 5 Årets planerade kontrolloent 5.1 Effektivitet och produktivitet i verksaheten Process: Beredning av ärenden Risker Kontrolloent Vad kontrolleras? Hur sker kontrollen? När utförs kontrollen? Ansvarig Ärenden kan ta oriligt lång tid Stäa av aktuell reissärendelista Linda ser till att listan finns och att den tas upp vid varje ledningsgruppsöte för Tekniska avdelningen. I slutet av noveber Linda Edgren Process: Dokuentation Risker Kontrolloent Vad kontrolleras? Hur sker kontrollen? När utförs kontrollen? Ansvari g Otydligt hur vi dokuenterar vårt arbete och var dokuentatione n sparas Kontrollera att dokuenthanteringsplane n följs Jäföra dokuentation och var dokuenten förvaras ot aktuell dokuenthanteringspla n I oktober Christin Jofs 5.2 Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler Process: Geodatahantering Risker Kontrolloent Vad kontrolleras? Hur sker kontrollen? När utförs kontrollen? Ansvarig Geodata sprids och hanteras i strid ot gällande lagar och avtal Att rutin finns, är uppdaterad, känd och följs Att rutin finns och är aktuell Början på varje år Lina Delde Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

35 6 Årets planerade åtgärder 6.1 Effektivitet och produktivitet i verksaheten Process: Beredning av ärenden Risker Åtgärder Slutdatu Ansvarig Kartlägg vilka reisser (interna och externa) och nändsärenden vi hanterar sat flaskhalsar i hanteringen Christin Jofs Ärenden kan ta oriligt lång tid Skapa rutiner för reisshantering Beskrivning av åtgärd Vi går igeno reissärendelistan vid varje ledningsgruppsöte för tekniska avdelningen Linda Edgren Process: Dokuentation Risker Åtgärder Slutdatu Ansvarig Översyn utav dokuenthanteringsrutiner Otydligt hur vi dokuenterar vårt arbete och var dokuentationen sparas Beskrivning av åtgärd Identifiera dokuent (både arbets- och allänna handlingar) sat städa och styra upp G: (dokuenthanteringsplanen hanteras i och ed Olofs GDPR-uppdrag) Christin Jofs 6.2 Tillförlitlig finansiell rapportering Process: Bristande ekonoisk uppföljning Risker Åtgärder Slutdatu Ansvarig Bristande rutiner för ekonoisk uppföljning Säkerställa att rutiner upprättas i saarbete ed controller och att de efterföljs Beskrivning av åtgärd Tydligare redovisning av ve so belastas för vad vid exploateringsprojekt Christin Jofs Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

36 6.3 Efterlevnad av tilläpliga lagar och regler Process: Geodatahantering Risker Åtgärder Slutdatu Ansvarig Ta fra skriftlig rutin för spridning av geodata Lina Delde Geodata sprids och hanteras i strid ot gällande lagar och avtal Ta fra "följebrev" att skicka ed vid utlänande av geodata Ta fra och sprida inforation internt o utlänande av geodata Lina Delde Lina Delde Säkerställa att vi följer GDPR Lina Delde Tekniska nänden, Intern kontrollplan (12)

37 UBK1005, v2.0, TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) Andrea Löf Planerare Enheten Gata/Park/Trafik Andrea.Lof@upplands-bro.se Datu Vår beteckning Er beteckning TN 18/0375 Tekniska nänden Ändring av bestäelse o datuparkering Förslag till beslut Tekniska nänden antar Sahällsbyggnadskontorets förslag gällande ändring av bestäelse o datuparkering. Skyltningen för datuparkering anpassas till de gator/oråden so regeln gäller för sat att reglerna för gatuparkering ändras till att endast gälla på en sida ed parkeringsförbud under vintertid (15 oktober 30 april). Saanfattning I juli 2008 ändrade dåvarande sahällsbyggnadsnänden den gällande datuparkeringszonen, vilken hade varit gällande i hela kounen sedan Orådet för datuparkeringen i Kungsängen är indre än vad nuvarande skyltningen anger. På gator ed avgiftsbelagd parkering ino orådet ed datuparkering gäller bestäelsen soartid, en under perioden 15 oktober 30 april råder ständigt parkeringsförbud. Denna bestäelse kan inte skyltas författningsenligt, vilket innebär att två gånger o året åste tilläggstavlor plockas ned respektive onteras upp. Tekniska avdelningen föreslår ed hänvisning till ovan att skyltningen för datuparkering anpassas till det oråde so reglerna gäller för. Sat ändrar reglerna för gatuparkering till att endast gälla på en sida ed parkeringsförbud under vintertid. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse daterad den 16 noveber 2018 Ärendet I juli 2008 ändrade dåvarande sahällsbyggnadsnänden den då gällande datuparkeringszonen, vilken hade varit gällande i hela kounen sedan Anledningen var att övervakning enligt trafikföreskriften ändå bara skedde ino tättbebyggt oråde. Med hänvisning till trafiksituationen i Kungsängen föreslog förvaltningen att orådet för datuparkering skulle begränsas till de centrala delarna av Kungsängen. I syfte att tydliggöra och otivera datuzonen för trafikanterna sat underlätta övervakningen av densaa. I saband ed detta upphävdes datuzonen i Bro. Postadress: Upplands-Bro koun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: koun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

38 Datu Vår beteckning 2 (5) TN 18/0375 Datuparkering innebär att det är förbjudet att parkera på sidan av gatan ed jäna adressnuer under dagar ed jäna datu och på den sidan so har udda adressnuer ed udda datu gäller alla dagar ellan klockan 02:00 och klockan 16:00. Orådet för datuparkeringen innefattar vägar och orådet so ligger innanför den gräns so bildas av Enköpingsvägen strax väster o Tibblegårdsvägen, Granhaarsvägen, cirka 200 eter nordost o Pettersbergsrondellen, avfarten till Kungsängen från E18 och Enköpingsvägen koungränsen ot Järfälla. Bestäelsen är skyltad ed orådestavlor so sitter vid de nända platserna. Efter datuparkeringens införande har dock alla oråden längs ed Granhaarsvägen belagts ed ständigt parkeringsförbud. Ständigt parkeringsförbud råder även söder o Enköpingsvägen. Utbredningen för datuparkeringen är således reducerad. Vidare har avgiftsbelagd parkering införts på Östervägen väster o Gala Landsvägen, på Ekhaarsvägen ellan Gala Landsvägen och Bergvägen sat på Korsängsvägen ellan Ringvägen och Knektvägen där datuparkering gäller soartid och ständigt parkeringsförbud vintertid, 15 oktober - 30 april. Ovanstående bestäelse kan inte skyltas författningsenligt, vilket innebär att två gånger o året åste tilläggstavlor plockas ned respektive onteras upp. Tekniska avdelningen föreslår ed hänvisning till ovan att skyltningen för datuparkering anpassas till det oråde so reglerna gäller för. Sat ändrar reglerna för gatuparkering till att endast gälla på en sida ed parkeringsförbud under vintertid.

39 Datu Vår beteckning 3 (5) TN 18/0375 Den nya skyltningen av datuparkering är tydligare för bilisterna. Även gränsen ellan en avgiftsbelagd sträcka och datuparkering blir tydligare. På de avgiftsbelagda gatorna sker parkeringen geno datuparkering på en sida i taget. Men för att kunna skylta ständigt parkeringsförbud vintertid föreslås att på ena sidan av gatan råder ständigt parkeringsförbud och den andra sidan är det tillåten parkering ot avgift, uto under tiden 15 oktober - 30 april då det råder ständigt parkeringsförbud. Detta innebär att tilläggsarbetet ed upp- och nedontering av skyltar upphör.

40 Datu Vår beteckning 4 (5) TN 18/0375 Kostnaden för oskyltningen beräknas till drygt kr. Arbetet kan utföras orådesvis under soaren Beslut o ändring av de lokala trafikföreskrifterna tas av nänden vid senare tillfällen. Barnperspektiv Detta ärende bedös inte inverka på barnperspektivet.

41 Datu Vår beteckning 5 (5) TN 18/0375 Mathias Rantanen Sahällbyggnadschef Linda Edgren Tf. Teknisk chef Therese Eriksson Enhetschef Beslut sänds till Tekniska avdelningen Akt

42 UBK1005, v2.0, TJÄNSTESKRIVELSE 1 (3) Afsaneh Kasiri Trafikingenjör Enheten Gata/Park/Trafik afsaneh.kasiri@upplands-bro.se Datu Vår beteckning Er beteckning TN 17/0371 Tekniska nänden Medborgarförslag - angående cykelbanor i Bro Förslag till beslut Tekniska nänden besvarar edborgarförslaget ed att de i förslaget fraförda synpunkterna även fortsättningsvis koer att fraföras till Trafikverket för att de so väghållare ska bygga ut gång- och cykelvägar ellan Bro och Bålsta sat ellan Bro och Håbo-Tibble. Saanfattning Den 20 oktober 2017 inko ett edborgarförslag o bristen på cykelbanor längs vissa vägsträckor i Bro. Sahällsbyggnadskontoret tackar för edborgarförslaget och ser ycket positivt på att edborgare engagerar sig i frågor rörande trafiksäkerhet efterso det är en prioriterad fråga för kounen. Tekniska nänden instäer ed förslaget o att en trafiksäker gång- och cykelväg bör byggas ellan Bro och Bålsta sat ellan Bro och Håbo-Tibble efterso kounen varken är arkägare eller väghållare på denna sträckan saknar kounen förutsättningar att själva uppfylla förslaget. Kounen för en aktiv dialog ed Trafikverket i ärendet och hoppas kunna påverka prioriteringarna hos Trafikverket så att de ska anlägga gång- och cykelvägar uted dessa sträckor. Beslutsunderlag Sahällsbyggnadskontorets tjänsteskrivelse den 28 noveber 2018 Medborgarförslag angående cykelbanor i Bro, daterad 20 oktober 2017 Beslut KF 17/ , daterad 22 noveber 2017 Ärendet Upplands-Bro koun har ottagit edborgarförslag o en trygg cykelväg längs Enköpingsvägen ellan Bro och Bålsta sat till Håbo-Tibble. Kounfulläktige beslutade att överläna edborgarförslaget till Tekniska nänden för beslut. Förslagsställaren och ånga fler cyklar längs ed Enköpingsvägen ellan Bro och Bålsta och känner sig otrygga i den trafiksituation so råder. Det finns idag ingen gång- och cykelbana så oskyddade trafikanter är hänvisade till körbanan. Hastighetsbegränsningen på sträckan är 70 k/h. Förslagsställaren föreslår att det ska anläggas en cykelbana på den banvall so går parallellt ed Postadress: Upplands-Bro koun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: koun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

43 Datu Vår beteckning 2 (3) TN 17/0371 Enköpingsvägen. Efterso kounen varken är arkägare eller väghållare på denna sträckan saknar kounen förutsättningar att uppfylla förslaget. Kounen för en aktiv dialog ed Trafikverket i ärendet och hoppas kunna påverka prioriteringarna hos Trafikverket. Kounen har hittills byggt och planerat en regional gång- och cykelväg geno Bro, längs ed Enköpingsvägen från Finnstarondellen till Håtunavägen. Det är ett projekt so prioriteras i kounens Trafik- och Tillgänglighetsprograet vilket är en åtgärdsplan för att förbättra trafiksituation i kounen. Koun har även byggt en ny gång- och cykelbana längs ed Håtunavägen till Klövtorpsvägen i år. Sahällsbyggnadskontoret tackar för edborgarförslaget och ser ycket positivt på att edborgare engagerar sig i frågor rörande trafiksäkerhet efterso det är en prioriterad fråga för kounen. Barnperspektiv Väl genotänkta och trafiksäkra gång- och cykelvägar i kounen ökar tryggheten och öjligheten för barn och ungdoar att röra sig på ett säkert sätt i kounen vilket fräjar både det sociala livet och även hälsan. Sahällsbyggnadskontoret Mathias Rantanen Sahällsbyggnadschef Linda Edgren Tf.Teknisk chef Therese Eriksson Enhetschef Afsaneh Kasiri Projektingenjör Bilagor 1. Medborgarförslaget so inko till kounen den 20 oktober 2017 Beslut sänds till Kounstyrelsen Akt

44 Datu Vår beteckning 3 (3) TN 17/0371 Trafikverket Förslagsställaren

45 Fler cykelbanor i kounen På ånga ställen i kounen saknas det cykelbanor vid vägar där trafiken håller en högre hastighet. Fraför allt längs enköpingsvägen ellan Bro och Bålsta och ut till Håbo-Tibble då dessa vägar är relativt sala, saknar vägren och är vältrafikerade ed både person- och lastbilar. Cyklister längs dessa vägar kan innebära en trafikfara för bilister och andra so färdas på vägarna, sat för att det inte är säkert för cyklisterna. Även o bilförare på vägen håller hastighetsbegränsningen så innebär en kollision vid de angivna hastigheterna stor skaderisk inte bara för cyklisten utan även för bilföraren och eventuella passagerare. Gångtrafikanter och andra so tar sig fra till fots eller på andra sätt längs vägkanterna ingår också i gruppen ed änniskor so skulle få en säkrare färdväg o en separat gång och cykelbana fanns vid sidan av vägen. En sådan väg skulle också göra det öjligt att ta sig fra ed cykel under vinterhalvåret när vägarna är hala och vägkanterna vanligtvis är sliriga av snöodd eller grus och sand. Att pendla ed cykel eller liknande borde dessuto uppuntras då det är ycket iljövänligare än att ta bilen för de so arbetar eller av andra anledningar färdas ellan kounerna regelbundet. Skulle denna gång och cykelbana dessuto vara upplyst skulle det öka bekväligheten och underlätta frakoligheten för alla so färdas i örkret. En separat gång och cykelbana på dessa vägsträckor skulle höja säkerheten för alla trafikanter av något slag. Olycksrisken skulle inskas rejält och varken fordonsförare eller gång- och cykeltrafikanter skulle behöva oroa sig lika ycket för sin säkerhet. Dessuto skulle bekväligheten och frakoligheten öka för alla inblandade och regelbundna pendlare skulle bli er otiverade att ta det iljövänligare alternativet cykeln till jobbet istället för bilen. Därför borde kounen ta på sig att bygga cykelbanor där det idag inte finns några.

46 UBK1005, v2.0, TJÄNSTESKRIVELSE 1 (2) Afsaneh Kasiri Trafikingenjör Enheten Gata/Park/Trafik afsaneh.kasiri@upplands-bro.se Datu Vår beteckning Er beteckning TN 17/0376 Tekniska nänden Medborgarförslag rörande trafiksituationen på Prästhagsvägen Förslag till beslut Tekniska nänden besvarar edborgarförslaget ed att förslaget beaktas i saband ed revideringen av Trafik- och tillgänglighetsprograet Saanfattning Den 13 noveber 2017 inko ett edborgarförslag o trafiksituationen på Prästhagsvägen. Sahällsbyggnadskontoret tackar för edborgarförslaget och ser ycket positivt på att edborgare engagerar sig i frågor rörande trafiksäkerhet efterso det är en prioriterad fråga för kounen. Sahällsbyggnadskontoret instäer ed förslagsställaren o att en trafiksäker gång- och cykelbanor bör finnas på alla vägar och ser över öjligheterna att till fullo tillgodose det behovet. Dock finns inte utrye på villagatorna på södra sidan av järnvägen vilket påverkar öjligheterna. Den förslagna åtgärden koer att beaktas i koande revidering under 2019 av Trafik- och tillgänglighetsprograet so är en åtgärdsplan för att förbättra trafiksituationen i kounen. Beslutsunderlag Sahällsbyggnadskontorets tjänsteskrivelse den 28 noveber 2018 Medborgarförslag o trafiksituationen på Prästhagsvägen, daterad 13 noveber 2017 Beslut KF 17/ , daterad 22 noveber 2017 Ärendet Upplands-Bro koun har ottagit edborgarförslag o trafiksituationen på Prästhagsvägen. Förslagsställaren och ånga fler går och cyklar på södra sidan av järnvägen och känner sig otrygga i den trafiksituation so råder. Det finns idag ingen gång- och cykelbana utan oskyddade trafikanter är hänvisade till körbanan. Hastighetsbegränsningen på alla vägar i Kungsängen söder o järnvägen är 30 k/h och det gäller parkeringsförbud. Postadress: Upplands-Bro koun, Kungsängen Besöksadress: Furuhällsplan 1, Kungsängen Telefon: Fax: E-post: koun@upplands-bro.se Webb: upplands-bro.se

47 Datu Vår beteckning 2 (2) TN 17/0376 Förslagsställaren föreslår att det ska anläggas en gång- och cykelbanor på alla vägar på södra sidan av järnvägen. Dock har kounen inte ark vid de föreslagna vägarna. I saband ed projektet EON (Fjärrväre) genoförs har trafiken ökat kraftigt på södra sidan av järnvägen. Då har kounen placerat 5st tillfälliga farthindren på Strandvägen. Den förslagna åtgärden koer att beaktas i koande revidering under 2019 av Trafik- och tillgänglighetsprograet so är en åtgärdsplan för att förbättra trafiksituationen i kounen. Sahällsbyggnadskontoret tackar för edborgarförslaget och ser ycket positivt på att edborgare engagerar sig i frågor rörande trafiksäkerhet efterso det är en prioriterad fråga för kounen. Barnperspektiv Trafiksäkra iljöer är viktiga för både barn och vuxna. Sahällsbyggnadskontoret Mathias Rantanen Sahällsbyggnadschef Linda Edgren Tf. Teknisk chef Therese Eriksson Enhetschef Afsaneh Kasiri Projektingenjör Bilagor 1. Medborgarförslaget so inko till kounen den 20 oktober 2017 Beslut sänds till Kounstyrelsen Akt Förslagsställaren

48