Utvärdering av prissättning avseende regionala utbildningar anordnade i kommunernas egen regi

Transkript

1 Göteborgsregionens kommunalförbund MISSIV Vuxenutbildningsnätverket ÄRENDE 2 Till Vuxenutbildningsnätverket Förslag till Utvärdering av prissättning avseende regionala utbildningar anordnade i kommunernas egen regi Ekonomigruppen har fått i uppdrag av Vuxenutbildningsnätverket att titta på prissättning av de utbildningar som erbjuds regionalt via GR Vux och som anordnas av kommunernas egen verksamhet. Ekonomigruppen har bett samtliga kommuner som är anordnare att svara på nedanstående fråga. Utifrån nuvarande prissättning, hur tänker ni kring kostnadstäckning, kvalité och hur planerar ni för framtiden? Följande svar har kommunerna skickat in: Ale Kostandstäckning och antal deltagare hänger ihop. Vi behöver ha igång två fulla grupper för att få kostandstäckning. Fler elever avbryter sina studier (oftast pga arbete) vilket påverkar våra intäkter. Kvalitét på utbildningen påverkas inte utan vi följer alla nationella styrdokument däremot används kommunala medel för att medfinansera utbildningen då intäkter inte täcker kostander. Majoriteten av deltagare kommer från andra kommuner än Ale och om vi inte får fullständig kostandstäckning kan vi inte fortsätta med utbildningen. Härryda Prissättningen är bra och i och med informationsmötena känns de elever som startar mer säkra. Det gör att man vågar satsa på utbildningen. Vi har inte så många elever så vi har bra koll på eleverna, deras progression och varför de väljer att hoppa av. Arbetsförmedlingens avtal och upphandlade utbildningar är en konkurrent till oss och kan i förlängningen bli ett problem om vi får många elever med rätt att läsa via AF. Det är viktigt med kvalité och det systematiska kvalitetsarbetet tar tid. Det är svårt att veta och göra uppföljningar när man startar nya utbildningar hur det egentligen kommer gå för eleverna. Branschens input i dessa fall är otroligt viktigt.

2 Göteborgsregionens kommunalförbund Vi planerar att fortsätta inom området lås/larm/säkerhet och känner att vi har branschen med oss. Samordningsvinster gör att det går att få kostnadstäckning för utbildningen i dagsläget. De korta ledtiderna i samarbete med GR gör det svårt att utveckla verksamheten. Lokaler och personal, med så kort varsel är ett bekymmer. Kontentan är att så länge vi har elever så går det bra, men man får ha is i magen Kungälv Kostnadstäckning: Nuvarande system fungerar och vi ser gärna att det fortsätter. Viktigt att prissättningsfrågan diskuteras och förankras i Vuxnätverket så att det blir en gemensam satsning i regionen. Nuvarande prissättning har lett till en kostnadstäckning på de utbildningar Vuxenutbildningen i Kungälv har ansvarat för, framförallt för att vi har sett samordningsvinster med Gymnasieskolan där det har varit möjligt. Kvalité: Regionala utbildningar som Vuxenutbildningen i Kungälv genomför utvärderas och följs upp kontinuerligt på samma sätt som de i egen regi. Planering för framtiden: Vuxenutbildningen i Kungälv vill vara med i det regionala samarbetet som en bidragande part och då även vara med och anordna utbildningar där det finns behov och är möjligt i vår organisation. Mölndal Vi anordnar Lokalvård med språkstöd. Vi har successivt höjt utbildningens kvalitet genom att lägga till momenten Städning med städmaskiner och Fönsterputs. Vi har också höjt kvaliteten i praktikdelen av utbildningen genom att ha en särskild praktikanskaffare på 50 % som har tid att göra två praktikbesök per elev under utbildningen. Vi kan ha högst 15 elever i utbildningen - de praktiska delarna sätter gränsen. Priset behöver därför höjas i kurserna Städteknik (orienteringskurs), Hantverkskunskap och Service och bemötande. Stenungsund Förarutbildningarna är underfinansierade! Försöker ändå hålla igång utbildningarna så länge kommuninvånare får anställning. Då utbildningen är kapitalintensiv så kommer en ev nedläggning att vara definitiv och kan svårligen starta upp igen Sammanfattning Principen för prissättning av regionala utbildningar anordnade inom kommunernas egen regi, är att man följer de anbud som vunnit i GRs upphandling 2013 med ett påslag på 10-15%. Ingen prisjustering kommer att ske inom GRs avtal för Utbudsplaneringsgruppen har lämnat förslag att man flyttar maskinförarutbildning från avtalsområde Bygg och anläggning till avtalsområde Fordon och transport då huvudfokus i utbildningen ligger inom Fordon och transport.

3 Göteborgsregionens kommunalförbund Ekonomigruppens förslag Vuxenutbildningsnätverket föreslås enas om att principen för prissättning av regionala utbildningar anordnade inom kommunernas egen regi kvarstår med undantag av maskinförarkurser, som föreslås flytta från avtalsområde Bygg och anläggning till avtalsområde Fordon och transport. Göteborg Ekonomigruppen /Ulrika Krabbe

4 Göteborgsregionens kommunalförbund MISSIV Vuxenutbildningsnätverket ÄRENDE 2 Till Vuxenutbildningsnätverket Förslag till Utvärdering av administrativt påslag till huvudman Vuxenutbildningsnätverket enades om att lägga på 5 % i administrativt påslag per gymnasiepoäng för huvudmannakommuner under 2014 med utvärdering under 2015 när det gäller samtliga yrkesutbildningar anordnade inom det regionala utbudet. Uppdraget att utvärdera påslaget lämnades till Ekonomigruppen. Ekonomigruppen har bett samtliga kommuner som är huvudman att svara på nedanstående fråga. Anser ni att det administrativa påslaget täcker en eventuell merkostnad av att vara huvudman för utbildningar inom det regionala utbudet? Följande svar har kommunerna skickat in: Ale Vi har en liten volym och det är svårt att särskilja alla merkostander men jag skulle uppskatta att påslaget är rimligt. Vi har pressat ner priserna inom yrk i det nya avtalet och det skulle bli svårt att motivera en ökning av OH-kostnaden. Skulle däremot ansvaret för huvudmannakommuner öka kan man diskutera det administrativa påslaget på nytt. Alingsås Ja, i dagsläget gör vi bedömningen att påslaget täcker våra merkostnader. Göteborg Uppfattningen är att det täcker i vårt fall i en bidragskalkyl, men om vi gör en traditionell självkostnadsskalkyl täcker det givetvis inte. Härryda Ja, Härryda kommun anser att det administrativa påslaget täcker kostnaden för att vara huvudmannakommun.

5 Göteborgsregionens kommunalförbund Kungsbacka Kungsbacka anser att det administrativa påslaget täcker den insats som görs. Viktigt att påslaget finns kvar då det blir en mer rättvisande hantering över kommungränserna. Kungälv Vi anser att vi måste se regionalt på prissättningen och hjälpas åt att hålla kostnaderna nere. Vår uppfattning är att kostnaden på 5% för det administrativa påslaget bör ligga kvar. Lerum Enligt samverkansavtalet ( 6.5) har huvudmannakommunen myndighetsansvaret för utbildningen. Denna myndighetsutövning inbegriper antagning inklusive behörighetsgranskning, rektorsfunktion, kvalitetssäkring samt återkoppling till hemkommunen. Vidare är det hemkommunens ansvar att kvalitetsuppföljning sker enligt Skolverkets förordningar och anvisningar. ( 8.1) Det administrativa påslaget täcker lång från de kostnader som är förenliga med det ansvar som anges i samverkansavtalet. Lerum erhöll 875 kr för augusti månad. Detta för en yrkesutbildning med språkstöd, 25 platser. Detta mosvarar endast ett par timmars lönkostnad. Lerum har uppskattningsvis lagt ner ca 40 timmar under augusti månad, fördelat på administration, SYV- samt rektorsfunktion. Lerum vill också lyfta att huvudmannauppdraget påbörjas redan före utbildningsstart. Behörighetsgranskningen för en yrkesutbildning med språkstöd tar mer tid i anspråk, då intervjuer med de sökande är nödvändigt för att fastställa om förutsättningar finns för att klara av utbildningen. Vi är medvetna om att arbetsinsatsen är som störst i början, men även i slutet av utbildningen. För denna utbildning ska utöver betyg, även diplom för Vård-och Omsorgscollege, utfärdas. Detta kräver en särskild genomgång av betyg på individnivå, för att säkerställa att varje elev uppfyller de krav som Föreningen för Vård-och Omsorgscollege ställer. Under utbildningens gång är det självklart viktigt att tid och resurser finns för kvalitetsuppföljning etc. Mölndal Det administrativa räcker nog inte riktigt till. Men man får försöka att anpassa uppdraget efter de resurser som finns. Det kunde gärna vara mer pengar för huvudmannaskapet men jag tror det vore olämpligt att öka den totala kostnaden för administration det skulle ju i så fall drabba utbildningsvolymen. Hellre då titta på prioriteringar eller omfördelningar i hela yrkesvuxekonomin. Stenungsund Vår merkostnad ligger i spannet 5-8%.

6 Göteborgsregionens kommunalförbund Ekonomigruppens förslag Vuxenutbildningsnätverket föreslås enas om att nivån på administrativt påslag till huvudman är oförändrat 5% samt att Vuxenutbildningsnätverket bör bevaka och följa upp hur huvudmännen arbetar med ansökan, antagning och uppföljning av utbildningsanordnare. Göteborg Ekonomigruppen /Ulrika Krabbe

7 Göteborgsregionens kommunalförbund MISSIV Vuxenutbildningsnätverket ÄRENDE 2 Till Vuxenutbildningsnätverket Förslag till Utvärdering av administrativt påslag för GR Vuxenutbildningsnätverket enades om att lägga på 5 kr per genomförd gymnasiepoäng i administrativt påslag för GR under 2014 med utvärdering under 2015, när det gäller utbildningar anordnade inom det regionala utbudet genom kommunernas egen regi och kommunernas upphandlade produktion. Uppdraget att utvärdera påslaget lämnades till Ekonomigruppen. Det administrativa påslaget för GR innebär att finansieringen av organsationen på GR (GRvux) genom den kommunala resursen 33-kronan omfördelas, från att ha varit helt finansierat genom fördelning via befolkningsnyckeln till att finansieras både genom fördelning via befolkningsnyckeln och genom det administrativa påslaget på 5 kr per poäng. Konsekvensen av att finansiera grundorganisationen på GR (GRvux) genom både ett administrativt påslag på 5 kr per poäng och genom fördelning via befolkningsnyckeln, är att de kommuner vars invånare läser, till större grad finansierar GRvux. Det kan tyckas mer rättvist att de kommuner som till högre grad nyttjar det regionala utbudet, också till större del finansierar GRvux. Ekonomigruppens förslag Vuxenutbildningsnätverket föreslås enas om att nivån på administrativt påslag för GR är oförändrat 5 kronor per poäng. Göteborg Ekonomigruppen /Ulrika Krabbe

8 Göteborgsregionens kommunalförbund MISSIV Vuxenutbildningsnätverket ÄRENDE 3 Till Vuxenutbildningsnätverket Förslag till Finansiering av lärling och utbildning som kombineras med traineejobb Genom samverkansavtalet mellan GR och medlemskommunerna har man beslutat att optimera de kommunala resurserna för vuxenutbildning från ekonomiskt och kvalitetsmässigt perspektiv och att den samlade kapaciteten av utbildningsresurser tillvaratas och utnyttjas effektivt i form av kommunernas egen produktion, kommunernas upphandlade produktion och GRs upphandlade produktion. Det innebär att det finns fyra olika avtal med tillhörande prislistor som man använder vid betalning av de regionala utbildningarna inom yrkesvuxsatsningen. När det gäller yrkesvuxsatsningen har man valt att finansiera de utbildningar man lagt ut regionalt inte bara genom det gemensamt sökta statsbidraget utan också genom kommunala resurser. Det beror på att statsbidraget inte alltid täcker hela kostnaden för utbildningen enligt de prislistor som finns. När det gäller satsningen på lärlingsvux har man valt att göra på lite olika sätt, bland annat genom att ta betalt för utbildningen genom interkommunal fråga eller genom att ha bilaterala förhandlingar om den kostnad som överstiger statsbidraget. Vid ett läge där GR söker statsbidrag gemensamt inte bara för yrkesvux utan också för lärling och utbildning som kombineras med traineejobb, föreslås att man använder avtal och prislistor på samma sätt för all yrkesutbildning, inte bara för utbildningar inom yrkesvux. För behörighetsgivande kurser föreslås att man använder den reguljära interkommunala ersättningen. Det innebär att där utbildning är dyrare än vad statsbidraget täcker, finansieras merkostnaden genom den kommunala resursen hos den kommun vars invånare utbildningen avser. Genom detta förslag uppfylls intentionen i samverkansavtalet på

9 Göteborgsregionens kommunalförbund ett likvärdigt sätt för förekommande regionala vuxenutbildningar inom avtalet. Frågan har diskuterats i Operativa ledningsgruppen och man ställde sig bakom förslaget men beslutade att hänskjuta frågan för beslut till Vuxenutbildningsnätverket. Vuxenutbildningsnätverket föreslås enas om att tillämpa avtal och prislistor på samma sätt för all yrkesvuxutbildning där det finns en regional samverkan samt att för behörighetsgivande kurser tillämpa reguljär interkommunal ersättning. Göteborg Kenneth Ardehed /Ulrika Krabbe

10 Projekt IT-stöd en förstudie som syftar till att inventera och analysera behoven av och inom ett administrativt verktyg för vuxenutbildning inom Göteborgregionen.

11 Insikter Användarintervjuer InUse

12 3 kommuner är intervjuade; Göteborg, Ale och Kungsbacka. Resterande intervjuer avslutas under november månad. Intervjufrågorna: När använde du Alvis senast, vad gjorde du då och hur lång tid tog det? Hur ofta använder du Alvis och vad brukar du göra då? Kan du minnas att du blivit frustrerad över Alvis? Vad hände då? Kan du minnas att du blivit väldigt nöjd med Alvis? Vad hände då? När kontaktade du supporten senast? Vad hände då? Använder du några andra liknande system, vilka? Fördelar och nackdelar med dem? Om du hade haft ett trollspö och kunnat förändra vad som helst i Alvis, vad hade du gjort då? Kan du visa mig hur du använder Alvis? POSITIVT: bra support, bra med ett webbaserat system, filgeneratorn fungerar bra. NEGATIVT: osmidig navigation många klick, ny funktionalitet driftsätts med buggar, litet företag. ÖNSKEMÅL: äga systemet själva, bättre systemstöd för att förhindra felaktig data, större fokus på studerande och sökande.

13 Insikter Verksamhetsbehov Splitvision

14 33 av 44 intervjuer är genomförda. Resterande intervjuer genomförs under november. Frågeområden (Splitvision arbetar i en iterativ process utan ett fast frågeformulär): Verksamhetens behov? Vilka områden ska ingå i systemet? Vilka effekter ska systemet bidra med? Reflektioner runt föregående upphandling. Erfarenheter av andra system? Förhållande och tankar (intentioner) kring att göra en regiongemensam upphandling? Ska ge en minskad administration. Hög kvalitet på indata och utdata. Rätt uppgifter i vår ekonomiska rapportering/prognostisering (ekonomi, avtal, elevuppgifter, elevprogression). Rättssäker hantering (myndighetsutövning). Underlätta för eleverna, vilket innebär att ha en tydlig tillgång till kurskatalog, ansökan, antagning och studieplan. Det ska underlätta för lärare, elever, administratörer, rektorer i det dagliga arbete. Systemet/stödet ska vara snabbt, effektivt och enkelt. Man måste kunna synka det framtida systemet med andra IT-stöd(lärplattform, e-arkiv m.m.). Tydligt i avtal vad som ingår gällande utveckling och vad annan utveckling kostar. Viktigt att man har ett förfrågningsunderlag som är genomjobbat och där olika roller har varit med i skapandet av det. I utvärdering av anbuden att man har flera roller med som kan syna de olika systemen. Sammanfattningsvis har nästan samtliga av de intervjuade förordat köp av ett befintligt administrativt system för vuxenutbildning och att de sedan anpassar detta system efter regionens krav.

15 Insikter Granskning gamla avtalet Magnusson Advokatbyrå

16 Acceptansprocessen i nuvarande avtal benämns leveransvillkor och regleras i punkt 2.5. i avtalet. Leverans tycks här ske innan leveranskontrollperioden, vilket är lite märkligt. Vidare skall det utgå vite ifall leverans inte sker enligt leveransvillkoren. Det är följaktligen oklart när försening ska börja räknas och hur leveranskontrollen sker. Dessutom brukar eventuell försening och maximalt förseningsvite medföra rätt till terminering av avtal, vilket inte är fallet i detta avtal. Skrivningen ger således upphov till vissa oklarheter och inför framtida avtal rekommenderas att dessa omformuleras samt anpassas. Enligt punkt 2.17 i avtalet får kunden full nyttjanderätt till allt material som leverantören framställer till följd av erhållet uppdrag, samtidigt som köparen har rätt att låta andra använda systemet för att administrera vuxenutbildning i köparens kommun. Denna upplåtelse är relativt bra för köparen. Vidare stadgas att köparen äger all data som matats in i systemet vid en eventuell konkurs. Detta ger upphov till frågor om vad som gäller under vanliga omständigheter. Anser sig leverantören äga någon del av datan eller informationen dessförinnan? Detta är nog inte meningen. Enligt punkt 1.5 i avtalet ska Systemet vara tillgängligt enligt 98.5 % mellan klockan 06:00 och 00:00. Ifall avvikelse härifrån sker ska köparen ha rätt att hålla inne med betalningen för support och driftsavtal. Det är dock oklart hur detta beräknas. Den angivna procentsatsen 98.5 % är väldigt låg, varför eventuell ersättning rimligtvis också blir låg. Det framgår inte heller hur tillgängligheten står sig gentemot servicefönster eller liknande. Det är inte ovanligt att man vid system som belastas väldigt olika beroende på användandet under terminen reglerar detta i avtalet, dvs att tillgängligheten och servicegraden från leverantören ska vara högre i början och i slutet av en termin, för det fall belastningen då är högre. Uppdateringar och liknande ska även läggas utanför denna tid och i vart fall till nattetid under helgerna.

17 Översikt Administrativa system Björn Flintberg

18 För att kunna skaffa sig ett rimligt beslutsunderlag behöver i regel följande frågor besvaras: Vilken utmaning står organisationen inför? Vad är den strategiska målbilden? Vilka konsekvenser (möjligheter och risker) kan komma av olika strategiska vägval? Hur ser marknaden ut och vilka alternativa lösningsmodeller finns? Hur relaterar dessa lösningar till mål, möjligheter och risker? Vilka leverantörer erbjuder en eller flera av dessa lösningar? Intervjuer med några av leverantörerna kring olika system har genomförts, bland annat med IST, UHR:s Antagning.se, STTM Emma, Indra/Praktikplatsen och Xtractor. Intervjuer och information från de experter som redan är knutna till GR har kompletterat bilden av olika utmaningar, tillsammans med marknadsanalys av känd fakta kring marknadsutvecklingen och teknikutvecklingen på nätet.

19 Att välja att upphandla extern leverantör har följande tydliga möjligheter: Tydlig rollfördelning där kommunen eller GR kravställer och leverantören levererar. Kostnader vid leveransbrist kan till viss del åläggas leverantör, givet att avtalet har sådan konstruktion. Kontroll över kostnaderna inom ramen för den upphandling som föregår uppdraget. Välbeprövad produkt och tjänst som används av andra. Färdiga lösningar för hantering av drift/support, utbildning och annat gör implementationen enkel. Mindre krav på den egna organisationens resurser. Att välja att utveckla själv har följande tydliga möjligheter: Med bra referensgrupper och goda specifikationer kan man få ett system som ligger mycket nära verksamhetens faktiska behov, med en hög grad av effektivitet. Utvecklingen kan dra nytta av redan utvecklade verktyg som finns tillgängliga och därmed sänka utvecklingskostnaden. Möjligheten att integrera med andra verktyg ökar, eftersom det egna verktyget inte har andra begränsningar i att dela data annat än de som styrgruppen fastställer. En större frihet i beslut kring vilka funktioner som ska ingå och större möjligheter att påverka tidsbrist, prioriteringar och andra vägval än med externt system. Ökat engagemang hos användargrupperna då de varit delaktiga i framtagandet av systemet. Minskad kostnad över tid genom att verktyget inte behöver upphandlas varken initialt eller senare och därför kan vara aktivt längre än ett upphandlat system.

20 I varje form av system, även IT-system, vilar en inneboende ineffektivitet. Ineffektiviteten påverkas såväl av användarkompetens som av användarvänlighet, informationsarkitektur och hur väl systemets funktioner är anpassade till den verksamhet det ska stödja. Generellt kan sägas att ju äldre ett system är, desto mer ineffektivt blir det med tiden om inte fortsatt regelbundna investeringar görs för att hålla systemet aktuellt i relation till en föränderlig verksamhet. Ett effektivt system kan spara minuter och timmar på olika arbetsmoment, vilket omsätts i stora besparingar på personalsidan, antingen i direkta personalbesparingar, eller genom att fria upp tid för andra uppgifter för personalen. Det senare är att betrakta som en effektivitetsvinst, liksom de fördelar som t.ex. bättre dataunderlag kan ge i form av bättre beslutsunderlag och snabbare respons i olika former av åtgärder, vilket i sin tur kan spara pengar. Den dolda effektivitetsvinsten/ineffektivitetskostnaden är den enskilt största dolda faktorn vid beslut om system och fördelarna kan maximeras genom att välja ett system som är så verksamhetsnära som möjligt.

21 Fjärrundervisning Modersmål och studiehandledning på distans ger alla elever samma möjligheter. Fjärrundervisning eller distansundervisning möjliggör för grundskole- och gymnasieelever som bor i kommuner utan tillgång till modersmålslärare att få modersmålsundervisning eller studiehandledning. Även elever i Göteborgs skolor långt utanför centrum får undervisning på distans. Att läsa på distans Man följer samma kursplan och samma betygskriterier för ämnet gäller. Den stora skillnaden är att elever och lärare inte träffas fysiskt i ett klassrum utan via en dator. Att läsa på distans är ungefär som att läsa i ett vanligt klassrum. Det som krävs är att eleven har tillgång till en dator med internetuppkoppling, ett headset och en webbkamera. Eleven behöver ha en kontaktperson, i regel klassläraren eller en mentor som kan hjälpa eleven med utrustning och att komma igång. Det gäller främst för de lägre årskurserna, andra elever brukar klara sig själva. Lärarna använder webbaserade program för undervisningen. Studiematerial och instruktioner om hur distansundervisningen går till skickas till eleven eller till klassläraren via e-post. Språkcentrum Göteborg har tillgång till teknisk support och naturligtvis finns läraren till hjälp under hela lektionen. Att studera på distans när det gäller bedömning och betygsättning är inte annorlunda än i vanlig klassrumsundervisning. Våra distanslärare har olika sätt att ta reda på vad eleven kan t ex via gruppdiskussioner, inlämningsuppgifter och chat. Som distanselev har man tät och regelbunden kontakt med sin lärare som hjälper med handledning och bedömning av inlämningsuppgifter. De flesta av våra språk går att läsa på distans. Studiehandledning på distans Studiehandledning kan ges till elever via en modersmålslärare som hjälper eleven på dennes modersmål. Modersmålsläraren behöver tillgång till det ämnesmaterial som eleven behöver studiehandledning i. Materialet kan skickas till Språkcentrums lärare antingen via e-post, Hjärntorget eller via vanlig post. Vilken utrustning behövs? En dator. Tillgång till internet, på skolan, på Språkcentrum, hemma, bibliotek eller dylikt där du har en bredbandshastighet på minst 0.5 Mbit/s i båda riktningarna, en rekommendation är dock att ha minst 2.0 Mbit/s. Du kan kontrollera hastigheten på ditt bredband på Vi rekommenderar att man inte använder mobilt bredband då det kan vara problem med alltför varierande och låga hastigheter. Headset med mikrofon. Headset med USB-anslutning går bra. En webbkamera.