IKE-modul Rapportmodul Regelverk för antagning utifrån de olika kommunernas ekonomiska förutsättningar

Transkript

1 Diskussionsunderlag inför kommande utvecklingsplan inom ramen för projektet Gemensam plattform -all gymnasial yrkesutbildning för vuxna i Göteborgsregionen Projekt och delprojekt För att kunna erbjuda bättre service till regionmedborgarna samt uppnå ytterligare resurseffektivitet för de tretton kommunerna i Göteborgsregionen har Vuxenutbildningsnätverket initierat projektet Gemensam plattform all gymnasial yrkesutbildning för vuxna inom Göteborgsregionen. Målet med projektet är att skapa en plattform för att samla och exponera all yrkesutbildning för vuxna, på gymnasial nivå, som erbjuds i Göteborgsregionen. Likaså att på ett ändamålsenligt sätt erbjuda möjlighet att samlat ansöka till och rangordna dessa utbildningar samt möjliggöra effektiv handläggning av ansökningarna, i samband med antagningsarbetet. GR fick, i samband med Vuxenutbildningsnätverkets aprilmöte, i uppdrag att fortsätta utreda möjligheten att etablera en gemensam plattform där all gymnasial yrkesutbildning i Göteborgsregionen är synlig och sökbar för alla. Arbetet skulle inriktas mot en lösning där det finns regionala platser på samtliga utbildningar som erbjuds. Eftersom förändringsarbetet är inriktat på användarupplevelsen och den är starkt förankrad med webbansökan, är ansöknings- och antagningsprocesserna i fokus för uppdraget. Dessa processer är i sin tur starkt beroende av flera andra processer inom verksamhetsområdet; huvudmannaskap, ekonomi, tidplan, utbudsplanering och vägledning. Projektet att skapa en gemensam plattform består således av ett antal delprojekt, som i sin tur omfattar enskilda moduler/funktioner. Vissa delar handlar om att bygga tekniska verksamhetsstöd, som förbättrar användarupplevelsen och/eller effektiviserar arbetet. Det största förändringsarbetet handlar dock om samverkansformer och arbetsrutiner. Fortsatt arbete Strukturen för det fortsatta arbetet blir således processindelad. I detta dokument ringar vi in de möjligheter som hittills identifierats, i samband med nod- och funktionsmötena, för respektive process/delprojekt. Vi listar också eventuella frågor som kvarstår att besvara, innan en utvecklingsplan kan presenteras. Det är viktigt att vi under projektets gång kan fånga upp nya behov samt möta de förändrade krav som uppstår. Det kommer därför finnas tillfällen för inspel och avstämningar. Under Vuxenutbildningsnätverkets möte den 16/5 kommer önskat läge för respektive process att diskuteras. Detta för att GR till nästa nätverksmöte, den 13:e juni, ska kunna presentera en utvecklingsplan. När utvecklingsplanen är satt blir nästa steg att detaljerat kartlägga de önskade processerna och ta reda på vilka spelregler som ska gälla för den fördjupade samverkan. Parallellt med detta arbete och efter att det klarlagts kommer utvecklingen av de olika modulerna att ske. På sikt kan samverkansavtalet kring vuxnas lärande komma att vara föremål för justering. Samverkan kring de yrkesinriktade utbildningarna fördjupas och omformas, som ett resultat av att man valt att samla all yrkesutbildning för vuxna på en plattform.

2 Ekonomi Ekonomiprocessen är starkt sammankopplad med flera av de andra processerna, inte minst utbudsplaneringen och antagningen. Det är viktigt att kunna överblicka de samlade resurserna för att kunna arbeta strategiskt med verksamheten ur ett regionalt perspektiv. Tydligare överblick av sambandet mellan lokal resurs och statsbidragen Optimerad resursanvändning för optimalt/maximalt nyttjande av statsbidrag Möjlighet till inblick i den enskilda kommunens ekonomiska nuläge och prognos Så många sökande som möjligt ska kunna bli antagna på sitt förstahandsval Olika finansieringsmodeller för olika platser på utbildningarna IKE-modul Rapportmodul Regelverk för antagning utifrån de olika kommunernas ekonomiska förutsättningar Tillgängliga resurser blir kända och uppdateras löpande Det finns tre olika finansieringsposter som används för att arrangera yrkesutbildning för vuxna i Göteborgsregionen; statsbidrag, kommunal resurs (33-kronan) och lokal resurs (egenproduktion/ike). De två första används i dagsläget huvudsakligen till de regionalt samordnade yrkesutbildningarna och den sista till lokalt sökbara utbildningar i hemkommunen, eller i andra kommuner utifrån interkommunala ersättningsöverenskommelser. Regional finansiering (statsbidrag) Kommunal resurs (33- kronan) Lokal finansiering (kommunala medel/ike) Regional produktion (antal platser) Lokal produktion (antal platser) Statsbidragen delas ut med krav på motprestation i form av medfinansiering, som ska redovisas i antal producerade poäng/årsplatser. Med en överblick av de samlade resurserna går det alltså att optimera den lokala och regionala produktionen, för att kunna erbjuda så många utbildningsplatser som möjligt till regionmedborgarna. Kostnaden för att genomföra utbildningarna är inte exakt i nivå med statsbidragen och detta påverkar behovet av att nyttja den kommunala resursen (33-kronan) samt ev. IKE-förfrågningar inom det regionala utbudet. Då ersättningen för de billigare utbildningarna är lägre än statsbidraget innebär det att dessa blir kostnadsdrivande i den kommunala resursen. Vissa av de dyrare utbildningarna är dock billigare att genomföra än den ersättning vi får i statsbidrag.

3 I exemplen nedan utgår vi ifrån att den genomsnittliga kostnaden för de billiga utbildningarna är :-/800p och för de dyra utbildningarna :-/800p. Detta är dock bara ett antagande och beror helt på vilka avtal som tillämpas och antal platser inom respektive yrkesområde. Ersättning statsbidrag à 800p Uppskattad genomsnittlig kostnad/800p Statsbidrag 15 platser à 800p Kostnad 15 platser à 800p Effekt i 33- kronan 15 platser Yrkesutbildningar som är relativt billiga att anordna (ex. VO, BF) Yrkesutbildningar som är relativt dyra att anordna (ex. EE, IND) statsbidragsfinansierade platser på en billig utbildning belastar den kommunala resursen med :-. Däremot blir det ett överskott om :- om man arrangerar 15 platser inom de dyrare yrkesområdena. Detta stämmer givetvis inte fullt ut, då vissa utbildningar inom den dyrare kategorin också är dyrare än statsbidragen. Men det är det ett exempel på möjliga effekter, om ett brett utbud inom flera yrkesområden erbjuds. Se tabell ovan. Skulle man välja att använda tillgängliga lokala medel (lokal egenproduktion/ike) för att i huvudsak finansiera de billiga utbildningsplatserna så räcker dessa medel längre. För :- skulle man kunna starta utbildningsplatser inom den billiga kategorin, men bara platser inom den dyra kategorin. Skulle man samtidigt ansöka om statsbidrag för att starta utbildningar inom den dyrare kategorin skulle platser omvandlas till :-, alltså 185% ekonomisk utdelning av den investerade medfinansieringen. Se diagram nedan. Möjlig fördelning av resurser om optimering av produktionen genomförs Lokal finansiering 35,5% Genomsnittlig kostnad platser inom den billiga kategorin :- Regional finansiering 64,5% Genomsnittlig kostnad platser inom den dyra kategorin :-

4 Genom att erbjuda regionala platser på samtliga utbildningar breddas det tillgängliga utbudet och chanserna för de sökande att antas till sina förstahandsval ökar. Ytterligare en effekt av att utbudet breddas skulle kunna vara att IKE-förfrågningarna mellan kommunerna i Göteborgsregionen minskar. Hantering av IKE utifrån de olika kommunernas ekonomiska förutsättningar skulle dessutom kunna förenklas genom utveckling av en IKE-modul. Denna sammanlänkas i så fall med den ekonomimodul som är tänkt att erbjuda kommunerna tillgång till en ständigt uppdaterad nulägesrapport. Huvudmannaskap För processen kring huvudmannaskapet är inte det önskade läget definierat. Här har vi istället listat några frågor för att reda ut hur kommunerna vill arbeta tillsammans framöver och vilka arbetssätt som följer på en fördjupad samverkan. Finns det ett mervärde i att det finns utbildningar på fler än ett fåtal orter i regionen och vad ska i så fall incitamentet för ett huvudmannaskap vara? Varför väljer kommuner idag att inte vara huvudmän för utbildningar? Blir kvalitetssäkringen bättre genom samverkan och hur ska då detta uppnås? Senare frågor som behöver utredas är t.ex. följande: Vilka spelregler ska gälla för de kommuner som vill vara huvudmän för utbildningar i det regionala utbudet? Hur säkerställer huvudmännen APL-platser i erforderlig omfattning, om utbildningarna och utbildningsplatserna ska likriktas och all ska ha 15% arbetsplatsförlagt lärande? Här finns alla möjligheter att forma den framtida samverkan så som kommunerna önskar. Vill man ha mer eller mindre ansvar och/eller inflytande över olika delar av den operativa verksamheten? GR kan fortsätta upphandla regionala ramavtal för att de kommuner som själva inte har möjlighet att anordna/upphandla yrkesutbildningar ska kunna avropa från ett gemensamt avtal. Tidplan För att en ändamålsenlig samordning av utbudet, på en gemensam plattform, ska kunna genomföras måste också ansöknings- och antagningsarbetet samordnas. Det kräver en gemensam tidplan med ett antal möjliga starter, så att inte ansökningsperioderna överlappar varandra. Möjlighet att överblicka vilka kommuner som erbjuder utbildningsstarter och ansökningsperioder samt när på året detta sker Möjlighet att ansöka till och rangordna så många val som möjligt vid samma tillfälle Gemensam tidplan för alla yrkesutbildningar för vuxna i Göteborgsregionen Ett antal möjliga och synkroniserade ansöknings- och antagningsprocesser Distansutbildningar ska kontinuerligt gå att ansöka och antas till Modell för tidplansarbete

5 Då kommunernas behov ser olika ut är det viktigt att ta reda på hur ofta ansökning och antagning maximalt behöver genomföras under ett år och ta höjd för detta samtidigt som synkronisering sker. Det ska inte ställas krav på att alla kommuner ska nyttja ett visst antal eller samtliga starter. Det är snarare sannolikt att de allra flesta huvudmän väljer att tillämpa ett fåtal starter och att dessa samordnas. Målet är att främja förutsättningarna för en samordnad utbudsplanering och minska återbud och avhopp genom att ge de sökande möjlighet att planera och genomföra sina val utifrån ett ändamålsenligt upplägg. Med en gemensam tidplan på plats blir det lättare att presentera för de presumtiva sökande när de kan ansöka till utbildningar som arrangeras i vilka kommuner. Det kommer sannolikt också bidra till minskat antal avhopp och reservplatshantering, då de sökandes olika val kan rangordnas och behandlas utan att ansöknings- och antagningsperioderna går i varandra. Se nedan för exempel på hur det skulle kunna se ut. Utbudsplanering Denna fråga hänger starkt ihop med huvudmannaskapsfrågan och inriktningen kan komma att förändras beroende på vad som definieras som önskat läge inom det delprojektet. Samtliga yrkesutbildningar för vuxna på gymnasial nivå på en och samma plattform Regionala platser på samtliga utbildningar Tillväxtskapande utbildningar inom privat och offentlig sektor Omvärldsbevakning Planering Samråd (utbud och antal regionala platser/utbildning) Likriktning Webbaserad vuxmall Konsensus kring gemensam tidplan Tillgängliga resurser blir kända och uppdateras löpande

6 Om omvärldsbevakningen samordnas på regional nivå kan den ligga till grund för att huvudmännen enskilt ska kunna planera utbudet i den egna kommunen. Därefter kan samråd hållas på regional nivå. Under dessa ska ev. konkurrenssituationer lösas och fördelning av antalet regionala och lokala platser på respektive utbildning planeras. Detta mot bakgrund av motprestationskrav och lokala förutsättningar. Då finns det alla möjligheter att kunna erbjuda ett brett och behovsinriktat utbud. De skulle också vara möjligt att erbjuda särskilt efterfrågade utbildningar med en slags regional garanti, i likhet med gymnasieskolan. Vägledning och kommunikation/information Vägledningen och kommunikationen är i fokus för projektet gemensam plattform, då målet är att förbättra användarupplevelsen för regionmedborgarna. Det räcker inte att samla alla utbildningar på en plattform. Det ställs också högre krav på plattformen i fråga, för att de presumtiva sökande ska hitta rätt i ett större utbud. Det finns mycket att göra rent tekniskt för att utveckla detta område samtidigt som vi behöver hitta kompletterande rutiner för vårt sätt att arbeta och samverka. Ett samlat utbud av de tillgängliga yrkesutbildningarna för vuxna i Göteborgsregionen Möjlighet för regioninvånarna att ansöka och bli antagna till samtliga utbildningar Så många sökande som möjligt ska kunna bli antagna på sitt förstahandsval Mer välgrundade val som resulterar i färre återbud/avhopp Bättre service till regionmedborgarna Onlinesyv Vägledningsmodul på webbsidan Möjlighet till obligatoriska vägledningssamtal Tidsbokningssystem för vägledningssamtal i hemkommun Konsensus kring gemensam tidplan Genom att samla utbudet på en plattform, koppla på vägledningsmoduler i form av vägledningstester, onlinesyv med mera kommer användarupplevelsen att bli bättre och resultatet mer välgrundade val i ansökningarna. På så vis kan vi minska rörligheten på utbildningarna efter antagningen. Vi kan också genom tekniska lösningar leda de sökande rätt, genom att uppmana dem att ansöka till de utbildningar de har störst chans att bli antagna på. För de kommuner som önskar obligatoriska vägledningssamtal med sina kommuninvånare kan modul för detta byggas in i ansökan, där tidsbokning kan ske direkt i systemet. För de som inte behöver vägledningssamtal, men stöd under ansökan, kan t.ex. en onlinesyv hjälpa till med detta.

7 Antagning Antagningen är fullständigt beroende av alla de andra processerna, det är här verksamheten blir verkstad. Här gäller det att ha koll på vem som ska anta vilka sökande, när, utifrån vilken förordning, till vilka utbildningsplatser, hur studierna ska finansieras och om det finns täckning för kostnaderna. Ett samlat utbud av de tillgängliga yrkesutbildningarna för vuxna i Göteborgsregionen Möjlighet för regioninvånarna att ansöka och antas till samtliga utbildningar Så många sökande som möjligt ska kunna bli antagna på sitt förstahandsval Ansökan IKE Antagning Konsensus kring gemensam tidplan Tillgängliga resurser blir kända och uppdateras löpande Kända uppgifter om vilka utbildningsplatser som är öppna för sökande från kommun/region Här finns stora möjligheter att bygga tekniska lösningar för att automatisera många av de moment som idag bygger tid och kräver handpåläggning i dagens antagningssystem. Anta att de sökande gör en ansökan under en ansökningsperiod. Skulle de ångra rangordningen av sina val, vilja lägga till eller ta bort någon utbildning så ska de kunna gå in i sin befintliga ansökan och göra detta. De utskick som idag kräver handpåläggning (som t.ex. tillstånd om att det saknas betyg) skulle kunna automatgenereras genom att systemet i samband med ansökan känner av vad som finns i databasen och/eller vad som bifogats ansökan. IKE-modulen skulle kunna identifiera vilka kommuner som har undantag för IKE och vilka ansökningar som ska flaggas för IKE-beslut utifrån det ekonomiska nuläget i de olika kommunerna och den prognosticerade inverkan i den kommunala resursen utifrån det aktuella valet. Mycket tid och resurser skulle kunna vinnas.