Sammanträdesdatum Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott (19)

Transkript

1 arbets- och personalutskott (19) Plats och tid Beslutande Stora sammanträdesrummet, Kommunkontoret, Vindeln, måndagen den 29 oktober 2012, kl Ewa-May Karlsson, (c), ordförande Tomas Nilsson, (m), , Mathias Haglund, (s) Övriga deltagande Eric Thorstensson, förvaltningschef, Göran Dahle, personalstrateg, Tom Norrgård, personalsekreterare, Susanne Sjögren, repr. Umeåregionens folkhälsogrupp, Christer Nygren, teknisk chef, Ulrika Gustafsson, verksamhetschef, 212 Christer Jonsson, BOLLU-gruppen, 211 Ingrid Rehn, BOLLU-gruppen, 211 Utses att justera Sekreterare Ordförande Justerande Mathias Haglund Sofia Jonsson Ewa-May Karlsson. Mathias Haglund Paragrafer: ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ arbets- och personalutskott Datum för anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Datum för anslagets nedtagande.. Sofia Jonsson

2 arbets- och personalutskott (19) 203 Dnr 12.K Kollektivavtal med Kommunal Socialförvaltningen arbetar med att införa verksamhetsanpassade individuella arbetstidsscheman inom äldre- och handikappomsorgens schemalagda verksamheter. Arbetet syftar till en bättre möjlighet att planera bemanning efter de behov som finns i verksamheten och möjlighet att förbättra resursanvändningen. Den nya arbetsformen möjliggör dessutom större möjligheter för anställda i verksamheten att påverka sin arbetstidsförläggning och därigenom få förbättrade möjligheter att planera sin fritid. Det nya sättet att planera och bemanna verksamheten underlättas om kommunen träffar kollektivavtal med berörda fackliga organisationer om lokala avvikelser mot de regler som finns i det rikstäckande kollektivavtalet Allmänna bestämmelser. Kontakter förs fortlöpande med Kommunal, men någon slutlig överenskommelse finns ännu inte framme. Tidplanen för införande av arbetsmodellen förutsätter att ett lokalt kollektivavtal kan finnas under november månad. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning kan kommunstyrelsens arbetsutskott teckna lokala kollektivavtal. Lokalt kollektivavtal behöver tecknas gällande arbetstidsberäkning, semesterbestämmelser och vissa andra ledighetsbestämmelser som finns reglerade på visst sätt i allmänna bestämmelser Personalstrateg Göran Dahles förslag till beslut: arbetsutskott delegerar till förvaltningschef Mats Morin och personalstrateg Göran Dahle att tillsammans träffa överenskommelse med berörda fackliga organisationer om avvikelser från allmänna bestämmelser i syfte att möjliggöra effektiv hantering av arbetstidsfrågor i samband med verksamhetsanpassade individuella arbetstidsscheman inom äldre- och handikappomsorgen. - Personalstrateg Göran Dahles skrivelse den 29 oktober Enligt förslag till beslut.

3 arbets- och personalutskott (19) 204 Dnr 12.K Vindeln en hälsofrämjande kommun I kommunstyrelsen under våren 2012 fick kommunchef Mikael Salomonsson i uppdrag att inleda ett personalpolitiskt utvecklingsarbete som utgår från kärnvärdena i kommunikationsplanen. Vid dagens möte presenterar Personalavdelningen ett tänkbart upplägg för att kunna bedriva ett hälsofrämjande arbetssätt i Vindelns kommun. Hälsa, effektivitet, kvalitet och bra arbetsmiljö är varandras förutsättningar. En god hälsa bland organisationens medarbetare ger också en högre frisknärvaro och lägre sjuklönekostnader. Forskning på området säger att för arbetsplatser med låga ohälsotal gällde att; De hade bättre stämning mellan medarbetarna Medarbetarna kände till arbetsplatsens mål Medarbetarna var delaktiga i planering och genomförande av aktiviteter för att uppnå målen. Medarbetarna fick konkret och rak återkoppling från ledningen om vad de skulle göra och hur de utfört sina arbetsuppgifter. Hälsostrategi- 4 Nycklar till friska företag 1. Ledarskap & kompetensförsörjning 2. Delaktighet 3. Kommunikation & kännedom 4. Sättet att arbeta med hälsa och sjukfrånvaro - Presentation, daterad den 29 oktober Uppdras till ledningsgruppen att starta ett hälsostrategiskt arbete i syfte att ta fram en hälsostrategi. Uppdras till personalsekreterare Tom Norrgård att redovisa hur det arbetsmiljöprojekt som Previa utför på Älvbrinken har gått vid arbets- och personalutskottet den 3 december.

4 arbets- och personalutskott (19) 205 Dnr 11.K Rökfri arbetstid Vid kommunstyrelsens möte den 22 november 2011, 212, uppdrogs till arbets- och personalutskottet att ta fram ett förslag till program för att nå en rökfri, och på sikt, tobaksfri arbetsmiljö i Vindelns kommun. En arbetsgrupp beståendes av Göran Dahle, Tom Norrgård samt Susanne Sjögren, har berett frågan och föredrar ärendet. Tobaksfrågan är ett av de fem prioriterade områden inom folkhälsoarbetet i Vindelns kommun. Bruket av tobak i någon form är idag en av de största orsakerna till sjukdomar och förtidiga dödsfall. Forskning visar även att rökare i genomsnitt har åtta dagars längre sjukskrivningstid per år på grund av sin rökning. Kommunerna har en viktig roll i det tobaksförebyggande arbetet. SKL utfärdade 2007 en rekommendation till sina medlemmar om att införa rökfri arbetstid. En översyn i februari 2010 visade att 115 kommuner hade beslutat om rökfri arbetstid och att 104 av dem genomfört beslutet. Rökfri arbetstid innebär att den tid man arbetar eller har paus ska vara rökfri. Lunchen räknas inte in i arbetstiden och är därmed undantagen. Tobaksfri arbetstid innebär att all tobak (rökning och snusning) inte används under arbetstid med undantag för lunchen. - Skrivelse från personalstrateg Göran Dahle m.fl. den 22 oktober Ett beslut kring tobaksfri arbetstid kommer att vara en del i den övergripande hälsostrategin som ledningsgruppen fått i uppdrag att ta fram.

5 arbets- och personalutskott (19) 206 Dnr 12.K Medarbetarenkäten hade förvaltningarna följande svarsfrekvens och genomsnittsvärden; Kommunstyrelsen 91,7 % 4,6 Utbildnings- och fritidsnämnden 80,1 % 4,7 Socialnämnden 74,7 % 4,7 Vibo 100 % 4,7 Vid en analys konstaterades att faktorerna arbetsgemenskap och arbetsmotivation genererade höga värden i samtliga förvaltningar medan områdena utvecklingssamtal och lön hade låga värden års medarbetarenkät har följande svarsfrekvens och genomsnittsvärden; Kommunstyrelsen 86,4 % 4,8 Utbildnings- och fritidsnämnden 82,4 % 4,8 Socialnämnden 73,3 % 4,6 Miljö- och byggnadsnämnden 100 % 4,6 Vibo 87,5 % 4,6 I årets undersökning finns en positiv förändring, Medarbetarskap och Kompetens och utveckling får högre värden än föregående år. Faktorn Ledarskap får sämre värden på alla delfrågor utom två. - Presentation av Medarbetarenkäten 2012, daterad den 22 oktober Arbets- och personalutskottet noterar att vissa verksamheter har låg svarsfrekvens samt att faktorn ledarskap sjunker. Uppdras till kommunchef Mikael Salomonsson, att tillsammans med ledningsgruppen, återkomma med förslag på fokusområden som förvaltningarna ska arbeta vidare med.

6 arbets- och personalutskott (19) 207 Dnr 12.K Slambilen I investeringsbudgeten för 2013 har tekniska förvaltningen äskat medel för byte av slambil. Bakgrunden är att den nuvarande slambilen är 13 år gammal och börjar kräva mycket reparationer. Kommunens slambil tömmer trekammarbrunnar hos kunder i hela kommunen och verksamheten bedrivs i egen regi och har så gjort i många år. Sommaren 2013 kommer eventuellt nuvarande slambilschaufför att gå i pension, och en återbesättningsprövning av tjänsten behöver göras. Inför budget 2013 kom frågan upp om kommunen ska fortsätta bedriva verksamheten i egen regi eller lägga ut den på entreprenad. Sammantaget så visar Christer Nygrens utredning att en investering i ny slambil och en fortsättning av verksamheten i egen regi är mest ekonomiskt fördelaktigt för kommunen. Under mötet informerar teknisk chef Christer Nygren att ingen taxeförändring behöver göras 2013 för slamtömningen. - Teknisk chef Christer Nygrens skrivelse daterad den 23 oktober Det finns inget utrymme i investeringsbudget 2013 för inköp av en ny slambil. Beslut om verksamheten ska bedrivas i egen regi eller läggas ut på entreprenad avvaktas med anledning av den pågående utredningen av samordning av verksamheterna inom tekniska och Vibo. Uppdras till teknisk chef Christer Nygren att redovisa kostnader för de extrakörningar som görs till kommunens anläggningar och privatpersoner.

7 arbets- och personalutskott (19) Återbesättningsprövning av tjänsten sker vid arbets- och personalutskottet den 3 december. Taxan för slamtömning justeras ej under 2013.

8 arbets- och personalutskott (19) 208 Dnr 10.K Upptändning av vägbelysning Sundö Skivsjöbygdens samhällsnämnd har framfört önskemål om att belysningen tänds upp på sträckan vägkorsningen Sundö och mot Skivsjö. Idag finns det 14 ljuspunkter efter aktuell sträcka, varav 2 är tända och utbytta till lågenergi. Övriga 12 ljuspunkter har gammal armatur som måste bytas om belysningen ska tändas. Ärendet har tidigare varit föremål för ställningstagande där kommunstyrelsen återremitterade frågan till tekniska kontoret tills en översyn av vägbelysningen gjorts. I det reviderade regelverket för vägbelysning som kommunfullmäktige antog , 57, har ett folkhälsoperspektiv lagts in som ska vara avgörande vid upptändning av vägbelysning. Frågan i det nu aktuella ärendet är om vägbelysningen ska tändas upp utifrån ett folkhälsoperspektiv. Teknisk chef Christer Nygrens förslag till beslut: Alternativ 1. Begäran avslås. Alternativ 2. Begäran beviljas och belysningen tänds upp och gamla armaturer byts ut. - Teknisk chef Christer Nygrens skrivelse den 23 oktober Kommunfullmäktiges beslut den 18 juni 2012, 57 - beslut den 31 januari 2012, 2. - Skrivelse från Skivsjöbygdens samhällsnämnd, 25 november Uppdras till teknisk chef Christer Nygren att förhandla med Skivsjöbygdens samhällsnämnd om att kommunen står kostnaden för investeringen i byte av armaturer etc. mot att byn ansvarar för drift- och underhållskostnaderna.

9 arbets- och personalutskott (19) 209 Dnr 12.K Ansökan om utökning och upptändning av vägbelysning Hälsingborg- Hälsingfors En skrivelse från byn Hälsingfors/Hälsingborg har inkommit till kommunen där men vill att nedsläckta lämpor tänds upp samt att 4-5 nya ljuspunkter ordnas på den sträcka som inte är belyst. Bakgrunden till skrivelsen är att man anser att förutsättningarna ändrats sedan kommunen gjorde inventeringen och ett antal ljuspunkter släcktes ner. Det har vuxit fram fler företag som trafikerar sträckan och det är fler barn som rör sig efter vägen. I den befintliga belysningen som finns men är nedsläckt behöver man bara tända upp belysningen och eventuellt byta lampa. Ny belysning med 4 ljuspunkter inklusive nedgrävning av kabel kostar ca kronor. Teknisk chef Christer Nygren lämnar följande tre förslag till beslut: 1. Begäran avslås 2. Begäran beviljas och belysningen tänds upp samt 4 st nya ljuspunkter ordnas. 3. Den befintliga vägbelysningen på södra delen tänds upp. - Teknisk chef Christer Nygrens skrivelse den Fem lampor tänds mellan avtagsvägen upp till Ramsjön fram till Stenmyråsen, vilket innebär att varannan lampa kommer att lysa längs berörd vägsträcka.

10 arbets- och personalutskott (19) 210 Dnr 12.K0299 Drift av Kläppaspåret Vid kommunstyrelsens möte den 11 september informerade förvaltningschef Eric Thorstensson om att det i dagsläget inte finns någon aktör som sköter om Kläppaspåren vintertid. Utbildnings- och fritidsförvaltningen anser sig inte kunna lösa frågan och har därför hänskjutit ärendet till kommunstyrelsen. Vidare informerades om att förvaltningen utreder möjligheten att även i vinter kunna hålla spåren uppe. Detta kommer att medföra kostnader, då det i dagsläget varken finns någon aktör eller utrustning för skötsel av spåren. Kostnadsbilden skulle redovisas till kommunstyrelsens möte den 23 oktober. Arbets- och personalutskottets behandling Vid dagens möte informerar förvaltningschef Eric Thorstensson om att ett möte har hållits med tekniska kontoret och fritidsförvaltningen i frågan. Tanken är att förrådets personal ska sköta driften av spåret under veckorna. Skötseln på helgerna är ännu inte klar. - beslut den 11 september 2012, Utbildnings- och fritidsnämndens beslut den 4 september 2012, 89. En hyvel köps in för att sköta spåren. Kostnaden för hyveln samt en lösning av hur driften ska skötas på helgtid kommer att redovisas vid arbets- och personalutskottets möte den 3 december.

11 arbets- och personalutskott (19) 211 Dnr12.K Utredning bygdemedel Kommunstyrelsen beslutade , 69, att uppdra till förvaltningschef Eric Thorstensson att utreda kommunens möjligheter att kunna nyttja regleringsmedel i hela kommunen. I Vindelns kommun har man tolkat berörd bygd som, området där vattnet från sjöar och vattendrag rinner ut i Umeälven. Hur bygdemedel får användas regleras i Lag(1998:812) om vattenverksamhet 6 kap 1 och i Förordning(1998:928) om bygde- och fiskeavgifter. Förvaltningschef Eric Thorstensson har i utredningen beskrivit hur andra kommuner i länet hanterar frågan samt hur Länsstyrelsen ser på detta. Enligt Länsstyrelsen är det fullt möjligt för Vindelns kommun att besluta om att hela kommunen är berörd bygd när det gäller vattenlagens bygdebegrepp. - Arbets- och personalutskottets beslut den 8 oktober 2012, Förvaltningschef Eric Thorstenssons skrivelse den 28 september Äldre beslut om tolkning av bygdebegreppet. Arbets- och personalutskottets behandling Ingrid Rehn och Christer Jonsson, representanter för BOLLUgruppen, besöker arbets- och personaltskottet för att diskutera utredningen av bygdemedel samt begreppet berörd bygd. En diskussion förs kring de regelverk och lagar som styr hur kommuner nyttjar bygdeavgiftsmedel. Konstateras att ytterligare dokumentation behövs för att klargöra innebörden i Vattendomen för Umeälven. Under besöket lämnar BOLLU-gruppen information om det siktröjningsprojekt som genomförs längs Umeälven. Vidare informeras om att en enkät har skickats ut till samtliga byar som har ansökt om projektmedel från 2009 och framåt, i syfte att få in synpunkter på hur ansökningsprocessen upplevs.

12 arbets- och personalutskott (19) Uppdras till förvaltningschef Eric Thorstensson att utreda om bygdeavgiftsmedel, samt hur dessa får användas, på något vis regleras även i vattendomen för Umeälven och inte bara i Lagen om vattenverksamhet (1998:812). Måndag den 4 februari 2013 besöker kommunstyrelsen BOLLUgruppen för fortsatt diskussion kring utredningen och andra aktuella frågor.

13 arbets- och personalutskott (19) 212 Dnr 12.K Ny regional utvecklingsstrategi för Västerbottens län Verksamhetschef Ulrika Gustafsson och förvaltningschef Eric Thorstensson informerar arbets- och personalutskottet om det arbete som pågår inom länet med att ta fram en regional utvecklingsstrategi (RUS). RUS:en är länets samlade strategi för utveckling och som omfattar det totala utvecklingsarbetet. Nuvarande RUS gäller fram till och med I dagsläget arbetar 8 olika arbetsgrupper med områden som ska belysas i strategin. Tanken är att det nya förslaget till RUS ska skickas ut till kommunerna på remiss före sommaren och att regionfullmäktige fastställer den regionala utvecklingsstrategin i november Presentation Regional utvecklingsstrategi, den 29 oktober Informationen är delgiven.

14 arbets- och personalutskott (19) 213 Dnr 12.K Medfinansiering utvidgat arbetsmarknadsområde Umeåregionen/Örnsköldsvik arbetsutskott beslutade den 5 mars 2012 att medfinansiera ett projekt i syfte att utvidga Umeåregionens arbetsmarknadsområde mot Örnsköldsviks kommun. Finansiärer skulle vara Umeåregionen, Örnsköldsviks kommun och Tillväxtverket. Projektet fick avslag på sin ansökan hos Tillväxtverket och projektledarna fick då i uppdrag att skriva om projektet som enbart kommer att finansieras av de redan beslutade kommunala insatserna. En reviderad projektplan har nu gjorts med de nya ekonomiska förutsättningarna. - Förvaltningschef Eric Thorstenssons skrivelse den 11 oktober Aktivitetsplan för projektet med bilagor, daterad den 11 oktober Den reviderade projektplanen godkänns. Kommunens budget i detta projekt är identisk med den som presenterades i det tidigare projektet som arbets- och personalutskottet beslutade om den 5 mars 2012.

15 arbets- och personalutskott (19) 214 Dnr 12.K Ramavtal banktjänster Nuvarande finansavtal avseende finansiella tjänster från Swedbank AB upphör att gälla ,och avtalet kan inte förlängas. SKL Kommentus Inköpscentral har tecknat ett ramavtal med Swedbank, Ramavtal Banktjänster 2012, Projekt nr 10104, se bilaga. Avtalet gäller Vindelns kommun samt de kommunala bolagen. Ekonomichef Håkan Ahlmans förslag till beslut: arbetsutskott beslutar att avropa från avtalet, att gälla från för Vindelns kommun samt de kommunala bolagen. - Ekonomichef Håkan Ahlmans skrivelse med bilagor, daterad den 26 oktober Vindelns kommun avropar från SKL Kommentus Inköpscentrals avtal med Swedbank, att gälla från för Vindelns kommun samt de kommunala bolagen.

16 arbets- och personalutskott (19) 215 Dnr 12.K Fullmakt att teckna bankförbindelser Med anledning av förändringar i organisation och bemanning behöver nu gällande fullmakt ( , 198) ändras. Ekonomichef Håkan Ahlmans förslag till beslut: Att förutom behöriga firmatecknare är Lisbeth Grahn, Ann-Sofie Algotsson, Mona Nilsson och Erica Lundström (staben ekonomi) bemyndigade att två i förening underteckna utbetalningskort och checkar. Att Ann-Sofie Algotsson, Lisbeth Grahn, Mona Nilsson och Erica Lundström (staben ekonomi), Anna Sandgren, Ulf Sandström och Liza Wikström (staben- personal), Liselotte Eklund och Karin Johansson(socialkontor) samt Eric Thorstensson (förvaltningschef Kommunstyrelsen) och Håkan Ahlman (ekonomichef) är bemyndigade att utföra förtecknade banktjänster enligt bifogad bilaga 1. Samtliga tjänster skall godkännas två i förening, utom tjänsten att administrera behörighet som Eric Thorstensson och Håkan Ahlman kan utföra ensamma. - Ekonomichef Håkan Ahlmans skrivelse den 26 oktober Enligt ekonomichef Håkan Ahlmans förslag.

17 arbets- och personalutskott (19) 216 Dnr 12.K Servicegarantier och mål Arbets- och personalutskottet beslutade den 5 mars 2012 att förvaltningen under 2012 skulle arbeta fram förslag till mål och servicedeklarationer för Förvaltningen har upprättat förslag till servicedeklarationer 2013 för verksamheter som vänder sig till medborgare. Tanken är att de interna verksamheterna använder mål som styrmedel. - Förslag till servicedeklarationer för kommunstyrelsen Arbets- och personalutskottets behandling Förslagen till servicedeklarationer gås igenom och vissa justeringar görs. Uppdras till förvaltningschef Eric Thorstensson att utifrån dagens diskussion, revidera servicedeklarationerna till arbets- och personalutskottet den 4 december.

18 arbets- och personalutskott (19) 217 Dnr 12.K Inbjudan avtackning av länsråd Länsråd och tf landshövding Birgitta Heijer går vidare till ett nytt jobb som kanslichef på LO. Vindelns kommun har fått en inbjudan till avtackning under öppet hus måndag den 29 oktober mellan klockan Ewa-May Karlsson, (c) och förvaltningschef Eric Thorstensson deltar vid dagens avtackning.

19 arbets- och personalutskott (19) 218 Dnr 10.K Kurs- och konferensinbjudningar Offentlig upphandling 6 november i Vindeln Länsstyrelsen och Naturvårdsverkets inbjudan Miljödag för kommunerna i Västerbottens län, tisdagen den 20 november 2012 i Lycksele. Tomas Nilsson, (m), och Mathias Haglund, (s), deltar vid konferensen Offentlig Upphandling.