Kallelse och föredragningslista Kultur i Väst

Transkript

1 Kallelse och föredragningslista 15 december

2 Kallelse Referens Datum Magnus Bäckström Ordinarie ledamöter: Roland Karlsson (C) Beatrice Toll (S) Michael Brisman (M) Anders C Nilsson (S) Maria Hjärtqvist (S) Kent Olsson (M) Ingemar Basth (MP) Ersättare: Per-Göran Björkman (S) Henrik Edin (FP) Eivor Karlsson (KD) Övriga: Magnus Bäckström, förvaltningschef Christer Bergman, enhetschef Administration & Kommunikation Bengt Källgren, enhetschef Kultur & Samhälle och Kultur & Upplevelse Angelica Hadzikostas, enhetschef Kultur & Konstarter Henrik Martén, utvecklingsledare Gunnar Südow, konsulent litteratur vuxna Eva Johansson, konsulent tillgänglighet Ninni Eriksson, konsulent tillgänglighet Pernilla Johansson, kommunikatör Medarbetare från enhet Kultur & Konstarter Fackliga representanter från TCO och DIK Katarina Hultin, Saco Karin Lundmark, DIK Välkommen till styrelsemöte med styrelsen för. Föredragningslista och handlingar bifogas. Meddela om du önskar specialkost eller har allergi mot speciella födoämnen. Anmäl förhinder till Johanna Hagerius senast den 14 december tel , e-post: johanna.hagerius@kulturivast.se Enligt uppdrag Magnus Bäckström Postadress: Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Telefon: vx Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

3 Föredragningslista Sammanträde med styrelsen för den 15 december Plats:, Göteborg Tid: Kl serveras kaffe och smörgås. Styrelsemöte kl cirka. Gemensam jullunch på kl Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Beslutsärende 1. Uppföljning Intern kontrollplan Informationsärenden A. Rapport från förvaltningschefen B. Information från del av verksamheten C. Övriga ärenden Roland Karlsson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt ( Postadress: Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Telefon: vx Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

4 Ärende 1

5 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer KUIV 72- Handläggare: Christer Bergman Telefon: E-post Till styrelsen för Uppföljning Intern kontrollplan Förslag till beslut Styrelsen för s beslutar följande: 1. Uppföljningsrapport Intern kontrollplan godkänns. Sammanfattning av ärendet Styrelsen för antog Intern kontrollplan för. Rapportering av resultatet av uppföljning av Intern kontrollplan sker vid s sista styrelsesammanträde då även förslag på åtgärder, om sådana behöver vidtas, redovisas. Beredning Information enligt MBL (medbestämmandelagen) kring uppföljningsrapport Internkomtrollplan har getts arbetstagarparterna den 7 december. Magnus Bäckström Christer Bergman Postadress: Göteborg Besöksadress: Rosenlundsgatan 4 Telefon: vx Webbplats: E-post: info@kulturivast.se

6 Uppföljning av Intern kontrollplan december 1 (1) Styrelsen Allmän säkerhet Arbetsmiljö Att säkerheten är tillfredsställande vad gäller lokaler och utrustning Att identifierade risker åtgärdas och att arbetsskador och tillbud förebyggs så långt som möjligt Avvikelserapporter, Riskanalyser Arbetsmiljöplan löpande unde löpande under Följs upp årligen bla genom skyddsrond Följs upp årligen bla genom skyddsrond Arvodesutbetalningar Att arvodesregler följs samt underlag för utlägg finns Förvaltningssekreterare Genomgång vid registrering Sker enligt plan Beslutsfattande Att beslut fattas i enlighet med fastställd delegation, reglemente och givna uppdrag Stickprov Sker enligt plan Deltagande i kurser/konferenser Tekniska hjälpmedel Att nödvändiga beslut finns enligt arvodesreglerna Att de återlämnas och eventuella abonnemang avslutas Förvaltningssekreterare Förvaltningssekreterare Stickprov Översyn varje år Vid ny mandatperiod Sker enligt plan Sker enligt rutin Uppdaterad

7 Uppföljning av Intern kontrollplan december 1(3) Ekonomi Budget Att lagar och anvisningar följs Genomgång Budgetperiod Sker enligt regionens regler och riktlinjer Del- respektive årsbokslut Att lagar och anvisningar följs Genomgång Boksluts-period Sker enligt regionens regler och riktlinjer Ekonomisk uppföljning Att lagar och anvisningar följs Stickprov under God ekonomisk uppföljning Att verksamheten bedrivs kostnadseffektivt. Att kostnaderna är ändamålsenliga Stickprov under Efterlevnad attestreglemente Att aktuellt register och förteckning finns och följs Stickprov under Attest- och Att aktuell förteckning samt Förvaltningssekreterare Genomgång December utanordningsförteckning nödvändiga beslut fattas en gång månad per år innan redovisning Att lagar och regler följs Stickprov under Kontroll gjord. Ok. Ekonomiservice har fått förbättrade rutiner Kontroll gjord. Ok Kontroll gjord. Ok Sker enligt plan. Reviderades inför Kontroll gjord. Ok Uppdaterad

8 Uppföljning av Intern kontrollplan december Leverantörsfakturor/ Att rätt underlag finns bifogat, Ekonom Stickprov under utanordning t.ex. program och deltagarförteckning vid konferenser, kvitton, F-skattsedel vid utbetalning av ersättning för utfört arbete Att rätt kontering av konto, eventuella projekt och motpart sker Ekonom Stickprov under 2(3) Mycket bättre kontroll än tidigare år. Fortfarande lite dåligt med deltagarförteckningar Kan förbättras. Mycket korrigeringar i efterhand Att regler för momsredovisning följs Ekonom Stickprov under Utbetalningar Att rutiner är säkerställda och följs Ekonom Stickprov under Kundfakturor Att rätt underlag finns och att Ekonom Stickprov under fakturering har skett enligt överenskommelse Representation Att lagar, regler och riktlinjer följs Ekonom Stickprov under Resor/utbildning Att lagar, regler och riktlinjer följs. Att godkänt underlag finns Ekonom Stickprov under Ok Sköts av Ekonomiservice Ok Förekommer ej ofta, låg kunskap i förvaltningen Kan bli bättre med underlag Förskottshantering Att lagar och regler följs. Att säker hantering föreligger Ekonom Stickprov under Sköts av Löneservice Jäv Finns anställda i Bolagsverket med anknytning till företag som levererar Ekonom Stickprov under Ok Uppdaterad

9 Uppföljning av Intern kontrollplan december Mutor Att lagar och regler följs Stickprov under Kontroll gjord. Ok 3(3) Inköp Beställar-behörigheter Att lagar och regler följs. Att regionens inköpspolicy följs Att anvisningar följs. Att aktuella behörigheter finns registrerade i Marknadsplatsen Stickprov under Ekonom Stickprov under samt genomgång en gång per år Kontroll gjord. Ok. Ok Uppdaterad

10 Uppföljning av Intern kontrollplan december Personal Kollektivavtal Att avtal efterlevs HR-konsult Stickprov Har följts upp löpande 1 (3) Anställning Att lagar och regler följs Anställande chef Genomgång av varje anställd Bevakas i samband med nyanställlningar och förlängningar av anställningar LAS-företräde Att person med företräde enligt LAS erbjuds arbete inom sitt företrädesområde Anställande chef Genomgång vid rekrytering Rekrytering Att regionens regler/policy följs Anställande chef Genomgång vid rekrytering Anställningsbevis Att anställningsbevis upprättas och registreras Anställande chef Genomgång vid anställning Bevakas inför tillsättning av vakanser Bevakas inför tillsättning av vakanser Sker alltid i samband med förlängning av anställning och nyanställningar Anställningens upphörande Att uppsägning behandlas och registreras Anställande chef Genomgång vid upphörande Följer rutinen för avslutning av anställningar personalärenden Att lagar och regler följs Anställande chef Stickprov Har följts upp löpande Uppdaterad

11 Uppföljning av Intern kontrollplan december Schema och registrering Att aktuellt schema finns inlagt Heromarapportör Genomgång vid Anställande chef av tid i Heroma och att registreringar görs. flex-avstämning Ansökan vid ledighet Att ansökan beviljas och att registrering sker Anställande chef Genomgång vid flex-avstämning 2 (3) Följer rutinen för rapportering till löneservice och Heromarapportör Följer rutinen för uttag av ledighet. Cheferna får rapport i samband med avstämning Uttag av semester Att lager och regler följs Anställande chef Genomgång av varje anställd Följer rutin för att bevaka semesteruttag. Cheferna får rapport om innestående semester Flexsaldon Att regler följs Anställande chef Gås igenom tre gånger per år Vid flexsaldojustering Följer rutinen för uttag år Flexsaldon. Cheferna får rapport flexsaldo justering i sambfld med år Övertid (ATL; Arbetstidslagen) Att regler följs Heromarapportör Genomgång vid månadsslut Anställande chef Reglerna kan inte hållas under vissa projekt Uppdaterad

12 Uppföljning av Intern kontrollplan december Uppföljning Att korrekta löneutbetalningar Anställande chef Genomgång löneutbetalningar sker varje månad Följer rutinen för månadens löneutbetalningar. Cheferna får rapport 3 (3) Bisyssla Att bisyssla inte strider mot gällande avtal Anställande chef Gås igenom varje år Vid utvecklingssamtal Följer rutin för att bevaka bisyssla. Bisyssla är en fråga i medarbetarsamtal Kompetensutvecklingsplan Rehabiliteringsplan Att varje anställd har en kompetensutvecklingsplan Att rehabiliteringsplan finns vid behov och följs Anställande chef Anställande chef Gås igenom varje år Genomgång av samtliga ärenden Vid utvecklingssamtal Ingår som en del i medarbetarsamtal. Upprrättas årligen Ingår som en del i medarbetarsamtal. Upprättas vid behov Uppdaterad

13 Uppföljning av Intern kontrollplan december 1 (2) Kärnverksamhet Årsplanering Aktivitet/Projekt/ Produktion Att fastställd övergripande årsplanering följs Stickprov Att det finns tydliga Stickprov beslutsunderlag utifrån syfte och mål Att beslutad Stickprov aktivitet/projekt/produktion dokumenteras och följs upp, både ekonomiskt och verksamhetsmässigt samt återrapporteras Fungerar bra Ok Fungerar. Under 2016 kommer förvaltningen göra en satsning för att förbättra uppföljning och analys. Att fattade beslut och inriktingar för verksamheten efterlevs Stickprov Förbättring jämfört med föregående år Kommunikation Bemötande Att ett gott bemötande upplevs i Ansvarig chef Stickprov kontakter med förvaltningen (t.ex. genom telefon, brevväxling) Sker enligt plan Uppdaterad

14 Uppföljning av Intern kontrollplan december 2 (2) Sociala medier Att riktlinjer och råd efterföljs Webbsamordnare Stickprov Enhetschef Adminstration & Kommunikation Vi följer regionens riktlinjer. Förvaltningens egna riktlinje för arbetet med sociala medier är inte klar Kommunikation och webb Grafisk profil och mallar Att regionens riktlinjer samt gällande lagstiftning följs Att framtagen grafisk profil och mallar används Webbsamordnare Stickprov Enhetschef Adminstration & Kommunikation Stickprov Enhetschef Adminstration & Kommunikation Regionens riktlinjer följs Används som den ska Uppdaterad

15 Uppföljning av Intern kontrollplan december 1(3) Administration Postöppning (avser Att skrivelser aktuella för diariet Förvaltningssekreterare Stickprov både ordinarie post diarieförs samt e-post) Diarium Att regler följs Förvaltningssekreteraren Stickprov under Arkivering/gallring Delegationsordning Delegation Ärendeberedning Att lagar och regler följs. Att dokumenthanteringsplan finns och följs Att aktuell delegationsordning finns och uppdateras en gång per år Att aktuell delegation följs och att återrapportering sker till styrelsen Att det finns tydliga beslutsunderlag Fungerar bättre för varje år Fungerar bra Arkivansvarig Inventering Varje år Dokumenthanteringsplan framtagen och godkänd Översyn varje år Ok Förvaltningssekreterare Förvaltningssekreterare Genomgång inför varje sammanträde Genomgång inför varje sammanträde Fungerar bra Fungerar bra Uppdaterad

16 Uppföljning av Intern kontrollplan december Säkerhet Krishanteringsplan Att aktuell plan finns och kontroll Översyn varje år av efterlevnad görs Kris- och Att aktuell plan finns och kontroll Översyn varje år kommunikationsplan av efterlevnad görs Säkerhetsplan Att aktuell plan finns och kontroll Översyn varje år av efterlevnad görs Systembehörigheter Att aktuella behörigheter finns Systemansvarig Inventering varje år Dörr"taggar" Att aktuell förteckning finns och Tekniker Översyn varje år att anvisningar följs SITHS-kort (Tjänste-ID) Att aktuell förteckning finns. Att gällande regler följs Kortansvarig Inventering en gång per år Stöldbegärlig egendom Att aktuell förteckning finns Tekniker Inventering en gång per år Mobiltelefoner Att aktuell förteckning finns. Att Tekniker Inventering en gällande regler följs gång per år Plan reviderad våren Plan uppdaterad våren Plan finns och följs upp årligen i samband med årsredovisning OK Alla taggar är förtecknade och anvisningar följs Fungerar bra Förteckning finns 2(3) Alla mobiltelefoner är förtecknade Datorer Att de är fast-/inlåsta när de inte används samt att de "låses" när personen inte finns på plats Ansvarig chef Stickprov Fungerar bra Anhöriglistor Att aktuell förteckning finns Receptionens personal Översyn varje år Tas upp i utvecklingssamtal Uppdaterad

17 Uppföljning av Intern kontrollplan december IT-system Personuppgiftslagen Att regelverk följs PUL-ansvarig Stickprov (PUL) Ok 3(3) Allegro Att säkerhetskopiering sker Systemförvaltare Stickprov Externwebb Att säkerhetskopiering sker Systemförvaltare Stickprov Internwebb Att säkerhetskopiering sker Systemförvaltare Stickprov Planer Jämställdhetsplan Att jämställdhetsplan finns och följs Översyn varje år Mångfaldsplan Att mångfaldsplan finns och följs Översyn varje år Arbetsmiljöplan Att arbetsmiljöplan finns och följs Översyn varje år Sker enligt plan Sker enligt plan Sker enligt plan Plan ska uppdateras 2016 Plan framtagen och beslutad hösten Förvaltningen arbetar i enlighet med beslutad arbetsmiljöplan Miljö Uppföljning miljö Att miljöledningssystem finns och följs Varje år görs miljöbokslut Översyn av belysning ska påbörjas Uppdaterad