Tjörns kommun. Granskning av kommunens överförmyndarnämnd. Building a better working world

Transkript

1 Revisionsrapport 2014 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2014 Tjörns kommun Granskning av kommunens överförmyndarnämnd EY

2 Innehäll 1. Sammanfattning 2 2. Inledning Bakgrund Syfte och avgränsningar Revisionsfrågor Ansvarig nämnd/styrelse Revisionskriterier Metod Benämningar 4 3. Organisation och samarbetsavtal Samarbetsavtal Organisation och tillgänglighet Framtida organisation Bedömning 7 4. Styrning, riktlinjer och rutiner Nämndens reglemente Målplan Delegationsordning Dokumenterade rutiner och riktlinjer Övriga rutiner och arbetsprocesser Bedömning Uppföljning och intern kontroll Uppföljning Intern kontroll och risker Tillsyn över överförmyndarverksamheten Bedömning Samlad bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Slutsats Identifierade förbättringsområden/rekommendationer 19 Bilagor: Bilaga 1 Revisionskriterier Bilaga 2 Källförteckning 1

3 1. Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Tjörns kommun granskat kommunens överförmyndarnämnd. Syftet med granskningen har varit att granska om överförmyndarnämnden har säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över gode män och förvaltare. Nedan sammanfattas granskningens resultat. Sedan 2013 bedrivs Tjörns kommuns överförmyndarverksamhet av Stenungsunds kommun genom ett samarbetsavtal. Det finns planer och fullmäktigebeslut på att bilda en gemensam överförmyndarnämnd 2015 med Stenungsunds, Orusts och Lilla Edets kommuner Granskningen har visat att handläggarna upplever att det saknas tillräckliga resurser för överförmyndarverksamheten och anser att det behövs ytterligare en tjänst. Det finns även en oro för finansieringen av den planerade gemensamma nämnden. Överförmyndarnämnden i Tjörn har inte genomfört konsekvensanalyser av den nya organisationen. Enligt EYs bedömning bör överförmyndarnämnden fortsatt följa utvecklingen avseende resursbehovet samt säkerställa att det planerade avtalet skapar goda förutsättningar för den gemensamma organisationen. Nämnden har inte antagit en verksamhetsplan vilket den är ålagd att göra enligt nämndens reglemente. Nämnden har dock fastställt en målplan som innehåller en lista av resultatmål. Enligt handläggarna fungerar resultatmålen inte styrande utan är i praktiken främst ett sätt för överförmyndarverksamheten att redovisa vissa nyckeltal. Granskningen visar att överförmyndarverksamhetens uppfattning är att det i praktiken är Stenungsunds kommun som i huvudsak styr verksamheten. EY bedömer att överförmyndarnämnden mer aktivt bör stärka styrningen av överförmyndarverksamheten. EY gör bedömningen att överförmyndarnämnden i allt väsentligt tillsett att det finns rutiner och riktlinjer för de väsentligaste områdena kopplat till kvalitet bland och tillsyn över gode män. Samtidigt görs bedömningen att samtliga av de mest väsentliga rutinerna bör dokumenteras och att det saknas dokumenterade rutiner och riktlinjer för klagomålshantering. Granskningen har visat att överförmyndarnämnden inte har upprättat en internkontrollplan i enlighet med gällande reglemente för intern kontroll. Enligt Tjörns kommuns reglemente för intern kontroll är nämnden ålagd att årligen upprätta en internkontrollplan. EY bedömer av att överförmyndarnämnden måste stärka sin uppföljning och interna kontroll över verksamheten. Överförmyndarnämnden rekommenderas att upprätta en intern kontrollplan och tillse att kommunens reglemente för intern kontroll i övrigt följs. Planen bör ha sin utgångspunkt i en dokumenterad riskbedömning. Utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor, uppställda revisionskriterier och grunderna för ansvarsprövning är EYs samlade bedömning att överförmyndarnämnden måste stärka sin styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten. Avsaknad av verksamhetsplan och internkontrollplan utgör brister av nämndens styrning av verksamheten, enligt EY. EYs rekommendationer finns i avsnitt

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Enligt föräldrabalken 19 kap. väljs av kommunfullmäktige en överförmyndare eller överförmyndarnämnd för varje kommun. Överförmyndarnämnden ska enligt 16 kap. föräldrabalken utöva tillsyn över gode mäns och förvaltares verksamhet. Ofta ansöker överförmyndaren om att god man eller förvaltare ska utses. Tingsrätten fattar beslut att tillse ställföreträdare. Sedan 2013 finns Tjörns kommuns överförmyndarnämnds förvaltningsorganisation med handläggare i Stenungsunds kommun. De uppgifter och ansvar som åligger överförmyndarnämnden i Tjörns kommuns kvarstår dock. Bland överförmyndarnämndens uppgifter hör bland annat att granska gode män och förvaltares verksamhet med hjälp av förteckning, årsräkningar och sluträkningar (nedan benämns dessa som årsräkningar) samt andra handlingar och uppgifter som lämnats. Vid tillsynen ska överförmyndaren särskilt se till att den enskildes tillgångar i skälig omfattning används för hans eller hennes nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger skälig avkastning. Enligt föräldrabalken ska en god man eller förvaltare vara en "rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig man eller kvinna". En god man har stora befogenheter när det gäller beslut om den enskildes tillgångar. Att säkerställa att ställföreträdare är lämpliga för sitt uppdrag är därför viktigt och ställer krav på ett väl utvecklat system för kontroll och uppföljning. Överförmyndaren ska fatta beslut om entledigande av en god man eller förvaltare som gör sig skyldig till exempelvis missbruk eller försummelse vid utövandet av sitt uppdrag eller som av någon annan orsak inte längre är lämplig att inneha uppdraget. Länsstyrelsen ska enligt föräldrabalken 19 kap i sin tur utöva tillsyn över överförmyndarnämnders verksamhet. I God revisionssed i kommunal verksamhet framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelser och nämnder. Ansvarsgrunden som är relevant i denna granskning är bland annat risken för bristande styrning, uppföljning och kontroll. Revisorerna har utifrån sin väsentlighets- och riskbedömning sett det som väsentligt att granska hur överförmyndarnämnden säkerställer rättsäkerhet och en god kvalitet hos de gode män och förvaltare som utsetts Syfte och avgränsningar Granskningen syftar till att granska om överförmyndarnämnden har säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över gode män och förvaltare. Granskningen avgränsas i enlighet med ställda revisionsfrågor till att omfatta vilka rutiner som finns inom dessa områden. Granskningen inriktas framförallt på hur överförmyndarnämnden säkerställer styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten. 3

5 2.3. Revisionsfrågor Utifrån syftet med granskningen besvaras bland annat följande revisionsfrågor: Hur arbetar nämnden förebyggande för att tillse kvalitet bland gode mäns och förvaltares verksamhet? Hur går rekrytering av ställföreträdare tillväga och sker det några kontroller av ställföreträdare? Hur säkerställs tillgänglighet och kommunikationen avseende överförmyndarnämndens verksamhet? Vilka utbildningsinsatser erbjuds ställföreträdare? Hur säkerställer nämnden en tillfredställande tillsyn över gode män och förvaltare? Hur säkerställs tillfredsställande rutiner för granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar? Vilken samverkan finns med övriga förvaltningar och verksamheter för att uppmärksamma brister i utövande av god man- eller förvaltarskap? Hur säkerställs att åtgärder vidtas då nämnden finner brister i redovisning eller utövandet av godmanskap? Har Länsstyrelsens tillsyn av nämnden föranlett några påpekanden avseende gode män och förvaltare? Om så är fallet, vilka åtgärder har nämnden vidtagit mot bakgrund av detta? Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen omfattar överförmyndarnämnden i Tjörns kommun och avgränsas till att gälla gode män och förvaltare Revisionskriterier Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som bildar underlag för granskningens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna för denna granskning beskrivs närmare i Bilaga 1 Revisionskriterier Metod Granskningen har genomförts med hjälp av dokumentstudier och intervjuer. Utöver intervjuer med överförmyndarnämnden har intervjuer med handläggare och enhetschef vid överförmyndarverksamheten i Stenungsunds kommun genomförts. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten Benämningar Utifrån granskningen har vi valt att definiera följande funktioner enligt nedan: 4

6 God mans uppgift är att bevaka en persons rättigheter, förvalta egendom och tillse god omvårdnad etc. Godmanskapet är frivilligt. Förvaltare utses i vissa fall när en god man inte är tillräckligt. Huvudmannen kan då få förvaltarskap anordnat för sig och förlorar helt eller delvis den rättsliga handlingsförmågan. Förvaltarskap är en tvångsåtgärd. Huvudman avser den person som har en god man eller förvaltare. I rapporten kommer benämningen ställföreträdare att användas som samlingsbegrepp för gode män, förvaltare och förmyndare. 5

7 3. Organisation och samarbetsavtal 1 detta kapitel redogörs för kommunens organisation för överförmyndarverksamheten och tillgängligheten för verksamheten. I kapitlet beskrivs även kommunens framtida planer för organisationen Samarbetsavtal Sedan 2013 bedrivs Tjörns kommuns överförmyndarverksamhet av Stenungsunds kommun genom ett samarbetsavtal som slöts mellan kommunerna den 5 februari Samarbetsavtalet innefattar för närvarande fyra kommuner Stenungsund, Tjörn, Orust och Lilla Edet. Förvaltningsverksamheten är placerad i Stenungsunds kommun medan nämnderna fortfarande tillhör respektive kommun. Enligt avtalet är syftet med samarbetet att gemensamt nyttja resurser för att få en organisation som långsiktigt klarar av såväl ökad ärendetillströmning som skärpta lagkrav på överförmyndarnämndens verksamhet. Enligt avtalet ansvarar Stenungsunds kommun för att årligen upprätta och fastställa budget för den gemensamma organisationen i samråd med övriga samarbetskommuner. Stenungsunds kommun ska överlämna en preliminär budget till samarbetskommunerna senast den 1 mars varje år. Den totala kostnaden för överförmyndarverksamheten ska fördelas lika mellan samarbetskommunerna. Samarbetskommunerna har genom sina överförmyndarnämnder rätt till löpande insyn i överförmyndarverksamheten och de personärenden som kopplade till den egna kommunen Organisation och tillgänglighet Överförmyndarverksamheten i Stenungsunds kommun är organiserad inom ett kansli som tillhör Sektor Stödfunktioner. Verksamheten består av fyra handläggare, dock inte fyra heltidstjänster. Varje kommuns överförmyndarnämnd har en av handläggarna som kontaktperson. Tabellen nedan specificerar antalet, vid granskningstillfället i november 2014, registrerade ärenden hos överförmyndarverksamheten, samt hur många av dessa ärenden som tillhör Tjörns kommun. Antalet ärenden - totalt 856 Antalet ärenden Tjörns kommun 150 Överförmyndarverksamheten har telefontider måndag till torsdag klockan Enligt handläggarna är de tillgängliga via epost fem dagar i veckan. Handläggarna återkommer enligt uppgift, ofta med svar samma dag. Om ärendet är av mer komplicerad karaktär kan svarstiden vara längre. Det finns även möjlighet till personligt möte efter avtalad tid. 6

8 3.3. Framtida organisation Tjörns kommunfullmäktige beslutade den 11 juni 2014 att under förutsättning att motsvarande beslut fattas i berörda kommuner, bilda en gemensam överförmyndarnämnd tillsammans med Stenungsunds, Orusts och Lilla Edets kommuner. Den nya organisationen kommer att införas från och med den 1 januari 2015 med Stenungsunds kommun som värdkommun. Handläggarna uppger att de är positiva till en gemensam nämnd och tror att en större nämndsorganisation skulle ge nämndsledamöterna bättre förutsättningar att styra verksamheten. Detta bland annat med anledning av att en större överförmyndarverksamhet behandlar fler ärenden. Enligt intervjuad enhetschef finns dock en uppfattning inom överförmyndarverksamheten att det kommande avtalet som ska reglera den gemensamma nämndens resurser inte i tillräcklig omfattning finansierar verksamheten. Enligt enhetenschefens bedömning finns en risk att överförmyndarverksamheten inte kan uppfylla de åtaganden som står i avtalet. Enligt handläggarna är verksamheten för närvarande underbemannad och arbetsbelastningen är hög. Handläggarna anser att det behövs ytterligare en till handläggartjänst för att utföra verksamheten på ett tillfredställande sätt. Vid intervju med nämnden framkommer att nämnden inte genomfört några konsekvensanalyser med anledning av den nya organisationen Bedömning Överförmyndarverksamheten är tillgänglig per telefon tio timmar i veckan och har en ambition om att svara på epost samma vardag som ett meddelande inkommer. Vi bedömer att överförmyndarnämnden därmed säkerställt grundläggande förutsättningar för tillgänglighet och kommunikation avseende överförmyndarverksamheten. Vi bedömer dock att det är viktigt för nämnden att följa huvudmännens behov av enkla sätt att nå handläggarna eftersom det är en målgrupp där alla inte har möjlighet att kommunicera via e-tjänster såsom epost. Handläggarna upplever att det saknas tillräckliga resurser för överförmyndarverksamheten och anser att det behövs ytterligare en tjänst. Enhetschefen upplever att det förslagna avtalet för den nya gemensamma nämnden inte är tillräckligt finansierat utifrån verksamhetens behov. Nämnden har inte genomfört konsekvensanalyser av den nya organisationen. Vi bedömer att överförmyndarnämnden fortsatt bör följa utvecklingen avseende resursbehovet samt säkerställa att det planerade avtalet skapar goda förutsättningar för den gemensamma organisationen att uppfylla de krav på överförmyndarverksamheten som föreligger enligt föräldrabalken. 7

9 4. Styrning, riktlinjer och rutiner I detta kapitel beskrivs övergripande styrdokument och rutiner samt nämndens styrning av överförmyndarverksamheten Nämndens reglemente Överförmyndarnämnden ska enligt nämndens reglemente' se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som kan finnas i lag eller förordning, de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt övriga bestämmelser i reglementet. Därutöver har nämnden bland annat till uppgift: Att inom angivna ramar och givna planeringsförutsättningar till fullmäktige lämna förslag till mål, verksamhetsplaner och budget. Att utifrån fullmäktiges beslut fastställa mål, ramar och budget för överförmyndarnämndens verksamhet. Att redovisa uppföljning av mål, budget och resultat för verksamheten. Att ta initiativ till utveckling och effektivisering samt skapa förutsättningar för att angivna mål, program och planer kan genomföras Målplan Varje år upprättar Tjörns kommuns överförmyndarnämnd en målplan som överförmyndarverksamheten i Stenungsund ska arbeta efter det kommande verksamhetsåret. Av målplan för 2014 framgår följande resultatmål: Resultatmål Att beslut om förordnande av god man för ensamkommande barn ska fattas senast 3 dagar efter att anmälan inkommit i 90 % av ärendena. Att gode män för ensamkommande barn ska rekryteras från närområdet. Att förslag på god man/förvaltare ska finnas inom en månad, i de fall behov av god man eller förvaltare anses föreligga, i 75 % av ärendena. Att 75 % av kompletta årsräkningar ska vara granskade senast under september månad. Att djupgranska alla där det varit anmärkning året innan, alla nya ärenden, alla nya gode män samt alla sluträkningar. Att blanketter och information om årsräkningar ska vara utskickade senast den 31 januari varje år. Påminnelsen ska skickas ut andra veckan i mars och vitesföreläggande beslutas om i nämnd före sommaren. Att inkomna kompletta ärenden ska expedieras senast inom 3 månader om det krävs nämndbeslut, annars inom en månad. 1 Antaget av kommunfullmäktige Antaget av överförmyndarnämnden

10 EY Att nämndens ledamöter ska ges möjlighet till kompetensutveckling minst en dag per år. Att utbildning för gode män och förvaltare ska erbjudas vid ett tillfälle per år. Arbeta med fortsatt utveckling av blanketthantering och information på hemsidan. Att ej överskrida budget. Följa utvecklingen avseende databaserade program för gode mäns och förvaltares hantering av årsräkningar. Följa utvecklingen av digitaliserad inlämning och granskning av årsräkningar. Enligt intervju med överförmyndarnämnden och handläggarna sker styrningen av överförmyndarverksamheten inom ramen för resultatmålen. Utöver resultatmålen finns ingen verksamhetsplan för överförmyndarverksamheten. Kommunfullmäktige i Tjörns kommun har inte heller fastställt några mål för överförmyndarverksamheten. Resultatmålen går således inte att härleda utifrån fullmäktiges mål eller inriktning. Av intervju med handläggarna framgår att enheten i praktiken främst styrs av överförmyndarverksamheten i Stenungsunds kommun. Enligt handläggarna är resultatmålen inte styrande i praktiken, utan innebär främst att återrapportera resultaten i form av nyckeltal till överförmyndarnämnden vid årets slut. Verksamheten har enligt uppgift från handläggarna begränsad kontakt med politiken, utöver nämndsmötena Delegationsordning Överförmyndarverksamheten arbetar utifrån en delegationsordning som är antagen Exempel på beslut som enligt dokumentet kan fattas på delegation av överförmyndarhandläggarna är exempelvis ansökan om förordnande och entledigande av ställföreträdare. Under 2013 har en revidering genomförts. Enligt nämnden har därefter ett nytt förslag på delegationsordning inkommit från överförmyndarverksamheten under Nämnden uppger att den hade för avsikt att anta förslaget, men att detta inte ännu beslutats. Enligt enhetschefen har överförmyndarverksamheten fattat beslut som berör fyra lagrum som finns med i förslaget (exempelvis utfärdat förvaltarfrihetsbevis) Dokumenterade rutiner och riktlinjer Det finns ett antal dokumenterade rutiner och riktlinjer för verksamheten. De som vi har tagit del av inom ramen för denna granskning är: Granskningspolicy Rekrytering av ställföreträdare Tillsyn över ställföreträdare Rutiner vid anmärkning Granskningspolicyn är antagen av överförmyndarnämnden. Övriga dokument är framtagna av överförmyndarverksamheten i Stenungsunds kommun. Nedan följer kortare beskrivningar av dessa rutiner och riktlinjer. 9

11 Granskningspolicy Överförmyndarnämnden antog den 23 februari 2010 en granskningspolicy. Granskningspolicyn reglerar hur årsräkningar ska granskas. Granskningarna delas upp i normal granskning och fördjupad granskning. Normal granskning är en mer grundläggande granskning. Vid en sådan granskning ska handläggarna göra en rimlighetsbedömning av inkomster, medan de vid en fördjupad granskning ska styrka inkomster mot verifikat och tillstånd från överförmyndaren. Målet är enligt policyn att var femte ärende ska djupgranskas varje år. Det innebär att samtliga ärenden efter fem år ska djupgranskas. Granskningspolicyn innehåller en checklista som synliggör ett antal områden som alltid ska granskas. Dessa är exempelvis om huvudmannens medel används till hans eller hennes nytta och om ställföreträdaren handlat på sätt som bäst gagnar den enskilde. Det saknas vidare beskrivning av ansvarsfördelning mellan nämnden och överförmyndarverksamheten i granskningspolicyn. Enligt enhetschefen är granskningspolicyn känd och överensstämmer med de rutiner och riktlinjer som handläggarna arbetar utifrån. Enligt uppgift planeras en kommunöverskridande granskningspolicy från årsskiftet i samband att en gemensam nämnd bildas Rekrytering av ställföreträdare Utifrån samarbetsavtalet ska överförmyndarverksamheten ansvara för rekrytering av ställföreträdare. Det finns dokumenterade rutiner för rekrytering av ställföreträdare. Enligt rutinen samt intervjuade handläggare ska personer som är intresserade av att bli gode män fylla i en intresseanmälan. I samband med att en anmälan skickas in godkänner den intresserade att överförmyndarverksamheten genomför kontroll av belastningsregister, kontroll av betalningsanmärkningar och kontroll utifrån socialtjänstens register. Enligt handläggarna föreligger inga särskilda utbildningskrav för ställföreträdarna vid rekrytering. När handläggarna samlat in samtliga intresseanmälningar kallas de sökande till gruppinformation. De sökande får då grundläggande information rörande överförmyndarverksamhet för godmanskap. Sökande som fortfarande är intresserade efter gruppmötet går vidare i rekryteringsprocessen. Handläggargruppen träffas därefter för att försöka matcha de sökande och kalla till personliga intervjuer. Handläggarna framhåller vikten av att kontakten mellan potentiell huvudman och god man fungerar bra. Av den anledningen upprättas oftast ett möte där båda parter får lära känna varandra. Om båda parter upplever kontakten positiv får den sökande skriva på ett åtagande Tillsyn över ställföreträdarna Enligt upprättade rutiner ska överförmyndarverksamheten årligen genomföra tillsyn av ställföreträdarna genom att granska deras årsräkningar. Denna granskning regleras som tidigare nämnts av nämndens antagna granskningspolicy. Utöver granskningspolicyn finns det två rutindokument avseende granskning av årsräkningar som handläggarna uppger att de arbe- 10

12 Building a betťqr tar utifrån. Därtill finns särskilda checklistor som handläggarna följer under granskningsarbetet. Det ena dokumentet beskriver rutiner kring begäran och påminnelser från ställföreträdare om årlig årsräkning och redogörelse. Rutinen innehåller även en beskrivning kring arbetsgången vid ett eventuellt vitesföreläggande på grund av ej inkommen årsräkning. Det andra dokumentet redogör för arbetsmomenten i en granskning av årsräkningar. Överförmyndarverksamhetens rutiner innebär, i likhet med nämndens granskningspolicy, att granskning av årsräkningar delas in i normalgranskning och djupgranskning och att djupgranskning sker var femte år av samtliga ställföreträdare. Enligt handläggarna tillämpas djupgranskning även vid nya ställföreträdare, ställföreträdare som nyligen fått en anmärkning samt vid misstanke om avvikelse. Checklistorna för granskning av årsräkningar finns för både normalgranskning och djupgranskning. Listorna består av ett antal kontrollkriterier, exempelvis att handläggarna ska säkerställa om det finns anmärkningar från tidigare år eller om avvikelser föreligger på kontoutdrag. De ifyllda checklistorna ska bifogas de granskade årsräkningarna. Enligt handläggarna och protokoll som vi granskat sker återrapportering till nämnden avseende årsräkningar löpande Rutiner vid anmärkning Det finns ett rutindokument avseende anmärkning mot ställföreträdare som överförmyndarverksamheten arbetat fram. I dokumentet beskrivs olika skäl för anmärkning, som exempelvis bristfälligt underlag, stora differenser i de ekonomiska underlagen och sammanblandning av medel. Det senare innebär att huvudmannens och ställföreträdarens medel blandas samman vid exempelvis köp. Följderna beror sedan på händelsens allvarlighetsgrad. Därefter redogör rutinen för vilka åtgärder som ska vidtas vid en specifik anmärkning. Vid mindre avvikelser meddelas ställföreträdare skriftligt om anmärkningen och skälet för denna. Vid allvarligare brister lyfts ärendet till överförmyndarnämnden med förslag till entledigande av berörd ställföreträdare. Innan beslut ska berörd ställföreträdare ges möjlighet att yttra sig. I granskningspolicyn ingår rutiner för påföljder vid bristfällig eller utebliven redovisning. Dessa rutiner ligger inom ramen för de rutiner som är upprättade av överförmyndarverksamheten. Enligt intervjuade handläggare arbetar verksamheten dock utifrån de rutiner som överförmyndarverksamheten tagit fram Övriga rutiner och arbetsprocesser Utöver ovan nämnda rutiner och riktlinjer finns ett antal övriga rutiner och arbetsprocesser i verksamheten som inte är dokumenterade. De väsentligaste processerna för verksamheten som vi fått beskrivna genom intervju är: Utbildningsinsatser 11

13 Samverkan Klagomål Nedan följer kortare beskrivningar av dessa: Utbildningsinsatser Utifrån intervjun med handläggarna framgår det att ställföreträdare erbjuds ett utbildningstillfälle årligen. Förra året arrangerade verksamheten en utbildning på temat psykiatriska diagnoser. Därtill har verksamheten även bjudit in till "öppet hus" där ställföreträdarna får möjlighet att ställa frågor om hur årsräkningar ska fyllas i. Utbildningarna är frivilliga för ställföreträdarna Samverkan Enligt intervjuad enhetschef har överförmyndarverksamheten ingen formaliserad samverkan med andra förvaltningar och verksamheter för att uppmärksamma brister i utövande av godman- och förvaltarskap. Däremot finns viss kontakt med hemtjänsten, från hemtjänstens initiativ, om misstänkta oegentligheter har uppmärksammats. I dessa fall är det främst enhetschefer från hemtjänsten som kontaktar överförmyndarverksamheten. Därutöver brukar bland annat äldreboenden samt boenden för funktionshindrade och ensamkommande barn höra av sig till enheten gällande informationsträffar. Handläggarna uppger vid intervju att de anser att nuvarande samverkansformer är tillräckliga och fungerar väl. Under granskningen har vi inte kunnat verifiera i vilken omfattning verksamheter i Tjörns kommun har samverkat med överförmyndarverksamheten Klagomål Enligt intervjuade handläggare finns rutiner för klagomål mot ställföreträdare, dessa är dock inte dokumenterade. Om ett klagomål skulle uppmärksammas från huvudman rörande en ställföreträdare kommunicerar handläggarna detta till den berörda ställföreträdaren. Ställföreträdaren får då möjlighet att bemöta klagomålen. Enligt handläggarna är det oftast tillräckligt med att de kommunicerar framförda klagomål till ställföreträdaren för att en förändring ska ske. Detta säkerställs enligt uppgift genom uppföljande dialog mellan verksamhetens handläggare, huvudman och ställföreträdare. I mer allvarliga fall, som exempelvis vid stora differenser eller bristfälliga underlag, som aktivt inte åtgärdats av ställföreträdaren, är rutinen att handläggarna lyfter ärendet till överförmyndarnämnden som sedan fattar beslut om eventuellt entledigande. Enligt intervju med handläggarna genomförs alltid en djupgranskning i de fall verksamheten får indikationer på misstänkta avvikelser. Innan handläggarna beslutar att påbörja en djupgranskning genomför de en rimlighetsbedömning av den misstänkta avvikelsen. Handläggarna uppger att ärenden som uppvisar allvarliga brister alltid lyfts till nämnden för förslag till entledigande. Det saknas dokumenterade rutiner och riktlinjer för hur återrapportering till nämnden ska ske avseende klagomål som kommer in mot ställföreträdare. 12

14 4.6. Bedömning Enligt föräldrabalken ska överförmyndaren utöva tillsyn över gode mäns och förvaltarens verksamhet i syfte att säkerställa att den enskildes tillgångar används på ett tryggt och säkert sätt. Av dessa anledningar är det av största vikt att överförmyndarnämnden, som har det övergripande ansvaret för verksamheten säkerställer tillsyn och kvalitet bland ställföreträdarna. Eftersom förvaltningsorganisationen inte finns i samma kommun som överförmyndarnämnden föreligger enligt vår bedömning högre risker för att nämnden inte erhåller tillräcklig insyn i verksamheten. Det ställs därför högre krav att säkerställa ändamålsenliga former för uppföljning. Enligt nämndens reglemente ska överförmyndarnämnden lämna förslag på verksamhetsplan och ta initiativ till utveckling samt skapa förutsättningar för att angivna planer genomförs. Nämnden har fastställt en målplan. Målplanen innehåller endast en lista av resultatmål. Enligt handläggarna fungerar resultatmålen inte styrande utan är i praktiken främst ett sätt för överförmyndarverksamheten att redovisa vissa nyckeltal. Granskningen visar att Överförmyndarverksamhetens uppfattning är att det i praktiken är Stenungsunds kommun som i huvudsak styr verksamheten. Vi bedömer att överförmyndarnämnden mer aktivt bör stärka styrningen av överförmyndarverksamheten. Överförmyndarnämnden bör säkerställa att de uppgifter som åligger nämnden enligt reglementet vad gäller att föreslå och följa upp mål och verksamhetsplan, tas fram och efterlevs. Vi ser även ett värde att nämnden beslutar om de rutiner och riktlinjer som för närvarande endast upprättats på förvaltningsnivå. Vi noterar att överförmyndarverksamheten inkommit med förslag på ny delegationsordning och att nämnden haft för avsikt att anta den, men att detta inte skett. Vi noterar även att överförmyndarverksamheten har fattat beslut utifrån fyra lagrum som framgått av förslaget på ny delegationsordning. Enligt föräldrabalken är överförmyndarens uppgift att öva tillsyn över ställföreträdares verksamhet. För att nämnden ska säkerställa att tillsynen sköts på ett ändamålsenligt sätt och att ställföreträdarna har tillräcklig kvalitet, ställs krav på fungerande rutiner och riktlinjer för rekrytering, utbildning, tillsyn och åtgärder vid brister. Vi bedömer att överförmyndarnämnden i allt väsentligt tillsett att det finns rutiner och riktlinjer för de väsentligaste områdena kopplat till kvalitet bland och tillsyn över gode män. Nämnden har säkerställt att det finns årliga utbildningsinsatser för ställföreträdarna och rutiner avseende rekrytering av ställföreträdare. Nämnden har också antagit en granskningspolicy och att överförmyndarverksamheten har arbetat fram dokumenterade rutiner för granskning av årsräkningar. Därtill har nämnden tillsett att det finns rutiner för åtgärder i de fall nämnden måste rikta anmärkning mot en ställföreträdare. Vi bedömer att samtliga av de mest väsentliga rutinerna bör dokumenteras. För närvarande saknas dokumenterade rutiner och riktlinjer för klagomålshantering. Vi bedömer att det är väsentligt att överförmyndarnämnden efterfrågar vilka klagomål som inkommit för att förvissa sig om att verksamheten har en hög kvalitet. 13

15 5. Uppföljning och intern kontroll 5.1. Uppföljning Enligt samarbetsavtalet har samtliga samarbetskommuner rätt till löpande insyn i den gemensamma organisationen. Uppföljning och återrapportering av överförmyndarverksamheten sker genom dokumenterad måluppföljning samt föredragning av aktuella ärenden samband med nämndsammanträden. Överförmyndarnämndens ledamöter uppger att handläggare från överförmyndarverksamheten deltar vid samtliga nämndsammanträden. Under den stående mötespunkten "Information från Stenungsund" presenterar handläggarna en sammanställning av antalet ärenden för innevarande period. Bland annat visas antalet årsgranskningar som inkommit samt hur stor andel av dessa som är färdiggranskade. Därtill diskuteras och föredras specifika ärenden som kan kräva nämndbeslut. I enlighet med den målplan som nämnden årligen antar sammanställer handläggarna resultatet av de uppställda resultatmålen samt den procentuella måluppfyllelsen för respektive mål. Vi har tagit del av uppföljningen av resultatmålen för Vid granskning konstateras att nämnden inte genomför någon samlad bedömning av de uppföljda resultatmålen. Av intervju med överförmyndarnämnden och handläggarna framgår att det är ovanligt med kontakt mellan nämnden och överförmyndarverksamheten utöver nämndsmötena. Det genomförs exempelvis inte någon strukturerad löpande uppföljning Intern kontroll och risker Kommunfullmäktige i Tjörns kommun har genom fastställt reglemente för intern kontroll, uppdragit till samtliga nämnder att tillse att en organisation och rutiner upprättas samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen. Nämnderna i Tjörns kommun ska därtill löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde och årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Vid intervju med överförmyndarnämnden konstateras att nämnden inte upprättat någon intern kontrollplan eller i övrigt tillsett att en organisation eller rutiner upprättats för internkontroll, exempelvis vad gäller stickprov för årsgranskningar. Det finns inga dokumenterade riskanalyser upprättade av nämnden. Enligt nämndens bedömning är Länsstyrelsens löpande tillsyn över den gemensamma organisationen i Stenungsund tillräcklig och att det därför inte finns behov av exempelvis egna stickprovsgranskningar. 14

16 5.3. Tillsyn över överförmyndarverksamheten Enligt 19 kap 17 Föräldrabalken ska Länsstyrelsen utöva tillsyn över överförmyndares och överförmyndarnämnders verksamhet. I och med gällande samarbetsavtal utövar Länsstyrelsen tillsyn över överförmyndarverksamheten i Stenungsund. Den senaste inspektionen genomfördes den 7 maj Vid granskning av tillsynsrapporten framgår att Länsstyrelsens bedömning var att det allmänna diariet och registret över ställföreträdarskap inte föranlett några påpekanden. Akterna föreföll vara i god ordning och noggrant skötta. Vid protokollgranskning framkommer inte i vilken mån nämnden behandlat ärendet Bedömning Överförmyndarverksamheten ansvarar för personer som av olika anledningar inte har möjlighet eller förmåga att fullt ut ansvara för sin ekonomi. För att säkerställa att överförmyndarverksamheten bedrivs i enlighet med lagstiftning och utifrån huvudmännens bästa, är det väsentligt att nämnden säkerställer tillräcklig uppföljning och kontroll av verksamheten. Syftet med intern kontroll är bland annat att säkerställa att fastställda mål uppfylls. Överförmyndarnämnden genomför uppföljning av verksamheten genom löpande återrapportering och föredragningar vid nämndssammanträden. Nämnden tar det av målplanens resultat som sammanställs av handläggarna. I övrigt gör nämnden inga uppföljningar för att säkerställa överförmyndarverksamheten lever upp till lagstiftningens krav, exempelvis stickprovsgranskningar. Vi kan konstatera att överförmyndarnämnden inte har upprättat en intern kontrollplan i enlighet med gällande reglemente. Vi bedömer inte heller att överförmyndarnämnden på annat sätt har tillsett en tillräcklig internkontrollorganisation. Enligt Tjörns kommuns reglemente för intern kontroll är nämnden ålagd att årligen upprätta en internkontrollplan. Enligt vår bedömning utgör Länsstyrelsens tillsyn över överförmyndarverksamheten inte en tillräcklig åtgärd för att överförmyndarnämnden ska ha säkerställt tillräcklig uppföljning och intern kontroll av verksamheten. Vi bedömer av ovanstående anledningar att överförmyndarnämnden måste stärka sin uppföljning och interna kontroll över verksamheten. Vi rekommenderar överförmyndarnämnden att upprätta en intern kontrollplan och tillse att kommunens reglemente för intern kontroll i övrigt följs. Planen bör ha sin utgångspunkt i en dokumenterad riskbedömning. 15

17 6. Samlad bedömning 6.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Vissa av revisionsfrågorna har underfrågor. Om så är fallet besvaras den övergripande frågan genom underfrågorna. Övergripande fråga Underfråga Bedömning Hur arbetar nämnden förebyggande för att tillse kvalitet bland gode mäns och förvaltares verksamhet? Hur går rekrytering av ställföreträdare tillväga och sker det några kontroller av ställföreträdare? Det finns dokumenterade rutiner för rekrytering av ställföreträdare. Efter intresseanmälan måste personer som är intresserade att bli ställföreträdare godkänna att överförmyndarverksamheten genomför kontroll av belastningsregister, kontroll av betalningsanmärkningar och kontroll utifrån socialtjänstens register. Innan rekrytering får de sökande grundläggande information rörande överförmyndarverksamhet för godmanskap. Handläggargruppen matchar ihop de sökande och kalla till personliga intervjuer. Handläggarna framhåller vikten av att kontakten mellan potentiell huvudman och god man fungerar bra. Av den anledningen upprättas oftast ett möte där båda parter får lära känna varandra. Om båda parter upplever kontakten positiv får den sökande skriva på ett åtagande Hur säkerställs tillgänglighet och kommunikationen avseende överförmyndarnämndens verksamhet? Vilka utbildningsinsatser erbjuds ställföreträdare? Det föreligger inte utbildningskrav för ställföreträdarna vid rekrytering. Vår bedömning är att överförmyndarnämnden har säkerställt tillgänglighet och kommunikation bland annat genom att överförmyndarverksamheten har tio timmars telefontid per vecka. Handläggarna finns även tillgängliga per epost på vardagar. Det är även möjligt att besöka överförmyndarverksamheten efter tidbokning. Ställföreträdare erbjuds ett utbildningstillfälle årligen. Därtill har överförmyndarverksamheten även bjudit in till "öppet hus" där ställföreträdarna får möjlighet att ställa frågor om exempelvis hur årsräkningar ska fyllas i. Utbildningarna är frivilliga för ställföreträdarna. 16

18 Hur säker- Hur säkerställs Överförmyndarnämnden har enligt vår bedömning ställer nämnden en tillfredsställande rutiner för gransksäkerställt rutiner för granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar. Detta genom en fasttillfredstäl- ving av förteck- ställd granskningspolicy, samt de av överförmyndarlande tillsyn ningar, årsräk- verksamheten framtagna rutindokument och särskilda över gode ningar och sluträk- checklistor. män och för- ningar? Det finns ett systematiskt arbetssätt för granskningar valtare. av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar genom att granskningsarbetet delas upp utifrån omfattning, där ungefär var femte ställföreträdare genomgår en fördjupad granskning varje år. Nämnden har enligt vår bedömning säkerställt en systematik kring vilka ställföreträdare som bör djupgranskas. Rutindokumenten redogör bland annat för arbetsmomenten i en granskning av årsräkningar och sluträkningar. Checklistorna består av kontrollkriterier som handläggarna följer under granskningen gång. Överförmyndarnämnden har ingen formell eller do- kumenterad samverkan med andra förvaltningar och verksamheter för att uppmärksamma brister i utö- vande av godman- och förvaltarskap. Vilken samverkan finns med övriga förvaltningar/verksamheter för att uppmärksamma brister i utövande av god- man- eller förvaltarskap? Däremot händer det att exempelvis hemtjänsten kon- taktar överförmyndarverksamheten om misstänkta oegentligheter har uppmärksammats. I dessa fall är det primärt enhetschefen för den berörda verksam- heten som kontaktar överförmyndarverksamheten. Detta sker dock inte systematiskt. Hur säkerställs att åtgärder vidtas Enligt rutindokumentet avseende anmärkningar, ska då nämnden finner brister i redo- åtgärder vidtas då nämnden finner brister i redovisvisning eller utövandet av god- ning eller utövandet av godmanskap. manskap? Av rutindokumentet framgår olika skäl då anmärkning ska riktas mot ställföreträdaren. Grund för anmärkning kan exempelvis vara bristfälligt underlag, stora differenser och sammanblandning av medel. Enligt dokumentet avgörs vilka åtgärder som vidtas beroende på handelsens allvarlighetsgrad. Vid allvarligare brister lyfts enligt uppgift ärendet till överförmyndarnämnden med förslag till entledigande av berörd ställföreträdare. Det saknas dokumenterade rutiner och riktlinjer för klagomålshantering och hur återrapportering ska ske 17

19 till nämnden. Vi bedömer att nämnden bör säkerställa att dokumenterade rutiner och riktlinjer kring klagomålshantering för överförmyndarverksamheten finns. Har Länsstyrel- Om så är fal- Länsstyrelsens senaste tillsyn genomfördes maj sens tillsyn av let, vilka åt Länsstyrelsens bedömning var att det allmänna nämnden föran- gärder har diariet och registret över ställföreträdarskap inte förlett några påpe- nämnden vid- anledde några påpekanden. Akterna föreföll vara i kanden avseende tagit mot bak- god ordning och noggrant skötta. Av granskningen gode män och grund av framgår inte i vilken mån nämnden behandlat ärendet. förvaltare? detta? Vi bedömer att nämnden mer aktivt bör förvissa sig om att de synpunkter som framförs av Länsstyrelsen utgör grund för verksamhetens fortsatta utveckling och förbättring Slutsats Syftet med granskningen har varit att granska om överförmyndarnämnden har säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över gode män och förvaltare. Utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor, uppställda revisionskriterier och grunderna för ansvarsprövning bedömer vi att överförmyndarnämnden måste stärka sin styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten. För närvarande saknas verksamhetsplan och internkontrollplan. Vi kan i granskningen konstatera att nämnden således inte följt sitt reglemente eller kommunens reglemente för intern kontroll. Vår bedömning är att det utgör brister av nämndens styrning av verksamheten. 18

20 6.3. Identifierade förbättringsområden/rekommendationer Vi har utifrån granskningen identifierat följande förbättringsområden/rekommendationer. Vi rekommenderar överförmyndarnämnden att: Stärka styrningen och uppföljningen av överförmyndarverksamheten för att förvissa sig om att lagstiftning och riktlinjer efterlevs. Tillse att de uppgifter som åligger nämnden enligt gällande reglementen avseende framtagande av mål, verksamhetsplan och intern kontrollplan säkerställs. Anta överförmyndarverksamhetens föreslagna förändringar på delegationsordning Tillse att nuvarande granskningspolicy kompletteras med rutiner som överförmyndarverksamheten upprättat, exempelvis gällande rekrytering av ställföreträdare. Upprätta dokumenterade rutiner avseende klagomålshantering i syfte att systematiskt följa upp och utveckla verksamheten. borg d 10 december 2014 Gött (Í Alax T qvist V-r s:1 hetsrevisor Kristoffer Filipsson Verksamhetsrevisor Ida Brorsson Certifierad kommunal yrkesrevisor Ulrika Berling Kvalitetssäkrare och certifierad kommunal yrkesrevisor 19

21 Bilaga 1: Revisionskriterier Av överförmyndarnämndens reglemente framgår att nämnden ansvarar för att inom angivna ramar och givna planeringsförutsättningar till fullmäktige lämna förslag till mål, verksamhetsplaner och budget. Nämnden ska utifrån fullmäktiges beslut fastställa mål, ramar och budget för överförmyndarnämndens verksamhet. Därtill ska nämnden enligt reglementet redovisa uppföljning av mål, budget och resultat för verksamheten. Nämnden ska även ta initiativ till utveckling och effektivisering samt skapa förutsättningar för att angivna mål, program och planer kan genomföras. Enligt kommunallagens (1991:900) 6 kap. 7 är det nämnderna som ansvarar för att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnden ska enligt kommunallagen också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Ansvaret för kontroll och uppföljning av externa utförare vilar enligt kommunallagen således på den nämnd som kontrakterat utföraren. Enligt föräldrabalken (1949:381) 16 kap 1 ska överförmyndaren utöva tillsyn över gode mäns och förvaltarens verksamhet. Vid tillsynen ska överförmyndaren särskilt se till att den enskildes tillgångar i skälig omfattning används för hans eller hennes nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade så att tillräcklig trygghet finns för deras bestånd och så att de ger skälig avkastning. Enligt föräldrabalkens 19 kap. 14 får överförmyndarnämnden uppdra åt en kommunal tjänsteman med den kompetens som behövs för att avgöra ärenden på överförmyndarens vägnar. Nämnden ska i sitt beslut ange vilka slag av ärenden som uppdraget omfattar. 20

22 Bilaga 2: Källförteckning Reglemente för överförmyndarnämnden, antagen av kommunledningen Dnr. 2006/ Granskningspolicy, antagen av överförmyndarnämnden Reglemente för intern kontroll, Dnr Samarbetsavtal om gemensam organisation för överförmyndarnas/-nämndernas verksamhet, antaget av överförmyndarnämnden Mål och riktlinjer 2014 (Resultatmål), antagna av överförmyndarnämnden Checklista normalgranskning års-/sluträkning, antagen av överförmyndarverksamheten Checklista djupgranskning års-/sluträkning, antagen av överförmyndarverksamheten Delegationsordning för överförmyndarnämnden i Tjörns kommun Reglemente för intern kontroll, antagen av kommunfullmäktige Dnr Rutiner för normal, fördjupad granskning och påföljder vid bristfällig/utebliven redovisning, antagna av överförmyndarnämnden Rutiner vid anmärkning Rutiner för granskning av årsräkningar & sluträkningar/flödesschema Rutiner, årsräkningar Rutiner för rekrytering av ställföreträdare gällande god man/förvaltarskap för myndiga huvudmän Protokoll överförmyndarnämnden 2014 (fram till och med augusti 2014) 21

23 1

24