û,"þ ( 2016-t2-05 I övrigt hänvisas till rapporten. KOMMUNENS REVISORER

Transkript

1 l N HARRYDA v KOIVIMUN Kommunens revisorer 2016-t2-05 Överformyndarnämnden GRANS KNING AV ÖVBNTÖNVYNDARNEUNPPN Kommunens revisorer beslutade den 5 december 2016 att överlämna granskningen avseende överformyndarnämnden till överformyndarnämnden. Granskningen visar att överformyndamämnden har en i hög grad ändamålsenlig verksamhet med dokumenterade rutiner och god kompetens. Länsstyrelsens senaste tillsyn av nämnden i oktober 2015 foranledde inte några påpekanden avseende nämndens verksamhet. Länsstyrelsens intryck var att handläggningen sköts på ett mycket bra sätt med en hög ambitionsnivå och av kompetenta handläggare. Utifrån ovanstående bedömer vi att överftirmyndarnämnden i huvudsak har säkerställt en tillräcklig kontroll över ställfloreträdare. I granskningen framkommer dock att nämnden inte antagit mål ftir verksamheten. Vi anser därftir att nämnden behöver utveckla sin styrning och uppfoljning. I övrigt hänvisas till rapporten. KOMMUNENS REVISORER we Ordforande Marcus Tonell Vice ordforande û,"þ ( F ö r k ä n n e d o m titl : Överformyndarnämndens pre sidium, kommunfullmäkti ges presidium, kommundirektören samt ekonomichefen.

2 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2016 Härryda kommun Granskning av överförmyndarnämnden

3 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Ansvarig nämnd Revisionskriterier Metod Överförmyndarnämnden i Härryda kommun Organisation och ansvarsfördelning Rekrytering, utbildning och tillgänglighet för ställföreträdare Tillsyn över ställföreträdare Åtgärder vid brister i ställföreträdarskapet Länsstyrelsens senaste tillsyn Samlad bedömning Bedömning utifrån revisionsfrågorna Slutsats...12 Bilagor: Bilaga 1 Bakgrund till granskningen Bilaga 1 Källförteckning 1

4 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Härryda kommun har EY genomfört en granskning av överförmyndarnämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma om överförmyndarnämnden har säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över ställföreträdare. Den 1 oktober 2015 bildade Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommun en gemensam tjänstemannaorganisation, Överförmyndare i samverkan. Kommunen har undertecknat ett samverkansavtal där roll- och ansvarsfördelningen mellan de samverkande kommunerna framgår. Nämnden har också fastställt en delegeringsordning som anger vilken del av nämndens verksamhet som delegerats till tjänstemännen inom den gemensamma förvaltningen. Granskningen visar dock att nämnden inte antagit mål för verksamheten. I granskningen framkommer att förvaltningen kontrollerar samtliga som ansöker om att bli ställföreträdare enligt en upprättad rutin. Förvaltningen har besöks- och telefontider varje vardag och besvarar även ställföreträdarnas frågor via e-post. På hemsidan finns information om verksamheten och förvaltningen har även tryckt upp ett antal informationsbroschyrer. Granskningen visar att gode män och förvaltare erbjuds utbildningsinsatser via studieförbund som nämnden samverkar med men får själva bekosta sin utbildning. Förvaltningen har upprättat rutiner för granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar. Två gånger per år får nämnden rapportering om hur arbetet med årsräkningarna pågår. Nämndens presidium genomför även egna kontroller av ställföreträdare genom stickprovskontroller i enlighet med nämndens internkontrollplan. I granskningen framkommer att inga större brister i ställföreträdarskapet har uppmärksammats. Förvaltningen har ingen samverkan med andra verksamheter för att uppmärksamma brister i utövandet av ställföreträdarskapet då verksamheten lyder under sekretess. Förvaltningen arbetar dock förebyggande med utbildningsinsatser riktade mot bl.a. biståndshandläggare, socialsekreterare och personal på äldreboenden för att informera om gode mäns rättigheter och skyldigheter. Länsstyrelsens senaste tillsyn av nämnden i oktober 2015 föranledde inte några påpekanden avseende nämndens verksamhet. Länsstyrelsens intryck var att handläggningen sköts på ett mycket bra sätt med en hög ambitionsnivå och av kompetenta handläggare. Utifrån ovanstående bedömer vi att överförmyndarnämnden i huvudsak har säkerställt en tillräcklig kontroll över ställföreträdare. I granskningen framkommer dock att nämnden inte antagit mål för verksamheten. Vi anser därför att nämnden behöver utveckla sin styrning och uppföljning. Vi rekommenderar överförmyndarnämnden att: Stärka styrningen genom att anta mål för verksamheten Säkerställa att målen följs upp i enlighet med kommunens styrmodell 2

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund I Härryda kommun finns en överförmyndarnämnd som enligt 16 kap. föräldrabalken ska utöva tillsyn över förmyndares, gode mäns och förvaltares verksamhet (ställföreträdare). De olika rollerna innebär följande: En förmyndare ansvarar för att företräda barn under 18 år i frågor som avser barnets egendom. Vanligtvis är föräldrar gemensamt förmyndare till sina barn. En god man har till uppgift att hjälpa till exempel äldre eller sjuka personer med att sköta ekonomi, bevaka personens rätt samt i övrigt sörja för personen. En förvaltare utses till person som på grund av sjukdom eller psykisk störning är ur stånd att sköta sina angelägenheter. Kommunrevisionen har mot bakgrund av vad som framkommer i bilaga 1 bedömt att det är väsentligt att granska om överförmyndarnämnden säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över ställföreträdare Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att bedöma om överförmyndarnämnden har säkerställt en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över ställföreträdare. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Hur har överförmyndarnämnden säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för nämndens verksamhet? Hur arbetar överförmyndarnämnden förebyggande för att tillse kvalitet bland ställföreträdare? Hur går rekrytering av ställföreträdare tillväga och sker det några kontroller av ställföreträdare? Hur säkerställs tillgänglighet och kommunikationen avseende överförmyndarnämndens verksamhet? Vilka utbildningsinsatser erbjuds ställföreträdare? Hur säkerställer överförmyndarnämnden en tillfredställande tillsyn över ställföreträdare? Hur säkerställs tillfredsställande rutiner för granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar? Har det förekommit brister i ställföreträdarskapet samt vilka åtgärder vidtas då nämnden finner brister i redovisning eller utövandet? Vilken samverkan finns mellan förvaltningar/verksamheter för att uppmärksamma brister i utövande av ställföreträdarskapet? Finns det rutiner och riktlinjer för hur brister i ställföreträdarskapet ska hanteras? Har Länsstyrelsens tillsyn av nämnden föranlett några påpekanden avseende nämndens verksamhet? 3

6 Om så är fallet, vilka åtgärder har nämnden vidtagit mot bakgrund av detta? 2.3. Ansvarig nämnd Granskningen omfattar överförmyndarnämnden i Härryda kommun Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna i denna granskning utgörs av tillämpliga delar av kommunallagen, föräldrabalken, förmyndarskapsförordningen, lagen om god man för ensamkommande barn samt kommunens egna riktlinjer och rutiner inom området Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer, se källförteckning i bilaga 2. Intervjuer har genomförts med överförmyndarnämndens presidium samt enhetschef för den gemensamma tjänstemannaorganisationen. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att faktagranska rapporten. 4

7 3. Överförmyndarnämnden i Härryda kommun 3.1. Organisation och ansvarsfördelning Under våren 2015 undertecknade kommunstyrelsens ordförande samt kommundirektör i Härryda, Partille, Mölndal och Kungsbacka kommuner ett samverkansavtal om en gemensam överförmyndarorganisation. Förvaltningen heter Överförmyndare i Samverkan (ÖFS) och ska enligt avtalet utföra de uppgifter som ankommer på överförmyndarnämnden i respektive samverkanskommun. I avtalet framgår kommunernas respektive roll och ansvar. Mölndals stad är värdkommun vilket innebär att staden är arbetsgivare för de tjänstemän som arbetar på förvaltningen samt ansvarar för förvaring av akter, att akterna hålls ordnade och strukturerade och för att upplåta lokaler och utrustning. De övriga samverkanskommunerna ansvarar för att tillhandahålla informationsmaterial och lokal för besök, ta emot arvodesbeslut och administrera kommunens utbetalningar av arvoden till ställföreträdare samt att vidarebefordra inkomna och upprättade handlingar till förvaltningen. Enligt avtalet bygger samverkan på att nämnderna delegerar de ärenden som kan delegeras till tjänstemännen på förvaltningen. Överförmyndarnämnden kan enligt föräldrabalken inte delegera beslutanderätt i ett antal ärenden såsom framställning eller yttrande till kommunfullmäktige, beslut om att entlediga en god man på grund av olämplighet eller beslut om vitesföreläggande. Vilka ärenden som nämnden uppdrar till en kommunal tjänsteman ska framgå i beslut från nämnden. Överförmyndarnämnden i Härryda kommun har antagit en delegeringsordning som senast reviderades I delegeringsordningen framgår vilka ärenden som delegerats till förvaltningen. Delegeringsordningen omfattar totalt ett hundratal beslut enligt bland annat föräldrabalken och förmynderskapsförordningen som nämnden gett förvaltningen delegation på. Enligt förvaltningens hemsida ger den gemensamma tjänstemannaorganisationen bättre möjligheter att skydda och bevaka svaga gruppers intressen. Den ger också verksamheten en bättre kontinuitet, minskad sårbarhet och möjlighet till högre effektivitet. Vid intervju framkommer att förvaltningen inte gjort någon dokumenterad uppföljning av den nya organisationen eller vilka effekter den fått. Däremot har presidierna i de fyra samverkande kommunerna träffats vid tre tillfällen för att följa upp och diskutera verksamheten. Därtill träffar respektive nämnd förvaltningen en gång i månaden och får då information om verksamheten. Nämndens presidium uppger vid intervju att organisationsförändringen upplevs som positiv. Presidiet upplever att nämnden får mer information, att tjänstemännen har en bredare kompetens och att akterna är i bättre ordning. Handläggarna på förvaltningen är uppdelade i enheter som arbetar gentemot olika kommuner. Två av handläggarna arbetar primärt med Härryda och Partille kommun. Enhetschefen för ÖFS upplever att sårbarheten har minskat i och med att handläggarna har möjlighet att täcka upp för varandra. Samtidigt har handläggarna kvar kommunkännedomen vilket också upplevs som viktigt. 5

8 Förvaltningen arbetar efter mål som beslutats av överförmyndarnämnden i Mölndals stad. Överförmyndarnämnden i Mölndals stad har brutit ner fullmäktiges mål i sin verksamhetsplan Planen innehåller tre mål: Tillsynen genom granskningen av årsräkningarna ska vara mer effektiv, god och rättssäker Allmänheten, huvudmän och ställföreträdare ska kunna lita på att enskilda ärenden hanteras med god kompetens, likabehandling och med hög rättssäkerhet Överförmyndarnämnden ska säkerställa en god tillgång och kompetens på gode män för ensamkommande barn Överförmyndarnämnden i Härryda kommun har inte antagit målen utan beslutade att notera delgivning av verksamhetsplanen vid sitt sammanträde Presidiet uppger vid intervju att nämnden inte tilldelats något mål i Härryda kommuns budget för 2016 och därmed inte heller utarbetat andra mål. Vid intervju uppger enhetschefen att verksamhetsplanen för 2017 inte kommer att utarbetas utifrån fullmäktigemålen i Mölndals stad. Målen kommer istället att vara kommunneutrala med förhoppningen att samtliga samverkanskommuner ska godkänna målen Vår bedömning I samverkansavtalet framgår en beskrivning av roll- och ansvarsfördelningen mellan de samverkande kommunerna. Därtill har överförmyndarnämnden i Härryda kommun fastställt en delegeringsordning som anger vilken del av nämndens verksamhet som delegerats till tjänstemännen inom den gemensamma förvaltningen. Vi bedömer utifrån detta att nämnden säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för nämndens verksamhet. Vi kan dock konstatera att nämnden inte antagit några mål för verksamheten Rekrytering, utbildning och tillgänglighet för ställföreträdare Då ställföreträdare har befogenheter vad gäller beslut om den enskildes tillgångar är det av vikt att de personer som utses är lämpliga för sitt uppdrag. För att tillse kvalitet på ställföreträdare behövs rutiner för rekrytering och utbildning av dessa. Enligt föräldrabalken ska en ställföreträdare vara en rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig man eller kvinna. Ställförträdaren måste vara myndig och får inte själv ha förvaltare. Enligt föräldrabalken ska lämpligheten kontrolleras i den utsträckning som behövs innan någon förordnas till god man eller förvaltare. Därtill ansvarar nämnden enligt föräldrabalken för att gode män och förvaltare erbjuds den utbildning som behövs. En person som vill bli ställföreträdare lämnar in en skriftlig intresseanmälan till förvaltningen. I intresseanmälan ska den sökande ange uppgifter om utbildning och arbetslivserfarenhet. Den sökande ska också bifoga intyg på att den genomgått en utbildning i godmanskap. En utbildning vänder sig till gode män som ska arbeta med vuxna och en utbildning som riktar sig till gode män för ensamkommande barn. Förvaltningen erbjuder inte några egna kurser utan utbildningarna arrangeras av olika studieförbund och bekostas av den sökande. Det ställs krav på att gode män och förvaltare genomgår utbildningen innan de kan tilldelas ett uppdrag. Undantag görs för nära anhöriga. 6

9 Förvaltningen har upprättat rutiner för hur inkomna intresseansökningar ska granskas. Vi har tagit del av rutinen som beskriver att förvaltningen ska kontrollera den sökande genom att begära utdrag ur belastningsregistret, socialregistret, göra kontroll av ekonomiska förhållanden samt kontrollera lämplighet via överförmyndare där den sökande eventuellt har eller haft tidigare uppdrag. Förvaltningen ska också kontrollera att den sökande inte själv står under förvaltarskap. De sökande som genomgått samtliga kontroller bjuds in till ett informationsmöte varpå de kan börja ett uppdrag. Enligt enhetschefen genomförs alltid samtliga kontroller. Den sökande kan inte gå vidare i rekryteringsprocessen om inte alla uppgifter kontrollerats. Enligt samverkansavtalet ska förvaltningen i möjligaste mån ha två timmar besöks- och telefontid varje helgfri vardag i Mölndal samt ha en myndighetsbrevlåda för mottagande av e- post. På förvaltningens hemsida framgår en e-postadress till förvaltningen samt att besöksoch telefontiderna är måndag till fredag kl Enligt samverkansavtalet ska det till och med 2016 vara möjligt för ställföreträdare att boka besökstid även i samverkanskommunerna. Därefter ska omfattningen utvärderas. Enhetschefen uppger att det inte är beslutat om det fortsatt ska gå att boka besökstid i de tre övriga kommunerna från 2017 eller inte. Detta kommer att diskuteras vid en presidieträff i slutet på november. Enhetschefen uppger att den mesta kontakten med ställföreträdarna sker per telefon och e- post. Under hösten 2016 har telefontiderna begränsats till att under en period endast omfatta måndag, onsdag och fredag för att frigöra tid för handläggarna att arbeta med de årsräkningar för 2015 som ännu inte granskats. Förvaltningen kommer återgå till ordinarie telefontider från 1 december. Enligt enhetschefen utreder förvaltningen möjligheten att från 2017 minska telefontiderna till fyra dagar i veckan för att frigöra tid för handläggarna. Utöver den information som finns på hemsidan har vi tagit del av två informationsbroschyrer. Uppdrag som god man för ensamkommande barn beskriver vem som kan bli god man, hur den ekonomiska redovisningen ska skötas samt vad som händer när asyltiden är slut. Välkommen till uppdrag som god man eller förvaltare innehåller en checklista över vad som behöver göras i början av uppdraget, exempelvis besöka huvudmannen, göra förteckning över anhöriga och andra viktiga personer samt upprätta budget. Presidiet uppger vid intervju att nämnden diskuterat att ta fram en egen informationsbroschyr men ännu inte gjort det. Istället har nämnden arbetat med att sprida kunskap om verksamheten genom att delta när ställföreträdarna har en informationsträff inför årsräkningarna. Förvaltningen kommunicerar också vad som förväntas av ställföreträdarna genom att skicka ut en checklista över vad de ska skicka in i samband med årsräkningarna Vår bedömning Inför rekrytering kontrollerar förvaltningen samtliga som ansöker om att bli ställföreträdare enligt en upprättad rutin. Gode män erbjuds utbildningsinsatser via studieförbund som nämnden samverkar med men får bekosta utbildningen själva. Förvaltningen har besöksoch telefontider två timmar varje vardag och finns tillgänglig via e-post. På hemsidan finns information om verksamheten och förvaltningen har även tryckt upp ett antal 7

10 informationsbroschyrer. Utifrån detta bedömer vi att nämnden tillsett ett tillfredsställande förebyggande arbete för att tillse kvalitet bland ställföreträdare Tillsyn över ställföreträdare Enligt föräldrabalken står ställföreträdarens verksamhet under tillsyn av överförmyndaren. Vid tillsynen ska överförmyndaren särskilt se till att huvudmannens tillgångar i skälig omfattning används för hans eller hennes nytta. Denna tillsyn sker i huvudsak genom granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar. Enligt föräldrabalken ska en ställföreträdare inom två månader från den dag han eller hon förordnats lämna in en förteckning över huvudmannens tillgångar och skulder. Förvaltningen har upprättat en checklista för granskning av förteckningar som vi tagit del av i granskningen. Förteckningen blir sedan utgångspunkten för ställföreträdarens årsräkning. I årsräkningen ska ställföreträdaren redovisa hur huvudmannens tillgångar har förvaltats under året. Ställföreträdaren ska ange huvudmannens tillgångar och skulder per den 31 december samt inkomster och utgifter under året. Årsräkningen ska lämnas in senast den sista februari året efter det år förvaltningen avser. Ställföreträdarens arvode och kostnadsersättning bestäms efter att årsräkningen granskats. Ställföreträdaren får därmed inte ut någon ersättning innan årsräkningen har granskats. Förvaltningen har tagit fram en instruktion riktad till ställföreträdare som visar hur årsräkningen ska redovisas. I instruktionen framgår vilka underlag som ska bifogas följt av en vägledning till hur blanketten ska fyllas i. Förvaltningen granskar årsräkningarna antingen genom en så kallad normalgranskning eller en djupgranskning. Enligt förvaltningens rutiner ska nya ställföreträdare, ställföreträdare med tidigare anmärkning och omkring 20 % av de övriga granskas genom djupgranskning. Vid en djupgranskning begärs samtliga underlag inklusive fakturor in, medan fakturor inte begärs in vid en normalgranskning. Förvaltningen har tagit fram rutinbeskrivningar för hur tjänstemännen ska genomföra såväl normal- som djupgranskning. När ett förordnande upphör ska ställföreträdaren lämna en sluträkning över sin förvaltning av huvudmannens medel senast en månad efter förordnandet upphört. Sluträkningen lämnas på samma blankett som årsräkningen och granskas på motsvarande sätt. När års- eller sluträkningen inkommer görs först en förgranskning för att kontrollera om den behöver kompletteras. Om den inte är fullständig skickar förvaltningen tillbaka en kopia av underlagen till ställförträdaren med begäran om komplettering. Om års- eller sluträkningen inte inkommit inom avsatt tid skickas en påminnelse till ställföreträdaren. Anstånd till att lämna in årsräkningen kan lämnas till den 15 eller 31 mars. Om ställförträdaren inte lämnar in en komplett årsräkning i tid kan nämnden besluta om att begära vite. Enligt nämndens internkontrollplan ska nämnden få rapport om antalet inkomna årsräkningar i mars samt få en lägesrapport av granskningen i juni. Av protokoll framkommer att nämnden godkände en redovisning om att 237 av totalt 252 årsräkningar inkommit i rätt tid, det vill säga 94 %. För 11 årsräkningar hade anstånd beviljats. Vid nämndens sammanträde godkände nämnden redovisning om att förvaltningen hade granskat 108 årsräkningar per den 7 juni 2016, det vill säga 43 %. I samband med att 8

11 nämnden behandlade internkontrollplan för 2017 vid sitt sammanträde beslutade nämnden att förvaltningen kvartalsvis ska rapportera en lägesrapport avseende antalet årsräkningar som granskats inom utsatt tid. Nämndens kontroll av ställföreträdare Utöver förvaltningens granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar kontrollerar nämnden att ställföreträdarna utför sitt uppdrag på ett tillfredsställande sätt genom egna kontroller som framgår av nämndens antagna internkontrollplan Enligt planen ska respektive nämnd i de samverkande kommunerna göra följande stickprovskontroller: Aktgranskning avseende granskning av beslut inklusive handläggningstid i april Rätt arvode och ersättning enligt riktlinjer och uppdrag i september Uttagstillstånd kontroll av ansökan och beslut i november Överförmyndarnämnden i Härryda kommun har därtill fastställt en egen kontroll i en bilaga till den gemensamma internkontrollplanen. Nämndens presidium utför även stickprovskontroller av ställföreträdare genom att inhämta en ny upplysning från rikspolisstyrelsen samt kronofogden. Dessa kontroller görs inför rekryteringen men nämndens presidium anser att detta återkommande bör kontrolleras genom stickprov. Nämnden sammanställer genomförd granskning i verksamhetsberättelsen som årligen presenteras för kommunstyrelsen. Vid granskningens genomförande är uppföljningen för 2016 ännu inte slutförd. Presidiet uppger vid intervju att man inte kunnat genomföra alla stickprov i enlighet med tidplanen då förvaltningen ännu inte hunnit granska alla årsräkningar. Stickproven har i somliga fall skjutits upp då nämnden slumpmässigt valt en akt där årsräkningen ännu inte granskats, varpå nämnden beslutat att skjuta upp det aktuella stickprovet till ett senare tillfälle Vår bedömning I granskningen framkommer att förvaltningen upprättat rutiner för granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar. Nämnden har fått rapport från förvaltningen avseende granskade årsräkningar i mars och juni och har i oktober 2016 bett om att få denna rapportering kvartalsvis. Utöver detta ska nämnden kontrollera ställföreträdare genom att utföra stickprovskontroller i enlighet med en upprättad internkontrollplan. Vi bedömer att detta säkerställer att nämnden utövar en tillfredsställande tillsyn över ställföreträdare Åtgärder vid brister i ställföreträdarskapet En ställföreträdare som inte sköter sitt uppdrag eller av annat skäl inte längre är lämplig kan entledigas från uppdraget. Enligt enhetschefen finns det dokumenterade rutiner för hur brister i redovisningen ska hanteras. Om förvaltningen finner brister i redovisningen skickas ett yttrande till ställföreträdaren som får två veckor på sig att inkomma med svar. Om ställföreträdaren inte svarar eller inte återkommer med en godtagbar förklaring kan förvaltningen vid mindre felaktigheter i redovisningen ge ställföreträdaren en granskningsanmärkning. De ställföreträdare som får en anmärkning prioriteras vid nästa års granskning och får då genomgå en djupgranskning. Antalet ställföreträdare som fått 9

12 granskningsanmärkning rapporteras inte till nämnden. Omfattande brister eller återupprepade företeelser kan leda till entledigande av ställföreträdaren. Beslut om detta fattas alltid av nämnden. Presidiet uppger att nämnden inte upptäckt några brister bland ställföreträdare och att man inte beslutat om något entledigande under Under år 2015 granskade nämnden 79 akter av totalt 416, det vill säga 19 %, utan att finna några direkta oegentligheter eller felaktiga beslut 1. Enligt internkontrollplanen ska totalt 80 akter granskas av nämndens presidium under Enhetschefen uppger att det inte finns någon samverkan mellan andra förvaltningar eller verksamheter för att upptäcka brister i ställföreträdarskapet då nämnd och förvaltning lyder under sekretess. Förvaltningen arbetar dock förebyggande med utbildningsinsatser riktade mot biståndshandläggare, socialsekreterare och personal på äldreboenden och boenden för funktionshindrade för att informera om gode mäns rättigheter och skyldigheter. Enhetschefen uppger att förvaltningen hållit färre utbildningar under 2016 jämfört med året innan på grund av hög arbetsbelastning inom förvaltningen. Förvaltningen har kontaktat respektive kommun för att få till stånd utbildningstillfällen under Förvaltningen har även skyldighet att utreda inkomna klagomål. Förvaltningen ställer krav på att klagomålen ska vara skriftliga. Alla klagomål följs upp och ställföreträdaren ges alltid möjlighet att yttra sig Vår bedömning Av intervju framgår att det finns dokumenterade rutiner för hur brister i redovisning ska hanteras. Vid mindre brister i redovisningen kan ställföreträdaren få en granskningsanmärkning. Vid upprepande eller mer omfattande företeelser kan nämnden fatta beslut om entledigande. I granskningen framkommer att inga större brister i ställföreträdarskapet har uppmärksammats. Förvaltningen har ingen samverkan med andra verksamheter för att uppmärksamma brister i utövandet av ställföreträdarskapet då verksamheten lyder under sekretess Länsstyrelsens senaste tillsyn Enligt föräldrabalken ska Länsstyrelsen utöva tillsyn över överförmyndarnämnders verksamhet. Länsstyrelsen i Västra Götaland gjorde en tillsyn av överförmyndarnämnden i slutet på oktober Tillsynen omfattade samtliga kommuner inom ÖFS. Av länsstyrelsens beslutsprotokoll framgår att granskningen inte föranledde några påpekanden. Akterna bedömdes vara i mycket god ordning och noggrant skötta. Länsstyrelsens intryck var att handläggningen sköts på ett mycket bra sätt med en hög ambitionsnivå och av kompetenta handläggare. I beslutsprotokollet står att Länsstyrelsen bemöttes på ett positivt sätt och fick god hjälp under inspektionen. Nästa tillsyn är planerad till december Vår bedömning Granskningen visar att Länsstyrelsens senaste tillsyn av nämnden inte föranledde några påpekanden avseende nämndens verksamhet. 1 Därtill fanns 26 akter av ensamkommande barn vilka inte omfattades av nämndens granskning varför de tagits bort från summan. Totalt fanns 442 akter år

13 4. Samlad bedömning 4.1. Bedömning utifrån revisionsfrågorna Revisionsfrågor Hur har överförmyndarnämnden säkerställt en tydlig roll- och ansvarsfördelning inom ramen för nämndens verksamhet? Hur arbetar överförmyndarnämnden förebyggande för att tillse kvalitet bland ställföreträdare? Hur går rekrytering av ställföreträdare tillväga och sker det några kontroller av ställföreträdare? Hur säkerställs tillgänglighet och kommunikationen avseende överförmyndarnämndens verksamhet? Vilka utbildningsinsatser erbjuds ställföreträdare? Hur säkerställer överförmyndarnämnden en tillfredställande tillsyn över ställföreträdare? Hur säkerställs tillfredsställande rutiner för granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar? Har det förekommit brister i ställföreträdarskapet samt vilka åtgärder vidtas då nämnden finner Bedömning Kommunstyrelsens ordförande och kommunchefen har undertecknat ett samverkansavtal där roll- och ansvarsfördelningen mellan de samverkande kommunerna i ÖFS framgår. Nämnden har fastställt en delegeringsordning som anger vilken del av nämndens verksamhet som delegerats till tjänstemännen inom den gemensamma förvaltningen. Nämnden arbetar förebyggande med att tillse kvalitet bland ställföreträdare genom de aktiviteter som beskrivs nedan. Rekrytering sker genom intresseanmälningar. Förvaltningen kontrollerar samtliga som ansöker om att bli ställföreträdare enligt en upprättad rutin. Förvaltningen har besöks- och telefontider två timmar varje vardag och besvarar frågor via e- post. På hemsidan finns information om verksamheten och förvaltningen har även tryckt upp ett antal informationsbroschyrer. Gode män erbjuds utbildningsinsatser via studieförbund som nämnden samverkar med men får själva bekosta sin utbildning. Nämnden kontrollerar ställföreträdare genom att utföra stickprovskontroller i enlighet med sin internkontrollplan. Nämnden får rapport från förvaltningen avseende granskade årsräkningar i mars och juni och har i oktober 2016 bett om att få denna rapportering kvartalsvis. Förvaltningen har upprättat rutiner för granskning av förteckningar, årsräkningar och sluträkningar. I granskningen framkommer att inga större brister i ställföreträdarskapet har uppmärksammats. Vid mindre brister i redovisningen kan 11

14 brister i redovisning eller utövandet? Vilken samverkan finns mellan förvaltningar/verksamheter för att uppmärksamma brister i utövande av ställföreträdarskapet? Finns det rutiner och riktlinjer för hur brister i ställföreträdarskapet ska hanteras? Har Länsstyrelsens tillsyn av nämnden föranlett några påpekanden avseende nämndens verksamhet? Om så är fallet, vilka åtgärder har nämnden vidtagit mot bakgrund av detta? ställföreträdaren få en granskningsanmärkning. Nämnden kan även fatta beslut om vitesföreläggande eller entledigande. Förvaltningen har ingen samverkan med andra verksamheter för att uppmärksamma brister i utövandet av ställföreträdarskapet då verksamheten lyder under sekretess. Förvaltningen håller dock i utbildningstillfällen för bl.a. biståndshandläggare och socialsekreterare. Av intervju framgår att det finns dokumenterade rutiner för hur brister i redovisning ska hanteras. Granskningen visar att Länsstyrelsens senaste tillsyn av nämnden i oktober 2015 inte föranlett några påpekanden avseende nämndens verksamhet Slutsats Utifrån ovanstående bedömer vi att överförmyndarnämnden i huvudsak har säkerställt en tillräcklig kontroll över ställföreträdare. I granskningen framkommer dock att nämnden inte antagit mål för verksamheten. Vi anser därför att nämnden behöver utveckla sin styrning och uppföljning. Vi rekommenderar överförmyndarnämnden att: Stärka styrningen genom att anta mål för verksamheten Säkerställa att målen följs upp i enlighet med kommunens styrmodell Göteborg den 5 december 2016 Liselott Daun Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Elin Cronholm Verksamhetsrevisor Ernst & Young AB Hans Gavin Kvalitetssäkrare Ernst & Young AB 12

15 Bilaga 1 Bakgrund till granskningen Den 1 oktober 2015 bildade Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommun en gemensam tjänstemannaorganisation med uppdrag att handlägga och fatta beslut i överförmyndarfrågor. Organisationen har sitt säte i Mölndal men varje enskild kommun har kvar sin respektive överförmyndarnämnd eller överförmyndare. Organisationsförändringen ställer bland annat krav på tillgänglighet, kommunikation mellan nämnd och förvaltning samt styrning och uppföljning. Överförmyndarnämnden ansvarar bland annat att granska förvaltares och gode mäns verksamhet med hjälp av förteckning, årsräkningar och sluträkningar samt andra handlingar och uppgifter. Enligt föräldrabalken ska en god man eller förvaltare vara en rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig man eller kvinna. En god man har stora befogenheter när det gäller beslut om den enskildes tillgångar. Det är mot bakgrund av detta av stor vikt att de personer som utses är lämpliga för sitt uppdrag samt att det finns ett utvecklat system för kontroll och uppföljning. Överförmyndarnämnden ska fatta beslut om entledigande av en god man eller förvaltare som gör sig skyldig till exempelvis missbruk eller försummelse vid utövandet av sitt uppdrag eller som av någon annan orsak inte längre är lämplig att inneha uppdraget. Länsstyrelsen ska enligt föräldrabalken 19 kap. i sin tur utöva tillsyn över överförmyndarnämnders verksamhet. I god revisionssed framgår de grunder som revisorerna använder när de bedömer ansvarstagande i styrelser och nämnder. Ansvarsgrunder som är relevanta för granskningen är bland annat risken för bristande styrning, ledning, uppföljning och kontroll. 13

16 Bilaga 2 - Källförteckning I granskningen har vi genomfört intervjuer med: Enhetschef för ÖFS Överförmyndarnämndens presidium i Härryda kommun Vi har tagit del av följande dokumentation: Delegeringsordning 2016 (Överförmyndarnämnden ) Intern kontrollplan 2016 Länsstyrelsens beslutsprotokoll ( ) Protokollsutdrag från överförmyndarnämnden i Härryda Protokollsutdrag från överförmyndarnämnden i Härryda Protokollsutdrag från överförmyndarnämnden i Härryda Protokollsutdrag från överförmyndarnämnden i Härryda Protokollsutdrag från överförmyndarnämnden i Härryda Reglemente för överförmyndarnämnden i Härryda kommun (KF ) Samverkansavtal om gemensam överförmyndarorganisation för Härryda, Kungsbacka, Mölndal och Partille kommuner (Undertecknad av Härryda kommun ) Uppdrag som god man för ensamkommande barn (informationsbroschyr från ÖFS) Verksamhetsberättelse 2015 Välkommen till uppdrag som god man eller förvaltare (informationsbroschyr från ÖFS) Vi har därtill tagit del av följande interna rutiner/checklistor från förvaltningen: Checklista för djupgranskning Checklista för första kontroll årsräkning/sluträkning Checklista för granskning av förteckning Checklista för kontroll av god man/förvaltare/förordnad förmyndare inför rekrytering Checklista för normalgranskning Instruktion till årsräkning och sluträkning Rutinbeskrivning för granskning av redovisningar Rutinbeskrivning för rekrytering av ställföreträdare 14