Socialsekreterarnas arbetssituation

Transkript

1 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna Oktober 2016 Socialsekreterarnas arbetssituation Granskning på uppdrag av revisorerna i Sundsvalls kommun

2 Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Ansvarig nämnd Avgränsning Revisionskriterier Metod Kvalitetssäkring Utgångspunkter för granskningen Bakgrund till granskningen Socialtjänstlagens kompetenskrav Utredningstid Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Tillsyn/inspektion av socialkontor barn och ungdom SKL:s Kartläggning av den sociala barn och ungdomsvården Bedömning Socialsekreterarnas arbetssituation Socialförvaltningens organisation Bemanning Iakttagelser från intervjuerna Åtgärder för att förbättra socialsekreterarnas arbetssituation Inledning Handlingsplan Socialtjänsten Översyn av arbetsuppgifter barn och ungdomsenheterna Akuta åtgärder inom barn Förkortad arbetstid Plan för handling Sundsvall Bedömning Svar på revisionsfrågorna

3 1 Sammanfattning EY har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Sundsvalls kommun genomfört en granskning med syftet att bedöma om socialnämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att socialsekreterarna har en ändamålsenlig arbetssituation. En övergripande slutsats är att socialnämnden har vidtagit åtgärder som har förutsättningar att bidra till att göra socialsekreterarnas arbetssituation mer ändamålsenlig och ytterst bidra till att säkerställa verksamhetens kvalitet. Nämnden och förvaltningen har relativt sent regerat på den situation som har kännetecknats av en ökad personalomsättning, tilltagande svårigheter att rekrytera socialsekreterare och en i förlängningen alltmer pressad arbetssituation för socialsekreterarna. Ett bevis på den mycket ansträngda arbetssituationen som rådde under våren är beslutet om en månads intagningsstopp till utredningsenheterna. Det finns ett samband mellan verksamhetens kvalitet, kompetensförsörjning och personalens arbetssituation. Enligt lagstiftningen ska socialtjänstens verksamhet vara av god kvalitet och utföras av personal med lämplig utbildning och erfarenhet. För de som arbetar med socialtjänstens barn- och ungdomsverksamhet ställs dessutom specifika utbildningskrav och krav på erfarenhet. Inom socialtjänst ska det också finnas ett ledningssystem som säkerställer att verksamheten lever upp till de krav och mål som gäller enligt lagstiftning m.m. Kvalitet i verksamheten förutsätter personal med rätt utbildning och erfarenhet. Den kompetens som behövs måste i sin tur organiseras, styras och stödjas i en ändamålsenlig struktur som också bidrar till att göra arbetet och arbetsplatsen attraktiv. Saknas tillräcklig kompetens och erfarenhet samt stöd i organisationen blir risken stor för kvalitetsbrister i verksamheten. Om inte problemet hanteras blir dessutom risken stor att en ond spiral uppstår, d.v.s. personal söker sig bort och arbetssituationen blir sämre vilket leder till än fler söker sig till annat arbete osv. För att förbättra socialsekreterarnas arbetssituation och därmed också underlätta rekrytering har åtgärder inom verksamheten vidtagits, framförallt under det senaste året. Det har bl.a. tagits fram två handlingsplaner; handlingsplan socialtjänsten och plan för handling. Den senare har nämnden fattat beslut om. En åtgärd som kan ha stor strategisk betydelse är den försöksverksamhet som startat med förkortad arbetstid. Ett syfte med försöksverksamheten är att den ska leda till en mer attraktiv arbetsplats med minst bibehållen kapacitet i verksamheten. Om åtgärden dessutom underlättar rekrytering innebär det att vakanta tjänster kan tillsättas, vilket leder till att den faktiska kapaciteten höjs. Enligt vår bedömning har de åtgärder som vidtagits av nämnden varit nödvändiga och på kort sikt möjligen tillräckliga för att hantera den akuta situation som verksamheten befunnit sig i. Det finns också förutsättningar att ett genomförande av plan för handling kommer att kunna lösa många av de brister som har bidragit till nuvarande problem i verksamheten. Samtidigt är det vår rekommendation att det är viktigt i förändringsarbetet att även betona vikten av förstärkt och utvecklat ledarskap. Arbetsledarna har en mycket central roll i det operativa stödet till handläggarna och introduktionen av nyanställda. Med hänvisning till de stabiliseringsfaktorer som har redovisas av SKL är det väsentligt att organisatorisk stabilitet kan säkerställas. Vår bedömning är att nämnden inte har agerat på ett proaktivt sätt utan åtgärder har vidtagits när situationen har blivit akut. Det är också vår bedömning, även om det finns underlag och kunskap på nationell nivå om vad som utgör problemet och vilka lösningar som bör eftersträvas, så bör en egen kartläggning och analys ha gjorts lokalt i Sundsvall av 2

4 problemen. Vad är det som förklarar att socialnämnden i Sundsvall har svårigheter att behålla erfarna socialsekreterare och att rekrytera nya. Med utgångspunkt från analysen bör sedan mål och strategi formuleras tillsammans med en handlingsplan som på ett sammantaget sätt redovisar de åtgärder som ska göras på kort och lång sikt för att säkerställa en ändamålsenlig kompetensförsörjning och ytterst en ändamålsenlig arbetssituation för socialsekreterarna. Vår slutsats är att om mål, strategi och handlingsplan bildar en integrerad helhet så stärks förutsättningarna för ett framgångsrikt förändringsarbete. För att de åtgärder som har gjorts och som planeras ska ha förutsättningar att bli långsiktiga så bör de integreras i verksamhetens styr- och ledningssystem. Nämnden och förvaltningen bör ha personalstabilitet och kompetens som mål i verksamheten. Mot bakgrund av vad som framkommit i granskningen ges följande rekommendationer:. Säkerställ en långsiktighet i satsningen på stabilitet och kompetens. Definiera personalstabilitet och kompetens som mål samt utveckla och fastställ en strategi för hur målen ska uppnås. Integrera processen för kompetensförsörjning i ledningssystemet. Prioritera framtagandet av en kompetensförsörjningsstrategi. Identifiera och analysera de bakomliggande orsakerna till personalomsättningen inom individ och familjeomsorg i Sundsvalls kommun. Utveckla förutsättningar för en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten. Säkerställ att information som fångas vid avgångsintervjuer, om orsakerna till varför socialsekreterare väljer att sluta, sammanställs och analyseras. Följ regelbundet upp ärendemängd och upplevd arbetsbelastning. Överväg hur arbetsledarna ska tillförsäkras goda förutsättningar att utöva sitt ledarskap. Definiera och säkerställ tillämpning av ändamålsenliga principer för lönesättning och lönesatsningar. 3

5 2 Inledning 2.1 Bakgrund Socialsekreterarnas försämrade arbetssituation har uppmärksammats nationellt under de senaste åren. Kännetecknande för socialsekreterarnas arbetssituation i många kommuner är; hög personalomsättning, personalflykt, många nyutexaminerade socialsekreterare med stort ansvar och vakanser. Brister i socialsekreterarnas arbetssituation riskerar att skapa en ond cirkel där organisationen förlorar kompetens samtidigt som möjligheten att rekrytera ny kompetens försämras. Den mest allvarliga risken i förlängningen är att verksamhetens ändamålsenlighet påverkas negativt. Exempel på brister som kan uppkomma är att utredningstider inte hålls, att beslut blir felaktiga och att uppföljning av beslut/insatser blir otillräcklig. Sammantaget kan det leda till att människor inte får det bistånd som de har rätt till enligt lagstiftning. Revisorerna i Sundsvall kommun har uttryckt intresse för att genomföra en samgranskning med revisorerna i Umeå respektive Luleå kommun. Denna projektplan har utarbetats i samråd med det sakkunniga biträdet KPMG som ska genomföra granskningen i nämnda kommuner. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma om socialnämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa att socialsekreterarna har en ändamålsenlig arbetssituation. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Är organisationen ändamålsenlig? Finns riktlinjer/rutiner för att säkerställa att socialsekreterarna får de stöd som de behöver i sin yrkesutövning? Hur många ärenden hanterar respektive socialsekreterare? Finns handledare i tillräcklig omfattning? Kan ärendemängden per handläggare bedömas som rimlig? Har nämnden en strategi för att tillgodose kompetensförsörjningen med socialsekreterare? Hur ser personalomsättningen ut för socialsekreterare? Bedrivs arbetet med arbetsmiljö och säkerhet på ett ändamålsenligt sätt? 2.3 Ansvarig nämnd Granskningen avser socialnämnden. 2.4 Avgränsning Granskningen har i första hand inriktats på socialsekreterarna som arbetar med barn och ungdom. 4

6 2.5 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses bedömningsgrunder som används i granskningen för analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna kan hämtas ifrån lagar och för-arbeten eller interna regelverk, policyer och fullmäktigebeslut. Kriterier kan också ha sin grund i jämförbar praxis eller erkänd teoribildning. Socialtjänstlagen. Arbetsmiljölagen (1977:1160) 2.6 Metod Granskningen har genomförts med stöd av intervjuer samt i form av dokumentgranskning. Följande har intervjuats: Verksamhetschef. Enhetschef; Mottagning och familjestöd. Insats. Enheten för ensamkommande barn. Samordnare; Mottagningsenheten. Placeringsenheten. Representant för socialsekreterare från; Mottagningsenheten. Utredningsenheten. Enheten för ensamkommande barn (EKB) Placeringsenheten. Öppna insatser. Facklig representant för SSR respektive Vision. HR-konsult. Exempel på dokument som har granskats: Mål och resursplan Verksamhetsplan Nämndens protokoll Översyn av arbetsuppgifter inom och flödet mellan barn- och ungdomsenheterna. Arbetsmiljöverkets inspektion, Sammanställning av IVO:s tillsyn av handläggning i ärenden som avser familjehemsplacerade barn. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Plan för handling - Sundsvall. Rapport Handlingsplan Socialtjänsten. Statistikuppgifter. Öppna jämförelser social barn- och ungdomsvård 2015 och Kvalitetssäkring Verksamheten har beretts möjlighet att lämna synpunkter på rapportutkastet för att säkerställa att revisionsrapporten bygger på korrekta fakta och uttalanden. 5

7 3 Utgångspunkter för granskningen 3.1 Bakgrund till granskningen Under senare år har individ- och familjeomsorgen i Sundsvalls kommun och då särskilt utredning barn unga haft problem med stor personalomsättning och samtidigt stora svårigheter med att rekrytera ny personal (socialsekreterare). Läget har under lång tid varit ansträngt och situationen kännetecknas av hög arbetsbelastning, allt lägre andel erfarna handläggare och en ökad sjukfrånvaro. Situationen innebär att risken ökar att socialtjänsten inte i tillräcklig grad kan leva upp till de lagstadgade kraven, t.ex. på utredningstider. Om inte denna utveckling kan brytas kommer verksamheten att hamna i en ond spiral med fler som slutar, ännu högre arbetsbelastning o.s.v. Förhållandet inom barn och unga i Sundsvalls kommun är dock inte unik utan ett relativt stort antal kommuner rapporterar i varierande omfattning liknande situationer. 3.2 Socialtjänstlagens kompetenskrav I socialtjänstlagen (SoL) finns krav på personalens kompetens. Enligt SoL ska insatserna vara av god kvalitet och det ska finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet (3 kap. 3 ). I 3 kap. 3 a andra stycket SoL infördes från den 1 juli 2014 krav på lägsta utbildningsnivå för dem som utför vissa uppgifter inom socialtjänstens barn- och ungdomsvård. De uppgifter som berörs är: Bedömning av om utredning ska inledas, utredning och bedömning av behovet av insatser eller andra åtgärder, eller uppföljning av beslutade insatser. Den som arbetar med dessa uppgifter inom socialtjänsten ska ha avlagt en svensk socionomexamen eller annan relevant examen på grundnivå i högskolan eller ha en utländsk utbildning som erkänts enligt 3 kap. 3 b andra stycket SoL. Socialnämnden ansvarar för att den handläggare som självständigt utför arbetsuppgifterna har tillräcklig erfarenhet för uppgiften (3 kap. 3 a tredje stycket SoL). Socialstyrelsen har i SOSFS 2014:7 bland annat meddelat föreskrifter om kraven för vad som anses utgöra en annan relevant examen på grundnivå i högskola Situationen i Sundsvall I öppna jämförelser 2015, Social barn- och ungdomsvård, som publiceras av socialstyrelsen framgår bl.a. att 70 procent av personalen som utreder barns behov av skydd, stöd, vård och behandling i landets kommuner har socionomutbildning och minst tre års erfarenhet av barnutredningar. I kommuner med över invånare och i storstädernas kommundelar, där flest barn blir berörda, varierar andelen mellan 17 procent och 100 procent. I Sundsvalls kommun var motsvarande andel 76 procent. Utav handläggarna (i Sundsvalls kommun) utgjorde de med socionomutbildning och mer än fem års erfarenhet av barnutredningar 61 procent (Riket 49 procent). Uppgifterna i öppna jämförelser avser situationen i november Enligt en intern uppgift i samband med att intagningsstoppet från maj 2016 så hade merparten av socialsekreterarna i tjänst inom utredning barn och unga mindre än två år i yrket. På frågan om det finns en aktuell verksamhetsgemensam plan för handläggarnas kompetensutveckling som bygger på verksamhetens mål och analys av handläggarnas individu- 6

8 ella kompetens har Sundsvall svarat nej. Detsamma gäller på frågan om det finns individuella kompetensutvecklingsplaner. Även i öppna jämförelser 2016 är svaret nej på frågan om en aktuell samlad plan 1. Vidare framgår i öppna jämförelser 2015 att den genomsnittliga tillgången till arbetsledning för en handläggare i Sundsvalls kommun är 2,3 timmar per vecka jämfört med riksgenomsnittet på 2,7 timmar. 3.3 Utredningstid När det gäller utredningar om socialnämnden behöver ingripa till barns skydd eller stöd framgår dock att utredningen ska bedrivas skyndsamt och vara slutförd senast inom fyra månader (11 kap. 2 andra stycket SoL). Finns det särskilda skäl får socialnämnden besluta att förlänga utredningen för viss tid. Beslut att inleda eller inte inleda utredning ska, om det inte finns synnerliga skäl, fattas inom 14 dagar efter det att anmälan har kommit in (11 kap. 1 a andra stycket SoL). Om det under en förhandsbedömning framkommer uppgifter om att ett barn kan ha utsatts för våld eller andra övergrepp av en närstående eller bevittnat våld eller andra övergrepp av eller mot en närstående ska en utredning om barnets behov av stöd och hjälp inledas utan dröjsmål. Enligt uppgift från Kolada (Kommun och Landstingsdatabasen) så redovisade Sundsvalls kommun 2015 en genomsnittlig utredningstid för 0-20 år på 4,8 månader. 3.4 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete För att säkerställa att socialtjänsten lever upp till de krav och mål som gäller enligt lagar och andra författningar ska det finnas ledningssystem i verksamheten för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Ledningssystemet bör i sin tur vara integrerat i verksamhetsstyrningen. Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska enligt förskriften identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkerställa verksamhetens kvalitet. Inom ramen för ledningssystemet ska riskanalyser göras fortlöpande och egenkontroll utövas. Det framgår också av SOSFS 2011:9 att klagomål och synpunkter ska tas emot, utredas och sammanställas. Socialnämnden godkände den 25 maj 2016 förvaltningens förslag till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Samtidigt fick förvaltningen i uppdrag att implementera ledningssystemet i förvaltningens verksamheter. 3.5 Tillsyn/inspektion av socialkontor barn och ungdom Arbetsmiljöverkets inspektion Arbetsmiljöverket gjorde den 18 september 2014 en inspektion av en arbetsplats inom individprocessen. Vid inspektionen framkom enligt arbetsmiljöverket vissa brister som föranledda arbetsmiljöverket att ställa krav på att åtgärder skulle redovisas senast den 26 mars Den 26 mars 2015 gjordes ett nytt besök av arbetsmiljöverket för att ta del av redovisningen av vidtagna åtgärder. Arbetsmiljöverket efterfrågade då, eftersom det saknades i redovisningen, en kartläggning för andra personalgrupper än enhetschefer av förekomsten av hög arbetsbelastning och bakomliggande orsaker till det. I ett yttrande till arbetsmiljöverket anfördes att ett arbetsmiljöarbete hade genomförts kring de socialsekreterare som arbetat med att utreda barn och unga med syfte att bl.a. minska arbetsbelastningen och förbättra förutsättningarna att genomföra uppdraget. Ett resultat av arbetet blev att 1 I öppna jämförelser 2016 finns inte frågan om en individuell plan med. 7

9 fyra nya tjänster som barnutredare tillsattes tillsammans med två nya tjänster som mentorer samt ytterligare en tjänst som enhetschef. Samtidigt redovisades ett initiativ som den då nytillträdda verksamhetschefen för IFO tagit om att ge ett uppdrag till enhetscheferna tillsammans med HR, fackliga organisationer, skyddsombud och medarbetare att ta fram förslag på åtgärder som ska leda till att arbetssituationen förbättras för alla handläggare inom myndighetsutövning. I uppdraget ska fokus vara att fram förslag inom områdena; arbetsbelastning, uppskattning och feedback och kompetensutveckling. Av yttrandet framgår också att ett arbete pågår där enhetschefernas arbetssituation är i fokus. Arbetsmiljöverket svarade då att de ville ta del av de förslag som upprättas och bad om svar senast den 15 september Ett yttrande lämnades 14 september där en lägesredovisning av uppdraget redovisades. Arbetsmiljöverket avslutade ärendet den 19 februari 2016 efter att ha gjort ett uppföljningsbesök och därvid konstaterat att kraven uppfylls. Arbetsmiljöverket kommer dock att inom ramen för den ordinarie tillsynen att följa upp om vidtagna åtgärder fått avsedd effekt. 3.6 SKL:s Kartläggning av den sociala barn och ungdomsvården Stabilitet som kompetensstrategi för social barn- och ungdomsvård För att skapa en bild av nuläget gällande stabilitet och kompetens har Sveriges Kommuner och landsting (SKL) gjort en kartläggning riktad till landets samtliga kommuner. Kartläggningen syftade till att ur ett arbetsgivarperspektiv ge ett underlag till hur stödet till landets kommuner bör utformas för att lokalt och regionalt skapa långsiktiga och hållbara strukturer för god kompetens och stabilitet, vilket är en av förutsättningarna för en evidensbaserad praktik inom den sociala barn- och ungdomsvården. Resultatet publicerades i slutet av 2013 i rapporten Stabilitet som kompetensstrategi för social barnoch ungdomsvård. Följande områden identifierades som ansågs kräva en ökad uppmärksamhet: Från nyexaminerad till yrkeskompetent Stödet till nyrekryterade behöver förstärkas både i form av introduktion och en mer långvarig inskolningsperiod för de som kommer direkt från socionomutbildningen. Möjlighet till alternativa karriärvägar För att utveckla och ta tillvara på kompetensen hos erfaren personal behöver möjligheterna till yrkesutveckling utvecklas. Förstärkt ledarskapsutveckling Arbetsledarna har en central roll när det gäller att ge stöd till och utveckla hand-läggarna samt att introducera nya och ibland oerfarna handläggare. För att lyckas bra med det uppdraget behöver arbetsledarna själva goda förutsättningar för sitt ledarskap. Den generella bild som tecknas i rapporten är att även om inte alla kommuner har problem så är personalomsättningen i stor utsträckning bekymmersam inom den sociala barn- och ungdomsvården. Det är inte ovanligt med en ständigt pågående personalomsättning som innebär att cheferna hela tiden måste arbeta med rekrytering, vilket i sin tur upplevs som påfrestande för både handläggare och chefer. Den personal som rekryteras är dessutom inte sällan utan tidigare erfarenhet. Samtidigt framkommer från olika undersökningar och kartläggningar tilltagande svårigheter för landets kommuner att rekrytera socialsekreterare. Socialsekreterare från bemanningsföretag används av allt fler kommuner för att fylla vakanser. 8

10 I rapporten definieras två stabilitetsvillkor: Ett första stabilitetsvillkor är att handläggarna skall vilja och kunna bli kvar som handläggare. Följande indikatorer har betydelse för att kunna uppnå detta stabilitetsvillkor: Bemanning. Arbetsledning. Organisatorisk stabilitet. De satsningar som görs är långsiktiga och har sin förankring i ledningssystem med personalstabilitet och kompetens som viktiga mål i verksamheten. I en skrift som gavs ut 2012 av stiftelsen allmänna barnhuset Från krisande organisation till krisorganisation - Kvalité i socialt barnavårdsarbete genom ökad personalstabilitet redovisas en modell för att ta ett helhetsgrepp på problematiken att socialt barnarbete riskerar kvalitetsbrister. Målet är arbetsenheter som kan hantera det uppdrag som handläggning i den sociala barnavården innebär med dess karaktär av krisarbete. Enligt modellen krävs förutom det stabilitetskrav som framgår ovan enligt SKL rapport också kompetensstöd till arbetets art och anpassningar av personalpolitik och uppmärksamhet på metodutveckling Stärkt skydd för barn och unga I juni 2015 antog SKL en handlingsplan "Stärkt skydd för barn och unga" som innehåller konkreta förslag för att ge verksamheten bättre förutsättningar att klara sitt uppdrag. Enligt handlingsplanen sociala barn- och ungdomsvården en verksamhet som är i behov av både utveckling och förändring samtidigt som den dras med hög personalomsättning bland såväl socialsekreterare som arbetsledare och samtidigt inte sällan vakanser. Svårigheten att rekrytera är allvarlig för en verksamhet med uppgift att skydda och stödja barn och unga. En instabil personalsituation gör det svårt att upprätthålla kontinuiteten och kvaliteten i arbetet, med risk för att barn och unga far illa. Av handlingsplanen framgår bl.a. Den sociala barn- och ungdomsvårdens uppdrag har t.ex. utökats, genom att nya målgrupper och uppgifter tillkommit eller genom en övervältring av problem då exempelvis skolan och barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) drar ned på sina resurser. Det sociala arbetet med barn och unga har dessutom alltmer kommit att präglas av att hantera och bedöma anmälningar samt att genomföra utredningar. Ett sätt att möta de ökade kraven har varit att omorganisera verksamheten. Paradoxalt nog är just omorganisationer ett särskilt hot mot personalstabiliteten. Vården har blivit alltmer specialiserad, med särskilda grupper för mottagning, utredning, öppenvård, familjehem m.m. vilket ökar kraven på samverkan. Specialiseringen har också sannolikt bidragit till en högre personalrörlighet eftersom alternativen har blivit flera. De erfarna socionomerna går inte sällan vidare till arbeten utan inslag av utredning, tvång och kontroll, medan de nya och oerfarna med en generalistutbildning, utan fördjupade kunskaper om barn och unga, är de som ofta arbetar inom myndighetsutövningen. Handlingsplanen berör huvudsakligen tre områden: Den sociala barn- och ungdomsvårdens uppdrag. 9

11 Organisation och utbildning. Forskning och utveckling. Förslagen i handlingsplanen syftar till att ge den sociala barn- och ungdomsvården förutsättningar att klara sitt uppdrag att ge barn och unga det skydd och stöd de behöver. Förslagen riktar sig till den lokala och regionala nivån men också till staten. Den innehåller drygt 40 förslag och lyfter tre huvudområden; tydligt uppdrag, god arbetsmiljö och tillgång till aktuell kunskap Nationell samordnare för den sociala barn- och ungdomsvården Regeringen bedömde det som angeläget att utveckla statens stöd till huvudmännen i syfte att bidra till en trygg och säker vård för barn och unga. Därför tillsattes en nationella samordnare. Den nationella samordnaren fick i uppdrag att i dialog med företrädare för ett antal kommuner stärka och stödja socialtjänsten i deras arbete så att barn och unga får det stöd och den hjälp som de behöver. Besök ska göras i minst 50 kommuner av varierande storlek och med en geografisk spridning vid två separata tillfällen. Uppdraget gäller fram till den 30 april Den nationella samordnaren har gjort en mätning av socialsekreterares och arbetsledande chefers tid i 47 kommuner. Mätningen visade att socialsekreterarnas direkta tid med barn var 2 procent samt tid med barn och vuxna var 13 procent. 3.7 Bedömning Av socialtjänstlagen framgår både krav på att verksamheten ska vara av god kvalitet samt att det ska finnas personal i verksamheten med lämplig utbildning och erfarenhet. Nämnden ansvarar för att den handläggare som självständigt utför arbetsuppgifterna har tillräcklig erfarenhet. Av SOSFS 2011:9 framgår krav på att det ska finnas ett ledningssystem som kan säkerställa att verksamheten kan leva upp till kvalitetskraven. Kravet på ledningssystem innebär bl.a. att de processer som krävs för att säkerställa en rättsenlig handläggning och verksamhet av god kvalitet ska ha identifierats och beskrivits. Ledningssystemet ska omfatta återkommande riskanalyser och egenkontroller. Socialnämnden ansvarar ytterst för att det i Sundsvalls kommun finns personal med rätt kompetens och erfarenhet som arbetar med stöd av ett ledningssystem som kan säkerställa att de kvalitetskrav som följer av lagstiftning och författningar tillgodoses. Uppgiften för ledningssystemet kan dock knappast begränsas till att det i förhållande till gällande författningar ska finnas de processer, riktlinjer och rutiner som krävs för att på ett ändamålsenligt sätt ta emot ansökningar/anmälningar, utreda och beslut samt följa upp. Ledningssystemet måste också kunna säkerställa en tillräcklig kompetensförsörjning (stödprocess) inom myndighetsutövningen för att det ska finnas förutsättningar att på ett korrekt sätt tillämpa lag, riktlinjer och rutiner. För att socialtjänsten ska kunna hålla en god kvalitet utgör personal med rätt kompetens och erfarenhet en avgörande förutsättning. För att betona vikten av kompetensförsörjningen och för att säkerställa en långsiktig hållbarhet i den bör det finnas en fastställd process för kompetensförsörjning inom ramen för ledningssystemet. Komptensförsörjningsprocessen måste samtidigt bli föremål för återkommande riskanalyser men också egenkontroller. Risken för brister i kompetensförsörjningen måste i sin tur reduceras med hjälp av systematiska åtgärder inom ramen för en strategi eller ett program. 10

12 Arbetsmiljöverket konstaterade vid sin tillsyn under 2014 att det fanns brister i arbetsmiljön inom individprocessen. De krav som arbetsmiljöverket då ställde resulterade i att verksamhetschefen gav ett uppdrag att identifiera åtgärder för att åstadkomma förbättringar inom tre områden. I och med detta startade också ett mer samlat arbete för att förbättra arbetssituationen för socialsekreterarna. SKL:s kartläggning av den sociala barn och ungdomsvården visar på viktiga områden som måste uppmärksammas och villkor som krävs för att reducera personalomsättningen. Frågor som är kritiska för att handläggarna ska vilja bli kvar är bemanning, arbetsledning och organisatorisk stabilitet. Områden som behöver uppmärksammas är introduktion, alternativa karriärvägar och ledarskapsutveckling. Det är också uppenbart att det finns ett nationellt intresse av att utveckla och stärka socialtjänstens arbete med barn och unga. 4 Socialsekreterarnas arbetssituation 4.1 Socialförvaltningens organisation Socialförvaltningen har haft en organisation som har varit uppdelad i två delar dels en som ansvarar för myndighetsutövningen, dels en del som ansvarar för utförandet. Socialnämnden beslutade den 23 mars 2016 om en ny förvaltningsorganisation. Enligt förslaget till organisation ska förvaltningen fortsättningsvis vara indelad i fyra verksamhetsområden: Individ- och familjeomsorg (IFO). Vård och omsorg. Hälso- och sjukvårdsomsorg. Stöd och omsorg. Därutöver ingår en ekonomiavdelning, enheten för kvalitet och utveckling, kanslienhet och en personalenhet. Den nya organisationen ska vara implementerad fr.o.m. den 1 oktober I den nya förvaltningsorganisationen är myndighetsutövning och utförande av insatser integrerade i respektive verksamhetsområde Individ- och familjeomsorgens organisation I samband med att denna granskning görs har inte den förändring som övervägs av IFO:s organisation ännu beslutats av socialdirektören. Förslaget från verksamhetschefen är att IFO organiseras i fyra verksamheter/funktioner under ledning av var sin biträdande verksamhetschef. Förslaget framgår nedan. Figur 1 Förslag till organisation för individ- och familjeomsorg 11

13 Under respektive verksamhetsområde som leds av biträdande verksamhetsområdeschefer finns enligt förslaget ett varierat antal enheter med ansvariga enhetschefer Enheter med ansvar för barn och unga I den aktuella organisationen avseende verksamhet riktad till barn och unga finns fem i huvudsak funktionellt indelade ansvarsområden som tillsammans utgör sju enheter. Nedan beskrivs enheterna kortfattat. Varje enhet leds av en enhetschef. Mottagningsenheten Enheten har till uppgift förutom att ansvara för jourverksamheten att ta emot ansökningar och anmälningar avseende barn, familj och vuxna. I arbetsuppgiften ingår bl.a. att göra skyddsbedömningar och förhandsbedömningar. På enheten finns 12 socialsekreterare varav en också är samordnare samt en enhetschef. En tjänst som socialsekreterare är vakant. Utredning barn och unga Utredning består av två enheter med var sin enhetschef. Sammanlagt finns 26 tjänster som socialsekreterare varav 20 f.n. är tillsatta. Utav de två enhetschefstjänsterna är en vakant. Detsamma gäller för samordnartjänsterna. I organisationen finns också en assistent. Tre konsulter är för närvarande inhyrda inom utredning barn och unga. Ensamkommande flyktingbarn (EKB) Enheten utreder, placerar och följer upp ensamkommande barn. Av 14 tjänster som socialsekreterare är f.n. 8 tillsatta. På enheten finns också förutom en enhetschef en samordnare och en assistent. Insats 0-18 år Ansvarar för öppna insatser i egen regi. På enheten finns 13 tjänster som socialsekreterare, varav 10 är tillsatta. Utöver dessa tjänster finns en enhetschef och en samordnare. Placeringsenheten Enheten består av två enheter. Den ena ansvarar för barn och unga som är placerade i familjehemsvård eller på hem för vård eller boende (HVB). Av elva tjänster som socialsekreterare är 10 tillsatta. Den andra enheten arbetar med att rekrytera och stödja familjehem. Enheten har 11 tjänster som socialsekreterare som samtliga är tillsatta. Enheterna har var sin enhetschef och delar på en samordnartjänst. 4.2 Bemanning Verksamheten har under relativt lång tid haft problem med bemanningen framförallt inom utredningsenheten. Situationen har kännetecknats av hög personalomsättning, en ökad andel relativt oerfarna socialsekreterare tillsammans allt större svårigheter att nyrekrytera. Utav de enheter som ingått i denna granskning så är det f.n. enheten för ensamkommande barn och utredning barn och unga som störst andel obesatta tjänster. Nedanstående tabell redovisar hur bemanningssituationen såg ut i september

14 Tabell 1 - Inrättade tjänster som socialsekreterare och ej tillsatta tjänster Enhet Socialsekreterare Vakanta tjänster Procent vakanta tjänster Mottagningsenheten ,3 Utredning barn och unga ,1 EKB Insatsenheten Placeringsenheten Totalt Uppgiften över antalet socialsekreterare avser inrättade tjänster. Störst andel (43 procent) vakanser har EKB där sex socialsekreterare inom loppet av två veckor sa upp sig. Därefter följer utredning barn och unga samt insatsenheten där bägge har en vakansgrad på 23 procent. För utredning barn och unga tillkommer dessutom att en tjänst som enhetschef respektive en tjänst som samordnare är vakanta. Den enda enhet som använder sig av inhyrda konsulter är utredningsenheten som f.n. har tre konsulter. En uppskattning av årskostnaden för konsulter hamnar på 3,5 mnkr. Månadskostnaden för en konsult brukar ligga på nivån 100 tkr, vilket motsvarar kostnaden för två socialsekreterare med en månadslön på ca 34 tkr Personalomsättning I maj 2016 framgick av det underlag som låg till grund för socialnämndens beslut om försöksverksamhet med förkortad arbetstid inom utredning barn och unga att 20 av 26 socialsekreterare hade slutat sedan 2015, vilket innebär ca 77 procent av socialsekreterarna inom barn och unga. Samtidig har majoriteten av socialsekreterarna mindre än två års yrkeserfarenhet. I nedanstående tabell framgår hur personalomsättningen för enheterna utredning, samhällsvård och mottagning har utvecklat sig under första kvartalet Uppgifterna avser första halvåret 2016 och är hämtade från kommunens HR-system. Tabell 2 Personalomsättning, socialsekreterare, Enhet Slutat Börjat Mottagning familjestöd 2 0 Utredning barn och unga 5 0 Placering barn och unga 4 0 EKB 1 0 Öppen verksamhet, barn och unga 1 2 Någon verifiering av tillförlitligheten i ovanstående uppgifter har inte kunnat göras. Enligt uppgifterna från HR-systemet förefaller det som att de som har slutat i myndighetsutövande verksamhet inte under samma period har kunnat ersättas av nyanställda. Enligt uppgift gör enhetscheferna avgångsintervjuer där man bl.a. frågar om vad som är orsaken till varför personen säger upp sig. Någon sammanställning och analys av avgångsorsakerna görs dock inte. Det är oklart om avgångsintervjuera genomförs utifrån en gemensam intervjumall. 13

15 4.2.2 Ärendemängd Ett ofta använt mått för att indikera arbetsbelastningen utgörs av antalet ärenden per handläggare. Samtidigt är måttet i sig trubbigt i den meningen att det finns en stor variation mellan olika ärenden beträffande hur arbetskrävande de kan vara. Variationen gäller både mellan olika typer av ärenden men också mellan olika ärenden av samma typ. Trots att frågan om ärendemängd och ärendenorm har diskuterats under många år har inte några vedertagna mätmetoder etablerats inte heller finns det något vedertaget tak för antal ärenden Följande uppgifter om den aktuella ärendemängden har vi erhållit från verksamheten och speglar situationen den 15 augusti Tabell 3 Antal ärenden per socialsekreterare Det aktuella antalet ärenden har fördelats efter varje enhets antal socialsekreterare exklusive vakanser. Antalet ärenden är inte direkt jämförbara mellan enheterna. För EKB och placeringsenheten handlar huvuddelen av ärendena om placeringar. När det gäller insatsenheten avser ärendena i allt väsentligt öppna insatser och uppföljning av verkställda insatser i form av kontaktperson/kontaktfamilj. För familjehem slutligen så avser merparten av ärendena stöd till familjehem Lön Enligt statistik från SCB så var medellönen 2015 för socialsekreterare, primärkommunal sektor skr och medianen skr. I Sundsvalls kommun var 2016 medellönen skr och medianlönen skr. Den lönestatistik som presenteras här skiljer inte på inom vilken del av myndighetsutövningen som socialsekreteraren arbetar. Tabell 4 - Löneläge Sundsvall jämfört med SCB (skr) Månadslön Medianlön 10 percentil 90 percentil Sundsvall SCB En generell iakttagelse är att det för närvarande i flertal kommuner har gjorts eller planeras särskilda lönesatsningar på socialsekreterarna. Under 2015 gjordes en lönesatsning som innebar ett generellt påslag på skr till myndighetsutövande socialsekreterare och biståndshandläggare. Fördelningen internt gjordes med skr till handläggare inom försörjningsstöd, tkr handläggare vuxen och skr till handläggare barn och unga. I slutänden gjordes sedan en individuell fördelning. 14

16 Vid 2016 års lönerevision fick individ och familjeomsorg också en extra lönesatsning, dock mindre än den som gjordes Satsningen riktades till socialsekreterare inom myndighetsutövning barn och endast till de som arbetat 5 år och längre. De fick då en extra pott på kr, som även den fördelades individuellt Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron under första halvåret 2016 i timmar och i procent av tillgänglig arbetstid fördelat på dagar och tillfällen framgår i nedanstående statistik. Tabell 5 - Sjukfrånvaro i timmar och procent, Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro Arbetsgrupp Tim Procent Mottagning Familjestöd 426 3,7 % Utredning barn & unga ,5 % Utredning barn & unga ,6 % Placering ,7 % Placering ,2 % EKB 689 7,2 % Insatser 71 0,6 % Totalt ,9 % Av tabellen framgår att sjukfrånvaron har varit förhållandevis hög inom dels utredning, dels placering. I samband med beslutet om försöksverksamhet med förkortad arbetstid redovisades att sjukfrånvaron inom myndighetsorganisationen i juli 2015 var 7,6 procent och i mars ,6 procent. Sjukfrånvaron inom utredning och placering under första halvåret 2016 ligger t.o.m. på en högre nivå än vad som redovisades för mars Övertid Under första halvåret 2016 har övertid förekommit i viss utsträckning. Statistik har hämtats från HR-systemet för perioden för utredning barn och unga samt EKB. Tabell 6 Övertid, (timmar) Totalt TOTALT En analys av materialet visar att, den en av de två enheterna inom utredning barn och unga, svarar för två tredjedelar av övertiden d.v.s. 203 timmar. Den andra enheten hade under motsvarande period 51 timmars övertid Kvalitetsledningssystem Socialnämnden fastställde den 25 maj 2016 ett övergripande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom förvaltningens ansvarsområde. Samtidigt fick förvaltningen i uppdrag att implementera ledningssystemet i förvaltningens verksamheter. Inom individ- och familjeomsorg har detta arbete startas upp Arbetsmiljö Ansvaret för arbetsmiljön är delegerat inom linjeorganisation vilket innebär att enhetscheferna har arbetsmiljöansvaret. Ansvarsfördelningen återfinns i delegationsordningen. 15

17 Sundsvalls kommun har en gemensam arbetsgivarpolitisk strategi som bl.a. omfattar områden som arbetsmiljö och säkerhet. Dessutom finns en koncernplan för arbetsmiljö, hälsa och jämställdhet som har fastställts av fullmäktige. I koncernplanen framgår mål, indikatorer för arbetsmiljö, hälsa och jämställdhet. Tillämpningen av koncernplanen sker genom det koncerngemensamma projektet SAM-klang där socialförvaltningen är samarbetspartner till projektet. På längre sikt kommer en gemensam plan för kompetensförsörjning samt nyckeltal för arbetsmiljö och kompetens att tas fram. Av vad som tidigare har framgått av rapporten så har en mätsticka för psykosocial arbetsmiljö tagits fram och börjat användas i verksamheten. Det har också övervägts att utveckla verktyg för mätning av arbetsbelastningen. När det gäller den fysiska arbetsmiljön ingår det som en åtgärd att utforma bättre anpassade arbetsplatser. En iakttagelse i granskningen är att riskanalyser inom ramen för arbetsmiljöarbetet görs men kanske inte tillräckligt frekvent. Arbetsmiljöverkets inspektion 2014 riktades kritik mot vissa brister samtidigt som arbetsmiljöverket förväntade sig att åtgärder skulle redovisas för att komma till rätta med bristerna. Därefter har arbetsmiljöverket bedömt att kraven uppfylls och avslutat ärendet. 4.3 Iakttagelser från intervjuerna I avsnittet sammanfattas de iakttagelser som har gjorts i intervjuerna med socialsekreterare, samordnare, enhetschefer och fackliga företrädare. Exempel på faktorer som lyfts fram i intervjuerna och som beskriver och påverkar arbetssituationen är: En hög arbetsbelastning. Antalet ärenden har ökat. Stor personalomsättning tillsammans med svårigheter att nyrekrytera vilket medför vakanser. En ökad sjukfrånvaro. Högre krav på dokumentation. En ökad andel socialsekreterare med begränsad erfarenhet. Relativt låg lön. Det saknas en gemensam målbild som samlar enheterna. Varje enhet arbetar för sig och ibland med egna rutiner. Överlämningar mellan olika organisatoriska enheter fungerar inte på ett tillfredsställande sätt. Arbetsbelastningen gör att kvantitet har en tendens att prioriteras före kvalitet, vilket påverkar känslan av att göra ett bra jobb negativt. IT-stöden, t.ex. Procapita och HR-systemet upplevs inte som effektiva stödsystem. Det faktum att det under 2015 och 2016 har gjorts lönesatsningar uppfattas i sig positivt. Samtidigt uttrycks kritik mot personalpolitiken och hur lönesatsningen har tillämpats lokalt på enheterna. De kriterier som sattes upp för att få del av satsningen har inte tillämpats enhetligt. Vissa uttrycker att det finns en bristande förutsägbarhet och transparens i lönepolitiken. 16

18 En synpunkt som har framförts är att det i och för sig är bra att åtgärder vidtas men att de ibland är ogenomtänkta. Ett samlat intryck från intervjuerna med representanter för socialsekreterarna att de i grunden ser positivt på de åtgärder som har vidtagits. En del efterlyser dock ett mer samlat grepp över förändringsarbetet och att man måste skilja på vad som görs på kort och lång sikt. När det gäller tjänsterna som samordnare som framförs att arbetsuppgifterna inte är tydligt dokumenterade. En uppfattning är att ledningen har reagerat sent på de problem som har uppkommit när det gäller nyrekrytering och de konsekvenser som följer därav. Grundproblemet när det gäller arbetsbelastningen är inte brist på inrättade tjänster utan att få dem besatta. Under senare år har aldrig samtliga tjänster varit besatta. Exempel på områden som i intervjuerna har lyfts som viktiga att utveckla för att förbättra arbetssituationen är: Rekrytering. Möjligheten till kompetensutveckling. Engagerad och bekräftande ledning. Lönen. Kompetensutvecklingsplan. Tydlighet i ansvar och roller Bedömning Socialsekreterarnas arbetssituation inom barnspåret är att den kännetecknas av: Hög arbetsbelastning med risk för att problem med stress uppstår. Relativt många vakanta socialsekreterartjänster (ca 20 procent). En stor personalomsättning, vilken har bidragit till att verksamheten förlorat både kompetens och erfarenhet och försämrat kontinuiteten för brukarna. Många nyrekryterade socialsekreterare med begränsad erfarenhet. Svårigheter att rekrytera socialsekreterare. Ett löneläge för socialsekreterare i nivå med den genomsnittliga lönenivån i landet 2015 enligt SCB:s statistik. Hög sjukfrånvaro. Om ingen förändring görs finns en uppenbar risk att situationen förvärras än mer. Vad som är allvarligast i denna situation är att den medför en ökad risk för att verksamheten inte kan leva upp till de kvalitetskrav som lagstiftningen ställer på verksamheten och so då ytterst drabbar målgruppen. Viktiga förutsättningar för att myndighetsutövningen ska kunna hålla en god kvalitet är att den genomförs med stöd av ett ändamålsenligt ledningssystem för kvalitet av personal i tillräcklig omfattning som har rätt kompetens och erforderlig erfarenhet. Arbetsplatsen och förutsättningarna för arbetet måste dessutom upplevas attraktiva av personalen för vilja stanna kvar. 2 Avser samtliga socialsekreterare inte enbart inom barn och unga. 17

19 De synpunkter som framkommer beträffande hur lönesättning och lönesatsningar hanteras visar på att det finns risk för att satsningar på löneutvecklingen också kan få oönskade effekter. Bristen på transparens, förutsägbarhet och enhetlighet i tillämpningen kan leda till missnöje med löneutvecklingen som istället kan bidra till personalomsättningen. Ett förhållande som försvårar sambandet och samarbetet i organisationen till nackdel för målgruppen är att enheterna, enligt uppgift, arbetar var för sig och i vissa fall med egna rutiner. Detta indikerar att det finns brister i det tillämpade ledningssystemet och i styrning och ledning av organisationen. 5 Åtgärder för att förbättra socialsekreterarnas arbetssituation 5.1 Inledning Under det senaste året har en rad åtgärder vidtagits med syfte att förbättra socialsekreterarnas arbetsförutsättningar. Därmed förväntas den negativa utveckling som varit att brytas samtidigt som förutsättningen att leva upp till lagstiftningens kvalitetskrav på verksamheten förbättras. 5.2 Handlingsplan Socialtjänsten I avsnitt Arbetsmiljöverkets inspektion refererades till det uppdrag som verksamhetschefen hade lämnat till tre enhetschefer, stödfunktionen HR och fackliga företrädare om att ta fram åtgärder inom tre fokusområden; arbetsbelastning, uppskattning och feedback samt kompetensutveckling. Syftet var att åtgärderna skulle leda till att erfarna handläggare väljer att stanna kvar och att organisationen ökar sin attraktionskraft vid nyrekrytering. Uppdraget påbörjades i september 2015 och gruppen hade sitt sista möte den 17 december Resultatet av gruppens arbete finns presenterat i Rapport Handlingsplan Socialtjänsten som avser socialtjänstens myndighetsutövning. Nedan sammanfattas de förslag som lämnades. Verktyg för mätning av arbetsbelastningen. Förslag att tillsätta arbetsgrupper inom respektive verksamhetsområde för att utforma egna viktningstabeller som sedan kan implementerad. Mätsticka psykosocial arbetsmiljö. En egen version har tagits fram, både fysisk och digital, och delvis börjat användas inom de olika verksamhetsområdena. Traineeprogram för socionomer. Förslaget är att beslut fattas om ett vidare arbete och översyn kring förutsättningar för en eventuell implementering i mindre skala, alternativt en vidareutveckling av redan befintlig praktiksamordning. Kompetenstrappa. Utgångspunkten har varit att det finns en brist i introduktionen av nyanställda, för få alternativa karriärvägar samt ett utbrett missnöjdsamhet med löner. Första steget enligt arbetsgruppen är att det behöver tas fram en gemensam basintroduktion som sedan kan utvecklas till enhetsspecifika. Parallellt bör arbetet med befattningen specialsistsocionom fortlöpa. 18

20 Övriga åtgärder. Övriga förslag av karaktären mindre omfattande för att bidra till en attraktiv arbetsplats är t.ex. kaffe/te för medarbetare, kolsyrat vatten frukt och besökskorridorer. 5.3 Översyn av arbetsuppgifter barn och ungdomsenheterna På uppdrag av verksamhetschefen har en forskare vid Kommunförbundet, FoU Västernorrland, gjort en översyn av hur arbetet fungerar inom respektive enhet som arbetar med myndighetsutövning gentemot barn samt hur flödet mellan de olika enheterna fungerar. Målet med översynen var att undersöka om alla enheter uppfyller de handläggningskrav som ställs på dem enligt aktuell lagstiftning, om resurser användas optimalt samt om verksamheten möter de behov av stöd och insatser som finns hos de barn och föräldrar som har kontakt med socialtjänsten. Rapporten avslutas med diskussion och förslag till förändringar. I diskussionsavsnittet lyfts bl.a. följande iakttagelser: Hög arbetsbelastning. Stora svårigheter för enheterna att utföra de lagstadgade arbetsuppgifterna, vilket har fått som konsekvens motsättningar mellan enheterna, stress, frustration och missnöje med arbetssituationen. Svagheter i organisationen som medför att flödet mellan enheterna inte fungerar på ett tillfredsställande sätt vilket i sin tur leder till glapp vid överlämningar samt att enheterna ändå utför arbetsuppgifter som de anser tillhör andra. Bristande rutiner för hur arbetsuppgifter ska genomföras som berör flera enheter. Bristande mål med vad enheterna vill uppnå med sitt arbete. Rapporten mynnar ut i ett antal förslag bl.a. att se över hur verksamheten kan organisera sig för att erbjuda bästa möjliga stöd till barn och familjehem när barn placeras i samhällsvård. Frågan lyfts om den nuvarande organisationen är optimal med hänvisning till utredningsenheternas svårigheter att få en stabil personalstyrka. Ett annat förslag är att utveckla och prioritera arbetet med förebyggande insatser och att snabbt behandla och erbjuda stöd till familjer som söker stöd. 5.4 Akuta åtgärder inom barn Under våren 2016, trots stora ansträngningar och flera åtgärder, förvärrades läget för utredning barn och unga. I början av maj var 16 av 26 socialsekreterare i tjänst, varav merparten (11) hade mindre än två års erfarenhet. Det ansträngda läget visade sig bl.a. i att knappt hälften av de pågående utredningarna hade slutförts inom de lagstadgade fyra månaderna. Enhetscheferna inom utredning bedömde att de inte länge kunde hantera situationen inom enheterna utan behövde stöd från övriga enheter inom barnspåret. En grupp fick då i uppdrag att ta fram förslag på åtgärder. Ett förslag som lyftes fram av gruppen blev att utredningsenheten skulle ha intagningsstopp under en månad för att kunna göra klart de utredningar som pågick. Verksamhetschefen beslöt att utredningsenheten skulle ha ett intagningsstopp för nya ärenden under perioden Principer för hur omfördelningen av nya ärenden till övriga grupper skulle göras fastställdes samtidigt. Åtgärden kombinerades dessutom med att socialsekreterare som åtog sig extra utredningsuppdrag utöver ordinarie arbetstid och uppdrag skulle få en särskild ersätt på 10 tkr per utredning exklusive övertidsersättning. 19

21 5.5 Förkortad arbetstid Socialnämnden beslöt den 25 maj 2016 om en försöksverksamhet med förkortad arbetstid skulle införas vid tre enheter inom socialtjänstens myndighetsutövning, en vuxenhet och de två enheterna inom barn och unga. Försöket ska pågå under perioden 1 september 2016 till 31 augusti 2017 och en utvärdering i förhållande till uppställda mål ska göras under försöksperioden. Medarbetarna hade tidigare lämnat förslag på förkortad arbetstid med bibehållen lön som förvaltningen valde att nu läggar fram som förslag till nämnden. Bakgrunden till beslutet är att socialtjänsten under flera år haft stora problem med att behålla erfarna socialsekreterare samtidigt som det är stora svårigheter att nyrekrytera. Av underlaget framgår också att ett flertal åtgärder har genomförts under åren som inte gett förväntat resultat. Det aktuella läget har dessutom nu om möjligt förvärrats. Två tredjedelar av personalen har bytts ut under en 16-månaders period. Majoriteten av de som idag arbetar inom barnutredning har dessutom mindre än två års yrkeserfarenhet. Även sjukfrånvaron har ökat vid myndighetsutövningen. I juli 2015 var den totala sjukfrånvaron 7,6 % och i mars 2016 var den 9,6 %. 5.6 Plan för handling Sundsvall Socialnämnden beslöt även vid sammanträdet den 25 maj 2016 att ge förvaltningen i uppdrag att återkomma till socialnämnden i juni 2016 med en konkret handlingsplan med åtgärder och medföljande tidsplan för att förbättra socialsekreterarnas arbetssituation med utgångspunkt i FOU:s rapport. Vid sammanträdet i juni 2016 presenterade förvaltningen sammanlagt 13 åtgärdsförslag. Nämnden beslutade att ge förvaltningen i uppdrag att arbeta vidare med de förslagna åtgärderna och till nämndens sammanträde i september 2016 presentera en tidplan. Vid sammanträden den 21 september 2016 presenterade förvaltningen plan för handling socialsekreterarnas arbetssituation tidplan som nämnden godkände. I ärendebeskrivningen redovisade förvaltningen åtgärder som förvaltningen tidigare vidtagit för att förbättra socialsekreterarnas arbetssituation: Tre nya tjänster som enhetschefer (barnområdet). Fyra tjänster som samordnare/mentorer. Samordnare blir en tjänst (inte som tidigare ett uppdrag). Inrättandet av specialistsocionomer. Assistenter inom utredning samt inom EKB. Handlingsplan tillsammans med medarbetare och skyddsombud. Pilotprojekt med förkortade arbetstid vid tre enheter. I den tidplan som fastställdes av nämnden framgår följande åtgärder när åtgärderna förväntas genomföras. Åtgärd Tid Översyn av organisationen inom barnspåret Start hösten 2016 och fram till våren Utbildnings- och introduktionsprogram Färdig december 2016 Mål, riktlinjer, rutiner och kvalitetsarbete Jan/feb Kompetenstrappa kopplat till lönestrategi Jan 2017 Lönetillägg för myndighetsutövning Jan 2017 Fler assistenter Pågår Bättre anpassade arbetsplatser Våren