Revisionsrapport Söderköpings kommun. Resurser till och uppdrag för socialsekreterare

Transkript

1 Revisionsrapport 2015 Söderköpings kommun Resurser till och uppdrag för socialsekreterare November 2015

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Metod och avgränsning Resultat Resurser som anvisats till socialsekreterarna Resurserna i förhållande till gällande lagstiftning Personalresurser för de uppgifter som socialsekreterare har att utföra Kompetens Personalomsättning bland socialsekreterare Utrymme för kompetensutveckling för socialsekreterare Tillgång till stöd och handledning... 6

3 Sammanfattning Revisorerna i Söderköpings kommun har gett EY i uppdrag att granska att det finns tillfredsställande resursmässiga förutsättningar för socialsekreteraren att utföra sitt arbete. Uppdraget avgränsas till att gälla socialsekreterare som arbetar med barn och unga. Granskningen visar att detta till stora delar sker tillfredsställande. De resurser som tilldelats visar att antalet socialsekreterare är flera än i liknande kommuner men också att antalet invånare i åldern 0 20 år är flera. Kostnaderna för verksamheten understiger väsentligt motsvarande kostnad i liknande kommuner. Vid granskningen har det inte framkommit att socialsekreterarna ser brister i tillgång till olika typer av insatser. Socialsekreterarna beskriver en tillfredställande arbetsmiljö där samtliga tjänster är besatta. Verksamheten har anpassats vad gäller organisation och personalstyrka till utökade krav med anledning av ett ökat mottagande av ensamkommande barn. En ytterligare tjänst kommer att tillsättas efter årsskiftet. Åtgärder vidtagits för att kunna arbeta lagenligt vad gäller tidsgränser för förhandsbedömningar och utredningar. Socialsekreterargruppen beskriver att man ser positivt på att inför kommande verksamhetsår ha hunnit ikapp. Detta bedöms som tillfredsställande. Personalomsättningen beskrivs som liten mot att tidigare varit hög. Detta bedöms som tillfredsställande för att möta verksamhetens uppgifter men också för att säkerställa en god arbetsmiljö vilket är väsentligt för att motverka en brist på kontinuitet för brukaren. Några faktiska siffror över personalomsättningen har inte redovisats. Kompetens hos de handläggare som arbetar med myndighetsutövande uppgifter för barn och unga motsvarar i stort de föreskrifter som meddelats av Socialstyrelsen. I det fall detta inte är fallet sker i samverkan en översyn av eventuella kompensbrister i syfte att erbjuda en utbildning. Att det inom gruppen finns stor erfarenhet är positivt. Det är även tillfredsställande att det finns en övergripande plan för kompetensutveckling vilken bedöms kunna följas. Socialsekreterana beskriver att de har tillgång till stöd i tillräcklig omfattning. Dessa i form av kontakt med kollegor och enhetschef men också genom extern handledning. Den översyn som görs av verksamhetens rutiner bör prioriteras, då även dessa bör ses som ett stöd i den dagliga verksamheten.

4 1 Inledning 1.1 Bakgrund Individ- och familjeomsorgens verksamhet har under flera år haft svårigheter. En kartläggning inom SKL visar att många socialsekreterare är nya och oerfarna i sina roller och att arbetsledningens stöd inte alltid räcker till. På många håll har personalomsättningen varit stor bland socialsekreterare. Ärendeströmmen av framförallt utredningar rörande barn och unga har också ökat kraftigt. Den ökade ärendemängden i kombination med instabil bemanning har skapat problem kring kontinuitet, kvalitet på utredningar och ett ökande antal av dyra HVB-placeringar framför tidiga och förebyggande insatser. En grundläggande förutsättning för att verksamheten ska fungera optimalt och rättssäkert är att kompetensen är tillräcklig och att handläggarna upplever en tydlig styrning samt att det finns ett nära ledarskap. 1.2 Revisionsfråga Finns tillfredsställande resursmässiga förutsättningar för socialsekreteraren att utföra sitt arbete? Fokusområden Vilka resurser har anvisats till socialsekreterarna i gällande budget för år 2015? Är resurserna tillräckliga i förhållande till gällande lagstiftning? Är personalresurserna dimensionerade för de uppgifter som socialsekreterare har att utföra? Finns tillräcklig kompetens bland personalen? Är det stor personalomsättning bland socialsekreterare? Finns utrymme för kompetensutveckling för socialsekreterare? Är tillgång till stöd och handledning tillfredsställande? 1.3 Revisionskriterier Kommunallagen Socialtjänstlagen Socialstyrelsens föreskrifter Lokala styrande dokument 1.4 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts genom att ta del och analysera av relevanta styrande dokument. Intervjuer har genomförts med sektorschef och två enhetschefer, en grupp socialsekreterare som utreder och fatta beslut gällande barn och unga. Granskningen avgränsas till socialsekreterare med ansvar för att utreda och besluta om insatser till barn och unga.

5 2 Resultat 2.1 Resurser som anvisats till socialsekreterarna Barn- och familjeenheten visar för den 31 augusti ett utfall om tkr mot budget om tkr, vilket innebär ett överskott om 70 tkr. Helårsprognosen för individ- och familjeomsorgen visar för helåret en positiv avvikelse om 1.8 mkr 1 vilket hänförs till lägre kostnader för bistånd samt färre placeringskostnader för vuxna. I tertialrapporten sägs att detta kan snabbt förändras, då prognosen bygger på ett nuläge och inte har tagit höjd för eventuellt tillkommande ärenden. Kostnader för barn och ungdomsvården i Söderköping var enligt Kolada 2 väsentligt lägre än i liknande kommuner. Detta gäller såväl familjehems- och institutionsvård som öppna insatser. 3 Kostnad för barnoch ungdomsvård Liknande kommuner Söderköping IFO Liknande kommuner Söderköping IFO Liknande kommuner Söderköping IFO Liknande kommuner Söderköping IFO Bruttokostnad Familjehemsvård Institutionsvård Öppna insatser 1 Budget netto för tkr mot prognostiserat utfall om kr. 2 Kommun och landstingsdatabasen 3 Staplarna visar kostander minus eventuella interna intäkter den 31/ dividerat med antal invånare. Bruttokostnaden avser vård och stöd till barn och unga oavsett stöd/vårdform. Kostnader för den utredningsverksamhet som ligger till grund för insatserna redovisas inom respektive delverksamhet.. I den sista stapeln ingår kostnader för öppenvård oavsett om beslut fattats om insatsen eller om den ges som en service. Källa: SCB:s Räkenskapssammandrag. 2

6 I socialnämndens tertialuppföljningen framkommer att kostnader för barn och ungdomsplaceringarna avviker negativt. Verksamheten för ensamkommande flyktingbarn har utökats, vilket påverkar intäkter i form av bidrag från Migrationsverket och kostnader främst i form av köpta boendeplatser. Rapporten visar också att förvaltningen har ett uppdrag från nämnden att förbättra prognos vid ekonomiuppföljningen. Under åren har förvaltningen jobbat fram en uppföljningsmall, där relevant ekonomisk information presenteras på ett överskådligt sätt för att lyfta fram de faktorer som direkt påverkar det ekonomiska resultatet. Ett större fokus ska läggas på personalkostnader och effektivitet, som ska följas med hjälp av utvalda nyckeltal. 2.2 Resurserna i förhållande till gällande lagstiftning En hög personalomsättning och därmed vakanta tjänster har inneburit att verksamheten inte hunnit med att göra förhandsbedömningar och slutföra utredningar inom den fastställda tidsramen 4. Beslut om ytterligare tjänster har inneburit att flera rekryteringar skett och att gruppen nu är relativt ny. De två som arbetet längst tid har arbetat 3.5 respektive 1 år i gruppen. Fr o m den 1 september gäller en förändrad organisation som innebär att en mottagningsfunktion tar emot alla inkommande anmälningar och ansökningar samt att utredning och uppföljningar av beslutade insatser görs av olika handläggare. Utredning och uppföljning av insatser för ensamkommande barn finns inom en egen enhet. Samtliga tjänster är nu besatta och ledningen räknar med att verksamheten vid årsskiftet hunnit ikapp. För verksamheten finns nu kapacitet att följa lagkrav vad gäller tidsgränserna för förhandbedömning och utredning. Vid intervjuerna beskriver socialsekreterarna att arbetsbelastningen är rimlig och trivsel i gruppen. En bättre organisation avlastar och tydliggör arbetsuppgifterna vilket medför att de tidsgränser som finns för bedömning och beslut kan hållas. Verksamheten har i och med mottagande av ett ökat antal ensamkommande barn ställts inför ytterligare utmaningar. För att möta ökade behov av utredning och insatser för barn och unga har gruppen utökats vad gäller antal tjänster och organisationen har anpassats för att bättre möta de behov som uppstår. Socialsekreterargruppen beskriver att man ser positivt på att inför kommande verksamhetsår hunnit i kapp och då också kan klara att utföra förhandsbedömningar och utredningar inom den lagreglerade tiden. Detta bedöms som tillfredsställande att konkreta åtgärder vidtagits för att arbetet ska ske enligt lag. Vi konstaterar att nämnden i jämförelse med liknande kommuner har väsentligt lägre kostnader för barnoch ungdomsvården. Vid granskningen har det inte framkommit att socialsekreterarna ser brister i tillgång till olika typer av insatser. 2.3 Personalresurser för de uppgifter som socialsekreterare har att utföra Statistik visar att det i Söderköping finns en högre andel invånare i åldern 0 20 år räknat per handläggare än i liknande kommuner. För att hantera de uppgifter socialsekreterana har 4 En bedömning om utredning ska inledas eller ej ska göras snarast och senast inom 14 dagar j(sol11 kap 11a) En utredning om barn behov av skydd och stöd ska slutföras skyndsamt och vara slutförd senast inom fyra månader (SoL 11 kap 2) 3

7 att utföra vad gäller barnoch familjeärenden finns totalt sju tjänster i budget 2015 varav 6,7 är besatta. Detta motsvarar en personalbudget om drygt 2.41 mkr. Antalet anställda socialsekreterare i kommunen är flera än i liknande kommuner 5. Socialsekreterargruppen uppfattar att personalresursen är tillräckliga men uppger att de känner en oro för att inte räcka till vad gäller utredning och uppföljning av insatser för ensamkommande barn. En ytterligare tjänst tillförs gruppen den 1 januari Arbetsmiljöverket har ålagt verksamheten att informera om åtgärder gällande brister noterade vid inspektion senast i januari Detta berör 6 : rutinerna för att regelbundet undersöka och förebygga hög arbetsbelastning för socialsekreterare, hur arbetsmiljöuppgifterna fördelas hos arbetsgivaren liksom vem som har till uppgift att prioritera eller lyfta bort uppgifter när tiden inte räcker till, handlingsplan för hur åtgärder planeras för att minska arbetsbelastningen för socialsekreterarna. Enligt intervjuerna har handlingsplanen för att minska arbetsbelastningen ännu inte tagits fram. En dialog har påbörjats med personalkontoret om vilka åtgärder som behöver vidtas med anledning av Arbetsmiljöinspektionens kritik. Antalet tjänster inom barnoch ungdomsvården är högre än i liknande kommuner. Verksamheten har beslutat att utöka antalet tjänster för att möta ökad belastning i mottagande av ensamkommande barn. Detta bedöms som tillfredsställande för att möta verksamhetens uppgifter men också för att säkerställa en god arbetsmiljö vilket är väsentligt för att motverka en för hög personalomsättning och då en brist på kontinuitet för brukaren. 2.4 Kompetens Enligt socialtjänstlagen ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet för utförande av uppgifter inom socialtjänsten 7. För myndighetsutövande uppgifter inom barnoch ungdomsvården ska handläggaren avlagt socionomexamen eller annan relevant högskoleexamen 8. Nämnden ansvarar för att handläggaren har tillräcklig erfarenhet för uppgiften. Vid nyrekrytering i Söderköping ställs krav på socionomexamen, erfarenhet av barnoch ungdomsarbete är meriterande. I dag klarar man att rekrytera enligt dessa krav. Vid intervjuerna framkommer att samtliga handläggare utom en 9 som arbetar med barn och unga har en socionomexamen. I ett samarbete inom länet där också SKL involverats planeras utbildning för att kompensera kompetensbrister hos de som ej är socionomer. Det finns dock ingen konkret plan för vad denna ska innehålla eller när utbildningen ska ges. Samtliga 5 I Söderköping fanns årsarbetare anställda socialsekreterare mot 25 i liknande kommuner IFO, enligt Kolada. I siffran ingår både månadsavlönade och timavlönade. Källa: SKL. 6 Arbetsmiljöinspektionen: Inspektionsmeddelande / (7) 7 Socialtjänstlagen 3 kap 3 8 SOSFS 2014:7 Behörighet att utföra vissa arbetsuppgifter i socialtjänstens barnoch ungdomsvård 9 Denna har en examen i Samhälls- och kulturanalys. 4

8 utom en i gruppen är relativt nya i kommunen. Erfarenhet av arbete med barnoch ungdomsvård är mellan 1.5 ca 14 år. Snitt erfarenheten är drygt sex år. Kompetens hos de handläggare som arbetar med myndighetsutövande uppgifter för barn och unga motsvarar i stort de föreskrifter som meddelats av Socialstyrelsen. Där detta inte är fallet sker i samverkan en översyn av eventuella kompensbrister i syfte att erbjuda en utbildning, vilket bedöms som tillfredsställande. Att det inom gruppen finns stor erfarenhet är positivt. 2.5 Personalomsättning bland socialsekreterare Vid intervjuerna framkommer att verksamheten tidigare sett en relativt hög personalomsättning men man framhåller att detta inte har någon grund i kritik mot arbetsförhållande, arbetsbelastning, ledning eller krav. Den aktuella situationen innebär att samtliga tjänster är besatta av fast anställd personal. Beslut har även fattats om en ytterligare tjänst för att klara den ökande belastning som följer av mottagande av ensamkommande barn. Socialsekreterarna beskriver även att ledningen hittills inte varit främmande för att överanställa pga av det höga antalet ensamkommande barn. Att personalomsättningen beskrivs som lägre är positivt liksom den positiva inställning som finns i personalgruppen. Några faktiska siffror över personalomsättningen under året har inte redovisats. 2.6 Utrymme för kompetensutveckling för socialsekreterare En kompetensplan har tagits fram för personal inom hela Sektor IFO. Här framgår vilka kunskaper som ska finnas utöver grundkompetensen 10. Socialsekreterare inom Barn och familj ska ha/erhålla kunskaper om barnsamtal, BBiC 11, standardiserade bedömningsinstrument, medling, systemteori och processkunskap i domstol. Kompetensplanen visar inte hur eller när respektive medarbetare ska erhålla denna kunskap. Individuella utvecklingsplaner fastställs i samband med utvecklingssamtal mellan chef och socialsekreterare. En generös inställning beskrivs till önskemål om kompetensutveckling. Pga en hög arbetsbelastning och tidigare underbemanning har det varit vanligt att utbildningar inte genomförts. En länsövergripande samverkan finns kring planering av utbildning. Det är tillfredsställande att det finns en övergripande plan för kompetensutveckling för de socialsekreterare som arbete med barn och unga samt att det länsövergripande finns en samverkan kring planering av utbildning. 10 Kunskaper om förvaltningsrätt, offentlighet och sekretess, dokumentation, våld i nära relationer, samtalsteknik/mi, dokumentation, värdegrund. 11 Barns Behov i Centrum - Ett vetenskapligt grundat system för handläggning och dokumentation vid utredning och uppföljning av barn och unga där målet är att utveckla ett bra samarbete mellan barnet, dess familj och olika professionella grupper. Socialstyrelsens ansvarar för utbildning och särskild licens för att arbeta enligt metoden. 5

9 En tidigare hög arbetsbelastning har stört den planering som funnits. Aktuell situation med samtliga tjänster besatta bör leda till att också planen för kompetensutveckling kan fullföljas. 2.7 Tillgång till stöd och handledning En grundläggande förutsättning för att verksamheten ska fungera optimalt och rättssäkert är att handläggarna upplever en tydlig styrning och att det finns ett nära ledarskap. Det är också viktigt att handläggarna upplever att de har tillräckligt stöd för att utföra sina arbetsuppgifter. Socialsekreterarna beskriver att de i första hand söker stöd hos kollegor och i andra hand hos enhetschef. De beskriver också den externa handledningen, gruppträffar och träffar med utförare som ett stöd. Detta beskrivs som i stort sett tillräckligt. Det saknas lokala rutiner i hög utsträckning, vilka också bör vara ett stöd i verksamheten. Två socialsekreterare har getts i uppdrag att se över och utforma dessa. Enligt intervjuerna har samtliga socialsekreterare extern handledning en gång per månad. En arbetsmiljökartläggning samt en medarbetarenkät genomfördes under Resultatet i dessa medförde initiativ för att stödja ledningsgruppen i framförallt områden relaterade till arbetsmiljön. Detta handlar bl a om bättre system för feedback och en ökad grad av uppskattning mellan medarbetarna 12, vilket sektorns ledning beskrivs vara angelägen att utveckla. En handlings- och aktivitetsplan har tagits fram utifrån enheten specifika förbättringsområden som framkom i resultatet av medarbetarenkäten. Ett utvecklingsarbete genomfördes under en heldag med hela sektorn och innebär i dag att en grupp träffas en gång med månad med stöd av extern handledare för att följa upp resultat och i vissa delar nya sätt att relatera till varandra och följa upp det dagliga arbetet. Socialsekreterarna beskriver att de har tillgång till stöd i tillräcklig omfattning. Dessa i form av kontakt med kollegor och enhetschef men också genom extern handledning. Det är tillfredsställande att verksamhetens rutiner ses över, vilket bör prioriteras. Söderköping Lena Brönnert Uppdragsledare och projektledare 12 Parters Organisation: Offert gällande åtgärder kopplade till medarbetarenkät 2014: Feedback och uppskattande förhållningssätt 6