pwc Socialsekreterares arbetssituation och möjlighet till -rätt-säker och kvalitativ verksamhet Gnesta kommun Revisionsrapport

Transkript

1 Dnr För handläggning. Revisionsrapport Lena Brönnert Cert. kommunal revisor Gabriel Uhlin Socialsekreterares arbetssituation och möjlighet till -rätt-säker och kvalitativ verksamhet kring barn pwc

2 Socialsekreterarnas arbetssituation Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 1 2. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Revisionskriterier Revisionsmetod Organisation av barn och ungdomsvården 3 3. Resultat Kompetens och erfarenhet hos socialsekreterarna Introduktion vid nyanställning Tillgång till stöd och handledning Rutiner för att säkerställa rättssäkerhet Ensamkommande barn 7

3 1. Sammanfattning har på uppdrag av s revisorer granskat att Vuxen - och omsorgsnämnden säkerställer en tillfredsställande arbetssituationen för kommunens socialsekreterare som arbetar med barn och unga, för att nå en god kvalitet och en rättssäker verksamhet. Granskningen visar att detta till övervägande delar sker. Rapportens fokusområden visar att nämnden ställer relevanta kompetenskrav vid anställning av socialsekreterare för handläggning av barn- och ungdomsärenden. Svårigheter att få sökande har bland annat lett till FoU Sörmland ser över kompetensbehov hos de anställd för att säkerställa att Socialstyrelsens kompetenskrav nås, vilket är tillfredsställande. Kompetenskrav eftersträvas även genom en kontinuerlig kompetensutveckling. Vidare finns en struktur för hur introduktion av nyanställda socialsekreterare ska ske i gruppen och i kommunen och vikt läggs vid att nya medarbetar lotsas in i uppgifter i lagom takt med stöd av mentor. Inom verksamheten finns kontinuerliga former för stöd och verksamhetschefens tillgänglighet beskrivs som tillräcklig. Ledningssystemet ska säkerställa en god kvalitet vid handläggning och genomförande av insatser. Då det uppfattas som strukturerat och enligt intervjuerna inte ge stöd och vägledning bör det ses över i syfte att vara mera ändamålsenligt för att efterleva Socialstyrelsens föreskrifter. Det finns rutiner som bedöms innebära att en rättssäker handläggning eftersträvas och att kontroller av detta görs, vilket är tillfredsställande. En förutsättning för en rättssäker handläggning är också att tillräckliga resurser avsätts, vilket beskrivs vid intervjuerna. Aktgranskningen indikerar att arbetet för att nå den enskildes delaktighet vid planering av hur utredningen ska genomföras och insatser ska utformas, bör ses över. Vad gäller verksamhetens rutiner för att säkerställa en kvalitativ god och rättssäker verksamhet gällande ensamkommande barn har framkommit att tydliga rutiner finns för mottagandet som ger handläggaren stöd för hur handläggning, samverkan och placering ska ske. De placeringsalternativ som finns enligt ramavtal bedöms säkerställa en god kvalitet. Vi rekommenderar dock att kontroll av att detta efterlevs görs kontinuerligt. Vid placering i familjehem finns rutiner för att tilltänkt familjehem är utrett samt att ett avtal tecknas med hemmet, vilket syftar till att ge barnet god vård. En bedömning av att förutsättningar att möta barnens behov vid placeringar på institution utanför ramavtal görs inte i dag. Detta är en brist som påverkar effektivitet och kvalitet men också rättssäkerhet. Rutiner och arbetssätt i detta bör snarast ses över för att säkerställa en god vård. 1 av lo

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Socialtjänstlagen fastslår att socialtjänstens arbete skall hålla god kvalitet vilket också innefattar rättssäkerhet. En grundläggande förutsättning för att verksamheten ska fungera optimalt och rättssäkert är att kompetensen är tillräcklig och att handläggarna upplever en tydlig styrning samt att det finns ett nära ledarskap. En kartläggning inom SICL visar att många socialsekreterare är nya och oerfarna i sina roller och att arbetsledningens stöd inte alltid räcker till, samtidigt som ärendetillströmningen har ökat. Vid rekrytering är de sökande få och de har inte alltid rätt kompetens. Nya bestämmelser leder till ytterligare krav på dokumentation och barn och unga som kommer i kontakt med socialtjänsten har ofta omfattande behov. Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att granska att vuxen- och omsorgsnämnden säkerställer en tillfredsställande arbetssituation för kommunens socialsekreterare Revisionsfråga Säkerställer Vuxen- och omsorgsnämnden en tillfredsställande arbetssituation för kommunens socialsekreterare för att nå en god kvalitet och en rättssäker verksamhet? Fokus i granskningen är: Kompetens och erfarenhet hos socialsekreterarna Introduktion vid nyanställning Tillgång till stöd och handledning Rutiner för att säkerställa rättssäkerhet Granskningen berör Vuxen- och omsorgsnämndens verksamhet gällande myndighetsutövning för barn och unga. Ett specifikt fokus finns vid mottagande av ensamkommande barn och unga Revisionskriterier Kommunallagen Socialtjänstlagen Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Relevanta styrande dokument i kommunen 2.4. Revisionsmetod Granskningen har genomförts genom: - analys av relevanta styrdokument - intervjuer med två socialsekreterare kopplade till det sociala arbetet med barn och unga - intervju med verksamhetschef 2 av 10

5 granskning av åtta slumpvis utvalda akter som visar utredning och beslut rörande barn och unga varav fyra rör ensamkommande barn 2.5. Organisation av barn och ungdomsvården Vuxen- och omsorgsnämnden ansvarar bland annat för uppgifter inom socialtjänsten vilket innebär ärenden enligt Socialtjänstlagen (SoL), Lag med särskilda bestämmelser för vård av unga (LVU), Lag om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). Inom vuxen- och omsorgsförvaltningen finns individ- och familjeomsorgen vilken handlägger ärenden gällande ekonomiskt stöd, problem med missbruk, hot och våld i nära relationer, barn- och ungdomsvård, dödsboanmälan, familjerätt eller familjehemsvård. Här finns bland annat Barn- och familjegruppen. Verksamheten leds av verksamhetschef som har övergripande ansvar inom sitt verksamhetsområde samt ansvar för arbetsmiljö, personal och budget. Verksamhetens bokslut för 2014 uppgick till tkr (budget tkr). Årsredovisningen för 2014 visar att totalt 14 barn varit placerade i familjehem under året mot 11 föregående år. Ett barn var placerat på institution mot inget alls under föregående år. Redovisningen visar att 11 ensamkommande flyktingbarn tagits emot under året. Enligt kommunen personalpolitiska programi övergripande mål sägs bland annat att kommunen ska vara "en attraktiv arbetsgivare med mönsterarbetsplatser". Ett förhållningssätt ska enligt detta finnas som kännetecknas av delaktighet, respekt och ansvar gentemot varandra och omgivningen. Enligt verksamhetens kvalitetsledningssystem 2 har varje medarbetare ett ansvar att medverka till kvalitetsutvecklingen inom IFO. 1 Gneta kommuns personalpolitiska program Ett styrdokument för kommunens samtliga arbetsplatser (odaterat) 2 Socialförvaltningen: LEDNINGSSYSTEM FÖR SYSTEMATISKT KVALITETS- ARBETE INDIVID- OCH FAMILJEOMSORGEN I GNESTA KOMMUN 3 av 10

6 3. Resultat 3.1. Kompetens och erfarenhet hos socialsekreterarna Enligt socialtjänstlagen ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet för utförande av uppgifter inom socialtjänsten. För myndighetsutövande uppgifter inom barn- och ungdomsvården ska handläggaren avlagt socionomexamen eller annan relevant högskoleexamemt. Nämnden ansvarar för att handläggaren har tillräcklig erfarenhet för uppgiften. Vid intervjuerna uppges att socionomexamen eller likvärdig högskoleutbildning krävs samt att erfarenhet av socialt arbete eftersträvas vid anställning. I årsredovis- ningen framkommer att det tidigare år varit svårt att rekrytera socialsekreterare med rätt kompetens och erfarenhet, vilket inneburit att personal som har likvärdig utbildning men med erfarenhet anställts samt nyutexaminerade socionomer utan erfarenhet. Detta har inte kommit att innebära några svårigheter, enligt intervjuerna. Det framkommer också att FoU Sörmland5 på länsnivå har genomfört en kartläggning av eventuellt kompetensbehov hos handläggare för att nå Socialstyrelsens kompetenskrav hos samtliga. Inom gruppen finns det nu fem handläggare, tre med socionombakgrund och två med beteendevetenskaplig högskoleutbildning. En av socionomerna är inhyrd konsult vilket uppges vara en nödvändig lösning för att den nuvarande arbetsbelastningen skall vara hanterbar. Handläggarna har i viss mån en specialisering men alla fem arbetar med alla typer av uppgifter och uppdrag. Enligt det personalpolitiska programmet ska kompetensutvecklingsåtgärder ingå i den årliga budget- och verksamhetsplaneringen och fortlöpande ska kompetensutvecklingsinsatser prioriteras utifrån verksamhets- och omvärdsanalyser. Enligt verksamhetschefen görs dessa analyser och påvisas som en budgetpost i budgetplaneringen. Det upprättas ingen översiktlig kompetensutvecklingsplan för enheten. En individuell kompetensutvecklingsplan upprättas med utgångspunkt i vad som framkommer vid medarbetarsamtal, enligt intervjuerna. Verksamheten beskrivs av socialsekreterarna som generös gällande kompetensutveckling. 3 Socialtjänstlagen 3 kap 3 4 SOSFS 2014:7 Behörighet att utföra vissa arbetsuppgifter i socialtjänstens barn- och ungdomsvård 5 FoU i Sörmland (FoUiS) är en länsgemensam resurs för länets kommuner och landstinget som omfattar socialtjänstens målgrupper för att långsiktigt stärka långsiktiga regionala strukturer för kunskapsutveckling. 4 av lo

7 Bedömning Granskningen visar att nämnden ställer relevanta kompetenskrav vid anställning av socialsekreterare för handläggning av barn- och ungdomsärenden. Svårigheter att få sökande har lett till att detta inte alltid uppnås. Vi bedömer det som värdefullt att FoU Sörmland ser över kompetensbehov för att säkerställa att Socialstyrelsens kompetenskrav nås. Genom kontinuerliga samtal om behov av kompetensutveckling och en generös inställning till att erbjuda kurser m m bedöms verksamheten nå Socialstyrelsens krav på kontinuerlig kompetensutveckling. En övergripande planering av verksamhetens kompetensbehov på längre sikt bör göras för att säkerställa att detta sker effektivt och för att efterleva den styrning som finns i det personalpolitiska programmet Introduktion vid nyanställning Enligt det personalpolitiska programmet ska varje ny medarbetare få en god introduktion som omfattar den egna enheten, förvaltningen och kommunen som helhet. En blankett Information till nyanställda på IF0 6 visar vad som ska gås igenom med den nyanställde, vem som ansvarar för detta och när det är gjort. Den ska säkerställa att information ges om policy för e-post och internet, information om personsäkerhet, sekretess, IT och viss personalinformation. Introduktionslista för nyanställda på IFO i? visar moment som ska gås igenom, vem som utfört detta och när. De olika momenten är exempelvis aktförvaring, användande av verksamhetens bil, agerande vid brand, säkerhetsrutiner vid hembesök, kontorslarm, bokning av lokaler, genomgång av verksamhetssystemet m m. Listan uppges vid intervjuerna vara ett aktivt dokument och används vid introduktionen. Vid intervjuerna uppges att nyanställda handläggare får handledning och vägledning av en senior handläggare som fungerar som mentor. En lång introduktionsperiod eftersträvas, ingen ska bli satt att hantera egna ärenden initialt. Inom kommunen ges en gemensam halv introduktionsdag om kommunen som arbetsgivare och om kommunen. Bedömning Det bedöms som tillfredsställande att det finns en struktur för hur introduktion av nyanställda socialsekreterare ska ske och att verksamheten lägger vikt vid att nya medarbetar lotsas in i uppgifter i lagom takt med stöd av mentor. En kommungemensam introduktion ger en övergripande bild av kommunens verksamhet Tillgång till stöd och handledning En grundläggande förutsättning för att verksamheten ska fungera optimalt och rättssäkert är att handläggarna upplever en tydlig styrning och att det finns ett nära 6 Gneta kommun, Vuxen- och omsorgsförvaltningen (2015) 7, Vuxen- och omsorgsförvaltningen, Individ- och familjeomsorgen: Introduktionslista för nyanstållda på IFO i Gneta kommun. Uppdaterad av 10

8 ledarskap. Det är också viktigt att handläggarna upplever att de har tillräckligt stöd för att utföra sina arbetsuppgifter på detta sätt. Ledningssystemet8 ska ge stöd och vägledning till grund för att säkerställa en god kvalitet vid handläggning och genomförande av insatser. Detta har enligt intervjuerna funnits i ett par år men uppfattas inte ge stöd och vägledning. Det uppfattas som ostrukturerat. Verksamhetschefen uppger att man gärna hade sett att handläggarna i större utsträckning tog del av de rutiner som finns i ledningssystemet när frågor uppstår än vad man gör idag. Vid intervjuerna framkommer också att handläggarna upplever att man får bra stöd av både varandra och chef. Handläggarna har dagliga morgonmöten där de kan diskutera uppkomna situationer, dels för att ge varandra stöd men även för att lära av varandra så att handläggningen blir så rättssäker som möjligt. En gång per vecka träffas barngruppen för diskussion gällande handläggningen, en gång mer månad träffas hela verksamheten för information och frågor kring exempelvis samverkan. Verksamhetschefen eftersträvar att i hög utsträckning vara tillgänglig för stöd och vägledning vilken bekräftas av handläggarna, som beskriver att detta uppfattas som tillräckligt. Bedömning Det finns kontinuerliga former för stöd och vägledning i form av träffar inom gruppen och inom enheten. Tillgänglighet till verksamhetschefen beskrivs som tillräcklig. Med anledning av att kvalitetsledningssystemet uppfattas som ostrukturerat och ej tillämpas som stöd och vägledning bör det ses över i syfte att vara mera ändamålsenligt och som ett stöd för att efterleva Socialstyrelsens föreskrifter Rutinerför att säkerställa rättssäkerhet Verksamhetens kvalitetsledningssystem innehåller en Allmän checklista med utgångspunkt i gällande författningar och förvaltningsrättsliga grundprinciper, Särskild checklista samt Checklista för den närmare handläggningen och dokumentationen. Dessa innebär kontroll av att bestämmelser gällande handläggning och dokumentation följs, exempelvis att ett tillräckligt underlag finns för att fatta beslut angående den enskildes behov av insats samt att dokumentationens utformning och innehåll ger möjlighet till en god insyn för den enskilde. Den enskildes uppfattning om behov och hur dessa kan tillgodoses ska finnas noterat. Aktgransk- 8 Socialförvaltningen: LEDNINGSSYSTEM FÖR SYSTEMATISKT KVALITETS- ARBETE INDIVID- OCH FAMILJEOMSORGEN I GNESTA KOMMUN 9 Enligt Socialstyrelsens föreskrifter (2011:9) har socialtjänsten ett ansvar som innebär att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamhetens processer samt att utarbeta rutiner för detta. Rutinerna ska omfatta riskanalys, egenkontroll, utredning av avvikelser och förbättringsåtgärder. Pwe 6 av lo

9 ningen visar tydligt i sju av åtta granskade akter att barnet kommit till tals under utredningen. Rutinerna berör också att samtycke ska inhämtas till hur utredning ska bedrivas samt att den enskilde ska vara delaktig i planering och utformning av insatser. Detta framgår dock inte i aktgranskningen. Både ledning och handläggare beskriver att delegationsordningen, som innebär att verksamhetschefen är den som fattar de slutgiltiga besluten inom många områden, säkerställer rättsäkerhet i verksamheten. Verksamhetschef läser även de utredningar som ställs till utskottet för beslut, vilket ibland också medför att journalanteckningar gås igenom. Att utreda enligt den styrning som följer av BBICI. säkerställer likabehandling och lagenlighet. En av handläggarna har en uppgift att bevaka lagändringar och delge övriga. För att säkerställa rättssäkerhet finns aktiviteter i den interna kontrollen som inne- bär att följa upp att utredningstiden följer lagstiftningen samt att överklagade beslut inte ändras i högre instans (86 % i förvaltningsrätten och loo % i Kammarrätten). Den bortre gränsen på fyra månader för färdigställande av utredningar anser man sig klara av. Aktgranskningen bekräftar detta. Bedömning En annan tidsgräns enligt Socialtjänstlagen är att tiden för att beslut om att utredning ska inledas med anledning av vad som inkommit vi anmälan ska göras snarast och inom en 14-dagars period. Vid intervjuerna uppger både ledning och handläggare att man klarar denna tidsgräns, vilket bekräftas av aktgranskningen. Verksamhetschefen uppger att nämnden genomför stickprovskontroller av bedömningsunderlag och beslut. Handläggarna anser att man har tillgång till resurser' som gör det möjligt att arbeta rättsäkert. Detta överensstämmer med en bild verksamhetschefen ger. Det finns rutiner som bedöms innebära att en rättssäker handläggning eftersträvas och att kontroller av detta görs, vilket är tillfredsställande. En förutsättning för en rättssäker handläggning är också att tillräckliga resurser avsätts, vilket beskrivs vid intervjuerna. Att tidsgränser för förhandsbedömning och utredning inte överskrids bekräftar detta. Hur arbetet sker för att säkerställa den enskildes delaktighet vid planering av hur utredningen ska genomföras och insatser ska utformas, bör ses över Ensamkommande barn Ett avtal finns med Migrationsverket om platser för n asylsökande och 4 barn med uppehållstillstånd. Vid intervjuerna framkommer att den grupp barn och unga som lo Barnets Behov I Centrum. Ett vetenskapligt grundat system för handläggning och dokumentation vid utredning och uppföljning av barn och unga där målet är att utveckla ett bra samarbete mellan barnet, dess familj och olika professionella grupper. Socialstyrelsens ansvarar för utbildning och särskild licens för att arbeta enligt metoden. 7 av 10

10 anvisats kommunen enligt kommunens avtal med Migrationsverket i flera fall haft en omfattande problematik. I flera fall har beslut om vård fattats enligt LVU och i flera fall har barnen/ungdomarna avvikit. Dessa har inneburit att familjehem i många fall inte bedömts kunna möta behoven och många placeringar har skett på institutioner utanför ramavtal En svårighet finns att hitta placeringsalternativ om matchar behoven. utförande Kommunen har idag ett ramavtal genom Vårdförbundet Sörmland gällande platser i familjehem och institutionsplaceringar. Ramavtalet säkerställer att verksamheten sker lagenligt vad gäller exempelvis kompetens, behandlingsmetodik, kost, att samverkan ska ske med kommunen, att dokumentations ska ske samt att kontroll av får ske. Vid placering utanför ramavtal finns en mall för avtal. Mallen berör dock inte kvalitetskrav. Handläggarna uppger vid intervjun att man sällan har tid att kontrollera att hemmens kvalitet då situationen för det enskilda barnet ofta är akut. Inte heller aktgranskningen visar att kvalitet säkerställs vid placering på institution utanför ramavtal. Detta gäller inte de placeringar som görs vid Statens institutionsstyrelse (Sis-placeringar tillämpas vid tvångsvård). s rutiner vid mottagande au ensamkommande asylsökande barn och ung domarn beskriver att vid behov av familjehem för ett ensamkommande barn ska i första hand familjehem som rekryterats av förvaltningen kontaktas. Om inga egna familjehem finns att tillgå kontaktas de organisationer som kommunen har ramavtal med och därefter organisationer som inte ingår i upphandlingen. Vid placering i familjehem ska hemmets lämplighet att ta emot någon annans barn samt förmågan att möte ett specifikt barns behov utredas. I verksamhetens kvalitetsledningssystem hänvisas till Socialtjänstlagen vad gäller att utreda förhållanden i ett familjehem eller jourhem. Här beskrivs att en utredning görs av familjens förhållanden som också innefattar socialregisterkontroll, utdrag ur belastnings- och misstankeregister, samråd med familjehemmets hemkommun, referenser från andra kommuner som har eller har haft barn placerade i hemmet samt från andra som känner familjen väl. Detta arbetssätt bekräftas vid intervjuerna. Rutinen visar i övrigt hur handläggning och samverkan ska ske för de ensamkommande barn som anvisats kommunen. Dessa berör utredning, placering, god man, information till skolan, rollfördelning mellan de samverkande instanserna i kommimen familjehemsföräldrar/boendepersonal samt uppföljning. Här påtalas också att barnet själv ska komma till tals. Alla fem handläggare på avdelningen arbetar med de ensamkommande barnen. s rutiner vid mottagande av ensamkommande asylsökande barn och ungdomar ( ) 8 av m

11 Bedömning Tydliga rutiner finns för mottagandet av ensamkommande barn som ger handläggaren stöd för hur handläggning, samverkan och placering ska ske. De placeringsalternativ som finns enligt ramavtal bedöms säkerställa en god kvalitet. Vi rekommenderar dock att kontroll av att detta efterlevs görs kontinuerligt. Vid placering i familjehem finns rutiner för att tilltänkt familjehem är utrett 12 samt att ett avtall3 tecknas med hemmet, vilket syftar till att ge barnet god vård En bedömning av att förutsättningar att möta barnens behov vid placeringar på institution utanför ramavtal görs inte i dag. Dessa bör omfatta kontroll av bland annat att förutsättningarna i det tilltänkta behandlingshemmet svarar mot de behov som barnet har, personalens kompetens samt att behandlingsmetoder används för att uppfylla verksamhetens mål". Detta är en brist som kan medföra att barnets behov inte möts, att placeringen inte leder till önskat resultat vilket påverkar effektivitet och kvalitet men också rättssäkerhet. Rutiner och arbetssätt i detta bör snarast ses över för att säkerställa en god vård kap. 6 andra stycket 13 6 kap. 6 b SoL 14 Enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2003:20) 9 av lo

12 ge214, 4 Lena Brönnert Projektledare Tobias Bj örn Uppdragsledare 10 av lo