Ronneby kommun. Avtalstrohet Analysrapport. KPMG 12 oktober 2011 Antal sidor: 7

Transkript

1 Analysrapport KPMG 12 oktober 2011 Antal sidor: KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Metod 2 5. Analysnoteringar Vilka avtalsbundna leverantörer är använda under analysperioden? I vilken omfattning och inom vilka områden används inte avtalsbundna leverantörer? Analyser baserade på leverantörsreskontran Analyser baserade på bokföringstransaktionerna Är leverantörerna riktigt och otvetydigt identifierade i de datoriserade verksamhetssystemen som omfattas av analysen Är använda leverantörer betraktade som aktiva av svenska myndigheter och sköter de sina åliggande avseende skatter och avgifter? Finns det förutsättningar för fortlöpande effektiva kontroller av kommunens inköp? KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

3 1. Sammanfattning Sammanfattningen kan inte fullständigt redovisa den analys kommunens revisorer uppdragit åt KPMG att utföra för att belysa avtalsefterlevnaden i kommunen. För att se helheten och förstå analysresultatet behövs att till rapporten bifogade elektroniska specifikation är tillgänglig i elektronisk form och att rapporten läses i sin helhet. Redan här kan det dock meddelas att det finns fog för den riskbedömning som ligger till grund för vårt uppdrag: Revisionen utesluter inte att det finns en risk för att inköp görs av icke avtalsbundna leverantörer och att det i sin tur leder till fördyringar och/eller kvalitetsbrister. Vi vill särskilt framhålla följande: En som vi bedömer det allt för liten andel av de leverantörer som det görs inköp från är bundna vid avtal med kommunen. Det innebär rimligen att inköpen blir dyrare än nödvändigt. Risken för att varor och tjänster köps onödigt dyrt är bara en del. Kostnaden för själva inköpet är även det en del i fördyringen. Alla använda leverantörer är inte tydligt identifierade. Att ange organisationsnumret för leverantören är uppenbarligen inte obligatoriskt. Registervården av leverantörsregistret är undermålig vilket bevisas av att bolag i konkurs och under likvidation inte har spärrats för registrering och/eller betalning. De krävs inga oöverkomliga åtgärder för att stärka den interna kontrollen. Volymen information är inte större än att kontroller relativt kostnadseffektivt kan utföras i desktop program som Excel. 1

4 2. Bakgrund 3. Syfte KPMG har av s revisorer haft i uppdrag att utföra en analys av avtalstroheten i kommunen. Revisionen utesluter inte att det finns en risk för att inköp görs av icke avtalsbundna leverantörer och att det i sin tur leder till fördyringar och/eller kvalitetsbrister. Revisionen bedömer det som väsentligt att det kan säkerställas att det finns giltiga avtal med leverantörer som omfattar verksamhetens behov av inköp av varor och tjänster samt att dessa används optimalt. 4. Metod Syftet med granskningen har varit att ge svar inom följande frågekomplex: Vilka avtalsbundna leverantörer är använda under analysperioden? I vilken omfattning och inom vilka områden används inte avtalsbundna leverantörer? Är leverantörerna riktigt och otvetydigt identifierade i de datoriserade verksamhetssystemen som omfattas av analysen? Är använda leverantörer betraktade som aktiva av svenska myndigheter och sköter de sina åliggande avseende skatter och avgifter? Finns det förutsättningar för fortlöpande effektiva kontroller av kommunens inköp? Analysen är baserad på elektroniskt tillhandahållen huvudboksinformation, leverantörsregister och reskontra (endast betalade debetfakturor) erhållen av ekonomikontoret via KPMG: s överföringstjänst. Analysperiod har varit räkenskapsåret 2010 samt januari och februari Avtalsinformationen tillhandahållen i samma sändning Analys definieras i detta sammanhang som jämförelser inom och mellan systematiskt hanterbar elektroniskt information från olika datoriserade verksamhetssystem 5. Analysnoteringar De specifikationer det hänvisas till återfinns i dokumentet Spec till analys avtalstrohet 2011.xls. Notera även de cellanteckningar som finns i dokumentet. När vi använder ordet leverantörsidentitet menar vi den unika kombinationen av leverantörsnummer (ofta ett gironummer) och leverantörsnamn. Med vilda inköp menas köp av leverantörer utan avtal. 2

5 5.1 Vilka avtalsbundna leverantörer är använda under analysperioden? I erhållen leverantörssammanställning är leverantörerna inte identifierade med organisationsnummer. Via länkar till avtal redovisade i sammanställningen kan 97 unika leverantörer identifieras. Vi kan via organisationsnummer inte finna 30 av dessa registrerade i kommunens leverantörsregister. Av de som återfinns i leverantörsregistret, 67 (97-30) stycken, så är 11 inte använda (förekommer inte i leverantörsreskontran under analysperioden). Erhållet avtalsregister med tillförd information specificeras bladet A1. När vi stickprovsmässigt i leverantörsregistret undersöker de 41 (30+11) avtalsbundna leverantörer som inte använts via leverantörens namn finner vi följande: Invacare AB finns i leverantörsregistret utan att organisationsnumret är angivet. Bolaget är även använt under analysperioden. Kinnarp finns registrerade med tre olika leverantörsidentiteter. Två är både benämnda Kinnarp AB och är registrerade med samma organisationsnummer men överensstämmer inte med det som står i avtalet. Båda leverantörsidentiteterna är använda under analysperioden. En identitet är benämnd Kinnarps Interior Blekinge AB och är registrerad med ett organisationsnummer som inte överensstämmer med det som står i avtalet. Identiteten är inte använd under analysperioden. Blekinge Elkonsult Karlshamn AB finns registrerat med två leverantörsidentiteter båda använda. Båda har ett organisationsnummer åsatt. För den ena identiteten är det ett avvikande organisationsnummer i förhållande till avtalet. För det andra är det mest troligt en felregistrering. Specifikation av de tre exemplen återfinns i bladet A2 (Utdrag ur leverantörsregistret) leverantörsidentiteter är använda under analysperioden. Eftersom leverantörerna inte fullständigt kan identifieras (se även under 5.3 nedan) via organisationsnummer går det inte att säkert ange hur många leverantörer som använts. Vi kan dock konstatera att antalet avtalsleverantörer som en andel av det totala antalet leverantörer är mycket lågt. Av de 70 (67+3) avtalsbundna leverantörerna som återfinns i leverantörsregistret har minst 59 ( ) använts. De har enligt leverantörsreskontrauppgifterna aggregerat fakturerat kommunen 126 MSEK. När man jämför det med den totala faktureringen under samma period, 882 MSEK, så framgår att de avtalsbundna leverantörernas andel är 14,3 %. Notera hur 59 leverantörer med avtal representeras av 77 leverantörsidentiteter i leverantörsregistret (blad A3) och 70 stycken betalningsmottagare i leverantörsreskontran (blad A4). 3

6 Kommentarer Större delen av de inköp som görs i kommunen görs av leverantörer som kommunen inte har något avtal med. Avtalsenliga inköp från ej registerförda leverantörer och enskilda upphandlingar gör rimligtvis att andelen vilda inköp inte är så stort som framgår av jämförelsen ovan. Men även de inräknade så anser vi analysen indikera ett behov av att ytterligare reglera kommunens inköp så att den vilda andelen hålls så låg som möjligt. Den bristande kvaliteten på identifieringen av leverantörerna i leverantörssammanställning likväl som i leverantörsregistret innebär att det blir onödigt tidsödande att säkerställa att alla ingångna avtal kommer till användning. 5.2 I vilken omfattning och inom vilka områden används inte avtalsbundna leverantörer? Analyser baserade på leverantörsreskontran Som utgångspunkt till denna del av analysen använder vi de 38 ( ) oanvända leverantörerna enligt organisationsnummerjämförelsen ovan. Av dessa 38 kan 22 användas i nedanstående jämförelser då de kan identifieras med SNI-kod i offentliga register. Svensk Näringsgrensindelning (SNI) är en branschindelning som används vid beräkning av nationalräkenskaperna i Sverige. Indelningen bygger på EU:s standard NACE enligt svenska Wikipedia översatt till "Europeiska gemenskapens statistiska nomenklatur över ekonomiska aktiviteter". För vara så exakta som möjligt används i analyserna den femställiga SNI-koden som övergripande beskriver associationens verksamhet. SNI per association emanerar från vad som anges i SCB register per slutet av februari Genom att bearbeta informationen i bladen A1 och B1 (inköp under analysperioden per SNI-kod enligt leverantörsreskontran) framgår att det gjorts inköp från: leverantörsidentiteter verksamma inom 8 branscher där kommunen enligt erhållen förteckning har avtal med leverantörer vilka inte utnyttjats. Sammanlagt belopp 8,6 MSEK leverantörsidentiteter verksamma inom 7 branscher där kommunen har avtal med leverantörer vilka inte alla utnyttjats. Sammanlagt belopp 146,9 MSEK leverantörsidentiteter verksamma i 36 branscher där kommunen har avtal med leverantörer vilka alla utnyttjats. Sammanlagt belopp 111,8 MSEK leverantörsidentiteter verksamma i 371 branscher där kommunen inte enligt erhållen förteckning har avtal med någon av leverantörerna. Sammanlagt belopp 483,1 MSEK leverantörsidentiteter som inte går att knyta till en bransch därför att leverantören inte identifierats med ett organisationsnummer. Sammanlagt belopp 130,1 MSEK 4

7 Kommentar Det finns rimligtvis ett antal förklaringar till diskrepanserna som uppkommer i jämförelserna ovan. Bristen på säker identifiering i analysunderlaget är en. I övrigt identifierar vi fyra större anledningar: Enskilda stora upphandlingar utförda och/eller betalade under analysperioden. Inköp enligt avtal som upprättats av andra än upphandlingsenheten och som av någon anledning inte är kända centralt. Direktupphandlingar som utförts av andra än upphandlingsenheten. Utnyttjandet av möjligheten att göra inköp baserade på centralt upprättade avtal avsedda för offentlig sektor. Analysspecifikationerna ger en viss vägledning inom vilka branscher man bör prioritera att teckna avtal och/eller ytterligare avtal för att sänka den vilda andelen inköp. Vi känner oss övertygade om att när ansvariga förbättrat identifikationen i berörda register så kommer diskrepanserna bli mindre till antal och man får tid och möjlighet att utföra regelbundna och effektiva kontroller samt genomgöra åtgärder där det behövs Analyser baserade på bokföringstransaktionerna Underlaget för analysen specificerad i bladet B2 är hämtat från bokföringen. Vi belyser, med underlag av huvudbokstransaktioner i kontoklass fyra till åtta och att betalad leverantör finns förtecknad identifierbar (organisationsnummer) i leverantörsregistret, hur kostnaderna per bransch fördelar sig per förvaltning/nämnd. Nedan följer några exempel på iakttagelser som kan göras: Fritids- och turistverksamheten (Ansvar som börja med 41) har under analysperioden gjort störst andel inköp från avtalsbundna leverantörer inom de branscher de gör inköp. Gymnasium Komvux (Ansvar som börja med 62) har under analysperioden gjort störst andel inköp från icke avtalsbundna leverantörer. Administrativa stödenheter (Ansvar som börja med 11) har under analysperioden gjort inköp från minst leverantörsidentiteter inom minst 168 branscher där kommunen saknar avtal. Kommentar Upphandlingsansvariga organisatoriskt placerade inom kommunstyrelsekontoret borde kunna ha ett väsentligt större inflytande så att inköp i den egna förvaltningen oftare görs från leverantörer med avtal. Inköpsansvariga på övriga förvaltningar har rimligtvis samma möjlighet i den mån de finns och/eller tillåts påverka. 5

8 5.3 Är leverantörerna riktigt och otvetydigt identifierade i de datoriserade verksamhetssystemen som omfattas av analysen? Vi har ovan berört det faktum att en och samma leverantör kan vara registrerad med fler än ett leverantörsnummer. Det i kombination med att 20 % av alla leverantörsidentiteter (svenska) använda under analysperioden inte är identifierbar via ett korrekt registrerat organisationsnummer gör att risken för att betalning går till fel mottagare ökar (specificeras i blad C1). Risken för fel ökar också i och med att möjligheten att spärra leverantören för användning och/eller betalning används i en mycket liten omfattning. I blad C2 specificeras de 81 som är spärrade för registrering och/eller betalning. Effekten av underlåtenheten att spärra användningen av vissa leverantörer blir tydligare när vi under 5.4 nedan redovisar de som vi bedömer skall spärras. Sett ur ett internkontrollperspektiv så försvåras en kostnadseffektiv kontroll gentemot avtalsregister när leverantören inte är fullständigt identifierad. Elektroniska jämförelser i allmänt tillgängliga verktyg som Excel blir omöjliga att utföra. För kommentarer se under 5.5 nedan. 5.4 Är använda leverantörer betraktade som aktiva av svenska myndigheter och sköter de sina åliggande avseende skatter och avgifter? Med underlag av organisationsnummer representerande under analysperioden använda leverantörer finner vi att 76 stycken har en status enligt myndighetsinformation (Skatteverket och/eller Bolagsverket) som enligt vår bedömning motiverar att de spärras i leverantörsregistret. Vi anser det även vara motiverat att säkerställa att kommunen erhållit leveranser i en omfattning och kvalitet som motsvarar vad man hittills betalat dessa leverantörer. Berörda leverantörer specificeras i bladet D1. Nedan följer en sammanfattning av specifikationen som visar statusen, antal leverantörer och identiteter samt hur många av identiteterna vi finner spärrade. Status Leverantörer Identiteter Spärrade Företagsrekonstruktion Konkurs Likvidation Ur Skatteverkets perspektiv finns det även sammanlagt 283 associationer i leverantörsregistret som betraktas som inaktiva. Aktiva associationer betraktas de som uppfyller ett eller flera av följande kriterier: Registrerad för F-skatt, som arbetsgivare och/eller i momsregistret. Ett aktiebolag som inte uppfyller några av dessa kriterier betraktas ändå som aktivt om det finns en årsredovisning för räkenskapsåret innan innevarande år (2011). Om det senare skall gälla får inte bolaget vara avregistrerat av Bolagsverket. 6

9 Kommentarer Att så få av de 76 leverantörerna är spärrade är för oss ett tecken på outvecklade kontroller och rutiner vad gäller registervård. Det borde heller inte vara möjligt att i leverantörsregistret finna ospärrade leverantörer som indikeras inaktiva av myndigheterna. Det är inte ovanligt att anledningen till aktiviteter som företagsrekonstruktion, likvidation och konkurs har sin grund i misskötta betalningar av skatter och avgifter. Om ansvariga för respektive leverantör inte känner till om den innehar F-skattsedel finns en risk att kommunen blir skyldiga att betala sociala avgifter vid köp av tjänster. 5.5 Finns det förutsättningar för fortlöpande effektiva kontroller av kommunens inköp? Vi har inte haft några svårigheter med att fånga informationen för denna analys. Vi har fått god hjälp av kommunens egen personal som vi upplevt som kunniga i detaljer och hanteringen av de volymer det är fråga om. Om ansvariga för sammanställningen av ingångna avtal utvecklar identifieringen av sina avtalsbundna leverantörer med alla de organisationsnummer som är involverade i order, leverans och fakturering så finns ett underlag som kostnadseffektivt kan stämmas av mot ett leverantörsregister. I det senare skall det vara obligatoriskt att ange fullständiga och riktiga organisationsnummer för varje leverantörsidentitet. Leverantörsnamn skall alltid vara registrerad firma. Kommunen föreslås även hålla kontroll på om leverantörerna innehar F-skattsedel och är registrerade för mervärdesskatt. Skatteverket erbjuder kommuner underlag mer omfattande än det vi har tillgång till för denna analys. Volymen information att hantera är faktiskt inte större än att kontrollerna kan utföras med hjälp av program som t ex Excel. KPMG, dag som ovan Lars Anteskog 7