Lab för Tjänstedesign i FINSAM-miljö

Transkript

1 skickas med e-post till alternativt i pappersformat till: Samordningsförbundet Centrala Östergötland Platensgatan 5A Linköping Avsändare Projektets namn Ägare Lab för Tjänstedesign i FINSAM-miljö Samordningsförbundet Centrala Östergötland Organisationsnummer Adress Platensgatan 5A Postnummer Postadress Linköping Kontaktperson Ruth Lund Telefon E-post ruth.lund@linkoping.se Projektledare Ruth Lund Telefon E-post ruth.lund@linkoping.se Ekonomi Kontaktperson Telefon E-post Bankgiro Plusgiro Bankkonto Emma Esbjörnsson emma.esbjornsson@linkoping.se Sökt belopp från SCÖ??? 1

2 1. SAMMANFATTNING Styrelsen och beredningsgruppen för Samordningsförbundet Centrala Östergötland (SCÖ), och även samordningsförbunden i Östra och Västra Östergötland, har under en längre tid diskuterat frågan om hur man på bästa sätt kan fånga upp användarperspektivet och sedan ta hänsyn till det i planering och utveckling av tjänster. Detta för att bättre anpassa de samma i högre utsträckning efter vad användarna faktiskt efterfrågar. Liknande samtal har också förts i det två andra förbunden i Östergötland. Tjänstedesign är ett förhållningssätt och en verktygslåda som är välbeprövad inom hälso- och sjukvård där det är viktig att utforma tjänster utifrån individens perspektiv och behov. Samskapande av lösningar är centralt i tjänstedesign och leder till förståelse för hela individens livssituation. Resultatet blir effektivare och mer ändamålsenligt, och potentialen för att få till utveckling med innovationshöjd är stor. Aktörer inom samordningsförbund, SKL, landsting/regioner och akademierna ser en stor, outnyttjad potential kring tjänstedesign inom välfärden. Och metodiken tros lämpa sig särskilt väl i FINSAM där alla parter finns representerade och chanserna att därmed få till holistiska lösningar torde vara god. Idén att bygga upp ett tjänstedesign-lab i FINSAM-miljö har förts fram i ovan nämnda sammanhang och goda förutsättningar finns för att starta ett första sådant lab här i Östergötland. Närheten till Linköpings universitet och Stefan Holmlid, vårt goda samarbete mellan de tre förbunden och erfarenheten att bygga upp gemensamma resurser för utveckling och strukturpåverkan samt det nätverk som är på gång runt om i landet inom förbundsvärlden och med Experio Lab är några värdefulla faktorer. Allt sammantaget en grund till att bygga upp en kapacitet för tjänstedesign som kan nyttjas i en rad olika sammanhang för att stötta huvudmännen i sin gemensamma utveckling. 2

3 2. BESKRIVNING 2.1 Bakgrund och nuläge Bakgrund: Styrelsen och beredningsgruppen för Samordningsförbundet Centrala Östergötland (SCÖ), och även samordningsförbunden i Östra och Västra Östergötland har under en längre tid diskuterat frågan om hur man på bästa sätt kan fånga upp användarperspektivet och sedan ta hänsyn till det i planering och utveckling av tjänster. Detta för att bättre anpassa de samma i högre utsträckning efter vad användarna faktiskt efterfrågar. En särskilt akut utmaning för välfärden är medborgarnas växande behov av välfärdstjänster 1. Ökad effektivitet i verksamheten och högre sysselsättning i ekonomin kan till bidra till en lösning, men effektivisering utgör en stor utmaning eftersom systemet består av olika myndigheter och organisationer med olika ramverk, mål och arbetssätt. Välfärdssystemet fungerar väl för individer som själva vet vad de behöver och kan söka hjälp därefter. En majoritet av användarna inom välfärden får det stöd och de tjänster som de behöver. För individer med mångsidiga och/eller särskilda behov kan systemet däremot verka obegripligt och svårnavigerat. Våra lagar är i hög grad skrivna utifrån specialisering. Styrning av myndigheterna, via årliga regleringsbrev från enskilda departement leder till stuprörseffekter och den som är i behov av stöd från mer än en part kan uppleva att samverkan inte alltid är optimal. Glapp och väntetider är inte helt ovanliga, vilket leder till ökat lidande och onödiga kostnader. 1 Framtidens utmaning: Välfärdens långsiktiga finansiering, Sveriges Kommuner och Landsting (2010) 3

4 Bild 1: Visualisering av stuprörseffekter inom välfärden och hur resan mot självförsörjning kan se ut för olika individer Horisontell integration mellan organisationer skulle kunna hjälpa individer att få förutsättningar att navigera mellan myndigheter, kontakter, möten och processer, och således tillgodose deras behov av stöd mot självförsörjning på ett bättre sätt. Vad händer om vi tänkte om - och även designade om systemet, eller delar av systemet, utifrån en helhetssyn där användarens perspektiv och behov får vägas in i samklang med expertisens erfarenhet? Samordningsförbunden bildades i syfte att: personer ska uppnå eller förbättra sin förmåga till förvärvsarbete. Detta kan ske genom insatser som utvecklar människors förmåga och funktioner mot egen försörjning. Personer ska inte hamna i en gråzon mellan olika huvudmän och de olika huvudmännens organisationer ska få möjlighet att genom projekt prova och utveckla nya arbetssätt och metoder Målsättningen för samordningsförbunden i Östergötland är: att verka för att individen får verktyg till att öka sin självinsikt och sitt självförtroende samt att ta ett större eget ansvar för sitt liv och sin hälsa att medverka till att insatser ges utifrån ett helhetsperspektiv som leder till att fler når självständighet Samordningsförbunden i Östergötland behöver därför verktyg för att: 4

5 öka samarbetet mellan myndigheter och andra organisationer inom välfärden och därmed underlätta för individer i behov av stöd mot egen försörjning möjliggöra utveckling av nya arbetssätt och metoder se till att insatser och tjänster möter individens behov i så stor utsträckning som möjligt Att satsa på tjänstedesign som förhållningssätt och verktygslåda kan leda till ökad samverkan mellan förbundets parter (Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Region Östergötland och Kinda, Linköpings och Åtvidabergs kommuner) utifrån individens perspektiv och behov. Det är helt i linje med uppgiften att huvudmännens organisationer ska få möjlighet att genom projekt prova och utveckla nya arbetssätt och metoder Varför tjänstedesign? Att utföra tjänstedesign innebär att medvetet utforma och samskapa tjänster. Tjänstedesign är ett förhållningssätt som ger möjligheten att utforma framtida lösningar utifrån ett faktiskt behov. Ett samarbete mellan olika aktörer är centralt, och metodiken bakom processen ger plats för att undersöka och förstå problemområdet utifrån alla perspektiv. Samskapandet är centralt och leder till förståelse för individens hela livssituation (se ruta 1). Tjänstedesign är ett agilt tillvägagångssätt som tillåter kontinuerlig testning och förbättring av idéer. Det är ett effektivt sätt att säkerställa att det som görs skapar värde både för organisationer och individer. Effektivare lösningar blir till när individens perspektiv genomsyrar utvecklingen av tjänster, eftersom skillnaden mellan Hur vi tror det är och Hur det faktiskt är blir synlig. Potential för att få till utveckling med innovationshöjd är stor. Tjänstedesignprocessen är till sin karaktär stuprörs-brytande eftersom den skapar möjligheten att bygga broar mellan myndigheter, organisationer och enheter samt integrera horisontellt genom att fokusera på helhetssituationen kring individen. Processen är välbeprövad och ökar säkerheten att resurser läggs på initiativ som fungerar, och att tjänsterna passar de individer de är till för. 5

6 Ruta 1: Beskrivning av projektet Hur Mår Du från Experio Lab Värmland. Tjänstedesignprocessen uppmanar gruppen att fokusera på helhetssituationen kring individen. 6

7 Designprocessen har fem tydliga steg (se bild 2): Bild 2: Designprocessen Förbereda: I början av processen kan ramarna definieras och förutsättningar för arbetet skapas. Utforska: Här handlar det om att vara nyfiken och undersöka användares behov, upplevelser och erfarenheter. Den delen av processen kan med fördel betraktas som en serie med loopar som utnyttjar ny information som upptäcks under processens gång. Förstå: I den här fasen skapas förståelse för problemet. Det kan göras genom att leta mönster, visualisera användarens resa genom ett system, komma fram till gemensamma insikter om problemområdet och formulera en tydlig designutmaning. Utveckla: I samarbete med användare och personal utvecklas en mängd nya idéer och förslag som är behovsbaserade. Detta görs genom olika metoder och samskapande workshops. Enkla prototyper skapas och testas, utvecklas och förbättras. Iterationerna repeteras om och om tills lösningen tillgodoser användarnas behov. Förnya: Till slut kan lösningen vidareutvecklas, förfinas och implementeras i verkligheten. Lösningen utvärderas utifrån användarens perspektiv och även utifrån kriterier som kvalitet och ekonomi. 7

8 Nuläge: Under NNS höstkonferens 2017 höll Tomas Edman (Experio Lab Värmland) i en workshop som utforskade idén att tjänstedesign med stor fördel kan användas inom välfärdssektor, särskilt FINSAM. Tjänstedesign som arbetssätt är redan välbeprövad inom hälso- och sjukvården både här i Sverige och runt om i världen, och workshopens tyngdpunkt var att användare och medarbetare samskapar bättre offentliga tjänster. Experio Lab har följande filosofi: Nyfikenhet och empati för människors vardag. Mod att drömma om en bättre framtid. Samskapande för att göra något åt det. Filosofin stämmer väldigt bra överens med det som samordningsförbunden försöker åstadkomma. Experio Lab Värmland har startat ett projekt (motsvarar en heltidstjänst) tillsammans med de lokala samordningsförbunden med syfte att börja använda tjänstedesign inom välfärden. Sedan januari 2018 ägnar SCÖ redan en 50 % tjänst åt att utforska hur tjänstedesign kan appliceras i FINSAM-miljö. Hittills har denna tjänst tillhandahållit följande initiativ: SCÖ har bra kontakt och välfungerande samarbete med Experio Lab Värmland och deras FINSAMprojekt och deltagande i det växande nationella nätverket kring tjänstedesign och FINSAM. SCÖ har en stark koppling till tjänstedesign-forskare på Linköpings Universitet (LiU), som visar sig villiga att samarbeta med oss kring tjänstedesign på många olika sätt och även ansöka om framtida finansiering tillsammans med oss. Tre studentgrupper som läser tjänstedesignskurser på LiU jobbar med SCÖ under vårterminen Grupperna utforskar verksamhetsnära frågor genom att följa den beprövade tjänstedesignsprocessen, och målet är att de belyser utmaningar och möjligheter som kan ligga till grund för vidare arbete inom SCÖ. Grupperna jobbar med Insatskatalogen, Drivbänk och Samordnad Individuell Plan (SIP). Ett team från SCÖ kommer, genom Innovationsguiden, att få stöd och hjälp av SKL. Innovationsguiden är ett metodverktyg för att, i offentlig sektor, utveckla innovativa lösningar som utgår från användarens behov och upplevelser. Utbildningen löper från maj till december 2018 och principen är densamma som för tjänstedesign. Teamet kommer som utbildningsprojekt att fokusera på utvecklingen av Insatskatalogen. SCÖ samarbetar med Team Utreda i VISA-com projektet. VISA-com har följande mål: o Kvalitativt: upplevelse av lättförståelig, lättillgänglig och enkel kontakt mellan deltagare och medarbetare o Kvantitativt: Bättre följsamhet till överenskomna aktiviteter, mindre interna väntetider. Syftet med samarbetet är att utforska hur tjänstedesign kan bidra till att målen uppnås och säkerställa att möjliga lösningar utvecklas utifrån individens behov och önskemål. Stefan Holmlid, professor i tjänstedesign på LiU, är med i projektet som handledare. 8

9 2.2. Projektidé Att de tre förbunden i Östergötland bygger upp ett lab för tjänstedesign i FINSAM-miljö. En resurs som likt nuvarande team för verksamhetsutveckling och finansieringslösningar kan ge stöd i form av både expertis och tid för samordningsförbundens parter Syfte Syften är: Att öka viljan, kunskapen, färdigheten och förmågan hos medarbetare och chefer från förbundens parter att använda tjänstedesign i sitt arbete. Att utveckla in-house kunskap och erfarenhet inom tjänstedesign hos samordningsförbunden i Östergötland med avsikt att vara en delad resurs i form av både expertis och tid för samordningsförbundens parter i Östergötland när det gäller tjänstedesign Behovsgrupp/er och remittering Samtliga parter inom förbunden, och alla insatser och projekt inom välfärdssektorn, behöver försäkra att framtida utvecklingar skapar värde för individer och organisationer. Samtliga individer, projekt, myndigheter och organisationer inom förbundens sfär kan nyttja tjänstedesign-labbet och resurserna det representerar Mål (beskriv mål utifrån modellen SMART specifikt, mätbart, accepterat, realistiskt, tidsbundet) Övergripande kvalitativa mål: Att etablera och driva ett lab för tjänstedesign i FINSAM-miljö. Att designlabbet är en stödfunktion gentemot förbundens parter. Att tjänstedesign används genomgående inom förbundens egen verksamhet. Att utveckla en modell för Tjänstedesign lab i FINSAM-miljö som kan spridas i Sverige. Att utveckla verktyg och rutiner för utvärdering av tjänstedesign-arbete inom välfärden. 9

10 Att viljan och kunskapen om att använda tjänstedesign ökar hos förbundens parter. Kan mätas exempelvis med antal individer som har varit med i ett projekt där tjänstedesign använts som metodik eller med antal organisationer och grupper som efterfrågar stöd inom tjänstedesign Övergripande kvantitativa mål: Att designlabbet ät till gagn för samtliga av förbundens parter. Att designlabbet genomför minst tre projekt per år Metod Ett lab för Tjänstedesign i FINSAM-miljö etableras som en stödfunktion gentemot förbundens parter när det gäller tjänstedesign. Designlabbet ska komplettera tjänsterna som samordningsförbunden i Östergötland redan erbjuder via exempelvis projekt- och utvecklingsteamet (tidigare ESF- teamet). Labbet ska bidra till arbetet i form av service, forskning och utveckling. Vägledande principer: Att utveckla ett lab för tjänstedesign i ett nära samarbete med Tomas Edman, verksamhetsansvarig för Experio Lab, och därmed dra nytta av befintlig expertis och erfarenhet inom området. Hösten 2013 invigdes det första Experio Lab inom landstinget i Värmland, med Tomas som verksamhetsansvarig. I sin ursprungliga form finansierades labbet via ett Vinnovaprojekt. Under de senaste 5 åren har Experio Lab-konceptet visat sig så effektivt att Tomas nu ansvarar för sju olika Experio Lab runt om i Sverige. Att bygga ett liknande designlab inom samordningsförbunden i Östergötland har potential att lyfta innovationshöjden ytterligare då alla fyra parter involveras. Att grunda arbetet i forskning och även bidra till forskning genom en stark anknytning till Linköpings Universitet och IDA - Institutionen för datavetenskap, via Stefan Holmlid, som är professor i tjänstedesign, med särskilt intresse för tjänster inom offentlig sektor. Kopplingen mellan Samordningsförbundet Centrala Östergötland och Stefans grupp har redan efter tre månader (sedan januari 2018) fått ett starkt fotfäste, då både Stefan och samordningsförbunden i Östergötland ser en stor outnyttjad potential kring tjänstedesign och välfärden. Att även utveckla starka länkar till Centrum för tjänsteforskning (CTF), Karlstads Universitet, via existerande länkar till Experio Lab. 10

11 Att delta i det existerande nätverket som i nuläget består av sju Experio Lab i landstingen/regionerna runt om i Sverige. Att bidra till utvecklingen av ett växande nätverk, Tjänstedesign-FINSAM, som har funnits till sedan januari Nätverket, under ledning av Elina Svensson och FINSAM Värmland/Dalsland, har redan åstadkommit en framgångsrik konferens, Tjänstedesign + FINSAM 14 mars Som resultat av konferensen har samordningsförbund i fem olika delar av Sverige visat intresse för att jobba med tjänstedesign: Värmland-Dalsland Gävle Göteborg Malmö Centrala, Östra och Västra Östergötland 3. TID OCH AKTIVITETSPLAN 3.1. Tidsplan (se också GANTT-schemat) (varje del kan med fördel beskrivas med SWOT-analys, milstolpe och delmål) Förberedelser Hösten 2017 Utveckling av idéer kring tjänstedesign Rekrytering av 0.5 tjänst till tjänstedesign inom SCÖ Våren 2018 Grundläggande samarbete med aktörer inom tjänstedesign (inkl. Stefan Holmlid LiU, Tomas Edman Experio Lab, Elina Svenson FINSAM Värmland/Dalsland m.fl.) Söka partnerskap med Östra och Västra Östergötland och rekrytera 0,5-1,0 tjänst beroende på grad av medfinansiering Söka medfinansiering tillsammans med LiU och Experio Lab för fortsatt utveckling Särskild närhet till Stefan Holmlids ansökan om forskningscentra Detaljplanering av Lab för Tjänstedesign i FINSAM-miljö. Genomförande Implementering Med start augusti 2018 går designlabbet igång och erbjuder öppet både expertis och tid för samordningsförbundens parter när det gäller tjänstedesign. Från hösten 2018 och framåt växer Lab för Tjänstedesign i FINSAM-miljö i både mängden genomförda projekt och i antal tjänster efter behov liksom nätverket i Sverige. 11

12 Planerade arbetsområden: Fortsättning av påbörjat tjänstedesign-arbete kring VISA-com projektet med Team Utreda (och länkar till FINSAM Värmland/Dalsland) Tjänstedesign input i Drivbänk kan med fördel ta med insikter från student-projektet våren 2018 kring Drivbänk Innovationsguiden projekt med SKL med temat utveckling av Insatskatalogen Anordna Tjänstedesign + FINSAM konferens mars 2019 Möjliga arbetsområden: Uppföljning av insikter från student-projekt kring SIP Designlabbet åtar sig tjänstedesignsuppdrag enligt efterfrågan hos huvudmännen (För SWOT-analys och milstolpe, se bilaga 1 och 2) 3.2. Kompetenser Tjänstedesign 2 x 0.5 tjänster (på sikt 1.5 tjänster) med syfte att bygga på existerande kompetens inom tjänstedesign och samarbeta med chefer och ledningen hos förbundens huvudmän Styrning och organisation SCÖs förbundschef står för ledning av labbets dagliga verksamhet och i enlighet med teamet för verksamhetsutveckling och finansieringslösningar sker strategisk planering och styrning av labbet i samråd mellan förbunden i Östergötland. Förslagsvis utgör övriga lab och nätverket för tjänstedesign i Sverige referensgrupp. Tomas Edman och Stefan Holmlid ses som särskilt viktiga gällande rådgivning och framtida utveckling av verksamheten. 12

13 3.4. Förankring och referenser (intressenter/parallella verksamheter/nätverk/forskning) Förankring: Experio Lab Stefan Holmlid Styrelserna för Östergötlands tre förbund Beredningsgrupp alt. styrgrupp/chefsgrupp i respektive förbund Referenser: Framtidens utmaning: Välfärdens långsiktiga finansiering, Sveriges Kommuner och Landsting (2010) This is Service Design Doing: Applying Service Design Thinking in the Real World, Marc Stickdorn, Markus Edgar Hormess, Adam Lawrence & Jakob Schneider (2018) Pilotprojektet Tjänstedesign för ökad samverkan (intern dokumentation FINSAM Värmland/Dalsland), Elina Svensson (2017) Service Design: From Insight to Implementation, Andy Polaine, Lavrans Løvlie & Ben Reason (2013) 3.5. Likabehandlingsarbete Alla projekt som finansieras av SCÖ ska ta hänsyn till den grundläggande principen om likabehandling och ickediskriminering oavsett kön, ålder, funktionshinder, sexuell läggning, etnicitet, religion eller trosuppfattning. Undertecknande av detta dokument ansvarar för att arbetet i projektet kommer att uppfylla ovanstående krav gällande likabehandlingsarbete Jämställdhetsintegrering Jämställdhet ska integreras i projekt som finansieras av SCÖ. Jämställdhetsarbetet ska grundas på det nationella målet för jämställdhetspolitisk, dvs. att kvinnor och män ska ha samma makt att forma samhället och sina egna liv. 13

14 Undertecknande av detta dokument ansvarar för att arbetet i projektet kommer att uppfylla ovanstående krav gällande jämställdhetsintegrering Klimatpåverkan Alla projekt som finansieras av SCÖ ska ta hänsyn till miljö och i minsta möjliga mån påverka klimatet, sett utifrån projektets ändamål. Detta innebär att beaktande tas till, framförallt, konsumtion, transporter och energianvändning i det dagliga arbetet i projektet. Undertecknande av detta dokument ansvarar för att arbetet i projektet kommer att uppfylla ovanstående krav gällande klimatpåverkan. 4. BUDGET Se bilaga 3 Budgeten beräknas i bilaga 3 5. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING SUS Indikatorprojektet Månadsrapporter /årsrapport/slutrapport Deltagarna i tjänstedesignsrelaterade aktiviteter rapporteras i SUS (t.ex. workshops, seminarier, infomöten, kunskapsdialogen, presentationer, nätverksträffar). Deltagarna i tjänstedesignsrelaterade aktiviteter rapporteras i Indikatorprojektet (t.ex. workshops, seminarier, infomöten, kunskapsdialogen, presentationer, nätverksträffar). Årsrapport 14

15 Beredningsgrupp och styrelse Datum för rapportering Beredningsgrupp: enligt årshjul Styrelsen: enligt årshjul Kommunikationsplan Information och resultatspridning Kommunikationsplan ingår i detaljplaneringen Q2 & Q och görs i samarbete med LiU och Experio Lab. Kunskapsdialogen Beredningsgrupp Nationella Nätverket Tjänstedesign + FINSAM (via nätverksträff och årlig konferens) Välfärdsmässan Plan för övrig information och resultatspridning ingår i detaljplaneringen Q2 & Q och görs i samarbete med LiU och Experio Lab. Insatskatalogen Text till katalogen finns i bilaga 4. Utvärdering/ följdforskning Plan för utvärdering och följeforskning ingår i detaljplaneringen Q2 & Q och görs i samarbete med LiU och Experio Lab BILAGOR 1. SWOT-analys 2. GANTT-schema 3. Budget Förteckning över bilagor som hör till ansökan: 15

16 6. UNDERSKRIFTER OCH AVSIKTFÖRKLARNINGAR Undertecknad försäkrar härmed att de uppgifter som lämnas i ansökan, inklusive bilagor, är riktiga. Om förhållanden som rör idén ändras kommer undertecknad att meddela SCÖ förändringen omgående. Namnförtydligande Namnförtydligande Namnförtydligande Namnförtydligande Ort Datum 16