Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå. Enligt närvaro- och tjänstgöringslista

Transkript

1 1 (18) Datum Tid Kl Plats Beslutande Junselerummet, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Övriga närvarande Anna Forsberg, sekreterare, 65 Lars-Olov Wengelin, HR-chef 65 Lena Andersson, Chef Utredning och utveckling 70 Ulf Jonasson, Verksamhetschef Kontorsservice och fastigheter 71 Niklas Nordén, Ekonomichef 72 Underskrifter Sekreterare... Anna Forsberg Ordförande... Åsa Sjödén (S) Justerare... Johan Andersson (C) Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplan, kommunhuset. Myndighet Allmänna utskott Anslaget sätts upp tas ner Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... /

2 2 (18) Närvaro- och tjänstgöringslista Namn När- Tjg. Reservation Jäv Anteckningar Varo Ers. Ledamöter Åsa Sjödén (S) X Ordförande Tommy Svensson (S) X John Åberg (S) X Mattias Ahlenhed (ViSKB) X Johan Andersson (C) X Justerare Ersättare Cathrine Näsmark (S) - Torbjörn Persson (S) X Ulf Breitholtz (V) X Birgitta Häggkvist (ViSKB) - Kerstin Franzén (M) X Val av justerare Johan Andersson (C) utses till justerare. Justering av dagordningen Ärendet gällande Fastställande av regler för kommunalt partistöd tas bort från dagordningen.

3 3 (18) Ärendelista 65 Dnr KS 13/ Muntliga informationer Dnr KS 273/ Revidering av riktlinjer mot kränkande särbehandling Dnr KS 264/ Finansiering av vinteraktiviteter Dnr KS 36/ Svar på motion gällande Utbildning i livsmedelsupphandling Dnr KS 249/ Svar på betänkande - Särskilda persontransporter, moderniserad lagstiftning för ökad samordning Dnr KS 265/ Svar på betänkande - En utvecklad översiktsplanering Dnr KS 299/ Försäljning Långgatan 23 F och G Dnr KS 111/ Delårsbokslut och helårsprognos

4 4 (18) 65 Dnr KS 13/2018 Muntliga informationer Beslut Allmänna utskottet beslutar Informationerna noteras. Ärendebeskrivning Följande informationer delges et. Anna-Sofia Kulluvaara, Kommunchef #drivkraft Sollefteå Informerar kort om #drivkraftsollefteå träffen som hölls i Näsåker den 17 september. En uppskattad dag som ger mersmak. Presenterar kort kring fortsättning och den turné som planeras runt om i kommunen tillsammans med företagarna. Varumärkesarbetet går vidare internt och externt. Arbetet med Friluftskommunen är en sak som ska ske tillsammans med aktörer utanför kommunens verksamhet. Anna-Sofia Kulluvaara, Kommunchef och Mikael Näsström, Chef Tillväxtenheten Näringslivsbolag Undersökning gällande vad bildande av Näringsbolag skulle innebär har genomförts. Ett antal frågor har dykt upp och presenteras för utskottet. Momseffekt och skatteregler - Rättsfall- särskild verksamhet Ej avdragsgilla bidrag Diskussion förs kring vilka verksamhetsfrågor som skulle kunna ingå i bolaget. Funderingar kring andra möjliga former för verksamhet/bolag lyfts. Frågan återkommer till Allmänna utskottet 13 november. Hamreområdet Möte sker den 19 september med Hamregruppen inom kommunen. Möten med intresserade bolag sker kontinuerligt. Affärsmodell för ägande av mark utreds och externt stöd har anlitats. Resultat av Vänortssamarbetet Lars-Olov Wengelin, HR-Chef På Kommunstyrelens möte i augusti 2018 diskuterades vänortssamarbetet som varit de senaste 10 åren och vad det resulterat i. Det beslutades då att rapportering skulle ske på i september. Lars-Olov Wengelin berättar att vi idag har tre vänorter, Pöltsamaa i Estland, Nykarleby i Finland, Esahi i Japan samt ett samarbete som är vilande med Madison i USA. Avtal finns även med Kommunstyrelsen OSP i Rudniki, Polen.

5 5 (18) Deklaration om vänskap och välmening - Pölstamaa i Eskland, Kokemäki i Finland, Skruda i Lettland från Presenterar kostnader för de senaste 10 åren. Diskussion bör föras kring syftet med vänortsutbytet framöver och frågan tas upp på nästa möte med et.

6 6 (18) 66 Dnr KS 273/2018 Revidering av riktlinjer mot kränkande särbehandling Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta att fastställa revidering av riktlinjer mot kränkande särbehandling. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade att fastställa riktlinjer mot kränkande särbehandling. Riktlinjerna reviderades av Kommunstyrelsen Diskrimineringsombudsmannen (DO) har genomfört en tillsyn av Sollefteå kommuns riktlinjer och rutiner för att förhindra trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier i sin verksamhet. DO:s bedömning är att det inte framgår i Sollefteå kommuns riktlinjer ett avståndstagande mot repressalier. Riktlinjerna mot kränkande särbehandling har därför reviderats så det framgår att de är avsedda att tillämpas även vid repressalier. I det bifogade dokumentet är ändringarna gulmarkerade. Beslutsunderlag Riktlinjer mot kränkande särbehandling, KS 273/ Förvaltningsyttrande Marja Wallin, KS 273/ Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen fastställa revidering av riktlinjer mot kränkande särbehandling.

7 7 (18) 67 Dnr KS 264/2018 Finansiering av vinteraktiviteter Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att kr anslås till vinteraktiviteter. Medel tas från kommunstyrelsens pott för särskilda satsningar, ID Ärendebeskrivning/Sammanfattning De senaste åren har Sollefteå kommun medverkat till att arrangera ett stort antal aktiviteter riktade till barn och barnfamiljer runt om i hela kommunen. De flesta evenemang har arrangerats tillsammans med föreningslivet. Under vintersäsongen 2017/2018 genomförde Sollefteå kommun 20 aktiviteter som finansierades med stöd av kommunstyrelsen kronor. För 2018 äskas kronor för aktiviteteter under vinterhalvåret. Förvaltningens bedömning Evenemang och aktiviteter är viktiga för bilden av ett levande samhälle. Många av de aktiviteter som Sollefteå kommun arrangerat de senaste åren har riktat sig till barn och barnfamiljer. Målet har varit att erbjuda kostnadsfria aktiviteter som många kan delta i men också annorlunda aktiviteter som skapar gemensamma samtalsämnen och lockar besökare från andra platser. De flesta aktiviteter har genomförts tillsammans med föreningslivet. Under vintersäsongen 2017/2018 genomfördes aktiviteter tillsammans med föreningar som LAIF, Junsele IF, Sollefteå Simsällskap, Sollefteå skidor, HH64, Edsele Intresseförening, Hem & Skola i Näsåker m.fl. Totalt arrangerades ca 20 aktiviteter under 17 veckor (december till april). Under våren och sommaren har ytterligare 20 aktiviteter genomförts. December 2017 (Dnr KS 432/2017) anslog kommunstyrelsen kronor för att genomföra aktiviteter under vintertid och perioden december-mars. Nu söker förvaltningen kronor för att genomföra aktiviteter under samma period 2018/2019.

8 8 (18) Aktivitet Kostnad i kr Hyra av ljud och ljus Inköp av lekutrustning och diversematerial. Totalt Ekonomiska konsekvenser och förslag till finansering För att detta ska bli verklighet behövs ett anslag på kronor. Medel tas från kommunstyrelsens pott för särskilda satsningar, ID Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande Majeed Safaee, KS 264/ Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår att kr anslås till vinteraktiviteter. Medel tas från kommunstyrelsens pott för särskilda satsningar, ID

9 9 (18) 68 Dnr KS 36/2018 Svar på motion gällande Utbildning i livsmedelsupphandling Beslut Allmänna utskottet beslutar Att ärendet lämnas till Kommunstyrelsen utan förslag till beslut. Ärendebeskrivning/Sammanfattning I en inkommen motion avseende utbildning inom livsmedelsupphandling beskrivs det arbete som lades ned på att ge möjlighet för lokala livsmedelsproducenter i Sollefteå och Kramfors att lämna anbud. Trots att fyra informationsträffar hölls med god uppslutning och möjligheter gavs att lämna anbud på så små enheter som enskilda kök och på enskilda produkter så inkom inget lokalt lämnat anbud. Enligt motionen så har efterforskning visat att producenterna tyckte att det digitala svarsformuläret var för komplicerat och att språket i kommunernas förfrågningsunderlag var allt för formellt. Baserat på ovan ger motionären tre förslag för att få in fler anbud till nästkommande upphandling av livsmedel: - Att Sollefteå kommun tar ett större grepp innan nästa livsmedelsupphandling går av stapeln, och hjälper till att utbilda livsmedelsproducenter till att kunna svara på förfrågningar digitalt - Att språket i kommunens förfrågningar förenklas så att vanligt folk förstår och därigenom kan svara - Att Näringslivskontoret får detta som uppgift Förvaltningens bedömning Förvaltningen delar bedömningen att utbildning är mycket viktigt för att underlätta för lokala producenter att lämna in anbud. Därav gjordes mycket riktigt en stor insats i den senaste livsmedelsupphandlingen för att få de lokala producenterna att vara med och konkurrera. Flera träffar anordnades för att föra diskussion med de lokala producenterna om deras möjligheter att leverera till kommunerna. Vid den sista träffen med producenterna i Kramfors gick upphandlarna igenom hur förfrågningsunderlaget skulle komma att se ut och hur svar skulle lämnas. Därefter skickades förfrågningsunderlaget ut på remiss till de lokala producenterna. Detta för att de skulle kunna ha synpunkter och frågor på underlaget innan upphandlingen annonserades. Om frågor ställts i detta skede skulle alltså potentiella anbudsgivare redan innan upphandlingen annonserades kunna få svar på precis alla frågor rörande förfrågningsunderlaget. I grund och botten används en förfrågandefil på det sortiment som efterfrågas. Den filen kommer från ett digitalt stödprogram (Hantera) för livsmedelsupphandlingar som inte alls

10 10 (18) är särskilt krångligt att fylla i (se bifogat). Underlaget som sådant har tagits fram för att möjligöra anbud på enstaka produkter, under en viss tid av året och till enskilda enheter. De så kallade skallkraven uppgick till 10 st, där man förutom att skriva sitt namn och kontaktuppgifter bara behöver bocka i en ruta att kravet uppfylls. När det gäller inbjudan med upphandlingsföreskrifter samt det avtalsutkast som går med förfrågningsunderlaget är det redan idag i princip avskalat ned till formaliakraven. Sammanfattningsvis behövde anbudsgivarna fylla i de positioner man ville lämna anbud på i bifogad förfrågandefil samt kryssa i att man uppfyller de krav som ställdes. Utöver detta kunde producenterna (frivilligt) lägga ett kombinatoriskt bud och i sådant fall fylla i och bifoga det dokumentet. Genomgång av möjligheten till kombinatoriskt anbud hölls vid sista träffen med producenterna och de var nöjda med den genomgången. Dessa dokument var också ute på remiss innan annonsering, vilket innebär att eventuella frågetecken enkelt kunna redas ut för den som haft bryderier över något. Förvaltningen delar inte motionärens bedömning att det digitala svarsformuläret samt det formella språk i kommunens underlag skall ha varit avgörande för att inga anbud lämnades. Upphandling och avtalsskrivande med en eller flera parter för fullgörande av livsmedelsleverans kräver ett visst mått av formalia. Helt andra faktorer bedöms som troligare för att inga anbud inkom. Det som är givet inför nästkommande upphandling är att vi kommer att använda den förfrågandefil som vi får av vårt stödsystem. Likaså kommer det finnas vissa skallkrav som man ska intyga att man uppfyller. Sedan återstår inbjudan och avtalsvillkor och om det föreligger oklarheter i dessa finns möjlighet att ställa frågor, särskilt när underlaget är ute på remiss. Förvaltningen kommer fortsätta med utbildningsinsatser och anpassa och förändra dessa utifrån rådande förutsättningar och lärdomar. Att ge uppdraget till Näringslivsenheten bedöms inte som rimligt då ansvaret för inköp och utbildningar inom detta område ligger på upphandlingsenheten och utanför kompetensområdet för Näringslivsenheten. Förvaltningen ser däremot ett värde i att inför nästkommande upphandling ta kontakt med de lokala producenter som aviserat intresse att lämna anbud men valde att avstå. Detta för att ordentligt bottna i orsakerna till varför anbud inte lämnades och för att i möjligaste mån säkerställa fler lokala anbud. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande Patrik Sandström och Niklas Nordén, KS 123/ Motion Gunilla Fluur, KS 123/ Förvaltningens förslag till beslut Förvaltningen föreslår utskottet föreslå kommunstyrelsen besluta:

11 11 (18) Att motionen avslås i sin helhet. Att förvaltningen får i uppgift att inför nästkommande upphandling kontakta lokala producenter som avstått från att lämna anbud och om möjligt underlätta för dessa att lämna anbud, antingen via kompletterande utbildning eller justeringar i formalia. Förslag till beslut på mötet Johan Andersson (C) föreslår att ärendet lämnas till Kommunstyrelsen utan förslag till beslut då frågor kring utformning av underlag och system finns. Beslutsgång Ordförande Åsa Sjödén (S) ställer fråga om Kommunstyrelsen beslutar enligt Johan Andersson (S) förslag. Finner så.

12 12 (18) 69 Dnr KS 249/2018 Svar på betänkande - Särskilda persontransporter, moderniserad lagstiftning för ökad samordning Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att anta förslag till svar på remissen gällande särskilda persontransporter som sitt eget och översända svaret till Näringsdepartementet. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Regeringen beslutade 2016 att ge en särskild utredare i uppdrag att analysera reglerna för särskilda persontransporter i syfte att identifiera hinder för kommunala och regionala myndigheter att åstadkomma en effektiv samordning av organiserandet och utförandet av sådana transporter samt föreslå ändrade eller nya regler för att undanröja sådana hinder. Syftet med uppdraget har varit att möjliggöra en effektiv samordning av särskilda persontransporter och därigenom bidra till att kommuner och landsting kan skapa en hållbarhet när det gäller såväl kostnader som kvalitet. Särskilda persontransporter är ett samlingsnamn för färdtjänst, riksfärdtjänst, sjukresor och skolresor. Utredningens uppdrag har varit att fokusera på möjligheter till ökad samordning utan att det ska innebära en försämrad kvalitet för resenärerna. I utredningen föreslås bland annat: En ny lag om särskilda persontransporter ersätter de nuvarande lagarna om färdtjänst och riksfärdtjänst. Fortsatt frivillighet för överlämnande av huvudmannaskap för särskilda persontransporter från kommuner till regionala kollektivtrafikmyndigheter. Krav på ökad samordning för administration och trafik. Krav på systematiskt kvalitetsarbete med tillsyn från Transportstyrelsen. Utökad rätt att ta med hjälpmedel på en resa med färdtjänst. Ny avgiftsprincip för riksfärdtjänst med ett maxpris för resa med taxi eller specialfordon. Egenavgift för resa med kollektivtrafik ska motsvara det faktiska biljettpriset.

13 13 (18) Tillgången till nationell statistik inom särskilda persontransporter varierar. Trafikanalys föreslås därför att, i samråd med Statistiska Centralbyrån, få i uppdrag att utreda förutsättningarna för framtagande av kompletterande nationell statistik för särskilda persontransporter avseende utbud, kvalitet, kostnader och resande. Utredningen om samordning av särskilda persontransporter har nu överlämnat sitt betänkande och Sollefteå kommun har som remissinstans erbjudits möjlighet att avge svar. Förvaltningens förslag till beslut Allmänna utskottet föreslår kommunstyrelsen att anta förslag till svar på remissen gällande särskilda persontransporter som sitt eget och översända svaret till Näringsdepartementet. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande Lena Andersson och Ulla Ullstein, KS 249/ Betänkande SOU 2018:58, KS 249/2018-2

14 14 (18) 70 Dnr KS 265/2018 Svar på betänkande - En utvecklad översiktsplanering (SOU 2018:46) Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Anta yttrandet som sitt eget och skicka in till departementet. Information Lena Andersson, Chef Utredning och utveckling deltar och informerar utskottet om betänkandet. Remissen innehöll två betänkanden - del 1 Att underlätta efterföljande planering, del 2 kommunal reglering av upplåtelseformer. Del 2 berör kommunen mindre än del 1. Perspektivet som en landsbygdskommun ligger som grund för kommunens yttrande. Lena Andersson redovisar de sammanfattningar som föreslås ingå i kommunens remissvar. Inför Kommunstyrelsen kommer ett förvaltningsyttrande att presenteras där synpunkter från utskottet inarbetats. Beslutsunderlag Sammanfattning av betänkandet med kommentarer - Lena Andersson, Utredning och utveckling

15 15 (18) 71 Dnr KS 299/2018 Försäljning Långgatan 23 F och G Beslut Allmänna utskottet föreslår Kommunstyrelsen besluta Att delegerar till verksamhetschef kontorsservice och fastigheter att inom ett intervall på 1-2 mkr förhandla fram och genomföra en försäljning av Långgatan 23 F och G till Solatum. Information Ulf Jonasson, verksamhetschef Kontors- och fastighetsservice, deltar och informerar om ärendet. Ärendebeskrivning/Sammanfattning Förvaltningen äger 2 trappuppgångar på Långgatan 23, F och G. Övriga delar av Långgatan 23 äger Solatum. Den del som Sollefteå kommun äger sedan 2004 har använts som studentbostäder för Reveljens studenter. Nu har Reveljens verksamhet övergått till distansutbildning varför behovet minskat. Om ytterligare behov skulle uppstå kan detta lösas på Linden som kommunen hyr ytterligare 3,5 år. Efter en tids dialog har Solatum framställt en önskan om att förvärva byggnaden. För att det ekonomiskt ska vara möjligt för Solatum att köpa lägenheterna utan nedskrivningsbehov krävs en relativt låg köpeskilling. För att lägenheterna ska kunna läggas ut på den ordinarie bostadsmarknaden krävs som för övriga bostäder i kvarteret att stambyte genomförs, till en kostnad av tkr, samt att investeringar görs i fönster och balkonger, till en kostnad av ca tkr. För att kunna lägga hyresnivån på motsvarande resten av kvarteret med dessa investeringar är möjlig köpeskilling tkr rimlig. Förvaltningens bedömning Förvaltningen bedömer att bostäder bör ligga under kommunens bostadsbolag varför förvaltningen förordar en försäljning. En köpeskilling mellan tkr är rimlig ur ett koncernperspektiv för att få ett tillskott av bostäder på marknaden. Med anledning av att inget underhåll har utförts mer än att hålla bostäderna i ett skick att de går att använda som bostad har förvaltningen sedan tidigare bedömt att ovan uppräknade investeringsbehov är nödvändiga. Det alternativ som kvarstår om inte åtgärderna genomförs är rivning inom några år. Ekonomiska konsekvenser och förslag på finansiering En försäljning skulle innebära en resultatförbättring på hela köpeskillingen på grund av att inget bokfört värde finns på byggnaden.

16 16 (18) Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen delegerar till verksamhetschef kontorsservice och fastigheter att inom ett intervall på 1-2 mkr förhandla fram och genomföra en försäljning av Långgatan 23 F och G till Solatum. Beslutsunderlag Förvaltningsyttrande, Ulf Jonasson KS 299/2018-1

17 17 (18) 72 Dnr KS 111/2018 Delårsbokslut och helårsprognos 2018 Beslut Allmänna utskott föreslår Kommunstyrelsen föreslå Kommunfullmäktige beslut Att godkänna delårsbokslutet för andra tertialet samt prognos för ekonomiskt utfall Information Niklas Nordén, Ekonomichef deltar och informerar om verksamhetsuppföljning per augusti Utfallet är -1,8 mkr mot budget. Kommungemensam verksamhet har ett stort överskott till följd av att pott för löneökningar inom läraravtalet inte fördelats ännu. Gemensamservice ligger plus tack vare utbetalningar kopplat till extra tjänster. Välfärd har ett stort negativt utfall kontra budget bl.a. på grund av placeringar kopplat till våld i nära relationer. Äldreomsorgen ligger på positivt utfall mot budget. Sjukfrånvaron - långtidssjukskrivningar gått ner medan korttidssjukskrivningar ökat något. Sollefteåforsens AB ligger på utfall i nivå med budget. Prognosen för helåret med justering för migrationsmedel är 4,5 mkr. Ärendebeskrivning Verksamhetsuppföljning samt redogörelse av preliminärt utfall och prognos för delårsbokslutet till och med augusti Resultatet per sista augusti är 26,4 mnkr att jämföra med 55,1 vid motsvarande period Prognosen för helåret 2018 bedöms till -15,5 mnkr vilket är 24,1 mnkr sämre än budget men 3,9 mnkr bättre än föregående prognos. Den förbättrade prognosen beror framförallt på att pensionskostnaderna och finansnettot utvecklats bättre än tidigare bedömning. Justerat för tillförda migrationsmedel på 11 mnkr motsvarar detta ett negativt resultat på 4,5 mnkr. Sollefteåforsen har utvecklats sämre till följd av sommarens torka vilket dock delvis uppvägs av övriga poster inom kommungemensam verksamhet. Verksamheterna uppvisar blandade resultat, generellt föreligger stora svårigheter med att klara budgetram, bättre helårsprognos visar Kostverksamheten, Gemensam service samt gymnasieskolan medan övriga har oförändrade eller försämrade prognoser.

18 18 (18) Sammantaget bedömdes vid den fördjupade uppföljningen att ca 10 mnkr i resultatförbättring skulle nås innan årets slut, varav ca 4 mnkr ser ut att ha realiserats hittills. Vid kommunstyrelsens sammanträde den 9/10 kommer den färdigställda delårsrapporten att presenteras och utgöra beslutsunderlag Beslutsunderlag Verksamhetsuppföljning januari-augusti 2018 Förvaltningens förslag till beslut föreslår kommunstyrelsen besluta: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige godkänna delårsbokslutet för andra tertialet samt prognos för ekonomiskt utfall 2018.