Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel

Transkript

1 Kallelse/föredragningslista Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel Tid fredagen den 10 februari 2017, kl. 09:00-12:00 Plats Borgsalen, Södravägen 9, Regionens Hus Meddela mig om ni inte kommer på sammanträdet. 1. Justering Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel beslutar att utse Ronny Löfquist (S) att jämte ordföranden justera protokollet. 2. Godkännande av föredragningslistan Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel beslutar att godkänna den utsända föredragningslistan. 3. Lägesbild utveckling av missbruks- och beroendevården och insatser enligt LOB Åsa Claesson 09:00 Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar informationen till protokollet. 4. Anmälan av inkommande skrivelser Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar informationen till protokollet. 5. Årsredovisning 2016 Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel beslutar att - fastställa upprättad årsredovisning - överlämna årsredovisning till regionstyrelsen - överlämna årsredovisningen till kommunerna

2 6. Uppföljning av internkontrollplan 2016 Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel beslutar att godkänna uppföljningen av internkontrollplan för år Hemsjukvårdsavtalet laget runt Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar informationen till protokollet. 8. Information från nämndtjänsteman och presidium Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar informationen till protokollet. 9. Utvärderingen av överenskommelse om hemsjukvården och hjälpmedelsavtalet Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar informationen till protokollet.

3 Föredragningslista Sammanträdesdatum Justering Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel beslutar att utse Ronny Löfquist (S) att jämte ordföranden justera protokollet.

4 2 Godkännande av föredragningslistan Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel beslutar att godkänna den utsända föredragningslistan.

5 3 Lägesbild utveckling av missbruks- och beroendevården och insatser enligt LOB HNH Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar informationen till protokollet. Ärendet Lägesrapport gällande utveckling av missbruks- och beroendevården och insatser enligt LOB (lagen om omhändertagande av berusade personer).

6 4 Anmälan av inkomna skrivelse HNH Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar inkomna skrivelser till protokollet. Ärendet Följande skrivelse anmäls för anteckning till protokollet: 1. Protokollsutdrag, regionstyrelsens arbetsutskott 72 Riktlinjer för Region Hallands uppföljning 2017 ( ). 2. Protokollsutdrag, driftnämnden ambulans diagnostik och hälsa 104 Månadsrapport till och med oktober 2016 ( ). 3. Protokollsutdrag, driftnämnden ambulans diagnostik och hälsa 117 Månadsrapport till och med november 2016 ( ).

7 5 Årsredovisning 2016 HNH Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel beslutar att: fastställa upprättad årsredovisning överlämna årsredovisning till regionstyrelsen överlämna årsredovisningen till kommunerna Ärendet Resultatet för gemensamma nämndens hjälpmedelsuppdrag efter resultathantering uppgår 13,5 tkr. I resultathanteringen har en avsättning till tillgodohavande inför år 2017 motsvarande tkr. Resultatet består av Återförda intäkter Lägre kostnader för hjälpmedel Lägre driftkostnader inom Hjälpmedelscentrum 1 494,7 tkr 3 184,0 tkr 4 021,3 tkr Tillgodohavandet fördelas proportionellt utifrån betald kostnad under år 2016, och avräknas mot egen finansierad del av Hjälpmedelskostnaden år Handlingar i ärendet Hälsa och funktionsstöds rapport till driftnämnden ambulans, diagnostik och hälsa avseende Hjälpmedelscentralens verksamhet. Verksamhetsberättelse från hemsjukvården för Beslutet skickas till Laholms kommun, Halmstad kommun, Hylte kommun, Falkenberg kommun, Varbergs kommun, Kungsbacka kommun, Regionstyrelsen

8 TJÄNSTESKRIVELSE 1(11 ) Datum Diarienummer Hälsa och funktionsstöd Rose-Marie Persson Områdeschef Gemensam nämnd för Hemsjukvård och Hjälpmedel Årsredovisning 2016 Sammanfattning och analys Verksamhet Utfall 2016 Budget 2016 Diff mot budget 2016 GNHH Hjälpmedelsuppdrag Total Resultatet för gemensamma nämndens hjälpmedelsuppdrag efter resultathantering uppgår 13,5 tkr. I resultathanteringen har en avsättning till tillgodohavande inför år 2017 motsvarande tkr. Resultatet består av Återförda intäkter Lägre kostnader för hjälpmedel Lägre driftkostnader inom Hjälpmedelscentrum 1 494,7 tkr 3 184,0 tkr 4 021,3 tkr Tillgodohavandet fördelas proportionellt utifrån betald kostnad under år 2016, och avräknas mot egen finansierad del av Hjälpmedelskostnaden år Handlingar i ärendet Hälsa och funktionsstöds rapport till driftnämnden ambulans diagnostik och hälsa avseende Hjälpmedelscentrums verksamhet Årsredovisning år 2016 från verksamheten Regionkontoret Magdalena Barkström Nämndtjänsteman Rose-Marie Persson Områdeschef

9 Ambulans, Diagnostik och Hälsa Datum Hjälpmedelscentrum Årsrapport 2016 Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa Helhet Delaktighet Samordning

10 Årsrapport 2016 Hjälpmedelscentrum Sammanfattning Resultatet för 2016 för Hjälpmedelscentrum är ett positivt utfall på 7 211,4 tkr före resultathantering. I huvudsak består överskottet på lägre hjälpmedelskostnader samt lägre driftkostnader som i sin tur beror på outnyttjade personalmedel. Trots vakanser på personalsidan har verksamheten klarat sitt uppdrag med god tillgänglighet och bibehållen kvalitet, samtidigt som volymerna har fortsatt att öka. Man har under året utvecklat förskrivarutbildningen till att bli mer effektiv såväl kvantitativt som kvalitativt. Brukarenkäten visar goda resultat avseende bemötande och servicegrad. HMC Halland är den mest kostnadseffektiva verksamheten nationellt, vilket man kan utläsa av jämförande statistik i Nysamarbetet. Verksamhet Volymer Antal 2015 Antal 2016 Förändringsstakt jämfört med 2015 Antal huvudhjälpmedel ute hos mottagare Antal mottagare % % Kommentarer: - Antalet huvudhjälpmedel och antalet brukare fortsätter som förväntat att öka. - En oväntat stor volymökning avseende tranporter till ordinära boenden. Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa

11 Ledtider Målvärde Andel 2015 Andel 2016 Lev.tid av lagerhållet sortiment Lev.tid för beställningssortiment Ledtider för avhjälpande underhåll Leverans av högprioriterade hjm. Inom 5 d 98% 98% Inom 15 d 94% 94% Inom 10 d 95% 95% Inom 2 d 100% 100% Kommentarer: - Ledtiderna har förbättrats jämfört med samma period Övriga mål se bilaga hjälpmedelsuppdraget. Kvalitet och patientsäkerhet Under 2015 implementerades ny utprovningsprocess som tydliggör ansvarsförhållanden mellan förskrivare och HMC. Resultatet på utvärderingen visar att brukarens delaktighet har ökat. Det nya arbetssättet har en tydligare process med start och slut. Den nya modellen för förskrivarutbildning har fallit väl ut, den är uppskattad av såväl förskrivare som utbildare. Fler förskrivare utbildas trots att färre utbildningar genomförs. Inga utbildningstillfällen har behövt ställas in under året. Kunderna kan göra långsiktiga kompetensplaner för sina förskrivare. Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa

12 Förskrivning av elskoter kan nu göras direkt av förskrivare via Websesam. Tidigare har hjälpmedelskonsulent anlitats. Processen har blivit snabbare och har även inneburit frigörande av tid för konsulenter. Förskrivare kan boka tid i utprovningsrum på HMC och på egen hand genomföra utprovning av hjälpmedel, även detta frigör tid för konsulenter. Huvuddelen av avvikelserna kommer från kunder. Under 2016 har det kommit in 109 avvikelser (2015 inkom det 151 stycken.) Av årets avvikelser är 2 st klassade som allvarliga, dessa är anmälda till Läkemedelsverket där utredning pågår. Tre allvarliga avvikelser från 2015 är avskrivna under Redogörelse för hur verksamheten jobbar med medarbetarundersökningen och dess aktiviteter Resultatet från medarbetarundersökningen har presenterats för samtliga medarbetare. Syftet var att konkretisera och tydliggöra resultatet inför att starta arbetet med handlingsplan. Resultat från Nysam Hjälpmedelscentrum Halland visar för femte året i rad att man är den mest kostnadseffektiva verksamheten av samtliga deltagare i Nysamarbetet. Framgångsrika faktorer är återanvändning av hjälpmedel tillsammans med små ständiga förbättringar i verksamheten. Nysamgruppen är en viktig arena för verksamhetens utveckling där ett givande och tagande av ideér blir nationella framgångar. Internkontroll HMC följer internkontrollplanen Uppföljning av policys HMC följer regionens policys. Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa

13 Ekonomi Verksamhet Utfall Jan - okt 2016 Budget Jan - okt 2016 Diff mot periodbudget 2016 Hjälpmedelscentrum Hjälpmedelskostnad Total Resultat 2016 för HMC före resultathantering uppgick till ,4 tkr Hjälpmedelskostnaden är tkr mindre än budgeterat. Överskott på driften, 4 027,4 tkr beror till stora delar på personalvakanser och flera partiella tjänstledigheter där man inte kunnat rekrytera i tid. Hjälpmedelscentrum återför 7205,3 tkr till kunderna som avräknas 2017 års hjälpmedelsfakturor. Personal Tidsanvändning timmar Utfall jan-dec 2015 Utfall jan-dec 2016 Diff mot föregående år LAGSTADGAD LEDIGHET ,3% NÄRVARO ,3% SEMESTER ,7% SJUKFRÅNVARO ,6% STUDIER MED LÖN/DEL AV LÖN ,1% ÖVRIG LEDIGHET/KOMP ,2% Summa ,5% Närvarotid timmar Utfall jan-dec 2015 Utfall jan-dec 2016 Diff mot föregående år ARBETAD TID ,4% MERTID/ÖVERTID ,2% TIMLÖN ,3% Summa ,3% Kommentarer: Under året har HMC haft stora utmaningar att rekrytera hjälpmedelskonsulenter och hjälpmedelstekniker. Periodvis har det uppstått vakanser. Under andra halvan av året har en avdelningschef varit tjänstledig för att prova annat arbete inom regionen. Arbetsuppgifterna har fördelats på andra personer i ledningsgruppen fr a de andra avdelningscheferna. Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa

14 Sjukfrånvaro timmar Utfall jan-dec 2015 Utfall jan-dec 2016 Diff mot föregående år Kort (-14 dgr) ,2% Mellan (15-90 dgr) ,7% Lång (91- dgr) ,0% Summa ,5% Kommentarer: HMC har haft mindre arbetad tid jämfört med 2015, det är fr a timlönstiden som minskat. Medarbetare som timanställs behöver introduktion, detta tar tid från ordinarie personal Sjukfrånvaro jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Kommentarer: Sjukskrivningstalet är högre jämfört med Anledningen är ett fåtal medarbetare som haft en längre frånvaro. Influensaperioden i februari och september påverkar sjukfrånvaron negativt. Ingen sjukfrånvaro är arbetsrelaterad. Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa

15 Framtiden Under 2017 kommer det att fastställas en process mellan Dako och HMC kring områdena kommunikation och kognition. Detta kommer att leda till att förskrivarna har samma ingång för dessa områden som för övriga hjälpmedelsområde, vilket underlättar processen. Trygg och säker hemgång från sjukhusen kräver att förskrivningsprocessen och hjälpmedelleveranser görs i god tid. Vilka krav HMC kommer att ställas inför är osäkert. Socialstyrelsens nya förskrivarstöd kommer att stärka förskrivare och förskrivares chefer som idag möter brukare med stora krav. HMC kommer att verka för att regelverk och information skall vara tydlig, lätt att förstå och finnas på 1177 där tillgången är stor för alla. Kunder/förskrivare fortsätter att ställa stora krav på HMC. Man vill ha alltfler hemkörningar och snävare ledtider. Om dessa krav uppfylls av HMC kommer det att innebära större kostnader för regionen och kommunerna. Socialstyrelsens 10 uppdrag kring hjälpmedel håller på att stängas. En förskrivarutbildning på webben har blivit mycket bra. Hjälpmedelscentrum använder denna som start då det gäller den obligatoriska utbildningen. Vinsten med detta är att det sparas en dag eftersom förskrivaren första dag utbildar sig på sin egen arbetsplats och på tid denne sätter av. När den delen är klar får förskrivaren ett intyg som skickas till HMC före den gemensamma dagen. Utredningen kring ett samlat huvudmannaskap, avgifter och högkostnadsskydd, nationell reglering och kostnadseffektivitet pågår. Utredningen syftar till att få likvärdighet över landet kring området hjälpmedel. Förslagen är ännu inte presenterade, men det kan komma att påverka hjälpmedelsverksamheten nationellt. Under året har HMC fått i uppdrag att utarbeta förslag kring hantering av särskilda näringsprodukter för vuxna. Uppdraget innebär att regelverk skall tas fram, lagerhantering av produkter kräver lokalanpassningar och logistiken kring distribution måste sättas. Detta kommer att kräva stora insatser av HMC, med bl a nyrekryteringar. HMC Halland har tillsammans med övriga hjälpmedelsverksamheter i landet beslutat att bekosta en doktorand i fyra år. Doktoranden ska ta fram en modell som kan användas för att visa på att hjälpmedel ger möjliga positiva kvalitativa, kvantitativa och ekonomiska effekter. Målet är en modell som i praktisk användning inom landstingens/regionens och kommunernas verksamheter kan beskriva förväntade eller uppnådda effekter på samhällsnivå vid förskrivning av hjälpmedel. Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa

16 HJÄLPMEDELSUPPDRAG 2016 Bilaga 2 Uppdrag från Gemensam nämnd för hemsjukvård och hjälpmedel till driftnämnden Ambulans, diagnostik och hälsa GNHH:s uppdrag Uppföljning Bedömning Tillhandahålla rätt kompetens och adekvat utbildning för konsultation, teknisk komptens och logistik. Kompetensbehov är fastställt. Hög attraktivitet Tillhandahålla ett hjälpmedelssortiment för att erbjuda möjlighet till ett aktivt liv utifrån brukarens egna förutsättningar. Inarbetat arbetssätt. Förskrivare deltar alltid vid upphandling. Funktionskriterier används vid huvuddelen av upphandlingarna. Ta fram underlag för hjälpmedelsanvisningar i Halland. Inarbetat arbetssätt. Källsortera kasserade hjälpmedel. Pågår enligt plan. Säkerställa att utbudspunkterna är jämnt fördelade över länet. Det finns buffertförråd över hela länet. Innehållet i förråden är anpassat till kundens behov. Hälsa Bidra till att det finns hög tillgänglighet till hjälpmedelsinformation. Arbete pågår enligt plan med information om produkter på Via samverkan skapa dialog med kunderna gällande hjälpmedelsbehovet. Sker kontinuerligt vid olika kontakter med kunderna. Ett par nya forum har tillkommit under Genom omvärldsbevakning hålla sig à jour och driva utvecklingsfrågor inom hjälpmedelsområdet. Pågår enligt plan. Verksamheten deltar i ett antal nätverk inom flera områden, som är avancerade. Deltar också i flera myndigheters arbete med att utveckla hjälpmedelsförsörjningen. Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa

17 Delta i det nationella NYSAMarbetet (nyckeltal för jämförelser inom hälso- och sjukvården). Verksamheten deltar i det nationella NYSAMarbetet och använder resultatet vid uppföljning och utveckling av den egna verksamheten. Genomföra upphandlingar av hjälpmedel som täcker behovet hos invånarna på ett kostnadseffektivt sätt. Enligt plan. Ha en kontinuerlig uppföljning av resultatet kopplat till en effektiv hjälpmedelsförsörjning. Av tio landsting/regioner i NYSAMsamarbetet var Halland för femte året i rad den mest kostnadseffektiva verksamheten. Verksamheten följer upp om nyttjandegraden under året varit högre än 90 %. Öka verkningsgraden Verka för att återanvändningen av hjälpmedel är fortsatt hög. Säkerställa att nedanstående leverans- och ledtider hålls för god tillgänglighet och brukarnöjdhet: Enligt plan. Notera att GNHH har 100 % för alla områden. Efter diskussion mellan GNHH och Hjälpmedelscentrum så är detta menat som en ambitionsnivå. Resultatet för 2016 är mycket bra Leveranstider av lagerhållet sortiment; högst fem arbetsdagar Leveranstider för beställningssortiment; högst femton arbetsdagar Ledtider för avhjälpande underhåll; högst tio arbetsdagar Leverans av högprioriterade hjälpmedel; högst två arbetsdagar Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa

18 90 procent av brukarna ska vara nöjda med servicen 100 procent av brukarna ska vara nöjda med bemötande Kontinuerligt följa upp resultat för Gemensamma nämnden hemsjukvård och hjälpmedel enligt Region Hallands uppföljningsanvisningar. Genomfört Utifrån uppföljning rapportera eventuella avvikelser som behöver hanteras av Gemensamma nämnden hemsjukvård och hjälpmedel. Genomfört Ekonomi Kontinuerligt hantera och följa upp huvudmännens avräkning. Genomfört Informera Hjälpmedelsnämnden om förväntade effekter av avslutade upphandlingar. Sker vid behov. - Ta fram underlag för prissättningsmodell. Ta fram underlag för avskrivning av osäkra kundfordringar. Prissättning vid nytt avtal Genomfört Pågår Årsrapport 2016 Ambulans, Diagnostik och Hälsa

19 TJÄNSTESKRIVELSE 1(3) Regionkontoret Hälso och sjukvårdsavdelningen Magdalena Barkström Nämndtjänsteman Datum Diarienummer HNH Gemensam nämnd för Hemsjukvård och Hjälpmedel Uppföljning år 2016 Sammanfattning hemsjukvården år 2016 Gemensam nämnd för Hemsjukvård och Hjälpmedel har under året fortsatt följa utvecklingen och kvalitén av hemsjukvården. Ca hallänningar är inskrivna i hemsjukvården vid utgången av Sammanlagt har drygt unika hallänningar varit inskrivna i hemsjukvården under Tre av fem patienter inskrivna i hemsjukvården är 80 år eller äldre. En av fem är år och en av fem är under 65 år. Antalet inskrivna per månad samt åldersstruktur har varit stabil över året. Kommunernas hemsjukvårdsverksamheter genomför även så kallade enstaka hembesök, det vill säga insatser under en begränsad period hos patienter som inte kan ta sig till vårdcentral. Drygt enstaka besök genomförs årligen. Här ses dock en nedåtgående trend i antal besök, vilket tyder på att det blivit vanligare att skriva in patienter i hemsjukvården. Den regionala genomförandegruppen med representanter från samtliga kommuner samt regionens närsjukvårds offentliga och privata regi, Hallands sjukhus, Psykiatrin i Halland samt ambulanssjukvården har under året fortsatt arbetet med att hålla samman genomförandet av överenskommelsen om hemsjukvård i Halland. Att säkerställa en likvärdig vård i länet och tydliggöra roller och ansvar för hemsjukvård utifrån den nya överenskommelsen har varit centralt för gruppens arbete. Gruppen har genom sitt övergripande förhållningssätt och mandat kunnat arbeta effektivt i samverkan och därmed kunnat korta beslutsvägarna. I uppdraget har det även ingått att analysera de data som tas fram utifrån beslutade indikatorer och att återrapportera dessa till den gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel. I detta har genomförandegruppen och indikatorgruppen haft ett nära samarbete. Den regionala genomförandegruppen är också utsedd att vara referensgrupp till det övergripande projektet Trygg och effektiv utskrivning från slutenvård som startade 2016 och är kopplat till ny lagstiftning, lagen träder i kraft 2018.

20 2(3) Under året har det förberedande arbetet med utvärdering av hemsjukvårdsöverenskommelsen påbörjats. Som extern resurs har Health Navigator anlitats och en arbetsgrupp med representation från samtliga kommuner och Region Halland har skapats. Genomförandet sker under våren 2017 och en slutrapport kommer att presenteras i juni. Denna kommer att utgöra underlag till beslut för politikerna avseende hur överenskommelsen bör justeras inför en eventuell förlängning från och med Ett utvecklingsarbete som är nära förknippad med hemsjukvården är Läkarmedverkan i hemsjukvården. Projektet har bedrivits i pilotform under 2016 och förlängs första halvåret Vid utgången av 2016 omfattades tre kommuner (Kungsbacka, Varberg och Halmstad). Samtliga kommuner kommer att omfattas av läkarmedverkan inom hemsjukvården inför sommaren Målgruppen är patienter i ordinärt boende inskrivna i hemsjukvård och där legitimerad personal i kommunen i samråd med patient bedömt behovet av läkarkompetens. Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel har regelbundet fått rapport om projektet. Indikatorgruppen har varit igång i drygt två år. Den består av en eller två representanter från varje kommun och Region Halland (verksamhetscontroller Avdelningen regional samverkan) är sammankallande och håller samman arbetet. Medlemmar har olika roller på hemmaplan controller, MAS, verksamhetschef, utvecklingsstrateg etcetera vilket är en styrka i arbetet. Indikatorgruppen arbetar på gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedels uppdrag med att följa upp hemsjukvården. Gruppen är också delaktig i nämndens arbete i övrigt genom exempelvis nämndens riskanalys och internkontrollplan och den pågående utvärderingen av hemsjukvårdsöverenskommelsen. Indikatorgruppen bevakar även vad som händer nationellt avseende uppföljning av hemsjukvård utifrån socialstyrelsens eller SKL:s initiativ. Gruppen träffas en gång i månaden och däremellan arbetas det med förankring, analys och förbättringsarbeten på hemmaplan utifrån materialet. Gruppens fokus under 2015 låg mestadels på att mäta volymer såsom antal inskrivna i hemsjukvård, antal enstaka hembesök och så vidare. Detta för att få den kvantitativa helhetsbild av hemsjukvård i Halland som inte funnits tidigare. Att säkra likvärdiga inrapporteringar och gemensamma definitioner har varit viktigt, men har också tagit tid eftersom det rör sig om olika huvudmän, olika verksamhetssystem och i viss mån olika arbetssätt. Även under 2016 har arbetet med att följa och analysera volymer varit viktigt, och vi kan nu med större säkerhet säga att vi vet vem hemsjukvårdspatienten i Halland är.

21 3(3) Samtidigt som vi säkrar insamling av kvantitativ data, pågår utvecklingen av indikatorer för kvalitet. Utifrån uppdraget och inriktningen att vården ska vara jämlik görs jämförelser kommunerna emellan. Utvecklingsområden som definierats är att mäta den patientupplevda kvaliteten och vårdtyngd i hemsjukvården i Halland på ett tillfredsställande sätt. Det bör i sammanhanget understrykas att de riktigt intressanta mätningarna där man verkligen följer den halländske hemsjukvårdspatientens väg genom vården, oavsett huvudman är de som skulle kunna göras om vi hade gemensam tillgång till patientdata på systemnivå. Detta behöver givetvis ske med hänsyn till juridiska aspekter och skyddet för den enskilde, men angelägenheten är hög utifrån strävan att planera och utföra bästa möjliga hälso- och sjukvård för hallänningen. Regionkontoret Magdalena Barkström Nämndtjänsteman Nämndens beslut delges Regionstyrelsen

22 6 Uppföljning av internkontrollplan 2016 HNH Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel beslutar att godkänna uppföljningen av internkontrollplan för år Ärendet Enligt regionens internkontrollreglemente ska respektive styrelse/nämnd rapportera årets resultat från uppföljningen av den interna kontrollen till Regionstyrelsen. Rapporten ska innehålla information om vilka kontrollområden som styrelsen/nämnden har valt för 2016, sammanfattat resultat av denna uppföljning och eventuellt vidtagna åtgärder. I de fall det finns förslag på åtgärder för förbättringar av regiongemensamma rutiner så ska dessa redovisas. Handlingar i ärendet Uppföljning av intern kontroll 2016 Beslutet skickas till Laholms kommun, Halmstad kommun, Hylte kommun, Falkenberg kommun, Varbergs kommun, Kungsbacka kommun, Regionstyrelsen

23 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer HNH Regionkontoret Styrning och stöd Angelica Eriksson Nämndsekreterare Gemensam nämnd för hemsjukvård och hjälpmedel Uppföljning av intern kontroll 2016 Förslag till beslut Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel beslutar att godkänna uppföljningen av internkontroll Sammanfattning Enligt regionens internkontrollreglemente ska respektive styrelse/nämnd rapportera årets resultat från uppföljningen av den interna kontrollen till regionstyrelsen. Rapporten ska innehålla information om vilka kontrollområden som styrelsen/nämnden har valt för 2016, sammanfattat resultat av denna uppföljning och eventuellt vidtagna åtgärder. I de fall det finns förslag på åtgärder för förbättringar av regiongemensamma rutiner så ska dessa redovisas. Regionkontoret Magdalena Barkström Nämndtjänsteman Bilaga: Uppföljning av internkontroll 2016 Beslutet ska skickas till Regionstyrelsen

24 Rapport internkontroll Gemensam nämnd för hemsjukvård och hjälpmedel

25 2(5) Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Internkontroll Ekonomi Samverkan lokala och kommunala nämnder Återrapportering av beslut/uppdrag Åtgärdslista... 4

26 3(5) 1 Sammanfattning Arbetet med gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedels interna kontrollplan har föregåtts av att verksamheten genomförde en riskanalys under hösten Riskanalysen redovisades därefter för nämndens presidium. De förtroendevalda fick där möjlighet att utifrån riskanalysens redovisning peka ut vilka områden som politiken ansåg vara viktiga att arbeta vidare med i internkontrollplanen. De utpekade områdena har sedan kompletterats med hur kontrollen ska genomföras. Gemensamma nämnden antog efter detta arbete en gemensam internkontrollplan för För att få en tydligare styrning av organisationens arbete med riskanalys och intern kontroll har en grupp bestående av tjänstemän från samtliga förvaltningar tagit fram ett antal gemensamma riskområden som analyserars på förvaltningsnivå inom samtliga förvaltningar. Dessa riskområden är inte absoluta men ger en vägledning i förvaltningarnas arbete med riskanalyserna och de har möjlighet att både lägga till och plocka bort föreslagna riskområden. Inom varje riskområde har ett antal risker identifierats. Dessa har bedömts utifrån sannolikhet och konsekvens och som resulterar i ett risktal mellan 1 och 9. 2 Internkontroll Inom varje riskområde har ett antal risker identifierats. Dessa har bedömts utifrån sannolikhet och konsekvens och som resulterar i ett risktal mellan 1 och 9. Risktal mellan 1-3 markeras med grönt dvs risken är låg eller obefintlig Risktal mellan 4-5 markeras med gult dvs risken är medel Risktal mellan 6-9 markeras med rött dvs risken är från medelhög till hög 2.1 Ekonomi Risk Risktal Kontrollmoment Avtalstrohet utifrån upphandling av avtal Bristande integration mellan Sesam och Agresso 6 Information Vid behov Resultat Representanter från varje kommun sitter med i hela upphandlingsprodessen. Vid behov kan dispens ges av urokonsolenterna. Nytt uppföljningssystem gör att urokonsluenterna kan ta del av avvikelse från avtal och kommunicera detta gentimot kommunerna. 9 Avstämning Vid behov Resultat Controllerfunktionen på HFS stämmer av systemen vid varje månadsskifte. Extra kontroller vid månadsrapport och uppföljning görs. 2.2 Samverkan lokala och kommunala nämnder Risk Risktal Kontrollmoment

27 4(5) Risk Risktal Kontrollmoment De förtroendevalda inte tar med sig frågor tillbaka till sina huvudmän 9 Utbildning 1 ggr/år Resultat Gemensamma nämnden har alltid beslutsärendena som informationsärende vid sammanträdet innan. Detta är för att den förtroendevalda ska hinna ta med frågorna hem till sina huvudmän och förankra. Vid tyngre beslutsärenden skickas det alltid ut remisser till kommunerna. 2.3 Återrapportering av beslut/uppdrag Risk Risktal Kontrollmoment Politiker har inte förankrat besluten hos sin huvudman 9 Utbildning 1 ggr/år Resultat Gemensamma nämnden har alltid beslutsärendena som informationsärende vid sammanträdet innan. Detta är för att den förtroendevalda ska hinna ta med frågorna hem till sina huvudmän och förankra. Vid tyngre beslutsärenden skickas det alltid ut remisser till kommunerna. Informationsärende 12 ggr/år Resultat Vid varje sammanträde går ordförande laget runt för att de förtroendevalda ska återapportera hur det ser ut hos sin huvudmann gällande hemsjukvårdsavtalet. Detta ställer kraven på de förtroendevalda att man tagit kontakt med verksamheten för att hämta in information. 3 Åtgärdslista Områden Ekonomi Åtgärder Risken kan anses åtgärdad i och med nytt system och nya upprättade rutiner som verksamheterna arbetar vidare med. Verksamheten fortsätter arbetet med att kontrollera och stämma av systemen mot varandra vid varje månadsskifte. IT-system Organisation/styrning/ledning kommunikation och information Extraordinära händelser Samverkan lokala och kommunala nämnder Nämnden har betslutat att fortsätta arbeta med denna risken vidare i 2017 års internkontroll. Svårigheterna upplevs ha varit plattformen att hantera frågorna på hemmaplan/hos sin huvudman. Information i kommunfullmäktigeförsamlingarna, lokala nämnder, och fortsatt dialogform med driftnämnd ADH Hantering av post, skrivelser m.m. Delegering Återrapportering av beslut/uppdrag Inga åtgärder Rutin Inga åtgärder Nämnden har betslutat att fortsätta arbeta med denna risken vidare i 2017 års

28 5(5) Områden Åtgärder internkontroll. Svårigheterna upplevs ha varit plattformen att hantera frågorna på hemmaplan/hos sin huvudman. Information i kommunfullmäktigeförsamlingarna, lokala nämnder, och fortsatt dialogform med driftnämnd ADH Laget runt gällande hemsjukvårdsavtalet fortsätter som stående punkt på nämndens sammanträde. Det ger förtroendevalda möjligheta tt få insyn i hur det ser ut i hela Halland gällande hemsjukvården.

29 7 Hemsjukvårdsavtalet laget runt HNH Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar informationen till protokollet. Ärendet Återrapportering från respektive politiker samt regionens tjänsteman av överförandet den 7 april 2015.

30 8 Information från nämndtjänsteman och presidium Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar informationen till protokollet. Ärendet Följande informationer anmäls till protokollet: - Hälpmedelsdagen 22 september - Övrigt

31 9 Utvärdering av överenskommelse om hemsjukvården och hjälpmedelsavtalet HNH Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel antecknar informationen till protokollet. Ärendet En projektplan för utvärderingen av hemsjukvårdsöverenskommelsen och hjälpmedelsavtalet har tagits fram av arbetsgruppen. Projektplanen beskriver bland annat bärande principer, tidsplan och roller i projektet. Gemensamma nämnden har bett om projektledaren om kontinuerlig återkoppling under projektets gång.