Grundläggande granskning av Regionstyrelsen 2017

Transkript

1 Grundläggande granskning av Regionstyrelsen 2017 Revisionsrapport Regionens revisorer

2 REV62 2(19) Sammanfattning Revisorerna granskar årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed, all verksamhet som bedrivs inom styrelsen och nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna ska i den grundläggande granskningen, på översiktlig nivå, bedöma om förutsättningar för tillräcklig intern styrning och kontroll finns, samt om det fungerar i praktiken. Det huvudsakliga syftet är att översiktligt bedöma om Regionstyrelsens styrning, uppföljning och kontroll av den egna verksamheten är tillräcklig. Styrelsen har fastställt ett balanserat styrkort för verksamhetsåret 2017 i enlighet med anvisningarna i Landstingsplan Vi bedömer att styrelsen bör i ökad utsträckning precisera och tydliggöra mål och mått så att ambitionsnivåerna tydliggörs och att måluppfyllelsen kan bedömas på ett mer objektivt sätt. Styrelsen har inarbetade rutiner för uppföljning och återrapportering av verksamhetens resultat på en övergripande nivå och vi bedömer att de regiongemensamma återrapporteringskraven i huvudsak efterlevs. Samtliga förvaltningar redovisar att målet inom ekonomiperspektivet uppnås. Styrelsen har beslutat om en plan för uppföljning av den interna kontrollen utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. Granskningen visar att processen för den interna kontrollen kan utvecklas. Det har inte framkommit något som tyder på att styrelsen under året överträtt sina befogenheter. Vi bedömer att styrelsen i huvudsak har en ändamålsenlig beslutsformalia. Våra väsentligaste rekommendationer är att styrelsen tar initiativ till att: utvecklar styrkortsarbetet i dialog med respektive förvaltning så att möjligheten till objektiv och saklig bedömning (verifiering) av förvaltningarnas måluppfyllelse uppfylls, kvalitetssäkra beslut om uppdrag till verksamheten, komplettera den fastställda patientsäkerhetsberättelsen med de nya obligatoriska uppgifterna avseende informationssäkerhet och journalföring, upprätta en dokumenthanteringsplan i enlighet med arkivreglementet, säkerställa att samtliga av interkontrollplanens kontrollaktiviteter genomförs och följs upp vid de tillfällen som har beslutats, säkerställa att regionens riktlinje för representation och gåvor är känd i organisationen, samt upprätta och fastställa ett regiongemensamt attestreglemente med tillhörande tillämpningsanvisningar.

3 REV62 3(19) Innehållsförteckning 1 Bakgrund Syfte, revisionsfråga och avgränsning Revisionskriterier Metod Resultat av granskningen Har styrelsen tolkat mål och uppdrag från fullmäktige och brutit ned dessa till styrsignaler för verksamheten? Har styrelsen beslutat om uppföljning och rapportering av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet samt hanterat eventuella avvikelser i resultatet? Har styrelsen en övergripande process för den interna kontrollen? Har styrelsen fattat beslut inom ramen för sina befogenheter? Har styrelsen en ändamålsenlig beslutsformalia? Övrigt Revisionell bedömning... 18

4 REV62 4(19) 1 Bakgrund Revisorerna granskar årligen, i den omfattning som följer av god revisionssed, all verksamhet som bedrivs inom styrelsen och nämndernas verksamhetsområden. Den årliga granskningen omfattar grundläggande granskning och fördjupad granskning. Den grundläggande granskningen handlar bland annat om den struktur som styrelsen och nämnderna har för att uppnå en fullgod styrning, uppföljning och kontroll. Revisorerna ska i den grundläggande granskningen bedöma om förutsättningar för tillräcklig intern styrning och kontroll finns, samt om det fungerar i praktiken. 2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syftet med granskningen är att översiktligt bedöma om Regionstyrelsens styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten är tillräcklig. Utifrån syftet ska följande revisionsfrågor besvaras: Har styrelsen tolkat mål och uppdrag från fullmäktige (avseende både verksamhet och ekonomi) och brutit ned dessa till styrsignaler för verksamheten? Har styrelsen beslutat om uppföljning och rapportering av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet samt hanterat eventuella avvikelser i resultatet? Har styrelsen en övergripande process för den interna kontrollen? Har styrelsen fattat beslut inom ramen för sina befogenheter? Har styrelsens en ändamålsenlig beslutsformalia? Uppdraget är främst avgränsat till att följa styrelsens protokoll med tillhörande handlingar. Granskningen av Regionstyrelsen avser primärt inte uppsiktsplikten, landstingets ekonomiska förvaltning eller styrelsens roll som ledande förvaltningsorgan och centralt personalorgan tillika anställnings-, löne- och pensionsmyndighet. Granskningen av Regionstyrelsen avser i huvudsak dess ansvar som nämnd för den egna verksamheten. 3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser och bedömningar. Resultatet av granskningen kommenteras och bedöms med stöd av kommunallagen. 4 Metod Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, granskning av verifikationer samt en avstämning av vissa uppgifter med förvaltningscheferna för Regionledningsförvaltningen, Regional utveckling samt Laboratoriemedicin.

5 REV62 5(19) Revisionsrapporten har kvalitetssäkrats enligt gällande rutiner, vilket bland annat innebär att ett utkast till rapport har överlämnats för saklighetskontroll till berörda förvaltningschefer och regiondirektören. Landstinget Västernorrland bytte namn till Region Västernorrland den 1 februari I rapporten förekommer bägge begreppen. 5 Resultat av granskningen 5.1 Har styrelsen tolkat mål och uppdrag från fullmäktige och brutit ned dessa till styrsignaler för verksamheten? Har styrelsen fastställt ett balanserat styrkort för verksamhetsåret 2017 i enlighet med anvisningarna i Landstingsplan ? Regionstyrelsen fastställde sitt styrkort vid sitt sammanträde 12 maj Styrkortet omfattar framgångsfaktorer, mål och mått för de fyra perspektiven (invånare, medarbetare, processer och ekonomi) med tillhörande inriktningsmål, i enlighet med anvisningarna i Landstingsplan Styrkortet omfattar 17 mål med angivna mått och målnivåer. Mål och mått i styrkortet bedöms endast till viss del vara mätbara och konkretiserade. Flera mål med tillhörande mått formuleras som antal förvaltningar som uppnår sina mål i respektive styrkort. Det är därmed svårt att se att styrelsen konkretiserat fullmäktiges inriktningsmål eller tydliggjort målens innebörd med koppling till de verksamheter som styrelsen ansvarar för. Målen riskerar därmed, som vi ser det, att förlora sin styrande effekt. I styrelsens styrkort finns totalt fyra mål inom medarbetarperspektivet av vilket tre följs upp genom medarbetarenkäten och det fjärde avser sjukfrånvaro. Medarbetarenkäten genomfördes inte 2017 vilket medför att måluppfyllelse inom perspektivet, utöver sjukfrånvaro, inte kan bedömas. Styrelsen har fastställt ett balanserat styrkort för verksamhetsåret 2017 i enlighet med anvisningarna i Landstingsplan Styrelsen bör i ökad utsträckning precisera och tydliggöra mål och mått så att ambitionsnivåerna tydliggörs och att måluppfyllelsen kan bedömas på ett mer objektivt sätt Har styrkort upprättats på verksamhetsnivå för 2017? I granskningen ingår att verifiera om styrkort har upprättats på samtliga organisatoriska nivåer inom förvaltningsorganisationen och för samtliga verksamheter avseende verksamhetsåret Regionledningsförvaltningen bildades den 1 februari 2017 genom en sammanslagning av Landstingets kansli och Landstingsservice. De styrkort som de två tidigare

6 REV62 6(19) förvaltningarna beslutat om var för sig, kvarstod under Inför 2018 har ett gemensamt styrkort upprättats inom Regionledningsförvaltningen. Av lämnad information framgår att de verksamheter som ingår i Regionledningsförvaltningen har arbetat aktivt med planering och uppföljning av styrkorten under 2017 genom att målen brutits ner i verksamheterna och enheterna och även följts upp löpande. Dock har sammanslagningen visat att arbetssätt och benämningar har hanterats något olika. Styrkorten har bifogats budgetskrivelsen. Regional utveckling har till sin budgetskrivelse 2017 bifogat dokument/skrivelse som utgår från de fyra perspektiven och de övergripande målen i styrkortsmodellen. Dokumentet utgörs av en relativt omfattande kvalitativ beskrivning i löpande text. Förvaltningsledningen har uppgett att det inom verksamheter och enheter har upprättats styrkort genom verksamhetsplanen med utgångspunkt från styrelsens balanserade styrkort. Vår bedömning vad gäller förvaltningens styrkort är att mål och mått inte har konkretiserats eller gjorts mätbara i tillräcklig utsträckning och att dess utformning ger begränsad möjlighet till objektiv bedömning av förvaltningens måluppfyllelse. Laboratoriemedicin har till sin budgetskrivelse 2017 bifogat dokument/skrivelse som utgår från de fyra perspektiven och de övergripande målen i styrkortsmodellen. Dokumentet utgörs av en kvalitativ beskrivning i löpande text. Från förvaltningsledningen uppges att man inte arbetar med styrkortsmodellen på verksamhets- eller enhetsnivå. Vår bedömning är att mål och mått inte har konkretiserats eller gjorts mätbara i tillräcklig utsträckning och att dess utformning ger begränsad möjlighet till objektiv bedömning av förvaltningens måluppfyllelse. Vi bedömer att 2017 års styrkort avseende (de tidigare förvaltningarna) Landstingets kansli och Landstingsservice är utformade så att uppföljning av måluppfyllelse i huvudsak är möjlig. Vi ser även positivt på att Regionledningsförvaltningen inför 2018 har upprättat ett gemensamt styrkort. Som ovan framgår bedömer vi däremot att Regional utvecklings- och Laboratoriemedicins styrkort inte gjorts mätbara i tillräcklig utsträckning. Vi rekommenderar därför att styrelsen utvecklar sitt styrkortsarbete i dialog med respektive förvaltning så att möjligheten till objektiv och saklig bedömning (verifiering) av förvaltningarnas måluppfyllelse uppfylls Vilka planer och/eller mål har styrelsen beslutat om i övrigt? I granskningen ingår att notera väsentliga beslut om planer och/eller mål, utöver nämndens styrkort. Vi har noterat följande beslut: Internationell handlingsplan Beslut att godkänna förslaget till internationell handlingsplan Regionstyrelsen , 41

7 REV62 7(19) Strategi för oberoende av inhyrd personal 2 Beslut att godkänna Processplan kompetensförsörjning Landstinget Västernorrland och därmed ställa sig bakom SKL:s strategi för oberoende av inhyrd personal samt att återrapportering av hur arbetet fortskrider ska ske till styrelsen varje kvartal. Strategiskt kulturarvsprogram för Västernorrland Revideringen av Landstinget Västernorrland och Länsstyrelsen Västernorrlands gemensamma strategiska kulturarvsprogram Kulturarv i utveckling har pågått under En reviderad version presenteras nu för perioden Styrelsen beslutar att fastställa Strategiskt kulturarvsprogram för Västernorrland Tid- och processplan för framtagandet av ny kulturplan för Västernorrland Beslut att fastställa den föreslagna tid- och processplanen för ny kulturplan för Västernorrland Regional strategi miljö, klimat & energi I regeringens villkorsbeslut 2017 till aktörer med regionalt tillväxtansvar ingår ett särskilt uppdrag om att en regional handlingsplan ska tas fram och genomföras för att integrera och stärka klimat- och miljöperspektiven i det regionala tillväxtarbetet Regionstyrelsen beslutar att fastställa Regional strategi miljö, klimat och energi och överlämna strategin till Tillväxtverket. Miljö och energi Handlingsplan Enligt miljö- och energiplan ska regionstyrelsen årligen besluta om en handlingsplan med åtgärder som syftar till att nå målen i planen till Regionstyrelsen beslutar att fastställa upprättat förslag till Handlingsplan 2018 för miljö och energi. Regional biblioteksplan Västernorrland 7 Enligt bibliotekslagen 8 ska kommuner och landsting anta biblioteksplaner för sin verksamhet på biblioteksområdet. Regionstyrelsen beslutar att fastställa förslaget till regional biblioteksplan för Västernorrland Framtagande av ny Regional utvecklingsstrategi (RUS) - tidsplan 9 Landstinget är sedan 1 januari 2017 regionalt utvecklingsansvarig aktör i Västernorrland. Ett centralt uppdrag i förordningen 10 om regionalt tillväxtarbete är att regionalt utvecklingsansvarig aktör ska leda och samordna arbetet att ta fram och genomföra en regional utvecklingsstrategi (RUS). Nuvarande RUS för Västernorrland gäller för Regionstyrelsen be- 2 Regionstyrelsen , 83 3 Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , :801 9 Regionstyrelsen , :583

8 REV62 8(19) slutar att ställa sig bakom förslaget till tidsplan för ny regional utvecklingsstrategi samt att utse två ledamöter och en ersättare från majoriteten respektive oppositionen att delta i planeringsarbetet Vilka enskilda uppdrag till verksamheten har styrelsen beslutat om i övrigt? I granskningen ingår att notera väsentliga uppdrag till verksamheten. Vi har noterat följande beslut: Ny ambulansstation i Örnsköldsvik 11 Beslut att uppdra till Landstingsfastigheter att projektera och upphandla ny ambulansstation vid den nya akutmottagningen på Örnsköldsviks sjukhus samt att återkomma till regionstyrelsen med underlag till beslut inför genomförande av aktuellt projekt. Underlag för beslut om genomförande har därefter presenterats för styrelsen, Energieffektivisering Beslut att godkänna projektering och genomförande av projekt för energieffektivisering enligt Landstingsfastigheters handlingsplan för energiåtgärder samt att utfallet av genomförda åtaganden rapporteras till styrelsen senast mars Fördjupad analys av inriktningen på regionens internationella arbete 13 Beslut att det under 2017 ska genomföras en fördjupad analys av inriktningen för regionens fortsatta internationella arbete med sikte på 2018 och framåt inom ramen för uppföljningen av den regionala utvecklingsstrategin Av beslut framgår inte när analysen ska redovisas för styrelsen. Utöver ovanstående noteras att styrelsen under året beslutat om ett flertal uppdrag till landstingsfastigheter som bland annat omfattar solel 2017, systematiskt brandskyddsarbete, uppgradering passersystem, tillgänglighet till lokaler, ombyggnad av lokaler, nya parkeringsplatser vid Sundsvallssjukhus med flera uppdrag. Vi rekommenderar att styrelsen utvecklar ett system för kvalitetssäkring av uppdragen som lämnas till verksamheten, till exempel genom att precisera uppdragens inriktning, omfattning samt former för återrapportering. 11 Regionstyrelsen , 9 12 Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , 41.

9 REV62 9(19) 5.2 Har styrelsen beslutat om uppföljning och rapportering av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet samt hanterat eventuella avvikelser i resultatet? Efterlevs de regiongemensamma kraven på rapportering? Vilken huvudsaklig rapportering lämnas där utöver? Regionstyrelsen har genom förvaltningarnas delårsrapporter och verksamhetsberättelser (helår) fått redovisat resultatet för de mål och mått som styrelsen fastställt i sitt styrkort. Beträffande möjlighet till objektiv bedömning/verifiering av måluppfyllelse, se avsnitt Mål och mått inom medarbetarperspektivet som utgår från medarbetarenkätens resultat kan inte bedömas då enkäten inte genomförts Utöver ovanstående krav på rapportering har vi noterat att styrelsens system för rapportering under 2017 huvudsakligen bestått av: Månatlig rapport från Regiondirektören och förvaltningscheferna utifrån de fyra perspektiven i styrkortet samt utifrån aktuella frågor, rapportering från inbjudna, delegationsbeslut, delgivningar, information från Folkhälso-, primärvårds- och tandvårdsnämnden samt från Hälso- och sjukvårdsnämnden avseende arbetet med att nå en ekonomi i balans över tid. I övrigt har vi noterat ett antal skriftliga rapporter i enskilda frågor och ärenden, till exempel information om aktuella läkemedelsfrågor, resultatet av chefs- och medarbetarenkäten 2016, återredovisning av aktiviteter och åtgärder inom ramen för satsningen på förlossningsvård och kvinnors hälsa samt professionsmiljarden 2016 m.m. En årlig patientsäkerhetsberättelse ska upprättas senast den 1 mars i enlighet med patientsäkerhetslagen och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Från den 1 mars 2017 gäller att patientsäkerhetsberättelsen även ska innehålla följande uppgifter avseende informationssäkerhet och journalföring 14 : uppföljning av informationssäkerheten, riskanalys avseende journalföring och behandling av personuppgifter, förbättringsåtgärder avseende informationssäkerheten, utvärdering av skyddet mot olovlig åtkomst till datornätverk och informationssystem, granskning av att journalföring sker enligt gällande författningar. 14 Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården HSLF-FS 2016:40 med ändring genom HSLF-FS 2017:3, 7 kap. 1

10 REV62 10(19) Styrelsen behandlade patientsäkerhetsberättelsen avseende 2017 vid sitt sammanträde den 15 februari Vi har noterat att patientsäkerhetsberättelsen inte berör de nya kraven på redovisning avseende informationssäkerhet och journalföring. Vi bedömer att de regiongemensamma återrapporteringskraven i huvudsak efterlevs. Det ingår inte i granskningen att bedöma om rapporteringen är tillräcklig för att säkerställa att verksamheten bedrivs i enlighet med uppställda mål och riktlinjer. Vi rekommenderar att styrelsen tillser att patientsäkerhetsberättelsen kompletteras med uppgifter avseende informationssäkerhet och journalföring Har styrelsen beslutat om åtgärder med anledning av eventuella avvikelser i det redovisade resultatet? Redovisat ekonomiskt resultat 2017 för förvaltningar inom Regionstyrelsens verksamhetsansvar framgår nedan. Regional utveckling Regionledningsförvaltningen Laboratoriemedicin Summa Regionstyrelsen + 5,7 mnkr + 78,3 mnkr + 0,9 mnkr + 84,9 mnkr Samtliga förvaltningar redovisar att målet inom ekonomiperspektivet uppnås. Behov av åtgärder avseende det ekonomiska resultatet har därför inte funnits Har styrelsen följt upp beslutade åtgärder med anledning av de granskningar som Regionens revisorer genomfört under föregående revisionsår? Under revisionsåret 2016 genomfördes 8 fördjupade granskningar (granskning av delår- och årsbokslut exkluderat) som berörde Regionstyrelsen. Rapporterna finns tillgängliga på regionens webbplats tillsammans med revisorernas skrivelser och nämndens svar. Delegation av beslutanderätt 15 Med anledning av revisionsrapporten beslutade styrelsen att uppdra till regiondirektören att säkra efterlevnad av befintlig rutin. Av beslutet framgår ej former eller tidpunkt för återkoppling till Regionstyrelsen. Granskning av processen för implementering av landstingsplanen 16 Med anledning av revisionsrapporten beslutade Regionstyrelsen att uppdra till regiondirektören att återrapportera till styrelsen hur implementeringen fortskrider. Av beslutet framgår ej former eller tidpunkt för återkoppling till Regionstyrelsen. Under 2017 har, såvitt vi kunnat se, inte gjorts någon specifik återrapportering av uppdraget till styrelsen , 16REV , 16REV46

11 REV62 11(19) Sjukfrånvaro 17 Med anledning av revisionsrapporten beslutade Regionstyrelsen att uppdra till regiondirektören att förtydliga reglementet gällande styrelsens personal- och arbetsmiljöansvar. Ingen tidpunkt har angivits för återrapportering och vi har heller inte kunnat se att uppdraget genomförts eller återrapporterats till styrelsen. Heroma - säkerhet och kontroll 18 Med anledning av revisionsrapporten beslutade Regionstyrelsen att uppdra till regiondirektören att fortsätta det påbörjade omställningsarbetet. Av beslut framgår ingen tydlig plan för omställningsarbetet. Revisorernas uppföljande granskning, Säkerhet och kontroll i löneutbetalningsprocessen en uppföljande granskning, 19 visar bland annat att Regionstyrelsen har vidtagit ändamålsenliga åtgärder för att utveckla säkerheten i löneutbetalningsprocessen. Insatsplanenens effektuering Regionstyrelsen har avgett svar av vilket det bland annat framgår att det kan bli svårt att uppnå budgeterat resultat om 152 mnkr år Kundfordringar - en uppföljande granskning 21 Regionstyrelsen har avgett svar av vilket det bland annat framgår att det kan vara av stor vikt att genomföra riskanalyser inom området samt en allmän översyn av rutiner för att säkerställa följsamhet. Vidare finns rutiner inom området som bör utvecklas för att säkerställa hanteringen utifrån kontroll och säkerhet. Uppsiktsplikt och ägarstyrning 22 Regionstyrelsen har avgett svar av vilket det bland annat framgår att styrelsen avser att komplettera riktlinje för uppsikt och ägarstyrning med förteckning som omfattar samtliga juridiska personer som landstinget överlämnat en kommunal angelägenhet till. Vi har av tillgänglig dokumentation inte kunnat se att någon uppdatering/komplettering ännu har gjorts av nämnda riktlinje. Granskning av IT-kostnader 23 Regionstyrelsen beslutar att uppdra till regiondirektören att styrelsen försäkrar sig om en regelbunden rapportering om kvalitet och kostnadsutveckling avseende tjänsteköp. Det framgår ej former för återkoppling av resultat till styrelsen. Vi rekommenderar att styrelsen utvecklar sina rutiner för kvalitetssäkring av de uppdrag som ges till verksamheten med anledning av de granskningar som genomförts av Regionens revisorer. Rutinerna bör bland annat tydliggöra formerna för uppdragens inriktning, omfattning, tidsram och återrapportering av genomförande , 16REV , 16REV , 17REV , 16REV , 16REV , 16REV , 17REV12

12 REV62 12(19) 5.3 Har styrelsen en övergripande process för den interna kontrollen? Har styrelsen beslutat om en plan för uppföljning av den interna kontrollen under 2017 utifrån en bedömning av risk och väsentlighet? Styrelsen har beslutat om en internkontrollplan avseende Av dokumentationen framgår att en riskanalys har gjorts. Nedanstående internkontrollpunkter ingår i planen och ska följas upp vid delår och helår: Nytt regionalt uppdrag Bisysslor Upphandling/inköp Redovisning resor, representation, konsulter och privata vårdgivare I granskningen har ingått att verifiera i vilken utsträckning riskanalyser gjorts i förvaltningsorganisationen som underlag för Regionstyrelsens riskbedömning och plan för uppföljning av den interna kontrollen. Av de svar som inkommit från förvaltningarna kan vi inte se att sådana riskanalyser har upprättats. Förvaltningarna har, i enlighet med de nya budgetanvisningarna, upprättat riskanalyser inför Styrelsen har beslutat om en plan för uppföljning av den interna kontrollen utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. Vi anser dock att riskanalyser även behöver upprättas på förvaltningsnivå som underlag för styrelsens riskanalys och beslut om plan för uppföljning av den interna kontrollen. Vi ser därför positivt på de insatser som gjorts i förvaltningarna inför år Har resultatet av den interna kontrollen redovisats till nämnden i enlighet med nämndens beslut? Enligt styrelsens plan för uppföljning av den interna kontrollen ska förvaltningarna återrapportera resultatet i samband med delårsrapporteringen och verksamhetsberättelsen. I samband med delårsrapporteringen har samtliga förvaltningar rapporterat resultatet av genomförda kontrollaktiviteter. I samband med verksamhetsberättelsen har endast Regional utveckling bifogat en redovisning av de kontrollaktiviteter som gjorts. Vi har i granskningen inte kunnat se att resultat av kontrollaktiviteten privata vårdgivare har redovisats av någon förvaltning. Av den redovisning som lämnats framgår bland annat: Nytt regionalt uppdrag Finansieringen för en långsiktig bemanning har säkrats. Rutiner och riktlinjer har överförts från Länsstyrelsen och ett arbete har inletts för anpassning av rutiner m.m. till Region Västernorrland.

13 REV62 13(19) Bisysslor Rutiner finns inom förvaltningarna för inventering och förteckning av bisysslor. Styrdokument, mallar och ansvar är tydligt. Brister som framförs handlar om varierande bedömningar av vad som är förtroendeskadligt, arbetshindrande och/eller konkurrerande. Det uppges även förekomma brister i efterlevnad och att hanteringen inte alltid följer fastställda styrdokument. Upphandling/inköp En beskrivning ges avseende upphandlingsenheten kring ansvar och rutiner, exempelvis att avstämning sker mellan avtalade och fakturerade priser i Proceedo, information till verksamheterna om gällande avtal, stickprov för att säkerställa avtalstrohet, kontinuerliga leverantörsmöten m.m. Analysverktyg Spendency används sedan Redovisning resor, representation, konsulter och privata vårdgivare Verksamheterna har gjort stickprovskontroller som överlag visar på bra resultat och god ordning. Vad gäller tjänsteresor saknas ibland beslutsblankett för utlandsflyg och i viss mån program m.m. Styrelsen bör säkerställa att samtliga av interkontrollplanens kontrollaktiviteter genomförs och följs upp vid de tillfällen som har beslutats. Vidare bör säkerställas att internkontrollarbetet inom förvaltningarna sker i en process under hela verksamhetsåret Verifiering av den interna kontrollen I granskningen ingår att verifiera den interna kontrollen avseende dokumenthantering och representation. Dokumenthantering Styrelsen ska enligt arkivreglementet 24 upprätta en dokumenthanteringsplan som fortlöpande kompletteras. Dokumenthanteringsplanen ska redovisa de typer av handlingar som förekommer i myndighetens verksamhet. Den ska innehålla uppgift om handlingens funktion, samband med andra handlingstyper (processuella samband), tidpunkt för gallring enligt gällande gallringsföreskrifter, tidpunkter för avställning och arkivering samt lagringsmedium. Styrelsen har inte fastställt en dokumenthanteringsplan. Från regionledningsförvaltningen framförs att avsaknaden av dokumenthanteringsplaner inom Region Västernorrland är en stor brist, något som även konstaterades av landstingets revisorer i dess granskning av landstingets diarieföring Landstingsdirektören fick i uppdrag av landstingsstyrelsen att ta fram en handlingsplan för insatser inom området (LS ). 24 Styrdokumentsnummer 49546

14 REV62 14(19) Representation Representationen regleras i riktlinjerna Representation samt gåvor till medarbetare 25, Personalförmåner i Landstinget Västernorrland - inklusive belöning och uppvaktning av medarbetare 26 samt i styrdokumentet Tillämpning av attest- och utbetalningsreglementet 27. Granskningen omfattar totalt 25 fakturor avseende representation och gåvor 28 fördelat på styrelsen och dess förvaltningar. Granskningen visar att följsamheten till regionens riktlinjer vad gäller representation i huvudsak är god. I något enstaka stickprov saknas uppgift om deltagare samt vem som är ansvarig för representationen. Vad gäller gåvor bedömer vi utifrån de uppgifter som framgår av fakturaunderlagen att det i ett flertal fall är oklart om gåvorna ryms inom de ramar som anges i riktlinjerna. Vi rekommenderar att styrelsen upprättar en dokumenthanteringsplan i enlighet med arkivreglementet. Styrelsen bör försäkra sig om att regionens riktlinje för representation och gåvor är känd i organisationen. Efterlevnad av riktlinjen kan med fördel följas upp genom återkommande stickprovsgranskning. 5.4 Har styrelsen fattat beslut inom ramen för sina befogenheter? Ryms styrelsen beslut inom delegationen/uppdraget från fullmäktige? Vi har i vår översiktliga granskning inte funnit något som tyder på att Regionstyrelsen under året överträtt sina befogenheter Har styrelsen tagit enskilda beslut av väsentlig betydelse som bör uppmärksammas? Fördelning av organisationsstöd Beslut att fördela organisationsstöd för 2017 enligt förslag. Ägaranvisningar för Almi Företagspartner Mitt AB för Beslut att fastställa ägaranvisning för Almi Företagspartner Mitt AB. Fördelning av vissa statsbidrag till regional kulturverksamhet i Västernorrland inom ramen för kultursamverkansmodellen Styrdokumentsnummer Styrdokumentsnummer Styrdokumentsnummer Konton: och (personalrepresentation), (uppvaktning/presenter), och (representation) 29 Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , 59

15 REV62 15(19) Beslut att fördela statsbidragen till regional kulturverksamhet i Västernorrland inom ramen för kultursamverkansmodellen 2017 enligt Förslag till fördelning av statsbidrag Fördelning av 2017 års bidrag till funktionshindersorganisationer 32 Beslut att godkänna Fördelning av 2017 års bidrag till funktionshindersorganisationer. Medel för personalstrategiska åtgärder Beslut att kronor av budgeterade medel i anslaget för oförutsett avseende personalpolitik får tas i anspråk för att förverkliga personalstrategiska åtgärder under En kvalitetssäker och effektiv sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocess Beslut att till Regionledningsförvaltningen, område Hälso- och sjukvård anslå kronor för arbetet för en kvalitetssäker och effektiv sjukskrivningsprocess med finansiering från avsatta medel inom finansförvaltningens anslag för emotsedda kostnader i 2017 års budget. Rekvirering av medel för satsningen på ett effektivare resursutnyttjande inom hälso- och sjukvården (professionsmiljarden) 35 Beslut att till Regionledningsförvaltningen för åtgärder inom ramen för effektivare resursutnyttjande inom hälso- och sjukvården (professionsmiljarden) anslå kronor med finansiering av genom ianspråktagande av avsatta medel för egentligt oförutsett i 2017 års budget; samt att till Regionstyrelsen senast i april 2018 återredovisa vidtagna och genomförda åtgärder inom ramen för ett effektivare resursutnyttjande inom hälso- och sjukvården (professionsmiljarden). Tillväxtstrategi för Västernorrlands besöksnäring 36 Landstinget har sedan övertagandet av den regionala turismfunktionen arbetat med framtagandet av en tillväxtstrategi för Västernorrlands besöksnäring. Strategin har tagits fram i nära samarbete med länets kommuner, destinationer och andra offentliga regionala aktörer. Strategin syftar till att prioritera regionalt viktiga utvecklingsfrågor samt tydliggöra rollfördelningen inom länets besöksnäringsfrämjande aktörer. Beslut att anta förslaget om Tillväxtstrategi för Västernorrlands besöksnäring. Komponentavskrivning - Fastigheter 37 Styrelsen beslutar bland annat att införa komponentavskrivningar för materiella anläggningstillgångar i enlighet med bilaga samt att komponentavskrivning införs succesivt från 2017 och ska tillämpas på alla fastighetsanknutna investeringar från år Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , 205

16 REV62 16(19) Regelbok 2018 Vårdval Västernorrland Primärvård 38 Regionstyrelsen beslutar att fastställa bilaga 1 Uppföljning, bilaga 2 IT, bilaga 4 Avtal och bilaga 5 Ansökan, till Regelboken för Vårdval Västernorrland Primärvård 2018, att gälla från och med den 1 januari Revidering av Allmänna riktlinjer för bidragsgivning 39 Landstingets bidragsgivning ska ske utifrån regionfullmäktiges policy. Tillämpningsregler för olika typer av bidrag finns i form av handläggningsrutiner. Nu gällande riktlinjer för bidragsgivning beslutades 2013, och under åren har verksamheterna som hanterar bidrag sett behov av vissa justeringar i innevarande riktlinje. Regionstyrelsen beslutar att fastställa reviderade Allmänna riktlinjer för bidragsgivning att gälla från och med 1 februari Uppdaterade riktlinjer gällande företagsstöd 40 Den 1 januari 2017 tog landstinget över hanteringen av företagsstöd. Länsstyrelsen Västernorrlands policydokument inom området har sedan övertagandet tillämpats i befintligt skick. Nu föreslås en revidering, dels innehåller förslaget ytterligare förtydliganden för de stödsökande dels har dokumentet anpassats efter landstingets struktur och utseende. Förändring av rubricering av dokumentet görs från policy till riktlinje. Detta för att anpassa dokumentet till landstingets struktur. Förändringarna är av mindre karaktär och en fullständig omarbetning av dokumentet planeras att genomföras utifrån den nya regionala utvecklingsstrategin som ska vara klar under Regionstyrelsen beslutar att fastställa riktlinjer Företagsstöd regionala tillväxtmedel samt att riktlinjerna ska gälla från den 1 januari 2018 och som längst till den 31 december I övrigt har vi noterar att Regionstyrelsen vid ett flertal tillfällen under året har fattat beslut i fråga om företagsstöd i egenskap av regionalt utvecklingsansvarig aktör i Västernorrland för främjande av regionala tillväxtåtgärder, det s.k. 1:1-anslaget. Inkomna ansökningar hanteras utifrån den beslutsrätt som framgår av delegationsordningen. Tjänstemannanivå upp till 1mnkr, Regionala utvecklingsutskottet över 1mnkr-2 mnkr och Regionstyrelsen över 2 mnkr. 5.5 Har styrelsen en ändamålsenlig beslutsformalia? Anmäls delegationsbeslut löpande till styrelsen? Delegationsbeslut har anmälts löpande under året till styrelsen. Vi har noterat att det saknas delegationsbeslut från upphandlingsenheten i början av året samt att det inom flera områden är lång tidsutdräkt mellan beslut och återrapportering. 38 Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , Regionstyrelsen , 383

17 REV62 17(19) Har styrelsens protokoll hanterats enligt gällande regelverk? I granskningen ingår att verifiera styrelsens rutiner genom stickprov. Stickprovskontroll har gjorts vid två tillfällen under året avseende: Har protokoll justerats senast 14 dagar efter sammanträdet? Har protokoll tillkännagivits på anslagstavlan senast andra dagen efter justering? Är anslagsbevisen korrekt utformade avseende fristen för anslagens nedtagande? Inga avvikelser har noterats. 5.6 Övrigt Attestreglemente Av Regionstyrelsens reglemente framgår att styrelsen ska fastställa regiongemensamt attestreglemente med tillhörande tillämpningsanvisningar. Det senast beslutade Attest- och utbetalningsreglementet upphörde att gälla den 1 januari 2015 och styrelsen har inte fastställt något nytt reglemente. Revisorerna har uppmärksammat styrelsen i frågan vid granskning Fullmäktiges styrdokument samt vid dialogmöte Vi rekommenderar att styrelsen upprättar och fastställer regiongemensamt attestreglemente med tillhörande tillämpningsanvisningar. Riktlinjer intern kontroll Regionfullmäktige beslutade i april 2017 om policyn Samlad Ledningsprocess som inbegriper intern kontroll. Styrelsen ska se till att övergripande riktlinjer om bl.a. intern kontroll m.m. utfärdas och att dessa riktlinjer följs. Vid tidpunkten för vår granskning hade sådana riktlinjer inte utfärdats av styrelsen. Som vi uppfattat det pågår emellertid ett arbete inom denna ram. Balanserat eget kapital En modell för balansering av resultat tillämpas inom regionen. Styrelsen beslutade att godkänna balansering av eget kapital för verksamheterna, utifrån 2016 års resultat. Beslutet innebär bl.a. att 20 % av över- respektive underskott balanseras till nästa år. Vi har inte funnit att det finns något tydligt regelverk som anger hur modellen ska tillämpas. Vi rekommenderar att formerna och syftet avseende modell som tillämpas för balansering av resultat ses över och tydliggörs samt även styrelsens mandat vad gäller denna hantering. 41 Dnr: 17REV53

18 REV62 18(19) 6 Revisionell bedömning Har styrelsen tolkat mål och uppdrag från fullmäktige och brutit ned dessa till styrsignaler för verksamheten? Styrelsen har fastställt ett balanserat styrkort för verksamhetsåret 2017 i enlighet med anvisningarna i Landstingsplan Styrelsen bör i ökad utsträckning precisera och tydliggöra mål och mått så att ambitionsnivåerna tydliggörs och att måluppfyllelsen kan bedömas på ett mer objektivt sätt. Vi bedömer att 2017 års styrkort avseende (de tidigare förvaltningarna) Landstingets kansli och Landstingsservice är utformade så att uppföljning av måluppfyllelse i huvudsak är möjlig. Vi bedömer däremot att Regional utvecklings- och Laboratoriemedicins styrkort inte gjorts mätbara i tillräcklig utsträckning. Vi rekommenderar därför att styrelsen utvecklar sitt styrkortsarbete i dialog med respektive förvaltning så att möjligheten till objektiv och saklig bedömning (verifiering) av förvaltningarnas måluppfyllelse uppfylls. I övrigt rekommenderar vi att styrelsen utvecklar ett system för kvalitetssäkring av uppdragen som lämnas till verksamheten, till exempel genom att precisera uppdragens inriktning, omfattning samt former för återrapportering. Har styrelsen beslutat om uppföljning och rapportering av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet samt hanterat eventuella avvikelser i resultatet? Vi bedömer att de regiongemensamma återrapporteringskraven i huvudsak efterlevs. I övrigt bedömer vi att styrelsen har ett system för löpande återrapportering avseende verksamheternas utveckling och resultat. Vi noterar att samtliga förvaltningar har redovisat att målet inom ekonomiperspektivet uppnåtts. Vi rekommenderar att styrelsen tillser att patientsäkerhetsberättelsen kompletteras med uppgifter avseende informationssäkerhet och journalföring. Vidare rekommenderar vi att styrelsen utvecklar sina rutiner för kvalitetssäkring av de uppdrag som ges till verksamheten med anledning av de granskningar som genomförts av Regionens revisorer. Rutinerna bör bland annat tydliggöra formerna för uppdragens inriktning, omfattning, tidsram och återrapportering av genomförande. Har styrelsen en övergripande process för den interna kontrollen? Styrelsen har beslutat om en plan för uppföljning av den interna kontrollen utifrån en bedömning av risk och väsentlighet. Med anledning av vårt granskningsresultat rekommenderar vi att styrelsen säkerställer att samtliga av interkontrollplanens kontrollaktiviteter genomförs och följs upp vid de tillfällen som har beslutats. Styrelsen bör även försäkra sig om att regionens riktlinje för representation och gåvor är känd i organisationen. Efterlevnad

19 REV62 19(19) av riktlinjen kan med fördel följas upp genom återkommande stickprovsgranskning. Vi rekommenderar att styrelsen upprättar en dokumenthanteringsplan i enlighet med arkivreglementet. Har styrelsen fattat beslut inom ramen för sina befogenheter? Utifrån en översiktlig bedömning har vi i vår granskning inte funnit något som tyder på att Regionstyrelsen under året överträtt sina befogenheter. Har styrelsen en ändamålsenlig beslutsformalia? Delegationsbesluten har i huvudsak anmälts löpande under året till styrelsen. Vi har inom ramen för vår granskning av styrelsens rutiner för hantering av protokollen inte noterat några avvikelser. Övrigt Vi rekommenderar att styrelsen upprättar och fastställer ett regiongemensamt attestreglemente med tillhörande tillämpningsanvisningar. Vidare rekommenderar vi att formerna och syftet, avseende den modell som regionen tillämpar för balansering av resultat, ses över och tydliggörs samt även styrelsens mandat vad gäller denna hantering. Sammanfattande bedömning Vår sammanfattande bedömning, utifrån genomförd översiktlig granskning, är att Regionstyrelsens styrning, uppföljning och kontroll av den egna verksamheten i huvudsak varit tillräcklig. Härnösand Revisor