Internkontroll - övriga nämnder delårsuppföljning 2018

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Ekonomiavdelningen Dnr KS/2018: /2 Handläggare Fredrik Lindell Internkontroll - övriga nämnder delårsuppföljning 2018 Kommunstyrelsen beslutar att 1. godkänna rapporten Internkontroll - övriga nämnder delårsuppföljning 2018, daterad Beskrivning av ärendet Syftet med internkontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att den ständigt förbättras. Vidare är syftet att säkerställa att de politiskt beslutade målen uppfylls samt att verksamhetens processer fungerar tillförlitligt. En god intern kontroll förutsätter att politisk ledning, chefer och övriga anställda samverkar. Arbetet med internkontrollen följer kommunens riktlinjer för internkontroll. Kommunstyrelsen genomför, utifrån uppsiktsplikten, en uppföljning av nämndernas internkontroller. Kontrollerna som genomförs utförs av flera olika funktioner inom nämndernas verksamheter. Kontrollmomenten, urvalen och metoderna varierar utifrån kontrollområde. Sammanställning av områden där avvikelser identifierats utifrån kontroller under 2018: Barn- och utbildningsnämnden Diskriminering och kränkande särbehandling Delegationsbeslut Planering (schematider) Uppföljning av det kommunala aktivitetsansvaret Kultur- och fritidsnämnden Inga avvikelser Samhällsbyggnadsnämnden Personal- och kompetensförsörjning inom nämndens verksamhetsområde Miljötillsyn Socialnämnden Undernäring inom särskilt boende Genomförandeplaner inom alla verksamheter Ansökan om statsbidrag för flyktingmottagning Sjukfrånvaro hos medarbetarna Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax Bankgiro

2 2/2 Kontaktfamiljer och kontaktpersoner Teknik- och servicenämnden Andel medarbetare som är sjukskrivna Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Eventuella åtgärder behandlas inom befintlig ram. Övriga konsekvenser Eventuella konsekvenser hanteras inom respektive nämnd. Uppföljning Eventuell uppföljning av internkontrollpunkterna sker inom respektive nämnd. Beslutsunderlag Protokollsutdrag, Internkontrollplan 2018 för barn- och utbildningsnämnden, delårsuppföljning, Dnr BUN/2017:55 Tjänsteutlåtande, Internkontrollplan för kultur- och fritidsnämnden 2018, delårsuppföljning, Dnr KFN/2017:217 Rapport, Samhällsbyggnadsnämndens internkontroll uppföljning delår , SBN/2018:740 Rapport, Socialnämndens internkontroll 2018 uppföljning halvår, SN/2018:19 Protokollsutdrag, Internkontrollplan 2018, uppföljning i samband med delårsrapport , TSN/2017:640 Beslutet skickas till Kommunrevisionen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Samhällsbyggnadsnämnden Teknik- och servicenämnden Kultur- och fritidsnämnden Per Malmquist Ekonomichef Fredrik Lindell Verksamhetscontroller

3 Ekonomiavdelningen Dnr KS/2018: /6 Handläggare Fredrik Lindell Tel Internkontroll - uppföljning av övriga nämnders internkontroll. Syftet med internkontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att den ständigt förbättras, att säkerställa att de politiskt beslutade målen uppfylls samt att verksamhetens processer fungerar tillförlitligt. En god internkontroll förutsätter att politisk ledning, chefer och övriga anställda samverkar. Arbetet med interkontrollen följer kommunens tillämpningsanvisningar. Rapporten redovisar vilka områden som kontrollerats samt vilka avvikelser som identifierats, i samband med internkontrollen vid, Barn- och utbildningsnämnden, Kultur- och fritidsnämnden, Samhällsbyggnadsnämnden, Socialnämnden och Teknik- och servicenämnden. Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av kunskapsmål Diskriminering och kränkande särbehandling Delegationsbeslut Verkställighet av politiska beslut Frånvarohantering grundskolan Planering (schematider förskola/fritidshem) Uppföljning av kommunala aktivitetsansvaret Systematiskt kvalitetsarbete Diskriminering och kränkande behandling Granskningen av antalet anmälda kränkningar i DF-respons har jämförts med elevernas svar på enkätundersökningen som utförts vid respektive grundskola våren Eleverna har svarat på om de har utsatts för kränkningar i skolan och om de har berättat detta för någon vuxen. Resultat av elevernas svar på enkäterna jämfördes med antalet anmälda kränkningar och visade att det borde finnas fler anmälda kränkningar i DF-respons. Att det råder differens mellan enkätsvaren och anmälningar kan tyda på att eleverna inte berättar för en vuxen att de känt sig kränkta. Avvikelse. Åtgärd: I samband med läsårsstart 2018/19 kommer verksamheterna få en påminnelse om de rutiner som finns framtagna för utredning av kränkande behandling. Utbildningskontoret hade under vårterminen 2018 även en Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax kommunstyrelsen@strangnas.se Bankgiro

4 2/6 utbildning för förskolecheferna i dokumentation, utredning och rutiner vid kännedom om kränkande behandling. Delegationsbeslut Tidigare rapportering visade att delegationsärenden görs till varje nämnd men att rapporten inte är komplett. Inom viss verksamhet har anmälan av delegationsbeslut förbättrats men granskningen visar att somliga delegationsbeslut fortfarande inte rapporteras till nämnden, i enlighet med fastställd rutin. Orsaken är främst att berörda delegater inte har tillräcklig kunskap i hur beslut ska anmälas. Detta gäller främst beslut som fattas inom förskolan, gymnasieskolan och särskolan. Avvikelse. Åtgärd: Med anledning av avvikelsen kommer ett omtag att göras som dels kommer innebära att delegationsordningen ses över för att ta reda på om beslut ligger på lämplig delegat på rätt nivå, dels genom att se till att aktuella chefer har förutsättningar att anmäla beslut i form av blanketter till beslut och kunskap i hur dessa ska anmälas. Dessa åtgärder kommer att följas upp hösten Planering (schematider förskola/fritidshem) Granskningen visar att det fortsatt brister i vårdnadshavarnas inrapportering av schema till fritidshemmen, men att det även i mindre utsträckning brister i förskolan. Vid uppföljningstillfället saknades scheman för 2 % av barnen på förskolan och 14 % på fritidshemmen. Avvikelse. Åtgärd: För att underlätta för vårdnadshavarna att göra schemaändringar har en genväg skapats på kommunens hemsida. Ett nytt system för exempelvis schemaadministration kommer att införas under hösten Vårdnadshavarna kommer fortsatt också att påminnas om vikten av att lämna in ett uppdaterat schema. Uppföljning av kommunala aktivitetsansvaret Granskningen visar att uppföljningen av kommunala aktivitetsansvaret görs två gånger om året, i samband med rapportering till SCB. Skollagen uppdrar åt hemkommunen att löpande hålla sig informerad om hur ungdomar i åldersgruppen år är sysselsatta. En halvårsvis uppföljning kan inte betraktas som löpande och det finns risk att ungdomar som omfattas av KAA inte erbjuds åtgärder, vilket de har rätt till. Avvikelse. Åtgärd: Samtliga gymnasieskolor får, tillsammans med beslut om bidragsbeloppet, information om hur skolan ska rapportera till Strängnäs kommun när en elev avviker från studieplanen. Samtal pågår mellan Utbildningskontoret och Jobbtorg om ansvarsfördelning och samverkan kring den aktuella målgruppen för att säkerställa att berörda ungdomar finns med på uppföljningslistan.

5 3/6 Kultur- och fritidsnämnden Kompetens hos personalen på kulturkontoret Arbetsmiljö och trygghet på folkbibliotek och fritidsgårdar Upphandling Kulturbidrag Verkställighet av politiska beslut Inga avvikelser har identifierats. Samhällsbyggnadsnämnden Personal- och kompetensförsörjning inom nämndens verksamhetsområde Nyckelpersoner finns inte på plats Miljötillsyn Personal- och kompetensförsörjning Inom fler av nämndens verksamhetsområden är det idag svårt att få tag i erfaren personal. För att säkerställa att ett kontinuerligt arbete pågår med kompetensutveckling är det viktigt att alla medarbetare har en kompetensutvecklingsplan. Resultatet visar att stora delar av medarbetarna har en kompetensutvecklingsplan, dock inte alla. För vissa medarbetare på kontoret saknas kompetensutvecklingsplan eftersom det bytts mycket folk. Alla medarbetares planer är inte uppdaterade. Åtgärd Fortsätta att stämma av och följa upp hur personalen mår samt säkerställa att alla medarbetare har en kompetensutvecklingsplan. Det ligger med i arbetsplanen för 2018 att arbeta med kompetensutvecklingsplanen. Det krävs att man har jobbat ett tag för att man som medarbetare och chef kan formulera inom vilka områden man ska utvecklas. Vid svårrekryterade tjänster skulle det behövas ytterligare hjälp av rekryteringsfirma med uppsökande verksamhet. Miljötillsyn Tillsynen bör bedrivas så att den förutom att säkerställa att den verksamhet som besöks uppfyller de specifika lagkrav som finns, även stärker verksamhetsutövarens egen förmåga att självständigt uppfylla sitt ansvar och genom ett förebyggande miljöarbete bidra till en hållbar utveckling. Kontrollen visar att tillsynsplan finns och att den följs. Medarbetarna känner till manualen och följer den. Det har kommit ny lagstiftning som gäller från 1 juli Hemsidan är uppdaterad med den nya lagstiftning men inte manualen.

6 4/6 Åtgärd Manualen kommer att uppdateras med den nya lagstiftningen under hösten och ska vara klar senast den 30 november. Socialnämnden Undernäring inom särskilt boende Genomförandeplaner inom alla verksamheter Kontinuitet inom hemtjänsten Ansökan om statsbidrag för flyktingmottagning Loggkontroll Barn och ungdomar placerade på HVB Trygg och effektiv utskrivning Sjukfrånvaro hos medarbetarna Kontaktfamiljer och kontaktpersoner Organisatorisk och social arbetsmiljö inom äldreomsorgen Fysisk arbetsmiljö inom äldreomsorgen Arbetsmiljö i brukarnas hem inom äldreomsorgen Att internkontroll görs Undernäring inom särskilt boende BMI (Body Mass Index) för en person över 70 år bör ligga på minst 22. Alla på särskilt boende erbjuds registrering av vikt mm, i systemet Senior alert, där uppgifter om BMI tas fram. I april 2018 var 224 av 343 brukare registrerade. Av dessa hade 25 % (56 personer) ett BMI under 22, och var därmed i riskzon för undernäring. Alla dessa hade åtgärdsplan. Med nattfasta på särskilt boende avses den period under natten då boende inte erbjuds något att äta eller dricka som ger nämnvärd energi. Målet är att den ska understiga 11 timmar. Vid mätning i april, var den i genomsnitt på kommunens alla äldreboenden, 11,8 timmar. Riagården hade 9 timmar. Trenden är positiv. Åtgärder mot undernäring hos brukare på särskilt boende pågår genom att rutin för nattfasta och undernäring ses över. Medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) träffar sjuksköterskorna från boendena två gånger om året och tar upp frågan med dem. MAS informerar även enhetscheferna. Genomförandeplaner inom alla verksamheter I juni 2018 granskades 280 brukarens personakter, för att se om de, 14 dagar efter verkställighet, hade godkända genomförandeplaner. Brukare från alla verksamhetsområden ingick i granskningen. En genomförandeplan är godkänd om den ger svar på frågan Hur ska en beslutad insats för en enskild, genomföras? utifrån punkter angivna av Socialstyrelsen, exempelvis mål,

7 5/6 aktiviteter, tidpunkt och ansvar samt brukarens delaktighet i planens framtagande. 59 % hade godkända planer. En åtgärd som kommer att vidtas med anledning av utfallet av genomförandeplaner är att upprätta en rutin som beskriver hur genomförandeplan ska upprättas. Förutom arbetet med en kontorsgemensam rutin, pågår en översyn inom varje verksamhetsområde av befintliga rutiner och behov av revideringar. Brukare med trygghetslarm (ca 850 personer) har hittills inte haft genomförandeplaner. Ansvarig verksamhetschef har påtalat att de ska ha det. Arbete med att ta fram genomförandeplaner pågår sedan årsskiftet och beräknas vara klart i september. Ansökan om statsbidrag för flyktingmottagning Kontrollen visar att 4 av 5 processer är kartlagda. Migrationsverket utbetalar statsbidrag till kommunerna för kostnader som uppkommer kring flyktingmottagande. Socialnämnden har under 2017 och 2018 arbetat mer aktivt med återsökning av bidragen, ett arbetssätt som möjliggjorts tack vare en ny sammanhållen funktion inom kommunen. Arbetet har resulterat i att: Fler statsbidrag än tidigare har sökts inom socialnämndens verksamhetsområde. Större belopp än tidigare har utbetalats. Tidigare eftersläpningar är borta och att ansökningstider hålls. Bättre kontroll över ersättningar som Migrationsverket betalar utan ansökan, så att krav på återbetalning elimineras. Under 2018 fortsätter förbättringsarbetet med att skapa den process som återstår, säkerställa att alla processer är kända av handläggare och administratörer samt bevaka att nya ersättningstyper utbetalas. Sjukfrånvaro hos medarbetarna Den genomsnittliga sjukfrånvaron för socialkontorets medarbetare under första halvåret var 11,3 %. Motsvarande 2017 var 11,6 %. För kommentarer och åtgärder se uppföljning Delår 2 (Dnr SN 2018:255). Kontaktfamiljer och kontaktpersoner Alla beslut om kontaktpersoner och kontaktfamiljer ska verkställas inom tre månader. Tiden från beslut till verkställighet har överskridit tre månader vid åtta beslut om kontaktpersoner och fem beslut om kontaktfamiljer. Verksamhetscheferna för Myndighet och uppdrag (MoU) och Arbete och familj (AoF) har uppdragit till verksamhetsutvecklare/gruppledare att göra en utredning avseende insatsen kontaktpersoner, kontaktfamiljer, familjehem samt jourhem. Strängnäs kommun har i jämförelse med andra kommuner många

8 6/6 sådana insatser, vilket bidrar till svårigheter att finna lämpliga uppdragstagare, och således verkställa insatserna. Ett skäl till att behov inte tillgodosetts i tid är bemanning inom den enhet som verkställer besluten. Rekrytering har skett och gruppen är nu fullbemannad. Enheten arbetar vidare med verktyg för rekrytering. Teknik- och servicenämnden Beslutsattester Svara på inkommen e-post Antal genomförda förbättringsåtgärder inom fritidsverksamheten Webbsidan Antal planerade trygghetsåtgärder Andel medarbetare som är sjukskrivna Andel medarbetare som är sjukskrivna Andelen frisknärvarande inom kontoret har minskat något jämfört med juli 2017 från 92,4 % till 92,1% Trenden hittills i år är dock ökande och den ackumulerade siffran är 90,4% jämfört med 2017 då det var 90,2%. Andelen långtidssjukskrivna är 70,8% av andelen totalt sjukskrivna. Teknikoch servicekontorets ledningsgrupp arbetar aktivt med uppföljningar av sjukskrivningar samt med systematiskt arbetsmiljöarbete för att öka frisknärvaron. Fredrik Lindell Verksamhetscontroller