Internkontroll övriga nämnder, uppföljning helår 2016

Transkript

1 TJÄNSTEUTLÅTANDE Utvecklingsavdelningen Dnr KS/2015: /3 Handläggare Fredrik Lindell Internkontroll övriga nämnder, uppföljning helår 2016 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. godkänna Internkontroll övriga nämnder, uppföljning helår 2016, daterad Beskrivning av ärendet Syftet med internkontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att den ständigt förbättras. Vidare är syftet att säkerställa att de politiskt beslutade målen uppfylls samt att verksamhetens processer fungerar tillförlitligt. En god internkontroll förutsätter att politisk ledning, chefer och övriga anställda samverkar. Arbetet med internkontrollen följer kommunens tillämpningsanvisningar. Internkontrollplanen 2016 för nämnderna har flera rutiner/system kopplade till den verksamhet som nämnderna ansvarar för. Genom att uppmärksamma avvikelserna kan förbättringsåtgärder genomföras av ansvariga. För de kontroller som genomförts finns kontrollmoment och resultat av kontrollmomentet sammanfattat. Rapporten sammanfattar internkontrollen inom teknik- och servicenämnden, socialnämnden, kultur- och fritidsnämnden, barn- och utbildningsnämnden och samhällsbyggnadsnämndens verksamheter. en, urvalen och metoderna varierar utifrån kontrollområde. Sammanfattning av rapporterade avvikelser: Teknik- och servicekontoret o inga avvikelser Socialkontoret o 67 procent av cheferna har bra resurser att arbeta med psykosocial ohälsa o 60 procent av cheferna har bra resurser att arbeta med budget o 71 procent av cheferna anser att medarbetarna har tillräcklig kompetens Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax Bankgiro

2 2/3 o 41 procent av utredarna inom Individ- och familjeomsorg har socionomutbildning, mål 100 procent o 12,5 timme är genomsnittlig nattfasta, mål 11 timmar o 16 procent av personer på särskilt boende har BMI lägre än 16 o 31,5 timmar har IT-system inom omvårdnadsarbete legat nere under året o 47 av 97 personer anvisade från Migrationsverket fick bostäder under Dessa har fått bostäder senast under februari o 5 procent av utredningar gällande barn och ungdomar får vänta längre än 4 månader Samhällsbyggnadskontoret o Inga avvikelser Barn- och utbildningskontoret o Alla skolor har inte genomfört test för läsförståelse i enlighet med diagnosplanen F-3 o Alla berörda delegater har ej kännedom om aktuella rutiner vid delegation o Fritidshemmen har brister där föräldrar redovisar scheman o Riktlinjer för elevhälsoarbetet behöver färdigställas och förtydligas utifrån den nya elevhälsoorganisationen o Personal av avslutar sin anställning har kvar vissa behörigheter i externa IT-system Kultur- och fritidskontoret o Inga avvikelser Ekonomiska konsekvenser för kommunen Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen. Det förbättringsarbete som behövs genomförs inom ram. Övriga konsekvenser Beslutet medför ett förbättringsarbete för att åtgärda avvikelser. Uppföljning Uppföljning av förbättringsåtgärder genomförs senast delår 2, Beslutsunderlag Rapport - Internkontroll övriga nämnder, uppföljning helår 2016, daterad Protokollutdrag - Internkontrollplan 2016 för barn- och utbildningsnämnden, årsuppföljning, daterad

3 3/3 Rapport - Uppföljning av internkontrollplan för teknik- och servicenämnden i samband med årsrapport 2016, daterad Tjänsteutlåtande - Internkontrollplan för kultur- och fritidsnämnden 2016, delårsuppföljning, daterad Rapport - Internkontroll samhällsbyggnadsnämnden, uppföljning helår 2016, daterad Skrivelse - Rapport uppföljning av socialnämndens internkontrollplan 2016, helåret 2016, daterad Beslutet skickas till För kännedom: Revisionen För kännedom: Ansvariga kontorschefer Fredrik Lindell, Utvecklingsavdelningen Per Bäckström Kommunchef Fredrik Lindell Kvalitetscontroller

4 Utvecklingsavdelningen Dnr KS/2015: /10 Handläggare Fredrik Lindell Tel Internkontroll övriga nämnder, uppföljning helår 2016 Syftet med internkontrollen är att säkra en effektiv förvaltning och att den ständigt förbättras, att säkerställa att de politiskt beslutade målen uppfylls samt att verksamhetens processer fungerar tillförlitligt. En god internkontroll förutsätter att politisk ledning, chefer och övriga anställda samverkar. Arbetet med interkontrollen följer kommunens tillämpningsanvisningar. Rapporten redovisar en sammanfattning av de kontroller som genomförts, i samband med internkontrollen vid, Teknik- och servicenämnden, Socialnämnden, Samhällsbyggnadsnämnden, Barn- och utbildningsnämnden och Kultur- och fritidsnämnden. Teknik- och servicenämnden Delegationsbeslut Att samtliga delegationsbeslut rapporteras till nämnden. Investerings- och exploateringsprojekt Säkerställa att projektmodellen följs vid investerings- och exploateringsprojekt. Torghandel Att ordningsföreskrifterna för torghandel efterlevs. Strängnäs kommun Nygatan Strängnäs Tel Fax kommunstyrelsen@strangnas.se Bankgiro

5 2/10 Styrdokument, riktlinjer och policys Att styrdokumenten är aktuella och efterlevs. Sårbarhet i organisationen Att kontorets huvudsakliga verksamhetsprocesser är kartlagda. Arbetet pågår, inga avvikelser. Socialnämnden Risk för otillräckliga resurser avseende HR och ekonomi Genom enkäter och intervjuer inom områdena personalfrågor och ekonomi. Gällande psykosocial ohälsa anser 67 procent av cheferna att de har bra resurser. Cheferna önskar dock en gemensam standardiserad rekryterings- samt anställningsavslutningsprocess skulle underlätta, liksom stöd i lönesättning och vid lönerevisioner. Vad gäller budgetarbete anser 60 procent av cheferna att de har bra resurser för att arbeta med budget och ekonomiuppföljning. Svagheter som framkommer finns på vissa punkter och vissa enheter. Undersökningen har genererat ett detaljerat material för verksamhetschefer och ekonomer att jobba vidare med. Utbildning av enhetschefer är en del. En annan handlar om tydliggörande av roller; att enhetschefen ansvarar för enhetens budget och använder ekonomiavdelningen som stöd. Enhetscheferna är mycket nöjda med det stöd som ekonomerna ger. Risk för brist på personal med rätt kompetens Undersökningen riktar sig mot området kompentens och chefer inom socialkontoret har tillfrågats.

6 3/10 Chefer som uppger otillräcklig kompetens syftar på att medarbetarna ska kunna bemöta och hantera tuffa brukare/klienter eller bedriva en effektiv administration. Inkonvertering av personal förekommer och kan vara svår att undvika, då outbildade vikarier med långa anställningstider övergår till att bli tillsvidareanställda, utifrån lagen om anställningsskydd (1982:80). Fr.o.m. 1 juli 2019 gäller striktare behörighet för att arbeta med utredning, bedömning och uppföljning inom barn- och ungdomsvården. De kompetenskrav som anges från Socialstyrelsen är socionomexamen eller motsvarande. I december 2016 var 7 av 17 utredare på IFO socionomer, d.v.s. 41 procent. Övriga hade annan form av högskoleutbildning. Socialkontorets ledning följer utvecklingen. Risk för höga kostnader för klienter som bor på tillfälliga boenden Kontroll av kostnader för klienter på vandrarhem eller hotell. Risk för undernäring inom särskilt boende Undersökning av nattfasta och risk för undernäring. Med nattfasta på särskilt boende avses den period under natten då boende inte erbjuds något att äta eller dricka som ger nämnvärd energi. Målet är att den ska understiga 11 timmar. Senaste mätning gjordes våren 2016 och visar på en genomsnittlig nattfastetid på kommunens särskilda boenden på 12½ timmar. Alla utom en enhet hade längre än 11 timmars nattfasta. Men en enhet låg på 10 timmar. Där kontrollerar man varje persons näringsintag och har ställt in näringsdrycker eller annat i deras kylskåp, som erbjuds vid uppvaktning nattetid. Generellt är måltidsordningen på alla boenden allför komprimerad under dygnet. Målen serveras tätt efter varandra, vilket ger ett långt uppehåll mellan dygnets sista och första mål, och som kan bidra till minskad aptit vid vissa måltider. BMI (Body Mass Index) bör, för en person över 70 år, ligga på minst 22. Alla på särskilt boende erbjuds registrering av vikt mm i systemet Senior alert och det är här som uppgifter om BMI tas fram. Cirka tre av fyra personer är registrerade. Personer med lågt BMI behöver ha en åtgärdsplan, vilket ca tre av fyra har. Arbete med åtgärdsplanerna behöver utvecklas.

7 4/10 Risk för bristande tillförlitlighet i IT-system Undersökning av tillfällen då användningen av IT-system helt eller delvis omöjliggjorts. Under 31,5 timmar har IT-system legat nere under året. Under året har IT systemen som används i omvårdnadsarbetet fungerat med enstaka avbrott. Vid ett tillfälle grävdes en kabel av (7 timmar). Vid ett tillfälle fungerade inte integration mellan två system (24 timmar) (Medvind och TES) och vid ytterligare ett tillfälle låg ett av systemen (Treserva) nere (½ timme). Systemet för trygghetslarm har inte haft några avbrott. De nyckelfria låsen, som används av larmpatrullen, hemtjänsten, med kommunal och privata utförare har vid fem tillfällen varit ur funktion. Vid dessa tillfällen kontaktar utförarna trygghetslarmet, som har reservnyckel och anländer till bostaden för att öppna åt hemtjänsten. Risk för brist på bostäder i Strängnäs kommun Undersökning av tillgången till bostäder till medborgare i Strängnäs kommun samt till personer anvisade från Migrationsverket. Inga avvikelser gällande bostäder till medborgare i Strängnäs kommun. Enligt bosättningslagen (2016:38) som trädde i kraft i mars 2016 fick Strängnäs kommun i uppdrag att bosätta 97 nyanlända personer som beviljats permanent uppehållstillstånd (PUT) lyckades kommunen bosätta 47 av de 97 personerna. Resterande personer beräknas kunna bosättas i kommunen senast under februari Risk för lång utredningstid vid ärenden som rör barn och unga Kontroll av utredningstid för barn och unga. Av 695 inledda nya utredningar har beslut om förlängd utredningstid fattats i 32 fall (5 procent).

8 5/10 Samhällsbyggnadsnämnden Personalomsättning Enhetschefer och kontorschef har fått svara på frågan om avslutningssamtal har skett för medarbetare som har slutat för att påbörja tjänst hos annan arbetsgivare. Rekrytering Enhetschefer har fått svara på följande frågor: Har uppsatta rutiner fungerat? Har det varit enkelt att välja rätt mediakanaler för att synas vid rekryteringen? Har rekryteringen dragit ut på tiden? Inga avvikelser men svårt att välja lämpliga mediakanaler. Tillgänglighet handläggare Samtliga enhetschefer har fått svara på hur enhetens uppsatta rutiner för telefonpassningen fungerat. Förändringar i lagstiftningen Enhetscheferna har redogjort för hur man har arbetat med förändringar i lagstiftningen och hur handläggarna håller sig uppdaterade.

9 6/10 Bemötande mot invånarna Kontorets NKI-resultat har studerats. Informationsbrist - nämndledamöter, tekniska lösningar Ordinarie ledamöter i SBN AU har fått svara på frågan hur de digitala utskicken har fungerat och vad man ser att det behövs för åtgärder för att det ska fungera ännu bättre. Barn- och utbildningsnämnden Uppföljning av kunskapsmål (grundskolan) Nämndens plan för resultatuppföljning och kunskapskontroller visar när olika ämnen ska följas upp. Rektor ansvarar för att det finns fungerande rutiner för att utarbeta och dokumentera åtgärdsprogram. Planen för resultatuppföljning har omarbetats till en handlingsplan med ett gemensamt årshjul för systematiskt kvalitetsarbete på huvudmannanivå. Åtgärdsprogram upprättas utifrån en helhetsbedömning av elevens utvecklingsnivå. Fr.o.m är det obligatoriskt att använda bedömningsstöd i ämnena svenska, svenska som andraspråk och matematik. Användning av bedömningsstödet ersätter testet för läsförståelse i internkontrollplan för Ingen avvikelse gällande åtgärdsprogram. Det beslutade testet för läsförståelse genomfördes i enlighet med diagnosplanen för F-3 i november. Granskningen visar att alla skolor inte genomfört testet. Avvikelse.

10 7/10 Diskriminering och kränkande behandling (förskolan, grundskolan, gymnasiet) Samtliga enheter ska varje läsår upprätta en plan mot diskriminering och kränkande behandling. Planen är utformad utifrån Diskrimineringsombudsmannens mall. Under 2016 har ett IT-stöd för att anmäla och utreda kränkande behandling införts. Granskningen visar att alla enheter i samband med läsårsstarten upprättat sin årliga plan mot diskriminering och kränkande behandling. Ingen avvikelse. Införandet av IT-stöd för att anmäla och utreda kränkande behandling innebar att rutinerna behövde omarbetas. Nya rutiner gäller fr.o.m Ingen avvikelse. Delegationsbeslut (all verksamhet) Barn- och utbildningsnämnden har en fastställd och beslutad delegationsplan. Delegaterna anmäler besluten till nämndssekreteraren som i sin tur sammanställer ärendena till nästkommande nämnd. En reviderad delegationsordning beslutades och fastställdes Granskningen visar att rapportering av delegationsärenden görs varje nämnd men att rapporten inte är komplett. Granskningen visar vidare att alla berörda delegater inte har kännedom om aktuella rutiner för delegationsbeslut. Information om regler och rutiner kommer att genomföras under våren Verksamhetsprognoser (förskola, grundskola, gymnasium) Verksamhetsprognoserna för kommande år utgår från kommunens befolkningsprognoser uppdelade områdes- och åldersvis. Prognoserna kompletteras med kända förändringar, elevrörlighet, beräknad servicenivå m.m. Ingen avvikelse.

11 8/10 Skolpliktsbevakning och frånvarohantering (grundskola) Skolplikten inträder höstterminen det kalenderår då barnet fyller 7 år och upphör vid utgången av vårterminen det nionde året (SL 7 kap. 12 ). Riktlinjer för skolpliktsbevakning beslutades och fastställdes av barn- och utbildningsnämnden Dessa riktlinjer omfattar även närvarohantering och rutiner för elever med hög frånvaro. Ingen avvikelse. Planering (förskolan, fritidshem) Föräldrar med barn i förskola och fritidshem redovisar sina scheman digitalt via Dexter (Extens). Personalen på förskolorna och fritidshemmen hjälper till och bevakar att rätt schema finns inrapporterat. På fritidshemmen har andelen barn som saknar schema ökat. Granskningen visar att uppdateringarna av scheman på förskolan fungerar bra men att bristerna i fritidshemmens scheman behöver åtgärdas. Avvikelse. Elevhälsan (grundskola, gymnasium) Elevhälsans insatser skall medverka till att verksamheten utformas på ett sätt som främjar barnens/elevernas lärande, utveckling och hälsa samt förebygger ohälsa och hinder för lärande. Granskningen visar att riktlinjer för elevhälsoarbetet finns, men att de behöver färdigställas och förtydligas utifrån den nya elevhälsoorganisationen (Centrum för språk och stöd). Arbetet pågår fortfarande. Avvikelse. Pedagogisk verksamhet (förskola, förskoleklass) Gemensam plan upprättas mellan förskolan och skolan i respektive område för en bra övergång mellan förskolan och förskoleklassen. En övergripande gemensam handlingsplan för arbetet finns.

12 9/10 Ingen avvikelse. Personal (all verksamhet) Personal som slutar sin anställning inom utbildningskontoret ska avregistreras och behörigheterna till IT-systemen upphöra. Granskningen visar att rutinerna för de interna IT-systemen fungerar men att arbetet med de externa IT-systemen fortfarande pågår. HR ansvarar för att arbeta fram gemensamma rutiner för alla kontor. Avvikelse. Kultur- och fritidsnämnden Kompetenserna på kulturkontoret Kulturkontoret har utfört tjänster med god kvalitet till kultur- och fritidsnämnden. Personalen har klarat av att hantera den ökande administrationen. Systematiskt arbetsmiljöarbete Granskat att det finns protokoll från arbetsmiljöronder samt att tillbuds- och arbetsskaderapporteringen sker enligt gällande rutiner. Anmälan och kö till Kulturskolan Granskat att gällande rutiner för turordning tillämpas samt att tydlig information och anmälningsblanketter finns på kommunens hemsida. E-tjänster fungerar bra.

13 10/10 Kulturbidrag Granskat att backup finns vid handläggning av kulturbidragsansökningarna samt att ansökningarna är korrekt ifyllda. Uppföljning av beslut i nämnden Granskat att avstämning av ärendebalanslistan sker regelbundet vid möten med kulturkontorets ledningsgrupp. Våld och hot i biblioteken Under årets första halvår har det varit väldigt lugnt och tryggt för besökarna i samtliga bibliotek i kommunen. Våld och hot på fritidsgårdarna Besökare och personal har inte blivit utsatta för hot eller våld. Fredrik Lindell Kvalitetscontroller