LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 Överförmyndarnämnden i Lund

Transkript

1 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Plats och tid: Överförmyndarenheten, Stortorget 1, plan 4, kl Ledamöter: Göran Brinck (M), ordförande Solveig Ekström Persson (S), ledamot Mio Fric (KD), ledamot, ersättare för Sonja Lindlöf Anna-Lena Andersson (MP), ersättare Övriga: Justerare: Eric Hammarbro, verksamhetsansvarig Björn Bengtsson, handläggare Stefanie Hagg, handläggare Solveig Ekström Persson (S) Plats för justering: Överförmyndarenheten, Stortorget 1, plan 4. Underskrifter: Sekreterare: Eric Hammarbro 1-27 Ordförande: Göran Brinck Justerare: Sonja Lindlöf ANSLAGSBEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Överförmyndarnämnden, protokollet finns tillgängligt hos överförmyndarenheten, Stortorget 1, plan 4 Sammanträdesdatum Datum för Datum för anslagets uppsättande anslagets nedtagande Sista dag för överklagande Eric Hammarbro Justerandes sign

2 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 Överförmyndarnämnden i Lund 1 Dagordning Dagordningen fastställdes Sammanträdesdag Tid och plats för protokolljustering Protokollet finns tillgängligt på Överförmyndarenheten, Stortorget 1, plan 4, för justering tisdagen den 17 januari. Justerandes sign

3 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 Överförmyndarnämnden i Lund 3 Akt nr 6720 Föredragande Stefanie Hagg Sammanträdesdag Sammanfattning Ställföreträdare har inkommit med överklagande av överförmyndarnämndens arvodesbeslut fattat Överförmyndarnämnden beslutade att arvode till ställföreträdare skulle utgå med 9 % av prisbasbeloppet för förvalta egendom samt 12 % av prisbasbeloppet för sörja för person. Vidare har det utgått 2 % av prisbasbeloppet i kostnadsersättning samt 1554 SEK (840km) i reskostnadsersättning. Ställföreträdare är förordnad som god man enligt 11 kap 4 föräldrabalken (1949:381) att bevaka rätt, förvalta egendom och sörja för person. Tingsrätten har förelagt överförmyndarnämnden att skriftligt yttra sig över överklagandet. Beslutsunderlag Föreläggande från tingsrätten Överförmyndarnämndens beslut att vidhålla arvodesbeslut fattat och ge tjänsteman i uppdrag att yttra sig över överklagandet och vidarebefordra till tingsrätten. Expedieras till: Akten Justerandes sign

4 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 Överförmyndarnämnden i Lund 4 Akt 6935 Föredragande Eric Hammarbro Sammanträdesdag Sammanfattning Överförmyndarenheten har kommunicerat förslag på arvode till ställföreträdaren för att utröna om arvodesbeslutet kan vara tvistigt. Ställföreträdaren har inte inkommit med synpunkter på förslaget. Överförmyndarnämndens beslut att ärendet utgår då ställföreträdaren inte svarat på förslag till arvode. Arvodet kan beslutas av handläggare på delegation Expedieras till: Akten Justerandes sign

8 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 Överförmyndarnämnden i Lund 8 Akt 7477 Föredragande Eric Hammarbro Sammanträdesdag Sammanfattning Överförmyndarenheten har kommunicerat förslag på arvode till ställföreträdaren för att utröna om arvodesbeslutet kan vara tvistigt. Ställföreträdaren har inget att erinra mot förslaget. Överförmyndarnämndens beslut att ärendet utgår då ställföreträdaren inte har något att erinra mot förslag till arvode. Arvodet kan beslutas av handläggare på delegation Expedieras till: Akten Justerandes sign

9 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Akt nr 6263, beslut om arvode till ställföreträdare Föredragande Björn Bengtsson Sammanfattning Överförmyndarenheten har kommunicerat förslag på arvode till ställföreträdaren för att utröna om arvodesbeslutet kan vara tvistigt. Beslutsunderlag Överförmyndarenhetens tjänsteskrivelse Kommunikation med ställföreträdaren, ab 61, Svar från ställföreträdaren, ab 62, Ärendet Ställföreträdaren är sedan av tingsrätten förordnad god man enligt FB 11:4 för huvudmannen. Under 2008 bodde huvudmannen i sitt hem. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 1-2 gånger per månad. Ställföreträdaren har inte fyllt i om han vistats med huvudmannen utanför hemmet. Ställföreträdaren har kryssat i att han haft telefonsamtal med huvudmannen men inte angett hur många. Ställföreträdaren har haft 8 kontakter med anhöriga om huvudmannen och 15 kontakter med vårdinrättningen om huvudmannen Arvode för 2008 har utgått med 11 % för förvalta egendom, 9 % för sörja för person, 2 % i kostnadsersättning samt bilersättning för 1008 km. Arvodet har betalats av huvudmannen. Under 2009 bodde huvudmannen i sitt hem. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 1-2 gånger per månad. Ställföreträdaren har inte fyllt i om han vistats med huvudmannen utanför hemmet. Ställföreträdaren har kryssat i att han haft telefonsamtal med huvudmannen men inte angett hur många. Ställföreträdaren har haft 6 kontakter med anhöriga om huvudmannen och 13 kontakter med vårdinrättningen om huvudmannen Arvode för 2009 har utgått med 11 % för förvalta egendom, 9 % för sörja för person, 2 % i kostnadsersättning samt bilersättning för 1008 km. Arvodet har betalats av huvudmannen. Arvodena för 2008 och 2009 har varit för höga i förhållande till SKL:s riktlinjer 07:74. Under 2010 bodde huvudmannen i sitt hem. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 1-2 gånger per månad. Ställföreträdaren har inte fyllt i om han vistats med huvudmannen utanför hemmet. Ställföreträdaren har kryssat i att han haft telefonsamtal med huvudmannen men inte angett hur många. Ställföreträdaren har haft 5 kontakter med anhöriga om huvudmannen och 12 kontakter med vårdinrättningen om huvudmannen Överförmyndarenheten föreslår att arvode ska utgå med 9 % för förvalta egendom, 9 % för sörja för person, 2 % i kostnadsersättning samt milersättning för 1008 km. Justerandes sign

10 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Ställföreträdaren har i e-post begärt ett arvode motsvarande 10 % för förvalta egendom och 10 % för sörja för person. I övrigt godtar ställföreträdaren överförmyndarenhetens förslag. Överförmyndarens uppgift är bland annat att utöva tillsyn över förmyndare, förvaltare och gode män och efter ansökan eller anmälan utreda behov av god man eller förvaltare. Förmyndare, förvaltare respektive god man är ställföreträdare för personer som inte själva kan sköta sina angelägenheter och överförmyndaren ska motverka att dessa personer drabbas av rättsförluster. Huvudmannens inkomster respektive tillgångar överstiger de i föräldrabalken angivna gränserna för när arvodet ska betalas av huvudmannen, detta innebär att huvudmannen ska betala arvodet till ställföreträdaren. Överförmyndarenheten anser inte att SKL:s rekommendationer ska frångås då detta, dels skulle vara till men för huvudmannen dels ock inte följa regeringsformens krav på likhet inför lagen och kommunallagens krav på likabehandling av kommunmedlemmarna. Överförmyndarnämndens beslut att arvode ska utgå med: 9 % av prisbasbeloppet för förvalta egendom, 9 % av prisbasbeloppet för sörja för person, 2 % av prisbasbeloppet i kostnadsersättning samt 1864,80 SEK i bilersättning. Arvodet betalas med huvudmannens medel. Ärendet är av normal karaktär enligt SKL:s rekommendationer. Expedieras till: Akten Ställföreträdaren Huvudmannen Justerandes sign

11 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Akt nr 7179, beslut om arvode till ställföreträdare Föredragande Björn Bengtsson Sammanfattning Överförmyndarenheten har kommunicerat förslag på arvode till ställföreträdaren för att utröna om arvodesbeslutet kan vara tvistigt. Beslutsunderlag Överförmyndarenhetens tjänsteskrivelse Kommunikation med ställföreträdaren, ab 54, Svar från ställföreträdaren, ab 55, Ärendet Ställföreträdaren är sedan av överförmyndarnämnden förordnad förvaltare för huvudmannen. Under 2008 bodde huvudmannen på demensboende. Ställföreträdaren har inte redovisat hur många besök av huvudmannen som gjorts under året och inte heller hur många telefonsamtal om och med huvudmannen som gjorts. Ställföreträdaren redovisar i en bilaga till årsräkningen att hon under året besökt sparbanken Gripen i Ängelholm för att slutföra försäljning av huvudmannens fastighet. Ställföreträdaren har även besökt fastigheten för att läsa av vatten- och elförbrukningen, tecknat avtal med församling i Höganäs om skötsel av gravplatser för anhöriga till huvudmannen och vid två tillfällen värderat och sålt värdefulla frimärkssamlingar via Crafoords Auktioner. Huvudmannens hälsa uppges ha försämrats under året och det har varit svårt att föra en dialog med henne. Ställföreträdaren har yrkat på arvode med 30 % för förvalta egendom, 20 % för sörja för person, 700 SEK i kostnadsersättning samt milersättning för 356 km. Arvode har utgått enligt ställföreträdarens yrkande. Under 2009 bodde huvudmannen på demensboende. Ställföreträdaren har regelbundet besökt huvudmannen och haft 15 kontakter med vårdinrättningen om huvudmannen. I bilaga till årsräkningen uppger ställföreträdaren att huvudmannens hälsa har försämrats under året med sjukhusvistelse som följd. Det har varit svårt att samtala med huvudmannen. Ställföreträdaren har under året besökt Svenska Handelsbanken för överläggningar och tecknande av kapitalplaceringar i form av aktieindexobligationer. Underlag till vård och omsorgsförvaltningen för beräkning av kostnad för vård och boende har lämnats. Ställföreträdaren har yrkat på arvode med 25 % för förvalta egendom, 15 % för sörja för person samt 860 SEK i kostnadsersättning. Arvode har utgått enligt ställföreträdarens yrkande. Arvodena för 2008 och 2009 har varit för höga i förhållande till SKL:s riktlinjer 07:74. Justerandes sign

12 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 Överförmyndarnämnden i Lund Justerandes sign Sammanträdesdag Under 2010 bodde huvudmannen på demensboende. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 1-2 gånger per månad. Ställföreträdaren har inte redovisat antal kontakter med vårdinrättningen om huvudmannen men uppger att regelbundna kontakter har skett. I bilaga till årsräkningen uppger ställföreträdaren att huvudmannens hälsa har försämrats under året. Det har varit svårt att samtala med huvudmannen beroende på dagsformen. Ställföreträdaren har under året besökt Svenska Handelsbanken för överläggningar och tecknande av kapitalplaceringar i form av aktieindexobligationer. Underlag till vård och omsorgsförvaltningen för beräkning av kostnad för vård och boende har lämnats. Ställföreträdaren har yrkat på arvode med 25 % för förvalta egendom, 15 % för sörja för person samt 660 SEK i kostnadsersättning. Överförmyndarenheten föreslår att arvode ska utgå med 12 % för förvalta egendom, 9 % för sörja för person samt 660 SEK i kostnadsersättning. Ställföreträdaren har i brev yrkat att arvode för förvalta egendom ska utgå med minst 20 %. I övrigt accepterar ställföreträdaren överförmyndarenhetens förslag. Som grund för sitt yrkande anför ställföreträdaren att det för att trygga huvudmannens förmögenhet och ge skälig avkastning krävs regelbundna och omfattande kontakter med olika finansinstitut. Vidare anförs att huvudmannen för närvarande har bland annat 13 olika aktieindexobligationer. Överförmyndarens uppgift är bland annat att utöva tillsyn över förmyndare, förvaltare och gode män och efter ansökan eller anmälan utreda behov av god man eller förvaltare. Förmyndare, förvaltare respektive god man är ställföreträdare för personer som inte själva kan sköta sina angelägenheter och överförmyndaren ska motverka att dessa personer drabbas av rättsförluster. Huvudmannens inkomster respektive tillgångar överstiger de i föräldrabalken angivna gränserna för när arvodet ska betalas av huvudmannen, detta innebär att huvudmannen ska betala arvodet till ställföreträdaren. Överförmyndarenheten anser inte att SKL:s rekommendationer ska frångås då detta, dels skulle vara till men för huvudmannen dels ock inte följa regeringsformens krav på likhet inför lagen och kommunallagens krav på likabehandling av kommunmedlemmarna. Överförmyndarnämndens beslut att arvode ska utgå med: 15 % av prisbasbeloppet för förvalta egendom, 9 % av prisbasbeloppet för sörja för person samt 660 SEK i kostnadsersättning. Arvodet betalas med huvudmannens medel. Ärendet är av normal karaktär enligt SKL:s rekommendationer i delen sörja för person och något mer än normal karaktär i delen förvalta egendom. Expedieras till: Akten Ställföreträdaren Huvudmannen

13 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 Överförmyndarnämnden i Lund 11 Akt 7731 Föredragande Björn Bengtsson Sammanträdesdag Sammanfattning Överförmyndarenheten har kommunicerat förslag på arvode till ställföreträdaren för att utröna om arvodesbeslutet kan vara tvistigt. Ställföreträdaren har inget att erinra mot förslaget. Överförmyndarnämndens beslut att ärendet utgår då ställföreträdaren inte har något att erinra mot förslag till arvode. Arvodet kan beslutas av handläggare på delegation Expedieras till: Akten Justerandes sign

16 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16 Överförmyndarnämnden i Lund 14 Akt nr 6575 Föredragande Stefanie Hagg Sammanträdesdag Sammanfattning Överförmyndarenheten har kommunicerat förslag på arvode till ställföreträdaren för att utröna om arvodesbeslutet kan vara tvistigt. Beslutsunderlag Kommunikation med ställföreträdaren, ab 44/11, Svar från ställföreträdaren, ab 45/11, Ärendet Ställföreträdare av tingsrätten förordnad god man enligt FB 11:4 för huvudman. Under 2008 bodde huvudmannen på vårdinrättning. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 6 gånger/år. Ställföreträdaren har haft 5 kontakter med anhörigs om huvudmannen och 6 kontakter med vårdinrättning om huvudmannen. Ställföreträdaren har inte begärt ett preciserat belopp vad avser arvodet utan endast yrkat på bilersättning för 300 km. Arvode för 2008 har utgått med 15 % för förvalta egendom, 9 % för sörja för person och 2 % i kostnadsersättning. Likaså har bilersättning erhållits för 300km. Arvodet har betalats av huvudmannen. Under 2009 bodde huvudmannen på vårdinrättning. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 5 gånger/år. Ställföreträdaren har haft 4 kontakter med anhörigs om huvudmannen och 4 kontakter med vårdinrättning om huvudmannen. Ställföreträdaren har inte begärt ett preciserat belopp vad avser arvodet utan endast yrkat på bilersättning för 250 km. Arvode för 2009 har utgått med 15 % för förvalta egendom, 9 % för sörja för person och 2 % i kostnadsersättning. Likaså har bilersättning erhållits för 250 km. Arvodet har betalats av huvudmannen. Arvodena för 2008 och 2009 är för högt satta i förhållande till SKL:s riktlinjer. Under 2010 bodde huvudmannen på vårdinrättning. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 5 gånger/år. Ställföreträdaren har dessutom haft 3 kontakter med anhöriga och 5 kontakter med vårdinrättningen. I årsräkning för 2010, som granskats utan anmärkning, begär ställföreträdaren inget preciserat belopp. Ställföreträdaren har begärt arvode för förvalta egendom och för sörja för person, kostnadsersättning med 2 % samt 250 km i bilersättning. Justerandes sign Överförmyndarenheten har kommunicerat förslag på att arvode ska utgå med 9 % för förvalta egendom, 9 % för sörja för person och 2 % i kostnadsersättning samt 250 km i bilersättning i enlighet med SKL:s rekommendationer. Huvudmannens inkomster överstiger de i föräldrabalken angivna gränserna för när arvodet ska betalas av huvudmannen, detta innebär att det kommer att vara huvudmannen som betalar arvodet till ställföreträdaren.

17 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Ställföreträdaren har inkomna med synpunkter på arvodesförslaget. Ställföreträdaren skriver att denne tidigare har erhållit 15 % för förvalta egendom och naturligtvis vill ha samma ersättning i år eftersom det inte skett några förändringar i ärendet. Huvudmannens inkomster överstiger de i föräldrabalken angivna gränserna för när arvodet ska betalas av huvudmannen, detta innebär att det kommer att vara huvudmannen som betalar arvodet till ställföreträdaren. Överförmyndarens uppgift är bland annat att utöva tillsyn över förmyndare, förvaltare och gode män och efter ansökan eller anmälan utreda behov av god man eller förvaltare. Förmyndare, förvaltare respektive god man är ställföreträdare för personer som inte själva kan sköta sina angelägenheter och överförmyndaren ska motverka att dessa personer drabbas av rättsförluster. Överförmyndarenheten anser också att SKL:s riktlinjer säkerställer likhetsprincipen enligt regeringsformens 1 kap. 9 : Domstolar samt förvaltningsmyndigheter och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen skall i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iakttaga saklighet och opartiskhet. Likaså måste överförmyndaren fatta beslut i enlighet med kommunallagens 2 kap 2 som säkerställer likabehandling av kommunmedlemmarna. Överförmyndarenheten anser inte att SKL:s rekommendationer ska frångås då detta, dels skulle vara till men för huvudmannen dels ock inte följa regeringsformens krav på likhet inför lagen och kommunallagens krav på likabehandling av kommunmedlemmarna. Överförmyndarnämndens beslut att arvode ska utgå med: 9 % av prisbasbeloppet för förvalta egendom, 9 % av prisbasbeloppet för sörja för person, 2 % av prisbasbeloppet i kostnadsersättning samt 462,50 SEK i bilersättning. Arvodet betalas av huvudmannens medel. Ärendet är av normal karaktär enligt SKL:s rekommendationer. Expedieras till: Huvudmannen Ställföreträdaren Akten Justerandes sign

18 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18 Överförmyndarnämnden i Lund 15 Akt 6478 Föredragande Stefanie Hagg Sammanträdesdag Sammanfattning Överförmyndarenheten har kommunicerat förslag på arvode till ställföreträdaren för att utröna om arvodesbeslutet kan vara tvistigt. Ställföreträdaren har inget att erinra mot förslaget. Överförmyndarnämndens beslut att ärendet utgår då ställföreträdaren inte har något att erinra mot förslag till arvode. Arvodet kan beslutas av handläggare på delegation Expedieras till: Akten Justerandes sign

19 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19 Överförmyndarnämnden i Lund Justerandes sign 16 Akt nr 7383 Föredragande Stefanie Hagg Sammanträdesdag Sammanfattning Överförmyndarenheten har kommunicerat förslag på arvode till ställföreträdaren för att utröna om arvodesbeslutet kan vara tvistigt. Beslutsunderlag Kommunikation med ställföreträdaren, ab 49/11, Svar från ställföreträdaren, ab 50/11, Ärendet Ställföreträdaren är sedan av tingsrätten förordnad god man enligt FB 11:4 för huvudmannen. Under bodde huvudmannen på vårdinrättning. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 1-2 gånger/månaden. Ställföreträdaren har haft 10 kontakter med anhörigs om huvudmannen och 10 kontakter med vårdinrättning om huvudmannen. Ställföreträdaren har inte begärt ett preciserat belopp vad avser arvodet utan endast yrkat på bilersättning för 680 km. Arvode för 2008 har utgått med 9 % för förvalta egendom, 9 % för sörja för person och 2 % i kostnadsersättning för del av år med 9/12. Likaså har bilersättning erhållits för 680km. Arvodet har betalats av huvudmannen. Ställföreträdaren överklagade arvodesbeslutet för perioden till tingsrätten och begär att ersättningen för förvalta egendom med 15 % och 15 % för sörja för person för del av år med 9/12. Kommunjurist anser med hänsyn till vad ställföreträdaren anför i sitt överklagande det begärda arvodet skäligt och medger således att arvodet justeras så som ställföreträdaren begärt det. Tingsrätten bifaller ställföreträdarens överklagande. Under 2009 bodde huvudmannen på vårdinrättning. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 1-2 gånger per månad. Ställföreträdaren har haft 7 kontakter med anhörigs om huvudmannen och 3 kontakter med vårdinrättning om huvudmannen. Ställföreträdaren har inte begärt ett preciserat belopp vad avser arvodet utan endast yrkat på bilersättning för 986 km. Arvode för 2009 har utgått med 9 % för förvalta egendom, 12 % för sörja för person och 2 % i kostnadsersättning. Likaså har bilersättning erhållits för 986 km. Arvodet har betalats av huvudmannen. Ställföreträdaren överklagade arvodesbeslutet för 2009 och begär att ersättningen för förvalta egendom med 20 % och 20 % för sörja för person. Handläggare vidhåller i yttrande till tingsrätten sin inställning att arvode ska utgå med 9 % för förvalta egendom och 12 % för sörja för person. Vidare framgår det i yttrandet till tingsrätten att ställföreträdaren kan få arvode per tidsåtgång istället för med stöd av procent av pbb vad avser speciella händelser utöver det normalt förekommande. Ställföreträdaren bör i dessa fall noggrant beskriva de uppgifter som utförts och ange tidsåtgången.

20 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Tingsrätten tar beslut att ställföreträdarens överklagande ska avslås och att överförmyndarenhetens beslut inte ska ändras. I årsräkning för 2010, som granskats utan anmärkning har ställföreträdaren inte begärt ett preciserat belopp vad avser arvodet utan endast yrkat på bilersättning för 986 km. Huvudman har bott på vårdinrättning. Ställföreträdaren har besökt huvudmannen 1-2 gånger/månad. Ställföreträdaren har haft 5 kontakter med anhörigs om huvudmannen. Överförmyndarenheten har förslag på att arvode ska utgå med 9 % för förvalta egendom, 9 % för sörja för person och 2 % i kostnadsersättning samt milersättning för 986 km i enlighet med SKL:s rekommendationer. Arvode ska betalas av huvudmannen. Ställföreträdaren har inkommit med synpunkter på arvodesförslaget. Ställföreträdaren tycker att arvodesnivån är för låg och yrkar på med 10 % för förvalta egendom, 10 % för sörja för person och 2 % i kostnadsersättning samt milersättning. Då arbetsuppgifterna under 2010 inte enbart gällt huvudman utan också de besvär huvudmannens gamle pojkvän, som bebor huvudmannens lägenhet förorsakat. Överförmyndarens uppgift är bland annat att utöva tillsyn över förmyndare, förvaltare och gode män och efter ansökan eller anmälan utreda behov av god man eller förvaltare. Förmyndare, förvaltare respektive god man är ställföreträdare för personer som inte själva kan sköta sina angelägenheter och överförmyndaren ska motverka att dessa personer drabbas av rättsförluster. Överförmyndarenheten anser också att SKL:s riktlinjer säkerställer likhetsprincipen enligt regeringsformens 1 kap. 9 : Domstolar samt förvaltningsmyndigheter och andra som fullgör uppgifter inom den offentliga förvaltningen skall i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iakttaga saklighet och opartiskhet. Likaså måste överförmyndaren fatta beslut i enlighet med kommunallagens 2 kap 2 som säkerställer likabehandling av kommunmedlemmarna. Överförmyndarenheten anser inte att SKL:s rekommendationer ska frångås då detta, dels skulle var till men för huvudmannen dels ock inte följa regeringsformens krav på likhet inför lagen och kommunallagens krav på likabehandling av kommunmedlemmarna. Överförmyndarnämndens beslut att arvode ska utgå med: 10 % av prisbasbeloppet för förvalta egendom, 10 % av prisbasbeloppet för sörja för person, 2 % av prisbasbeloppet i kostnadsersättning samt 1824 SEK i bilersättning. Arvodet betalas av huvudmannens medel. Ärendet är av normal karaktär enligt SKL:s rekommendationer. Expedieras till: Huvudmannen Ställföreträdaren Akten Justerandes sign

21 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Innehållet i paragrafen är sekretessbelagd enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Justerandes sign

22 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Innehållet i paragrafen är sekretessbelagd enligt 32 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Justerandes sign

23 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 23 Överförmyndarnämnden i Lund 19 Granskningsläget Föredragande Björn Bengtsson Sammanträdesdag Sammanfattning Vid överförmyndarnämndens sammanträde redovisades en prognos för handläggningstid avseende granskning av årsräkningar för Den prognos som lämnades var att granskningen skulle ta 15 månader och därmed vara klar i mitten av november På grund av den ändring av delegation som Överförmyndarnämnden beslutade om , vilket innebär en omständligare handläggning, får prognosen justeras till cirka 18 månader vilket innebär att granskningen av årsräkningar avseende 2010 beräknas vara klar i mitten av februari Vid sammanträdet , redovisades prognos som angav att granskningsläget inte förbättrats sedan sammanträdet Den prognos som lämnas vid sammanträdet är att läget inte förbättrats denna gång heller. Problem med sjukskrivningar på enheten sedan två månader tillbaka försenar granskningen då handläggarna måste arbeta även med andra arbetsuppgifter än de sedvanliga. Överförmyndarnämndens beslut att lägga informationen till handlingarna utan ytterligare åtgärd. Justerandes sign

24 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 24 Överförmyndarnämnden i Lund 20 Beslut från JO Föredragande Eric Hammarbro Sammanträdesdag Sammanfattning Privatperson har i anmälan till Justitieombudsmannen framfört klagomål mot överförmyndarnämnden i Lunds kommun. Överförmyndarnämnden har ålagts att lämna upplysningar om handläggningstider avseende granskningar av årsräkningar för åren 2009 och JO är mycket kritisk till överförmyndarnämndens handläggningstid för granskning av årsräkningar. JO noterar att nämnden vidtagit vissa åtgärder i syfte att förbättra handläggningstiden och utgår frå att dessa åtgärder får avsedd effekt. Nämndens uppfattning är att man vidtagit åtgärder som innebär en väsentligt förbättrad situation och att handläggningstiden ska kunna kortas avsevärt därigenom. Överförmyndarnämnden anser inte att det i nuläget föreligger behov av att tillföra ytterligare resurser. Överförmyndarnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna utan ytterligare åtgärd. Beslut expedieras till: Akten Justerandes sign

25 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 25 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Öppet brev från Lunds God Mansförening Föredragande Eric Hammarbro Sammanfattning Lunds God Mansförening har i öppet brev som ställts till nämnden framfört kritik mot bland annat nämndens hantering av de långa handläggningstiderna för årsräkningar. Överförmyndarnämnden beslutar att nämndens ordförande och kommunkontorets administrative chef besvarar skrivelsen och beslutar att översända svaret efter nästkommande nämndssammanträde. Beslut expedieras till: Akten Kommunkontorets administrative chef Justerandes sign

26 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 26 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Rapport intern kontroll 2010 för överförmyndarnämnden Föredragande Eric Hammarbro Sammanfattning Överförmyndarnämnden redovisar i denna rapport utfallet av det interna kontrollarbetet under Utgångspunkten för granskningen har varit de kontrollmål som antogs av överförmyndarnämnden i handlingsplanen för intern kontroll för 2011 vid nämndsammanträde Inga brister har framkommit i samband med granskningen av kontrollmålen. Beslutsunderlag Rapport intern kontroll för Överförmyndarnämnden 2011 Överförmyndarnämndens beslut att godkänna rapporten och översända den till kommunkontoret. Beslut expedieras till: Kommunkontoret Akten Justerandes sign

27 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 27 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Handlingsplan intern kontroll 2012 för överförmyndarnämnden Föredragande Eric Hammarbro Sammanfattning Överförmyndarnämnden redovisar i handlingsplanen nämndens planering av den interna kontrollen för Beslutsunderlag Kommunkontorets tjänsteskrivelse Tjänsteskrivelse, Handlingsplan intern kontroll 2012 för överförmyndarnämnden Överförmyndarnämndens beslut att godkänna handlingsplanen med tillägget att dessutom som nämndens egna kontrollmål följa upp målet i indikator Granskade årsräkningar i Ekonomi och verksamhetsplan för med budget 2012 för överförmyndarnämnden. Ansvarig för uppföljning av målet är kommunkontorets administrative chef. att översända handlingsplanen till kommunkontoret. Beslut expedieras till: Kommunkontoret Kommunkontorets administrative chef Akten Justerandes sign

28 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 28 Överförmyndarnämnden i Lund 24 Sammanträdestider 2012 Sammanträdesdag Överförmyndarnämndens beslut att fastställa följande sammanträdestider för första delen av 2012: Tisdag den 14 februari kl Tisdag den 13 mars kl Tisdag den 17 april kl Tisdag den 15 maj kl Tisdag den 12 juni kl Lokal vid samtliga sammanträden är överförmyndarenheten, Stortorget 1, v 4. Beslut expedieras till: Akten Göran Brinck Solveig Ekström Persson Sonja Lindlöf Mio Fric Anna-Lena Andersson Eric Hammarbro Björn Bengtsson Stefanie Hagg Överförmyndarenheten Justerandes sign

29 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 29 Överförmyndarnämnden i Lund 25 Övriga frågor Sammanträdesdag Sammanfattning Överförmyndarenheten informerar om att Eva von Schéele har möjlighet att hålla kurs för nämndens ledamöter och tjänstemän på enheten. Förslag på tider har förelagts. Överförmyndarnämnden beslutar att uppdra åt Eric Hammarbro att bjuda in Eva von Schéele att hålla kurs den 1 mars. Beslut expedieras till: Akten Justerandes sign

30 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 30 Överförmyndarnämnden i Lund Sammanträdesdag Uppföljning av tidigare granskning avseende rutiner för bevakning av bisysslor Föredragande Eric Hammarbro Sammanfattning Kommunrevisionen har gjort en uppföljning av tidigare granskning avseende rutiner för bevakning av bisysslor. Revisionsrapporten presenterades. Överförmyndarnämnden beslutar att lägga informationen till handlingarna utan ytterligare åtgärd. Beslut expedieras till: Akten Justerandes sign

31 LUNDS KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 31 Överförmyndarnämnden i Lund 27 Avslutning Ordföranden avslutade sammanträdet. Sammanträdesdag Justerandes sign

32

33

34

35

36

37 Överförmyndarenheten Tjänsteskrivelse 1 (5) Eric Hammarbro eric.hammarbro@lund.se Överförmyndarnämnden Rapport intern kontroll 2011 för överförmyndarnämnden Sammanfattning Överförmyndarnämnden redovisar i denna rapport utfallet av det interna kontrollarbetet under Utgångspunkten för granskningen har varit de kontrollmål som antogs av Överförmyndarnämnden i handlingsplanen för intern kontroll för 2011 vid nämndsammanträde Inga brister har framkommit i samband med granskningen av kontrollmålen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Barnkonsekvensanalys En barnkonsekvensanalys har inte bedömts vara relevant i ärendet. Ärendet Redovisning av genomförd granskning av Överförmyndarnämndens kontrollmål Av de kontrollmål som kommunstyrelsen har beslutat om menar överförmyndarnämnden att målet sociala medier saknar relevans för överförmyndarnämndens verksamhet då nämnden inte har använt sig av sociala medier. Kontrollmål 1: Sociala medier Beskrivning och avgränsning Utvecklingen av den interna kontrollen är en ständigt pågående process. Interna kontrollsystem måste uppdateras i takt med att verksamheten förändras och utvecklas. Förutom att granska att gällande lagar, regler, policys och riktlinjer följs, ingår i den interna kontrollen även att belysa förändringar som kan ställa krav på nya. Syftet med denna granskning är att undersöka i vilken omfattning förvaltningarna använder sig av sociala medier. Allt fler kommuner använder sociala medier för att kommunicera med medborgarna, eftersom det är ett snabbt och enkelt sätt att nå fram och skapa dialog och antalet kommuner som twittrar, facebookar och på andra sätt ger sig ut i de sociala medierna ökar. Kommuners användning av sociala medier kan, beroende på hur de används, väcka ett stort antal frågor bl.a. om offentlighetsprincipens tillämpning, arkiv- \\application178.lund.se\home_10$\eho7187\home\dokument\överförmyndarnämnden\intern kontroll\rapport Intern Kontroll 2011.docx Postadress Besöksadress Telefon vx Telefax Internetadress e-post Box 41 Stortorget lunds.kommun@lund.se Lund

38 Tjänsteskrivelse 2 (5) frågor, diarieföring, personalpolicy etc. Förenklat sett gäller samma regler för myndigheternas verksamhet i sociala medier som när myndigheterna agerar i övrigt. SKL presenterade nyligen ett förslag till checklista för dem som vill använda dessa verktyg i sin kommunikation. Här föreslås bland att det bör finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Risk- och konsekvensanalys En kommun som har en sida på Facebook, eller driver en blogg, är skyldiga att se till att det inte publiceras kränkande personuppgifter, oavsett vem som publicerar dem konstaterar Datainspektionen, som efter en granskning kommit fram till att en närvaro i sociala medier också medför ett så kallat personuppgiftsansvar. Det innebär att de enligt personuppgiftslagen kan bli skadeståndsskyldiga, inte bara för vad de själva publicerar, utan också för vad andra skriver på till exempel organisationens Facebooksida eller i bloggens kommentarsfält. Frågeställning Förekommer användning av sociala medier på förvaltningen? Vilka medier är i så fall förvaltningen verksam inom? Iaktagelser Då överförmyndarnämnden under året inte varit användare av sociala medier, har inga särskilda åtgärder ansetts nödvändiga. Kontrollmål 2: IT-behörigheter Beskrivning och avgränsning Behörighet till skilda IT-system för kommunens anställda sker enligt fastlagda rutiner. Övergripande gäller att kommunens anställda ges behörighet till de system som anses väsentliga för deras respektive arbetsuppgifter. Hur tilldelning och uppsägning av behörighet sker, beror på vilket system det gäller. När det gäller en ny användare går ärendet först till IT för att få ett användarkonto och sedan till respektive förvaltare. Beställaren av behörighet anger vilka behörigheter den anställde ska ha. Beställningen går vidare till respektive systemförvaltare, som registrerar kontot med rätt behörighet inom sitt system. Särskilda rutiner gäller för undervisande personal (och elever). Kontrollmålet syftar till att granska rutiner avseende upplägg av ny behörighet, ändring av behörighet samt borttag av behörighet. Risk och konsekvensanalys Om det brister i rutiner vid utdelande av behörigheter, borttagning och inaktivering av användare, ökar risken för olovlig åtkomst av kommunens IT-system. Om en behörighet ej avslutas i samband med att en anställning upphör finns risk \\Application178.lund.se\Home_10$\eho7187\Home\Dokument\Överförmyndarnämnden\Intern kontroll\rapport Intern Kontroll 2011.docx

39 Tjänsteskrivelse 3 (5) att behörigheten kan missbrukas och leda till obehörig tillgång till känsliga uppgifter, ekonomiska förluster liksom rättsliga konsekvenser. Frågeställningar Finns och följs fastställda rutiner för upplägg av ny behörighet? Förekommer granskning av utdelade behörigheter? Finns behörighetsförteckning på förvaltningen? Finns och följs rutiner för borttag av behörighet när anställning förändras/upphör? Styrdokument IT-handboken Iaktagelser Överförmyndarenheten använder, utöver de kommungemensamma IT-systemen även det för överförmyndarenheten specifika verksamhetssystemet Wärna. Det finns särskilda rutiner för när det ska läggas upp ny behörighet. Vad gäller de kommungemensamma IT-systemen anmäls till kommunkontorets IKTsamordnare då ny användare ska läggas upp eller tas bort. Beträffande verksamhetssystemet hanteras detta på enhetsnivå med både att lägga upp ny användare och att lägga upp nya behörigheter. På enhetsnivå granskas utdelade behörigheter, både vad gäller de kommungemensamma och enhetsspecifika IT-systemen. Behörighetsförteckning finns för det enhetsspecifika verksamhetssystemet. Liksom det finns rutiner för att se till att behörigheter tas bort eller ändras i samband med förändringar eller upphörande av anställningen Kontrollmål 3: Arkiv- och dokumenthantering Beskrivning och avgränsning Kommunfullmäktige har 1996 antagit ett arkivreglemente för Lunds kommun. Där fastställs bland annat att varje myndighet ansvarar för att dess arkiv vårdas enlig arkivlagen och arkivreglementet. Det är kommunstyrelsen som är arkivmyndighet och som har tillsynsansvar över att kommunens förvaltningar sköter sina arkiv. Varje förvaltning ska ha en arkivbeskrivning som ger en översikt över myndighetens uppgifter och som kortfattat beskriver handlingar som förekommer. Förvaltningen ska även upprätta en detaljerad plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan). \\Application178.lund.se\Home_10$\eho7187\Home\Dokument\Överförmyndarnämnden\Intern kontroll\rapport Intern Kontroll 2011.docx

40 Tjänsteskrivelse 4 (5) Stadsarkivet medverkar när förvaltningarna tar fram arkivbeskrivningar och upprättar dokumenthanteringsplaner. Kommungemensam mall används också. Stora mängder dokument och information skapas varje dag i vår verksamhet. Kommunen har dessutom en decentraliserad organisation och genom detta följer att information skapas på flera nivåer i organisationen. Genom information dokumenteras olika skeenden i vår verksamhet - vad som beslutades, hur man handlade, vad som sades och av vem. Sådan information är oftast en allmän handling. För att få kvalitet, användbarhet och sökbarhet avseende sådana handlingar behövs en god arkiv- och dokumenthantering. Syftet med kontrollmålet är att granska hur rutiner för arkiv- och dokumenthantering följs. Det är särskilt viktigt att beakta att många handlingar idag är elektroniska och att information skapas på många nivåer i förvaltningsorganisationen. Risk och konsekvensanalys Hantering och arkivering av dokument förutsätter rutiner och kunskaper hos de anställda. Saknas det, finns risk att dokument försvinner, att sekretess-belagda uppgifter sprids, att dokument inte kan återsökas och att ärende inte kan följas. Den enskilde kan, som anställd eller brukare, lida skada av en bristfällig hantering/arkivering. Exempel som uppmärksammats är bland annat hanteringen av barn- och skolhälsovårdsjournaler. Sammantaget innebär brister, att förtroendet för Lunds kommun minskar. Frågeställningar Är arkivbeskrivningen för förvaltningen aktuell? Är rutiner för arkiv och dokumenthantering tillräckligt kända i organisationen? Efterlevs rutiner på berörda nivåer i förvaltningen? Kan allmänheten söka och få tillgång till allmänna handlingar(som är offentliga), som är elektroniska dokument? Hur förvaras dokumenten på ett säkert sätt, innan slutförvaring på arkivet? Styrdokument Arkivreglemente för Lunds kommun (kf ) Iaktagelser Arkivbeskrivningen för överförmyndarenheten ändrades senast och är aktuell. Rutinerna är väl kända och efterlevs fullt ut i organisationen. Det är endast nämndens protokoll som är tillgängliga som elektroniska dokument på Lunds kommun hemsida. Samtliga dokument förvaras på ett säkert sätt innan slutförvaring \\Application178.lund.se\Home_10$\eho7187\Home\Dokument\Överförmyndarnämnden\Intern kontroll\rapport Intern Kontroll 2011.docx

41 Tjänsteskrivelse 5 (5) Åtgärdsplan avseende genomförd granskning Då det inte förekommer avvikelser har det inte funnits anledning att vidta några särskilda åtgärder med anledning av den genomförda granskningen. Sammanvägd bedömning av det interna kontrollarbetet Helhetsintrycket av den interna kontrollen inom Överförmyndarnämnden visar att det finns ett stort engagemang och en vilja att följa de regler och de policys som kommunen och nämnden har upprättat. Den interna egenkontrollen har tydliga positiva pedagogiska inslag där man vid kontrolltillfället har en lärande kontakt med verksamheten. Dock finns också en problematik i kommunens interna kontrollsystem där man ska kontrollera arbetskamrater och chefer som man befinner sig i en beroendeställning till. Överförmyndarnämnden förordar istället en intern kontroll där personal från andra förvaltningar utför den interna kontrollen i Överförmyndarnämndens verksamhetsområde och att Överförmyndarnämndens personal utför den interna kontrollen i andra förvaltningar än den egna. Förslag till beslut Överförmyndarnämnden beslutar att godkänna Rapport intern kontroll 2011 för överförmyndarnämnden. ÖVERFÖRMYNDARENHETEN Eric Hammarbro Verksamhetsansvarig Expediering; Kommunkontoret Akten \\Application178.lund.se\Home_10$\eho7187\Home\Dokument\Överförmyndarnämnden\Intern kontroll\rapport Intern Kontroll 2011.docx

42 Överförmyndarenheten Tjänsteskrivelse 1 (6) Eric Hammarbro eric.hammarbro@lund.se Överförmyndarnämnden Handlingsplan intern kontroll 2012 för Överförmyndarnämnden Sammanfattning Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen ansvar för den interna kontrollen. Ett reglemente antogs under 2005 av kommunfullmäktige. I detta reglemente anges bland annat att kommunstyrelsen inför varje nytt år ska fatta beslut kring gemensamma kontrollmål för samtliga nämnder. För 2012 föreslås som gemensamma kontrollmål granskning inom följande områden: Incident- och skaderapporteringssystem Systematiskt brandskydd (SBA) Riktlinjer för resor och transporter Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut KS 2011/0781 den 2 november 2011, 346. Överförmyndarenhetens tjänsteskrivelse den 2 januari Barnkonsekvensanalys En barnkonsekvensanalys har inte bedömts vara relevant i ärendet. Ärendet Syftet med intern kontroll är att med rimlig grad av säkerhet säkerställa att: Kommunens tillgångar tryggas samt förhindra förluster Lagar, bestämmelser, planer, policies mm efterlevs Minimera risker samt säkra system och rutiner Resurser används i enlighet med fattade beslut Redovisningen är rättvisande Politiker och personal skyddas från oberättigade misstankar I reglementet för intern kontroll som antogs av kommunfullmäktige under 2005 ingår att kommunstyrelsen inför varje nytt år ska föreslå gemensamma kontrollmål som ska gälla för samtliga nämnder. Syftet med de gemensamma kontrollmålen är dels att skapa en jämförbarhet mellan nämnderna, dels att höja nämndernas ambitionsnivå i det interna kontrollarbetet. Kommunstyrelsen beslutade uppdra till kommunkontoret att lyfta barnkonsekvensanalys som kontrollmål för \\application178.lund.se\home_10$\eho7187\home\dokument\överförmyndarnämnden\intern kontroll\handlingsplan Intern Kontroll 2012.docx Postadress Besöksadress Telefon vx Telefax Internetadress e-post Box 41 Stortorget lunds.kommun@lund.se Lund

43 Tjänsteskrivelse 2 (6) Därefter har kommunstyrelsens beslutat att ge kommunkontoret i uppdrag att utarbeta en ny strategi för att stärka barnets rättigheter i Lunds kommun samt att arbeta fram handledning och anvisningar för att genomföra barnkonsekvensanalys. Mot denna bakgrund föreslår kommunkontoret att avvakta med att granska verksamheten tills dess nya rutiner är beslutade och implementerade. Arbetsgruppen för intern kontroll, under ledning av kommunkontoret, har tagit fram följande tre förslag till gemensamma kontrollmål för Målen har bedömts utifrån en risk - och konsekvensanalys. Interna kontrollmål 2012 Incident- och skaderapportering Beskrivning och avgränsning Fullmäktige beslutade i augusti 2009 att kommunens samtliga nämnder och styrelser ska rapportera skadegörelse i kommunens skaderapporteringssystem som tagits fram av kommunkontoret. Kontrollmålet syftar till att granska huruvida förvaltningarna följer fastställda rutiner för skaderapportering. Risk- och konsekvensanalys Antalet anlagda bränder och skadegörelser i skolor och andra kommunala byggnader ökar. Kostnaderna för skadegörelse bedöms som höga och det finns goda möjligheter till besparingar. För att lyckas med detta krävs ett aktivt förebyggande arbete där lärdom av tidigare inträffade händelser och incidenter dras. Rapportering av inträffade skador ger ett underlag till att identifiera och analysera risker i Lunds kommuns verksamheter. Åtgärder kan därefter sättas in på utsatta områden och på sikt kan säkerheten öka och besparingar göras. Fullmäktige har beslutat att kommunens samtliga nämnder och styrelser ska rapportera skadegörelse i kommunens skaderapporteringssystem. Frågeställningar Har personalen kännedom om skaderapporteringssystemet? Har bränder eller skadegörelse förekommit i verksamheten under 2010 och 2011? Har dessa incidenter rapporterats i skaderapporteringssystemet? Polisanmälts? Styrdokument; Riktlinjer för incidentoch skaderapportering \\Application178.lund.se\Home_10$\eho7187\Home\Dokument\Överförmyndarnämnden\Intern kontroll\handlingsplan Intern Kontroll 2012.docx

44 Tjänsteskrivelse 3 (6) Systematiskt brandskydd (SBA) Beskrivning och avgränsning Nästan alla har någon gång hört signalen från ett utlöst brandlarm men ofta har vi endast upplevt felaktigt utlösta brandlarm (falsklarm) men om larmet följer av en brand eller en anlagd brand kan följderna bli katastrofala för exempelvis en kommunal vårdinrättning. I Räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) framgår bland annat att det för varje byggnad eller anläggning bör finnas en dokumentation av brandskyddet. Serviceförvaltningen har tagit fram en mall för dokumentationen av det systematiska brandskyddsarbetet. Tanken är att dokumentationen ska samlas i en särskild SBA Pärm. Serviceförvaltningen har också en viktig roll i det systematiska brandskyddsarbetet, liksom räddningstjänsten, varje förvaltning har också ett eget ansvar. Risk- och konsekvensanalys Fungerar inte det systematiska brandskyddsarbetet innebär det att förvaltningen blir sämre på att förebygga bränder samtidigt som vi får sämre förmåga att klara en situation där en brand trots allt uppstår. Konsekvensen av ett försämrat brandskydd kan bli ödesdigert. Det gäller skador på kommunens lokaler som ger effekter på verksamhetens bedrivande liksom personskador, där i värsta fall människoliv kan gå förlorade. Konsekvensen av brister i brandskyddet kan därmed bli mycket allvarliga. Frågeställningar: Finns det nödutgångar som är blockerade eller obrukbara? Finns SBA pärm? Har ansvarsfördelningen dokumenterats i SBA pärmen och efterlevs eventuell fördelning? Har utbildningsplanen dokumenterats i SBA pärmen och efterlevs eventuella planer? Finns kontrollplaner och checklistor i SBA pärmen och efterlevs eventuella planer/listor? Styrdokument; Lag om skydd mot olyckor Riktlinjer för resor och transporter Beskrivning och avgränsning Kommunstyrelsen har antagit riktlinjer avseende val av färdmedel vid tjänsteresor. \\Application178.lund.se\Home_10$\eho7187\Home\Dokument\Överförmyndarnämnden\Intern kontroll\handlingsplan Intern Kontroll 2012.docx

45 Tjänsteskrivelse 4 (6) Riktlinjerna innebär i korthet att medarbetare och förtroendevalda vid lokala resor, i första hand skall gå eller cykla, i andra hand ta buss eller tåg och i tredje hand åka bil. Tjänstecyklar och cykelhjälm skall tillhandahållas av kommunen. Kommunens fordon skall användas i första hand, i andra hand hyrbil eller taxi om det är ekonomiskt rimligt. Endast i undantagsfall skall egen bil användas efter överenskommelse med arbetsgivaren. Vid längre resor inom och utanför Skåne ska det först övervägas om det finns alternativ till resan exempelvis genom webbkonferens eller telefonmöte. I andra hand skall man åka tåg eller buss och i tredje hand välja annat transportmedel det vill säga bil eller flyg varav bil skall prioriteras. Resor till Stockholm skall i första hand ske med tåg. Undantag skall medges av närmaste chef, motiveras och anmälas i nämnden. Anställda skall uppmuntras att gå, cykla samåka eller åka kollektivt till och från arbetet. För att underlätta detta skall arbetsplatserna verka för tillgång till cykelparkeringar, duschmöjligheter, tidtabeller för kollektivtrafik etc. När möten, konferenser och studiebesök arrangeras bör man tänka på att det skall vara möjligt att åka med kollektivtrafik. Vid inköp och beställningar av varor ska sambeställning göras så långt möjligt för att minska antalet transporter. Syftet med kontrollmålet är att granska om nämnderna följer de antagna riktlinjerna om resor och transporter. Risk- och konsekvensanalys Om riktlinjer för resor och transporter inte tillämpas innebär detta ökade negativa miljöeffekter samt i vissa fall även ökade kostnader i jämförelse med ett mer miljövänligt transportalternativ. Vidare innebär ett åsidosättande av riktlinjerna att Lunds anseende som miljökommun försämras. Frågeställningar Hur är riktlinjerna kommunicerade i verksamheten? En sammanställning av beslutade undantag från dessa riktlinjer redovisas årligen i respektive nämnd. Nämnderna uppmanas att redovisa dessa sammanställningar för 2010, 2011 och \\Application178.lund.se\Home_10$\eho7187\Home\Dokument\Överförmyndarnämnden\Intern kontroll\handlingsplan Intern Kontroll 2012.docx

46 Tjänsteskrivelse 5 (6) Förslag till beslut Överförmyndarnämnden beslutar att anta förslag till Handlingsplan intern kontroll 2012 för Överförmyndarnämnden. ÖVERFÖRMYNDARENHETEN Eric Hammarbro Verksamhetsansvarig Expediering; Kommunkontoret Akten \\Application178.lund.se\Home_10$\eho7187\Home\Dokument\Överförmyndarnämnden\Intern kontroll\handlingsplan Intern Kontroll 2012.docx

47 Tjänsteskrivelse 6 (6) Handlingsplan intern kontroll i tabellform: Bilaga 1 Kontrollmål Reglemente Metod Ansvarig Tidsåtgång Slutfört Incident- och skaderapportering Riktlinjer för incidentoch skaderapportering Granskning av om fastställda rutiner följs vid rapporteringen. Stickprovsmässig granskning. Verksamhetsansvarig 8 tim november 2011 Systematiskt brandskydd (SBA) Lag om skydd mot olyckor Granskning av att mallen för dokumentation av det systematiska brandskyddsarbetet följs. Stickprovsmässig granskning. Verksamhetsansvarig 8 tim november 2011 Riktlinjer för resor och transporter Riktlinjer avseende val av färdmedel vid tjänsteresor Granskning av om de antagna liktlinjerna om resor och transporter följs. Stickprovsmässig granskning. Verksamhetsansvarig 8 tim november 2011 \\Application178.lund.se\Home_10$\eho7187\Home\Dokument\Överförmyndarnämnden\Intern kontroll\handlingsplan Intern Kontroll 2012.docx

48

49

50

51

52

53

54

55

Visa mer