Drift- och övervakningssystem för Norrtälje kommun

Transkript

1 Drift- och övervakningssystem för Norrtälje kommun Projektnr Slutrapport Version: 1.0 Avdelning Vatten och avlopp

2 Innehåll 1 Inledning Dokumentets användning Definitioner Referenser Sammanfattning Projektbeskrivning Måluppfyllelse Ekonomi Erfarenhetsåterföring Slutsats Bilagor Revisionshistorik Version Beskrivning Datum Författare 0.1 koncept Peter Leonardsson 1.0 Färdigställd rapporten Peter Leonardsson filnamn: 06c Slutrapport 1.0 Drift- och övervakningssytem Sid: 2(10)

3 1 Inledning 1.1 Dokumentets användning Rapporten är en sammanfattning av det projekt som pågått sedan 2012 och avbröts genom beslut i KSAU , då entreprenören inte lyckades leverera det som var avtalat. Rapporten sammanfattar genomförda arbeten. Rapporten beskriver inte KSAU:s uppdrag till Kommunstyrelsekontorets (KSAU ) att redovisa hur det fortsatta arbetet med driftövervakningssystemet skall genomföras. Denna redovisning kommer att lämnas som ett separat ärende vid ett senare tillfälle. 1.2 Definitioner Begrepp/förkortning Förklaring/definition LOU Lagen om offentlig upphandling 1.3 Referenser Dokument Ekonomiskt beslut KSAU godkännande av ffu Beslut förfrågan Version Sökväg i politisk nämnd\ ekonomiskt beslut i politisk nämnd\ Prekvalificering 2011 filnamn: 06c Slutrapport 1.0 Drift- och övervakningssytem Sid: 3(10)

4 i politisk nämnd\ Godkännande FFU Q BeslutAvbrutandeSCADAjuli 12 Ks au Brev Kjell Jansson KS beslut entreprenör Ks au p 114 i politisk nämnd\ Avbryt förhandling i politisk nämnd\ Tilldelningsbeslut KSAU i politisk nämnd\ återkalla tilldelning i politisk nämnd\ Tilldelning i politisk nämnd\ Avbryt entreprenad filnamn: 06c Slutrapport 1.0 Drift- och övervakningssytem Sid: 4(10)

5 2 Sammanfattning Projektet med att förnya Norrtälje kommuns driftövervakningssystem startade under andra hälften av 2000-talet. Ett investeringsbeslut erhölls 2011 på 21 miljoner för att genomföra projektet och entreprenör utsågs Entreprenadarbetena pågick fram till juni 2015 då entreprenaden avbröts då entreprenören inte lyckades leverera det som var avtalat. Projektet avslutas genom denna rapport. 3 Projektbeskrivning Under åren försågs i Norrtälje kommun alla vatten- och avloppsreningsverk samt huvuddelen av alla pumpstationer med styrutrustning och centrala övervakningssystem. Genom detta kunde driften effektiviseras och övervakas på ett bättre sätt. Med anledning av att dessa system behövde förnyas anslog Kommunfullmäktige i beslut miljoner för ombyggnad av driftövervakningssystemet. Arbetena skulle vara avslutade Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) beslöt att godkänna förfrågningsunderlaget för att prekvalificera 4 st företag för att lämna anbud. Av 12 st inkomna anbud kvalificerades Cactus Uniview, IETV, VA-ingenjörerna samt ÅF- Industry AB. I beslut godkändes förfrågningsunderlaget för att sändas ut till de kvalificerade företagen. Vid utvärderingen av inkomna anbud visade det sig att ingen av anbudsgivarna uppfyllde samtliga skall-krav. I beslut i KSAU avbröts därför upphandlingen och Kommunstyrelsekontoret fick i uppdrag att genomföra en förhandlad upphandling med de fyra företag som lämnat anbud. Upphandlingen genomfördes som ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering där tre anbud inkom den sista anbudsdagen KSAU beslöt att utse Cactus Univeiw till entreprenör för arbetet. Tilldelningsbeslut skickades ut och innan avtalsspärrens slut inkom VAingenjörerna med krav på överprövning av tilldelningen. Norrtälje kommun beslöt att återkalla tilldelningsbeslutet för fortsätta det förhandlade förfarandet. Leverantörsmöten genomfördes med leverantörerna och de fick därefter ett nytt förfrågningsunderlag och möjlighet att lämna ett nytt anbud. Efter utvärdering av de tre inkomna anbuden beslöt KSAU att utse Cactus Uniview till entreprenör för arbetet att byta ut befintligt drift- och övervakningssystem. filnamn: 06c Slutrapport 1.0 Drift- och övervakningssytem Sid: 5(10)

6 Ett upptaktsmöte skedde för projektet och beställningsskrivelse tecknades med företaget Projektet var en totalentreprenad (ABT06) där entreprenören skulle färdigprojektera och leverera en teknisk lösning. I leveransen ingick också att leverera nya lokala elskåp och styrutrustningar i flertalet av alla de ca 150 objekt som finns inom vaverksamheten. Vidare skulle ett överordnat system för drift och övervakning av alla objekt levereras. I det överordnade systemet skulle det ingå en rapportgenerator med färdiga rapporter för att kunna följa upp driften samt även generera underlag för leverans till Norrtälje kommun och miljömyndigheter. I leveransen ingick även att leverera ett underhållssystem för anläggningarna. Norrtälje kommun som beställare upplevde redan i ett tidigt skede av entreprenaden att entreprenören inte uppfyllde de löften som de lämnat under upphandlingsfasen. Det som saknades var bristen på resurser och styrning för att driva ett komplext projekt av denna storleksordning. Det förslag de offererat för kommunikation mellan objekten visade sig inte heller vara möjliga. För att understryka de problem som beställaren upplevde skickades därför ett brev i oktober 2013 till entreprenören där det lyftes upp de farhågor och problem som fanns om entreprenaden. Problemen kvarstod dock trots diskussioner och brevväxlingar och under hösten 2014 ställdes saken på sin spets där beställaren och entreprenören var överens om att det inte längre gick att fortsätta entreprenaden i denna form. De lösningar som diskuterades var: 1. En samverkansentreprenad där ersättningen för entreprenadsumman skulle höjas med ca 37 % för att färdigställa entreprenaden 2. Att entreprenaden avbryts i samråd mellan parterna 3. Att fortsätta arbeten enligt vad som beställts Efter förhandlingarna med entreprenören blev förslaget för att lösa de uppkomna problemen, att avbryta entreprenaden enligt alternativ 2. En höjning av ersättningen var inte möjligt då detta skulle strida mot LOU och alternativet 3 att fortsätta arbetet på samma sätt skulle riskera va-verksamheten och leveranssäkerheten till abonnenterna på ett negativt sätt. Beslut togs av KSAU att avbryta entreprenaden samt att ge VAchefen i uppdrag att underteckna överenskommelsen om att avtalet skulle upphöra. Vidare fick Kommunstyrelsekontoret i uppdrag att redovisa hur arbetet skulle ske fortsättningsvis med att förnya och bygga ut övervakningssystemet. Överenskommelsen har sedan undertecknats av VA-chefen och avveckling av entreprenaden har sedan pågått fram till maj Avvecklingen har inneburit att filnamn: 06c Slutrapport 1.0 Drift- och övervakningssytem Sid: 6(10)

7 entreprenören har färdigställd de objekt som de påbörjat och slutbesiktning har skett av levererad utrustning, program och dokumentation. 4 Måluppfyllelse Målet med entreprenaden var att byta förnya och modernisera det drift- och övervakningssystem som finns inom va-verksamheten. Detta mål har inte uppfyllts. Det som har uppnåtts utbyte av ett antal lokala styrsystem, driftövervakningssystem för Kapellskärs och Hallstaviks avloppsreningsverk. Projektet har också skapat underlag som kan användas inför en framtida förnyelse av drift- och övervakningssystemet. Detta underlag består i 1. Ett enhetligt sätt att märka alla objekt och utrustningar, bilaga 1 2. En standardprogramvara för alla pumpstationer 3. Ett enhetligt sätt att programmera med ett programbibliotek med färdiga block 4. En kommunikationsplan för alla objekten har påbörjats men ännu inte färdigställts Levererad nya elskåp, hårdvara och program enligt bilaga 2. 5 Ekonomi För projektet fanns enligt investeringsbeslutet i KF anslaget 21 miljoner för att genomföra entreprenaden. Entreprenadsumman för projektet var kr. Kostnaderna i detta projekt fram till dec 2016 var kr och fördelas enligt nedanstående tabell Entreprenadkostnader Cactus Entreprenadkostnader övrigt Konsultkostnader tidskrivning Övriga kostnader Kostnader En stor del av det upparbetade kostnaderna ligger i konsultkostnader. Den största delen uppkom under entreprenadfasen. Beställarens ambition var att ha en god kompetens i beställarledet för att i samverkan med entreprenören och driftentreprenören få till stånd ett bra och modernt system som på en långsiktigt skulle ersätta det nuvarande filnamn: 06c Slutrapport 1.0 Drift- och övervakningssytem Sid: 7(10)

8 övervakningssystemet. Genom en god kompetens i beställarledet kunde löpande bra lösningar och förbättringar diskuteras fram för drift och övervakning av anläggningarna. Konsulternas roll har dock istället i stor utsträckning varit att kontrollera och följa upp leveranser då de intentioner som fanns inledningsvis inte uppfylldes för projektet. Den utdragna upphandlingsprocessen har också krävt många konsulttimmar. 6 Erfarenhetsåterföring Orsaken till att projektet inte kunnat genomföras enligt vad som planerats beror i huvudsak enligt följande enligt Kommunstyrelsekontoret bedömning Då det nuvarande systemet PC-manager byggdes ut under första hälften av 1990-talet skedde detta i antal etapper under flera år. Detta projekt genomfördes med ett bra resultat och har i huvudsak fungerat bra under de 20 år det varit i drift. När detta projekt påbörjades med förnyelse av systemet fanns föresatserna att ett framtida system skulle vara modernt, dvs att mjuk- och hårdvara skulle vara utvecklade under de senaste åren. Vidare skulle ett enhetligt system byggas för Norrtälje kommun med märkning, programvara och hårdvaror för att få en säker och effektiv drift av system och anläggningarna. Övervakningssystemet skulle och vara öppet, dvs inte bundet till speciella leverantörer och installatörer. För att skapa ett stort intresse och även säkerställa en leverans som är lika för alla VAobjekten bedömde projektet att hela om- och förnyelseprojektet skulle utgöras av en totalentreprenad där entreprenören skulle svara för leverans av överordnade och lokala system, skåpleveranser och alla installationsarbeten. Entreprenören skulle också ansvara för kommunikationen mellan alla objekten. Vid kvalificeringen var det också många företag intresserade att delta i upphandlingen. De fyra som kvalificerades representerade antingen system som var väl spridda i VA- Sverige eller hade en stor spridning i världen. De två företag som lämnade de lägsta anbuden slutligen efter genomförda förhandlingar var de två företag vars system är några av de vanligaste i vaverksamheterna i Sveriges kommuner. Cactus Uniview lämnade ett mycket lågt pris om man ser till omfattningen och komplexiteten på uppdraget. I förhandlingarna vidhöll de att de kunde genomföra uppdraget för offererad summa. Cactus Uniview:s system var helt nyutvecklat och de föregående systemen har levererats till många kunder med ett bra resultat. Företaget utlovade att systemet var öppet för externa integratörer. filnamn: 06c Slutrapport 1.0 Drift- och övervakningssytem Sid: 8(10)

9 Under entreprenaden gång framkom det snart att företaget inte hade erfarenhet att leda en totalentreprenad av denna omfattning. De hade också underskattat såväl kostnaderna för installationsarbetena och även behovet av ingenjörstimmar för att bygga upp ett system av denna omfattning. Vi som beställaren borde med anledning av detta varit ännu tydligare ifrågasatt under upphandling och förhandlingar om det verkligen var möjligt att genomföra uppdraget till den offererade kostnaden. Vidare borde vi som beställare reagerat snabbare på att stoppa entreprenaden eller försökt omförhandla kontraktet då det i ett mycket tidigt skede framkom problem. Det har också visat sig att företaget inte varit så positivt till att externa integratörer i systemen. Systemet hade också begränsningar som inte framkommit under utvärderingen med bl a bildbyggandet. Erfarenheten från bestställaren är också att det skulle varit bättre om entreprenaden delats upp i mindre delar där beställaren tillhandahöll vissa lösningar. Dessa kunde vara exempelvis 1. Leverans av skåp och lokala driftövervakningssystem i mindre etapper/entreprenader där beställaren tillhandahåller vissa grunder som färdiga block för programmering och märkning samt vissa standarder. 2. En färdig kommunikationslösning för alla objekteten 3. Ett överordnat system för hela verksamheten som levereras beroende på strukturen i mindre etapper. Det nuvarande systemet har inte varit ihopkopplat med Norrtälje kommuns IT-system. I den inledande planeringen av projektet var avsikten att även i fortsättningen skulle driftövervakningen av va-anläggningen vara fristående och skötas av driftentreprenören. Underhand har dock diskussionerna med Norrtälje kommun ITavdelning lett till att i ett framtida system skall kommunikationen mellan va-objekten ske via Norrtälje kommuns IT-system för att säkerställa säkerhet och backup av systemen. En sådan lösning är betydligt långsiktigt hållbar och säkerställer drift- och IT-säkerhet på helt annat sätt än vad som förevarit hittills. filnamn: 06c Slutrapport 1.0 Drift- och övervakningssytem Sid: 9(10)

10 7 Slutsats De slutsatser som kan dras från detta projekt är: Var försiktig med att handla upp entreprenader där entreprenadsumman är allt för låg Var försiktig med att handla upp komplexa entreprenader om inte entreprenören tydligt kan visa att de har kompetens och erfarenhet att genomföra sådana projekt. Var noggrann med att alla utfästelser från entreprenören är tydligt dokumenterade. Det är bättre för båda parterna i en entreprenad om ett projekt avslutas snarast möjligt om det är uppenbart att projektet inte kan genomföras enligt vad som är planerat. 8 Bilagor 1. Märksystem 2. Levererade utrustning i projektet 3. Block för PLC- programmering (kräver speciellt program för att läsa) 4. Anläggningsregister filnamn: 06c Slutrapport 1.0 Drift- och övervakningssytem Sid: 10(10)