Kallelse till ordinarie föreningsstämma för Skyttstennäs tomtägareförening, ekonomisk förening

Transkript

1 Kallelse till ordinarie föreningsstämma för Skyttstennäs tomtägareförening, ekonomisk förening Plats: Ålands bygdegård, ca 3 km på väg 72 mot Uppsala. Sväng vi skylt till Skogstibble. Tid: 25 mars 2017 klockan 13,00 Sjöföreningen SSV har sitt årsmöte i samma lokal mellan kl 12 12,30. Mellan de två mötena, kl 12,30-13, bjuder tomtägareföreningen på sopplunch med kaffe. Förslag till dagordning: Föreningsstämman öppnas. 1. Val av ordförande för mötet. 2. Val av sekreterare för mötet. 3. Val av två justeringspersoner som också är rösträknare. 4. Fastställande av dagordning. 5. Fastställande av röstlängd. 6. Föreningsstämmans stadgeenliga utlysning. 7. Verksamhetsberättelse. (Se bifogade dokument) 8, Revisionsberättelse. 9. Fastställande av resultat- och balansräkning. (Se bifogade dokument) 10. Fråga om ansvarsfrihet Arvode till styrelseledamöter och valberedning för (Förslag: Oförändrade arvoden på sammanlagt kr.) 11-2 Arvode till revisorer för (Förslag: Oförändrade arvoden på sammanlagt kr.) 12. Val av ordförande och vice ordförande. (Se valberedningens förslag) 13. Val av styrelseledamöter och suppleanter. (Se valberedningens förslag) 14. Val av revisorer jämte suppleant. (Se valberedningens förslag) 15-1 Val av valberedning, jämte sammankallande i densamma Val av ledamöter till fritidskommittén Styrelsens proposition om kapital för en ny infart till risdepån. (Se bifogade dokument) Styrelsens proposition om uthyrning av mark. (Se bifogade dokument) Inkommen motion från Lars-Åke Lönn om att utreda förbättringar av föreningens byggnader. (Se bifogade dokument) 17. Den beslutsfattande delen av föreningsstämman avslutas. 18. Information från styrelsen samt frågor/synpunkter: a) Ekonomiska åtagande vid sidan av tomtägareföreningen. (Se bifogade dokument) b) Grannsamverkan via telefonregister på föreningens webbplats. c) Båtuppläggningsplatser och övergivna båtar. d) Övriga frågor och synpunkter.

2

3

4

5

6 Skyttstennäs tomtägarförening Budget och utfall för 2016 Resultaträkning (Tkr) Intäkter Budget Utfall Differens Medlemsavgifter 467 tkr 465 tkr - 2 tkr Vattenavgifter 10 tkr 10 tkr 0 tkr Vägavgifter 7 tkr 7 tkr 0 tkr Övriga intäkter 0 tkr 1 tkr + 1 tkr Kostnader Budget Utfall Differens Vägunderhåll - 95 tkr tkr - 37 tkr Snöröjning - 70 tkr 50 tkr + 20 tkr Sjöar och badplatser tkr tkr - 14 tkr Skog och mark tkr tkr - 26 tkr Vattenkostnader - 8 tkr - 6 tkr + 2 tkr Administration - 80 tkr - 61 tkr + 19 tkr Byggnader o belysning + 32 tkr - 17 tkr + 14 tkr Summa kostnader tkr 542 tkr - 21 tkr Föreningens egna kapital vid årets början Extra satsning på sjöar Fritidskommittén Årets förlust Föreningens egna kapital vid årets slut 175 tkr - 40 tkr - 4 tkr -21 tkr 110 tkr Fritidskommittén Sammanlagt resultat 1/1 16 Periodens intäkter Periodens kostnader Periodens resultat Sammanlagt resultat 31/ kr kr kr kr kr Vägunderhåll Sand och grus 45 tkr Entreprenörarbeten 50 tkr Vägskyltar 17 tkr Onsikevägens samfällighet 11 tkr Sjöar och badplatser Ny sand vid Strandsjöbadet 15 tkr Klippning i Stennässjön 70 tkr Båtuppläggningsplatser 33 tkr Avskrivning på klipputrustning 11 tkr Mark Förtäring och rabattkuponger vid röjardagar 11 tkr Utrustning och förbrukning för kvartersmästare 30 tkr Skogsavverkning och transporter 90 tkr Byggnader El 6 tkr Försäkringar 6 tkr Avskrivningar (värdet 31/12 är 12 tkr) 6 tkr Administration Redovisningstjänster 21 tkr Styrelsearvoden 25 tkr Utskick, stämmor och kontorsmaterial 12 tkr

7 Balansräkning (tkr) Anläggningstillgångar Byggnader och bryggor 11,6 tkr 17,4 tkr Klipputrustning 21,1 tkr 31,6 tkr Omsättningstillgångar Fordringar på medlemmar 2,5 tkr 0,9 tkr Plusgiro 105,2 tkr 197,7 tkr Kontantkassa 4,0 tkr 3,8 tkr Summa tillgångar 144,4 tkr 251,4 tkr Eget kapital 110,5 tkr 174,5 tkr Långfristiga skulder 0,0 tkr 0,0 tkr Kortfristiga skulder Förskott från medlemmar 0,6 tkr 6,6 tkr Leverantörsskulder 0,0 tkr 33,3 tkr Ej utbetalda arvoden 26,0 tkr 27,5 tkr Beräknade sociala avgifter 2,7 tkr 5,5 tkr Övriga skulder 4,5 tkr 4,0 tkr Summa kortfristiga skulder 33,9 tkr 76,9 tkr Summa eget kapital och skulder 144,4 tkr 251,4 tkr Underlag för punkt 16-1 på dagordningen Styrelsen föreslår att föreningsstämman justerar budgeten för 2017 med följande tillägg: Styrelsen bemyndigas att använda upp till kr av föreningens kapital för att bygga en ny in- och utfart till föreningens risupplag. Bakgrund Skyttstennäs Tomtägareförening har ett markområde som används för lagring av sly och ris från skogsavverkning. Området finns på vänster sida av Ribbingebäcksvägen (i riktning mot Järlåsa) och används av såväl medlemmar som entreprenörer som föreningen anlitar. Nuvarande in- och utfart ligger nära en kurva, vilket innebär att övrig trafik på Ribbingebäcksvägen får en kort bromssträcka fram till traktorer och bilar som backar ut från risupplaget. Styrelsen tog fram ett förslag att bygga en ny utfart från risupplaget ca 60 meter från nuvarande infart. Vi kontaktade Transportstyrelsen för att få tillstånd för en ny anslutning till Ribbingebäcksvägen. Efter ett besök på plats konstaterade Transportstyrelsen att föreningen inte har något tillstånd för den nuvarande in- och utfarten och beslutar att denna ska stängas permanent. Föreningens får dock tillstånd att bygga en ny in- och utfart ca 60 meter bort från närmaste kurva. Styrelsen har kontaktat entreprenörer och har en plan för bygget av en ny in- och utfart samt en vändplats så att backning ut på Ribbingebäcksvägen kan undvikas. Om de totala kostnaderna för skogsavverkning och grusning av väg skulle överstiga kr ska dessa kostnader tas ur ordinarie budget för markskötsel under 2017.

8 Underlag för punkt 16-2 på dagordningen Styrelsen föreslår att föreningsstämman antar följande principer för uthyrning av föreningens marker. 1. Bakgrund Skyttstennäs Tomtägarförening har inom föreningens område en rad gemensamma naturområden. Det handlar om skog-, hag- och ängsmark som i kommunens detaljplan är klassificerad som parkområden. En eventuell försäljning av ett markområde kräver därför en ändring av områdets detaljplan, vilket medför orimliga kostnader för mindre ytor. Föreningen vill öppna för möjligheten att tomtägare istället för ett köp kan hyra områden som är av ringa värde för föreningen. Hyresavtalet innebär att beslut, ansvar och kostnader för det aktuella områdets skötsel övergår från föreningen till hyresmannen. 2. Vilka markområden ska undantas från uthyrning? Uthyrning får inte ske av markområden där det finns stigar eller där framtida stigar kan vara önskvärda. Uthyrning får inte ske av markområden som skulle försvåra tillträdet till sjöar, ängar och andra attraktiva områden. Uthyrning får inte ske av områden där andra tomtägare kan drabbas av större olägenheter. 3. Vilka markområden kan vara aktuella för uthyrning? Markområden där det finns ett utrymme mellan föreningens markgräns och den aktuella tomtägarens mark. I ytterkant av föreningens mark finns vissa områden som gränsar till andra skogsägare. Området från tomtgräns ut mot föreningens markgräns bör vara möjlig att hyra. Markområden som ligger mellan två tomter och som inte behövs för stigar. Andra markområden som har litet värde för föreningens medlemmar. 4. Former och innehåll i ett hyresavtal Avtalstiden ska i normala fall vara fem (5) år. Den ömsesidiga uppsägningstiden ska vara sex månader. Hyresmannen betalar till föreningen en årsavgift som fastställs vid föreningens årsmöte eller budgetstämma. Förslag på årsavgift är 1,50 kr/m 2. Föreningen förbehåller sig rätten att säga upp avtalet, utan särskild motivering. I de fall föreningen säger upp avtalet, under löpande avtalsperiod, återbetalas resterande del av årsavgiften. Eventuella tvister mellan, föreningen och hyresmannen, ska lösas genom enkel förhandling där föreningens revisorer medverkar och har utslagsröst. Hyresmannen förbinder sig att med egna medel vårda och sköta marken på ett sådant sätt att det gagnar allmän trevnad. Med undantag för enklare, flyttbara hus som till exempel lekstugor får inga byggnader uppföras och inga staket eller stängsel får sättas upp. Allmänheten/ föreninges medlemmar måste kunna beträda och passera genom det hyrda markområdet. Hyresmannen får inte hålla med djur på hyrd mark. Detta gäller: höns, häst, får med flera. Hund, katt och kaniner är undantagna. Skall mindre hundrastgård sättas upp ska detta ske i samråd med föreningens markansvarig. Markansvarig avgör frågan och så även hundrastgårdens slutgiltiga utformning. Avverkning av större träd, dikning och anslutning mot föreningens vägar ska avtalas, muntligt, med respektive ansvarig i förening t ex mark- eller vägansvarig.

9 Motion till Skyttstennäs Tomtägareförenings årsmöte 2017 Motion ställd till Skyttstennäs Tomtägareförenings årsmöte 2017 Utredning gällande Ladan/Rådhuset Nuläge Skyttstennäs Tomtägareförening har i sin ägo en gemensam fastighet kallad Ladan/Rådhuset. I anslutning till Ladan/Rådhuset finns även ett garage samt en boulebana. Ladan/Rådhuset är lokaliserat till en av föreningens allmänningar. El och sommarvatten ansluter till Rådhuset/Ladan. Föreningen har utsett en person inom styrelsen som ansvarar för Ladan/Rådhusets skötsel samt eventuell uthyrning till medlemmarna. Ladan/Rådhuset utnyttjas vid föreningens röjaradagar två gånger per år samt Valborgs- och Midsommarfirande och vid ytterligare en till två andra tillfällen som t ex av föreningen anordnade fester typ grillkvällar. Föreningen använder även Ladan/Rådhuset vid föreningens budgetstämma. Uthyrning till medlemmar är av ringa omfattning. Rådhusdelen används till styrelsesammanträden vid 3 4 tillfällen per år. Föreningen har de senaste åren beställt och ställt upp en s k Bajamaja, perioden vår t.o.m höst. Ingångsvärden Föreningen har cirka 180 medlemmar. Bedömningen är att omkring 35 % är fastboende. Tendensen är att andelen fastboende, i förhållande till fridtidsboende, kommer att öka. Detta är den allmänna tendensen och det är en utveckling som är svår att hindra. Föreningen har ett behov av att hålla samman de boende i området för en gemensam strävan att sköta och underhålla vägar, att vårda och underhålla de i förhållandevis stora allmänningarna som omfattar skogsområden, hagar, ängar med mera. Ett tredje mycket viktigt och helt avgörande område är att underhålla, reglera och rädda sjöarna. En stark och sammanhållen förening med en livaktig verksamhet krävs för att klara ovan uppgifter. Mot denna bakgrund blir en gemensam samlingslokal en viktig faktor. Konkreta frågeställningar som skall utredas vad gäller gemensamhetslokalen: Elförsörjningskapaciteten, Isoleringen, Vatten och avlopp, Toaletter, Pentry/kök. Tillgänglighet och användningsområden. Prel. kostnadskalkyler för varje enskilt område. Med hänsvisning till ovan text föreslår undertecknad att Skyttstennäs Tomtägareförenings årsmöte 2017 beslutar att: - Föreningens styrelse får i uppdrag att utreda frågan om Ladan/Rådhusets framtid och utveckling. - Motionens text och innehåll skall ligga till grund för utredningens inriktning. Järlåsa den 13 januari 2017 Lars-Åke Lönn inlämnad av Lars-Åke Lönn

10 Skyttstennäs tomtägareförening Styrelsens yttrande om motionen från Lars-Åke Lönn om utredning av föreningens byggnader: (Punkt 16-3 på dagordningen) Styrelsen ställer sig bakom att-satserna i motionen med följande tillägg: att utredningen också försöker att kartlägga medlemmarnas intresse för bättre samlingslokaler och medlemmarnas betalningsvilja om förbättringarna kräver höjda avgifter. att utredningen begär anslag från styrelsen för kostnader som överstiger mindre belopp för porto och tryckning. Yttrandet fastställdes vid styrelsens sammanträde den 14/ För styrelsen Rune Lönnqvist Sekreterare Underlag för punkt 18 b) på årsstämmans dagordning Grannsamverkan i Skyttstennäs En grannsamverkan enligt konstens alla regler är knappast lämplig för vårt område. Enligt regelboken skulle man då meddela sina grannar om man är bortrest, skotta grannens garageuppfart, ta hand om post med mera. I vårt område finns bara 59 hus med fastboende medan 120 hus används som fritidshus. Men en grannsamverkan light kan vara värdefull. Många promenerar längs områdets vägar, och kan då upptäcka om något ovanligt hänt med ditt hus. Det kan vara ett öppet fönster som står och slår, en vattenpump som verkar gå kontinuerligt, nedfallna träd och grenar. Vid allvarliga incidenter ska man larma polis eller räddningstjänst, men i övrigt vore det bra om man på ett enkelt sätt kan komma i kontakt med husägaren. Medlemsregistret på föreningens webbplats har uppdaterats med plats för två telefonnummer för varje hus. Kontrollera och ev. rätta de telefonnummer som finns för ditt hus!

11 Underlag för punkt 18 a) på årsstämmans dagordning Fastigheter med ekonomiska åtaganden till andra än Skyttstennäs tomtägareförening Inom Skyttstennäs tomtägareförening finns 91 st fastigheter som på olika sätt har ekonomiska åtagande gentemot varandra, utöver vad som finansieras med medlemsavgifter, väg- och vattenavgifter till tomtägareföreningen. Dessa samägargrupper har helt egen ekonomi. Inga av de kostnader som kan uppstå i dessa informella grupper ska betalas av tomtägareföreningen. Eventuella tvister och konflikter ska lösas tillsamman med de fastigheter som har ett gemensamt ekonomiskt åtagande. Det ekonomiska åtagandet inom grupperna är moraliskt baserat. En fastighetsägare som vill lämna det ekonomiska åtagandet ska meddela detta till respektive kontaktperson. Ring Rune Lönnqvist ( ) eller E-posta (rune.lonnqvist@telia.com) om du har ändringar eller kompletteringar till denna förteckning. Sjövattenanläggningar sommartid 1. Östra Tackmossvägen Omfattar 30 st fastigheter: Tackmossvägen Tackmossvägen Grund för kostnader: Pumpanläggning och ledningar för sjövatten sommartid Kontaktperson/er: Liv och Bo Ljungqvist, Tackmossvägen Västra Stennäsvägen Omfattar 9 st fastigheter: Stennäsvägen 1-7 Stennäsvägen 2-10 Grund för kostnader: Pumpanläggning och ledningar för sjövatten sommartid Kontaktperson/er: Einar Meland, Stennäsvägen 5 3. Mellersta Stennäsvägen Omfattar 8 st fastigheter: Stennäsvägen Stennäsvägen Grund för kostnader: Pumpanläggning och ledningar för sjövatten sommartid Kontaktperson/er: Björn Lundholm, Stennäsvägen Östra Stennäsvägen Omfattar 16 st fastigheter: Stennäsvägen Stennäsvägen Grund för kostnader: Pumpanläggning och ledningar för sjövatten sommartid Kontaktperson/er: Ulf Eriksson, Stennäsvägen Bladkärrsvägen Omfattar 7 st fastigheter: Bladkärrsvägen 1 Bladkärrsvägen 2-12 Grund för kostnader: Pumpanläggning och ledningar för sjövatten sommartid Kontaktperson/er: Jörgen Röjerås, Bladkärrsvägen 4

12 Dricksvattenanläggningar 6. Skyttes väg Omfattar 2 st fastigheter: Skyttes väg 1 och 5 Grund för kostnader: Pumpanläggning som ersatt tomtägareföreningens handpump samt ledningar för sommarvatten. Fastigheterna är skyldiga att ha ett fungerande vattenutkast vid pumpen för att alla ska kunna hämta vatten under varma årstider. 7. Tackmossvägen 33 Omfattar 1 st fastighet: Tackmossvägen 33 Grund för kostnader: Pumpanläggning som ersatt tomtägareföreningens handpump samt ledningar. Fastigheten är skyldig att ha ett fungerande vattenutkast vid pumpen för att alla ska kunna hämta vatten under varma årstider. 8. Bladkärrsvägen Omfattar 7 st fastigheter: Bladkärrsvägen 1 Bladkärrsvägen 2-10 Grund för kostnader: Pumpanläggning och ledningar för dricksvatten året runt. Kontaktperson/er: Jörgen Röjerås, Bladkärrsvägen 4 Gemensam utrustning 9. Aspbolsvägen Omfattar 11 st fastigheter: Aspbolsvägen 1-7 Aspbolsvägen 2-14 Grund för kostnader: Gemensamt ägd utrustning som slåtterbalk, snöslunga m.m. Kontaktperson/er: Kent Benkelius, Aspbolsvägen 6 Vattenanläggning som sköts och betalas av tomtägareföreningen Inom Skyttstennäs tomtägareförening finns en anläggning för dricksvatten sommartid som sköts och betalas av tomtägareföreningen. De anslutna fastigheterna betalar en vattenavgift på 500 kr/år för denna service. Avgiften finns med på den faktura för medlemsavgift som skickas ut. Följande fastigheter är anslutna till denna anläggning: Stennäsvägen 1, 2, 3, 9 Stennäsvägen 10, 14, 16, 17, 18 Stennäsvägen 21, 24, 26,31, 32, 35, 36 Stennäsvägen 44, 54, 56, 66

13 Valberedningens förslag till Skyttstennäs tomtägareförenings årsmöte 2017 Ordförande för ett år Eva Brevemark fram till årsmötet 2018 omval Vice ordförande Ola Engström fram till årsmötet 2019 nyval Ordinarie ledamöter: Rune Lönnqvist fram till årsmötet 2019 omval Rickard Gradin - - omval Torbjörn Lindström - - nyval Ledamöter valda 2016 fram till 2018 Einar Meland, Eleni Persson, Helena Tibblin Bergström Suppleanter: Mats Andersson nyval fram till årsmötet 2019 Katja Lagervall nyval, fyllnadsval fram till årsmötet 2018 Revisorer: Anders Thor fram till årsmötet 2018 nyval Maud Sandberg fram till årsmötet 2018 nyval Revisorsuppleant: Bosse Stendahl fram till årsmötet 2018 Fritidskommitté: Stein Brevemark, Rune Lönnqvist Valberedning: Lars-Åke Lönn fram till årsmötet 2018 nyval sammankallande Därutöver finns inga ytterligare namnförslag från valberedningen Årsmötesordförande: Bengt Åkerlind Årsmötessekreterare: Gunilla Engström Protokollsjusterare: Sune Björnehall, Janne Sandberg

14 Styrelsen behöver din åsikt! Vi i styrelsen möter ibland medlemmar som beklagar sig över nuvarande avgiftsnivå, men också andra som tycker att vi borde arbeta för betydligt högre avgifter. Det är medlemmar samlade till budgetstämma som har att fatta beslut, men vi vill gärna ha en indikation på vilka åsikter som dominerar bland medlemmarna. Papperet du håller i din hand är en opinionsundersökning bland tomtägareföreningens medlemmar. Du kan svara på två sätt: Kryssa för ditt svar och lämna in bladet vid årsstämman den 25 mars. Efter årsstämman kommer styrelseledamöter att via telefon samla in svar från ett slumpmässigt urval av medlemmar som inte deltog vid årsstämman. Jag tycker att vi successivt ska SÄNKA årsavgiften med 500 kr/år En avgiftsminskning med 500 kr betyder att vi måste vi skära ned nuvarande kostnader med 90 tkr vilket skulle kunna ge följande konsekvenser: Vägunderhåll - 20 tkr Grundläggande vägunderhåll ska vara kvar, men färre skrapningar och saltning endast vartannat år sänker kostnaderna. Effekten blir längre Sjöar o bad tidsperioder med vägskador som potthål och liknande tkr Klippningen av växtlighet i Stennässjön begränsas till mindre områden runt de tre bryggorna. Huvuddelen av sjön kommer då att vara täckt med växtlighet under sommaren. Mark o ängar - 30 tkr Avverkning av träd begränsas till de träd som riskerar att falla. Effekten blir att vårt område blir lite mörkare. Jag tycker att vi ska behålla OFÖRÄNDRAD årsavgift En oförändrad avgift innebär att du kan förvänta dig att föreningen kommer att fortsätta att leverera nuvarande ambitionsnivå på underhåll av vägar, klippning av sjöar och ängar samt nuvarande takt i utglesningen av skogsmark. Styrelsen kan ta upp ny verksamhet, men då måste man göra besparingar i nuvarande verksamhet. Jag tycker att vi successivt ska HÖJA årsavgiften med 500 kr/år En höjning av avgiften med 500 kr innebär att vi kan klara kostnadsökningar på 90 tkr. Det skapar utrymme för exempelvis: Vägunderhåll + 20 tkr Fler skrapningar och snabbare lagningar av vägskador. Bättre klippning av vägrenar. Sjöar o bad + 40 tkr En extra klippning av växter i Stennässjön runt midsommar för att få öppna vattenspeglar under längre tid av sommaren. Mark o ängar + 20 tkr Skogsavverkningen ökar för att försköna vårt område och slyröjning kan Byggnader läggas ut på entreprenörer tkr Mer av underhåll och renovering av Ladan och Rådhuset. Alternativt kan de extra 90 tkr satsas på helt nya verksamheter som exempelvis elbelysning längs våra vägar, isolering av ladan och liknande. Tack för ditt svar!