Sid Ärenden till kommunstyrelsen 2 Kommunstyrelsens delårsrapport januari-augusti 2010

Transkript

1 SAMMANTRÄDESHANDLINAR TILL KALLELSE Datum KOMMUNLEDNINSFÖRVALTNINEN Sammanträdande organ Kommunstyrelsen Tid Onsdagen den 29 september 2010, kl lats KTS-salen, Vita Huset SAMMANTRÄDESHANDLINAR Sid Ärenden till kommunstyrelsen 2 Kommunstyrelsens delårsrapport januari-augusti 2010 KOMMUNLEDNINSFÖRVALTNINEN Besöksadress: Djulögatan 41, röna Kulle Org.nummer Utdelningsadress Telefon: KATRINEHOLM Telefax: E-post: kommunledningsforvaltning@katrineholm.se

2 Kommunstyrelsens delårsrapport Januari-augusti 2010 Näringsliv och Tillväxt Kommuncentrala budgeteringsposter Kommunledningsförvaltningen Datum: Sidan 1 av 72

3 Innehållsförteckning UFÖLJNIN AV KOMMUNSTYRELSEN TOTALT... 3 NÄRINSLIV OCH TILLVÄXT... 6 KOMMUNCENTRALA ANSVARSNIVÅER olitisk kommunledning inkl vänort Fastigheter och lokaler Kommungemensamt Kommunikationer KOMMUNLEDNINSFÖRVALTNINEN KLF Ledning Ekonomikontor IT-kontor Informationskontor Kommunsekretariat Staben ersonalkontor Administrativa kontoret Bilaga 1 - Mål och uppdragsbilaga Tillkommande politiska uppdrag Bilaga 3 - Mark och Exploaterings objekt Bilaga 4 - Investeringsuppföljning kommunledningsförvaltningen Bilaga 5 Investeringsuppföljning Katrineholms Logistikcentrum Bilaga 6 Kommunledningsförvaltningens skrivelse angående kvalitetsmätning Sidan 2 av 72

4 UFÖLJNIN AV KOMMUNSTYRELSEN TOTALT Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Utfall jan-aug 2009 Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2010 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Förvaltningschef: Mattias Jansson och Conny etrén Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Kommunstyrelsen (KS) är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan med ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. I kommunstyrelsens styr- och uppföljningsfunktion ingår att leda arbetet med utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten och göra framställningar i de frågor som inte i lag är förbehållna någon annan nämnd. För att kommunmedlemmarna 1 ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige ska kommunledningsförvaltningen (KLF) leda planeringen och uppföljningen av kommunens verksamhet för KS räkning samt stödja KS och KF i ärendehanteringen. Dessutom ska KLF leda, samordna och stödja kommunens utveckling inom områdena ekonomisk hushållning, upphandlings- och anskaffningsverksamhet, personalpolitik, informationsverksamhet, juridisk verksamhet, säkerhetsarbete, folkhälsa, IT och arbetet med att effektivisera administrationen. Kommunstyrelsen har, genom förvaltningen för näringsliv och tillväxt (NÄT), ansvaret för näringspolitiken. Förvaltningen för Näringsliv och Tillväxt, NÄT, har ansvar för att styra och koordinera arbetet för ortsutvecklingen inom Katrineholms kommun. Det innebär strategiskt arbete med insatser som långsiktigt skapar förutsättningar för en positiv ortsutveckling i form av en utvecklad infrastruktur/kommunikation, en god markberedskap, fler arbetstillfällen, flera företag och kommuninnevånare. Vidare avser arbetet att bidra till en positiv arbetsmarknadsutveckling i samverkan mellan kommunen, företag, föreningar, universitet och myndigheter. Samverkan syftar även till att i frågor av arbetsmarknadspolitisk art underlätta för befintliga företag inom kommunen att expandera och utvecklas, stimulera nyetableringar, nyföretagande och tillväxt. Kommunstyrelsen har också det övergripande ansvaret för kommunens arbete med den översiktliga planeringen och en långsiktigt hållbar utveckling. I detta ingår bl.a. planering och användning av mark och vatten samt markberedskap. I styrelsens ansvar ingår också att främja bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet, svara för energiplaneringen och främja energihushållningen samt att verka för en tillfredsställande infrastruktur. Sammanfattning av väsentliga händelser För kommunstyrelsen har ortsutveckling, pågående organisationsutredningar, IT-verksamheten och informationsverksamheten tillsammans med internkommunikation varit de större frågorna under årets första åtta månader. Året startade offensivt med tillkännagivandet av Van Dieren Maritme BV etablering vid Katrineholms Logistikcentrum. Logistikcentrum klättrar sex positioner på listan över Sveriges bästa logis- 1 I dokumentet används övergripande begreppet kommunmedlem. Kommunmedlem är enligt kommunallagen den som antingen är folkbokförd i kommunen, betalar kommunalskatt i kommunen eller äger fast egendom (mark) i kommunen. Sidan 3 av 72

5 tiklägen till plats 15, efter att verksamheten varit igång en månad. Under året har Innovationsbyrån + arrangerat Snilleblixtmässan i syfte att utveckla och stimulera barns kreativitet och entreprenörskap. Kommunstyrelsen verksamhetsområde kommunikationer arbetar med följande planerings- och genomförandeprocesser: Nationell plan för transportsystemet , Länsplan för regional transportinfrastruktur för Södermanlands län , Kollektivtrafikvision 2020 för Sörmland med ett första delmoment Bussutredning och slutligen Sörmlands kollektivtrafik i ett storregionalt sammanhang genom MÄLAB:s (Mälartrafik AB) utvecklingsarbete avseende regional tågtrafikutveckling (som kan sägas vara en del av den transportpolitiska processen En bättre sits för Stockholm Mälarregionen). För nationell och regional plan pågår ett processinriktat genomförande av objekten. Kollektivtrafikvisionen innehåller systeminriktad planering men även beslut om ansvarsoch uppgiftsfördelning mellan regional och lokal beslutsnivå. Den storregionala tågtrafikutvecklingen omfattas av ny kollektivtrafiklagstiftning, avreglering av persontågtrafiken och organisering av nya planerings- och beslutsinstanser. För Katrineholms kommun betyder det exempelvis pågående vägbygget Östra förbifarten med koppling till Katrineholms Logistikcentrum, objektet mittseparering av riksväg 55 Valla Flen, utveckling av tågkoncepten Sörmlandspilen och UVEN. Infrastruktur- och kollektivtrafikutvecklingen har en stark koppling till det ärende och den hemställan kommunstyrelsen mottagit från Regionstyrelsen (Regionförbundet Sörmland) med följande lydelse: Regionstyrelsen hemställer hos samtliga medlemmar om beslut att medverka i arbetet med den regionala översiktliga planeringen för Sörmland. Ärendet bereds och tas upp i kommunstyrelsens oktobersammanträde. Enligt uppdrag pågår utredning om bildandet av en samhällsbyggnadsnämnd inför 2011 och om utvecklad koncernstyrning med slutrapporter i oktober. Eventuellt politiskt beslut om ny organisationsstruktur kan innebära förändringar avseende kommunstyrelsens verksamhet och för kommunledningsförvaltningens ledningsorganisation. Kommunledningsförvaltningen har för tredje året i rad utvärderat verksamheten gentemot kommunstyrelsen och övriga förvaltningar. Överlag visar utvärderingarna att kommunledningsförvaltningen utgör ett stöd till styrelsen och är ett kompetent och professionellt stöd till verksamheterna. IT-stödet är dock ett förbättringsområde inom kommunledningsförvaltningens verksamhet. Under de första åtta månaderna har IT-kontoret arbetat med att ge förvaltningarna rätt service för att förvaltningarna i sin tur ska kunna ge kommunmedlemmarna den service som beslutats av kommunfullmäktige. Migreringen av den administrativa domänen och moderniseringen av IT-miljön har slutförts. Flera verksamhetssystem har uppgraderats och ett antal nya system har införts för ökat IT-stöd till förvaltningarna. För kommunledningsförvaltningen är arbetsmiljön inom IT-kontoret en prioriterad fråga under 2010 för att verksamheten ska fungera optimalt. Avseende informationsverksamhet har ett underlag tagits fram för beslut om upphandling av förstudie och genomförande av projekt för ny kommunikationsplattform i Katrineholms kommun. Ny kommunikationsplattform och intranät ger förutsättningar för ett mer effektivt sätt att kommunicera inom kommunen. Under årets första åtta månader har kommunstyrelsen tagit ställning till förslag om tillgänglighetsfrågorna i Katrineholms kommun, Katrineholms attraktionskraft - Varumärkesarbete kring platsen Katrineholm, Sveriges Lustgård, Nationella IT-strategin för Katrineholms kommun och Insatser för att minska ungdomsarbetslösheten i Katrineholms kommun. Styrelsen har även beslutat om laneringsdirektiv 2011 med plan för Sidan 4 av 72

6 Kommentar till tertialets utfall och årsprognos I utfallet för förvaltningen näringsliv och tillväxt saknas intäkter från bland annat Tillväxtverket och Sveriges Kommuner och Landsting. Medel kommer att återsökas i slutet av november och kommer eventuellt att komma in under första kvartalet rognosen för helåret är dock en avvikelse på noll. Kommuncentrala budgeteringsposter lämnar en helårsprognos på -250tkr. Den prognostiserade avvikelsen på politisk kommunledning -50tkr avser utbetalning av sparade semesterdagar. Kommungemensamt lämnar en prognos på -200tkr. Utfallet per augusti månad för Kommunikationer innehåller en debitering från Länsstyrelsen avseende september månad. Vid årets slut beräknas avvikelsen bli noll för kommunikationer samt fastigheter och lokaler. Kommunledningsförvaltningen lämnar en prognos för helåret på 950tkr. Av dessa avser 100tkr lägre personalkostnader på ekonomikontoret, 400tkr avser låga kostnader för förvaltningschefsgruppen och 100tkr avser ej budgeterade intäkter hos KLF Ledning. Staben lämnar en avvikelse på 350tkr som huvudsakligen avser lägre personalkostnader. Investeringar Kommunledningsförvaltningen och kommuncentrala budgeteringsposter har en total investeringsbudget år 2010 på tkr, varav 1 840tkr är medel som fördes om från år Till och med augusti månad har investeringar bokförts till ett värde av tkr. Mark och exploateringsbudgeten för år 2010 uppgår till tkr, varav 5 000tkr avseende Lövåsen, Sandbäcken och Terminalgatan överfördes från år Det totala utfallet för exploateringsobjekten samt objektet för övrig markförsäljning uppgår till tkr. I summan saknas två exploateringsobjekt avseende Katrineholms Logistikcentrum där saldona på cirka 12 miljoner avser medel som skulle ha flyttats till balanskonto tidigare år. Dessa ska därför inte belasta årets budget. Investeringsuppföljningen för Katrineholms Logistikcentrum visar en avvikelse mot budget på 9,4 miljoner kronor. Av den totala budgeten för år 2010 på 47,7 miljoner har 38,3 miljoner förbrukats till och med sista augusti. Sidan 5 av 72

7 NÄRINSLIV OCH TILLVÄXT Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Utfall jan-aug 2009 Utfall jan-aug 2010 Nettokostnad, tkr Sidan 6 av 72 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Förvaltningschef: Conny etrén Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Förvaltningen för Näringsliv och Tillväxt, NÄT, har ansvar för att styra och koordinera arbetet för ortsutvecklingen inom Katrineholms kommun. Det innebär strategiskt arbete med insatser som långsiktigt skapar förutsättningar för en positiv ortsutveckling i form av en utvecklad infrastruktur/kommunikation, en god markberedskap, fler arbetstillfällen, flera företag och kommuninvånare. Vidare avser arbetet att bidra till en positiv arbetsmarknadsutveckling i samverkan mellan kommunen, företag, föreningar, organisationer, universitet och myndigheter. Samverkan syftar även till att i frågor av arbetsmarknadspolitisk art underlätta för befintliga företag inom kommunen att expandera och utvecklas, stimulera nyetableringar, nyföretagande och tillväxt. NÄT ger stöd vid etablering av internationella affärskontakter och deltagande i nationella och internationella nätverk. Förvaltningen har uppdraget att delta i kommunens arbete med den översiktliga planeringen och en långsiktigt hållbar utveckling. Näringslivschefen skall leda, stödja, samordna och utveckla förvaltningens verksamhetsområden samt aktivt medverka till det kommunala uppdraget gällande ortsutveckling inom bl a mark och exploatering, infrastruktur och kommunikation samt tillväxt på olika marknader. Inom ansvaret ingår att delta och följa den översiktliga planeringen. Näringslivschefen samordnar och leder etableringsgruppen vid såväl förfrågningar som uppsökande verksamhet samt är projektchef för näringslivsprojektet Katrineholms Logistikcentrum, KLC. Näringslivsutveckling Verksamhetsområdet arbetar huvudsakligen med målet lärande och innovativa miljöer/stöd till forskning. Området arbetar med tre inriktningar; att bidra till utveckling av och stöd till befintliga företag, aktivt arbeta för nyetableringar samt stödja nyföretagandet. Instrument för näringslivsutvecklingen är förvaltningens engagemang i samarbeten mellan universitet, företag och offentliga sektorn - Triple Helix, såsom forskningsplattformar, nätverks- och klusterarbete. Ett annat exempel är det treåriga projekt förvaltningen ansvarar för, som innebär uppbyggnad, etablering och drift av Innovationsbyrån och Katrineholms entreprenörcentrum. Förvaltningen erbjuder även olika målgrupper förbättringsinsatser tillsammans med andra aktörer t ex inom förädling av produktionsflöden (Lean production) och SWOT-analyser. Näringslivsservice Verksamhetsområdet arbetar huvudsakligen med målet lokalt näringsliv och fler jobb. Området innefattar förvaltningens informations-, kommunikations- och marknadsföringsaktiviteter för och till näringslivet. I verksamhetsområdet ingår en lotsfunktion för att hjälpa företagen vid etablerings-

8 frågor, kontakter med förvaltningarna i deras myndighetsutövning samt externa aktörer. Till stöd för verksamhetsområdet finns näringslivscentrum, som fungerar som ett nav för aktiviteter och kreativa möten, riktade till näringslivet. Landsbygdsutveckling Verksamhetsområdet arbetar huvudsakligen med målet attraktiva stadsmiljöer och levande landsbygd. 2 Arbetet med att stödja en levande landsbygd berör alla kommunala förvaltningar men samordnas av förvaltningen. NÄT arbetar främst med stöd till företagande på landsbygden och har delegation på de pengar som sockenråd och bygderåd kan söka för utveckling av sin bygd. NÄT har en gemensam handlingsplan med företagarföreningarna på landsbygden och leder och koordinerar kommunens utvecklingsinsatser i Valla och Björkvik. Under verksamhetsperioden stödjer kommunen också ekonomiskt Leader plus ränsland. I detta EU program kan landsbygdens olika grupper söka utvecklingscheckar, projektpengar och stöd för ett internationellt arbete med andra landsbygdsområden. Mark och Exploatering Verksamhetsområdet arbetar huvudsakligen med målet att tillse att Katrineholms kommun har ny etableringsmark och nya bostadsområden. Verksamhetsområdet ansvarar för kommunens markinnehav och skall se till att kommunens markberedskap är god för att en översiktlig planering och långsiktig hållbar utveckling skall kunna genomföras. I verksamhetsområdet ligger att förvalta och förädla de av kommunen ägda fastigheter som ingår i kommunens exploateringsmark samt markreserv. Mark och Exploatering skall vara kommunens länk mot näringsliv, privatpersoner och offentlig förvaltning avseende exploatering av mark för boende, handel, industri m.m. för att främja behövlig bostadsförsörjning och övrigt samhällsbyggande. Mark och Exploatering verkar för att samordning sker mellan olika förvaltningar avseende ovanstående ansvarsområden. Kommunikationer Verksamhetsområdet arbetar huvudsakligen med målet förbättrad infrastruktur och kollektivtrafik. Det innebär ett ansvar för regionala och nationella infrastrukturfrågor samt kollektivtrafikfrågor även på lokal nivå. I funktionsansvaret ligger att för kommunstyrelsens räkning bevaka och handlägga sådana kommunikationsfrågor. Kommunikationer är en grundförutsättning för att orten Katrineholm inkluderas i en alltmer vidgad arbetsmarknad och därmed blir delaktig i regionförstoringens olika delar. Det betyder att även andra regionala och storregionala frågor förutom infrastruktur och kollektivtrafik - har betydelse i ett ortsstrategiskt utvecklingsperspektiv. Det är därför naturligt att inom NÄT bevaka och handlägga även sådana frågor inom verksamhetsområdet Kommunikationer. 2 Riktlinjerna för arbetet finns i dokumentet landsbygdspolitiskt program som kommunfullmäktige antagit. Sidan 7 av 72

9 Internationalisering Verksamhetsområdet arbetar huvudsakligen med målet att se till att Katrineholm har internationella samarbeten som främjar näringslivets utveckling. Verksamhetsområdet innebär stöd, vägledning av projektidéer och på uppdrag författande och uppföljning av ansökningar för offentlig finansiering från EU, svenska myndigheter och andra källor till finansiering. Verksamhetsområdet stöder både näringslivet i Katrineholms kommun och kommunens förvaltningar. Detta innebär att förvaltningen ger stöd och service till företag som satsar på export och arbetar för att främja en ökning av exportföretagandet eftersom det är en tillväxtfrämjande faktor. I verksamhetsområdet ligger även ett ansvar för att genomföra och bevaka införandet av Lissabonstrategin med dess indikatorer i kommunens planering och verksamhetsuppföljningar. Särskild vikt läggs vid kommunens deltagande i regionala strukturfonder. Sammanfattning av väsentliga händelser Året startade offensivt med tillkännagivandet av Van Dieren Maritme BV etablering vid Katrineholms Logistikcentrum. Logistikcentrum klättrar 6 positioner på listan över Sveriges bästa logistiklägen till plats 15, efter att verksamheten varit igång en månad. Biogasanläggning färdigställs vid Valla gård. Förberedelserna för nordens största kycklingproduktion vid kronfågel Åsen pågår på bred front, utbyggnaden tas i bruk i början av Innovationsbyrån arrangerar Snilleblixtmässan som ska utveckla och stimulera barns kreativitet och entreprenörskap barn deltar på plats i Duveholmshallen. Arbets- och intressegrupper startas i Björkvik, Valla och Forssjö för att bidra till utvecklingen på landsbygden, gemensamma handlingsplaner utformas. Vårbuffé med 65 deltagare genomförs. Bilaga i Aftonbladet om Katrineholm som utvecklingsort går ut i ex + webbtidning ex går ut samtidigt med Katrineholms Kuriren någon vecka senare. Anders Danielsson vinner omröstning om Entrepreneur of the Year och deltar i riksfinalen i blå hallen som en av nio företag i Sverige. Secoil vinner utmärkelsen SKAA innovationspris i länet och kommer att delta i Sverige finalen under tekniska mässan. Tre stora upphandlingar genomförs för att knyta logistikcentrum till östra förbifarten, iordningställa mera etableringsmark och Norra terminalen etapp 1, vid Katrineholms Logistikcentrum. Kommentar till tertialets utfall och årsprognos Vid bokslutet 2009 års budget reserverades medel motsvarande kr. Dessa medel skulle ha rekvirerats från LRT och ERUF för EU-projektet som Innovationsbyrån + beviljats. Inrapporteringen av verksamhet och ekonomiska utfallet försenades bland annat av att projekttiden förlängdes, vilket innebar att rapporteringsperioder försköts och redovisningen fick göras om. Inrapportering pågår för att erhålla medlen under september. Under 2010 pågår ovan nämnda EU-projektet med etapperna 5-8, redovisningsarbete är påbörjat för att rekvirera medel för 2010 och beräknas vara klart i slutet av november. Slutliga medel från ERUF och LRT hinner sannolikt inte komma under Om så är fallet måste medel reservera med som mest kr som utbetalas av ERUF och LRT under kvartal Vid bokslutet 2009 reserverades kr för utgifter vid näringslivsutvecklingsprojektet Rzhew- Smila, som NÄT medverkade i. Arrangör var Sveriges kommuner och landsting avd ICLD. Dessa medel är på väg in för reglering. Näringslivsservice visar ett underskott på helår motsvarande kr beroende på en utebliven intäkt från Elimamässan 2009 och att Oppunda Eletronics försattes i konkurs i januari Sidan 8 av 72

10 Investeringar Förvaltningen näringsliv och tillväxt har per definition, inga investeringar under För investeringar avseende Katrineholms Logistikcentrum se bilaga. Sidan 9 av 72

11 KOMMUNCENTRALA ANSVARSNIVÅER olitisk kommunledning inkl vänort Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Utfall jan-aug 2009 Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2010 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Kanslichef: unnar Westermark Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning olitisk kommunledning avser kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan med ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Enligt reglementet leder och samordnar kommunstyrelsen planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Sammanfattning av väsentliga händelser Kommunstyrelsen har beslutat om en ombyggnation av lokstallet för att skapa en kulturarena för ungdomar. Byggnationen ska enligt förslag genomföras i etapper. Under etapp ett, som kommunstyrelsen tagit ställning för att den ska genomföras, byggs stall om till rockscen/konsertlokal och stall till café/verksamhetslokal för äldre ungdomar (16 år och uppåt). Den första etappen beräknas kunna färdigställas under år Beslut har tagits om att Den Nationella IT-strategin för vård och omsorg ska gälla för alla Katrineholms kommuns verksamheter i syfte att uppnå säkra och användarvänliga tjänster för anställda och medborgare samt för att underlätta samarbete och informationsutbyte inom och mellan likartade parter. Katrineholms kommun har ansökt hos Energimyndigheten om att erhålla ett årligt ekonomiskt stöd för att aktivt arbeta med energieffektivisering Satsningen ingår i ett femårigt energieffektiviseringsprogram fram till Arbetet är tänkt att bedrivas i projektform varför projektdirektiv har utarbetats. Kommunstyrelsen har uppmärksammat att ytterligare satsningar behöver göras gällande ungdomsarbetslösheten. Insatserna kommer att göras av viadidaktnämnden. Riktlinjer har fastställts för användning av sociala medier som ett led i tjänsteutövningen, såsom vem som använder sociala medier för Katrineholms kommun samt hur inkomna synpunkter, svar och kommentarer hanteras. Beslut har tagits om att fortsatt utbyggnad inom Katrineholms Logistikcentrum som avser norra terminalen. Kommentar till tertialets utfall och årsprognos rognosen för helåret avser en utbetalning av sparade semesterdagar. I övrigt följer verksamhetsområdet budget. Sidan 10 av 72

12 Fastigheter och lokaler Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Utfall jan-aug 2010 Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2010 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Kanslichef: unnar Westermark Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Fastigheter och lokalers budgeteringsområde fördelar ut merparten av kostnaderna för verksamhetslokaler och förvaltade fastigheter som administreras av fastighetsbolagen KFAB samt KIAB. Vidare ingår kommunens funktion för lokalresursplanering som är en samordnande verksamhet med syfte att rationalisera och effektivisera användningen av kommunens lokaler och ansvara för kommunens totala lokalförsörjning. Sammanfattning av väsentliga händelser Verksamheten fortgår enligt plan. Kommentar till tertialets utfall och årsprognos I nuläget finns ingen analys som tyder på avvikelser från budget. Sidan 11 av 72

13 Kanslichef: unnar Westermark Kommungemensamt Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2009 Utfall jan-aug 2010 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Kommungemensamt avser kostnader som inte är direkt hänförliga till någon verksamhet eller nämnd. Här budgeteras således medlemsavgifter till bl.a. intresseorganisationer där Katrineholms kommun är medlem. Hit hör exempelvis Sveriges kommuner och Landsting, Regionförbundet Sörmland, Mälardalsrådet och Stockholm Business Alliance. Under rubriken Kommungemensamt budgeteras även avgifter till STIM och SAMI, kostnader för borgerliga begravningar etcetera. Sammanfattning av väsentliga händelser Inga väsentliga förändringar finns att rapportera. Kommentar till tertialets utfall och årsprognos rognosen baseras till del på ett lägre budgetvärde än föregående år. Orsaken till det lägre budgetvärdet är att tidigare budgeterade kapitaltjänstkostnader, som inte motsvarats av någon avskrivning, inte längre ingår i budgetunderlaget. Sidan 12 av 72

14 Ortsutvecklingsstrateg: Mats Hedberg Kommunikationer Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2009 Utfall jan-aug 2010 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Sidan 13 av 72 Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Kommunikationer är ett samlingsbegrepp för regionala och nationella infrastrukturfrågor samt kollektivtrafikfrågor. Kollektivtrafikfrågorna omfattar även den lokala kollektivtrafikens frågor. Medel från kommunikationskontot används för att underskottstäcka kommunens andel för Länstrafiken Sörmlands verksamhet enligt konsortialavtal, kommunens direkta kostnader för kompletterande trafikutbud samt beställningar utöver grundutbudet. Medel används förutom till ovan nämnda kostnadsslag även för kostnader knutna till kommunstyrelsens ansvar för kommunikationer, till exempel projekt som Mälardiagonalen samt Räta linjen. Ortsstrategiskt är kommunikationer i betydelsen infrastruktur och kollektivtrafik den avgörande utgångspunkten för utveckling av orten Katrineholm. Men utvecklingen kräver att även andra regionala och storregionala frågor bevakas och handläggs. Därför är det naturligt att ortsutvecklingsstrategen inom NÄT bevakar och handlägger även sådana frågor inom verksamhetsområdet kommunikationer. Sammanfattning av väsentliga händelser Regeringen har fastställt nationell plan som innebär rambeslut och namngivna investeringar (objekt) för mer än 50 miljoner kronor. Trafikverket har fått i uppdrag att arbeta vidare med innehållet i övriga åtgärder, det vill säga åtgärder mindre än 50 miljoner kronor. Ett slutligt plandokument som ska omfatta alla delar av Nationell plan för transportsystemet ska tas fram under hösten 2010 när det återstående arbetet är genomfört. Arbetet med objektet Östra förbifarten är påbörjat. Samordnat med Östra förbifarten pågår planering av delsträckorna Ändebol Strångsjö och Katrineholm Bie. Till viss del är även utbyggnaden av Katrineholms Logistikcentrum samordnad med objektet Östra förbifarten. Regeringen har fastställt rambeslut (917 miljoner kronor) för Länsplan för regional transportinfrastruktur för Södermanlands län Därefter har Regionförbundet Sörmland den 10 juni 2010 fastställt länsplanen. Katrineholm kommun har besvarat en remiss från Trafikverket Region Öst avseende Arbetsplan för rv 55 mötesfri landsväg Valla Flen; objektet är det andra i länsplanen efter objektet Yxtatorp Malmköping. Mälartrafik AB (Mälab) har startat projekt Sörmlandspilen. Kommunen har deltagit i ett första referensgruppsmöte som dels behandlade tidtabell 2011, dels inledde diskussioner om den regionala tågutvecklingen. Kommunerna och landstinget i Sörmland har den 10 juni 2010 under ledning av Regionförbundet Sörmland genomfört en förhandling under rubriken Bussutredning Förhandlingsunderlag. Ett slutligt avstämningsmöte ska, enligt ägarmötets protokoll, genomföras i augusti eller september månad 2010.

15 Regionstyrelsen har vid sammanträdet den 28 augusti beslutat i ärendet Behov av åtgärder med anledning av ny kollektivtrafiklag; ett beslut som innebär att en politisk beredningsgrupp ska utses. I detta sammanhang kan rapporteras att kommunstyrelsen har mottagit en hemställan från Regionstyrelsen (Regionförbundet Sörmland) med följande lydelse: Regionstyrelsen hemställer hos samtliga medlemmar om beslut att medverka i arbetet med den regionala översiktliga planeringen för Sörmland.. Ärendet bereds och tas upp i kommunstyrelsens oktobersammanträde. Kommentar till tertialets utfall och årsprognos Följer budget. En viktig notering avseende årsprognosen: En överenskommelse från den 1 november 2007 mellan kommunerna nesta, Flen, Katrineholm och Vingåker reglerar hur tillkommande kostnader (6,6 miljoner kronor) i och med Sörmlandspilens tågstopp i nesta ska fördelas mellan landstinget och kommunerna retroaktivt för åren 2008 och 2009 och för året 2010 och i fortsättningen. Kostnadsfördelningen ska utgå från resanderäkningen Ärendet bereds för närvarande. Indikationen är nu att Katrineholms kommun får en högre kostnad för Sörmlandspilen, vilket i så fall betyder ett budgetöverskridande. Sidan 14 av 72

16 KOMMUNLEDNINSFÖRVALTNINEN Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2009 Utfall jan-aug 2010 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Förvaltningschef: Mattias Jansson Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning För att kommunmedlemmar ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige ska kommunledningsförvaltningen; Leda planeringen och uppföljningen av kommunens verksamhet för kommunstyrelsens räkning samt stödja kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i ärendehanteringen. Leda, samordna och stödja kommunens utveckling inom områdena ekonomisk hushållning, upphandlings- och anskaffningsverksamhet, personalpolitik, informationsverksamhet, juridisk verksamhet, säkerhetsarbete, folkhälsa, IT och arbetet med att effektivisera administrationen. Sammanfattning av väsentliga händelser Enligt uppdrag pågår utredning om bildandet av en samhällsbyggnadsnämnd inför 2011 och om utvecklad koncernstyrning med slutrapporter i oktober. Eventuellt politiskt beslut om ny organisationsstruktur kan innebära förändringar avseende kommunstyrelsens verksamhet och för kommunledningsförvaltningens ledningsorganisation. Kommunledningsförvaltningen har för tredje året i rad utvärderat verksamheten gentemot kommunstyrelsen och övriga förvaltningar. Överlag visar utvärderingarna att kommunledningsförvaltningen utgör ett stöd till styrelsen och är ett kompetent och professionellt stöd till verksamheterna. IT-stödet är dock ett förbättringsområde inom kommunledningsförvaltningens verksamhet. Under de första åtta månaderna har IT-kontoret arbetat med att ge förvaltningarna rätt service för att förvaltningarna i sin tur ska kunna ge kommunmedlemmarna den service som beslutats av kommunfullmäktige. Migreringen av den administrativa domänen och moderniseringen av IT-miljön har slutförts. Flera verksamhetssystem har uppgraderats och ett antal nya system har införts för ökat IT-stöd till förvaltningarna. För kommunledningsförvaltningen är arbetsmiljön inom IT-kontoret en prioriterad fråga under 2010 för att verksamheten ska fungera optimalt. Avseende informationsverksamhet har ett underlag tagits fram för beslut om upphandling av förstudie och genomförande av projekt för ny kommunikationsplattform i Katrineholms kommun. Ny kommunikationsplattform och intranät ger förutsättningar för ett mer effektivt sätt att kommunicera inom kommunen. Under årets första åtta månader har kommunstyrelsen tagit ställning till förslag om tillgänglighetsfrågorna i Katrineholms kommun, Katrineholms attraktionskraft - Varumärkesarbete kring platsen Katrineholm, Sveriges Lustgård, Nationella IT-strategin för Katrineholms kommun och insatser för att minska ungdomsarbetslösheten i Katrineholms kommun. Styrelsen har även beslutat om laneringsdirektiv 2011 med plan för Kommentar till tertialets utfall och årsprognos Kommunledningsförvaltningen lämnar en prognos för helåret på 950tkr. Av dessa avser 100tkr lägre personalkostnader på ekonomikontoret, 400tkr avser låga kostnader för förvaltningschefsgruppen och 100tkr avser ej budgeterade intäkter hos KLF Ledning. Staben lämnar en avvikelse på 350tkr som huvudsakligen avser lägre personalkostnader. Sidan 15 av 72

17 KLF Ledning Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Utfall jan-aug 2009 Utfall jan-aug 2010 Nettokostnad, tkr Budget helår 2010 rognos helår 2010 Förvaltningschef: Mattias Jansson Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Kommunchefen ska leda, stödja och samordna i det samlade kommunala uppdraget för att kommunmedlemmarna ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige. Kommunchefen: Representerar den sammantagna förvaltningsorganisationen gentemot kommunstyrelsen med dess ordförande, kommunmedlemmar och företag Leder kommunledningsförvaltningen samt stödjer ledningsgruppen Stödjer förvaltningscheferna och samordnar i det samlade kommunala tjänstemannauppdraget Ansvarar för verksamhetsplanering enligt LOTS 3 Sammanfattning av väsentliga händelser För kommunledningsförvaltningen har politiskt beslut om nytt styrsystem inneburit att planeringsprocessen anpassats till den nya styrmodellen. År 2010 är en övergångsperiod till att styrsystemet implementerats fullt ut. I arbetet med att organisationens alla delar tar ansvar för helheten i den kommunala verksamheten har kommunchefen bland annat arbetat med regelbundna förvaltningschefsmöten och medarbetarrådslag vid kommunledningsförvaltningen. Enligt uppdrag pågår utredning om bildandet av en samhällsbyggnadsnämnd inför 2011 och om utvecklad koncernstyrning med slutrapporter i oktober. Eventuellt politiskt beslut om ny organisationsstruktur kan innebära förändringar avseende kommunchefens roll och inom kommunledningsförvaltningens ledningsorganisation. Ett politiskt beslut om organisationsförändringar bedöms, i relation till utredningarna, innebära ett ökat behov av stöd från kommunledningsförvaltningen till verksamheterna. Inom ansvarsområdet att leda och stödja i det samlade kommunala uppdraget har utvecklingen av kommunens arbete med sociala medier varit av betydelse. Målet är transparens, ökat engagemang bland medarbetare och medborgare samt att kommunmedlemmarna ska känna stolthet över sin kommun. Riktlinjer för användning av sociala medier 4 har tagits fram för att kommunmedlemmar ska nås samlat och med en tydlig avsändare. Årets första åtta månader har till viss del präglats av ledarskapsförändringar. Kring årsskiftet 2009/2010 tillträdde en ny förvaltningschef för bildningsförvaltningen och en ny personalchef. I september tillträder en ny ekonomichef. Vid årsskiftet 2010/2011 omorganiseras det administrativa kontoret till ett projektkontor och en löneenhet under personalkontoret. Kommunledningsförvaltningen har under våren 2010 utvärderat sitt arbete mot styrelsen och förvaltningarna. Kommunchefen och kommunledningsförvaltningen får överlag goda omdömen från 3 LOTS är kommunledningsförvaltningens metod för effektiv verksamhetsplanering. 4 Antaget av kommunstyrelsen Sidan 16 av 72

18 kommunstyrelsen. Resultatet visar också att verksamheterna bedömer kommunchefens arbete som positivt och att denne representerar kommunen på ett bra sätt. 5 Kommentar till tertialets utfall och årsprognos En positiv avvikelse om 500 lämnas vilket förklaras genom lägre förvaltningschefskostnader och ej budgeterade intäkter. 5 Av de 25 chefer i kommunen som varit i kontakt med kommunchefen det senaste året uppgav 85 % omdömet tre eller fyra (där 1 motsvarar inte alls där 4 motsvarar instämmer helt) på påståendet Jag upplever att kommunchefen representerar kommunen på ett bra sätt. Sidan 17 av 72

19 Ekonomikontor Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2009 Utfall jan-aug 2010 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Kontorschef: Sari Nilsson Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning I syfte att bidra till att kommunmedlemmarna i Katrineholm lever i en kommun där god ekonomisk hushållning med kommunens resurser råder, skall ekonomikontoret verka för ekonomiskt stabila förutsättningar och ansvara för kommunens centrala ekonomi- och finansfrågor. enom ett aktivt stöd till övrig verksamhet, förvaltningarna, KS samt koncernen, skall ekonomikontoret bidra till effektiva planerings- och uppföljningsprocesser, ansvara för en god upphandlings- och anskaffningsverksamhet samt arbeta för rationell hantering av ekonomiadministrativa funktioner. Sammanfattning av väsentliga händelser Katrineholms nya styrmodell antogs av fullmäktige i januari. Därefter har arbetet med implementeringen startat. Under våren har ca 90 personer, både politiker och tjänstemän informerats om den nya modellen. Vidare har arbetet med att fasa in planeringsarbetet för 2011 pågått. Det första planeringsdirektivet antogs under våren och nämnderna har arbetat med sina åtaganden under sommaren. Ekonomikontoret medarbetare har informerat om den nya upphandlingslagstiftningen i olika forum. De nya lagreglerna ställer mycket större krav på beställare/inköpare i kommunens förvaltningar därför har vi haft en intensiv period med utbildningar, vilka fortsätter med i höst. Under våren har vi kopplat upp virtuella skrivare direkt in i roceedo vilket gör att ca 5000 e- fakturor går direkt in i roceedo utan extra hantering. Ekonomisystemet VismaSCS är nu sammankopplad vilket innebär att ytterligare 750 av våra leverantörer har möjligheten att skicka fakturor direkt in i roceedo direkt från ekonomisystemet. Just nu är antal projekt igång med en potential om 4550 fakturor vilka väntas slutföras under hösten. För att nå högre nivåer på e-faktura måste inköpen styras bort från sällan köp och köp utanför avtal. Arbetet med att katalogisera ekonomikontorets alla arkiv har avslutats under våren. Kommentar till tertialets utfall och årsprognos Ekonomikontoret lämnar en helårsprognos på +100 tkr vilket beror på lägre personalkostnader än budgeterat. Sidan 18 av 72

20 IT-kontor Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2009 Utfall jan-aug 2010 Sidan 19 av 72 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Kontorschef: Hans Haglund Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning IT-kontoret ska tillhandahålla rätt service i rätt tid och driva IT utvecklingen i Katrineholms kommun så att: Förvaltningarna/politikerna kan utföra sitt arbete mot kommunmedlemmar Kommunmedlemmar kan få tillgång till kommunal service när de har tid Sammanfattning av väsentliga händelser IT-kontorets största del av verksamheten under första delen av 2010 har bestått i att ge förvaltningarna rätt service i syfte att förvaltningarna ska kunna ge medborgarna den service som beslutats av kommunfullmäktige. En dela av det arbetet har bestått av att slutföra migreringen av den administrativa domänen och modernisera IT-miljön. Andra delar har varit att uppgradera olika verksamhetssystem som förvaltningarna använder som IT-stöd. Några exempel på detta är: Två uppgraderingar av Timecare åt kommunledningsförvaltningen Ecos åt miljöförvaltningen Lex åt kommunledningsförvaltningen Telefonväxelsystemet åt service och teknikförvaltningen Tekis ark åt service och teknikförvaltningen Timepool åt kommunledningsförvaltningen ersonec åt kommunledningsförvaltningen S-utdata åt kommunledningsförvaltningen FS-förhandling åt kommunledningsförvaltningen Net loan åt kultur och turismförvaltningen Tre uppgraderingar av Extens åt bildningsförvaltningen redator åt kommunledningsförvaltningen Solen skolskjuts åt bildningsförvaltningen Novaschem åt bildningsförvaltningen Sofia Ifo åt socialförvaltningen Sofia Omfale åt vård och omsorgsförvaltningen Två uppgraderingar av Sofia Lss åt vård och omsorgsförvaltningen Treserva åt socialförvaltningen Samt flera små applikationer som används av förvaltningarna. Under första delen av 2010 har det även införts flera nya system som stöd till förvaltningarna. Några exempel på dessa är: Arbestsskadesystemet Lisa åt kommunledningsförvaltningen Rehabiliteringssystemet åt kommunledningsförvaltningen

21 Larm system till kommunledningsförvaltningen Journalsystemet Treserva åt socialförvaltningen Flextidssystem för kommunen åt kommunledningsförvaltningen För hela Katrineholms IT-miljö har IT-kontoret hanterat utbyggnad och uppgradering av fastighetsnäten i bland annat Sandbäcksskolan, Sköldinge skola, Nävertorpsskolan, Kultur huset ängeln, Almgården i Julita, Björkviksskola, Bievägen och Friggargatan. IT-kontoret har även uppgraderat programvaran i den centrala routern (den som hanterar alla datatrafik i nätet). Upphandlingen gällande förvaltningsnät har även slutförts, nu återstår bara avtalsskrivandet med Utsikt Nät som vann upphandlingen. IT-kontoret har haft ett alvarligt drift avbrott i serverparken som drabbade större delar av kommunens medarbetare. Detta på grund av att den externa leverantör vi har på drift av servermiljö inte hanterade larmen från den enligt överenskommelse. IT-kontoret har även haft två korta avbrott i journalsystemet för vård och omsorg samt ett avbrott i vår terminalservermiljö. Rutiner och övervakningssystem för att det inte ska inträffa igen är införda men är under testfas och inte implementerade i Helpdesk ännu. Helpdesk har flyttat in i de rum som är ombyggda av KFAB, de byggdes om för att anpassas bättre till verksamhetens behov. När systemen är implementerade fullt ut kommer Helpdesk få 100 % kontroll på vår serverpark och nätverk via en övervakningscentral som sitter på väggen i Helpdesk. aketeringen av applikationer har fortgått under första delen av året och IT-kontoret har paketerat ett hundratal applikationer hittills. Det har även rekryterats tre tekniker till IT-kontoret, dessa fyller upp tre vakanta tjänster som funnits på IT-kontoret under våren. Således finns just nu bara en vakant tjänst som systemtekniker på IT-kontoret, rekrytering till den pågår just nu. Arbetet med att införa Nationella IT-strategin i Katrineholm har genomförts under första delen av året. Målet att vara klara att införa säker inloggning för valda delar av vård och omsorgs personal är uppfyllt, just nu pågår tillverkning och utleverans av kort för säker inloggning till berörd personal, samt utbyte och komplettering av hårdvara till dessa. Arbetsmiljön har varit en återkommande fråga på IT-kontoret, och efter inspektion av Arbetsmiljöverket så har frågan prioriterats upp. Det har varit en prioriterad fråga tidigare men nu är det fokus på att alla ska komma med på resan till en bättre arbetsmiljö på IT-kontoret. I det arbetet har kontoret tagit hjälp av ersonalkontoret och revia företagshälsovård. Hittills har IT-kontoret haft fokusgrupper som varit ledda av revia. Kontoret har även planerat i en aktivitet med lösningsfokuserad grupputveckling som kommer starta under september. Vidare har IT-kontoret aktualiserat sin framtagna handlingsplan i det systematiska arbetsmiljöarbetet och i den tydliggjort roller och ansvar. Inom Lindengymnasiet har projektet med en till en fortlöpt enligt plan och alla problem och motgångar i det projektet har lösts tillsammans med bildningsförvaltningen. När det gäller målet att införa 20 e-tjänster under 2010 så har IT-kontoret drivit frågan tillsammans med förvaltningarna. Just nu finns tre e-tjänster lanserade, dessa är: Synpunkten Felanmälan Ansökan av värmepump, e-värmepump Beställda e-tjänster som är under produktion och anpassning till Katrineholm är: Livsmedelshantering Sidan 20 av 72

22 Ansökan om enskilt avlopp Tomtkö Föreningsbidrag Alkoholtillstånd Ansökan om bygglov Medgivande av autogiro Det finns fler framtagna e-tjänster hos vår leverantör som vi inte har beställt ännu. Anledningen till att dessa inte är beställda är att detta inte verkar vara en prioriterad fråga hos förvaltningarna. Några av de som IT-kontoret inte kan komma överens med förvaltningarna om är: Ansökan om blomlådor, service och teknikförvaltningen Bokning av hallar, service och teknik förvaltningen Ansökan om parkeringstillstånd, service och teknik förvaltningen Barnomsorg ansökan, bildningsförvaltningen Barnomsorg inkomstuppgift, bildningsförvaltningen Barnomsorg schema, bildningsförvaltningen Barnomsorg tacka ja/nej, bildningsförvaltningen Barnomsorg tillägg/ändring, bildningsförvaltningen Barnomsorg uppsägning, bildningsförvaltningen Musikskola, bildningsförvaltningen Skolval, bildningsförvaltningen Äldreomsorg ansökan, vård och omsorgsförvaltningen Äldreomsorg inkomstuppgift, vård och omsorgsförvaltningen Serveringstillstånd, socialförvaltningen Kommentar till tertialets utfall och årsprognos IT-kontoret bedömer ingen avvikelse från budget vid årets slut. Sidan 21 av 72

23 Informationskontor Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2010 Utfall jan-aug 2010 Sidan 22 av 72 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Kontorschef: Maria Magnusson Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Informationskontoret ska verka som ett ledningsstöd så att kommunen ska nå sina mål och skapa förtroende för den kommunala verksamheten. Informationskontoret ska genom intern kommunikation och extern kommunikation-/samhällsinformation verka för att företag, kommunmedlemmar, media myndigheter, medarbetare, övriga intressenter får en god och riktig bild av kommunens verksamhet och politiska beslut. Informationskontoret ska också marknadsföra Katrineholm, i syfte att attrahera nya invånare och företag. Sammanfattning av väsentliga händelser Under perioden januari till augusti 2010 har informationskontoret färdigställt årsredovisning, verksamhetsplan och detaljbudget för För att underlätta implementeringen och övergången till den nya grafiska profilen ute i verksamheterna har bland annat wordmallar producerats. Informationschefen har deltagit i möten med förvaltningarna. Vidare har följande producerats: Checklista för hur man praktiskt arbetar fram ett pressmeddelande och rutinerna för detta. Mallar och instruktioner för att skicka ut pressmeddelanden direkt via e-posten. Logotyper i pressrummet på har kompletterats. Nu finns även tryckfärdiga format för nedladdning. Information om hur logotyp får användas är kompletterats. Informationskontoret har färdigställt ett M om omvärldsanalys och hur kommunledningsförvaltningen ska arbeta med frågan. m:et ska diskuteras på AT på samtliga kontor innan beslut fattas om fortsatt arbete. En folder om kommunens miljömål har producerats åt Miljörådet för diskussion i förvaltningarna. Stöd för pressaktiviteter och invigningar har getts till förvaltningarna. Ett antal sponsringsavtal med idrottsklubbar är påskrivna. Utvärdering av marknadsföringsinsatser säsongen 2009/2010 har gjorts och samarbetsavtal med två av kommunens föreningar har tecknats. Detta för att förbereda för nästa säsong och kunna ta fram relevant marknadsföringsmaterial. Informationskontorets förslag till hur varumärkesarbete för ska bedrivas för orten Katrineholm och hur vi ska arbeta med profilprodukter antogs av kommunstyrelsen i juni. Från och med 1 januari har infokontoret ansvaret för sociala medier. En person hyrs in under två halvdagar i veckan för att utveckla kommunens medverkan i sociala medier. Arbetet med att följa och läsa våra sociala medier delas av alla på informationskontoret. Riktlinjer för sociala medier har tagits fram och arbetet med Katrineholm 3.0 har startat.

24 IT-kontoret och informationskontoret har påbörjat det gemensamma arbetet med e-tjänster. Målet är att skapa 20 e-tjänster under Arbetet drivs i projektform. Utbildningswebben för de kommunanställda är klar. Där kan vi hålla utbildningar och testa nya funktioner och ny utformning. oogle translate introducerades på kommunens webbplats. Diskussioner har förts med Kultur- och turismförvaltningen och beslut har tagits om bibliotekets webbplats för systemet Arena. Kriswebbsarbetet har påbörjats. Katrineholm har också initierat ett möte med närliggande kommuner där kriswebbsarbete diskuterades. En kriskommunikationsövning ska genomföras 23 september. För att kunna sprida och följa upp våra pressmeddelanden på ett effektivare sätt och till rätt mottagare har en kartläggning av olika system genomförts. En film anställda i kommunen som syftar till att locka fler att välja arbeten i offentlig sektor och specifikt Katrineholms kommun har producerats. Artiklarna från tidningen Succé om medarbetare i kommunen finns nu också på webben under rubriken medarbetarna har ordet. Ett budgetunderlag har tagits fram för en ny intern kommunikationsplattform (internt nät). De fyra kommunerna i Sörmlands ärlor har planerat ett antal aktiviteter under året, Tre olika halvsidesannonser har producerats för publicering i tidningen Lantliv vid sex tillfällen under året. Sörmlands ärlor har också kört jinglar i Radio Rix under våren, vilket upprepas under hösten. En konsult hyrdes in via ett bemanningsföretag under en av informatörernas föräldraledighet. Konsulten rekryterades och är från och med den 16 oktober tillsvidareanställd på informationskontoret. Kommentar till tertialets utfall och årsprognos Destinationsmarknadsföring underskott Marknadsföring Katrineholm överskott. Skillnaden mellan löneökningarna vid löneöversynen och kompensationen för löneöversynen kan generera ett mindre underskott beroende på hur kompensationen utformas. Totalt bedömer informationskontoret ingen avvikelse från budget vid årets slut. Sidan 23 av 72

25 Kommunsekretariat Resultat av tertialets verksamhet (Intäkter +/Kostnader -) Nettokostnad, tkr Utfall jan-aug 2009 Utfall jan-aug 2010 Budget helår 2010 rognos helår 2010 Kontorschef: unnar Westermark Budget - rognos avvikelse Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Syftet med kommunsekretariatets och arkivets verksamhet är att för kommunmedlemmar med offentligheten som grund och med beaktande av bevarandefrågorna sköta den centrala hanteringen av in- och utgående post, registrera och tillhandhålla allmänna handlingar. Vidare ska enheten svara för att tillhandhålla grundläggande administrativa stödfunktioner, till exempel nämndadministration, rådgivning, kommunens gemensamma dokumentmallar och ärendehanteringssystem. Kontoret ansvarar för kommunens reception och för ett professionellt mottagande till stadshuset röna Kulle. Sammanfattning av väsentliga händelser Sekretariatet har under årets första åtta månader bistått valnämnden med resurser för planering och genomförande av de allmänna valen i september. För ändamålet har personalresurser omfördelats och kommunalrådets och kommunchefens gemensamma sekreterare har sedan april avdelats att uteslutande arbeta med valet. Hon har i sin tur ersatts av en assistent från IT-kontoret. All väsentlig planering inför valet är nu avklarad. För att underlätta för medborgarna att kunna ta del av allmänna handlingar har sekretariatet under året infört en rutin som innebär att uppgifter om nya ärenden som väcks hos kommunstyrelsen publiceras på kommunens webbplats. Där redovisas löpande samtliga nya ärenden under de senaste åtta veckorna. Redovisningen sker som ett led i uppdraget att publicera alla offentliga handlingar. Registrator har utsetts att vara biträdande UL-ombud och hon genomgår nu utbildning för uppdraget. Under våren har kontoret arbetat vidare med översynen av dokumentmallar och dokumentet "skrivhjälpen", som innehåller stöd och anvisningar för den enskilde användaren. Vidare har det framstått som mer tydligt att ärende- och dokumenthanteringssystemet Lex inte uppfyller dagens krav. Systemet avviker från standard ifråga om operativsystem och blir därmed svårhanterat för ITkontoret samtidigt som Lex inte klarar att hantera personuppgifter utifrån lagstiftning kring publicering. Sekretariatet är ansvarigt för utfärdande av Katrineholms kommuns ID-kort. Under våren har kontoret involverats i SITHS-projektet, som handlar om införande av ett multifunktionalitetskort för inloggning till datorsystem, signering av elektroniska dokument och inpasseringskontroll. Denna så kallade e-legitimation uppfyller SIS-standard och ska i ett första skede användas för vård- och omsorgsförvaltningens åtkomst till den nationella patientöversikten (NÖD). Sekretariatet kommer att ansvara för utfärdande av de nya e-legitimationerna varvid en successiv avveckling sker av hittillsvarande ID-kortshantering. enom installation av en ny avfuktningsanläggning i kommunarkivet har bättre förutsättningar skapats för att undvika klimatskador på arkivhandlingarna. Sidan 24 av 72