Planering med budget för kommunstyrelsen

Transkript

1 Planering med budget för kommunstyrelsen Näringsliv och Tillvät Kommuncentrala budgeteringsposter Kommunledningsförvaltningen Datum:

2 Innehållsförteckning Kommunstyrelsens övergripande planering med budget NÄRINGSLIV OCH TILLVÄXT... 5 KOMMUNCENTRALA ANSVARSNIVÅER... 7 Politisk kommunledning inkl vänort... 7 Fastigheter och lokaler... 8 Kommungemensamt... 9 Kommunikationer KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN KLF Ledning Ekonomi- och upphandlingskontoret IT-kontor Informationskontor Kommunsekretariat Staben Personalkontor Projektkontoret Nämndens resultatmål och åtaganden Kommunstyrelsens pågående alternativt nya projekt

3 Förvaltningschef: Mattias Jansson och Conny Petrén Kommunstyrelsens övergripande planering med budget Kommunstyrelsens totala kostnader/intäkter (kostnader och intäkter + tkr) Budget Bokslut Budget Plan Plan Intäkter Kostnader Nettokostnad Kommunstyrelsen består av fyra huvudsakliga verksamhetsgrenar varav budgetramen för respektive gren fördelas enligt nedan. Katrineholms Logistikcentrum (KLC) 1 118tkr Förvaltningen näringsliv och tillvät (NÄT) tkr Kommuncentrala budgeteringsposter tkr Kommunledningsförvaltningen tkr Kommunstyrelsens totala nettoinvesteringar är preliminärt alla behov är ännu inte identifierade bland förvaltningarna gällande år 2012 och 2013 (tkr). Budget 2010 Bokslut 2010 Budget Plan 2012 Plan 2013 Nettoinvesteringar Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Kommunstyrelsen (KS) är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan med ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. I KS styr- och uppföljningsfunktion ingår att leda arbetet med utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten och göra framställningar i de frågor som inte i lag är förbehållna någon annan nämnd. För att kommunmedlemmarna ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige (KF) ska kommunledningsförvaltningen (KLF) leda planeringen och uppföljningen av kommunens verksamhet för KS räkning samt stödja KS och KF i ärendehanteringen. Dessutom ska KLF leda, samordna och stödja kommunens utveckling inom områdena ekonomisk hushållning, upphandlingsoch inköpsverksamhet, personalpolitik, personal- och löneadministration, informations- och kommunikationsverksamhet, marknadsföring, juridisk verksamhet, säkerhetsarbete, folkhälsa, tillgänglighet, IT, naturvårdsfrågor i ett hållbarhetsperspektiv och arbetet med att effektivisera administrationen. KS har genom förvaltningen för näringsliv och tillvät (NÄT) ansvaret för näringspolitiken. NÄT har ansvar för att styra och koordinera arbetet för ortsutvecklingen inom Katrineholms kommun. Det innebär strategiskt arbete med insatser som långsiktigt skapar förutsättningar för en positiv ortsutveckling i form av en utvecklad infrastruktur/kommunikation, en god markberedskap, fler arbetstillfällen, flera företag och kommuninnevånare. Vidare, avser arbetet att bidra till en positiv arbetsmarknadsutveckling i samverkan mellan kommunen, företag, föreningar, universitet och myndigheter. Samverkan syftar även till att i frågor av arbetsmarknadspolitisk art underlätta för 1 Ett antagande är gjort om att Katrineholms Logistikcentrums avskrivningar täcks av framtida intäkter. 2 Eventuella ombudgeteringar från år 2010 är ej inräknade.

4 befintliga företag inom kommunen att epandera och utvecklas, stimulera nyetableringar, nyföretagande och tillvät. Ett mycket viktigt projekt för NÄT är Katrineholms Logistikcentrum, KLC. Kommunstyrelsen fattade 2009 ( 91) beslut om ett direktiv (Kommunstyrelsens handling nr 28/2009) som detaljerat redogör för projektet. Bland annat beskrivs roller och ansvar och att näringslivschefen är projektchef. Syftet med projektet är att utveckla Katrineholm till ett logistikcentrum. I en broschyr beskrivs projektet som en utbyggnad i fyra etapper, en satsning byggd på ansvar för miljön i ett av Sveriges bästa transportlägen och att Katrineholms Logistikcentrum ska representera effektiv logistik med tydlig miljöprofil. KS har också det övergripande ansvaret för kommunens arbete med den översiktliga planeringen och en långsiktigt hållbar utveckling. I detta ingår bl a planering och användning av mark och vatten samt markberedskap. I KS ansvar ingår också att främja bostadsförsörjningen och samhällsbyggandet, svara för energiplaneringen och främja energihushållningen samt att verka för en tillfredsställande infrastruktur. Sammanfattande verksamhetsförändringar Se respektive budgeteringsområde.

5 Förvaltningschef: Conny Petrén NÄRINGSLIV OCH TILLVÄXT Förvaltningen Näringsliv och Tillvät kostnader/intäkter (tkr) Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Ramökningen beror på tillfälliga medel för ökat driftbidrag till NFC och Katec, löneöverhäng 2011 samt driftkostnad för införande av e-tjänsten tomtkö. Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Förvaltningen för Näringsliv och Tillvät NÄT, tar ansvar för näringspolitiken för kommunstyrelsens räkning genom att; Leda, samordna och stödja arbetet för ortsutvecklingen inom Katrineholms kommun som långsiktigt skapar förutsättningar för en positiv näringslivs- och ortsutveckling i form av; - en utvecklad infrastruktur - goda kommunikationer - god markberedskap - fler arbetstillfällen - flera företag och kommuninvånare. Bidra till en positiv arbetsmarknadsutveckling i samverkan mellan; - kommunen - företag - föreningar - organisationer - universitet och myndigheter. Samverka i frågor av arbetsmarknadspolitisk art genom att; Underlätta för - befintliga företag inom kommunen att epandera och utvecklas - stimulera nyetableringar - nyföretagande och tillvät. Ett mycket viktigt projekt för förvaltningen näringsliv och tillvät är Katrineholms Logistikcentrum. Ett nytt projektdirektiv har tagits fram och beslutats om av kommunstyrelsen enligt beskrivning i Dnr KS/2011: Det nya direktivet beskriver bland annat vision, syfte och mål med Katrineholms Logistikcentrum, vidareutvecklingen över ytterligare tre år, kommunens nytta och möjligheter samt den sannolikt förändrade roll kommunen tar som förvaltare av spår och hårdgjorda ytor, uppbyggnad av logistikkompetens och utveckling av miljöprofilen. Sammanfattande verksamhetsförändringar I avvaktan på beslut om den föreslagna organisationsförändringen vad gäller samhällsbyggnadsförvaltning, arbetar förvaltningen näringsliv och tillvät med att bryta ner 2011 års utmaningar, resultatmål och åtagande till aktiviteter med en tydlig ansvarsfördelning och prioritering internt i gruppen. Ambitionen är att tydliggöra på vilket sätt förvaltningen bidrar till flera företag, arbetstillfällen

6 och kommuninvånare samt attraktivt boende. Förvaltningen näringsliv och tillvät kommer att arbeta för att ytterligare utveckla det arbetssätt som råder inom samverkansgruppen Katrineholms Logistikcentrum, där nästan samtliga förvaltningar och bolag deltar. Förvaltningen näringsliv och tillvät koordinerar arbetet som utgår från den handlingsplan som tagits fram för förbättrat Nöjd Kund Inde. I handlingsplanen som innehåller nyckeltal och åtgärder för höjd effektivitet, ökad kundfokus och förbättrad service och bemötande, deltar stadsarkitektkontoret, miljöförvaltningen och service- och teknikförvaltningen. företag, arbetstillfällen och kommuninvånare samt attraktivt boende. Förvaltningen näringsliv och tillvät ser en stor potential i det arbete som EU samordnaren påbörjat främst gälland delfinasiering av logistikcentrum via EU medel men också i kontakten med våra lokala företagare.

7 Kanslichef: Gunnar Westermark KOMMUNCENTRALA ANSVARSNIVÅER Totalt för kommuncentrala budgeteringsposter kostnader/intäkter Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Ramökningen beror till största delen på hyreskompensationer, medel till kollektivtrafiken (Sörmlandspilen) och till Räta Linjen-gruppen. Politisk kommunledning inkl vänort Politisk kommunledning inkl vänorts kostnader/intäkter Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Ramökningen beror på flytt av pensionärs- och handikappsråd, löneöverhäng 2011 samt förändring kapitalkostnader. Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Politisk kommunledning avser kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan med ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Enligt reglementet leder och samordnar kommunstyrelsen planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Sammanfattande verksamhetsförändringar Bland resultatmålen för 2011 ingår de viktiga tvärfrågorna jämställdhet, folkhälsa och tillgänglighet. Ambitionen är bland annat att belysa alla ärenden utifrån dessa aspekter. Kommunstyrelsens reglemente innefattar från 2011 även ansvaret för kommunens strategiska tillgänglighetsarbete och styrelsen ska leda såväl som samordna kommunens tillgänglighetsarbete. Det innebär således att aktualisera och förankra tillgänglighetsfrågorna i kommunen samt stödja arbetet med tillgänglighetsfrågorna genom att initiera, säkerställa verkställighet, samordna, prioritera och följa upp insatser inom tillgänglighetsområdet för att främja att goda livsvillkor uppnås för personer med funktionsnedsättning.

8 Kanslichef: Gunnar Westermark Fastigheter och lokaler Fastigheter och lokalers kostnader/intäkter Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Eventuell ramjustering för fastigheter och lokaler är inte fastställd. Ramökningen beror på hyreskompensation samt ökad hyreskostnad KFAB på grund av högre internränta. Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Fastigheter och lokalers budgeteringsområde fördelar ut merparten av kostnaderna för verksamhetslokaler och förvaltade fastigheter som administreras av fastighetsbolagen KFAB samt KIAB. Vidare ingår kommunens funktion för lokalresursplanering som är en samordnande verksamhet med syfte att rationalisera och effektivisera användningen av kommunens lokaler och ansvara för kommunens totala lokalförsörjning. Sammanfattande verksamhetsförändringar Ramförändringarna styrs av förändringar i ekonomin och består i huvudsak av tillkommande och avgående lokaler samt finansiella effekter av genomförda investeringar hos fastighetsbolagen. Ett förslag till nya hyresprinciper avses kunna presenteras under året.

9 Kanslichef: Gunnar Westermark Kommungemensamt Kommungemensamts kostnader/intäkter Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Ramminskningen beror på att 22tkr för pensionärs- och handikappsråd hade hamnat under fel ansvar för år 2010 och har flyttats till politisk kommunledning inkl vänort för år Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Kommungemensamt avser kostnader som inte är direkt hänförliga till någon verksamhet eller nämnd. Här budgeteras således medlemsavgifter till bl.a. intresseorganisationer där Katrineholms kommun är medlem. Hit hör eempelvis Sveriges kommuner och Landsting, Regionförbundet Sörmland, Mälardalsrådet och Stockholm Business Alliance. Under rubriken Kommungemensamt budgeteras även avgifter till STIM och SAMI, kostnader för borgerliga begravningar etcetera. Sammanfattande verksamhetsförändringar Inga egentliga verksamhetsförsändringar 2011.

10 Ortsutvecklingsstrateg: Mats Hedberg Kommunikationer Kommunikationers kostnader/intäkter Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Ramökningen beror på ökade kostnader för kollektivtrafiken (Sörmlandspilen) samt medel till Räta Linjen gruppen. Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Kommunikationer är ett samlingsbegrepp för regionala och nationella infrastrukturfrågor samt kollektivtrafikfrågor. Kollektivtrafikfrågorna omfattar även den lokala kollektivtrafikens frågor. Medel från kommunikationskontot används för att underskottstäcka kommunens andel för Länstrafiken Sörmlands verksamhet enligt konsortialavtal, kommunens direkta kostnader för kompletterande trafikutbud samt beställningar utöver grundutbudet. Medel används förutom till ovan nämnda kostnadsslag även för kostnader knutna till kommunstyrelsens ansvar för kommunikationer, till eempel projekt som Mälardiagonalen samt Räta linjen. Ortsstrategiskt är kommunikationer i betydelsen infrastruktur och kollektivtrafik en avgörande utgångspunkt för utveckling av orten Katrineholm. Men utvecklingen kräver att även andra regionala och storregionala frågor bevakas och handläggs. Därför är det naturligt att ortsutvecklingsstrategen inom NÄT bevakar och handlägger även sådana frågor inom verksamhetsområdet kommunikationer. Sammanfattande verksamhetsförändringar Den nya kollektivtrafiklagen 2012 medför nya förutsättningar för kommunstyrelsens arbete med kommunikationer. I länet ska beslut fattas om en ny regional kollektivtrafikmyndighet. Ärendet bereds för närvarande av en politisk beredningsgrupp inom Regionförbundet Sörmland. Myndigheten ska besluta om ett för länet gemensamt trafikförsörjningsprogram. En viktig fråga för kommunen att bevaka är inflytandet över den nya myndighetens kollektivtrafikbeslut. Samtidigt finns nu förslag på en ansvars-, uppgifts- och finansieringsfördelning av kollektivtrafiken mellan den politiska regionala och lokala nivån. Den för framtiden största frågan på agendan är om länet ska investera i egna fordon för att trygga en upphandlad och konkurrensutsatt regional tågtrafik. Mälartrafik AB (Mälab) har startat projekt Sörmlandspilen. Kommunen har deltagit i ett par referensgruppsmöten. Ett möte med länets samtliga kommunstyrelseordförande har hållits med anledning av Mälabs upphandling av Sörmlandspilen för år Kommunen deltar i projekt framtida kollektivtrafik i Sörmland. Dels angående de regionala busslinjerna och dels i en kommunöversyn av den lokala kollektivtrafiken i Katrineholm.

11 Förvaltningschef: Mattias Jansson KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Kommunledningsförvaltningens kostnader/intäkter Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad KLF Ledning -158 tkr Ramminskningen avser flytt av kommunjurist 50% till staben samtidigt som medel har tillförts avseende löneöverhäng 2011 och 10% av tjänsten administrativ chef. Ekonomikontoret -151 tkr Ramminskningen avser förändring av kapitalkostnad samtidigt som medel har tillförts avseende löneöverhäng 2011 samt införande av e-tjänsten autogiromedgivande. IT-kontoret Är intäktsfinansierat +/- 0tkr Informationskontoret tkr Ramökningen beror på sponsringsmedel från STN, utökning av en informatör 100%, löneöverhäng 2011 samt införande av e-tjänsten synpunkt/felanmälan samt arbetet med e-tjänster. Kommunsekretariat & Arkiv +351 tkr Ramökningen beror på förändring av kapitalkostnader, fördelning löneöverhäng 2011 samt en intern omföring mellan stab och sekretariat då obalans har funnits i kontorens avvikelser mot budget. Staben +107 tkr Ramökningen beror på löneöverhäng 2011 samt medel för kommunjurist 50% minus omföringen till sekretariatet. Personalkontoret -101 tkr Personalkontoret har slagits ihop med lönekontoret år Löneenheten har fått en ramminskning på 430tkr på grund av omfördelning 60% administrativ chef. Gamla personalkontoret har fått en ökning på 329tkr i form av förändring kapitalkostnader och löneöverhäng Projektkontoret tkr Kontoret är intäktsfinansierat men har fått ram för införandet av projektet Heltid en rättighet och deltid en möjlighet samt en ram för arbetet med jämställdhet. Sammanfattande verksamhetsbeskrivning För att kommunmedlemmar ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige ska kommunledningsförvaltningen; Leda planeringen och uppföljningen av kommunens verksamhet för kommunstyrelsens räkning samt stödja kommunstyrelsen och kommunfullmäktige i ärendehanteringen. Leda, samordna och stödja kommunens utveckling inom områdena: o ekonomisk hushållning o upphandlings- och inköpsverksamhet

12 o o o o o o o o o o personalpolitik personal- och löneadministration informations- och kommunikationsverksamhet samt marknadsföring juridisk verksamhet säkerhetsarbete folkhälsa tillgänglighet IT naturvårdsfrågor i ett hållbarhetsperspektiv arbetet med att effektivisera administrationen Sammanfattande verksamhetsförändringar Nya lagregler och utvecklingen av alternativa driftsformer såsom Lagen om offentlig upphandling, lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transport - och posttjänster samt lagen om valfrihetssystem ställer krav på förändringar av kommunens upphandlings- och inköpsrutiner. En följd av införandet av Lagen om valfrihetssystem är att kommunen har skyldighet att tillhandahålla journalsystem för eventuella eterna utförare av hemtjänst. Tillhandahållandet är en teknisk utmaning som sannolikt ger en mycket hög initialkostnad att lösa. Kommunens positionering tillsammans med utvecklade kommunikationer bidrar till fler boendeoch arbetsmöjligheter. Det är en stor utmaning att positionera kommunen för att attrahera, rekrytera och behålla kompetent arbetskraft. Vision 2025 kommer att arbetas fram under första delen av år 2011 och kommer därefter ange riktningen för Katrineholms utveckling. I arbetet kommer ortens varumärke Sveriges Lustgård att involveras liksom kommunens eget arbetsgivarmärke. I arbetet med att öka tillgängligheten till de kommunala verksamheterna är den tekniska utvecklingen tillsammans med kommunstyrelsens arbete för att minska den digitala klyftan, utvecklingen av kommunens e-tjänster 3 och kommunens utveckling inom sociala medier viktiga medel för att kunna delta i den digitala utvecklingen. För att öka förståelsen för helheten bland medborgare och anställda bedöms kommunens arbete med ökad transparens, engagemang bland både medborgare och anställda samt för att kommunmedlemmarna känner närhet, ge goda förutsättningar. Omfattande uppdrag beslutade i nämnden som kan innebära förändringar inom kommunledningsförvaltningens ledningsorganisation är återremissen avseende förslag om gemensam förvaltning för samhällsbyggnadsfrågor och koncernbildning, beslut KF Ett politiskt beslut om organisationsförändringar bedöms, i relation till utredningarna och konsekvensbeskrivningarna, innebära ett ökat behov av stöd från kommunledningsförvaltningen till verksamheterna. Kommunledningsförvaltningen har under våren 2010 utvärderat sitt arbete mot styrelsen och förvaltningarna. Kommunledningsförvaltningen kan arbeta mer med återkoppling och tydlighet för att utgöra en bättre stöd- och servicefunktion till verksamheterna. Resultatet visar också att förvaltningen inte motsvarar förvaltningarnas behov avseende IT-verksamhet. Under föregående år har 4 IT-området följaktligen varit en prioriterad fråga för att förvaltningarna ska få rätt service så att de i sin tur kan ge kommunmedlemmarna den service som beslutats av kommunfullmäktige. Arbetet med en optimal IT-verksamhet kommer att fortsätta under I och med en tydligare prioritering av tvärfrågor i Planeringsdirektiv 2011 med plan bedöms behovet av förvaltningens stöd- och servicefunktion öka. I arbetet med de interna kommunikationskanalerna blir projektet för ny kommunikationsplattform (internt nät) i Katrineholms 3 Från och med den 1 november 2010 definieras e-tjänster utifrån möjligheten att använda e-id. Övriga tjänster, som tidigare kallats e-tjänster men inte uppnår kravet på e-id, definieras efter den 1 november 2010 som e-service. 4 IT-kontoret har i 2010-års utvärdering ett medelvärde om 2,05 i jämförelse med 2009-års utvärdering där kontoret hade ett medelvärde på 2,6.

13 kommun betydande. Förväntade förändringar för verksamheterna är ett mer effektivt sätt att kommunicera, som bygger på att den som sitter närmast ursprungsinformationen också ska dela med sig av den. Personalförändringar i början på det nya verksamhetsåret ger förändrade förutsättningar för kommunens utveckling. Den 1 april tillträder ny förvaltningschef för bildningsförvaltningen. Rekryteringsprocesser har påbörjats för ny miljöchef, upphandlingschef, förvaltningschef service- och teknikförvaltningen och Viadidakt samt ny VD för Katrineholms Fastighets AB. Därtill planerar senior advisor att avsluta sin tjänst kring maj Övriga verksamhetsförändringar är tillsättning av en tillgänglighetsstrateg på halvtid. Tillgänglighetsstrategen kommer att vara ett strategiskt stöd till tillgänglighetsutskottet. Den nya organisationen för tillgänglighetsfrågor bidrar till att arbetet med tillgänglighetsfrågor i kommunen drivs framåt, vilket är viktigt, eftersom kommunen och landstinget har ett gemensamt ansvar för att skapa ett samhälle där alla kan vara delaktiga oavsett funktionsförmåga. Det är också en av grunderna i svensk handikappolitik. Under 2011 kommer kommunledningsförvaltningen att utveckla och förnya arbetet med internkontroll, ekonomisystem och redovisning. Arbetet kommer att innebära nya arbetssätt, ny internkontrollplan och utveckling av kontroller så att de omfatta både verksamhetsmässiga- och ekonomiska kontroller.

14 Förvaltningschef: Mattias Jansson KLF Ledning KLF Lednings intäkter (+) och kostnader (-) Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Kommunchefen ska leda, stödja och samordna i det samlade kommunala uppdraget för att kommunmedlemmarna ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige. Kommunchefen: Representerar den sammantagna förvaltningsorganisationen gentemot kommunstyrelsen med dess ordförande, kommunmedlemmar och företag Leder kommunledningsförvaltningen samt stödjer ledningsgruppen Stödjer förvaltningscheferna och samordnar i det samlade kommunala tjänstemannauppdraget Sammanfattande verksamhetsförändringar Omvärldsförändringarna innebär fortsatt krav på utåtriktat och strategiskt arbete. Helhetssyn och utvecklad samordning bedöms som strategiska frågor för en effektiv verksamhet liksom tydliga ansvarsförhållanden inom bland annat koncernstyrningen. Omfattande uppdrag beslutade i nämnden som kan påverka verksamheten är återremissen avseende förslag om gemensam förvaltning för samhällsbyggnadsfrågor och koncernbildning, beslut KF Utvecklingen av kommunens arbete med sociala medier har varit av betydelse. Pågående arbetet fortsätter under planperioden för transparens, ökat engagemang bland medarbetare och medborgare samt för att kommunmedlemmarna ska känna närhet till sin kommun. Personalförändringar i början på det nya verksamhetsåret ger förändrade förutsättningar för kommunens utveckling och det samlade kommunala tjänstemannauppdraget. Den 1 april tillträder ny förvaltningschef för bildningsförvaltningen. Rekryteringsprocesser har påbörjats för ny miljöchef, förvaltningschef service- och teknikförvaltningen och Viadidakt samt ny VD för Katrineholms Fastighets AB. Därtill planerar senior advisor att avsluta sin tjänst kring maj 2011.

15 Kontorschef: Sari Eriksson Ekonomi- och upphandlingskontoret Ekonomikontorets intäkter (+) och kostnader (-) Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Sammanfattande verksamhetsbeskrivning I syfte att bidra till att kommunmedlemmarna i Katrineholm lever i en kommun där god ekonomisk hushållning med kommunens resurser råder, skall ekonomi- upphandlingskontoret och verka för ekonomiskt stabila förutsättningar och ansvara för kommunens centrala ekonomi- och finansfrågor. Genom ett aktivt stöd till övrig verksamhet, förvaltningarna, KS samt koncernen, skall ekonomikontoret bidra till effektiva planerings- och uppföljningsprocesser, ansvara för en god upphandlings- och anskaffningsverksamhet samt arbeta för rationell hantering av ekonomiadministrativa funktioner. Sammanfattande verksamhetsförändringar Ekonomikontoret föreslås byta namn till Ekonomi- och upphandlingskontoret. Anledningen till förslaget är att lyfta upphandlingsfrågorna samt att tydliggöra var upphandlingsfrågorna organisatoriskt hör hemma framförallt för eterna aktörer. Kontoret kommer under året att ha fokus på utveckling främst inom redovisningsområdet, upphandlingsverksamheten och den interna kontrollen. Inom redovisningsområdet sker idag mycket arbete manuellt framförallt i ekonomisystemet och målet är att automatisera fler ekonomiska processer för att kunna lägga mer tid på eempelvis analyser inom ekonomiområdet. Ett viktigt nytt uppdrag inom kontoret är att följa avtalstroheten i kommunen. Idag finns ingen enkel och bra metod för att följa avtalstroheten vilket kommer att utarbetas under Vidare kommer kommunens årsredovisning att ses över. Kommunens nya styrsystem påverkar hur årsredovisningen ska utformas. Ekonomikontoret kommer att driva utveckling av intern kontroll i kommunen. Målet med intern kontrollarbetet är att det ska leda till verksamhetsutveckling samt minimera risken för allvarliga brister i våra verksamheter. Kontoret kommer också att genomföra utbildningar i intern kontroll. Kommunen har beslutat att delta i Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK). Projektledare för detta är den verksamhetscontroller som arbetar på ekonomikontoret. Ett arbete är att hitta metoder för hur resultaten av detta arbete ska användas i våra verksamheter. På personalsidan kommer det att bli förändringar under året. Rekrytering av ny upphandlingschef är i gång då nuvarande chef går i pension. Kontoret har en vakant tjänst som planeringsstrateg. Tjänsten kommer att omvandlas till en redovisningsekonomtjänst då kontoret har brist på resurser inom redovisningsområdet.

16 Kontorschef: Hans Haglund IT-kontor IT-kontorets intäkter (+) och kostnader (-) Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Sammanfattande verksamhetsbeskrivning IT-kontoret ska tillhandahålla rätt service i rätt tid och driva IT utvecklingen i Katrineholms kommun så att: Förvaltningarna/politikerna kan utföra sitt arbete mot kommunmedlemmar Kommunmedlemmar kan få tillgång till kommunal service när de har tid Sammanfattande verksamhetsförändringar IT-kontoret ska göra en uppföljning av omorganisationen som infördes sommaren 2008, uppföljningen kommer ske efter den 1 juni 2011 i enighet med de fackliga förhandlingarna som gjordes vid införandet. Resultatet av den kommer ligga till grund för IT-kontorets framtida utveckling. Kontoret kommer under året har fokus på processer och rutiner runt ärendehantering och uppföljning tillsammans med verksamheterna. IT-kontoret kommer även implementera en ny funktionalitet i telefonväeln för att effektivisera 6900 (IT-kontorets helpdesk). Funktionalitet kan även nyttjas av andra telefonburna hjälpfunktioner i kommunen om behov finns. Arbetet med att införa 30 stycken e-tjänster kommer vara ett annat prioriterat område för ITkontoret. Förvaltningen kommer även mäta användningen av kommunens e-tjänster 1 gång per månad under Att underlätta för medborgare och anställda i kommunen är ett område som IT-kontoret kommer driva under året. Ett av sätten är att genomdriva Singel Sign On, men även konsolideringsfrågorna kommer kontoret arbeta aktivt med. För IT-kontoret kommer 2011 bli ett uppsamlings och utvärderingsår. Inga större projekt kommer att påbörjas eller genomföras, förutom ovan nämnda.

17 Kontorschef: Maria Magnusson Informationskontor Informationskontorets intäkter (+) och kostnader (-) Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Informationskontoret ska verka som ett ledningsstöd så att kommunen ska nå sina mål och skapa förtroende för den kommunala verksamheten. Informationskontoret ska genom intern kommunikation och etern kommunikation-/samhällsinformation verka för att företag, kommunmedlemmar, media myndigheter, medarbetare, övriga intressenter får en god och riktig bild av kommunens verksamhet och politiska beslut. Informationskontoret ska också marknadsföra Katrineholm, i syfte att attrahera nya invånare och företag. Sammanfattande verksamhetsförändringar Vid årsskiftet har ett antal personalförändringar skett på informationskontoret. En informatör är tjänstledig och arbetar två dagar i veckan som projektledare för E-tjänster. En dag i veckan arbetar hon med att stödja IT-kontoret med både intern och etern kommunikation och relationsskapande. En informatör arbetar 75% på informationskontoret varav 25% av denna tiden är vikt åt uppdrag åt service- och teknikförvaltningen. En informatör kommer att arbeta 75% under större delen av året. En informatör är åter från föräldraledighet och arbetar för närvarande 100%. Detta innebär att vi ska se över bemanningsfrågan. Skillnad mellan år 2010 och 2011 är att det tillkommit fler fasta kostnader t e i samband med utvecklingen av eterna webbplatsen, MyNewsdesk (publicering av pressmeddelanden) mm. Dessutom fortsätter utvecklingen inom sociala medier men nu inom befintlig ram.

18 Kontorschef: Gunnar Westermark Kommunsekretariat Kommunsekretariat & Arkivets intäkter (+) och kostnader (-) Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Syftet med kommunsekretariatets och arkivets verksamhet är att för kommunmedlemmar med offentligheten som grund och med beaktande av bevarandefrågorna sköta den centrala hanteringen av in- och utgående post, registrera och tillhandhålla allmänna handlingar. Vidare ska kontoret svara för att tillhandhålla grundläggande administrativa stödfunktioner, till eempel nämndadministration, rådgivning, kommunens gemensamma dokumentmallar och ärendehanteringssystem. Kontoret ansvarar för ett professionellt mottagande till stadshusets Gröna Kulle. Sammanfattande verksamhetsförändringar En publiceringsmodul för diariet ska lanseras. Vidare avses projektdirektiv för nytt ärende- och dokumenthanteringssystem tas fram. En struktur ska skapas för indelningen och publiceringen av styrdokument som en följd av fullmäktiges/styrelsens beslut i ärendet. En ny modell avses prövas för sändning av webbradio från kommunfullmäktiges sammanträden. Digital arkivering är en fråga som kräver ökad uppmärksamhet. Ambitionen är att under året klarlägga hur Katrineholms kommun bör agera för att säkerställa framtida tillgång till elektroniska handlingar.

19 Kontorschef: Gunnar Westermark Staben Stabens intäkter (+) och kostnader (-) Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Sammanfattande verksamhetsbeskrivning Stabens syfte är att tillhandahålla handläggande och strategiskt ledningsstöd inom områdena säkerhet, juridik, folkhälsa, tillgänglighet, lokalsamordning, ärendeberedning, hållbar utveckling med det yttersta syftet att kommunmedlemmar ska få den service som beslutats av fullmäktige. Sammanfattande verksamhetsförändringar Funktionen som kommunjurist återbesätts under året på heltid sedan Flens kommun sagt upp det avtal som gällde fram till december Bemanningen löses genom internrekrytering inom förvaltningen. Funktionen som kommunekolog påverkas tillfälligt till följd av bemanningsförändringar inom miljöförvaltningen. Konsekvensen kan bli att fler uppdrag kan behöva hanteras med hjälp av konsultinsatser. Övriga verksamhetsförändringar är tillsättning av en tillgänglighetsstrateg på halvtid. Tillgänglighetsstrategen kommer att vara ett strategiskt stöd till tillgänglighetsutskottet. Den nya organisationen för tillgänglighetsfrågor bidrar till att arbetet med tillgänglighetsfrågor i kommunen drivs framåt, vilket är viktigt, eftersom kommunen och landstinget har ett gemensamt ansvar för att skapa ett samhälle där alla kan vara delaktiga oavsett funktionsförmåga. Det är också en av grunderna i svensk handikappolitik. Under året kommer ärendeberedningen att beakta kraven på redovisning av bedömningar kring de så kallade tvärfrågorna, d.v.s. folkhälsa, tillgänglighet och jämställdhet.

20 Kontorschef: Eva Wing Personalkontor Personalkontorets intäkter (+) och kostnader (-) Budget Bokslut Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Sammanfattande verksamhetsbeskrivning För att kommunmedlemmar ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige ska personalkontoret leda kommunens samlande personalpolitik och säkerställa att rätt lön utbetalas enligt rätt underlag. Personalkontoret ska stödja chefer och medarbetare och driva utvecklingen inom personalområdet för att säkerställa att Katrineholms kommun uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Vidare säkerställer personalkontoret att korrekt information kan hämtas ur samtliga personaladministrativa system. Personalkontoret svarar för att personalpolitiken fungerar i enlighet med gällande lagar och avtal och enligt kommunledningens beslutade mål och visioner. Sammanfattande verksamhetsförändringar Ihopslagningen mellan löneenheten och personalkontoret innebär många fördelar på olika sätt. Dessa två enheter har många gemensamma punkter och detta kommer nu att underlättas. Enheterna har alltid haft ett gott samarbete men det förenklas genom att det nu är ett gemensamt kontor. Under 2011 kommer förutsättningar för att bilda en gemensam lönenämnd med Gnesta kommun att utredas. Genom att fortsätta att arbeta strategiskt tillsammans med förvaltningarna inom olika områden är målet att kommunen uppnår ett NMI högre än 68%. Fokus kommer, som tidigare år, ligga på att utveckla och stötta i ledarskap för kommunens många chefer. Framtagande av kommunens arbetsgivarmärke kommer att intensifieras under Starten på detta blir att delta på en arbetsmarknadsmässa på Mälardalens högskola i Eskilstuna. Det finns också en ambition att få fram ett antal ambassadörer i Katrineholms kommun, medarbetare som vill berätta om sitt arbete genom så kallad storytelling. Om varför de har valt att arbeta inom kommunal verksamhet och i Katrineholms kommun. Effektivisering av löneprocessen, som påbörjats tidigare år, fortsätter att utvecklas och så småningom formar sig till en tydlig process för alla inblandade. Det strategiska arbetet inom personalområdet är beroende av omvärlden men också av vad som händer inom de olika förvaltningarna. Därför är det viktigt att fortsätta och utveckla samarbetsformerna med verksamheterna. Vara lyhörd för behov och förändringar som verksamheterna står inför. Även samarbetet inom kommunledningsförvaltningen håller på att ta form. Tillsammans med ekonomikontoret har ett nytt personalbokslut arbetats fram. Här har även respektive förvaltning bidragit med sitt eget personalbokslut. 5 Beloppen är en summering av Personalkontoret och lönekontoret för år Beloppen är en summering av Personalkontoret och lönekontoret för år 2010.

21 Kontorschef: Anna Johansson Projektkontoret Projektkontorets intäkter (+) och kostnader (-) Budget 2010 Bokslut 2010 Budget 2011 Intäkter Kostnader Nettokostnad Sammanfattande verksamhetsbeskrivning För att kommunmedlemmar ska få den service som beslutats av kommunfullmäktige ska projektenheten, för en bättre resursanvändning hos berörda förvaltningar; Leda och samordna kommunövergripande utvecklingsprojekt som beslutats av kommunstyrelsen Utveckla projektstöd Ansvarar för verksamhetsplanering enligt LOTS Tillhandahålla strategiskt ledningsstöd inom jämställdhet och jämställdhetsintegrering Sammanfattande verksamhetsförändringar Vid årsskiftet 2010/2011 upphörde administrativa kontoret, vilket innebär att projektenheten och löneenheten från 2011 organiseras på nya sätt. Löneenheten tillhör åter personalkontoret och projektenheten blir ett eget kontor. Projektkontoret kommer att vara intäktsfinansierat vilket innebär att de projekt som drivs och organiseras vid projektkontoret får avsätta resurser för detta enligt grundprincipen 10 % av projektbudget. Ny funktion för projektkontoret är EU-samordning, vilken delas med förvaltningen näringsliv och tillvät. Projektledaren för Kompetensplaneringsprojektet kommer från mars månad även att leda Hel- deltidsprojektet. Barn och ungdomsprojektet ordinarie projektledare är föräldraledig och leds för närvarande av vikarierande projektledare. Ordinarie projektledare beräknas vara åter i tjänst under hösten Nya projekt som kommer att bedrivas vid projektkontoret är Energieffektiviseringsprojektet, E-tjänstprojektet och Ny kommunikationsplattform. Dessutom kommer arbetet med jämställdhetsintegreringen att fortsätta. Hållbar jämställdhet (Sveriges Kommuner och Landsting) har utlyst nya medel att söka för detta. Projektkontoret avser att gå in med en ny ansökan i syfte att stärka upp arbetet på förvaltningarna. Nytt för projektkontoret är dessutom ansvaret för kommunledningsförvaltningens verksamhetsplanering enlig LOTS.

22 Nämndens resultatmål och åtaganden Nämnden anger nedan vilka resultatmål som nämnden kommer att arbeta emot. För varje resultatmål anger nämnden ett eller flera åtaganden. Ett åtagande uttrycks som ett nyckeltal med angiven målnivå. Vidare framgår det nedan i vilket perspektiv som åtagandena är möjliga att följa upp. Kommunledningsförvaltningen Uppföljning Månad Delår Årligen Långsiktig Samhällsutveckling Resultatmål Bra verksamhetslokaler Åtagande Nöjd Kund Inde för verksamhetslokaler är 60 eller högre Resultatmål Hållbar utveckling Åtagande Antalet e-tjänster 7 ska vara 30 vid utgången av 2011 Indikator: Användning av kommunens e-tjänster Fritid och kultur Resultatmål Stark samverkan med föreningslivet Åtagande Vi har en stark samverkan med föreningslivet för att kvinnor och män, pojkar och flickor ska få den service som kommunfullmäktige har beslutat - Samordnat föreningsstöd, målnivå är 100% - Föreningarna har möjlighet att synliggöra sina aktiviteter genom Katrineholm 3.0, målnivå är 100 procent Tvärfrågor Folkhälsa Resultatmål Trygg och säker kommun Åtagande För Katrineholms kommun är andelen män och kvinnor 7 Från och med den 1 november 2010 definieras e-tjänster utifrån möjligheten att använda e-id. Övriga tjänster, som tidigare kallats e-tjänster men inte uppnår kravet på e-id, definieras efter den 1 november 2010 som e-service.

23 Kommunledningsförvaltningen som oroar sig för att utsättas för brott i något avseende mindre än 61 procent 8, Trygghetsundersökningen i Södermanlands län. 9 Andelen män och kvinnor som är trygga ute en ensam sen kväll är högre än 66 procent. 10 Uppföljning Månad Delår Årligen Långsiktig Jämställdhet Resultatmål Tjänster och service på lika villkor för flickor och pojkar, kvinnor och män Åtagande Belysa alla ärenden utifrån jämställdhet, tillgänglighet och folkhälsa Resultatmål Att inom alla ansvarsområden ta fram könsuppdelad statistik och göra jämställdhetsanalyser Åtagande Aktivitet: All befolkningsstatistik ska delas upp på kön Tillgänglighet Resultatmål Katrineholms kommuns verksamheter är tillgängliga Åtagande Antalet e-tjänster ska vara 30 vid utgången av 2011 Indikator: Användning av kommunens e-tjänster Alla skrivelser mäts utifrån ett läsbarhetsinde 11 Kommunstyrelsen ska bidra till att minska den digitala klyftan 12 för kvinnor och män, pojkar och flickor. 13 Yttäckning 14 för bredband ska öka - Vid utgången av 2011 ska 25 procent av ytan vara täckt 15 8 Total oro för att utsättas för brott 9 Trygghetsundersökningen i Södermanlands län. Övergripande resultat om allmänhetens utsatthet, trygghet och förtroende. 10 Trygghetsundersökningen i Södermanlands län. Övergripande resultat om allmänhetens utsatthet, trygghet och förtroende. 11 Läsbarhetsinde är ett mått på en tets svårighetsgrad. Formeln är Li=Lm+Lo, där Lm är medeltalet ord per mening och Lo är andelen långa ord (ord med fler än se bokstäver) uttryckt i procent. 12 Begreppet digitala klyftor avser i detta sammanhang de skillnader som finns mellan olika grupper av medborgare när det gäller möjligheten att tillgå och tillgodogöra sig information via Internet. 13 Under våren 2009 hade 89 procent av alla i åldrarna år tillgång till Internet i hemmet. Bland männen har 91 procent tillgång till Internet i hemmet. För kvinnor är motsvarande siffra 88 procent. 14 Yttäckning enligt Post och Telestyrelsen definition 15 Post och Telstyrelsen har ändrat sin specifikation gällande bredband från 2 till 100 Mbit varför hela mobiltäckningen kommer under PTS nivå. I juni 2010 har Katrineholm 2 % täckt enligt länsstyrelsens sammanställning.

24 Kommunledningsförvaltningen Uppföljning Månad Delår Årligen Långsiktig Kommunövergripande interna funktioner Resultatmål Kommunen ska ha en ekonomi i balans Åtagande Resultatet ska uppgå till en procent av skatteintäkterna. Finansiellt mål Om resultatmålet uppfylls, ska överskjutande del användas för att jämna ut kommande kostnadsökningar avseende pensioner Finansiellt mål Nettodriftskostnaderna ska inte öka snabbare än skatteintäkterna Finansiellt mål Soliditeten ska öka under planperioden. Finansiellt mål Avskrivningar bör under planperioden inte ta mer än tre procent av driftbudgeten Självfinansieringsgraden ska öka från 2009 års nivå under planperioden. Antalet anbudsgivare ska i snitt vara minst fyra per upphandling Anpassa upphandlingarna för att underlätta för lokala företag och entreprenörer att delta i kommunala upphandlingar Resultatmål Katrineholms kommun ska bedriva verksamheter av rätt kvalitet med högsta möjliga produktivitet och effektivitet Åtagande Kommunstyrelsen ansvarar, genom kommunchefen för den samlade verkställighetsorganisationen så att samarbete ökar mellan olika kommunala instanser, så att personal och ekonomiska resurser används på bästa sätt. Det interkommunala samarbetet ska öka för att uppnå högre effektivitet och minska kostnaderna. Andel inköp från upphandlade leverantörer ökar, fem största leverantörerna 100 procent 2011 E-beställningar görs där det är möjligt till 100 procent Andelen avtal som kan e-beställas ska öka med 25 procent under 2011 Kommunledningsförvaltningen har samlat medelvärde tre eller högre i utvärderingen av kommunstyrelsens syn på kommunledningsförvaltningens verksamhet. Alla kontor har medelvärde tre eller högre i utvärderingen av kommunstyrelsens syn på kommunlednings- förvaltningens verksamhet. Kommunledningsförvaltningen har samlat medelvärde

25 Kommunledningsförvaltningen tre eller högre i utvärderingen av förvaltningarnas syn på kommunledningsförvaltningens verksamhet. Alla kontor har medelvärde tre eller högre i utvärderingen av förvaltningarnas syn av kommunledningsförvaltningens verksamhet. Alla projekt (projektdefinition enligt projekthandboken) ska bedrivas i enlighet med projekthandboken Resultatmål Katrineholms kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare för att kunna behålla, attrahera och anställa en personalstyrka som kvalitativt och kvantitativt är anpassad till verksamhetens behov Åtagande Katrineholms kommun har Nöjd Medarbetar Inde 68 eller högre Katrineholms kommun har ett tydligt arbetsgivarmärke 16 Katrineholms kommun har ett starkt arbetsgivarmärke 17 Platsen Katrineholm har ett tydligt varumärke. Platsen Katrineholm har ett starkt varumärke. Uppföljning Månad Delår Årligen Långsiktig Förvaltningen näringsliv och tillvät Uppföljning Månad Delår Årligen Långsiktig Samhällsutveckling Resultatmål God och säker infrastruktur Åtagande Genomförande av nationell plan och Sörmlands regionala plan för infrastukturen Delta i beredningsgrupper och arbetsgrupper med målet att driva kommunens prioriterade infrastrukturfrågor Resultatmål Väl fungerande kommunikationer för att lätt nå bl.a. jobb och utbildning genom pendling Åtagande Genomförande av nya kollektivtrafiklagen och Sörmlands kollektivtrafikvision: Regional och lokal kollek- X 16 Arbetsgivarmärke avser i detta sammanhang kommunens utvecklingsinsatser för att utveckla ett varumärke som attraktiv arbetsgivare. Arbetet är långsiktigt och systematiskt inom såväl kommun som utåt mot eterna målgrupper. Med utvecklingsinsatser avses i sammanhanget de insatser och aktiviteter kommunen gör för att behålla, attrahera och anställa en personalstyrka som kvalitativt och kvantitativt är anpassad till verksamhetens behov. 17 Arbetsgivarmärke avser i detta sammanhang kommunens utvecklingsinsatser för att utveckla ett varumärke som attraktiv arbetsgivare. Arbetet är långsiktigt och systematiskt inom såväl kommun som utåt mot eterna målgrupper. Med utvecklingsinsatser avses i sammanhanget de insatser och aktiviteter kommunen gör för att behålla, attrahera och anställa en personalstyrka som kvalitativt och kvantitativt är anpassad till verksamhetens behov.

26 Förvaltningen näringsliv och tillvät tivtrafik (tåg och buss). Delta i beredningsgrupper och arbetsgrupper med aktivt arbete för kommunen intresse. Arbeta med förbättrad kollektivtrafik på landsbygden genom anropsstyrd trafik. Resultatmål God tillgång på lokaler och mark för näringslivsändamål Åtagande Tillse att färdigberedd etableringsmark finns tillgänglig. Indikator: Byggklar etableringsmark, markberedd Byggklar etableringsmark, ej markberedd Hålla en god markberedskap för långsiktig utveckling Resultatmål Bostadsbyggandet ska fortsätta att utvecklas med olika boendealternativ Åtagande Driva eploateringen av bostadsområdena: Luvsjön, Trollestrand och Djulönäset. Indikator: Byggklara tomter för småhus i centralorten. Byggklara tomter för småhus i kransorter. Resultatmål Fortsatt handelsutveckling Åtagande Aktivt arbeta för fler etableringar inom handeln främst på Lövåsens etableringsområde. Medverkan i Citysamverkan och Handelscentrum för att stödja och stimulera handel Lotsning och vägledning. Uppföljning Månad Delår Årligen Indikator: Antal lotsärenden Resultatmål Kransortsutveckling Åtagande Fördela medel ur bygdepeng Resultatmål Hållbar utveckling Åtagande KLC möjliggör överflyttning av långa transporter från lastbil till järnväg Indikator: CO 2 ton/km KLC lägger förutsättningar för att hantera stora godsflöden genom att tillhandahålla en effektiv logistik med miljöprofil Indikator: Godsflöde Redovisa utvecklingen av Lissabon-indikatorerna: BRP per person och kronor Antal arbetsställen Andel förvärvsarbetande av befolkningen år Andel sysselsatta av utomnordiskt födda av befolkning- Långsiktig

27 Förvaltningen näringsliv och tillvät en år Andel sysselsatta av befolkningen år Andel av befolkningen år med eftergymnasial utbildning Lönesumma per person, indelat i kvinnor och män år Ohälsotal antal utbetalda dagar med sjukpenning Koldioid i kg per person Befolkningstillvät (varannan månad) Andel miljöbilar (varannan månad) Nyföretagande (varannan månad) Resultatmål Fler jobb Åtagande Bidra till utveckling av och stöd till befintliga företag Indikator: Lönsamhetstal Aktivt arbeta för nyetableringar Indikator: Antal inkomna förfrågningar. Antal proaktiva aktiviteter. Stödja nyföretagandet Indikator: Nya företag (varannan månad) Förbättra företagsklimatet Nyckeltal: Svenskt Näringslivs ranking, målvärde plats 145 i ranking 2013 (en höjning från plats 225 i rankingen 2010). Nöjd-Kund-Inde, målvärde 70 i mätningen 2011(en höjning från NKI 63 i mätningen 2009). Fritid och kultur Resultatmål Stark samverkan med föreningslivet Åtagande Utveckla samverkan och samordning med bygde- och sockenråd samt företagarföreningar Indikator: Antal genomförda aktiviteter i handelsplanen Uppföljning Månad Delår Årligen Långsiktig

28 Kommunstyrelsens pågående alternativt nya projekt Pågående projekt Barn- och ungdomsprojektet Katrineholms kommun blev beviljade, i slutet av 2008, sju miljoner till lokalt folkhälsoarbete bland barn och unga. Kommunens projekt baseras på en undersökning som gjorts bland unga, Luppundersökningen 18. Utifrån resultatet från undersökningen planeras ett antal aktiviteter i samverkan med samhällets övriga aktörer. En revidering av projektplanen har gjorts under våren 2009 utifrån förändrade förutsättningar i kommunen samt i dialog med Statens Folkhälsoinstitut. Projektet kommer att pågå i tre år och kommer att följas av tema Barn vid Linköpings universitet. Tema Barn bedriver bred tvärvetenskaplig forskning kring barn och barndom med ett forskningsområde som på olika sätt är kopplat till samhällssektorer som socialtjänst, utbildningssystem, fritidssektorer, den kommersiella marknaden men också centrala och lokala politiska nivåer i samspel med barn och familj. Syfte Syftet är att genomföra ett antal insatser utifrån resultatet från Lupp-undersökningen. Genom detta tar vi tillvara ungdomarnas eget intresse för frågorna och ger dem möjlighet att påverka. Likaså är syftet att främja en god hälsa bland barn och ungdomar i Katrineholm. Lupp-undersökningen ger eempel på områden som unga vill prioritera. Den visar även på områden där många unga har problem eller känner sig utsatta, vilket kan indikera att detta är saker som kommunen borde satsa etra på i framtiden. Undersökningen visar också att många ungdomar upplever att möjligheten till inflytande och delaktighet i kommunen är dålig och att ungdomarna önskar vara med och påverka. Förutom resultaten från Lupp-undersökningen finns data från landstingets Liv och hälsa ung -undersökning. Folkhälsocentrum i landstinget Sörmland har för tredje gången nu presenterat data från denna undersökning som stödjer resultaten i Lupp-undersökningen, och som ytterligare kan ge stöd för olika insatser i samverkan. Mål Projektets övergripande mål är att skapa förutsättningar för en god hälsa och hälsoutveckling lika villkor med trygga och goda uppvätvillkor för alla barn och ungdomar. Kompetensplaneringsprojektet Projektets övergripande mål är; Att i hela organisationen implementera ett strategiskt arbetssätt för kompetensfrågor Att tillhandahålla ett systemstöd för detta arbetssätt. Genusmedveten styrning Syftet avseende jämställdhetsintegrering är att Jämstöds modell Trappan ska integreras i det nya styr- och ledningssystemet, med det långsiktiga målet att medborgare, kvinnor och män, flickor och pojkar, ska ha samma rättigheter, skyldigheter och möjligheter i mötet med kommunen. 18 Ungdomsenkäten Lupp, Lokal uppföljning av ungdomspolitiken genomförs av Ungdomsstyrelsen. Frågorna i enkäten handlar bland annat om synen på inflytande och demokrati, hur unga trivs i skolan, fritidsaktiviteter, arbete, hälsa och framtidsplaner.

29 Nya projekt Kommunikationsplattform Se bilaga 1.1 Kommunikationsplattform, Underlag för beslut om upphandling av förstudie och genomförande av förstudie för ny kommunikationsplattform i Katrineholms kommun daterat Ärende- och dokumenthantering Avsikten med projektet är att anskaffa ett modernt ändamålsenligt system som ersättning för LEX. Tillkommande funktionella krav är att systemet ska ge stöd för publicering med beaktande av PULskyddade uppgifter, det ska ge stöd för publicering av diarium och handlingar. Systemet ska vara enkelt att arbeta i samt bygga på den tekniska plattform som är IT-kontorets standard. Vision 2025 Vid KS sammanträde i november ( ) belsöts följande inför arbetet med att ta fram en ny vision: 1. Kommunstyrelsen beslutar godkänna den av Gullers Grupp Informationsrådgivare AB lämnade offerten med förslag till process för att ta fram och förankra en ny vision för Katrineholm. 2. Kostnaden ska inrymmas inom kommunledningsförvaltningens budget för Kommunledningsförvaltningen uppdras att inom arbetet med den nya visionen utvärdera Vision 2010 förtydliga hur implementeringen i nämnderna ska ske förtydliga och konkretisera implementeringen av översiktsplanerarbetet i visionsarbetet Hel deltid Se bilaga 1.2 beslut KS om Projektdirektiv för Heltid en rättighet och deltid en möjlighet i Katrineholms kommun.

30 Kommunikationsplattform Underlag för beslut om upphandling av förstudie och genomförande av förstudie för ny kommunikationsplattform i Katrineholms kommun Datum: Handläggare: Jessica Sjögren

31 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Informationskontoret Datum (7) Sammanfattning Förändrade arbetssätt, fler projekt, ett utökat antal samarbeten mellan förvaltningarna, partners och intressenter ställer nya krav på vår kommunikation och dokumentdelning. Dagens intranät är föråldrat och motsvarar inte verksamhetens behov, vilket gör att varje förvaltning söker sina egna lösningar för samarbetsytor, kunskaps- och dokumentdelning. Detta underlag föreslår att medel ska avsättas i budget 2011 för att genomföra en upphandling av förstudie, samt förstudie för en ny kommunikationsplattform (intranätlösning). Plattformen ska fungera som ett verktyg för att stödja och effektivisera internkommunikationen i Katrineholms kommun. I förstudien ska de eakta behoven, möjligheterna och kostnaderna kartläggas. En ny kommunikationsplattform ger förutsättningar för mer effektivt sätt att kommunicera, som bygger på att den som sitter närmast ursprungsinformationen också ska dela med sig av den. Det skulle minska dubbelarbete och den tid som läggs ner på att leta rätt version av dokument idag när filer lagras på flera olika sätt. Inledning Detta underlag föreslår att medel ska avsättas i budget 2011 för att genomföra en upphandling av förstudie, samt förstudie för en ny kommunikationsplattform (intranätlösning). Syfte Att medel ska avsättas i budget för 2011 för att utveckla kommunens intranät till en modern kommunikationsplattform för att effektivisera internkommunikationen. Resultatmål En fungerande kommunikationsplattform kan bidra till att nå följande definierade resultatmål: Katrineholms kommun ska bedriva verksamheter av rätt kvalitet med högsta möjliga produktivitet och effektivitet Katrineholms kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare för att kunna behålla, attrahera och anställa en personalstyrka som är kvalitativt och kvantitativt anpassad till verksamhetens behov.

32 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Informationskontoret Datum (7) Bakgrund: Med över 3000 medarbetare i vitt skilda verksamheter som dessutom är lokaliserade på många olika platser finns ett stort behov av en fungerande kommunikationsplattform för att dela, samla, söka och framförallt hitta den information man behöver i sitt arbete. Idag finns ingen kommunikationskanal som alla anställda använder. Dagens intranät Forum en ren informationskanal som inte ger möjligheter till kommunikation. Det är byggt 2004 och plattformen fungerar inte längre tillsammans med dagens versioner av Internet Eplorer. Det har fått till följd att navigeringen inte visas på rätt sätt och att intranätet därför blir svårnavigerat. En stor del av vår information, styrande dokument och tjänster ska också vara tillgängliga för medborgaren. Idag kräver det dubbelarbete att publicera både på Katrineholm.se och Forum (intranätet). Det finns ingen koppling som säkerställer att samma version återfinns på båda platserna. Verksamheten har behov av såväl interna som eterna samarbetsytor, för kunskapsdelning och projektarbete, vilket gör att man söker och bygger egna lösningar, något som är resurskrävande för kommunen i stort. Där man inte har egna lösningar som fungerar skickar man e-post istället. Det i sin tur får till följd att man inte är säker på vad som är den senaste versionen av olika dokument, att man sparar olika kopior på filservern, samt att trafiken belastar vårt nät i onödan. Det är inte ovanligt att ett dokument finns i flera versioner i e-postsystemet, samtidigt som det kan vara sparat i olika kopior på filservrar och i andra system. Därför ägnas mycket tid varje dag åt att verifiera att vi har den senaste versionen av ett dokument, leta i djupa mappstrukturer på gemensamma diskar, besöka olika verktyg och informationskällor på Internet. Bristen på samarbetsytor och åtkomst till nätet gör att man sparar dokument på USBminnen, vilket är en säkerhetsrisk. Vi tappar kontrollen över dokumenthanteringen. Sökfunktionen är föråldrad. Det går inte att skilja information som är arkiverad från den som är aktuell. Det finns heller inte möjligheter att anpassa intranätet vilket gör att det inte berör och engagerar medarbetarna. Möjligheterna att publicera är också begränsade till några individer, vilket gör det svårt att hålla informationen uppdaterad och förtroendet för informationen på Forum sjunker. Frågan blir: Rör det här mig? Är det här relevant? Är det uppdaterat? Internkommunikation och medarbetarfokus Huvudsyftet med den interna kommunikationen är att underhålla förbindelsen mellan

33 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Informationskontoret Datum (7) värderingar, identitet, meningsskapande, engagemang och kultur för att stärka de interna relationerna mellan medarbetare i organisationen. Undersökningar har visat att organisationer med effektiva kommunikationssystem stärker arbetsmiljön internt och har bättre förutsättningar för att uppnå sina verksamhetsmål (Falkheimer & Heide, 2007). Allt fler organisationer är idag decentraliserade och verksamheterna föränderliga i takt med omvärlden. Detta ställer ökade krav på att kommunicera målen, samordna de olika enheterna, avdelningarna och individerna så att arbetet med att uppnå målen synkroniseras. I den decentraliserade organisationen agerar medarbetaren närmare kunderna/kommunmedlemmarna, därför är det viktigt att få medarbetaren att identifiera sig med sin organisationsenhet, vilket skapar motivation, lojalitet och produktivitet. (Quirke, 2008). Organisationskommunikation och internkommunikation handlar inte enbart om att sprida information på ett effektivt vis, utan för att skapa enighet och bygga kunskap. Effektiv internkommunikation är avgörande för om en organisation är lyckad (Welch & Jackson, 2007). Enkelt uttryckt kan sägas att allt arbete i en organisation börjar på hemmaplan. Om organisationens medarbetare inte är medvetna om vad organisationen står för och vart det är på väg kan ingen utanför organisationen veta det heller (Erikson, 2002). En ny kommunikationsplattform kan hjälpa till att stödja den interna kommunikationen. Resultat För att arbeta effektivt och gränsöverskridande i kommunen behöver organisationen en kommunikationsplattform som underlättar erfarenhetsutbyte, effektiviserar samarbete och kommunikationsflöden. Den ska stödja: En portallösning som ger en väg in till det man behöver i arbetet. Kommunikation och ge möjlighet för alla att bidra med innehåll En bra sökfunktion, eftersom fler och fler väljer att söka direkt istället för att navigera via en meny. Webbmöten. Möjlighet att kunna kommunicera med varandra på flera olika sätt. Samarbetsytor/projektgrupper/projektrum, det vill säga möjlighet att samarbeta i olika grupper oavsett förvaltningstillhörighet. Möjlighet att bygga och dela en intern kunskapsbank så som till eempel wikis. Digitala lathundar. Inspelningar för olika saker. Webbaserad åtkomst. Intranätet och kopplade funktioner ska nås även utanför kommunens nätverk för att möjliggöra arbete hemifrån och samarbetsgrupper. Single-sign-on. Man ska bara behöva logga in en gång i ett system. Många medarbetare arbetar inte framför dator, till eempel vårdpersonal och

34 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Informationskontoret Datum (7) lärare. Dessa personer loggar sällan in, vilket ställer stora krav på att de när de väl har tillgång till en dator snabbt kommer in och hittar vad de söker. Etranätlösning. För att göra viss information från intranätet tillgänglig för eempelvis samarbetspartners, medborgare, föräldrar, elever med flera. Nyhetsflöden, med möjlighet till bevakning genom prenumeration Fildelning och dokumenthantering med versionshantering. Dokument ska bara finnas en gång i våra system. De ska däremot vara åtkomliga och länkade från flera olika platser. Information bör bara publiceras en gång. Den ska sedan flöda till eempel från intranätet till katrineholm.se och övriga webbplatser. Möjlighet till personanpassade prenumerationer på uppdateringar i systemet Effektiv omvärldsbevakning av media och bloggar för att veta vad som är på gång på orten och inom våra intresseområden. Antalet mobila enheter ökar. En fråga för framtiden är hur mycket av vårt arbete vi ska kunna hantera via våra mobila enheter. Krav Det ska vara en plattform som kan integreras med andra befintliga system i kommunen. Den måste bygga på känd teknik som tillåter flöde mellan systemen. Det ska vara en SQL-baserad och AD-kopplad lösning för att passa i kommunens befintliga IT-miljö. Det är också viktigt att AD-kopplingen tillhandahålls av den eventuella leverantören. Lösningen ska också uppfylla gällande tillgänglighetskrav. För att förstärka känslan av ett intranät/en arbetsplats är det viktigt att det ser enhetligt ut, även om lösningen bygger på flera system. Om Open source-alternativ övervägs krävs en partner som kan sätta sin kvalitetsstämpel och garantera stabilitet. Tidplan och Kostnader I förstudien framkommer vad kostnaderna för steg 3 och 4 blir. Steg 1 Upphandling av förstudie vintern 2010 Minst 30% under 3-4 månader för en person, samt avsatta resurser från respektive förvaltning och upphandlingskontoret. Steg 2 Förstudie och kravspecifikation hösten 2010/våren 2011 Etern projektledar och adminstration ca kr Minst 100% under 6 månader för en person, samt avsatta resurser från respektive förvaltning. Steg 3 Genomförande vintern 2011 Projektledare antal timmar á kr Administration antal timmar á kr Intern arbetstid antal timmar á kr Licenser Hårdvara

35 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Informationskontoret Datum (7) Steg 4 Utbildning Utveckling Support, driftskostnader och förvaltningsorganisation. Slutsats Förändrade arbetssätt, fler projekt, ett utökat antal samarbeten mellan förvaltningarna, partners och intressenter ställer nya krav på vår kommunikation och dokumentdelning. En ny kommunikationsplattform ger förutsättningar för ett nytt och mer effektivt sätt att kommunicera, som bygger på att den som sitter närmast ursprungsinformationen också ska dela med sig av den. Detta skulle avsevärt effektivsera många arbetsprocesser och bidra till produktionsmålet att Katrineholms kommun bedriver en verksamhet med högsta möjliga produktivitet och effektivitet. Ju färre mellanhänder, desto effektivare! Då lever intranätet och blir den kommunikationskanal vi vill att det ska vara! En ny modern kommunikationsplattform kan ge ökad transparens i organisationen genom att fler får insyn i pågående arbeten. Mindre energi skulle kunna läggas på att leta rätt information och mer energi satsas att bygga för framtiden. Det skulle öka produktiviteten och minska dubbelarbetet. En effektivare interkommunikation skulle ge mer motiverade medarbetare som jobbar effektivare mot samma mål. Det skulle definitivt bidra till att uppfylla Katrineholms kommuns resultatmål att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Det finns en rad olika plattformar och system på marknaden idag som kan bidra till att förbättra vår internkommunikation. Alla är specialiserade på olika saker. Det är viktigt att jämföra styrkorna respektive svagheterna i dessa och plocka det bästa från flera olika plattformar. Ett verktyg löser inte allt. Nyckeln till framgång ligger i hur dessa verktyg kan kommunicera med varandra. I egenskap av icke vinstdrivande organisation bör vi också överväga ett open source-alternativ till de licensprodukter som finns att tillgå. Den här utredningen presenterar nuläge för kommunens intranät och beskriver i stora drag vilka behov som finns, samt möjligheter att tillgodose dessa. För att kartlägga de eakta behoven, möjligheterna och kostnaderna i att investera i ett nytt intranät för Katrineholms kommun behöver pengar skjutas till för upphandling (inget hängavtal finns på Verva) och genomförande av en förstudie under hösten 2010/våren Under förstudien är det viktigt att bestämma sig för ambitionsnivå och vilka målgrupper som är primära, samt tydligt avgränsa projektet. Uppskattad kostnad för att genomföra steg 1 och 2 beräknas till cirka kr i konsulttimmar, samt en person på 30% under 2-3 månader för upphandling. Förstudien kräver en person på 100% under 4 månader samt resurser från respektive förvaltning. Uppskattningen är baserad på kostnaden för kravarbetet med katrineholm.se. I intranätprojekt läggs generellt sett mindre tid på arbete med grafisk profil och mer tid på specifikation av angränsande system och integration, varför

36 KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Informationskontoret Datum (7) slutsumman borde bli ungefär densamma. Först efter upphandlingen kan den faktiska kostnaden definieras för en ny kommunikationsplattform.

37 Kommunikationsplattform Underlag för beslut om upphandling av förstudie och genomförande av förstudie för ny kommunikationsplattform i Katrineholms kommun Datum: Handläggare: Jessica Sjögren