Närvarande: Kerstin Johansson, Lilian Andersson, Annika Dahlgren, Susanne Berndtsson. Plats: hemma hos Lilian

Transkript

1 1. ':J 6 a'. * # a v* f almakören GOTEBORG Protokoll nr 14/ Blaga 1: Budget mot utfall med progno Blaga 2: Att göra ltan per Blaga 3: Redovnng efterkontroll Ulf Nankler Blaga 4: Samarbetbekrvnng mellan Almakören och Nöjepatrullen (Nöjepatrullen förlag) Närvarande: Kertn Johanon, Llan Anderon, Annka Dahlgren, Suanne Berndton. Plat: hemma ho Llan Formala 1. Juterngperon Styrelen belöt att ute Annka Dahlgren tll juterngperon. 2. Fattällande av dagordnng Dagordnngen godkände. 3. Godkännande föregående möteprotokoll Protokoll P-12 och P-13 juterade. nformatonärenden 4. Ordföranderapport KJ Verkamhetplan 2018 o nför lutförandet av arbetet med förlag tll verkamhetplan ka v överväga: En annan konertlokal Två helkörföretällnngar Julbord Att göra: Kertn kckar ut förlaget på verkamhetplanen å att v kan gå genom den med Tommy amband med utvärderng-/planerngmötet. Att göra : Suanne och Llan ka e över vad om ka formulera om på hemdan. Att göra: déer om körreor och körweekend kall ammantälla under november och kcka tll Tommy narat. 5. nformatonanvargrapport LA Körfetvalförlag har nkommt tll nfomalen. Frågor om att börja kören har nkommt, men då endat tre gånger återtår på denna termnen har v varat att de är välkomna efter nyår. /^~

2 2 6. Ekonomrapport KJ Budget mot utfall per med progno Saldo på konto ca kr, blaga 1. Årprogno Årprognoen var ett underkott med ca 44,000 kr, blaga 1. Antal övande, antal ålda klppkort Ca 953 klppkort ålda för ca kr. Ca 319per per måndag (50-60per fler 17gruppen än 19gruppen) Budgetförutättnngar 2018 Arbetet med budget för 2018 har påbörjat och förta budgetmötet var 14 november. Medlemavgft nför från och med 1 januar Att göra: Budgetförlaget ummerngar ka dubbelkolla noga. Ekonomrapport per konto för projekten Att göra: Det har nte bokfört på projekten konto ännu, åtgärda när Ann Walln tar över. Plan för överlämnng av bokförngen tll Ann Walln Att göra: Överlämnng tll Ann Walln ker , och då börjar Ann bokföra. 7. Sekreterarrapport SB Revorn har fått kopor på godkända protokollen med blagor för 2017 t.o.m. protokoll nr Medlemnformaton från t Medlemnformatonen har nte lagt upp på hemdan om v belutade protokoll nr punkt 8. V belutar nu att bät före datum för denna nformaton är paerad och därmed nte ka publcera nu Att göra : Medlemnformaton: Anvarg för körvärdarna är Llan Anderon om ockå är den n kan kontakta när n har glömt något kyrkan vd körövnngarna, e-mal: nfo@almakoren.e. Motoner tll årmötet måte vara tyrelen tll handa enat Körövnngrapport KJ Kertn har kontaktat Annedalkyrkan angående cenbygge den 11 och 18 december amt boknng av kyrkan på måndagar för våra körövnngar 2018 med början 15 januar 2018, Allt lgger kalendern på hemdan. Kertn har fått bekräftele på OK med cenbyggen och Att göra: V påbörjar förhandlng angående körledararvode om kall vara klart december och v nvolverar kontnärlg ledare budgetarbetet va verkamhetplanarbetet. (Oförändrat förlag för panter, tämmoledare mm, men körledararvode förelå höja tll 2017 ntalt förlag.) Att göra: Överenkommeler ka göra krftlgt med alla körledare, panter, tämmoledare mm fr.o.m. vårtermnen Körvärdarna LA Llan Anderon har tagt över rollen om amordnare för körvärdarna. Tna har ammantällt na arbetuppgfter och kckat tll Kertn och Llan, e punkt 18. Att göra: Llan ka kolla med Annedalkyrkan om vem om kvtterat ut nyckeln. Behöver v ändra om det är Tna om kvtterat?

3 3 Hanterng av medlemavgft Att göra: Kertn och Llan återkommer med lönng god td före näta tyrelemöte Att göra: Llan kontaktar Chrtna Elmerå om medlemkort. Planerng nför vårtermnen 2018 Att göra: Kertn efterfrågar några (ca 5) tdförlag från Tommy, då han kan ha ca 2 tmmar utvärderng, vårtermnplanerng och verkamhetplanerng. 9. Projektrapporter Kulturkalaet Love All SB + KJ Budget projekt Love All lördag 19 augut 111 peroner var anmälda och 91 peron var med på konerten. Faktura för arvode Tommy och Smon har kommt, akna fakturor från Annedalkyrkan för 17.8 amt arvode för Smon. Att göra: Suanne går genom deltagarltan och kollar å att alla har betalt. Suanne uppdaterar kalkyl budget mot utfall. Förenklad veron av utfallet kall edan lägga ut på hemdan. Nää Körfetvalen 26 aug KJ + SB 38 peroner anmälda, 29 peroner åkte med buen. Kotnad för aktvteten per peron är beräknad tll totalt 150 kr vd mnt 70 peroner dv körövnng 150 kr+ bu 70 kr. Faktura för arvode från Tommy och Smon har kommt. Att göra: Suanne går genom deltagarltan och kollar å att alla har betalt. Suanne uppdaterar kalkyl budget mot utfall. Vd mndre än 70 deltagande får v göra en ny beräknng och deltagarna får betala tlläggavgft. Förenklad veron av utfallet kall edan lägga ut på hemdan. Körrea Algarve 29 aug - 5 ept SB + KJ Kredtfaktura från Solreor behövde för 1 peron för vnprovnngen. Suanne har kontaktat Solreor och fått kredtfakturan. Att göra: Utvärderng om arrangören har gjort och återkoppla tll arrangören. We are voce 4 nov KJ + SB 178 t gätande körångare amt 87 t från Almakören = totalt 265 t deltog på We are voce tränngen måndag 2 okt kl Annedalkyrkan. Enlgt överenkommele med Smon Ljungman kall erättnng på 70 kr per deltagare från de gätande körångarna betala av We are voce. Kertn har kontaktat Smon va e-mal och frågar hur v kall reglera betalnngen för övnngen tll Almakören med fråga - ka Almakören kcka faktura på 265 t x 70kr = 18,550 kr tll We are voce eller ka fakturan kcka någon annantan? Smon har återkommt med prutnngar och vll bara betala mellankllnaden mellan 300 peroner och 265 peroner = 35 peroner x 70 kr = kr. då Almakören ändå hade en ntäkt denna kväll om väl täcker hyra. Beräknngen är gjord på ett antagande om hur många v brukar vara på våra vanlga körövnngar på måndagarna och de 265 peroner om kom tll We are voce gratövnng. Att göra: Kertn ka mala tll Smon och fråga om fakturaadre och krva deadlne. Skrvnngen ka granka av reten av tyrelen före den kcka väg. Att göra: nnan faktura kcka tll We are Voce ka Kertn (helt tllamman med med projektledaren Suanne (eller annan ur tyrelen) lyna med Tommy om hur det funkar "nöjevärlden", å v nte är fel ute)) Att göra: Kertn har amlat hop alla ynpunkter från de Almakörångare om var på We are Voce, och ka vdarebefordra ynpunkterna tll We are Voce repektve tll Blå Tåget. Vnterkonert 18 december KJ + AD Arbetet pågår enlgt plan. Att göra: Kertn ber om frvllga att canna bljetter på konerten. Att göra: Annka frågar Martn Hanen om han kan prnta ut affcher tll måndag

4 4 Nöjepatrullen AD + SB Julfet hann nte med år och förlag parat. Våren aktvteter under planerng. Styrelen repreentanter Nöjepatrullen (Suanne, Annka) har på uppdrag av tyrelen frågat Nöjepatrullen hur den vll verka. (Annka och Suanne är båda ockå är med Nöjepatrullen edan tdgare) Se eparat punkt. Vårkonert 29 maj 2017 LA + SB Kalkyl kall uppdatera med nya kotnader när de nkommer. Faktura klar från ljudteknkern 6,250 kr nkl mom. Johnny håller på med DVD, och v kall dkutera erättnngen med Johnny. Att göra: Suanne och Llan kall dkutera erättnngen med Johnny. Att göra: Suanne och Llan ka uppdatera excelblad med de kända kotnaderna 10. Uppföljnng **Att-göra-ltan och att-göra-punkter föregående möte protokoll genomgångna på mötet. Annka uppdaterade ltan per , blaga 2. **Mukhjälpen: V har böa för Muk Hjälpen /Almakören. Att göra: Kertn frågar på måndag efter 2 peroner om tar anvaret med böorna. **Utvärderngar av höttermnen: Att göra: Utvärderng från medlemmarna ka göra och lägga ut drekt efter konerten med ta vardag 3 januar Kertn ka fråga Tommy om vad han vll veta. **Kompetenförfrågan om hemdor och T-upphandlngar Att göra: Kertn frågar kören om kompeten att rådfråga krng hemdor och T-upphandlngar. **Avtämnng med körvärdarna Att göra: Möte med körvärdarna kall ke nför termntart och uppföljnng efter termnlut början av januar 2018, före förta körövnngen om är Att göra: Kertn ka krva protokoll från körvärdmötet, om var oktober Belutärenden 11. Efterkontroll av reorna tll Samo och Tocana 2016 enlgt belut nr 3 och nr 7. Efterkontrollen är nu lutförd och redovad krftlgen tll tyrelen från revor Ulf Nanckler e blaga 3. Belut: Redovnngen var tydlgt att Margaretha Gutafon (MG) har åamkat Almakören kada. Vlka konekvener detta ka få beluta enare. Att göra: Kertn, Suanne och Llan gör en verklghetbekrvnng och tar där ockå upp de punkter från 2016 och 2017 om eventuellt nte blev gjorda eller korrekt redovade och om kan ha vart tll kada för förenngen. Att göra: V avvaktar Ulf amtal med och fnnande av jurt, om åtar g ärendet.

5 5 nformaton har lagt n våra rktlnjer om att föräljnng och marknadförng om ej är godkända av tyrelen nte får göra under körövnngarna. V ka nte ge peronlg nformaton angående detta tll MG, efterom v har belut enlgt ovan. 12. Belut meenger om att flytta tyrelemötet tll ho Llan med hämtmat. 13. Belut var tll Nöjepatrullen förlag tll amarbetbekrvnng med Almakören ( Annka preenterade från Nöjepatrullen Nöjepatrullen förlag på amarbetbekrvnng (e blaga 4), om Nöjepatrullen tagt fram på förfrågan från tyrelen. Det är Nöjepatrullen förlag på Samarbetbekrvnng mellan Almakören och Nöjepatrullen. Det är tll för att bekrva för tyrelen hur Nöjepatrullen er på tt deella arbete för att främja ammanhållnngen bland körmedlemmarna. Det är nte tänkt att vara något formellt dokument.) Att göra: Belut ka ke på näta tyrelemöte om hur bevara Nöjepatrullen förlag på amarbetbekrvnng. 14. Belut om Kertn utlägg amband med rean tll Algarve Belut: Kertn får erättnng för na utlägg för extra urf Algarve för att kunna göra tt amordnarjobb där. (334kr). Dkuonärende 15. Avtämnng mot Arbetordnng och Rapportntruktonen Belut: utvärdera och revdera arbetordnng och rapportntruktonen god td före förenngtämman. Att göra: Separat möte januar. 16. Kontnärlg ledare, körledare, pant, tämövnng - ntrukton framtagande och gnerng Att göra: detaljerad arbetntrukton för höten 2017 för körledare, pant, tämmoledare kall lutföra nom kort av tyrelen och Tommy. Punkten bordläde. 17. Körvärdar ntrukton - framtagande och gnerng Ska dkutera om del av underlag för eventuell omarbetnng av körvärdntruktoner. Tna arbetbekrvnng "Anvarg för entrén för Almakören tll Annedalkyrkan". Att göra: Uppdragbekrvnng/ntrukton körvärdanvarg/körvärdar ka ta fram utgående från Tna antecknngar. Bordläde Johnny Laron och Chrtna Elmerå, ntruktoner och arvode Att göra: Suanne kontaktar Chrtna. Att göra: Llan kontaktar Johnny. 19. Styrelen kommunkaton Annka har tagt fram förlag för tyrelen dokumenthanterng. Bordläde

6 6 20. mplementerng av upportavtalet med Domello Bordläde tll näta möte. Att göra: Llan har kollat med Patrk på Domello och hon väntar på var, om det går att ändra texten de mal om går ut tll nyregtrerade medlemmar på hemdan. 21. Almakören rktlnjer Att göra: Rktlnjerna ka godkänna på näta tyrelemöte. 22. Förberedele och planerng av förenngtämma (enat 31 januar) Att göra: Kertn påmnner på måndag om att ta datum för motoner att vara tyrelen tll handa Blda arbetgrupper Reegrupp: Suanne läte upp förta prelmnära förlag på arbetbekrvnng tll reegrupp. Belut: Bbb Rear ka va detta kanke något kompletterade förlag på arbetbekrvnng och Bbb ka ombedja återkomma med kommentarer och förlag på reegrupprepreentanter. 24. Övrga frågor **Nattöppen kyrka - bordläde **Vänkör Frankrke - bordläde 25. Näta möte 8 jan 2018 kl ho Suanne Vd kollet: Suahne/Berndton Jutera: Kertn Johanon W nnka DahWéh Y

7 : Q l 'vs ^r Ä 1 a 2 8 S K 8,S S CTl 2 a fm a a å a a S S a3 a 8 3? S 1 8 S ; n 18 1 :!p 3 O g k 5 K R R 3 S 8 S S - a S 3 3 :: g S 3 a 8!S 8 a S M S a 3 å 2 :a a g S 8! ; R R g H S S S a S 3 p 5; gå g 3 a å S S la 3 18 a la a B 8 l å!s « ; S! 8 3 : 18 \ SS 8 o O k n * g a 3» 3 a S3 3 3 «8 S SSä 8 3 Sag a 1 B 3 3 S å S R 3 S 3 8 ä a a a M N faa 3 K S S 3 g 3 K S ; l! 83 1 t S 5 g * f l l l 1 '? l t - 2? 8! n E 5 S H S 1 1! 5 g *! ! 1 2 S 1 t K : 1 :: ö 1 1 g 8 4 u 1 l 1 a 5 J 1 12 " ra ra ra 1 r m! al a 3 1 ;g 3 8 t? f ra 3 ra E " ra ra ^1 S 3 8 ra ra 8 1 S!! 3 1!. S e 8 S 2 8,1 g! v! S 1 1 S a 8 p (N 1 o H 2 8 g 5 g 5?! l 1 # S l H! 1 n fl 1 1 f :S t 13 2! 1 S! : : :?! 1! 3 l! å N 8 3 3

8 fr PcG A 2/) Qmräde/uppgft utöver de 3 tyrande dok (t.ex arbetordn) och utöver normalt Nummel projektarbete 6 Anvarg Reegrupp Kertn kancellerad Arkverng enlgt 8 Suanne årmötebelut Nöjepatrullen aktvteter ka e 9 över Styrelen kancellerad 16 Varumärkekydd dentf 17 Facebook Kertn pågår Orgnalhandlngar (orterng av 22 pärmarna) Suanne pågår Almakören tyrele Att göra lta Statu (dentf/påg år/klar/kan cellerad) Startdaturj Klardatu[ Kommentarer (datumatta) : Bbb m. fl : Kertn ka ta kontakt med Bbb och kanke Barbro : ngen förändrng från förra mötet : nga förändrngar, men v38 ka Kertn prata med Bbb : Kertn pratat med Bbb. Bbb vll blda reegrupp. Bbb återkommer med formerna : Kancellerad. Suanne har krvt förlag tll tyrelen, å v pratade aldrg med Bbb : Ta hjälp av motonären, Karn Putger : ngen förändrng från förra mötet : Suanne ka ta hjälp av Karn Putger : Suanne har pratat med Karn Putger, å nu vet v vad om pågår ka göra, dv gä tll Landarkvet : Överyn bör vara klar före jul : ngen hunnt göra : ka göra. Ska lyna med Nöjepatrullen hur koppla och organera : Kancellerad pga dagordnngen : ka tarta ca 2024 eller vad det var : ev ny facebookda fr.o.m. januar 2018, övrgt reten klart med behörgheter : ngen förändrng från förra mötet : Om aktuellt å gör v ny. Ska kopera vlka om lgger på Facebookdan. Margaretha har lämnat en pärm med avtal och protokoll. Annele har lämnat alla bokförngpärmar edan : Ska gå genom några pärmar med Kertn : ngen förändrng från förra mötet : Suanne tar med på pärmen, å Kertn kan börja canna och lägga upp på hemdan. Medlemmarna utvärderng av aktvteter och 27 körverkamhet Kertn pågår Suanne/ 30 Medlemföräkrng Kertn pågår j 34 Bnero Kertn pågår Uppdatera 3 tyrande 39 dokumenten Kertn pågår beluta om amarbete med 41 Kertn klar andra körer Utrednng byte hemda, domänadre, 43 Llan dentf GDPR, webbhotell : Ska utgå från Körförbundet enkätmall : Körförbundet enkätmall har nte kommt än : Körförbundet kom nte med någon enkätmall vår. Utvärderng ka göra efter höttermnen. Återkommer efter julkonerten. Algarveutvärderng pågår ; Utvärderng pä Algarverean gjord, men nte ammantälld. övrgt ka helhetutvärderng göra efter termnlut : Ändrat adre och lagt upp kundkonto. Föräkrngvllkor ka upp på hemdan : Föräkrngvllkor ka upp på hemdan : Pågår : Pågår : Pågår : Ett avtal v nte använt edan hemdan krachade. V har betalt åravgft för nnevarande år. Ska äga upp när v vet hur v går vdare med Domello : Suanne kckar kopa på det v har MG pärm tll Kertn om kollar med Patrk ang hur man går tllväga vd en eventuell överlåtele amt byter löenord, domännamnet måte kanke överlåta från avgående ordförande tll ny ordförande. -Löenord för Bnero måte byta omgående. Llan, Kertn, Annka har löenord för att vara på nkommande mal från nfo@almakoren.e : betalar onödan. Har nte vart använt edan v började med Domello. Beluta att äga upp : Pågår ; Ska äga upp nu nför årkftet : Ska äga upp nu nför årkftet. Blr det en extrakotnad om v vll teckna gen : Kertn ka kolla med Bnero, för v överväger att byta från Domello tll Bnero : Medlemmöte - ändra x årarbetplanen tll korrekt månad : ka ta upp med körledarna på utvärderngen och planerngen nför ht : Ska ta upp tll våren gen. Tommy tog upp på önkeltan : Kan bl redan med We are Voce : Funderar verkamhetplanarbetet Oavett vad ka v nte betala för att fä amarbeta : Klar : Llan kollar upp med Fredrk vad v ka fråga efter och vlken kompeten v ka fråga efter : Llan kollar vdare.

9 1?\Ufa a?' w Felaktgheter redovnngen 2016 förorakade av Margaretha Gutafon (MG) MG var gentemot tyrelen anvarg för 2016 år reor tll Samo och Tocana. MG har trot påpekanden från tyreleledamöter och revor ej redovat lutreultatet av reorna. Under pkt 2 tyreleprotokollet av den 9 mar noterade: " årboklutet fnn det fortfarande oklarheter angående redovnng av nedan projekt: Samo - Tocana" På tyrelemötet den 9 mar 2017 belutade att "Årboklutet - godkände efter juterngar och under förutättnng att de projekt om ännu nte är fullt redovade blr redovade på näta möte. Redovnng projekt - Margaretha återkommer med full redovnng tll näta möte av de projekt om är oklara." På tyrelemötet belutade ockå att näta möte kulle vara ho MG den 22 mar Den 20 mar, veckan efter årmötet, oannonerat meddelar MG nför medlemmarna att hon lämnar tyrelen. MG vägrar krva under tyreleprotokollet av den 9 mar MG lämnar ngen redovnng av projekten Samo och Tocana. Revorn fck då uppdrag att granka dea projekt vlket gör med hjälp tyreleledamöterna och då framförallt av tdgare kaören Annele Anderon (och även tdgare tyreleldamöter) amt att begära n amtlga uppgfter från reearrangör, deltagare, etc. Reultatet av denna granknng blev följande: Samo Samtlga deltager förutom MG hade betalt köravgften på kr. Tocana Fem deltagare hade nte betalt n köravgft på 950 kr varav MG var en av dea. MG åkte med om körledare (grat) vlket nnebar att Almakören fck betala kr för Tommy Jonon rea. Fyra deltagare har efter påmnnele betalt na avgfter. Det fnn nga tyrelebelut om ger MG rätt tll ovantående erättnngar. Däremot å har MG varat "den förvann" på en drekt fråga "vart tog gratrean tll Tocana vägen". lämnad årredovnng på årmötet den 13 mar är reultatet fel med ( x ) kr.

10 ty] SAMARBETSBESKRVNNG MELLAN ALMAKÖREN OCH NÖJESPATRULLEN Nöjepatrullen är en frtående grupp om betår av körmedlemmar och om Alma kören amarbetar med. Vårt mål är att främja gemenkapen bland körmedlemmarna Gruppen aktvteter är jälvfnanerade «> varje aktvtet ka bära g jälv och gå jämt upp v har ngen egen ekonom v har nget eget konto måte bland gå va våra egna konton för att löa betalnng för aktvteter Medlemmarna Nöjepatrullen httar jälva på aktvteterna, tyrelen Almakören är nte nblandad. Nöjepatrullen bjuder n medlemmarna och körledarna Almakören va kören hemda/facebook och nformaton på körövnngarna, allt deltagande är frvlllgt meta möjlga mån kommer Nöjepatrullen aktvteter att handla om ång/muk, men v kommer även att anordna andra aktvteter På Nöjepatrullen aktvteter kommer v nte att bjuda på alkohol men v kommer bland att vara på plater där det ervera alkohol och även ha aktvteter där man har pcknnck och alltå jälv kan ta med g egen dryck Om tyrelen vll ha en eller flera repreentanter Nöjepatrullen är dom välkomna och fungerar då om en förmedlande länk tll tyrelen, men det är nget krav från Nöjepatrullen da Medlemmarna Nöjepatrullen arbetar helt deellt och lägger ner mycket av frtden på att htta och genomföra aktvteter